Creacion Del Departamento de Eventos en La Empresa Catering

CREACIN DEL DEPARTAMENTO DE EVENTOS EN LA EMPRESA CATERING SERVICE
PROPONENTE Mireya Catherine Herrera Campos
QUITO-ECUADOR Enero 2012
CAPTULO I
1. PROBLEMTICA
1.1 Descripcin
El consorcio de empresas Catering Service inici sus actividades en el rea de alimentos en 1972. La empresa, con su servicio de cocina industrial, fue conformada en 1997. Desde sus inicios la compaa ofreca servicio de alimentacin transportada, que se elaboraba en las instalaciones de la compaa. Con los aos, oferta este servicio a empresas que poseen infraestructura de cocina-comedor, proveyendo mano de obra y materia prima, para brindar el servicio alimenticio. En la actualidad, Catering Service entrega ms de 25.000 servicios diarios de alimentacin en diferentes empresas, tales como: petroleras, negocios e industrias, colegios y hospitales. En estos aos, el consorcio Catering Service ha ido creciendo y actualmente est conformado por empresas como FM (Facility Management) y Punto Caf (vending), Starmax (transporte de alimentos), Supermercados Superkumpa, Provetotal (abastecimiento institucional), Anans GOLD y Crecult (agrcolapecuaria), FrozenTropic (pulpas), Trbol Verde y Catering Service (cocina industrial a nivel nacional), conformndose ahora el GRUPO HANASKA. En su afn de diversificacin, en la planificacin estratgica realizada en el ao 2010 por el grupo Hanaska, entre los objetivos a alcanzarse que se plante la empresa para el 2012 est la implementacin del servicio de catering
para eventos a nivel empresarial. Con lo que se busca a corto plazo cubrir los requerimientos de los clientes a los que se brinda actualmente el servicio de cocina industrial y a mediano plazo a nuevos usuarios, no slo dentro de la ciudad, sino a nivel nacional. A pesar de que la empresa cuenta con infraestructura adecuada, personal capacitado y la logstica necesaria, la insuficiencia de un proceso adecuado para brindar este servicio es un gran limitante.
1.1.1 Importancia
La importancia de desarrollar un proceso adecuado para el servicio de catering para eventos corporativos radica en la necesidad de la empresa de cubrir en su totalidad, los requerimientos que tienen sus clientes en cuanto al servicio de alimentacin. Se deben corregir y mejorar los procesos actuales, hacer conocer este nuevo servicio, posicionarlo en el mercado, generando rentabilidad en el tiempo, permitiendo as que la empresa logre el objetivo planteado en su planificacin estratgica.
1.2 OBJETIVOS
1.2.1 Objetivo General
Incorporar el servicio de catering para eventos empresariales con la finalidad de complementar el servicio de alimentacin industrial que ofrece actualmente la empresa a sus clientes, y a la vez, diversificar el servicio que oferta, incrementando as los ingresos en el ao 2012.
1.2.2 Objetivos Especficos

Anlisis de la problemtica: Establecer las deficiencias que tiene la empresa para no poder entregar un servicio de calidad en catering para eventos empresariales a sus clientes. Estudio de mercado: Determinar las necesidades y preferencias que tienen las empresas a las que actualmente se da el servicio de cocina industrial, definiendo el segmento de mercado al que se va a dirigir con el nuevo servicio. Estudio tcnico: Establecer en base al estudio anterior los diferentes procesos, la capacidad y los recursos humanos y materiales que sern necesarios para desarrollar este servicio complementario. Plan de marketing: Disear un plan de marketing en el que se incluyan estrategias de promocin para posicionar el servicio de catering complementario. Estudio financiero: Elaborar proyecciones de ingresos, gastos, costos, punto de equilibrio y estados financieros necesarios para la operacin de este servicio complementario.
1.3 MARCO DE REFERENCIA
1.3.1 Conceptualizacin de eventos

La palabra evento, definida inicialmente por la Real Academia Espaola como un suceso inesperado, ha incluido un concepto nuevo debido al uso popular de este trmino que hace referencia a una reunin empresarial o social planificada, y define al evento como:
Suceso importante y programado, acadmica, artstica o deportiva1
de
ndole
social,
Se define tambin a un evento como un suceso importante que se programa con antelacin y que se realiza por la celebracin de algn acontecimiento o la divulgacin de algn hecho trascendente. O tambin como una reunin planificada ya sea esta pblica o privada que se realiza en el contexto de una organizacin, o en el entorno de una persona o un grupo de personas para compartir alguna circunstancia especial. 2
1.3.2 Clasificacin de eventos

Para clasificar los eventos, es importante conocer el objetivo con el que se realizan, se deben considerar los siguientes puntos: Tipo de personas que desea reunir. Motivo por el cual se realiza la reunin. Qu papel desempean o pueden desempear las personas asistentes en la organizacin del evento.
En base a estos puntos, la Revista Virtual Protocolo y Comunicacin clasifica a los eventos para organizaciones y entidades as: 1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos, servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se cre la organizacin, exposiciones histricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial). 2. Eventos informativos (ruedas de prensa...). 3. Eventos de intercambio de experiencias: 3.1. Congresos 3.2. Jornadas 3.3. Encuentros 3.4. Simposio
1http://buscon.rae.es/draeI/ 2http://www.axigmatechnologies.com/AliciaIruretagoyena,
Organizacin de Eventos, UNIR
4. Eventos formativos-didcticos: 4.1. Seminarios 4.2. Conferencias 4.3. Mesas redondas 4.4. Foro/Coloquio 4.5. Charlas 5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales. 5.1. Ccteles y recepciones. 6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o especficas). 7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociacin, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisin...)3.
Otra clasificacin realizada en el curso virtual de la UNIR (Universidad Internacional de la Rioja), es la siguiente: Eventos propios: Los realizados dentro de la empresa y sin la ayuda de terceros. Estos pueden ser reuniones de accionistas, reuniones de gerencia, seminarios de capacitacin, conferencias para el personal o reuniones de distintas reas de la empresa para tratar temas relacionados con el accionar de la organizacin. Los realizados dentro de la empresa y con la ayuda de terceros: Aquellos que se llevan a cabo como parte de las actividades de la empresa pero en la que participan terceros, tales como: reuniones con proveedores, almuerzos de negocios, firma de convenios y reuniones de prensa. Actos donde la atencin y el tratamiento protocolar que cada ocasin exige son seales que pueden afectar la imagen de la empresa. Eventos propios organizados fuera de la empresa: En estos pueden participar personal de la empresa y tambin terceras personas. Suelen ser aniversarios, inauguraciones, despedidas, presentaciones, desayunos de trabajo, comidas de negocios, etc.
3http://protocoloycomunicacion.blogspot.com/2005/09/eventos-clasifiacin-y-planificcin.html
Eventos de terceros: Estas reuniones las organizan otras entidades pero invitan a personal de la empresa. La participacin de este personal puede ser directa o indirecta; directa si es que se patrocina el evento o indirecta si es un homenaje a un directivo o socio de la compaa, o si slo los representantes de la empresa asisten como invitados. Estos eventos se clasifican segn el lugar donde se desarrollan, el motivo por el cual se realizan o la magnitud de la convocatoria as: * Sociales: Bautizos, casamientos, aniversarios. * Empresariales: Lanzamiento de producto. * Culturales: Muestras, conciertos, presentaciones. * Acadmicos: Entrega de diplomas, inicio del ao lectivo. * Cientficos: Congresos, convenciones, jornadas, foros. * Deportivos: Campeonatos, carreras. * Macro eventos comerciales: Ferias y exposiciones. * Macro eventos culturales: Festivales, semana del cine.4
1.3.3 Concepto y clasificacin del servicio de banquetes

Segn el concepto de Alacreu5, Banquete es el servicio en el cual se ofrecen productos alimenticios, bebidas y servicios complementarios en un mismo lugar, y donde se preparan, para un nmero predeterminado de comensales, previo un acuerdo sobre el men y el precio.
4http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/eventos-concepto-clsificacion 5ALACREU
GINS Jos Ramn, Gestin de Banquetes, Editorial Sintesis, ao 2003, Espaa
Si el banquete se sirve en un lugar diferente al sitio donde se lo prepar, se denomina banqueting una mezcla entre banquete y catering. Los diferentes tipos de servicios en los que se puede ofrecer un banquete o banqueting son: Bodas, aniversarios, comuniones etc. Homenajes. Cursos, seminarios, presentaciones. Convenciones, congresos, reuniones. Ruedas de prensa. Asambleas, concentraciones. Entregas de premios. Ferias, exposiciones. Reuniones benficas. Graduaciones, bailes de gala. Celebraciones de embajadas, etc.
En estos eventos, se puede servir: Comida fra Comida caliente Plato servido Buft Aperitivos Lunch
7
Cctel Brunch
Segn Mesalles6, el trmino banquete implica un servicio de comida y bebida que se desarrolla en conmemoracin de un acontecimiento especial. Suele ser el acto social de mayor relevancia en el mercado de reuniones. Actualmente, las personas buscan celebrar sus actos sociales con la ayuda de profesionales capacitados para tal fin. Los eventos sociales que van acompaados de servicio gastronmico son: Cumpleaos Matrimonios Fiestas de fin de ao Graduaciones Eventos infantiles Fiestas benficas Aniversarios
1.3.4 Enfoque Local
En la actualidad, las empresas encargadas de la organizacin de eventos y banquetes, se han multiplicado considerablemente debido a varios aspectos, entre los que mencionamos como principales: la creciente demanda de estos servicios y el aumento de carreras superiores orientadas a la formacin de profesionales en reas como la cocina o la administracin hotelera y de restaurantes.
6MESALLES
Lluis, Eventos, reuniones y banquetes, Editorial Laertes, primera edicin, ao 2003, Espaa
Las empresas que ofrecen este servicio en el mercado son diversas y se dirigen a varios tipos de mercados, desde los de nivel socio econmico medio hasta los altos. Hay muchas empresas que ofrecen el servicio de catering, tanto social como empresarial, muchas de ellas cubren las dos reas. En el pas, en la pgina web de CAPTUR,7 en el grupo de alimentos y bebidas, dentro de la divisin de Catering Service slo existen 4 empresas que ofrecen este servicio y son: Marilolys Food Service S.A. Consorcio Germn Morales e Hijos Las Finas Hierbas Banquetes y Catering la Casa de Alado Cia. Ltda.
En la clasificacin de salas de banquetes y recepciones se mencionan a 30 empresas, de las cuales se puede mencionar al Grupo Barlovento, el Gondolero, entre otras. En la clasificacin de Salas de banquetes y recepcionesrestaurantes constan slo 2 afiliados: -Mise en Place - Recepciones Carmita No existe una clasificacin especfica de empresas que ofrezcan servicio de catering empresarial inscritas en la CAPTUR. Despus de buscar en diferentes bases de datos, e incluso catastros del Ministerio de Turismo, se pudo constatar que no existe un registro exacto del nmero de empresas que ofrecen este servicio en la ciudad de Quito. Mientras que en internet existen muchas pginas web8 donde se puede encontrar diversidad de empresas que ofrecen catering
7http://www.captur.com/afiliados.html 8http://www.arecetas.com/empresas/ecuador/catering/pichincha/
para una gran variedad de eventos. A nivel hotelero tenemos: Marriot, Swiss hotel, Hilton Coln con su lnea para eventos Hilton Elite, Sheraton y DannCarlton. Al no encontrar una base de datos completa, donde se pueda conocer cules son las empresas de catering ms competitivas de Pichincha, se realiz una entrevista al Sr. Diego Mndez, Gerente de Cuentas Corporativas del Hotel Hilton Coln, quien nos dio a conocer que en base al competition check realizado por su empresa en el ao 2010, se determin que las compaas que representan mayor competencia en la ciudad de Quito en el rea de catering para la lnea Hilton Elite, que provee este tipo de servicio son: Grupo Barlovento, Humandi, Henry Richardson, Bokatto y Espelette. Considerando esta informacin, se realizarn los estudios sobre la competencia.
http://www.ecuaguia.com/paginas/CgiEmpresa.php?codcate2=61&numpage=0 http://quito.amarillasecuador.net/guia/buffets.htm.
10
CAPTULO II
2. ESTUDIO DE MERCADO
2.1 Concepto
La Investigacin de mercados es un proceso sistemtico de recopilacin e interpretacin de hechos y datos que sirven a la direccin de una empresa para una toma adecuada de decisiones y para establecer as una correcta poltica de mercado.9
2.2 Objetivo
El principal objetivo del estudio de mercado es determinar las necesidades y preferencias que tienen las empresas a las que actualmente se da el servicio de cocina industrial, definiendo el segmento de mercado al que se va a dirigir con el nuevo servicio.
2.3 Recopilacin de datos

Se recopilaron datos de los clientes actuales de cocina industrial, se realizaron estudios de archivos y una encuesta.
9FISHER
Laura, Mercadotecnia, segunda edicin, McGraw-Hill.
11
2.3.1 Recopilacin de datos de clientes actuales

El departamento de operaciones de la empresa Catering Service, divide sus contratos por zonas segn el lugar de ubicacin. Cada una de stas est a cargo de un jefe operativo. A continuacin se detalla las zonas con las que se trabaja actualmente: - Zona 1: Comprende los contratos ubicados desde el Valle de los Chillos, Amaguaa hasta Lasso. Responsable: Stefanny Reinoso 1. Panavial Chasqui 2. Panavial Amaguaa 3. Panavial San Mateo 4. Acosa 5. Enkador 6. Avon 7. Provefrut - Zona 2: Contratos ubicados al norte de la ciudad hasta el sector de la Mitad del Mundo. Responsable: Elizabeth Hermosa 1. Embajada Americana 2. Grunenthal 3. Clnica Pichincha 4. Holding Dine Quito 5. Teleamazonas 6. Leterago
12
7. Elasto 8. L.D.U.
- Zona 3: Contratos ubicados al sur de la ciudad, Cumbay y la Panamericana. Responsable: Viviana Cevallos 1. Tanasa 2. Edesa 3. Coca Cola Norte 4. Coca Cola Caldern 5. Coca Cola Sur 6. Diario Hoy 7. Itabsa 8. Comnaca 9. Aymesa 10. Fibrn 11. Pinturas Cndor - Zona 4: Contratos ubicados en la zona norte del pas, desde Cayambe hasta Ibarra. Responsable: Diego Carrera 1. Panavial Ibarra 2. Panavial Pifo 3. Panavial Guayllabamba
13
4. Nestl Centro de Distribucin 5. Nestl Jugos 6. Comando del Ejrcito 7. Ingenio Tababuela - Zona 5: Tiene un solo contrato debido al alto nmero de servicios que se entregan. Responsable: Sofa Negrete 1. General Motors - Zona 7: Incluye a todos los colegios en los que se entrega servicio, en este caso no estn divididos por ubicacin sino que se han agrupado por el tipo de servicio. Responsable: Nora Mio 1. Colegio Menor San Francisco de Quito 2. Colegio Americano 3. Colegio Sek Quito 4. Colegio Sek Valles 5. Colegio Alemn 6. Colegio Einstein - Zona 8: Incluye los contratos ubicados en el bloque 16 del oriente, se encuentra el contrato de REPSOL que se divide en varios campamentos ubicados en diferentes zonas del bloque. Adems de entregar el servicio a esta compaa se atiende tambin a otras empresas que trabajan para Repsol como son: las compaas de seguridad, las de mantenimiento ambiental, work overs, etc.
14
Responsable: Ral Arias Adolfo Chafla 1. Repsol NPF 2. Repsol SPF 3. Repsol AMO 4. Repsol SHUSHUFINDI 5. Donna Terra 6. Sinopec 908 7. Petrex - Zona 9: Corresponde a los contratos ubicados desde Sto. Domingo de los Colorados a Esmeraldas y todos los contratos que son parte del OCP (va Papallacta el Puyo) Responsable: Diego Snchez 1. Inaexpo 2. OCP 3. Botrosa 4. Coca Cola Santo Domingo 5. Epacem 6. Herdoiza Crespo Esmeraldas
- Zona 10: Corresponde a los contratos ubicados en el bloque 18 del Oriente. A diferencia de la zona 8, estos contratos no tienen relacin entre s. Responsables: supervisores de cada contrato
15
1. Sipec 2. Petrobell 3. Petrobras 4. Sinopec 905 5. Petrex Pindo 6. Petroamazonas
- Zona 11: Corresponde a los contratos ubicados en el bloque 10 del Oriente, el Puyo, el contrato al que se entrega servicio es AGIP que se subdivide en 6 campamentos. Responsable: Marco Alarcn 1. AGIP CPF 2. AGIP VILLANO A 3. AGIP VILLANO B 4. AGIP BAEZA 5. AGIP SARAYACU 6. AGIP K - Zona 12: En este caso se considera slo dos clientes debido al nmero de servicios que se ofrece en Movistar. Responsable: Cristina Orti 1. Movistar 2. Icesa
16
- Zona 14: Contrato nuevo, ubicado en Cuenca, una nueva ciudad en la que se est entregando servicio. Responsable: Felix Manosalvas 1. Indurama
2.3.2 Estudio de archivos

