GUIA PARA LA ELABORACIN DE INFORMES Y RESOLUCIONES DEFENSORIALES1

ndice 1. ELABORACIN DEL PROYECTO DEL INFORME 1.1 Elaboracin del Proyecto 1.2 Consulta a las Oficinas Defensoriales y las Adjuntas 1.3 Presentacin a la Adjunta 1.4 Elaboracin del documento del proyecto 1.5 Presentacin del Informe al Comit de Alta Direccin - CAD 2. INVESTIGACIN 2.1 Enfoque del anlisis 2.2 Lineamientos y capacitacin para supervisiones defensoriales 2.3 Organizacin y realizacin de supervisiones defensoriales. 2.4 Elaborar documento con las preguntas y temas de la entrevista 2.5 Entrevistas y reuniones con ONGs, instituciones, congresistas 2.6 Bsqueda de literatura 2.7 Sistematizacin de informacin 3. REDACCIN DEL INFORME 3.1 Indicaciones para Formato, Bibliografa y Cuadros 3.2. Reglas para la estructura del Informe Defensorial 3.3 Pautas para las recomendaciones 4. ELABORACIN DE LA RESOLUCIN DEFENSORIAL 4.1 Extensin 4.2 Estructura 5. APROBACIN DEL INFORME 6. REVISIN Y CORRECCIN 7. PUBLICACIN Y DIFUSIN DEL INFORME Y LA RESOLUCIN 7.1. Impresin del Informe. 7.2. Revisin de la Resolucin 7.3Publicacin de la Resolucin Defensorial 7.4 Presentacin pblica 7.5 Difusin del Informe y la Resolucin Defensorial

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La primera versin de este documento estuvo a cargo de un equipo de comisionados de la Adjunta para los Servicios Pblicos y el Medio Ambiente. La sistematizacin y redaccin estuvo a cargo de Kantuta Vallenas, bajo la direccin de Carlos Alza Barco, en el ao 2006. Una segunda versin revisada y complementada con aportes de adjuntos y jefes de programas estuvo a cargo de Carlos Alza, Asesor de la Defensora del Pueblo a finales del ao 2007. Hasta su aprobacin formal, slo constituye una gua de apoyo para las Adjuntas.

1. ELABORACIN DEL PROYECTO DEL INFORME 1.1 Elaboracin del Proyecto Debe elaborarse una primera versin del Proyecto del Informe, el cual debe contener: 1) Ttulo probable del Informe 2) Antecedentes y planteamiento del problema 3) Objetivos del Informe 4) Justificacin e impacto 5) Esquema preliminar (con una breve explicacin -2 lneas- de lo que contendr cada punto), conteniendo los siguientes puntos: Presentacin ndice 1. Antecedentes 2. Competencia de la Defensora del Pueblo 3. Cuerpo del informe, dividido en partes segn lo requiera el trabajo 6. Conclusiones 7. Recomendaciones 8. Anexos (si fuesen necesarios) 6) Metodologa (la manera en que se desarrollar la investigacin y que permitir alcanzar los objetivos) Ejemplo: si es una investigacin basada en estadsticas, casos, etc. 7) Cronograma (debe incluir desde la recopilacin de informacin hasta la publicacin del Informe en formato libro). 8) Alianzas estratgicas (si fuera pertinente) Este documento no debe tener ms de cuatro pginas. 1.2 Consulta a las Oficinas Defensoriales y las Adjuntas La versin preliminar del Proyecto del Informe debe consultarse con las Oficinas Defensoriales y Adjuntas vinculadas al tema, a fin de recoger sus sugerencias, vincularlos desde el inicio con la investigacin y, eventualmente, coordinar actividades conjuntamente. 1.3 Presentacin a la Adjunta El Proyecto preliminar con las sugerencias de las otras reas se presenta a toda la Adjunta y estar a cargo del Comisionado o Comisionada responsable de la investigacin. El Proyecto debe enviarse en versin electrnica con no menos de 7 das ante de la reunin.

