Investigación Documental UNIDAD I

INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIN UNIDAD SANTO TOMS
ALUMNO(S): ARROYO MARTNEZ BEATRIZ 100% HERNANDEZ VAZQUEZ TIARE 100% MEDINA CASIMIRO LUCELY 100% ORDUA ORIVIO ALINE 100% PREZ GUERREO MAYRA LESLIE 100% RAMREZ GARCA JOS FERNANDO 100% TORRES JAIME CRISTIAN FERNANDA 100%
GRUPO: 4RM1
ASIGNATURA: COMPRAS.
PROFESOR (A): MARISELA GUEVARA YEZ.
UNIDAD I: INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE LAS COMPRAS

LICENCIATURA EN RELACIONES COMERCIALES Mxico, D.F. a 17 de Agosto del 2013
ASIGNATURA: COMPRAS GRUPO: 4RM1
Contenido
INTRODUCCIN ................................................................................................................................... 3 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE LAS COMPRAS. ............................................ 4 CARACTERSTICAS DEL REA DE COMPRAS. ............................................................................... 5 OBJETIVOS DEL REA. ................................................................................................................. 5 ORGANIGRAMA. .......................................................................................................................... 7 FUNCIONES.................................................................................................................................. 8 DESCRIPCION Y ANLISIS DEL PUESTO. ....................................................................................... 9 RELACIN DEL REA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIN. ...... 11 INGENIERA Y PRODUCCIN...................................................................................................... 14 VENTAS Y DISTRIBUCIN. .......................................................................................................... 16 INVENTARIOS Y ALMACN. ....................................................................................................... 21 FINANZAS. ................................................................................................................................. 25 CONTABILIDAD. ......................................................................................................................... 26 MERCADOTECNIA. ..................................................................................................................... 27 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS. .................................................................... 28 CENTRALIZADAS. ....................................................................................................................... 30 DESCENTRALIZADAS. ................................................................................................................. 32 MIXTAS. ..................................................................................................................................... 33 CONCLUSIN ..................................................................................................................................... 35 BIBLIOGRAFA .................................................................................................................................... 36 CIBERGRAFA ..................................................................................................................................... 36
INTRODUCCIN
El presente trabajo tiene como objetivo analizar las funciones y formas de organizacin del rea de compras, con base en el correcto abastecimiento de productos y servicios de organizacin. Adems de entender la importancia de las compras para la obtencin de utilidades de una empresa, y de su participacin esencial en la fijacin de precios de venta.
Posteriormente, se estudia las funciones especficas del rea de compras y la necesidad de contar con el personal adecuado en este puesto de gerente, jefe o encargado de compras.
Por otra parte se presentara los objetivos generales y especficos de un departamento de compras, para la eficiente administracin de materiales, a travs del establecimiento de normas y polticas. Uno de los temas ms relevantes a tratar ser la relacin existente entre el rea de compras con los otros departamentos de una organizacin; tales como: produccin, ventas y distribucin, almacn, finanzas, contabilidad y contabilidad.
Se analizara la informacin que el rea de compras intercambia entre los departamentos que se mencionaron anteriormente, con el fin de mantener una excelente administracin de los insumos y recursos materiales de la empresa, adems de su relacin con los planes de produccin y ventas que se pretendan.
Y finalmente se muestra la forma estructural de la organizacin de las compras, con esto tendr una visin de la forma en que integran el rea de ventas dentro de su e estructura orgnica, y las ventaja y desventajas que implica cada tipo organizacin, dndonos cuenta de cmo se maneja esta dicha seleccin por lo que la empresa comercie y por sus principales necesidades.
CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE LAS COMPRAS.