Este estudio se lo ha hecho en base a toda la informacin recopilada en el ao 2011, en archivo computarizado de todos los pedidos de materia prima, realizados para eventos en ese ao. Esta informacin se ha cotejado con los archivos fsicos de facturas del departamento de Contabilidad. Estos datos sern utilizados para establecer la venta actual anual de eventos que tiene la empresa Catering Service.
2.3.3. Encuesta
La investigacin se complementar con la recopilacin de datos obtenidos en cada contrato y se incluirn encuestas. sta tcnica cuantitativa de recoleccin de informacin, basada en la formulacin de preguntas al entrevistado y su respuesta especfica ante dicho cuestionamiento, es rpida y confiable. Para la realizacin de la encuesta, se consider como
universo o poblacin las 68 empresas en las cuales Catering Service entrega el servicio. De este universo, el tamao de la muestra son 40 empresas en las cuales se realiz la encuesta.
Se solicit la colaboracin de los jefes operativos quienes entregaron el documento al responsable de la contratacin de los servicios de alimentacin en la empresa encuestada. Para este anlisis se consideraron las zonas 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9, 12 y 14 por ser las que suelen contratar el servicio de eventos y estar ubicadas en Quito o en ciudades cercanas a la capital. Las zonas 8, 10 y 11 no entraron en la recopilacin de datos por medio de encuestas, ya que por el tiempo que Catering Service
17
se encuentra proveyendo el servicio de alimentacin, tiene conocimiento que no requieren el servicio de eventos. Sin embargo, estas empresas tienen oficinas con la mayor parte de su personal administrativo en la ciudad de Quito, por lo cual se considerar a mediano plazo efectuar encuestas y llegar a sus clientes con este nuevo servicio.
El universo o poblacin de este estudio son las 68 empresas en las cuales Catering Service entrega el servicio. De este universo, el tamao de la muestra son 40 empresas a las cuales se realiz la encuesta
2.4 Anlisis del cliente

Los clientes se dividirn de acuerdo a la actividad comercial que desarrollen, se les organiz de la siguiente manera: COLEGIOS: - Colegio Americano - Colegio Menor - Colegio Einstein - Colegio Alemn - Colegio Sek Quito - Colegio Sek Valles
INDUSTRIAS: - Acosa - Enkador - Avon - Tanasa - Itabsa

18
- Elasto - Lafarge - Arca Norte - Arca Sur - Arca Caldern - Arca Sto.Domingo - Comnaca - Inaexpo - Nestl Cd -jugos - Bostrosa - Aymesa - GM - Provefrut - Fibrn - Edesa - Miller FUERZAS ARMADAS: - Holding Dine UIO - Comando del Ejrcito
EMPRESAS DE SERVICIOS - Embajada USA

19
- Grunenthal - LDU - Leterago - Teleamazonas - Diario Hoy - Clnica Pichincha - Movistar - OCP
2.4.1 Perfil del cliente

Se detallar a continuacin el perfil de cada uno de los grupos de clientes: Colegios.- Este grupo de clientes est conformado por importantes instituciones educativas de la ciudad capital, a las que se entregan servicios de refrigerios, almuerzos y venta de productos de snack bar para todos los estudiantes, personal administrativo y profesores. Actualmente se atiende un promedio de 4300 pax semanales. Estos clientes realizan desayunos, almuerzos, cocteles, celebraciones en fechas especiales, eventos deportivos, entre otros. En estas actividades en algunos casos se incluye a los estudiantes, en otras ocasiones son slo profesores y personal administrativo, y en otros eventos se invita a padres de familia. Industrias.- Estas empresas tienen un porcentaje alto de personal obrero o de planta. Se entrega servicio de desayunos, almuerzos, meriendas, cenas y refrigerios. La mayora de estos clientes
20
trabaja los 7 das de la semana. Se entregan semanalmente 67600 servicios. Los eventos que realizan son en mayor parte con el personal administrativo (cocteles, almuerzos ejecutivos, capacitaciones, entre otros), con el personal obrero se realizan reuniones especiales como eventos navideos y da del trabajador. Fuerzas Armadas.- En estas empresas se entrega el servicio de alimentacin a personal de tropa y de alto rango. No son compaas que realizan muchos eventos, slo organizan reuniones especiales en navidad o eventos como marchas. Se entregan un promedio de 3900 servicios semanales. Empresas de servicios.- En estas compaas el tipo de cliente es administrativo en su mayor porcentaje, por esta razn realizan ms eventos de tipo ejecutivo y tienen presupuestos ms altos. Slo en la Clnica Pichincha se entrega servicio para pacientes, para los cuales se entrega alimentacin diaria basada en la dieta que se requiera. Se ofrece un promedio de 10289 servicios semanales.
2.5 Anlisis de la demanda

Para esto se aplic la siguiente encuesta (ANEXO 1), a todos los responsables de la contratacin de eventos en las empresas de las zonas 1, 2, 3, 4, 5, 7, 9, 12 y 14, en las que actualmente Catering Service provee el servicio de alimentacin industrial.
Los resultados obtenidos de la encuesta son los siguientes:
1.- Dnde contrata usted su servicio de catering para eventos de su empresa?
21
Grfico estadstico No.1 Pregunta 1 encuesta

No realiza Personas 4% particular es 37%
Pregunta 1
Hoteles 24%
Casa banquete s 35%
Elaborado por: Mireya Herrera Fuente: Encuesta realizada a los clientes de Catering Service
Se evidenci que los clientes prefieren contratar para la realizacin de sus eventos personas particulares en un 37%, seguido muy de cerca por casas de banquetes con un 35%, luego tenemos los hoteles con un 24% y finalmente, un 4% de los clientes no realizan eventos de ningn tipo. 2.- Qu tipo de eventos realiza su empresa?
Otros 10%
Pregunta 2
Brunches 3% Buffets 8%
No realiza 2% Desayunos Ejecutivos 19%
Cocteles 12% Coffee Breaks 26%
Almuerzos Ejecutivos 20%
El 26% de los encuestados realizan coffee breaks, el 20% almuerzos ejecutivos, el 19% desayunos ejecutivos, el 12% cocteles, el 10% otro tipo de eventos que vara entre cenas, parrilladas, cursos de capacitacin, el 8 % realiza buffets, el 3% brunches y el 2% no realiza este tipo de eventos.
22
3.- Cul es el precio que paga por estos servicios?

Desayunos Ejecutivos
$ 12 $ 15 0% 21% $ 18
79%
De las personas encuestadas, el 79% paga $12 por desayunos ejecutivos y el 21% paga $15 por este servicio. Ninguno de los encuestados paga $18.
Almuerzos Ejecutivos
$ 25 10% 32% $ 30 $ 35
58%
Por los almuerzos ejecutivos el 58% de los encuestados paga $25, el 32% paga $30 y el 10% paga $35.
23
5%
Coffee Breaks
$ 10 $ 15 $ 20
20% 75%
Por los coffee breaks el 75% paga $10, el 20% paga $15 y el 5% paga $20.
Cocteles
$ 20 $ 25 $ 30
22%
33%
45%
Por cocteles el 45% paga $25, el 33% paga $20 y el 22% paga $30.
24
Buffets
$ 35 $ 40
0%
$ 45
17%
83%
Por buffets el 83% paga $35, el 17% paga $40 y ninguno de los encuestados paga $45.
Brunches
$ 25 $ 30 $ 35
33%
34%
33%
25
Por brunches el 34% de los encuestados pagan $25, el 33% paga $30 y el 33% restante paga $35, entre uno y otro no hay mucha diferencia.
4.- Qu servicios complementarios contrata su empresa?

Ninguno 7% No responde 13%

No realiza 4%
Pregunta 4
Infocus Papelera 12% Impresa 4%
Otros 14%
Montajes de salones 32%
Decoracin temtica 14%
De los encuestados, el 32% contrata el servicio complementario de montajes de salones, el 14% decoracin temtica, otro 14% contrata otros servicios entre los que se detalla: escenarios, msica, toldos y transporte, el 13% no respondi a esta pregunta, el 12% contrata infocus, el 7% no contrata servicios complementarios, el 4% contrata papelera impresa y otro 4% no realiza eventos.
5.- Con qu frecuencia realiza eventos su empresa?
26

No realiza 5% Otros 15%
Pregunta 5
5 a 10 veces al ao 17%
2 a 4 veces al ao 44% 1 vez al ao 19%
De los encuestados el 44% realiza eventos de 2 a 4 veces al ao, el 19% los realiza 1 vez al ao, el 17% de 5 a 10 veces en el ao, el 15% realiza ms eventos de los detallados, y el 5% no realiza ningn evento. 6.- En promedio para cuntas personas contrata estos servicios?
No realiza 4% Ms de 251 21%
Pregunta 6
Menos de 100 41%
De 201 a 250 De 151 a 16% 200 6%
De 101 a 150 12%
Un 41% de los encuestados contrata estos servicios para menos de 100 pax, el 21% los contrata para ms de 251 pax, el 16% para de 201 a 250 pax, el 6% los contrata para 151 a 200 pax, y el 4% no realiza ningn evento.
7.- Cul es su proveedor actual de catering para sus eventos?

27

2%
Pregunta 7
No lo tengo Particulares
Preparan ellos
Catering Service Swiss-Marriot

Barlovento
No realiza No responde
Varios
USFQ Cocina de Consuelo
Casa de Fernando 2% 7% 2% 2% 2%
10% 3%
San Agustn
31%
3% 7% 5%
24%
De los encuestados el 31% contrata a Catering Service para realizar sus eventos, el 24% no tiene un proveedor definido para estos servicios; el 10% contrata a Barlovento; el 7% contrata al Swiss hotel y al Marriot; otro 7% contrata a varios proveedores; un 5% no realiza eventos; otro 2% no responde; otro 2% contrata a la USFQ; otro 2% a la casa de Fernando; otro 2% a San Agustn banquetes, y un 2% final preparan ellos mismo la alimentacin para los eventos. 8.- La calidad de productos que recibe es?
No responde 5% No realiza Mala Buena 5% 0% 10%
Pregunta 8
Excelente 35%
Muy buena 45%
28
El 45% de los encuestados coincide en que la calidad del producto que recibe es muy buena, un 35% en que es excelente, un 10% en que es buena, un 5% no realiza eventos, un 5% no responde, y nadie escogi la opcin de mala. 9.- Cul de las siguientes opciones considera usted de mayor importancia cuando contrata el servicio de catering para sus eventos? Siendo 5 el de mayor prioridad y 1 el de menor prioridad
Pregunta 9
Servicio y atencin al cliente
Servicios adicionales
Men
Precio
Calidad 20% 20%

17%
23% 20%
De los encuestados el 23% considera que el servicio y la atencin al cliente es lo ms importante, seguido en igual porcentaje por el men con un 20%, por el precio en el 20% y la calidad en otro 20%, finalmente tenemos como la opcin de menor prioridad a los servicios adicionales que ofrezca el proveedor de catering.
10.- Le gustara obtener los servicios de otras empresas de catering?
29
Pregunta 10
SI NO
3%
No responde 5%
No realiza
22%
70%
De los encuestados un 70% definitivamente desea tener ms opciones de empresas proveedoras de catering, un 22% no, un 5% no realiza eventos y un 3% no responde.
11.- A travs de qu medio le gustara ser informado sobre los servicios de catering para eventos empresariales que ofrece una empresa?
Pregunta 11
Prensa
Invitaciones directas
Recomendaciones de personas
Otros
No realiza 4% 2% 28% 15%
51%
30
Un 51% de los encuestados preferira ser informado de los servicios de catering para eventos empresariales por medio de invitaciones directas, un 28% por otros medios entre los que detallan e-mail, envo cotizaciones entre otros, un 15% por medio de recomendaciones de terceros, un 4% no realiza eventos y un 2% a travs de la prensa.
2.6 Anlisis de la competencia

