Guia de Orientao para Implantao do Sistema de Controle Interno na Administrao Pblica

Guia de Orientao para Implantao do Sistema de Controle Interno na Administrao Pblica

Vitria / ES 2011

TCEES, 2011

Ficha Catalogrfica E77g Esprito Santo. Tribunal de Contas do Estado. Guia de Orientao para Implantao do Sistema de Controle Interno na Administrao Pblica / Tribunal de Contas do Estado. __ Vitria/ES: TCEES, 2011. 95 p. 1. Administrao Pblica. 2. Controle Interno. 4. Fiscalizao. 5. Superviso. I. Ttulo

CDU 35.078.3(036)

PRODUO DE CONTEDO Coordenador Geral Sebastio Carlos Ranna de Macedo

Conselheiro Corregedor

Coordenador do Projeto Slvio Roberto Lessa Amin

Controlador de Recursos Pblicos

Equipe de Projeto Andra Norbim Beconha Donato Volkers Moutinho Elizabeth Maria Klippel Amancio Pereira Guilherme Nunes Fernandes Idarlene Araujo Oliveira Marques
Controlador de Recursos Pblicos Controlador de Recursos Pblicos Controlador de Recursos Pblicos Controlador de Recursos Pblicos Controlador de Recursos Pblicos

O presente documento resultado do Projeto 11-Implantao do Sistema de Controle Interno na administrao pblica capixaba, desenvolvido no mbito da Corregedoria Geral, em alinhamento com o Plano Estratgico TCEES 20102015, Objetivo Estratgico 1-contribuir para o aprimoramento da gesto pblica, Diretriz Estratgica 1.1-fortalecer o controle interno propondo normas e procedimentos para implantao e funcionamento do sistema de controle interno na administrao pblica.

CORPO DELIBERATIVO
Conselheiro Presidente

Srgio Aboudib Ferreira Pinto

Conselheiro Vice-Presidente

Elcy de Souza

Conselheiro Corregedor Geral

Sebastio Carlos Ranna de Macedo

Conselheiros

Valci Jos Ferreira de Souza Umberto Messias de Souza Marcos Miranda Madureira Jos Antonio Almeida Pimentel

CORPO ESPECIAL
Auditores

Marcia Jaccoud Freitas Joo Luiz Cotta Lovatti Marco Antnio da Silva

MINISTRIO PBLICO ESPECIAL DE CONTAS

Procurador Geral Especial de Contas

Domingos Augusto Taufner

Procuradores Especiais de Contas

Luciano Vieira Luis Henrique Anastcio da Silva

Identidade Institucional

No cumprimento de suas atribuies constitucionais e legais o Tribunal de Contas do Estado do Esprito Santo construiu seu referencial estratgico estabelecendo negcio, misso, viso de futuro e valores institucionais, para a busca de resultados mais efetivos para a sociedade capixaba.

Misso
Orientar e controlar a gesto dos recursos pblicos em benefcio da sociedade

Viso Negcio
Controle Externo Ser instituio de excelncia na orientao e no controle da gesto dos recursos pblicos at 2015

Valores

Profissionalismo Equidade tica e Transparncia Excelncia de Desempenho Responsabilidade Sustentvel

SUMRIO

BASE LEGAL ..................................................................................................................................9 ASPECTOS CONCEITUAIS .........................................................................................................16 CONTROLE INTERNO .............................................................................................................16 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ......................................................................................17 PRINCPIOS DE CONTROLE INTERNO .................................................................................17 O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ......................................................................................19 INSTITUIO MEDIANTE LEI DE ABRANGNCIA ESTADUAL OU MUNICIPAL.................19 UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO ....................................................................19 Quadro de Pessoal da Unidade Central de Controle Interno ...............................................20 Perodo de Transio: at a Realizao do Concurso Pblico.............................................21 Atribuies da Unidade Central de Controle Interno.............................................................22 NORMAS DE ROTINAS INTERNAS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE.........................22 Nas Cmaras Municipais ......................................................................................................23 IMPLANTAO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO .....................................................23 Proposta de Cronograma ......................................................................................................26 ORIENTAES PARA ELABORAO DO MANUAL DE ROTINAS INTERNAS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE ......................................................................................28 Sistemas Administrativos ......................................................................................................28 Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle...................................................28 Proposta de Estrutura para o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle.31 RELACIONAMENTO: CONTROLE INTERNO E ADMINISTRAO.......................................33 RELACIONAMENTO: CONTROLE INTERNO E TRIBUNAL DE CONTAS.............................33 REPRESENTAO DE IRREGULARIDADES OU ILEGALIDADES AO TCEES....................34 APNDICES..................................................................................................................................36 APNDICE I - Modelo de Projeto de Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno da Administrao Pblica ...............................................................................................................36 APNDICE II - Modelo de Decreto ou Ato Normativo que regulamenta a lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio) .........................................................44

APNDICE III - Modelo de Instruo Normativa que disciplina a elaborao das demais normas.......................................................................................................................................48 APNDICE IV - Material de apoio a elaborao de normas relacionadas a algumas rotinas internas e respectivos procedimentos de controle....................................................................56 APNDICE V - Outros controles sugeridos por rea................................................................83 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS..............................................................................................95

APRESENTAO

Este Guia foi elaborado segundo os princpios e normas legais e regulamentares inerentes ao assunto, tendo como base o Guia para Implantao do Sistema de Controle Interno na Administrao Pblica do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso.

A institucionalizao e implementao do Sistema de Controle Interno no somente uma exigncia das Constituies Federal e Estadual, mas tambm uma oportunidade para dotar a administrao pblica de mecanismos que assegurem, entre outros aspectos, o cumprimento das exigncias legais, a proteo de seu patrimnio e a otimizao na aplicao dos recursos pblicos, garantindo maior tranqilidade aos gestores e melhores resultados sociedade.

As atividades de controle interno se somam s do controle externo, exercidas pelo Poder Legislativo e pelo Tribunal de Contas, no processo de fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial.

O controle pode ser compreendido como uma maneira de fazer com que um determinado resultado seja atingido por intermdio da execuo de tarefas cujas rotinas so predeterminadas em normas. A conjuntura atual da administrao pblica marcada pela escassez de recursos pblicos frente s necessidades crescentes por servios pblicos o que leva a necessria preocupao dos administradores pblicos quanto a melhor e mais correta aplicao do dinheiro pblico.

A implementao de mecanismos de controle deve ser planejada, sob a orientao tcnica da unidade que atuar como rgo central do Sistema de Controle Interno. O objetivo fundamental dotar as unidades gestoras de elementos bsicos para a estruturao das atividades de controle interno, orientando o desenvolvimento do Manual de Rotinas e Procedimentos de Controle.

Dessa maneira, o Tribunal de Contas do Estado do Esprito Santo ao aprovar este Guia tm o propsito de difundir e de ressaltar as atribuies do Sistema de Controle Interno dentro de uma viso holstica da administrao.

A soluo para a organizao do Sistema de Controle Interno no significa apenas aprovar lei em sentido formal, mas, sobretudo, entender a finalidade dos controles internos e visualizar a Administrao de forma sistmica, como um todo, em todos os seus processos. Entender os motivos para a organizao dos controles to importante quanto editar leis. Assim, constituir um Sistema de Controle Interno eficiente significa organizar o funcionamento dos processos inerentes gesto pblica de forma a evitar erros, fraudes e desperdcios.

O controle interno se bem estruturado e ativo, certamente auxiliar o gestor, possibilitando-lhe uma viso, das mais variadas situaes que envolvem a administrao. um instrumento eficaz no combate corrupo.

Muito embora o controle interno seja um instituto j previsto na estrutura da administrao pblica, com sede constitucional, muitos destacavam que o assunto no havia sido regulamentado, o que ocorreu com a vigncia da Lei Complementar n 101/2000 - Lei de Responsabilidade Fiscal.

Este Guia no tem a inteno de abranger todo o universo de hipteses tcnicas existentes inerentes aos controles internos, mas sim oferecer aos nossos jurisdicionados a base terica e prtica para o entendimento do significado dos controles internos e os caminhos para a sua organizao.

A estruturao de um sistema de controle tem por finalidade, em ultima instncia, propiciar melhores servios pblicos e efetiva entrega de suas aes ao usurio-cidado, alcanando, assim, o objetivo constitucional de atender ao princpio da eficincia.

Por fim, esta Corte de Contas, ao disponibilizar este trabalho no antecipa juzos que s o exame especfico de cada situao ser capaz de formar, mas confirma o seu compromisso em colaborar para o sucesso das instituies estaduais e municipais na concretizao de seus objetivos, centrados nos interesses dos cidados e da sociedade.

BASE LEGAL

O controle da Administrao Pblica foi bem delineado pela Constituio Federal, contudo a implementao do Sistema de Controle Interno em algumas entidades da federao at hoje no foi privilegiado.

Este Guia busca corrigir a lacuna no mbito do Estado do Esprito Santo e subsidiar o trabalho dos gestores na criao e implantao da estrutura de controle acima referenciada. Para tanto, sero dispostas as normas que servem de apoio.

Constituio Federal

A Constituio Federal fez a previso do controle interno em trs momentos. inegvel a importncia destas normas para delinear a abrangncia da estrutura do Sistema de Controle Interno.

Art. 31. A fiscalizao do Municpio ser exercida pelo Poder Legislativo Municipal, mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder Executivo Municipal, na forma da lei.

Art. 70. A fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial da Unio e das entidades da administrao direta e indireta, quanto legalidade, legitimidade, economicidade, aplicao das subvenes e renncia de receitas, ser exercida pelo Congresso Nacional, mediante controle externo, e pelo sistema de controle interno de cada Poder.

Art. 74. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio mantero, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execuo dos programas de governo e dos oramentos da Unio; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto eficcia e eficincia, da gesto oramentria, financeira e patrimonial nos rgos e entidades da administrao federal, bem como da aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado; III - exercer o controle das operaes de crdito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da Unio; IV - apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional.

1 Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela daro cincia ao Tribunal de Contas da Unio, sob
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pena de responsabilidade solidria.

2 Qualquer cidado, partido poltico, associao ou sindicato parte legtima para, na forma da lei, denunciar irregularidades ou ilegalidades perante o Tribunal de Contas da Unio.

Constituio Estadual

A Carta Estadual nos mesmos moldes da Federal estabelece a essncia do Sistema de Controle Interno.

Art. 29. A fiscalizao financeira e oramentria do Municpio ser exercida pela Cmara Municipal mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder Executivo Municipal, na forma da lei.

Art. 70. A fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial do Estado, dos Municpios e das entidades da administrao direta e indireta dos seus Poderes constitudos, quanto aos aspectos de legalidade, legitimidade e economicidade, aplicao das subvenes e renncias de receitas ser exercida pela Assemblia Legislativa e Cmara Municipais, nas suas respectivas jurisdies, mediante controle externo e pelo sistema de controle interno de cada um dos Poderes.

Art. 76. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio mantero de forma integrada, sistema do controle interno com a finalidade de: I - avaliar o cumprimento das metes previstas no plano plurianual, a execuo dos programas de governo e dos oramentos do Estado; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados quanto eficcia e eficincia, da gesto oramentria, financeira e patrimonial nos rgos e entidades da administrao estadual bem como da aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado; III - exercer o controle das operaes de crdito, avais e garantias, bem como dos direitos, obrigaes e haveres do Estado; IV - apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional.

1 Os responsveis pelo controle interno daro cincia ao Tribunal de Contas do Estado, sob pena de responsabilidade solidria, de qualquer irregularidade e ilegalidade de que tiverem conhecimento.

2 Qualquer cidado, partido poltico, associao ou sindicato parte legtima para, na forma da lei denunciar irregularidade ou ilegalidade ao Tribunal de Contas do Estado.

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Lei n. 4.320/1964

A Lei n. 4320/1964 estabeleceu normas de direito financeiro e controle dos oramentos pblicos, privilegiando tambm o controle interno.

Art. 75. O controle da execuo oramentria compreender: I - a legalidade dos atos de que resultem a arrecadao da receita ou a realizao da despesa, o nascimento ou a extino de direitos e obrigaes; II - a fidelidade funcional dos agentes da administrao responsveis por bens e valores pblicos; e III - o cumprimento do programa de trabalho expresso em termos monetrios e em termos de realizao de obras e prestao de servios.

Art. 76. O Poder Executivo exercer os trs tipos de controle a que se refere o artigo 75, sem prejuzo das atribuies do Tribunal de Contas ou rgo equivalente.

Lei Complementar n. 101/2000 Lei de Responsabilidade Fiscal

A Lei de Responsabilidade Fiscal reforou a importncia do Sistema de Controle Interno e acrescentou novas atribuies.

Art. 54. Ao final de cada quadrimestre ser emitido pelos titulares dos Poderes e rgos referidos no art. 20 Relatrio de Gesto Fiscal, assinado pelo: I - Chefe do Poder Executivo; II - Presidente e demais membros da Mesa Diretora ou rgo decisrio equivalente, conforme regimentos internos dos rgos do Poder Legislativo; III - Presidente de Tribunal e demais membros de Conselho de Administrao ou rgo decisrio equivalente, conforme regimentos internos dos rgos do Poder Judicirio; IV - Chefe do Ministrio Pblico, da Unio e dos Estados.

Pargrafo nico. O relatrio tambm ser assinado pelas autoridades responsveis pela administrao financeira e pelo controle interno, bem como por outras definidas por ato prprio de cada Poder ou rgo referido no art. 20.

Art. 59. O Poder Legislativo, diretamente ou com o auxlio dos Tribunais de Contas, e o sistema de controle interno de cada Poder e do Ministrio Pblico, fiscalizaro o cumprimento das normas desta Lei Complementar, com nfase no que se refere a: I - atingimento das metas estabelecidas na lei de diretrizes oramentrias; II - limites e condies para realizao de operaes de crdito e inscrio em Restos a Pagar; III - medidas adotadas para o retorno da despesa total com pessoal ao respectivo limite,
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nos termos dos arts. 22 e 23; IV - providncias tomadas, conforme o disposto no art. 31, para reconduo dos montantes das dvidas consolidada e mobiliria aos respectivos limites; V - destinao de recursos obtidos com a alienao de ativos, tendo em vista as restries constitucionais e as desta Lei Complementar; VI - cumprimento do limite de gastos totais dos legislativos municipais, quando houver.

Lei n. 8.666/1993 - Lei de Licitaes e Contratos Administrativos

A Lei de Licitaes e Contratos Administrativos tambm contribui para o sistema de controle segundo as previses do art. 113.

Art. 113. O controle das despesas decorrentes dos contratos e demais instrumentos regidos por esta Lei ser feito pelo Tribunal de Contas competente, na forma da legislao pertinente, ficando os rgos interessados da Administrao responsveis pela demonstrao da legalidade e regularidade da despesa e execuo, nos termos da Constituio e sem prejuzo do sistema de controle interno nela previsto.

2 Os Tribunais de Contas e os rgos integrantes do sistema de controle interno podero solicitar para exame, at o dia til imediatamente anterior data de recebimento das propostas, cpia de edital de licitao j publicado, obrigando-se os rgos ou entidades da Administrao interessada adoo de medidas corretivas pertinentes que, em funo desse exame, lhes forem determinadas.

Lei Complementar n. 32/1993 - Lei Orgnica do TCEES

A Lei Orgnica do TCEES soma aos preceitos das Constituies Federal e Estadual a devida deferncia ao Sistema de Controle Interno.

Art. 86. Os Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio mantero, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano plurianual, a execuo dos programas de governo e dos oramentos de governo e dos oramentos do Estado e dos Municpios; II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto eficcia, eficincia e economicidade da gesto oramentria, financeira e patrimonial nos rgos e entidades da administrao estadual e municipal, bem como da aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado; III - exercer o controle das operaes de crdito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres do Estado e dos Municpios;
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IV - apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional.

Art. 87. No apoio ao controle externo, os rgos integrantes do sistema de controle interno devero exercer, dentre outras, as seguintes atividades: I - organizar e executar, por iniciativa prpria ou por solicitao do Tribunal de Contas, programao trimestral, de auditorias contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial nas unidades administrativas sob seu controle, enviando ao Tribunal de Contas os respectivos relatrios, na forma estabelecida no Regimento Interno; II - realizar auditorias nas contas dos responsveis sob seu controle, emitindo relatrio, certificado de auditoria e parecer; III - alertar, formalmente, a auditoria administrativa competente para que instaure Tomada de Contas, sempre que tiver conhecimento de qualquer das ocorrncias referidas no caput do art. 51.

Art. 88. Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade, dela daro cincia de imediato ao Tribunal de Contas, sob pena de responsabilidade solidria.

1 - Na comunicao ao Tribunal de Contas, o dirigente do rgo de controle interno competente indicar as providncias adotadas para: I - corrigir a irregularidade apurada; II - ressarcir o eventual dano causado ao errio; III - evitar ocorrncias semelhantes.

2 - Verificada em inspeo, auditoria ou no julgamento de contas, de atos e contratos, irregularidades que no tenham sido comunicadas tempestivamente ao Tribunal de Contas, e provada a omisso, o dirigente do rgo de controle interno, na qualidade de responsvel solidrio, ficar sujeito s sanes previstas para a espcie nesta lei.

Art. 89. A autoridade competente emitir, sobre as contas e o parecer do controle interno, expresso e indelegvel pronunciamento, no qual atestar haver tomado conhecimento das concluses nele contidas.

Art. 90. Aplicam-se ao Tribunal de Contas, no que couber, as disposies deste captulo.

Pargrafo nico - A responsabilidade pelo exerccio do controle interno, de que trata este artigo, ser atribuda a rgos especficos e regulada por ato prprio.

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Resoluo TCEES n. 182/2002 - Regimento Interno do TCEES

O Regimento Interno do TCEES descreve as informaes que devero estar contidas no Parecer do Controle Interno das Prestaes de Contas do Governador e dos Prefeitos.

Art. 117. Constituiro as contas do Governador: IX - relatrio conclusivo dos rgos de controle interno sobre as contas apresentadas: a) da Auditoria-Geral do Estado - relatrio sobre as auditorias realizadas, evidenciandose as impropriedades detectadas e as providncias adotadas; b) da Secretaria de Estado da Fazenda - relatrio sobre os controles financeiros; c) da Secretaria de Estado do Planejamento - relatrio sobre a execuo programtica do oramento do Estado.

Art. 119.

O relatrio conclusivo do rgo competente do Poder Executivo que

acompanha as contas do Governador deve conter, no mnimo, os seguintes elementos: I - o montante dos recursos aplicados na execuo de cada um dos programas includos na programao anual; II - a execuo da programao financeira de desembolso e o seu comportamento em relao previso, bem como, se for o caso, as razes determinantes do dficit financeiro; III - as providncias tomadas para eliminar as sonegaes e racionalizar a arrecadao, com indicao dos resultados obtidos; IV - as medidas adotadas para assegurar a boa gesto dos recursos pblicos; V - a posio das operaes de crdito contratadas e as respectivas variaes, as antecipaes de receitas autorizadas e realizadas e os avais e as garantias concedidos, observado o disposto na Lei Complementar Federal n 101/2000 e as Resolues do Senado Federal. VI - os trabalhos desenvolvidos com relao contabilidade de custos e s avaliaes da produtividade dos servios pblicos, bem como os resultados alcanados. Pargrafo nico. O relatrio previsto no caput deste artigo dever conter as informaes que atendam ao disposto nos arts. 59, 71 e 72, da Lei Complementar Federal n 101/2000.

