CONTABILIDAD

1. OBJETIVO

Describir los procedimientos ms giles, confiables y legales que permitan el registro, contabilizaciones, conciliaciones bancarias, pago de impuestos, consolidaciones y anlisis de la informacin financiera del Grupo ICOLPAN, a travs de los balances de prueba, libros oficiales y notas contables, satisfaciendo el conjunto de necesidades especficas y las demandas de cada uno de los usuarios de la informacin. El presente Manual de Procedimientos contables, incluye todas las operaciones relacionadas con las actividades de caja menor, nomina, inventarios, facturacin, auditorias de cargue, declaracin y pago de impuestos, cartera, y contabilidad de la sede principal y dems sucursales. AVERIAS: dao que padecen las mercancas. BALANCE DE PRUEBAS: es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los dbitos y de los crditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen bsico de un estado financiero. CAJA MENOR: es una cantidad pequea de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo. CIERRE ANUAL: Es el proceso que consistente en cerrar o cancelar las cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance respectivas al finalizar un periodo contable. CONCILIACIONES BANCARIAS: Es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. CONSOLIDACIONES: Es una tcnica contable dirigida a elaborar unas cuentas anuales nicas que engloban los datos de un grupo de sociedades, sintetizando en una visin nica la situacin patrimonial, econmica y financiera correspondiente a las cuentas de diferentes empresas que estn interrelacionadas y constituyen un grupo empresarial. CONTABILIDAD: Se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio y la situacin econmica financiera de una empresa u organizacin, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la informacin, previamente registrada, de manera sistemtica y til para las distintas partes interesadas. FACTURACIN: Es un documento mercantil que refleja toda la informacin de una operacin de compraventa.

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

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IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD CREE: Es el impuesto que sustituye las contribuciones parafiscales que actualmente realizan todas las empresas que contratan trabajadores. INVENTARIOS: Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. IVA: El impuesto sobre el valor agregado o impuesto sobre el valor aadido es un impuesto indirecto sobre el consumo, es decir financiado por el consumidor final. LIBROS OFICIALES: Son aquellos obligatorios debidamente registrados, y deben estar conformados y diligenciados en forma tal que garantice su autenticidad e integridad. NOTAS CONTABLES: Es un documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen documentos internos especficos. NOMINA: En una empresa, la nmina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado, los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nmina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prest durante un cierto perodo de tiempo. RETENCION EN LA FUENTE: Es el simple cobro anticipado de un impuesto, que bien puede ser el impuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio. 4. CONDICIONES GENERALES 5. DESCRIPCIN PASO 1 2 3 4 5 6 5.1 GERENTE FINANCIERO (Diana) DESCRIPCION INICIO RESPONSABLE

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7 8 9 10 11 12 13 14 5.2 CONTADOR (Yerling) PASO 1 DESCRIPCION INICIO CREACIN Y ASIGNACIN DE PERMISOS PARA LOS USUARIOS DE SIIGO.
Cada vez que se requiera se crearn y asignaran los permisos respectivos a los usuarios del sistema contable en la ruta: SIIGO \ administracin \ parmetros \ parmetros generales \ registro de claves, as como la debida orientacin a cada uno de ellos. Adems se realizan la adicin de cuentas contables al PUC (plan nico de cuentas) por la ruta: SIIGO \ contabilidad \ administracin de cuentas contables \ apertura, creacin de ciudades por la ruta: SIIGO \ parametrizacin \ registro de ciudades, creacin de vendedores por la ruta: SIIGO \ ventas \ catlogo de vendedores \ apertura, creacin de productos con su respectiva actualizacin de precios por la ruta: SIIGO \ inventarios \ catlogos \ apertura de lneas y grupos \ productos, procesos de cierre anual por la ruta: SIIGO \ cierres anuales \ cierre anual \ ao y creacin de formas de pago y bloqueo de fechas por la ruta: SIIGO \ parametrizacin \ formas de pago- bloqueo de fecha.

RESPONSABLE

Contador

REVISIN DE CONTABILIZACIONES 3
Diariamente se revisa que las causaciones de compras, notas contables, notas bancarias, egresos, registros de caja menor y pago de clientes cumplan con los principios bsicos de contabilidad. Contador

CONTABILIZACIONES
Mensualmente son contabilizados los sobregiros bancarios por la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ N 1, depreciacin de activos fijos en la ruta: SIIGO \ activos fijos \ procesos \ depreciacin \ L010 para ser revisados y verificados con el informe ubicado en la ruta: SIIGO \ informes y consultas \ valor de activos fijos \ valoracin de activos discriminado ajuste y la labor educativa que es enviada por el jefe de talento humano para ser registrada en el sistema contable por la ruta: SIIGO \ interfaces \ importaciones \ Importacin contabilidad

Contador Jefe de talento humano

NOMINA 5
Mensualmente se realizan las siguientes actividades de nmina. Creacin de nmero de nmina mediante la siguiente ruta: SIIGO \ parmetros \ catlogos \ apertura tipos de nmina. Revisin de nmina: se verifica en la nmina impresa cada uno de los conceptos de

Contador Jefe de talento humano Jefe de finanzas

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ingreso y deduccin por cada uno de los empleados con sus respectivos anexos enviados por el departamento de talento humano para ser entregadas al jefe de finanzas para su revisin y contabilizacin del pago de nmina a travs de la siguiente ruta: SIIGO \ recursos humanos \ nomina \ procesos de nmina \ pago nomina \ se ingresa el n. de nmina a pagar. Contabilizacin de parafiscales y provisiones por la ruta: SIIGO \ recursos humanos \ nomina \ parafiscales provisiones, dicha informacin es descargada a Excel y son verificados el IBC (ndice base de cotizacin) y los porcentajes aplicados para parafiscales y provisiones.

