COMUNICACIN POPULAR

CMO ESTRUCTURAR UN MENSAJE

Jos Ramn Vidal. 1. Defina con claridad su objetivo: El principio bsico al estructurar un mensaje es tener bien definido su objetivo, es decir su finalidad, su propsito. Es preciso determinar un objetivo para cada mensaje, no dos ni tres, sino uno, claramente establecido. Para lograr esto debe preguntarse: Para qu escribo esta nota, o carta o artculo?, para qu voy a hablar en esta reunin?, para qu le ped a fulano una conversacin? 2. Conozca a su interlocutor: De acuerdo al objetivo que ha establecido para su mensaje, debe estar seguro de cul es el interlocutor idneo. Si quiere plantear un problema que requiere una decisin, asegrese de que se va a dirigir a la persona que tiene la autoridad necesaria para adoptarla; si quiere sugerirle a una persona un cambio de comportamiento, hable con l, no con otros. Seguro de que ha seleccionado a la persona idnea para compartir su mensaje, averige cuanto pueda acerca de dicha persona: su profesin, experiencia, antecedentes, intereses, rasgos de carcter, momento en que se encuentra, implicacin que su mensaje puede tener para l, etc. El hecho de conocer a su interlocutor, va a permitirle organizar una estrategia correcta en la estructuracin de su mensaje. Es necesario saber siempre con quin se est hablando. 3. Determine cmo va a decir lo que quiere: Cul es la idea o frase que mejor le puede conducir a su objetivo. Cul es el concepto bsico, la idea motriz de su mensaje. Qu palabras pueden interesar, y crear una actitud positiva en su interlocutor. Qu frases podran ser inapropiadas, o desviar la atencin de lo esencial. Determinado esto, intente decir su mensaje con el menor nmero de palabras posible. La brevedad es la clave de un buen mensaje; trate de hacerlo en 30 segundos. No procure decir muchas cosas a la vez, concntrese en su objetivo, no mezcle objetivos. En resumen: para estructurar un buen mensaje, determine lo que quiere, quin se lo puede dar y cmo conseguirlo. Algunos recursos Use anzuelos: un anzuelo es una afirmacin, una pregunta, un tono de voz o un diseo utilizado especficamente para llamar la atencin. Para encontrar el anzuelo, pregntese cul es la parte ms inslita, interesante, emocionante o divertida del tema de su mensaje. Cotjela ahora con la pregunta siguiente: le conduce alguno de estos aspectos a su objetivo, porque atraer la atencin de su interlocutor? Pida lo que desee: Un mensaje sin una peticin concreta es una oportunidad desperdiciada. La peticin es la conclusin de su mensaje, lo que concreta su objetivo al abrir la posibilidad de acciones especficas. Djele las puertas abiertas a su interlocutor: No ofrezca nunca una sola opcin, permita que su interlocutor pueda enriquecer su propuesta, modificarla o diferir una respuesta, pero dejando un nimo positivo en este.
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Use palabras comprensibles: eso demuestra su dominio del tema y contribuye a una correcta comprensin. Apele a su experiencia personal para enriquecer su mensaje y tenga en cuenta la experiencia de su interlocutor. Utilice ejemplos y ancdotas que ilustren su mensaje. Use imgenes que permitan a su interlocutor visualizar su mensaje. Que no slo oiga su mensaje sino que tambin lo vea. Resumiendo, un buen mensaje: atrae la atencin de su interlocutor, concreta su objetivo en una peticin, deja las puertas abiertas, est dicho con sencillez, y contiene ejemplos e imgenes que permiten visualizar su mensaje y dotarlo de fuerza emocional. Lo que no est en el mensaje Nuestro aspecto externo y maneras de actuar constituyen mensajes no verbales que favorecen o entorpecen los objetivos de nuestro mensaje. Las expresiones faciales, incluido el contacto visual, las posturas, los gestos, los movimientos corporales, el tono de voz, el aspecto fsico y el atuendo son factores a tener en cuenta. Sonrisa: de entre todas las expresiones faciales, la sonrisa es la ms importante; inspira confianza y comprensin. Si todo lo que usted dice es serio no habr novedad ni contraste. Al hablar mantenga la cabeza erguida y vare la direccin de su mirada; la variedad de las expresiones es la clave para conservar la atencin y el inters de los interlocutores. Los movimientos, gestos y posturas corporales son tan reveladores como los gestos faciales. Tanto la ausencia de movimiento, como los movimientos intiles perjudican la atencin. El hecho de caminar encorvado o arrastrando los pies transmite indiferencia o cansancio. La postura rgida es seal de ansiedad e inseguridad. Relajado, pero no demasiado, vigilante, pero no en tensin. Hable con claridad, su voz es su instrumento. El tono, el volumen, el timbre, la expresividad y la habilidad con la cual la utiliza revelan su estado de nimo. Entusiasmo, variedad, simpata y sinceridad son cualidades que contribuyen a mejorar la conversacin. El atuendo: ser uno de tantos, sin perderse en la multitud. Sentirse cmodo con lo que lleva puesto. Si intenta aparentar lo que no es se sentir usted incmodo y los dems tambin. Cmo escuchar Escuchar es un proceso activo. La base de ese proceso es la atencin, la concentracin en el otro y no slo en el mensaje que llega. La informacin que escuchamos no est solo en las palabras, sino en los gestos, en el tono, en la situacin comunicativa. Al escuchar, son evocadas en nuestra mente las representaciones que tenemos acerca de lo escuchado. Las representaciones filtran la nueva informacin que llega, y la incorporan (por familiar) o la rechazan (por extraa) al propio corpus de la representacin. Si nuestras representaciones son cerradas, rgidas, reconocern como familiar un espectro menor de informaciones; si por el contrario, son flexibles, abiertas, incorporarn un espectro mayor de informaciones a su contenido. Por lo tanto, para escuchar, adems de tener los odos y los ojos abiertos, hay que tener la mente abierta. Las actitudes
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La comunicacin no es solo un proceso de base cognitiva sino, tambin, afectiva, valorativa. Por ello las actitudes con las que enfrentamos ese proceso constituyen un elemento clave en su desarrollo. Podemos sealar tres actitudes bsicas que favorecen la comunicacin o, por el contrario, si las incorporamos negativamente, la perjudican. Estas son: Aceptacin o tolerancia: Estar abierto al otro, aceptar las diferencias. Empata: Capacidad de ponerse en el punto de vista del otro. Por qu dice lo que dice o por qu no comparte mi punto de vista? Congruencia: Consecuencia de lo que decimos, honestidad, claridad de propsitos