rea Tributaria

Elaboracin del archivo .txt para PLE

Ficha Tcnica
Autor : Miguel Antonio Ros Correa Ttulo : Elaboracin del archivo .txt para PLE Fuente : Actualidad Empresarial, N 276 - Primera Quincena de Abril 2013

requeridos, llevado a un archivo .txt, para posteriormente validar y presentar dicha informacin a travs del PLE. No obstante, si el nmero de las operaciones es considerable, el software se hace necesario (para obtener la informacin de las operaciones) pero no obligatorio. Importante: Al validarse el archivo .txt en el PLE se genera un resumen, el mismo que es enviado a travs del aplicativo mismo, asignndosele un algoritmo o cdigo nico de seguridad denominado HASH. De aqu se advierte que lo que nalmente llega a la Sunat, no es la totalidad de la informacin, sino solo se trata de un resumen, razn por el contribuyente se encuentra obligado a conservar o almacenar el archivo .txt validado. Por su parte, la administracin tributaria conserva la facultad de scalizar la informacin enviada as como la informacin fsica que sustenta los registros validados y enviados a travs del PLE. Adems, habindosele otorgado un cdigo de seguridad (hash), Sunat, dentro de un procedimiento de scalizacin o vericacin, queda facultada a confrontar el archivo que el sujeto conserva con el enviado, ello con el n de comprobar la veracidad de la informacin almacenada.

A partir de la ltima semana de mayo y la primera de junio, despus de varias idas y vueltas por parte de la administracin, se dar inicio al cronograma de vencimiento para la presentacin de libros electrnicos (sistema denominado formalmente como SLE - PLE, para diferenciarlo del SLE - SOL relacionado al Registro de Compras y Ventas, vinculado a la factura electrnica y que a la fecha es opcional), tanto para los contribuyentes incorporados (PRICOS) como a los aliados. En la presente aplicacin prctica se entregarn los pasos para poder elaborar el archivo .txt que el aplicativo PLE validar y enviar, utilizando para ello el Excel y los formatos que se pueden ubicar desde la pgina web de la Sunat. Debe quedar claro que si usted como sujeto obligado o aliado al PLE posee un software que exporta esta informacin a un archivo Excel (.xls) o un archivo de texto plano o Bloc de notas (.txt). La informacin otorgada en el presente trabajo le servir para entender y adecuar su informacin a los parmetros requeridos por la norma y as poder cumplir con la obligacin de presentar sus libros dentro de los plazos sealados. Antes de comenzar con la elaboracin de la estructura de los libros, existen ciertas consideraciones que no deben pasar desapercibidas y que abordaremos como una base terica mnima y funcional.

2. Sujetos incorporados vs. aliados

No solo para nuestro idioma, tambin para la norma del PLE (Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y modicatorias) son dos trminos distintos y que originalmente disponan de efectos diferentes. Por sujetos incorporados se entiende a aquellos que se encuentran obligados a utilizar el PLE por el imperio de la norma, y por aliados se entiende a aquellos que voluntariamente se acogieron al referido aplicativo. No obstante, con la ltima modicacin incorporada a la norma del PLE a travs de la Resolucin de Superintendencia N 0082013/SUNAT, las obligaciones para ambos son exactamente las mismas, esto es, la obligacin de llevar el Registro de Compras y Registro de Ventas e Ingresos (a partir del 01.01.13) y el Libro Diario, el Libro Mayor o el Libro Diario de Formato Simplicado (a partir del 01.06.13), con la atingencia que aquellos considerados como PRICOS (obligados a llevar el PLE) desde el 29.12.12 a travs de la Resolucin de Superintendencia N 309-2012/ SUNAT tiene la obligacin de llevar el Registro de Compras y Ventas desde el 01.03.13. No obstante lo anterior, una condicin propia de los incorporados (no exigible para los aliados) es la obligacin de comunicar una segunda direccin donde se archiven o almacenen en formato digital u ptico los archivos enviados a travs del PLE. Segunda direccin que no contiene mayor requerimiento, pudiendo ser un establecimiento anexo de la misma empresa, el domicilio declarado para otra empresa o cualquier otro domicilio.