REVISIN DE DECLARACIN DE IMPUESTOS

IVA Bimestralmente son enviados por parte de la auxiliar contable 1 los informes de las cuentas 24 y 41 para ser verificadas con las reportadas en el informe IVA y revisadas para que los valores de la cuenta 41 sean base del impuesto cuenta 24. A s mismo es revisado el informe del clculo del prorrateo para ver que este se encuentre conforme a lo contabilizado. Igualmente se verifica que los certificados de retencin en la fuente por IVA (Reteiva) sumen el valor descontado de IVA (informe de la 135517). Adems son verificados que los informes consolidados correspondan a lo contabilizado en el sistema contable en la ruta: SIIGO \ contabilidad \ informes financieros \ balance de comprobacin. Seguidamente estos informes son enviados al jefe de finanzas y revisor fiscal para revisin y aprobacin. Finalmente son llevados a la oficina de contabilidad de la UNAC para consolidacin, presentacin y generacin de comprobante de pago con ICOLVEN. RETENCION EN LA FUENTE Mensualmente en el informe de bases enviado por la Auxiliar contable 1 se verifica que estn bien practicadas las retenciones en la fuente teniendo en cuenta bases, atributos de los terceros, concepto de retencin y fecha, adems se revisa que el saldo del informe de retencin en la fuente corresponda al del movimiento general de cuentas de la cuenta 2365-2367, para luego ser entregados al jefe de finanzas y revisor fiscal para revisin y aprobacin. Finalmente son llevados a la oficina de contabilidad de la UNAC para consolidacin, presentacin y generacin de comprobante de pago con ICOLVEN. IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD CREE Mensualmente la auxiliar contable 1 enva un informe de bases de este impuesto en el cual se verifica que estn bien practicadas las retenciones en la fuente teniendo atributos de los terceros, tarifa a la que correspondan segn su actividad econmica y fecha y que el saldo del informe de retencin en la fuente corresponda al del movimiento general de cuentas de la cuenta 236570 03 -04 -05, para luego ser entregados al jefe de finanzas y revisor fiscal para revisin y aprobacin. Finalmente son llevados a la oficina de contabilidad de la UNAC para consolidacin, presentacin y generacin de comprobante de pago con ICOLVEN.

Contador Auxiliar contable Jefe de finanzas Revisor fiscal Contabilidad UNAC

REVISIN DE CONCILIACIONES BANCARIAS 7

Mensualmente son revisados que los saldos finales e iniciales coincidan en los contables y extractos bancarios junto con el formato de conciliacin enviado por cartera y verificar los pendientes para dar soluciones a estos para finalmente dar el visto bueno de las conciliaciones

Contador Jefe de cartera

ENTREGA DE INFORMACIN FINANCIERA

Director contable

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Mensualmente de acuerdo a los balances de prueba de Medelln, Bogot y Barranquilla se diligencia el formato que se enva a la Compaa de Alimentos ubicado en (H:) \ yerling \ estado financiero compaa de alimentos. Para finalmente ser enviados al jefe de finanzas y gerencia general.

Jefe de finanzas Gerente general

VERIFICACIN DE LA LIQUIDACIN DE INVENTARIOS

Mensualmente se supervisa que el conteo fsico se realice para verificar diferencias entre lo contado en fsico y el saldo en unidades enviados por el auxiliar contable 3 ubicados en la ruta: SIIGO \ inventarios \ saldos de inventarios \ saldos totales para ser evaluadas, analizando las entradas y salidas para encontrar la razn del faltante o sobrante y en caso de no tener una justificacin el responsable de la bodega la asumir, luego de hacer los ajustes pertinentes se realiza el costeo del inventario en la ruta: SIIGO \ administracin del costeo \ mensual (batch) y se revisan posibles inconsistencias en el proceso si las hay se ajustan para finalmente ser reportados al jefe de finanzas.

Contador Auxiliar contable Jefe de finanzas

RENOVACIN DE LA MATRICULA MERCANTIL 10

Anualmente se diligencia el formato de renovacin de matrcula en la pgina www.camarademedellin.com en el link renovacin virtual. En caso de no poder hacer la renovacin virtual se procede a comprar el formato en la cmara de comercio para diligenciarlo y entregarlo en sus oficinas. Contador

SOLICITUD DE HABILITACIN DE NUMERACIN DE RESOLUCIN DE FACTURACIN

Cada dos aos se realiza el trmite ante la DIAN para la expedicin y habilitacin de resoluciones de facturacin diligenciando el formato 1302 de la DIAN (Solicitud de Numeracin de Facturacin segn el requerimiento y necesidades de la industria hacindose firmar por el representante legal. Luego de diligenciarse es llevado a las oficinas de la DIAN para su aprobacin y expedicin de la resolucin o habilitacin de la misma. El original de la resolucin autorizada es llevada a las oficinas de contabilidad del grupo ICOLPAN y de la UNAC, guardndose una copia para posteriores cambios en el documento en la ruta: SIIGO \ contabilidad \ parmetros de documentos \ definicin de documentos \ F xxx y se cambia o actualiza el nmero de autorizacin DIAN, numeracin autorizada y fecha de autorizacin.

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Contador Contabilidad UNAC

CONSOLIDACIN DE BALANCES DE PRUEBA PARA GENERACIN DE LIBROS OFICIALES 12

Mensualmente se unen los balances de prueba de las ciudades de Medelln, Bogot y Barranquilla en la siguiente ruta: SIIGO \ contabilidad \ informes financieros \ balances de comprobacin, dicha informacin es almacenada y unida en Excel para presentar uno solo balance de prueba. Finalmente estos balances son entregados a la oficina de contabilidad de UNAC para generacin de libros oficiales y consolidacin con la informacin del colegio. Contador

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ELABORACIN DEL INFORME ANUAL PARA DECLARACIN DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Anualmente segn los ingresos del balance de prueba consolidado presentado para elaborar los libros oficiales son clasificados segn las actividades econmicas para aplicarles el

Contador

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porcentaje de impuesto segn la resolucin que publique el municipio. Este anexo es enviado a la oficina de contabilidad de UNAC quien se encarga de presentar la declaracin consolidada del grupo ICOLPAN e ICOLVEN

DILIGENCIAMIENTO DE ENCUESTAS DEL DANE

Anualmente el DANE enva al correo del contador de la entidad el requerimiento de diligenciar electrnicamente esta encuesta en la pgina web: www.dane.gov.co \ econmicas, donde es asignado un asesor quien es el encargado de brindar apoyo y direccin en el diligenciamiento de la encuesta; esta debe diligenciarse conforme los libros oficiales y guardando relacin al histrico de la encuesta. Contador

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5.3 AUXILIAR CONTABLE 1 (Marisol) PASO 1 DESCRIPCION INICIO CONCILIACIN DE PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL
Mensualmente se concilian las cuentas 2370 (salud-arp-icbf-ccf-sena) 2380 (pensin) almacenando en Excel el archivo de SIIGO de la ruta: SIIGO \ contabilidad \ informes financieros \ balance de comprobacin, junto con el informe de pago de seguridad social enviado al correo electrnico de la auxiliar contable 1 por parte de la oficina de secretaria financiera de la UNAC. Con esta informacin se termina de diligenciar el formato descargado y se incluyen all los pagos realizados efectivamente en cada fondo discriminando los que pertenecen a Medelln, sucursal Bogot y sucursal Barranquilla donde se hallan las diferencias y con esto se contabilizan los ajustes correspondientes por la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ documentos notas \ N-001. Con el informe enviado por parte de la oficina de secretaria financiera de la UNAC se distribuye cada empleado en su respectivo departamento y por sucursal y cada grupo por orden alfabtico adems con este archivo se realiza el debido registro contable en la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ documentos notas \ N-001 y finalmente es enviada la informacin correspondiente a cada sucursal.

