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Para un trabajo se auditoria se necesita un pleno conocimiento del empleo, alcance y manejo de las cuentas a examinar. La cuenta Propiedad Planta y Equipo no es la excepcin, puesto que es una de las cuentas con mayor concentracin de valores monetarios, por el desembolso realizado en la adquisicin de ellos. Por lo tanto, en el presente trabajo de recopilacin de informacin, se plasma los conceptos bsicos, caractersticas, pruebas a realizar, riesgos posibles en el proceso de auditora, relaciones con la NIC, etc., para ampliar el conocimiento de los lectores, proporcionndoles una nocin para que puedan comprender y manejar los procesos aplicados a la auditoria de la cuenta en especifico.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Estudiar y comprender los procesos de auditora enfocados a la cuenta propiedad planta y equipo, conociendo sus caractersticas definiciones y procesos a aplicar.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Dar a conocer los elementos bsicos que comprenden la cuenta propiedad planta y equipo. Mostrar los elementos que conforman el proceso de auditora de esta cuenta en especfico. Demostrar el proceso de auditora mediante un ejemplo prctico, abarcando los conceptos y elementos demostrados
Depreciables: aquellos que por el deterioro causado por el uso, la accin de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnolgicos y los cambios en la demanda de los bienes y servicios a cuya produccin o suministro contribuyen, pierden valor. Ejemplo: equipos, construcciones y edificaciones, equipos de computacin y de transporte.
Agotables: son representadas por recursos naturales controlados por la organizacin, cuya cantidad y valor disminuyen a causa de la extraccin o remocin del producto. Su costo histrico es conformado por su valor de adquisicin, ms las erogaciones y los cargos incurridos en su explotacin y desarrollo
2. Caractersticas de la cuenta
Algunas de las caractersticas que comprende esta cuenta son: Su adquisicin o venta significan grandes sumas de dinero Son movimientos no muy frecuentes, y se concentra en una cuantas transacciones Su operatividad va directamente a producir utilidades Se adquieren para periodos mayores de una ao
Del examen que realice el auditor financiero de la Propiedad, Planta y Equipo, depende la correcta valuacin de los activos fijos de la empresa. 4. Control interno sobre las propiedades, la planta y equipo Es recomendable que en una empresa se diseen tarjetas de identificacin para cada uno de estos activos, en las que debe figurar su cdigo, ubicacin, costo histrico, fecha de adquisicin, depreciacin acumulada, y todos los desembolsos que la empresa realice sobre estos activos a lo largo de su vida til como reparaciones, mantenimiento, adiciones etc.
Cada uno de estos activos, en especial la maquinaria, equipos de oficina, de computacin y de comunicacin, deben identificarse con un cdigo, el cual debe aparecer adherido en un aparte visible del bien. Este cdigo es el mismo que figura en la tarjeta de cada uno de ellos y permite identificar en los auxiliares las diferentes erogaciones realizadas sobre ellos. Esto no slo facilita tener un control sobre los bienes inmuebles sino tambin el nombramiento de responsables de la custodia de activos menores que por su tamao y facilidad de transporte pueden perderse fcilmente.
Debe realizarse peridicamente un inventario fsico de los activos fijos para verificar la exactitud de los registros contables. Esto facilita la deteccin de activos faltantes, obsoletos o que no estn en uso. Tambin se debe controlar eficazmente el retiro de activos fijos, que debe ser autorizado y aprobado debidamente. Los activos depreciados totalmente se deben mantener en los registros contables hasta que se autorice su desecho y se retiren del servicio. 5. Procedimientos de auditoria Las pruebas de cumplimiento pueden ser: 1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de la propiedad, planta y equipo. 2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de Propiedad, planta y equipo. 3. Verificar que los soportes de la Propiedad planta y equipo, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si los movimientos en las cuentas de activos fijos se registran adecuadamente. 5. Realizar conteos fsicos de la propiedad, planta y equipo existentes peridicamente. 6. Verificar que los activos fijos estn adecuadamente asegurados. 7. Comprobar que el estado de los activos fijos sea el ptimo y que las medidas de seguridad se apliquen correctamente. 8. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de Propiedad, planta y equipo. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. Las pruebas sustantivas pueden ser: 1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo
4. Comprobar si los costos y las depreciaciones o amortizaciones respectivas, por bajas, obsolescencia o disposiciones importantes de bienes, han sido eliminadas de las cuentas correspondientes.
5. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo 6. Comparar el resultado de la comprobacin fsica con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad
7. Si los saldos de las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, son razonables considerando la vida probable de los activos y los posibles valores de desecho. 8. Verificar si las autorizaciones para la adquisicin de elementos nuevos indican las unidades que van a ser reemplazadas, de acuerdo a las correspondientes cotizaciones.
.
6. Documentacin de Auditoria
F
Hoja No. DESPACHO DE AUDITORIA "14062008", S.A. DE C.V. 1 de 1
FECHA:
PREP. REV.
Referencia
Nombre de Cuenta
Saldos al 31/12/2007
Saldos Ajustados
Saldos Finales
Observaciones
F-1
F-2
Vehiculos
Saldo Neto
H/T - 1
F-1
de
FECHA:
PREP. REV.
Referencia F-1-1
Saldos al 31/12/2008
Saldos al 31/12/2008
Total
F-2
de
FECHA:
PREP. REV.
Referencia F-2-1
Saldos al 31/12/2008
Saldos al 31/12/2008 -
Total
F
Cedula: Vehculos.
G
Hoja No. DESPACHO DE AUDITORIA "14062008", S.A. DE C.V. 1 de 1
FECHA:
PREP. REV.
R.A.G. J.I.A.G.
Referencia
Nombre de Cuenta
Saldos al 31/12/2007
Saldos Ajustados
Saldos Finales
Observaciones
Deprec. Vehiculos
Saldo Neto
H/T - 1
G-1
de
FECHA:
PREP. REV.
Referencia
Saldos al 31/12/2008
Total
0.00
0.00
G-2
de
FECHA:
PREP. REV.
Referencia G-2-1
Saldos al 31/12/2008
G
Total 0.00 0.00
7. Relacin con la NIC/NIF La cuenta de propiedad planta y equipo est relacionada con la NIC 16 al prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la informacin acerca de la inversin que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo, as como los cambios que se hayan producido en dicha inversin. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilizacin de los activos, la determinacin de su importe en libros y los cargos por
depreciacin y prdidas por deterioro que deben reconocerse con relacin a los mismos.
8. Caso Practico
La empresa Mi Casa hace Todo, S.A. de C.V.; contrata los servicios de auditora para examinar sus cuentas relacionadas al activo fijo, por lo que entrega la informacin necesaria y se
TP
25/09/2008
5 7 8 9
TP TP TP TP
FECHA:26/09/2008 FECHA:26/09/2008
Determinacin nivel de confianza y riesgo de Auditoria: Total Preguntas Respuestas Positivas Respuestas Negativas Nivel Confianza Riesgo de Auditoria Riesgo de Auditoria Alto 1-50 Bajo Moderada 51-75 Moderada Bajo 76-99 Alto 6 5 1 5 6 1 6 83.33% 16.67%
Nivel de Confianza
REALIZADO POR: REVISADO POR: FECHA:26/09/2008 FECHA:26/09/2008
F2
HABER
$ $ $ $ $ $ $ $
1,430.00 (286.00) 6,000.00 (3,499.65) 2,750.00 (550.00) 26,000.00 1) 19040 (10,400.00) $ 19,040.00
a) 429
$ $ $ $
a) 150
$ $ $
b) -317,33
$ $
TOTAL
$ 21,444.35
896.33
Verificado
Elaborado: T P
Revisado por ML
F3
Mi Casa hace Todo S.A. de C.V.
