INDICADORES DE GESTION

DIEGO ALEJANDRO SOSA CARDENAS

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVA BOGOTA D.C 2008

INDICADORES DE GESTION

DIEGO ALEJANDRO SOSA CARDENAS

Informe Final Prctica Administrativa

ASESOR ADMINISTRATIVO: EDUARDO SMITH

ASESOR ESAP: ADOLFO CORTES

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA FACULTAD DE PREGRADO PROGRAMA EN CIENCIAS POLTICAS Y ADMINISTRATIVA BOGOTA D.C. 2008

CONTENIDO I

INTRODUCCIN

I PARTE: LA PRCTICA ADMINISTRATIVA 1. DESCRIPCIN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRCTICA ADMINISTRATIVA OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECFICOS RESULTADOS ESPERADOS MARCO DE REFERENCIA MARCO TERICO QUE SON Y PARA QUE SIRVEN? MARCO CONCEPTUAL Objetivos de los Indicadores Logsticos Para qu se utilizan? Por qu se utilizan? Cmo es su composicin? Qu medir? Herramientas para desarrollar indicadores de gestin Clases de indicadores MARCO GEOGRAFICO MARCO HISTORICO

2. 2.1 2.2 2.3 3 3.1 3.1.1 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 3.2.7 3.3 3.4

3.5 4.

MARCO NORMATIVO METODOLOGA

II PARTE: RESULTADOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

5. AVANCE 5.1 INFORME DE DATOS TCNICOS DE ZEROFRACTAL STUDIO 5.1.1. Zerofractal Studio Animation 5.2 RESULTADO FINAL CONCLUSIONES GLOSARIO BIBLIOGRAFA ANEXOS

LISTADO DE FIGURAS

FIGURA No 1. Organigrama de la Estructura Orgnica de Zerofractal Studio. FIGURA No 2. Editor de Materiales. FIGURA No 3. Mapa de materiales. FIGURA No 4. Indicador de Elementos. FIGURA No 5. Layers/Capas. FIGURA No 6. Indicador de Cmaras.

INTRODUCCIN

La practica administrativa a desarrollar en Zerofractal Studio ms exactamente en Departamento de Animacin, se ajusta al conjunto de actividades desarrolladas en el marco de procesos de asesora y consultora, en las cuales se obtendr como producto principal unos Indicadores de Gestin del departamento, cuyos anlisis contribuyen a la determinacin de estndares de calidad en los procesos de produccin. El impacto de estos procesos de asesora y consultora se reflejar directamente sobre los procesos de produccin pertenecientes al departamento de animacin. Sin duda este tema contribuye a mejorar la calidad de los proyectos realizados, fortaleciendo con esto la imagen de la empresa en el mercado. Resulta de gran trascendencia analizar la gestin administrativa de las empresas comerciales en especial la gestin que ha desarrollo la empresa, Zerofractal Studio la cual ha sido una administracin muy efectiva. La gestin administrativa es uno de los temas ms importantes a la hora de tener un negocio ya que de ella va depender el xito o fracaso de la empresa. En los aos hay mucha competencia por lo tanto hay que retroalimentarse en cuanto al tema.

I PARTE. LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

1. DESCRIPCION DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

Zerofractal Animation Studios es un estudio especializado en produccin de video animado. Su experiencia, talento y capacidad de produccin los convierte en una excelente alternativa para desarrollar proyectos como: Comerciales Animados Product Shorts Paquetes de identidad grafica Videos musicales & video clips Toures virtuales

Sin importar si su proyecto es para HD, televisin y DVD, su equipo humano y su infraestructura le permitirn desarrollar con la mayor calidad posible todos sus objetivos. Est conformado por un valioso equipo multidisciplinario, con seis aos de experiencia en la ejecucin de proyectos para ms de 220 clientes en 6 pases, que incluye profesionales especialistas en diseo en movimiento, animacin 3D, diseo industrial y arquitectnico.

Los servicios que presta Zerofractal Studio son: Pre Produccin Storyboarding Animatics Diseo de personajes Diseo de escenografas Produccin 3D Modelado tcnico Modelado orgnico Rigging Iluminacin Animacin de cmaras Animacin de personajes Rendering Post Produccin Composicin Motion desing Efectos especiales

FIGURA No 1. Organigrama de la Estructura Orgnica de Zerofractal Studio.

Fuente: Zerofractal Studio, Bogot 2007.

2. OBJETIVOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

2.1 GENERAL Elaborar los Indicadores de Gestin del Departamento de Animacin de Zerofractal Studio. 2.2 ESPECFICOS 2.2.1 Recopilar la informacin correspondiente a los procesos de produccin. 2.2.2 Clasificar la informacin correspondiente en una relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas, que determinan la calidad en los procesos de produccin. 2.2.3 Analizar la informacin recopilada y ya clasificada a travs de la comparacin con los documentos legales sobre el tema. 2.2.4 Elaborar el documento diagnostico que seale los indicadores de gestin, teniendo en cuenta todo el andamiaje que soporta el departamento de animacin con respecto a Zerofractal Studio. 2.3 RESULTADOS ESPERADOS Documento diagnostico de los Indicadores de Gestin del departamento de animacin de Zerofractal Studio: La informacin obtenida se entregara clasificada bajo la temtica de Indicadores de Gestin. El documento entregado contendr los adecuados lineamientos legales que rijan la temtica de Indicadores de Gestin, relativo al departamento de animacin de Zerofractal Studio. Entrega del proyecto de Indicadores de Gestin bajo los criterios generales de dichos indicadores en el departamento de animacin de Zerofractal Studio.

3. MARCO DE REFERENCIA

3.1 MARCO TEORICO Inicialmente para hablar de Indicadores de Gestin definamos que es un Sistema de Indicadores y de Control de Gestin. El Sistema de Indicadores y de control de gestin, es un sistema que permite monitorear de forma continua, las variables que son factores crticos de xito, as como las variables que exigen control, en bsqueda del mejoramiento de las decisiones que sobre el presente y futuro de una empresa se tomen. Basados en lo anterior, nos surge entonces otra pregunta, por qu control?, nos referimos entonces a aspectos tales como: Cumplimiento de los objetivos, metas y misin Proteger los recursos de la organizacin Prevenir errores y su reincidencia Establecer desviaciones y adoptar medidas correctivas Monitorear los procesos de gerencia y planeacin Identificar las causas de las desviaciones Verificar el cumplimiento de las polticas y de los procedimientos El control entonces puede ser de varios tipos, externo, fsico, administrativo o interno, incluyendo en este ltimo el contable, el financiero, el operativo y el de gestin. Al referirnos especficamente al Sistema de Control de Gestin, entonces tiene como caractersticas bsicas las siguientes: Es establecido por la administracin El proceso de auditora lo monitorea y establece los ajustes pertinentes Los dueos de los procesos lo administran y usan Los equipos de mejoramiento de la calidad realizan su mejoramiento El proceso de auditora lo monitorea y verifica las desviaciones con las metas establecidas. Este control de gestin dependiendo de las visiones y el tipo de actividades que se realicen en cada rea, o la funcin principal del proceso, puede orientarse a varios aspectos tales como resultados, rendimientos (eficiencia, eficacia, productividad, rentabilidad), efectividad e impacto, costos (produccin, no calidad, financieros), conformidad (normas, funciones, especificaciones), procesos (variables, atributos), productos (calidad, cantidad, servicio), servicios (calidad, servicio), etc.

3.1.1 Qu son y para qu sirven? Los indicadores son el reflejo de los logros y el cumplimiento de la misin y objetivos de un determinado proceso. Los indicadores de gestin sirven a los dueos de un proceso, como herramienta de mejoramiento de la calidad de las decisiones que sobre el propio proceso se tomen. Este mejoramiento de la calidad de las decisiones que se tomen sobre el proceso, se traduce en una mejor calidad del producto o servicio resultado de este proceso. La informacin sobre el resultado o el comportamiento de un proceso, dentro del propio proceso de gerenciamiento de ste, se traduce en el poder gerenciar con datos y hechos el proceso, lo cual se alinea perfectamente con el viejo adagio que dice "Proceso que no se mide no puede ser mejorado". Para poder gerenciar basado en datos y hechos, se requieren adems de otras caractersticas para que la confiabilidad de estas decisiones sea la mayor, por lo que citar algunas de las principales caractersticas de un indicador de gestin. Un indicador debe ser: Objetivo Cuantificable Verificable Que agregue valor al proceso de toma de decisiones Comunicados y divulgados Establecidos en consenso Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron. Los indicadores de gestin son uno de los agentes determinantes para que todo proceso de produccin, se lleve a cabo con eficiencia y eficacia, es implementar en un sistema adecuado de indicadores para calcular la gestin o la administracin de los mismos, con el fin de que se puedan efectuar y realizar los indicadores de gestin en posiciones estratgicas que muestren un efecto ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin que permita comprobar las diferentes etapas del proceso logstico. Hay que tener en cuenta que medir es comparar una magnitud con un patrn preestablecido, la calve de este consiste en elegir las variables crticas para el xito del proceso, y con ello obtener una gestin eficaz y eficiente es conveniente disear un sistema de control de gestin que soporte la administracin y le permite evaluar el desempeo de la empresa.

