Swat - Manual de Usuario ACV 4.5

Manual de Usuario SWAT ACV - v 4.
Manual de usuario SWAT ACV Administracin de Compraventas con pacto de Retroventa
Fecha Agosto de 2012
Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
Manual de Usuario SWAT ACV - v 4.5
TABLA DE CONTENIDOS
1. 2. 3. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................... 5 ALCANCE............................................................................................................................. 5 SISTEMA SWAT ACV .......................................................................................................... 6 3.1. Pantalla principal del Sistema ........................................................................................ 6 3.2. Mdulos del Sistema ........................................................................................................ 6
3.2.1. Mdulo Informacin Bsica ........................................................................ 7 3.2.1.1 Men de Operaciones ................................................................................................. 8
3.2.2. Mdulo Contratos ............................................................................................. 9 3.2.2.1. Accesos Directos por Cdigo de Barras ................................................................. 9 3.2.2.2.1. Pasos para crear un Contrato Nuevo .................................................................. 10 3.2.2.2.2. Pasos para capturar las fotos de los artculos .................................................. 16 3.2.2.2.3. Pasos para realizar una Retroventa .................................................................... 17 3.2.2.2.4. Pasos para modificar un Contrato activo. .......................................................... 21 3.2.2.2.5. Pasos para imprimir una copia del contrato. ..................................................... 22 3.2.2.2.6. Pasos para Anular un contrato. ........................................................................... 25 3.2.2.3. Pago de Prorrogas ................................................................................................... 27 3.2.2.3.1 Pasos para el pago de Prorrogas ......................................................................... 27 3.2.2.3.2 Pasos para borrar una Prorroga ........................................................................... 29 3.2.2.4. Administrar Contratos ............................................................................................. 30 3.2.2.4.1. Pasos para Activar un Contrato .......................................................................... 31 3.2.2.4.2. Pasos para Borrar un Contrato ............................................................................ 33 3.2.2.4.3. Pasos para Imprimir un Contrato en Blanco ...................................................... 33 3.2.2.5. Movimientos Diarios ................................................................................................ 34 3.2.2.6. Caja ............................................................................................................................ 36 3.2.2.6.1. Pasos para realizar un aporte al capital ............................................................. 37 3.2.2.6.2. Pasos para realizar un cuadre de caja ................................................................ 38 3.2.2.6.3. Pasos para Inicializar la Caja ............................................................................... 41 3.2.2.6.4. Pasos para modificar la fecha de cuadre ........................................................... 43 3.2.2.7. Impresin de Certificacin de Propiedad .............................................................. 44 3.2.2.8. Ingreso de Contratos Antiguos .............................................................................. 45 3.2.2.9. Pasos para Configurar el Sistema .......................................................................... 46 3.2.2.9.1 Configuracin del logo de los contratos y la factura de venta ..................... 48 3.2.2.9.2 Configuracin de la firma escaneada de los usuarios del sistema. ................. 48 3.2.2.10. Utilidad para calcular meses ................................................................................. 50 3.2.2.11. Imprimir Labels de los contratos .......................................................................... 51 3.2.2.12. Realizar Inventario de Artculos ........................................................................... 52 3.2.2.12.1 Pasos para saber que artculos faltan en el inventario .................................... 53 3.2.2.12.2 Pasos para eliminar un inventario ...................................................................... 54 3.2.2.13. Enviar contratos vencidos al Almacn ................................................................ 54 3.2.2.13.1 Pasos para enviar contratos vencidos al almacn ........................................... 55 3.2.2.13.2 Pasos para filtrar los contratos vencidos ......................................................... 57 3.2.2.14. Mantenimiento Huellas de los Clientes ............................................................... 58 3.2.2.14.1. Pasos para crear y asignar una huella a un cliente. ........................................ 58 3.2.2.14.1. Pasos para borrar la huella de un cliente ......................................................... 59 3.2.3. Mdulo de Reportes ...................................................................................................... 61 3.2.3.1. Reporte de Contratos............................................................................................... 61 3.2.3.1.1 Pasos para generar un reporte con Filtros ......................................................... 62 Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
3.2.3.1.2 Caractersticas y operaciones de un Reporte ..................................................... 63
3.2.4. Mdulo de Ventas ........................................................................................ 64 3.2.4.1. Compras .................................................................................................................... 64 3.2.4.1.1 Pasos para ingresar compras ............................................................................... 65 3.2.4.1.2 Pasos para Borrar una Compra ............................................................................ 65 3.2.4.2. Ventas ........................................................................................................................ 66 3.2.4.2.1 Pasos para realizar una Venta .............................................................................. 67 3.2.4.3 Devolucin de Ventas ............................................................................................... 70 3.2.4.3.2 Pasos para realizar una devolucin de artculos de una venta ........................ 72 3.2.4.4 Inventario de artculos del almacn ........................................................................ 73 3.2.4.4.1 Pasos para retirar los artculos del inventario .................................................... 74 3.2.4.4.2 Pasos para ver los artculos retirados ................................................................. 75 3.2.4.4.3 Pasos para ver los artculos vendidos ................................................................ 76 3.2.4.5 Ingresos ..................................................................................................................... 77 3.2.4.5.1 Pasos para hacer un ingreso ................................................................................ 78 3.2.4.5.2 Pasos para modificar o borrar un ingreso .......................................................... 79 3.2.4.6 Egresos ...................................................................................................................... 80 3.2.4.6.1 Pasos para hacer un egreso ................................................................................. 81 3.2.4.6.2 Pasos para modificar o borrar un egreso ............................................................ 82 3.2.4.7 Relojera ..................................................................................................................... 84 3.2.4.7.1 Pasos para registrar el ingreso del da de la relojera ....................................... 84 3.2.4.8 Opciones .................................................................................................................... 86 3.2.4.9 Imprimir labels de los artculos del almacen ......................................................... 86 3.2.4.10. Importar Artculos Almacn .................................................................................. 87
3.2.5. Mdulo de Seguridad ................................................................................. 89 3.2.5.1 Opciones ................................................................................................................... 89 3.2.5.2 Roles .......................................................................................................................... 89 3.2.5.2.1 Pasos para crear un rol o perfil ........................................................................... 91 3.2.5.2.2 Pasos para inhabilitar un rol o perfil ................................................................... 92 3.2.5.3 Usuarios .................................................................................................................... 93 3.2.5.3.1 Pasos para crear un usuario del sistema ........................................................... 93 3.2.5.3.2 Pasos para resetear la contrasea de un usuario del sistema ........................ 95 3.2.5.3.3 Pasos para inhabilitar un usuario del sistema ................................................... 96 3.2.5.4 Asignar mdulos a un rol ........................................................................................ 96 3.2.5.4.1 Pasos para asignar mdulos a un rol ................................................................. 97 3.2.5.4.2 Pasos para retirar mdulos a un rol.................................................................... 99 3.2.5.5 Asignar permisos por Rol ..................................................................................... 102 3.2.5.5.1 Pasos para asignar permisos de men a un rol .............................................. 103 3.2.5.6 Asignar accesos directos por rol (Lectora de cdigo de barras y lector de huellas) ................................................................................................................................. 107 3.2.5.6.1 Pasos para asignar accesos directos por rol (Lectora de cdigo de barras y lector de huellas) ................................................................................................................. 108 3.2.5.6.2 Pasos para retirar accesos directos por rol (Lectora de cdigo de barras y lector de huella) ................................................................................................................... 110 3.2.5.7 Cambio de contrasea ........................................................................................... 113 3.2.5.8 Consultar log o historia de las transacciones .................................................... 115 3.2.5.9 Ejecutar querys ...................................................................................................... 118 3.2.5.10 Generar Backup (respaldo o copia de seguridad) ............................................ 119 3.2.6.1. Configuracin Contable......................................................................................... 122 3.2.6.1.1. Pasos para configurar una cuenta contable. ................................................... 123 3.2.6.1.2. Pasos para generar informacin contable. ...................................................... 124 3.2.7. Mdulo de Alertas y Mensajera ................................................................... 127 3.2.7.1 Pasos para Configurar las alertas por correo electrnico. ................................ 127 3.2.7.1.1 Pasos para Configurar los servicios de envo de correos .............................. 127 Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
3.2.8. Modulo de Control de Acceso ...................................................................... 132 3.2.8.1. Pasos para registrar el acceso ............................................................................. 132 3.2.8.2 Pasos para verificar el control de acceso ............................................................ 133
1. OBJETIVO GENERAL
Brindar a los usuarios del Sistema SWAT ACV (Administracin de Compraventas con pacto de retroventa) un manual de usuario, con el cual pueden apoyarse para su labor cotidiana.
2. ALCANCE.
El manual de usuario est diseado para el rol Administrador del sistema, se mostrarn todas las opciones del sistema las cuales podrn ser controladas por el Administrador.
3. SISTEMA SWAT ACV

3.1. Pantalla principal del Sistema
La pantalla principal permite al usuario el ingreso de la informacin que lo identifica ante el sistema. Se debe digitar el usuario y la contrasea asignado y presionar el botn Ingresar. La contrasea es sensitiva a minsculas y maysculas.
3.2. Mdulos del Sistema

Los mdulos permiten una mejor administracin de las opciones del sistema y agrupan las funcionalidades por temas diferentes. De esta forma se controla tambin la seguridad del sistema. Haga click sobre el mdulo al que desea ingresar.
3.2.1. Mdulo Informacin Bsica