Art. 127. Constituiro as contas do Prefeito: V - relatrio conclusivo do rgo central do sistema de controle interno, ou equivalente;

Art. 128. O relatrio conclusivo do rgo competente do Poder Executivo que acompanha as contas do prefeito deve conter, basicamente, os seguintes elementos: I - o montante dos recursos aplicados na execuo de cada um dos programas includos na programao anual; II - a execuo da programao financeira de desembolso, o seu comportamento em relao previso bem como, se for o caso, as razes determinantes do dficit
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financeiro; III - as providncias tomadas para eliminar as sonegaes e racionalizar a arrecadao, com indicao dos resultados obtidos; IV - as medidas adotadas para assegurar a boa gesto dos recursos pblicos; V - os trabalhos desenvolvidos com relao contabilidade de custos e s avaliaes da produtividade dos servios pblicos, bem como os resultados alcanados.

Pargrafo nico. O relatrio previsto no caput deste artigo dever conter as informaes que atendam ao disposto nos arts. 59, 71 e 72, da Lei Complementar Federal n 101/00.

Art. 132. A fiscalizao a cargo do Tribunal, mediante a realizao de auditorias de natureza contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial, tem por objetivo verificar a legalidade, legitimidade, moralidade, economicidade, impessoalidade, publicidade, eficcia e eficincia da gesto.

Pargrafo nico. O Tribunal tambm verificar, por meio das auditorias, a eficincia e a eficcia do sistema de controle interno mantido pelos rgos e pelas entidades das administraes estadual e municipais.

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ASPECTOS CONCEITUAIS

Para melhor compreenso do funcionamento do sistema de controle interno, importante, inicialmente, registrar os seguintes conceitos bsicos:

CONTROLE INTERNO
Controle toda atividade de verificao sistemtica de um registro, exercida de forma permanente ou peridica, consubstanciada em documento ou outro meio, que expresse uma ao, uma situao e/ou um resultado, com o objetivo de verificar se est em conformidade com o padro estabelecido, ou com o resultado esperado, ou, ainda, com o que determinam a legislao e as normas.

Controle Interno, segundo o Comit de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Pblicos Certificados, compreende o plano de organizao e todos os mtodos e medidas adotados na empresa para salvaguardar seus ativos, verificar a exatido e fidelidade dos dados contbeis, desenvolver a eficincia nas operaes e estimular o seguimento das polticas executivas prescritas.

Esse conceito, hoje consolidado entre os organismos e profissionais que atuam na rea de auditoria, evidencia que o controle interno exercido atravs da conjugao da estrutura organizacional com os mecanismos de controle estabelecidos pela administrao, incluindo as normas internas que definem responsabilidades pelas tarefas, rotinas de trabalho e procedimentos para reviso, aprovao e registro das operaes, envolvendo aspectos contbeis e administrativos. Nesse contexto, o plano de organizao deve fixar, com clareza, as responsabilidades funcionais.

Alm de assegurar o fiel cumprimento legislao e de salvaguardar os bens e recursos pblicos, o controle interno, assim entendido, no mbito da Administrao Pblica, deve promover a eficincia operacional, garantindo que os recursos sejam empregados

eficientemente nas operaes cotidianas, visando economicidade invocada pelo art. 70 da Constituio Federal.

O processo de controle interno deve, preferencialmente, ter carter preventivo, ser exercido permanentemente e estar voltado para a correo de eventuais desvios em relao aos parmetros estabelecidos, como instrumento auxiliar de gesto. Para tanto, necessrio que existam polticas administrativas claramente definidas e que estas sejam cumpridas e, do mesmo modo, devem os sistemas de informaes contbeis, operacionais e gerenciais ser eficientes e confiveis.
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SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

Sistema um conjunto de partes e aes que, de forma coordenada, concorrem para um mesmo fim.

Sistema de Controle Interno pode ser entendido como somatrio das atividades de controle exercidas no dia-a-dia em toda a organizao para assegurar a salvaguarda dos ativos, a eficincia operacional e o cumprimento das normas legais e regulamentares.

Com isso, fica claro que o controle interno, no mbito da Administrao Pblica, deve ser distribudo nos vrios segmentos do servio pblico, envolvendo desde o menor nvel de chefia at o administrador principal, posto que todas as atividades da administrao pblica devem ser devidamente controladas.

Aos servidores com funo de chefia compete controlar a execuo dos programas afetos sua rea de responsabilidade e zelar pela observncia das normas legais e regulamentares que orientam as respectivas atividades. Para imputar essa responsabilidade necessrio que a estrutura, a distribuio das competncias e as atribuies de cada unidade estejam claramente definidas e aprovadas.

A questo-chave est na necessidade de que as atividades ocorram de forma coordenada, orientada e supervisionada, pressupondo-se, ento, a existncia de um ncleo ou rgo central do sistema.

Esses so os fundamentos tcnicos e a base legal para que os Estados e os Municpios instrumentalizem seu Sistema de Controle Interno, consolidando uma atividade a ser exercida sob a coordenao de uma unidade central de tal sistema.

PRINCPIOS DE CONTROLE INTERNO

Os princpios de controle interno usualmente mencionados na literatura especializada correspondem a medidas que devem ser adotadas em termos de poltica, sistemas e organizao, visando ao atingimento dos objetivos anteriormente elencados. A seguir, listaremos os mais citados: segurana razovel: as estruturas de controle interno devem proporcionar uma garantia razovel do cumprimento dos objetivos gerais. A garantia razovel equivale a um nvel satisfatrio de confiana, considerando o custo, a oportunidade, a utilidade e os riscos; comprometimento: os dirigentes e os servidores/empregados devero mostrar e manter, em todo momento, uma atitude positiva e de apoio frente aos controles internos;

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tica, integridade e competncia: os dirigentes e os servidores/empregados devem primar por um comportamento tico, atravs da sua integridade pessoal e profissional; objetivos do controle: devem-se identificar ou elaborar objetivos especficos do controle para cada atividade da instituio. Estes devem ser adequados, oportunos, completos, razoveis e estar integrados dentro dos objetivos globais da instituio;

anlise do custo-benefcio: a implantao e o funcionamento dos controles internos devem apresentar um custo inferior ao benefcio gerado; vigilncia dos controles: os dirigentes devem acompanhar e verificar continuamente suas operaes e adotar imediatamente as medidas oportunas frente a qualquer evidncia de irregularidade ou de atuao contrria aos princpios de economia, eficincia e eficcia;

documentao: a estrutura de controle interno e todas as transaes e fatos significativos devem estar claramente documentados e a documentao deve estar disponvel para verificao. Uma instituio deve ter o registro de sua estrutura de controle interno, incluindo seus objetivos e procedimentos de controle, e de todos os aspectos pertinentes das transaes e fatos significativos;

registro oportuno e adequado das transaes e fatos: as transaes e fatos significativos devem ser registradas imediatamente e ser devidamente classificados. O registro imediato e pertinente da informao um fator essencial para assegurar a oportunidade e confiabilidade de toda informao que a instituio maneja em suas operaes e na adoo de decises;

autorizao e execuo das transaes e fatos: as transaes e fatos relevantes s podero ser autorizados e executados por aquelas pessoas que atuem dentro do mbito de suas competncias;

diviso das tarefas (segregao de funes): as tarefas e responsabilidades essenciais ligadas a autorizao, tratamento, registro e reviso das transaes e fatos devem ser designadas a pessoas diferentes. Com o fim de reduzir o risco de erros, desperdcios ou atos ilcitos, ou a probabilidade de que no sejam detectados estes tipos de problemas, preciso evitar que todos os aspectos fundamentais de uma transao ou operao se concentrem nas mos de uma nica pessoa ou seo;

superviso: deve existir uma superviso competente para garantir o atendimento aos objetivos de controle interno; acesso aos recursos e registros e responsabilidades frente aos mesmos: o acesso aos recursos e registros deve ser limitado s pessoas autorizadas para tanto, as quais esto obrigadas a prestar contas da custdia ou utilizao dos mesmos.

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O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

INSTITUIO MUNICIPAL

MEDIANTE

LEI

DE

ABRANGNCIA

ESTADUAL

OU

A mando das disposies constitucionais j comentadas, o Estado e os Municpios devero definir, em cada um deles, a forma de funcionamento do Sistema de Controle Interno, mediante lei de iniciativa do Chefe do Poder Executivo. Assim, em cada ente da federao, uma nica lei instituir o respectivo Sistema de Controle Interno.

Embora seja de iniciativa do Poder Executivo, a lei dever fazer referncia ao Sistema de Controle Interno do Estado ou Municpio. No mbito estadual esto inclusos os poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, o Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e o Tribunal de Contas e, no mbito municipal, o Executivo e Legislativo. A referncia a cada um dos Poderes e rgos inclui a sua administrao direta e indireta, se for o caso.

O Apndice I deste Guia apresenta proposta de redao para orientar a elaborao da mencionada lei, devendo ser adaptada situao do correspondente Estado ou Municpio.

UNIDADE CENTRAL DE CONTROLE INTERNO

A Constituio Federal de 1988 faz referncia ao sistema de controle interno, que deve ser institucionalizado, mediante lei, em cada esfera de governo. Guardadas as propores, a forma de funcionamento dos sistemas de controle interno da Unio, dos Estados e Municpios no apresenta diferenas. Nos trs nveis, envolve um conjunto de atividades de controle exercidas internamente em toda a estrutura organizacional, sob a coordenao de um rgo central (ou cargo devidamente formalizado). Para fins didticos, esse rgo ser referenciado neste Guia pela denominao de Unidade Central de Controle Interno - UCCI.

As responsabilidades bsicas destas unidades so a de promover o funcionamento do Sistema, exercer controles essenciais e avaliar a eficincia e eficcia dos demais controles, apoiando o controle externo no exerccio de sua misso institucional.

Embora integrantes do Sistema de Controle Interno do ente respectivo, institudo por um nico comando legal, os Poderes Executivo e Legislativo Estaduais e Municipais, bem como, o Poder Judicirio, o Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e o Tribunal de Contas do Estado, devero constituir a sua prpria UCCI podendo, a critrio do Poder ou rgo, ser constituda com o status de Secretaria.

No h subordinao dos Poderes e rgos citados a um controle nico no Estado ou

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Municpio, mas, sim, ao controle institudo no mbito de cada um deles, resguardando a sua autonomia e independncia. Assim, os responsveis pelas UCCIs em cada Poder ou rgo reportar-se-o, nas situaes previstas na legislao, diretamente prpria administrao e/ou ao Tribunal de Contas.

Importante ressaltar que essa UCCI ser responsvel pela coordenao e/ou execuo de atividades de controle interno no mbito de cada rgo ou Poder, incluindo as administraes Direta e Indireta, se for o caso. A unidade instituda no mbito do Poder Executivo estadual ou municipal ter abrangncia sobre as atividades de controle interno desempenhadas pelas suas administraes Direta e Indireta.

Quadro de Pessoal da Unidade Central de Controle Interno

O controle interno de um Estado ou Municpio no exercido por uma pessoa ou mesmo por um departamento integrante da estrutura organizacional, mas, sim, por todos aqueles que executam ou respondem pelas diversas atividades, em especial os que ocupam funes de comando.

A existncia do responsvel legal ou UCCI, formalmente constituda, no exime nenhum dirigente ou servidor da observncia das normas constitucionais e legais aplicadas administrao pblica.

Diante do grau de responsabilidade da UCCI e da amplitude das atividades a serem desenvolvidas, cabe ao gestor assegurar a independncia de atuao e os recursos humanos, materiais e tecnolgicos necessrios ao bom desempenho da funo.

A estrutura de pessoal da UCCI de cada um dos Poderes e rgos depender do porte da administrao e do volume de atividades a serem controladas. possvel que em alguma organizao apenas um servidor seja capaz de realizar as atividades. Em outras, poder ser necessria a criao de equipe.

Em qualquer caso, a complexidade e amplitude das tarefas vo exigir conhecimento, qualificao tcnica adequada, postura independente, responsvel e identificada com a natureza da funo.

Assim, a designao de servidores efetivos com formao em nvel superior para o exerccio das atividades reveste-se de maior eficcia. Esse entendimento aplicvel, inclusive, para os casos em que, no havendo necessidade de equipe, seja nomeado apenas um servidor para responder pela UCCI.

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Este posicionamento decorre das boas prticas administrativas e da jurisprudncia do Supremo Tribunal Federal e do Tribunal de Contas da Unio .
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Em que pese o vnculo direto dessa unidade com o chefe do Poder ou rgo, o titular deve ser da confiana da administrao e no somente do gestor principal. Do contrrio, a eficcia da ao de controle ficaria restrita viso e vontade do administrador, com risco de se tornar inoperante. fundamental, portanto, que o sistema esteja imune s mudanas no comando da administrao.

Outro aspecto a ser considerado nesta avaliao a necessidade da manuteno, por maior perodo possvel, do vnculo deste profissional entidade qual presta servios. Esta condio possibilita uma viso cada vez mais ampla e evolutiva da organizao, assegurando eficincia e continuidade na proposio de aes de controle interno.

A recomendao, nesse caso, que, havendo equipe, o seu titular seja escolhido dentre os auditores pblicos internos (ou denominao equivalente), com formao em nvel superior e comprovado conhecimento para o exerccio da funo de controle, o que pressupe domnio dos conceitos relacionados ao controle interno e auditoria. Os auditores pblicos internos devero ser selecionados em concurso pblico.

Estes critrios so relevantes, tambm, devido ao fato de que as UCCIs respondem pela operacionalizao do apoio ao controle externo em sua misso institucional. Dessa forma, a existncia no seu comando de profissional pertencente ao quadro prprio amplia a possibilidade de que a fiscalizao, no que se refere s competncias do controle interno, seja efetivamente exercida.

oportuno ressaltar, tambm, que a remunerao desses servidores deve ser compatvel com a atribuio exercida.

Perodo de Transio: at a Realizao do Concurso Pblico

Considerando que h urgncia na instituio do Sistema de Controle Interno e que as atividades devero ser desempenhadas por servidores efetivos, importante estabelecer regras de transio, especialmente, em razo do tempo que separa a realizao de concurso pblico do efetivo exerccio dos servidores nomeados.

A recomendao bsica, para essa situao, de que sejam recrutados servidores j

1

ADI 890 - Rel. Min. Maurcio Corra, julgamento em 11-9-2003, Plenrio, DJ de 6-2-2004. ADI 2.229, Rel. Min. Carlos Velloso, julgamento em 9-6-2004, Plenrio, DJ de 25-6-2004. ADI 2.987, Rel. Min. Seplveda Pertence, julgamento em 19-2-2004, Plenrio, DJ de 2-4-2004. ADI 3.430, Rel. Min. Ricardo Lewandowski, julgamento em 12-8-2009, Plenrio, DJE de 23-10-2009. SMULA n 231 - Tribunal de Contas da Unio. 21

pertencentes ao quadro de pessoal efetivo, desde que renam as qualificaes necessrias ao desempenho das atribuies inerentes UCCI.

Atribuies da Unidade Central de Controle Interno

O sucesso das atividades de controle interno depende da forma como o Sistema estruturado e da clareza na definio das competncias e responsabilidades do rgo central e das unidades executoras, estas entendidas todas as unidades integrantes da estrutura organizacional.

O elenco de atribuies e responsabilidades especificadas no modelo de Projeto de Lei (Apndice I) espelha, objetivamente, o foco de atuao da UCCI. Contudo, para facilitar o planejamento e justificar a alocao de recursos, recomendvel que o conjunto de atividades seja agregado em trs grandes grupos, a saber:

Atividades de apoio: Acompanhamento/interpretao da legislao orientao na definio das rotinas internas e dos procedimentos de controle - orientao administrao - relacionamento com o controle externo.

Atividades de controle interno: Exerccio de alguns controles considerados indelegveis (observncia aos dispositivos constitucionais - art. 59 da Lei de Responsabilidade Fiscal acompanhamento de resultados e outros macro controles).

Atividades de auditoria interna: Realizao de auditorias contbeis, operacionais, de gesto, patrimoniais e de informtica em todas as reas das administraes Direta e Indireta, conforme planejamento e metodologia de trabalho, objetivando aferir a observncia aos procedimentos de controle e, se for o caso, aprimor-los.

NORMAS DE ROTINAS INTERNAS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE

A integrao entre os Poderes e rgos referenciada no texto constitucional sobre o Sistema de Controle Interno no envolve subordinao de um ao outro, mas a harmonia e obedincia a um mesmo comando legal. Isso no afasta a necessidade de elaborao de normas prprias de rotinas internas e procedimentos de controle em cada um deles, com observncia aos ditames legais, bem como sua realidade e especificidades.

Os Poderes Executivos e Legislativos Estaduais e Municipais, o Poder Judicirio, o Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e o Tribunal de Contas do Estado devem estabelecer suas
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prprias normas de rotinas internas e procedimentos de controle, com observncia legislao aplicvel a cada matria a ser normatizada. Tais normas orientaro a realizao de todas as atividades de rotina interna e os procedimentos de controle, abrangendo a administraes Direta e Indireta, quando for o caso.

Significa dizer, por exemplo, que a norma estabelecida pelo Executivo para aquisio de bens e servios e os respectivos procedimentos de controle devero ser observados pelas organizaes das administraes direta e indireta deste Poder.

Nas Cmaras Municipais

As Cmaras Municipais, que funcionam exclusivamente com os repasses financeiros efetuados pelo Poder Executivo e so sujeitas a limites constitucionais e legais, poder ser dispensvel a criao de estrutura prpria de controle, para evitar que o custo seja maior que o benefcio. Neste caso, h duas opes de formalizao do instrumento legal: subordinao s normas de rotinas e procedimentos de controle do Poder Executivo Municipal; subordinao tanto s normas de rotinas e procedimentos de controle quanto ao controle da UCCI do Executivo Municipal.

A primeira alternativa dispensa a elaborao das normas prprias, devendo a atividade de controle ser desempenhada por servidor nomeado pela Cmara Municipal. A segunda dispensa tanto a criao da UCCI quanto elaborao de normas prprias de rotinas e procedimentos, no mbito da Cmara Municipal. Em qualquer caso, o controle abranger apenas as atividades administrativas, no se aplicando s funes legislativas e de controle externo.

A opo deve ser feita com base nas disponibilidades oramentrias e financeiras e nos princpios da eficincia, da economicidade e da razoabilidade.

IMPLANTAO DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

A base da implantao do controle interno precisa estar em lei de iniciativa dos governos Estadual e Municipal, que dever ser amplamente divulgada em toda a estrutura da administrao pblica.

Paralelamente, deve ser definida a estrutura necessria ao funcionamento da UCCI em cada rgo dos Poderes Executivos e Legislativos Estaduais e Municipais, Poder Judicirio, Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e Tribunal de Contas Estadual.