Un sistema de control de gestin tiene como objetivo facilitar a los administradores con responsabilidades de planeacin y control de cada uno de los grupo operativo, informacin permanente e integral sobre su desempeo, que les permita a stos autoevaluar su gestin y tomar los correctivos del caso. A cada uno de sus usuarios, el sistema debera facilitarle informacin oportuna y efectiva sobre el comportamiento de las variables crticas para el xito a travs de los indicadores de gestin que hayan sido previamente definidos. Slo de esta se garantiza que la informacin que genera el sistema de control tenga efecto en los procesos de toma de decisiones y se logre as mejorar los niveles de aprendizaje en la organizacin. 3.2 MARCO CONCEPTUAL Hay que tener presente que un indicador es una relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas, y que por medio de estas permiten analizar y estudiar la situacin y las tendencias de cambio generadas por un fenmeno determinado, respecto a unos objetivos y metas previstas o ya indicadas. De tal manera se entiende que los indicadores de gestin pueden ser valores, unidades, ndices, series estadsticas y entre otros; es decir, que es como la expresin cuantitativa del comportamiento o el desempeo de toda una organizacin o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas segn el caso. De igual modo hay que tener presente que los indicadores de gestin son un medio y no un fin, ya que el indicador es un apoyo para saber cmo se encuentra la organizacin. Es un indicio expresado numricamente o en forma de concepto, sobre el grado de eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad, una dependencia o un rea. El indicador compara dos cifras o datos. Con base en su interpretacin se puede cualificar una accin y orientar anlisis ms detallados en los aspectos en los que se presume desviaciones. El indicador facilita el control y el autocontrol y por consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos con cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad. Los parmetros son aspectos a evaluar en un enfoque sistmico de gestin de una unidad u organizacin (sistema conductual). Efecto, impacto, eficacia, eficiencia, economa y calidad son parmetros de gestin.

Los indicadores son referencias numricas que relacionan variables para mostrar el desempeo de la unidad u organizacin con relacin a uno de los parmetros de gestin. Las variables son representaciones cuantitativas de una caracterstica. A continuacin, matrcula, ingresos y graduados de postgrado. Los indicadores de gestin son por encima de todo una informacin, por lo cual no se puede indicar que simplemente es un dato determinado de calificacin de la empresa; teniendo en cuenta que es una informacin, los indicadores de gestin deben tener los atributos de la informacin, tanto en forma individual como grupal. Los indicadores de gestin poseen los siguientes atributos de la informacin: Exactitud Forma Frecuencia Extensin Origen Temporalidad Relevancia Oportunidad

3.2.1 Objetivos de los indicadores logsticos Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos. Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales. Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reduccin del tiempo de entrega y la optimizacin del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el mbito local y mundial.

3.2.2 Para qu se utilizan? Debido que a las organizaciones actualmente le afecta diferentes factores en su desempeo, de las reas que coronen la organizacin conforman el rea. El comportamiento de estos factores es probabilstica y no deterministico ya que estos buscan reducir la incertidumbre por medio de la informacin registrada. Algunas de ms causas por las que se quiere obtener esta informacin son:

La exposicin de la informacin. La creciente complejidad de la administracin. El ritmo rpido del cambio. La interdependencia de las unidades que conforman la organizacin. El reconocimiento de la informacin como recurso. La evolucin y la disponibilidad de la tecnologa y de telecomunicaciones. La necesidad de desarrollo de las organizaciones y de las personas.

3.2.3 Por qu se utilizan? Estos se utilizan ya que traen una ventaja fundamental para la empresa; ya que el uso de los indicadores tren consigo una reduccin drstica de la incertidumbre, de la angustia y la subjetividad, con el consecuente incremento de la efectividad de la organizacin y el bienestar de todos los trabajadores Estas son algunas ventajas que traen el uso del manejo de los indicadores de gestin: Estimular y promover el trabajo en equipo Contribuir al desarrollo y el crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la organizacin Generar un proceso de innovacin y enriquecimiento del trabajo diario Impulsar la eficiencia, la eficacia y la productividad de las actividades de cada uno de los negocios y entre otros factores.

