Procedimiento para adquisiciones de bienes y servicios a travs de contrato abierto Definicin: Es una modalidad de compra que contempla la Ley

de Contrataciones del Estado, coordinada por el Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Direccin Normativa de Contrataciones y Adquisiciones Esta modalidad selecciona proveedores de bienes, suministros y servicios de uso general y constante o de considerable demanda por el estado de Guatemala, para que este tipo de contrato se suscriba debe ser solicitado por dos o ms instituciones al Ministerio de Finanzas para que se inicie el proceso. Base legal: De conformidad con lo establecido en el Artculo 46 de la Ley de Contrataciones del Estado, Contrato Abierto. (Reformado por el artculo 13 de Decreto 272009 publicado el 10/09/09 vigente 8 das despus de su publicacin Y por el artculo 04 del Decreto 45-2010 del C.R. publicado el 15/11/2010 vigente 8 das despus de su publicacin).
Descripcin del procedimiento para adquisiciones de bienes y servicios a travs de contrato abierto DEPARTAMENTO Solicitante ACTIVIDAD Llena el formulario SOLICITUD y lo presenta a su Jefe Inmediato (Este proceso se realiza toda vez se ha solicitado en el rea del almacn y el bien no se encuentre en existencia) Verifica la necesidad del bien o servicio solicitado y en caso afirmativo firma el pedido y lo traslada a la Unidad de Adquisiciones. (Se asegura que sean proporcionadas las especificaciones tcnicas del bien o servicio solicitado, ya sea a travs de correo electrnico o por escrito a la Unidad de Adquisiciones)

Jefe Inmediato

Unidad de Adquisiciones Direccin General Unidad de Adquisiciones Unidad de Adquisiciones UDAF Subsecretario UDAF Unidad de Adquisiciones

Recibe solicitud, firmada por el solicitante y por el jefe inmediato. Firma solicitud, autorizando la compra y traslada a la Unidad de Adquisiciones. Revisa el catlogo de Productos adjudicados por el Ministerio de Finanzas Pblicas en el portal www.guatecompras.gob.gt. Si no se encontrase proceder a revisar los cuatro restantes procesos establecidos en este manual ubicando el proceso a utilizar. Gestiona en el sistema SIGES el constancia de disponibilidad presupuestara (CDP) y lo traslada a UDAF en estado de solicitado. Genera y firma constancia de disponibilidad presupuestaria en el sistema SIGES y CUR de pre compromiso en el sistema SICOIN, en estado de aprobado traslada al seor Subsecretario para firma. Firma CUR de pre compromiso generado en el sistema SICOIN. Remite el expediente a la Unidad de Adquisiciones. Elaborar y firma la Orden de Compra, traslada a Direccin General.

Direccin General UDAF Unidad de Adquisiciones Proveedor

Aprueba con las respectivas firmas (Director General y Subdirector General) y traslada a UDAF. Revisa la documentacin, solicita pago (Imprime CUR de comprometido y firma) y devuelve a la Unidad de Adquisiciones para liquidacin de la orden de compra. Requiere al proveedor entregue el bien o preste el servicio, e indica que presente factura a nombre de la Secretara. Entrega el bien en la direccin indicada en la orden de compra y enva factura a la Unidad de Adquisiciones. Integra la documentacin de la compra y realiza los trmites para que el bien o servicio se entregue(a todos los bienes se les dar ingreso al Almacn y luego se le entregar al solicitante): -Ingreso y egreso al Almacn' bienes fijos y fungibles a las unidades de inventarios y almacn segn corresponda. -Certificado de monitoreo en el caso de la publicidad y segn lo establezca el contrato sostenido con el Proveedor contratado para monitorear. -Certificado de Satisfaccin de Servicios: todos los servicios personales y no personales, lo firmar el personal de la Secretara que: solicit, supervis o recibi el servicio. -Razonar factura, complementar expediente. Traslada a la Direccin General el pago documentado para revisin. Revisa y traslada a UDAF autorizando puedan solicitar la firma del Seor Subsecretario en el CUR de comprometido. Firma CUR de Comprometido y traslada a UDAF con la autorizacin para que el pago se realice.