El siguiente anlisis de la competencia se efectu en base a la entrevista realizada al Sr. Diego Mndez, Gerente de Cuentas Corporativas del Hotel Hilton Coln detallada en el captulo 1.3.4, que constan en enfoque local. Actualmente en la ciudad de Quito, las principales empresas que ofrecen servicio de catering para eventos empresariales son:
BARLOVENTO10
Logo No. 1 Logo Barlovento
Fuente: http://www.grupobarlovento.com/
Misin: El valor fundamental de nuestro negocio es la satisfaccin total del cliente al que reconocemos como el factor de xito ms
10http://www.grupobarlovento.com/
31
importante, para lo cual fomentaremos en nuestra organizacin lo siguiente: * La eficiencia * La honestidad * La calidad del producto y del servicio * La seriedad * La puntualidad * La responsabilidad * El respeto * La iniciativa * La perseverancia * La cortesa El Grupo Barlovento, tiene 40 aos de existencia en el mercado. Es una empresa local de mucho prestigio que adems de contar con una cadena de 5 restaurantes en la ciudad de Quito, tiene oficinas y plantas de produccin de eventos en la capital y en el puerto principal. Es una empresa cien por ciento ecuatoriana que provee de fuentes de trabajo directas e indirectas a ms de 200 familias en el pas. Es la nica compaa de catering a nivel nacional que participa en ferias internacionales y se actualiza permanentemente en innovacin gastronmica, decoracin, flores y tendencias contemporneas que van desde los colores de la mantelera pasando por dulces, licores, fotografa, carpas. Hasta elementos externos como invitaciones, msica, video, amplificacin y todos los elementos necesarios para llevar a cabo un evento nico e inolvidable. Para eventos empresariales, cuenta con la ms amplia red de proveedores que les permiten ofrecer a sus clientes todos los complementos necesarios para que su celebracin sea inigualable. Ofrece variedad de alternativas para desayunos, coffee breaks, almuerzos, parrilladas, cenas y cocteles que se ajustan al presupuesto o al tipo de evento corporativo que se desee organizar. Para eventos temticos o conceptualizados, cuenta con una red de socios estratgicos que les permiten asesorar en todos los detalles, adems desarrollan mens y presentaciones gastronmicas especficas para cada ocasin. Ofrecen adems servicios adicionales como:
32
- Mantelera exclusiva y selecta. - Decoracin y arreglos florales. - Decoracin de mesas de dulces. - Silla Tiffany. - Licores a consignacin. - Toldos (carpas). - Msica.
HUMADI11
Logo No. 2 Logo Humadi
Fuente: http://www.eventoshumadi.com.ec/
MISION: Sabemos el nivel de importancia que tiene cada uno de nuestros eventos, por lo que nos comprometemos en garantizar la completa satisfaccin de nuestros clientes. Desarrollando eventos con personal altamente calificado, materia prima de primera, y con una organizacin que se preocupe de los ms mnimos detalles. VISIN: HUMADI CIA.LTDA. Lder en el mercado en la organizacin, planificacin y decoracin de eventos, pretende expandir sus servicios a nivel nacional, logrando una mejor participacin. En el 2010 incrementar el servicio de Wedding Planer y decoracin de eventos que desafe toda imaginacin.
11http://www.eventoshumadi.com.ec/
33
HUMADI empresa creada hace 9 aos, que con el transcurrir del tiempo y a la par de las nuevas tendencias ha ido innovando servicios en base a las necesidades del cliente, en inicio en el 2001 era la Casa de Banquetes Humadi (servicio de catering empresarial), en el 2003 era Banquetes Humadi (servicio de eventos sociales) y del 2008 en adelante Humadi (catering y organizacin de eventos). La empresa ofrece eventos con clase, alimentacin de calidad y servicio de primera, sus productos son altamente seleccionados, tienen optimizacin de costos, lo que les permite ofrecer precios competitivos por contar con infraestructura y equipamiento propio.
Cuenta con locaciones para eventos en: CENTRO HISTRICO: Casa Carrasco Asociacin de Almirantes VALLE DE LOS CHILLOS: Rincn Real La Corteza Rincn de la Armenia Campo Bello La Casona Villa Trecase ngel de Piedra
TUMBACO Vista Hermosa PUEMBO La Lomita La Bohemia Santa F
Los servicios que ofrece son: SOCIALES: Bodas: Judas, Catlicas, rabes, masnicas, ateas, etc, no terceriza los servicios a otras empresas
34
Ceremonias Aniversarios Cumpleaos Bautizos Primeras Comuniones, etc. EMPRESARIAL: De acuerdo a los requerimientos del cliente Decoracin Alquiler
Henry Richardson12
Foto No.1 Henry Richardson
Fuente: www.revistalideres.ec/2011-05-02/Empresas/OtrasNotas/LD11502P16NEGOCIOS.aspx
Henry Richardson estableci su primer negocio de catering hace 25 aos. Cuando obtuvo su PhD en microbiologa, enfocado en alimentos, en University of Alabama (EE.UU.), se asoci al delicatessen La Bodega Gonzlez Surez que su madre y tres personas ms establecieron al norte de Quito. All recomendaba a los clientes cmo preparar los platos y con qu acompaarlos. Hasta que pidieron que yo lo haga. Despus me llamaron otras personas y poco a poco empec a hacer banquetes, recuerda
12http://www.revistalideres.ec/2011-05-02/Empresas/OtrasNotas/LD110502P16NEGOCIOS.aspx
35
Richardson. As empez a preparar banquetes para la Cancillera, en 1987, y para la Presidencia y Vicepresidencia de la Repblica, desde 1988, fue as como surgi la marca de Henry Richardson y asociados, a la que le seguira el Instituto Culinario Internacional (Intercul). En 1995 conoci el servicio de catering industrial, que le sirvi para aprender el manejo de volmenes de comida y personal. Este negocio estuvo vigente hasta el 2003. Posicionarse en el mercado le result fcil. En la dcada de 1980 los eventos se realizaban en hoteles, los preparaba el cocinero que trabajaba con la familia y las hermanas, tas o primas de la novia se encargaban de la decoracin y de la comida. Richardson no tena mayor competencia porque con sus conocimientos del PhD saba combinar bien los ingredientes. Damos un servicio personalizado. Hacemos un men o eventos a la medida del cliente. Es como un traje con un sastre, aade el chef. Luego de la disolucin de la sociedad que formaba Intercul, Richardson cre Prochef en el 2001 con una inversin de $400.000 dlares de sus ganancias anteriores. Prochef se encarga de cubrir las necesidades de los chefs con entrenamiento, dotacin de vajillas, cubiertos, mantelera. Adems ofrece capacitacin para empresas que elaboran productos alimenticios. A esta actividad se suma el servicio de catering, que est enfocado en un segmento de nivel econmico alto. El ao pasado realiz 410 eventos, lo que gener una facturacin de $590 137. La fidelidad no solo se refleja en los clientes; sino tambin en sus 45 empleados, que tienen ms de siete aos en Intercul y Prochef. Intercul trabaja con proveedores como Pronaca, Danec, Levapan, entre otros. Segn Darlin Velsquez, gerente de Ventas de Levapan, Intercul es un cliente que paga puntualmente. Trabajo hace cuatro aos y realizan pedidos cada 15das.
36
BOKATO13
Logo No. 3 Logo Bokatto
Fuente: http://www.bokato.com/
Bokatto es una empresa con varios aos de experiencia en la realizacin de eventos sociales y en la atencin de catering industrial. Cuenta con recurso humano necesario para garantizar la entera satisfaccin de todos los clientes que buscan una opcin innovadora al escoger esta empresa. MISIN Satisfacer plenamente a nuestros clientes, colaboradores y accionistas a travs de la calidad de nuestros productos y servicios, con excelencia, cortesa y profesionalismo. VISIN BOKATTO Food & Service ser la empresa lder en el servicio de catering social e industrial, siendo reconocida a nivel nacional como una de las mejores.
Last Updated ( Wednesday, 11 April 2007 )
Los servicios que ofrece son: Catering escolar: Dirigido a escuelas y colegios que optan dar servicio de alimentacin a sus estudiantes. Eventos: Ofrece carpas, menaje, sillas, mesas, mantelera, pantalla y protectores, fotografa y video, iluminacin y sonido, diseo grfico, impresin y papelera, efectos especiales, fuegos pirotcnicos, msicos, arreglos florales, repostera y pastelera. Catering social: Matrimonios, primeras comuniones, bautizos, cocteles, etc. Catering petrolero.
13http://www.bokato.com/
37
ESPELETTE14
Logo No. 4 Logo Espelette
Fuente: 1http://www.espelette.com.ec
FILOSOFA Somos un grupo de chefs que nos hemos unido para formar una empresa que brinda una nueva alternativa en servicios de alimentos, basada en conceptos innovadores. Durante nuestros cuatro aos de labor, hemos implementado una cocina de autor, la cual se ve reflejada en nuestros mens y en la lnea de productos artesanales que hemos venido desarrollando. Espelette es una empresa que incursion en el mercado con la visin de ampliar las opciones de las personas que requieran de un servicio personalizado en el rea de alimentos, nos hemos dedicado a cumplir este objetivo actualizndonos permanentemente y por supuesto, haciendo lo que sabemos hacer mejor. Trabajar! Espelette Eventos, le ayuda en la planificacin y organizacin de su evento brindndole un servicio profesional y personalizado, nos caracterizamos por la flexibilidad que damos a nuestros clientes en el momento de escoger la amplia gama de productos que ofrecemos, brindndoles la opcin de armar su evento a la carta, segn las necesidades requeridas para cualquier clase de certamen. Tambin contamos con paquetes preestablecidos, donde sugerimos varias alternativas que pueden servirle de gran utilidad el momento de definir el concepto de su evento.
14http://www.espelette.com.ec/frontEnd/main.php?idSeccion=7
38
CAPTULO III
3. ESTUDIO TCNICO
3.1 Tamao del proyecto
Para este nuevo servicio, se establecer como base la planta de Catering Service donde se encuentran las siguientes instalaciones: Bodegas de productos perecibles. Bodegas de productos no perecibles. Bodegas de frutas y legumbres. Cocina Panadera pastelera Oficinas Starmax Oficinas Administrativas
Como punto importante, hay que mencionar que las tres bodegas cuentan con la certificacin ISO 22000-2005 que asegura la inocuidad de los alimentos desde diciembre del 2006.
39
Foto No.2 Certificado ISO 22000
Fuente: Archivo departamento calidad Catering Service
La certificacin ISO 22000-2005 se renueva cada 3 aos, perodo durante el cual se hacen evaluaciones y auditoras para constatar que se sigan cumpliendo con los estndares que se requiere para mantenerla. El continuar con la certificacin ISO 22000-2005 demuestra el compromiso de Catering Service con la seguridad de los alimentos que ofrece a sus clientes, adems de la preocupacin de mantener la imagen y el prestigio de la marca.
Para lograr y mantener la certificacin, el departamento de calidad de la empresa Catering Service, dirigido por la Msc Gabriela Guerra, ha establecido el siguiente manual de procedimientos que se transcribe a continuacin: Aseguramiento de la calidad de proveedores:
El Sistema de Aseguramiento de la Calidad de Proveedores est compuesto de tres segmentos: A. Verificacin de especificaciones Los proveedores debern entregar fichas tcnicas de los productos entregados que contengan informacin relevante de: caractersticas microbiolgicas, fsico-qumicas, composicin, presentaciones, empaques, condiciones de almacenamiento, vida til, forma de consumo y registro sanitario. Esta informacin se compara con la norma INEN correspondiente para determinar el cumplimiento de dichas especificaciones.
40
Aquellos productos como frutas y verduras que no son procesados son comparados con la ficha tcnica de especificaciones internas de Catering Service.
B. Evaluacin de cumplimiento de buenas prcticas de manufactura
A los proveedores de alto riesgo (crnicos, mariscos, pescado, aves, lcteos, vsceras y huevos) se les evala el cumplimiento de buenas prcticas de manufactura (BPMs) mediante auditoras realizadas por un auditor del Departamento de Calidad a las plantas de procesamiento. Se realizan auditorias de control cada seis meses. En el caso de los proveedores de bajo riesgo se evala el cumplimiento de buenas prcticas de manufactura mediante un formulario que el proveedor debe llenar con la informacin de la empresa.
C. Evaluacin en la calidad de entrega A todos los proveedores se les evala durante un mes la calidad en la entrega para verificar que se cumplan con las normas establecidas. Con los resultados favorables en los tres segmentos se calificar a los proveedores.
DESCRIPCIN POR BODEGA BODEGA DE PERECIBLES: 1. Control de procesos de recepcin de productos: La recepcin de los productos es de vital importancia para asegurar que los alimentos e insumos entregados por los proveedores cumplen con las especificaciones de calidad y con las cantidades compradas. El rea de perecibles est dividida en dos zonas de recepcin : una para recepcin de materias primas y otra
41
para recepcin de productos terminados. Estas son completamente separadas del resto de reas para evitar la contaminacin cruzada. El Jefe de Bodega al recibir el producto controla los siguientes puntos: a) Horarios de entrega.- Los proveedores deben entregar los productos de acuerdo al cronograma planificado para que la recepcin se realice adecuadamente y con las reas organizadas y limpias. b) Transporte de productos.Los vehculos donde se transportan los productos deben estar limpios, libres de plagas y tener un sistema de refrigeracin (thermoking) c) Descarga.- Se controla que los productos sean descargados en las zonas establecidas, en kavetas con una kaveta base o en caso de canales que se cuelguen en la riel de transporte.
d) Parmetros de los productos.- Se verifica visualmente los siguientes factores que aplican a cada producto: Color Olor Textura Corte Integridad del embalaje Fecha de caducidad e) Control de Temperatura.- Se controla la temperatura de los alimentos perecibles utilizando un termmetro infrarrojo para verificar que no se ha perdido la cadena de fro. Los parmetros de aceptacin son:
Producto Productos refrigerados Productos congelados
Temperatura mxima 7 C -18 C
42
f) Entrega de tickets del camal.- El proveedor deber entregar los tickets que certifican que fueron faenados en camales autorizados. g) Cantidades entregadas.- Se verifica que las cantidades entregadas correspondan al pedido realizado y a la factura emitida por el proveedor. Aquellos productos que no cumplen con las especificaciones sern rechazados inmediatamente.
2. Ingreso al inventario y trazabilidad: Una vez aceptado el producto, ingresar al sistema de inventarios y trazabilidad. Este sistema otorga a los productos un cdigo de barras bajo el cual se ingresa la siguiente informacin: Fecha de ingreso. Nombre del proveedor. Lote del proveedor. Temperatura de recepcin. Este sistema de codificacin es el primer paso en el proceso de trazabilidad de los productos que se manejan.
3. Almacenamiento de productos: Los productos recibidos son almacenados en las cmaras de refrigeracin o congelacin de materias primas o productos terminados de acuerdo a su origen y estado de proceso, para evitar la contaminacin cruzada.
La siguiente tabla especifica la cmara de almacenamiento por materias primas y productos:
43
Cuarto Fro No.
Temperatura
Funcin
Productos almacenados
1 2 3 4
2a6 C < - 25 C -18 C -18 C
Materias primas Crnicas Tnel de Congel. Materias Primas crnicas Congelacin Materias primas Mariscos Congelacin Productos Mariscos
Refrigeracin
5 6
7
-18 C -18 C
4a6 C
Congelacin Congelacin
Refrigeracin
Productos res Productos aves

Productos Lcteos
8 9
-18 C -18 C
Congelacin Congelacin
Embutidos Productos cerdo
El almacenamiento en las cmaras de congelacin y refrigeracin del rea de Perecibles cumple con las siguientes normas: o Almacenamiento con kavetas base o sobre pallets, nunca directamente sobre el piso. o Rotacin de productos utilizando el sistema PEPS (Primero que Entra, Primero que Sale) para evitar la caducidad de los productos. o Limpieza y desinfeccin de las cmaras cumpliendo con un Plan Maestro de Limpieza y Desinfeccin y con el cronograma establecido para asegurar su higiene.
4. Procesamiento: Las materias primas recibidas se someten al siguiente preprocesamiento: PRODUCTO PRE PROCESAMIENTO Deshuese del canal. Clasificacin de cortes (lomo fino, falda, pulpa, etc). Limpieza completa de excedentes de grasa. Limpieza de piltrafa. Fileteo en gramajes solicitados por el cliente. Control de pesaje.
Res
44
Cerdo
Cordero
Hgado Pescado
Deshuese del canal. Clasificacin de cortes (lomo fino, falda, pulpa, etc). Limpieza completa de excedentes de grasa. Limpieza de piltrafa. Cortes en gramajes solicitados por el cliente. Control de pesaje. Clasificacin de cortes. Limpieza completa de excedentes de grasa. Limpieza de piltrafa. Cortes de acuerdo a los requisitos del cliente. Fileteo en gramajes solicitados por el cliente. Fileteo en gramajes solicitados por el cliente.
Los productos como aves, mariscos y lcteos ya se los recibe procesados y listos para su despacho, por lo que no se los somete a ningn procesamiento.
Foto No.3 Porcionamiento de crnicos
Fuente Manual de procedimientos bodegas departamento Calidad Catering Service
5. Empaque y etiquetado:
45
Los productos procesados son empacados en fundas resistentes al fro, para proteger a los productos de la contaminacin y garantizar su calidad.
Foto No.4 Peso y marcado de crnicos
Una vez que el producto es empacado, se procede a colocarle una etiqueta que tiene la siguiente informacin: Nombre del producto. Fecha de caducidad. Lote. Peso.
Foto No. 5 Etiqueta trmica con cdigo de barras
46
BODEGAS DE FRUTAS Y LEGUMBRES:

1. Recepcin:
La recepcin de los productos es de vital importancia para asegurar que los alimentos e insumos entregados por los proveedores cumplen con las especificaciones de calidad y con las cantidades compradas. El Jefe de Bodega al recibir el producto controla los siguientes puntos: h) Horarios de entrega.- Los proveedores deben entregar los productos de acuerdo al cronograma planificado para que la recepcin se realice adecuadamente y con las reas organizadas y limpias. i) Transporte de productos.Los vehculos donde se transportan los productos deben estar limpios, cerrados y mantener la cadena de fro. j) Descarga.- Se controla que los productos sean descargados sobre pallets o kavetas y no en el piso, para evitar la contaminacin de los productos. k) Parmetros de los productos.- Se verifica visualmente los siguientes factores que aplican a cada producto:
Aspecto exterior.- En su apariencia exterior se verifica la frescura del producto, que no presente daos fsicos, o daos causados por plagas. Tamao.- Se evala que la fruta o verdura est dentro de un rango de dimensiones aceptables. Textura o dureza.- Determina el tiempo de vida til del producto y ser una caracterstica de aceptacin o rechazo dependiendo de las necesidades.
47
Color y grado de madurez.- Se verifica el grado de madurez del producto por medio del color. Las frutas podrn tener un color amarillo, pintn o verde dependiendo de la necesidad. En los vegetales, el grado de madurez es un indicador de aceptacin o rechazo del producto. Ausencia de plagas l) Control de Temperatura.- Se controla la temperatura de las pulpas de fruta utilizando un termmetro infrarrojo para verificar que no se ha perdido la cadena de fro. m) Cantidades Entregadas.- Se verifica que las cantidades entregadas correspondan al pedido realizado y a la factura emitida por el proveedor. Aquellos productos que no cumplen con las especificaciones son rechazados inmediatamente.
2. Almacenamiento del producto en su estado original:
El almacenamiento en el rea de frutas y verduras cumple con las siguientes normas: o Almacenamiento de frutas y verduras en kavetas sobre pallets o en bins, nunca directamente sobre el piso.
Foto No. 6 kavetas sobre pallets bodega frutas y verduras
(Herrera)
o Control de ventilacin de reas para evitar aceleracin de la madurez de frutas y verduras

48
o Almacenamiento de alimentos por tipo de producto en zonas establecidas para evitar la contaminacin cruzada. o Rotacin de productos utilizando el sistema PEPS (Primero que Entra, Primero que Sale) para evitar la caducidad de los productos. o Limpieza y desinfeccin del rea cumpliendo diariamente con un Plan Maestro de Limpieza y Desinfeccin que asegura la higiene del rea.
Foto No. 7 Limpieza rea frutas y verduras
(Herrera)
Las pulpas de fruta, verduras y frutas ms sensibles, se almacenan en las cmaras de congelacin y refrigeracin respectivamente:
Cuarto Fro No. Temperatura Funcin Productos Almacenados
1 2 3
-12 C 4a7 C -12 C
Congelacin Refrigeracin Congelacin
Pulpas de fruta Frutas & Legumbres Pulpas de Fruta
3. Pre-procesamiento:
Ciertas frutas y verduras se someten a un proceso de deshojado y pre-limpieza antes de ser enviados a los clientes, para reducir de esta manera los procesos a realizarse en las instalaciones del cliente y la basura obtenida. Las verduras que siempre sern deshojadas son:
49
o o o o o
Coliflor Col blanca Col morada Sambo Zapallo
El proceso final de estas verduras se realiza en las instalaciones donde se preparan los alimentos. BODEGA DE NO PERECIBLES:
1. Recepcin:
La recepcin de los productos es de vital importancia para asegurar que los alimentos e insumos entregados por los proveedores cumplen con las especificaciones de calidad y con las cantidades compradas. El rea de perecibles tiene su propia zona de recepcin completamente separada del resto de reas para evitar la contaminacin cruzada. El Jefe de Bodega al recibir el producto controla los siguientes puntos: n) Horarios de entrega.- Los proveedores deben entregar los productos de acuerdo al cronograma planificado para que la recepcin se realice adecuadamente y con las reas organizadas y limpias. o) Transporte de productos.Los vehculos donde se transportan los productos deben estar limpios, libres de plagas y ser cerrados para protegerlos. p) Descarga.- Se controla que los productos sean descargados sobre pallets o kavetas y no en el piso para evitar la contaminacin. q) Parmetros de los productos.- Se verifica visualmente los siguientes factores que aplican a cada producto: o o o o Fecha de caducidad. Integridad del embalaje. Aspecto: color, olor, textura. Ausencia de plagas o elementos extraos.
50
r) Cantidades entregadas.- Se verifica que las cantidades entregadas correspondan al pedido realizado y a la factura emitida por el proveedor. Aquellos productos que no cumplen con las especificaciones son rechazados inmediatamente.
2. Ingreso al inventario y trazabilidad:
Una vez aceptado el producto, este es ingresado al sistema de inventarios. Esto otorga a los productos un cdigo de barras bajo el cual se ingresa la siguiente informacin: Fecha de ingreso. Nombre del proveedor. Lote del proveedor. Este sistema de codificacin es el primer paso en el proceso de trazabilidad de los productos que se maneja.
3. Almacenamiento de productos:
El almacenamiento en el rea de no perecibles cumple con las siguientes normas: o Almacenamiento sobre perchas o sobre pallets colocados en racks, nunca directamente sobre el piso. o Almacenamiento de alimentos por tipo de producto en zonas establecidas para evitar la contaminacin cruzada.
51
Foto No. 8 Montacargas zona de bebidas
Zona de Bebidas Fuente Manual de procedimientos bodegas departamento Calidad Catering Service
o Rotacin de productos utilizando el sistema PEPS (Primero que Entra, Primero que Sale) para evitar la caducidad de los productos. o Limpieza y desinfeccin del rea cumpliendo diariamente con un Plan Maestro de Limpieza y Desinfeccin que asegura la higiene del rea.
Finalmente, en todas las bodegas, se procede con el armado, despacho y transporte, siguiendo los siguientes pasos: 1. Armado de pedidos y facturacin: El sistema enva a cada Jefe de Bodega el pedido de cada cliente. El Jefe de Bodega dispone al personal la preparacin de cada uno de los pedidos. Los productos de cada pedido se colocan en kavetas plsticas codificadas por colores para distinguir el rea del que provienen los productos y evitar la contaminacin cruzada. Los colores utilizados en cada rea son:
52
rea rea de perecibles rea de no perecibles rea de frutas y legumbres
Color de Kavetas rojas y amarillas celestes y grises azules y plomas
Las kavetas plsticas con el producto se apilan sobre pallets. Una vez todos los productos se encuentran dentro de las kavetas y sobre los pallets, se procede a facturar. La factura incluye la siguiente informacin: Producto. Fecha de facturacin / despacho. Cantidad de producto.
2. Armado de pedidos y facturacin: Los productos facturados listos para su despacho que corresponden a un pedido completo se almacenan en el rea de despacho hasta que se proceda a cargar los camiones. El rea de despacho cuenta con una cmara de congelacin donde se mantienen los productos perecibles. Una vez que el camin est listo para recibir los productos del pedido completo, el responsable de despachos da la orden para que un montacargas meta la carga en el respectivo camin. Esta misma persona es la encargada de realizar la gua de embarque y entregarla al conductor del camin para que este a su vez, entregue al supervisor del contrato. La gua de embarque contiene la siguiente informacin: Productos enviados Cantidad de productos enviados Nmero de kavetas envidas clasificadas por colores Lugar de destino
3. Transporte:
53
Toda la carga es enviada en camiones propios que cuentan con un sistema de refrigeracin (thermoking) instalado para mantener una temperatura de 4 C, y de esta manera garantizar que el producto llegue en excelentes condiciones.
Foto No. 9 Camin en zona de carga y despacho
4.
COCINA
La cocina se encuentra dividida en:
COCINA FRA: rea de ensaladas rea de frutas y jugos