3.2.4 Cmo es su composicin? Un indicador correctamente compuesto posee las siguientes caractersticas: Nombre: es la identificacin y la diferenciacin de un indicador, por lo cual es muy importante que este sea concreto y debe definir claramente su objetivo y la utilidad. Formas de clculo: al tratarse de un indicador cuantitativo, se debe tener en cuenta la frmula matemtica que se va emplear para el clculo de su valor, esto implica la identificacin exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan. Unidades: es la manera como se expresa el valor de determinado del indicador dado por unidades, las cuales varan de acuerdo con los factores que se relacionan.

Glosario: este punto es de vital importancia, ya que es importante que el indicador se encuentre documento o anexados trminos que especifican de manera exacta los factores que se relacionaran en el clculo del indicador. 3.2.5 Qu medir? Al contestar esta pregunta es evidente que los dems interrogantes queden algo disueltos. Hay que tener presente que se encuentra una infinidad de mtodos y formas, ms o menos ortodoxas para abordar esta cuestin. Pero una vez mas una organizacin debe elegir entre los mtodos estructurados y un tanto complejos que propugnan las diferentes escuelas, llmense cuadros de mando integral, paneles de mando, etc. o recurrir a ese sentido comn que tan poco se utiliza. Es evidente que uno debe medir todo lo relacionado con el mercado, con los clientes, la tecnologa y su gestin interna; formacin, crecimiento, estrategia, gestin econmica, comportamiento financiero, etc. Nuestra primera prioridad es identificar todos los indicadores y relacionarlos con los procesos de gestin. Cualquier discrepancia deber ser resuelta, en el sentido de desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o dar de baja lo innecesario. Luego estaremos obligados a identificar y/o implantar esos indicadores de gestin que son o sern los principales artfices del pilotaje de los procesos. 3.2.6 Herramientas para desarrollar indicadores de gestin Conocido tambin como direccionamiento estratgico, es importante que la empresa desarrolle e implemente indicadores de gestin. Tal vez suene para algunos algo tedioso, para otros totalmente interesantes. Lo cierto es que es absolutamente necesario hacerlo porque lo que no se mide, no se mejora. Si usted quiere hacer crecer su empresa, ganar mercado, aplastar a la competencia, pero no implementa indicadores de gestin, no podr saber si lo que usted hace es lo correcto, si su producto es tan aceptado en el mercado como usted cree y si cuenta con el respaldo de su cliente externo e interno. Para hacerlo es importante que se tengan en cuenta algunos aspectos claves de la empresa: Su cliente externo es decir, el mercado objetivo. Clima organizacional. Objetivos financieros de la compaa y su presupuesto. Planeacin estratgica.

El cliente externo: La empresa vive por los clientes y para el cliente; es decir que trabajan para el bien de las personas que compran y/o demandan sus productos o servicios; por tal razn es importante saber que piensan ellos de lo que ofrece la organizacin en el mercado. La mejor forma de saber la posicin del cliente externo frente a usted es a travs de la encuesta, todos lo saben, pero puede resultar incomodo hacerlo demasiado seguido. Bsicamente se trata de una encuesta de imagen, ya que esta es la voz de sus clientes y puede resultar una herramienta til para conocer fortalezas, debilidades de su empresa, producto o servicio. Clima organizacional: El clima organizacional comprende a su cliente interno, ya que no basta con tener personas trabajando si usted no sabe y no conoce la posicin de ellos frente a la organizacin jerrquica de la empresa; de misma manera es importante indagar al clientes externos, es importante implementar una encuesta a nivel interno de la empresa. Si las cosas no estn funcionando no basta con saber que sali mal el desempeo de la organizacin, descargando la culpa con el departamento encargado o las reas que mostraron registros negativos; sino que hay que realizar una retroalimentacin para saber por que las cosas no estn funcionando de la manera adecuada. Sin duda alguna la elaboracin de las encuestas del cliente interno y externo son claves para poder lograr los objetivos de unos indicadores de gestin correctos; para esto, hay que tener presente que un indicador de gestin es la medicin cuantitativa de un producto o servicio, que permite conocer el estado actual de la empresa; de tal manera es importante elaborar preguntas abiertas para lograr una adecuada retroalimentacin. Otro aspecto importante es que los empleados tengan la oportunidad de realizar la encuesta de forma annima y si lo hacen mencionando su nombre, debe existir una poltica que garantice que los jefes no llegarn a tomar medidas contrarias contra determinado empleado; ya que el objetivo primordial de una encuesta interna es para ver los errores, conocer al empleado, saber si los jefes son excelentes o no, y tomas medidas correctivas que garanticen el mejoramiento del clima organizacional y por ende, el crecimiento de la empresa. Planeacin estratgica: Identificar los puntos ms representativos de la organizacin buscando en las dbiles, fortalezas, oportunidades y las amenas, por lo cual se realiza un

