Material de EstudoINSS2009VersaoFinal

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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA

Concurso: MPS / INSS 2009 Banca CESPE
Matria auxiliar de estudo:
Conceitos Fundamentais: Classificao Organizao Arquivos Correntes Protocolo - Procedimentos administrativos Tcnicas de Arquivamento Regras de Alfabetao
Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista
Braslia, Dezembro de 2009
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Material de estudo elaborado e organizado por Euler Frank Lacerda Barros. Pode ser livremente utilizado. Contato: eulerfrankprofessor@gmail.com
2 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.1 Arquivo: Conceito

Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. Lei 8.159 - 8 de janeiro de 1991
Para entendermos o conceito de Arquivo, devemos antes conhecer TRS conceitos bsicos: INFORMAO, SUPORTE e DOCUMENTO. INFORMAO : Idia, Mensagem ou Conhecimento SUPORTE: Meio no qual a informao est registrada DOCUMENTO: toda informao registrada em um suporte material
INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO
DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou recebidos. Isto significa que so ACUMULADOS dessa forma. Produzidos ou Recebidos = Acumulados
DICA LEGAL: ARQUIVO - Termos e significados - ACERVO - Conjunto de Documentos - Mobilirio (mvel) para guarda documento - Local onde o acervo guardado - rgo ou Instituio Arquivstica que tem o objetivo de guardar os documentos
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3 1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo
Funo do Arquivo: Guardar e organizar os documentos, tornando-os disponveis as informaes mantidas sob sua guarda. Finalidades do Arquivo: Servir a Administrao e Servir a Histria
DICA LEGAL: Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAO
1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca
Arquivo:
conjunto
de
documentos
CRIADOS
ou
RECEBIDOS
(ACUMULADOS) por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.
Biblioteca: o conjunto de material, em sua maioria impresso e NO produzido pela instituio em que est inserida. Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos por meio de COMPRA, DOAAO ou PERMUTA.
Arquivo Objetivo Formas de ingresso dos Funcional Produo Recebimento Biblioteca Cultural Compra Doao Permuta Quantidade de exemplares de cada documento Forma de acumulao de Orgnica Coleo nico exemplar Numerosos exemplares
documentos na instituio
documentos
DICA LEGAL: O Arquivo tem finalidade funcional. Preservam as informaes que evidenciam o funcionamento da instituio ao longo do tempo.
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4 DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituio.
DICA LEGAL: A Biblioteca tem finalidade essencialmente cultural guardar informaes para estudo. Seus documentos so acumulados por meio de compra, doao ou permuta.
1.4 Classificao dos Arquivos
Os Arquivo podem ser classificados em 4 TIPOS. Segundo o(a): Entidade Mantenedora: (Pblico ou Privado) Natureza dos documentos: (Especial ou Especializado) Estgio de Evoluo: (Corrente, Intermedirio e Permanente) Extenso de sua atuao: (Setorial ou Central)
1.4.1 Entidade Mantenedora: Podem ser Pblico ou Privado Pblico: rgos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirios, nas esferas Federal, Estadual, Municipal e do DF. Tambm so considerados pblicos os Arquivos das Fundaes Pblicas e Empresas Pblicas. Privado: So aqueles mantidos por instituio de carter particular. Ex: arquivo do Bradesco, Arquivo das Lojas Renner, arquivo da TV Braslia.
DICA LEGAL: Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos,
Institucionais, Comerciais, Pessoais ou Familiares. Sobre isso devemos lembrar que os institucionais, comerciais, pessoais ou familiares devem ser entendidos como Arquivos Privados.
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5 1.4.2 Natureza dos documentos: Podem ser Especiais ou Especializados Especiais: So arquivos em que os documentos cuja forma fsica (suporte) exija cuidado especial, diferenciado, por causa da sua preservao ou manuseio. Especializados: So aqueles que mantm em sua guarda documentos de determinada rea do conhecimento.
DICA LEGAL: Arquivos Especiais: Relacionado a forma fsica do documento, relacionado ao suporte do documento. Ex: Foto, Filme, Negativo, Microfilme. Arquivos Especializados: Relacionado a assunto especfico, relacionado a uma rea do conhecimento. Ex: Arquivo Mdico, Arquivo Cartogrfico, Arquivos de Engenharia.
1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente
Arquivo Corrente: So os Arquivos que guardam os documentos mais novos e mais utilizados pela instituio. No Arquivo Corrente os documentos possuem grande freqncia de uso, possuem fim administrativo.
Arquivo Intermedirio: So os Arquivos que guardam os documentos menos utilizados pela instituio. No Arquivo Intermedirio os documentos possuem baixa freqncia de uso, mas ainda possuem fim administrativo.
Arquivo Permanente: So os Arquivos que guardam os documentos que, j tendo cumprido seu fim administrativo, sua funo administrativa, agora so preservados, conservados, pelo seu valor histrico para Instituio. DICA LEGAL: Estgio de Evoluo
C orrente I ntermedirio P ermanente