RESPONSABLE

Auxiliar contable Secretaria de finanzas UNAC Administrador de sucursales

DECLARACIN DE IVA
Bimestralmente se realiza la declaracin de IVA almacenando en Excel la informacin de la ruta: SIIGO \ contabilidad \ informes y consultas \ terceros \ tercero por cuenta general (cuenta 24) de cada mes, con esta informacin se diligencia el formato IVA X bimestre del ao en curso por cada sucursal, el cual se diligencia copiando un formato de los ya elaborados en meses anteriores. Adems se descarga e imprime los balances de prueba de ingresos 41 y 42 e IVA 24 de cada mes por la ruta: SIIGO \ contabilidad \ informes y consultas \ cuentas contables \ balance de comprobacin, con esta informacin se contina el diligenciamiento del formato IVA X bimestre del ao en curso y se verifica la informacin all recopilada. Seguidamente se descarga un movimiento general de la cuenta 135517 Reteiva de cada mes: SIIGO \ contabilidad \ informes y consultas \ cuentas contables \ movimiento general de cuentas, para terminar de diligenciar el formato IVA X bimestre del ao en curso; el anterior reporte debe estar soportado con cada uno de los certificados de retencin expedidos por el retenedor. Al formato Tercero por cuenta general de los 2 meses ubicado en: SIIGO \ contabilidad \ informes y consultas \ terceros \ tercero por cuenta general se le calcula el porcentaje

Auxiliar contable Contador Revisor fiscal Contabilidad UNAC

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correspondiente a cada tercero segn valores de hoja PROR IVA TRANS que se encuentra en el archivo IVA X bimestre del ao en curso, con esta informacin se elabora la nota de prorrateo de IVA transitorio en la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ documentos notas \ N001, luego de culminar el registro se elabora otra nota contable reclasificando el saldo que quedo en cada una de las cuentas el IVA transitorio y se pasan al IVA descontable para que estas cuentas transitorias queden en cero por la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ documentos notas \ N-001 los cuales son impresos para verificar los saldos del balance de prueba de la cuenta 24 con respecto a la hoja IVA FINAL del formato IVA X bimestre del ao en curso seguidamente se transcribe la hoja IVA FINAL de cada sucursal en el formato IVA consolidado X bimestre del ao en curso ubicado en: (T):\ Mrestrepo \ IVA \ IVA (Medelln-Bogot-Barranquilla) las cuales son entregadas al contador y revisor fiscal para revisin. Luego de ser revisadas estas son enviadas al departamento de contabilidad de la UNAC para que sea presentado ante la DIAN y se emita el documento a cancelar y el departamento de contabilidad de la UNAC envan este documento para que se elabore el cheque para ser cancelado en bancos, finalmente luego de tener el documento sellado por el banco se archivan en la carpeta DECLAR. IVA # X. Nota: La informacin de Bogot se descarga del servidor P y la informacin de la sucursal Barranquilla es entregada por el auxiliar 2 encargado de la contabilidad de esta.

RETENCIN EN LA FUENTE
Mensualmente es descargado e impreso las bases gravadas de cada sucursal de las cuentas 2365 y 2367 ubicadas en: SIIGO \ contabilidad \ reportes tributarios \ certificado de retenciones \ bases \ bases de retencin \ detallado \ mes a realizar la retencin y los movimientos generales de las cuentas 2365 y 2367 de cada sucursal en la ruta: SIIGO \ contabilidad \ informes y consultas \ cuentas contables \ movimiento general de cuentas. Seguidamente estos informes son verificados y revisados con los soportes (facturas de compras efectuadas durante el mes que cumplan con las especificaciones exigidas por la norma) para ver que cumplan con las bases, porcentaje y dems requerimientos exigidos para efectuar la retencin en la fuente. Con la verificacin hecha se diligencia el formato RETENCIN EN LA FUENTE CONSOLIDADA ubicada en (T:) \ Mrestrepo \ RETENCION EN FTE \ retencin en la fuente consolidada (X mes) ao en curso. Estos informes son entregados al contador y revisor fiscal para revisin. Luego de ser revisado se enva al departamento de contabilidad de la UNAC para que sea presentado ante la DIAN y se emita el documento a cancelar, el departamento de contabilidad de la UNAC envan este documento con el cual se elabora el cheque para ser cancelado en bancos, luego de tener el documento sellado por el banco se archiva en la carpeta RETEFUENTE # X.

Auxiliar contable Revisor fiscal Contabilidad UNAC

IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD - CREE

Mensualmente se imprime las bases gravadas de cada sucursal de la cuenta 2366 de la ruta: SIIGO \ contabilidad \ reportes tributarios \ certificado de retenciones \ bases \ bases de retencin \ detallado \ mes a realizar la retencin y el movimiento general de la cuenta 2366 de cada sucursal en la ruta: SIIGO \ contabilidad \ informes y consultas \ cuentas contables \ movimiento general de cuentas. Posteriormente estos informes son verificados y revisados con los soportes (facturas de compras efectuadas durante el mes que cumplan con las especificaciones exigidas por la norma) para ver que cumplan con los requerimientos. Con estas copias se verifica que cumplan con los requerimientos. Con la verificacin hecha se diligencia el formato RETECREE X MES ao en curso ubicado en: (T:) \ Mrestrepo \ RETE CREE \ RETECREE SUC \ RETECREE X MES ao en curso. Seguidamente estos informes son entregados al contador y revisor fiscal para revisin. Luego de ser revisado se enva al departamento de

Auxiliar contable Contador Revisor fiscal Contabilidad UNAC

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contabilidad de la UNAC para que sea presentado ante la DIAN y se emita el documento a cancelar, el departamento de contabilidad de la UNAC envan este documento con el cual se elabora el cheque para ser cancelado en bancos, luego de tener el documento sellado por el banco se archiva en la carpeta IMPUESTO CREE # X.

