Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
avanzadas
MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION
Fabrikam utiliza varias herramientas analíticas de Excel para revisar los datos de ventas
durante sus actividades de planeación estratégica. Los dueños han creado un programa de
bonos estándares como parte de sus esfuerzos de retener a los empleados, y como un premio
al desempeño para reconocer a los agentes de ventas que han sido clave en lograr los objeti-
vos estratégicos de la empresa. El programa de bonos estándares está basado en los años de
servicio en Fabrikam. El bono de desempeño se otorga cuando un agente alcanza su objetivo
del año. Los contadores de Fabrikam crearán fórmulas para analizar los datos de ventas.
TÉRMINOS
CLAVE
Argumentos
Matriz
Fórmula condicional
Funciones de búsqueda
Tabla
149
150 | Lección 8
O R I E N TA C I Ó N SOBRE EL SOFTWARE
La ficha Fórmulas
En lecciones anteriores, usted aplicó formato a celdas con base en los formatos condiciona-
les predefinidos como mayor que y menor que. Los formatos condicionales predefinidos le
permiten indicarle a Excel que las celdas deberán formatearse de manera diferente si los
valores almacenados en ellas cumplen con una cierta condición. Los formatos condiciona-
les resaltan aspectos relevantes de los datos por lo que ayudan a los lectores a entenderlos
con mayor facilidad.
En esta lección utilizará comandos de la ficha Fórmulas, que se muestra en la Figura 8-1,
para crear fórmulas que resuman condicionalmente los datos, para buscar datos, para apli-
car lógica condicional, y para formatear y modificar el texto. Utilice esta ilustración como
referencia a lo largo de esta lección a medida que se familiariza con otros comandos de la
ficha Fórmulas y los emplea para crear fórmulas.
Abra el documento L8-1.1 Utilizar la función SUMAR.SI que está disponible en el CD-ROM
complementario.
Usar fórmulas más avanzadas | 151
RESOLUCIÓN DE No es necesario escribir el signo de pesos o la coma. Si los escribe, Excel los elimina de
PROBLEMAS la fórmula y devuelve un valor preciso.
este valor, el criterio debió haber sido >= (mayor o igual que).
TOME NOTA
* en la celda B15 porque la fórmula especificó valores mayores a $200,000. Para incluir
Cuando hace clic en Usadas recientemente, la última función que se utilizó aparece al
TOME NOTA
* principio de la lista. Cuando hace clic en Insertar función, se abre el cuadro de diálogo
Insertar función con la última función empleada resaltada.
Tabla 8-1
Argumentos en la sintaxis A RGUMENTO EXPLICACIÓN
SUMAR.SI
Rango El rango de celdas que desea que evalúe la función.
Los valores en blanco y los de texto no se toman en cuenta.
Criterio La condición o criterio en forma de número, expresión o texto
que determina las celdas que se van a sumar.
Rango_suma Las celdas reales que se deben sumar si las celdas
correspondientes en el rango cumplen los criterios.
No es necesario que Rango_suma tenga el mismo tamaño y forma que el rango. En realidad,
las celdas que se suman se determinan utilizando la celda superior izquierda de Rango_suma
como la celda inicial, e incluyendo después las celdas que corresponden con el tamaño y la
forma del rango.
Abra el documento L8-1.3 Utilizar la función CONTAR.SI que está disponible en el CD-ROM
complementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? El rango es el rango de celdas que deben contarse. Los criterios son las condiciones que deben
¿Cómo crear una fórmula cumplirse para que se puedan contar las celdas. En el ejercicio, el rango fue el precio de venta
que cuente el número de de las casas vendidas durante el período. Los criterios fueron las casas que se vendieron por
celdas en un rango que $200,000 o más.
cumplen una determinada
condición?
3.4.1
Utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO
La fórmula CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta el número de celdas dentro de un rango
que cumplen un conjunto de criterios. La sintaxis es CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1,
criterio1, rango2, criterio2 . . .). Puede crear hasta 127 rangos y criterios.
¿LISTO PARA LA
Una celda del rango que indicó en el cuadro Argumentos de función se contará sólo si todos
CERTIFICACIÓN?
los criterios correspondientes especificados son verdaderos para esa celda. Si un criterio hace
¿Cómo crear una fórmula
que cuente el número de referencia a una celda vacía, CONTAR.SI.CONJUNTO la trata como un valor 0. Como se
celdas dentro un rango que ilustra en la Figura 8-2, las sugerencias para cada cuadro en el cuadro de diálogo Argumentos
cumplen con múltiples de función se reemplazan con el valor cuando navega al siguiente cuadro de argumento.
criterios? También se muestra el resultado de la fórmula, permitiéndole revisar y hacer correcciones si
3.4.1 ocurre un mensaje de error o se devuelve un resultado inesperado.
