Planificacin de Proyectos

Carol Castro N.
(y Luis Hevia)

Elementos Bsicos de un Proyecto

Tiempo Recursos Costos Calidad

Calidad
Nivel de calidad
Presupuesto

Costo
Presupuesto

Tiempo

Plazo de Entrega

Caso Modelo de un sistema de Control basado en Planes

Pronstico

Informe/ Evaluacin

Plan

Seguimiento/ Control

Pronstico

Planificacin a largo plazo, es lo que hay que hacer para poder as cumplir con las metas.

Definir claramente los objetivos Presupuesto Actividades en las que se descompone Duracin Recursos

Pronstico

Un pronstico debe ser usado para mejorar la propia prediccin a travs de una comparacin de pronsticos contra valor real a alcanzar.

Plan
Un plan desglosa un pronstico en incrementos ms pequeos. Es una forma ordenada para organizar el futuro, debe ser realista y esta relacionado con las capacidades. Cuando se genera un plan se debe conocer y comprender lo siguiente:

Cunto trabajo (volumen)?, tiempos?, estndares?, objetivos?, ...

Ventajas del Plan

Tener un mejor control de flujo de trabajo (entradas y salidas) Establece metas de avance contra su progreso. Agrega una dimensin de prediccin al trabajo. Permite producir trabajo de cierta calidad a tiempo, al menor costo posible. Optimiza la solicitud de recursos.

Seguimiento y Control

Es tan importante como las etapas anteriores. Seguimiento: recopilacin de datos sobre el funcionamiento real del proyecto. Control: comparar la evolucin real con el plan inicial, tomando medidas correctivas.

Informe y Evaluacin

Diferencias entre pronstico y realidad:

Duracion de las actividades Costos Recursos Etc.

Los principales inconvenientes que surgen de la gestin de proyectos no son inherentes a las tcnicas en s, sino de la capacidad y experiencia de los responsables

Planificacin del proyecto

Si no tenemos tiempo para pensar, tenemos tiempo para rehacer las cosas una y otra vez? Planificar significa pensar el viaje antes de hacerlo, en un esfuerzo por apartarse de problemas potenciales. Planificar es un esfuerzo conjunto que une voluntades hacia un objetivo comn.

Ventajas de la planificacin

Unificacin de criterios, todos caminamos hacia un mismo fin Importancia de los resultados, hitos, calidad Importancia del tiempo Innovacin Posibilidad de problemas:

Descubrir / Evitar

Por qu no planificamos?

Estamos orientados a producir resultados tangibles e inmediatos. Los resultados de la planificacin no son nunca inmediatos y son difcilmente identificables. Si solo existe una solucin ante un problema, entonces no existe solucin.

Una Buena Planificacin

Una planificacin buena ha de ser:

aceptada por todos los participantes, y que todo el mundo crea en ella.

La probabilidad de xito es ms funcin de fe y confianza, que de realismo.

Para esto ha de ser realista.

Estimaciones

Una estimacin es:

La ms exacta y honesta apreciacin sobre los recursos necesarios para desarrollar los productos de un proyecto.

4 Formas de estimar recursos

Experiencia: usar el conocimiento adquirido en proyectos o sistemas similares.

Juicio Experto:nico, grupo de expertos Analoga Relacionamiento (una parte me sirve de referencia).

Algortmico: contiene los factores de productividad claves, que se derivan del pasado. Se introducen las caractersticas propias de nuestro proyecto, relativas a los factores de produccin.

4 Formas de ....

Basado en los recursos (Parkinson): consiste en ver de cuanto personal y durante cuanto tiempo se dispone de el.

El trabajo se expande hasta consumir todos los recursos disponibles (Ley de Parkinson)

4 Formas de ....

Basado exclusivamente en el mercado: precio para vender.

Lo importante es conseguir el contrato. El precio se fija en funcin de lo que creemos que est dispuesto a pagar el cliente. Si se usa en conjuncin con otros mtodos puede ser aceptable, para ajustar la oferta. Peligro si es el nico mtodo utilizado.

Entradas al Proceso
Listado Actividades Descripcin Producto Dependencias Obligatorias

Dependencias Externas

Restricciones

Dependencias Discretas

Suposiciones

Una Tarea debe Incluir

Definicin de la tarea (Descripcin)

Qu se debe realizar? Qu necesito para realizar esta tarea? Qu tarea(s) debe(n) haberse hecho antes de esta? Cuales son los entregables de esta tarea? Que debe seguir a lo que hacemos ahora?

Entradas y su origen

Entregas y su destino

Una Tarea debe Incluir

Criterios de aceptacin

Calidad del entregable Son los factores que limitan las opciones del equipo de desarrollo. Son impuestas por el cliente o la direccin de la empresa desarrolladora.

Restricciones

Ejemplo:

personal del que se dispondr.

Una Tarea debe Incluir

Supuestos

Factores que se consideran verdaderos durante la planificacin. Tienen un grado de riesgo y no cumplirse durante el desarrollo. Estn directamente relacionados con los riesgos del proyecto.

Ejemplo: Se dispondr de un PC en casa del cliente.

Pasos necesarios para completarla Tiempo y recursos para cada paso

Ficha de tarea
Nmero: 3.1. Nombre: Diseo B.D. Descripcin: Se diseara la base ... Esfuerzo Estimado: 2 semanas/hombre Recursos: 1 Diseador , sala de reuniones Duracin: 2 semanas Supuestos: Criterios de aceptacin: Entregables:Estructura de implementacin de la B.D. Antecesoras:2.1(D. Obligatoria); 2.2(D. Externa). Sucesoras: 4.2

Dependencias de Tareas

Dependencias obligatorias:

Se suelen deber a la necesidad de disponer de un entregable que es punto de partida en la tarea.