CONTABILIZACIONES
Diariamente son registradas las facturas de importacin (proveedor- agencia de aduanas), cobros de ICOLVEN-UNAC, factura COOP-UNION para empleados, factura mensual de impuesto de industria y comercio, registro de compras efectuadas con tarjeta de crdito y dems ajustes contables correspondientes al periodo en las rutas: SIIGO \ documentos \ notas \ documentos notas \ N-001, SIIGO \ interfase \ importaciones \ contabilidad \ comprobantes contables, SIIGO \ documentos \ Registro de compras \ P-002-compras general y correccin en registros contables P-001, P-002, N-001, L-004, G-010, G-008, G003, G-002 y L-008 por la ruta: SIIGO \ Contabilidad \ Generacin de comprobantes \ Entrada de comprobantes.

Auxiliar contable

CAJA MENOR
Diariamente se maneja el efectivo correspondiente a la caja menor y se elabora la relacin en archivo de Excel ubicado en: escritorio \ cuadre de caja menor. Adems los pagos efectuados a los proveedores por caja menor se registran en: SIIGO \ documentos \ Comprobantes de egreso cheque \ G-010 CJ Menor efe. Al archivo de Excel impreso se le adjunta todas las facturas del cuadre de caja. Seguidamente se elabora el cheque para reposicin de caja menor en la ruta: SIIGO \ documentos \ Comprobantes de egreso cheque \ G-002 BCOLOMB 23. Estos documentos son entregados al Auxiliar de compras para ser contabilizados. Luego de ser contabilizados y revisados por el jefe de finanzas y Gerencia general son devueltos para ser archivados.

Auxiliar contable Auxiliar de compras Jefe de finanzas Gerencia general

PAGO A PROVEEDORES
Semanalmente se descargan los archivos del total de saldos morosos del sistema contable en la ruta: SIIGO \ Cuentas por pagar \ Saldos morosa-total \ Ordenado por nmero, estos archivos son revisados junto con las facturas que se encuentran con vencimiento en cartera para incluirlos en el archivo de la programacin semanal CUENTAS POR PAGAR ubicado en: (D:) \ Datos \ Marisol \ Escritorio \ Cuentas por pagar para luego ser impresas y entregadas al jefe de finanzas y gerente general para su aprobacin, seguidamente se archivan en la carpeta de facturas originales y se generan los cheques correspondientes para el pago de cada proveedor por la ruta: SIIGO \ documentos \ Comprobantes de egreso cheque \ G-0X BANCO. En los das Jueves en el horario 3.00 a 5.00 p.m.

Auxiliar contable Jefe de finanzas Gerencia general

5.4 AUXILIAR CONTABLE 2 SUCURSAL BARRANQUILLA (William) PASO 1 2 DESCRIPCION INICIO REGISTRO DE LA CONTABILIDAD DE LA SUCURSAL DE BARRANQUILLA
Diariamente se ingresa al sistema contable SIIGO las compras, los gastos enviados por la administracin de la sucursal de Barranquilla que deben venir autorizados por el jefe de ventas y el pago de clientes por las siguientes rutas respectivamente: SIIGO \ documentos \

RESPONSABLE
Auxiliar contable Administrador sucursales Jefe de ventas

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registro de compras \ P802 gastos BQ, SIIGO \ documentos \ notas \ documentos notas \ N801 NOTAS CONTAB y SIIGO \ documentos\ notas\ documentos L \ L821 pago cliente y por ltimo se archivan por facturacin mdulo de administracin y ventas.

NOMINA DE LA SUCURSAL DE BARRANQUILLA

Mensualmente la administracin de la sucursal de Barranquilla enva por correo electrnico la informacin de horas extras, o alguna novedad si es el caso y se realizan las actividades de creacin de nmina por la ruta: SIIGONOM \ nomina \ parmetros \ catlogos \ apertura tipos de nmina \ contabilizacin, captura de novedades en la ruta: SIIGONOM \ nomina \ manejo novedades \ captura de novedades \ captura de novedades generales en donde se ingresa cada tercero y se registran las horas extras y comisiones, segn el reporte de horas extras que entrega la administracin de Barranquilla y de comisiones del departamento de ventas, seleccionando el concepto respectivo de horas extras o comisiones. Seguidamente se realiza la liquidacin de nmina por la ruta: SIIGONOM \ nomina \ liquidacin de nmina \ liquidacin automtica de nmina y se descarga la liquidacin por la ruta: SIIGONOM \ nomina \ manejo de novedades \ informe de novedades \ planilla general para ser enviada al jefe talento humano para su verificacin, seleccionando la nmina y tipo dinmico. Para finalmente generar colillas de pago que son enviadas a la administracin de la sucursal del Barranquilla para realizar el pago respectivo por la ruta: SIIGONOM \ nomina \ procesos de nmina \ pago nomina \ se ingresa el no. de nmina a pagar y contabilizaciones de parafiscales y provisiones por la ruta: SIIGONOM \ nomina \ parafiscales provisiones. La cual se descarga a Excel y se verifica el IBC (ndice base de cotizacin) y los porcentajes aplicados para parafiscales y provisiones.

Auxiliar contable Administrador de sucursales Jefe de ventas Jefe de talento humano

INVENTARIO DE LA SUCURSAL DE BARRANQUILLA

Mensualmente se recibe el inventario de la toma fsica de la sucursal de Barranquilla enviado por la administracin, la cual se le verifica con el sistema contable por la ruta: SIIGO \ inventarios \ valorizacin de saldos \ valorizacin de saldos generales y si hay diferencias, estas son reportadas a la administracin de la sucursal para su anlisis y si no hay ninguna explicacin se procede a elaborar una factura cobrando dicha diferencia a la administracin de la sucursal. Seguidamente se procede a calcular los saldos en la ruta: SIIGO \ inventarios \ conteo fsico \ incorpora ajustes \ calcula saldos para luego gravar el conteo fsico por la ruta: SIIGO \ inventarios \ conteo fsico \ incorpora ajustes \ grava conteo. Luego se solicita al contador cerrar el conteo fsico 1 de Barranquilla para finalmente generar el costeo en la ruta: SIIGO \ inventarios \ administracin del costeo \ mensual batch \ ejecuta.

