UNIVERSIDAD DE CRDOBA

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

CDIGO: PGDC-001 VERSIN: 04 EMISIN: 14/05/2013 PGINA 1 de 10

NDICE

1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. CONTENIDO 4.1 Generalidades 4.2 Polticas de Operacin 4.3 Descripcin del Procedimiento 4.3.1 Elaboracin, Modificacin o Retiro de Documentos del SIGEC 4.3.2 Solicitud de Copia Controlada de Documentos del SIGEC 4.3.3 Solicitud de Adopcin de un Documento de referencia al SIGEC 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 6. REGISTROS 7. CONTROL DE CAMBIOS 8. ANEXOS Elaborado por Cargo Revisado por Cargo Aprobado por Cargo Diana Carina Martelo Barrios Lder Proceso de Gestin de la Calidad Diana Carina Martelo Barrios Lder Proceso de Gestin de la Calidad Everaldo Montes Montes Representante de la Alta Direccin Firma: Firma: Firma:

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1. OBJETIVO Establecer las directrices para elaborar, ajustar, aprobar, actualizar y controlar los documentos utilizados para la realizacin de actividades del Sistema Integral de Gestin de la Calidad de la Universidad de Crdoba. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los documentos de los procesos del SIGEC (Procedimientos, Instructivos, Manuales y Otros), de la Unidad Administrativa Especial de Salud y a los Documentos de Referencia utilizados en las Actividades del Sistema Integral de Gestin de la Calidad de la Universidad de Crdoba. 3. DEFINICIONES SIGEC - Sistema Integral de Gestin de la Calidad de la Universidad de Crdoba: Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de la Universidad de Crdoba. Administrador Documental: Es el funcionario responsable de realizar el mantenimiento y control de los documentos (cdigos, cambios solicitados, distribucin, disposicin, listados maestros, documentos obsoletos) del Sistema Integral de Gestin de la Calidad. Son funciones del Administrador documental las siguientes: Informar al Coordinador del SIGEC sobre las actualizaciones que deban hacerse a la documentacin para que se tomen las medidas necesarias. Revisar la estructura de los documentos del SIGEC; ya que estos deben estar acorde al Instructivo para la Edicin de Documentos. Identificar y recolectar los documentos obsoletos y las copias controladas de los documentos. Distribuir las copias controladas de los documentos al personal autorizado. Verificar el funcionamiento y actualizacin de la documentacin del Sistema Integral de Gestin de la Calidad. Aprobacin: Autorizacin de la aplicacin de un documento. Correccin: Eliminacin de errores de impresin, lingstica y errores semejantes en el texto publicado de un documento. Coordinador del SIGEC: Es el Lder del Proceso de Gestin de la Calidad. Apoya a los dems lderes de los procesos en las actividades del SIGEC. Es el vnculo con la Alta Direccin. Copia Controlada: Es una restriccin a la reproduccin de un documento, la cual solo es viable con la aprobacin del responsable de dicho documento. Documento: Informacin y su medio de soporte que puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, fotografa o muestra patrn o una combinacin de stos.
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Documentos de Referencia: Son todos los documentos escritos en formato impreso o electrnico que se aplican para la ejecucin de las actividades del procedimiento sirviendo de base y apoyo para la orientacin de la adecuada ejecucin de estas tareas. (Este tipo de documentos pueden ser libros, manuales, resoluciones, leyes, normas, de origen interno o externo de la Universidad). Documento Obsoleto: Documento que ha perdido su vigencia y no es aplicable en el desarrollo de los procesos o actividades del Sistema Integral de Gestin de la Calidad de la Universidad de Crdoba. Listado Maestro: Relacin de todos los documentos que componen el Sistema Integral de Gestin de la Calidad de la Universidad de Crdoba. Modificacin: Introduccin de los cambios que se consideren necesarios en cuanto al fondo y forma de un documento. Procedimiento: Describe de forma clara e inconfundible los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una serie de operaciones secuencialmente establecidas en un proceso, que da como resultado final un producto o un servicio. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Representante de la Direccin: Persona designada por la Alta Direccin quien, con independencia de otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad de: Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el Sistema Integral de Gestin de la Calidad. Informar a la alta direccin sobre el desempeo del SIGEC y de cualquier necesidad de mejora. Promover la toma de conciencia de los requisitos del cliente en todos los niveles de la Universidad de Crdoba. 4. CONTENIDO 4.1 Generalidades Los documentos como fuente de informacin del Sistema Integral de Gestin de la Calidad que posee la Universidad, deben ser controlados con la finalidad de garantizar un buen uso de estos. El control de documentos inicia con el Instructivo para la Edicin de Documentos IGDC-001, el cual asegura la legibilidad y la identificacin de estos. Para facilitar este procedimiento se utiliza el formato Listado Maestro de Documentos FGDC-002 que permite el control de stos, con relacin a: Actualizacin y vigencia Conservacin Recuperacin Ubicacin Los Registros son un tipo especial de documentos; los cuales se controlan segn los lineamientos definidos en el Procedimiento Para el Control de Registros PGDO-007.
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4.2 Polticas de Operacin Los lderes con el equipo de mejoramiento deben efectuar revisiones como mnimo cada seis (6) meses a su proceso con el fin de elaborar o actualizar los documentos del SIGEC. Cada proceso debe asignar a un funcionario como Gestor de Calidad, el cual entre otras funciones, es el encargado de la actualizacin y mantenimiento de procedimientos y formatos del Proceso al que pertenece. Todos los documentos del SIGEC actualizados y aprobados estn publicados en la pgina Web de la Universidad de Crdoba, exceptuando aquellos formatos que por requerimiento explcito del lder de Proceso no deban estar de acceso permanente a todo el pblico. Con el fin de contribuir a la conservacin de los recursos, se deben evitar las impresiones de los documentos del SIGEC, salvo los formatos que se requieran para la operacin del proceso. En caso de que sea necesaria la impresin de algn Procedimiento, sta ser realizada por el Coordinador de Calidad y entregada al lder del proceso. El Administrador Documental debe registrar las copias controladas en el Listado Maestro de documentos FGDC-002. El lder del Proceso de Calidad asigna para cada proceso del SIGEC un funcionario de la Unidad de Desarrollo Organizacional y gestin de la Calidad que ser el responsable de asesorar el proceso en la elaboracin, modificacin o eliminacin de Documentos. El Representante de la Alta Direccin ante el SIGEC aprueba los procedimientos y manuales. Los Instructivos, Registros y Formatos son aprobados por el Coordinador del SIGEC. Los documentos que no estn identificados con el sello de Copias Controladas o de Documentos Obsoletos; son documentos no controlados del Sistema Integral de Gestin de la Calidad de la Universidad de Crdoba, por lo tanto no se actualiza a quien lo posea por cambios de versin. 4.3 Descripcin del Procedimiento 4.3.1 Elaboracin, Modificacin o Retiro de Documentos del SIGEC Pasos 1 Responsable Funcionario Administrativo o Docente Descripcin Identifica la necesidad de Elaborar, Modificar o Eliminar un Documento interno del Sistema Integral de Gestin de la Calidad y la comunica al Gestor de Calidad del proceso al que pertenece el Documento. Proyecta y revisa el Documento a elaborar, modificar o eliminar, ajustndolo a los lineamientos establecidos en el Instructivo para la Edicin de Documentos IGDC-001. 2 Gestor de Calidad Ingresa al Software Control de Documentos en la pgina web del SIGEC y selecciona la opcin Solicitudes del men Administracin, selecciona la opcin crear solicitud, escoge el proceso al cual pertenece y el tipo de solicitud: a) Si es Solicitud de Elaboracin: describe la justificacin de la solicitud, el tipo de documento, el ttulo del documento, una
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Pasos