El Mdulo Informacin Bsica, permite la administracin de los maestros, los cuales son la base de la operacin del sistema. CLIENTES: Informacin personal del cliente. TIPO DE ARTCULOS: Lista de valores por los cuales se clasificacin de los artculos. UBICACIONES: Lista de valores de sitios fsicos de almacenamiento de objetos o artculos. TIPOS DE EGRESOS: Lista de conceptos sobre gastos. (Arriendo, servicios, nomina, etc.) TIPOS DE INGRESOS: Lista de conceptos sobre Ingresos. (Aportes, Venta de artculos, etc.) PROVEEDORES: Informacin personal de los proveedores. (Mdulo Almacn). MOTIVOS DE RETROVENTA: Lista de motivos por los cuales se puede retirar un contrato. (Cliente pago, salida a venta, problemas legales.) CONCEPTOS DE RETROVENTA: Lista los conceptos y valores que sumados sirven como clculo para las retroventas. TERCEROS: Informacin de terceros para relacionar en ingresos y egresos. CIUDADES: Lista de las ciudades para la informacin personal de clientes, proveedores y terceros. TIPOS DE IDENTIFICACIN: Lista de los tipos de documento de identificacin para la informacin de clientes, proveedores y terceros. ESTADOS DE ARTICULOS: lista de los posibles estados fsicos de los artculos.
Los maestros son genricos y funcionan de igual forma.
3.2.1.1 Men de Operaciones

Las siguientes opciones son genricas y aplican en la mayora de las opciones del sistema, las cuales permiten manipular los datos de la siguiente forma:
Insertar: Permite adicionar un nuevo registro. Nuevo documento: esta opcin permitir por todo el sistema crear un nuevo registro, un nuevo contrato, una nueva venta, etc. Guardar: esta opcin, permite almacenar en el sistema cualquier clase de registro, contrato, venta, etc. Consultar: permite realizar bsquedas sobre cualquier registro, contrato, venta, clientes, etc. Imprimir: permite imprimir una lista, un contrato, un reporte, una factura, etc. Siguiente y Anterior: permite la navegacin registro por registro. Primer registro y ltimo registro: Permite ir al primer y ltimo registro.
Maestro Tipo de Artculos:
La columna descripcin puede ser modificada por el texto que se requiera. Para inactivar un tipo de artculo, se debe presionar en la columna ACTIVO el check del registro.
Los registros de los maestros no se pueden eliminar, solo se pueden inactivar. En la columna % contrato se modifica el % de retroventa por tipo de artculo, este aparecer automticamente al momento de hacer un contrato. Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
La columna Trmino Contrato se modifica el trmino en meses por tipo de artculo, este aparecer automticamente al momento de hacer un contrato.
La columna Indicador de gramos activa la casilla gramos en las pantallas contratos, compras.
3.2.2. Mdulo Contratos 3.2.2.1. Accesos Directos por Cdigo de Barras

Esta opcin permite abrir una transaccin directamente sin necesidad de ingresar por toda la ruta del men para encontrarla. Se puede utilizar por medio de la lectora de cdigo de barras, por el lector de huellas digital o digitando directamente el contrato que se le quiere aplicar cualquier transaccin. Esta opcin es totalmente configurable. Automticamente, el sistema informar el estado del contrato, el comportamiento del cliente en forma grfica y los datos de las prorrogas.
3.2.2.2. Ingreso de Contratos Nuevos Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en la opcin Contratos Ingreso de Contratos Nuevos
Seleccione la opcin Ingreso de Contratos Nuevos
3.2.2.2.1. Pasos para crear un Contrato Nuevo

El sistema asigna automticamente el consecutivo del contrato.
El sistema asigna automticamente la fecha de ingreso del contrato. Esta puede ser modificada solo si el administrador lo configura as. Seleccionar e Ingresar el documento de identificacin del cliente o colocar la huella de este en el lector de huellas, si el cliente es nuevo, se deben ingresar los datos personales de este.
Si el cliente ya ha sido ingresado anteriormente al sistema, no se deben ingresar los datos personales nuevamente, a menos que se deseen actualizar. Al momento de ingresar la cdula el sistema mostrar un resumen de los contratos que ha tenido el cliente y el comportamiento de este.
Haciendo
doble
click
sobre
el
artculo
deseado,
oprimiendo
el
Botn , permite al usuario copiar el artculo en el nuevo contrato sin necesidad de volverlo a digitar. o Este resumen del cliente proporciona la informacin del comportamiento que ha tenido en los contratos anteriores: estado del contrato y motivo de retiro de este, esto con el fin de saber si el cliente ha recomprado sus artculos o los ha dejado vencer en la compraventa. Este resumen tambin permite observar la foto de los artculos oprimiendo el botn .
El campo Alerta sirve para identificar a los clientes, permitiendo ingresar un comentario como Cliente especial, Cliente rechazado, Revisar bien el oro que trae el cliente, etc. Siempre que este cliente visite la compraventa a cualquier usuario del sistema le mostrar la alerta que existe sobre l.
Ingresar los datos del contrato:
Campo Valor Compra: digite el valor de compra del artculo. Campo Tipo de Contrato: o o Normal: por defecto el contrato trae el valor del trmino en meses del contrato, como lo configur el Administrador del sistema. Especial: Seleccionando el tipo de contrato especial, se habilitar el campo Termino de Retroventa (Meses), para que se digite el nmero de meses por el que se desea crear el contrato.
Nota: El administrador puede configurar que el valor de los meses salga automticamente por el valor configurado en el maestro de tipos de artculos. Campo Porcentaje de Retroventa: Opcin para indicar el porcentaje de retroventa que se pacto con el cliente. El sistema har todos los clculos basado en dicho porcentaje. Nota: El administrador puede configurar que el valor del porcentaje de retroventa salga automticamente por el valor configurado en el maestro de tipos de artculos. Campo Entrega Personal: Opcin para indicar si el contrato es personal o no. Este campo se puede configurar por el Administrador del sistema para que siempre salga por defecto que es personal. Campo Cantidad de Impresiones: Indica la cantidad de veces que se ha impreso el contrato. Campo Estado: Los posibles valores que toma dicho campo son: o o o Activo: Indica que el contrato est vigente. Sali: Indica que el contrato termin. Anulado: Indica que el contrato fue anulado.
Campo Cantidad de Artculos: Informa la cantidad de artculos que se compraron en el contrato. Campo Observaciones": en este campo se pueden ingresar cualquier clase de observaciones acerca del contrato. o Ejemplo: Esperar al cliente hasta la fecha 06/12/2010.
Ingreso de Artculos
o Campo Tipo de Artculo: Seleccionar el tipo de artculo correspondiente. Los tipos de artculos que se ven en la lista son ingresados por el administrador del sistema. o Campo Descripcin: Ingresar la descripcin del artculo, este campo es de libre escritura. o Campo Peso (Gr): Si el tipo de artculo es ORO o PLATA, se habilita el campo Peso (Gr), para ingresar el valor en gramos. o Campo valor artculos: Ingresar el valor del artculo o de los artculos individualmente, esto si el administrador as lo configura. o Campo Ubicacin: seleccionar la ubicacin donde fsicamente se ubicar el artculo. Las ubicaciones que se ven en la lista son ingresados por el administrador del sistema.
Campo Bolsa de Seguridad: Ingresar el nmero de la bolsa de seguridad. El administrador del sistema puede habilitar la opcin para que el nmero de la bolsa de seguridad se calcule automticamente, este procedimiento se realiz en el mdulo de seguridad y en servicios opciones.
o Campo Serial: Nmero de serie para control interno.
Para insertar ms artculos en el contrato, se debe presionar la opcin del men Insertar .
Para eliminar artculos del contrato, se debe presionar la opcin del men eliminar. Despus de diligenciar los datos del contrato, presione la opcin del men guardar El sistema automticamente mostrar en forma preliminar el contrato. .
FORMATO DE CONTRATO HOJA.
FORMATO DE CONTRATO DE HOJA
Al formado de impresin se le puede configurar el logo de la compraventa (Solo al contrato de hoja) y el logo de Fenacoven (Solo si la Compraventa est afiliada). La huella del cliente saldr automticamente. Para imprimir el contrato definitivamente, presione la opcin del men imprimir En la misma ventana se habilita un botn con la opcin imprimir informacin consentida, para imprimir la informacin consentida se debe oprimir dicho botn, el sistema automticamente diligencia toda la informacin de esta.
Formato hoja
Formato hoja
Para imprimir la informacin consentida definitivamente, presione la opcin del men imprimir
3.2.2.2.2. Pasos para capturar las fotos de los artculos

Despus de guardar el contrato de compraventa, se habilitan las siguientes opciones:
Capturar la foto de los artculos: o Presionar el botn Capturar imagen luego aparecer la siguiente ventana:
o o
Para capturar la foto del artculo, se debe presionar el botn. Se pueden capturar las fotos que sean necesarias. En el espacio Observaciones del artculo se puede ingresar en texto libre el comentario sobre el artculo que se desee, por ejemplo si el artculo tiene un defecto, etc. Los botones Origen de video y formato de video, sirven para seleccionar la cmara y el formato en que se desea capturar la imagen. Por defecto ya viene configurada para una ptima resolucin y poco tamao para el almacenaje.
Ver las fotos de los artculos: o o Presionar el botn Ver imgenes luego aparecer la siguiente ventana con las imgenes capturadas del artculo: Para eliminar las fotos de un artculo se debe seleccionar la fila y luego oprimir el botn.
3.2.2.2.3. Pasos para realizar una Retroventa