AUDITORIA DE ESTADOS FINANCIEROS PERIODO ENERO A MARZO DEL 2008 COMPARACION DE SALDOS MAYOR CON FISICO
CUENTA MUEBLES Y ENSERES (-) DEP. ACUM MUEBLES. ENSE EQUIPO DE COMPUT O (-) DEP. ACUM EQUIPO DE COM MUELBES DE OFICINA (-) DEP. ACUM MUEBLES. DE OF. VEHICULOS (-) DEP. ACUM. VEHICULOS
MAYO R
FISICO $1,430.00 ($286.00) $6,000.00 ($3,499.65) $2,750.00 ($550.00) $26,000.00 ($10,400.00) $ 21,444.35
CONCLUSIONES: T odos valores de los activos fijos se encuentran registrados en el libro mayor y en el libro auxiliar a excepcin de una camioneta de $ 19040 Elaborado: T P
Revisado por:ML
F4
Mi Casa hace Todo S.A. de C.V. AUDITORIA ESTADOS FINANCIEROS SALDOS DE ACTIVOS FIJOS DE 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005
CODIGO CUENTA Saldo DEPRECIABLES
MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE COMPUT O MUELBES DE OFICINA VEHICULOS
Saldo DEPRECIABLES
(-) DEP. ACUM MUEBLES. ENSE (-) DEP. ACUM EQUIPO DE COM (-) DEP. ACUM MUEBLES. DE OF. (-) DEP. ACUM. VEHICULOS (-) DEP. ACUM. VEHICULOS
Saldo
TOTAL ACTIVOS Saldo Activos Fijos No Depreciables Saldo Activos Fijos Depreciables Saldo Depreciaciones Total Activos Fijos 55,220.00 15,052.98 40,167.02
F5
Mi Casa hace Todo S.A. de C.V. CONSTATACION FISICA DE ACTIVOS FIJOS
Ubicacin en Canti el sistema dad Compras Contabilidad Ventas Compras 1 2 3 1 Detalle Juego de 6 sillas de madera colo Beig Escritorio metlicos Estantes metlicos Computador PENTIUM IV (CPU, monitor, impresora, mouse parlantes) Computador Porttil Computador PENTIUM IV (CPU, monitor, impresora, mouse parlantes, scaner) Computador PENTIUM IV (CPU, monitor, impresora, mouse parlantes) Sistema contable adquirido el 17/01/2005 Sumadora Telfono convencional Portapapeles Portapapeles Portapapeles Telfono convencional Telfono Inalmbrico Sumadora Celular Cuadros de pintura Camioneta Toyota ao 2004 Camioneta Toyota ao 2005 Valor Estado
R EC LA S IF IC A IO N D E C U EN TA S
Marcas
Muebles y enseres
1 escritorio esta en $200.00 Muebles y enseres X bodega 1 Estante estaba $429.00 Muebles y enseres obsoleto sin uso $700.00 Buen estado No se constat ya que la tena el $1,300.00 gerente en su domincilio Buen estado, los $700.00 parlante se haban quemado $1,800.00 Buen estado $1,500.00 En funcionamiento Equipo de Computo Equipo de Computo Equipo de Computo Equipo de Computo
Gerencia
Contabilidad
Ventas Contabilidad Contabilidad Ventas Contabilidad Compras Ventas Compras Gerencia Ventas Gerencia Ger-Contab.Ventas Ventas Gerencia
2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 3 1 1
$150.00 Daada y sin garanta Equipo de Oficina $250.00 Se envi a reparar Equipo de Oficina
$50.00 $50.00 $50.00 Buen estado Buen estado Buen estado Muebles y enseres Muebles y enseres Muebles y enseres
$350.00 Se envi a reparar Equipo de Oficina Equipo de Oficina $350.00 Buen estado $150.00 Buen estado $400.00 No se constat $950.00 $7,800.00 $18,200.00 Buen estado Buen estado Buen estado Equipo de Oficina Equipo de Oficina Actvo Intangible Activo Fijo Depreciable Activo Fijo Depreciable
