Edicin 2012

UNIVERSIDAD EARTH BIBLIOTECA W. K. KELLOGG

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE LA BIBLIOTECA Y SERVICIOS DE INFORMACIN

Gucimo, Costa Rica 2012

Edicin 2012

1. Table of Contents
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. INTRODUCCIN IMAGEN INSTITUCIONAL VISIN DE LA UNIVERSIDAD EARTH MISIN DE LA UNIVERSIDAD EARTH VISIN DE LA BIBLIOTECA DEFINICIN OPERACIONAL DEL TRPICO HMEDO MISIN DE LA BIBLIOTECA OBJETIVO GENERAL SELECCIN JUSTIFICACIN RESPONSABILIDAD CRITERIOS PROCEDIMIENTO 9. ADQUISICIN RESPONSABILIDAD PROCEDIMIENTO Ingreso de la informacin al mdulo de adquisiciones. Recepcin de los recursos de informacin 7 8 8 8 8 8 9 9 10 10 11 11 15 16 16 18 19 20 2

Edicin 2012

Control de la tarjeta de crdito CRITERIOS PARA LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS DONADOS

20 20 24 24 24 24 25 25 27 34 34 37 41 41 44 44 46 47 49 49 50

5.1 PROCESO DE ADQUISICIN DE DOCUMENTOS 5.2 5.3 5.4 10. PROCESO DE POST-ADQUISICIN ADQUISICIN DE REVISTAS RENOVACIN DE PUBLICACIONES PERIDICAS 6. ANALISIS DE LA INFORMACION

6.2. PROCEDIMIENTO d. Anlisis de Contenido (Indizacin) 11. 7. SERVICIOS A LOS SERVICIOS DE B.S.I

7.1 INDUCCION

PROCESO DE LOCALIZACIN DE MATERIALES 7.3. SERVICIO DE REFERENCIA Descripcin del procedimiento: Servicio de Referencia 7.4. PUBLICACIONES PERIDICAS Ordenamiento y recuperacin de informacin en publicaciones peridicas Perfiles de usuarios Control de publicaciones peridicas Revisin manual Reclamo de nmeros atrasados Descarte de donaciones

Edicin 2012

7.5. SERVICIO DE TABLAS DE CONTENIDO 7.7. MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIN DE LA HEMEROTECA VIRTUAL 7.8 SERVICIO TEEAL (THE ESSENTIAL ELECTRONIC AGRICULTURAL LIBRARY) 7.9. AUDIOVISUALES Y COLECCIONES ESPECIALES Inventario Criterios para el tratamiento de obras extraviadas o perdidas SERVICIO DE PRSTAMO EXTERNO DESCRIPCIN DEL PROCESO PRSTAMO EXTERNO

51 52 53 56 59 63 63 64 67 70 71 73 75 77 ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.

RENOVACIN DEL PRSTAMO EXTERNO DEVOLUCIN DE LIBROS DE PRSTAMO A DOMICILIO CONTROL DE SALIDA CONTROL DE PRSTAMOS ATRASADOS SERVICIO DE FOTOCOPIAS 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Edicin 2012

19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. ANEXOS DIAGRAMAS (ANEXO N2)

ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 77 78 137

APNDICES PARA INCORPORAR AL CONTEXTO DEL MANUAL

Edicin 2012

ANEXOS

Edicin 2012

2. INTRODUCCIN
El presente documento es producto del proceso de mejoramiento y calidad que se lleva a cabo con mucho entusiasmo por el equipo que presta servicio en la Biblioteca y Servicios de Informacin (BSI), en el cual se dan a conocer las descripciones de los principales procesos que se realizan en este centro de trabajo.

La preparacin del manual ha sido un esfuerzo de equipo entre todo el personal de la Biblioteca, con la intencin de poner al servicio de los clientes y del mismo personal de BSI, un instrumento que ofrezca orientacin en las tareas que se realizan en la Biblioteca y permita conocer las funciones que hacen los compaeros de trabajo, y fomentar la cooperacin recproca entre el grupo.

El trabajo de revisar y describir los ha sido altamente provechoso. Es as, como se logran detectar los mtodos y procedimientos deficientes en la aplicacin del instrumental tcnico, todo lo cual posibilit proponer a partir de esa esquematizacin los ajustes para mejorar la eficiencia y eficacia en la organizacin.

Sabemos que la funcionalidad y utilidad de un manual de procedimientos internos depende de su actualizacin; razn por la que nos hemos fijado la meta de ir incorporando los cambios, mejoras o innovaciones que se den en el futuro y as mantener una herramienta til y actualizada. El primer manual de procedimientos de la Biblioteca data del ao 1995.

Edicin 2012

3. IMAGEN INSTITUCIONAL
EARTH es una universidad internacional, privada y sin fines de lucro, creada por ley de la Repblica No.7044 y dedicada a la educacin, proyeccin, investigacin y generacin de valor mediante acciones de produccin, transformacin y comercializacin. Su programa acadmico de licenciatura se concentra en las ciencias agropecuarias y el manejo racional de los recursos naturales. La Universidad trabaja para contribuir al desarrollo sostenible y hace nfasis especial en el trpico hmedo, regin caracterizada por una inmensa riqueza biolgica y cultural, amenazada por la marginalizacin social y sistemas de manejo inapropiados.

4. VISIN DE LA UNIVERSIDAD EARTH

Encaminamos nuestras acciones hacia un futuro en que se alcance el bienestar social, econmico y ambiental del trpico hmedo y sus comunidades

5. MISIN DE LA UNIVERSIDAD EARTH

Formar lderes con valores ticos para contribuir al desarrollo sostenible del trpico hmedo y construir una sociedad prspera y justa.

6. VISIN DE LA BIBLIOTECA
Ser el centro de informacin lder en agricultura y recursos naturales del trpico hmedo.

DEFINICIN OPERACIONAL DEL TRPICO HMEDO

Edicin 2012

La coleccin de la Biblioteca se especializa en recursos naturales, con nfasis en la regin tropical hmeda del planeta, entendiendo como tal la zona geogrfica ubicada entre el Trpico de Cncer y el Trpico de Capricornio; a menos de " 500 metros sobre el nivel del mar" especialmente las regiones costaneras meridionales de Mxico, la Costa Atlntica de Amrica Central, el Caribe, extensiones significativas de Amrica del Sur, frica y Asia.

Esta regin constituye apenas el siete por ciento de la superficie terrestre (EARTH, Primera Memoria p. 3) y en ella se encuentran las especies vivas ms frgiles y la mayor biodiversidad del planeta.

La documentacin sobre trpico hmedo incluye temas agropecuarios, desarrollo sostenible y temas afines.

7. MISIN DE LA BIBLIOTECA
Brindar servicios y anticipar las necesidades de informacin para apoyar el proceso de enseanza-aprendizaje, la capacitacin, investigacin y el desarrollo de las comunidades para contribuir con la formacin de lderes con valores ticos para contribuir al desarrollo sostenible del trpico hmedo y construir una sociedad prspera y justa..

Los clientes son: Estudiantes y los dems miembros de la comunidad EARTH, as como tambin las comunidades vecinas, visitantes, egresados y otras bibliotecas con las que se tienen convenios de cooperacin recproca.

OBJETIVO GENERAL

Edicin 2012

La Biblioteca de la EARTH tiene como propsito prioritario apoyar las actividades universitarias de carcter docente, de investigacin y de extensin necesarias para el logro de los objetivos mencionados en la misin de la Universidad, y atender las necesidades de informacin de clientes externos, quienes podrn disfrutar todos los servicios de la Biblioteca, excepto el prstamos de obras a domicilio.

8. SELECCIN

JUSTIFICACIN

La Biblioteca universitaria al ser parte del sistema educativo juega un papel muy importante como recurso de apoyo, orientacin y difusin del conocimiento a travs de los recursos de informacin. Es difcil pensar que se pueda impartir aprendizaje o realizar investigacin sin el apoyo de la Biblioteca.

En las universidades especializadas como en el caso de la EARTH, las demandas de informacin no slo se especializan sino que se incrementan constantemente, de ah que la Biblioteca debe definir claramente los temas de inters y el porcentaje de la coleccin que se desea dedicar a cada temtica, con base en el qu, el cmo, el quin y para quin se desarrolla una coleccin documental.

La biblioteca universitaria debe contar con un acervo documental cuya calidad, cantidad y balance responda objetivamente a las necesidades de informacin de sus clientes.

Por todo lo anterior, se concluye que es necesario contar con una poltica de seleccin, que ayude a identificar la fuerza y debilidad de la coleccin en 10

Edicin 2012

trminos de las necesidades de los clientes, y elimine la seleccin con base en las demandas de clientes especficos que, en algunos casos son subjetivas, creadas por la propaganda comercial, por la necesidad inmediata o por ser el nico ttulo conocido.

RESPONSABILIDAD

Seleccionar, adquirir y procesar documentos son un conjunto de pasos que deben estar bajo la tutela de un equipo profesional. Requiere visin panormica de las actividades de la EARTH, su misin, visin, objetivos y planes estratgicos. Es muy importante tomar en cuenta la opinin de profesores, especialistas y estudiantes. Tambin, requiere conocimiento del mundo de autores, editoriales y temas especficos en el campo agropecuario y los recursos naturales, as como conocer las necesidades de los usuarios.

Formar esta coleccin y luego mantenerla, es la tarea fundamental de la Unidad de Procesos Tcnicos, sin embargo, la responsabilidad ltima sobre la adquisicin corresponde al Administrador (a) de la Biblioteca, con base a las propuestas de material recomendado por dicha Unidad.

CRITERIOS

En vista de la necesidad de hacer eficiente la tarea de seleccin de material bibliogrfico y considerando que los profesionales de la biblioteca EARTH tienen que trabajar rpido y cuidadosamente basados en una poltica, se exponen a continuacin los factores que se deben tomar en cuenta para la seleccin de material bibliogrfico.

a. Contenido temtico

11

Edicin 2012

En cuanto a la cobertura temtica se debe tomar en cuenta el plan de estudios, tanto el explcito como el implcito, segn la siguiente descripcin:

Tabla N1

Temas de inters para la EARTH

ADMINISTRACIN AGRICULTURA AGROFORESTERA

ENSEANZA EMPRESAS AGRCOLAS ENTOMOLOGA

ORGANIZACIN DEL TRABAJO ORIENTACIN PLAGAS DE ANIMALES PLANTAS Y

AGROINDUSTRIA AGRONEGOCIOS AGUA ALIMENTACIN

EQUIPO AGRCOLA ESTADSTICA TICA FITOMEJORAMIENTO

POLTICA AGRCOLA POLTICAS AGRARIAS PRODUCCIN ANIMAL PROGRAMAS ORDENADOR QUMICA INORGNICA RECURSOS HUMANOS RECURSOS NATURALES RECURSOS RENOVABLES DE

AMRICA LATINA ANLISIS ESTADSTICO BIOLOGA BIOQUMICA

FITOPATOLOGA GENTICA HUMANIDADES INDUSTRIA ALIMENTARIA INFORMTICA INGENIERA AGRCOLA INGLS INVESTIGACIN CIENTFICA

BIOTECNOLOGA COMUNICACIN DE IDEAS CONDUCTA CONSTRUCCIONES

REPRODUCCIN RIEGO SALUD SILVICULTURA

12

Edicin 2012

CULTIVOS DRENAJE DEPORTES

LACTACIN LIDERAZGO MALEZAS

SOSTENIBILIDAD SUELOS TECNOLOGA DE ALIMENTOS TECNOLOGA POSTCOSECHA

DESARROLLO ECONMICO Y MANEJO DEL SUELOS SOCIAL DESARROLLO RURAL DESECHOS ECOLOGA ECONOMA MATEMTICAS MECANIZACIN MEDIOS AUDIOVISUALES MERCADEO

TECNOLOGAS LIMPIAS TRABAJO TRPICOS HMEDOS

(color azul en la tabla son trminos sugeridos)

La pertinencia de los documentos, se determina mediante una revisin rpida de todos o algunos de los siguientes aspectos que pudieran encontrarse en la publicacin, tales como: introduccin, tabla de contenido, prlogo y bibliografa. b. Adecuacin de la coleccin Se debe estudiar si la obra se adeca al desarrollo de una coleccin equilibrada y coherente, si cubre lagunas existentes o apoya lneas de accin especficas. c. Previsin de uso Valorar la peticin realizada por personal docente y estudiantes. La recomendacin como libro bsico o de consulta para los planes de estudio, as como libros de inters general para consulta de temas no especficos de los planes de estudio e investigacin. d. Idioma Se considera que el primer idioma es el del propio pas, en nuestro caso el espaol; sin embargo, debemos notar que no toda la informacin de inters para los clientes se produce en espaol, de manera que en segundo lugar debe preferirse el ingls, por ser ste uno de los idiomas en el que se editan las obras 13

Edicin 2012

que contienen los avances ms significativos y a su vez para respaldar el nfasis que hace la EARTH en la enseanza del ingls. Tambin, debe tomarse en cuenta que estamos en Amrica Latina, regin en la que se produce mucha informacin en portugus, as que esta lengua vendra a ocupar la prioridad nmero tres. Excepcionalmente se aceptarn obras en francs. f. Importancia geogrfica En vista que la informacin ms atractiva y relevante para la EARTH se produce en la regin del trpico hmedo se menciona a continuacin el nombre de los pases que estn ubicados en esa zona, a fin de que sea de prioridad a los materiales bibliogrficos que se originen en dicha regin, principalmente en los pases de Amrica Latina. Guatemala, Honduras, Mxico, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica, Panam, Colombia, Ecuador, Bolivia, Per, Paraguay, Brasil, Venezuela, Belice, Cuba, Repblica Dominicana, Guyana, Jamaica, Hait, Puerto Rico, Guadalupe, Martinica, San Vicente, Barbados, Trinidad y Tobago, Isla Margarita, Pequeas Antillas, Senegal, Gambia, Banjul, Guinea Bissau, Guinea, Sierra Leona, Liberia, Costa de Marfil, Gana, Togo, Benn, Nigeria, Camern, Gabn, Sudn, Congo, Repblica Centroafricana, Zaire, Chad, Indo-Malaya, India, Sri Lanka, Bangladesh, Birmania, Tailandia, Malasia, Indonesia, Singapur, Nueva Guinea, Papa Nueva Guinea, Islas Salomn, Australia, Filipinas, Bhutn, Laos y Vietnam.

f. Factores bibliogrficos Este criterio es importante en el proceso de seleccin ya que toma en cuenta factores tales como: reputacin del editor, calidad de la encuadernacin, importancia y actualidad de la bibliografa citada, accesibilidad a la informacin, tipo de lenguaje utilizado, fecha de edicin, formato, etc. g. Soporte Se adquirirn documentos en cualquier soporte. Debe escogerse aquel soporte que genere mayor economa de escala en funcin de los usuarios y que responda al uso de las nuevas tecnologas. h.- Fecha de publicacin. Se deben incorporar a la coleccin documentos que renan las siguientes condiciones: fecha de publicacin acorde con la poltica de aceptacin de 14

Edicin 2012

donaciones; 1 sin embargo, en aquellos casos en que exista la duda, se consultar con el respectivo especialista a fin de determinar la conveniencia o inconveniencia de adquirir obras que no renan tales condiciones.

i.- Estado o presentacin fsica del material. Si un documento est deteriorado, presenta mala impresin o es una reproduccin poco legible o mal reproducida no se incorpora a la base de datos, excepto que el tema sea relevante, en cuyo caso debe enviarse previamente a reparar. j.- A efecto de mantener el equilibrio de la coleccin el referencista retroalimenta al rea de Procesos Tcnicos sobre las lagunas de informacin en las distintas reas.

PROCEDIMIENTO

Corresponde a la biblioteca (rea de Procesos Tcnicos) tomar la iniciativa en el proceso de seleccin; a fin de cubrir aquellos temas sobre los cuales no se reciben publicaciones, verificando si otras bibliotecas del pas pueden suministrar la informacin y si no fuera posible esa alternativa indagando en el mercado editorial el nombre de las publicaciones que podran llenar esos vacos, tercero consultando a los profesores especialistas en esas reas, sin dejar de lado aspectos como el idioma, contenido intelectual, demanda y factores bibliogrficos.

Computacin NO ms de 3 aos de antigedad. Ciencias puras y ciencias sociales, excepto relaciones internacionales, No mas de aos. Recursos naturales, ciencias aplicadas y relaciones internacionales NO ms de 10 aos. Literatura hispanoamericana y clsicos de la literatura universal, artes, historia de Amrica Latina e historia universal se aceptan sin lmite de fecha. Otros temas No ms de 5 aos.

15

Edicin 2012

Una vez concluido el proceso de seleccin se da inicio al procedimiento de adquisicin que se describe a continuacin.