Lo primero que se debe hacer es abrir la ventana de ingreso de contratos nuevos. Oprimir el botn consultar o , aparecer la siguiente ventana:
Ingresar el contrato que desea buscar, y luego presionar el botn Aceptar.
(Para el funcionamiento de la ventana de consulta, dirjase a la seccin asignada a dicha ventana.)
Despus de consultar el contrato requerido, se debe seleccionar la opcin del men Opciones - Retroventa . .
Se habilitar la informacin correspondiente a la Retroventa:
El sistema automticamente calcula el valor de la Retroventa, teniendo en cuenta el porcentaje de retroventa, las prorrogas y abonos que han sido cancelados.
NOTA: El sistema automticamente abrir la ventana de visualizacin de imgenes, donde aparecern las fotos del artculo, esto con el fin de que se pueda ubicar fcilmente el artculo y se pueda compare y evitar entregar alguno errneo. Campo Fecha Retroventa: La fecha se puede modificar solo si el Administrador del sistema lo configura as. Campo Valor Retroventa: Este valor puede ser modificado por el usuario. Puede ser configurado para que el valor de la Retroventa no sea menor al valor de la compra y que no se pueda hacer descuentos mayores a un mes, tambin se puede configurar para que no se puedan hacer descuentos si ya han pasado N das del ltimo mes, tambin se puede controlar que no hagan descuentos si el contrato est dentro del primer mes, esto lo hace el administrador del sistema. Campo Motivo de Retroventa: se despliega una lista con las posibles opciones de Retroventa. Los motivos de retroventa que se ven en la lista son ingresados por el administrador del sistema.
Botn Ver Prorrogas: Si se desea ver el detalle de las prorrogas y abonos que se han cancelado, presione el botn ver prorrogas. El sistema muestra la siguiente informacin: o o o o Meses del contrato Nmero de prorrogas canceladas Valor total de las prorrogas canceladas Fecha de cancelacin de la ltima prrroga.
Despus de diligenciar los datos de la retroventa, presione la opcin del men guardar
El sistema imprime automticamente el recibo de la Resolucin del Contrato con su factura, solo si el Administrador del sistema lo configur as.
En el recuadro superior aparece el documento legal de la retroventa o resolucin del contrato. En el recuadro inferior aparece la factura de venta exigida por la DIAN (esta operacin est excluida de IVA). Para configurar la resolucin de la DIAN y el prefijo de la facturacin, remitirse al men principal de contratos, m en Servicios y seleccionar Opciones. El sistema actualiza el estado del contrato y asigna el valor Sali con motivo RETROVENTA, asigna un cdigo de documento y calcula el cdigo de la factura de la Resolucin del contrato, luego protege la pantalla para que la informacin no sea modificada.
3.2.2.2.4. Pasos para modificar un Contrato activo.

Solo se pueden modificar contratos que se encuentren activos. Ingrese a la ventana principal de ingreso de contratos nuevos. Oprima la opcin del men consultar bsqueda: , aparecer la siguiente ventana de
Digite o seleccione el nmero de contrato y presione el botn Aceptar.
Presione la opcin del men modificar campos que se pueden modificar.
, el sistema habilitar automticamente los
Luego de haber modificado la informacin deseada, presione la opcin del men guardar
3.2.2.2.5. Pasos para imprimir una copia del contrato.

Ingrese a la ventana principal de ingreso de contratos nuevos. Oprima la opcin de el men consultar bsqueda: , aparecer la siguiente ventana de
Debe seleccionar o ingresar el nmero de contrato y presionar el botn Aceptar.
Presione la opcin de men Observaciones de contrato contrato extraviado, y luego presione la opcin guardar
y modifica el tem
Presione la opcin del men imprimir contrato.
, el sistema mostrar en forma preliminar el
Para imprimir el contrato definitivamente, presione la opcin del men imprimir Automticamente el sistema incrementa la cantidad de impresiones controladas que se han generado del contrato actual.
3.2.2.2.6. Pasos para Anular un contrato.

Ingrese a la ventana principal de ingreso de contratos nuevos. Oprima la opcin de el men consultar bsqueda: , aparecer la siguiente ventana de
Digite el nmero de contrato y presione el botn Aceptar.
Presione la opcin del men Anular , el sistema mostrar la siguiente ventana, preguntando si est seguro de anular el contrato.
Si se presionan las opciones de Cancelar y No, el sistema no anular el contrato. Si se presiona la opcin Si, el sistema cambiar el estado del artculo a Anulado. El nmero de contrato no se podr volver a utilizar y solo se podr volver a activar por medio de la opcin Administracin de Contratos.
El sistema mostrar un mensaje informando el estado de la transaccin.
3.2.2.3. Pago de Prorrogas

Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en la opcin Contratos Pago de Prorrogas
Seleccione la opcin Pago de Prorrogas
3.2.2.3.1 Pasos para el pago de Prorrogas
Se debe ingresar el nmero del contrato al que se le quiere pagar la prorroga.
El sistema asigna automticamente la fecha del pago de la prorroga. Esta fecha puede modificarse solo si el Administrador del sistema lo configura as. El sistema calcula automticamente el valor de una prorroga, esta se puede modificar si el administrador del sistema lo configura as. El sistema muestra los datos principales del contrato y la relacin de todas las prorrogas que se han cancelado.
El sistema automticamente calcula a modo de informacin el valor de los meses del contrato, las prorrogas que han sido canceladas, el nmero de meses del contrato menos el total de las prorrogas canceladas y muestra el total de los meses que el contrato se encuentra vencido. Despus de diligenciar los datos del pago de la prorroga, presione la opcin del men guardar
El sistema imprime automticamente el recibo del pago de la prrroga del Contrato, solo si el Administrador del sistema lo configur as
3.2.2.3.2 Pasos para borrar una Prorroga

La opcin de borrar prorrogas es configurada por el administrador del sistema. Solo se pueden borrar prorrogas de un contrato que se encuentre activo. Ingrese a la ventana principal de Pago de Prorrogas. Oprima la opcin de el men consultar bsqueda: , aparecer la siguiente ventana de
Digite o seleccione el nmero de contrato y presione el botn Aceptar.
Seleccione la prorroga que desea borrar y presione la opcin de men Borrar. El sistema mostrar una advertencia para confirmar que en realidad si desee eliminar la prorroga.
Para borrar la prorroga definitivamente presione la opcin Si
3.2.2.4. Administrar Contratos

Esta opcin Permite la activacin y borrado de contratos e impresin de contratos en blanco. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en la opcin Servicios Administrar contratos
Seleccione la opcin Administrar Contratos
3.2.2.4.1. Pasos para Activar un Contrato

Ingresar el nmero de contrato y presionar Enter, el contrato debe tener el estado SALIO o ANULADO
Seleccionar la opcin de men Activar Contrato El sistema mostrar una advertencia para confirmar que en realidad si desee activar el contrato.
Para activar el contrato definitivamente presione la opcin Si
El sistema inicializa los valores de la Retroventa y actualiza el estado del contrato a ACTIVO
3.2.2.4.2. Pasos para Borrar un Contrato

Ingresar a la opcin de administrar Contratos, ingresar el nmero de contrato y presionar Enter, el contrato debe tener el estado ACTIVO
Seleccionar la opcin de men Borrar Contrato El sistema Eliminar definitivamente el contrato, y este no podr ser recuperado posteriormente.
3.2.2.4.3. Pasos para Imprimir un Contrato en Blanco

Esta opcin permite imprimir un contrato en blanco con el objetivo que si el sistema est fuera de servicio por cualquier motivo, puedan generar los contratos manualmente mientras se restablece el sistema. Ingresar a la opcin de administrar Contratos Imprimir contrato en blanco , luego seleccionar la opcin de men
Para imprimir el contrato definitivamente, presione la opcin del men imprimir
3.2.2.5. Movimientos Diarios

Esta opcin Permite visualizar los movimientos diarios del sistema. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en la opcin Servicios Movimientos Diarios
Para verificar los movimientos por da, debe seleccionar la fecha o desplazarse con los iconos .
3.2.2.6. Caja
Esta opcin Permite manejar la caja menor de la Compraventa. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en la opcin Servicios Caja
El sistema calcula automticamente los valores de todas las transacciones realizadas en el sistema desde el ltimo cuadre de caja en adelante.
NOTA: La caja puede ser cuadrada cuantas veces sea necesario en el da, se debe tener en cuenta que cada vez que se realice un cuadre, el saldo del capital Disponible se afecta.
3.2.2.6.1. Pasos para realizar un aporte al capital

Ingresar el valor del aporte en el campo Capital Aporte, luego seleccionar la opcin d e men Actualizar Aporte
El sistema automticamente suma el valor aportado al capital disponible:
3.2.2.6.2. Pasos para realizar un cuadre de caja
Una vez validado los datos de Ingresos y de egresos, seleccionar la opcin de men Cuadrar Caja Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
Automticamente el sistema muestra un mensaje de advertencia preguntando si est seguro de cuadrar la caja. Si la Caja es cuadrada varias veces al da el capital disponible se ver afectado y el sistema automticamente descartar los valores para un nuevo cuadre de caja.
El sistema Automticamente calcula el nuevo valor de la caja Capital disponible e informa desde que fecha y hora va a empezar el nuevo clculo.
NOTA: Los valores que son efecto de la operacin de la caja, son aquellos que estn marcados con un asterisco (*). Hay don tipos de formatos de cuadre: Formato Detallado
Formato Consolidado:
En cualquier momento se puede seleccionar la opcin Refrescar valores de la caja para ver la informacin actualizada.
3.2.2.6.3. Pasos para Inicializar la Caja

Esta opcin solo se debe utilizar cuando por algn error se necesite volver a arrancar la caja desde ceros. El sistema automticamente reinicia el valor del capital disponible a Cero y a la fecha del ltimo cuadre le asigna la fecha y hora actual, queriendo decir que todo lo que se haga a partir de la inicializacin de la caja entrar para un nuevo cuadre de caja y no se tendrn en cuenta las transacciones anteriores. Ingresar a la opcin de men Cuadre de Caja y seleccionar la opcin Inicializar Caja
El sistema pregunta si est seguro de realizar dicha operacin y si se selecciona la opcin SI los datos de la caja se reiniciarn.
3.2.2.6.4. Pasos para modificar la fecha de cuadre

Esta opcin permite modificar el cuadre de caja a una fecha especfica, y permite tambin modificar el valor del capital disponible que tena en la fecha ingresada. Para modificar la fecha de cuadre de caja a un da especifico debe ingresar a la opcin Caja y seleccionar la opcin de Men Modificar fecha de Cuadre
El sistema automticamente habilita la opcin de modificar la Fecha de ltimo Cuadre y el Valor del Capital Disponible, una vez modificados estos valores se habilitar en el men la opcin Actualizar Fecha de Cuadre , al ejecutar dicha opcin, el sistema validar si est seguro de realizar la transaccin con el siguiente mensaje:
Al presionar la opcin Si, el sistema automticamente hace el clculo a la fecha anteriormente modificada y muestra las transacciones que cumplen con esa especificacin, pero hay que ingresar el valor del capital disponible de esa fecha.
3.2.2.7. Impresin de Certificacin de Propiedad