anlisis DOFA, y con base en los resultados, definir los objetivos generales, por reas, y de esta manera desarrollar estrategias para cada uno de estos. Sin planeacin no existe futuro, es como querer viajar sin saber a dnde se va, con cunto se viaja, cunto tiempo se estar en determinado sitio, cmo llegar etc. Una vez realizado un plan estratgico con todo lo que esto implica, haga seguimiento y control de las actividades. Recuerde que el futuro de la empresa est en manos de quienes la lideran.

3.2.7 Clases de indicadores de gestin Indicador de utilizacin: Cociente entre la capacidad utilizada y la disponibilidad. Indicador de rendimiento: Consiente entre produccin real y la esperada. Indicador de productividad: Cociente entre los valores reales de la produccin y los esperados.

3.3 MARCO GEOGRAFICO La prctica administrativa se desarrollara en la firma Zerofractal Studio, ms precisamente en la departamento de animacin. Zerofractal Studio se encuentra ubicado en la zona norte del Distrito Capital, en la localidad de Usaqun en el barrio Santa Bibiana en la que se facilita el traslado a una gran cantidad de sitios de inters como parques, teatros, cinemas y centros comerciales de gran concurrencia. Zerofractal Studio que ser el punto de macro localizacin de la prctica, la micro localizacin ser en una de sus dependencias, ms exactamente en el Departamento de Animacin, el rea de impacto que tendr la trabajo desarrollado Zerofractal Studio estar dirigido todo el departamento de animacin. 3.4 MARCO HISTORICO Zerofractal Animation Studios es un estudio especializado en produccin de video animado. Nuestra experiencia, talento y capacidad de produccin nos convierte en una excelente alternativa para desarrollar proyectos como: Comerciales Animados Product Shots Paquetes de Identidad Grafica Videos Musicales & Video Clips

Toures Virtuales

Sin importar si su proyecto es para HD, televisin o DVD, nuestro equipo humano y nuestra infraestructura le permitirn desarrollarlo con la mayor calidad posible. 3.5 MARCO NORMATIVO Constitucin Poltica de 1991 Plan Nacional de Desarrollo: Hacia un estado Comunitario Ley 909 de 2004 Manual de Produccin Zerofractal Studio 2007

4. METODOLOGA Para realizar el Documento diagnostico de los indicadores de gestin se requiere seguir las siguientes fases: Fase diagnostica. En esta fase se llevaran a cabo actividades de recoleccin de informacin de fuentes secundarias acerca de los procesos de diagnostico en el departamento objeto de estudio. Para ello se requiere identificar las fuentes de informacin y realizar acercamientos con el Departamento Administrativo ya sea por medios electrnicos o personalmente. Por ltimo se procede al anlisis de dicha informacin clasificada a travs de la comparacin de los hallazgos con las disposiciones normativas Fase de diseo del Documento Diagnostico. Habiendo ya determinado la situacin del Departamento de Animacin de Zerofractal Animation Studio respecto a las condiciones legales en la materia, se procede a la preparacin del Documento Diagnostico.

II PARTE. RESULTADOS DE LA PRCTICA ADMINISTRATIVA

5. AVANCE

De acuerdo a la metodologa planteada y al cronograma de actividades, se ha llevado a cabo en estos dos primeros meses la Fase Diagnostica en su gran mayora que incluye el diagnostico del comportamiento de los procesos de produccin del Departamento de Animacin, con base en lo estipulado en el Reglamento de Trabajo de Zerofractal Studio, aparte de este informe la elaboracin de los estndares de calidad para el mejoramiento institucional con el fin de recopilar la informacin que conlleve a la elaboracin de los Indicadores de Gestin. 5.1 INFORME DE DATOS TCNICOS DE ZEROFRACTAL STUDIO Como primera medida se expondrn todos los datos tcnicos de los procesos de produccin de Zerofractal Studio de tal manera que nos sirvan como base para el anlisis administrativo de tal organizacin, para proceder despus a la elaboracin de los indicadores de gestin. 5.1.1. ZEROFRACTAL STUDIO ANIMATION

MANUAL DE GENERALIDADES DE PRODUCCIN

E-mail Es obligatorio que se revise el correo a diario y varas veces durante la jornada debido a que los trabajos o la informacin importante se distribuirn por este medio. Messenger Es obligatorio instalar y mantenerse conectado al Messenger interno: Spark durante la jornada de trabajo. El uso del Messenger para conversaciones personales no relacionadas con la empresa o familia, se deber reducir al mnimo para as mejorar el rendimiento.