Unidad de Adquisiciones

Unidad de Adquisiciones Direccin General

Subsecretario Opera el pago imprime CUR de pagado lo firma el jefe de UDAF traslada al Seor Subsecretario para su respectiva firma. En el caso de los bienes fijos se debern ingresar al inventario antes de ser pagado y cargado en la tarjeta de la persona responsable del bien Firma y traslada nuevamente a UDAF Recibe documentacin y revisa, adjunta documentacin complementaria y espera revisin posterior por parte de Auditora Interna y Delegado de Contralora General de Cuentas

UDAF

Subsecretario UDAF

Procedimiento para adquisiciones de bienes y servicios a travs de compra directa. Definicin: Adquisiciones de bienes y servicios que se realizan en un solo acto con una misma persona que no sobrepase los Q 90,000.00, se acentan de este proceso las compras que se realizan a travs fondos de cajas chicas. Base legal: De conformidad con lo establecido en el Artculo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado, decreto nmero 57-92 del Congreso de la Repblica y su reforma del decreto nmero 27-2009.
Descripcin del procedimiento para adquisiciones de bienes y servicios a travs de compra directa Responsable Actividad Inicio (parte del paso 6 del proceso de Contrato Abierto). Cotiza de forma directa con tres proveedores como mnimo, Unidad de elabora cuadro, traslada el expediente a Direccin General para Adquisiciones que Apruebe el proveedor seleccionado y precio. Direccin General Firma cuadro comparativo, y traslada a la unidad de Adquisiciones, autoriza se gestione la elaboracin del comprobante de disponibilidad presupuestaria.

Gestiona en el sistema SIGES el comprobante de disponibilidad Unidad de presupuestara (CDP) y lo traslada a UDAF en estado de Adquisiciones solicitado. Genera y firma constancia de disponibilidad presupuestaria en el sistema SIGES y CUR de pre compromiso en el sistema SICOIN, en estado de aprobado traslada al seor Subsecretario para firma. Firma CUR de pre compromiso y traslada a UDAF. Remite el expediente a la Unidad de Adquisiciones. Elabora y firma la Orden de Compra, traslada a Direccin General. Aprueba con las respectivas firmas (Director General y Subdirector General) y traslada a UDAF. Revisa la documentacin, solicita pago (Imprime y firma CUR de comprometido) y devuelve a la Unidad de Adquisiciones para liquidacin de orden de compra.

UDAF Subsecretario UDAF Unidad de Adquisiciones Direccin General UDAF

Unidad de Requiere al proveedor entregue el bien o preste el servicio, e Adquisiciones indica que presente factura a nombre de la Secretara. Entrega el bien en la direccin indicada en orden de compra y Proveedor enva factura a la Unidad de Adquisiciones.

Integra los documentos de la compra y realiza los trmites para que el bien o servicio se entregue(a todos los bienes se les dar ingreso al Almacn y luego se le entregar al solicitante): -Ingreso al Almacn: bienes fijos y fungible a las unidades de inventarios y almacn segn corresponda al igual que el egreso -Certificado de monitoreo: en el caso de la publicidad y segn lo Unidad de establezca el contrato sostenido con el Proveedor contratado Adquisiciones para monitorear. -Certificado de Satisfaccin de Servicios: todos los servicios personales y no personales, lo firmar el personal de la Secretara que: solicit, superviso o recibi el servicio. -Razonar factura, complementar expediente. Traslada a Direccin General para revisin. Direccin General UDAF Revisa y traslada a UDAF autorizando puedan solicitar la firma del Seor Subsecretario en el CUR comprometido. Traslada Al Seor Subsecretario para firma en CUR de comprometido.

Firma CUR de comprometido y traslada a UDAF Subsecretario autorizando se realice el pago. Opera el pago imprime CUR de pagado lo firma el jefe de UDAF y traslada al Seor Subsecretario para su respectiva firma En el caso de los bienes fijos se debern ingresar al inventario antes de ser pagado y cargado en la tarjeta de la persona responsable del bien.

UDAF

Subsecretario Firma y traslada nuevamente a Contabilidad. Recibe documentacin y revisa, adjunta documentacin complementaria y espera revisin posterior por parte de UDAF Auditora Interna y Delegado de Contralora General de Cuentas.

Procedimiento para adquisiciones de bienes y servicios a travs proceso de cotizacin. Definicin: Adquisiciones de bienes y servicios cuyo monto de debe estar en el parmetro de precios de Q 90,000.00 y Q 900,000.00. Base legal: De conformidad con lo establecido en el Artculo 38 de la Ley de Contrataciones del Estado, decreto nmero 57-92 del Congreso de la Repblica y su reforma del decreto nmero 27-2009.