54
Foto No. 10 Cocina fra rea de ensaladas
(Herrera)
COCINA CALIENTE: rea de crnicos rea de sopas rea de salsas rea de guarniciones rea de cambros rea de despacho y recepcin de mercadera rea de steward ZONA DE ALMACENAMIENTO: Bodega de secos Cuarto de congelacin Cuarto fro productos mise en place
55
Foto No. 11 Cuarto fro productos mise en place
(Herrera)
Cuarto fro lcteos Cuarto fro frutas y legumbres
EQUIPAMIENTO: El rea de cocina est bien equipada, cuenta con cocinas industriales, peladora de papas, mesones de trabajo, ducto de extraccin de olores, licuadora industrial, licuadoras pequeas, herramientas, batera de cocina, etc. En estas instalaciones se producen los almuerzos para cumplir con el servicio de comida transportada que tambin ofrece la empresa, pero en caso de requerirlo en este mismo lugar se realizar la produccin de alimentos para los eventos. PANADERA PASTELERA La panadera-pastelera cuenta tambin con equipos modernos como hornos rotativos, cmaras leudantes, amasadoras industriales, porcionadoras de masa, licuadoras industriales, etc. Estas instalaciones funcionan en el da como pastelera y en la noche como panadera. Aqu se elaboran diariamente los panes y postres para los contratos de cocina industrial, que no disponen de panadera-pastelera en sus instalaciones.
56
Para almacenamiento existe una bodega para productos secos y un cuarto fro. Adems se cuenta con una zona especial para despachos de productos elaborados.
Foto No. 12 zona despacho panadera
(Herrera)
Los requerimientos del nuevo servicio, en lo que respecta a panes y postres, se elaborarn en estas instalaciones, ya que el personal que labora se encuentra capacitado para realizar productos de calidad.
OFICINAS STARMAX En la planta de Catering Service, tambin se encuentra ubicada la empresa Starmax, que se encarga de la logstica y mantenimiento de los vehculos y camiones de la empresa. Actualmente la flota de camiones de la empresa consta de 11 unidades, 2 pequeas (2-3.5 toneladas), 1 mediana (7.5 toneladas) y 8 grandes (13 toneladas).
57
OFICINAS ADMINISTRATIVAS La empresa tambin dispone de oficinas del personal administrativo, donde funcionan los departamentos de: requisiciones, contabilidad, ventas y sistemas. Junto a estas oficinas se ubicar la del nuevo departamento, ya que para la realizacin de eventos se debe coordinar directamente con todas estas reas detalladas anteriormente. Considerando que el asistente operativo de eventos debe realizar el control de los activos de operacin, la bodega de dichos activos tambin se ubicar en la planta de Catering Service. En caso de que el servicio de eventos se lo realice en las instalaciones de las diferentes empresas donde se entrega el servicio de alimentacin industrial, se trabajara en las instalaciones (cocina) de la empresa que est contratando el servicio y se utilizara el equipo, menaje, herramientas, etc que Catering Service provee a cada uno de los contratos.
3.2 Servicios
3.2.1 Servicio de alimentos y bebidas.Se ha definido la cantidad y tipo de recursos que se deben adquirir en base a los resultados de las encuestas realizadas y a los estudios de archivo realizados con los cuales se estableci la venta actual de eventos que tiene la empresa Catering Service. En los resultados de las encuestas, se demuestra que los servicios que contratan en mayor porcentaje los clientes son coffee breaks, almuerzos ejecutivos, desayunos ejecutivos y cocteles y que contratan estos eventos para menos de 100 pax. En los datos obtenidos del estudio de archivo, el promedio de asistentes a coffee breaks y cocteles es de 80 pax. En almuerzos de tipo plato servido es de 45 pax y de tipo buffet es de 105 pax. En desayunos el promedio es de 50 pax.
58
Recursos
Se requiere la compra de vajilla, cristalera y cubertera para una base de 80 pax ms un porcentaje adicional por concepto de roturas o bajas. La vajilla se comprar en diseos actuales. La cubertera ser de acero inoxidable. Se adquirir tambin mobiliario y mantelera para una base de 50 pax que es el promedio de servicios atendidos en eventos de tipo plato servido. En caso de que el nmero de personas sea mayor, se alquilara la diferencia. El mobiliario se compone de mesas y caballetes con bases plegables para facilitar el transporte al sitio de realizacin del evento. stos sern elaborados por el personal de mantenimiento de la empresa. No se realiza la adquisicin de sillas ya que la bodega de activos de operacin que tiene la empresa actualmente, no es muy grande y no hay espacio suficiente para almacenarlas. Por esta razn, si se requieren sillas, se alquilaran. El equipo o menaje de cocina se comprar slo el que no se dispone en la empresa, como se explic en el estudio tcnico, se trabajar en la planta de Catering Service o en las instalaciones del contrato que requiera el servicio.
Cuadro No.1 Menaje a comprar
VAJILLA 60 platos soperos 108 platos base 108 platos trincheros 108 platos postre 108 platos de entrada 60 mantequilleros 60 platos para pan 60 tazas de caf
CRISTALERA 108 vasos cristal 10 oz 108 copas de agua 108 copas vino blanco
CUBERTERA 108 tenedor entrada 108 tenedor trinchero 60 cuchara sopera
108 copas vino tinto 108 copa champagne
108 cuchillo trinchero 108 cuchillo entrada
108 copas multiuso 84 copas sherbet 5 jarras de cristal

59
108 cuchara postre 108 tenedor postre 60 cuchara caf
60 platos de caf 10 azucareras 6 lecheras 200 cc

Elaborado por: Mireya Herrera
15 ceniceros
60 cuchara t 108 cuchara helado 60 paleta mantequilla
60
Cuadro No 2 Menaje, mantelera y mobiliario a comprar
EQUIPO/MENAJE COCINA
MANTELERA
MOBILIARIO 6 Mesas redondas 1.53 mt dimetro
5 pinzas
10 manteles redondos 3 mts dimetro blancos patas plegables
8 cucharetas 2 cucharetas perforadas 6 infiernillos completos 6 bandejas 4 6 bandejas 2.5 1 rechaud 4 cafeteras 6 paneras 6 salseras 6 jarras trmicas 6 hieleras
20 cubremanteles redondos 1.90 mts dimetro 16 caminos de mesa 2.30 x 0.40 mts 2 faldones 6 mts x 0.90 c/u blancos 8 tiras de mantel rectangulares 3.5 x 1.5 mts blancos 200 servilletas de tela
6 tableros 2.4 x 1 mt 15 caballetes plegables
61
3.2.2 Servicio de decoracin

Segn las encuestas realizadas, el 32% de los entrevistados contratan el servicio de montaje de salones, y un 14% requieren el servicio de decoracin temtica. Como este tipo de servicios adicionales variarn de acuerdo a lo que requiera el cliente, se realizar convenios con diferentes empresas que provean este servicio, como por ejemplo: FLORES: Florera Fresas y chocolates www.fresasychocolates.com.ec Propietario Jorge Tapia GLOBOS: I-taty eventos I-TATTY@hotmail.es Tatiana Niaupari VARIOS DECORACIN: Fantasas Vera www.fantasasvera.com Av. El Inca E7-74 diagonal al colegio de Amrica
3.2.3 Servicio de msica y ambientacin

Segn resultados de la encuesta realizada, un 14% de los encuestados requieren el servicio de escenarios y msica para sus eventos. Se lo manejar tambin con convenios a otros proveedores de este tipo de servicio. XODOS CD MOVIL 2555412 Fernndez de Recalde y Av. La Gasca
3.2.4 Servicio de equipos audiovisuales

La empresa dispone de computadoras porttiles y proyectores de imgenes para ofrecer este servicio a los clientes.
62
3.3 Prestacin del servicio

El montaje del saln, la mantelera y el set up por persona, depender del tipo de servicio que hayan contratado. Respetando siempre las normas de etiqueta, protocolo y servicio establecidas para cada tipo de evento. En los contratos de prestacin de servicios firmados, en los que la empresa se compromete a entregar el servicio de alimentacin industrial, se estipula que Catering Service est obligada a atender los eventos que la empresa contratante requiera. Estos eventos, se respaldan con una solicitud escrita del servicio, normalmente es un correo electrnico y el cobro se lo realiza a fin de mes junto con la factura mensual de los servicios regulares de alimentacin industrial. En este caso no se requiere de la realizacin de un nuevo contrato. Sin embargo, como a mediano plazo se empezar a ofertar el servicio a clientes externos, luego de presentar al usuario las cotizaciones respectivas y confirmar el tipo de servicio que requiere, se realizar un contrato donde las dos partes involucradas; prestador de servicio y contratante, se comprometen y se hacen responsables, la una de cancelar el valor total del servicio contratado y la otra del cumplimiento del servicio segn lo solicitado por el cliente. En este contrato se incluirn todos los detalles del evento a realizarse como: fecha y hora del servicio, tipo de men contratado, servicios adicionales, entre otros. Adems se especificarn penalidades que definirn responsables en caso de que surja alguna inconformidad. (Ver ANEXO 2)
63
CAPTULO IV
4. ESTUDIO ORGANIZACIONAL
4.1 Catering Service

LOGO DE LA EMPRESA
Logo No. 5 Logo Catering Service
Fuente: Archivo Publicidad Catering Service
Explicacin: Es el signo grfico de Catering Service. Viene a ser el pilar de toda la identidad visual que la identifica y diferencia en el medio. Prctico: Es capaz de ser impreso en varios soportes y en varios tamaos. Goza de legibilidad y pregnancia. Recordable: Es fcil de asimilar. Adems, gracias a su presencia en el mercado durante tanto tiempo, se hace amigable al pblico y fiable. Sencillo: Limpio y prctico, es flexible para ajustarlos sobre cualquier imagen visual.
64
Evolutivo: Durante el tiempo que ha estado en el mercado, ha evolucionado para ser sencillo pero con una gran imponencia visual.
Para el nuevo servicio que ofrecer la empresa, no se requiere la creacin de otro logo, por lo que se utilizar la misma marca por encontrarse posicionada en el mercado.
4.1.1 Ubicacin
La empresa Catering Service est ubicada en la provincia de Pichincha, en la ciudad de Quito, en las calles Isaac Albniz E3-78 y Mozart, al norte de la ciudad.
Croquis No.1 Ciudad de Quito (Ubicacin Catering Service)
Fuente: www.googleearth.com
65
4.1.2 Misin y Visin
En el ao 2010 se defini en la reunin de planificacin estratgica, la misin y visin del grupo Hanaska, estas se utilizarn para todas las empresas que son parte del consorcio: MISIN: Marcar una diferencia en nuestros clientes brindando productos y servicios de alta calidad por medio de un grupo de trabajo lder e innovador.
VISIN: Llegar a todos los sectores en los que estamos, del mercado nacional e internacional, transformando la vida de nuestros clientes, colaboradores y creando un impacto favorable en las comunidades en que estamos presentes.15
4.1.3 Valores Corporativos

Los valores de Catering Service se resumen en: Respeto Integridad Colaboracin o Respeto.- El valor del respeto direccionado hacia los colaboradores de cada rea, hacia los compaeros y en especial hacia el cliente al entregar un servicio de primera calidad. o Integridad.- Honradez y rectitud en el proceder como empresa, con sus proveedores, con sus colabores y con sus clientes. o Colaboracin.- Trabajar en equipo en una misma tarea que es entregar un servicio de calidad al cliente, logrando as el principal objetivo, que es hacer que la empresa sea la mejor del pas.
15
Manual del Empleado, Catering Service, DHO, pag. 24, 2010
66
4.1.4 Polticas
Cristina Lara, Gerente de DHO16, manifiesta que en la empresa no se manejan varias polticas, sino una sola que es la poltica integrada de calidad en todo el consorcio, que abarca todo lo que la empresa representa:
POLTICA INTEGRADA DE CALIDAD Somos una empresa de provisin de servicios de alimentacin y hotelera con procesos estandarizados, enmarcados en las leyes nacionales, normas ISO 22000, medio ambientales, de seguridad industrial y de salud, alineados a los conceptos de responsabilidad social empresarial y mejoramiento continuo
En esta poltica se resume la responsabilidad de todas las empresas que forman parte del grupo Hanaska por entregar un producto de ptima calidad a sus clientes, siempre preocupados por la conservacin del medio ambiente, preocupados tambin por la seguridad de sus empleados, y a su vez, conscientes de lo importante que es aportar al mejoramiento de la sociedad.
4.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL17

4.2. 1 Organigrama General
El organigrama general de la empresa es de tipo lineal o simple. Aqu estn demostrados los principios de unidad de mando y disciplina de la organizacin. La comunicacin, las instrucciones, fluyen desde los niveles superiores hasta los ms bajos. Cada jefe tiene personas a su cargo, las mismas que tienen a otros colaboradores bajo su mando, se tiene un slo jefe inmediato, al cual se le reportan todas las novedades, resultados y cotingencias relacionados con el trabajo que realizan.
16 17
Gerente de Desarrollo Humano y Organizacional Organigramas funciones DHO Catering Service
67
Grfico No.1 Organigrama general
Tomado de Manual de Funciones DHO Catering Service Gerencia General 2009
68
4.2.2 Organigrama Departamento de Operaciones

Grfico No. 2 Organigrama departamento de Operaciones
Tomado de Manual de Funciones DHO Catering Service Gerencia de Operaciones 2009
En este organigrama constan los cargos involucrados en el funcionamiento del departamento de operaciones. Al igual que el organigrama anterior, es de tipo lineal o simple.
69
4.2.2.1 Detalle de funciones

A continuacin se detallan las funciones que desempea el personal que se incluye en el organigrama de operaciones. Para esto se utilizan fichas18, donde se describen los diferentes requerimientos que tiene cada cargo y que son proporcionados por el departamento de DHO de la empresa: Objetivo del cargo. Principales actividades del cargo. Caractersticas secundarias del cargo. Generalidades. Conocimientos acadmicos. Requerimientos de experiencia.
GERENTE DE OPERACIONES.CARGO: GERENTE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISADO POR (cargo): Gerencia General
SUPERVISA A (cargos): Subgerente de operaciones, Asistente ,Jefes Operativos, Chef Ejecutivo, Jefe de costos, Chef Pastelera Panadera, Nutricionista General y Jefe de Ventas
Objetivo del cargo

Cumplir los objetivos del departamento de operaciones y de la empresa
18
Manual de funciones DHO Catering Service
70
Principales actividades del cargo:

Supervisar que todas las personas del departamento de operaciones cumplan sus responsabilidades y funciones. Controlar los costos de materia prima, mano de obra y otros que formen parte de la operacin de los contratos. Coordinar con los dems departamentos de la empresa el adecuado apoyo a la operacin. Apoyar al departamento de operaciones con decisiones que permitan brindar un excelente servicio al cliente. Garantizar que el departamento de operaciones provea de una alimentacin inocua, balanceada y de buena calidad. Crear una cultura en el departamento de que el cliente es lo ms importante. Mantener una adecuada comunicacin con el cliente. Crear un ambiente adecuado de trabajo dentro de los diferentes departamentos asignados a controlar. Preparar las propuestas econmicas de las diferentes licitaciones u ofertas que la jefatura de ventas realice. Mantener reuniones permanentes con el subgerente operativo, jefes operativos y jefes de rea. Evaluar mensualmente el desempeo de los jefes operativos.
CARACTERSTICAS SECUNDARIAS DEL CARGO

Condiciones de trabajo del cargo
Su trabajo implica atencin al pblico X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
Trabaja en atencin al pblico o X personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie
Generalidades
Gnero: hombre Debe viajar o movilizarse: Mujer indiferente x
Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Mensual
Fuera de la ciudad: Frecuencia:
Si Bi Mensual
71
Conocimientos acadmicos
Educacin formal Titulo: BS en Administracin de Empresas Ing. Alimentos, Ing. Adm. Hotelera o afines
19
Capacitacin Cursos de BPM Calidad, RRHH Seguridad Industrial
Requerimientos de experiencia
Experiencia en programas informticos: Si _x__ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si ___ No _x__ No ___
Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un ao: Otro: 7aos __
Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si _x__ No ___
En cargos similares: Si _x__ No ___
Especifique: __________________________
JEFE DE COSTOS
Identificacin del cargo:
CARGO: JEFE DE COSTOS Y REQUISICIONES DEPARTAMENTO: COSTOS Y REQUISICIONES SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de Operaciones SUPERVISA A (cargos): Asistentes y Digitadores de Requisiciones
Objetivo del cargo

Mantener los costos de cada contrato autorizados por la Gerencia de Operaciones, por medio del control diario de cada pedido.
19
Bachelor of Science
72
Funciones esenciales
Controlar que los costos de los contratos se mantengan dentro del rango autorizado.
Principales actividades del cargo

Crear clientes nuevos de la Sierra y Oriente. Realizar la parametrizacin de clientes nuevos. Costear pedidos base nuevos para contratos del Oriente. Costear pedidos de suministros nuevos. Controlar semanalmente los promedios de servicios enviados al Oriente. Controlar semanalmente los costos por contrato. Realizar la modificacin semanal de mens fuera del costo aprobado. Revisar y aprobar los pedidos base semanales de contratos del Oriente. Controlar costos de festivales mensuales entregados por los Jefes Operativos. Controlar la facturacin extra de contratos del Oriente. Realizar reporte de costos mensual de colegios a Jefe Operativo de colegios. Reportar costos mensual de Crecult a Contabilidad y a la Asistente de Crecult. Realizar reporte de costos mensual de Frozen Tropic a Contabilidad. Hacer la induccin a personal nuevo que Recursos Humanos solicite.
RESPONSABILIDADES:
Manejo adecuado de informacin confidencial. Manejo del personal del departamento. Estar a cargo de la organizacin y distribucin del trabajo al personal del departamento.