Horarios y Jornadas La jornada de la maana va desde 7:00 am a 3:00 pm, la jornada de la tarde inicia a las 2:30 y termina a las 10:30; El tiempo entre 2:30 pm y 3:00 se deber utilizar para el empalme entre jornadas.

Reportes Es de gran importancia que se reporte a diario sin falta, a menos que el director solicite lo contrario. Recuerden que los reportes se hacen de media jornada o jornada completa dependiendo de la cantidad de tiempo invertido por proyecto.

Server Recuerden, es necesario siempre al terminar la jornada de trabajo, si el computador no se va a utilizar por otra persona iniciar el Server y dejar el computador prendido. Nombres de Archivos Cualquier tipo de archivo que se maneje dentro de los Server se debe nombrar siempre sin dejar espacios, sin utilizar signos especiales, iniciando cada palabra con mayscula y dejando el resto de la palabra en letras minsculas. Si es necesarios especificar la fecha realizarlo de la siguiente forma : Ao/Mes/Da (2007/02/25) MANEJO DE ARCHIVOS 2007

1. Estructura Fsica de los Servidores de Archivos El manejo de archivos se realizar nicamente usando dos discos donde la informacin se situar de la siguiente forma: Projects en Videoserver Library en Videoserver

1.1 Projects: Este disco estar destinado al manejo y organizacin de todos los proyectos (Visualizacin, Animacin 3D, Composicin, Paquetes grficos, Comerciales, etc.) Ejemplo: Projects: Sandals/Assets/Animatics /Aftereffects /Documentos /Frames /Fuentes /Final Cut /Iluminacin/Meshes /Previews

/PSD /Renders /Materiales/Video 1.2 Library: En este disco estarn todos los modelos de librera y mapas de librera. Ejemplo: Library: Furniture/Kitchen/Stove IMPORTANTE: Los mapas especficos del proyecto no se guardaran en librera, estas se debern guardar en la carpeta de materiales de cada proyecto 2. Nombre Proyecto Todos los proyectos se denominarn con su nombre comn. El nombre se escribir sin espacios entre palabras y cada una de ellas se iniciar con mayscula. En el caso que a un mismo cliente se le realicen varios trabajos se adjuntar despus del nombre la referencia adecuada siguiendo el mismo protocolo del nombre principal. Ejemplos: Coca-Cola AlpinaBaby Alpina Comerciales Frutas 3. Informacin Cliente Toda la informacin que el cliente proporcione se ubicar en una carpeta llamada Assets y se ubicar siempre en otra subcarpeta identificada por fecha de llegada y descripcin. Las fechas se manejaran as: Ao-Mes-Da: 20070401Logo = 2007 /Abril/ 1 + Descripcin IMPORTANTE! : Solo los archivos entregables llevaran especificacin de fecha, los archivos de trabajo solo llevaran un consecutivo.

Ejemplo: Sandals/Assets/20070505Planos

/20070510FotosReferencias /20070520Cambios /20070530Planos /20070531Cambios FactorX2/Meshes/Ratn/Animacin/RatonAnimacion01.max /RatonAnimacion02.max /RatonAnimacion03.max 4. Manej de Informacin: Cada proyecto en estado de produccin tendr una carpeta RAIZ y dentro de esta se ubicarn carpetas base nombrada por el tipo de archivos que contengan, esta carpeta de proyecto estar ubicada en la raz del disco. Ejemplo: Sandals /Aftereffects /Animatics /Assets /Frames /Imgenes /Meshes /Premier /Storyboards IMPORTANTE: Queda Prohibido que hayan archivos sueltos en la raz del disco porque sern borrados. 5. Manej de Informacin carpetas RAIZ En las carpetas de raz de cada proyecto habr subcarpetas que tambin tendrn sern nombradas escribiendo el nombre sin espacios entre palabras y cada una de ellas se iniciar con mayscula y segn la necesidad tendrn informacin de fechas