1.4 Elaboracin del documento del proyecto Se elaborar el Proyecto final del Informe que ser la base para la elaboracin de lineamientos y otras actividades vinculadas al Informe. 1.5 Presentacin del Informe al Comit de Alta Direccin - CAD El Adjunto y el comisionado respectivo harn la presentacin del Proyecto de Informe Defensorial en el CAD, en el que la Defensora del Pueblo y los miembros del Directorio podrn dar aportes, sugerencias, etc. La Defensora deber aprobar su elaboracin. Debern preparar una PRESENTACIN EN POWER POINT que contenga: El problema (por qu la DP entra en el tema: vulneracin de derechos e incumplimiento de los deberes del Estado) Objetivo general y especficos Metodologa y estrategia de trabajo Cronograma

2. INVESTIGACIN 2.1 Enfoque del anlisis La argumentacin desde la Defensora del Pueblo contiene siempre un enfoque de derechos; es decir, un anlisis que considere los efectos que tiene la accin u omisin estatal en los derechos de las personas o la comunidad. Para ello es preciso tener en cuenta los siguientes documentos: - Instrumentos internacionales de derechos humanos (convenios, declaraciones) - Jurisprudencia internacional de derechos humanos (CIDH, Corte IDH) - Jurisprudencia nacional, especialmente del Tribunal Constitucional - Constitucin Poltica del Per - Cdigo Procesal Constitucional - Acuerdo Nacional - Plan Nacional de Derechos Humanos - Otros planes sectoriales Asimismo, es importante tomar en cuenta los ejes de trabajo: polticas pblicas, gestin estatal y dialogo y paz para la gobernabilidad. 2.2 Lineamientos y capacitacin para supervisiones defensoriales En el caso de que el Informe Defensorial se realice sobre la base de supervisiones defensoriales, se deber coordinar con las Oficinas

Defensoriales respectivas la capacitacin de los comisionados en el tema del Informe. Asimismo, se elaborarn lineamientos para la realizacin de la supervisin por parte de las ODs. 2.3 Organizacin y realizacin de supervisiones defensoriales. La ejecucin de las supervisiones defensoriales est a cargo de las Oficinas Defensoriales. La Adjunta apoyar a efectos de que su realizacin cumpla con los objetivos propuestos. 2.4 Elaborar documento con las preguntas y temas de la entrevista En caso se tenga previsto realizar entrevistas o reuniones con autoridades y otras instituciones en el marco de la elaboracin del Informe, deber elaborarse un documento con la estrategia y contenido de la entrevista (temas, preguntas, etc.). 2.5 Entrevistas y reuniones con ONGs, instituciones, congresistas La realizacin de las reuniones y/o entrevistas es responsabilidad del Comisionado o Comisionada responsable del Informe. (oficios) 2.6 Bsqueda de literatura Debe contarse con una estrategia de bsqueda de bibliografa. Primero, debe definirse cules son las necesidades de informacin y el tipo de informacin que se requiere, tales como: Doctrina Normas: legislacin nacional e internacional. Posicin institucional: oficios, informes, opinin sobre proyectos de ley, comunicados, pronunciamientos, campaas, etc. En el caso de Informes Defensoriales, tanto los elaborados por la Adjunta como los elaborados por las Oficinas Defensoriales Jurisprudencia: sentencias nacionales e internacionales Estadsticas Manuales Entrevistas Segundo, las fuentes de informacin a la que recurriremos, tales como: Libros, revistas, Informes Pginas web institucionales (Congreso, ministerios, organismos reguladores, El Peruano, Corte Interamericana de Derechos Humanos, Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Derechos Humanos, etc.).