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie x No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo x
73
Generalidades
Gnero: hombre Debe viajar o movilizarse: mujer Indiferente x Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Previa programacin
Dentro de la ciudad: No Frecuencia:
Conocimientos acadmicos
Educacin formal Superior: Administracin Hotelera Capacitacin Conocimientos administrativos generales Gastronoma Costos hoteleros Manejo de inventarios Sistemas de Control de Materia Prima
Tiempo de Experiencia: Tipo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un ao: ___ En empresas similares: Si __x_ No ___ Experiencia en programas informticos: Si _x__ Especifique: Office Experiencia en equipos o maquinarias: No ___ Si __ Especifique: No _x__ No ___
En cargos similares: Si _x__
Otro: _5 aos__
74
ASISTENTE DE OPERACIONES
CARGO: ASISTENTE DE OPERACIONES DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de Operaciones SUPERVISA A (cargos): n/a
Objetivo del cargo

Asistir a la gerencia en actividades relacionadas con coordinacin y envo de informacin, activos, insumos y otros relacionados con los contratos y servicios prestados, y registro contable de facturacin para control interno.

Contactar con proveedores para abastecimiento de menaje. Cotizar equipos de cocina y menaje segn el requerimiento de los contratos. Coordinar compras con logstica y la entrega con los proveedores. Realizar la compra de suministros de oficina e imprenta para contratos. Enviar los pagos a proveedores de contratos. Realizar la compra y revisin de las adquisiciones de menaje, cocina y camarera para abastecimiento y reposicin. Hacer el envo de los insumos menaje, cocina y mantelera para cada uno de los contratos. Revisar los inventarios de cada contrato. En caso de devolucin de insumos, enviar un inventario actualizado para la revisin respectiva coincidiendo la cantidad indicada en el inventario con la que ser devuelta. Enviar fondos rotativos a contratos y Jefes Operativos, coordinar el envo con logstica y bodegas segn horarios de despacho. Revisar facturas de proveedores de contratos y de compras. Revisar el detalle de cajas entregadas por los contratos. Consumo de gas: o Controlar el consumo diario de gas por los contratos. o Registrar el consumo en el sistema y verificar que el valor no exceda el consumo permitido. o Autorizar los valores y enviar a Contabilidad las facturas para emisin de cheques para el pago respectivo. Revisar los gastos semanales generados por cada contrato, realizar la reposicin y envo con memo en efectivo. Revisar menaje de devolucin realizado por los contratos. Enviar mensajera requerida por la Gerencia a clientes y proveedores. Archivar memos enviados y controlar que estn firmados como respaldo.
75

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie X X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
Generalidades
Fuera de la ciudad: No Frecuencia:
Conocimientos acadmicos Educacin formal

Administracin de Empresas Contador Manejo de Office Negociacin con proveedores Comunicacin efectiva
Capacitacin
Experiencia en programas informticos: Si _x__ No ___
Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un ao: Otro: 2aos __
Especifique: Office, Outlook Experiencia en equipos o maquinarias: Si ___ No _x__
Especifique: __________________________
76
CHEFF EJECUTIVO
CARGO: CHEF DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de Operaciones SUPERVISA A (cargos): Personal de Cocina
Objetivo del cargo

Supervisar, coordinar y capacitar para que el personal de cocina cumpla con los estndares de calidad de la empresa.

Elaboracin de mens variados. Elaboracin y revisin de recetas actuales y nuevas recetas. Capacitacin en tcnicas gastronmicas a los jefes de partida. Auditoras de trabajo a las diferentes cocinas. Coordinar la correcta realizacin de los buffets y festivales. Informe quincenal de actividades realizadas durante la jornada, problemas encontrados, soluciones y finalmente plan de actividades.

77
Generalidades
Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Semanal
Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Trimestral

Titulo en : Gastronoma
Capacitacin
Conocimientos en sistemas de manipulacin de alimentos y almacenamiento Manejo de recetas, conocimiento de cocina HCCP
Experiencia en programas informticos: Si _x__ Especifique: Office Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ No ___
Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un ao: __
Otro: __3 aos__
Especifique: cocina, planchas, horno
PASTRY CHEF
CARGO: CHEF PANADERIA / PASTELERIA DEPARTAMENTO: MEGAPAN SUPERVISADO POR (cargo): Gerente Operaciones SUPERVISA A (cargos): Todo el personal de panadera y pastelera
78
Objetivo del cargo

Supervisar, coordinar y capacitar para que el personal de panadera / pastelera cumpla con los estndares de calidad de la empresa

Controlar la calidad, presentacin y tamao (gramaje) del producto. Controlar los despachos de los productos. Controlar que el producto se los despache bien embalado. Supervisar el trabajo de todo el equipo asignado. Controlar el horario y asistencia diaria del personal. Controlar y hacer cumplir las normas de higiene en todas las reas de panadera / pastelera. Cumplir y hacer cumplir los procedimientos y responsabilidades de cada cargo del personal. Reportar sobre el funcionamiento, problemas y necesidades de los equipos. Controlar que se cumpla el horario de despacho de los productos. Controlar que todo el personal este perfectamente uniformado e higinicamente presentado. Reportar semanalmente al departamento de requisiciones los sobrantes en stock. Controlar mensualmente los inventarios fsicos tanto de menaje como de equipos. Mantener un contacto diario con los jefes operativos para realizar un seguimiento de la calidad de los postres. Reportar a RRHH cualquier problema con respecto al personal. Controlar que se prepare los productos de acuerdo a las recetas. Revisar que las recetas estndar estn bien hechas. Controlar que las bandejas (latas) y todo menaje que se enve a los contratos retorne a Megapan. Realizar nuevas recetas. Elaborar postres para eventos especiales. Realizar encuestas trimestrales a los jefes operativos de la calidad del producto y servicio. Capacitar al personal de pastelera y panadera.

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina x No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo x
79
Su trabajo lo realiza a la intemperie
Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
Generalidades
Gnero: hombre Debe viajar o movilizarse: Mujer Indiferente X
Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Mensual

Chef Ejecutivo Especializado en Pastelera y Panadera
Capacitacin
Costos y elaboracin de mens
Experiencia en programas informticos: Si _x_ No ___
Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un ao: Otro: ____ _x_
Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si _x_ No ___
Especifique: Office, Foxpro Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x_ No ___
En cargos similares: Si _x_ No ___
Especifique: equipo de panadera y pastelera
SOUZ CHEF
CARGO: SOUS CHEF DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISADO POR (cargo): Chef Ejecutivo SUPERVISA A (cargos): Personal de cocina
80
Objetivo del cargo

Supervisar, coordinar y capacitar para que el personal de cocina cumpla con los estndares de calidad de la empresa.

Elaboracin de mens variados. Capacitacin en tcnicas gastronmicas a los jefes de partida, ayudantes de cocina. Auditoras de trabajo a las diferentes cocinas. Coordinar la correcta realizacin de los bufet y festivales. Informe quincenal de actividades realizadas durante la jornada, problemas encontrados, soluciones y finalmente plan de actividades. Estar diariamente trabajando en la cocina capacitando al personal de forma prctica, corrigiendo errores y enseando tcnicas nuevas. Controlar y revisar que se cumpla a cabalidad el men pre-establecido. Encargarse de la correcta realizacin de los bufet y festivales. Realizar y variar el men de bocaditos.

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie X X X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
Generalidades
Gnero: hombre Debe viajar o movilizarse: mujer indiferente x
Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Trimestral
81

Titulo en : Gastronoma
Capacitacin
Conocimientos en sistemas de manipulacin de alimentos y almacenamiento Manejo de recetas, conocimiento de cocina. HCCP
Experiencia en programas informticos: Si _x__ Especifique: Office Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ No ___
Tiempo de Experiencia: Tipo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un ao: Otro: 3 aos __ En empresas similares: Si _x__ No ___
Especifique: cocina, planchas, horno
NUTRICIONISTA GENERAL
CARGO: NUTRICIONISTA SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de Operaciones SUPERVISA A (cargos): Jefes Operativos / Supervisores
DEPARTAMENTO: OPERACIONES
Objetivo del cargo

Programar mens balanceados y nutricionalmente equilibrados para todos los clientes, garantizando bienestar y salud a nuestra cadena de valor en el servicio.
82

Elaboracin de mens que sean equilibrados y balanceados para ser aprobados por el cliente. Controlar que los mens sean saludables. Reportar a Gerencia Operativa las novedades de cada visita. Orientar y capacitar al cliente en temas de nutricin.
CARACTERISTCAS SECUNDARIAS DEL CARGO

Generalidades
Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Semestral
Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Semestral

Titulo en: Lic. Nutricin / Administracin Hotelera / Ingeniera en Alimentos y Bebidas
Capacitacin
Conocimientos en sistemas de manipulacin de alimentos y almacenamiento Manejo de recetas, conocimiento de cocina.
83
Experiencia en programas informticos: Si _x __ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: No ___ Si ___ No _x_ No ___
Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si _x__ En cargos similares: Si _x__ No ___
Otro: 2 -3 aos
Especifique: __________________________
JEFES OPERATIVOS
CARGO: JEFE OPERATIVO SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de Operaciones / Sub Gerente Operaciones SUPERVISA A (cargos): Supervisores y Jefe de Partida
Objetivo del cargo:

Garantizar el funcionamiento operativo, brindando al cliente un servicio que cumpla con los procedimientos y estndares de integridad de los alimentos, seguridad industrial y satisfaccin del cliente establecido por la empresa, y los requerimientos especficos de cada cliente.
84
Responsabilizarse completamente del servicio prestado al cliente. Supervisar a los Supervisores y Jefes de Partida que cumplan sus responsabilidades y funciones. Coordinar con los supervisores de operaciones para el cumplimiento de los procedimientos establecidos. Cumplir con los objetivos del departamento de operaciones. Coordinar con el departamento de requisiciones aumentos y disminuciones de servicios. Reportar semanalmente los informes de evaluacin de calidad de los productos recibidos en cada punto de servicio. Controlar los costos de inventario de cada cliente. Realizar visitas permanentes al cliente segn el cronograma establecido. Garantizar que exista un adecuado ambiente laboral en cada contrato. Coordinar la solucin de problemas mayores (aquellos que tengan una incidencia directa con costos) con la gerencia de operaciones. Programar eventos especiales para el cliente (festivales mensuales o fechas especiales). Dictar cursos de motivacin y capacitacin a los supervisores de operaciones. Citar una vez cada quince das a reuniones de trabajo con los supervisores de operaciones. Coordinar aperturas de nuevos contratos que se encuentren en la zona asignada. Revisar con el chef los cambios en los mens. Realizar auditoras mensuales de calidad a todos los contratos segn el formato entregado por el departamento de calidad. Verificar y velar por la adecuada implementacin de Buenas Prcticas de Manufactura y procesos que aseguren la integridad de los alimentos servidos en sus contratos. Realizar auditoras mensuales de seguridad industrial a todos los contratos segn formato entregado. Verificar y velar por el cumplimiento de normas de seguridad industrial para asegurar que se minimicen los riesgos de accidentes en los contratos. Entregar las actas de reuniones de subcomits o responsables de seguridad industrial de sus contratos. Implementar y supervisar que la documentacin de cada contrato se encuentra actualizada y ordenada. Coordinar con los dems departamentos involucrados la logstica de los eventos especiales. Supervisar personalmente los eventos especiales (festivales, cenas, etc).

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
85
Generalidades
Si Semanal

Titulo en : Administracin Hotelera, Ing. Alimentos y Bebidas
Capacitacin
Experiencia en programas informticos: Si _x__ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ No ___
Tiempo de Experiencia: Tres meses: ___ Seis meses: ___ Un ao: Otro: 2 aos __
Especifique: cocina, plancha, horno
SUPERVISORES CONTRATOS
CARGO: SUPERVISOR DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISADO POR (cargo): Jefe Operativo SUPERVISA A (cargos): Personal de Cocina
86
Objetivo del cargo

Garantizar diariamente que los productos que se procesan cumplan los estndares de calidad e inocuidad, ofreciendo un servicio gil y amable. Velar por la seguridad y salud de los empleados a su cargo.

Controlar la calidad y cantidad del producto recibido. Controlar y hacer cumplir los procesos de Buenas Prcticas de Manufactura, que incluyen: higiene del personal, almacenamiento adecuado, limpieza y desinfeccin, uso de qumicos, control de tiempos y temperaturas, calibracin de termmetros, procesos de produccin establecidos, etc. Mantener los registros correspondientes que respalden la implementacin de Buenas Prcticas de Manufactura. Vigilar la inocuidad, salubridad y calidad del producto terminado. Coordinar la induccin y entrenamiento del personal nuevo y controlar su cumplimiento. Coordinar las fechas de exmenes mdicos para el personal nuevo y controlar su cumplimiento. Estar presente al momento del inicio de las operaciones de las actividades diarias. Controlar el horario y asistencia diaria del personal. Cumplir y hacer cumplir los procedimientos y responsabilidades de cada cargo del personal. Reportar sobre el funcionamiento, problemas y necesidades del servicio. Controlar que se cumpla el horario de comida establecidos por el cliente. Controlar que todo el personal este perfectamente uniformado e higinicamente presentado. Reportar semanalmente los servicios entregados (jueves). Reportar cualquier aumento en los servicios inmediatamente. Reportar semanalmente los sobrantes en stock. Controlar el registro de firmas del cliente. Controlar semanalmente inventarios fsicos. Mantener un contacto diario con el cliente. Supervisar que el servicio sea amable y gil. Reportar cualquier problema con respecto al personal. Controlar que se prepare la comida de acuerdo a las recetas. Controlar y hacer cumplir los procesos de Seguridad Industrial. Dirigir reuniones mensuales de los subcomits de seguridad industrial y entregar el acta correspondiente con las novedades que podran afectar la seguridad de los trabajadores.

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo
87
Su trabajo lo realiza a la intemperie
Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
Generalidades
Gnero: hombre mujer Indiferente x
Debe viajar o movilizarse:
Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Diariamente
Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Diariamente

Capacitacin
Otro: 2 -3 aos
Especifique: __________________________
JEFE DE PARTIDA
CARGO: JEFE DE PARTIDA DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISADO POR (cargo): Supervisor SUPERVISA A (cargos): Cocinero
88
Objetivo del cargo

Planear, seleccionar, capacitar, supervisar y coordinar el trabajo en las reas de cocina, garantizando la calidad de los productos, procesos y estndares de seguridad alimentara establecidos para la completa satisfaccin del cliente.

Asegurar la conservacin de la materia prima e higiene de producto terminado. Coordinar las labores del personal a su cargo. Coordinar el stock de las materias primas de acuerdo a las necesidades del servicio. Velar por el buen manejo de los equipos a su cargo. Informar permanentemente cualquier desperfecto en su equipo de trabajo. Programar turnos del personal a su cargo. Realizar el control disciplinario del personal a su cargo. Entrenar al personal a su cargo. Participar en las actividades de salud ocupacional de la empresa.

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
Generalidades
No
89

Titulo : Bachiller de preferencia estudios superiores Especializados en Gastronoma.
Capacitacin
Tcnicas en cocina nacional e internacional Dominar las tcnicas de preparacin y servicio de alimentos, manejo de costos, manejo administrativo de personal.
Experiencia en programas informticos: Si ___ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ No _x__
SERVICIOS VARIOS
CARGO: SERVICIOS VARIOS DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISADO POR (cargo): Supervisor y Jefe de Partida SUPERVISA A (cargos): n/a
Objetivo del cargo

Mantener limpias y organizadas todas las reas asignadas y apoyar en trabajos sencillos en cocina.
90

Realizar la limpieza. Elaborar los jugos. Picar la fruta. Apoyar en el servicio.