Ejemplos: Sandals /Meshes /Animacin /Animatics /Plantas

/Personajes /Entornos /Sandals/Meshes/Animacin/Lobby/Camara1/Capa1 /Animatics/Lobby/Camara1 /Personajes/Masha/Base /Sandals/Previews/Lobby/20070504 /20070508 /Sandals/Aftereffects/Lobby01/ /Lobby02 /Sandals/Video/MOV/20070513 /20070520 /Sandals/Frames/Pool/Capa1 /Capa2 /Capa3 /Capa4 6. Manejo de Nombres de Archivos y Copias Para nombrar los archivos se buscara un orden lgico, si el elemento est en una carpeta bien organizada el nombre ser el comn, si no lo esta se pondr primero el nombre del proyecto para poder identificarlo en caso de no entender el proyecto (Ojala esto no pase), y adems se sacara copia cada hora para evitar prdidas, estas copias tendr un solo consecutivo sin abreviaciones o elementos raros como (%&$/). Ejemplos: FactorX2/Meshes/Ratn/Animacin/RatonAnimacion01.max /RatonAnimacion02.max /RatonAnimacion05.max /RatonAnimacion15.max /RatonAnimacion99.max

FactorX2/ After Effects /Ratn/RatonComposicin01.ae /RatonComposicin02.ae /RatonComposicin03.ae IMPORTANTE: Se entender que el ultimo numero en consecutivo ser el actualizado para trabajar, si no es as ser responsabilidad de quien nombro mal el archivo, esto ocasionara malos entendidos y por lo tanto habrn memorandos a la hoja de vida. 7. Frames de Renderizado En la Carpeta Frames se manejara el mismo orden establecido, con carpetas RAIZ, subcarpetas y fechas (en renderizado se manejaran siempre capas)

los nombres de los archivos siempre tendrn toda la referencia del proyecto no importa cuan larga sea, esto es para que cualquier persona que maneje el MONITOR vea el orden de cmo va el proyecto. El orden de las capas lo decide quien envi a renderizar esto ser con mucha responsabilidad. Tener en cuenta el archivo Manejo de archivos dentro 3D Max para nombrar los materiales, layers, etc. Ejemplos: Sandals/Frames/Lobby/Camara1/Capa1/SandalsLobbyCamara1Capa1_0 1.tga. Sandals/Frames/Pool/Camara5/Capa2/SandalsPoolCamara5Capa2_01.tg a 8. Los mapas siempre debern ser de tipo .jpg y estar guardados en la carpeta Materiales de cada proyecto con una subcarpeta que especifique el nombre del mesh. En esta carpeta no se podr guardar el .psd en el que se est creando la textura, se deber crear una carpeta independiente que se llame PSD y all, al igual que en Materiales se guardar el .psd dentro de una subcarpeta que especifique el nombre del mesh al cual le pertenece la textura. Recuerden: Tengan en cuenta que si el archivo sobre el que se est trabajando es demasiado pesado, se puede trabajar este como local siempre y cuando al finalizar el trabajo se guarde una copia en el servidor en el disco raz, en su carpeta correspondiente. Para archivos muy pesados recuerden siempre guardar el archivo fuente en el servidor y trabajar los archivos como locales.

IN NSTRUCTIV VO 3D MAX X GENERA ALIDADES DE TRABA AJ NORMATIV VA MANEJ JO 3DS MA AX (GENER RALIDADES) 1. NOMBR RE DE MAT TERIALES 2. Nombre 2 es de Mater riales Los nombr L res de los materiales en el Edito or de Mate eriales de 3DS 3 MAX se p pondrn as s: Primero Nombre de el Elemento o-Descripci n.

F FIGURA No 2. Editor r de materi iales.

3. Lista de 3 e materiales s En todo pro oyecto se creara c una carpeta c llam mada Materiales, dond de se g guardara la a lista de materiales de el mismo.

FIGURA No 3. Mapa de materia F ales.

4. Element 4 tos de los archivos Todos los elementos T e d los archivos sern nombrados de s en ESPA OL y con u descrip una pcin junta. .

FIGURA No 4. Select F tor de obje etos.

5. Capas o Layers 5 ocultos los En los arch hivos hay elementos e s cuales no o se puede en renderiz zar p pero son necesarios n para no co ongestionar r se utilizar ran las Cap pas o Laye ers p para qu es stn siempre ocultos.

FIGURA No 5. Listad F do de layer rs.

6. Cmaras 6 s Todas las cmaras T c tendrn un co onsecutivo y explicara an de que FRAME e empieza y a que FRA AME termina a.

FIGURA No 6. Select F tor de cm maras.