FASE DE CREACION DEL CONCURSO

Descripcin del procedimiento para adquisiciones de bienes y servicios a travs de proceso de cotizacin Responsable Actividad Inicio (parte del paso 6 del proceso de Contrato Abierto). Realiza proyecto de bases de cotizacin, formulario de oferta y traslada al Unidad de Seor Subsecretario para autorizacin al igual que la solicitud enviada por la Adquisiciones unidad que requiere el bien o servicio. Subsecretario Tcnico Jurdico Subsecretario Subsecretario Unidad de Adquisiciones Unidad de Adquisiciones Jurdico Unidad de Adquisiciones Solicita por escrito dictamen; tcnico y Jurdico. Realiza y firma dictamen y lo traslada al Seor Subsecretario Realiza y firma dictamen y lo traslada al Seor Subsecretaro Recibe opinin por escrito de tcnico y jurdico Emite y firma resolucin final con respecto al proyecto de bases de Cotizacin y traslada a la Unidad de Adquisiciones. Archiva los documentos en espera de completar la documentacin necesaria para publicar el proyecto de base Elabora invitaciones, convocatoria y solicita a Jurdico elabore proyecto de contrato. Elabora proyecto de contrato y lo traslada a la Unidad de Adquisiciones Publica proyecto de base en el portal de guatecompras (durante tres da hbiles en espera que posibles oferentes realicen observaciones o preguntas sobre el bien o servicio que se est cotizando). Organiza los documentos y los publica en el portal de guatecompras (usuario preparador): Solicitud Bases de Cotizacin Formulario de Cotizacin Dictamen Tcnico Dictamen Jurdico Resolucin, aprobacin de bases Proyecto de Contrato Invitaciones o Convocatorias Otros Cambia el concurso de cotizacin a estado; preparado (usuario preparador) Revisa lo efectuado, publica el concurso con usuario supervisor y archiva el expediente temporalmente. Solicita a Subsecretario nombramiento de la junta. Realiza nombramientos y los enva al personal respectivo con copia a la Unidad de Adquisiciones.

Unidad de Adquisiciones

Unidad de Adquisiciones Unidad de Adquisiciones Unidad de Adquisiciones Subsecretario

Unidad de Adquisiciones Junta de Cotizacin

Recibe notificacin de nombramiento La Junta de Cotizacin recibe nombramiento y espera el plazo estipulado para recibir ofertas en fecha y hora sealada en las bases de cotizacin.

FASE APETURA Y ADJUDICACION:

Responsable Oferentes Actividad Presentan plicas en el lugar y horario establecido en las bases publicadas.

Junta de Cotizacin Recibe plicas firma, numera y sella segn la orden de recepcin. Transcurridos 30 minutos de la hora establecida para la recepcin de plicas se Junta de Cotizacin procede a la apertura y a darles lectura. Se deja constancia a travs de acta. El da de la apertura de plicas se traslada a la unidad de adquisiciones por Junta de Cotizacin escrito listado de los oferentes as como el monto total de las ofertas identificadas con el nmero de identificacin tributaria. Unidad de Adquisiciones Recibe listado, lo publica en el sistema de guatecompras e imprime accin y lo traslada a la Junta de Cotizacin.

Recibe Documentacin y en el caso que se presente un solo eferente se Junta de Cotizacin traslada la informacin al Subsecretario. (Si no es as se traslada el proceso a paso 9) En el caso de un solo oferente. Recibe y evala si es prudente seguir con el proceso. Elabora y firma; Acta de calificacin en el libro correspondiente y Resolucin de Junta de Cotizacin adjudicacin y traslada lo actuado a la Unidad de Adquisiciones. Subsecretario Unidad de Adquisiciones Publica acta y resolucin en el portal de guatecompras e imprime confirmacin y traslada nuevamente el expediente a la junta de cotizacin.

A travs de nota hace saber al Subsecretario lo actuado y le traslada el Junta de Cotizacin expediente. Subsecretario Resuelve por escrito y traslada el expediente a la junta. Junta de Cotizacin Traslada lo resuelto por el Subsecretario a la Unidad de Adquisiciones. Pblica en el portal de guatecornpras resolucin y traslada el expediente a la Unidad de junta de cotizacin. Adquisiciones Junta de Cotizacin Recibe expediente. Junta de Cotizacin Ordena la documentacin del expediente, coloca folio y traslada a Jurdico.

FASE DE SUSCRIPCION DEL CONTRATO:

Responsable Jurdico Secretario Actividad Elabora proyecto de contrato y traslada el expediente al seor Secretario. Revisa expediente y solicita por escrito delegacin de firma ante la Secretara General.

Secretara General Revisa expediente y delega firma para contrato a travs de resolucin.