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DICA LEGAL: Arquivo Corrente a fase em que os documentos so criados; - Nesta fase os documentos tramitam bastante e so muito consultados; - Os arquivos correntes se localizam nos prprios setores que produzem/recebem os documentos (Arquivos Setoriais) ou em locais prximos a estes (Arquivo Central/Geral). No caso de optarem por arquivo central, este ser no protocolo. (Marilena Leite Paes)
DICA LEGAL: Arquivo Intermedirio a fase em que os documentos ainda tm valor administrativo mas so pouco consultados; - Permite que os setores otimizem seu espao; - No h necessidade de serem conservados prximos aos setores; - Nesta fase, os documentos aguardam sua destinao final (eliminao ou guarda permanente); - tambm chamado de limbo ou purgatrio.
DICA LEGAL: Arquivo Permanente a fase em que os documentos j perderam seu valor administrativo e so guardados pelo seu valor histrico, probatrio ou informativo; - Os documentos desta fase JAMAIS sero eliminados.
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1.4.4 Extenso de sua atuao: Podem ser Arquivos Setoriais ou Centrais Arquivos Setoriais: So aqueles instalados no setores que utilizam os documentos, onde ficam os documentos do uso do dia a dia. Arquivos Centrais/Gerais: So aqueles localizados fora do local de trabalho, e acumulam em um nico local, documentos de provenientes dos diversos setores da instituio, de forma centralizada. Segundo a teoria arquivistica, o setor utilizado o setor de Protocolo
DICA LEGAL: No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio
DICA LEGAL: No confundir Arquivo Central com Fase Intermediria ou Arquivo Intermedirio
DICA LEGAL: Arquivo Setorial um Arquivo descentralizado possui o seu. Cada setor de trabalho
DICA LEGAL: Arquivo Central um Arquivo Centralizado, recebem os documentos correntes dos diversos setores da instituio. Quando se adota o sistema Central, a unidade/setor o Protocolo.
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1.5 Classificao dos Documentos
Os documentos de Arquivo possuem a seguinte Classificao Gnero Espcie / Tipologia Documental Forma Formato Natureza do Assunto
1.5.1
Gnero Podem ser: 7 Escritos ou Textuais Iconogrficos Sonoros Filmogrficos Informticos ou digitais Cartogrficos Microgrficos
DICA LEGAL: Documentos escritos ou textuais Documentos cuja informao esteja escrita ou textual e impressa. Ex.: Contrato, atas, relatrios, certides
DICA LEGAL: Documentos iconogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: Fotografia, negativos, diapositivos(slides), desenho e gravuras
DICA LEGAL: Documentos sonoros Documentos cuja informao esteja em forma de som/audio. Ex.: Escuta telefnica, discurso gravado em fita cassete _____________________________________________________________________
9 DICA LEGAL: Documentos filmogrficos Documentos cuja informao esteja em forma de imagem em movimento (com ou sem som). Ex.: Pelculas filmogrficas, filmagens, vdeos
DICA LEGAL: Documentos informticos ou digitais Documentos gravados em meio digital e que, por isso, necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Ex.: Arquivo em MP3, Arquivo do Word
DICA LEGAL: Documentos cartogrficos Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: Mapas e Plantas
DICA LEGAL: Documentos microgrficos Documentos em microformas. Ex.: Microfilmes e microfichas
1.5.2
Espcie/Tipologia documental Espcie a denominao que se d ao aspecto formal de um documento, as instituies possuem diversas espcies, ex.: Ofcio, memorando, declarao, certido. Tipologia documental a denominao que se d quando reunimos determinada espcie funo ou atividade que o documento ir exercer. Ex.: Declarao de Imposto de Renda, Certido de nascimento. DICA LEGAL: Espcie e Tipologia documental Espcie Contrato Alvar Certido Tipologia Contrato de locao Alvar de funcionamento Certido de nascimento
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10 1.5.3 Forma classificao relacionada quanto forma do seu estgio de preparao do documento. So as formas documentais: Rascunho ou Minuta; Original e Cpia.
1.5.4
Formato Denomina-se formato de um documento o seu aspecto fsico, independente da informao nele registrada. So formatos documentais, a Ficha, livro, caderno, pergaminho.
1.5.5
Natureza do assunto Em relao Natureza dos assuntos, os documentos so classificados como OSTENSIVOS ou SIGILOSOS
DICA LEGAL: Ostensivo = ordinrio a classificao dada ao documento cuja divulgao no prejudica a administrao. O documento ostensivo pode ser de livre conhecimento.
DICA LEGAL: Sigiloso Documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito.
Decreto 4.553/2002
O Documento classificado como sigiloso ser diferenciado pelo GRAU DE SIGILO. So 4 os graus de sigilo. DICA LEGAL: Grau de Sigilo 4 GRAUS Ultrassecreto Secreto Confidencial Reservado
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11 Ultrassecretos: Assuntos que requerem excepcinal grau de segurana e cujo teor s devem se do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Secreto: Assuntos que requerem alto grau de segurana e cujo teor podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio, so autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
Confidencial: Assuntos que, embora no requeiram alto grau de segurana, seu conhecimento por pessoa no autorizada pode ser prejudicial a um individuo ou criar embaraos administrativos.
Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.
Organizao do Arquivo
No momento em que uma organizao toma a deciso de organizar seu arquivo, necessrio que seja realizada uma campanha de sensibilizao a toda empresa, envolvendo os diversos nveis hierrquicos, com o objetivo de envolver todos no projeto. A organizao do Arquivo de uma instituio ocorre em quatro etapas: DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS 4 ETAPAS 1 Levantamento dos dados 2 Anlise dos dados coletados (diagnstico) 3 Planejamento 4 Implantao e acompanhamento
2.1 Levantamento dos dados Nessa fase necessrio realizar o estudo, o exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas. necessrio, nessa fase, conheecer os dados relativos aos documentos que circulam na instituio.