Prueba del programa XYZ, debe ser precedida de Codificacin del programa XYZ

Dependencias discrecionales:

Las que define el equipo del proyecto. Hay que ser cautelosos, pueden condicionar la programacin del proyecto en el futuro. Se basan en: Las Mejores Prcticas, Se prefiere una

secuencia por que ser ms fcil de controlar, Limitaciones en la asignacin de personal.

Dependencias de Tareas

Dependencias externas:

Vienen impuestas desde el exterior. Se refieren a la interdependencia:

Con otros proyectos. Con empresas externas o contratos y no podemos ejercer ninguna presin.

Una actividad no puede comenzar hasta que no disponer de un producto ajeno.

Ejemplo: pruebas de programas sobre el Hw.

Estimacin de la duracin de las actividades

Representacin Grfica de la ordenacin de tareas

Existen varios mtodos para representar de modo visual la secuencia de tareas.

Diagrama de Gantt. Diagrama de precedencias. Diagrama de flechas.

Diagrama de Gantt.

Es el diagrama ms antiguo y quizs el que ms se utiliza para trabajar. Se representa en un cuadro de doble entrada:

En el eje horizontal se representa el tiempo, En el eje vertical las tareas, Cada tarea se representa como un rectngulo situado a la altura de la tarea y que va desde el comienzo a la finalizacin de la tarea.

Diagrama de Gantt
TAREAS
Especificar Necesidades Diseo Programas

Diseo Base de Datos

Realizacin Esquema Codificacin Programas Pruebas 0 2 4 6 8 10 12 14 16 SEMANAS

Diagrama de Gantt

Inconvenientes:

No muestra explcitamente la relacin entre tareas. En proyectos con muchas tareas es complicado de crear. Es fcil de entender por todo el mundo. Se puede aplicar para representar la utilizacin de recursos.

Ventajas:

Diagrama de precedencias

Se trata de un grafo ordenado totalmente. Las tareas se representan como nodos. Las relaciones entre tareas son los arcos. Todos los nodos tienen el mismo tamao y pueden contener mucha informacin sobre la tarea.. Los arcos van desde la tarea antecesora a la predecesora, indicndolo con una flecha..

Diagrama de precedencias

Diagrama de precedencias

Es la forma de representacin ms habitual en programas informticos, junto al Gantt. Al utilizar sistemas informticos para generar los diagramas, se pueden establecer relaciones del tipo:

Fin a Comienzo Comienzo a Fin, Comienzo a Comienzo y Fin a Fin

Diagrama de flechas.

Es una representacin dual a la anterior. Las tareas se representan como arcos. Los nodos son sucesos puntuales en el tiempo, muestran que se ha alcanzado un estado, al concluir todas las tareas que llegan a el. Aparecen actividades ficticias para asociar estados parciales.

Diagrama de flechas.

Hay diversas formas de abordar estos clculos, aqu veremos una muy intuitiva. Las fechas importantes en cada tarea. Pasos:

Calculo de las fechas para cada tarea en un proyecto. Definicin y obtencin del camino crtico.

Ejercicio
Tarea Descripcin Esfuerzo Tipo
Brooks

Recursos

Predecesoras

A B C D E F G H I J K

Anlisis de Requerimientos Diseo de la B.D. Diseo de Procesos Construcc. Prototipo Desarrollo Esquema Codificacin Revisin Prototipo Revisin Cdigo con Mejoras Solicitadas Pruebas Instalacin Sistema Mantenim. Inicial

3 meses 1 mes 4 meses 1 mes 0,5 meses 8 meses 0,5 meses 2 meses 2 meses 1 mes 2 meses

1 2 1 2 1 1 2 1 1 1 2

2 Analistas 1 Analista 2 Analistas 1 Programador 1 Analista 4 Programadores 1 Analista 2 Programadores

A A C, E B C, E D F, G

2 Programadores H 2 Programadores I 1 Programador J

Ejercicio
0 A 1 B 2

C
3

E D
F

G 5

Resultados de la Planificacin

El tiempo mnimo para la finalizacin del proyecto. Las actividades criticas. El tiempo ms prximo y ms lejano para iniciar y terminar una actividad. El tiempo de holgura de una actividad. Las mejores alternativas. Las alternativas en las cuales los recursos extras deben ser utilizados. Si la marcha de un proyecto est acorde a la programacin o al presupuesto. Una programacin que ofrece un nivel constante de utilizacin de recursos. Una programacin que completa el proyecto en un tiempo mnimo bajo recursos limitados.

Estimacin del tiempo

0
(0-3)

(3-4)

(3-7)C

3 (7-8)
(7-15)

E D

(4-4,5)

4
(8-8,5)

6
(15-17)

(17-19)

(19-20)

K
(20-22)

F 5

Tiempo Estimado= 22 meses

Camino Crtico
0
(0-3) (0-3) (3-7)C (3-7)

(3-4)

3 (7-8)
(7-15) (7-15)

E D

(4-4,5)

4
(8-8,5)

F 5

(15-17) (15-17)

(17-19) (17-19)

(19-20) (20-22) (19-20) (20-22)

Tiempo Estimado= 22 meses