1. El PLE: sistema de contabilidad o un software contable?

El SLE - PLE no es un sistema de contabilidad, es un aplicativo que permite presentar la informacin contable a la administracin tributaria dentro de los plazos mximos permitidos, con el n que los contribuyentes reduzcan costos de legalizacin, adems de otros costos como el de impresin, almacenamiento, etc. Es decir, ya sea que el contribuyente se encuentre a la fecha llevando su contabilidad a travs del sistema manual o computarizado, puede hacer uso del PLE. Adems, el PLE no es un software contable, es decir, la informacin que en el aplicativo se valide es entera responsabilidad del profesional de contabilidad que elabore la referida declaracin. El aplicativo PLE solo valida que la informacin contenida en el archivo .txt cumpla con los parmetros sealados en la norma (el tipo de carcter, o la cantidad de decimales, etc.), de manera que la consistencia entre la base imponible y el IGV o la dinmica de cuentas para el Libro Diario y el Mayor es informacin que debe ser conrmada por el declarante; PLE no informa sobre dichos errores, y en tanto el archivo cumpla con los parmetros el envo y la generacin del Libro o Registro es posible. De aqu se deslinda una duda generalizada, para el PLE no es obligatorio la utilizacin de un software; si se trata de un contribuyente con un nmero pequeo de operaciones de compras y ventas en el mes, es perfectamente posible que se elabore la informacin en un archivo Excel, respetando los parmetros

3. Cronograma de atraso mximo

De la misma forma, tanto para incorporados (PRICOS) como para aliados (voluntarios), de acuerdo a la Resolucin de Superintendencia N 008-2013/SUNAT, existe un plazo excepcional para la presentacin del Registro de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos para el 2013, el mismo que se determina en funcin al ltimo dgito del RUC, tal como se aprecia a continuacin:

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Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre
(*)

Actualidad y Aplicacin Prctica

0 24.05.13 24.06.13 23.07.13 23.08.13 24.09.13 24.10.13 25.11.13 24.12.13 24.01.14 1 06.06.13 05.07.13 06.08.13 06.09.13 07.10.13 07.11.13 06.12.13 08.01.14 06.02.14 2 Fecha mxima de atraso segn el ltimo dgito del RUC 3 4 5 6 04.06.13 03.07.13 02.08.13 04.09.13 03.10.13 05.11.13 04.12.13 06.01.14 04.02.14 03.06.13 02.07.13 01.08.13 03.09.13 02.10.13 04.11.13 03.12.13 03.01.14 01.02.14 31.05.13 01.07.13 31.07.13 02.09.13 01.10.13 31.10.13 02.12.13 02.01.14 31.01.14 30.05.13 28.06.13 30.07.13 29.08.13 30.09.13 30.10.13 29.11.13 31.12.13 30.01.14 7 8 28.05.13 26.06.13 25.07.13 27.08.13 26.09.13 28.10.13 27.11.13 27.12.13 28.01.14 9 27.05.13 25.06.13 24.07.13 26.08.13 25.09.13 25.10.13 26.11.13 26.12.13 27.01.14

Mes(*) / RUC

05.06.13 04.07.13 05.08.13 05.09.13 04.10.13 06.11.13 05.12.13 07.01.14 05.02.14

29.05.13 27.06.13 26.07.13 28.08.13 27.09.13 29.10.13 28.11.13 30.12.13 29.01.14

En el caso del Registro de Compras se reere al mes al que corresponde el registro de operaciones segn las normas de la materia. En el caso del Registro de Ventas e Ingresos se reere al mes en que se emite el comprobante de pago respectivo