Responsable

Descripcin descripcin breve del documento, adjunta el archivo digital. Adjunta el archivo escaneado del Acta de Equipo de Mejoramiento en la cual conste que el Documento se construy y socializ ante las partes que intervienen en l. En caso de ser un formato debe diligenciar adems: responsables de diligenciarlo, lugar de archivo, medio de archivo, tiempo de archivo y su disposicin de acuerdo a lo establecido en el Procedimiento para el Control de registros PGDO-007. Y selecciona la opcin agregar. b) Si es Solicitud de Modificacin: describe la justificacin de la solicitud, elige el documento a modificar, adjunta el nuevo archivo digital y selecciona la opcin agregar. Adjunta el archivo escaneado del Acta de Equipo de Mejoramiento en la cual conste que el Documento se modific y socializ ante las partes que intervienen en l. c) Si es Solicitud de Eliminacin: describe la justificacin de la solicitud, elige el documento a eliminar y selecciona la opcin agregar. Adjunta el archivo escaneado del Acta de Equipo de Mejoramiento en la cual conste que la decisin de eliminacin se socializ ante las partes que intervienen en l. Ingresa al Software de Control de Documentos Revisa y analiza con el Equipo de Mejoramiento del Proceso la pertinencia de la Elaboracin, modificacin o eliminacin del documento en la mejora del Proceso, a) Si Aprueba: Si considera pertinente realiza observaciones al documento. Selecciona la opcin Visto Bueno. b) No aprueba: Digita en la justificacin la razn por la cual no se aprueba el documento, si considera pertinente sube el documento modificado con las recomendaciones y selecciona la opcin rechazar. Fin del Procedimiento. En caso de considerarlo pertinente analiza en conjunto con el equipo de mejoramiento utilizando el Formato para las correcciones, acciones correctivas, preventivas y de mejora FGDC-007 la causa(s) de la elaboracin, modificacin o eliminacin del documento, diligencia Acta de Reunin de Equipo de Mejoramiento FGDC-010 y enva copia a la Unidad de Desarrollo Organizacional y Gestin de la Calidad.