9. ADQUISICIN
La adquisicin es el proceso por medio del cual se obtiene el material bibliogrfico y documental por cualquier medio, es decir, por compra, donacin y canje.

Gran parte del material bibliogrfico y documental es posible adquirirlo a travs de las casas editoriales y libreras o a travs de los servicios de reproduccin de bibliotecas. Las facilidades que ofrece Internet ayudan mucho en el proceso de adquisicin, especialmente porque se gana mucho tiempo en el proceso. Sin embargo, algunos materiales no son distribuidos ampliamente, especialmente documentos generados por instituciones, tesis de grado, trabajos presentados en congresos, seminarios, etc. Lo que hace necesario buscar otros canales para la adquisicin de los mismos, como el canje y la donacin.

Los pagos se realizan en la mayora de los casos directamente a los proveedores, ya que se prefiere como primera opcin de pago la tarjeta de crdito. En el resto de opciones de pago, se realizan por medio de la Tesorera ya sean transferencias o solicitudes de cheque.

RESPONSABILIDAD

16

Edicin 2012

El rea de Procesos Tcnicos se encarga de adquirir los materiales de una forma rpida y eficaz, buscando la va de adquisicin ms conveniente.2

ADQUISICION DE EJEMPLARES

Se procura mantener la distribucin de la coleccin de acuerdo con la tendencia que ha venido desarrollando en los ltimos aos, tomando como referencia los estudios de la distribucin de la coleccin que se realizan semestralmente.

Para mantener un equilibrio adecuado de la coleccin se procede de la siguiente manera:

Libros: Se adquiere toda clase de libros, monografas, manuales, informes de investigacin, mapas, videos, revistas, etc., con el fin de apoyar la labor acadmica e investigativa de la Universidad. Se adquieren como mximo 2 ejemplares y en casos especiales se incorpora a la coleccin un ejemplar ms.

Libros de texto: La adquisicin se hace de la siguiente manera proporcionalmente al nmero de estudiantes o grupos:

1. Un grupo (30 estudiantes): tres ejemplares como mximo

2. Dos grupos (60 estudiantes): dos ejemplares adicionales.

Nota: En enero de 2014 se modific la moneda utilizada por el sistema EOS-Web, pas de dlares a colones. Significa que del ao 2013 hacia atrs el valor de libros en el archivo histrico de compras aparece en dlares; pero a partir del ao 2014 la moneda utilizada es el coln.

17

Edicin 2012

Proyectos de graduacin de la Universidad: Se incorpora a la coleccin 1 ejemplar impreso ms el documento digital.

Documentos elaborados por la Universidad: Se incorporan como mximo 2 ejemplares en el caso de que slo estn en formato impreso, de lo contrario se mantendr un slo ejemplar.

Material audiovisual: Se adquiere cualquier tipo de material audiovisual, tal como: discos compactos, videos, etc. Se compra un ejemplar de cada uno y para presrvalos se hacen dos copias para prstamo.

Publicaciones peridicas: Se compran revistas, peridicos, boletines, anuarios, publicaciones seriadas relacionadas con la especialidad de la biblioteca y aquellas que complementan el currculo. En estos casos slo se adquiere una suscripcin de cada ttulo.

Otros: Para otro tipo de material no incluido en los anteriores se adquiere solo un ejemplar.

PROCEDIMIENTO Adquisicin por compra

Cuando se recibe una solicitud de un usuario para adquirir un recurso de informacin o se detecta por parte del personal de biblioteca algn vaco de informacin que solamente se puede satisfacer por medio de una compra, se

18

Edicin 2012

verifica primeramente que no se encuentre ya en la biblioteca, en caso de no estar se procede de la siguiente manera:

Compras nacionales

Se consulta en las diferentes libreras del pas la disponibilidad de la informacin y se solicita una factura pro forma. Se llena una solicitud de bienes y servicios y se adjunta la factura pro forma, esta solicitud se enva al rea Financiera de la Institucin (Oficina de Control de Presupuesto) para que sea aprobada. Cuando se recibe la solicitud, se enva a la oficina de la EARTH en San Jos para que proceda con la compra.

Compras internacionales

Cuando no se encuentra la informacin en el pas, se procede a investigar en diferentes sitios internacionales por medio de Internet, Amazon ha sido de gran ayuda en esta labor. Una vez localizada la informacin se hace la pre-seleccin del material a comprar, esto con el fin de conocer el monto total de la compra, esta informacin se imprime. Luego se llena una solicitud de bienes y servicios y se le adjunta dicha informacin, ambas se envan a la Oficina de Control de Presupuesto para su aprobacin. Una vez recibida la solicitud aprobada, se realiza la compra. Siempre se prefiere el pago con tarjeta de crdito, cuando no es posible se hace por medio de cheque o transferencia bancaria.

Ingreso de la informacin al mdulo de adquisiciones.

Con la informacin que se posee de los recursos de informacin que se estn solicitando, se ingresa los primeros datos al mdulo de adquisiciones. Hay recordar que est informacin posteriormente se va a utilizar en el anlisis de la informacin, por lo que hay tener mucho cuidado con el ingreso de la misma, utilizando las normas internacionales correspondientes. El ingreso de la

19

Edicin 2012

informacin al mdulo va a facilitar el control de los pedidos, as como el control presupuestario.

Recepcin de los recursos de informacin

Cuando se recibe el material se le coloca el sello de recibido o el de donado si es el caso y el dispositivo de seguridad. En el mdulo de adquisiciones se busca el ttulo que se va a ingresar, se le da la opcin de recibir y se completa la informacin que sea necesaria. Los recursos de informacin con un costo mayor a los 100 dlares se identifican para ser ubicados fsicamente en el rea de Reserva, con el fin de preservarlos y en el sistema la ubicacin ser en Coleccin Reserva Biblioteca. Debe quedar registrado en el mdulo de adquisiciones, el precio de cada libro adquirido, ms el costo del des-almacenaje equivalente a 13% del valor de compra de cada obra.

En caso de recursos de informacin que han sido solicitados con prioridad, el margen de tiempo para el procesamiento es de dos das hbiles.

Control de la tarjeta de crdito

Cada mes se recibe el corte de la tarjeta de crdito, razn por la cual hay que conservar cuidadosamente las facturas impresas que se reciban o cuando es posible se descargan del sitio de la compra. Cada monto que corresponda a una adquisicin de un recurso de informacin debe justificarse ante el rea Financiera de la Institucin, para lo cual se adjunta una copia de la solicitud de bienes y servicios y la factura correspondiente.

CRITERIOS PARA LA RECEPCIN DE DOCUMENTOS DONADOS a. Prembulo 20

Edicin 2012

Existen instituciones o personas que ofrecen a la biblioteca publicaciones en donacin, generalmente monografas o revistas; unas veces las obras son de muy buena calidad; sin embargo, otras veces las publicaciones objeto de la donacin no son relevantes o presentan caractersticas que inhiben que una biblioteca pueda aceptarlas en donacin. Ante esa situacin se han definido algunos criterios que ayudan a distinguir en una donacin de publicaciones, cules deben ser aceptadas, y cules deben ser rechazadas.

Segn esta poltica, las obras que pasan a formar parte de la coleccin deben estar en idioma espaol, ingls, portugus o francs; y en ningn caso se aceptarn ms de dos ejemplares de una misma obra excepto, que sean publicaciones de consulta en cuyo caso se acepta la cantidad que sea necesaria para completar cinco ejemplares, tomando en cuenta los que ya tenga la biblioteca. Tambin son bienvenidas las obras que sirven de apoyo al programa de investigacin.

Los criterios seleccionados para aceptar donaciones de material bibliogrfico son: las caractersticas fsicas de las obras, antigedad del documento y la relevancia temtica. b. Caractersticas fsicas. Las publicaciones que se reciben en donacin deben estar en buenas condiciones fsicas, (empaste, estado del papel, obra completa, sin roturas y sin sellos de propiedad de otra institucin o persona, excepto que esa misma institucin o persona sea la donante) c. Antigedad del documento La unidad de adquisiciones de la biblioteca acepta documentos cuya fecha de publicacin sea acorde con lo indicado en el siguiente prrafo. Computacin NO ms de 3 aos de antigedad. Ciencias puras y ciencias sociales, excepto relaciones internacionales, no ms de 15 aos. 21

Edicin 2012

Recursos naturales, ciencias aplicadas y relaciones internacionales no ms de 10 aos. Literatura hispanoamericana y clsicos de la literatura universal, artes, historia de Amrica Latina e historia universal se aceptan sin lmite de fecha. Otros temas no ms de 5 aos. d. Relevancia temtica La relevancia temtica es el factor principal a considerar cuando se est revisando una donacin, para facilitar esta labor se dispone de la siguiente clasificacin temtica por puntaje. . La asignacin del puntaje se har con base en los factores bibliogrficos que rigen la poltica de seleccin y adquisicin de publicaciones. En caso de duda se consulta con los especialistas del rea de Referencia

Trpicos hmedos (asignar entre 80 y 100 pts)

Agricultura y produccin animal (asignar entre 50 y 100 pts)

Recursos naturales (asignar entre 70 y 100 pts)

Trpico en general (asignar entre 60 y 100 pts)

Temas de cursos que se imparten en la EARTH (asignar entre 40 y 100 Pts) 22

Edicin 2012

A otros temas asignarles entre 30 y 100 puntos.

Si los biblioteclogos consideran necesario se pedirn el criterio a un profesional en el tema, quien tambin usar la anterior escala para asignar a cada obra el puntaje que le corresponda.

Cada documento debe alcanzar al menos 80 puntos para ser aceptado.

e. Publicaciones peridicas

Se aplicar la misma poltica, siempre que contribuya a completar colecciones, o cuando sean colecciones completas, cuya temtica sea compatible con la poltica de seleccin.

Los documentos rechazados, por no alcanzar 80 puntos, deben ser revisados por un profesional en el rea temtica, con la finalidad de verificar si existe entre el material rechazado (no aceptadas en donacin) alguna obra clsica que debe ser aceptada e incorporada a la coleccin de la Biblioteca. Finalmente las obras rechazadas deben donarse a otras entidades; en este caso la biblioteca se reserva el derecho de ofrecer tales publicaciones a instituciones de educacin o bibliotecas de las comunidades de la regin atlntica, siempre que tales publicaciones estn relacionadas con los intereses de las comunidades o las asignaturas de enseanza en la educacin primaria, secundaria o superior segn corresponda. Las publicaciones que no califiquen para ser donadas se enviarn a la Planta de Papel para reciclaje.

Otra forma de seleccionar informacin es por medio de CANJE; en ese caso la Biblioteca dispone para tal fin de las publicaciones de la Universidad.

23

Edicin 2012

5.1 PROCESO DE ADQUISICIN DE DOCUMENTOS

Vase diagrama 1. Adquisicin de documentos por compra.

5.2 PROCESO DE POST-ADQUISICIN

Vase diagrama 2. Post-adquisicin.

5.3 ADQUISICIN DE REVISTAS

Vase diagrama 3. Adquisicin de publicaciones peridicas adquiridas por compra.

5.4 RENOVACIN DE PUBLICACIONES PERIDICAS

Vase diagrama 4. Renovacin de publicaciones peridicas adquiridas por compras.

Cada vez que se adquiera un DVD ella lo enviar a Audiovisuales para reproducirlo. Luego Audiovisuales enviar ambas copias a Procesos Tcnicos para ser catalogadas. Cuando estn catalogados PT entregar las copias a Audiovisuales y avisar al usuario, asegurando de esa manera que el interesado pueda hacer uso de la copia y conservar el original a manera de respaldo en el rea de Audiovisuales.

24

Edicin 2012

10.6. ANALISIS DE LA INFORMACION

El anlisis de informacin es el proceso por medio del cual se hace accesible la informacin a los usuarios. En este captulo se registra en forma secuencial el recorrido que realiza cualquier recurso de informacin que ingresa. al Area de.

Actualmente se trabaja con el programa GLAS el cual fue diseado especficamente para bibliotecas, ste consta de seis mdulos: circulacin, catalogacin, OPAC, glas@CCES, adquisiciones y publicaciones peridicas, actualmente se cuenta con la versin 2008-4.

La base de datos contiene toda la informacin que se encuentra en la biblioteca como: monografas, material audiovisual (casetes, discos, rota folios, etc.) material especial (software, etc.), material de referencia (diccionarios, enciclopedias, etc.), material no convencional y material cartogrfico (mapas, globos terrqueos, etc.), los cuales pueden estar en formato impreso o digital.

6.1. RESPONSABILIDAD

El Area de Procesos Tcnicos se encargar de realizar el anlisis de los recursos de informacin que ingresen a la biblioteca.

6.2. PROCEDIMIENTO a. Inscripcin El nmero de inscripcin al igual que el sello de la Biblioteca se coloca en la contraportada, en la parte superior izquierda, prioritariamente, en el siguiente orden: NI, fecha, y sello.

25

Edicin 2012

El nmero de inscripcin se controla en un libro en forma consecutiva. En l se asigna junto con la fecha del da. Existen cinco libros para el control de estos nmeros, de acuerdo al tipo de material, as tambin, se cuenta con seis codificaciones que son:

NI 9000001.............Libros, coleccin EARTH.

NI 8000001.............Audiovisuales.

NI 7000001.............Mapas.

NI 6000001.............Materiales especiales

NI 5000001.Documentos electrnicos

b. Sellado Los libros se sellan en la contraportada y en los tres bordes. En los de ms de 50 pginas, adems de la contraportada se sella la pgina 51 y en la 151 si tiene. Cuando el libro tiene menos de 50 pginas se sella la nmero 11. Cuando estas pginas contienen ilustraciones que impiden el sellado en ellas, se realiza en la pgina siguiente, es decir, en la 12 o en la 52.

El cdigo de barras se agrega en primera instancia en la parte trasera de la cubierta a tres centmetros del borde inferior centrado o sobre el cdigo de barras propio del libro si este lo trae, para evitar confusiones con el lector ptico. Los cdigos de barras llevan un 26

Edicin 2012

protector de plstico adhesivo. c. Descripcin Bibliogrfica (Catalogacin)

Cuando se va a catalogar un recurso de informacin, se verifica en primer lugar en el mdulo de catalogacin para cerciorarse de que no est catalogado. En caso de estar catalogado se ingresa como una copia desde la opcin de mantenimiento, recurso bibliogrfico, aadiendo el nmero de copia correspondiente. En caso contrario se procede a completar la informacin necesaria. Hay que recordar que parte de esta informacin ya se haba aadido en el mdulo de adquisiciones, por tanto cuando se va a catalogar se importa esta informacin. La determinacin del autor o autores de una obra se realiza mediante las normas establecidas en las REGLAS DE CATALOGACIN ANGLOAMERICANAS II. Es importante ser consistente en esta operacin para asegurar la normalizacin de las entradas en el catlogo en lnea. De ser necesario, debe verificarse en el catlogo de autoridad correspondiente, en caso de que se detecte alguna inconsistencia debe corregirse en ese momento. El ttulo tambin se determina de acuerdo a la normativa sealada anteriormente, asi como los dems campos descriptivos. Para los nombres de pases en el campo de editorial se usan los cdigos ISO, en los dems casos se usa desarrollado. (Vase cdigos ISO de pases) A los autores que son profesores y funcionarios de la EARTH y producen documentos relacionados con la universidad se les agrega como autor corporativo EARTH.

Se agrega el NI (Nmero de Inscripcin), as como el nmero de copia,. el tipo de documento (TD) y el tipo de material (TM)

d. Anlisis de Contenido (Indizacin)

Se procede a realizar una lectura tcnica del documento, que permita identificar la temtica principal del mismo.

27

Edicin 2012

Se revisan reas claves como ttulos, tablas de contenido, introduccin, el principio de los captulos, etc.

El trpico hmedo incluye diversidad de temas muy amplios por este motivo, la Biblioteca acumula material que pertenece a una gran cantidad de categoras de las ciencias agrarias. Por tanto, debe procurarse que el material bibliogrfico que se procesa tenga relacin con la problemtica agrcola del trpico hmedo y los recursos naturales.

As se podra definir el alcance de la coleccin de materiales ms importantes de esta Biblioteca. Sin embargo, la Biblioteca adquiere material de todas las ciencias, ya que las necesidades de profesores y estudiantes as lo demandan. Se puede distinguir entonces tres segmentos importantes en esta coleccin:

a.- Todo el material que trata sobre recursos naturales y desarrollo sostenible en el trpico hmedo. (Vase anexo N3 sobre Sostenibilidad en EARTH)

b.-

Todo el material sobre agricultura y produccin animal en general.

c. -

Material sobre otras reas (biologa, sociologa, literatura, etc.)

Estableciendo un orden de prioridades se puede llegar a la conclusin de que el segmento no. 1, literatura sobre el trpico hmedo, recursos naturales y desarrollo sostenible es la documentacin que ms profundidad requiere en el anlisis.