 Prensa escrita Documento final resultado de las supervisiones defensoriales Documento resultado de las entrevistas 2.7 Sistematizacin de informacin Sobre la base del esquema del Informe o los temas claves sobre los que abordar el informe, debe elaborarse un documento para clasificar y sistematizar la informacin de modo tal que facilite luego la redaccin del Informe. El modo de sistematizar depende de la lgica del Informe. Esta sistematizacin puede servir de respaldo para la realizacin de otro de actividades, como por ejemplo, de capacitacin a comisionados. 3. REDACCIN DEL INFORME 3.1 Indicaciones para Formato, Bibliografa y Cuadros Tipo de Letra: El mismo tipo de letra del ltimo Informe Anual: Century (Formato Microsoft Word)2 Tamao de Letra: 11.5 Tamao del libro: A5 (sin solapas) Tipo de papel: Papel bond de 75 gramos Cartula: A color (de acuerdo a modelo que se viene elaborando) Pegado y cosido Logo de la cooperacin: Se colocar el logo de la fuente cooperante. Si la fuente es Canasta de Fondos se colocar dicho nombre y en la parte inferior los logos de ACDI y COSUDE El ttulo del Informe debe ir en altas y bajas, porque as sale en la cartula. Por ejemplo: Informe Defensorial N 108 Pasajeros en riesgo: La seguridad en el transporte interprovincial. En el ndice, no colocar punto despus de cada ttulo o subttulo; incluir los anexos del informe. El Anexo 1 debe ser la Resolucin Defensorial. El informe no incluye Bibliografa al final del texto, por lo que sta debe sealarse en el pie de pgina bajo el siguiente modelo: AVENDAO VILCA, GIANNINA, (2005) Diseo Institucional en la Gestin del Agua: Algunos apuntes en el marco del dabate de la Ley General de Aguas. Madrid: Marcial Pons, p. 45 ALZA BARCO, CARLOS, Enfoque de derechos en los servicios pblicos. En: Debate Defensorial N 6, Lima, 2005, pp. 132Cuando se diagraman los textos en el programa Page Maker, la letra puede tener otro nombre pero luce similar a la del ltimo informe anual. Por ello, es conveniente alcanzar a la imprenta una fotocopia del tipo de letra del informe anual.
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Autores

145 Informes Ejemplo 1: organismos ORGANIZACIN MUNDIAL DE internacionales PANAMERICANA DE LA SALUD,

LA

SALUD

ORGANIZACIN

Ejemplo 2: Guas para la calidad del aire, Lima, 2004, p. 5, en: http://www.cepis.ops-oms.org/bvsci/fulltext/guiasaire.pdf Sentencias TRIBUNAL CONSTITUCIONAL, Sentencia del 6 de noviembre del 2002, Expediente N 0018-2002-AI/TC, prrafo 7.q Los cuadros o grficos se enumeran. Ejemplo: Cuadro N 1 Grfico N 1 Si se elabora el cuadro colocar debajo del cuadro: Elaboracin: Defensora del Pueblo. Si la informacin es de otras fuentes: Fuente: XXX

Cuadros o grficos

3.2. Reglas para la estructura del Informe Defensorial El Informe Defensorial tendr la siguiente estructura bsica: Presentacin Lo firma la Defensora del Pueblo y es un mensaje corto de dos pginas en que se expone: en primer lugar, la idea fuerza que da lugar al informe defensorial, el problema ms grave, ms crtico que se quiere atacar, el objetivo central del informe, su estructura, y agradecimientos a la cooperacin internacional por su apoyo. Captulo 1: Antecedentes Como referencia, se puede tomar estos puntos: 1.1. Se suele definir el derecho del que trata el informe 1.2. Caractersticas del derecho 1.3. Responsabilidades estatales respecto del derecho 1.4. Informes defensoriales o actuaciones defensoriales anteriores vinculadas al tema 1.5. Objetivos del presente informe defensorial 1.6. Metodologa del informe defensorial Captulo 2: Competencia de la Defensora del Pueblo

Ms o menos el modelo de texto es estndar en todos los informes defensoriales, salvo precisar los aspectos vinculados especficamente para cada tema. Captulo 3: La supervisin de la Defensora del Pueblo a Este captulo puede ir en esta parte (antes de los captulos de anlisis, o puede ir despus del anlisis, dependiendo la estrategia inductiva o deductiva de la argumentacin) 3.1. mbito de la supervisin 3.2. Metodologa de la supervisin 3.3. Resultados de la supervisin Captulo 4: contenido 1 Captulo 5: contenido 2 Conclusiones En principio no deben ser muy numerosas, tampoco deben ser muy extensas, y deben cubrir todos los aspectos tratados en el informe. Hay que tomar en cuenta que deben ser conclusiones del anlisis realizado, por tanto, cada conclusin debe conllevar, por principio, a una recomendacin Recomendaciones Seguir las pautas para las recomendaciones de esta gua. Anexos