Aqu se habla de un plazo excepcional por el ejercicio 2013, toda vez que la norma en principio plantea como plazo de atraso mximo el mismo que se encuentra legislado en la norma general de Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios, (Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT), que sobre este extremo fue modicada por la Resolucin de Superintendencia N 111-2011/SUNAT; disponindose que para el caso del Registro de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos llevados de manera electrnica, el plazo mximo de atraso es de 18 das hbiles del mes siguiente al que corresponda el registro de las operaciones, o a aquel en que se emita el comprobante de pago, respectivamente. Cabe precisar que este plazo excepcional es solo para el Registro de Compras y el Registro de Ventas e Ingresos. Para el Libro Diario, el Libro Mayor o el Libro Diario de Formato Simplicado (exigibles desde las operaciones del 01.06.13), el plazo es el mismo que se encuentra en la norma general, es decir, 3 meses contados desde el primer da hbil del mes siguiente de realizadas las operaciones. Siendo as, el plazo mximo para el primer periodo (06/2013) recin vencera el 30 de setiembre de 2013, tanto para incorporados (PRICOS) como para los aliados (voluntariamente acogidos).

4. Otras obligaciones
Adicionalmente a lo anotado se debe tener en cuenta: a) Plazo para el domicilio adicional: La norma no ha sealado una fecha exacta para que los incorporados (PRICOS) cumplan con la obligacin de sealar el domicilio adicional, considerando que el mismo debe estar declarado antes de la generacin del primer Registro o Libro. No obstante, si el legislador ha sealado un plazo para comunicar la MODIFICACIN de la referida direccin adicional, se dispone de un mximo de dos (2) meses contados desde el da siguiente a dicho cambio. b) Anotacin de forma conglomerada: Si bien las normas generales (artculo 14 del Reglamento de Comprobantes de Pago y los numerales 3.3, 3.4 y 3.6 del artculo 10 del Reglamento de la Ley del IGV) permiten la anotacin de operaciones que no otorguen derecho a crdito scal (boletas de ventas y tickets que no discriminen el IGV) de forma consolidada por da y punto de emisin, tanto para el Registro de Ventas e Ingresos como para el Registro de Compras, ya sea para la contabilidad manual o computarizada, en el caso del PLE, los formatos solo han dejado esta posibilidad para el Registro de Compras, mientras que para el Registro de Ventas e Ingresos exige la anotacin individual por cada boleta de venta, pudiendo anotar de forma conglomerada por da y punto de emisin solo los tickets o cintas emitidos por mquinas registradoras que no otorguen derecho a crdito scal. c) Tipo de moneda: Como es sabido, la norma general de Libros y Registros vinculados a asuntos tributario, Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT ha establecido como