A las compras se les define de la siguiente manera: Compras: Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor ms apropiado. Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organizacin de la compaa. La administracin de las compras, es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compaa, el cual est integrado de personal profesional capacitado, con experiencia, el cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos, y servicios que necesitan los dems departamentos de la empresa para realizar sus actividades; es decir, funge como mediador. Las compras son importantes por las siguientes razones: 1. No es posible hacer ventas apropiadas a menos que los materiales empleados en la fabricacin se adquieran a un costo final proporcional al que obtienen los competidores. 2. La operacin eficiente de cualquier industria depende de la renovacin adecuada de la inversin. 3. Por sus estrechos contactos con otras compaas y con el mercado en general, Compras est en situacin de aconsejar a la empresa sobre: Nuevos materiales que puedan usarse con ventaja para sustituir los que se emplean en dicho momento. Nuevas lneas o surtidos posibles de productos para aadir a la produccin. Variaciones de tendencias, ya sea en precios o en otros aspectos que puedan afectar a las ventas de la empresa. Aumento del crdito de la empresa dentro del rea en que se desenvuelve.
CARACTERSTICAS DEL REA DE COMPRAS.
Sus contactos con el mercado y en general con los vendedores, con las normas de fabricacin y comerciantes de las industrias, hacen posible que Compras aporte una ayuda muy valiosa para elaborar planes, ya sea para lanzar nuevos productos, para planear la produccin, fijar normas, etc. El bienestar de la compaa depende de la rotacin de sus inventarios y de la mejor forma de utilizacin de su capital. Los problemas de las compras son de los que estn ms ntimamente ligados con la administracin de existencias. Las empresas pequeas y medianas no necesitan de una complicada estructura para organizar su funcin de suministros. El director de la empresa debe decidid sobre la poltica general de compras, debe tambin, de ser posible delegar su aplicacin en uno de sus colaboradores.
OBJETIVOS DEL REA.
a) Terminar con las desviaciones que ocasionan prescindir de los materiales o servicios, invirtiendo el minimo en su compra. b) Que los artculos tengan la calidad que se requiere para lograr el propsito de la Entidad. c) Valuacin de los servicios que otorgue el proveedor, de acuerdo a las necesidades de cada ente. d) Evitar los riesgos al realizar un mal pedido. e) Lograr que la Compaa tenga prestigio en cuanto a seriedad y cumplimiento, utilizando parmetros de calidad a beneficio de las personas que se interesen en la produccin. f) Mantener ante los proveedores prestigio, buenas relaciones, creando tcnicas nuevas para minimizar los costos y aumentar la calidad de sus acciones, y as obtener crditos, cuando sea necesario. g) Lograr coordinar las relaciones de compras con otros
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departamentos, ya que las decisiones que se tomen en el departamento de Compras, afectan a los dems departamentos de la Organizacin, por lo cual, dicho Departamento necesita ayuda de todo el personal. Implantar procesos, controles, y polticas de Compras. Evaluar el anlisis de costo y valores. Seleccionar personal de calidad. Economizar las actividades en el Departamento. Comunicar a los niveles jerrquicos superiores de la rotacin de inventarios.
De manera muy general, se puede concluir que los objetivos estn encaminados a lo siguiente: Conjuntar la Funcin de Compras con las dems reas de la Empresa. Mantener informados a todos los niveles jerrquicos de lo que ocurre en el Departamento y de lo que efecta. Ser eficiente y eficaz en su desempeo.
ORGANIGRAMA.
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organizacin. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, esquematiza las relaciones jerrquicas y competenciales de vigor en la organizacin. El organigrama es un modelo abstracto y sistemtico que permite obtener una idea uniforme y sinttica de la estructura formal de una organizacin. Desempea un papel informativo. Presenta todos los elementos de autoridad, los niveles de jerarqua y la relacin entre ellos. En el organigrama no se tiene que encontrar toda la informacin para conocer cmo es la estructura total de la empresa. Organizacin del departamento de compras
Jefe de compras
Subjefe de compras
Comprador de maquinas
Comprador de pinturas
Comprador de articulos de oficina e impresos
Empleo archivo, correspondencia y seguimientos
Comprador de sucursal "A"
Jefe de compras: Persona que aprueba las compras. Subjefe de compras: Intermediario entre el jefe de compras y los compradores. Analista de valor: Estructura los costos realizados Empleado de Archivos: Correspondencia y seguimientos llevara todo el papeleo Comprador: Es encargado de buscar proveedor, cotizar, calidad, beneficios, etc. Comprador de materia prima: Buscara proveedores con artculos que se necesitan en el Depto. De produccin Comprador de suministros: Artculos de oficina. Comprador de maquinaria: Maquinaria que se utiliza en el proceso de produccin
FUNCIONES.
El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de produccin debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organizacin. Principales funciones del departamento de compras:
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Atender oportunamente los proveedores (sin discriminar entre grandes y pequeos) Recibir muestras y cotizaciones Anlisis y definicin de nuevos productos en forma oportuna Anlisis y aceptacin de nueva lista de precios Revisar y actualizar las bases de datos Negociar descuentos y condiciones de pago Visitar la competencia y el medio Visitar los almacenes propios de la compaa
Visitar las bodegas o centros de distribucin y zonas de almacenaje y despacho de mercancas Asistir a lanzamientos y eventos que apoyen a la comercializacin de productos Establecer excelentes y adictivas relaciones con los colegas de la competencia Definir artculos promocionales y destacables en eventos especiales Determinar las cantidades de compra Hacer conocer oportunamente a otras reas de la empresa las condiciones de negociacin y los cambios que se presenten en las relaciones comerciales con los proveedores Conocer la rentabilidad de los productos y de los proveedores Estar informado de los nuevos productos que se lancen al mercado Verificar el cumplimiento de las rdenes de compra en lo relacionado con las fechas, cantidades y calidades Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan mejorar las utilidades de la empresa Estar informado permanentemente de las necesidades del consumidor Resolver oportunamente todos los asuntos planteados por otras reas inherentes a su funcin.
DESCRIPCION Y ANLISIS DEL PUESTO.
El jefe de compras tiene una serie de funciones, delega buena parte de las mismas al personal de su sector como:
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Persona que dirige y organiza el departamento de compras Representa a la empresa en las vinculaciones con otras formas Tiene el poder de decisin a nivel ejecutivo Al ser responsable del departamento quizs origine ms erogaciones de la empresa, debe tratar dichos desembolsos Procura que los materiales ingresen en el momento apropiado para que el proceso productivo no se detenga Esta permanentemente informado de los materiales comprados para no deteriorar la calidad de los productos a fabricar Esta actualizado sobre nuevos materiales surgidos en el mercado que puedan beneficiar a la empresa
Mantiene una buena imagen de la empresa con los proveedores Las responsabilidades inherentes al jefe de compras son: Estar a cargo de la confeccin de los informes a presentar en la direccin Establecer normas de accin para la funcin de compras Participar en las reuniones entre departamentos, bien sea para considerar planes de accin generales de la empresa o para la preparacin de las normas de procedimientos que nos hemos referido Intervendr de manera directa en las adquisiciones principales que se hayan establecido por la direccin
En base a las tareas y responsabilidades enumeradas se deduce que el jefe de compras acta como un ejecutivo de carcter tcnico, que posee conocimientos en materia administrativa. El jefe de compras debe es el organizador y el que dirige el departamento, cuenta con cualidades dignas del cargo que ocupa. Para elegir al jefe de compras se tiene en cuenta su personalidad, antecedentes en actividades similares, visin para los negocios y sentido comn para resolver con habilidad las situaciones que se le presenten y tomar las decisiones sin demoras.
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RELACIN DEL REA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIN.

Comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto. En la actualidad compras como tal, ha evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y almacenes. Objetivos Del rea: El objetivo del departamento de compras, contempla dos aspectos que se oponen entre s:
1. 2.
Se requiere la menor inversin en el inventario, debido a que otros recursos que no se destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otra manera no sera posible financiarlos. Hay que asegurar que el almacn disponga de inventario suficiente para enfrentar la demanda de nuestros clientes cuando se presente y para que la produccin funcione correctamente.
El presupuesto de Ventas de una empresa es el estimado de lo que se va a vender en un perodo determinado. Una empresa comercial tendr detallado lo que piensa vender de los productos terminados que comercializa, y por tanto debe pedirlos a sus proveedores. Una empresa industrial debe fabricar los productos que va a vender, por tanto deber tener un plan de compras de materias primas (MP), materiales de empaque, ingredientes y otros, necesarios para fabricar los productos terminados (PT) que luego desplazar al comercio. Funcin de compras y abastecimientos con la organizacin. En la poca actual, es necesario poseer una clara comprensin de los objetivos y principios bsicos de la funcin de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organizacin, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organizacin, estn interrelacionadas.
La funcin de compras, que abarca todas las actividades necesarias para procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organizacin, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la funcin de produccin para manufacturar o procesar el producto, con la funcin de ventas y distribucin, y con todas las otras funciones de ejecucin en el esfuerzo global organizado.
A continuacin se detallan las relaciones recprocas que surgen en el quehacer de una empresa
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Compras Ventas
Comerciar es el acto de obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo correcto y en el lugar correcto. Pronostica ventas
Produccin Almacn Mercadotecnia Contabilidad Finanzas