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DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento necessrio conhecer, analisar, estudar: Normas, organogramas, estatuto, regimento Gneros documentos ( textual, iconogrfico, sonoro, etc..) Espcies mais freqentes ( ofcio, relatrio, fatura, projeto, eto..) Modelos e formulrios em uso Quantidade e estado de conservao do acervo Mtodos de Arquivamento utilizados Existncia de registro e protocolo Mdia de arquivamento dirio Controle de emprstimo e consulta Existncia de normas e manuais de arquivo
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Levantamento necessrio conhecer, tambm: Quantidade de servidores no arquivo, formao profissional e escolaridade Quantidade de equipamento, modelo e estado de uso Situao fsica do arquivo ( rea ocupada, luminosidade, umidade, tipo de proteo contra incndio e outros sinistros)
2.2 Anlise dos dados coletados Nesta fase com base nos dados coletados no levantamento, ser feito o DIAGNSTICO sobre a real situao do arquivo. com base nesse diagnstico ir propor as alteraes, modificaes necessrias. O Diagnstico dever indicar os pontos de atrito, as falhas existentes na instituio quanto ao uso dos arquivo.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise de dados Elaborao do DIAGNSTICO
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13 2.3 Planejamento nesta fase que ser elaborado o PLANO ARQUIVISTICO. Ele definir a posio do arquivo na estrutura do rgo, os servios, as normas e todo recurso necessrio para o bom funcionamento. DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Planejamento Dever considerar: Posio do arquivo na estrutura do rgo Centralizao ou descentralizao do Arquivo Mtodo de arquivamento Normas de funcionamento Qualificao de recursos humanos Instalaes e equipamentos Constituio de Arquivos intermedirio e permanente Recursos financeiros necessrios e os disponveis
2.4 Implantao e Acompanhamento nessa fase que o que foi planejado ser colocado em prtica, ser executado, ser implantado. nessa fase que as orientaes e normas descritas no MANUAL DE ARQUIVO sero implantadas na instituio.
DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Implantao e Acompanhamento Implantao e acompanhamento e controle de tudo que foi planejado Implantao das orientaes descritas no Manual de Arquivo O Manual de arquivo dever ser sempre revisto, atualizado quando necessrio
Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades
A Arquivologia adota a Teoria das 3 idades ou Ciclo Vital dos documentos para classificar os estgios ou fases pelas quais passam os documentos dentro uma instituio. (Corrente, Intermedirio e Permanente) _____________________________________________________________________
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1 idade 2 idade 3 idade
C I P
Corrente Intermedirio Permanente
DICA LEGAL: Arquivo de 1 idade = Arquivo Corrente Alto grau da freqncia de uso Documentos em curso Necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho Serve a Administrao
DICA LEGAL: Arquivo de 2 idade = Arquivo Intermedirio Baixo grau da freqncia de uso No necessitam estar prximos aos usurios/setores de trabalho A permanncia nessa fase transitria Aguardam destinao final Tambm conhecido por limbo ou purgatrio Serve a Administrao
DICA LEGAL: Arquivo de 3 idade = Arquivo Permanente Documentos que no possuem valor de natureza administrativa, mas que so conservados pelo seu valor histrico Permitem conhecer a Histria da Instituio Revelam a origem e constituio da Instituio Serve a Histria
3.1 Valor do Documento
O documento s guardado, preservado pela instituio, porque possui algum valor. Esse valor pode ser Administrativo ou Histrico. A Arquivologia denomina o valor administrativo como VALOR PRIMRIO. _____________________________________________________________________
15 A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO.
DICA LEGAL: Valor Primrio = Valor Administrativo Dar suporte/apoio s atividades da instituio um valo temporrio Em determinado momento o valor administrativo ir acabar Todo documento nasce com valor administrativo Finalidade: Servir a Administrao
DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico Documento que perdeu seu valor administrativo, mas adquiriu valor histrico Serve de fonte de pesquisa para terceiros e ou para prpria instituio Finalidade: Servir a Histria
DICA LEGAL: Valor Secundrio = Valor Histrico O documento que possuir valor secundrio poder ser recolhido ao Arquivo permanente O documento de valor secundrio JAMAIS poder ser eliminado
1 idade 2 idade 3 idade
C I P
Corrente Intermedirio Permanente
Valor Primrio
Valor Secundrio
3.2 Prazo de Guarda dos Documentos
O Prazo de guarda dos documentos o perodo em que o documento deve ser mantido nos arquivos corrente e intermedirio.
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16 O Prazo de guarda vincula-se determinao do valor do documento, de acordo com seguintes fatores: Freqncia do uso das informaes contidas nos documentos Existncia de leis ou decretos que regulem a prescrio legal dos documentos (prazo prescricional) Existncias de outras fontes com as mesmas informaes (documentos recapitulativos) Necessidade de guarda de documentos por precauo, em virtude das prticas administrativas (prazos precaucionais)
3.3 Destinao Final dos Documentos Todo documento, seguindo o ciclo vital, dever ao final ser encaminhado sua destinao final. A destinao final do documento ir ocorrer no momento em que ele perder seu valor administrivo/valor primrio.
DICA LEGAL: Destinao Final dos Documentos Eliminao: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, no apresentar valor histrico Guarda Permanente: Quando o documento que perdeu o valor administrativo, apresentar valor histrico
3.4 Tabela de Temporalidade de Documentos o instrumento resultante da etapa de avaliao dos documentos. ela, a tabela de temporalidade, que determina o prazo de guarda dos documentos nas fases corrente e intermedirio, bem como indica a destinao final (eliminao ou recolhimento para guarda permanente).
A tabela de temporalidade ser elaborada pela CPAD - Comisso Permanente de Avaliao de Documentos ou Comisso de Anlise de documentos. Dever ser composta por: Arquivista ou pessoa responsvel pela guarda dos documentos, autoridade administrativa que conhea a estrutura e funcionamento, profissional da rea jurdica, financeira e profissionais ligados ao campo do conhecimento de que tratam o documentos avaliados. _____________________________________________________________________
17 Ex: Tabela de Temporalidade