Secretario Unidad de Adquisiciones UDAF Subsecretario UDAF Unidad de Adquisiciones Jurdico Contratista Jurdico Secretario Jurdico Contratista Jurdico Secretario Secretara General Secretario Jurdico

Recoge expediente en Secretara General y traslada a la Unidad de Adquisiciones. Realiza comprobante de disponibilidad presupuestaria CDP en el sistema SIGES hasta el punto de solicitado y traslada a UDAF. Genera y firma constancia de disponibilidad presupuestaria en el sistema SIGES y CUR de pre compromiso en el sistema SICOIN, en estado de aprobado traslada al seor Subsecretario para firma. Firma CUR de pre compromiso y regrese a UDAF. Remite el expediente a la Unidad de Adquisiciones. Traslada expediente al igual que el CDP a Jurdico para elaboracin de contrato. Elabora contrato y cita a los contratistas para que firmen contrato. Firma Contrato. Traslada contrato al Secretario para firma. Firma contrato y lo remite a Jurdico. Recibe contrato y entrega una copia al contratista. Compra Fianza correspondiente y la traslada a Jurdico. Recibe original y copia de Fianza y traslada al seor Secretario. Solicita por escrito ante la Secretara General la aprobacin del contrato. Emite resolucin en la que aprueba contrato. Recoge el expediente en la Secretara General y traslada a Jurdico. Traslada por medio de nota a la Contralora General de Cuentas; Copia de Contrato y Resolucin de la Secretara General con la que aprob el contrato. Las copias con el sello de recibido lo traslada a la Unidad de Adquisiciones. Publica en el portal de guatecompras; Contrato, fianza, aprobacin final de la secretara General y Unidad de Nota en la que se remiti el expediente a la Contralora General de Cuentas, imprime accin y adiciona el comprobante de publicacin de Guatecompras al expediente para trasladarlo Direccin General. Resguarda expediente a la espera del inicio de la fase Receptora y Liquidadora.

Unidad de Adquisiciones

Unidad de Adquisiciones

FASE DE RECEPCION Y LIQUIDACION:

Actividad Nombra a la Comisin Receptora y liquidadora, notifica las personas nombradas y traslada Subsecretario copia de nombramiento a Unidad de Adquisiciones. Comisin Receptora y Liquidadora Comisin Receptora y Liquidadora Recibe nombramiento. Responsable

Solicita a Unidad de Adquisiciones, remita expediente.

Unidad de Adquisiciones Comisin Receptora y Liquidadora Contratista Comisin Receptora y Liquidadora Comisin Receptora y Liquidadora Comisin Receptora y Liquidadora Unidad de Adquisiciones

Traslada expediente.

Recibe expediente y solicita a contratista entregue el bien o servicio.

Entrega bien o servicio y la documentacin necesaria para tramite de pago (factura, certificaciones de servicios, nota de envi). Recibe bien o servicio.

Suscribe acta de la recepcin del bien o servicio.

Traslada expediente con certificacin de acta suscrita a Unidad de Adquisiciones.

Archiva expediente del proceso de cotizacin y prosigue con el trmite de pago.

Integra la documentacin de la compra y realiza los trmites para que el bien o servicio se entregue(a todos los bienes se les dar ingreso al Almacn y luego se le entregar al solicitante): -Realiza orden de compra, Ingreso al Almacn: bienes fijos y fungibles a las unidades de inventarios y almacn segn corresponda al igual que el egreso. Unidad de -Certificado de monitoreo: en el caso de la publicidad y segn lo establezca el contrato Adquisiciones sostenido con el Proveedor contratado para monitorear. -Certificado de Satisfaccin de Servicios: todos los servicios personales y no personales, lo firmar el personal de la Secretara que: solicit, supervis o recibi el servicio. -Razonar factura, complementar expediente. Traslada a la Direccin General el pago documentado para revisin y firma.

Unidad de Adquisiciones Direccin General UDAF Subsecretario UDAF Subsecretario UDAF

Autoriza en el sistema y traslada a UDAF para pago. Realiza CUR de compromiso y traslada a Subsecretario. Firma CUR de compromiso y traslada a UDAF. Realiza CUR de devengado y traslada a Subsecretario. Firma CUR de devengado. Archiva el expediente, espera revisin de Auditora Interna y Contralora General de Cuentas.