Emite requisicin de compras Lleva el registro y control de la entrada de materia prima o insumos y la salida de productos terminados Intercambio, planeacin y fijacin de precios. ]Es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios, promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente. Negociar con los proveedores alguna rebaja Facturacin y registro de las ventas y compras de productos y servicios. Auditorias Presupuestacin Analiza costobeneficio.
Legal
Aprobacin de firmas legales para autorizar la compra. Contratos.
INGENIERA Y PRODUCCIN.
Ingeniera: Este departamento tiene como funcin disear los procesos de fabricacin de producto, y realizar los cambios y modificaciones de los mtodos de fabricacin del producto. Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da informacin importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras caractersticas del material como son: resistencia, dureza, tensin, dimensiones etc. El departamento de compras hace recomendaciones para la variacin o cambio de diseo para lo cual requiere de una reunin entre los involucrados que son; Ingeniera, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.
Produccin: En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras. El personal de produccin est interesado en la produccin de artculos y cumplir con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros en trminos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar costos de ese inventario, los trabajadores de produccin se acostumbran al uso de un material en especial y quieren que sea siempre el
mismo y no debe ser cambiado pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de abastecimiento y flexibilidad. El Depto. de Produccin necesitar de esas MP y los otros materiales para transformarlos en PT.
Semanalmente se prepara un programa de lo que se va a trabajar en las plantas y por tanto se revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el caso de no haberlo, se comunican con Depto. de Compras, ya sea para que agilice el ingreso, pues puede que el producto se encuentre en aduanas o est en camino o que busque un proveedor para conseguirlo lo ms pronto posible. El Depto. de Compras es el responsable de abastecer la MP y todo lo necesario para que el Depto. de Produccin puede producir lo que se va a vender de acuerdo con el presupuesto de ventas, por tanto, su labor es colocar los pedidos en su debida oportunidad para que haya un suministro, cuyo flujo sea permanente y en las cantidades suficientes y en las fechas oportunas, para facilitar la labor de ese Depto.
Departamento Legal: Puesto que todas las ordenes de compras son un contrato legal cada organizacin requiere de este departamento para revisar las clusulas del contrato y protegerse, una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones las hace un abogado y se puede usar la transaccin mediante formas estndares impresas. Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurdico para asesorarse.
Como el departamento de compras representa legalmente a la compaa puede requerir de firmas de varios departamentos como son: Finanzas, contabilidad, y departamento legal para autorizar la compra estas facetas de la ley tienen importancia en el departamento de compras ya que ellos determinan los precios.
VENTAS Y DISTRIBUCIN.
Distribucin: Una de las actividades muy importantes dentro de logstica del abastecimiento es el transporte, o sea el movimiento hacia nuestra empresa, de lo comprado. Ese movimiento debe ser hecho por personas conocedoras del manejo que debe tener un producto, segn la naturaleza del mismo. Si la empresa tiene su propia flota para el transporte del producto, se debe contar con personal capacitado para el buen manejo de los productos, ya sean terminados o MP y el resto de materiales. Si la empresa no tiene su propia flota y debe contratarlo, y la responsabilidad del Depto. de Compras es de seleccionar la empresa de transporte idnea para el manejo de los productos a transportar. Se debe tener presente que un producto se puede daar por su mal manejo o podra ocasionarse daos a terceros lo que dara lugar a demandas para la empresa compradora.
Si se daa el producto, se corre el riesgo del desabastecimiento para poder producir o vender y el mercado quedara sin la presencia del producto y las ventas no se alcanzaran y lo peor sera que la competencia de apodere de nuestros consumidores. La responsabilidad de la empresa transportista contratada es dar el mejor servicio posible en el manejo de los productos que va a trasladar; el personal que utilice deber ser un personal bien capacitado, conocedor de las mejores tcnicas para el cuidado de los productos y que ese servicio sea con la prontitud deseada, es decir que no se atrasen por cuestiones ajenas al buen servicio. Mercadeo: En una empresa comercial, el Departamento de Mercadeo tiene participacin en el establecimiento del Presupuesto de Ventas y se relaciona con productos terminados que hay que pedir a los proveedores y el Departamento de Compras debe establecer el plan de compras para abastecer esos productos al Depto. de Ventas. En una empresa industrial ya se explic la forma de abastecer lo que se necesita para vender.
Ahora bien, como se sabe, un Depto. de Mercadeo hace promociones para apoyar las ventas de determinados productos en determinados momentos del ao, con el propsito de alcanzar metas. Algunas promociones se disean orientadas a los clientes mayoristas o para el consumidor final. Como ejemplos tenemos que algunas veces se incluyen aparatos electrodomsticos para obsequiar a los mayoristas o se ofrecen algunos
artculos a los consumidores finales, como podran ser cepillos dentales, toallas de mano, toallas de bao, cepillos para el cabello, secadores de pelo, productos 2 por 1, etc. El Gerente de Marca, sabe lo que quiere y entonces llama a proveedores de artculos promocionales o empresas especializadas para negociar con ellos los precios, las cantidades necesarias, las fechas en que se necesitan, colores, tamaos, etc. Una vez realizada la negociacin, pasa al Depto. de Compras todos los detalles acordados con el proveedor para que sea ese Depto. quien le d seguimiento a la compra. Es decir, el Depto. de Compras emite las rdenes de compra de acuerdo a lo negociado por el Gerente de Marca y ver de que el proveedor cumpla con todas las especificaciones acordadas. Una vez se estn recibiendo los artculos solicitados, se le informa al Gerente de Marca de los detalle de los ingresos a la Bodega.
Ventas: Los ejecutivos de compras son responsables de obtener materiales con la calidad y en las cantidades correctas al menor costo posible. Perciben a los ejecutivos de ventas como los quienes presionan para obtener varios modelos en una lnea de productos lo que requiere comprar pequeas cantidades en muchos artculos, en vez de grandes cantidades de unos cuatros.