3.3 Pautas para las recomendaciones El Protocolo de actuaciones defensoriales define lo siguiente: a) Recomendacin.- Se aconseja a la administracin una accin u omisin concreta que la Administracin no tiene prevista realizar y que consiste en el cumplimiento de una obligacin legal especfica o en el ejercicio de alguna potestad reconocida por el ordenamiento jurdico, para superar la irregularidad y/o vulneracin del derecho en que ha incurrido. b) Sugerencia.- Se propone a la Administracin, de manera especfica, la orientacin o los criterios que debe tener en cuenta en las acciones que tiene previstas realizar, en cumplimiento de obligaciones o ejercicio de potestades, para superar la irregularidad y/o vulneracin del derecho en que ha incurrido. 7

c) Instancia.- En algn supuesto de recomendacin o de sugerencia, se requiere expresar a la Administracin la necesidad y urgencia, de la realizacin una accin u omisin concreta, o la adopcin de determinados criterios u orientaciones para superar la irregularidad y/o vulneracin del derecho en que ha incurrido. Tambin se utiliza cuando DP requiera a las autoridades competentes el ejercicio de sus potestades de inspeccin y sancin sobre particulares que prestan servicios en virtud de un acto administrativo habilitante. d) Advertencia.- Se avisa a la Administracin de las consecuencias antijurdicas que un hecho, una situacin, o una prctica generada por su actuacin, han producido, producen o producirn, si es que no se adopta una medida que las evite. e) Recordatorio.- Se hace presente a la administracin sus obligaciones, contenidas tanto en normas legales, nacionales e internacionales, como en la jurisprudencia. f) Exhortacin.- La DP intercede ante la administracin a efectos de afianzar las relaciones de sta con los administrados, promoviendo el dilogo, el cumplimiento de acuerdos, la superacin de situaciones de hecho que impiden la solucin de problemas, entre otras de similar naturaleza, que no implican una actuacin irregular de la administracin. Estas actuaciones pueden formularse de manera alternativa, conjunta o complementaria, segn la complejidad del caso. Adems, las recomendaciones deben ser claras y directas y deben ser redactadas en infinitivo. Eso permite darles cierto tono imperativo que les otorga fuerza. Por ejemplo, Recomendamos: En vez de la implementacin de XX, implementar, legislar, adoptar, etc. 4. ELABORACIN DE LA RESOLUCIN DEFENSORIAL 4.1 Extensin La resolucin debe contener la informacin e ideas principales del informe en un mximo de 10 pginas. En principio, las recomendaciones son las mismas que las del Informe salvo que el Adjunto o la Defensora consideren lo contrario, o que el comisionado proponga un nmero menor a fin de darle mayor impacto. En ningn caso puede haber recomendaciones en la resolucin que no estn en el informe. 8

4.2 Estructura Resolucin Defensorial N 00 -2007/DP Lima, de del 2007 VISTO: El Informe Defensorial N , denominado . , elaborado por la Adjunta para los Servicios Pblicos y el Medio Ambiente. ANTECEDENTES: Contiene una breve descripcin de la situacin que motiva el pronunciamiento de la Defensora y la elaboracin del informe. El ltimo prrafo debe sealar en forme breve el contenido y propsito del informe. CONSIDERANDO: Primero: El primer considerando siempre tiene que referirse a la Competencia de la Defensora del Pueblo, segn uno o dos prrafos modelos que se encuentran en todas las resoluciones. SE RESUELVE: Artculo Primero.- APROBAR el Informe Defensorial N ., elaborado por la Adjunta para los Servicios Pblicos y el Medio Ambiente. Artculo Segundo.- RECOMENDAR a . Artculo .. .- ENCARGAR el seguimiento de las recomendaciones del Informe Defensorial N , a la Adjunta para los Servicios Pblicos y el Medio Ambiente. Artculo .- INCLUIR la presente Resolucin Defensorial en el informe Anual de la Defensora del Pueblo al Congreso de la Repblica, de acuerdo con lo establecido en el artculo 27 de la Ley N 26520, Ley Orgnica de la Defensora del Pueblo. Regstrese, comunquese y publquese. Nombre DEFENSOR(a) DEL PUEBLO