Le sigue en orden descendente el segundo segmento o la literatura agrcola y produccin animal en general; y por ltimo, el tercer segmento o literatura perteneciente a otras reas. 28

Edicin 2012

Este orden de prioridades se traduce en la prctica de anlisis temtico de la siguiente manera:

El material, que trata de los recursos naturales, desarrollo sostenible y trpico hmedo, deben recibir un nmero mayor de descriptores y de ms especificidad. Usando para ellos CAB, y probablemente, creando descriptores nuevos. Para efectos de resumen el contenido del libro en general debe cubrir de un 40% a un 50% asuntos relativos a dichos temas, el resumen que se realice ser del tipo indicativo, constar de 910 caracteres como mximo y se pondr en el campo de notas.

La literatura agrcola y animal en general debe analizarse menos ambiciosamente en cuanto al nmero de descriptores, pero sin abandonar la especificidad en la asignacin de los mismos. En este segmento no se recomienda la creacin de descriptores, solamente cuando sea imprescindible, ni usar el campo de notas para resumen.

El tercer segmento o materiales de otras reas deben tener un tratamiento ms general, de manera que sus descriptores sean de ms cobertura y requieran menos especificidad de parte del analista de documentos.

En los tres segmentos mencionados anteriormente se recomienda la utilizacin de USE y usado por (SEE) as como de rt. (SEE ALSO), de manera que el usuario de la base tenga oportunidad, sin usar CAB, de moverse a travs de la terminologa utilizada.

Porcentajes Queda a criterio del indizador y de acuerdo a la temtica de inters institucional el nmero de descriptores que se asignan a cada documento.

29

Edicin 2012

Es posible que los documentos que se analizan no aporten la informacin suficiente para identificar los cuatro requisitos anteriormente expresados, en estos casos, se debe acudir al conocimiento y experiencia del analista, as como a la consulta con especialistas sobre la temtica del trpico hmedo, de manera que un documento que verdaderamente trate temticas del mismo no sea ubicado como portador de informacin relativa a otras zonas geogrficas. Esto es de suma importancia debido a que la Biblioteca, sin perder de vista su funcin en la EARTH, buscar identificar el material y especializar su coleccin en trpico hmedo, lo que significa un tratamiento ms profundo para todos los documentos relativos a esta rea.

A posteriori, esto permitir una recuperacin de informacin acorde a las demandas de informacin de los usuarios, todos estos, especialistas en la agricultura en el trpico hmedo.

Luego se hace una lista de pre-descriptores, o sea, de temas tratados en el documento, usando la terminologa del mismo. Si es de coleccin EARTH usar siempre el descriptor EARTH, si trata sobre la Universidad.

Se comparan los trminos de la lista preliminar con los tesauros que emplea la Biblioteca que son el CAB, UNBIS, SPINES.

Si los trminos preliminares o los temas que representan no estn en los tesauros citados, es conveniente preguntarse si se est en la capacidad de crear un nuevo descriptor sin ayuda.

De no ser as, se procede a consultar con especialistas, es decir, con profesionales que laboran en el propio campo a que pertenece el tema no ubicado en los tesauros.

30

Edicin 2012

Despus de acordado el nuevo descriptor se asigna. El nuevo trmino se incluye en el tesauro correspondiente y en un fichero con la relacin jerrquica respectiva. e. Clasificacin Luego se agrega la clasificacin que permitir dar a cada material la ubicacin fsica en el estante. Los descriptores asignados en la etapa anterior son bsicos, ya que sirven para identificar la temtica ms importante de un material.

Una vez ubicado el tema principal se procede a asignar el nmero de Dewey. Es preciso asignar este nmero adecuadamente para poder agrupar los materiales por afinidad temtica. Se asignar un nmero Dewey procurando que no sobrepase los 9 dgitos, excepto para las categoras del 338.1-338.19 y del 630639. En algunos casos no har falta usar el ndice de Dewey, ya que es fcil ubicar el nmero en el esquema. Las tablas son muy importantes para formar nmeros ms precisos. Los recursos audiovisuales no llevan la notacin, en el caso de los documentos de coleccin EARTH la clasificacin es: EARTH, dependencia y nmero consecutivo. Los libros de la biblioteca comunitaria se clasifican solamente con nmero consecutivo. La informacin correspondiente a coleccin digital no se clasifica

Luego se procede a formar la signatura librstica o nmero de Cutter. Debe verificarse en el catlogo de autoridad junto con la clasificacin para no duplicar signaturas. La designacin del material se hace por medio de los siguientes cdigos alfabticos:

CODIGOS PARA DESIGNACION DE MATERIALES

TM

TD

31

Edicin 2012

Coleccin General:

M (monografa) MS (manuscrito)

Coleccin digital:

DE (documento electrnico)

Material Especial: ME

SOF (software) AFI (afiche)

Audiovisuales

AV

VHS (videocasete) CD (disco compacto) DIA (diapositiva) CAS (casete) ROT (rotafolio) MAQ (maqueta) EST (estampa)

Colec. Referencia: R

R (diccionarios, enciclopedias, anuarios, abstracs, seriadas)

Mat. Cartogrfico: MA

MA (mapa) GLO (globo)

Fotocopias:

F (fotocopia)

32

Edicin 2012

En las obras impresas se copia la signatura topogrfica en las pginas que previamente fueron selladas. Esto se hace con lpiz. La signatura topogrfica se coloca en la esquina superior izquierda, detrs de la portada. En la pgina 51 se coloca en la esquina inferior derecha, siempre y cuando exista lugar, de lo contrario se hace en la pgina siguiente.

Si el material trata sobre trpico hmedo, recursos naturales o desarrollo sostenible se procede a hacerle un resumen indicativo. f. Nuevas entradas Los registros que se ingresan al mdulo de catalogacin quedan temporalmente en un archivo que se conoce con el nombre de nuevas entradas y hasta que se d la opcin de tratamiento, la informacin que ah se encuentra no puede ser visible para los usuarios. Con el objetivo de que el rea de Referencia genere el boletn de nuevas adquisiciones, se debe enviar el archivo de nuevas entradas antes de ser procesado. g. Etiquetado La impresin de las etiquetas no se puede hacer directamente del mdulo por el tipo de letra que imprime. Por tanto se enva a un archivo de Excel que ha confeccionado la Unidad de Servicios Informticos y desde ah se imprimen. Deben colocarse a tres centmetros del borde inferior del lomo. En el caso de que el lomo sea delgado y quede totalmente visible la signatura, debe colocarse en la parte frontal superior izquierda a un centmetro del borde. Todas las etiquetas se cubren con plstico adhesivo para su proteccin. Se imprime slo una tarjeta para la boleta de prstamo y se adjunta al respectivo material. A los documentos de referencia no se les adjunta tarjeta. Se usa protector color amarillo para material de referencia, color verde para coleccin EARTH y color azul para material especial.

h. Traslado al rea de Prstamo

Por ltimo se procede a trasladar el material al rea de Prstamo. En el caso de material solicitado con urgencia, se comunica al cliente que ya se encuentra 33

Edicin 2012

disponible. Tambin se informa al personal del rea de Prstamo el nombre de la persona que lo solicit, ellos proceden a mantenerlo en esa rea durante ocho das. A los materiales ubicados en la Coleccin Reserva Biblioteca se les indica esa condicin.

Vase diagrama 5. Proceso completo.

Vase diagrama 6. Tareas.

Vase diagrama 7. Mantenimiento de base de datos.

11.7. SERVICIOS
7.1 INDUCCION A LOS SERVICIOS DE B.S.I

Cuando un cliente llega por primera vez a la Biblioteca, recibir una adecuada orientacin que, en el caso de clientes que sern regulares debe ser mucho ms detallada.

El mayor o menor nivel de profundidad lo determina la necesidad e inquietudes del cliente.

El proceso de formacin y capacitacin de estudiantes como usuarios de la informacin empieza con la induccin en el perodo de orientacin a la vida universitaria.

34

Edicin 2012

En su labor cotidiana, cada uno de los bibliotecarios est constantemente capacitando a los usuarios en el mejor aprovechamiento de los recursos bibliogrficos.

La biblioteca desarrolla talleres especficos de bsqueda y recuperacin de informacin bien sea por solicitud del programa acadmico o en cumplimiento de su labor de formacin.

Descripcin del procedimiento: Induccin a los servicios de BSI.

1. El cliente se presenta.

2. Iniciamos el recorrido por las instalaciones.

3. Descripcin general de BSI.

Explicamos:

Alcance temtico de BSI

Servicios que ofrecemos: referencia, prstamo, difusin selectiva de informacin, fotocopias, sala de conferencia, laboratorio de idiomas, cooperacin interbibliotecaria, etc.

Explicar acceso a las Bases de Datos desde WEBOPAC. Mencionar otras herramientas de recuperacin de informacin, por ejemplo OaIster, TEEAL, DOAJ y HIGHWIRE. 35

Edicin 2012

Localizacin y orden de la coleccin.

Sistema de seguridad de la biblioteca.

4-5. Si el cliente ser un usuario regular volvemos a explicar el servicio de prstamo. Explicamos la necesidad de presentar su carn para hacer uso del servicio de prstamo externo.

La universidad dota de un carn de identificacin a los funcionarios, estudiantes y profesores.

La administracin de la biblioteca extender un carn de cortesa en forma especial para los casos en que la unidad de Recurso Humanos no ha expedido el correspondiente carn y otros casos particulares. El carn de cortesa siempre se extiende por perodos cortos.

6. Explicacin de prstamo, se hace mencin a los requisitos para solicitar libros en prstamo externo, condiciones y perodos de prstamo

7. Si la persona que se presenta es un cliente regular (estudiantes, profesores, pasantes, administrativos u otros) lo referimos a la pgina Web donde puede consultar la Gua de Servicios Bibliotecarios. Por razones de seguridad hacemos nfasis en el procedimiento de salida. Los materiales que se tengan en prstamo externo deben mostrarse antes de salir de la biblioteca.

8. Evacuamos dudas

36

Edicin 2012

9. Fin

Vase diagrama 10.

Induccin a los servicios de BSI.

PROCESO DE LOCALIZACIN DE MATERIALES

Cuando el usuario tiene necesidad de consultar algn material de la Biblioteca, se inicia el proceso de recuperacin de informacin.

La herramienta de recuperacin con que cuenta la biblioteca es: WEBOPAC

El WEBOPAC (Online Public Access Catalog en ambiente Web) recupera informacin de todas las colecciones.

El cliente procede a buscar el libro en WEBOPAC por autor, ttulo, o materias (descriptores); en el sistema de bsqueda simple o por otros puntos de recuperacin: palabra clave del registro, palabra clave en materia, palabra clave en el ttulo, autor, materia, ttulo, coleccin, entradas secundarias, signatura (nmero de clasificacin), ao, ubicacin, nmero de identificacin (N.I.) en el sistema de bsqueda experta.

Los ttulos de las publicaciones peridicas, sus existencias y la materia de que tratan se recuperan a travs del mdulo de bsqueda del programa Glas.

En la base de datos en Internet recuperamos en forma integrada toda la informacin del WEBOPAC, documentos de archivo documental y analticas de artculos de publicaciones peridicas, igualmente en la Intranet. 37

Edicin 2012

1.

Inicio del proceso.

2.

El cliente consulta en el computador

3.

Est el documento que requiere?

4. Debemos preguntarnos a que coleccin pertenece. coleccin general?

Es un material de

5. Si es de coleccin general nos preguntamos si el cliente conoce el sistema de clasificacin Dewey, que es nuestro sistema de clasificacin y arreglo de la coleccin.

6.

Si est en capacidad el cliente busca el documento.

7.

Se localiz el documento?

8. Consulta. Si requiere de prstamo externo puede tramitarlo o consultar el documento en sala.

Recordemos que se prestan a domicilio los libros de coleccin general y los proyectos de graduacin.

Los documentos de reserva, referencia, archivo documental, publicaciones peridicas, audiovisuales y materiales especiales son bsicamente para consulta 38

Edicin 2012

en sala. Estos materiales requieren autorizacin especial para ser prestados fuera de la Biblioteca.

9. De no estar el documento buscado en este mdulo, implica que no est en la Biblioteca, por lo que habra que buscar en el mdulo de adquisiciones para saber si esta sin procesar, en trmite de compra o si del todo no est.

10.

Est el documento sin procesar?

11. En caso de que el mdulo de adquisiciones nos indique que el material ya fue adquirido hay que localizarlo y pedir por medio de la Administracin de la Biblioteca la catalogacin urgente de dicho material.

12. Se avisa al interesado y vuelve a repetirse el proceso de recuperacin.

13. Est en trmite de compra?

Si el mdulo de adquisiciones nos indica que el documento apenas est en proceso de adquisicin, se le informa al cliente la fecha aproximada en que podra estar llegando a la Biblioteca.

14.

Avisar cuando llegue el libro.

15. Ofrecer la posibilidad de prstamo interbibliotecario.

Si no est el documento o se presumen un largo plazo para su llegada se puede ofrecer la posibilidad de localizarlo en otra Biblioteca. En cuyo caso debe 39

Edicin 2012

tramitarse el prstamo interbibliotecario, a travs del servicio de Referencia de la biblioteca.

16. Si el WEBOPAC nos ndica que el documento pertenece a la coleccin de referencia o reserva, seguimos al paso 7.

17-18. Si el documento no pertenece a las colecciones mencionadas puede tratarse de documentos del archivo documental, audiovisuales, coleccin especial o coleccin institucional. En estos casos orientamos al cliente y le ayudamos en la consecucin del documento y retornamos al paso 7.

19. Es publicacin peridica?

20-21. Si se trata de una publicacin peridica, debemos explicar al cliente el orden de la Hemeroteca o coleccin de publicaciones peridicas y continuamos al paso 6. Si el usuario no se encuentra familiarizado con el sistema, se le ayuda a localizarlo. Debemos tomar el suficiente tiempo para explicarle cul es el orden de la coleccin y todos los detalles que son tiles para poder encontrar un libro o una publicacin peridica en el estante. Todo con el fin de que en la prxima oportunidad pueda hacerlo l mismo.

22. Si no aparece el documento, el personal de la Biblioteca debe hacer una bsqueda exhaustiva

23. Si como producto de esta bsqueda lo recuperamos sigue el paso 7.

24. Si no aparece el documento se conserva el dato para darle seguimiento. Se da por perdido si en el prximo inventario se confirma su prdida. 40

Edicin 2012

25. FIN.

Vase diagrama 11.

Localizacin de materiales.

7.3. SERVICIO DE REFERENCIA

Tomando en consideracin los objetivos de la Biblioteca:

- Atender las necesidades de informacin del cliente - Buscar y facilitar el intercambio de informacin con entidades nacionales y extranjeras a fin de ofrecer informacin de primera calidad - Ofrecer servicios de informacin prontos y oportunos, en los procesos de investigacin realizados por los clientes de B.S.I.

Estos objetivos se relacionan directamente con la unidad de referencia, donde se desarrolla un proceso de bsqueda de informacin especializada.

Descripcin del procedimiento: Servicio de Referencia

1. Inicio

2 -3. El cliente solicita una bsqueda de informacin.

41

Edicin 2012

La consulta la puede hacer manifiesta por telfono, por email o personalmente. Si el cliente es un estudiante y hace la solicitud por telfono o por email se le comunica que debe presentarse a la Biblioteca para realizar el proceso de elaboracin de bsqueda de informacin y recuperacin de los documentos con el referencista.

En el marco de la cooperacin interbibliotecaria, cuando la solicitud procede de otra Biblioteca se precisan los trminos de la bsqueda, bien sean a travs de comunicados en forma telefnica, por medio de una carta, correo electrnico, etc. La resolucin de la bsqueda se comunica por la va ms expedita, igual que el envo de bibliografa y documentos.

4. Se elabora el perfil de bsqueda: Con el fin de elaborar el perfil de bsqueda el referencista procede a realizar una entrevista al cliente para identificar la necesidad real. A veces es un tema muy especfico y por lo tanto debe preguntrsele a que materia corresponde para identificar la demanda. Tambin suelen presentarse temas muy generales de los que existe gran cantidad de documentos, entonces el referencista deber investigar junto con el cliente para llegar al tema especfico y se concluye la entrevista con preguntas como el idioma que le interesa, la fecha ms antigua que desea consultar, el tipo de material (revistas, libros, tesis) y otros dependiendo de cada necesidad de informacin.

El referencista elabora una estrategia de bsqueda, para ello debe conocer muy bien el lenguaje de recuperacin, operadores bolanos, herramientas de recuperacin, tesauros, nombres cientficos de los productos agrcolas incluso algunas veces consultar a las encargadas del Departamento de Procesos Tcnicos, para que remitan a los descriptores correspondientes. Traducir al idioma ingls los trminos si se requiere.