Auxiliar contable Administrador de sucursales

FACTURACIN DE LA SUCURSAL DE BARRANQUILLA 5

Diariamente se recibe el reporte de ventas para el siguiente da de la sucursal de Barranquilla, con los cuales se elaboran las respectivas facturas por la ruta: SIIGO \ documentos \ factura de venta \ f802 BO 20, seleccionando el cliente y los productos respectivos y finalmente se enva el reporte de los nmeros de facturas realizadas por correo electrnico a la administracin de la sucursal.

Auxiliar contable Administrador de sucursales

REGISTRO DE CONSIGNACIONES 6
Diariamente la administracin de la sucursal de Barranquilla enva el reporte de consignacin, las cuales son registradas para descargar la cartera respectiva y llevar un control de los clientes de modo que no se excedan los cupos de crdito por la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ documentos l \ L802 consig caja Auxiliar contable Administrador de sucursales

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LIQUIDACION DE PRIMAS, CESANTIAS, INTERESES A LAS CESANTIAS Y VACACIONES. 7

Semestralmente o anualmente se elabora un informe en una hoja de Excel dependiendo del tipo de prestacin con los parmetros legales establecidos para tal fin para luego ser enviado al departamento de talento humano para su revisin y posterior pago.

Auxiliar contable Jefe de talento humano

GENERACIN Y ENTREGA DE LOS REPORTES Y BASES GRAVADAS 8

Mensualmente se generan y entregan los reportes y bases gravadas del IVA, Reteiva, retencin, RETE-CREE, y consumo a la auxiliar contable 1 para hacer las respectivas declaraciones por la ruta: SIIGO \ contabilidad \ administracin de cuentas contables \ movimiento general y se escogen las cuentas respectivas y el periodo a generar para las bases en la ruta: SIIGO \ contabilidad \ informes oficiales \ certificados de retencin \ bases. Auxiliares contables

CONCILIACION
Finalizando cada mes se imprime la cuenta 13 de Medelln en SIIGO\contabilidad\administracin de cuentas contables\movimiento general\se selecciona la cuenta respectiva, y la 23 de la sucursal del Barranquilla en SIIGO\contabilidad\administracin de cuentas contables\movimiento general\se selecciona la cuenta respectiva, para realizar la respectiva conciliacin; si falta algo por registrar en uno de los dos reportes o en ambos se procede a registrarlo respectivamente para que quede igual.

Auxiliar contable

REGISTRO DE SEGURIDAD SOCIAL 10

Con el formato que enva cada mes el contador se comparan las cuentas respectivas 23702380 y se genera una nota contable registrando el pago contra la casa matriz y los respectivos ajustes si los hubiere. SIIGO\documentos\notas\documentos notas\ F2 documentos notas. Auxiliar contable Contador

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Mensualmente se archivan cada tipo de documento de la sucursal de Barranquilla en carpetas debidamente marcadas y de acuerdo a su consecutivo. Registro mensual de las facturas de telefona celular de la sede principal con un archivo plano en Excel en: (H:): \ wfl \ celulares que luego es cargado a la contabilidad por la ruta: SIIGO \ interfaces \ importacin contabilidad \ comprobantes contables seleccionando la ruta del archivo como texto delimitado por espacios. Registro diario de las facturas de compras de materia prima, servicios o compras generales de la sede principal enviadas por el jefe del departamento encargado con su respectiva orden, firmadas y selladas con la fecha correspondiente para luego proceder con su registro por la ruta: SIIGO \ documentos \ registro de compras \ p001- p002.

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Auxiliar contable Jefes de departamento

5.5 AUXILIAR CONTABLE 3 (Edwin) PASO 1 DESCRIPCION INICIO RESPONSABLE

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REGISTRO DE ORDENES DE PRODUCCIN

Diariamente los coordinadores de inventarios entregan el inventario de solicitud de producto terminado del da anterior en el formato con cdigo F-PD-12 versin 02 para planta 2 y cdigo F-PD-08 versin 04 para planta 1, el inventario es registrado en el sistema por la ruta: SIIGO \ documentos \ ensamble \ op panadera-op pastas op cereal- op bebidas (segn el caso) \ se escoge el producto a producir \ cantidad a producir \ fecha de op \ nit de inventarios y se revisan en cada caso las ordenes de produccin de panadera, pasta, cereal y bebidas con los registros que llevan los coordinadores de inventarios en la siguiente ruta: (M:): \ 1.000TON \ inventario panadera \ inventario bodega 1 2013 \ F-LI-07 Inventario de producto terminado \ solo lectura \ se revisa la hoja que necesite. Posteriormente se archiva en su respectiva carpeta. Cuando se presentan diferencias en el sistema se deben verificar las rdenes de produccin antes mencionadas que adems deben ser archivadas por consecutivo de acuerdo a la fecha. Si el margen de diferencia es muy alto se revisan todas las rdenes de produccin.

Auxiliar contable Coordinadores de inventario

REVISION DE LAS DEVOLUCIONES POR AVERIAS, Y VENTAS.

Semanalmente las devoluciones por calidad (Fechas vencimiento; material de empaque) entregadas por el jefe de logstica e inventario son registradas por la ruta: SIIGO \ documentos \ devolucin de factura \ avera calidad. Y cada vez que se requiera se registran las devoluciones por ventas (no era los productos solicitados, o fue facturada pero no entregada, conductor llego tarde a entregar mercanca), enviadas por el cliente en un documento firmado con sello y en despachos debe ser verificada antes del recibo y firmada por quien recibe, luego se ingresa al sistema contable por la ruta: SIIGO \ documentos \ devolucin de factura \ j1 \ y se descuentan las cantidades de la facturas correspondientes. Finalmente son archivadas.

