Sunteți pe pagina 1din 6

Procedura Procesul de aprovizionare

1 SCOP

Prezenta procedur are drept scop inerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea s fie conforme cu cerinele specificate i pentru a stabilii o metodologie de evaluare i de selectare a furnizorilor pe baza capabilitilor de a furniza produse conforme cu cerinele ENVICONS CITC.

DOMENIUL DE APLICARE
Prezenta procedur se aplic n ENVICONS CIT, pentru urmtoarele activiti: a) achiziionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea produselor, proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj. b) subcontractarea unor activiti i/sau servicii care afecteaz calitatea produselor, proceselor transferului tehnologic i serviciilor oferite de ENVICONS CIT. c) achiziionarea de echipamente, utilaje i materiale utilizate n activitatea de transfer, producie sau pentru inspecii i ncercri.

DEFINIII I PRESCURTRI

3.1 Definiii 3.1.1 Pentru scopurile procedurii sunt valabile definiiile coninute n referenialul SR EN ISO 9000:2006, SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITII. Principii fundamentale i vocabular 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.2.6 Prescurtri ENVICONS S.C. ENVICONS CONSULTING S.R.L. ENVICONS CIT Centrul De Informare Tehnologica ENVICONS CIT LFA LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI CEF Chestionar de evaluare a furnizorilor CA Comanda de aprovizionare NA Necesar de Aprovizionare

4
4.1 4.2 4.3 4.4 4.5

DOCUMENTE DE REFERIN
SR EN ISO 9000:2006, Sisteme de management al calitii. Principii fundamentale i vocabular SR EN ISO 9001:2001, Sisteme de management al calitii. Cerine Manualul calitii, cod: MC - ENVICONS CIT 01 Procedura: Elaborarea procedurilor SMC, cod: AC - PO 4.2.3/1 Procedura: Controlul nregistrrilor, cod: AC PS 4.2.4

DESCRIEREA PROCEDURII

5.1 Procesul de aprovizionare 5.1.1 nainte de lansarea unui contract, atunci cnd se ivete necesitatea efecturii unor achiziii, se stabilete necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce trebuie achiziionate, precum i serviciile sau lucrrile ce trebuie subcontractante. 5.1.2 n vederea aprovizionrii cu materii prime, materiale, componente, echipamentele, utilajele sau pentru subcontractrile de activiti sau de servicii - necesare pentru realizarea contractelor, ntocmete nregistrarea denumit NECESAR DE APROVIZIONARE, care conine cel puin urmtoarele informaii: - identificarea produselor, serviciilor sau lucrrilor ce trebuie aprovizionate/subcontractate;

- termenele de aprovizionare sau de finalizare a lucrrilor subcontractate; - subcontractanii poteniali; - condiii de calitate pentru produse, servicii, lucrri subcontractate; - condiii impuse pentru subcontractani; - ediiile aplicabile ale specificaiilor i desenelor (dac se apreciaz ca fiind necesar). 5.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de ENVICONS CIT sunt conforme cu cerinele specificate n NECESARUL DE APROVIZIONARE 5.1.4 ENVICONS CIT face aprovizionarea cu produse i servicii numai de la furnizorii inclui n Lista furnizorilor acceptai. 5.1.5 n ENVICONS CIT potenialii furnizori de materiale, de produse i / sau servicii sunt selectai i inclui n LFA n baza informaiilor pe care acetia le transmit prin completarea unui CHESTIONAR DE EVALUARE A FURNIZORILOR, lund n considerare i abilitatea acestora de a furniza materiale, produse i / sau servicii n concordan cu cerinele specificate. 5.1.6 Tipul i amploarea controlului aplicat asupra furnizorului i asupra materialelor, produselor i / sau serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora n timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit. 5.2 Informaii referitoare la aprovizionare 5.2.1 n baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE APROVIZIONARE; 5.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaii care descriu materialul, produsul/serviciul comandat, iar atunci cnd se consider necesar, cuprinde i: - identificarea complet i corect a materialului, produsului, serviciului, transferului tehnologic sau lucrrii subcontractante; - cerine pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor i echipamentelor; - cerine pentru calificarea personalului; - metode de recepie i criterii de acceptare; - cerine pentru sistemul de management al calitii. 5.2.3 nainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se asigura c datele coninute de acestea sunt corecte i complete. 5.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat 5.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE RECEPIE (numit prin decizie), n vederea asigurrii c produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiiile specificate. 5.3.2 n funcie de rezultatele evalurii furnizorilor se stabilete dac este necesar ca furnizorul s elaboreze i s implementeze un plan al calitii pentru produsul, procesul, transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea n cauz, sau dac sunt necesare anumite verificri efectuate de reprezentanii ENVICONS CIT la sediul furnizorului, pe fluxul de transfer i fabricaie al acestuia sau la final. 5.3.3 n vederea verificrii produsului/serviciului aprovizionat, n COMANDA DE APROVIZIONARE sunt precizate nelegerile referitoare la verificare i metoda de eliberare a produsului. 5.3.4 Tipul i aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat depinde de efectul acestuia n timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit. 5.3.5 n cazul n care se specific n contract, sunt precizate clauze de acces ale clientului sau ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dac produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiiile specificate 5.3.6 Documentele n baza crora se fac inspeciile i ncercrile la primire sunt, dup caz: proceduri de lucru, standarde i reglementri n vigoare, documente de aprovizionare care nsoesc produsele/serviciile aprovizionate 5.3.7 Stadiul produsului aprovizionat n raport cu cerinele de inspecie este identificat prin NOTA DE INTRARE-RECEPIE. 5.3.8 Rezultatul recepiei, este consemnat de Comisia de recepie n NOTA DE INTRARE-RECEPIE. Dac produsul este admis la recepie, este luat n primire pe baza aceluiai document. 5.3.9 Atunci cnd, din motive de urgen, produsul este utilizat nainte de verificare, acesta este identificat i nregistrat precis, n scopul permiterii rechemrii i nlocuirii sale n cazul constatrii ulterioare a strii de neconformitate fa de condiiile specificate. 5.4 Pstrarea produselor aprovizionate