Esta opcin permite ingresar los datos de un certificado de propiedad, para luego ser impreso. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en la opcin Servicios Impresin Certificacin de Propiedad
Luego de haber ingresado los datos del formato, se debe seleccionar la opcin de men para imprimirlo.
3.2.2.8. Ingreso de Contratos Antiguos

Esta opcin permite ingresar contratos antiguos, o sea contratos cuyo nmero de contrato sea menor al configurado al inicio del sistema. La opcin de contratos antiguos funciona exactamente igual a la opcin de Ingreso de contratos nuevos con la diferencia que se debe ingresar el nmero de contrato que se desea almacenar. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en la opcin Contratos Ingreso de contratos Antiguos
Para analizar cada opcin de esta ventana, debe referirse a la seccin (3.2.2.1.1 Ingreso de Contratos Nuevos) de este documento.
3.2.2.9. Pasos para Configurar el Sistema

Esta opcin permite configurar los valores por defecto del sistema, restricciones y reglas del negocio propio de cada Compraventa. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en el Mdulo principal de Ventas y en el Mdulo principal de Seguridades , en la opcin Servicios Opciones
Cada opcin tiene una descripcin de cmo debe ser configurada a medida que se posiciona en ella.
Para que los datos apliquen correctamente se debe oprimir el botn Aceptar, y se sugiere reiniciar el Sistema para que los cambios tomen efecto.
3.2.2.9.1 Configuracin del logo de los contratos y la factura de venta

El logo de la factura de venta es configurable. En la siguiente ruta del disco duro se debe almacenar el archivo con extensin bmp y con el nombre logo.bmp Ruta: C:\Archivos de programa\SWAT ACV\ACV\ (esta puede variar dependiendo del sistema operativo) Atributos de la imagen:
3.2.2.9.2 Configuracin de la firma escaneada de los usuarios del sistema.

Esta opcin permite configurar la imagen escaneada (firma digital) de cada usuario del sistema, con el fin de que en la impresin del contrato, el recibo de pago de la prorroga de recompra y el recibo de resolucin del contrato aparezca. La firma de cada usuario se debe almacenar en la siguiente ruta del disco duro. El archivo debe tener extensin bmp. Ruta: C:\Archivos de programa\SWAT ACV\ACV\ (esta puede variar dependiendo del sistema operativo) Atributos de la imagen:
NOTA: Para asignarle la imagen de la firma a cada usuario del sistema, deber ir al Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Administracin y seleccionar la opcin Usuarios. Ver seccin (3.2.5.3.1 Pasos para crear un usuario del sistema)
3.2.2.10. Utilidad para calcular meses

Esta opcin permite calcular el nmero de meses entre dos fechas. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en la opcin Servicios Clculo entre fechas
Para calcular el nmero de meses entre dos fechas, debe ingresar la fecha inicial y final y presionar el botn calcular.
3.2.2.11. Imprimir Labels de los contratos

Esta opcin permite la generacin de las colillas de los contratos para pegrsela a los artculos con el nmero de contrato, informacin del cliente, fecha, valor y descripcin del artculo. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en el men Servicios Imprimir Labels de los Contratos
Luego de ingresar a la opcin, se debe especificar el rango de contratos, o rango de fechas que desea imprimir.
Para imprimir las colillas de los artculos definitivamente, presione la opcin del men imprimir
3.2.2.12. Realizar Inventario de Artculos

Esta opcin permite realizar el inventario de los artculos relacionados con los contratos dentro de la compraventa. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en el men contratos Inventario de Artculos por Contratos
Si tiene el lector de cdigo de barras, ser ms fcil y rpido hacer el inventario, solo tiene que situar el cursor en el campo contrato y empezar a leer los cdigos de barra de los stickers que tienen los artculos. Si no tiene el lector de cdigos de barra, deber ingresar uno por uno el nmero de contrato que tiene cada artculo. Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
El inventario se puede hacer en el tiempo que usted lo desee, para guardar lo que lleva del inventario y seguir en otro momento, debe presionar la opcin guardar .
La prxima vez que ingrese a la opcin de Inventario de Artculos por Contratos encontrar todos los artculos que llevaba al momento de guardar.
3.2.2.12.1 Pasos para saber que artculos faltan en el inventario

Ingrese al Men principal del Mdulo de Contratos, en el men contratos Inventario de Artculos por Contratos
Oprimir el botn Contratos Activos vs Inventario , esta opcin me compara los artculos que ingres al inventario vs los artculos que estn activos en la compraventa y que faltan por ingresar al inventario.
3.2.2.12.2 Pasos para eliminar un inventario

Ingrese al Men principal del Mdulo de Contratos, en el men contratos Inventario de Artculos por Contratos
Ejecute la opcin del men Eliminar Inventario, el sistema mostrar un mensaje de alerta para confirmar la accin.
automticamente
Para eliminar definitivamente la inform acin del inventario presione la opcin Si.
3.2.2.13. Enviar contratos vencidos al Almacn

Esta opcin permite realizar el remate masivo de los artculos vencidos que desee. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en el men contratos Enviar contratos vencidos al almacn
3.2.2.13.1 Pasos para enviar contratos vencidos al almacn

Ingrese al Men principal del Mdulo de Contratos, en el men contratos enviar contratos vencidos al almacn. Seleccione los contratos que desea rematar en la columna izquierda como lo ilustra la imagen.
El sistema muestra una columna con los meses del contrato, las prorrogas canceladas y muestra automticamente el nmero de meses vencidos, adicional a esto informa cuando fue la ltima vez que le pagaron una prorroga, y al dar doble click al artculo muestra el comportamiento del cliente. Para hacer el remate masivo de contratos se debe seleccionar la opcin Guardar , el sistema automticamente mostrar un advertencia que informa que debe seleccionar todos los artculos pertenecientes a un contrato, si el contrato tiene varios artculos y solo uno de ellos se remata, el estado del contrato quedar como REMATE y no volver a salir en este reporte, por consiguiente se perdern los dems artculos de este mismo contrato que no fueron seleccionados.
Si est de acuerdo presione la opcin SI, el sistema automticamente filtrar los artculos que se rematarn y mostrar el siguiente mensaje de advertencia. Estos son los artculos de los contratos que sern enviados masivamente al inventario del almacn. Esta seguro?
Si est de acuerdo presione la opcin SI, el sistema automticamente informar en la parte inferior de la pantalla que los datos han sido actualizados.
3.2.2.13.2 Pasos para filtrar los contratos vencidos

Ingrese al Men principal del Mdulo de Contratos, en el men contratos enviar contratos vencidos al almacn. En la parte superior de la pantalla se debe digitar la cantidad de das, para filtrar lo contratos a los cueles no les han pagado prorrogas desde hace determinado nmero de das. Se puede digitar los meses vencidos, para filtrar los contratos que lleven determinado tiempo de vencimiento.
Para ejecutar el filtro se debe seleccionar la opcin Filtrar ver todos los contratos vencidos sin filtro se debe seleccionar la opcin
, y para volver a .
Para el ejemplo que se ilustra en la imagen, el sistema automticamente mostrar los contratos que tengan 5 o ms meses vencidos.
NOTA: los contratos a los cuales no les han pagado prorrogas nunca, el sistema los eliminar del filtro. Para hacer el remate masivo de contratos se debe seleccionar la opcin Guardar seguir las mismas instrucciones del paso 3.2.2.12.1. ,y
3.2.2.14. Mantenimiento Huellas de los Clientes

Esta opcin permite crear usuarios, modificar informacin de estos y lo ms importante asignarle o quitarle una huella a dichos clientes. Para acceder a esta opcin se debe ingresar al modulo principal de contratos y luego servicios mantenimiento Huellas de los Clientes
3.2.2.14.1. Pasos para crear y asignar una huella a un cliente.

Ingresar al modulo principal de contratos y luego servicios mantenimiento Huellas de los Clientes Se debe ingresar la cedula del cliente, si el cliente ya existe entonces todos los datos aparecern, si no existe se debe ingresar los datos del cliente. Luego el cliente debe colocar la huella. Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
Para finalizar se da en la opcin Almacenar Huella confirmando el xito de la accin.
, saldr una ventana
NOTA: si el cliente no existe se debe dar primero almacenar cliente antes de almacenar la huella.
3.2.2.14.1. Pasos para borrar la huella de un cliente

Ingresar al modulo principal de contratos y luego servicios mantenimiento Huellas de los Clientes
Digite el numero de la cedula del cliente.
Luego oprimir el botn eliminar huella El sistema pide confirmar esta accin, oprimir la opcin s.
Saldr una ventana que confirmando que la operacin fue exitosa.
3.2.3. Mdulo de Reportes

En este mdulo se encuentran todos los reportes del Sistema, los cuales funcionan de una forma estandarizada y se pueden imprimir o almacenar en cualquier formato disponible por el sistema (Excel, HTML, TXT, etc.)
3.2.3.1. Reporte de Contratos

Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Reportes, en la opcin Reportes Contratos
Para consultar en todos los reportes la totalidad de la informacin sin ninguna condicin o filtro, lo primero que debe realizar es oprimir el botn Consultar
3.2.3.1.1 Pasos para generar un reporte con Filtros

Para realizar consultas con condiciones o filtros debe seleccionar la opcin Todos , la cual habilitar la opcin de escribir o seleccionar el dato a filtrar. Existen varios tipos de Filtros: Seleccin:
Fechas
Escritura o seleccin con Doble Click
Una vez seleccionado el filtro deseado, se debe oprimir el botn Consultar , automticamente el sistema recupera los datos que cumplan con el filtro seleccionado.
3.2.3.1.2 Caractersticas y operaciones de un Reporte