Cdigo Assunto Prazo de Guarda Corrente 002 Planos e projetos de trabalho 022.11 Cursos internos 5 anos 5 anos Intermedirios 9 anos Destinao final Guarda Permanente Guarda Permanente 024.1 024.2 Folha de pagamento Escala de Frias 5 anos 7 anos 95 anos Eliminao Eliminao Microfilmar Observao
A partir dos dados apresentados na tabela acima, podemos verificar a existncia de QUATRO situaes.
002 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente. 022.11 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser recolhido ao Arquivo Permanente. 024.1 O documento foi criado na fase corrente, cumpre seu prazo de guarda nessa fase, posteriormente ser transferido para o Arquivo Intermedirio, onde cumprir seu prazo de guarda, cessada essa fase ele ser eliminado. 024.2 O documento foi criado na fase corrente, cessada essa fase ele ser eliminado sem passar pela fase intermediria.
DICA LEGAL: Transferncia e Recolhimento Transferncia: a passagem dos documentos da fase corrente para a intermediria Recolhimento: a passagem dos documentos das fases corrente e intermediria para a fase permanente
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Mtodo de Arquivamento Arquivamento conjunto de operaes destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O mtodo de Arquivamento corresponder forma que os documentos sero armazenados, visando a sua localizao futura.
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Horizontal Os documentos so dispostos uns sobre os outros Indicados para Arquivo Permanentes e para documentos de grandes dimenses como planta, mapa e desenho
DICA LEGAL: Acondicionamento - Arquivamento Vertical Os documentos so dispostos um atrs do outro em gaveta ou estantes Indicado para Arquivo Corrente, agiliza a busca e a localizao dos documentos
Os Mtodos de Arquivamento, em relao ordenao podem ser divididos em DOIS grandes sistemas: DIRETO e INDIRETO. DICA LEGAL: Direto e Indireto DIRETO: A busca do documento feita diretamente no local onde est guardado INDIRETO: aquele em que, para se localizar o documento necessita antes concultar um ndice ou um cdigo busca do documento feita diretamente no local onde est guardado
Os mtodos mais comumente utilizados so os seguintes
Mtodo Alfabtico Mtodo Numrico ( Simples, Cronolgico ou Digito Terminal) Mtodo Geogrfico
Mtodo Ideogrfico _____________________________________________________________________