Lder del Proceso/ Director UAES

Si el documento es un formato, instructivo u otro documento contine en el siguiente paso, si es un procedimiento o un formato Una vez descargado o impreso este documento se considerar una copia no controlada, por favor asegrese en el sitio http://web.www3.unicordoba.edu.co/es/calidad/documentos que sta es la versin vigente.

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Responsable contine en el paso 5.

Descripcin Ingresa al Software de Control de Documentos

Asesor de Proceso/ c) Si Aprueba: Si considera pertinente realiza observaciones al Funcionario del documento. Selecciona la opcin aprobar. Proceso de Gestin de la Calidad d) No aprueba: Digita en la justificacin la razn por la cual no se aprueba el documento, si considera pertinente sube el documento modificado con las recomendaciones y selecciona la opcin rechazar. Fin del Procedimiento. Ingresa al Software de Control de Documentos. Revisa las solicitudes para revisin y descarga el documento. Revisa el documento, teniendo en cuenta lo siguiente: - El Documento debe estar estructurado segn los lineamientos definidos en el Instructivo para la Edicin de Documentos IGDC-001. - El Documento debe estar acorde con los objetivos del SIGEC y de la Universidad. a) Si el documento no cumple con las condiciones mencionadas o requiere correcciones de forma: sube el documento modificado con las recomendaciones, selecciona la opcin rechazar, justificando la decisin tomada. Fin del Procedimiento. b) Si no requiere correcciones selecciona la opcin aprobar. Si el documento es un procedimiento o un Manual sigue al paso 6. Si el Documento es un formato, instructivo u otro documento: Debe revisar las solicitudes para aprobacin a) Si el documento no cumple con las condiciones mencionadas o requiere correcciones de forma: sube el documento modificado con las recomendaciones, selecciona la opcin rechazar, justificando la decisin tomada. Fin del Procedimiento. b) Si no requiere correcciones selecciona la opcin aprobar. En caso de que el documento sea un formato, Instructivo, Matriz de Caracterizacin, Indicador o Mapa de riesgos queda inmediatamente aprobado. Sigue en el Paso 7.

Revisa la pertinencia de la Elaboracin, modificacin o eliminacin del documento en la mejora del Proceso que asesora,

Coordinador del SIGEC

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Pasos

Responsable

Descripcin Ingresa al Software de Control de Documentos, revisa las solicitudes para aprobacin y descarga el documento.

a) Si el Representante de la Direccin ve la pertinencia del Representante de la Documento en la mejora del proceso y est acorde con los objetivos de la Universidad y del SIGEC, selecciona la opcin aprobar y realiza Direccin observaciones en caso que lo considere necesario. b) Si no lo aprueba, el Representante de la Direccin selecciona la opcin rechazar describiendo en la Justificacin la razn de la Decisin tomada. Fin del Procedimiento Ingresa al Software de Control de Documentos, revisa las solicitudes para publicacin selecciona el documento, le asigna cdigo de acuerdo al Listado Maestro de Documentos FGDC-002, descarga el documento le asigna cdigo y fecha de emisin en su encabezado de acuerdo al Instructivo para la edicin de documentos IGDC-001, sube el documento al software de control documental y selecciona la opcin publicar. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Administrador Documental

4.3.2 Solicitud de Copia Controlada de Documentos del SIGEC Pasos Responsable Descripcin Identifica la necesidad de obtener una Copia Controlada de un Documento del SIGEC. Funcionario Diligencia Solicitud de elaboracin, modificacin o retiro de 1 documentos y adquirir una copia controlada FGDC-001, y la enva al Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad. Estudia la Solicitud de elaboracin, modificacin o retiro de documentos y adquirir una copia controlada FGDC-001. Coordinador del Si la solicitud es oportuna, la aprueba y la enva al Administrador 2 SIGEC Documental. Si la solicitud es negada comunica al funcionario de la decisin tomada. Entrega Copia Controlada al funcionario solicitante. Actualiza Listado Maestro de Documentos FGDC-002 Administrador 3 Archiva la Solicitud de elaboracin, modificacin o retiro de Documental documentos y adquirir una copia controlada FGDC-001 en el Archivo de Gestin del proceso Gestin de la Calidad FIN DEL PROCEDIMIENTO