5.2 RESULTADO FINAL Formatos Indicadores de Gestin Zerofractal Studio. (Ver Anexos)

CONCLUSIONES

Dentro de todo el proceso de produccin se deben manejar estos indicadores de gestin para lograr una mayor eficacia en el desarrollo de los distintos proyectos, a raz de esto se obtendrn resultados ms satisfactorios para Zerofractal Studio como para los clientes. Gracias a las temticas tratadas durante la carrera en la Escuela Superior de Administracin Pblica (ESAP) respecto a los indicadores de gestin, se lograron elaborar 5 indicadores de gestin que permitirn a Zerofractal Studio optimizar sus tiempos de ejecucin por proyecto. El implemento de estos Indicadores de Gestin, permitirn un mayor desarrollo de los proyectos llevndolos al lmite de las expectativas de los clientes, con lo cual Zerofractal Studio seguir posicionada como uno de los mejores estudios de animacin 3d en Colombia.

GLOSARIO

3D Studio Max: Es un programa de creacin de grficos y animacin 3D desarrollado por Autodesk Media & Entertainment (Anteriormente conocidos como Discreet y Kinetix). Fue desarrollado como sucesor para sistemas operativos Win32 del 3D Studio creado para DOS. Kinetix fue ms tarde fusionada con la ltima adquisicin de Autodesk, Discreet Logic. After Effects: Un programa de composicin. Ambient light - Luz ambiental: Nivel artificial de iluminacin representando infinitos reflejos de todas las superficies de la escena 3D, permitiendo que hasta las superficies no iluminadas directamente se vean por el usuario. La sombra ms oscura tendra este valor. Animacin: Mtodo para crear la ilusin de movimiento a travs de la reproduccin de imgenes estticas (Frames - cuadros). El trmino tambin se utiliza para englobar el proceso de creacin de estas pelculas animadas. Normalmente el animador crea una serie de cuadros clave (Keyframes) con la posicin de la cmara y dems elementos, el ordenador se encarga de unir estos keys por medio de una interpolacin. Tambin se puede animar directamente por algoritmos. Animatics/Previz: Animacin poco elaborada, se utiliza para dar una idea de la temporizacin de la secuencia, es una especie de StoryBoard animado. Bitmap - Mapa de bits: Se refiere a una imagen de 1bit, pero se ha extendido a todo cualquier imagen 2D formada por Pixeles, independientemente de la profundidad de color.

Extrusin: Proceso mediante el cual parte de un volumen es trasladado en

una direccin dejando un 'rastro' volumtrico. Por ejemplo si se extruye un circulo en direccin perpendicular al plano que lo contiene se obtiene un cilindro. Fotomontaje: Es el proceso (y resultado) de hacer una ilustracin compuesta de otras, se trata de una especie de collage. Esta composicin puede realizarse mediante recortes de otras ilustraciones juntando un cierto nmero de ellas. En algunas ocasiones el compuesto de ilustraciones es fotografiado hasta que la imagen final es una simple fotografa.

Frame: Cuadro o imagen individual de las que componen una animacin. La

sucesin de Frames consecutivos con pequeas diferencias producen la ilusin de movimiento. La velocidad de la animacin se mide en Frames por segundo o Fr. /s.

MAX Script: Lenguaje general de generacin de guiones de 3DS MAX. Permite automatizar muchas tareas, incluidas modelado, animacin, construccin de materiales y representacin.

Meses: Es un conjunto de vrtices y polgonos que define la forma de un

objeto en 3D polidrica grficos por ordenador.

Render: Trmino que se refiere a la generacin de un

FRAME o imagen individual. El render consume potencia de computo debido a los clculos necesarios segn el nmero de objetos, luces y efectos en la escena y segn el punto de vista de la cmara.

Renderizacin: Es el proceso de generar una imagen desde un modelo. Los medios por los que se puede hacer un renderizado van desde lpiz, pluma, plumones o pastel, hasta medios digitales en dos y tres dimensiones. En trminos de visualizaciones en ordenador, ms especficamente en 3D, la "Renderizacin" es un proceso de clculo complejo desarrollado por un ordenador destinado a generar una imagen 2D a partir de una escena 3D. Texturizacin: Entendemos en el proceso de asignar una imagen (Bitmap) a un polgono, de manera que en lugar de ver este de un color plano, o un gradiente de colores, veremos la imagen proyectada en l. Videoserver: servidor que se usa para el manejo de los proyectos y la librera.

BIBLIOGRAFIA

Constitucin Poltica de Colombia 1991. ESAP, Gua Metodolgica para el Informe de Practicas 2005. ESAP, Sistema de Indicadores para el Anlisis de la Gestin 2004. Zerofractal Studio, www.zerofractal.com 2007. Zerofractal Studio, Reglamento Interno de Trabajo 2007.

ANEXOS

1. Anexo A 2. Anexo B 3. Anexo C

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