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie x X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
x x
Generalidades
Gnero: hombre mujer indiferente x
Dentro de la ciudad: Si Frecuencia: Diaria
Fuera de la ciudad: No Frecuencia:

Secundaria
Capacitacin
Cursos de Gastronoma Manipulacin de alimentos
91
Tiempo de Experiencia: Tres meses: _x_ Seis meses: ___ Un ao: Otro: ____ __
Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si ___ No _x_
Experiencia en programas informticos: Si ___ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si ___ No _x_ No _x_
En cargos similares: Si _x_ No ___
Especifique: __________________________
92
CAPTULO V
5. PROCESO DE DESARROLLO DEL EVENTO
93
5.1 Diagrama de flujo del desarrollo actual de eventos:

Grfico No. 3 Diagrama de flujo desarrollo actual eventos
INICIO
RECEPCIN DE PEDIDO
PEDIDO A REQUISICIONES
PEDIDO VAJILLA
PEDIDO DHO
PEDIDO COTIZACIN PEDIDO A BODEGA
MATERIA PRIMA NECESARIA
APROBACIN DEL CLIENTE
EXISTE
DESPACHO PRODUCTO A CONTRATO PROCESO DE PRODUCCIN
PEDIDO A COMPRAS
PEDIDO A PROVEEDOR
SALIDA DE PRODUCTO TERMINADO
RECEPCIN PEDIDO
ENTREGA Y SERVICIO AL CLIENTE
DESPACHO
TERMINO EVENTO
FACTURA
COBRO
FIN
94
5.1.1 Descripcin
La empresa realiza eventos de la siguiente manera: 1. El cliente hace un pedido al supervisor a cargo cuando requiere algn servicio adicional al que se entrega diariamente. Seguidamente, el supervisor entrega el pedido al jefe operativo de su rea. 2. Una vez que el jefe operativo tiene la solicitud del evento se procede con la cotizacin. Para esto se consideran los costos de alimentacin, servicio, vajilla, transporte, y todo lo que el evento requiera. Con esta informacin se dirige a la gerencia de operaciones para definir el porcentaje de ganancia y el precio que deber pagar el cliente. Al tener esta aprobacin, se enva la cotizacin. 3. Una vez que el cliente acepta el precio establecido, el jefe operativo se encarga de organizar todo. 4. Como siguiente paso se entrega la informacin al departamento de requisiciones para que se registre el pedido de materia prima, para el despacho en el sistema. Para esto se utiliza el formato de eventos (ANEXO 3). La informacin la enva al jefe de costos quien revisa que el pedido est bien costeado y lo entrega para el proceso a requisiciones. El jefe de facturacin es quien se encargar luego de emitir la factura correspondiente. 5. Seguidamente, requisiciones enva el pedido a la bodega, all se revisa si existe la materia prima necesaria. En caso de que no se disponga, se realiza el pedido a compras, este departamento solicita al proveedor, ste entrega el producto, se recibe en bodega y luego se despacha para cumplir con el contrato. En caso de disponer de la materia prima se enva inmediatamente.
6. Luego, se entrega a la asistente de la gerencia de operaciones el listado de todo el menaje y decoracin para el alquiler respectivo en caso de ser necesario (se dispone de un stock de vajilla, mantelera y decoracin). Cuando est completo el pedido, se enva al contrato.
95
7. Se solicita a DHO que contrate trabajadores eventuales que se requiera ya sea para servicio o para cocina, se puede tambin trabajar con el personal que trabaja a diario en el servicio, en caso de que el evento no se cruce con su horario normal, si es as; se cancela un rubro adicional para personal eventual. Los trabajadores se hacen cargo de la produccin del evento. 8. Una vez despachada la materia prima, el menaje y con el personal completo, se empieza con la produccin del evento. Esto implica preparacin de men y montaje de salones.
9. Cuando est todo listo, se sirve el evento. Se entrega el servicio desde el inicio hasta el final del evento. 10. Al trmino del evento, se solicita la factura al contador de catering y se procede al cobro.
5.2 Organigrama de Operaciones con el servicio de catering incorporado

Se incluye en el organigrama los dos cargos que se crearn para el nuevo departamento, en dependencia directa de la gerencia de operaciones: Coordinador de eventos. Asistente operativo eventos.
96
Grfico No. 4 Organigrama departamento de operaciones con servicio de eventos incluido
5.2.1 Detalle de funciones nuevos cargos:

Manual de funciones de los nuevos cargos: COORDINADOR EVENTOS
CARGO: COORDINADOR EVENTOS SUPERVISADO POR (cargo): Gerente de Operaciones / Sub Gerente Operaciones SUPERVISA A (cargos): Asistente operativo/eventuales
97
Objetivo del cargo:

Garantizar el funcionamiento operativo de los diferentes eventos, brindando al cliente un servicio que cumpla con los procedimientos y estndares de integridad de los alimentos, seguridad industrial y satisfaccin del cliente, cumpliendo adems con los lineamientos presupuestales establecidos por la empresa.

Configurar y ofrecer un producto (activos, recurso humano y productos terminados) que cumplan las expectativas de la demanda. Definir de acuerdo a los eventos confirmados las necesidades de personal extra. Determinar inventario de equipos y activos de operacin para cada evento. Definir los parmetros de consumo mensual de suministros clientes, aseo, papelera e impresos de su rea. Definir e implantar estndares de desempeo del personal. Definir e implantar estndares de servicio. Seguimiento de la facturacin de cada evento. Recopilar y argumentar recomendaciones que apunten al mejoramiento de informacin con otras reas (sistemas, requisiciones, bodegas, compras, logstica). Diagnosticar y evaluar de acuerdo a las expectativas del mercado, la dotacin de activos de operacin y menaje. Argumentar las inversiones necesarias y presentarlas a la gerencia de operaciones. Planificar mens para los diferentes tipos de eventos, de acuerdo a las condiciones del mercado, esto incluye configuracin del producto, descriptivo de preparacin, receta estndar y determinacin de precios que ser parte fundamental del control de calidad. Evaluar el producto y precios de manera continua y dinmica segn las variables del mercado, expectativas del cliente y el marco competitivo, evaluacin a realizarse trimestralmente. Analizar y evaluar resultados de los sistemas de evaluacin de satisfaccin de servicio y calidad del producto por parte del cliente. Implementar un control de roturas y prdidas de material en la realizacin de eventos. Realizar un anlisis estadstico trimestral de venta donde se incluyan variables tales como: personas atendidas, consumo promedios de alimentos y bebidas, tipo de consumidor, ndice de popularidad de platos, tipo de evento y servicio. Entrenar y capacitar al personal para asegurar su desempeo. Coordinar y controlar los recursos eficientemente.

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie X X X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
98
Generalidades
Gnero: hombre Debe viajar o movilizarse: Si mujer indiferente x
Si Semanal

Capacitacin
Conocimientos en sistemas de manipulacin de alimentos y almacenamiento. Manejo de recetas, conocimiento de cocina. Manejo de inventarios Organizacin de eventos, etiqueta y protocolo
Experiencia en programas informticos: Si _x__ Especifique: Experiencia en equipos o maquinarias: Si _x__ No ___ No ___
ASISTENTE OPERATIVO EVENTOS

CARGO: ASISTENTE OPERATIVO EVENTOS DEPARTAMENTO: OPERACIONES SUPERVISADO POR (cargo): Coordinador Eventos
SUPERVISA A (cargos): Eventuales
99
Objetivo del cargo

Apoyar en la organizacin y realizacin de eventos para garantizar que se cumplan los estndares de calidad e inocuidad, ofreciendo un servicio gil y amable.

Control del libro de reservas. Elaboracin, envo y seguimiento de cotizaciones para clientes. Atencin e informacin va telefnica. Realizar requisicin de productos de materia prima a requisiciones. Controlar el horario y asistencia del personal eventual. Asistir al coordinador en la realizacin de eventos. Reportar sobre el funcionamiento, problemas y necesidades del servicio durante el evento. Controlar que todo el personal este perfectamente uniformado e higinicamente presentado. Reportar semanalmente los sobrantes en stock. Cumplir con los controles de ingresos y salidas de activos de operacin a su cargo. Controlar semanalmente inventarios fsicos de cristalera, cubertera, loza, utensilios de cocina y blancos. Reportar semanalmente faltantes o bajas del inventario de la bodega de activos de operacin. Supervisar que el servicio en el evento sea amable y gil. Reportar cualquier problema con respecto al personal. Controlar al trmino de cada evento, que todo quede organizado, en caso de que hayan alquileres devueltos al proveedor, y en caso de que se haya utilizado activos propios de la empresa, devueltos a la bodega.

Su trabajo implica atencin al pblico Trabaja en atencin al pblico o X personal interno Su trabajo lo realiza la mayor parte fuera de oficina Su trabajo lo realiza a la intemperie X No tiene ningn riesgo fsico durante el trabajo Tiene riesgo fsico moderado durante el trabajo Tiene alto riesgo de accidentarse durante el trabajo Viaja frecuentemente y tiene riesgo de accidentarse
100
Generalidades
Gnero: hombre x mujer Indiferente
Fuera de la ciudad: Si Frecuencia: Eventualmente

Titulo en : Administracin Hotelera
Capacitacin
Conocimientos en sistemas de control de inventarios, manipulacin de alimentos y almacenamiento. Manejo de recetas, conocimiento de cocina. Manejo de archivos.
Otro: 2 -3 aos
Especifique: __________________________
101
5.3 Diagrama de flujo con el nuevo departamento

Grafico No. 5 Diagrama de flujo con nuevo departamento de eventos
INICIO
CONTRATACIN PERSONAL
NECESARIO
NO
CONTRATACIN EVENTUALES
SI
PEDIDO
REQUISICIN VAJILLA Y DECORACIN
PRODUCTO NECESARIO
EXISTE
NO
ALQUILER VAJILLA O COMPRA DECORACIN
RECEPCIN DE PEDIDO
PEDIDO A REQUISICIONES
COTIZACIN
PEDIDO A BODEGA
SI
PRODUCCIN SUPERVISIN
APROBACIN DEL CLIENTE
FORMATO DE REQUERI MI ENTO
MATERIA PRIMA NECESARIA
SALIDA DE PRODUCTO TERMINADO
CLIENTE COC.IND
SI
EXISTE
SI NO
DESPACHO PRODUCTO A CONTRATO
ENTREGA Y SERVICIO AL CLIENTE
NO
El
PEDIDO A COMPRAS
SUPERVISIN
CONTRATO
PEDIDO A PROVEEDOR
TERMINO EVENTO
FACTURA
COBRO RECEPCIN PEDIDO EVALUACION DELEVENTO
DESPACHO
FIN
102
5.3.1 DESCRIPCIN
El nuevo proceso de realizacin de eventos se efectuar de la siguiente manera: 1. El cliente que desee el servicio, deber contactarse con el coordinador de eventos, para presentar el requerimiento, luego se le entregar la lista de sugerencias para que escoja la opcin que ms se adapte a sus requerimientos. 2. Cuando el cliente ha definido el servicio que requiere, el coordinador entregar al asistente operativo los datos necesarios para la elaboracin de la cotizacin. El asistente operativo realizar la cotizacin y enviar al interesado. 3. Despus que el cliente acepta, el coordinador de eventos determina el personal, vajilla y dems elementos que se requieran para la realizacin del evento. 4. Si no es un cliente de la empresa quin desea el servicio de eventos, se realizar la firma de un contrato con la empresa que lo requiera, se cobrara el porcentaje estipulado para proceder a iniciar con los preparativos y luego de esto se contina con el procedimiento. Cuando son clientes de Catering se omite la firma de un contrato y el cobro de un anticipo para este servicio. 5. El coordinador de eventos entrega al asistente operativo lo que se requiere para la realizacin del contrato. El asistente operativo llena el formato de requerimiento para eventos y lo entrega a requisiciones, DHO y una copia para su control de la bodega de activos. Para esto, utiliza el nuevo formato de requerimiento de eventos (ver ANEXO 4). 6. Requisiciones enva el pedido a la bodega, all se revisa si disponen de la materia prima, en caso de que no, se realiza el pedido a compras, para solicitar al proveedor, este entrega el producto, se recibe en bodega y luego se despacha al contrato. En caso de que dispongan de la materia prima, se arma el pedido para despachar. 7. El coordinador arma el pedido del menaje y decoracin para el evento. En caso de que no se disponga de las cantidades necesarias de menaje para el evento, se realizara el alquiler
103
respectivo. Una vez listo y completo el pedido se enva al contrato. 8. Se solicita a DHO que contrate trabajadores eventuales que se requiera ya sea para servicio o para cocina, se puede tambin emplear al personal que trabaja a diario en el servicio, en caso de que el evento no se cruce con el horario normal de trabajo, si es as; se cancelar un rubro adicional como horas extras. Los trabajadores se hacen cargo de la produccin del evento. 9. Una vez despachada la materia prima, el menaje y con el personal completo, se empieza con la produccin del evento. Esto implica preparacin de men y montaje de salones. 10. El coordinador de eventos realizar los controles correspondientes para verificar que todo est de acuerdo a lo contratado. Cuando est todo listo, se sirve el evento. Tanto el coordinador como el asistente operativo supervisan el servicio desde el inicio hasta el final del evento. 11. Al trmino del evento, el coordinador solicitar la factura al departamento de Contabilidad. En caso de que sea cliente de cocina industrial se entregara al rea de Contabilidad para que se facture a fin de mes. Si no es cliente de cocina industrial, se solicitar la factura al departamento de Contabilidad y se proceder con el cobro del saldo pendiente por cancelar. 12. El coordinador de eventos entregar al cliente una hoja de evaluacin (ver ANEXO 5) del servicio del evento con el propsito de conocer su criterio sobre el servicio recibido, y poder obtener datos estadsticos que permitan el mejoramiento continuo del mismo.
104
CAPTULO VI
6. PLAN DE MARKETING
6.1 Producto
Se entiende por producto a: Cualquier bien, servicio, idea, persona, lugar, organizacin o institucin que se ofrezca en un mercado para su adquisicin, o uso que satisfaga una necesidad.20 Basndose en las encuestas realizadas, se identific que los productos que tienen mayor demanda actualmente por parte de los clientes de Catering Service son: Coffee breaks Desayunos ejecutivos Almuerzos ejecutivos Cocteles empresariales Para lo cual se establecern paquetes de venta de mens los cuales se complementan con la adquisicin de menaje adecuado para estos servicios. Los mens ofertados sern revisados y aprobados por la nutricionista de la empresa, para garantizar el equilibrio y buena salud de los clientes.
20
http://es.wikipedia.org/wiki/Marketing#La_mezcla_de_la_mercadotecnia_.28las_.22P.22.29
105
Se detallan a continuacin sugerencias de mens:

Cuadro No. 3 Sugerencias Coffee Breaks
COFFEE BREAK Se ofrecern 4 paquetes, cada uno de acuerdo al tipo de evento que se realice y del tiempo que dispongan los asistentes para servirse el producto. PAQUETE 1 PAQUETE 2 PAQUETE 3 PAQUETE 4
1 opcin de bocaditos de sal 2 opciones de bocaditos de sal 1 bocadito dulce 1 bocadito dulce Estacin de caf y Estacin de caf y aromticas aromticas Bebidas soft (gaseosas, Bebidas soft (gaseosas, aguas con gas, aguas aguas con gas, aguas naturales, hielo) naturales, hielo)
Elaborado por: Mireya Herrera Cuadro No. 4 Sugerencias bocaditos coffee breaks
3 opciones de bocaditos de sal 2 bocaditos dulces Estacin de caf y aromticas Bebidas soft (gaseosas, aguas con gas, aguas naturales, hielo)
Estacin de caf y aromticas Bebidas soft (gaseosas, aguas con gas, aguas naturales, hielo) durante 1 da
OPCIONES A ELEGIR
FRIOS -Mini snduche de atn -Mini snduche mixto -Mini snduche de roast beef -Quiche Lorraine -Vol au vent de pavo ahumado -Mini snduche de pollo -Mini snduche de pernil
CALIENTES -Empanadas de morocho -Mini hamburguesa de res -Boln de verde -Tamal de cerdo -Vol au vent de championes -Pizza individual -Wraps de pollo
DULCES -Brocheta de frutas -Brownie -Mil hojas de manjar -Pristios con miel -Cheese cake de mora -Eclair de vainilla -Tiramisu
106
Cuadro No. 5 Sugerencias almuerzos
SUGERENCIA 1
Satay de pollo en curry de coco Salmn en salsa de camembert Croqueta de papa Verduras torneadas Mousse de chocolate
ALMUERZOS EJECUTIVOS SUGERENCIA 2 SUGERENCIA 3

Camarones encocados Lomo de cerdo glaseado Papa en aroma de menta Panach de verduras Brazo gitano de manjar Vol au vent con ragout de pollo Corvina con relleno de cangrejo y salsa de tomates frescos Crepes de papa con championes gratinados Vegetales al grill Pie de limn
SUGERENCIA 4
Alitas apanadas con miel y mostaza Costillas BBQ Choclo con salsa de queso de hierbas Aritos de cebolla Brownie con helado
SUGERENCIA 5
Timbales de trucha gratinados Porcceta de pavo en salsa de manzanas verdes Pur de camote mangueado Atados de zanahoria y vainitas Carola de taxo
SUGERENCIA 6
Canelones de ricotta y espinaca Medallones de pollo rellenos de nuez, manzana y coulis de maracuy Pur de papa al curry Timbal de vegetales Alfajores
SUGERENCIA 7
Vol au vent relleno de cangrejo gratinado Lomo al oporto Risotto clsico Esprragos sobre glaseado de zanahoria Mousse de durazno
SUGERENCIA 8
Ceviche de palmito Ravioles de ricotta y espinaca con salsa de nuez Ensalada fresca Tarta de manzana y caramelo
107
Cuadro No. 6 Sugerencias almuerzos comida tpica
COMIDA TPICA
SUGERENCIA 1
Ceviche de camarn Chugchucaras Mote, maz, tostado, canguil, Chicharrn, maduro frito, Empanada Sorbete de maracuy
SUGERENCIA 2
Choclo con queso Fritada More, maduro, papa dorada Aguacate, tomate, agrio Arroz de leche
SUGERENCIA 3
Empanada de morocho Hornado Mote, maduro, llapingacho Agrio, aguacate Pristios con miel
El servicio de almuerzo incluye bebidas soft (gaseosas, agua mineral, agua natural y hielo)
Cuadro No. 7 Sugerencias desayunos
DESAYUNOS EJECUTIVOS
CONTINENTAL
Jugo o fruta de temporada Canasta de panes surtidos Mantequilla/ mermelada Caf, t o chocolate
AMERICANO
Jugo o fruta de temporada Canasta de panes surtidos Huevos al gusto Jamn, tocino o salchicha Caf, t o chocolate
LIGHT
Jugo natural y plato de frutas Canasta surtida de panes Yogurt y cereales Mantequilla/mermelada/ miel Queso fresco Caf, t
TPICO
Jugo de tomate de rbol o guanbana o fruta ecuatoriana Pan de comino, pan de queso Bistec de lomo, huevo frito Empanada de morocho Mantequilla, mermelada Caf, t o chocolate
108
Cuadro No. 8 Sugerencias paquetes cocteles
COCTELES
PAQUETE BSICO 3 bocaditos sal 1 bocadito dulce
Bebidas soft (Gaseosas, agua mineral, agua natural, hielo)
PAQUETE MEDIO 4 bocaditos sal 2 bocaditos dulces