A10 A12
AS IENTOS DE AJUS TES FECHA 31/12/2005 Vehiculos Iva Pagado Documentos por Pagar p/r Asiento de compra al 01/12/2005, NO REGISTRO CODIGO
DETALLE 1
PARCIAL $ $
HABER
$ 19,040.00
A11 A13
ASIENTOS DE RECLASIFICACION
FECHA 31/12/2005 CO DIGO DETALLE a GASTO BAJA DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES Y ENSERES MUEBLES DE OFICINA P/R Baja de activos fijos 31/12/2005 b Gasto Deprec. Vehiculos Depreciacion Acumulada Veh. $ 317.33 $ 317.33 $ 579.00 $ $ 429.00 150.00 PARCIAL DEBE HABER
F EC HA: F EC HA:
CALCULO DEPRECIACIONES
DESCRIPCION N MUEBLES Y ENSERES 1 Juego de 6 sillas de madera colo Beig 2 Escritorio metlicos 3 Estantes metlicos 4 Portapapeles 5 Portapapeles 6 Portapapeles TOTAL EQUIPO DE DE COMPUTO Computador PENTIUM IV (CPU, monitor, impresora, mouse parlantes) Computador Porttil Computador PENTIUM IV (CPU, monitor, impresora, mouse parlantes, scaner) Computador PENTIUM IV (CPU, monitor, impresora, mouse parlantes) TOTAL EQUIPO DE OFICINA 1 Sumadora 2 Telfono convencional 3 Telfono convencional 4 Telfono Inalmbrico 5 Sumadora 6 Celular
VALOR/ COMPRA ENE $801.00 $200.00 $429.00 $50.00 $50.00 $50.00 $1,580.00 6.68 1.67 3.58 0.42 0.42 0.42 13.17
DIC
TOTAL 6.68 $ 1.67 $ 3.58 $ 0.42 $ 0.42 $ 0.42 $ 13.17 $ 80.10 20.00 42.90 5.00 5.00 5.00 158.00
1 2 3 4
$ $ $ $ $
125.00 $ 1,500.00
$ $ $ $ $ $ $
$ $ $ $ $ $ $
VEHICULO Camioneta Toyota ao 2004 Camioneta Toyota ao 2005 no registrada Camioneta Toyota ao 2005 $ $ $ $ 7,800.00 19,040.00 18,200.00 45,040.00 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 303.33 433.33 130.00 130.00 130.00 130.00 130.00 130.00 130.00 130.00 130.00 130.00 130.00 130.00 $ 1,560.00 317.33 $ 317.33 $ 6,240.00 $ 18,722.67
Conclusin
Despus de haber conocido y estudiado el trabajo antes presentado, solo resta decir que el cumplimiento de los objetivos fue preciso, ya que despus del estudio del mismo, el lector puede ser capaz y competente en materia del proceso de auditora de la cuenta propiedad planta y equipo. Como valoracin, cabe mencionar el conocimiento adquirido luego de realizar el presente proyecto, las normativas aplicables y los pasos de aplicacin de los mismos. El proceso de auditora de la cuenta Propiedad planta y equipo es de suma importancia para la empresa auditada, ya que al hacer un estudio de la misma por medio de la auditoria, se puede garantizar la propiedad y dominio de las mismas. Adems la adquisicin de estos insumos que conforman la cuenta Propiedad planta y equipo requiere grandes desembolsos, los cuales deben ser debidamente registrados, para evitar as, inconvenientes futuros.
Bibliografa Principios de Auditoria Whittington, Ray; Pany, Kurt Decimocuarta Edicion. McGraw-Hill
Enciclopedia de la Auditoria. Traduccin de: Cashinss Handbook for Auditors; McGraw-Hill Oceano/Centrum