5. Se realiza el proceso de bsqueda junto con el cliente, se verifican todas las posibles fuentes de recuperacin de informacin y accesibilidad de las mismas. 42

Edicin 2012

Si existe material indizado y procesado en las bases de datos que cumplen con los requerimientos de la bsqueda pasamos a localizarla.

6. Existe informacin en la coleccin.

7. Se localiza el material?

8. Se entrega al cliente, quien tiene la opcin de solicitar prstamo.

9. Si la informacin recuperada es suficiente para cubrir los requerimientos y el cliente queda satisfecho se da por terminado el proceso.

10-11. Si no est satisfecho se le hace la bsqueda en bases de datos internacionales y discos compactos que Biblioteca posee.

Si recuperamos informacin debemos preguntarnos si es informacin que tenemos disponible en la Biblioteca en cuyo caso se recupera y entrega al usuario. Si no debemos proceder a la recuperacin de la misma fuera de la institucin.

12. Esta EN BSI?

13. Si la informacin se encuentra en BSI y no aparece indizada es selecciona para la base de datos referencial DOC2 se llena formulario y se enva a procesos tcnicos.

43

Edicin 2012

14. Si permanece la insatisfaccin del cliente o por el tema consideramos que es necesario; se consultan otras Bibliotecas.

15. Se tramita la solicitud de bsqueda.

16. Identificamos las fuentes de informacin pertinentes.

17. Se localiza el material.

18. Tramitar el prstamo interbibliotecario, cuya formalizacin es diferente en cada institucin.

19. FIN

Vase diagrama 12.

Servicio de Referencia

7.4.

PUBLICACIONES PERIDICAS

Ordenamiento y recuperacin de informacin en publicaciones peridicas

La coleccin de publicaciones peridicas rene aproximadamente 600 ttulos de revistas, los cuales se reciben por suscripcin o donacin, en formato impreso o electrnico (CD-ROM o web). En formato CD-ROM se cuenta con la coleccin TEEAL (The Essential Electronic Agricultural Library); esta coleccin ofrece en 381 discos compactos, el acceso al texto completo de cerca de 140 ttulos de revistas especializadas publicadas entre 1993 y 2001. 44

Edicin 2012

En formato web es posible acceder a las versiones electrnicas de algunas de las revistas que se reciben por suscripcin en formato impreso. Estas tablas de contenido son accesadas por Internet y muchas requieren de un password para leer los artculos a texto completo. La mayora de estas publicaciones en formato electrnico en Internet no envan comunicaciones a los clientes cuando las tablas de contenido se actualizan, por lo que requieren de una visita regular para revisar los nuevos contenidos. Adems, por medio de la Hemeroteca virtual, seccin del sitio web de la Biblioteca, es posible acceder a cerca de 485 sitios de revistas, peridicos, o que aunque no son una publicacin, contienen informacin relevante para las actividades que desarrollan los usuarios a los que se sirve. La Hemeroteca virtual es no slo un sitio que rene direcciones electrnicas a pginas especializadas en temas agrcolas, sino que tambin se ha incluido entre sus objetivos ofrecer a estudiantes, docentes y funcionarios, informacin sobre diversos temas culturales y cientficos.

La coleccin impresa se ordena alfabticamente de acuerdo al ttulo de la publicacin y cada publicacin se ordena cronolgicamente. Hay varias formas de recuperar la informacin contenida en las colecciones de la hemeroteca, tanto impresas como electrnicas:

1. A travs del mdulo de seriadas, el cual permite consultar por ttulo y por materia principal. 2. A travs de la base de datos DOC2. 3. El sistema TEEAL cuenta con su propio ndice, el cual refiere a los textos completos contenidos en los 381 discos compactos de la coleccin. 4. Por medio del WEBOPAC de Glas es posible recuperar los ttulos de revistas por medio de la opcin de bsqueda por peridicas materia y por peridicas ttulo.

Servicios al cliente 45

Edicin 2012

Para lograr satisfacer las necesidades de informacin de nuestros clientes finales (estudiantes) y de actualizacin permanente de profesores y administrativos, se ha desarrollado un enfoque integral en cuanto al ciclo documental, partiendo de la premisa del carcter relevante de la informacin para la generacin de nuevos conocimientos. Para alcanzar tal objetivo se realiza una etapa de identificacin de necesidades concretas de un sector importante de nuestros clientes (profesores, administrativos, equipos de apoyo, etc.), los cuales sirven de base para la transmisin del conocimiento a nuestros clientes finales.

Sobre la base de estas necesidades de informacin se alimentan los perfiles de inters y se realizan tareas de seleccin de material bibliogrfico para alimentar la base de datos DOC2, realizar diseminacin selectiva de informacin y actualizar los fondos.

Perfiles de usuarios

1. Se inicia el proceso.

2. Se contacta al cliente para una cita. Esta tarea se realiza en forma personal y sobre la base de un grupo de clientes debidamente determinados, entre ellos profesores, asistentes y administrativos.

3-4. Si se logra establecer la cita se entrevista al cliente para identificar sus reas de inters ms relevantes. Esta informacin permite determinar y estructurar la especialidad de la demanda.

5. Se le presentan listados de ttulos de revistas que se reciben regularmente en BSI, para que el cliente seleccione los ttulos de su inters.

46

Edicin 2012

6. Se elabora el perfil de necesidades de informacin del cliente y se asignan descriptores con base en los diferentes vocabularios controlados utilizados en la biblioteca. Se establece la relacin de temas entre principales y secundarios y se determinan los ttulos de las publicaciones peridicas de las cuales debe recibir las tablas de contenido.

7. Se ingresa la informacin al mdulo de perfiles de usuarios de publicaciones peridicas.

8. Se pasa al proceso 3.

9. En caso que no sea posible establecer una cita o que la actualizacin de los datos requiera hacerse con urgencia, se puede realizar sta por otros medios como: correo electrnico, telfono, nota escrita o conversacin informal. De esta manera se asegura una actualizacin permanente de los perfiles y una forma mucho ms flexible y gil de mantenerla.

10. Si se logra recopilar la informacin por otros medios, se elabora el perfil de necesidades correspondiente, de acuerdo al paso 6 anterior, de lo contrario se inicia de nuevo el proceso.

Vase diagrama 13.

Perfiles de Usuarios.

Control de publicaciones peridicas

1. Se inicia el proceso.

2. Se reciben las publicaciones peridicas, procedentes de la secretaria de la Biblioteca, de la Unidad de Adquisiciones o de la Administracin. 47

Edicin 2012

3-4. Se verifican los datos en el mdulo de seriadas. Si el ttulo se encuentra ya registrado, se contina con el paso 5 de este proceso, de lo contrario se determinar si es una nueva suscripcin o donacin y se continuar con el paso 8.

5. Se ingresa a la opcin Histrico para registrar el nuevo nmero, y a la vez verificar que no se presenten atrasos en la recepcin.

6-7.

Si la publicacin se encuentra atrasada se contina con el sub-proceso 2b.

8-9. Si se trata de una nueva suscripcin o donacin, se crea un nuevo registro mediante la opcin Aadir del men Publicacin Peridica.

10-11. En el caso de las donaciones, primero debe establecerse la conveniencia de incorporarla a la coleccin, de acuerdo a lo establecido en las polticas de donaciones. Si se decide incorporarla, se pasa al punto 9 anterior. Si se decide no conservarla se pasa al sub-proceso 2c.

12. Una vez registrado el nuevo nmero en la opcin Histrico, se procede a actualizar los fondos en la opcin Coleccin, completando los datos correspondientes que solicita la hoja de insumo que se despliega.

13. Se relacionan los contenidos de la publicacin con los perfiles de necesidades de los clientes.

14-15. Finalmente, las publicaciones se sellan, se les coloca el dispositivo de seguridad y se continua con el proceso 3.

48

Edicin 2012

Vase diagrama 14.

Control de publicaciones peridicas.

Revisin manual

1. Se inicia el sub-proceso.

2. Mensualmente se revisan los listados de ttulos donde se detallan las suscripciones activas (informe de suscripciones) y las donaciones recibidas regularmente (informe de donaciones) y que se consideran de inters para la Universidad, y se compara con los registros incluidos en el mdulo de publicaciones peridicas. Esta revisin es til para identificar atrasos en ttulos que no llegan con regularidad y que, por lo tanto, son difcilmente identificables mediante el mdulo de publicaciones peridicas.

3-5. En caso de identificarse atrasos por esta va, se contina con el sub-proceso 2b; de lo contrario, termina el sub-proceso.

Vase diagrama 15. Revisin del manual para el control de publicaciones peridicas.

Reclamo de nmeros atrasados

1. Se inicia el proceso.

2. En el caso de las publicaciones con nmeros atrasados, es necesario considerar un tiempo prudencial de espera de acuerdo a la periodicidad y tiempo de entrega habitual. 49

Edicin 2012

3-6, 10. Si se considera que ese tiempo prudencial ha sido superado, se notifica a la Unidad de Adquisiciones (en el caso de las suscripciones), o a la Secretara (en el caso de las donaciones), donde se encargarn de enviar el reclamo al proveedor correspondiente, dando un tiempo prudencial para que respondan. Esta notificacin, en ambos casos, se hace por medio del envo del informe de suscripciones y del informe de donaciones, respectivamente, el cual incluye todos los detalles necesarios para efectuar el reclamo.

7-8. Al recibir el nmero o los nmeros atrasados se pasa al proceso 2. Siempre que se recibe material reclamado, es importante recordar notificar a la Unidad de Adquisiciones o a la Secretara, segn corresponda, para verificar que han tomado nota y que la publicacin deje de aparecer como atrasada en sus controles. Igualmente, debe actualizarse el informe de suscripciones o el de donaciones, con el mismo fin.

9. Si la publicacin no es recibida y se considera que el tiempo prudencial ha sido superado, se notifica nuevamente a la Unidad de Adquisiciones o a la Secretara, por medio de los informes correspondientes, para que insistan con el reclamo.

Vase diagrama 16.

Control de nmeros atrasados.

Descarte de donaciones

1. Se inicia el proceso.

2-4. De acuerdo al paso 10 del proceso 2 anterior, si se decide descartar una publicacin donada, se valorar la posibilidad de enviarla directamente a reciclaje o incluirla en la lista de donacin. 50

Edicin 2012

5-6. Las publicaciones que sean incluidas en esta lista, se colocan junto con otros materiales de descarte, con lo que termina el proceso.

Vase diagrama 17.

Descarte de donaciones.

7.5. SERVICIO DE TABLAS DE CONTENIDO

1. Se inicia el proceso.

2. Una vez registradas las publicaciones, se determina de cules deben enviarse fotocopias de las tablas de contenido.

3. Para determinar los clientes que reciben cada tabla de contenido, se revisa el listado de perfiles de clientes y se solicitan las fotocopias correspondientes.

4. Se envan las fotocopias de las tablas de contenido a cada cliente.

5. Se actualiza el control estadstico, tanto por ttulo de la publicacin como por cliente, indicando en cada caso la cantidad de tablas de contenido enviadas.

6-8. Al recibir solicitudes de artculos por parte de los clientes, se piden las fotocopias correspondientes y se le envan. Se actualiza el control estadstico, tanto por ttulo de la publicacin como por cliente, indicando en cada caso la cantidad de artculos enviados.

51

Edicin 2012

10. Una vez enviadas las tablas de contenido, las publicaciones son exhibidas por una o dos semanas en los muebles de revistas recientes.

11-12. Cuando las revistas son sustituidas por otras ms recientes, se pasa al proceso 4.

Vase diagrama 18. Servicios de tablas de contenido.

7.7. MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIN DE LA HEMEROTECA VIRTUAL

1. Se inicia el proceso.

2. Para asegurar un adecuado funcionamiento de la hemeroteca virtual, es indispensable que todas las ligas contenidas en ella funcionen adecuadamente y apunten donde dicen hacerlo. Por lo tanto, es necesario realizar una revisin peridicamente, de ser posible cada mes, para detectar errores o cambios en las ligas y corregirlos oportunamente.

3-4. En caso de detectarse errores, se identifica la direccin correcta y se hace la reparacin de la liga en la pgina. En ocasiones, una misma direccin pasa a pertenecer a una entidad totalmente diferente, por lo que ser necesario buscar la nueva direccin de la entidad original, o de no ser posible localizarla, eliminarla de la hemeroteca virtual, hasta tanto no se identifique la nueva direccin.

5. Tambin es necesario actualizar la hemeroteca virtual con nuevas publicaciones electrnicas. La identificacin de estas direcciones se hace normalmente durante las actividades cotidianas que se desarrollan en la Biblioteca, y pueden ser identificadas por cualquier miembro del personal. 52

Edicin 2012

6. Si hay nuevas direcciones para incorporar, lo primero que debe hacerse es identificar en cul de las secciones de la hemeroteca virtual debe ubicarse: 1. revistas texto completo suscritas por la biblioteca y que requieren password para su consulta; 2. revistas texto completo de acceso libre; 3. revistas con slo resmenes o tablas de contenido; 4. diarios y revistas electrnicos de actualidad y entretenimiento; 5. conocimiento en accin.

7-8. Una vez identificada la seccin donde se ubicar, se procede a crear la liga correspondiente, con lo que termina el proceso.

Vase diagrama 20. Mantenimiento y actualizacin de la hemeroteca virtual.

7.8 SERVICIO TEEAL (THE ESSENTIAL ELECTRONIC AGRICULTURAL LIBRARY)

1. Se inicia el proceso.

2. El servicio de bsqueda de informacin y envo de artculos por medio de la coleccin TEEAL, se hace fundamentalmente de dos maneras, condicionadas por el tipo de usuario (docentes o estudiantes) y la forma en que el usuario solicita o utiliza el servicio: utilizando su propio ndice instalado en su computadora (PC o porttil) y solicitando los artculos requeridos por correo electrnico o telfono, o presencialmente en las instalaciones de la biblioteca.

3-4. Si la solicitud de artculos se hace por medio de correo electrnico o telfono, y la bsqueda ha sido realizada previamente por el usuario, solamente se procede a identificar los artculos para enviarlos al solicitante. Cuando se instala el ndice de TEEAL a un usuario, se le ofrecen instrucciones sobre la forma de utilizarlo y sobre la forma de solicitar 53

Edicin 2012

los artculos, indicndole los datos mnimos necesarios que debe indicar. Si la solicitud se hace en las instalaciones de la Biblioteca, la bsqueda se realiza al lado del usuario, y simultneamente la revisin y envo de los artculos.

5. Los artculos se envan en formato PDF, para lo cual es necesario convertirlos del formato original en que se encuentran en TEEAL (TIFF), por medio del Acrobat Distiller.

6. Una vez convertidos, los artculos se envan por correo electrnico. En lo posible los artculos no se imprimirn en papel. Queda como alternativa grabarlos en disquete o CD.

Vase diagrama 21. Servicio TEEAL.

MANTENIMIENTO DE PGINA WEB EN INTRANET Internet se ha convertido en los ltimos aos en uno de los medios de comunicacin y herramientas de acceso de servicios de mayor presencia en el mbito acadmico, cientfico y de investigacin. Particularmente, las bibliotecas y los servicios de informacin han encontrado en la red un medio ideal para ampliar su alcance y cobertura. La biblioteca posee su pgina web tanto en la pgina web institucional como en la Intranet.

El diseo de la pgina web dentro de la pgina institucional est totalmente a cargo de la USI, por lo que la biblioteca se limita a suministrar los contenidos para que sean colocados. Revisarlos y actualizarlos peridicamente.

A continuacin se describe el proceso de mantenimiento de la pgina web en la Intranet:

54

Edicin 2012

1.

Inicio del proceso.

2. Peticin de insumos. En una pgina web lo ms importante es el contenido. Las pginas de BSI son alimentadas con el aporte de todas las unidades que la conforman: Servicios, Adquisiciones, Procesos Tcnicos, Hemeroteca, Referencia y Administracin. Existe una persona encargada de recibir estos insumos. Los insumos son enviados por las unidades en formato digital, ya sea en disquete o por correo electrnico.

3. Recepcin de insumos.

4.

Diseo.

5.

Implementacin.

Una vez concluido el proceso de diseo, las pgina es probada antes de su instalacin definitiva en el servidor. La Biblioteca enva el diseo y los contenidos a la USI, donde se encargan de subirla al servidor.

6.

Mantenimiento.

Peridicamente los contenidos y el diseo son revisados y evaluados, con el fin de mantener los sitios actualizados y con una presentacin atractiva para los visitantes.

7.

Hay modificaciones?

Si en algn momento se determina la necesidad de hacer modificaciones de diseo o de contenido se procede segn lo establecido en los puntos dos y tres. 55

Edicin 2012

8.

FIN

Vase diagrama 23. Mantenimiento de pgina web en intranet.