19 4.1 Mtodo Alfabtico um mtodo direto, no exige a adoo de ndice para que o documento seja localizado. A busca se d diretamente no documento.
DICA LEGAL: Mtodo Alfabtico Utiliza um nome existente no documento Utiliza todas as letras do nome, para diferenciar documentos que comeam com a mesma letra
Exemplos: 1- A empresa XYZ, ao organizar a pasta funcional de seus empregados, utilizou o mtodo alfabtico(organizao a partir dos nomes dos empregados). Para tanto, foram organizados os seguintes nomes:
Qual seria a ordem correta?

I Alfredo Maia Rodrigues II Severino Alves dos Santos Jnior III Joaquim Pereira da Boa Morte IV Mauricio Soares Filho V Maria Alves Villas Boas VI - Fernanda Moreira Aguiar
a) I VI III V IV II b) VI V IV II III I c) II V I VI III IV d) VI III I II IV V e) I II III IV V - VI
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3.1.1 Regras de Alfabetao O Arquivamento de nomes obedece a algumas regras, chamadas regras de alfabetao, que so as seguintes:
DICA LEGAL: Nome de Pessoas Fsicas Considerar o ltimo sobrenome, depois o prenome.
Exemplo: Ariovaldo Dias Furtado Frank Menezes Gilberto Alves Resende Otaclio Guedes Marques Arquivam-se:
Resende, Gilberto Alves Menezes, Frank Marques, Otaccio Guedes Furtado, Ariovaldo Dias
OBS: SOBRENOMES IGUAIS, prevalece a ordem alfabtica do prenome: Exemplo: Daniele Firme Miranda Fbio Corra Miranda Luciano Corra Miranda Veneza Firme Miranda Arquivam-se:
Miranda, Veneza Firme Miranda, Luciano Corra Miranda, Fbio Corra Miranda, Daniele Firme
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21 OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da
OBS: SOBRENOMES COMPOSTOS de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfem no se separam, quando transpostos para o incio.
Exemplo: Camilo Castelo Branco Heitor Villa-Lobos Joaquim da Boa Morte Severino Monte Negro Arquivam-se:
Villa-Lobos, Heitor Monte Negro, Severino Castelo Branco, Camilo Boa Morte, Joaquim da
OBS: SOBRENOMES formados com as palavras SANTAS ou SO seguem a mesma regra do sobrenome composto por um substantivo e um adjetivo, quando transpostos para o incio devem ser acompanhandos dos nomes que os sucedem.
Exemplo: Adriana P. Santa F Joo do Santo Cristo Jos Carlos So Paulo Ricardo Santa Rita Arquivam-se:
Santa Rita, Ricardo Santa F, Adriana P.
So Paulo, Jos Carlos Santo Cristo, Joo do
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22 OBS: AS ABREVITIVAS de prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: E. Silva Edis Silva Estevo Silva Everaldo Silva Arquivam-se:
Silva, Edis Silva, E. Silva, Everaldo Silva, Estevo
OBS: ARTIGOS E PREPOSIES no so considerados.: a, o,de,d`, da, do, e, um, uma. Exemplo: Arnaldo do Couto Mrcio Mrio do Nascimento Marcos Roberto Arajo da Silva Ricardo d`Andrade Arquivam-se:
Couto, Arnaldo do Silva, Marcos Roberto Arajo da Nascimento, Marcio Mrio do
Andrade, Ricardo d
OBS: SOBRENOMES que exprimem grau de parentesco so considerados parte do ltimo sobrenome.
Silva Filho, Wilson Rodrigues da
Exemplo: Edison Miranda Jnior Osrio Miranda Neto Mrcio Cerqueira Sobrinho Wilson Rodrigues da Silva Filho Arquivam-se:
Miranda Neto, Osrio Miranda Jnior, Edison Cerqueira Sobrinho, Mrcio
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OBS: TTULOS no so considerados, Mas so colocados aps o fim do nome, entre parnteses. Exemplo: Coronel Emerson Pontes Ministro Jorge Cardoso Professor Carlos Fernandes Soldado Wilson R. Silva Arquivam-se:
Silva, Wilson R. (Soldado) Pontes, Emerson (Coronel) Fernandes, Carlos (Professor) Cardoso, Jorge (Ministro)
OBS: NOMES ESTRANGEIROS so considerados pelo ltimo sobrenome, salvo no caso de nomes espanhis e orientais. Exemplo: Arnold Schwazernegger George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler Arquivam-se:
Schwazenegger, Arnold Hitler, Adolf Chaplin, Charles Bush, George Walker
OBS: NOMES ESTRANGEIROS ESPANHOIS ou HISPNICOS (pases de lngua espanhola), registrado pelo penltimo sobrenome, os dois ltimos nomes sobrenomes devem ser transportados para o incio.
Ramirez Abadia, Juan
Exemplo: Enrico Gutierrez Salazar Juan Ramirez Abadia Maria Pereira de La Fuente Pablo Puentes Hernandez Arquivam-se:
Puentes Hernandez, Pablo Pereira de La Fuente, Maria Gutierrez Salazar, Enrico
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OBS: NOMES ESTRANGEIROS ORIENTAIS JAPONESES, CHINESES, COREANOS E ARBES, so registrados como se apresentam. Exemplo: Abdulah Mustafah (rabe) Law Kim Chong (coreano) Li Yutang (chins) Sasazaki Yonoyama (japons) Arquivam-se:
Law Kim Chong Abdulah Mustafah Sasazaki Yonoyama Li Yutang
OBS: FIRMAS, EMPRESAS e INSTITUIES, se registra como se apresentam, mas no se consideram os artigos e preposies. Exemplo: Antonio Silva e Cia Associao dos Jornalistas A Tentao El Pas Arquivam-se:
Antonio Silva e Cia Pas, (El) Associao dos Jornalistas Tentao, ( A)
OBS: EM TTULOS DE CONGRESSO, CONFERNCIAS, ASSEMBLEIAS, os Nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso devero aparecer no fim, entre parnteses. Exemplo: II Encontro Nacional de Arquivistas 3 Curso de Cincias Contbeis
Seminrio de Direito (24) Encontro Nacional de Arquivistas (II)
Curso de Cincias Contbeis (3) Quinto Congresso de Biblioteconomia
24 Seminrio de Direito
Congresso de Biblioteconomia (quino)
Arquivam-se:
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4.2 Mtodo Numrico
quando o mtodo de arquivamento feito por ordenao numrica. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO Mtodo Numrico Simples Mtodo Numrico-Cronolgico Mtodo Numrico-Digito-Terminal
4.2.1
Mtodo Numrico Simples
Quando o principal elemento a ser considerado em um documento o seu nmero. dado um nmero para cada documento A busca feita por um nome, por isso exige um ndice alfabtico, tambm conhecido como ONOMSTICO. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO SIMPLES Mtodos que necessitam de ndices so INDIRETOS
4.2.2
Mtodo Numrico-Cronolgico
Documentos organizados por uma data. No necessrio que seja a data de produo do documento. o mtodo ideal para arquivar documentos contbeis (balano e balancete, dirio), contas a pagar, contas a receber. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO-CRONOLGICO Exemplos: Balano contbil de : 1998, 1999, 2000 Contas de gua por ms: 01, 02, 03 Pronturio mdico organizado por data de nascimento do paciente. Joo Paulo Medeiros nascimento 15/10/1980
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4.2.3
Mtodo Numrico-Digito-Terminal
Documentos organizados a partir de nmeros que a eles foram atribudos. Muitas vezes, porm, tais nmeros so enormes, dificultando o trabalho. Assim o mtodo Digito-Terminal ( dois ltimos nmeros) ser o indicado. DICA LEGAL: MTODO NUMRICO DIGITO-TERMINAL Decompor o nmero dois a dois e utilizar os dois ltimos nmeros Ex: Nmero do documento: 198.465 Para o arquivamento: 19.84.65
OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal

Nmeros a serem organizados 34.758 254.786 915.698 7.666 477.998 Mtodo Numrico Simples 7.666 34.758 254.786 477.998 915.698 Mtodo Numrico Digito-Terminal 03-47-58 00-76-66 25-47-86 91-56-98 47-79-98
Organizados em ordem crescente
Ordenao feita a partir dos dois ltimos dgitos Organizados em ordem crescente
4.3 Mtodo Geogrfico
Os documentos sero arquivados de acordo com local, lugar ou setor. considerada a origem, a procedncia do documento.
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar
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27 DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Podem ser por: Pas Estado Cidade
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO PAS Os PASES devero ficar em ordem alfabtica Dentro de cada pas, a 1 cidade dever ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabtica Exemplo:
MALSIA GRCIA FRANA ESPANHA CANAD BLGICA ARGENTINA Buenos Aires Crdoba Mar del Plata Mendonza Trs Lagos
DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO ESTADO Os ESTADOS devero ficar em ordem alfabtica Dentro de cada estado, a 1 cidade dever ser a CAPITAL As demais cidades seguem em ordem alfabtica Exemplo:
TOCANTINS SO PAULO PARAN GOIS CEAR BAHIA ALAGOAS Macei Arapiraca Palmeira dos ndios Penedo
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28 DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO CIDADE Quando o Arquivo organizado por cidade, sem a separao por estado, devero: As CIDADES devero ficar em ordem alfabtica Indicar ao final de cada cidade, o estado correspondente. Exemplo:
Taguatinga (DF) So Paulo (SP) Piripiri (PI) Macap (AP) Lages (SC) Campinas (SP) Arapiraca (AL)
4.4 Mtodo Ideogrfico
Organiza os documentos por assunto. Uma vez identificados os assuntos, os temas gerais podem ser considerados por nome ou cdigos numrico a eles atribudos. Logo podero ser Alfabtico e Numrico. O Alfabtico poder ser enciclopdico ou alfabtico, o Numrico poder ser Duplex ou Decimal. DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS - ALFABTICO DICIONRICO Ordenao alfabtica, como um dicionrio Exemplo: Assuntos: Frias Abono Contas a pagar Contas a receber Controle de estoque Admisso Demisso Salrios
Como se organizam
Salrios Frias Demisso Controle de estoque Contas a receber Contas a pagar Admisso
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29 DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS ENCICLOPDICO ENCICLOPEDICO Organizados, agrupados sob ttulos gerais e dentro dele alfabeticamente Exemplo:
FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber MATERIAL Material de consumo Material permanente PESSOAL Abono Admisso Frias
DICA LEGAL: MTODO IDEOGRFICOS NUMERICO Nmeros atribudos a cada assunto: DUPLEX ou DECIMAL, do Geral para o Particular:
DUPLEX:
DECIMA:
* No possui militao de classes * Diviso limitada a 10 classes * Geral para o particular * Casa inicial de 1 digito * Geral para o particular * Casa inicial de 3 digitos * Utilizado pelo CONARQ
Exemplos DUPLEX PESSOAL 1-1 Frias 1-2 Admisso 1-3 Salrios 1-4 Demisso FINACEIRO 2.1 Contas a pagar 2.2 Contas a receber MATERIAL 3.1 Material de consumo 3.2 Material permanente
DECIMAL 020 Pessoal 022 Aperfeioamento e treinamento 022.1 Cursos 022.12 Promovidos por outra instituio 022.121 No Brasil 022.122 No Exterior 022.2 Estgios 022.21 Promovidos por outra instituio 022.221 No Brasil 022.222 No Exterior
_____________________________________________________________________
30 4.5 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?
Na hora de escolher o Mtodo de arquivamento devemos considerar a natureza dos documentos ( especiais ou especializados) e a estrutura da instituio. A instituio poder adotar quantos mtodos forem necessrios para bem organizar seus documentos
DICA LEGAL: MTODO DE ARQUIVAMENTO - A escolha O Mtodo de Arquivameto escolhido pela Natureza dos documentos e pela estrutura da instituio A instituio pode ter quantos mtodos forem necessrios pela lei 8.159/91
Protocolo
Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao. O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes: Recebimento Registro Autuao Classificao Expedio/Distribuio Controle/Movimentao
DICA LEGAL: PROTOCOLO A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente
DICA LEGAL: PROTOCOLO - Recebimento Receber os documentos produzidos pela instituio ou o aqueles produzidos por outras instituies, que para l foram encaminhados _____________________________________________________________________
31
DICA LEGAL: PROTOCOLO Registro Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsico do documento Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado) Os dados so utilizados para localizao do documento
DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao Documentos so transformados em processo abertura de processo Insero de capa especfica Numerao das pginas Atribuio de n de identificao do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para identificar o assunto, classificando de acordo com o cdigo de classificao de documentos Documentos que estiverem em envelopes fechados DEVERO SER ABERTOS no PROTOCOLO Os nicos documentos que no so abertos no protocolo so: PARTICULAR e SIGILOSO (natureza do assunto)
DICA LEGAL: PROTOCOLO Classificao Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados aos seus destinatrios
DICA LEGAL: PROTOCOLO Expedio / Distribuio Enviar os documentos para os seus destinatrios _____________________________________________________________________
32 DISTRIBUIO: remessa de documentos para os destinatrios dentro do prprio rgo EXPEDIO: remessa de documentos para outro rgo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da Movimentao/Tramitao Atividade que consiste em identificar os setores pelos quais passam os documentos. Para recuper-lo com agilidade quando necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao.
realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de