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Compras y Organismos Externos: 1) Proveedores Sumamente importante pues son quienes abastecen a la empresa de lo que se necesita y que ellos pueden proporcionar.
El Depto. de Compras debe seleccionar a los mejores proveedores que se encuentran tanto en el territorio nacional como en el extranjero. Dentro de las caractersticas que se deben tomar en cuenta para esa seleccin estn las siguientes: Que proporcione la calidad que se necesita para los productos de la empresa. Que ofrezca precios competitivos. Que su situacin financiera sea muy buena para sus operaciones. Que cumpla con los compromisos acordados y sobre todo el buen servicio esperado. Que proporcione garantas y servicios pos-venta Por parte de Compras: Que los pagos se efecten en los plazos acordados Cumplir con los acuerdos que se negociaron Honrar las rdenes de Compra colocadas.
2) Aduanas Son las oficinas del Gobierno que se encargan de velar por el control de las mercaderas que ingresan al pas y que vienen del extranjero y que pagan aranceles. Aquella mercadera que no pasa por estas instalaciones y no pagan los aranceles correspondientes y que no son inspeccionadas por las autoridades aduaneras, se considera contrabando. Es muy importante que los documentos que se presentan en la Aduana sean congruentes con los embarques, ya sea cantidad de bultos, peso de los contenidos, lugar del origen, formulaciones qumicas, etc. pues si surgen dudas por parte de las autoridades, un embarque puede ser retenido en cuarentena mientras se determina con certeza de lo que se est importando. Cuando sucede esa situacin de retencin, el Depto. de Compras debe atender los requerimientos que hace la Aduana para que se agilice la liberacin del producto, pues muchas veces es un material que urge en la planta para producir o en caso de empresa comercial, urge para atender un cliente.
3 - Otros organismos: Ministerio de Agricultura: donde se obtienen permisos para la importacin de productos de origen animal, vegetal o animales en pie. Ministerio de Salud: donde se obtienen permisos para la importacin de medicinas, alimentos de consumo humano. En estas oficinas tambin se consiguen los permisos de libre venta para esos productos. Ministerio de Defensa: donde se obtienen los permisos para la importacin de armas y municiones para las mismas y algunos productos qumicos que sirven para la produccin de fertilizantes, pero que tambin se utilizan para la fabricacin de explosivos. Junta de Vigilancia de la Profesin Mdica y Farmacutica (JVPM): Donde est la oficina que autoriza el permiso para la importacin de qumicos que se usan en la fabricacin de diversos productos terminados.
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INVENTARIOS Y ALMACN.
Almacn (bodega): El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales (materia prima) o productos terminados. Por lo tanto, el almacenamiento o resguardo de los materiales ha de ser ordenado y con las condiciones ms favorables que ayude a la consecucin de los objetivos de la empresa. As, al comprar y guardar materiales en almacn se debe consciente de que esto es exactamente lo mismo que depositar dinero en un banco, dado que su finalidad es: Protegerlos Generar Utilidades Administrarlos correctamente
Las inversiones en materiales se aprovechan mejor si la empresa puede convertirlas, otra vez, en dinero en el plazo ms corto posible. La frmula de oro de una empresa que se dedica a la comercializacin de productos terminados consiste en comprar y exhibir el mayor nmero de productos y desplazarlos antes de la fecha lmite de pago convenido. La forma de organizar un almacn depende, entre otros factores, de: Tamao de la empresa Organizacin de la empresa (centralizada, descentralizada o mixta) Diversidad en la produccin o comercializacin Programacin de la produccin.
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Funciones que debe coordinar: Recepcin de materiales (maniobras de carga y descarga) Registro de entradas y salidas (recepcin y embarques) Almacenamiento de materiales (resguardo y custodia) Control de los materiales (control de inventarios) Informacin constante a los departamentos de compras, ventas y produccin, sobre las existencias reales de materias primas o producto terminado. Interaccin con los departamentos de compras, produccin, trfico y contabilidad, fundamentalmente. Planeacin y manejo: Para la planeacin y el manejo del almacn es preciso: Conocer los artculos que se van a almacenar. Disponer de reas suficientes para recepcin, almacenamiento y entrega, as como para maniobras de carga y descarga. Conocer las dimensiones, peso, medida y caractersticas por unidad de los materiales o productos.
Manejo de materiales: Es indiscutible que el conocimiento de las caractersticas principales de los materiales permita un buen manejo y una mejor clasificacin de los mismos. Entonces las condiciones del almacn debern ser las ms apropiadas para cada material. Es importante hacer nfasis en que, sin importar las condiciones ambientales del almacn, en todo momento debern observarse estrictas normas de seguridad e higiene. En otras palabras el departamento de almacn debe encontrar el equilibrio adecuado entre cuanto pedir y cuando hacerlo; esto implica la existencia de una reserva en inventario como parte de la relacin almacn-compras-produccin.
Inventarios: Un inventario es la verificacin fsica que realiza el departamento de almacn para cuantificar las existencias de todos los materiales, llmese materias primas, productos semiterminados o terminados. La administracin de inventarios es, segn el doctor Lewis, la ciencia basada en el arte de controlar la cantidad de existencias posedas bajo diferentes formas dentro de un negocio para satisfacer de la manera ms apropiada los requerimientos impuestos sobre dicho negocio. Evita la acumulacin excesiva de materiales, as como su deterioro, mermas, obsolescencia, robo, etc. Desde el punto de vista financiero, el modelo ideal sera no tener inventarios, lo que podra ocurrir solamente en productos terminados si su desplazamiento (venta) ocurriera antes del vencimiento del pago de facturas, o bien la instrumentacin de la teora Justo a Tiempo, lo que implicara un cambio total en la filosofa y cultura de todo el personal de la empresa. Para controlar mejor los inventarios es conveniente conocer la rotacin o desplazamiento de ciertos productos, lo que puede lograrse mediante el siguiente procedimiento: Determinar el promedio diario de las ventas de un producto, dividiendo las ventas de un periodo entre el nmero de das establecidos para la integracin del importe total de las mismas. Acto seguido, se vala las existencias a qu precio de venta y se dividen entre el promedio diario de las ventas, lo que dar como resultado el nmero de das en que el inventario se podr terminar. La existencia de inventarios obliga a tener materiales en existencia disponibles para satisfacer las necesidades de la empresa y as no perder continuidad en la