7.9. AUDIOVISUALES Y COLECCIONES ESPECIALES

La unidad de audiovisuales y colecciones especiales colecciona materiales tales como: videocasetes, casetes de audio, diapositivas, maquetas, estampas, materiales especiales y discos compactos. Por razones de formato un conjunto audiovisual puede dividirse en dos, por ejemplo: un videocasete acompaado de un folleto, sin un estuche que los agrupe, podra estar ubicado en dos diferentes lugares, por un lado el video y en otro el folleto, en estos casos los materiales tienen la misma signatura, y se les coloca una colilla con la informacin de que poseen material acompaante, esto para facilitar la recuperacin del documento completo.

Descripcin del proceso: Audiovisuales y colecciones especiales

1.

Inicio del proceso.

2. El ciclo de recuperacin de informacin comienza cuando el cliente presenta su necesidad de informacin.

EL cliente puede haber consultado la base de datos y recuperado alguna(s) signatura(s) de material de la unidad. Si no se ha consultado la base de datos se procede a la consulta.

56

Edicin 2012

3.

Localizamos el material.

Debemos preguntarnos si es audiovisual, material especial,

4.

Se realiza el prstamo.

El usuario debe firmar la boleta de prstamo de dicho material.

En esta etapa del proceso ya conocemos si para la consulta se ocupa equipo y podemos autorizarle su uso.

5.

Requiere Equipo?

En algunos casos el usuario al confirmar la existencia del material pospone su consulta o con una simple revisin, ejemplo en el caso de la diapositivas, concluye que el material es til, de acuerdo a esto facilitamos o no el equipo.

6.

Facilitar el equipo

7.

El cliente consulta el material

8. Es posible que el cliente requiera tomar el material en prstamo externo. Si es profesor se le presta el material; si es un estudiante que desea utilizar el material para ilustrar la presentacin de un trabajo en el aula de clase, se acuerdan los trminos del prstamo. En estos caso se le puede prestar el material impreso para llevar por ocho das pero el material grfico se le facilita para llevarlo fuera de la 57

Edicin 2012

Biblioteca el mismo da o si fuese necesario de un da para otro. Adems se debe advertir los cuidados que debe tener con este tipo de obras. Para procurar la conservacin, se hacen copias de los materiales (bsicamente casetes), entonces si hay copias se prefiere el prstamo de la copia al del original.

Si la solicitud la presenta un cliente externo se le da un tratamiento especial dependiendo del uso que se le vaya a dar al material. Se le indican los mecanismos de formalizacin del prstamo ya sea a travs de una carta o una solicitud de prstamo interbibliotecario.

9.

Acordar fecha de devolucin

10.

Solicitar carn y verificar datos

11. Cargar al mdulo de prstamo

12. Sellar el material impreso: folletos, material especial, con la fecha de vencimiento del prstamo, en la colilla fecha de vencimiento se coloca al lado izquierdo de la fecha las iniciales del funcionario que realiza el prstamo.

13. Para el material no impreso se notifica al mostrador de prstamo para autorizar la salida del mismo

14.

Entregar material al usuario.

15. Se archiva la tarjeta en el fichero de prstamo, de la unidad y se llevan los controles de prstamo. 58

Edicin 2012

16.

FIN.

Vase diagrama 24. Audiovisuales y colecciones especiales.

Inventario

El inventario de colecciones nos permite mantener actualizada la coleccin conforme los registros de la Base de datos.

El proceso se hace por medio de un sub-mdulo del mdulo de prstamo el cual lee el cdigo de barras de cada libro y lo compara con la base de datos.

En este procedimiento no se hallan incluidas las colecciones de publicaciones peridicas (Hemeroteca) y Archivo documental. Dichos inventarios se realizan manualmente a partir de la confrontacin con un listado de la respectiva base de datos.*

El procedimiento es el siguiente:

1. Inicio

59

Edicin 2012

2. Fijacin de fecha del inventario. Se lleva a cabo durante las vacaciones del segundo perodo.

El planeamiento del mismo se realiza teniendo en cuenta que toda la coleccin debe ser leda con el lector de cdigo de barras. Se trabaja, generalmente, en grupos de dos o tres personas. Definir el modo en que se va a pasar por el lector de cdigos de barras cada uno de los materiales, esto es, en algunos casos trasladar hacia el computador los libros, en otros tomar las previsiones para mover el computador hasta la respectiva coleccin.

3. borrar del sistema la nota Coleccin de reserva y pasar el material a la coleccin general.

4. Se hace una revisin detallada del fichero de prstamo, verificando que todos los prstamos estn debidamente ingresados en el computador.

5. Fijar grupos de trabajo y dinmica de lectura.

6. Ingresar al mdulo de inventario.

7. Leer cdigos de barras de la coleccin de General.

8. Leer cdigos de barras de la coleccin de Referencia.

9. Leer cdigos de barras de coleccin de mapas.

60

Edicin 2012

10. Leer cdigos de barras de audiovisuales, material especial, coleccin institucional y proyectos de graduacin.

11. Leer cdigos de barras de la biblioteca comunitaria.

12. Leer cdigos de barras de otras dependencias internas (Procesos tcnicos, adquisiciones, direccin, secretaria)

13. Ya se han ledo todos los cdigos de barras?

14. Si ya estn ledos todos los cdigos de barras se procede a ejecutar el inventario en el sistema automatizado.

15. Hay documentos no ingresados al inventario? Como productos de la ejecucin del inventario se generan los listados de trabajo: Listado de libros en la Base de datos no ingresados al inventario (lista de ausentes) y listado de discrepancias.

16. La lista de documentos en la Base de datos no ingresados en el inventario( Lista de ausentes) debe ser revisada contra las colecciones tem por tem pues su ausencia puede obedecer a omisiones u otros en el momento de la lectura.

17. Se compara con la lista de documentos extraviados. Las coincidencias constituyen los primeros registros para la lista de prdidas. La lista de documentos extraviados la constituyen los documentos cobrados a clientes y otros cuya ausencia se haya determinado previamente.

Para los documentos que figuran por primera vez como ausentes (lista de documentos para verificar prdida) debe hacerse una bsqueda exhaustiva con el fin de evitar errores tales como eliminacin de documentos no extraviados.

Para cada NI se har lo siguiente: 61

Edicin 2012

1. revisar nuevamente coleccin tem por tem 2. Si aparece borrar de la lista 3. Revisar el registro completo en la base de datos. 4. Revisar ltima transaccin. 5. Considerar si el NI es reciente.

Todos estos detalles y otros como tipo de material deben ser revisados cuidadosamente antes de dar por perdido un documento.

18. Generar lista de documentos perdidos.

19. Hay cdigos que no coinciden con la base de datos?

20. Revisin uno a uno

21. Corregir

22. Pasar informe a direccin.

23. Fin

Vase diagrama 33. Inventario.

62

Edicin 2012

En el procedimiento que se describe anteriormente no se hallan incluidas las colecciones de publicaciones peridicas (Hemeroteca) y Archivo Documental. Dichos inventarios se realizan manualmente a partir de la confrontacin con un listado de las respectivas base de datos.*

Criterios para el tratamiento de obras extraviadas o perdidas

La condicin indispensable para aplicar el presente lineamiento es que se haya efectuado un inventario previo de la coleccin de la Biblioteca.

Identificar en el reporte del inventario las obras en condicin de extraviadas o perdidas y verificar dicha condicin mediante una bsqueda manual.

Determinar cules de ellas se le cobraron a la persona que las perdi y dar a la Contabilidad el detalle de tales datos.

Aquellas obras de las cuales se desconozcan las razones o motivos de su prdida se pondrn en una cuenta de incobrables por parte de la Contabilidad y se eliminarn de la base de datos de la biblioteca.

SERVICIO DE PRSTAMO EXTERNO

El prstamo externo, es uno de los beneficios que otorga la biblioteca para facilitar el cumplimiento de los programas acadmicos. Este servicio se controla en el

63

Edicin 2012

mdulo de prstamo del programa Glas e involucra los siguientes procedimientos: prstamo, renovacin y devolucin del material en prstamo.

El prstamo para estudiantes y funcionarios es por diez das, mximo ocho documentos.

Los usuarios que pertenezcan al Club de Lectura tendrn derecho a un plazo de un mes en el prstamo pero solo en los libros de literatura.

El material audiovisual se presta solo por tres das

El prstamo por tres meses es para profesores y personal de apoyo, sin lmite de documentos para uso en las dependencias de la Escuela.

El prstamo es personal y la presentacin del carn institucional es indispensable tanto para el prstamo como para la renovacin del mismo.

El prstamo se da solo si el cliente no tiene deudas pendientes.

El cliente a quien no se pueda dar el servicio por deudas u otro motivo debe recibir una explicacin corts y clara

DESCRIPCIN DEL PROCESO

PRSTAMO EXTERNO

1.

Inicio del proceso. 64

Edicin 2012

2.

El Usuario presenta el material y su carn en el mostrador de circulacin.

3.

Es el material de prstamo externo?

4. Se prestan a domicilio los libros graduacin y material audiovisual.

de coleccin general, los proyectos de

5. Los documentos de reserva, referencia, publicaciones peridicas y materiales especiales son bsicamente para consulta en sala. Estos materiales requieren autorizacin especial por parte del Administrador de la Biblioteca, para ser prestados fuera de la Biblioteca.

La coleccin de publicaciones peridicas carece de cdificacin.

6. Accesar el men de prstamo

7. Se lee el carn con el lector de cdigo de barras.

8. Se lee el cdigo de barras del libro, igualmente, con el lector de cdigos ptico.

9.

Ofrece el sistema mensajes de advertencia?

65

Edicin 2012

Los mensajes que ofrece el sistema son generados por el mismo sistema o ingresados por los funcionarios de la biblioteca, en el submen de usuario (mensaje de advertencia), del mdulo.

Algunos mensajes de advertencia son:

Este usuario tiene prestados X el lmite es X. Este usuario tiene documentos atrasados. El carn para este usuario se encuentra vencido. MIEMBRO CLUB DE LECTURA

10. Informar al cliente y explicar opciones. Ejemplo devolver libros.

11. Salir de la opcin de prstamo (devolver la pantalla al men principal)

12. Se sella la colilla "fecha de vencimiento" en el material con la fecha de vencimiento del prstamo.

13. Se le entrega al usuario, la tarjeta de prstamo del libro, para que firme y escriba el nmero de su carn. (Esto aplica solo a profesores que requieran libros para realizar exmenes a libro abierto)

14. Se devuelve el carn al cliente.

15. Se pregunta al cliente si va a salir de las instalaciones de la Biblioteca.

66

Edicin 2012

16. Si sale en ese momento se le hace entrega del material despus de pasar por el sistema de seguridad.

17. De no salir an, se le entrega el material y se le recuerda presentarlo en el momento de salir.

18. Si el material no posee cdigo de barras se confecciona la boleta de prstamo y si se considera necesario el usuario debe dejar en custodia su carn. Consideramos necesario retener el carn con algunos materiales para asegurar la oportuna devolucin de los mismos.

19. Si el usuario no tiene autorizacin no se efecta el prstamo y se finaliza el proceso.

20. FIN.

Vase diagrama 26. Prstamo externo.

RENOVACIN DEL PRSTAMO EXTERNO

Para la renovacin del prstamo de un documento es necesario presentar el mismo, en el mostrador de prstamo, no se aceptan renovaciones por telfono o sin la presentacin del libro.

Descripcin del procedimiento: Renovacin 67

Edicin 2012

1. Inicio del proceso

2. El cliente presenta el libro y solicita la renovacin

3. Para todas las transacciones de la biblioteca el cliente debe presentar el carn, menos para devolver libros. Solicitamos entonces el carn al cliente

4. Accesar en el modulo de prstamo la opcin renovacin

5. Leer, el cdigo de barras del libro, mediante el lector ptico

6. Ofrece el sistema mensaje de advertencia?

Los mensajes de advertencia pueden ser los siguientes:

Documento reservado para XXX. En este caso no se hace informa al usuario. Este ttulo se ha renovado X veces Este usuario tiene documentos atrasados Las multas para este usuario suman XXX

la renovacin y se

Cuando el libro ha sido reservado por otro usuario se deja en el mostrador de prstamo por uno o dos das para que el cliente que lo haba solicitado, a quien se haba informado la fecha de vencimiento, pase a recogerlo. Si el cliente no pasa a recogerlo ser enviado a la coleccin. 68

Edicin 2012

El prstamo para un libro puede ser renovado tantas veces como lo requiera el cliente, siempre y cuando no haya sido solicitado por otro usuario. Se renueva por un perodo igual.

7. Informar al cliente

8. Ejecutar la renovacin dando un click sobre la opcin OK.

9. En la colilla de vencimiento se sella con la nueva fecha.

10. El carn corresponda al solicitante.

Y devuelve carn al usuario.

11. Se pregunta al cliente si va a salir de las instalaciones de la Biblioteca. Si sale en ese momento se le hace entrega del material despus de pasar por el sistema de seguridad. De lo contrario se le entrega el material y se le recuerda que debe presentarlo antes de salir del edificio.

12. Fin

Vase diagrama 27. Renovacin del prstamo externo.

69

Edicin 2012

DEVOLUCIN DE LIBROS DE PRSTAMO A DOMICILIO

1. Inicio del proceso.

2. El usuario se presenta a devolver el material que ha tenido en prstamo durante algunos das.

3. Accesar el men de devolucin.

4. Leer el cdigo de barras (NI) del material

5. Reporta el sistema multa y otros mensajes de advertencia?

6. Informar al cliente el monto de la multa y elaborar factura

La factura por cobro de multas por retraso en la devolucin de libros debe incluir: nombre del estudiante, nmero de carn, y en detalle se especifica multa por morosidad en devolucin de material NI (S); estudiante firma la factura o en su defecto enviamos copia a su casillero. Dichas facturas son reportadas posteriormente a la oficina de Contabilidad.

Cada da de atraso son 175 colones por libro.

Si el sistema ofrece otros mensajes de advertencia importantes informar al cliente. Los mensajes pueden ser:

Este documento esta atrasado.

Las multas para este documento son...

70

Edicin 2012

Este usuario tiene documentos atrasados.

Este usuario tiene ya una multa de XXX.

7. Eliminar el monto de la multa

9. En la colilla posterior del libro se debe poner el sello devuelto

11-12. Si el libro esta en buen estado pasa a la coleccin respectiva de lo contrario se guarda y luego se manda a empastar

13. FIN.

Vase diagrama 28. Devolucin de prstamo a domicilio.

CONTROL DE SALIDA La Biblioteca cuenta con un sistema de seguridad para evitar la sustraccin de documentos y garantizar de esta forma que se cuente con el material que registran las bases de datos propias.

Descripcin del proceso Control de salida:

1.

Inicio del proceso.

2.

Usuario va a salir de la Biblioteca 71

Edicin 2012

3.

El usuario lleva material de biblioteca.

4. Los usuarios que tengan documentos en prstamo deben entregarlos en el mostrador, siempre que salgan del edificio.

5. El funcionario debe revisar en cada uno de los documentos la colilla de vencimiento de prstamo (colilla que se pega en la ltima pgina o contraportada del documento) para verificar que dicho documento esta prestado.

6. Si la fecha en la colilla de prstamo es la del da o una fecha anterior el cliente debe renovar el prstamo del documento o devolverlo.

7.

El usuario pasa por el sistema de seguridad

8. Si la alarma se acciona le indicamos al usuario que debe devolverse, le recordamos que debe entregar en el mostrador antes de salir los documentos que tiene en prstamo y nos devolvemos a iniciar nuevamente todo el proceso.

9. Si el prstamo del libro esta vigente el usuario pasa por el sistema de seguridad

10. Si acciona la alarma debe devolverse a iniciar el proceso, pues debe tener otros materiales.

11. Si no se acciona procedemos a entregar los libros al usuario.

Norma que figura en la gua de servicios bibliotecarios "TODA PERSONA QUE SE RETIRE DE LA BIBLIOTECA DEBE ABSTENERSE DE ACTIVAR LA ALARMA UBICADA EN LA PUERTA DE SALIDA, PARA ELLO DEBE ENTREGAR LOS LIBROS QUE LLEVA EN PRSTAMO AL PERSONAL DE LA BIBLIOTECA, LOS CUALES LE SERN ENTREGADOS NUEVAMENTE DESPUS DE PASAR POR EL PUESTO DE LA ALARMA". 72

Edicin 2012

10. FIN.

Vase diagrama 29. Control de salida.

CONTROL DE PRSTAMOS ATRASADOS

El prstamo externo es uno de los beneficios que ofrece la biblioteca a sus clientes. Con el fin de asegurar el uso adecuado de los recursos, el control de nuestras colecciones y la puntual devolucin de los materiales facilitados se han establecido los siguientes pasos a seguir para reclamar a los usuarios los materiales cuyo plazo de prstamo se halla vencido.

Descripcin del proceso. Control de prstamos atrasados

1. Inicio del proceso.

2. Mediante el mdulo de prstamo se genera un reporte de usuarios atrasados, el cual consiste en un listado con todos los usuarios morosos y el material que poseen.