Auxiliar contable Jefe de logstica e inventarios

REGISTRO DE REMISIONES POR DEGUSTACIONES Y CODIFICACIONES

Las remisiones entregadas por coordinadores de inventarios en el formato de nota de devolucin de ICOLPAN cdigo (NA), son verificados respecto a la siguiente informacin: el NIT del cliente- razn de la remisin (degustacin, codificacin, aniversario), sello del almacn y firma del jefe de departamento, si no cumple con algunos de estos requisitos se devuelve al encargado que firm, para luego ser registrados en el sistema contable por la ruta: SIIGO \ notas \ documentos notas \ H1 salida muestras \ se digita la fecha, NIT y cantidades con su respectivo precio (contado, crdito, Urab y residencial) y finalmente son archivados segn su consecutivo generado por el sistema contable. Auxiliar contable Jefe de logstica e inventarios Jefes de departamento

CAMBIOS MANO A MANO A CLIENTES

Los cambios mano a mano a clientes se realizan cada vez que se requiera para la ruta 325 centro, donde el vendedor encargado diligencia la siguiente informacin: nombre abreviado del cliente, NI, cdigo del producto a cambiar y cantidades con la firma del vendedor encargado. Esta informacin es guardada como papeles de trabajo y se realiza la respectiva devolucin en la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ documentos notas \ H3 salida mano a mano, se digita el cliente y cantidades a cambiar del producto, con el formato H 003 CAMBIO MANO A MANO emitido con copia para finalmente ser firmado y entregado al auxiliar de despacho para que siga su curso normal.

Auxiliar contable Vendedores Auxiliar de despacho

TOMA DE INVENTARIO FSICO DE MATERIA PRIMA.

Auxiliar contable Coordinadores de

CONTABILIDAD

Al final de cada mes se hace la toma del inventario de materia prima en el ltimo da hbil, en el formato de CONTEO FISICO BODEGA-NUMERICO ubicado en: SIIGO \ inventarios \ conteo fsico \ listado de saldos \ numrico \ bodega \ productos, despus de haber sacado toda la materia prima que se vaya a utilizar en ese da. Los formatos (Conteo fsico de: material de empaque, producto terminado y producto en proceso) ubicados en la ruta: SIIGO \ inventarios \ conteo fsico \ listado de saldos \ numrico \ bodega \ productos, son entregados a los coordinadores de inventarios y supervisor de planta 2, los cuales deben devolverlos el da siguiente despus de haber realizado el inventario firmado y con la fecha correspondiente.

inventarios

CONSOLIDACION DE TODOS LOS INVENTARIOS

Mensualmente se verifican que todas las bodegas (300,305,310,315,320,330,335,2,499) del sistema queden en cero al cierre de cada mes por la siguiente ruta: SIIGO \ inventarios \ administracin de bodegas \ saldos por bodega \ impreso \ numrico \ fecha de corte \ bodega (300,305, 499 calidad). Las planillas entregadas por los coordinadores de inventarios y supervisor de planta 2, son unificadas en un formato INFORME SALDOS DE INVENTARIO POR BODEGA bajado de SIIGO \ inventarios \ administracin de bodegas \ saldos por bodega \ impreso \ numrico \ con fecha de corte \ bodega 5002. En este formato se unifican todos los datos del inventario y se comparan con lo del sistema, para revisar las variaciones (documento por registrar o registro mal elaborado). Posteriormente se hace un conteo fsico en el sistema SIIGO \ inventarios \ listado de saldos \ numrico. Adicional se incorporan los ajustes SIIGO \ inventarios \ incorpora ajustes \ calcula saldos. Nota: la nica bodega que queda con todos los saldos es la 5002

Auxiliar contable

ENTRADAS OCASIONALES DE INVENTARIO 8

Cada vez que se requiera hacer un ingreso de productos (cambios mano a mano no entregados) se diligencia el formato E-005 ENTRADA-OCASIONAL ubicado en: SIIGO \ documentos \ notas \ documentos notas \ E 005 entrada ocasional. Auxiliar contable Vendedores

ARCHIVO DE FACTURAS
Diariamente las facturas de contado enviadas por el cajero y semanalmente las facturas a crdito enviadas por el jefe de logstica e inventarios se organizan de menor a mayor en carpetas de 500 verificando antes que estn firmadas y selladas; en caso de encontrar alguna inconformidad se informa al cajero o jefe de logstica para aclarar las irregularidades existentes. Auxiliar contable Cajero Jefe de logstica e inventarios

5.6 FACTURADOR (Liderman) PASO 1 DESCRIPCION INICIO FACTURACIN

Diariamente las rdenes de compra o formato pedidos de crdito cliente varios panadera con cdigo F-VE-03 versin 1, pedidos diario de crdito pasta y leche con cdigo F-VE -03 versin 01, ubicado en: (H:) \ SGI \ procesos \ ventas \ formatos \ F- VE-03 relacin de despacho consumo pastatitalica y soya pac y el formato relacin de despacho consumo panadera (N\A) enviadas por el departamento de venta al correo electrnico son facturadas

RESPONSABLE

Facturador Jefe de ventas

CONTABILIDAD

por la siguiente ruta del sistema contable: SIIGO \ documentos \ facturacin de ventas. Despus de generadas las facturas se les adjunta las ordenes de pedido (si la tiene). Adems se relacionan cada una de las facturas dependiendo del cliente en el formato planilla de entrega ubicado en: (H:):\ Eliecer \ relacin gana gana \ planilla entrego seco m,j,s. planilla de entrega seco l,m,v. y el formato crdito y otros ubicados en: escritorio\relacin de factura logstica

SISTEMA MOVIL
Diariamente la informacin almacenada en el software SISTEMA MOBIL ubicado en: (C:) \ Sistema Mobil \ MobilN \ SofAdmMobile.exe se extrae del sistema mobil por la ruta: Extraer db mobil \ Generar interf (extrayendo la zona que se est trabajando), esta informacin se almacena automticamente en la carpeta con nombre interf ubicada en: (C:) \ Sistema Mobil \ MobilN \ BdDatos \ Interf \ CrgSig1a la cual se le modifica con el nombre de la zona que se est trabajando y se almacena en la ruta: (H:) \ interf. Esta informacin se ingresa al sistema contable en la ruta: SIIGO \ interfaces \ importaciones \ importacin contabilidad \ comprobantes contable y se digita la ubicacin del archivo correspondiente. Seguidamente se verifica el valor de la caja que muestra el sistema en la ruta: SIIGO \ contabilidad \ administracin de cuentas \ movimiento general con la colilla que entregan los vendedores. Luego se procede a descargar la informacin de inventario que se va a trasladar a cada mquina por la siguiente ruta: SIIGO \ interfase \ exportaciones \ exportaciones de inventario \ saldos por bodega \ digitar la zona a descargar; esta informacin se almacena automticamente en el formato IN09400E ubicado en: (S:) \ SIIWI01, este formato es almacenado en otra car peta ubicada en: (U:) \ mobil \ Config \ ORIG1_INT y se actualiza la informacin cambiando el nombre por ORIG1_SALD_ACTL. Seguidamente se ingresa al software del sistema mvil en la ruta: (C:) \ SistemaMobil \ MobilN \ SofAdmMobile.exe. y se generan bases de datos de la ruta que se desea cargar a la terminal o mvil. Las colillas de liquidacin precargue, inventarios, devolucin, son archivadas en sobres de manila con el nombre correspondiente de la zona y por mes, y las facturas son archivadas en carpetas AZ por zona con su respectivo consecutivo de menor a mayor.