Ao responsvel pela UCCI cabe liderar o processo de implementao das atividades de controle
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no mbito do Poder ou rgo respectivo, iniciando pela elaborao da minuta do decreto que regulamentar a lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado ou Municpio. O decreto deve, no mnimo: elucidar aspectos que no esto claros na lei; esclarecer que o controle interno ser exercido sob o enfoque sistmico; definir o papel e a responsabilidade da UCCI, que funcionar como rgo central do Sistema, assim como, das diversas unidades da estrutura organizacional no processo de definio dos sistemas administrativos, identificao de rotinas internas e pontos de controle, elaborao dos respectivos fluxogramas e instrues normativas; estabelecer os diversos sistemas administrativos da organizao sujeitos ao controle interno (ou estabelecer prazo para aprovao posterior atravs de decreto especfico); estabelecer prazo para a elaborao dos fluxogramas e descrio das rotinas (instrues normativas) para cada um dos sistemas administrativos;

O Apndice II deste Guia apresenta proposta de redao para orientar a elaborao do mencionado decreto, devendo ser adaptado situao do rgo.

Para a operacionalizao das atividades de controle interno, necessrio estabelecer ordem de prioridades para execuo das atribuies da unidade.

Os principais controles de responsabilidade da UCCI que, devido relevncia, devem ser exercidos imediatamente aps a sua implantao so: cumprimento das metas fiscais e das prioridades e metas estabelecidas na Lei de Diretrizes Oramentrias e obteno dos resultados previstos nos programas constantes do Plano Plurianual - PPA; verificao sistemtica da observncia aos limites constitucionais de aplicao nas reas de educao e sade; aplicaes dos recursos do Fundo de Manuteno e Desenvolvimento da Educao Bsica e de Valorizao dos Profissionais da Educao - Fundeb; verificao da consistncia dos dados contidos no Relatrio de Gesto Fiscal e Relatrio Resumido da Execuo Oramentria a serem publicados pelos rgos referidos no art. 20 da Lei de Responsabilidade Fiscal, conforme o caso; observncia do cumprimento dos limites impostos pela Lei de Responsabilidade Fiscal ao Ente.

Para desenvolver as atividades de auditoria interna, em sua plenitude, necessrio compor e capacitar a equipe de trabalho da UCCI, objetivando o contnuo aprimoramento dos conhecimentos tcnicos e dos aspectos ticos e comportamentais.

requisito fundamental que os profissionais que atuam na UCCI tenham, alm de conhecimento tcnico e domnio da legislao aplicvel a Estados e Municpios, conforme o caso, uma conduta pessoal inquestionvel, visto que estes profissionais passam a ter acesso a
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toda e qualquer informao dentro da organizao, inclusive quelas de carter absolutamente sigiloso.

At que as atividades de auditoria interna passem a ser executadas regularmente, a unidade executora do Sistema de Controle Interno, sob a coordenao da UCCI, deve avaliar e identificar seus pontos de controle, que so as rotinas internas relevantes que necessitam de um controle mais efetivo. Este procedimento estimula o comprometimento de todas as unidades da organizao no sentido de aprimorar os controles.

O planejamento inicial deve ser avaliado e atualizado, abrangendo cronograma de atividades mensais e anuais, alm das aes a serem desenvolvidas no ano seguinte para assegurar o pleno exerccio dos trs grandes grupos de atividades.

Com o objetivo de colaborar nessa tarefa, este Guia traz, no prximo item, proposta de cronograma das atividades inerentes implementao do Sistema de Controle Interno, onde o planejamento e a execuo das atividades de controle ocorrem de forma concomitante. Esta ttica evita a disperso de esforos e produz os resultados esperados, mas exige grande versatilidade do coordenador e equipe da UCCI.

Esse planejamento inicial deve ser avaliado e atualizado anualmente, gerando um documento no qual constem, alm de cronogramas de atividades mensais e anuais, as aes necessrias a serem desenvolvidas no prximo ano.

O planejamento das atividades de apoio deve contemplar o relacionamento com o controle externo, inclusive definindo critrios para registro e acompanhamento dos processos relativos administrao que tramitam no Tribunal de Contas.

Tambm devem ser previstas horas de trabalho para: estudos e pesquisas sobre a legislao; treinamento da equipe interna e dos possveis representantes das unidades executoras do Sistema de Controle Interno; orientao tcnica na expedio das instrues normativas; promoo de reunies e seminrios internos; e assessoramento Administrao nos assuntos inerentes ao tema.

necessrio, tambm, definir e identificar com clareza os controles a serem executados, a freqncia e fontes de informao. A partir da, elabora-se um cronograma especificando as atividades e calendrio de execuo.

Tambm devero constar do plano as aes voltadas ao aprimoramento das atividades, tais como viabilizao de recursos da tecnologia da informao, para acesso a informaes disponveis nos aplicativos em uso no prprio rgo ou instituio, em especial os de
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acompanhamento da gesto (informaes gerenciais indicadores de desempenho controle da execuo dos programas e das metas fsicas) e controle de custos.

A partir da operacionalizao do Sistema de Controle Interno, recomendvel a elaborao de plano especfico de auditoria interna, que poder ser denominado de Plano Anual de Auditoria Interna.

Um dos primeiros trabalhos a ser desenvolvido, preferencialmente por comisso designada para esse fim e coordenada pelo titular da UCCI, o diagnstico do comportamento da administrao em relao aos princpios do controle interno. Tal levantamento deve contemplar aspectos relevantes, tais como: plano de organizao: adequao e clara distribuio das atribuies entre as unidades e cargos da estrutura organizacional; equipe de trabalho: qualificao, capacitao, grau de comprometimento e treinamento; delegao de poderes e determinao de responsabilidades; segregao de funes-chaves; organizao da legislao estadual ou municipal, conforme o caso, e existncia de instrues devidamente formalizadas; existncia de controles sobre os aspectos e operaes mais relevantes; grau de aderncia a diretrizes e normas legais.

A constatao de deficincias relacionadas a esses aspectos pode indicar comprometimento do controle interno, devendo ser desencadeadas urgentes medidas para sua correo.

As principais etapas de operacionalizao das atividades do controle interno podem ser traduzidas na proposta de cronograma que se segue.

Proposta de Cronograma
1. No Estado ou Municpio: compor equipe provisria de controle interno, se for o caso; realizar estudos sobre o tema, abrangendo inclusive as orientaes do TCEES; elaborar projeto de lei de implantao do Sistema de Controle Interno adequado s necessidades, realidades e estrutura do Estado ou Municpio, tomando por base as orientaes do TCEES; promulgar a lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado ou Municpio.

2. Em cada Poder ou rgo, incluindo as administraes direta e indireta, se for o caso (Poderes Executivos e Legislativos Estaduais e Municipais, Poder Judicirio, Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e o Tribunal de Contas do Estado)
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compor equipe provisria de controle interno, mediante recrutamento interno, at a realizao do concurso pblico; realizar estudos sobre o Sistema de Controle Interno, especialmente quanto lei que o aprova no mbito do Estado ou Municpio; definir os sistemas administrativos, com os respectivos rgos centrais; regulamentar a lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno; realizar concurso pblico para o provimento das vagas criadas para a UCCI; realizar diagnstico inicial, atravs de grupo de trabalho, sobre a situao dos controles gerais do estado ou municpio e orientao das aes; desenvolver estudos e pesquisas sobre controles internos treinamento da equipe da UCCI; realizar seminrios internos para a disseminao de conceitos e forma de funcionamento do Sistema de Controle Interno; iniciar a operacionalizao das atividades da UCCI quanto ao relacionamento com o controle externo; definir e iniciar os macro controles de responsabilidade da UCCI (quais em que nvel freqncia fontes de informao); elaborar e divulgar, pela UCCI, a Instruo Normativa que orienta e padroniza a elaborao das demais instrues normativas; promover discusses tcnicas com as unidades executoras e com a unidade responsvel pela coordenao do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instruo Normativa a ser elaborada;

elaborar as instrues normativas; consolidar as instrues normativas no Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle da Administrao; definir e disponibilizar os indicadores de gesto e demais informaes para

acompanhamento permanente da UCCI; treinar a equipe da UCCI para o exerccio das atividades de auditoria interna; elaborar o Manual de Auditoria Interna, contemplando aspectos ticos, tcnicos e metodologia para planejamento e execuo dos trabalhos; elaborar o primeiro Plano Anual de Auditoria Interna, para uso interno da UCCI; dar incio ao desenvolvimento dos primeiros trabalhos de auditoria interna, conforme programao e metodologia estabelecidas.

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ORIENTAES PARA ELABORAO DO MANUAL INTERNAS E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE

DE

ROTINAS

Sistemas Administrativos
nfase especial dever ser dada definio dos sistemas administrativos (incluindo as atividades finalsticas e a administrao indireta) em cada Poder ou rgo obrigado implantao da UCCI no Estado e Municpios.

Esses sistemas administrativos segmentaro a administrao, considerando as suas caractersticas especficas, em grandes grupos de atividades, tais como: controle interno, planejamento e oramento, compras, licitaes e contratos, tributao, contabilidade, gesto financeira, recursos humanos, sade, educao, transportes, etc.

Cada grupo de atividades, sob o enfoque sistmico, contemplar todo o conjunto de atividades afins, envolvendo todas ou algumas unidades da organizao que executam procedimentos coordenados e orientados pelo rgo central do respectivo sistema administrativo, concorrendo, assim, para a obteno de resultados.

O mesmo ocorre com o Sistema de Controle Interno, que engloba o conjunto de procedimentos de controle executados na estrutura organizacional, sob a coordenao, orientao e superviso do rgo central do Sistema.

Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle

O modelo proposto neste Guia pressupe que as atividades de controle interno devem ser estruturadas a partir da definio dos sistemas administrativos, representando os grandes grupos de atividades exercidas no mbito de cada Poder ou rgo, incluindo as administraes Direta e Indireta (Poderes Executivos e Legislativos Estaduais e Municipais, Poder Judicirio, o Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e Tribunal de Contas do Estado).

A definio desses sistemas, com a identificao da unidade que atuar como rgo central de cada um, servir de base para o incio da implementao e padronizao das rotinas internas, contemplando os respectivos procedimentos de controle, que sero especificadas nas instrues normativas.

O agrupamento das atividades deve focalizar as rotinas de forma sistmica, onde todas as reas da administrao atuam na busca de resultados efetivos, traduzidos em produtos ou servios destinados a clientes internos ou externos. Sob essa tica, sero identificadas e agrupadas as atividades afins, independentemente de quem as exerce, visando facilitar e assegurar que o controle interno apresente o xito almejado.
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A atividade de suprimentos, por exemplo, contemplar, sob o enfoque sistmico, todos os procedimentos, desde a requisio at a entrega do produto rea requisitante, o que pressupe a participao do Departamento de Compras, da rea de controle oramentrio e financeiro, o empenhamento da despesa, etc.

Outro exemplo importante o oramento anual. Ao invs de identificar um conjunto de tarefasestanques exercidas por determinados departamentos da organizao, na tica sistmica, o que de fato interessa, assegurar que a pea oramentria reflita a real capacidade de realizao da administrao, atravs de adequada distribuio das dotaes de modo a atender s demandas prioritrias da comunidade. Nesse sentido, as aes estaro contidas nos programas do Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Oramentrias, garantindo a realizao das prioridades e metas do exerccio.

Nesse caso, o Oramento ser o pice do processo, traduzindo em nmeros as prioridades definidas nos trs nveis de planejamento: Estratgico: elaborao do Plano Plurianual; Ttico: definio das metas fiscais, prioridades e metas fsicas na Lei de Diretrizes Oramentrias; Operacional: projeo da receita e da despesa, por meio de dotaes oramentrias.

Desse processo participa toda a estrutura organizacional, fornecendo subsdios sobre as respectivas reas de atuao, devendo o trabalho ser coordenado pela rea que responde pela funo Planejamento. Esse conjunto de atividades integra o que se pode denominar de SPO Sistema de Planejamento e Oramento da administrao.

A administrao de recursos humanos outro exemplo relevante, pois concentra um conjunto de atividades geralmente no Departamento de Recursos Humanos - DRH. Entretanto, fato concreto que em todas as reas da organizao existe atividade de gerenciamento de recursos humanos, executada de acordo com a legislao e as normas expedidas pelo DRH na condio de rgo central do Sistema de Administrao de Recursos Humanos - SRH.

Raciocnio idntico aplica-se a todas as demais funes da administrao, onde os conjuntos de atividades afins envolvem procedimentos coordenados e orientados pelo rgo central do respectivo sistema, concorrendo para a obteno de determinado resultado.

O Sistema de Controle Interno engloba os procedimentos de controle executados ao longo da estrutura organizacional, sob coordenao, orientao e superviso do rgo central do Sistema, que, neste Guia, denominado de UCCI.

A partir deste raciocnio, a administrao, como um todo, pode ser entendida como a conjuno dos seus vrios sistemas administrativos. Estes, por sua vez, abrangem diversos conjuntos de
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atividades especficas, compondo uma cadeia de procedimentos destinados a produzir algum resultado.

Tomando como exemplo o Sistema de Tributos, observa-se que cada tipo de tributo (Imposto, Contribuio de Melhoria e Taxa) possui rotinas e procedimentos de controle especficos, embora todos concorram para a arrecadao do Municpio.

Portanto, preciso considerar que h uma interdependncia acentuada entre os diversos sistemas existentes na organizao. A existncia de uma deficincia grave em qualquer deles comprometer a eficincia do controle interno.

Da mesma forma, na distribuio das rotinas entre as unidades da estrutura organizacional, necessrio se atentar para o princpio de controle interno da segregao ou separao de funes, buscando assegurar o autocontrole, ou seja, o procedimento que cada unidade adotar para controlar as atividades exercidas por outra.

Da a necessidade da definio de mecanismos especficos de controle sobre as operaes, sendo as rotinas e procedimentos formalizados atravs de fluxogramas e traduzidos em instrues normativas.

UCCI cabe coordenar a definio dos sistemas administrativos, com nfase na identificao dos pontos de controle. Essa tarefa ser desenvolvida com a participao direta de todas as unidades da estrutura organizacional, pois so elas que detm o conhecimento sobre as atividades que executam e que respondem diretamente pelos resultados obtidos, assim como, sobre os controles internos que se fazem necessrios.

Para cada um dos sistemas administrativos definidos, devero ser identificados os assuntos que sero objeto de normatizao atravs de instruo normativa.

UCCI tambm cabe definir e orientar os procedimentos a serem observados pelas unidades por ocasio da estruturao e detalhamento das instrues normativas, visando assegurar a padronizao e facilitar a interpretao dos seus contedos. Isso deve ocorrer atravs da primeira instruo normativa - norma das normas - cujo modelo apresentado no Apndice III deste Guia.

Na elaborao das diversas normas deve-se reafirmar o entendimento de que as atividades da organizao devem ser distribudas sob o enfoque sistmico. Inicialmente sero definidos os sistemas administrativos, com os respectivos rgos centrais e assuntos a eles vinculados.

Diante das dificuldades que as unidades jurisdicionadas em geral encontram na implementao do Sistema de Controle Interno, motivadas quase sempre pela falta de priorizao do assunto, este Guia inclui, no prximo item, proposta de estrutura do Manual de Rotinas Internas e
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Procedimentos de Controle, que deve ser adaptada realidade da administrao, trazendo a definio dos provveis sistemas administrativos e respectivos rgos centrais.

Aps adequar essa proposta realidade da organizao e legislao prpria que dispe sobre o Sistema de Controle Interno, o passo seguinte ser a elaborao da sntese das Instrues Normativas, com participao de todas as unidades.

A ttulo de sugesto, o Apndice IV deste Guia traz sntese dos elementos bsicos que devem orientar o desenvolvimento de algumas delas, identificadas com o smbolo: (*). Importante ressaltar que, ao elencar as aes relativas a cada atividade, no se pretende esgotar o assunto, devendo a administrao adequ-las sua realidade e legislao especfica.

Na seqncia, devero ser elaboradas as Instrues Normativas, podendo ser observadas as regras propostas no modelo de instruo normativa que disciplina a elaborao das demais normas, aqui denominada de IN n SCI-01/20XX. Esta proposta de padronizao das instrues normativas facilita o seu entendimento pelas unidades.

Proposta de Estrutura para o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle

SISTEMA ADMINISTRATIVO RGO CENTRAL
(unidade responsvel)

INSTRUES NORMATIVAS / ASSUNTO SCI 01: (*) elaborao das Instrues Normativas (norma das normas); SCI 02: realizao de auditorias internas, inspees e tomadas de contas

SCI Sistema de Controle Interno

especiais; UCCI (ou equivalente) SCI 03: emisso de parecer conclusivo sobre as contas anuais; SCI 04: (*) remessa de documentos e informaes ao TCEES; SCI 05: (*) atendimento s equipes de controle externo; SCI 06: exerccio das demais atribuies especficas da UCCI. SPO 01: (*) elaborao do PPA; SPO 02: (*) elaborao da LDO;

SPO Sistema de Planejamento e Oramento

Assessoria de Planejamento da Gesto

SPO 03: (*) elaborao da LOA; SPO 04: (*) realizao de audincias pblicas; SPO 05: Acompanhamento dos resultados previstos nos programas do PPA, do cumprimento das metas fiscais e das prioridades e metas definidas na LDO. SCL 01: (*) aquisio de bens e servios mediante licitao, inclusive dispensa e inexigibilidade;

SCL Sistema de Compras, Licitaes e Contratos

Departamento de Compras e Licitaes

SCL 02: (*) alienao de bens mediante leilo ou concorrncia publica; SCL 03: (*) controle de estoques; SCL 04: (*) cadastramento de fornecedores; SCL 05: concesso e permisso de servios pblicos e autorizao; SCL 06: acompanhamento e controle de execuo dos contratos.

STR Sistema de Transportes

Departamento de Controle da Frota e Equipamentos

STR 01: gerenciamento e controle do uso da frota e dos equipamentos; STR 02: manutenes preventivas e corretivas; STR 03: controle de estoque de combustveis, peas, pneus, etc;

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STR 04: locao de veculos e equipamentos. SRH 01: admisso de pessoal em cargo efetivo; SRH 02: admisso de pessoal mediante contrato temporrio; SRH Sistema de Administrao de Recursos Humanos SRH 03: admisso de pessoal para o exerccio de cargo comissionado e Departamento de Recursos Humanos funo de confiana; SRH 04: manuteno do cadastro de pessoal e controle sobre vantagens, promoes e adicionais; SRH 05: treinamento e capacitao do pessoal; SRH 06: processos administrativos disciplinares. Departamento de Patrimnio e Servios Gerais SPA 01: registro, controle e inventrio de bens mveis e imveis; SPA 02: alienao (art. 17, Lei n 8.666/93) e cesso de bens; SPA 03: providncias em caso de extravio e furto de bens; SPA 04: desapropriao de imveis. SPP 01: controle da receita previdenciria e da aplicao financeira; Fundo de Previdncia SPP 02: realizao de despesas administrativas;

SPA Sistema de Controle Patrimonial

SPP Sistema de Previdncia Prpria

SPP 03: concesso de benefcios previdencirios. Departamento de Contabilidade SCO 01: registro da execuo oramentria e extra-oramentria; SCO 02: gerao e consolidao dos demonstrativos contbeis; SCO 03: gerao e divulgao dos demonstrativos da LRF. SCV 01: celebrao, controle e prestao de contas de convnios e

SCO Sistema de Contabilidade

SCV Sistemas de Convnios e Consrcios

Departamento de Administrao

congneres concedidos; SCV 02: celebrao, controle e prestao de contas de convnios e congneres recebidos; SCV 03: controle e acompanhamento dos consrcios.