3. Manualmente se completa la informacin faltante en el reporte y que se considere de relevancia, como el nmero de carn del usuario y la signatura correspondiente a cada material.

73

Edicin 2012

4. Luego se procede a buscar el material en la coleccin correspondiente, esto con el fin de asegurar que el material no se encuentre en la biblioteca y que el usuario efectivamente lo adeude.

5. Si el material es encontrado en la biblioteca, se deber descargar en el mdulo de prstamo, de lo contrario se enviar un aviso de atraso al usuario.

6.

Enviar el aviso de atraso.

7. Si el usuario devuelve el material, se pasar a devolucin.

8. Si el usuario reporta el material como extraviado, se har el cobro respectivo, ser descargado del sistema y se le pondr una nota de extravo.

9. Si no hay una respuesta al aviso de atraso se enviar nuevamente, si despus de ste la situacin es la misma, se enviar un tercer aviso y se pondr, en la ficha del usuario, en el mdulo de prstamo, un mensaje de advertencia (usuario con material atrasado, no prestar) Cuando el usuario realiza alguna solicitud de prstamo o renovacin del material es informado de la existencia de dicho impedimento.

10. FIN.

Vase diagrama 30. Control de prstamos atrasados.

74

Edicin 2012

SERVICIO DE FOTOCOPIAS

Entre las facilidades que ofrece la Biblioteca se encuentra el servicio de fotocopiado el cual sigue los siguientes procedimientos:

Descripcin del proceso

1. Inicio del proceso.

2. La persona encargada de atender el servicio de fotocopiado deber revisar que se cuente con los insumos necesarios para brindar un servicio ptimo.

3.

El cliente se presenta y solicita el servicio.

4. Es un estudiante o cliente externo?

5. De no tratarse de un profesor, estudiante o cliente externo las fotocopias son para la biblioteca.

6. Con respecto a la cantidad de fotocopias esta queda a criterio de la persona encargada de atender al cliente y de la disponibilidad de tiempo para realizar el trabajo tomando en cuenta que durante el proceso de fotocopiado no se vea perjudicado el libro

75

Edicin 2012

7. Se hacen las anotaciones correspondientes en la hoja de registro.

8. Entregar el trabajo

y hacer el cobro

correspondiente.

9. Se procede a realizar los cierres de caja y depsito del dinero; estos se deben hacer cada ocho das

10. Si se trata de una cantidad grande de copias, que no urgen, el cliente deja el trabajo y debe cancelar el mismo por adelantado. Se acuerda fecha de entrega

11. FIN.

Vase diagrama 31. Fotocopias.

76

Edicin 2012

12. ANEXOS
Convenciones utilizadas en los diagramas de flujo (anexo N1)

Flechas conectoras entre pasos, indican la direccin del flujo del proceso.

Paso

Paso u operacin en un proceso.

Inicio

Indica el inicio de un proceso o sub-proceso.

Fin

Indica el final de un proceso completo.

6
Decisin

Conector entre pasos en un mismo proceso. Toma de decisin para continuar con el proceso. Una flecha hacia abajo despus de una decisin indica S. Una flecha hacia la derecha despus de una decisin indica No. Indica la elaboracin de un documento o producto como parte del proceso. Conector entre procesos diferentes, generalmente presentados en pginas separadas.

Decisin

Documento

Proceso 3

77

Edicin 2012

13.

DIAGRAMAS (anexo N2)

Diagrama 1. Adquisicin de documentos por
1

compra.

10

11

12

15

17

26

6 3 35

13

16 18 27 34 6 35

14 4 7 6 8

21 28 25 28 30 33

19

22

35 20 23 21 29 31 21

21

21 21 24 6 21 32

6 35 6 21 6 21

35

35

35 35

35 6 6

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

Inicio del proceso Compra el cliente el material bibliogrfico? Se recibe el material bibliogrfico. El valor del documento (s) es inferior a 20 000.00? Cliente cobra el dinero en la Tesorera Se comunica al interesado la disponibilidad del material requerido. El valor del documento (s) es superior a 20 000.00? Se tramita cheque y se avisa al cliente que retire ste en la Tesorera. El cliente solicita que la Biblioteca compre el material que requiere. Se ubica la obra en el catlogo de la Biblioteca? Se procede a verificar el mdulo de adquisiciones para conocer si sta ya est en Procesos Tcnicos o se encuentra en proceso de compra. Est el documento en Procesos Tcnicos? Se solicita prioridad en la catalogacin. Procesos Tcnicos remite material catalogado a Adquisiciones. Est el documento en trmite de compra? Se informa al interesado la fecha estimada en que podra ser recibido. Se inicia proceso de compra. Se ubica la obra en Costa Rica? Se contacta proveedor local y se solicita factura proforma. Se acepta pago con VISA? Se informa al proveedor los datos de la tarjeta autorizando el cargo y se solicita envo de factura original. Proceso post-adquisicin (Diagrama #2)

35

35

22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29.

30. 31. 32. 33. 34.

35.

Tiene cuenta el proveedor con el Banco San Jos? Biblioteca solicita pago por depsito bancario y se remite a la contabilidad. Se informa a proveedor acerca de pago y se solicita factura original. Confeccin de Solicitud de Bienes y Servicios para que lo compre la Proveedura. Consultar en Internet Est el libro? Se acepta pago con VISA? Si el monto es menor o igual a US$ 250.00, se paga en lnea inmediatamente. Si el monto es superior, se requiere autorizacin previa de la Contralora. Se puede pagar por transferencia bancaria? Es el monto igual o superior a US$100.00? Se informa a proveedor por Fax y se adjunta orden de Transferencia. Se tramita cheque y se enva por correo certificado. Si el documento no est localizable en Internet; se gestiona pedido especial a travs de distribuidores locales o representantes de casas editoriales. Fin del proceso.

78

Edicin 2012

Diagrama 2. Post-adquisicin.

1. 2.
1

Se inicia el proceso. Corresponde el material a compra? Se procede a revisar el pedido contra factura. Lleg el pedido completo y en buen estado? Se sella el documento . Se coloca la etiqueta de control . (seguridad) Se recibe la orden en el MOD. ACQ.GLAS. S e completa informacin de tipo administrativo e informacin bibliogrfica referente al rea descriptiva del documento , y se agregan los datos del proveedor, si este no existe en la base de datos. Se coloca el sello de sistema automatizado que indica que ya fue incluido en el mdulo de adquisiciones (GLAS). Se coloca el costo en dlares US$ al documento.

3. 4.

14

15

17

5. 6.

16

18

7.

13

5
19

20

21

8.
5 4 5

9.

10. Se extrae del GLAS un reporte de los ttulos que se van a enviar a procesar y se remite a la Unidad de Procesos Tcnicos. 11. Material es catalogado por la Unidad de Procesos Tcnicos. 12. Se revisa listado de material procesado.

13. Costo de documento es superior a $1000.00?

9

14. Se avisa al responsable de reserva.

15. Se traslada al rea de circulacin y prstamo.

10

16. Se reclama al proveedor. 17. Se refiere a material fotocopiado? 18. Se refiere a material adquirido en donacin solicitado por la biblioteca?
13
15 24

11

12

19. Se acusa recibo al donante. 20. Se trata de una donacin de material no requerid

por la biblioteca.

21. Secretara acusa recibo al donante y pa a los materiales a adquisiciones.

14

24

22. Cumple el documento con los criterios seleccionados para aceptar donaciones? . 23. Si el material no cumple con la poltica, se remite a la seccin de canje y 79 donacin. 24. Fin

Edicin 2012

Diagrama 3. Adquisicin de publicaciones peridicas adquiridas por compra.

1. 2. 3. 4. 5.
5

6. 7.
10

8. 9. 10.

11.
9

Inicio del proceso. Cliente solicita la adquisicin de una publicacin peridica. Se verifica ttulo en Glass-Publicaciones Peridicas. Se encuentra el ttulo en BSI? Se solicita al publicador un ejemplar en donacin para conocer el contenido y optar posteriormente por una suscripcin. Se puede adquirir en calidad de donacin? Se prepara carta al publicador solicitando se incluya el nombre de la biblioteca en la lista de donacin. Ingresa el primer ejemplar a BSI y se acusa recibo a la entidad donante. Se informa al Encargado de Hemeroteca para que remita la Tabla de Contenido al usuario solicitante. Si no est disponible en calidad de donacin; se tramita la adquisicin mediante el proceso de compra. (Diagrama #1) Fin del proceso.

11

80

Edicin 2012

Diagrama 4. Renovacin de publicaciones peridicas adquiridas por compras.

1 2

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

8.
6 7 9

9.

Inicio del proceso. Adquisiciones verifica titulos por expirar. Se verifica con Encargado de Hemeroteca.hay reclamos pendientes? Se reclaman nmeros no recibidos. Se reciben los nmeros reclamados? Se tramita pago a proveedor (Diagrama #1). Se comunica a Encargado de Hemeroteca acerca de pago por renovacin. No se paga renovacin hasta que proveedor despache nmeros pendientes. Fin del proceso.

81

Edicin 2012

Diagrama 5. Proceso completo.

Adquisic iones Inscr ipc in y sellado Descr ipc in bibliogrfica Anliis de conten ido C la sificacin Eva luacin Etiquetado Otras secc iones

1 2

4 5

I 8 9 10

II 15

III 23 24 25
20

IV 35 36 37

VI 44 45

40 41 42

6 7 I

16 17

11

18

26

38

43 VI

12 13

19 20 21 22 III

27 28 29 30 31

39 40

14 II

32

33

34 IV

1. Inicio del proceso. 2. Sello de recibido 3. Lista de recibido 4. Se recibe el material y la lista 5. Se inscribe el material 6. Se sella el material 7. Se le pone cdigo de barras 8. Se revisa en la base de datos 9. Est catalogado? 10. Se llena la hoja de insumo 11. Se determinan autores y ttulo 12. Agregan datos bibliogrficos y fsicos 13. Agregar NI y nmero de copia 14. Agregar tipo de material y documento 15. Lectura tcnica del documento 16. Se hace lista de predescriptores 17. Revisar en los tesauros 18. Existen todos? 19. Puedo crearlos? 20. Se consulta con especialistas 21. Se resolvi? 22. Se asignan 23. Buscar clasificacin en Dewey 24. Se encontr el tema principal? 25. Se asigna nmero de dewey 26. Se asigna nmero de Cutter 27. Se verifica en catlogo de autoridad 28. Asignar el tipo de material 29. Poner signatura en pginas selladas 30. Es trpico hmedo? 31. Se hace resumen 32. Se revisa resumen 33. Se digita registro completo 34. Se revisa contra hoja de insumo 35. Se imprime el listado de nuevas entradas 36. Se revisa el listado 37. Hay errores? 38. Se corrigen los errores 39. Se enva archivo de N.E. a un archivo de texto. 40. Enva a la seccin de referencia. 41. Se imprimen las etiquetas 82 42. Se etiquetan los libros y las tarjetas 43. Hacer la lista 44. Pasar a servicios 45. Darle la organizacin adecuada 46. Fin del proceso

Edicin 2012

Diagrama 6. Tareas.

B ib lio te c lo g o

E s t u d ia n t e s

O t r a s e c c i n

1 2 22 3 23 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 24 25 26 27 28 29 30 31 32 39 40 20 6 46 7 33 34 35 36 37 38 41 42 43 44 5 45 4

1. Inicio del proceso. 2. Sello de recibido 3. Lista de recibido 4. Se recibe el material y la lista 5. Se inscribe el material 6. Se sella el material 7. Se le pone cdigo de barras 8. Se revisa en la base de datos 9. Est catalogado? 10. Se llena la hoja de insumo 11. Se determinan autores y ttulo 12. Agregan datos bibliogrficos y fsicos 13. Agregar NI y nmero de copia 14. Agregar tipo de material y documento 15. Lectura tcnica del documento 16. Se hace lista de predescriptores 17. Revisar en los tesauros 18. Existen todos? 19. Puedo crearlos? 20. Se consulta con especialistas 21. Se resolvi? 22. Se asignan 23. Buscar clasificacin en Dewey 24. Se encontr el tema principal? 25. Se asigna nmero de dewey 26. Se asigna nmero de Cutter 27. Se verifica en catlogo de autoridad 28. Asignar el tipo de material 29. Poner signatura en pginas selladas 30. Es trpico hmedo? 31. Se hace resumen 32. Se revisa resumen 33. Se digita registro completo 34. Se revisa contra hoja de insumo 35. Se imprime el listado de nuevas entradas 36. Se revisa el listado 37. Hay errores? 38. Se corrigen los errores 39. Se enva archivo de N.E. a un archivo de texto. 40. Enva a la seccin de referencia. 41. Se imprimen las etiquetas 42. Se etiquetan los libros y las tarjetas 43. Hacer la lista 44. Pasar a servicios 45. Darle la organizacin adecuada 46. Fin del proceso

83

Edicin 2012

Diagrama 7. Mantenimiento de base de datos.

1. Inicio del proceso. 2. Verificar que los mdulos estn fuera de uso. 3. Respaldar lasbases de datos. 4. Desbolquear los mdulos del sistema. 5. Indizar lasbases de datos. 6. Actualizarel mdulo GOPAC.

2 3 4 5 6

7 8

7. Verificar la accesibilidadde los nuevos regitros. 8. Finaliza el proceso.

84

Edicin 2012

Diagrama 8. Bases de datos DOC.

1. Inicio del proceso .

10

11

12

2. Se recibe material de Hemeroteca y Referencia con sello de recibido y/o boleta de control. 3. Es menor de 35 pginas ?.

2 13
3 4 14

4. Si es mayor de 35 pginas pasa a la base de datos general. 5. Se llena hoja de insumo . 6. Se determinan autor y ttulo . 7. Se agregan los dems datos .

5 15 6 16 7 17 8 18 9
10

8. Se realiza la lectura tcnica del documento 9. Se hace lista de predescriptores . 10. Se encuentran los descriptores en los tesauros ?. 11. Podemos crearlos ?. 12. Se consulta con especialistas . 13. Se asignan los descriptores . 14. Se digita registro . 15. Se imprime listado de registros digitados . 16. Se revisa listado . 17. Se corrigenlos erroes . 18. Finaliza el proceso .

85

Edicin 2012

Diagrama 9. Boletn electrnico de nuevas adquisiciones.

1. Inicio del proceso. 1 11 2 10 2. Se seleccionan los libros nuevos. 3. Se verifica que no estn en la base de datos. 4. Estn en la base de datos?. 5. Se escanean las portadas. 3 9 6. Se procesan y digitan los materiales. 7. Se elabora boletn . 4 5 8 8. Se coloca en el web. 9. Se imprimen dos copias. 2 6 7 10. Se pegan en pizarras murales. 11. Fin del proceso.

86

Edicin 2012

Diagrama 10. Induccin a los servicios de BSI.

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Servicio de Referencia

1.- Inicio del proceso. 2.- Se presenta el cliente. 3.- Recorrido por las instalaciones. 4.- Descripcin BSI: -Alcance temtico de BSI. -Servicios que presta. -Mostrar base de datos. -Localizacin y orden de la coleccin. -Sistema de seguridad de Biblioteca 5.- Es cliente interno. 6.- Explicacin de prstamo. 7.- Entregamos gua de servicios bibliotecarios. 8.- Evacuamos dudas. 9.- FIN.

87

Edicin 2012

Diagrama 11. Proceso de localizacin de materiales.

1 2 3 9 10 11 12 2 4 5 6 7 8 25 21 7 22 16 7 23 8 17 18 7 24 15 19 20 7 4 13 14 2 15
Referencia

1.- Inicio del proceso. 2.- El cliente busca en el computador. 3.- Est el documento? 4.- Es de coleccin general? 5.- Conoce el cliente Dewey? 6.- El cliente busca el documento. 7.-Se localiz el material? 8.- Consulta 9.- Revisar mdulo de adquisiciones. 10.- Est sin procesar? 11.- Se cataloga urgente. 12.- Se avisar al interesado. 13.- Est en trmite de compra? 14.- Avisar cuando llega el libro. 15.- Ofrecer la posibilidad de otra biblioteca. 16.-Es referencia o reserva? 17.- Es otra coleccin? 18.- Orientar al cliente y/o ayudar a localizar 19.- Es publicacin peridica? 20.- Explicar ordenamiento. 21.- Se le ayuda a localizar. 22.- Realizar una bsqueda exhaustiva. 23.- Aparece el documento? 24.- Informar a la administracin. 25.- FIN.

88

Edicin 2012

Diagrama 12. Servicio de referencia.

1 2 3 4 5 6

1.- Inicio del proceso. 2.- Cliente solicita bsqueda de informacin. 3.- Se entrevista para identificar la solicitud de informacin. 4.- Se elabora el perfil de bsqueda. 5.- Se realiza el proceso. 6.- Existe informacin en la coleccin? 7.- Se localiza el material. 8.- Se entrega al cliente.