produccin y/ o comercializacin de los mismos, por lo cual debe instrumentarse un sistema de control de inventarios que resuelva dos problemas fundamentales: Cunto pedir Cundo pedirlo.
La decisin de cunto pedir y cundo pedirlo es el problema que realmente debe resolver almacn, haciendo estimaciones o pronsticos que le permitan encontrar el equilibrio adecuado entre estos dos elementos. Estos cuestionamientos son de suma importancia para la funcin de almacn. El control de materiales abarca tres etapas diferentes: El desplazamiento de materiales hasta el punto donde entran en el proceso de produccin. El desplazamiento de los materiales desde que entran en produccin hasta su salida como producto terminado La de los productos acabados.
Al departamento de almacn le interesa que el inventario de las materias primas o materiales de produccin sea lo ms preciso posible; es decir, la materia que ser consumida directa o indirectamente por los procesos de fabricacin (materias primas o semielaboradas, piezas o componentes, repuestos y suministros).
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FINANZAS.
Cuando se dice Finanzas, se quiere dar a entender que es la Tesorera, el Depto. que paga las cuentas de la empresa. Hay una temtica acerca de que si debe ser Finanzas quien autorice el Plan de Compras al Depto. de Compras y en mi opinin, se debe tomar en cuenta lo siguiente: Un Presupuesto de Ventas se hace oficial despus de que las altas autoridades y el Depto. de Mercadeo y Ventas hacen un anlisis del mercado, sobre la participacin que la empresa tiene de ese mercado y se han establecido metas de crecimiento, por lo tanto las cantidades a vender estn dentro de la estrategia de la empresa y por tanto el plan de compras gira alrededor de ese presupuesto. Una organizacin debe trabajar en equipo para alcanzar esas metas de las ventas, pues de ah depende la existencia de la empresa, es decir esos objetivos son por los cuales debe trabajar toda la organizacin. El Departamento de Compras establece lo que va a comprar, que es lo necesario para poder vender lo establecido en el Presupuesto, por tanto el Depto. de Finanzas debe aceptarlo sin hacerle recortes porque no tiene dinero para los pagos. Lo que sucede en algunas empresas. El Departamento de Compras remite su plan de compras al Depto. Finanzas con el propsito de que ellos elaboren su Presupuesto de Efectivo (Cash Flow) para el perodo correspondiente. Si en alguno de esos meses se detecta que no habr efectivo para pagar compromisos, la gestin que deben hacer es conseguir el dinero, ya sea por medio de financiamiento bancario (Capital de Trabajo) o de ver si se recupera la mora de clientes que se tenga.
Ahora bien, cuando el proveedor ha entregado el producto en su totalidad y que ha cumplido con lo que establece la Orden de Compra, el Departamento de Compras, remite al Depto. de Finanzas los documentos necesarios para que programen el pago correspondiente. Esta operacin de pago debe hacerse de acuerdo a lo pactado con el proveedor. Si nos ha dado crdito pagarle al vencimiento del plazo establecido, pues eso nos dar prestigio ante el proveedor y nos mantendr con el crdito abierto y si se ha pactado pago al contado contra entrega, tambin se debe cancelar lo ms pronto posible.
CONTABILIDAD.
Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la compaa estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de resultados, facturar y registra las operaciones financieras. Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna rebaja o descuentos, los artculos comprador por el departamento de compras estn sujetos a la inspeccin en el rea de adquisicin.
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MERCADOTECNIA.
El depto. de Mercadotecnia tiene la finalidad de satisfacer las necesidades y deseos a travs de un proceso de intercambio, planeando un producto, fijando precios, promoviendo y distribuyendo bienes y servicios que satisfagan al cliente.
Teniendo, en claro lo anterior se puede afirmar que el departamento de mercadotecnia influencia constantemente la administracin de compras mediante el suministro de la informacin que se especifica a continuacin: Pronsticos de Ventas relacionados con los niveles de demanda futura. Esta informacin es necesaria para la planificacin eficaz de la cantidad de materia prima o materiales necesarios para llevar a cabo las campaas mercadolgicas que se deben comprar en el futuro y as, se puedan establecer programas de compra de manera que se prevean futuras fluctuaciones en la demanda. Los requisitos de calidad del cliente. El gerente de compras necesita esta informacin (en correlacin con el Depto. De produccin) para planear cuales maquinas, herramientas, procesos, y dems componentes del sistema de compra (y produccin en dado caso) se habrn de usar para satisfacer los requisitos de calidad. La retroalimentacin del cliente relacionada con los productos. En vista de que el departamento de mercadotecnia es el componente de la firma que est en contacto directo con los clientes, la informacin sobre las quejas relacionadas con los productos que ah se reciben pueden ser dirigidas al departamento de compras y produccin por los mismos empleados de mercadeo. En muchas ocasiones, los clientes pueden encontrar caractersticas en el producto que podran crear problemas al ser usados. Si mercadotecnia pudiera brindarle esta informacin al gerente de produccin y a su vez al de compras, y a la vez corrigieran el problema, el resultado sera una menor cantidad de clientes insatisfechos y un mayor volumen de ventas en el largo plazo.
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La retroalimentacin del proveedor relacionada con los negocios realizados con el Departamento de Compras. El Departamento de Mercadotecnia adems de gestionar una relacin eficiente con el cliente, tambin tiene como labor gestionar eficientemente las relaciones externas de la empresa, en especfico con los proveedores, mismos que tienen una relacin directa con el departamento de compras. La mercadotecnia permite realizar investigaciones de percepcin y satisfaccin de los proveedores con respecto a nuestra empresa, otorgando as una ventaja competitiva que radica en poseer buenas relaciones con los proveedores para que la competencia no obtenga mayores beneficios a lo que nosotros obtenemos de nuestros proveedores.
A pesar que el gerente de compras recibe informacin relevante del departamento de mercadotecnia, sus funciones demandan mucho ms que escuchar o recibir la informacin proveniente del personal de comercializacin.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS.