SEC Sistema de Educao

Secretaria de Educao

SEC 01: transporte escolar; SEC 02: alimentao escolar. SSP 01: controle e distribuio de medicamentos e de material mdico-

SSP Sistema de Sade Publica

Secretaria de Sade

clnico; SSP 02: acondicionamento e destinao de resduos (lixo hospitalar); SSP 03: transporte de pacientes. STB 01: manuteno do cadastro imobilirio e cadastro econmico

STB Sistema de Tributos

Departamento de Tributos

(empresas); STB 02: lanamento, arrecadao,baixa e fiscalizao de tributos; STB 03: inscrio, controle e baixa da dvida ativa tributria; STB 04: concesso e controle das renncias de receita tributria. SFI 01: controle da receita e das disponibilidades financeiras vinculadas e no-vinculadas;

SFI Sistema Financeiro

Departamento de Finanas

SFI 02: estabelecimento da programao financeira; SFI 03: (*) concesso de adiantamentos; SFI 04: (*) concesso de dirias; SFI 05: Contratao e controle de operaes de crdito, avais e garantias.

SBE Sistema de Bem-estar Social SOP Sistema de Projetos e Obras Pblicas SCS Sistema de

Secretaria de Bemestar Social Secretaria de Planejamento Urbano ou Secretaria de Obras Assessoria ou

SBE 01: cadastramento e atendimento a pessoas carentes.

SOP 01: licenciamento, contratao, execuo, fiscalizao, controle e recebimento de obras e servios de engenharia.

SCS 01: (*) publicao dos atos oficiais; SCS 02: (*) divulgao de campanhas institucionais. SJU 01: processos administrativos e judiciais;

Comunicao Social Comunicao Social SJU Sistema Jurdico

Procuradoria Geral

SJU 02: administrao e cobrana de divida ativa; SJU 03: realizao de sindicncias internas.

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SSG 01: contratao e gerenciamento de servios de apoio (copa, SSG Sistema de Servios Gerais Departamento de Administrao telefonistas, manutenes, vigilncia, segurana patrimonial, etc.); SSG 02: utilizao de servios de telefonia fixa e celular. STI 01: procedimentos para segurana fsica e lgica dos equipamentos, STI Sistema de Tecnologia da Informao Departamento de Tecnologia da Informao sistemas, dados e informaes; STI 02: aquisio, locao e utilizao de software, hardware, suprimentos e servios de TI; STI 03: manuteno e disponibilizao da documentao tcnica.

Tambm, a ttulo de sugesto, o Apndice V deste Guia traz outros pontos de controles sugeridos por rea, a serem implementados atravs de Instrues Normativas elaboradas segundo padronizao e critrios estabelecidos nos Apndices III e IV, devendo, sempre, a administrao adequ-los sua realidade.

RELACIONAMENTO: CONTROLE INTERNO E ADMINISTRAO

As competncias do controle interno estabelecidas pela Constituio Federal e demais normas, no sentido de apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional, aumentam a responsabilidade e a autonomia da UCCI. Por outro lado, conferem a ela um carter fiscalizador que, primeira vista, parece colidir frontalmente com o enfoque de rgo de assessoramento interno, mais voltado para a orientao e preveno.

Diante disso, h que se buscar um ponto de equilbrio entre os dois enfoques de atuao. necessrio que as atribuies da UCCI sejam amplamente divulgadas, reconhecidas e aceitas pelas unidades gestoras do Estado ou do Municpio, o que, por si s, constituir fator inibidor de ms condutas.

importante ressaltar que as prerrogativas que a lei faculta aos membros da unidade central de controle no podem ser extrapoladas, sob pena de ampliar a resistncia s suas aes.

O ideal enfatizar o carter preventivo das atividades de controle interno, mediante o apoio na implementao das rotinas internas e procedimentos, atravs de instrues normativas, aferindo a aderncia e eficincia dos procedimentos por meio de auditoria interna.

RELACIONAMENTO: CONTROLE INTERNO E TRIBUNAL DE CONTAS

A base legal relacionada fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial da Unio, dos Estados e dos Municpios estabelece a conjugao das aes do controle externo e do controle interno.

Por essa razo, alm das disposies das Constituies Federal e Estadual e das leis federais,
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h leis estaduais que tambm fazem referncia atuao do controle interno nas unidades jurisdicionadas dos Tribunais de Contas.

A Lei Orgnica do Tribunal de Contas do Estado do Esprito Santo, nos artigos 86, inciso IV, 87 e 88, define as regras e a abrangncia de atuao do controle interno, no que tange ao seu relacionamento com o controle externo. Resumidamente, esse relacionamento visa apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional e, caracterizado pelas seguintes aes, de responsabilidade de cada UCCI: supervisionar o atendimento s solicitaes de informaes e de documentos por parte da Assemblia Legislativa ou Cmara de Vereadores, conforme o caso; supervisionar o acompanhamento das auditorias in loco, efetuadas pelo Tribunal de Contas, conforme normas prprias; supervisionar a preparao e o encaminhamento de documentos e informaes obrigatrios, inclusive as prestaes anuais de contas, das respostas s diligncias e de todas as peas recursais ao TCEES, conforme normas prprias; analisar previamente as contas anuais do Poder ou rgo correspondente e emitir parecer, nos termos do inciso II do art. 87 da Lei Orgnica do TCEES, em especial quanto aos incisos IX do art. 117 e V do art. 127 do Regimento interno do TCEES; dar conhecimento ao Tribunal de Contas sobre as atividades inerentes ao Sistema de Controle Interno, em especial quanto ao inciso I do art. 87 da Lei Orgnica do TCEES; alertar, formalmente, a auditoria administrativa competente para que instaure Tomada de Contas, sempre que tiver conhecimento de qualquer das ocorrncias referidas no caput do art. 51 da Lei Orgnica do TCEES; registrar e acompanhar todos os processos que tramitam no TCEES, inclusive envolvendo as administraes direta e indireta, quando for o caso; representar ao TCEES, sob pena de responsabilidade solidria, sobre as irregularidades e ilegalidades que evidenciem danos ou prejuzos ao errio nos termos do art. 88 da Lei Orgnica do TCEES.

REPRESENTAO DE IRREGULARIDADES OU ILEGALIDADES AO TCEES

A administrao pblica no pode perder de vista o que dispe o 1, do art. 74 da Constituio Federal, que estabelece: Os responsveis pelo controle interno, ao tomarem conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, dela daro cincia ao Tribunal de Contas da Unio, sob pena de responsabilidade solidria. Essa regra foi incorporada pela legislao do Estado, no 1 do art. 76 da Constituio Estadual e no art. 88 da Lei Orgnica do TCEES.

Ao tomar conhecimento de indcios de irregularidades ou ilegalidades, recomendvel a realizao de uma auditoria especial para verificar a procedncia e extenso dos fatos.
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Confirmada a veracidade do problema, dever ser emitido relatrio para a administrao, informando e recomendando aes e medidas administrativas cabveis, com observncia dos princpios constitucionais do contraditrio e da ampla defesa.

A providncia seguinte ser a representao ao TCEES, sob pena de responsabilidade solidria, apontando as irregularidades ou ilegalidades constatadas e indicando: as providncias adotadas para corrigir as irregularidades apuradas e/ou ressarcir o eventual dano causado ao errio e/ou evitar ocorrncias semelhantes. quando a administrao no adotar providncias visando apurao/imputao de responsabilidades, restando, portanto, o dano ou prejuzo ao errio; quando, mesmo que a administrao tenha adotado as providncias visando apurao/imputao de responsabilidades, no houve o correspondente ressarcimento dos danos ou prejuzos ao errio.

Essas representaes devem ser efetuadas imediata e diretamente pelo responsvel pela UCCI de cada Poder ou rgo, em processo apartado, do qual constem todos os documentos e informaes que possibilitem ao TCEES adotar as providncias que o caso requer.

Verificada em inspeo, auditoria ou no julgamento de contas, de atos e contratos, irregularidades que no tenham sido comunicadas tempestivamente ao Tribunal de Contas, e provada a omisso, o dirigente do rgo de controle interno, na qualidade de responsvel solidrio, ficar sujeito s sanes previstas em lei.

A representao de irregularidades ou ilegalidades no dispensa o Parecer sobre as contas anuais, em que constem, inclusive, as recomendaes no atendidas pela administrao. O referido Parecer dever integrar o processo da prestao de contas anuais, conforme exigncia do inciso II do art. 87 da Lei Orgnica do TCEES, em especial quanto aos incisos IX do art. 117 e V do art. 127 do Regimento interno do TCEES.

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APNDICES

APNDICE I - Modelo de Projeto de Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno da Administrao Pblica

A seguir, com o propsito de servir como referencial ser apresentado um modelo de projeto de lei pertinente ao Sistema de Controle Interno. Entretanto, deve-se salientar que a elaborao do projeto de lei, quando se referir aos Poderes e rgos que compem o Ente (Estado/Municpio), dever considerar fatores importantes como o objetivo institucional, o porte da instituio e a natureza das atividades desenvolvidas.

ESTADO DO ESPRITO SANTO ou MUNICPIO . . .

PROJETO DE LEI n....

Dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio) e d outras providncias.

A Assemblia Legislativa (ou Cmara de Vereadores) aprova e o Governador do Estado (ou Prefeito Municipal) sanciona a seguinte Lei:

Ttulo I Das Disposies Preliminares

Art. 1. A organizao e fiscalizao do Estado do Esprito Santo (ou Municpio de ..................) pelo sistema de controle interno ficam estabelecidas na forma desta Lei, nos termos do que dispe os artigos 70 e 74 (no Municpio incluir art. 31) da Constituio da Federal e 70 e 76 (no Municpio incluir art. 29) da Constituio Estadual.

Ttulo II Das Conceituaes

Art. 2 O controle interno do Estado (ou Municpio) compreende o plano de organizao e todos os mtodos e medidas adotados pela administrao para salvaguardar os ativos,
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desenvolver a eficincia nas operaes, avaliar o cumprimento dos programas, objetivos, metas e oramentos e das polticas administrativas prescritas, verificar a exatido e a fidelidade das informaes e assegurar o cumprimento da lei.

Art. 3 Entende-se por Sistema de Controle Interno o conjunto de atividades de controle exercidas no mbito dos Poderes Legislativo, Executivo e Judicirio, bem como, do Ministrio Pblico, da Defensoria Pblica e do Tribunal de Contas Estadual (no Municpio: dos Poderes Legislativo e Executivo Municipal), incluindo as Administraes Direta e Indireta, de forma integrada, compreendendo particularmente: I o controle exercido diretamente pelos diversos nveis de chefia objetivando o cumprimento dos programas, metas e oramentos e a observncia legislao e s normas que orientam a atividade especfica da unidade controlada; II o controle, pelas diversas unidades da estrutura organizacional, da observncia legislao e s normas gerais que regulam o exerccio das atividades auxiliares; III o controle do uso e guarda dos bens pertencentes ao Estado (ou Municpio), efetuado pelos rgos prprios; IV o controle oramentrio e financeiro das receitas e despesas, efetuado pelos rgos dos Sistemas de Planejamento e Oramento e de Contabilidade e Finanas; V o controle exercido pela Unidade Central de Controle Interno destinado a avaliar a eficincia e eficcia do Sistema de Controle Interno da administrao e a assegurar a observncia dos dispositivos constitucionais e dos relativos aos incisos I a VI, do art. 59, da Lei de Responsabilidade Fiscal.

Pargrafo nico Os Poderes e rgos referidos no caput deste artigo devero se submeter s disposies desta lei e s normas de padronizao de procedimentos e rotinas expedidas no mbito de cada Poder ou rgo, incluindo as respectivas administraes Direta e Indireta, se for o caso.

Facultativo s Cmaras Municipais: Pargrafo nico. O Poder Legislativo Municipal submeterse- s normas de padronizao de procedimentos e rotinas expedidas pelo Poder Executivo Municipal.

Art. 4 Entende-se por unidades executoras do Sistema de Controle Interno as diversas unidades da estrutura organizacional, no exerccio das atividades de controle interno inerentes s suas funes finalsticas ou de carter administrativo.

Ttulo III Das Responsabilidades da Unidade Central de Controle Interno

Art. 5 So responsabilidades da Unidade Central de Controle Interno referida no artigo 7, alm daquelas dispostas nos art. 74 da Constituio Federal e art. 76 da Constituio Estadual,
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tambm as seguintes: I coordenar as atividades relacionadas com o Sistema de Controle Interno do correspondente Poder ou rgo, incluindo suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Municipal, conforme o caso), promover a integrao operacional e orientar a elaborao dos atos normativos sobre procedimentos de controle; II apoiar o controle externo no exerccio de sua misso institucional, supervisionando e auxiliando as unidades executoras no relacionamento com o Tribunal de Contas do Estado, quanto ao encaminhamento de documentos e informaes, atendimento s equipes tcnicas, recebimento de diligncias, elaborao de respostas, tramitao dos processos e apresentao dos recursos; III assessorar a administrao nos aspectos relacionados com os controles interno e externo e quanto legalidade dos atos de gesto, emitindo relatrios e pareceres sobre os mesmos; IV interpretar e pronunciar-se sobre a legislao concernente execuo oramentria, financeira e patrimonial; V medir e avaliar a eficincia, eficcia e efetividade dos procedimentos de controle interno, atravs das atividades de auditoria interna a serem realizadas, mediante metodologia e programao prprias, nos diversos sistemas administrativos dos correspondentes Poderes e rgos, incluindo suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Municipal, conforme o caso), expedindo relatrios com recomendaes para o aprimoramento dos controles; VI avaliar o cumprimento dos programas, objetivos e metas espelhadas no Plano Plurianual, na Lei de Diretrizes Oramentrias e no Oramento, inclusive quanto a aes descentralizadas executadas conta de recursos oriundos dos Oramentos Fiscal e de Investimentos; VII exercer o acompanhamento sobre a observncia dos limites constitucionais, da Lei de Responsabilidade Fiscal e os estabelecidos nos demais instrumentos legais; VIII estabelecer mecanismos voltados a comprovar a legalidade e a legitimidade dos atos de gesto e avaliar os resultados, quanto eficcia, eficincia e economicidade na gesto oramentria, financeira, patrimonial e operacional nos correspondentes Poderes e rgos, incluindo suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Municipal, conforme o caso), bem como, na aplicao de recursos pblicos por entidades de direito privado; IX exercer o controle das operaes de crdito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres do Ente; X supervisionar as medidas adotadas pelos Poderes, para o retorno da despesa total com pessoal ao respectivo limite, caso necessrio, nos termos dos artigos 22 e 23 da Lei de Responsabilidade Fiscal; XI tomar as providncias, conforme o disposto no art. 31 da Lei de Responsabilidade Fiscal, para reconduo dos montantes das dvidas consolidada e mobiliria aos respectivos limites; XII aferir a destinao dos recursos obtidos com a alienao de ativos, tendo em vista as restries constitucionais e as da Lei de Responsabilidade Fiscal;
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XIII acompanhar a divulgao dos instrumentos de transparncia da gesto fiscal nos termos da Lei de Responsabilidade Fiscal, em especial quanto ao Relatrio Resumido da Execuo Oramentria e ao Relatrio de Gesto Fiscal, aferindo a consistncia das informaes constantes de tais documentos; XIV participar do processo de planejamento e acompanhar a elaborao do Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Oramentrias e da Lei Oramentria; XV manifestar-se, quando solicitado pela administrao, acerca da regularidade e legalidade de processos licitatrios, sua dispensa ou inexigibilidade e sobre o cumprimento e/ou legalidade de atos, contratos e outros instrumentos congneres; XVI propor a melhoria ou implantao de sistemas de processamento eletrnico de dados em todas as atividades da administrao pblica, com o objetivo de aprimorar os controles internos, agilizar as rotinas e melhorar o nvel das informaes; XVII instituir e manter sistema de informaes para o exerccio das atividades finalsticas do Sistema de Controle Interno; XVIII verificar os atos de admisso de pessoal, aposentadoria, reforma, reviso de proventos e penso para posterior registro no Tribunal de Contas; XIX manifestar atravs de relatrios, auditorias, inspees, pareceres e outros

pronunciamentos voltados a identificar e sanar as possveis irregularidades; XX alertar formalmente a autoridade administrativa competente para que instaure imediatamente a Tomada de Contas, sob pena de responsabilidade solidria, as aes destinadas a apurar os atos ou fatos inquinados de ilegais, ilegtimos ou antieconmicos que resultem em prejuzo ao errio, praticados por agentes pblicos, ou quando no forem prestadas as contas ou, ainda, quando ocorrer desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos; XXI revisar e emitir parecer sobre os processos de Tomadas de Contas Especiais instauradas pelos correspondentes Poderes e rgos, incluindo a suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos municpios: pela Prefeitura Municipal, incluindo suas administraes Direta e Indireta, ou pela Cmara Municipal, conforme o caso), determinadas pelo Tribunal de Contas do Estado; XXII representar ao TCEES, sob pena de responsabilidade solidria, sobre as irregularidades e ilegalidades identificadas e as medidas adotadas; XXIII emitir parecer conclusivo sobre as contas anuais prestadas pela administrao; XXIV realizar outras atividades de manuteno e aperfeioamento do Sistema de Controle Interno.

Ttulo IV Das Responsabilidades de todas as Unidades Executoras do Sistema de Controle Interno

Art. 6 As diversas unidades componentes da estrutura organizacional do Poder ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo as administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, e da
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Cmara Municipal, conforme o caso), no que tange ao controle interno, tm as seguintes responsabilidades: I exercer os controles estabelecidos nos diversos sistemas administrativos afetos sua rea de atuao, no que tange a atividades especficas ou auxiliares, objetivando a observncia legislao, a salvaguarda do patrimnio e a busca da eficincia operacional; II exercer o controle, em seu nvel de competncia, sobre o cumprimento dos objetivos e metas definidas nos Programas constantes do Plano Plurianual, na Lei de Diretrizes Oramentrias, no Oramento Anual e no cronograma de execuo mensal de desembolso; III exercer o controle sobre o uso e guarda de bens pertencentes ao Poder ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: Prefeitura Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou Cmara Municipal, conforme o caso), colocados disposio de qualquer pessoa fsica ou entidade que os utilize no exerccio de suas funes; IV avaliar, sob o aspecto da legalidade, a execuo dos contratos, convnios e instrumentos congneres, afetos ao respectivo sistema administrativo, em que o Poder ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: a Prefeitura Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou a Cmara Municipal, conforme o caso,) seja parte. V comunicar Unidade Central de Controle Interno do respectivo Poder ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Municipal, conforme o caso), qualquer irregularidade ou ilegalidade de que tenha conhecimento, sob pena de responsabilidade solidria.

Ttulo V Da Organizao da Funo, do Provimento dos Cargos e das Vedaes e Garantias

Captulo I Da Organizao da Funo

Art. 7 Os Poderes e rgos indicados no caput do artigo 3, incluindo suas Administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: A Prefeitura Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, e a Cmara Municipal) ficam autorizados a organizar a sua respectiva Unidade Central de Controle Interno, com o status de Secretaria, vinculada diretamente ao respectivo Chefe do Poder ou rgo, com o suporte necessrio de recursos humanos e materiais, que atuar como rgo Central do Sistema de Controle Interno.

