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Assistente Administrativo
Trabalho editorado pela Escola SENAI Vicente Amato do Departamento Regional de So Paulo.
Organizao e Editorao
Fernanda Carapeto
Escola SENAI Prof. Vicente Amato. Rua Elton Silva, 905 Centro - Jandira CEP 06600-025- So Paulo, SPTel. (11) 4772-4700
Sumrio
pgina Administrao Geral Matemtica Financeira Contabilidade Administrao de Pessoal Legislao Trabalhista Gesto Empresarial Estatstica Anexos 3 17 28 58 103 125 140 159
Administrao Geral
Propsitos
Todos os alunos tero o conhecimento e as informaes sobre a Administrao de Empresas, e os principais conceitos administrativos.
Empresa
um conjunto de elementos humanos e materiais, compostos organicamente para atingir objetivos estabelecidos. Uma outra definio pode ser um conjunto de atividades, autoridades, responsabilidades e relaes composta organicamente, para atingir objetivos estabelecidos. E tambm pode ser definida como um conjunto de elementos que atua integradamente e com funes definidas, visando atingir objetivos estabelecidos. As empresas definem previamente seus objetivos e suas atividades caracterizando-se como um tipo especial de organizao planejada. As empresas se destinam produo de bens ou servios e para isso desenvolvem atividades diversas, reunindo recursos humanos e materiais. Recursos humanos so as pessoas com conhecimentos diversificados que trabalham para empresas. Recursos materiais so as mquinas, os equipamentos, as matrias-primas, as instalaes, o capital e assim por diante.
Existem empresas dos mais diversos ramos de atividade, utilizando diferentes tecnologias para produzir bens ou servios dos mais variados tipos e que so distribudos e vendidos de maneiras diferentes. As empresas ainda sofrem influncias de meios internos e externos, aos quais ser visto posteriormente.
As Funes Administrativas
O Processo Administrativo normalmente faz: Estabelecer os objetivos de sua empresa; Programar as atividades de seus subordinados e prover os meios necessrios para seu desenvolvimento; Estruturar internamente seu componente organizacional; Acompanhar o desenvolvimento das atividades e corrigir eventuais desvios constatados;
Integrar os esforos, visando o atingimento dos objetivos estabelecidos; Tomar decises sobre os problemas relacionados com seu dia-a-dia. Contudo, podemos dizer que o Processo Administrativo o conjunto das funes desenvolvidas por qualquer elemento em posio de superviso, conjunto este representado pelas funes de: planejamento, organizao, controle e direo. A Administrao de Empresas uma tarefa especializada na qual as decises sobre atividades necessrias para a realizao dos fins dependem de conhecimentos sistemticos sobre vrias funes, como o planejamento, a organizao, a direo e o controle. A tarefa administrativa, portanto essencial para o desempenho das atividades e para a realizao dos objetivos da empresa. Ao lado das funes administrativas, o administrador pode desempenhar tambm funes tcnicas relativas a cada parte da empresa e a sua formao especfica.
Planejamento O planejamento inclui a definio de objetivos, diretrizes, planos, determinao de mtodos e processos de trabalho, programao de tarefas. Assim, planejar determinar, antecipadamente, os resultados a serem alcanados e os meios pelos quais a empresa poder alcana-los. Objetivos: So os valores a serem alcanados. Expressam-se em termos gerais, como por exemplo: Servir bem os clientes, obter lucros, entre outros. Metas: Representam os objetivos definidos com maior preciso, que se relacionam s dimenses de tempo, espao e quantidade. Exemplo: a empresa poder planejar a produo de
200.000 peas para o ms seguinte, sempre com uma quantidade definida e uma previso de tempo. Diretrizes: So os planos que fornecem um sentido geral para a ao, ou a orientao a ser seguida pela empresa para alcanar os objetivos e metas. Exemplo: a venda de 200.000 pecas produzidas populao jovem do pas, por um preo abaixo do preo da concorrncia e com grande propaganda. Procedimentos, rotinas ou mtodos: So as formas de executar as diretrizes ou polticas. Como vou fazer para alcanar meus objetivos e metas.
Organizao A funo Organizao caracterizada pela idia de uma ao que tem por finalidade ordenar os diversos elementos e fatores que constituem um sistema administrativos. Sem ela, todo o trabalho desenvolvido pelo Planejamento fica altamente prejudicado e perde sua razo de ser. Organizao: a funo atravs da qual so definidos os fatores estruturais e operacionais de um sistema administrativo.
Direo A funo Direo representa uma ao pessoal de qualquer administrador. A direo um tipo de ao que representa uma orientao dos esforos de uma equipe de trabalho, atravs da tomada de decises. Quando o administrador decide entre alternativas possveis, qual a mais indicada para solucionar um problema ou corrigir um desvio constatado, ele est desenvolvendo a funo de Direo. Direo: a funo que tem por finalidade orientar as aes, atravs da tomada de decises, a fim de atingir a objetivos estabelecidos.