El reporte tiene un encabezado y pie de pgina estndar y contiene lo siguiente: ENCABEZADO Titulo del reporte Nombre de la Compraventa Usuario que gener el reporte Fecha y Hora de generacin del reporte Nmero de pginas Versin del sistema SWAT ACV. PIE DE PGINA Lnea indicando el fin del reporte. Una vez generado el reporte se pueden realizar ciertas operaciones:
Abrir un reporte antes almacenado con extensin PSR. Guardar Como..: Permite guardar el reporte en diferentes formatos. Imprimir el reporte en la impresora configurada. Presentacin Preliminar: permite visualizar el reporte en formato de impresin. Maximizar o minimizar la visualizacin del reporte. Permite desplazarse entre las pginas del reporte. Propiedades del reporte: Permite seleccionar el tamao de hoja, las mrgenes, la orientacin del reporte, antes de imprimirlo.
3.2.4. Mdulo de Ventas 3.2.4.1. Compras

Esta opcin permite realizar compras de artculos para alimentar el inventario del almacn, sin hacer contratos de compraventa con pacto de retroventa, esta funcionalidad est diseada para la compra de artculos nuevos o por ejemplo compra de oro. Esta funcionalidad se encuentra en el Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn Compras
Seleccione la opcin Compras
3.2.4.1.1 Pasos para ingresar compras

Ingresar o seleccionar el proveedor. Ingresar los artculos que desea comprar especificando los valores que se piden. Especifique el valor de la unidad del artculo y el valor por defecto que saldr a la hora de la venta (Este valor se podr modificar al hacer la venta). Para configurar que a los artculos se les debe calcular el IVA a la hora de realizar una venta, se debe indicar en la siguiente opcin. Despus de diligenciar los datos de la compra, presione la opcin del men guardar
3.2.4.1.2 Pasos para Borrar una Compra

La opcin de borrar compras es configurada por el administrador del sistema. Solo se pueden borrar compras si an no se han vendido artculos de esta. Ingrese a la ventana principal de Compras. Oprima la opcin de el men consultar bsqueda: , aparecer la siguiente ventana de
Digite o seleccione el nmero de la compra y presione el botn Aceptar.
Seleccione la opcin de men Borrar Compra. El sistema mostrar una advertencia para confirmar que en realidad si desee eliminar la Compra y los artculos asociados a esta.
Para borrar la Compra y borrar los artculos del inventario definitivamente presione la opcin Si
3.2.4.2. Ventas
Esta opcin permite realizar las ventas de los artculos nuevos que se ingresaron por la opcin de compras, y tambin los artculos que pasaron al inventario del almacn por medio de un remate de contratos. Esta opcin debe ser configurada por el administrador del sistema dependiendo el rgimen al que pertenece la compraventa, para que facture con el IVA o sin el IVA. NOTA: Se debe pedir a la DIAN la resolucin con los consecutivos autorizados para la facturacin, indicando que la facturacin se realizar desde el sistema. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn Ventas Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
Seleccione la opcin Ventas
3.2.4.2.1 Pasos para realizar una Venta

Ingresar al men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn Ventas Seleccione el tipo de venta a realizar, puede ser normal o comercializadora de oro , la venta normal es la que se hace a cualquier persona y esta factura con iva, la venta a comercializadora de oro se factura sin iva. Ingresar o seleccionar al cliente. Seleccione la opcin del men Insertar nueva fila desea vender. para escoger los artculos que
Aparecer la siguiente ventana donde podr seleccionar uno o varios artculos al mismo tiempo, luego presione el botn Aceptar.
Ingrese en el detalle la cantidad de artculos de una misma referencia que desea vender. En la parte superior el sistema informa cuantos artculos existen disponibles para esa referencia.
Ingrese el valor de venta del artculo, el sistema asigna por defecto el valor de venta que fue ingresado a la hora de la compra o un remate, si se trata de un artculo que viene de un contrato. Para verificar si se trata de un artculo que viene de un remate de un contrato, en la parte superior se puede ver el contrato al que hace referencia.
El sistema calcula el valor del IVA del artculo si este est configurado para que se calcule dicho valor. (Esta opcin se puede configurar por la opcin de artculos en el mdulo de almacn.)
Despus de diligenciar los datos de la venta, presione la opcin del men guardar Automticamente el sistema muestra la vista preliminar de la factura de venta.
Para imprimir la factura de venta presione la opcin del men Imprimir
Para realizar una venta para comercializadora de oro lo primero es escoger la opcin en el tipo de venta.
En el campo observaciones se describe el motivo que queremos que salga impreso en la factura Ej: venta de 100 gramos de oro Seleccione el botn insertar fila, y se escoge los artculos que se van a vender. En la casilla subtotal ingrese el valor de la venta, al ingresarlo aparecer una ventana preguntando si desea que el sistema calcule automticamente el valor de los artculos, de confirmar esta accin los artculos tendrn un valor proporcional a la cantidad de gramos que posee con relacin al sub total.
Despus de diligenciar los datos de la venta, presione la opcin del men guardar
Automticamente el sistema muestra la vista preliminar de la factura de venta.
3.2.4.3 Devolucin de Ventas

Esta opcin est diseada para realizar la devolucin de una compra o de un artculo de una venta. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Devolucin Venta
3.2.4.3.1 Pasos para realizar una devolucin de toda una venta

Ingrese al Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Devolucin Venta
Indique si desea devolver toda una venta o solo artculos de esta, en la siguiente opcin automticamente se habilitarn las columnas Cantidad y Devolver. Ingrese las observaciones de la devolucin en el campo Observaciones Ingrese el nmero de la venta o factura en el campo Nmero de venta, puede usar la ayuda haciendo doble click sobre el mimo campo. Automticamente el sistema mostrar en el detalle, los artculos relacionados con la venta. El sistema muestra que el estado de la venta es ACTIVA.
Para efectos de este ejemplo, el tipo de devolucin es Toda la Venta, por esto los campos del detalle (Cantidad y Devolver) se encuentran bloqueados. Para devolver la venta se debe seleccionar la opcin guardar El sistema automticamente bloquea los campos y le asigna a la venta el estado DEVUELTA.
El sistema automticamente lleva los artculos al inventario del almacn con estado devuelto, y desde ese momento esos artculos se pueden volver a vender por medio de la opcin VENTAS del Mdulo del Almacn, (ver seccin 3.2.5.1. Ventas)
3.2.4.3.2 Pasos para realizar una devolucin de artculos de una venta

Ingrese al Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Devolucin Venta Seleccione la opcin Artculos Ingrese las observaciones de la devolucin en el campo Observaciones Ingrese el nmero de la venta o factura en el campo Nmero de venta, puede usar la ayuda haciendo doble click sobre el mimo campo.
Manual de Usuario SWAT ACV - v 4.5 Automticamente el sistema mostrar en el detalle, los artculos relacionados con la venta. El sistema habilita la columna Devolver, la cual permite seleccionar los artculos que sern devueltos, luego se habilita la columna Cantidad, para que se indique la cantidad de artculos de esa misma referencia a devolver.
Para devolver los artculos de la venta se debe seleccionar la opcin guardar Para el ejemplo que ilustra la imagen, el sistema dejar la venta en estado ACTIVA, ya que va a quedar con un artculo vendido y dos devueltos
3.2.4.4 Inventario de artculos del almacn

Esta opcin permite administrar los artculos del almacn, sean nuevos o artculos que vengan de remates de contratos.
Manual de Usuario SWAT ACV - v 4.5 Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn Artculos en Inventario
Por medio de esta funcionalidad se pueden modificar las caractersticas de cada artculo. Al seleccionar el artculo en el detalle (parte inferior de la pantalla), se habilitan los campos en la parte superior, con la informacin del artculo, permitiendo ser modificada. Una vez modificada la informacin se debe presionar la opcin Guardar
3.2.4.4.1 Pasos para retirar los artculos del inventario

Esta opcin permite retirar los artculos del inventario sin necesidad de hacer una venta de estos. El objetivo de esta funcionalidad es retirar los artculos por los siguientes motivos: El artculo est daado y no puede venderse. El artculo se extravi. El artculo es utilizado en la compraventa y no se requiere vender, etc.
Para ingresar a esta opcin se debe ir al men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Artculos Una vez seleccionado el artculo que se desea retirar, seleccione en la columna estado el valor RETIRADO, y en observaciones indicar el motivo del retiro. Una vez modificada la informacin se debe presionar la opcin Guardar
3.2.4.4.2 Pasos para ver los artculos retirados

Esta opcin permite ver los artculos del inventario del almacn que fueron retirados por algn motivo. Para ingresar a esta opcin se debe ir al men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Artculos Seleccione en la opcin Ver artculos el valor Retirados
Automticamente el sistema mostrar los artculos con el estado Retirado
Si por algn motivo, el artculo desea llevarse de nuevo al inventario del almacn para ser vendido por la opcin de ventas, modifique el campo Estado por el valor INVENTARIO
Una vez modificada la informacin se debe presionar la opcin Guardar
3.2.4.4.3 Pasos para ver los artculos vendidos

Esta opcin permite ver los artculos del inventario del almacn que fueron vendidos por la opcin de ventas. Para ingresar a esta opcin se debe ir al men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Artculos Seleccione en la opcin Ver artculos el valor Vendidos
Automticamente el sistema mostrar los artculos con el estado Vendidos
IMPORTANTE: No se recomienda modificar el estado de los artculos vendidos, ya que si tienen este estado es porque fueron vendidos por la opcin de ventas. Si se llegase a modificar el valor del estado a un artculo por esta opcin, puede quedar con un artculo en el inventario pero fsicamente no existe porque ya fue vendido.
3.2.4.5 Ingresos
Esta funcionalidad permite hacer ingresos de capital en el sistema, los cuales afectarn el cuadre de caja diario. Estos ingresos no son por motivo de un contrato, puesto que estos motivos como (Retroventas, prorrogas y ventas de artculos) ya afectan el cuadre de caja desde el mdulo de contratos y la opcin de ventas automticamente. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Ingresos
Esta opcin permite realizar los ingresos de capital por diferentes motivos que requiera la compraventa como: Aporte al capital de la caja Otros ingresos que configure el administrador del sistema
3.2.4.5.1 Pasos para hacer un ingreso