Facultativo s Cmaras Municipais: Pargrafo nico. O Poder Legislativo Municipal submeterse- coordenao da Unidade Central de Controle Interno do Poder Executivo Municipal excetuando-se o controle sobre as atribuies legislativas e de controle externo.
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Captulo II Do Provimento dos Cargos

Obs.: NA EXISTNCIA DE EQUIPE

Art. 8 Dever ser criado no Quadro Permanente de Pessoal de cada Poder e rgos referidos no caput do artigo 3 (nos Municpios: dos Poderes Executivo e Legislativo Municipal ou apenas: da Prefeitura Municipal, quando aprovada a faculdade disposta no pargrafo nico do artigo 7), 01 (um) cargo em comisso, de livre nomeao e exonerao, a ser preenchido preferencialmente por servidor ocupante de cargo efetivo de auditor pblico interno (ou denominao equivalente), o qual responder como titular da correspondente Unidade Central de Controle Interno.

Pargrafo nico - O ocupante deste cargo dever possuir nvel de escolaridade superior e demonstrar conhecimento sobre matria oramentria, financeira, contbil, jurdica e administrao pblica, alm de dominar os conceitos relacionados ao controle interno e a atividade de auditoria.

Art. 9 Dever ser criado no Quadro Permanente de cada Poder e rgos referidos no caput do artigo 3 (nos Municpios: dos Poderes Executivo e Legislativo Municipal ou apenas: da Prefeitura Municipal, quando aprovada a faculdade disposta no pargrafo nico do artigo 7), o cargo efetivo de auditor pblico interno (ou denominao equivalente), a ser ocupado por servidores que possuam escolaridade superior, em quantidade suficiente para o exerccio das atribuies a ele inerentes.

Pargrafo nico At o provimento destes cargos, mediante concurso pblico, os recursos humanos necessrios s tarefas de competncia da Unidade Central de Controle Interno sero recrutados do quadro efetivo de pessoal do correspondente Poder ou rgo referidos no caput do artigo 3 (nos Municpios: dos Poderes Executivo e Legislativo Municipal ou apenas: da Prefeitura Municipal, quando aprovada a faculdade disposta no pargrafo nico do artigo 7), desde que preencham as qualificaes para o exerccio da funo.

Captulo III Das Vedaes

Art. 10 vedada a indicao e nomeao para o exerccio de funo ou cargo relacionado com o Sistema de Controle Interno, de pessoas que tenham sido, nos ltimos 5 (cinco) anos:
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I responsabilizadas por atos julgados irregulares, de forma definitiva, pelos Tribunais de Contas; II punidas, por deciso da qual no caiba recurso na esfera administrativa, em processo disciplinar, por ato lesivo ao patrimnio pblico, em qualquer esfera de governo; III condenadas em processo por prtica de crime contra a Administrao Pblica, capitulado nos Ttulos II e XI da Parte Especial do Cdigo Penal Brasileiro, na Lei n 7.492, de 16 de junho de 1986, ou por ato de improbidade administrativa previsto na Lei n 8.429, de 02 de junho de 1992.

Art. 11 Alm dos impedimentos capitulados no Estatuto dos Servidores Pblicos Estaduais (ou Municipais), vedado aos servidores com funo nas atividades de Controle Interno exercer: I atividade poltico-partidria; II patrocinar causa contra a Administrao Pblica Estadual (ou Municipal).

Captulo IV Das Garantias

Art. 12. Constitui-se em garantias do ocupante da funo de titular da Unidade Central de Controle Interno e dos servidores que integrarem a Unidade: I independncia profissional para o desempenho das atividades na administrao direta e indireta; II o acesso a quaisquer documentos, informaes e banco de dados indispensveis e necessrios ao exerccio das funes de controle interno.

1 O agente pblico que, por ao ou omisso, causar embarao, constrangimento ou obstculo atuao da Unidade Central de Controle Interno no desempenho de suas funes institucionais, ficar sujeito pena de responsabilidade administrativa, civil e penal.

2 Quando a documentao ou informao prevista no inciso II deste artigo envolver assuntos de carter sigiloso, a Unidade Central de Controle Interno dever dispensar tratamento especial de acordo com o estabelecido pelos Chefes dos respectivos Poderes ou rgos indicados no caput do art. 3, conforme o caso.

3 O servidor lotado na Unidade Central de Controle Interno dever guardar sigilo sobre dados e informaes pertinentes aos assuntos a que tiver acesso em decorrncia do exerccio de suas funes, utilizando-os, exclusivamente, para a elaborao de pareceres e relatrios destinados autoridade competente, sob pena de responsabilidade.

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Ttulo VI Das Disposies Gerais

Art. 13 vedada, sob qualquer pretexto ou hiptese a terceirizao da implantao e manuteno do Sistema de Controle Interno, cujo exerccio de exclusiva competncia do Poder ou rgo que o instituiu.

Art. 14 O Sistema de Controle Interno no poder ser alocado a unidade j existente na estrutura do Poder ou rgo que o instituiu, que seja, ou venha a ser, responsvel por qualquer outro tipo de atividade que no a de Controle Interno.

Art. 15 As despesas da Unidade Central de Controle Interno correro conta de dotaes prprias, fixadas anualmente no Oramento Fiscal do Estado (ou Municpio).

Art. 16 Fica estabelecido o perodo de ...... anos como perodo de transio para realizao de concurso pblico objetivando o provimento do quadro de pessoal da Unidade Central de Controle Interno.

Art. 17 Esta Lei entrar em vigor na data de sua publicao, revogadas as disposies em contrrio.

Local, .... de ............................ de 20XX.

Governador do Estado

ou

Prefeito do Municpio de .................................

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APNDICE II - Modelo de Decreto ou Ato Normativo que regulamenta a lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio)

DECRETO (ou Ato Normativo) N.......

Regulamenta a aplicao da Lei n ...., de .... , que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio), no mbito do.... (Poder ou rgo) e d outras

providncias.

O ..................... (Chefe do Poder ou rgo referido no caput do artigo 3 do projeto de lei), no uso das atribuies legais que lhe so conferidas e objetivando a operacionalizao do Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio), no mbito deste..........(Poder ou rgo)

DECRETA:

Art. 1 O funcionamento do Sistema de Controle Interno do............... (Poder ou rgo referido no caput do artigo 3 do projeto de lei) abrangendo as Administraes Direta e Indireta, se for o caso, sujeita-se ao disposto na Lei n ...., de .... . (Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno), legislao e normas regulamentares aplicveis ao Estado (ou ao Municpio), ao conjunto de instrues normativas que compem o Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle desta administrao e s regras constantes deste Decreto (ou Ato Normativo).

Art. 2 Os sistemas administrativos a que se referem o inciso V do artigo 5 da Lei n ..../.... (lei que institui o Sistema de Controle Interno) e respectivas unidades que atuaro como rgo central de cada sistema so assim definidos:

SISTEMA ADMINISTRATIVO: RGO CENTRAL

(especificar de acordo com estrutura e atribuies prprias, observando a sugesto apresentada no Guia para a elaborao do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle)

Art. 3 A UCCI - Unidade Central de Controle Interno expedir at ... (data) instruo normativa orientando a elaborao do manual de rotinas e procedimentos de controle nos respectivos sistemas administrativos.
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 1. At o dia ... de ... de 20XX, os rgos centrais dos sistemas administrativos devero submeter apreciao da UCCI, que encaminhar aprovao do Chefe do ... ( Poder ou rgo, conforme o caso) at ... de ... de 20XX, a minuta do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle a ser observado em cada sistema administrativo.

Obs.: no caso do Poder Executivo:

2. Os rgos e entidades da administrao indireta (nos municpios, tambm: e o Poder Legislativo Municipal, quando optar pela faculdade do pargrafo nico do artigo 7 do projeto de lei - controle da UCCI do Poder Executivo) como unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sujeitam-se, no que couber, observncia das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos atravs de instrues normativas pelos rgos centrais dos diversos sistemas administrativos, cabendo a seus gestores normatizar as demais atividades internas (finalsticas).

Art. 4 Na definio dos procedimentos de controle, devero ser priorizados os controle preventivos, destinados a evitar a ocorrncia de erros, desperdcios, irregularidades ou ilegalidades, sem prejuzo de controles corretivos, exercidos aps a ao.

Art. 5 As unidades executoras do Sistema de Controle Interno a que se referem o artigo 4 da Lei n .../... (lei que institui o Sistema de Controle Interno), devero informar UCCI, para fins de cadastramento, at o dia .... (prazo), o nome do respectivo representante de cada unidade executora, comunicando de imediato as eventuais substituies.

Pargrafo nico. O representante de cada unidade executora tem como misso dar suporte ao funcionamento do Sistema de Controle Interno em seu mbito de atuao e serve de elo entre a unidade executora e a UCCI, tendo como principais atribuies: I prestar apoio na identificao dos pontos de controle inerentes ao sistema administrativo ao qual sua unidade est diretamente envolvida, assim como, no estabelecimento dos respectivos procedimentos de controle; II coordenar o processo de desenvolvimento, implementao ou atualizao do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle, ao quais a unidade em que est vinculado atua como rgo central do sistema administrativo; III exercer o acompanhamento sobre a efetiva observncia do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle a que sua unidade esteja sujeita e propor o seu constante aprimoramento; IV encaminhar UCCI, na forma documental, as situaes de irregularidades ou ilegalidades que vierem a seu conhecimento mediante denncias ou outros meios, juntamente com indcios de provas; V adotar providncias para as questes relacionadas ao Tribunal de Contas do Estado afetas sua unidade;
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VI atender s solicitaes da UCCI quanto s informaes, providncias e recomendaes; VII comunicar chefia superior, com cpia para a UCCI, as situaes de ausncia de providncias para a apurao e/ou regularizao de desconformidades.

Art. 6 As atividades de auditoria interna a que se refere o Inciso V, do artigo 5, da Lei n .../... (lei que institui o Sistema de Controle Interno), tero como enfoque a avaliao da eficincia e eficcia dos procedimentos de controle adotados nos diversos sistemas administrativos, pelos seus rgos centrais e executores, cujos resultados sero consignados em relatrio contendo recomendaes para o aprimoramento de tais controles.

1. UCCI caber a elaborao do Manual de Auditoria Interna, que especificar os procedimentos e metodologia de trabalho a serem observados pela Unidade e que ser submetido aprovao do .... (Chefe do Poder ou rgo correspondente), documento que dever tomar como orientao as Normas Brasileiras para o Exerccio das Atividades de Auditoria Interna e respectivo Cdigo de tica, aprovados pelo Instituto Brasileiro de Auditoria Interna AUDIBRA.

2. At o ltimo dia til de cada ano, a UCCI dever elaborar e dar cincia ao .... (Chefe do Poder ou rgo correspondente), o Plano Anual de Auditoria Interna para o ano seguinte, observando metodologia e critrios estabelecidos no Manual de Auditoria Interna.

3. UCCI assegurada total autonomia para a elaborao do Plano Anual de Auditoria Interna, podendo, no entanto, obter subsdios junto ao ... (Chefe do Poder ou rgo correspondente) e demais gestores e junto s unidades executoras do Sistema de Controle Interno, objetivando maior eficcia da atividade de auditoria interna.

4. Para a realizao de trabalhos de auditoria interna em reas, programas ou situaes especficas, cuja complexidade ou especializao assim justifique, a UCCI poder requerer do ... (Chefe do Poder ou rgo correspondente), colaborao tcnica de servidores pblicos ou a contratao de terceiros.

5. O encaminhamento dos relatrios de auditoria s unidades executoras do Sistema de Controle Interno ser efetuado atravs do ... (definir a autoridade competente) correspondente, ao qual, no prazo estabelecido, tambm devero ser informadas, pelas unidades que foram auditadas, as providncias adotadas em relao s constataes e recomendaes apresentadas pela UCCI.

Art. 7 Qualquer servidor pblico parte legtima para denunciar a existncia de irregularidades ou ilegalidades, podendo faz-lo diretamente UCCI ou atravs dos representantes das unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sempre por escrito e com clara identificao do denunciante, da situao constatada e da(s) pessoa(s) ou unidade(s) envolvida(s), anexando, ainda, indcios de comprovao dos fatos denunciados.

Pargrafo nico de responsabilidade da UCCI, de forma motivada, acatar ou no a denncia,

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podendo efetuar averiguaes para confirmar a existncia da situao apontada pelo denunciante.

Art. 8 Para o bom desempenho de suas funes, caber UCCI solicitar, ao responsvel, o fornecimento de informaes ou esclarecimentos e/ou a adoo de providncias.

Art. 9 Se em decorrncia dos trabalhos de auditoria interna, de denncias ou de outros trabalhos ou averiguaes executadas pela UCCI, forem constatadas irregularidades ou ilegalidades, a esta caber alertar formalmente a autoridade administrativa competente indicando as providncias a serem adotadas.

Pargrafo nico. Fica vedada a participao de servidores lotados na UCCI em comisses inerentes a processos administrativos ou sindicncias destinadas a apurar irregularidades ou ilegalidades, assim como, em comisses processantes de tomadas de contas.

Art. 10 O responsvel pelo sistema de controle interno dever representar ao Tribunal de Contas, sob pena de responsabilidade solidria, sobre as irregularidades e ilegalidades identificadas e as medidas adotadas.

Art. 11 Caber UCCI prestar os esclarecimentos e orientaes a respeito da aplicao dos dispositivos deste Decreto (ou Ato Normativo).

Art. 12 Este Decreto (ou Ato Normativo) entra em vigor na data de sua publicao.

Local, em .... de ................. de 20XX.

Chefe do Poder ou rgo correspondente

Registre-se e publique-se: Em .... de ........................... de 20XX.

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APNDICE III - Modelo de Instruo Normativa que disciplina a elaborao das demais normas (Norma das Normas)

INSTRUO NORMATIVA SCI N 01/20xx

Verso: 01

Aprovao em: XX / XX / 20XX.

Ato de aprovao: (Instruo Normativa n X)

Unidade Responsvel: Unidade Central de Controle Interno

I - FINALIDADE

Dispor sobre a produo de Instrues Normativas a respeito das rotinas de trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura do Estado ou Municpio, objetivando a implementao de procedimentos de controle (Norma das Normas).

II - ABRANGNCIA

Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administraes Direta e Indireta, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou recebedoras de dados e informaes em meio documental ou informatizado.

III CONCEITOS

1. Instruo Normativa

Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronizao na execuo de atividades e rotinas de trabalho.

2. Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle

Coletnea de Instrues Normativas.

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3. Fluxograma

Demonstrao grfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema administrativo, com a identificao das unidades executoras.

4. Sistema

Conjunto de aes que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.

5. Sistema Administrativo

Conjunto de atividades afins, relacionadas a funes finalsticas ou de apoio, distribudas em diversas unidades da organizao e executadas sob a orientao tcnica do respectivo rgo central, com o objetivo de atingir algum resultado.

6. Ponto de Controle

Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em funo de sua importncia, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.

7. Procedimentos de Controle

Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a conformidade das operaes inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimnio pblico.

8. Sistema de Controle Interno

Conjunto de procedimentos de controle inseridos nos diversos sistemas administrativos, executados ao longo da estrutura organizacional sob a coordenao, orientao tcnica e superviso da unidade responsvel pela coordenao do controle interno.

IV BASE LEGAL

A presente Instruo Normativa integra o conjunto de aes, de responsabilidade do Chefe do ... (Poder ou rgo correspondente), no sentido da implementao do Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio), sobre o qual dispem os artigos 31, 70 e 74 da Constituio Federal, 29, 70, 76 e 77 da Constituio Estadual, 59 da Lei Complementar n 101/2000 e 86 da Lei Orgnica do Tribunal de Contas do Estado do Esprito Santo, alm da Lei Estadual (ou Municipal) n .../20XX,
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que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio).

V - ORIGEM DAS INSTRUES NORMATIVAS

As Instrues Normativas fundamentam-se na necessidade da padronizao de procedimentos e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em vista as exigncias legais ou regulamentares, as orientaes da administrao e as constataes da unidade responsvel pela coordenao do controle interno no (Poder ou rgo), decorrentes de suas atividades de auditoria interna.

Cabe unidade que atua como rgo central de cada sistema administrativo, que passa a ser identificada como Unidade Responsvel pela Instruo Normativa, a definio e formatao das Instrues Normativas inerentes ao sistema.

As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam observncia das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na Instruo Normativa passam a ser denominadas Unidades Executoras.

VI RESPONSABILIDADES

1. Do rgo Central do Sistema Administrativo (Unidade Responsvel pela Instruo Normativa): promover discusses tcnicas com as unidades executoras e com a unidade responsvel pela coordenao do controle interno, para definir as rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instruo Normativa a ser elaborada; obter a aprovao da Instruo Normativa, aps submet-la apreciao da unidade de controle interno e promover sua divulgao e implementao; manter atualizada, orientar as reas executoras e supervisionar a aplicao da Instruo Normativa.

2. Das Unidades Executoras: - atender s solicitaes da unidade responsvel pela Instruo Normativa na fase de sua formatao, quanto ao fornecimento de informaes e participao no processo de elaborao; - alertar a unidade responsvel pela Instruo Normativa sobre alteraes que se fizerem necessrias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimizao, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficincia operacional;
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- manter a Instruo Normativa disposio de todos os funcionrios da unidade, zelando

pelo fiel cumprimento da mesma; - cumprir fielmente as determinaes da Instruo Normativa, em especial quanto aos procedimentos de controle e quanto padronizao dos procedimentos na gerao de documentos, dados e informaes.

3. Da Unidade Central de Controle Interno: - prestar o apoio tcnico na fase de elaborao das Instrues Normativas e em suas atualizaes, em especial no que tange identificao e avaliao dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle; - atravs da atividade de auditoria interna, avaliar a eficcia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alteraes nas Instrues Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatao de novas Instrues Normativas; - organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a verso vigente de cada Instruo Normativa.

VII FORMATO E CONTEDO DAS INSTRUES NORMATIVAS

O formato do presente documento serve como modelo-padro para as Instrues Normativas, que devero conter os seguintes campos obrigatrios:

1. Na Identificao:

Nmero da Instruo Normativa A numerao dever ser nica e seqencial para cada sistema administrativo, com a identificao da sigla do sistema antes do nmero e aposio do ano de sua expedio. Formato: INSTRUO NORMATIVA S...... N ..../20XX.

Indicao da Verso Indica o nmero da verso do documento, atualizado aps alteraes. Considera-se nova verso somente o documento pronto, ou seja, aquele que, aps apreciado pela unidade responsvel pela coordenao do controle interno, ser encaminhado aprovao.

Aprovao A aprovao da Instruo Normativa ou suas alteraes ser sempre do Chefe do .... (Poder ou rgo), salvo delegao expressa deste. Formato da data: ..../..../20XX.

Ato de Aprovao Indica o tipo e nmero do ato que aprovou o documento original ou suas alteraes. Sempre que a
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Instruo Normativa motivar efeitos externos administrao, ou nas situaes em que seja conveniente maior divulgao, a aprovao dever ocorrer atravs de Decreto.

Unidade Responsvel Informa o nome da unidade responsvel pela Instruo Normativa (Departamento, Diretoria ou denominao equivalente), que atua como rgo central do sistema administrativo a que se referem as rotinas de trabalho objeto do documento.