Facturador Vendedores

INFORME DE SISTEMA MOVIL

Diariamente se realiza el informe de sistema mvil en Excel en el formato InformesSistema_Mobil, actualizando la informacin para ser enviadas por correo electrnico al jefe de logstica e inventarios, jefe de ventas, jefe de finanzas, jefes de produccin, gerente general, jefe de cartera, y jefe de control de calidad.

Facturador Jefe de logstica e inventarios Jefe de finanzas Jefes de produccin Jefe de mantenimiento general Jefe de cartera Jefe de control de calidad Jefe de cartera

REVISIN DE CONTABILIDAD DE BARRANQUILLA 5

Semanalmente los registros contables de la sucursal de Barranquilla entregados en fsico por el auxiliar 2 son verificados con los soportes, los cuales son firmados y enviados al auxiliar 2 para ser archivados segn su documento y consecutivo. Facturador Auxiliar contable

REVISION DE AUDITORIAS DE CARGUE 6

Diariamente se revisan las auditorias de inventario de cada vehculo realizado por los auxiliares de despacho quienes diligencian y envan esta informacin en el formato auditoria

Facturador Auxiliares de despacho

CONTABILIDAD

de cargue con cdigo: F-CT-04 versin- 01. Adems al fin de cada mes son liquidados cuantos vehculos fueron auditados por cada auxiliar para generar su respectivo pago.

FACTURACION SUCURSAL BOGOTA Diariamente se entregan por parte del departamento de ventas rdenes de compra de supertiendas olmpica bogota, las cuales son facturadas en SIIGO BOGOTA por la siguiente ruta: \ documentos \ facturacin de ventas\ F 006 F. BTA. COMP.
Finalmente se realiza una relacin de las facturas y se envan al correo electrnico a la persona encargada de administra Bogot y se imprime una para el departamento de logstica.

5.7 CAJERO (Claudia manosalve) PASO 1 DESCRIPCION INICIO CUADRE DE CAJA MANUAL
Diariamente se organizan, clasifican y suman todos los documentos en el formato Excel cuadre de caja ubicado en: Escritorio \ Cuadre de caja diario \ mes y ao en curso entregados el da anterior por cada uno de los vendedores ya sean gastos de ruta o descuentos, luego estos documentos son enviados y cambiados por dinero a caja menor para ser consignados en el banco. Adems se suman todos los ingresos entregados por cada ruta y algunos ingresos de facturas de crdito, para ser relacionadas en el mismo archivo.

RESPONSABLE

Cajero Vendedores Auxiliar contable

REGISTRO DE RECIBOS DE CAJA 3

Diariamente se registran los recibos de caja por cada ruta, respaldado con el soporte de relacin de billetes y monedas firmadas por cada uno de los vendedores y soporte contable de los pagos de clientes, entregados en el formato R1 ubicados en la ruta: SIIGO \ documentos \ recibos de caja \ r 001 recibo caja, adems los recibos son archivados en una carpeta por mes y consecutivo. Cajero Vendedores

ELABORACION DE NOTAS DE CAJA 4

Mensualmente se elaboran las notas de caja (registro de labor educativa, salarios pagado por caja, horas trabajadas por el personal, registro de pago de seguridad social en efectivo) enviadas en fsico por el jefe de talento humano y se registran en el formato L-011 ubicado en la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ F 1 documentos L \ L-011 notas cajas. Y finalmente son archivadas en una carpeta por su consecutivo. Cajero Jefe de talento humano

REGISTRO DE CONSIGNACIONES ENVIADAS AL BANCO 5

Diariamente el dinero a consignar en el banco es entregado a la persona encargada, el cual debe entregar el soporte de la misma para ser registrado en el formato L-002 en la ruta: SIIGO \ documentos \ notas \ F 1 documentos L \ L-002 consignacin, las cuales son archivadas en la misma carpeta de los recibos de caja segn la fecha. Cajero Jefe de finanzas Gerencia general

CONTABILIDAD

RECIBO DEL DINERO DE LOS VENDEDORES, COBROS DE CREDITO Y OTROS

Diariamente el dinero entregado por auto venta se liquida con la colilla de liquidacin del sistema mvil y se registra en el formato de uso interno del grupo ICOLPAN relacin de billetes y monedas con cdigo F-116, el cual debe tener la firma del vendedor responsable y el del cajero como recibido. Seguidamente el original es archivado junto con la colilla segn la fecha para ser anexados al recibo de caja. Adems el dinero recibido de los clientes de crdito y otros se les realiza el recibo de caja en el formato R1 ubicados en la ruta: SIIGO \ documentos \ recibos de caja \ r-001 recibo caja, firmando el soporte de lo entregado y finalmente son archivados en la carpeta correspondiente por mes y consecutivo. Cajero Vendedores

5.8 JEFE DE CARTERA PASO 1 DESCRIPCION INICIO PLANIFICACIN Y ACTUALIZACIN DEL SUBPROCESO
Anualmente o cuando la gerencia general o la Directora Contable lo solicite, el jefe de cartera revisa los documentos asociados al control de cartera y realiza las modificaciones necesarias derivadas de cambios de objetivos, de actividades o de procedimientos, con el fin de mejorar continuamente el control de la cartera y enva las modificaciones al coordinador del SGC para su actualizacin y control de los documentos.

RESPONSABLE

Jefe de cartera Director contable Gerente general Coordinador de calidad.