Ingrese al Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Ingresos
Seleccione o ingrese la informacin del tercero, persona que aporta el ingreso. Seleccione el tipo de ingreso de la lista.
El sistema asigna automticamente la fecha del ingreso. Si la fecha de ingreso se modifica, puede afectar el cuadre de caja del da, ya que el cuadre de caja arranca de la fecha que tenga en el momento haca a delante. Ingrese las observaciones o motivo del ingreso en el campo Descripcin Ingrese el valor del ingreso en el campo valor El campo Cancelado , se usa para indicar que el ingreso ya se encuentra en la caja, y ser tenido en cuenta en el cuadre de caja del da. Si el campo cancelado no est activado, el ingreso no entrar a dicho cuadre de caja.
Una vez ingresada la informacin se debe presionar la opcin Guardar El sistema automticamente calcula el Id del ingreso y dicho ingreso se puede observar en el detalle de ingresos.
3.2.4.5.2 Pasos para modificar o borrar un ingreso

Ingrese al Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Ingresos
Seleccione en la parte inferior de la pantalla el ingreso que desea modificar. Presione la opcin del men modificar que desea realizar.
, y en la parte superior ingrese los cambios
NOTA: Si se modifica la fecha del ingreso, es posible que afecte el cuadre de caja del da. Para borrar el ingreso debe seleccionarlo en la parte inferior de la pantalla, y oprimir la opcin del men Borrar Fila El sistema automticamente lo eliminar de la lista sin necesidad de seleccionar la opcin Guardar.
3.2.4.6 Egresos
Esta funcionalidad permite hacer egresos de capital en el sistema, los cuales afectarn el cuadre de caja diario. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Egresos
Esta opcin permite realizar los egresos de capital por diferentes motivos que requiera la compraventa como: Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
Pago de administracin Pago de arriendo Descuentos a contratos Pago de nmina Pago de servicios Otros egresos que configure el administrador del sistema
3.2.4.6.1 Pasos para hacer un egreso

Ingrese al men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Egresos
Seleccione o ingrese la informacin del tercero al que se le paga el egreso o gasto. Seleccione el tipo de gasto o egreso de la lista
El sistema asigna automticamente la fecha del egreso. Si la fecha de egreso se modifica, puede afectar el cuadre de caja del da, ya que el cuadre de caja arranca de la fecha que tenga en el momento haca a delante. Ingrese las observaciones o motivo del egreso en el campo Descripcin Ingrese el valor del egreso en el campo valor El campo Iva automticamente el iva.
se
usa
para
que
el
sistema
discrimine
El campo Cancelado , se usa para indicar que el egreso ya se pago o sali de la caja, y ser tenido en cuenta en el cuadre de caja del da. Si el campo cancelado no est activado, el egreso no entrar a dicho cuadre de caja.
Una vez ingresada la informacin se debe presionar la opcin Guardar El sistema automticamente calcula el Id del egreso y dicho egreso se puede observar en el detalle de egresos.
3.2.4.6.2 Pasos para modificar o borrar un egreso

Ingrese al Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Egresos
Seleccione en la parte inferior de la pantalla el egreso que desea modificar.
Presione la opcin del men modificar que desea realizar.
, y en la parte superior ingrese los cambios
Una vez modificada la informacin se debe presionar la opcin Guardar NOTA: Si se modifica la fecha del egreso, es posible que afecte el cuadre de caja del da. Para borrar el egreso debe seleccionarlo en la parte inferior de la pantalla, y oprimir la opcin del men Borrar Fila El sistema automticamente lo eliminar de la lista sin necesidad de seleccionar la opcin Guardar.
3.2.4.7 Relojera
Esta opcin se usa en algunas compraventas que tienen relojera, para hacer los ingresos que se registran por este motivo. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Relojera
3.2.4.7.1 Pasos para registrar el ingreso del da de la relojera

Ingrese al men principal del Mdulo de Ventas, en la opcin Almacn - Relojera
Seleccione la opcin Insertar nueva fila
para insertar un registro en blanco.
Digite la descripcin del ingreso en el campo Descripcin El sistema automticamente asigna la fecha actual, la cual puede ser modificada. Ingrese el valor del ingreso en el campo Valor
Una vez ingresada la informacin se debe presionar la opcin Guardar
El sistema asigna automticamente el cdigo El sistema automticamente calcula los totales liquidados y no liquidados. La opcin liquidado se utiliza para saber que registros han sido pagados al relojero o persona quien atienda esta seccin de la compraventa. Todo lo que ingresa por esta pantalla afecta el cuadre de caja diario, la idea es que al finalizar la quincena o mes, se liquide el porcentaje al relojero de los ingresos que entraron por este medio.
Manual de Usuario SWAT ACV - v 4.5 Se debe seleccionar registro por registro y liquidarlo haciendo click en el campo liquidado. Una vez modificada la informacin se debe presionar la opcin Guardar Inmediatamente se debe registrar un egreso por la opcin de egresos como lo ilustra la seccin 3.2.4.6 Egresos. Esto con el fin de que el porcentaje pagado al relojero se vea afectado en la caja. En el campo Total por liquidar, ya no aparecer el mismo valor, solo se tendrn en cuenta los registros que no se hayan liquidado para calcularlo.
3.2.4.8 Opciones
Esta opcin permite configurar los valores por defecto del sistema, restricciones y reglas del negocio propio de cada Compraventa. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en el Mdulo principal de Ventas y en el Mdulo principal de Seguridades, en la opcin Servicios Opciones Por favor dirjase a la seccin (3.2.2.9. Pasos para Configurar el Sistema)
3.2.4.9 Imprimir labels de los artculos del almacen

Esta opcin permite la generacin de los labels de los artculos del almacn para pegrselos a los artculos con el nmero del contrato si es que viene, valor y descripcin del artculo. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo almacen, en el men Almacen Imprimir Labels de los artculos del almacen
Luego de ingresar a la opcin, se debe especificar el rango de artculos que desea imprimir.
Para imprimir los labels de los artculos definitivamente, presione la opcin del men imprimir
3.2.4.10. Importar Artculos Almacn

Esta opcin permite importar el inventario del almacn por medio de un archivo de texto. Ingrese al modulo principal de almacn a la opcin Almacn Importar Artculos Almacn.
3.2.5. Mdulo de Seguridad
3.2.5.1 Opciones
Esta opcin permite configurar los valores por defecto del sistema, restricciones y reglas del negocio propio de cada Compraventa. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Contratos, en el Mdulo principal de Ventas y en el Mdulo principal de Seguridades, en la opcin Servicios Opciones Por favor dirjase a la seccin (3.2.2.9. Pasos para Configurar el Sistema)
3.2.5.2 Roles
Esta funcionalidad permite crear los Roles o Perfiles, los cuales tendrn acceso a las diferentes funcionalidades del sistema. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Administracin - Roles
Esta opcin permite crear los perfiles para controlar el acceso a las funcionalidades del sistema, como por ejemplo: Administrador del sistema (Acceso total) Administrador de la Compraventa Compravendedor Contador Consulta
3.2.5.2.1 Pasos para crear un rol o perfil

Ingrese al Men principal del Mdulo de Seguridad, opcin Administracin - Roles
Para crear un perfil nuevo, seleccione la opcin Insertar nueva fila automticamente adiciona una fila en la parte inferior.
, el sistema
Una vez ingresada la informacin se debe presionar la opcin Guardar El sistema automticamente asigna el consecutivo del Rol.
Luego de crear el Rol debe crear los usuarios que ingresarn al sistema. Por favor dirjase a la seccin (3.2.5.3) de este documento.
3.2.5.2.2 Pasos para inhabilitar un rol o perfil

Ingrese al Men principal del Mdulo de Seguridad, opcin Administracin - Roles
Para inhabilitar un Rol, debe quitarle la seleccin a la columna ACTIVO, el efecto que esto tendr es deshabilitar el ingreso al sistema de todos los usuarios del sistema que tengan dicho rol asignado.
NOTA: El rol ADMINISTRADOR DEL SISTEMA no podr ser deshabilitado en ningn momento.
3.2.5.3 Usuarios
Esta funcionalidad permite crear los usuarios, los cuales tendrn acceso a las diferentes funcionalidades del sistema. Un usuario debe asignarse a un Rol para poder heredar los privilegios de seguridad que tenga asignado dicho rol. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Administracin - Usuarios
3.2.5.3.1 Pasos para crear un usuario del sistema

Ingrese al Men principal del Mdulo de Seguridad, opcin Administracin - Usuarios
Para crear un usuario nuevo, seleccione la opcin Insertar nueva fila automticamente adiciona una fila en la parte inferior.
, el sistema
Ingrese un usuario corto en la columna Usuario
no mayor a 10 caracteres.
El sistema automticamente asigna la contrasea, la cual ser el mismo usuario que ingreso en maysculas. Para cambiar la contrasea, dirjase a la seccin (3.2.5.7) de este documento. o Ejemplo: Si el usuario que ingreso es JHON, la contrasea ser JHON
Asgnele un rol al usuario que est creando, seleccione de la lista el rol desea. Es obligatorio que le asigne un rol al usuario para que este pueda heredar las autorizaciones a las funcionalidades del sistema. Ingrese el nombre completo del usuario en la columna Nombre, Tenga en cuenta que este nombre saldr en la impresin de los contratos, recibo de prorrogas y resolucin de contrato. Ingrese la cdula del usuario en la columna Cdula, Tenga en cuenta que la cdula saldr en la impresin de los contratos, recibo de prorrogas y resolucin de contrato. Ingrese el lugar de expedicin de la cdula del usuario Tenga en cuenta que esta saldr en la impresin de los contratos, recibo de prorrogas y resolucin de contrato. Ingrese el nombre del archivo que contiene la firma digital del usuario en la columna Nombre Firma , esta opcin es opcional y sirve para que en la
impresin de los contratos, recibo de prorrogas y resolucin de contrato, salga la firma digital del usuario.
Ver seccin (3.2.2.9.2 Configuracin de la firma escaneada de los usuarios del sistema.) Para ver las caractersticas tcnicas de la firma.
La opcin Reset Contrasea sirve para resetear la contrasea del usuario. Por defecto cambiar la contrasea por el mismo nombre de usuario en maysculas. Ingrese el correo electrnico del usuario en la columna Correo electrnico el ingreso de este es opcional. El sistema automticamente asigna el estado activo al usuario. Una vez modificada la informacin se debe presionar la opcin Guardar
3.2.5.3.2 Pasos para resetear la contrasea de un usuario del sistema