Controle
O Controle representa uma das funes mais importante de todo o processo administrativo. Podemos dizer que o controle a funo atravs da qual efetuamos o acompanhamento do desenvolvimento das atividades, a partir da comparao das performances obtidas com elementos referenciais previamente fixados. Desta maneira podemos dizer que: Controle a funo que tem por finalidade verificar a execuo das atividades, em relao a padres estabelecidos. Podemos verificar pelo conceito apresentado, que a condio bsica e fundamental para o desenvolvimento da funo controle a existncia de elementos referenciais. Se eles no existirem, no existir o controle. Verificar se est saindo de acordo com o planejado.
Planejamento Estratgico
Conforme citado anteriormente, o momento de planejar, dentro de um processo administrativo muito importante tendo em vista permitir a fixao da direo de trabalho e evoluo de uma organizao. Planejamento Estratgico um processo contnuo, sistemtico, organizado e capaz de prever o futuro, de maneira a tomar decises que minimizem riscos, baseado em suas aes presentes. Ou tambm pode ser definido como a identificao de fatores competitivos de mercado e potencial interno, para atingir metas e planos de ao que resultem em vantagem competitiva, com base na anlise sistemtica de mudanas ambientais previstas para um determinado perodo.
O planejamento estratgico procura ser uma resposta a trs perguntas: Para onde estamos indo? Que, para ser respondida requer Que a empresa desenvolva a misso corporativa, defina o escopo de suas operaes e defina objetivos e metas especficos Qual o ambiente? Ambiente organizacional: representa tudo aquilo que interfere nos negcios da empresa e que esta no tem condio de alter-lo. Misso de uma organizao: corresponde ao papel que ela desempenha, ou seja, sua utilidade. Alm disto, para se determinar a metodologia a ser utilizada, preciso tambm levar em conta as caractersticas da prpria empresa e do seu ramo de atividade. A metodologia deve, segundo Almeida (1996:1) contemplar, pelo menos, os seguintes aspectos, que sero melhor explicados abaixo: 1 - Anlise do Desempenho da Empresa 2 - Anlise da Estratgia Vigente 3 - Anlise Ambiental 4 - Estabelecimento da Estratgia 5 - Estabelecimento de Objetivos e Metas 6 - Projees 7 - Estabelecimento de Aes. Anlise do Desempenho da Empresa Esta anlise feita de forma comparativa, tendo-se como referncia anlise, tanto tendo-se as empresas concorrentes o porte, quanto com empresas que possuam semelhanas com a empresa em em considerao localizao geogrfica ou at mesmo com empresas do mesmo ramo em nvel, nacional e internacional.
De
acordo
com
Almeida
(1996:1),
ao
se
fazer
estas
comparaes, quatro passos deve ser seguidos: Escolha, dentre as empresas que se considere semelhantes, uma ou mais para servir e base para a comparao. Identificao de parmetros considerados importantes para o sucesso da empresa e definio de medidas, tais como: Capacidade Tecnolgica e Administrativa; Tamanho do mercado; Relao Custo x Preo; Capacidade dos Funcionrios; Capital de Giro; Localizao Geogrfica; Clientes; Qualidade do Produto ou Servio. Anlise da situao da empresa, considerando-se se ela est melhor, pior ou igual s empresas selecionadas em relao aos parmetros escolhidos, concorrentes diretas. Identificao dos pontos fracos - parmetros que as empresas escolhidas tero superioridade - e identificao dos pontos fortes - onde a empresa analisada superior as empresas de comparao. Anlise da Estratgia Vigente O objetivo desta anlise o de se determinar a estratgia que tem sido usada pela empresa, observando-se quais foram as decises tomadas que tiveram maior influncia nos negcios e a maneira pela qual feita a deciso e a destinao dos recursos da empresa. Para se fazer esta anlise e identificar as decises que mais influram nos negcios, Almeida (1996:7) recomenda que seja feita uma anlise das atividades dos ltimos 12 meses, e quais as aes quais foram tomadas e que influncia tiveram nos negcios da empresa. Deve-se identificar os investimentos feitos neste perodo, discriminando-se as reas em que foram efetuados.