Bebidas soft (Gaseosas, agua mineral, agua natural, hielo)
PAQUETE COMPLETO 5 bocaditos sal 3 bocaditos dulces

Copa de vino o champagne (una por persona) Otra bebida alcohlica tendr un costo adicional Bebidas soft (Gaseosas, agua mineral, agua natural, hielo)
Elaborado por: Mireya Herrera Cuadro No. 9 Sugerencias bocaditos cocteles
OPCIONES A ELEGIR
BOCADITOS DE SAL
Alitas de pollo al curry Pechuguitas cordon bleu de coco Canap de Roast Beef Fish fingers en salsa gol Wraps de pollo Mini brocheta de pollo Mini pie de limn Mini tartaleta de durazno
Mini filet mignon Mini burritos de res Mozzarella sticks
Mini snduche de pernil California roll
Filadelfia Roll BOCADITOS DULCES Mini quimbolitos Mini cheese cake Petit fours Mini brownies
Mini brocheta de camarones encocados Mini tartaleta con salpicn de mariscos Mini pinchos morunos en salsa teriyaki Mini empanada chilena Frutillas con chocolate Mini brochetas de frutas en almbar de jengibre
109
6.2 Precio
El precio es una variable del marketing que viene a sintetizar, en gran nmero de casos, la poltica comercial de la empresa. Por un lado se tienen las necesidades del mercado, fijadas en un producto, con unos atributos determinados; por otro, se tiene el proceso de produccin, con los consiguientes costos y objetivos de rentabilidad fijados. Por eso deber ser la empresa la encargada, en principio, de fijar el precio que considere ms adecuado. 21
Hay varios factores que inciden en la fijacin de precios, estos pueden ser:
COMPETENCIA
Cuadro No. 10 Precios de venta Barlovento
PRODUCTO
Desayuno tpico Desayuno americano Coctel (8 bocaditos) Para todos los eventos recargan: PAQUETE: Coffee 1 snack + almuerzo + coffee 1 snack Snack adicional Estacin permanente de caf, gaseosas, agua Saloneros $25 + 21% (menos de 50 pax)
PVP PROMEDIO
$17 + 21% $21 + 21% $16 + 21% (9% transporte + 12% IVA) $40+21%
BARLOVENTO
$3.50 + 21% $3.50 + 21% $25 + 21%
2121
http://www.marketing-xxi.com/politica-de-precios-48.htm
110
Cuadro No. 11 Precios de venta Henry Richardson
HENRY RICHARDSON
PRODUCTO PVP PROMEDIO Men almuerzo 3 tipos de carne Menos de 15 pax $30 + $16.25 + $21% Adicionales x pax: Salonero y cocinero $8.75 Bebidas, gaseosas, agua, jugo, hielo $3.50 Panecillos, caf y aromtica $1 Transporte en la ciudad $3.00 Ms de 15 pax $37.50 + 12%
Cuadro No. 12 Precios de venta Espelette
ESPELETTE
PRODUCTO PVP PROMEDIO PAQUETE COMPLETO: $30 + IVA -Desayuno tipo buffet -Coffee maana (2 bocaditos sal 1 dulce) -Almuerzo(sopa-plato fuerte-postre-jugo) -Coffee tarde (2 bocaditos sal y 1 dulce) Incluye bebidas soft, estacin de caf, cristalera, vajilla, cubertera, personal de servicio, 10% servicios, menaje.
CLIENTE Segn los datos obtenidos de las encuestas, los precios que pagaran los clientes actuales de Catering Service por los siguientes servicios son:
111
Cuadro No. 13 Precios Venta Encuesta clientes
PRODUCTO
Coffee Breaks Almuerzos ejecutivos Desayunos Ejecutivos Cocteles
PVP
$10.00 + 12% $25.00 + 12% $12.00 + 12% $25.00 + 12%
COSTOS Para esto se han definido costos fijos y costos variables. o Costos Fijos: Gastos que no intervienen de manera directa en el producto o servicio. Ejemplo sueldos, gastos en publicidad, entre otros. o Costos variables: Gastos que intervienen de manera directa en los productos y servicios como son la materia prima, entre otros.
Para fijar los precios de los nuevos productos que se ofrecern se considerarn tres factores. Se fijar un precio que permita un margen de utilidad aceptable haciendo posible a la empresa cumplir con sus objetivos financieros, pero a la vez; que le permita ir penetrando de manera rpida en el mercado mientras adquiere experiencia y capacidad de produccin, atendiendo a la demanda, en relacin a la competencia, considerando adems el comportamiento de compra de los clientes.
112
Cuadro No. 14 Precios de venta productos nuevos y promociones
PRODUCTO
CONTINENTAL AMERICANO LIGHT TPICO SUGERENCIAS VARIAS
PRECIO POR PERSONA

$5,00 $7,00 $8,00 $10,00 $20,00
DESCUENTOS
-5% de descuento por cada 100 personas
DESAYUNOS
ALMUERZOS EJECUTIVOS
COFFEE BREAK
COCTELES
PAQUETE 1 PAQUETE 2 PAQUETE 3 PAQUETE 4 PAQUETE BSICO PAQUETE MEDIO PAQUETE COMPLETO
$5,00 $7,00 $9,00 $3,00 $10,00 $12,00 $15,00
-En almuerzos por fechas especiales (da de la madre, da del padre, cumpleaos) se obsequiar una copa de vino a partir de las 100 personas -Por cada 50 personas contratando el paquete 2 o el 3 recibe 1 gratuidad -Por cada 100 personas en el paquete 3 estacin de caf permanente -Por cada 30 personas contratando el paquete completo recibe 1 gratuidad
113
6.3 Plaza
La plaza es parte del marketing mix que se utiliza para conseguir que un producto llegue satisfactoriamente al cliente. Esta tiene cuatro elementos que son parte de la poltica de distribucin: Canales de distribucin: Los agentes que forman parte del proceso de mover el producto desde el proveedor al consumidor. Planificacin de la distribucin: Toma de decisiones para establecer un sistema de cmo hacer llegar el producto al consumidor y a los intermediarios (mayoristas, minoristas). Distribucin fsica: maneras de transportar el producto, niveles de stock, ubicacin de plantas y agentes utilizados. Merchandising: Tcnicas que se llevan a cabo en el lugar de venta. Es la presentacin, publicidad y promocin del producto en el punto de venta.22
En inicio Catering Service promocionar el nuevo servicio en Quito, considerando que la planta est ubicada en esta ciudad y que toda la logstica de la empresa est actualmente organizada para abastecer el servicio en toda esta rea. A mediano plazo se direccionar la promocin a ciudades cercanas, en las cuales existan empresas que entreguen el servicio de alimentacin industrial. El mercado objetivo al que se dirigir el nuevo servicio sern las empresas a las que actualmente se entrega alimentacin industrial, como empresas de servicios y colegios, las cuales tienen mayor capacidad de pago y organizan con mayor frecuencia todo tipo de eventos, entre las cuales se pueden mencionar a General Motors, Grunenthal, Embajada americana, etc.
22
114
6.4
Promocin
La promocin se utiliza para difundir un mensaje con el fin de obtener una respuesta del mercado objetivo. Los principales objetivos son: Comunicar las caractersticas del producto. Dar a conocer los beneficios del producto. Que el cliente recuerde o compre la marca o producto.23
Catering Service es conocido por proveer el servicio de cocina industrial, es decir alimentacin diaria. La promocin a realizarse ir enfocada a ampliar la percepcin del cliente hacia la empresa para que Catering Service sea considerada como una empresa que, a ms de proveer alimentacin industrial, tambin tiene la capacidad de proveer comida de tipo gourmet, y que adicional a esto cuenta con la infraestructura, logstica y personal capacitado para atender cualquier tipo de evento que sus clientes requieran. Para esto se comercializar el producto de manera directa, se lo har a travs del gerente de mercadeo, de los jefes operativos y de los supervisores de cada contrato, quienes se encargarn de presentar el nuevo producto a clientes potenciales y actuales. Dentro del proceso de venta que realiza el Gerente de Mercadeo, que consiste en visitar a los potenciales clientes, no slo se promocionar a Catering Service y el servicio de alimentacin industrial, sino tambin a las otras empresas del consorcio y a los diferentes servicios que ofrecen. Es as que se incluir dentro de esta presentacin a la nueva lnea gourmet. Para un acercamiento y promocin a los clientes actuales, se trabajar con los jefes operativos y los supervisores de los contratos. Se dar una capacitacin en mercadeo a todo el personal. Esta capacitacin la realizar el Gerente de Mercadeo Herman French, quien propone lo siguiente: Presentar el producto. Hacer un informe a los Jefes Operativos de quienes son su competencia, y cules son las ventajas respecto a ellos.
23
115
Dar a conocer cul es el mercado objetivo al que apuntar, y cmo se va a llegar a l. Charlas sobre servicio al cliente. Capacitaciones sobre ventas. Motiva al personal respecto a la comisin del 3% sobre facturacin sin IVA, que recibiran por cada evento vendido.
El objetivo principal de esta capacitacin, es dar a conocer el nuevo servicio a las tres reas o departamentos que organizan eventos en la empresa, que son: - DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO (fiestas de fin de ao, da del trabajador, etc.). - DEPARTAMENTO DE COMERCIALIZACIN (lanzamiento de productos nuevos, lanzamiento de nuevas lneas de productos, etc. - GERENCIA (desayunos de trabajo, almuerzos de trabajo, etc.). Para esto se utilizar el siguiente material promocional: Revista de presentacin: Actualmente el grupo Hanaska, cuenta con una revista corporativa donde se presentan a todas las empresas del consorcio, aqu se incluir a la nueva lnea gourmet de Catering Service. Esta revista se utilizar en la presentacin que realiza el Gerente de Mercadeo a los potenciales clientes. Se elaborarn trpticos porta CDs en los que se dar a conocer en detalle todo lo que ofrece Catering Service en su lnea gourmet, donde adems se dar a conocer sobre los aos de experiencia de la empresa en el rea de alimentos y los precios competitivos que pone a su disposicin a los clientes.
116
Bosquejo No.1 Trptico publicitario
117
Esta publicidad ser utilizada por los jefes operativos, quienes sern los encargados directos de promocionar el servicio en cada empresa.
6.5 Marca
En cuanto a la marca, se mantendr la misma Catering Service, por estar posicionada en el mercado y en la mente de los consumidores. Sin embargo, para diferenciar el nuevo servicio de eventos del de comida industrial, se presentar a la empresa como CATERING SERVICE lnea GOURMET.
118
CAPITULO VII
7. ESTUDIO FINANCIERO
7.1 Inversin
Inversin es la aplicacin de recursos financieros lquidos a la creacin, renovacin, ampliacin o mejora de la capacidad operativa de una empresa, a cambio de obtener ingresos tambin lquidos a lo largo de un plazo de tiempo denominado vida til.24 Es necesaria una inversin inicial para la puesta en marcha del nuevo departamento de eventos en Catering Service. Para esto, se han considerado los rubros que se detallan en el siguiente cuadro:
Cuadro financiero No.1 Inversin Inicial
INVERSIN INICIAL
VAJILLA/CUBERTERIA/CRISTALERIA
Platos base Platos soperos Platos trincheros Platos postre Platos de entrada Platos mantequilleros
Platos para pan Tazas de caf Platos de caf

Azucareras Lecheras 200 cc Vasos cristal 10 oz copas de agua copas de vino blanco Copas de vino tinto Copa de champagne Copas multiuso
CANTIDAD 108 60 108 108 108 60 60 60 60 10 6 108 108 108 108 108 108
UNIDAD COSTO U COSTO T UND 15,87 1.713,96 UND 9,06 543,60 UND 9,06 978,48 UND 4,53 489,24 UND 4,98 537,84 1,33 UND 79,80 UND 6,79 407,40 UND 2,53 151,80 UND 2,53 151,80 UND 2,53 25,30 3,58 UND 21,48 1,32 UND 142,56 2,65 UND 286,20 2,47 UND 266,76 2,47 UND 266,76 2,74 UND 295,92 2,60 UND 280,80
24
Fundamentos de economa de la empresa. F. Tarrag Sabat. El propio autor 1986 Pgina 308
119
Copas sherbet Jarras de cristal Ceniceros Tenedor entrada Tenedor trinchero Cuchara sopera Cuchillo trinchero Cuchillo entrada Cuchara postre Cuchara helado Tenedor postre Cuchara caf Cuchara t Paleta mantequilla COMPRA EQUIPO/MENAJE COCINA Pinzas Cucharetas Cucharetas perforadas Infiernillos completos Bandejas 1/2 4" Bandejas 1/2 2.5" Rechaud Cafeteras Paneras Salseras Jarras trmicas Hieleras MANTELERIA Manteles redondos 3 mt diametro Cubremanteles redondos 1.90 mt diametro Faldones 6 x 0.90 mts Tiras de mantel 3.5x1.5 mts Caminos de mesa 2.30 x 0.40 mts Servilletas de tela MOBILIARIO Mesas redondas 1.5 mt diametro patas plegables Tabletos 2.4 x 1 mt con caballetes
84 5 15 108 108 60 108 108 108 108 108 60 60 60
UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND
3,05 11,80 0,51 2,88 3,26 2,50 2,51 2,67 2,88 1,21 1,82 1,66 1,66 2,50 TOTAL 5,92 2,37 2,61 88,03 18,72 15,26 120,00 68,51 2,00 1,48 64,14 30,00 TOTAL 20,36 10,18 68,70 31,32 13,71 1,72 TOTAL 45,60 48,00 TOTAL
256,20 59,00 7,65 311,04 352,08 150,00 271,08 288,36 311,04 130,68 196,56 99,60 99,60 150,00 7.775,67 29,60 18,96 5,22 528,18 112,32 91,56 120,00 274,04 12,00 8,88 384,84 180,00 1.765,60 203,58 203,57 137,39 250,59 219,30 344,89 1.359,31 273,60 288,00 561,60
5 8 2 6 6 6 1 4 6 6 6 6
UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND
10 20 2 8 16 200
UND UND UND UND UND UND
6 6
UND UND
120
OFICINA Escritorio con cajonera 3 servicios Escritorio con 1 cajn Sillas oficina SUMINISTROS DE OFICINA Apoyamanos plstico tamao oficio Archivador ideal oficio Archivador bene telegrama Archivador acorden oficio-tela Bolgrafos azul, rojo y negro Borrador para pizarra Borrador pelikan blanco Caja tachuelas de colores Calculadora casio MX-12V Cinta adh. 18x25 cristalina Clips mariposa alex 50 und Clips metlicos estndar alex Corrector tipo bolgrafo pelika Cuaderno empast. 100 HJ cuaderno especial junior 100 H cuadros Cuaderno universitario 100 H cuadros Dispensador cinta adh.mediano Engrapadora bene 5676 pequea Etiquetas autoadhesivas paq x 10 Folder colgante verde Folder nacional oficio v/col Grapas 26/6 caja 5000 unidades Marcador bic tiza lquida Marcador edding 500 punta gruesa Papel Bond 75 gr digilaser Papelera metlica 2 servicios Pega barra UHU 21 gr Perforadora BENE 9120 cap 20 hojas Portaclips imantado Portaminas 0,5 ergonmico Regla plstica 30 cm Sacagrapas Separador plstico juego x 10 Tarjetero plstico pequeo Tijeras plsticas 6" Vinchas metlicasalex cja x 50und
1 1 2
UND UND UND
257,60 95,00 55,00 TOTAL 1,53 2,07 1,40 10,96 0,22 0,56 0,13 0,26 5,75 0,17 0,77 0,18 0,63 3,14 0,67 1,02 1,73 2,19 0,31 0,30 0,11 0,60 0,61 1,80 3,25 7,77 1,30
2,01 0,52 0,24 0,16 0,32 0,59 1,90 0,65 1,15
257,60 95,00 110,00 462,60 9,18 18,64 5,60 21,91 2,69 1,69 0,78 0,79 11,50 2,04 2,31 0,55 3,80 9,42 0,67 1,02 3,45 4,37 0,31 1,80 0,66 0,60 1,22 1,80 3,25 15,54 2,60 4,03 1,04 0,48 0,32 0,64 1,76 1,90 1,30 1,15 140,80
6 9 4 2 12 3 6 3 2 12 3 3 6 3 1 1 2 2 1 6 6 1 2 1 1 2 2
2 2 2 2 2 3 1 2 1
UND UND UND UND UND UND UND UND UND UND CAJA CAJA UND UND UND UND UND UND CAJA UND UND CAJA UND UND RESMA UND UND UND UND UND UND UND PAQUETE UND UND CAJA
TOTAL
121
EQUIPO DE OFICINA Computadora monitor Benq 16" Computadora monitor LG 18.5" Telfono ejecutivo simple 1 lnea IMPRESOS PUBLICIDAD Tarjetas de presentacin diseo Revista 7-10 pginas diseo Diseo Trpticos Impresiones publicidad UNIFORMES/CAPACITACION PERSONAL Uniformes (camisas,sacos,chaleco,pantalones) Capacitaciones (anual) VEHCULOS CAMION 2 TONELADAS CON FURGN Elaborado por: Mireya Herrera 1 UND 40.000,00 40.000,00 53.940,74
1 1 1
UND UND UND
524,16 558,88 100,24 TOTAL 15,00 49,00 50,00 335,00 TOTAL 101,00 700,00 TOTAL
524,16 558,88 100,24 524,16 15,00 49,00 50,00 335,00 449,00 202,00 700,00
1 1 1 1
UND UND UND UND
2 1
UND
902,00
TOTAL
7.2 Proyeccin de ingresos