Para resetear la contrasea de un usuario seleccione la fila donde se encuentre el usuario, luego se debe seleccionar la opcin Reset contrasea
Una vez seleccionada la opcin Reset contrasea se debe presionar la opcin Guardar
El sistema automticamente cambiar la contrasea por el mismo nombre de usuario en maysculas. o Ejemplo: Si el usuario que seleccion es SANTIAGO, la contrasea se modificar por SANTIAGO en mayscula.
3.2.5.3.3 Pasos para inhabilitar un usuario del sistema

Para inhabilitar un usuario del sistema, debe quitarle la seleccin a la columna ACTIVO, del usuario. el efecto que esto tendr es deshabilitar el ingreso al sistema
3.2.5.4 Asignar mdulos a un rol
Esta funcionalidad permite asignar los mdulos a los cuales tendr acceso un rol en el sistema. (Todos los usuarios del sistema que tengan el rol al que se le van a dar autorizaciones heredarn los accesos de dicho rol)
Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Servicios Asignar Mdulos por Rol
3.2.5.4.1 Pasos para asignar mdulos a un rol

Ingrese al Men principal del Mdulo de Seguridad, opcin Servicios Asignar Mdulos por Rol
Seleccione en la parte superior de la pantalla el rol que desea darle autorizacin
Automticamente el sistema retorna los mdulos que tiene disponible.
Seleccione el mdulo que desea autorizar y arrstrelo a la seccin del lado derecho de la ventana , o utilice el botn para seleccionarlo.
Repita estos mismos pasos para autorizar al rol los mdulos que requiera.
Para el ejemplo anterior, al ingresar nuevamente al sistema los usuarios que tengan el rol Ventas solo tendrn acceso a los siguientes mdulos:
3.2.5.4.2 Pasos para retirar mdulos a un rol

Ingrese al Men principal del Mdulo de Seguridad, opcin Servicios Asignar Mdulos por Rol
Para retirarle la autorizacin a un rol sobre cualquier mdulo, se debe seleccionar el rol en la parte superior
Automticamente el sistema retorna los mdulos que tiene el rol autorizados en la parte derecha de la ventana.
Para retirar la autorizacin a un mdulo seleccinelo y oprima el botn
El sistema automticamente lo eliminar de la lista
Repita estos mismos pasos para retirarle la autorizacin al rol sobre los mdulos que requiera.
3.2.5.5 Asignar permisos por Rol

Esta funcionalidad permite asignar permisos a los roles sobre todas las opciones de los diferentes men del sistema. (Todos los usuarios del sistema que tengan el rol al que se le van a dar autorizaciones heredarn los accesos de dicho rol) Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Servicios Asignar Opciones Men por Rol
3.2.5.5.1 Pasos para asignar permisos de men a un rol

Ingrese al Men principal del Mdulo de Seguridad, opcin Servicios Asignar Opciones Men por Rol
Tenga en cuenta los siguientes niveles del men, antes de asignar las autorizaciones:
Seleccione el rol al que desea agregarle o retirarle permisos, ubicado en la parte superior de la ventana.
Seleccione el men al que desea agregarle y quitarle permisos, ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla
Para este ejemplo, en la parte superior derecha opciones del men del mdulo principal de reportes Confidencial e-mail: contactenos@swat-ingenieria.com
aparecern las
La imagen anterior equivale al men del mdulo de reportes (Nivel 1):
Seleccione la opcin de nivel 1 Reportes, automticamente el sistema recupera todas las opciones que tenga este nivel. Para el ejemplo ilustrado se mostrarn todos los reportes del sistema:
La imagen anterior equivale al men del mdulo de reportes (Nivel 2):
Para agregarle o retirarle permisos al rol a la funcionalidad del men, seleccione o retire la seleccin en la seccin o o Retirar permiso Asignar permiso
Para agregarle o retirarle ms funcionalidades de men al rol que requiera, repita los pasos anteriores. Para el ejemplo ilustrado, la prxima vez que un usuario con rol Administrador del sistema ingrese al mdulo de reportes, saldrn deshabilitadas las siguientes opciones del men:
3.2.5.6 Asignar accesos directos por rol (Lectora de cdigo de barras y lector de huellas)
Esta funcionalidad permite asignar los mdulos a los cuales tendr acceso un rol en el sistema, solo para la ventana de accesos directos cuya funcionalidad principal es trabajar con la lectora de cdigo de barras y lector de huellas (Todos los usuarios del sistema que tengan el rol al que se le van a dar autorizaciones heredarn los accesos de dicho rol)
Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Servicios Asignar Accesos Directos por Rol
3.2.5.6.1 Pasos para asignar accesos directos por rol (Lectora de cdigo de barras y lector de huellas)
Ingrese al Men principal del Mdulo de Seguridad, opcin Servicios Asignar Accesos Directos por Rol
Seleccione en la parte superior de la pantalla el rol que desea darle autorizacin
Automticamente el sistema retorna los mdulos que tiene disponible para los accesos directos.
Seleccione el mdulo que desea autorizar y arrstrelo a la seccin del lado derecho de la ventana , o utilice el botn para seleccionarlo.
Repita estos mismos pasos para autorizar al rol los mdulos que requiera.
Para el ejemplo anterior, al ingresar nuevamente al sistema en el mdulo de contratos, los usuarios que tengan el rol Administrador solo tendrn los siguientes accesos directos:
3.2.5.6.2 Pasos para retirar accesos directos por rol (Lectora de cdigo de barras y lector de huella)
Ingrese al Men principal del Mdulo de Seguridad, opcin Servicios Asignar Accesos Directos por Rol
Para retirarle la autorizacin a un rol sobre cualquier mdulo, se debe seleccionar el rol en la parte superior
Automticamente el sistema retorna los mdulos que tiene el rol autorizados para los accesos directos, en la parte derecha de la ventana.
Para retirar la autorizacin a un mdulo seleccinelo y oprima el botn
El sistema automticamente lo eliminar de la lista
Repita estos mismos pasos para retirarle la autorizacin al rol sobre los mdulos de los accesos directos que requiera.
3.2.5.7 Cambio de contrasea

Esta funcionalidad permite al usuario que haya ingresado al sistema, cambiar su contrasea de acceso al sistema. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Administracin Cambio de Contrasea
Para cambiar la contrasea, debe digitar la contrasea actual en la columna Contrasea, proceda a seleccionar la opcin Aceptar
El sistema mostrara una ventana pidiendo ingresar la nueva contrasea, presione aceptar.
Luego Aceptar
ingresar
la
nueva
contrasea,
proceda
seleccionar
la
opcin
..
El sistema pedir repetir la contrasea, seleccione la opcin aceptar
Repita la contracea, proceda a seleccionar la opcin Aceptar
El sistema automticamente mostrar un mensaje de confirmacin.
3.2.5.8 Consultar log o historia de las transacciones

Esta funcionalidad permite a los usuarios administradores, consultar el log o historia de las transacciones realizadas en el sistema. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Servicios Consultar Log
Para consultar el log de las transacciones usted cuenta con varias opciones, las cuales se pueden relacionar para obtener un resultado. La columna fecha permite seleccionar las transacciones realizadas en un rango de fechas. Si se deja marcada la casilla todas, como resultado se obtendrn las transacciones de todas las fechas.
La columna operacin, permite seleccionar el tipo de transaccin especfica que desea consultar.
La columna usuarios, permite seleccionar las transacciones realizadas por un usuario especfico.
Las columnas Descripcin 1 y 2, permiten ingresar un texto o una parte de l, sobre la transaccin que desea consultar. .
La columna Valor 1 y 2, permiten ingresar un valor especifico. Por ejemplo buscar todas las transacciones sobre un contrato.
EJEMPLO DE BSQUEDA: Retroventas que se realizaron desde el 13-08-2012 al 14-08-2012. En el detalle se ve la fecha y la hora de la transaccin, los contratos afectados, el valor de la compra del contrato, los valores de la retroventa, el nombre de la estacin de trabajo y el usuario quien la realiz.
Combinando las opciones de consulta, se obtendrn resultados como:
o o o o o o o o o
Modificaciones a los contratos, ventas, compras, prorrogas, artculos, etc. Creacin de contratos, ventas, compras, prorrogas, etc. Borrado de informacin Cuadres de caja Impresin de contratos en blanco Abonos a caja Contratos borrados y activados Remates masivos Posibles errores del sistema
3.2.5.9 Ejecutar querys