protocolo)
DICA LEGAL: PROTOCOLO Controle da Movimentao/Tramitao Tramitao de processo: E a movimentao do processo de uma unidade outra, interna ou externa, feita em sistema prprio.
Procedimentos administrativos em relao a processo
Processo documento ou conjunto de documentos que exigem estudo detalhado e procedimentos expressados por despachos, pareceres tcnicos, anexo, instrues de pagamento de despesa. Que a partir de autuados, so autorizados pelo rgo a executar tal procedimento.
Autuao Numerao de folhas Juntada o Juntada por anexao o Juntada por apensao
Desapensao Desentranhamento de peas Desmembramento de peas Diligncia Encerramento de processo e abertura de volume
_____________________________________________________________________
33 Encerramento de processo Abertura de volume Reconstituio de processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Autuao Tambm conhecida como formao, abertura de processo Colocao de capa, ordenao cronolgica das peas; Colocar etiqueta na capa com o n de protocolo Numerar as folhas, apor carimbo e rubrica Registrar, conferir Encaminhar fisicamente para o setor pertinente Descartar o envelope, ele no ser pea do processo
DICA LEGAL: PROTOCOLO Numerao das folhas Sero numeradas em ordem crescente, sem rasura, com carimbo prprio para colocao de nmero. Colocar no canto superior direito da pgina. A primeira folha a nmero 1 A capa no ser numerada A numerao inicial feita no protocolo central ou setorial Cada unidade que receber o processo e colocar mais peas dever numer-las A pea que estiver em tamanho reduzido dever ser colocada em folha branco maior Processos vindos de outros rgos pblicos s sero renumerados se a respectiva numerao estiver incorreta Qualquer solicitao ou informao, dever ser feita por despacho no prprio documento ou em folha de despacho.
_____________________________________________________________________
34 DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Ser executada pelo protocolo Central ou Setorial, mediante despacho ANEXAO: Dependncia entre processos a serem anexados APENSAO: No h dependncias entre os processos
Na anexao existe o processo PRINCIPAL (MAIS ANTIGO) ACESSRIO (MAIS RECENTE). Exemplos:
e o MAIS
Processo Principal Inqurito Administrativo Aquisio de material
Processo Acessrio Recurso contra deciso do inqurito Prestao de contas
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Anexao O processo acessrio renumerado Lavrar termo de anexao na ltima folha do mais antigo Anotar na capa do principal o n do acessrio (anexado) Registrar no sistema a juntada por anexao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Juntada Apensao Colocar os processos um sob o outro, ficando em segundo plano o processo que pediu a juntada. Cada processo continua com sua numerao original Lavrar termo de apensao no processo mais antigo, que ficar em primeiro lugar Anotar no processo que ficar em primeiro lugar o n do apensado Registrar nos sistema a juntada por apensao
_____________________________________________________________________
35
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desapensao Aps deciso final o processo podero ser desapensados nos protocolo setorial onde se encontrem executada mediante indicao em despacho A desapensao ocorrer antes do arquivamento Lavrar o termo de desapensao no processo que solicitou a juntada Colocar despacho de encaminhamento em cada processo Registrar em sistema a desapensao
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desentramento de peas A retirada de folha ou pea acontecer mediante despacho Sempre que houver retirada colocar, lavrar termo de desentramento aps o ltimo despacho A numerao continua a mesma vedada a retirada da folha ou pea inicial do processo onde se encontrar o processo,
DICA LEGAL: PROTOCOLO Desmembramento de peas feita para forma outro processo, ocorrer mediante despacho. Retirar o documento que constituir outro processo Apor termo de desentramento no local onde foi retirado o documento Proceder autuao do documento retirado e renumerar as pginas do novo processo
_____________________________________________________________________
36 DICA LEGAL: PROTOCOLO Diligncia Quando o processo, tendo deixado de atender a uma formalidade indispensvel ou disposio legal devolvido ao rgo para sanar a pendncia. Dever ser enviado a instituio para que em prazo especificado devolva com a diligencia sanada. Vencido o prazo sem a concluso da exigncia, a instituio anexara cpia da convocao e o devolver ao rgo que pediu diligncia
DICA LEGAL: PROTOCOLO Encerramento O encerramento acontecer quando: Pleito indeferido Pleito atendido, ou cumprimento dos compromissos arbitrados Pela expressa desistncia do interessado Quando o desenvolvimento do processo for interrompido por perodo superior a um ano, por omisso da parte interessada
DICA LEGAL: PROTOCOLO Abertura de volume Um processo no deve exceder a 200 folhas A colocao de colchetes dever ser a 2 cm da margem esquerda Colocar na ltima folha do volume anterior o termo de encerramento de volume, devidamente numerado Colocar no novo volume, logo depois da capa o termo de abertura de volume
Fontes: Bellotto, Helosa Liberalli Dicionrio de terminologia Arquivistica 1996 Schellenberg, Theodore R. Arquivos modernos princpios e tcnicas 2 ed. FGV 2002 Miranda, Elvis Corra Arquivologia para concurso 2 ed.Braslia:Vestcon 2009. Arquivo Teoria e Prtica Paes, Marilena Leite 3 ed. FGV 2006 www. arquivonacional.gov.br/conarq
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MATERIAL AUXILIAR DE ESTUDO DE ARQUIVOLOGIA