10 9

11

14 15 16 17 18 9

9.- Queda satisfecho? 10.- BBDD locales internet? 11.- Existe informacin en CD? 12.- Est en BSI? 13.- Es seleccionado para BBDD referencial. 14.- Bsqueda en otras bibliotecas? 15.- Tramita solicitud de bsqueda de informacin. 16.- Identificacin de fuentes. 17.- Se localiza el material. 18.- Se realiza prstamo interbibliotecario. 19.- FIN.

7 8 9 19 4

12 14 13

89

Edicin 2012

Diagrama 13. Perfiles de usuarios.

Proceso 1

1. 2.

1 2 3 4 5 6 9 10 6 1

3. 4.

5.

6.

7.

8.

9.

7
8
(Porceso 3)

10.

Inicio del proceso. Se contacta al cliente para concertar una cita. Se logra establecer la cita? Se entrevista al cliente para identificar sus reas de inters. Se le muestra el catlogo de revistas para que seleccione las que le interesan. Se elabora el perfil de necesidades de informacin. Se ingresa al mdulo de perfiles de usuarios. Fin del proceso. Se continua en el proceso 3. Se le contacta por otro medio (correo electrnico o telfono) y se recopila la informacin necesaria. Fue posible recopilar la informacin?

90

Edicin 2012

Diagrama 14. Control de publicaciones peridicas.

P ro ce so 2

1. 2. 3. 4. 5.

1
Diagrama 15. Revisin manual para el control de publicaciones peridicas.

2 3

6. 7. 8.

4 5 6
7
S u b -P ro ce so 2b

8 9 12

10 9 13 14
15
(P roc es o 3)

11
S u b -P ro ce so 2c

9.

10. 11. 12. 13.

14.

15.

In icio d el p roces o . S e re c iben la s p u b licac ion e s pe ri dica s . S e v e rific an lo s da tos en e l m du lo de s eriada s . Se e ncu en tra el ttulo ? S e ing resa en h is t rico y s e v erific a q ue no hay a atraso s . E s t atra sada ? S e p a sa a l su b -pro ce so 2b. E s u n a nu eva s u sc ripc in ? S e cre a u n nuev o re g is tro , c om pletan do lo s dato s s o lic ita d os . E s u n a do nac in y s e c o ns id era valiosa ? S e p a sa a l su b -pro ce so 2 c. S e a c tu alizan lo s fon do s e n la op c in Co le cc i n . S e rela cion an los c on te nid o s de la p u b licac in c on la s ne ce s idad e s de lo s c lien te s . S e s e lla n las p u b lica cion e s y se le s c o lo ca el d is po sitivo d e s e gu rida d . Ir a l pro ceso 3 .

91

Edicin 2012

Sub-Proce so 2a

1. 2.

1 2 3
4
Sub-Proce so publicaciones peridicas 2b 3. 4. 5.

Inicio d el subp roceso. M en sualm ente se revisa el listado de s uscripciones y d onaciones im portantes. Hay nm eros atrasado s? S e pasa al sub proceso 2b. F in d el subp roceso.

Diagrama 16. Control de

reclamo nmeros atrasados.

92

Edicin 2012

Sub-Pro ceso 2b

1 2 3 4 5 6 7
8
Pro ce so 2

1. 2.

3. 4. 5.

2 10 6

6.

7. 8. 9.

9
5o 10

10 .

In icio del sub -proceso. S e da un tiem po pru dencial de acue rd o al tiem po d e entrega h abitua l. H a sido supera do el tiem po pru dencial? Es una suscripcin? S e toman los d atos del nm ero atra sado y se envan a adquisiciones, dond e harn e l reclamo (informe de suscripcione s). S e espera u n tiem po pru dencial para que el prove ed or resp on da. Se recibe la pu blica cin? S e pasa al proce so 2. H a sido supera do el tiem po pru dencial? S i es u na do nacin, se envan los datos a S ecretara , dond e harn e l reclamo (informe de donacione s).

Diagrama 17. Control de publicaciones peridicas descarte de donaciones.

93

Edicin 2012

Sub-Proceso 2c

1 2 4 5 6 3 6

1. 2. 3. 4.

5.

6.

Inicio del sub-proceso. Se incluye en la lista de descarte? Se enva a reciclaje. Se ingresa en la lista de descarte y donacin. La publicacin se coloca junto con el material de descarte. Fin del proceso.

Diagrama 18. Servicio de tablas de contenido.

94

Edicin 2012

Proceso 3

1. 2. 3.

1
4.

2 3 4 5

10

11
5.

12
Proceso 4 6.

7.

8.

6 7

10

9. 10.

11.

9
12.

Inicio del proceso. Se envan tablas de contenido? Se revisa el listado de perfiles y se solicitan las fotocopias correspondientes. Se envan las tablas de contenido a cada cliente. Se actualiza el control estadstico, por ttulo y por cliente. Se reciben solicitudes de artculos? Al recibir solicitudes de artculos, se piden las fotocopias correspondientes y se envan al solicitante. Se actualiza el control estadstico por ttulo y por cliente. Fin del proceso. Se exhiben en los muebles de la segunda planta. Se sustituyen con nuevos nmeros cada una o dos semanas. Ir al proceso 4.

Diagrama 19. Seleccin de artculos para la base de datos documental.

95

Edicin 2012

Proceso 4

1 2 3 4 5 7 8

1. 2.

3. 4.

5. 6. 7.

8.

Inicio del proceso. Se revisan las revistas que han ingresado recientemente. Tienen artculos de inters? Se prepara una hoja de captura de datos para cada artculo. Se envan a procesos tcnicos. Las revistas regresan de procesos tcnicos. Las revistas se ordenan en la coleccin. Fin del proceso.

6 7

Diagrama 20. Mantenimiento y actualizacin de la hemeroteca virtual.

96

Edicin 2012

Proceso 5 1. 2. Inicio del proceso. Mensulamente se revisan las ligas a las revistas y diarios, accesando directamente la pgina en el servidor. Se detectan errores? Se identifica la liga correcta y se hace la reparacin en la pgina. Existen ttulos nuevos para colocar en la hemeroteca virtual? Se identifica en cul de las secciones debe ubicarse y se establece la liga correspondiente. Se actualiza la pgina en el servidor. Fin del proceso.

1 2 3 4 5 6 7 8 8 5

3. 4.

5.

6.

7. 8.

97

Edicin 2012

Diagrama 21. Servicio TEEAL

Proceso 6

1
Diagrama 22.Actualizacin de registros bibliogrficos en WINISIS 2 para servidores web 1. Inicio del proceso.

1
4

2 3 4 5 6 7

5 6 8

Se recibe la solicitud de bsqueda y de envo de artculos. 3. Es necesario realizar la bsqueda? 1.- Inicio del proceso. 4. Se hace la bsqueda. 2.- Se recibe el insumo de procesos tcnicos en un 5. Se convierten los artculos al formato archivo txt. PDF. 3.- Importacin de6. registros a winisis. Se envan por correo electrnico. 4.- Se agregan los documentos en formato digital. 7. Fin del proceso.

2.

5.- Se reconvierte la base de datos con cisis.

6.- Se enva la informacin a los servidores web. 7.- FIN.

98

Edicin 2012

Diagrama 23. Diseo y mantenimiento de pgina web.

1.- Inicio del proceso.

1 2 3 4 5 6 7
NO SI

2.- Peticin de insumos. 3.- Recepcin de insumos. 4.- Diseo. 5.- Implementacin. 6.- Evaluacin. 7.- Existen modificaciones. 8.- FIN.

99

Edicin 2012

100

Edicin 2012

Diagrama 24. Audiovisuales y colecciones especiales.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 15 7 7 11 12 13 14 15 16

1.- Inicio 2.- Cliente presenta necesidad de informacin 3.- Localizar el material: audiovisuales, coleccin especial, o disco compacto. 4.- Se realiza el prstamo 5.- Requiere equipo? 6.- Facilitar el equipo 7.- Consulta en sala 8.- Requiere prstamo externo? 9.- Acordar fecha de devolucin 10.- Solicitar carn y verificar datos 11.- Cargar al mdulo de prstamo 12.- Sellar con fecha de devolucin el material impreso 13.- Notificar autorizacin de salida 14.- Entregar al cliente 15.- Archivar boleta y llevar controles de prstamo 16.- FIN

101

Edicin 2012

Diagrama 25. Archivo documental.

1
1.- Inicio del proceso.

2 3 4 5 8

2.- Los documentos llegan a referencia. 3.- Se seleccionan 4.- Se encuentran en la base de datos? 5.- Se sellan y se colocan las etiquetas 6.- Se dotan de fichas de prstamo 7.- Se colocan en las cajas respectivas 8.- Se pasa a procesos tcnicos 9.- Regresan catalogados e ingresados en la base de datos 10.- Se le asigna nmero consecutivo

102

Edicin 2012

103

Edicin 2012

Diagrama 26. Prstamo externo.

1 2 3 4 18 4 19 20 21

1.- Inicio del proceso. 2.- El usuario presenta el material y el carn en el mostrador 3.- Es el material de prstamo externo? 4.- Posee cdigo de barras? 5.- Acceder el men de prstamo. 6.- Se lee el carn. 7.- Se lee NI del material. 8.- Da el sistema mensajes de advertencia? 9.- Informar al cliente y explicar opciones. 10.- Devolver pantalla a men principal.

104

Edicin 2012

Diagrama 27. Renovacin de prstamo externo.

1 2 3

1.-Inicio del proceso.

9 10 11

2.- Cliente presenta el material y solicita renovacin. 3.- Solicitar carn al cliente. 4.- Accesar la opcin renovacin. 5.- Leer NI del material. 6.- Da el sistema mensajes de advertencia?

105

Edicin 2012

106

Edicin 2012

Diagrama 28. Devolucin.

1.- Inicio del proceso.

1 2 3

2.- Cliente entrega el material.

8 9

3.- Accesar el men devolucin. 4.- Leer NI del material. 5.- El sistema ofrece mensaje de advertencia? 6.- Informar al usuario y elaborar factura.

107

Edicin 2012

108

Edicin 2012

109

Edicin 2012

Diagrama 29. Control de salida

1 2 3 4 5 6 7 8 8 9 3 10

1.- Inicio del proceso. 2.- El usuario va a salir de la biblioteca. 3.- Lleva material de BSI. 4.- Entrega en el mostrador el material que tiene en prstamo. 5.- Verifica fecha de prstamo. 6.- Est vencido el prstamo. 7.- El usuario debe renovar el prstamo o devolver el material. 8.- El usuario pasa por el sistema de seguridad. 9.- Acciona el sistema de seguridad? 10.- FIN

110

Edicin 2012

Diagrama 30. Control de prstamos atrasados

1 2 3 4 5 6

1.- Inicio del proceso. 2.- En el mdulo de prstamo se genera el reporte de atrasos. 3.- Manualmente se completa con el No. De carn y signatura. 4.- Buscar el material en la coleccin respectiva. 5.- Se encontr el material? 6.- Enviar el aviso de atraso. 7.- Devolvi material?

111

Edicin 2012

112

Edicin 2012

Diagrama 31. Servicio de fotocopiado.

1 2 3 4 5 10 6 7
Devoluc.

1.- Inicio del proceso. 2.- En el mdulo de prstamo se genera el reporte de atrasos. 3.- Manualmente se completa con el No. De carn y signatura. 4.- Buscar el material en la coleccin respectiva. 5.- Se encontr el material? 6.- Enviar el aviso de atraso. 7.- Devolvi material? 8.- Reporta prdida de material?

8 9 10 15

11 12 D 13 14 7

9.- Hacer el cobro respectivo. 10.- Descargar prstamo y poner nota extraviado. 11.- Enviar 2do o 3er aviso de atraso, segn corresponda. 12.- Devolvi el material? 13.- Colocar nota de no prestar. 14.- Informar al usuario. 15.- FIN.

113

Edicin 2012

Diagrama 32. Reparacin

y encuadernacin.

1 2

1. Inicio del proceso 2. Se localiza el material para empastar 3. Es material nuevo? 4. Retirar de la coleccin

114

Edicin 2012

115

Edicin 2012

Diagrama 33. Inventario

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

1.- Inicio del proceso. 2.- Fijacin de fecha y planeamiento.

12 13 14 15 16 17 18 22 19 20 21
19 22 2

3.- Borrar coleccin de reserva. 4.- Revisin del fichero de prstamo. 5.- Fijar grupos de trabajo y dinmica de lectura. 6.- Accesar men de inventario. 7.- Leer cdigo de barras de la coleccin general. 8.- Leer cdigo de barras de la coleccin referencia. 9.- Leer cdigo de barras de la coleccin de mapas. 10.- Leer cdigo de barras de la coleccin de audiovisuales y otras. 11.- Leer cdigo de barras de la coleccin de biblioteca comunitaria. 12.- Leer cdigo de barras de otras dependencias. 13.- Estn ledos todos los cdigos? 14.- Procesar el inventario. 15.- Hay documentos no ingresados al inventario? 16.- Comparar contra lista de documentos extraviados. 17.- Generar lista de documentos para verificar prdida. 18.- Genera lista de documentos perdidos. 19.- Hay cdigos que no coincidan con BBDD? 20.- Revisin uno a uno. 21.- Corregir. 22.- FIN.

116

Edicin 2012

117

Edicin 2012

Mapa del Trpico Hmedo (anexo N3)

118

Edicin 2012

Vase Carta de Servicios

UNIVERSIDAD EARTH BIBLIOTECA W. K. KELLOGG

CARTA DE SERVICIOS (anexo N4)

OCTUBRE, 2002

MISIN DE LA BIBLIOTECA

Brindar servicios y anticipar las necesidades de informacin para apoyar el proceso de enseanza-aprendizaje, la capacitacin, investigacin y el desarrollo de las comunidades.

VALORES

119

Edicin 2012

Espritu de servicio. Identificacin con la institucin. Superacin personal.

OBJETIVOS

Objetivos generales

Apoyar las actividades universitarias de carcter docente, investigacin y de extensin necesarias para el logro de los objetivos mencionados en la misin de la universidad a corto, mediano y largo plazo.

Atender las necesidades de informacin de clientes externos quienes podrn disfrutar del prstamo a sala, consulta a bases de datos y fotocopias.

Objetivos estratgicos

La biblioteca trabaja en funcin de unos objetivos estratgicos que marcan el rumbo en procura de cumplir la misin propuesta para el quinquenio 2002-2006.

Llegar a ser un centro de informacin sobre indicadores del trpico hmedo. Llegar a ser una biblioteca con recursos apropiados segn las necesidades acadmicas y de investigacin. 120

Edicin 2012

Crear un servicio de informacin virtual que incluya las publicaciones de la EARTH. Lograr nuevos canales de comunicacin con los estudiantes, profesores y los dems profesionales de la institucin. Llegar a ser un lugar seguro en caso de siniestro. Lograr posicionar a EARTH como centro de referencia y de generacin de investigacin de impacto para el trpico hmedo.

Servicios

Acceso a la literatura y materiales sobre agricultura, recursos naturales, trpicos hmedos, sostenibilidad y otras reas afines. Colecciones de referencia (enciclopedias, ndices bibliogrficos, atlas, discos compactos, bases de datos, archivo documental, etc. Areas de estudio individual y para grupos, rea de lectura de peridicos, revistas, audiovisuales, sala de conferencias y laboratorio de idiomas. Las reas para grupos estn disponibles solamente para grupos de tres o ms personas, en cuyo caso deben ser solicitadas con anticipacin en la recepcin de la biblioteca o al telfono 3512. Orientacin en el uso de las fuentes, servicios y recursos de informacin. Intercambio de materiales bibliogrficos por medio de convenios interbibliotecarios.

121

Edicin 2012

Bsquedas y elaboracin de bibliografas especializadas a solicitud de los clientes. Servicio de fotocopiado. Este servicio tiene un costo de 11.00 por pgina.

Acceso a bases de datos y servicios de informacin nacionales y extranjeras. Acceso asistido a Internet para la realizacin de bsquedas especficas. Diseminacin selectiva de informacin. Talleres para aprender a usar los recursos de informacin que ofrece la biblioteca. Anualmente, la biblioteca ofrece un curso de induccin a los estudiantes de primer ingreso y talleres sobre el uso de las herramientas de acceso a la informacin, Internet, etc., dirigidos a toda la comunidad universitaria. Servicios de informacin por medio de la pgina web institucional en Internet (http://www.earth.ac.cr/esp/biblioteca/index.html) y en la intranet como: hemeroteca virtual (http://usi.earth.ac.cr/glas/sp/hemeroteca/index.htm), proyectos de graduacin a texto completo a partir del ao 2000, y otros documentos institucionales a texto completo (http://bibliotecaonline.net/earth), indicadores de desarrollo (http://usi.earth.ac.cr/glas/sp/indicadores/index.htm). Otras bibliotecas, pginas recomendadas, nuevas adquisiciones, diarios de Costa Rica y revistas. Alternativamente el catlogo de la biblioteca puede ser accesado por medio de los siguientes sitios:

o o

http://www.metabase.net http://www.sidalc.net 122

Edicin 2012

El catlogo ofrece informacin sobre todos los materiales que posee la biblioteca; libros, revistas, pelculas, casetes audio, etc. Se ofrecen visitas guiadas a solicitud de los clientes.