Esta funcionalidad permite a los usuarios administradores ejecutar querys. Los querys son instrucciones que se ejecutan sobre la base de datos. Esta funcionalidad se cre para que el usuario administrador ejecute instrucciones de actualizacin, las cuales son y sern siempre proporcionadas por SWAT Ingeniera LTDA. Nota: SWAT Ingeniera LTDA. No se har responsable del resultado del uso de esta funcionalidad sin previa autorizacin y acompaamiento del mismo. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Servicios Ejecutar Querys
Pegue el contenido que le fue enviado por SWAT Ingeniera LTDA., en la seccin SQL. Las instrucciones estn encriptadas y el sistema se encargar de descifrarlas. Seleccione en la seccin Query la opcin que SWAT Ingeniera LTDA., le indique, para el ejemplo ilustrado debe estar seleccionada la opcin Encriptado.
Luego seleccione la opcin Ejecutar Query
El sistema automticamente mostrar un mensaje de advertencia confirmando la accin:
Si est seguro de la accin, seleccione la opcin Si. informar el resultado de la operacin.
, luego el sistema
El sistema automticamente mostrar un mensaje en la parte inferior informando cuantos registros fueron afectados.
3.2.5.10 Generar Backup (respaldo o copia de seguridad)

Esta funcionalidad permite a los usuarios del sistema, realizar el backup (respaldo o copia de seguridad) de la base de datos. Esto con el fin de mantener la informacin asegurada en algn medio seleccionado, por si ocurre un seceso inesperado en los equipos de cmputo o en el lugar fsico de la compraventa. Esta opcin se encuentra en el Men principal del Mdulo de Seguridad, en la opcin Administracin Generar Backup
Para generar el respaldo de la base de datos seleccione la opcin Examinar y seleccion la ruta donde se almacenar dicho respaldo de la base de datos.
El sistema automticamente despliega la siguiente ventana, donde se debe seleccionar el sitio donde se requiere almacenar el respaldo de la base de datos. El sistema automticamente asigna el nombre del backup, con la fecha y la hora de generacin. Se recomienda no modificarlo.
Para seleccionar la ruta y el nombre del respaldo de la base de datos oprima la opcin Guardar. El sistema muestra automticamente la ruta donde se almacenar el respaldo de la base de datos.
Para generar el respaldo de la base de datos definitivamente seleccione la opcin Generar Backup , el sistema mostrar un mensaje de confirmacin.
Seleccion la opcin Si informar el resultado de la accin.
para confirmar la accin, luego el sistema
El respaldo de la base de datos queda almacenado en la ruta especificada de la siguiente forma:
3.2.6. Mdulo de Contabilidad

Este modulo permite tener acceso a la configuracin contable y generar todos los archivos contables para ser exportados a otro software, en la actualidad el sistema SWAT est integrado con el software contable llamado SYSCON.
3.2.6.1. Configuracin Contable

Para ingresar a la configuracin contable se debe acceder al men principal de contabilidad y luego a la opcin Servicios Configuracin contable
La primera vez que se accede a la configuracin contable se debe dar en la opcin Actualizar Reg Contables para que el sistema nos muestre las .
cuentas contables y luego dar en la opcin guardar
3.2.6.1.1. Pasos para configurar una cuenta contable.

Ingrese al men principal de contabilidad y luego a la opcin Servicios Configuracin contable
En la columna tipo de documento aparece el nombre de la cuenta contable. Se debe configurar solo las cuentas donde aparezca algo en descripcin contable. La columna cta subtotal se indica la cuenta a la que va el subtotal del valor de la transaccin de cada transaccin contable.
En la columna Cta Iva se define la cuenta donde quedara registrada el iva de la transaccin de cada movimiento contable.
En la columna Cta Total se define la cuenta donde quedara registrado el valor total de la transaccin de cada movimiento contable.
En la columna Cuenta Ingreso/Utilidad se ingresa la cuenta donde quedara registrado el valor de la utilidad de la transaccin de cada movimiento contable.
3.2.6.1.2. Pasos para generar informacin contable.

Ingrese al men principal de contabilidad y luego a la opcin Servicios Generar Archivos Contables
Seleccione el rango de fechas de las que quiere obtener la informacin contable.
Indique los tipos de documentos contables que de los cuales desea obtener informacin.
Oprima el botn Generar Informacin.
Por ltimo oprimir el botn guardar como, y escoger el nombre y el formato en el que se quiera salvar la informacin, y dar en el botn guardar.
3.2.7. Mdulo de Alertas y Mensajera

Este modulo permite configurar todas las alertas y la mensajera va correo electrnico de las operaciones del sistema.
3.2.7.1 Pasos para Configurar las alertas por correo electrnico.

Ingrese al modulo principal de alertas y mensajera, y luego a la opcin Servicios Alertas y Mensajera
Lo primero es seleccionar los servicios que queremos tener, hay 3 opciones: ENVIO DE CORREO CONTROL TOPE DE CAJA: Se enva un correo electrnico cuando la caja esta fuera de un rango establecido al momento del cuadre. ENVIO DE CORREO AL REALIZAR CAMBIOS EN LA CONFIGURACIN: Se enva un correo electrnico cuando se cambia la configuracin del sistema. ENVIO DE CORREO AL REALIZAR CUADRE DE CAJA: Se enva un correo cada vez que se cuadra la caja. Para seleccionar uno o varios servicios se debe marcar el check de dicho servicio.
Luego de seleccionar los servicios hay que configurar cada uno de ellos.
3.2.7.1.1 Pasos para Configurar los servicios de envo de correos

Digite el asunto que desea que aparezca en el correo enviado de dicho servicio, como ejemplo en el servicio de tope de caja pondremos SWAT ACV - CONTROL TOPE DE SALDO EN CAJA COMPRAVENTA DE PRUEBAS
Ingrese el nombre del destinatario al cual le llegaran las alertas al correo
Digite el correo del destinatario o el correo al cual van a llegar las alertas.
Luego describa el texto que quiere que contenga el mensaje de correo que sea enviado.
En el servicio Control Tope de caja se debe configurar el valor mnimo y el valor mximo en el que debe estar la caja, al momento que la caja se salga de este rango el sistema enviara la alerta al correo.
Luego vamos a configurar la informacin tcnica base para el envo de los correos.
ya que es la
En el correo del remitente ingrese la direccin del correo electrnico que el sistema va a utilizar como remitente (desde el cual se enviaran los correos), como ejemplo vamos a ingresar la direccin de correo pruebas@gmail.com
NOTA: el correo del remitente debe ser obligatoriamente un correo de gmail, de lo contrario no servir el envo de las alertas.
En el nombre del remitente se debe ingresar el nombre que deseamos que aparezca como remitente en el correo electrnico enviado, como ejemplo vamos a poner COMPRAVENTA DE PRUEBAS
En la casilla Smtp Usuario se debe ingresar solo el nombre de la direccin de correo del remitente, pero no la direccin completa, solo lo que aparece antes de llegar al @, retomando el ejemplo quedara asi: El correo del remitente es pruebas@gmail.com, quiere decir que el Stmp Usuario es pruebas.
En la casilla Smtp Contrasea se debe ingresar la contrasea del correo electrnico que vamos a utilizar como remitente. Luego damos a la opcin guardar.
Para comprobar lo que hemos configurado dar en la opcin Test Mail debe salir una ventana confirmando que la operacin fue exitosa.
En la cuenta de correo del destinatario tambin debe haber un correo electrnico confirmando que la prueba fue exitosa
3.2.8. Modulo de Control de Acceso

Este modulo permite tener un control estricto del horario laboral de los empleados, ya que por medio del lector de huella este modulo registra el momento exacto de entrada y salida de los mismos.
Para que el sistema detecte las huellas de los empleados es preciso crearlos como si fueran clientes (remitirse al paso 3.2.2.14.1).
3.2.8.1. Pasos para registrar el acceso

Abrir el modulo principal de acceso Colocar el dedo ndice en el lector de huella
En la parte inferior saldr un mensaje confirmando que la accin tuvo xito.
NOTA: se debe registrar el acceso al inicio y al final de la jornada laboral
3.2.8.2 Pasos para verificar el control de acceso

Ingrese al modulo principal de reportes, luego a la opcin Reportes Control de Acceso.
Para consultar el registro del control de acceso usted cuenta con varias opciones, las cuales se pueden relacionar para obtener un resultado. La columna fecha permite seleccionar los registros en un rango de fechas determinado, si se deja marcada la casilla todas el sistema mostrara los registros de todas las fechas.
La opcin cedula permite ingresar la cedula del usuario al que se desea verificar los registros
La opcin id de usuario permite seleccionar el usuario al que se desea verificar los registros.
Luego de elegidos los filtros se debe oprimir la opcin consultar sistema mostrara un informe de los registros de acceso.
, el
La diferencia de hora de registro en la misma fecha permite estimar el horario de trabajo del empleado.

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Manual de usuario SWAT ACV Administracin de Compraventas con pacto de Retroventa

Fecha Agosto de 2012

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3.2.1. Mdulo Informacin Bsica ........................................................................ 7 3.2.1.1 Men de Operaciones ................................................................................................. 8

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3.2.3.1.2 Caractersticas y operaciones de un Reporte ..................................................... 63

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3. SISTEMA SWAT ACV

3.2. Mdulos del Sistema

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3.2.1. Mdulo Informacin Bsica

Los maestros son genricos y funcionan de igual forma.

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3.2.1.1 Men de Operaciones

Maestro Tipo de Artculos:

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3.2.2. Mdulo Contratos 3.2.2.1. Accesos Directos por Cdigo de Barras

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Seleccione la opcin Ingreso de Contratos Nuevos

3.2.2.2.1. Pasos para crear un Contrato Nuevo

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Ingresar los datos del contrato:

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o Campo Serial: Nmero de serie para control interno.

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FORMATO DE CONTRATO HOJA.

FORMATO DE CONTRATO DE HOJA

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3.2.2.2.2. Pasos para capturar las fotos de los artculos

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3.2.2.2.3. Pasos para realizar una Retroventa

Ingresar el contrato que desea buscar, y luego presionar el botn Aceptar.

(Para el funcionamiento de la ventana de consulta, dirjase a la seccin asignada a dicha ventana.)

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Se habilitar la informacin correspondiente a la Retroventa:

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3.2.2.2.4. Pasos para modificar un Contrato activo.

Digite o seleccione el nmero de contrato y presione el botn Aceptar.

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