Hay compaas en las cuales, existe el Departamento de Compras para abastecer de insumos a todos los departamentos, en cambio en otras, cada uno de los departamentos se encarga de adquirir los recursos que necesita. Cmo estructurar u organizar este departamento, depender de la magnitud de la empresa y de lo complejo que resulte la tarea de compras, En una empresa pequea se entiende que el volumen de compras es mnimo y poco heterogneo, por lo que se puede organizar de tal forma que se dicha funcin recaiga en una sola persona con un asistente que le auxilie para realizar trabajos complementarios; este tipo de organizacin no implica ningn problema y se trabaja de manera centralizada.
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En una empresa mediana, donde la actividad de compras es ms compleja, la organizacin deber ser de otra ndole y con personal ms capacitado, y en algunos casos, con cierto grado de especializacin; se puede trabajar con un sistema centralizado o descentralizado. En una empresa grande, donde la tarea de compras es ms amplia y especializada, la organizacin de este departamento deber estar bien definida en cuanto a sus funciones, procedimientos, polticas y objetivos, y dependiendo de su naturaleza, se puede establecer una organizacin centralizada, descentralizada o mixta. Mediante la estructura organizacional se puede visualizar fcilmente si la empresa se maneja bajo un sistema centralizado, descentralizado o mixto para la toma de decisiones; adems, permite que sus actividades se hagan a los costos ms bajos y con lo excelente calidad, en el momento ms oportuno y procurando que se realicen en forma constante para estar posibilidades de competir con otras empresas. Para lograr una adecuada organizacin del departamento de compras, se deben considerar los siguientes aspectos. Objetivos. Funcionalidad. Organizacin.
Organizacin interna de un departamento de compras
Jefe de compras
Subjefe de compras
Comprador de mquinas
Comprador de artculos de oficina e impresos
Empleado archivo, correspondiencia, seguimientos
Comprador de sucursal "A"
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EL PERSONAL DE COMPRAS (TICA). El personal que realiza funciones de compras es muy vulnerable cuando se trata de cuestiones de tica. Lo anterior obedece a alas cantidades de dinero que maneja, por razn de las adquisiciones que realiza y por el trato continuo con fuentes externas de la compaa. El personal de comparas debe actuar con cortesa y lealtad hacia los proveedores, sin olvidarse de manejar valores ticos, el comprador no debe someterse a obligaciones especiales con los proveedores por razn de las excesivas atenciones que tuvieran con l.
CENTRALIZADAS.
El sistema centralizado tiene dos significados: el primero ser refiere a la concentracin de autoridad en un departamento, y el otro, ms comn, al control central de las compras, de ordinario en las oficinas generales, aunque haya diversas sucursales en distintos lugares. Las ventajas de este sistema son: Un mayor control sobre el volumen de las compras. Facilita el control de las piezas compradas, as como la calidad de las mismas. Mayores descuentos en grandes volmenes de compras. Utiliza menos personal de compras. Permite procedimientos uniformes y un mejor control sobre ellos. Existe mejor control de inventarios, con la consiguiente disminucin de inversiones. Evita duplicidad de funciones. Los problemas generales son aclarados en una sola entrevista con el comprador. Reduce considerablemente el papeleo.
Sus desventajas son las siguientes:
En situaciones urgentes no siempre se pueden atender rpidamente los requerimientos.