2. No Contedo:

Finalidade Especificar de forma sucinta a finalidade da Instruo Normativa, que pode ser identificada mediante uma avaliao sobre quais os motivos que levaram concluso da necessidade de sua elaborao. Dentro do possvel, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho a ser normatizada.

Exemplo: Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contratos de aquisio de materiais e contrataes de obras ou servios, desde o pedido at a publicao do extrato do contrato.

Abrangncia Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos estabelecidos na Instruo Normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente, por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condio deve ser explicitada.

Conceitos Tm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevantes inerentes ao assunto objeto da normatizao. Especial ateno dever ser dedicada a esta seo nos casos da Instruo Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.

Base legal e regulamentar Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina a Instruo Normativa.

Responsabilidades Esta seo destina-se especificao das responsabilidades especficas da unidade responsvel pela Instruo Normativa (rgo central do respectivo sistema administrativo) e das unidades executoras, inerentes matria objeto da normatizao. No se confundem com aquelas especificadas no item VI deste documento.

Procedimentos Tratam da descrio das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.

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Consideraes finais Esta seo dedicada incluso de orientaes ou esclarecimentos adicionais, no especificadas anteriormente, tais como: medidas que podero ser adotadas e/ou conseqncias para os casos de inobservncia ao que est estabelecido na Instruo Normativa; situaes ou operaes que esto dispensadas da observncia total ou parcial ao que est estabelecido; unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da aplicao da Instruo Normativa.

VIII PROCEDIMENTOS PARA ELABORAO DAS INTRUES NORMATIVAS

Com base na anlise preliminar das rotinas e procedimentos que vm sendo adotados em relao ao assunto a ser normatizado, deve-se identificar, inicialmente, as diversas unidades da estrutura organizacional que tm alguma participao no processo e, para cada uma, quais as atividades desenvolvidas, para fins da elaborao do fluxograma.

Tambm devem ser identificados e analisados os formulrios utilizados para o registro das operaes e as interfaces entre os procedimentos manuais e os sis-temas computadorizados (aplicativos).

A demonstrao grfica das atividades (rotinas de trabalho e procedimentos de controle) e dos documentos envolvidos no processo, na forma de fluxograma, deve ocorrer de cima para baixo e da esquerda para direita, observando-se os padres e regras geralmente adotados neste tipo de instrumento, que identifiquem, entre outros detalhes, as seguintes ocorrncias: incio do processo (num mesmo fluxograma pode haver mais de um ponto de incio, dependendo do tipo de operao); emisso de documentos; ponto de deciso; juno de documentos; ao executada (anlise, autorizao, checagem de autorizao, confrontao, baixa, registro, etc.). Alm das atividades normais, inerentes ao processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicveis.

As diversas unidades envolvidas no processo devero ser segregadas por linhas verticais, com a formao de colunas com a identificao de cada unidade ao topo. No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas as unidades da estrutura organizacional, a identificao pode ser genrica, como por exemplo: rea requisitante.

Se uma nica folha no comportar a apresentao de todo o processo, sero abertas tantas
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quantas necessrias, devidamente numeradas, sendo que neste caso devem ser utilizados conectores, tambm numerados, para que possa ser possvel a identificao da continuidade do fluxograma na folha subseqente, e vice-versa. Procedimento idntico dever ser adotado no caso da necessidade do detalhamento de algumas rotinas especficas em folhas auxiliares.

O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientar a descrio das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instruo Normativa e dela far parte integrante como anexo.

As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instruo Normativa devero ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases curtas e claras, de forma a no facultar dvidas ou interpretaes dbias, com uma linguagem essencialmente didtica e destituda de termos ou expresses tcnicas, especificando o como fazer para a operacionalizao das atividades, identificando os respectivos responsveis e prazos.

Dever conter, porm, os detalhamentos necessrios para a clara compreenso de tudo que dever ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedimentos de controle cuja especificao no consta do fluxograma. Incluem-se neste caso, por exemplo: especificao dos elementos obrigatrios em cada documento; destinao das vias dos documentos; detalhamento das anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; relao de documentos obrigatrios para a validao da operao; aspectos legais ou regulamentares a serem observados; os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo (controle de acesso lgico s rotinas e bases de dados dos sistemas aplicativos, crtica nos dados de entrada, gerao de cpias back-up, etc.).

Quando aplicveis, os procedimentos de controle podero ser descritos parte, na forma de check list, que passaro a ser parte integrante da Instruo Normativa como anexo. Neste caso, a norma dever estabelecer qual a unidade responsvel pela sua aplicao e em que fase do processo dever ser adotado.

No emprego de abreviaturas ou siglas, deve-se identificar o seu significado, por extenso, na primeira vez que o termo for mencionado no documento e, a partir da, pode ser utilizada apenas a abreviatura ou sigla, como por exemplo: Departamento de Recursos Humanos DRH; Tribunal de Contas do Estado TCE.

Uma vez concluda a verso final da Instruo Normativa ou de sua atualizao, a minuta deve ser encaminhada unidade responsvel pela coordenao do controle interno, que aferir a observncia desta norma e avaliar os procedimentos de controle, podendo propor alteraes, quando cabveis.

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Devolvida a minuta pela unidade de coordenao do controle interno unidade responsvel pela Instruo Normativa, esta a encaminhar para aprovao e, posteriormente, providenciar sua divulgao e implementao.

IX CONSIDERAES FINAIS

1. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento podero ser obtidos junto Unidade Central de Controle Interno que, por sua vez, atravs de procedimentos de auditoria interna, aferir a fiel observncia de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional.

2. Esta instruo entra em vigor a partir da data de sua publicao.

Local, .... de .................... de 20XX.

Unidade Central de Controle Interno

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APNDICE IV - Material de apoio a elaborao de normas relacionadas a algumas rotinas internas e respectivos procedimentos de controle

Apresenta-se, nas pginas a seguir, a ttulo de sugesto, uma sntese dos elementos bsicos que iro orientar o desenvolvimento de normas relacionadas a algumas rotinas internas e respectivos procedimentos de controle. Importante ressaltar que, ao elencar as aes relativas a cada atividade, no se pretendeu esgotar o assunto, devendo a administrao adequ-las sua realidade, mantendo-as permanentemente atualizadas em relao legislao especfica.

Nmero da Instruo Normativa: SCI 04/20XX Remessa de documentos e Informaes ao Tribunal de Contas do Estado do Esprito Santo. Objetivo: estabelecer os procedimentos a serem adotados na remessa de documentos e informaes ao Tribunal de Contas do Estado do Esprito Santo. Base Legal e Regulamentar: Lei Orgnica, Regimento Interno e demais normas do Tribunal de Contas do Estado. Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno e sua regulamentao. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer normas gerais a serem observadas por toda a administrao por ocasio da remessa de documentos e informaes ao TCEES, inclusive quanto: responsabilidade do signatrio dos documentos pelas informaes e/ou justificativas disponibilizadas, quanto veracidade de seu contedo, e para os efeitos de eventuais penalidades ou condenaes aplicveis; s responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Manter, no TCEES, cadastro atualizado de rgos, entidades e responsveis;

3. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): I Para a remessa de documentos e informaes obrigatrios (peas de planejamento, contas anuais, balancetes mensais, concursos pblicos, aposentadorias, penses, reformas, reserva remunerada, etc.):
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elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle;

acompanhar o vencimento dos prazos de remessa de documentos e informaes obrigatrios ao TCEES; registrar, organizar e consolidar, tempestivamente, documentos e informaes pertinentes a cada assunto, de acordo com as regras estabelecidas nos diversos Instrumentos Normativos expedidos pelo TCEES e, no caso dos municpios, tambm o layout dos sistemas utilizados pelo Tribunal para auditoria e prestao de contas e informaes pelos rgos;

emitir pronunciamento sobre as contas e o parecer de controle interno, quando for o caso; homologar os documentos e informaes; nos Municpios encaminhar: a documentao fsica, segundo disposies contidas no Regimento Interno e outros Instrumentos Normativos do TCEES; os informes cadastrais e arquivos do Sistema SISAUD, conforme Resoluo TCEES n 174/2002; os informes do Sistema LRFWeb, conforme Resoluo TCEES n 193/2003.

II Para a remessa das informaes do Sistema SISAUD Sistema Informatizado de Suporte Auditoria - (unidades gestoras municipais): elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; definir as informaes exigidas no layout do Sistema SISAUD Sistema Informatizado de Suporte Auditoria e a periodicidade de remessa; definir as unidades da administrao que so responsveis pelo registro das informaes no sistema prprio informatizado; desenvolver ou adequar o sistema prprio informatizado ao layout do Sistema SISAUD Sistema Informatizado de Suporte Auditoria; adequar o sistema prprio informatizado s alteraes do layout do Sistema SISAUD Sistema Informatizado de Suporte Auditoria; designar servidor efetivo responsvel pelo Sistema SISAUD Sistema Informatizado de Suporte Auditoria e comunicar ao TCEES; capacitar a equipe tcnica das unidades envolvidas para a alimentao do sistema prprio informatizado; registrar tempestivamente as informaes no sistema prprio informatizado, em cada unidade, observando o layout do Sistema SISAUD Sistema Informatizado de Suporte
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 Auditoria quando da remessa das informaes ao TCEES; enviar as informaes ao TCEES; analisar e regularizar as ocorrncias de erros, se houverem; reenviar as informaes ao TCEES, se for o caso; imprimir Recibo de Entrega definitivo da prestao de contas, gerado pelo Sistema SISAUD; arquivar documentos correspondentes; visualizar e validar as informaes enviadas ao Sistema SISAUD atravs dos diversos relatrios gerados pelo sistema colocados disposio dos jurisdicionados municipais no SISAUDWEB.

III Para a remessa das informaes do Sistema LRFWeb (unidades gestoras municipais): Em todos os rgos e entidades das administraes Direta e Indireta, individualmente: elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; definir as informaes exigidas no Sistema LRFWeb e a periodicidade de remessa; manter impressa ou em arquivo verso atualizada do Sistema LRFWeb no rgo ou entidade; capacitar a equipe tcnica das unidades envolvidas para a captura dos dados ou alimentao do Sistema LRFWeb; capturar os dados ou alimentar o Sistema LRFWeb; visualizar e validar as informaes registradas no Sistema LRFWeb, principalmente atravs dos diversos relatrios gerados pelo sistema colocados disposio dos jurisdicionados municipais na pgina do TCEES.

No Poder Legislativo:
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no Poder Legislativo - quadrimestralmente: elaborar, validar e publicar o relatrio de gesto fiscal (RGF) do Poder Legislativo; no Poder Legislativo - quadrimestralmente: registrar os dados da publicao do RGF do Poder Legislativo no Sistema LRFWeb; registrar as informaes pertinentes ao Poder Legislativo no Sistema LRFWeb, conforme Resoluo TCEES 193/2003 atualizada; analisar e regularizar as ocorrncias de erros, se houverem; reenviar as informaes ao TCEES, se for o caso; imprimir recibo de entrega das informaes relativas ao Sistema LRFWeb;

arquivar documentos correspondentes.

Na Prefeitura Municipal: consolidar as informaes recebidas do Poder Legislativo e dos rgos e entidades da Administrao Indireta; elaborar, validar e publicar o Relatrio Resumido de Execuo Oramentria (RREO) consolidado do Municpio; registrar os dados da publicao do RREO no Sistema LRFWeb; elaborar, validar e publicar o Relatrio de Gesto Fiscal (RGF) do Poder Executivo; registrar os dados da publicao do RGF do Poder Executivo no Sistema LRFWeb; registrar as informaes pertinentes ao Poder Executivo no Sistema LRFWeb, conforme Resoluo TCEES 193/2003 atualizada; analisar e regularizar as ocorrncias de erros, se houverem; reenviar as informaes ao TCEES, se for o caso; imprimir recibo de entrega das informaes relativas ao Sistema LRFWeb; arquivar documentos correspondentes.

IV Para a apresentao de justificativas/defesas: elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; receber a notificao/citao do TCEES, quando for o caso, e encaminhar imediatamente ao gestor responsvel, para conhecimento das possveis impropriedades constatadas; acompanhar as notificaes/citaes via Dirio Oficial, quando for o caso, e comparecer ao TCEES, para conhecimento das possveis impropriedades constatadas; acompanhar o vencimento dos prazos para apresentao de justificativas; analisar o relatrio apresentado pelo TCEES e encaminhar s unidades responsveis por cada justificativa solicitada; apresentar as justificativas e documentos comprobatrios, por parte de cada unidade responsvel; revisar e consolidar as justificativas e documentos comprobatrios encaminhados pelas unidades responsveis; homologar as justificativas e documentos comprobatrios; encaminhar as justificativas ao TCEES, de acordo com as regras estabelecidas nos
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diversos instrumentos normativos expedidos pelo TCEES relacionados ao assunto; acompanhar as decises do TCEES; registrar as irregularidades apontadas pelo controle externo e adotar as providncias para regulariz-las e/ou impedir sua reincidncia.

V Para a interposio de recursos: elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; acompanhar publicaes das decises do TCEES no Dirio Oficial; avaliar as decises e identificar as possibilidades de recursos; identificar o tipo de recurso cabvel em cada situao; acompanhar o prazo para apresentao do recurso cabvel; organizar as justificativas e documentos comprobatrios, por parte de cada unidade responsvel, se for o caso; revisar e formatar juridicamente o recurso; homologar o recurso; apresentar o recurso ao TCEES, de acordo com as regras estabelecidas nos diversos instrumentos normativos expedidos pelo TCEES relacionados ao assunto.

Nmero da Instruo Normativa: SCI 05/20XX Atendimento s equipes de controle externo do Tribunal de Contas do Estado do Esprito Santo. Objetivo: estabelecer os procedimentos para o atendimento aos agentes de fiscalizao externa. Base Legal e Regulamentar: Lei Orgnica, Regimento Interno e demais normas do Tribunal de Contas do Estado. Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno e sua regulamentao. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por ocasio das inspees externas e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que):
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elaborar fluxograma das atividades;

desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; especificar os rgos fiscalizadores e os tipos de fiscalizaes a que estar sujeita a administrao; comunicar s unidades as fiscalizaes que sero realizadas; recepcionar os agentes da fiscalizao, com apresentao ao gestor do rgo ou entidade e gestores das reas a serem envolvidas nos exames; apresentar os agentes s unidades onde se concentraro os trabalhos de fiscalizao; ajustar, com os agentes de controle externo, as questes operacionais do trabalho, a disponibilizao de informaes, espao fsico, recursos de tecnologia da informao e o estabelecimento das regras para o acompanhamento dos trabalhos;

acompanhar e dar suporte ao trabalho dos agentes de fiscalizao; reunir-se com a equipe de fiscalizao, para conhecimento dos documentos e informaes pendentes, se for o caso, inclusive quanto aos prazos e forma de encaminhamento, e encerramento formal da fiscalizao;

encaminhar documentos e informaes pendentes ao rgo fiscalizador; manter registro de todas as fiscalizaes efetuadas.

Nmero da Instruo Normativa: SPO 01/20XX Elaborao do PPA. Objetivo: disciplinar o processo de elaborao do Plano Plurianual - PPA. Base Legal e Regulamentar: Constituies: Federal e Estadual. Lei Complementar n 101/2000. Lei 4.320/64. Portaria n 42, de 14.04.99, do Ministrio de Oramento e Gesto. Decreto Federal 2.829, de 20.10.1998. Portarias Interministeriais e da Secretaria do Tesouro Nacional que interferem na matria e demais normas relacionadas ao assunto. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por ocasio da elaborao do PPA e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que):
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a) No Poder Executivo: elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; definir cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para o encaminhamento do projeto de lei do PPA Cmara; criar equipe setorial para a realizao de diagnstico; diagnosticar as demandas sociais, os problemas, melhorias, necessidades e potencialidades que orientaro as futuras aes governamentais; levantar os objetivos estratgicos, as diretrizes e as informaes de carter geral para fundamentar a elaborao do PPA em consonncia com o Plano de Governo e o Plano Diretor, se for o caso; apurar a capacidade de investimento da administrao; realizar estudos e pesquisas para identificar os possveis efeitos dos programas institudos por outros entes no governo local; especificar os programas que sero executados, detalhando os recursos a serem utilizados, definindo indicadores, bem como, as possveis aes a serem realizadas (projeto, atividade ou operao especial); elaborar a primeira verso do projeto de PPA; discutir o projeto de PPA em audincia pblica; elaborar a mensagem e concluir o projeto de lei do PPA; encaminhar a mensagem e o projeto de lei do PPA ao Poder Legislativo.

Aps a aprovao pelo Poder Legislativo: sancionar e publicar a lei de PPA; distribuir a Lei do PPA a todas as unidades da estrutura organizacional; registrar tempestivamente as informaes no sistema; encaminhar tempestivamente o processo fsico para o TCEES, de acordo com as regras estabelecidas
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nos

diversos

instrumentos

normativos

expedidos

pelo

TCEES

relacionados ao assunto; enviar tempestivamente as informaes no(s) sistema(s) informatizado(s) de Prestao de Contas do TCEES, quando for o caso; revisar os objetivos e metas estabelecidas no plano, quando for o caso; alterar o PPA, observando os critrios e procedimentos estabelecidos na legislao; acompanhar e fiscalizar a execuo do PPA; avaliar o cumprimento das metas previstas no PPA.

b) No Poder Legislativo: discutir o projeto de PPA, inclusive em audincia pblica, se for o caso; aprovar o projeto de PPA; encaminhar para sano do Poder Executivo.

Aps a publicao da lei do PPA pelo Poder Executivo: acompanhar e fiscalizar a execuo do PPA; avaliar o cumprimento das metas previstas no PPA;

Nmero da Instruo Normativa: SPO 02/20XX Elaborao da LDO. Objetivo: disciplinar o processo de elaborao da Lei de Diretrizes Oramentrias - LDO. Base Legal e Regulamentar: Constituies: Federal e Estadual. Lei Complementar n 101/2000. Lei 4.320/64. Portaria n 42, de 14.04.99, do Ministrio de Oramento e Gesto. Decreto Federal 2.829, de 20.10.1998. Portarias Interministeriais e da Secretaria do Tesouro Nacional que interferem na matria e demais normas relacionadas ao assunto. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por ocasio da elaborao da LDO e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): a) No Poder Executivo: elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; definir cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para o encaminhamento do projeto da LDO Cmara; elaborar o relatrio dos projetos em andamento e das despesas de conservao do patrimnio e encaminhar ao Poder Legislativo at a data do envio do projeto da LDO;
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criar equipe setorial para levantamento das prioridades; diagnosticar as demandas sociais, os problemas, melhorias, necessidades e potencialidades para as quais devero ser consignados crditos oramentrios na LOA; levantar as metas e prioridades dos objetivos estratgicos, das diretrizes e das informaes de carter geral estabelecidos no PPA, voltadas elaborao da proposta oramentria anual;

definir os programas a serem priorizados; elaborar o Anexo de Metas Fiscais; elaborar o Anexo de Riscos Fiscais; elaborar a primeira verso do projeto de LDO; discutir o projeto da LDO em audincia pblica; elaborar a mensagem e concluir o projeto da LDO, fazendo constar as matrias que, de acordo com a LRF, devem ser objeto de disposio na LDO, e assegurando a observncia s demais normas aplicveis;

encaminhar a mensagem e o projeto da LDO ao Poder Legislativo.