Procedimiento para adquisiciones de bienes y servicios a travs proceso de licitacin Definicin: Adquisiciones de bienes y servicios mayores a Q 900,000.00. Base legal: De conformidad con lo establecido en el Artculo 17 de la Ley de Contrataciones del Estado, decreto nmero 57-92 del Congreso de la Repblica y su reforma del decreto nmero 27-2009. FASE DE CREACION DEL CONCURSO:
Descripcin del procedimiento para adquisiciones de bienes y servicios a travs de proceso de licitacin Inicio (parte del paso 6 del proceso de Contrato Abierto). Realiza proyecto de bases de Licitacin, formulario de oferta y traslada al Seor Secretario Unidad de para autorizacin al igual que la solicitud enviada por la unidad que requiere el bien o Adquisiciones servicio. Secretario Tcnico Jurdico Secretario Secretario Solicita por escrito dictamen; tcnico y Jurdico. Realiza y firma dictamen y lo traslada al Seor Secretario. Realiza y firma dictamen y lo traslada al Seor Secretario. Recibe opinin por escrito de tcnico y jurdico. Emite y firma resolucin final con respecto al proyecto de bases de Licitacin y traslada a la Unidad de Adquisiciones.

Unidad de Archiva los documentos en espera de completar la documentacin necesaria para publicar Adquisiciones el proyecto de base. Unidad de Elabora invitaciones, convocatoria y solicita a Jurdico elabore proyecto de contrato. Adquisiciones Elabora proyecto de contrato y lo traslada a la Unidad de Adquisiciones. Jurdico Publica proyecto de base en el portal de guatecompras (durante tres da hbiles en espera Unidad de que posibles oferentes realicen observaciones o preguntas sobre el bien o Unidad de Adquisiciones servicio que se est licitando). Organiza los documentos y los publica en el portal de guatecompras (usuario preparador): Solicitud Bases de Licitacin Formulario de Licitacin Dictamen Tcnico Unidad de Dictamen Jurdico Adquisiciones Resolucin, aprobacin de bases Proyecto de Contrato Invitaciones o Convocatorias Otros Unidad de Cambia el concurso de Licitacin a estado; preparado (usuario preparador). Adquisiciones

Unidad de Revisa lo efectuado, publica el concurso con usuario supervisor y archiva el expediente Adquisiciones temporalmente. Unidad de Recibe expediente y lo archiva temporalmente. Publica en el Diario Oficial en un plazo no Adquisiciones mayor de 5 das. Unidad de Solicita a Secretario nombramiento de la junta. Adquisiciones Realiza nombramientos y los enva al personal respectivo con copia a la Unidad de Secretario Adquisiciones. Unidad de Recibe notificacin de nombramiento. Adquisiciones La Junta de Licitacin recibe nombramiento y espera del plazo estipulado para recibir Junta de ofertas en fecha y hora sealada en las bases de licitacin. Licitacin

FASE APERTURA Y ADJUDICACION:

Responsable Actividad Oferentes Presentan plicas en el lugar y horario establecido en las bases publicadas. Recibe plicas firma, numera y sella segn la orden de recepcin. Junta de Licitacin Transcurridos 30 minutos de la hora establecida para la recepcin de plicas se procede a la Junta de apertura ya darles lectura. Se deja constancia a travs de acta. Licitacin Junta de Licitacin El da de la apertura de plicas traslada a la unidad de adquisiciones por escrito listado de los oferentes as como el monto total de las ofertas identificadas con el nmero de identificacin tributaria.

Recibe listado, lo publica en el sistema de guatecompras e imprime accin y lo traslada a la Unidad de Junta de Licitacin. Adquisiciones Recibe Documentacin y en el caso que se presente un solo eferente se traslada la informacin al Secretario. (Si no es as se traslada el proceso a paso 9) En el caso de un solo oferente. Recibe y evala si es prudente seguir con el proceso. Elabora y firma; Acta de calificacin en el libro correspondiente y Resolucin de adjudicacin y traslada lo actuado a la Unidad de Adquisiciones.

Junta de Licitacin Secretario Junta de Licitacin

Publica acta y resolucin en el portal de guatecompras e imprime confirmacin y traslada Unidad de nuevamente el expediente a la junta de licitacin. Adquisiciones Junta de Licitacin Secretario Junta de Licitacin A travs de nota hace saber al Secretario lo actuado y le traslada el expediente. Resuelve por escrito y traslada el expediente a la junta. Traslada lo resuelto por el Secretario a la Unidad de Adquisiciones.

Pblica en el portal de guatecompras resolucin y traslada el expediente a la junta de Unidad de licitacin. Adquisiciones Junta de Licitacin Junta de Licitacin Recibe expediente. Ordena la documentacin del expediente coloca folio, lo traslada a Jurdico.

FASE DE SUSCRIPCION DE CONTRATO:

Responsable Actividad Elabora proyecto de contrato y traslada el expediente al seor Secretario. Jurdico Secretario Revisa expediente y solicita por escrito delegacin de firma ante la Secretara General. Secretara General Secretario Revisa expediente y delega firma para contrato a travs de resolucin.