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4.3.3 Solicitud de Adopcin de un Documento de referencia al SIGEC Pasos 1 Responsable Funcionario Descripcin Identifica la necesidad de adoptar un Documento de Referencia a un Procedimiento, Instructivo o Manual. Diligencia Solicitud de elaboracin, modificacin o retiro de documentos y adquirir una copia controlada FGDC-001 y se la comunica al Lder del Proceso. Estudia aplicabilidad de la solicitud. Si la solicitud es Pertinente la aprueba, de lo contrario la rechaza. Comunica al Funcionario solicitante la decisin tomada y enva solicitud al Proceso de Gestin de la Calidad Si la solicitud es oportuna, la aprueba y enva al Proceso de Gestin Legal donde se actualiza el Normograma Institucional. Actualiza la Matriz de caracterizacin, lleva copia controlada al Proceso solicitante y la publica en la pgina WEB de la Universidad. FIN DEL PROCEDIMIENTO

2 3 4

Lder del Proceso Coordinador del SIGEC Administrador Documental

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Referencia No aplica 6. REGISTROS No Cdigo Nombre Responsable Lugar de Archivo Archivo de Gestin Medio de Archivo Tiempo de Archivo Disposicin Fecha de Emisin Breve Descripcin Ente que expide la Norma

Solicitud de Elaboracin, Actualizacin y/o retiro de FGDC-001 documentos y adquirir una copia controlada

Funcionario

Fsico

1 Ao

Destruccin

FGDC-002

Listado maestro de Documentos

Administrador Documental

Archivo de Gestin Archivo de Gestin

Electrnic o Fsico y/o Electrnic o

N.A

N.A

Formato para las correcciones, acciones FGDC-007 correctivas, preventivas y de mejora

Servidor Pblico

1 ao

Eliminacin

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No 4

Cdigo FGDC-010

Nombre
Acta de Reunin de Equipo de Mejoramiento

Responsable Equipos de mejoramiento

Lugar Medio de de Archivo Archivo Archivo Fsico y/o de Electrnic Gestin o

Tiempo de Archivo 1 ao

Disposicin Eliminacin

7. CONTROL DE CAMBIOS VERSIN No DESCRIPCIN DEL CAMBIO FECHA DE EMISIN DEL DOCUMENTO ANTERIOR

EL Procedimiento para el Control de los Documentos desde su elaboracin ha tenido 2 cambios de versin, por primera vez el 10 de febrero de 2007 y la segunda vez el 20 de Noviembre de 2007. 15 de Septiembre de 2010 Para la actual versin se le cambi la codificacin del Proceso de Gestin de la Calidad de PPLA-001 a PGDC-001, por lo que el Documento empieza nuevamente en versin 1. Se incluye lo concerniente a la aprobacin de los documentos de la Unidad Administrativa Especial de Salud. Se establece que los Documentos de los Laboratorios de la Universidad de Crdoba son aprobados por el Coordinador del respectivo laboratorio, previa revisin del Coordinador del 07 de Marzo de 2011 SIGEC. Se modifican los pasos para la elaboracin, modificacin y eliminacin de Documentos teniendo en cuenta la aplicacin diseada para el Control de los Documentos. Se incluye que el representante de la Alta Direccin es el responsable de aprobar los manuales del SIGEC ratificndolo en el Paso 5 del procedimiento. Se agrega que no sern publicados en pgina web de la Institucin, los formatos que el lder de proceso identifique que no es pertinente que el pblico tenga acceso permanente 16 de Diciembre de 2011 a ellos. Se agrega que si el documento es un formato, indicador u otro documento debe ser revisado por un funcionario asesor de calidad, una vez el lder de proceso le ha dado visto bueno en el aplicativo para el control de documentos. Se cambia la denominacin de Gestor Documental por Gestor de Calidad. Se incluye en el paso 2 que adems de adjuntar el documento a elaborar, modificar o eliminar, el gestor de 10 de Agosto de 2012 Calidad debe adjuntar el Acta de Equipo de Mejoramiento escaneada en la cual conste que el Documento se construy y socializ ante las partes que intervienen en l.

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8. ANEXOS No aplica

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