Aps a aprovao pelo Poder Legislativo: sancionar e publicar a LDO; dar conhecimento da LDO s unidades da estrutura organizacional; registrar tempestivamente as informaes no sistema; encaminhar tempestivamente o processo fsico para o TCEES, de acordo com as regras estabelecidas nos diversos instrumentos normativos expedidos pelo TCEES

relacionados ao assunto; enviar tempestivamente as informaes no(s) sistema(s) informatizado(s) de Prestao de Contas do TCEES, quando for o caso; revisar as metas e prioridades estabelecidas na LDO, quando for o caso; alterar a LDO, quando for o caso, observando os critrios e procedimentos estabelecidos na legislao; acompanhar e fiscalizar a execuo da LDO; avaliar o cumprimento das metas fiscais.

b) No Poder Legislativo: discutir o projeto de LDO, inclusive em audincia pblica, se for o caso; aprovar o projeto de LDO; encaminhar para sano do Poder Executivo.

Aps a publicao da LDO pelo Poder Executivo: acompanhar e fiscalizar a execuo da LDO; avaliar o cumprimento das metas fiscais;

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Nmero da Instruo Normativa: SPO 03/20XX Elaborao da LOA. Objetivo: disciplinar o processo de elaborao da Lei Oramentria Anual - LOA. Base Legal e Regulamentar: Constituies: Federal e Estadual. Lei Complementar n 101/2000. Lei 4.320/64. Portarias Interministeriais e da Secretaria do Tesouro Nacional que interferem na matria e demais normas relacionadas ao assunto. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por ocasio da elaborao da LOA e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): a) No Poder Executivo: elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo, assegurando, no mnimo, que: a receita, a despesa e o resultado primrio projetados no oramento no excedam ao valor das respectivas metas fiscais constantes em anexo LDO; sejam definidas dotaes suficientes para dar cobertura a todas as aes especificadas no Anexo de Prioridades e Metas da LDO, assim como, que no existam dotaes para aes (projetos ou atividades) que no estejam contempladas nesse anexo; sejam includas dotaes suficientes para o atendimento aos projetos em andamento e s despesas de conservao do patrimnio pblico, conforme demonstrado no relatrio encaminhado ao Poder Legislativo, antes da incluso de novos projetos (art. 45 da LRF); haja compatibilidade entre os demonstrativos relacionados renncia de receita e projeo do aumento das despesas obrigatrias de carter continuado e os respectivos demonstrativos anexados LDO; haja compatibilidade entre os valores implantados no sistema de controle oramentrio e as dotaes aprovadas na LOA; sejam observados os limites constitucionais e legais para as despesas publicas;
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sejam observadas as regras de vinculao das receitas a finalidades especficas; sejam observadas, na elaborao da LOA, as demais disposies da Constituio Federal, da Lei de Responsabilidade Fiscal e demais normas aplicveis;

elaborar check-list de controle; estabelecer cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para o encaminhamento do projeto da Lei do Oramento Cmara; elaborar os estudos e as estimativas de receitas para o exerccio subseqente, inclusive da receita corrente lquida, e as respectivas memrias de clculo, e colocar disposio dos demais poderes e do Ministrio Publico ( 3, art. 12, LRF);

identificar os programas e aes governamentais definidos no PPA e priorizados pela LDO para o exerccio financeiro; detalhar as previses de receitas, fixao de despesas e alcance de resultados para fins de atingimento das metas priorizadas na LDO; detalhar elementos fsicos e financeiros que comporo os diversos projetos, atividades e operaes especiais, de cada rea especfica da administrao; consolidar e organizar os detalhamentos propostos; elaborar o demonstrativo da compatibilidade do oramento com os objetivos e metas estabelecidos no Anexo de Metas Fiscais da LDO; elaborar o demonstrativo regionalizado do efeito, sobre as receitas e despesas, decorrentes de isenes, anistias, remisses, subsdios e benefcios de natureza financeira, tributria e creditcia;

elaborar o demonstrativo das medidas de compensao renncia de receitas e ao aumento de despesas obrigatrias de carter continuado; elaborar a primeira verso do projeto da LOA; realizar audincia pblica; elaborar a mensagem e concluir o projeto da LOA, fazendo constar as matrias que, de acordo com a LRF, devem ser objeto de disposio na LOA; encaminhar a mensagem e o projeto da LOA ao Poder Legislativo.

Aps a aprovao pelo Poder Legislativo: sancionar e publicar a LOA; dar conhecimento da LOA s unidades da estrutura organizacional; registrar tempestivamente as informaes no sistema; encaminhar tempestivamente o processo fsico para o TCEES, de acordo com as regras estabelecidas
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nos

diversos

instrumentos

normativos

expedidos

pelo

TCEES

relacionados ao assunto; enviar tempestivamente as informaes no(s) sistema(s) informatizado(s) de Prestao de Contas do TCEES, quando for o caso; alterar a LOA, quando for o caso, observando os critrios e procedimentos

estabelecidos na legislao; acompanhar a execuo da LOA; avaliar o cumprimento das metas fiscais.

b) No Poder Legislativo: discutir o projeto de LOA, inclusive em audincia pblica, se for o caso; aprovar o projeto de LOA; encaminhar para sano do Poder Executivo.

Aps a publicao da LOA pelo Poder Executivo: acompanhar e fiscalizar a execuo da LOA; avaliar o cumprimento das metas fiscais.

Nmero da Instruo Normativa: SPO 04/20XX realizao de audincias pblicas. Objetivo: disciplinar os procedimentos para a realizao de audincias pblicas. Base Legal e Regulamentar: Pargrafo nico do art. 48 e 4 do art. 9, da Lei Complementar 101/2000 (LRF). Art. 44, da Lei n 10.257, de 10 de julho de 2001 (Estatuto da Cidade). ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a realizao de audincias pblicas e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; elaborar cronograma anual para a realizao das audincias, com a prvia definio das datas e dos locais de cada uma; definir unidades da administrao que devero se fazer representar na audincia pblica; estabelecer a ordem e o roteiro da audincia, contendo relao, seqncia e tempo das pessoas que usaro da palavra, rplica, apartes, etc;
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estabelecer os dados mnimos que devero ser apresentados e a forma de apresentao, assim como, os aspectos que devero ser esclarecidos ou enfatizados na audincia pblica;

definir personalidades e entidades que devero ser convocadas; enviar convite aos convocados; divulgar amplamente o aviso de convocao para a participao popular; realizar a audincia pblica; lavrar ata, gravar em vdeo, tirar fotografias, etc., conforme o caso.

Nmero da Instruo Normativa: SCL 01/20XX aquisio de bens e servios. Objetivo: estabelecer os procedimentos para a aquisio de bens e servios mediante licitao, bem como dispensa ou inexigibilidade de licitao. Base Legal e Regulamentar: Constituio Federal (art. 37, XXI). Constituio Estadual (art. 32, XXI). Lei de Licitaes. Lei de Responsabilidade Fiscal. Demais normas aplicveis. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por ocasio da realizao de licitaes ou dispensa/inexigibilidade e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que):
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elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; criar e/ou manter atualizado cadastro de todas as empresas que forneam materiais ou equipamentos, bem como das que prestam servios para a administrao; definir critrios para a composio da comisso de licitao com base na capacidade tcnica; nomear membros da comisso permanente de licitao e publicar na Imprensa Oficial; designar pregoeiro e equipe de apoio e publicar o ato na Imprensa Oficial; capacitar a comisso de licitao e/ou pregoeiro e a equipe de apoio;

capacitar os membros da comisso permanente de licitao; emitir e aprovar solicitao de compras; elaborar a estimativa de consumo que atenda s necessidades para o exerccio financeiro; definir o objeto do certame; elaborar oramento estimado em planilhas de quantitativos e preos unitrios; elaborar o termo de referncia, se modalidade prego; declarar a adequao da despesa com a LOA e a compatibilidade com o PPA e LDO, para os casos previstos nos artigos 16 e 17 da LC 101/2000; indicar os recursos oramentrios para o pagamento da futura contratao; dar incio ao processo administrativo, com o devido protocolo; efetuar a reserva oramentria; elaborar projeto bsico e projeto executivo, se for o caso; definir clculo de pontuao tcnica, se for o caso; definir clculo de pontuao preo; elaborar a minuta do edital e do contrato; emitir parecer sobre a minuta do edital e do contrato (Assessoria Jurdica); autorizar a abertura do processo licitatrio; realizar o procedimento licitatrio na modalidade adequada, observando os itens I a IV a seguir; em todos os casos: registrar em ata as aes da comisso de licitao e fazer constar do processo ato de designao de servidor para acompanhar os contratos celebrados pela administrao no que tange, principalmente sua vigilncia, pagamento de parcelas, qualidade da mercadoria ou servio entregue etc.;

registrar tempestivamente as informaes no sistema local, se for o caso; nos municpios: enviar tempestivamente as informaes relativas a licitaes e contratos, conforme layout dos arquivos do SISAUD Sistema Informatizado de Suporte Auditoria do TCEES;

emitir relatrio relativo a licitaes e contratos para remessa ao TCEES, bimestralmente, nos termos do inciso VIII, do art. 108, de seu Regimento Interno.

I Se modalidade convite: identificar pelo menos 3 (trs) empresas e/ou pessoas fsicas a serem convidadas; enviar convite a pelo menos 3 (trs) interessados; afixar o convite em local apropriado da unidade administrativa; receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao convite por irregularidade na aplicao da Lei de Licitaes, se houver; receber a manifestao de interesse dos cadastrados em participar da licitao; abrir o procedimento licitatrio; lavrar ata, circunstanciada dos atos pblicos de habilitao e julgamento das propostas; receber as propostas e documentos de habilitao; abrir os envelopes de habilitao e apreciar a documentao;
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receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver, em face da deciso sobre a habilitao; devolver os envelopes fechados com as propostas dos inabilitados; abrir os envelopes das propostas dos concorrentes habilitados; verificar a conformidade das propostas com os requisitos do edital e com os preos de mercado ou fixados por rgo oficial competente, ou, ainda, com os constantes do sistema de registro de preos;

julgar e classificar as propostas; colher rubrica dos licitantes presentes e dos membros da comisso em todos os documentos e propostas; receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver; declarar o resultado final do certame; assinar a ata; homologar o processo licitatrio; divulgar o resultado final do certame; adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame; assinar o contrato ou equivalente com a vencedora; publicar o extrato do contrato, se houver, na Imprensa Oficial; emitir o empenho.

II Se modalidade tomada de preos ou concorrncia: publicar o aviso na imprensa oficial; afixar o edital em local apropriado da unidade administrativa; receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao edital, se houver; fornecer cpia do edital e seus anexos aos interessados; cadastrar novos interessados, se houver, observando os critrios estabelecidos pela administrao; abrir o procedimento licitatrio; lavrar ata, circunstanciada dos atos pblicos de habilitao e julgamento das propostas; receber as propostas e documentos de habilitao; abrir os envelopes de habilitao e apreciar a documentao; receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver, em face da deciso sobre a habilitao; devolver os envelopes fechados com as propostas dos inabilitados; abrir os envelopes das propostas dos concorrentes habilitados; verificar a conformidade das propostas com os requisitos do edital e com os preos de mercado ou fixados por rgo oficial competente, ou, ainda, com os constantes do sistema de registro de preos; julgar e classificar as propostas; colher rubrica dos licitantes presentes e dos membros da comisso em todos os documentos e propostas;
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receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver; declarar o resultado final do certame; assinar a ata; homologar o certame; divulgar o resultado final do certame; adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame; assinar o contrato com o vencedor; publicar extrato do contrato; emitir o empenho.

III Se modalidade prego: publicar o aviso; disponibilizar cpia do edital e do respectivo aviso aos interessados; receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao edital, se houver; realizar sesso pblica; lavrar ata, circunstanciada dos atos pblicos de julgamento das propostas e habilitao; credenciar os interessados; receber declarao dos participantes de que cumprem plenamente os requisitos de habilitao; receber os envelopes dos participantes contendo, separadamente, a proposta de preos e a documentao de habilitao; abrir imediatamente o envelope da proposta de preos e verificar a conformidade; receber lances verbais e sucessivos, at a proclamao do vencedor; julgar e classificar as propostas; negociar diretamente com o proponente objetivando alcanar preo melhor; decidir, motivadamente, a respeito da aceitabilidade das propostas classificadas e orden-las; decidir sobre a habilitao do licitante que apresentou a melhor proposta; declarar o licitante vencedor; assinar a ata; receber, examinar e decidir sobre recursos e contra-razes, se houver; adjudicar o objeto da licitao ao licitante vencedor; homologar a licitao pela autoridade competente; assinar o contrato; publicar o extrato do contrato na Imprensa Oficial; emitir o empenho.

IV se dispensa ou inexigibilidade de licitao: nos casos de inexigibilidade: receber, analisar e decidir sobre: (a) a comprovao de exclusividade do fornecedor, (b) a notria especializao do profissional ou empresa para prestao de servios tcnicos de natureza singular, ou (c) a consagrao de
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profissionais do setor artstico; nos casos de dispensa: comprovar a ocorrncia das hipteses previstas no art. 24 da Lei de Licitaes; caracterizar a situao emergencial ou calamitosa que justifique a dispensa, quando for o caso; apresentar a razo da escolha do fornecedor ou executante; justificar o preo; comprovar a aprovao dos projetos de pesquisa aos quais os bens sero alocados, se for o caso; decidir sobre a habilitao do fornecedor; elaborar a minuta do contrato, quando for o caso; emitir parecer tcnico ou jurdico sobre a dispensa ou inexigibilidade; ratificar a dispensa ou inexigibilidade da licitao; publicar o ato que declara a dispensa ou inexigibilidade da licitao na Imprensa Oficial; assinar o contrato ou equivalente com o contratado; publicar o extrato do contrato na imprensa oficial; emitir o empenho.

Nmero da Instruo Normativa: SCL 02/20XX alienao de bens mediante leilo. Objetivo: estabelecer os procedimentos para a alienao de bens mediante leilo. Base Legal e Regulamentar: Constituio Federal (art. 37, XXI). Constituio Estadual (art. 32, XXI). Lei de Licitaes. Lei de Responsabilidade Fiscal. Demais normas aplicveis. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por ocasio da realizao de licitaes na modalidade leilo, e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que):
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elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados

em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; nomear comisso especial de leilo ou cometer o procedimento a leiloeiro oficial; capacitar os membros da comisso especial de leilo; definir o objeto do certame; justificar o interesse pblico da alienao; bens mveis: atestar tratar-se de bem inservvel para a administrao ou produto legalmente apreendido ou penhorado; bens imveis: atestar que sua aquisio se deu em decorrncia de procedimentos judiciais ou de dao em pagamento; avaliar os bens a serem leiloados, a fim de fixar um preo mnimo de sua ar-rematao; autorizar a abertura do processo administrativo, com o devido protocolo; elaborar a minuta do edital; emitir parecer jurdico sobre a minuta do edital; autorizar a realizao do leilo; publicar o aviso na Imprensa Oficial; afixar o edital em local apropriado da unidade administrativa; receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao edital, se houver; possibilitar o exame prvio, pelos interessados, dos bens a serem alienados; abrir o procedimento de leilo; lavrar ata, circunstanciada, dos atos pblicos de julgamento das propostas e, se for o caso, da habilitao; receber os documentos de habilitao, se exigidos no edital; analisar e decidir sobre a habilitao, se for o caso; receber, examinar e decidir sobre recursos em face da deciso sobre a habilitao, se houver; receber os lances de viva voz; declarar o resultado final do certame; homologar o processo licitatrio; adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame; receber, vista e no local do leilo, o pagamento ou adiantamento, e, no prazo previsto, a complementao do lance, conforme dispuser o edital; assinar a ata; bem mvel: entregar o bem mvel mediante assinatura do termo de recebimento do bem e aps cumpridas as condies expostas no edital; - bem imvel: fornecer a escritura pblica do bem imvel alienado, aps o recebimento integral do valor de alienao; publicar o resultado do certame; registrar tempestivamente as informaes no sistema local, se for o caso; nos municpios: enviar tempestivamente as informaes relativas ao leilo, conforme layout dos arquivos do SISAUD Sistema Informatizado de Suporte Auditoria do TCEES;
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incluir os leiles realizados pela administrao, no relatrio relativo a licitaes e contratos para remessa ao TCEES, bimestralmente, nos termos do inciso VIII, do art. 108, de seu Regimento Interno.

Nmero da Instruo Normativa: SCL 03/20XX controle de estoques. Objetivo: estabelecer os procedimentos para controle de estoques. Base Legal e Regulamentar: Lei n 4.320/64. Lei 8.666/93. Demais legislaes e normas aplicveis ao assunto. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o controle do estoque, especialmente as seguintes: definir os materiais que esto sujeitos ao controle de estoque atravs do almoxarifado central e os que podem ser controlados diretamente pela unidade responsvel pelo consumo; estabelecer regras especficas para o armazenamento de materiais, inclusive os especiais (combustveis, medicamentos, alimentos, produtos qumicos, corrosivos, explosivos, deteriorveis, materiais de valor elevado, etc.); estabelecer regras de proteo fsica dos estoques, quanto ao acesso de pessoas, furtos, incndios, deteriorao, etc. estabelecer regras especficas para o fornecimento de materiais, inclusive combustveis, medicamentos, produtos hospitalares e de laboratrios, e outros que requeiram controles especiais; estabelecer o formato e contedo da requisio de materiais, por via documental ou com recursos da tecnologia da informao -TI; definir os nveis hierrquicos competentes para assinar a requisio de materiais ou liberar a requisio atravs de TI; definir os nveis de acesso ao sistema de controle de estoque; definir as responsabilidades quanto utilizao do sistema (sigilo e troca peridica da senha, etc.); definir a freqncia e abrangncia dos inventrios peridicos, dos procedimentos a serem adotados, dos critrios de amostragem, e dos registros a serem gerados; definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa.