Recoge expediente en Secretara General y traslada a la Unidad de Adquisiciones. Unidad de Realiza comprobante de disponibilidad presupuestaria en el sistema SIGES hasta el punto de Adquisiciones solicitado y traslada a UDAF. Genera y firma constancia de disponibilidad presupuestaria en el sistema SIGES y CUR de precompromiso en el sistema SICOIN, en estado de aprobado traslada al seor UDAF Subsecretario para firma. Subsecretario UDAF Unidad de Adquisiciones Jurdico Contratista Jurdico Secretario Jurdico Contratista Jurdico Secretario Secretaria General Secretario Jurdico Firma CUR de precompromiso generado en el sistema SICOIN y regrese a UDAF. Remite el expediente a la Unidad de Adquisiciones. Traslada expediente al igual que el CDP a Jurdico para elaboracin de contrato. Elabora contrato y cita a los contratistas para que firmen contrato. Firma Contrato. Traslada contrato al Secretario para firma. Firma contrato y lo remite a Jurdico. Recibe contrato y entrega una copia al contratista. Compra Fianza correspondiente y la traslada a Jurdico. Recibe original y copia de Fianza y traslada al seor Secretario. Solicita por escrito ante la Secretara General la aprobacin del contrato. Emite resolucin en la que aprueba contrato. Recoge el expediente en la Secretara General y traslada a Jurdico. Traslada por medio de nota a la Contralora General de Cuentas; Copia de Contrato y Resolucin de la Secretara General con la que aprob el contrato. Las copias con el sello de recibido lo traslada a la Unidad de Adquisiciones.

Publica en el portal de Guatecompras; Contrato, fianza, aprobacin final de la secretara Unidad de General y Nota en la que se remiti el expediente a la Contralora General de Cuentas, Adquisiciones imprime accin y adiciona el comprobante de publicacin de Guatecompras al expediente para trasladarlo a Direccin General.

Unidad de Recibe expediente a la espera del inicio de la fase Receptora y Liquidadora. Adquisiciones

FASE DE RECEPCION Y LIQUIDACION:

Responsable Secretario Comisin Receptora y Liquidadora Comisin Receptora y Liquidadora Actividad Nombra a la Comisin Receptora y liquidadora, notifica las personas nombradas y traslada copia de nombramiento a Unidad de Adquisiciones. Recibe nombramiento.

Solicita a Unidad de Adquisiciones, remita expediente.

Unidad de Traslada expediente. Adquisiciones Comisin Receptora y Liquidadora Contratista Comisin Receptora y Liquidadora Comisin Receptora y Liquidadora Comisin Receptora y Liquidadora Recibe expediente y solicita a contratista entregue el bien o servicio.

Entrega bien o servicio y la documentacin necesaria para tramite de pago. (Factura, certificaciones de servicios, nota de envin). Recibe bien o servicio.

Suscribe acta de la recepcin del bien o servicio.

Traslada expediente con certificacin de acta suscrita a Unidad de Adquisiciones.

Unidad de Archiva expediente del proceso de licitacin y prosigue con el trmite de pago. Adquisiciones

Integra la documentacin de la compra y realiza los trmites para que el bien o servicio se entregue(a todos los bienes se les dar ingreso al Almacn y luego se le entregar al solicitante): -Realiza orden de compra, Ingreso al Almacn: bienes fijos y fungibles a las unidades de inventarios y almacn segn corresponda al igual que el egreso. -Certificado de monitoreo: Unidad de en el caso de la publicidad y segn lo establezca el contrato sostenido con el Proveedor Adquisiciones contratado para monitorear. -Certificado de Satisfaccin de Servicios: todos los servicios personales y no personales, lo firmar el personal de la Secretara que: solicit, supervis o recibi el servicio. -Razonar factura, complementar expediente. Traslada a la Direccin General el pago documentado para revisin y firma.

Unidad de Adquisiciones Direccin General UDAF Subsecretario UDAF Subsecretario UDAF

Autoriza en el sistema y traslada a UDAF para pago. Realiza CUR de compromiso y traslada a Subsecretario. Firma CUR de compromiso y traslada a UDAF. Realiza CUR de devengado y traslada a Subsecretario. Firma CUR de devengado. Archiva el expediente, espera revisin de Auditora Interna y Contralora General de Cuentas.