La proyeccin de ingresos es un presupuesto estimado de ventas en un periodo de tiempo, en funcin de las expectativas y teniendo en cuenta los datos reales obtenidos hasta el momento. Para realizar la siguiente proyeccin se revisaron los pedidos realizados de materia prima para eventos, solicitados para servicio en el ao 2011. Se revisaron tambin archivos de facturacin realizada por concepto de eventos en el ao 2011. Se cotejaron estos datos y se clasific esta informacin por mes, tipo de evento, cantidad de pax atendidos en cada evento y valores facturados sin IVA. En esta proyeccin en ventas, se consideraron: - El 5.35% de tasa de inflacin del ao 2011 para calcular el incremento anual de los precios de venta. - El 10% que es el porcentaje de crecimiento anual de Catering Service, para calcular el incremento anual de la cantidad de pax atendidos. Obtenindose los siguientes resultados:
122
Cuadro Financiero No.2 Proyeccin de ventas
AO 1 PRODUCTO PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL Almuerzo $20,00 5428 $108.560,00 Coffee Break $7,00 9175 $64.225,00 Desayuno $7,50 1174 $8.805,00 Coctel $12,00 1739 $20.868,00 TOTAL $202.458,00 AO 3 PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL $22,20 6568 $145.788,84 $7,66 11102 $84.997,28 $8,20 1421 $11.652,80 $13,12 2104 $27.617,33 $270.056,26
AO 2 PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL $21,07 5971 $125.804,76 $7,27 10093 $73.346,23 $7,79 1291 $10.055,49 $12,46 1913 $23.831,67 $233.038,15 AO 5
AO 4
PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL PVP( SIN IVA) CANTIDAD TOTAL $23,38 7225 $168.947,40 $24,64 7947 $195.784,69 $8,07 12212 $98.499,10 $8,50 13433 $114.145,68 $8,64 1563 $13.503,85 $9,10 1719 $15.648,93 $13,83 2315 $32.004,35 $14,57 2546 $37.088,24 $312.954,70 $362.667,55
123
7.3 Proyeccin de gastos

Cuadro financiero No.3 Proyeccin de gastos DETALLE Sueldos Aporte Patronal Dcimo Tercer Sueldo Dcimo Cuarto Sueldo Vacaciones Fondos de Reserva Luz /agua/telfono Activos de operacin Suministros de limpieza Publicidad y papelera impresa Prestacin de servicios Alimentacin del personal Transporte Comisiones Uniformes Gas Industrial Costo de materia prima eventos tiles y equipos de Oficina Capacitacin Depreciaciones TOTAL COSTOS Y GASTOS Elaborado por: Mireya Herrera
Son los gastos o costos estimados que tendr la empresa en un periodo de tiempo.
PRESUPUESTO DE COSTOS Y GASTOS PRIMER SEGUNDO TERCER AO 10.800,00 1.312,20 900,00 584,00 450,00 0,00 132,46 1.090,06 684,76 449,00 4.591,91 2.696,40 5.132,79 6.073,74 202,00 874,60 27.846,69 664,96 700,00 10.201,67 75.387,23 AO 11.880,00 1.443,42 990,00 642,40 495,00 990,00 145,70 1.090,06 721,40 493,90 5.051,10 2.966,04 5.646,07 6.991,14 212,81 962,06 29.866,04 506,37 737,45 10.201,67 82.032,63 AO 13.068,00 1.587,76 1.089,00 706,64 544,50 1.089,00 160,27 1.090,06 759,99 543,29 5.556,21 3.262,64 6.210,68 8.101,69 224,19 1.058,27 34.106,19 533,46 776,90 10.201,67 90.670,42 CUARTO AO 14.374,80 1.746,54 1.197,90 777,30 598,95 1.197,90 176,30 1.090,06 800,65 597,62 6.111,83 3.588,91 6.831,74 9.388,64 236,19 1.164,09 38.949,32 562,00 818,47 10.201,67 100.410,88 QUINTO AO 15.812,28 1.921,19 1.317,69 855,04 658,85 1.317,69 193,93 1.090,06 843,49 657,38 6.723,01 3.947,80 7.514,92 10.880,03 248,82 1.280,50 44.482,90 592,07 862,26 10.201,67 111.401,57
124
7.4 Estado de situacin inicial

El estado de situacin inicial demuestra los activos, pasivos y patrimonio que tiene una empresa al iniciar el ejercicio contable. Para este plan de negocios, al ser Catering Service una empresa ya en funcionamiento, en la que slo se implementar un departamento nuevo; se considerarn nicamente las depreciaciones de edificios y equipos y maquinaria correspondientes al rea de cocina de produccin, panadera, bodegas y oficinas que se utilizaran para el nuevo departamento. Del valor general de activos que tiene la empresa, se asigna un 1% de la depreciacin de edificios y un 0,37% de la depreciacin de equipos y maquinarias que sera el porcentaje correspondiente para estas reas.
Activos Fijos Edificios Depreciacin Edificios Edificios V.I. Total Edificios Equipos / Maquinaria Depreciacin Equipos Equipos y Maquinaria V.I. Total Equipos / Maquinaria Total Activos Fijos -418.868,03 1.242.415,19 823.547,16 2.038.452,29 -54.944,05 850.981,15 796.037,10
7.5 Flujo de fondos

Se adjunta flujo de caja para 5 aos
125
Cuadro financiero No.4 Flujo de caja
FLUJO DE CAJA
DETALLE
INVERSIN
PRIMER AO
SEGUNDO AO
TERCER AO
CUARTO AO
QUINTO AO
INGRESOS Aporte de capital Ventas TOTAL INGRESOS EGRESOS Equipamiento Vehculo Sueldos Aporte Patronal Dcimo Tercer Sueldo Dcimo Cuarto Sueldo Vacaciones Fondos de Reserva Luz /agua/telfono Activos de operacin Suministros de limpieza Publicidad y papelera impresa Prestacin de servicios Alimentacin del personal Transporte Comisiones Uniformes
53.940,74 53.940,74 13.940,74 40.000,00 10.800,00 1.312,20 900,00 584,00 450,00 0,00 132,46 1.090,06 684,76 449,00 4.591,91 2.696,40 5.132,79 6.073,74 202,00 11.880,00 1.443,42 990,00 642,40 495,00 990,00 145,70 1.090,06 721,40 493,90 5.051,10 2.966,04 5.646,07 6.991,14 212,81 13.068,00 1.587,76 1.089,00 706,64 544,50 1.089,00 160,27 1.090,06 759,99 543,29 5.556,21 3.262,64 6.210,68 8.101,69 224,19 14.374,80 1.746,54 1.197,90 777,30 598,95 1.197,90 176,30 1.090,06 800,65 597,62 6.111,83 3.588,91 6.831,74 9.388,64 236,19 15.812,28 1.921,19 1.317,69 855,04 658,85 1.317,69 193,93 1.090,06 843,49 657,38 6.723,01 3.947,80 7.514,92 10.880,03 248,82 202458 202.458,00 233038,15 233.038,15 270056,26 270.056,26 312954,7 312.954,70 362667,5506 362.667,55
126
Gas Industrial Costo de materia prima eventos tiles y equipos de Oficina Capacitacin Depreciaciones TOTAL EGRESOS FLUJO NETO (+) Depreciaciones TOTAL EGRESOS
53.940,74
-53.940,74
874,60 27.846,69 664,96 700,00 10.201,67 75.387,23 127.070,77 10.201,67 137.272,44
962,06 29.866,04 506,37 737,45 10.201,67 82.032,63 151.005,52 10.201,67 161.207,20
1.058,27 34.106,19 533,46 776,90 10.201,67 90.670,42 179.385,84 10.201,67 189.587,51
1.164,09 38.949,32 562,00 818,47 10.201,67 100.410,88 212.543,82 10.201,67 222.745,49
1.280,50 44.482,90 592,07 862,26 10.201,67 111.401,57 251.265,98 10.201,67 261.467,65
7.6 Indicadores de rendimiento en el tiempo

Cuadro financiero No. 5 Indicadores TIR - VAN
TIR TIR VAN VAN
146,18% 38,83% $ 208.006,81 $ 8.352,16
EN 5 AOS EN 1 AO EN 5 AOS EN 1 AO
Una vez elaboradas y analizadas las proyecciones de ventas y gastos, se realiza el flujo de caja, el cual dar a conocer la TIR (tasa interna de retorno) y el VAN (valor actual neto), que son indicadores financieros que reflejan la rentabilidad del negocio.
127
Si la TIR es igual o superior a la tasa pasiva de los bancos (4,53% actual)25 el negocio es rentable. Si el VAN es = 0 el negocio no tiene utilidad ni prdida. Si el VAN es positivo es un negocio rentable pues refleja el porcentaje de utilidad que el proyecto va a tener. Si el VAN es negativo el negocio no es rentable. En la tabla adjunta se observan los valores de TIR y VAN del nuevo departamento de eventos. Inicialmente el clculo se lo realiz para 5 aos de recuperacin de capital inicial, sin embargo queda comprobado que en el primer ao se recupera toda la inversin del departamento, demostrando que es un negocio rentable.
25
http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=pasiva
128
CAPITULO VIII
8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
8.1 Conclusiones
Durante todo el estudio realizado, se ha podido constatar que la experiencia que Catering Service ha logrado en estos aos de existencia en el mercado, es un aval que demuestra que el nuevo servicio de eventos sera un servicio de calidad. Cuenta con infraestructura y logstica adecuadas para proveer el nuevo servicio. Esto facilita enormemente el inicio de operaciones de la nueva rea ya que no requiere de una inversin inicial alta. Segn los datos obtenidos de las encuestas realizadas, se concluye que el nuevo servicio tendr aceptacin por parte de los clientes que tiene la empresa actualmente. Y que a mediano plazo podr extender este servicio a las dems empresas del consorcio y a particulares. En el estudio de mercado realizado se conoce de la existencia muchas empresas que entregan el servicio de eventos, sin embargo son pocas las que representan una verdadera competencia para la nueva lnea gourmet que implementara Catering Service. Los costos de materia prima que maneja Catering Service son bajos lo cual permitira a la empresa incrementar su porcentaje de participacin en el mercado, ofreciendo un servicio de primera con precios competitivos.
129
Al final del ejercicio financiero, se concluye que el implementar el nuevo departamento va a ser un negocio rentable ya que va a generar una cantidad considerable de ingresos y la recuperacin de la inversin inicial se la realizara en tan solo un ao de operaciones.
8.2 Recomendaciones
Catering Service puede cumplir con uno de los objetivos planteados en su planificacin estratgica del 2010 que es la implementacin del servicio de eventos empresariales creando este nuevo departamento. Con ello, no slo lograr alcanzar uno de sus objetivos sino que le permitir adems ampliar los servicios que ofrece actualmente el grupo de empresas Hanaska. Implementar el plan de ventas del nuevo servicio segn la propuesta, con pago de comisiones a los colaboradores que realicen las ventas. Esto permitir optimizar recursos eliminando la contratacin de personal adicional y motivar a los colabores a continuar formando parte de la empresa.
Mantener la marca Catering Service pero dndole un concepto adicional para ampliar la percepcin del cliente hacia la marca, que conozcan a la empresa no slo como proveedora de alimentacin industrial, sino tambin como proveedora de alimentos y servicio de tipo gourmet. Continuar invirtiendo en el equipamiento para la operacin del servicio de eventos; de esta manera, con el tiempo, se ir incrementando el nmero de servicios que puede atender por evento. Mantener la visin de desarrollo de la empresa, esto har posible continuar con el crecimiento del departamento de eventos, permitindole a futuro adquirir instalaciones propias para produccin e incluso atencin del cliente.
130
BIBLIOGRAFA
Libros
ALACREU GINS Jos Ramn, Gestin de Banquetes, Editorial Sintesis, ao 2003, Espaa MESALLES Luis, Eventos, reuniones y banquetes, Editorial Laertes, primera edicin, ao 2003, Espaa FISHER Laura, Mercadotecnia, segunda edicin, McGraw-Hill. Fundamentos de economa de la empresa. F. Tarrag Sabat. El propio autor 1986 Pgina 308
Documentos
Manual del Empleado, Catering Service, DHO, pag. 24, 2010 Organigramas funciones DHO Catering Service Manual de funciones DHO Catering Service
Pginas web
http://buscon.rae.es/draeI/ http://www.axigmatechnologies.com/AliciaIruretagoyena, Organizacin de Eventos, UNIR http://protocoloycomunicacion.blogspot.com/2005/09/eventos-clasifiacin-yplanificcin.html http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-eventos-2/eventos-conceptoclsificacion http://www.captur.com/afiliados.html http://www.arecetas.com/empresas/ecuador/catering/pichincha/ http://www.ecuaguia.com/paginas/CgiEmpresa.php?codcate2=61&numpage =0 http://quito.amarillasecuador.net/guia/buffets.htm. http://www.grupobarlovento.com/ http://www.eventoshumadi.com.ec/ http://www.revistalideres.ec/2011-0502/Empresas/OtrasNotas/LD110502P16NEGOCIOS.aspx http://www.bokato.com/ http://www.espelette.com.ec/frontEnd/main.php?idSeccion=7 http://es.wikipedia.org/wiki/Marketing#La_mezcla_de_la_mercadotecnia_.28 las_.22P.22.29 http://www.marketing-xxi.com/politica-de-precios-48.htm http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=pasiva
131

Creacion Del Departamento de Eventos en La Empresa Catering

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Creacion Del Departamento de Eventos en La Empresa Catering

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

CREACIN DEL DEPARTAMENTO DE EVENTOS EN LA EMPRESA CATERING SERVICE

PROPONENTE Mireya Catherine Herrera Campos

QUITO-ECUADOR Enero 2012

1.2.2 Objetivos Especficos

1.3 MARCO DE REFERENCIA

1.3.1 Conceptualizacin de eventos

Suceso importante y programado, acadmica, artstica o deportiva1

1.3.2 Clasificacin de eventos

Organizacin de Eventos, UNIR

1.3.3 Concepto y clasificacin del servicio de banquetes

GINS Jos Ramn, Gestin de Banquetes, Editorial Sintesis, ao 2003, Espaa

1.3.4 Enfoque Local

2.3 Recopilacin de datos

Laura, Mercadotecnia, segunda edicin, McGraw-Hill.

2.3.1 Recopilacin de datos de clientes actuales

1. Sipec 2. Petrobell 3. Petrobras 4. Sinopec 905 5. Petrex Pindo 6. Petroamazonas

2.3.2 Estudio de archivos

2.4 Anlisis del cliente

INDUSTRIAS: - Acosa - Enkador - Avon - Tanasa - Itabsa

EMPRESAS DE SERVICIOS - Embajada USA

2.4.1 Perfil del cliente

2.5 Anlisis de la demanda

Los resultados obtenidos de la encuesta son los siguientes:

1.- Dnde contrata usted su servicio de catering para eventos de su empresa?

Grfico estadstico No.1 Pregunta 1 encuesta

Casa banquete s 35%

No realiza 2% Desayunos Ejecutivos 19%

Cocteles 12% Coffee Breaks 26%

Almuerzos Ejecutivos 20%

3.- Cul es el precio que paga por estos servicios?

Grfico estadstico No.4 Pregunta 3 encuesta

Grfico estadstico No.6 Pregunta 3 encuesta

Grfico estadstico No.7 Pregunta 3 encuesta

Grfico estadstico No.8 Pregunta 3 encuesta

4.- Qu servicios complementarios contrata su empresa?

Ninguno 7% No responde 13%

Montajes de salones 32%

Decoracin temtica 14%

5.- Con qu frecuencia realiza eventos su empresa?

Grfico estadstico No.10 Pregunta 5 encuesta

2 a 4 veces al ao 44% 1 vez al ao 19%

De 201 a 250 De 151 a 16% 200 6%

De 101 a 150 12%

7.- Cul es su proveedor actual de catering para sus eventos?

Grfico estadstico No.12 Pregunta 7 encuesta

Catering Service Swiss-Marriot

USFQ Cocina de Consuelo

Muy buena 45%

Calidad 20% 20%

10.- Le gustara obtener los servicios de otras empresas de catering?

Grfico estadstico No.15 Pregunta 10 encuesta

No realiza 4% 2% 28% 15%

2.6 Anlisis de la competencia

TUMBACO Vista Hermosa PUEMBO La Lomita La Bohemia Santa F

Foto No.2 Certificado ISO 22000

Fuente: Archivo departamento calidad Catering Service

B. Evaluacin de cumplimiento de buenas prcticas de manufactura

Producto Productos refrigerados Productos congelados

Temperatura mxima 7 C -18 C

La siguiente tabla especifica la cmara de almacenamiento por materias primas y productos:

Cuarto Fro No.

2a6 C < - 25 C -18 C -18 C

Productos res Productos aves

Embutidos Productos cerdo

Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si _x No _

En cargos similares: Si _x No _

Tipo de Experiencia: En empresas similares: Si _x No _

En cargos similares: Si _x No _