regla la contabilizacin en moneda nacional (nuevos soles), salvo lo sealado por el numeral 4 del artculo 87 del TUO del Cdigo Tributario. A la fecha, de acuerdo al Decreto Supremo N 151-2002-EF (26.09.02), solo los contribuyentes que han suscrito contratos con el Estado y recibido y/o efectuado inversin extranjera directa, puedan llevar contabilidad en moneda extranjera. Para ello, es necesaria la presentacin del Formulario 2305 ante la Sunat. Cabe precisar que el tipo de moneda se identica en la nomenclatura del Libro o Registro. d) Obligacin de conservar la informacin: De acuerdo al numeral 7 del artculo 87 del TUO del Cdigo Tributario, el contribuyente tiene la obligacin de almacenar, archivar y conservar los libros y registros, llevados de manera manual, mecanizada o electrnica, as como los documentos y antecedentes de las operaciones o situaciones que constituyan hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, mientras el tributo no este prescrito, esto es, 4 aos si las obligaciones se han declarado, 6 aos si las obligaciones no se han declarado o 10 aos si se tratan de tributos retenidos o percibidos. Por su parte, el artculo 5 del Decreto Ley N 25988, modicado por el artculo 1 de la Ley N 27029, dispone que las empresas cualquiera sea su forma de constitucin estarn obligadas a conservar los libros, correspondencia y otros documentos relacionados con el desarrollo de su actividad empresarial, por un periodo que no exceder de 5 (cinco) aos contados a partir de la ocurrencia del hecho o la emisin del documento. No obstante, las normas antes glosadas, el Informe N 162-2006-SUNAT/2B0000 ha dispuesto que: La Administracin Tributaria se encuentra facultada para exigir la exhibicin de libros y registros contables, as como documentos y antecedentes de situaciones u operaciones ocurridas en periodos prescritos, en tanto contengan informacin que se encuentra relacionada con hechos que tengan incidencia o determinen tributacin en periodos no prescritos materia de scalizacin. En funcin al criterio anterior, la recomendacin es almacenar los libros y registros vinculados a asuntos tributarios por un periodo de 10 aos, que es el plazo que el artculo 2001 del Cdigo Civil ha diseado para la prescripcin de la accin personal o real, recomendacin que alcanza a los libros generados y enviados a travs del aplicativo PLE. e) Modicacin de la informacin: Tal como se ha sealado, al generar y enviar el archivo .txt el aplicativo PLE le asigna un cdigo de seguridad (hash), de manera que el archivo enviado debe ser inmodicable. En el caso que posteriormente se advierta de errores en la informacin anotada y enviada a travs del PLE, dicha informacin se anotar y enviar junto a la informacin del periodo en que se haya advertido de dicho error sealando determinado cdigo que la identicar como una correccin de datos y no como una operacin del periodo declarado, en suma, para corregir errores no se presentaran declaraciones recticatorias. Por ejemplo, si ya se ha presentado el Registro de Ventas de enero de 2013, y en el mes de octubre de 2013 se advierte de un error, en dicho periodo
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(octubre de 2013) al consignar la informacin de las ventas, se volver anotar la venta de enero, corrigindose el error y sealando el cdigo o estado que indica la oportunidad de la anotacin 9, haciendo referencia que la operacin de venta corresponde a un periodo anterior. El mismo cdigo 9 identica la correccin de errores para el Registro de Compras.

5. Descarga del PLE

La versin del PLE vigente es la 3.0.1, actualizada al 27.03.13, la misma que se puede descargar desde la pgina de la Sunat, en la siguiente ubicacin:

(5) Cdigo de oportunidad de presentacin del Estados Financieros, aplica solo al Libro de Inventarios y Balances, para los dems consigne 00 (como en el caso propuesto al tratarse del Registro de Ventas). (6) Indicador de operaciones: 1 Empresa o entidad operativa; 2 Cierre del libro - no obligado a llevarlo; 0 Cierre de operaciones - baja de inscripcin en el RUC. (7) Indicador del contenido del libro o registro: 1 Con informacin; 0 Sin informacin. (8) Indicador de la moneda utilizada: 1 Nuevos soles; 2 US dlares. (9) Es un cdigo jo, siempre se seala el 1 como indicador de libro electrnico generado por el PLE.

7. Elaboracin del archivo .txt

A efectos del caso prctico desarrollaremos como ejercicio el Registro de Ventas e Ingresos. La recomendacin es trabajar sobre los mismos formatos publicados en la norma. Para ello, debemos seguir los siguientes pasos: a) Descargar los formatos publicados con la Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT

6. Estructura de la nomenclatura
Tan importante como la informacin que se asignar dentro del archivo .txt es el nombre que se le debe otorgar al archivo, caso contrario el aplicativo PLE no lo podr incorporar ni validar. El nombre o rotulo del archivo .txt debe estar compuesto de la siguiente manera:
LE 2046645464920130100140100001 1 1 1.TXT

b) Abrir el archivo anexos 2.rs248-2012.xls, ubicar la hoja titulada 14 Registro de Ventas:

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)(6)(7)(8)(9)