Usar fórmulas más avanzadas | 153
Figura 8-2
Argumentos y resultados para
la fórmula
CONTAR.SI.CONJUNTO
Cuando crea fórmulas, puede utilizar los caracteres comodín signo de interrogación (?) y
asterisco (*) en los criterios. El signo de interrogación corresponde a un solo caracter
TOME NOTA
* (cualquiera) y el asterisco corresponde a cualquier secuencia de caracteres. Si desea un
signo de interrogación o asterisco reales, teclee una tilde (~) delante del caracter.
Abra el documento L8-1.5 Utilizar la función PROMEDIO.SI que está disponible en el CD-ROM
complementario.
¿LISTO PARA LA En la sintaxis PROMEDIO.SI, el rango es el conjunto de celdas cuyo promedio se desea
CERTIFICACIÓN? obtener. Por ejemplo, en este ejercicio usted deseaba saber el número de días promedio que
¿Cómo crear una fórmula una propiedad valorada en $200,000 estuvo en el mercado antes de venderse. El rango es
que devuelva el promedio de B5:B16, el valor de lista de las casas que se vendieron. El criterio es la condición sobre la que
todas las celdas que
desea evaluar las celdas, es decir >=200000. Rango_promedio es el conjunto real de celdas de
cumplen una determinada
las que se va a obtener el promedio: el número de días que cada casa estuvo en el mercado
condición?
3.4.1 antes de venderse.
Las siguientes declaraciones resumen la forma en que se tratan los valores cuando usted intro-
TOME NOTA
* duce una fórmula PROMEDIO.SI o PROMEDIO.SI.CONJUNTO (siguiente ejercicio):
En una fórmula
condicional, puede • Si se omite Rango_promedio de los argumentos de función, se emplea el rango.
hacer referencia a otra • Si una celda de Rango_promedio es una celda vacía, PROMEDIO.SI la ignora.
hoja de cálculo en el
• Si un rango está en blanco o contiene un valor de texto, PROMEDIO.SI devuelve el
mismo libro, pero no
valor de error #DIV0!.
puede emplear
referencias a otro libro. • Si una celda en un criterio está vacía, PROMEDIO.SI la trata como un valor 0.
• Si no hay celdas en el rango que cumplan con los criterios, PROMEDIO.SI devuelve
el valor de error #DIV/0!.
Abra el documento L8-2.1 Utilizar la función BUSCARV que está disponible en el CD-ROM
complementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? La sintaxis de la función BUSCARV es BUSCARV(valor_buscado,matriz_buscar_en,indica-
¿Cómo crear una fórmula dor_columnas). Los componentes de los argumentos que se emplean en las fórmulas de bús-
BUSCARV que recupere un queda se muestran en la Figura 8-3, y se describen en la Tabla 8-2 que aplica para las fórmulas
valor de una tabla? BUSCARV y BUSCARH.
3.5.1
Figura 8-3
Argumentos de función para la
fórmula BUSCARV
Usar fórmulas más avanzadas | 155
Tabla 8-2
Sintaxis de función para A RGUMENTO DESCRIPCIÓN
BUSCARV
Valor_buscado El valor que se va a buscar en la columna o fila. Puede ser un valor
constante, el texto de un contacto entre comillas, o la dirección o
nombre de una celda que contiene una constante numérica o de
texto.
Matriz_buscar_en Dos o más columnas de datos. Utiliza una referencia a un rango
o a un nombre de rango. Los valores en la primera columna de
matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado.
Indicador_filas La posición numérica de la fila en la que deberá buscar BUSCARH.
Indicador_columnas La posición numérica de la columna en la que deberá buscar
BUSCARV.
El número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Un indicador_columnas igual a 1
devuelve el valor en la primera columna de matriz_buscar_en. Un
indicador_columnas igual a 2 devuelve el valor en la segunda
columna de matriz_buscar_en, etcétera.
Ordenado Un valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coinci-
dencia exacta o aproximada. Si la función debe devolver el valor
más aproximado, aún cuando no haya una coincidencia, este valor
debe establecerse en VERDADERO; si se requiere una coincidencia
exacta, este valor debe establecerse en FALSO. Si no se incluye
este argumento, la función asume que el valor es VERDADERO.