CREACIN DE CLIENTES, ESTUDIOS Y APROBACIN DE CRDITOS

De acuerdo con el tipo de cliente: contado, crdito, cadenas, distribuidor, etc, el jefe de cartera recibe los formularios diligenciados de los vendedores o Jefe de ventas y dems requisitos expuestos en el formulario correspondiente , as: Clientes de Contado: F-VE-01, fotocopia de la cedula de ciudadana o RUT. Clientes de Crdito, cadenas, distribuidor, etc.: F-VE-02, fotocopia de la cedula de ciudadana, fotocopia del RUT, registro de cmara de comercio, copia de los dos ltimos extractos bancarios, referencias bancarias, referencias comerciales. Luego con la ruta: SIIGO \ contabilidad \ administrador de terceros \ apertura, digitando los campos requeridos. La informacin crediticia la verifica el jefe de cartera en la central de riesgos, as como las referencias comerciales y bancarias; solicita al jefe de finanzas y general la autorizacin para el cupo mximo de crdito, plazos de pago, y tipo de descuentos, si los tiene, entregando constancia por escrito. En caso de que el cliente sea aprobado, el jefe de cartera notifica al cliente y al jefe de ventas por escrito. Cuando el cliente no sea aprobado, el jefe de cartera informa al cliente la negativa a su solicitud de crdito, pero no se desactiva para atenderlo bajo la modalidad de contado y se le devuelve la documentacin. Para realizar la actualizacin de datos por negociaciones o acuerdos comerciales, el jefe de ventas debe entregar el formulario diligenciado sobre dicha negociacin F-VE-10 acuerdo comercial ubicado en: (H:) \ calidad \ SGI original \ 1. SGI Icolpan \ 2. ventas \ formatos

Jefe de cartera Vendedores Director contable Gerente general Jefe de Ventas

SEGUIMIENTO Y COBRO DE LAS FACTURAS DE CRDITO

Jefe de cartera, mensajero-cobrador,

CONTABILIDAD

La jefe de cartera revisa las facturas de crdito, verificando que estn firmadas por el cliente, y se archivan siguiendo el consecutivo. En caso de que falten facturas, verifica si fue recibida por el cliente, segn informacin de logstica y se reimprime. Si no est firmada como recibida se anula del sistema contable. Tambin realiza el seguimiento de la cuenta de cada cliente, obteniendo un estado de cuenta del sistema contable a travs de la ruta SIIGO \ cuentas por cobrar \ estado de cuenta \ informe. Con esto se evala para cuando es el vencimiento de cada factura, o cuantos das de vencida lleva cada factura y as realizar el respectivo cobro. Los cobros a realizar, los registra el respectivo encargado del cobro (asistentes y/o jefe de cartera), en el sistema contable a travs de la ruta SIIGO \ gestin de recaudo \ administracin de seguimiento \ seguimiento. Al finalizar de verificar los cobros a realizar, se informa al mensajero-cobrador, mediante el mismo reporte del seguimiento de los cobros, determinando los clientes que debe visitar para realizar el respectivo recaudo. Con el recaudo, el mensajero debe realizar una relacin de cobros al jefe de cartera o a la asistente de crdito, sobre el recaudo de los cobros, quienes deben transmitir esta informacin al sistema contable, mediante la ruta SIIGO \ gestin de recaudo \ administracin de seguimiento \ marca seguimientos como ejecutados y dar por ejecutado el cobro del cliente. Para el cliente que no ha cancelado, se sigue realizando la gestin de cobro llamando, visitando y renegociando y de igual manera se contina realizando seguimiento a la cartera pendiente. Si el cliente no cumple con el convenio de acuerdo con la negociacin, se le advierte telefnicamente de que ser reportado a la central de riesgo. Si el incumplimiento del cliente persiste, se hace efectivo el reporte jurdico, y el jefe de cartera enva por correo electrnico la informacin del cliente moroso, utilizando el programa data conversor y se encarga de gestionar el cobro jurdico. Facturas. Estados de cuenta. Reporte de seguimiento. Reporte a central de riesgo

cajero.

SEGUIMIENTO Y COBRO DE LAS FACTURAS DE CRDITO A CORTO PLAZO

La Jefe de cartera contado debe estar pendiente que de acuerdo con la negociacin con el cliente suministrada por ventas, se realicen los pagos, generalmente a los 8 das de entregado el pedido o segn acuerdo previo. De acuerdo con el listado de los clientes de corto plazo de crdito, obtenido bajo la ruta SIIGO \ cuentas por cobrar \ manejo de clientes \ informe de clientes, se baja a Excel y se filtran los clientes por das de pago a 8 das, se va al estado de cuenta de cada cliente mediante la ruta SIIGO \ estado de cuenta \ informe, observando los que estn pendientes por pago. El transportador debe cobrar el dinero a la siguiente entrega del pedido, tramitando el correspondiente recibo de caja por dicha factura pendiente. Facturas , Listado clientes credi-contado, Recibos de caja

Jefe de cartera/ Cajero

ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS
Registro de pagos de la UNAC: la jefe de cartera realiza los registros de las transferencias bancarias a travs de notas crdito as: SIIGO \ documentos \ notas \ F 1 documentos L \ L 021 pago clientes. Para los almacenes de crdito y cadenas, revisa la pgina Web de cada cliente, baja los informes de pagos y los registra en el sistema contable de igual manera. Conciliacin de pagos de las sucursales: el jefe de cartera imprime los estados de cuenta de cada una y procede a conciliar. Si existen diferencias se reporta a los gerentes de sucursales para que realicen la verificacin correspondiente. Archivo de remisiones de sucursales: el Jefe de cartera contado y la jefe de cartera, revisan, valoran y registran mensualmente el cobro a la sucursal correspondiente, a travs de la ruta: SIIGO \ documentos\ notas \ documentos notas \ N 04 cruce.

Jefe de cartera Coordinador de calidad Facturador Jefe de logstica. Vendedor

CONTABILIDAD

Atencin a clientes, transportadores y vendedores: todo el personal atiende las inquietudes o problemas que se presentan habitualmente: apertura de clientes, mantenimiento de clientes (cambios en la informacin), dudas de despachos o facturacin, revisin de cuentas de los transportadores, etc. Mantenimiento de la cartera depurada: el jefe de cartera analiza que la cartera de cada cliente no presente irregularidades, atrasos de pagos, errores de cruces de pagos, etc. Informe de los clientes a Data crdito: Hasta el diez de cada mes, se baja la cartera de los clientes que se le informa a Data crdito, diligenciando los campos requeridos, generar el archivo, abrir la pgina de Data crdito y enviar el archivo generado. Solicitud de los Certificados de Retencin por IVA y Retencin en la Fuente Al final de cada bimestre, llamar a los clientes o enviarles correo, solicitando el certificado de Retencin por IVA y al final de ao, solicitar el certificado de Retencin en la fuente.

6. REGISTROS
Cdigo Proceso Nombre Responsable Clasificacin Ruta Tiempo de retencin Conser vacin Acceso