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La prdida de personal valiosa, repercute ms en este sistema que en el descentralizado. El personal que est lejos del punto donde van a utilizarse los artculos es ajeno a los problemas regionales. El personal de compras tiene ms cargas de trabajo Lentitud al trasladar materiales del almacn general a otras sucursales Mermas o faltantes en las transferencias de materiales del almacn general a otras sucursales. Gastos adicionales por maniobras de carga y descarga, etctera.
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Estructura de una organizacin centralizada.
DESCENTRALIZADAS.
En este tipo de organizacin existen varios grupos independientes de compras que reportan a sus jefes de las plantas o sucursales, sean locales o regionales, en vez de hacerlo a un jefe de adquisiciones general. Las ventajas de este sistema son: En situaciones urgentes pueden realizar compras en forma ms rpida. Formar personal ms experimentado y especializado. Es posible mantener la responsabilidad y la autoridad ms cerca de los problemas y permite mayor flexibilidad.
Sus desventajas son las siguientes:

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La empresa tiene menos control sobre las compras regionales. No siempre se obtiene la misma calidad de los materiales y piezas compradas.
Los descuentos son menores. Se utiliza ms personal de compras No se pueden resolver problemas se servicio en una sola entrevista En ocasiones un comprador regional no quiere entregar o transferir materiales que escasean, por temor a que pueda necesitarlos.
MIXTAS.
Este sistema opera en empresas grandes y con varias sucursales, en las que por su giro, realizan de manera descentralizada sus compras, ya que esto no afecta mayormente la calidad, precio ni condiciones de pago, y s les favorece en la continuidad, volmenes y condiciones de entrega. Sin embargo cuando se trata de compras de maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones que deben ser aprobadas por el comit de compras, o que la alta direccin considera elevadas, las compras se llevan a cabo de manera centralizada; es decir que al realizar la misma empresa compras centralizadas y/o descentralizas, se dice que est operando bajo un sistema mixto.
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CONCLUSIN
Al desarrollar esta unidad hemos podido corroborar con teora como es que se lleva a cabo las funciones del departamento de compras, adems de su importancia dentro de la empresa ya que es esencial que este departamento tenga un rol clave dentro de la misma. De manera detallada entendimos que son las compras y cul es el beneficio que le otorga a la empresa dentro de un marco institucional que promueve la compra de bienes y servicios. Es importante saber que las compras tienen que ver con todos los departamentos de la empresa, aunque si bien en algunos departamentos est ms inmiscuida que en otros. Departamentos como lo son las ventas, finanzas, produccin, etc. Que ya hemos analizado detenidamente en este trabajo estn correlacionados con el departamentos de compras de tal manera que no solo tienen que ver en la adquisicin de productos, sino tambin en la toma de decisiones que se deben de tomar para poder llegar a los objetivos de la empresa que pueden ser: Que los artculos tengan la calidad que se requiere para lograr el propsito de la Entidad, Valuacin de los servicios que otorgue el proveedor, de acuerdo a las necesidades de cada ente, Evitar los riesgos al realizar un mal pedido, etc. De igual manera pudimos conocer cmo estn constituidos los organigramas de la empresa siendo estos escalonados para poder delegar las funciones del rea de compras en cargos esenciales para su funcionamiento, esto depende del tamao de la empresa la cual se desarrolla dependiendo de su volumen dentro del mercado. De esta manera podemos saber si una empresa requiere un modelo centralizado o descentralizado para el manejo de sus compras. Entendiendo que muchas empresas aplican estas 2 tcnicas para poder beneficiarse de la compra inmediata si as lo requieren en algn momento especfico, y de igual manera planificada para la adquisicin de activo fijo para su empresa. Al desarrollar esta unidad reforzamos nuestros conocimientos acerca de la funcin de departamento de compras y ampliamos nuestro conocimiento del rea. Pudiendo conocer cmo se desarrolla el puesto y con esto poder acercarnos un poco ms a sus funciones que son de suma importancia para alcanzar los objetivos de la empresa.
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BIBLIOGRAFA
Adquisiciones y Abastecimientos, Del Rio Gonzlez Cristobal. Ed. Cemgage Learning, Mxico 2010, 5ta edicin. Administracin y compras de materiales, Leenders, Michiel. Ed.PatriaCultural 11 Edicin Mxico 2005. Conceptos modernos de administracin de compras, Por Alberto Montoya Palacio Editorial Norma. Adquisiciones y Abastecimientos, Del Rio Gonzlez Cristbal. Ed. Cemgage Learning, Mxico 2010, 5ta edicin. Compras de un enfoque estratgico Mecinas Cruz Leonel. Ed Mc Graw Hill Mxico 2007 Primera Edicin. Adquisiciones y Abastecimientos, Del Rio Gonzlez Cristobal. Ed. Cemgage Learning, Mxico 2010, 5ta edicin. COMPRAS: Un enfoque Estratgico, Leonel Cruz Mecinas, Ed. Mc Graw Hill, Mxico 2011, 6ta edicin. COMPRAS: Principios y Aplicaciones, Salvador Mercado, Ed. LIMUSA, Mxico 2010, 4ta edicin.
CIBERGRAFA
http://departamentodecompras00.blogspot.mx/2008/07/departamento-decompras.html http://www.monografias.com/trabajos93/relaciones-reciprocasdepartamento-compras-y-otras-unidades/relaciones-reciprocasdepartamento-compras-y-otras-unidades.shtml http://www.mailxmail.com/curso-mejora-procedimientos-compras/relaciondepartamento-compras-departamentos http://industrial.frba.utn.edu.ar/MATERIAS/proyecto_final/archivos/compras _terlevich.pdf http://www.elprisma.com/apuntes/ingenieria_industrial/comprasgerencia/def ault2.asp
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INSTITUTO POLITCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIN UNIDAD SANTO TOMS

PROFESOR (A): MARISELA GUEVARA YEZ.

UNIDAD I: INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE LAS COMPRAS

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CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE LAS COMPRAS.

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CARACTERSTICAS DEL REA DE COMPRAS.

OBJETIVOS DEL REA.

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Comprador de articulos de oficina e impresos

Empleo archivo, correspondencia y seguimientos

Comprador de sucursal "A"

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DESCRIPCION Y ANLISIS DEL PUESTO.

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RELACIN DEL REA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIN.

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Produccin Almacn Mercadotecnia Contabilidad Finanzas

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LAS COMPRAS.

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