Repase los siguientes puntos clave relacionados con las funciones y argumentos de las funcio-
nes BUSCARV y BUSCARH.
• Se emplea una matriz para crear fórmulas únicas que produzcan múltiples resultados o
que operen sobre un grupo de argumentos. Los datos en la matriz de tabla deben
estar ordenados en filas y columnas. Puede ser una constante o una fórmula.
• Si Valor_buscado es menor que el número más pequeño en la primera columna de
Matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A, como vio en la celda
E11 en el ejercicio anterior.
• Los valores de Matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. El texto
en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
• Los valores en la primera columna de Matriz_buscar_en deben colocarse en orden
ascendente, de otra manera BUSCARV podría no devolver el valor correcto. La tabla
de búsqueda que utilizó en este ejercicio mostraba los años de servicio en orden ascen-
dente.
• Si Ordenado es VERDADERO o si se omite, se devolverá una coincidencia exacta o
aproximada. Si no se encuentra una coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor
más alto inferior a Valor_buscado.
• Si Ordenado es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. Si no se
encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A. En este ejercicio,
se paga el mismo bono para un rango de años, así que introdujo VERDADERO en el
cuadro Ordenado para que devolviera un valor para todos los agentes que han estado en
la empresa más de un año.
156 | Lección 8
Abra el documento L8-2.2 Utilizar la función BUSCARH que está disponible en el CD-ROM
complementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
Podría ser difícil recordar la sintaxis de la función BUSCARH o BUSCARV. Utilice el cuadro
¿Cómo crear una fórmula de diálogo Argumentos de función para que le ayude a recordar el orden de los argumentos.
BUSCARH que recupere un Cuando haga clic en cada campo, revise las sugerencias que aparecen a la derecha de cada cua-
valor de una fila específica dro, así como la explicación debajo de los cuadros de argumentos que le indican el propósito
de una tabla? de cada argumento en la fórmula.
3.5.1
Utilizar la función SI
El resultado de una fórmula condicional se determina por el estado de una condición
específica, o la respuesta a una pregunta lógica. Una fórmula SI devuelve un valor si una
condición especificada es verdadera, y otro valor si la condición es falsa. La función Si
requiere la siguiente sintaxis: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso).
Abra el documento L8-3.1 Utilizar la función SI que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
Una función SI establece una declaración condicional para probar datos. Si la condición exis-
¿Cómo crear una fórmula
que devuelva un valor si
te, se devolverá un valor. Si la condición no existe, se devolverá otro.
existe una condición, y un
valor diferente si la
condición no existe?
3.6.1 Utilizar la función Y
La función Y devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADEROS, y
devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSOS. La sintaxis es Y(valor_lógico1,
valor_lógico2,. . .). Usted utilizará la función Y para determinar si el total de ventas anua-
les de Fabrikam cumple con el objetivo estratégico y si éste excedió las ventas del año
anterior en un 5 por ciento.
Abra el documento L8-3.2 Utilizar la función Y que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.
Usar fórmulas más avanzadas | 157
Utilizar la función O
La sintaxis de la fórmula O es similar a la de la función Y. Sin embargo, O devuelve
VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO, y devuelve FALSO sólo cuan-
do todos los argumentos son FALSOS. Los argumentos deben evaluarse como valores
lógicos, como VERDADERO o FALSO, o como matrices o referencias que contengan
valores lógicos. En el siguiente ejercicio creará una fórmula que evalúe si las ventas
aumentaron todos los años durante el período de los datos. La fórmula O devolverá VER-
DADERO si aumentaron durante cualquiera de los periodos
Abra el documento L8-3.3 Utilizar la función O que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? En la primera fórmula O que introdujo en este ejercicio, ambas pruebas lógicas devolvieron
¿Cómo crear una fórmula O un valor VERDADERO. Las ventas del Sr. Carey en el año 3 fueron al menos 3 por ciento
para evaluar lógicamente los mayores que en el año 2. Sus ventas para el año 4 también fueron al menos 3 por ciento
datos para determinar si se mayores que sus ventas del año 3. Si una de las pruebas hubiera resultado en un valor VER-
cumplieron cualquiera de las DADERO y la otra en un valor FALSO, aun así la fórmula hubiera devuelto un valor VER-
condiciones?