EXCEPCIONES: En el artculo 44 de la Ley de Contratacin del Estado se indica los casos en que se dan las excepciones, por ejemplo: 1) No ser obligatoria la licitacin ni la cotizacin en las contrataciones en las dependencias y entidades pblicas; 2) La adquisicin de bienes, contratacin de obras, servicios y suministros para salvaguardar las fronteras, puentes, los recursos naturales; 3 La compra y contratacin de bienes, suministros, obras y servicios indispensables para solucionar situaciones derivadas de los estados de excepcin declarados conforme la Ley Constitucional de Orden Pblico ); etc. Las negociaciones en que se aplique cualquiera de los casos de excepcin a que se refiere el artculo 44, quedan sujetas a las dems disposiciones contenidas en esta ley y en su reglamento. Fluctuacin de Precios:
1. SISTEMA DE FORMULAS: Se usar el sistema de frmulas, en los casos siguientes: 1.1 En contratos de obra, en los renglones de trabajo que quedan incorporados a dichos contratos; 1.2 En contratos para la fabricacin de bienes, muebles o equipos, en los renglones que queden incorporados a dichos contratos.

1.3 En contratos de servicio a que se refiere el numeral 2.2 del artculo 44 de la Ley. 1.4 En contratos de arrendamiento de maquinaria y equipos. 1.5 En contratos que incluyan el suministro y/o instalacin de bienes, muebles o equipo. nicamente en el suministro de los mismos, se podr usar tambin el sistema de comparacin de precios, debiendo pactarse en el contrato el procedimiento a utilizar. La frmula general, que se desarrollar en cada caso para el reajuste de precios es la siguiente: R = (c-1) A * E; donde R = Valor del Reajuste; A = Factor de Anticipo. Se aplicar calculando la relacin porcentual entre el anticipo no mortizado y el monto original del contrato sobre el cual se concedi el mismo, de acuerdo a la siguiente tabla:

RELACION PORCENTUAL Mayor de 15 hasta 20 Mayor de 10 hasta 15 Mayor de 5 hasta 10 Mayor de 0 hasta 5 0

FACTOR A 0.88 0.91 0.94 0.97 1.00

E = Monto bruto de la estimacin o pago; C = Factor del reajuste de cada rengln que se calcular de acuerdo a la siguiente frmula: C = Ko + Ke x Ie/Io; donde: Ko = Coeficiente de ponderacin que representa los gastos fijos del contrato (finanzas, seguros, gastos legales, timbres profesionales, acometida de servicios para instalaciones provisionales y gastos fijos de administracin) el que no debe exceder del seis por ciento, salvo cuando se convenga un porcentaje mayor en contratos con renglones que contemplen su pago parcial o total en moneda extranjera y se utilicen ndices de precios de otros pases. = Sumatoria Ke = Coeficiente de ponderacin de cada elemento dentro del rengln de trabajo del contrato; Ie = ndice de precios del elemento en el mes que corresponde la estimacin, de acuerdo al programa de trabajo vigente. Io = ndice de precios del elemento en el mes de apertura de ofertas o de presentacin de precios para trabajos extras y variaciones del contrato, a que se refiere el artculo 52 de la Ley. La suma de todos los coeficientes de ponderacin debe dar como resultado la unidad. Las entidades interesadas establecern, de ser posible en las bases de licitacin y obligatoriamente en los contratos, las frmulas desarrolladas particulares de reajuste de precios, derivados de la frmula general aplicable en cada caso, segn la naturaleza de la contratacin. Como requisito para el pago de fluctuaciones, cuando vare el valor del contrato, se establecern en los propios acuerdos de trabajo extra, las frmulas particulares a aplicarse y se especificar el mes de presentacin de la oferta del respectivo trabajo extra. El procedimiento para el clculo de sobrecostos por sistema de frmulas es el siguiente: a. Al determinarse el monto de la estimacin de trabajo de cada perodo, se efectuar el clculo de la fluctuacin causada mediante la aplicacin de las frmulas particulares de cada contrato, con base en los ndices de precios publicados por el Instituto Nacional de Estadstica (INE) o los que se pacten contractualmente, para los casos en que el INE no los publique. Si los