5. APROBACIN DEL INFORME El informe ser revisado por el Primer Adjunto o el Asesor de la Defensora por lo menos un mes antes de su aprobacin. Un informe requiere esfuerzo, rigurosidad, precisin. Por ello, puede ser materia de revisiones sucesivas, las mismas que suelen tomar algn tiempo. Una vez aprobado por el Primer Adjunto o el Asesor de la Defensora, se coordina con Gabinete para hacer una presentacin del Informe a la Defensora del Pueblo. Sea en el CAD o en una sesin especial (eso se decide con el Primer Adjunto). 6. REVISIN Y CORRECCIN Una vez aprobada la versin final, el Informe y la Resolucin se entregarn al Jefe de Gabinete a fin de que sean enviados a la persona responsable de la correccin de estilo. Esta labor suele tomar de 1 a 2 semanas.

7. PUBLICACIN Y DIFUSIN DEL INFORME Y LA RESOLUCIN 7.1. Impresin del Informe. Efectuados los trmites administrativos para la publicacin del informe, se enviar el informe a la imprenta 7.2. Revisin de la Resolucin La Resolucin debe ser aprobada por el Primer Adjunto en cuanto sea aprobado el Informe. 7.13Publicacin de la Resolucin Defensorial Se debe coordinar con el rea de Gabinete la publicacin de la Resolucin Defensorial en el diario El Peruano. 7.4 Presentacin pblica La presentacin pblica del Informe se hace a travs de una conferencia de prensa, para lo cual se debe tener en cuenta el procedimiento previsto por el Gabinete de Apoyo a la Defensora. Con la debida anticipacin deber cursarse las invitaciones correspondientes. La presentacin debe ser coordinada con el rea de Prensa y con Gabinete (en caso que la Defensora asista).

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Se debe elaborar un discurso en Word de la Defensora del Pueblo, al menos con dos semanas de anticipacin y se enva al Gabinete para su revisin de estilo y aprobacin de la Defensora. Tambin elaborar una presentacin en power point para el Adjunto. 7.5 Difusin del Informe y la Resolucin Defensorial Efectuadas las correcciones de estilo, se elaborar y enviar el informe, a ms tardar el da anterior a la publicacin de la Resolucin, a las autoridades y/o empresas de servicios pblicos a las que se dirigen las recomendaciones. Este puede enviarse en un CD adjunto al Oficio. Los Oficios dirigidos a los Ministros, el Congreso o sus Presidentes de Comisiones deben ser firmados por la Defensora o el Primer Adjunto; los dirigidos a Gobiernos Regionales, organismos reguladores, empresas, entre otros, se firmarn por el Adjunto. Nota de prensa.- El da anterior a la publicacin de la Resolucin Defensorial, la nota de prensa debe ser enviada a la Jefa de Prensa para que los medios la tengan el mismo da que sale la referida resolucin. La nota de prensa debe ser enviada tambin al correo general-dp@defensoria.gob.pe. Asimismo, debe enviarse coordinarse con la Jefa de Prensa y/o los Jefes de las Oficinas Defensoriales para que se difunda la misma Nota de Prensa en los diarios donde est ubicada cada OD. Difusin por pgina web.- El Comisionado o Comisionada responsable debe coordinar con el rea de Informtica (Eduardo Mora) para colgar el Informe en la pgina web de la Defensora. Difusin del Informe en las Oficinas Defensoriales.- Debe elaborarse un paquete de informacin compuesto por: o Resumen Ejecutivo de 2 3 pginas con las ideas ms importantes que contiene el Informe y que debe difundirse en las regiones. o Presentacin del Informe en Power point o Nota de prensa o Informe Defensorial o Resolucin Defensorial Entrevistas en medios de comunicacin.- Se debe tener una Ayuda memoria o documento de Ideas fuerza sobre el Informe para las entrevistas. Difusin a instituciones y autoridades.- Adems de las autoridades a las que se les envi por Oficio el Informe y la Resolucin antes de su 11

publicacin, debe continuarse la difusin adems autoridades acadmicos, medios nacionales, locales o regionales. Deber incluirse adems a las organizaciones o agrupaciones de ciudadanos que tengan algn inters particular en el tema. Por ejemplo, o En el tema de transporte pblico a gremios empresariales que prestan el servicio. o En el tema de comunidades nativas, a las organizaciones de indgenas. Artculo en revista especializada.

Lima, 16 de noviembre de 2007

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