Donde: (1) LE es un cdigo jo, es decir, se repetir para todos los libros y registros. (2) RUC del generador o contribuyente incorporado (PRICO) o aliado. (3) Periodo al que corresponde el libro bajo el formato Ao, Mes, Da. No obstante, la informacin del da solo se utiliza para el Libro de Inventarios y Balances, para los dems, siempre ser 00. (4) Cdigo del Libro, de acuerdo al Anexo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT, modicado por la Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT: - 140100 identica al Registro de Ventas e ingresos, como en el caso propuesto. - 080100 Registro de Compras - 050100 Libro Diario - 050200 Libro Diario formato simplicado - 060100 Libro Mayor
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c) Copiar desde la celda A4 hasta la G43

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d) Dentro del mismo archivo, abrir una hoja nueva. Ubicarse en la celda A1 y con clic derecho (anticlic) seleccionar pegado especial. A continuacin, tal como seala en la imagen, seleccionar la opcin Trasponer:

La informacin por defecto que debe consignarse en caso no exista informacin, de acuerdo a las reglas generales dispuestas por el Anexo 2 de la Resolucin de Superintendencia N 248-2012/SUNAT, es la siguiente:
Default de texto De NO haber informacin, consignar el carcter guin - De NO haber informacin, consignar 0.00 De NO haber informacin, consignar 0 De NO haber informacin, consignar 01/01/0001

e) Eliminar todas las columnas que no contengan numeracin en su encabezado, tal como se seala a continuacin:

Default de monto Default de cantidad Default de fecha

i) Especial mencin merecen las denominadas celdas llaves, que para el caso del Registro de Ventas e Ingresos se ubican en la columna B y C (campos 1 y 2). Estas celdas llaves son cdigos nicos para cada registro (la), la informacin en ella consignada no puede ser repetida en toda la la. j) Registraremos una factura de venta, bajo los siguientes datos:
- Columna B (campo 1): Periodo 20130100. Formato ao, mes, da. Como se ha sealado antes, el da es utilizado solo para el Libro de Inventarios y Balances, para los dems casos (como en nuestro ejemplo por tratarse del Registro de Ventas e Ingresos) se debe consignar 00. - Columna C (campo 2): 150001. Nmero correlativo del registro o el cdigo nico de la operacin. Este es un cdigo interno de cada empresa o negocio, el mismo que puede ser alfanumrico. - Columna D (campo 3): 10.01.13. Fecha de emisin del comprobante. - Columna F (campo 5): 01 Factura. Tipo de comprobante de pago o documento. Los cdigos de los tipos de comprobantes se ubican en la Tabla 10 del Anexo 3 el mismo que puede encontrarse en el numeral 10 de la ruta sealada en el punto 5 de la presente aplicacin prctica, bajo el ttulo 10. Estructuras de los Libros Electrnicos para la Versin 3.0 del PLE Vigente a partir del 01.01.13. - Columna G (campo 6): 0001. Nmero de serie del comprobante de pago. Aqu debe advertirse que a pesar de lo sealado en la numeral 4.1 del artculo 9 del Reglamento de Comprobantes de Pago, la serie debe estar compuesta de cuatro dgitos (no de tres). - Columna H (campo 7): 126. Nmero del comprobante de pago - Columna J (campo 9): 6 (RUC) Tipo de Documento de Identidad del cliente. Ver Tabla 2 del Anexo 3. - Columna K (campo 10): 10428409600. Nmero de Documento de Identidad del cliente. - Columna L (campo 11): SOTO PEREZ VALERIA MURIEL. Apellidos y nombres, denominacin o razn social del cliente. - Columna N (campo 13): 1500.00. Base imponible de la operacin gravada - Columna R (campo 17): 270.00. IGV y/o IPM. - Columna V (campo 21): 1770.00. Importe total del comprobante de pago - Columna AB (campo 27): 1. Estado que identica la oportunidad de la anotacin 1 cuando la operacin corresponde al periodo. - Columna AC (campo 28): GR001/125. Campos de libre utilizacin. En los dems campos, anotar la informacin que por defecto corresponde a los campos en donde no se tiene informacin por consignar. - Columna I (campo 8): 0 (default de cantidad). - Columna M (campo 12), O (campo 14), P (campo 15), Q (campo 16), S (campo 18), T (campo 19), U (campo 20): 0.00 (default de monto). - Columna W (campo 22): 0.000 (tipo de cambo a tres decimales). - Columna X (campo 23): 01/01/0001 (default de fecha). - Columna Y (campo 24): 00. - Columna Z (campo 25), AA (campo 26): - (default de texto).