Aps esta identificao, deve-se determinar as razes para as decises e para a alocao dos recursos. Estas razes ou justificativas so o caminho ou a estratgia que vem orientando a empresa. ( Almeida, 1996:7) Anlise Ambiental De acordo com Fischmann e Almeida ( 1993:25) ... ambiente de uma organizao tudo aquilo que a influencia nos seus negcios e que esta no tem condies para alter-lo. De acordo com Almeida ( 1996:8), a anlise ambiental feita em duas partes. Na primeira. deve-se identificar as variveis do ambiente que influenciam os negcios da empresa para, em seguida, buscar-se fazer uma previso sobre qual ser a evoluo destas variveis num dado horizonte de tempo. Ao se fazer esta anlise deve-se considerar variveis como Clientes Intermedirios e Finais, aspectos referentes legislao pertinente, poltica governamental, prestadores de servios e fornecedores, concorrentes, aspiraes dos proprietrios, etc. Estabelecimento da Estratgia A estratgia a direo que a empresa ir seguir (Almeida, 1996:10) cuidando-se para que ela no seja muito diferente da estratgia que vem sendo utilizada, ou seja, da estratgia vigente, de tal forma a evitar as ameaas e buscar as oportunidades que o emagrente de negcios pode oferecer. Ao se estabelecer a estratgia, preciso levar em conta o resultado da ... comparao entre a Vocao da empresa e o seu Campo de Atuao, a fim de adequar a estratgia dentro do espao de crescimento, na Vocao no coberta pelo Campo de Atuao e, eventualmente, cortar atividades que excedam esse campo( Almeida, 1996:10).
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Alm destes aspectos, a estratgia dever ser desenvolvida com o objetivo de se aproveitar os pontos fortes e evitar os pontos fracos da empresa.
Estabelecimento de Objetivos E Metas Os objetivos decorrem das estratgias e o que se busca o estabelecimento de objetivos para um perodo de quatro anos, alm do ano em curso. Isto significa ter-se que imaginar, se for seguido o caminho da estratgia, qual ser o ponto alcanado ao final do perodo pr-determinado pelo planejamento. As metas decorrem dos objetivos e representam a sua quantificao na dimenso temporal.
Projees Esta fase do PE tem como objetivo traduzir em nmeros as idias estratgicas estabelecidas anteriormente para que se possa analisar a viabilidade financeira. Estas projees sero relativas ao crescimento do produto e aos dados do balano, tendo-se como base o ano anterior e as proposies estabelecidas no PE. Estabelecimento de Aes. Uma vez concludas as fases anteriores, necessrio
transform-las em aes que resultem na sua implementao. Almeida (1996) recomenda que estas aes devam ser tratadas pela empresa, como para projetos, garantir definindo-se suas prazos e No responsabilidades realizaes.
estabelecimento das aes, importante identificar as principais barreiras e os recursos necessrios para que se possa, desde incio, viabilizar a sua realizao (Almeida, 1996:15).
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Organograma
Organograma a representao grfica da estrutura da empresa (foto da estrutura da empresa), geralmente vem com o cargo e o nome do ocupante do mesmo.
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Servios Gerais:
Transportes:
Finanas Contabilidade Patrimonial Depreciao Contabilidade de Custos Relatrios de Custos Contabilidade Geral Demonstraes Financeiras Relatrios Contbeis
Contabilidade
Contas a Pagar
- Pagamentos - Conferncias de Valores - Controle de Vencimentos - Recebimentos - Controle de Recebimentos - Registros Fluxo de Caixa Borders / Boletos Acompanhamento do Oramento Financeiro
Contas a Receber
Tesouraria
Investimento
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Recursos Humanos - Resciso de Contrato - Movimentao de Pessoal Depto. Pessoal o - Controle de Pessoal
o o o Ponto Controle de Produtividade Acompanhamento de Oramento de Pessoal Relaes com Sindicatos o o Promoes Admisso Demisso
Recrutamento e Seleo
- Cadastramento de Candidatos - Recrutamento Interno / Externo - Seleo o o o Exames Psicotcnicos Teste de Conhecimento Registro e Arquivamento
Treinamento
Treinamento Desenvolvimento de Pessoal Programa de Estgio / Trainee Avaliao e Desempenho Anlise de Mercado de Trabalho Pesquisa de Recursos Humanos Oramento de Pessoal Descrio e Anlise dos Cargos Administrao de Salrios Folha de Pagamento Encargos sociais Benefcios Emprstimos Assistncia Social
Cargos e Salrios
Folha de Pagamento
Compras
Gesto de Materiais
- Distribuio e Armazenagem
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Marketing Vendas Acompanha os Vendedores Negociao de Contratos Treinamento equipe de Vendas Tendncia do Mercado Levantamento dos Dados Elaborao do Planejamento Desenvolvimento dos Produtos Lanamento de novos produtos Estudos de Mercado Forma de Apresentao (embalagem, tamanho, etc.) Material Promocional Promoo / Propaganda Organizao de eventos/ feiras Orientaes sobre o cliente Estabelecer a imagem a ser passada ao cliente Estuda o meio mais adequado de conduzir os bens de servios ao consumidor final Expedio Meios de Venda: o Varejo o Direta o Indireta (Representante) o Atacado o Telemarketing
Planejamento Estratgico
Produto
Promoo
Distribuio
Informtica Analista de Sistemas Anlise, Levantamento de Dados, Anteprojeto, Projeto, Implantao do sistema Programador
o Desenvolvimento Programas
Hardware (Equipamento)
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Produo Compras
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Processo Produtivo Programao Controle Controle da Qualidade Comit da Qualidade Tratamento No Conformidade
Qualidade