ndices correspondientes al mes de la estimacin no estuvieren publicados cuando se efecte el clculo regirn con carcter provisional los publicados inmediatos anteriores. El ajuste definitivo se efectuar cuando sean publicados todos los ndices del mes a que corresponda la estimacin. b. La fluctuacin ser calculada para la fecha en la cual la estimacin de trabajo debi haber sido ejecutada de acuerdo al programa de trabajo vigente, aunque la misma hubiese sido ejecutada posteriormente. Cuando haya incumplimiento por parte del contratista, no se reconocern los sobrecostos que correspondan al perodo de desfase comprendido entre la fecha programada de trabajo y la fecha de ejecucin. Debe entenderse que el programa de trabajo ser modificado cuando el atraso en la ejecucin de la obra se deba a causas no imputables al contratista. Tambin se podr modificar el programa de trabajo, cuando se autoricen prrrogas al plazo contractual y cuando el supervisor ordene cambios en el orden de la ejecucin de los renglones de trabajo. c. En el caso de que el contratista ejecute el trabajo anticipadamente a la programacin, la fluctuacin se calcular con los ndices del mes de la estimacin en que se haya ejecutado el trabajo. d. Conjuntamente con la estimacin de trabajo se tramitar y efectuar el pago de sobrecostos, el cual podr quedar sujeto a un ajuste por incremento o decremento, segn resulte de la aplicacin de los ndices definitivos que le correspondan. e. Dentro de los veinte (20) das calendario siguientes a la fecha de publicacin de los ndices de precios, el contratista presentar el clculo de las fluctuaciones definitivas de cada perodo, estableciendo la diferencia que exista con el clculo provisional efectuado conjuntamente con la estimacin de trabajo. En la siguiente estimacin se har el ajuste correspondiente. Si no hubiera estimaciones de trabajo pendientes, el ajuste se har en la liquidacin. Si el contratista no presenta dentro del tiempo antes indicado la solicitud de ajuste definitivo, prescribir el derecho al cobro de cualquier diferencia que resultare a su favor entre el ajuste definitivo y el reajuste provisional. Transcurrido dicho perodo sin que el contratista haya presentado su solicitud de ajuste definitivo, el supervisor deber calcularlo dentro de los diez (10) das calendario siguiente para que si el ajuste fuese a favor del Estado se deduzca de la siguiente estimacin. f. En el caso de las contrataciones a que se refiere el inciso 2.2 del artculo 44 de la Ley, se reconocer el pago de sobrecostos aplicando las disposiciones aqu establecidas para los contratos de obra. 2. SISTEMA DE COMPARACION DE PRECIOS: El sistema de comparacin de precios para el clculo de sobrecostos se podr utilizar en contratos para provisin de bienes, muebles o equipos y suministros y en contratos de obra que incluyan la provisin de los mismos. En este ltimo caso, se utilizar el sistema de comparacin de precios nicamente en los renglones que se refieren a dichas provisiones. El procedimiento para el clculo de sobrecostos por el sistema de comparacin de precios es el siguiente: a. Se comparan los precios consignados en la oferta e incorporados al contrato, con los precios finales actualizados comprobados como adelante se establece. Si se trata de elementos importados, las comparaciones se harn con los precios CIF correspondientes sin incluir impuestos a la importacin, reconocindose sin embargo, los diferenciales que se produzcan en dichos impuestos y otros gastos relacionados con la importacin, derivados de los precios finales y los consignados en el contrato. Adems se reconocer el diferencial cambiario por fluctuacin de moneda. b. Para efectos de las comparaciones, el contratista est obligado a presentar la documentacin necesaria para establecer las diferencias, incluyendo la informacin a su alcance, que compruebe que los precios finales actualizados son los realmente existentes en el mercado

nacional, o internacional en su caso, a la fecha de su reclamacin. La entidad interesada deber velar porque en los contratos a suscribirse, en lo posible, se incluyan ndices o referencias para comprobar los extremos sealados. En el caso de bienes importados, los documentos correspondientes se presentarn en originales o fotocopias debidamente legalizadas por Notario. c. Para que sea reconocido el pago de sobrecostos en la provisin de bienes importados, el contratista deber solicitarlo tan pronto como tenga conocimiento de que los mismos se produjeron y antes del acta de recepcin definitiva de los bienes, muebles o equipos y suministros, en su caso, debiendo acompaar los documentos en donde consta que se ha registrado el incremento. Si dichos documentos estn escritos en idioma distinto al espaol, se acompaar su traduccin jurada, se llenarn adems las formalidades legales pertinentes y debern contar con los pases de ley. d. Cuando el contratista sea proveedor directo, deber comprobar documentalmente el incremento de su costo de acuerdo a los precios actualizados del mercado, cuando se presente la reclamacin. e. Recibida la solicitud de sobrecostos, la entidad interesada verificar que los clculos estn correctos, examinar la documentacin complementaria y determinar la procedencia de reconocer y pagar el sobrecosto. f. En el caso de reclamacin de sobrecostos en la provisin de bienes, equipos, muebles o suministros, cuyos precios sean fijados por disposicin legal (precios topes), se reconocer la diferencia entre el precio contratado y el que rija a la fecha de entrega.