CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER)

P. Reyes / Sept. 2007

CONTRATO DE PROYECTO
(PROJECT CHARTER)

Primitivo Reyes Aguilar

Septiembre de 2007

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CONTRATO DE PROYECTO ( PROJECT CHARTER)

P. Reyes / Sept. 2007

Proyecto Seis Sigma

Alcance del proyecto y contrato del proyecto (project charter)
Alcance del proyecto:
La definicin del problema es la parte ms importante para resolverlo. Algunas
tcnicas para esto son:

Contrato del proyecto (acotaciones)

Anlisis de personal afectado por el proyecto

Definicin del cliente

Diagramas de Pareto, SIPOC, Rty, Voz del cliente

Diagramas de afinidad, Modelo Kano

La direccin puede o no proporcionar un enunciado de misin o propsito.

El contrato del proyecto se hace con el apoyo del lder o facilitador, es til por
varias razones:

El equipo tiene claros el alcance y las metas

El equipo puede permanecer enfocado a las metas

El equipo trabaja en proyectos alineados con las metas de la

organizacin

El Champion del equipo apoya al equipo y sus metas

Seleccin inicial del proyecto

Debe tener amplia aceptacin por los involucrados

Simple pero no trivial

Seleccionar alcance corto para mostrar beneficios (3-4 meses)

Dentro del control del equipo

Considerar restricciones de tiempo y recursos

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Revisin del enfoque del proyecto

Se relaciona el proyecto con las necesidades del cliente?

El proyecto est alineado con la satisfaccin de sus necesidades?

Contrato de proyecto (Project Charter)

Es un documento que define la misin del equipo, alcance de la operacin,
objetivos, programa y consecuencias, el cual es autorizado. Donde:

Propsito: Describe para qu se form el equipo en lnea con la misin y

visin de la empresa

Objetivos: Que el equipo espera alcanzar en trminos medibles

Alcance: lmites donde operar el equipo

Soporte de la direccin: se establece por escrito este compromiso

Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar,

tan descriptivo como sea posible. La empresa ABC tuvo una cada en
ventas del 25% y 40% en utilidades

Ventajas de contar con una Contrato del proyecto:

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Elimina confusiones

Establece las fronteras de operacin

Identifica las reas que no sern atendidas

Identifica el producto resultante

Proporciona una base para que el equipo fije sus metas

Autoriza al equipo a colectar datos relevantes

Proporciona acceso a los recursos necesarios

Autoriza la dedicacin de tiempo de los miembros para atender

problemas

El Alcance del proyecto: se refiere a los lmites del proyecto o acotaciones.

lanzamiento de un nuevo producto en una planta
Project Charter - Ejemplo

Descripcin general del

problema

Recursos
Nombre, Rol
Otros participantes

Alcance
Meta medible
Sigmas

Costos y beneficios
Fechas arranque y final
por cada fase DMAIC
Impacto financiero
Beneficios estimados
Costos estimados

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El contrato del proyecto (Project Charter) debe incluir:

Caso de negocio (impacto financiero)

Enunciado del problema

Alcance del proyecto (lmites)

Establecimiento de metas

Rol de los miembros del equipo

Metas intermedias y productos finales

Recursos requeridos

Caso del negocio: es un resumen de las razones estratgicas para el proyecto.

Incluye aspectos de calidad, costo, producto final con justificacin financiera,
por ejemplo:

Diseo de un producto nuevo

Rediseo de un producto existente

Diseo de un nuevo proceso

Rediseo de un proceso existente

Enunciado del problema: detalla el tema que el equipo quiere mejorar, tan
descriptivo como sea posible. La empresa ABC tuvo una cada en ventas del
25% y 40% en utilidades
Alcance del proyecto: se refiere a los lmites del proyecto o acotaciones.
lanzamiento de un nuevo producto en una planta
Establecimiento de las metas: establecer metas a ser logradas entre 120 y 160
das; una regla comn es la reduccin del 50% en alguna de las mtricas o su
mejora en 50%
Roles de los miembros de los equipos: los miembros deben ser gente calificada
con la suficiente experiencia para realizar lo establecido en la misin del equip.

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Equipo de proyecto Seis Sigma: Asesor tcnico (Black Belt), Lder del equipo
(Green Belt), Miembros (Yellow Belts), coordinador (Master Black Belt),
Patrocinador (Champion, Sponsor)
Definicin de Project Charter: es un acuerdo entre la direccin y el equipo,
estableciendo que se espera de ellos, tambin se denomina Team Charter:

Clarifica que se espera del equipo

Mantiene enfocado al equipo

Alinea los proyectos a las prioridades de la empresa

Transfiere el proyecto del Champion y Promotor al equipo del proyecto

Etapas intermedias / Entregables (milestones): sirven para dar seguimiento al

proyecto hasta su terminacin. Una carta tpica de etapas es:

Da 0. Iniciar actividades del equipo

Da 1. Iniciar la fase de definicin del proyecto

Da 40. Iniciar la fase de medicin del proyecto

Da 80. Iniciar la fase de anlisis del proyecto

Da 120. Iniciar la fase de mejora del proyecto

Da 160. Concluir el proyecto con una presentacin a la direccin

>Da 160. Seguimiento de los elementos de control

Recursos requeridos:

Personal calificado; equipo; maquinaria

Espacio en laboratorio; espacio en oficina

Tiempo de mquinas; telfono

Equipo de cmputo

Energticos, etc.

Anlisis de personal afectado por el proyecto (stakeholders) y reas

impactadas por los cambios:

Gerentes y personal relacionado con el proceso

Clientes, proveedores, finanzas

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Carta de comunicacin y de responsabilidades para reducir la resistencia al

cambio, con las categoras:

Nivel de compromiso (apoyo, quejoso, indiferente)

Ventas (X nivel de compromiso, O nivel de compromiso requerido)

Gerencia, Empleados, Clientes

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