Matria auxiliar de estudo:

Organizao: Euler Frank Lacerda Barros Arquivista

Braslia, Dezembro de 2009

2 1 Conceitos Fundamentais de Arquivologia 1.1 Arquivo: Conceito

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

3 1.2 Importncia do Arquivo Funo e Finalidades do Arquivo

DICA LEGAL: Todo documento nasce com a FINALIDADE de SERVIR a ADMINISTRAO

1.3 Distino entre Arquivo e Biblioteca

4 DICA LEGAL: Os documentos de Arquivo so produzidos ou Recebidos (acumulados) pela Instituio.

1.4 Classificao dos Arquivos

DICA LEGAL: Marilena Leite Paes, apresenta a seguinte diviso: Pblicos,

1.4.3 Estgio de Evoluo: Podem ser Corrente, Intermedirio e Permanente

C orrente I ntermedirio P ermanente

1.5 Classificao dos Documentos

DICA LEGAL: Documentos microgrficos Documentos em microformas. Ex.: Microfilmes e microfichas

Reservado: Assuntos que no devem ser do conhecimento do pblico em geral.

DICA LEGAL: ORGANIZAO DOS ARQUIVOS Anlise de dados Elaborao do DIAGNSTICO

Ciclo Vital dos Documentos Teoria das 3 idades

1 idade 2 idade 3 idade

Corrente Intermedirio Permanente

3.1 Valor do Documento

15 A Arquivologia denomina o valor histrico como VALOR SECUNDRIO.

1 idade 2 idade 3 idade

Corrente Intermedirio Permanente

3.2 Prazo de Guarda dos Documentos

17 Ex: Tabela de Temporalidade

Os mtodos mais comumente utilizados so os seguintes

Mtodo Ideogrfico _____________________________________________________________________

Qual seria a ordem correta?

a) I VI III V IV II b) VI V IV II III I c) II V I VI III IV d) VI III I II IV V e) I II III IV V - VI

So Paulo, Jos Carlos Santo Cristo, Joo do

Miranda Neto, Osrio Miranda Jnior, Edison Cerqueira Sobrinho, Mrcio

Puentes Hernandez, Pablo Pereira de La Fuente, Maria Gutierrez Salazar, Enrico

Curso de Cincias Contbeis (3) Quinto Congresso de Biblioteconomia

Congresso de Biblioteconomia (quino)

4.2 Mtodo Numrico

Mtodo Numrico Simples

OBS: Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-Terminal

Organizados em ordem crescente

4.3 Mtodo Geogrfico

DICA LEGAL: MTODO GEOGRFICO Local ou Setor de origem = Procedncia = Lugar

4.4 Mtodo Ideogrfico

30 4.5 Mtodo de Arquivamento que dever ser adotado?

realizado por sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de

Procedimentos administrativos em relao a processo

33 Encerramento de processo Abertura de volume Reconstituio de processo

Processo Principal Inqurito Administrativo Aquisio de material

Processo Acessrio Recurso contra deciso do inqurito Prestao de contas

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