DADERO en la celda A18.
3.6.1
Utilizar la función NO
La función NO invierte el valor de sus argumentos. Utilice NO cuando desee asegurarse
de que un valor no sea igual a otro valor específico. Si el valor lógico es falso, NO devuel-
ve VERDADERO. En el siguiente ejercicio usted contestará a la pregunta: ¿Las ventas
durante el año 5 de Cardoso sobrepasan en 3 por ciento a sus ventas durante el año 4?
En este ejercicio, usted deseaba asegurarse que en el año 5 las ventas de Cardoso hubieran
¿LISTO PARA LA
aumentado al menos 3 por ciento en comparación con el año anterior. La fórmula condicio-
CERTIFICACIÓN?
nal NO resulta en un valor lógico (Verdadero o Falso) y puede emplearse para esta prueba
¿Cómo crear una fórmula
NO para asegurarse de que lógica, devolviendo el valor opuesto de lo que hubiera devuelto una fórmula SI.
cierto valor no está
presente?
3.6.1 Utilizar la función SI.ERROR
Cuando una fórmula no contiene los suficientes argumentos, se devuelve un mensaje de
error. Utilice la función SI.ERROR para interceptar y controlar errores en las fórmulas.
La función devuelve un valor que usted determina, si una fórmula presenta un error. Si la
fórmula está bien, devuelve el resultado. La sintaxis es SI.ERROR(valor,valor_si_error).
Abra el documento L8-3.5 Utilizar la función SI.ERROR que está disponible en el CD-ROM
complementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Valor es el argumento en que se busca el error. Si selecciona la celda E11 y hace clic en el
¿Cómo reemplazar un botón Insertar función a un lado de la barra de fórmulas, verá que la fórmula BUSCARV ori-
mensaje de error con texto ginal aparece en el cuadro Valor (primer argumento) en la fórmula SI.ERROR. Como se ilus-
específico cuando la fórmula tra en la Figura 8-4, ese argumento devolvió un error #N/A. El cuadro Valor_si_error contie-
produce un error?
ne el texto para reemplazar el mensaje de error.
3.6.1
Abra el documento L8-4.1 Utilizar la función NOMPROPIO que está disponible en el CD-ROM
complementario.
Abra el documento L8-4.2 Utilizar la función MAYUSC que está disponible en el CD-ROM com-
plementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Convertir el texto a mayúsculas es un proceso que requiere dos pasos. Usted no puede intro-
¿Cómo utilizar MAYUSC para ducir la fórmula en la ubicación actual del texto, así que después de que el texto ha sido con-
convertir el texto a vertido, debe cortar y pegar el texto en la ubicación deseada. El comando Pegar valores pega el
mayúsculas empleando una
contenido sin la fórmula para que usted pueda quitar los datos duplicados.
fórmula?
3.7.1
Abra el documento L8-4.3 Utilizar la función MINUSC que está disponible en el CD-ROM com-
plementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Es importante que revise el texto después de que haber cambiado las mayúsculas a minúscu-
¿Cómo utilizar MINUSC para las. Por ejemplo, el nombre del agente en la celda B20, así como la primera palabra en la ora-
convertir texto en ción deben tener la primera letra en mayúsculas. Si reemplaza el texto en la celda B19 con el
minúsculas empleando una
texto en minúsculas de la celda B20, deberá editar el texto.
fórmula?
3.7.1
160 | Lección 8
Abra el documento L8-5.1 Utilizar la función SUSTITUIR que está disponible en el CD-ROM
complementario.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Cuando desee emplear el texto existente con pequeños cambios, puede utilizar la función
¿Cómo utilizar la función SUSTITUIR. En el cuadro de diálogo Argumentos de función, el Texto puede ser el texto
SUSTITUIR para reemplazar real que desee sustituir o puede ser una referencia de celda. Usted deseaba emplear el texto
texto existente con texto en la celda B18 con un cambio. La Figura 8-5 ilustra los argumentos de función que resultan
nuevo empleando una en el cambio de 3% a 5% en el texto nuevo. El número 3 aparece tres veces en el texto origi-
fórmula? nal. El último argumento de función indica qué ocurrencia debe reemplazarse.
3.7.1
Reemplazar Reemplazar 3
la primera (texto original)
ocurrencia de 3 con 5
Abra el documento L8-5.2 Utilizar una fórmula para convertir texto en columnas que está
disponible en el CD-ROM complementario.
Usar fórmulas más avanzadas | 161