5.4.1 Produsele aprovizionate se manipuleaz astfel nct s nu fie afectat calitatea sau caracteristicile funcionale ale acestora. 5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face n spaii corespunztoare, n magazii nchise, pe sortimente, conform cerinelor de fabricaie sau specificaiei de pe ambalaj. 5.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material i pe dimensiuni, astfel nct marcajele de identificare s fie uor vizibile.

6
6.1

RESPONSABILITI
Coordonatorul (Managerul) ENVICONS CIT aprob LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI aprob NECESARUL DE APROVIZIONARE aprob toate documentele de aprovizionare sau furnizare Resp. ec. - financiar, contabilitate avizeaz NECESARUL DE APROVIZIONARE avizeaz toate documentele de aprovizionare sau furnizare RMC ntocmete i actualizeaz (ine la zi) LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAI a ENVICONS CIT conduce evalurile furnizorilor particip la verificrile referitoare la aprovizionare sau furnizare. Responsabilul cu aprovizionarea ntocmete documentele de aprovizionare (mai puin NA) particip la evaluarea i selectarea furnizorilor urmrete derularea contractului sau comenzii de aprovizionare pstreaz nregistrrile referitoare la aprovizionare sau furnizare. Responsabilul de proiect/contract elaboreaz documentul NECESAR DE APROVIZIONARE analizeaz documentele de aprovizionare sau furnizare particip la evaluarea i selectarea furnizorilor, pentru contractul al crui responsabil este.

6.2

6.3

6.4

6.5

ANEXE

7.1 Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE (cu anexele REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI i REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI)

F.PO.7.4 - 1 APROBAT, Coordonator (Manager) ENVICONS CIT


_________________ (nume, prenume, semntur)

Anexa 7.1 AVIZAT, Resp. ec. - financiar, contabilitate,


__________________ (nume, prenume, semntur)

NECESAR DE APROVIZIONARE
Contract / PNCDI : ______________________ / ___________________ Comanda / etapa : ___________________ / ______________________
Produs, serviciu, lucrare, material etc. de aprovizionat
Nr. crt.

Cantitate de aprov.

Pre unitar

Valoare total

Termen de aproviz.

Furnizori poteniali

Condiii de calitate impuse pentru material, produs, serviciu, lucrare

Condiii impuse pentru furnizori

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Resp. ec. - financiar, contabilitate,


___________________ (nume, prenume, semntur)

Director/ Responsabil de proiect,


__________________ (nume, prenume, semntur)

Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1 APROBAT, Coordonator (Manager) ENVICONS CIT


_________________ (nume, prenume, semntur)

AVIZAT, Resp. ec. - financiar, contabilitate,


__________________ (nume, prenume, semntur)

Denumire proiect/serviciu:

Contract: __________/ Program: ____________; Comanda intern:_________ Etapa / Faza: ________/______ Poziie: (materiale /colaborri / dotri): ________________________________

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI


Se anexeaz la F.061. 1, Necesar de aprovizionare
Nr. crt. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Produs, serviciu, lucrare, material etc. de aprovizionat

Cantitate

Valoare total

Observaii

Se solicit avans lei: Se solicit plata facturii proforma anexate i avizate de noi, nr. Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la ncasarea facturii, din contul: NTOCMIT, Director proiect / Responsabil de contract: ________________________
(nume, prenume, semntur)

Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1 APROBAT, Coordonator (Manager) ENVICONS CIT


_________________ (nume, prenume, semntur)

AVIZAT Resp. ec. - financiar, contabilitate,


__________________ (nume, prenume, semntur)

Denumire proiect/serviciu:

Contract: __________/ Program: ____________; Comanda intern:_________ Etapa / Faza: ________/______ Poziie: (materiale /colaborri / dotri): ________________________________

____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________

REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELI


Nr. crt.

(factura fiscal, chitan fiscal, bon fiscal, nr.)

Document justificativ

Nr. crt. (produs,


serviciu, lucrare, material etc. de aprovizionat)

Furnizor

conform referatului pt. efectuare de cheltuielii

Valoare fr TVA

TVA

Valoare total

Observaii

1 2 3 4 5 TOTAL (lei) :
1. Avans ncasat: ............................................. (lei)

2. Diferen:

De primit: ............................................... (lei) De restituit: .......................................... (lei)

NTOCMIT, Director proiect / Responsabil de contract: ________________________


(nume, prenume, semntur)