f) Reducir el tamao de las las, hasta que el archivo Excel permita consignar informacin en la parte inferior.

g) Seleccionar todas las columnas desde la parte superior (desde la columna A hasta la AD). Seleccionar formato de celdas. Seleccionar la opcin Texto. Esto permitir que cuando se consignen ceros a la izquierda, o formatos de fecha, Excel los respete y con ello se pueda cumplir con los parmetros solicitados por el PLE.

h) Advirtase que todas las columnas necesitan informacin, excepto la columna E (campo 4) y la columna AC (campo 28). Incluso en las columnas en donde no tenga informacin por consignar, debe anotar informacin por defecto, de tal forma que las columnas contengan algn dato.

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k) Una vez llenados todos los parmetros del Registro de Ventas e Ingresos, debemos pasar la informacin del Excel al formato .txt. No obstante, debe advertirse que cada campo en el archivo de texto plano (.txt) debe separarse por el signo | (palote). Para ello, podemos utilizar la funcin concatenar del Excel, o mejor; se puede cambiar la conguracin del equipo para que de forma automtica separe los campos con el signo |. Para ello, es necesario ingresar a Panel de control, despus a Reloj, idioma o regin, Conguracin regional y de idioma, Conguracin adicional, y en la opcin Separador de listas cambiar la , por un |. Despus aceptar a todo. Ahora se debe copiar desde el archivo Excel trabajado las celdas B8 hasta AC8.

Se debe Guardar y posteriormente cerrar el archivo .txt generado. ) Ingresamos al aplicativo PLE descargado siguiendo los pasos del punto 5 del presente, el mismo que ya debe aparecer el Escritorio de su PC. Recodemos que para poder validar y enviar el archivo .txt se debe ingresar al PLE a travs del usuario y clave SOL, caso contrario solo se podr validar el archivo.

l) Se debe abrir un nuevo archivo Excel (no trabajar sobre el archivo original). Sobre la casilla A1 se debe pegar la informacin antes copia.

o) Se debe ingresar a la opcin Validar y enviar. Despus a la opcin Aadir archivo. Buscar la ruta en donde ha guardado el archivo .txt. A continuacin Abrir y despus en la opcin Validar, tal como se muestra a continuacin

ll) Se debe guardar el nuevo archivo. Opcin guardar como (ubicar por ejemplo el escritorio o mis documentos o la carpeta de su eleccin), y en tipo seleccionar el formato CSV (delimitado por comas,*.csv). A continuacin Guardar, al siguiente mensaje Aceptar, y al siguiente Si. Cerrar el archivo creado (a la pregunta Desea guardar los cambios?, responder NO).

p) Como se aprecia, el archivo no presenta errores, es decir, cumpliendo los pasos sealados, el archivo ha sido elaborado correctamente y esta listo para su envo. Tambin se puede ver la constancia y los totales de control. m) Sobre el archivo generado, debe darle clic derecho, seleccin abrir con, y tomar la opcin bloc de notas. Se generar el archivo .txt con la informacin de los campos delimitada por el signo |.

n) Ahora debemos ir a Archivo, Guardar como y en el nombre se le debe consignar la nomenclatura sealada en el punto 6 de la presente aplicacin prctica.
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q) Finalmente, al enviarse el resumen generado, se obtendr la Constancia de recepcin, la misma que constituye la prueba de haber cumplido con la obligacin.
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