Clientes

Estudiantes y dems miembros de la comunidad EARTH. Clientes externos (visitantes en el campus de la universidad y en la pgina de Internet). Otras instituciones dentro de los convenios de intercambio y cooperacin institucional.

Horario de atencin

De lunes a viernes, de 8:00 a.m. a 10:00 p.m. Domingos de 2:00 a 10:00 p.m. Sbados permanece cerrado.

El servicio de fotocopiado se ofrece con el siguiente horario:

De lunes a viernes, de 2:00 p.m. a 9:30 p.m.

123

Edicin 2012

Domingos de 2:00 p.m. a 9:30 p.m.

Localizacin de la biblioteca

El campus de la Universidad se encuentra en la localidad de Las Mercedes de Gucimo, provincia de Limn. La biblioteca se localiza a seis kilmetros de la entrada principal, en el corazn del campus, en la Plaza Estados Unidos de Amrica, y forma parte del complejo central, que incluye tambin la Rectora y la Unidad de Servicios Informticos.

Medios de transporte

Automvil El campus se localiza sobre el kilmetro 80 de la carretera Braulio Carrillo.

Autobuses Los autobuses que pasan frente a la entrada principal del campus se toman en la Gran terminal del Caribe, en San Jos, localizada en el Barrio Tournn, contiguo al Complejo Kamakiri. Deben abordarse los buses de las rutas a Siquirres, Pocora y Limn.

La Universidad cuenta con una oficina en San Jos, localizada en Curridabat, de la Heladera Pops 200 mts. al Sur y 50 al Oeste. Tel

124

Edicin 2012

Servicios postales

Apartado postal 4442 1000, San Jos, Costa Rica. Tel: 253-5454.

Servicios telefnicos

(506) 713-0000, ext. 3500 (506) 713-0183 (directo) Fax: (506) 713-0184

Servicios telemticos

Pgina web http://www.earth.ac.cr/esp/biblioteca/index.html

Correo electrnico bsi@earth.ac.cr jrarce@earth.ac.cr

Responsabilidades del cliente

Estar registrado como profesor, estudiante o personal de la EARTH con su correspondiente carn de identificacin. En caso de clientes externos, ser suficiente con que se identifiquen o porten el gafete que autoriza su permanencia en la institucin. 125

Edicin 2012

Contribuir con la comunidad de la EARTH haciendo uso apropiado de los servicios, recursos y facilidades, de tal manera que su aprovechamiento sea equitativo para todos los clientes.

Aceptar y cumplir con las instrucciones y reglamentaciones en cuanto al uso de estos recursos y facilidades, as como su responsabilidad en cuanto a compensar el deterioro o prdida de estos recursos por causa del mal uso, descuido o accin de terceras personas.

Abstenerse de activar la alarma del control instalada en la salida de la biblioteca, porque ello es tipificado como falta grave. Para esto deber entregar los libros al personal de la biblioteca, los cuales le sern entregados nuevamente despus de pasar por el puesto de la alarma.

Abstenerse de utilizar la salida de emergencia cuando no se amerita, porque ello est tipificado como falta grave.

Mantener una presentacin personal y comportamiento acorde con la naturaleza y el objetivo del lugar, evitando hacer ruido, ingerir alimentos o ser fuente de distraccin para los clientes y el personal que requieren tranquilidad y concentracin en su trabajo y estudio.

Facilitar el cumplimiento de las medidas de control sobre el uso de los materiales, registro de los prstamos y dems disposiciones relacionadas con la entrada y salida de materiales.

Participar con aportes e ideas para mantener estos servicios y recursos dentro de un grado ptimo de eficiencia.

126

Edicin 2012

El personal de la biblioteca est facultado para llamar la atencin a los clientes que olviden el cumplimiento de las presentes prevenciones e incluso para invitar a salir del recinto a quienes no deseen respetar los lineamientos establecidos en la gua de servicios bibliotecarios.

Los estudiantes que se retiren de la Universidad debern devolver los materiales al ausentarse en forma temporal o definitiva, sobre lo cual se le extender una constancia. La informacin sobre el eventual retiro ser suministrado oportunamente por la unidad de vida estudiantil.

Derechos del cliente y uso de los recursos

El cliente tiene acceso a las reas de servicio y a las facilidades que dispone la biblioteca para poyar el proceso de enseanza-aprendizaje.

Se ofrecen reas para estudio individual y colectivo, las cuales pueden utilizarse atendiendo las normas de orden y garantizando la tranquilidad de los dems clientes.

La sala de conferencias, con capacidad para 40 personas, est disponible para actividades de carcter docente, de investigacin, cultural y todos aquellos que contribuyan al mejor desenvolvimiento de la vida universitaria. Por el frecuente uso esta sala se facilita previa solicitud del interesado.

Con el fin de conservar la esttica y el mantenimiento fsico de las instalaciones de la biblioteca, se dispone de pizarras dentro del edificio para la ubicacin de materiales informativos 127

Edicin 2012

o de promocin.

El cliente tiene derecho a utilizar las siguientes colecciones dentro de los lineamientos establecidos.

Coleccin general: est integrada por libros de texto, monografas en campos especficos, tesis, series sobre temas de inters general, informes tcnicos, avances de investigacin, documentos de trabajo, informes de conferencias, etc. Esta coleccin constituye una de las secciones ms amplias de la biblioteca con alrededor de 23,000 volmenes y est disponible para sus uso dentro y fuera de las instalaciones.

Coleccin de Reserva: constituida por materiales seleccionados por los profesores como lectura complementaria o ampliatoria de sus cursos para ser usados por horas dentro de la biblioteca, o materiales que a criterio de la biblioteca deben consultarse slo en sala. En este caso debe dejarse el carn en custodia. Tambin la biblioteca ha puesto materiales en reserva.

Colecciones de consulta: las obras de referencia, revistas de compendios o abstracts, ndices bibliogrficos, directorios, guas, atlas, enciclopedias, diccionarios, colecciones de ilustraciones, lminas, libros raros por su contenido, la coleccin institucional, as como materiales especiales producidos en EARTH de los cuales se dispone de una sola copia, se podrn consultar nicamente dentro de la biblioteca.

Coleccin de revistas: la coleccin de revistas y otras publicaciones peridicas est formada por cerca de 200 ttulos y se considera como material de consulta. Es un material de alto costo y difcil reposicin, por lo tanto su uso deber ser dentro de las instalaciones fsicas de la biblioteca. Adems, la biblioteca cuenta con la coleccin electrnica TEEAL (The Essential Electronic

128

Edicin 2012

Agricultural Library), que incluye en 325 discos compactos los artculos a texto completo de ms de 200 ttulos desde 1993.

Coleccin de mapas y atlas: la biblioteca cuenta con una coleccin bsica de mapas y atlas para consulta dentro de las instalaciones que excepcionalmente se prestarn a domicilio para satisfacer intereses institucionales, por perodos cortos.

Coleccin del archivo documental: es una herramienta de informacin muy til que consta de documentos no convencionales como desplegables, separatas, artculos, etc., la cual est disponible dentro de las instalaciones de la biblioteca.

Coleccin institucional: est integrada por documentos de trabajo y otras publicaciones editadas por La Universidad o bajo su patrocinio y participacin, as como tambin documentos que se han escrito sobre sus actividades. El uso de esta documentacin tendr que hacerse dentro de las instalaciones, con la excepcin de aquellos materiales de los cuales se poseen varias copias.

Servicios audiovisuales: la unidad de materiales especiales y de medios audiovisuales ofrece el siguiente material: casetes, diapositivas, videos, mdulos para el aprendizaje de idiomas, etc. Este material puede ser solicitado por profesores, estudiantes y clientes en general para consulta en la biblioteca.

1.

Prstamo de documentos Estos lineamientos tienen la finalidad de servir a los clientes como instrumento que los oriente en el uso de los materiales bibliogrficos disponibles en la biblioteca. Los plazos y 129

Edicin 2012

condiciones establecidos para el uso de estos recursos son:

2.

Diez das para la coleccin general de libros, plazo que podr se ampliado hasta por diez das ms, siempre que la publicacin solicitada no est reservada por otro cliente.

3.

Cinco horas para documentos ubicados en la coleccin de reserva (recomendada por los profesores).

4.

Hasta cuatro meses para profesores, atendiendo las necesidades de preparar y conducir cursos, proyectos e investigaciones.

5.

Cada cliente podr solicitar hasta ocho publicaciones de forma simultnea, siempre que no tenga otros libros en prstamo.

6.

Para efectos de una renovacin, es necesario presentar de nuevo la publicacin, el carn y firmar de nuevo la solicitud de prstamo.

7.

Las publicaciones disponibles por medio de prstamo interbibliotecario slo sern para uso dentro de las instalaciones, por ser materiales normalmente de difcil adquisicin para reducir al mnimo el riesgo de prdida y deterioro y cumplir con los acuerdos firmados entre las bibliotecas cooperantes.

8.

Todo cliente que pierda o deteriore una obra debe responsabilizarse de los costos de reposicin, ms 3,000.00 para cubrir los gastos del procesos tcnico y administrativo. En caso que la obra est agotada se cobrar el valor que tendra la fotocopia, y adems se cobrarn los 3,000.00 correspondientes a gastos de procesos tcnicos y 1,000.00 130

Edicin 2012

por concepto de empaste.

9.

El retraso en la devolucin de material documental conlleva la suspensin del servicio y adems deber compensar de la siguientes manera:

Publicaciones de la coleccin general: 150.00.

10.

Las cuentas de clientes morosos sern enviadas a la contabilidad para su cobro, las cuales debern estar canceladas para efectos de iniciar un nuevo periodo de matrcula. En casos especiales, este monto ser acumulativo, sin embargo, la graduacin de cada estudiante estar sujeta a la cancelacin de las cuentas pendientes en EARTH, incluyendo las de la biblioteca.

11.

La Unidad de Recursos Humanos informar a la biblioteca del personal que est finalizando su contrato de trabajo a fin de que reitere los materiales que tengan en su poder.

Costos de los servicios

12.

Los servicios en lnea son gratuitos, incluida la descarga de los documentos a texto completo.

13.

El envo de documentos impresos tiene un costo de US$10.00, tanto dentro del pas, en el exterior US$12.00.

Solicitudes dentro del pas: Cuenta Banco San Jos # 901214973.

131

Edicin 2012

Solicitudes desde el exterior: Florida Popular Bank, Back 970001921, Abarouting 067009044.

14.

Las fotocopias tienen un costo de 11.00 por pgina.

Compromisos con los usuarios

Con el objetivo de mejorar continuamente y ofrecer servicios con los ms altos estndares de calidad, nos comprometemos a:

15.

Atender a nuestros usuarios de forma directa y personalizada por personal especializado y en horario ininterrumpido de 8:00 a.m. a 10:00 p.m. de lunes a viernes, y los domingos de 2:00 a 10:00 p.m.

16.

Facilitar la prensa diaria nacional el mismo da de su publicacin, en papel o en formato electrnico.

17.

Atender personalmente en forma presencial o virtual las consultas de informacin, y resolverlas en los plazos mximos siguientes:

Consultas en colecciones de Biblioteca: 1 hora.

Consultas complejas en Internet y contactos con otros centro especializados a nivel nacional: 3 das.

Consultas de prstamo interbibliotecario: 15 das. 132

Edicin 2012

18.

Enviar los documentos solicitados en un plazo mximo de 3 das.

19.

Entregar en forma inmediata a partir de su solicitud, las obras disponibles en prstamo, o bien, su uso en las salas de consulta o mediante su reproduccin.

20.

Realizar de forma peridica cursos de formacin de usuarios.

21.

Atender visitas guiadas para grupos externos por solicitud.

22.

Entregar el carn provisional de usuario en un plazo de 10 minutos.

23.

Informar mensualmente de las novedades recibidas en la Biblioteca a travs de la pgina web.

24.

Mantener un sitio web actualizado segn los siguientes plazos:

Bases de datos semanalmente.

en

lnea

en

el

web

institucional:

Hemeroteca virtual: mensualmente.

Indicadores: mensualmente.

25.

Mantener actualizados el fondo documental impreso, bases de datos, revistas electrnicas y documentos a texto completo.

133

Edicin 2012

26.

Mantener una infraestructura adecuada a los requerimientos de los usuarios, con los niveles de seguridad ptimos.

27.

Asegurar la accesibilidad del catlogo en lnea desde cualquier punto del campus con conexin a la red institucional.

28.

Responder a las quejas y sugerencias en una plazo de 2 das desde el momento en que se reciben.

Indicadores de calidad

Para asegurar la calidad de nuestros servicios, hemos establecido los siguientes indicadores:

29.

Indicadores cuantitativos:

Metros cuadrados por usuario. Numero de estudiantes por plaza de lectura. Nmero total de documentos bibliogrficos distintos. Nmero de libros por usuario. Incremento anual de obras por usuario. Nmero de ttulos de publicaciones peridicas por usuario. Nmero de ttulos en curso de publicaciones peridicas por profesor. Nmero de prstamos anuales. Nmero de prstamo por usuario. Documentos ms prestados. 134

Edicin 2012

Uso de las bases de datos de CD-ROM. Evolucin de los Datos estadsticos de la Biblioteca en los cinco ltimos aos. Nmero total de usuarios atendidos. Nmero de reproducciones realizadas mensualmente. Nmero de consultas especializadas atendidas. Nmero de felicitaciones recibidas de usuarios y porcentaje respecto al nmero de quejas y sugerencias.

30.

Indicadores cualitativos:

Grado de conocimiento y de uso de Biblioteca en la Universidad Grado de satisfaccin de los usuarios, y en especial de los miembros de la comunidad universitaria, con los servicios prestados. Colecciones, personal, presupuesto necesaria para la prestacin del servicio. e infraestructura

Grado de cumplimiento de los plazos establecidos en todos nuestros servicios, especialmente en las diferentes modalidades de prstamo.

MANUAL PARA LA CATALOGACIN

(anexo N05)

Vase Manual para catalogacin 135

Edicin 2012

CDIGOS ISO DE PASES

(anexo N6)

Vase lista cdigos ISO

CONCEPTO AGRICULTURA SOSTENIBLE: OPORTUNIDADES ABIERTAS PARA EL PROCESO DE CAMBIO (anexo N7)

Vase Concepto agricultura sostenible

136

Edicin 2012

APNDICES PARA INCORPORAR AL CONTEXTO DEL MANUAL

Estimados compaeros les comunico que en das pasados estuvimos hablando con Matilde sobre los libros que son adquiridos por solicitud de algn usuario. Hemos acordado que los libros que llegan de Procesos Tcnicos al Mostrador, con la nota de haber sido solicitados por un usuario en particular, deben permanecer all por 8 das. El estante asignado para almacenar dicho material es entrando a Reserva, el superior a mano derecha.

Matilde al notificar al usuario de la disponibilidad del mismo le va a indicar dicho detalle (que el material reposa en el mostrador por ocho das antes de pasar a la coleccin respectiva) e incluir la informacin de signatura del libro para que al usuario, si lo desea la tenga en cuenta al venir a buscarlo.

Muchas gracias,

Lucy Daz

Compaeros, hemos estado revisando la citacin de leyes, como les habamos indicado en el informe de la visita al CATIE, ellos no lo tienen definido en las normas, lo han estado haciendo por el organismo que emite la ley, decreto o reglamento, como una entrada de autor corporativo. Para que quedemos claro lo haremos de la siguiente manera.

Las leyes se entrarn por la Asamblea Legislativa, organismo encargado de promulgarlas. Los decretos por la Presidencia de la Repblica, ya que es el 137

Edicin 2012

Poder Ejecutivo el responsable de los mismos. Finalmente, los reglamentos por la entidad encargada de emitirlos, ejemplo, si es un reglamento del Ministerio de Agricultura, entonces por el Ministerio. Aqu algunos ejemplos:

Asamblea Legislativa, CR. 1995. Ley orgnica del ambiente, no. 7554. La Gaceta, San Jos, CR, nov.13:1-5

Presidencia de la Repblica, CR. 1997. Decreto no. 26088-H-S. La Gaceta, San Jos, CR, jun. 16: 1-4

Amrica

Los afiches, panfletos, recortes de peridico y brochours no se ingresan al mdulo de adquisiciones.

Matilde.

138

Edicin 2012

139