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que):
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elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das

informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; cadastrar as assinaturas autorizadas a assinar a requisio de materiais; desenvolver sistema integrado de controle de estoque; verificar se os nveis de estoque esto sendo controlados e atualizados sistematicamente; registrar, em controle especfico, a programao de fornecimento; confrontar o material fornecido com as especificaes do contrato, da nota fiscal e da programao de fornecimento; registrar e conferir, na presena de um representante do almoxarifado, a entrega de materiais em outros locais fora do almoxarifado, ou seja, materiais que, devido a sua natureza, volume ou peso, devam ser entregues nos prprios locais de utilizao, em carter excepcional; comunicar autoridade competente as impropriedades constatadas no fornecimento de bens; devolver os materiais apresentados em desconformidade com as especificaes do contrato, da nota fiscal e da programao de fornecimento; atestar, no verso da nota fiscal, o recebimento dos materiais apresentados em conformidade com as especificaes do contrato, da nota fiscal e da programao de fornecimento; registrar a liquidao da despesa; armazenar e registrar, no estoque, a entrada de materiais fornecidos (o registro de materiais e bens em estoque dever conter, no mnimo, os seguintes dados: data da entrada e sada dos mesmos, especificao do material, quantidade e custos e a destinao dos materiais e bens com base nas requisies, no sendo aceita indicao de destinao genrica.); avaliar os bens e materiais em estoque no almoxarifado pelo preo mdio ponderado das compras, conforme determina o art. 106, III, da Lei Federal n 4.320/1964; identificar os materiais na Ficha de Prateleira; fornecer materiais s unidades requisitantes (os materiais guardados no almoxarifado devero ser solicitados por escrito, mediante requisio onde fiquem comprovados o tipo de material, o nome e assinatura do requisitante e a destinao do mesmo); baixar os materiais fornecidos no sistema de controle de estoque; registrar tempestivamente, no sistema contbil, as entradas e sadas de materiais no almoxarifado, verificando, no encerramento do exerccio ou da gesto financeira, se o valor total apurado do estoque esta sendo registrado corretamente no Sistema Patrimonial; confeccionar balancetes mensais demonstrando as entradas e sadas dirias do almoxarifado;
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elaborar e homologar o inventrio geral anual de estoques, de acordo com as regras da Instruo Normativa; elaborar relatrio de eventuais divergncias apuradas nos inventrios e encaminhar unidade de controle interno; ajustar os registros contbeis ao inventario geral anual de estoques; gerar sistematicamente back-up operacional e de segurana; arquivar os documentos comprobatrios.

Nmero da Instruo Normativa: SCL 04/20XX cadastramento de fornecedores. Objetivo: disciplina os procedimentos para manuteno do cadastro de fornecedores. Base Legal e Regulamentar: Lei 8.666/93. Demais legislaes e normas que tenham relao com o assunto. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o cadastramento de fornecedores, especialmente as seguintes: definir a estrutura do cadastro, com classificao por categorias, conforme art. 36 da Lei 8666/1993; definir os critrios para cadastramento, renovao do cadastro e emisso do certificado de registro cadastral; definir dados e documentos a serem exigidos dos interessados para fins de cadastramento, observado o disposto no art. 27, da Lei 8666/1993; definir os critrios para alterao, suspenso ou cancelamento do registro cadastral; definir os critrios para utilizao do registro cadastral de outros rgos ou entidades da Administrao Pblica; definir os critrios para utilizao do registro cadastral por outros rgos ou entidades da Administrao Pblica; estabelecer os nveis de acesso ao sistema de cadastramento de fornecedores e responsabilidades quanto sua utilizao (sigilo da senha, troca peridica da senha, divulgao de informaes cadastrais, etc.).

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo;
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detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; realizar chamamento pblico anual para atualizao dos registros e ingressos de novos interessados e arquivar, em pasta prpria, os comprovantes da divulgao; fornecer ao interessado o formulrio para cadastramento e a relao dos

documentos necessrios; cadastrar o interessado ou renovar o cadastro; anotar, no registro cadastral, os dados sobre a atuao do licitante no cumprimento de obrigaes assumidas; alterar, suspender e cancelar o registro cadastral; emitir certificado de registro cadastral; divulgar amplamente e disponibilizar permanentemente o registro cadastral; gerar e analisar relatrio peridico sobre os cadastros vencidos, suspensos e cancelados e sobre a atuao dos licitantes no cumprimento de obrigaes assumidas; gerar sistematicamente back-up operacional e de segurana; garantir o controle sobre o acesso lgico ao sistema de registro cadastral, observados os nveis de acesso definidos.

Nmero da Instruo Normativa: SCS 01/20XX divulgao de documentos e informaes. Objetivo: disciplinar os procedimentos para a divulgao de documentos e informaes. Base Legal e Regulamentar: Constituies Federal e Estadual. Lei de Responsabilidade Fiscal. Lei 8.666/93. Instrumentos Normativos do TCEES e demais legislaes e normas aplicveis ao assunto. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a divulgao de documentos e informaes e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados
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em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; definir os documentos e informaes de publicao obrigatria e os respectivos prazos, contedo, forma e veculo de comunicao; organizar os documentos e informaes de publicao obrigatria; aprovar os documentos e informaes; encaminhar os documentos e informaes para a unidade responsvel pelo

encaminhamento para a publicao; revisar a observncia aos requisitos estabelecidos pela administrao; aprovar a publicao; encaminhar para o veculo oficial de publicao, quando for o caso; acompanhar a publicao no veculo oficial de comunicao; afixar no local apropriado, quando for o caso; registrar, no sistema local, se for o caso, as informaes correspondentes, observando, nos municpios, os informes dos dados referentes publicao do Relatrio Resumido da Execuo Oramentria e do Relatrio de Gesto Fiscal, no sistema LRFWeb (Resoluo TCEES 193/2003); arquivar os documentos comprobatrios.

Nmero da Instruo Normativa: SCS 02/20XX desenvolvimento de campanhas. Objetivo: disciplinar os procedimentos para o desenvolvimento de campanhas. Base Legal e Regulamentar: Lei Orgnica do Municpio. Demais legislaes e normas aplicveis ao assunto. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o desenvolvimento de campanhas e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo;
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elaborar check-list de controle; realizar planejamento anual de campanhas a serem desenvolvidas; solicitar a campanha; estudar e planejar a campanha; autorizar o desenvolvimento da campanha; colher informaes para a criao da campanha; criar a campanha diretamente ou atravs de empresas ou profissionais contratados para a realizao de servios relacionados; aprovar a proposta de campanha criada; divulgar e realizar a campanha; avaliar e divulgar os resultados da campanha; arquivar documentos correspondentes campanha.

Nmero da Instruo Normativa: SFI 04/20XX concesso de adiantamentos. Objetivo: estabelecer os procedimentos para a realizao de adiantamentos. Base Legal e Regulamentar: Lei 4.320/64. Lei Estadual (ou Municipal) que instituiu o regime de adiantamento e sua regulamentao (se houver). Demais legislaes e normas que tenham relao com o assunto, inclusive s do TCEES. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a realizao de despesas por meio de adiantamento (dispndios que no possam subordinar-se ao processo normal da despesa), inclusive para a prestao de contas, e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; elaborar, aprovar e publicar lei que autoriza a concesso de adiantamentos aos servidores da administrao, estabelecendo: as condies para a concesso, s despesas vedadas e quelas passveis de serem realizadas atravs do regime de adiantamento e, forma da
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prestao de contas, nos termos exigidos na lei n 4.320/64; Nota.: Quanto Prestao de Contas do adiantamento, esta deve efetivar-se atravs de processo autuado e arquivado na contabilidade do ente disposio do Tribunal de Contas, e ser instruda, no mnimo com: indicao da data do recebimento do suprimento pelo servidor, balancete demonstrativo dos dbitos e crditos, os documentos fiscais pertinentes emitidos em nome do ente (devidamente atestados), os recibos dos crditos firmados em nome do servidor responsvel pelo suprimento, o comprovante de recolhimento de saldo (quando for o caso) e parecer conclusivo da contabilidade. elaborar e publicar o decreto que regulamenta a lei autorizativa da concesso de adiantamentos; solicitar a concesso de adiantamento; aprovar a solicitao de concesso de adiantamento; encaminhar a solicitao para a unidade responsvel pela concesso de adianta-mento; verificar se o beneficirio servidor da administrao; verificar se h autorizao legal para a realizao da despesa por meio de adiantamento; recusar a concesso de adiantamento aos servidores que se encontram em alcance ou responsveis por dois adiantamentos; verificar a disponibilidade oramentria; aprovar a concesso de adiantamento; registrar, no sistema de compensao, os adiantamentos concedidos; emitir empenho; liquidar a despesa; efetuar o pagamento; realizar a despesa; atestar a realizao da despesa; recolher aos cofres pblicos eventuais saldos no-utilizados dos recursos recebidos; prestar contas das despesas realizadas; analisar a prestao de contas, verificando, inclusive, se as despesas so passveis de realizao atravs de adiantamento e se foram realizadas dentro do perodo de vigncia do mesmo; conceder prazo para a apresentao de defesa, quando for o caso; analisar a defesa apresentada; registrar as irregularidades constatadas quando da anlise da prestao de contas, com identificao do responsvel; dar quitao prestao de contas, quando for o caso; comunicar autoridade superior as irregularidades constatadas, para fins de imediatas providncias para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurao de Tomada de Contas, quando for o caso; proceder tomada de contas; encaminhar ao TCEES o processo de tomada de contas, segundo as regras estabelecidas na Lei Orgnica do Tribunal e no seu Regimento Interno;
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registrar tempestivamente as informaes no sistema local, quando for o caso; arquivar a documentao comprobatria.

Nmero da Instruo Normativa: SFI 05/20XX concesso de dirias. Objetivo: estabelecer os procedimentos para a concesso e controle de dirias. Base Legal e Regulamentar: Lei Estadual (ou Municipal) que instituiu as dirias e sua regulamentao (se houver). Demais legislaes e normas que tenham relao com o assunto, inclusive s do TCEES. ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA 1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a concesso de dirias, inclusive para a prestao de contas, e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;

2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando) para a realizao das seguintes aes (o que): elaborar fluxograma das atividades; desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das informaes necessrias em cada atividade; estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis ao processo; detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem executados em cada etapa do processo; elaborar check-list de controle; elaborar, aprovar e publicar lei que autoriza a concesso de dirias aos servidores da administrao, estabelecendo as condies para a concesso, os valores, formas de utilizao e prestao de contas, nos termos exigidos na lei n 4.320/64; elaborar e publicar decreto que regulamenta a lei autorizativa da concesso de dirias; solicitar a concesso de dirias; verificar se o afastamento de interesse da administrao; aprovar ou no a solicitao de concesso de dirias; verificar a disponibilidade oramentria; aprovar a concesso de diria, atentando para o fato de que o ato da concesso dever conter, no mnimo, o nome do servidor, o respectivo cargo, emprego ou funo, a descrio detalhada do servio a ser executado, a durao provvel do afastamento e a importncia total a ser paga; registrar as dirias concedidas; emitir empenho; liquidar a despesa;
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efetuar o pagamento; prestar contas do afastamento; analisar a prestao de contas, atentando para o fato de que a diria tem carter

indenizatrio, constituindo-se falta grave, sua concesso com o objetivo de remunerar servios ou encargos diferentes; conceder prazo para a apresentao de defesa, quando for o caso; analisar a defesa apresentada; registrar as irregularidades constatadas quando da anlise da prestao de contas, com identificao do responsvel; dar quitao prestao de contas, quando for o caso; comunicar autoridade superior as irregularidades constatadas, para fins de imediatas providncias para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurao de Tomada de Contas, quando for o caso; proceder tomada de contas; encaminhar ao TCEES o processo de tomada de contas, segundo as regras estabelecidas na Lei Orgnica do Tribunal e no seu Regimento Interno; registrar tempestivamente as informaes no sistema local, quando for o caso; arquivar a documentao comprobatria.

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APNDICE V - Outros controles sugeridos por rea

A ttulo de sugesto, apresentam-se a seguir, outros controles sugeridos por rea, a serem implementados atravs de Instrues Normativas elaboradas segundo padronizao (modelos), forma e critrios estabelecidos nos Apndices III e IV.

Ressalta-se que ao elencar as reas e as aes relativas a cada atividade (controles) no se pretendeu esgotar o assunto, devendo a administrao adequ-las sua realidade.

1. Na Contabilidade:

observar as Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Pblico NBC T 16, aprovadas por Resolues do Conselho Federal de Contabilidade (CFC); observar Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Pblico (MCASP) a ser adotado pela Unio, Estados, Distrito Federal e Municpios, editado pela Secretaria do Tesouro Nacional (STN);

manter plano de contas organizado e atualizado, segundo legislao aplicvel; realizar registros contbeis adequados, obedecendo doutrina, princpios contbeis e legislao aplicvel; apresentar histricos, de forma objetiva, nos lanamentos contbeis; elaborar conciliaes bancrias de forma continuada; elaborar demonstrativos e relatrios contbeis nos prazos estabelecidos e de acordo com a legislao em vigor; confrontar ao menos uma vez por ano os saldos contbeis com os valores apresentados nos inventrios de bens e materiais; verificar se nas operaes de crdito constam informaes bsicas tais como demonstrativo detalhado sobre os limites de endividamento, existncia de lei autorizando, autorizao do Banco Central/Senado Federal, planilhas de clculo demonstrando a forma de amortizao e encargos.

2. Na Tesouraria:

elaborar portaria de nomeao para a funo de tesoureiro primando pelo principio da segregao de funes; manter arquivo atualizado dos atos de designao dos responsveis pela assinatura de cheques; manter local adequado com a segurana necessria; manter boletim dirio; organizar documentao correspondente s operaes;
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observar a regular liquidao das despesas a serem pagas; cercar-se das garantias necessrias aplicveis aos cheques emitidos ou recebidos (nominais, cruzados, depositados em conta da entidade, etc.).

3. Na Execuo Oramentria e Financeira:

manter instrumentos de controle relativos execuo oramentria e/ou financeira, que so: as Fichas de Controle Oramentrio; o Razo (Partidas Sintticas), Dirio, Livro Caixa, os Boletins de Tesouraria e Extratos Bancrios; Nota: Os instrumentos de controle referidos acima devem permanecer com seus registros atualizados na sede do Poder ou rgo, Fundos e Autarquias a que se referirem, disposio do Controle Interno e deste Tribunal de Contas, devendo estar impressos, encadernados e devidamente rubricados pela autoridade competente, at o prazo para o envio da Prestao de Contas a este Tribunal.

certificar-se, para efeito de controle, que a autuao e movimentao dos processos de despesas esto sendo feitos atravs do setor de protocolo; certificar-se de que a anulao de empenho est sendo feita atravs de documento

denominado "Nota de Anulao de Empenho", e registrado na ficha de controle oramentrio. Lembrar que a Nota de Anulao de Empenho ser extrada sempre que a despesa empenhada no se realizar ou quando o valor do dispndio for inferior ao indicado na Nota de Empenho da Despesa; e, que uma vez anulado o empenho, reverter-se- dotao oramentria originria ao crdito respectivo; registrar em documento prprio os crditos adicionais e fazer constar os decretos e leis que os autorizaram.

4. Na Despesa Pblica:

certificar-se da existncia de descries e especificaes lanadas, de forma clara e detalhada, nas Notas de Empenho, Notas Fiscais, Recibos, cotaes de preos, nos casos de aquisies por dispensa de licitao, e outros documentos similares;

analisar a caracterizao do interesse pblico na aquisio do bem ou servio; realizar consulta peridica Secretaria da Fazenda para verificao da situao fiscal do fornecedor ou prestador de servio; criar norma estabelecendo os responsveis pela liquidao da despesa (alertar para a segregao de funes); comprovar que os bens e servios contratados foram entregues ou concludos antes de efetuar os pagamentos, de acordo com as quantidades adquiridas, qualidade dos produtos, se esto dentro das especificaes exigidas para a sua aplicao, prazos previamente pactuados, atestado de concluso de obras e servios por pessoal qualificado;

nos processos de pagamento de despesas fazer constar o nome do credor, seu CPF ou CNPJ, o valor exato a pagar, a unidade gestora responsvel pelo pagamento, o nmero da conta bancria e cheque, da nota de empenho e da nota fiscal respectiva;

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5. Na Receita:

certificar-se da existncia de documento de arrecadao contendo nome do contribuinte, valores discriminados, classificao da receita, autenticao; certificar-se da existncia de registros bancrios e de tesouraria nas contas apropriadas obedecendo ao princpio da oportunidade (boletins de tesouraria, contas bancrias individualizadas, normas que disciplinem o acesso Tesouraria);

manter controles especficos sobre outras receitas tais como aluguis, arrendamentos, industrial, aplicaes financeiras, de servios e agropecuria; manter controle sobre a dvida ativa de natureza tributria e no tributria, incluindo cobrana administrativa e/ou judicial; manter cadastro de contribuintes atualizado, com indicao clara sobre a situao perante a fazenda pblica; certificar-se da existncia de legislao para cobrana dos crditos, com definio de mecanismos de atualizao dos valores e definio de penalidades, a serem aplicadas, quando houver atrasos;

manter atualizados os valores a serem cobrados relativamente a outras receitas;

6. No Sistema de Pessoal:

certificar-se da existncia de registros/fichas funcionais e financeiras individualizados dos servidores do rgo ou entidade, a se incluindo os ocupantes de cargos de provimento permanente ou efetivos, ativos e inativos, de cargos de provimento temporrios (cargos em comisso) e os empregados contratados sob o regime celetista;

certificar-se da existncia de registros contendo dados pessoais dos servidores e empregados, atos e datas de admisses, resoluo que o registrou neste Tribunal, cargos ocupados ou funes exercidas, lotaes, remuneraes e alteraes ocorridas em suas vidas profissionais;

certificar-se da existncia de registros atualizados das aposentadorias, reforma e penses concedidas, identificando os nomes dos beneficiados e as respectivas fundamentaes legais, bem como o registro junto a este Tribunal;

certificar-se da existncia de controles de freqncias, arquivos e pronturios atualizados e organizados; certificar-se da existncia de programas de capacitao continuada de servidores e empregados; certificar-se da existncia de segregao das funes de cadastro e de folha de pagamento; certificar-se da realizao de recadastramento peridico de servidores inativos e pensionistas, bem como dos militares da reserva ou reformado; efetivar o acompanhamento de contratos de servidores por tempo determinado, analisando sua legalidade e visando a observncia das obrigaes contratuais neles contidas;

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certificar-se da existncia de poltica de treinamento e capacitao, controle da adaptao e produtividade dos servidores; efetivar anlise da legalidade e legitimidade dos gastos com folhas de pagamento de pessoal dos rgos e entidades da administrao direta e indireta; certificar-se da existncia e gerao constante e freqente de relatrios gerenciais relativos aos recursos humanos dos rgos e entidades da administrao direta e indireta; manter controles do cumprimento dos limites relativos despesa de pessoal estabelecidos por legislao federal; manter sistema de arquivamento de documentos com segurana.

7. Nos Bens Patrimoniais:

certificar-se da existncia de servidor designado, oficialmente, para exercer o controle do material de acordo com a unidade oramentria, rgo ou sistema centralizado, quando for o caso;

certificar-se da realizao de inventrios fsicos peridicos dos bens patrimoniais, a ser executado por uma comisso, composta de no mnimo trs membros, por designao superior, em perodos no superiores a (01) um ano, com o objetivo de atualizar os registros e controles administrativo e contbil, confirmar a responsabilidade dos agentes responsveis por sua guarda e instruir as prestaes de contas anuais;

certificar-se de que o valor total dos bens de natureza permanente, apurado no encerramento do exerccio ou da gesto financeira, esta sendo registrado em conta prpria do sistema patrimonial;

certificar-se de que os bens de natureza permanente receberam nmeros seqenciais de registro patrimonial para identificao e inventrio, por ocasio da aquisio ou da incorporao ao patrimnio;

certificar-se de que a numerao foi efetuada mediante gravao, fixao de plaqueta ou etiqueta apropriada e carimbo, no caso de material bibliogrfico; certificar-se de que os bens esto registrados em fichas ou livros de inventrio, dos quais constem data de aquisio, incorporao ou baixa, descrio do bem, quantidade, valor, nmero do processo e identificao do responsvel por sua guarda e conservao;

certificar-se da existncia de arquivos de notas fiscais para bens mveis; certificar-se da existncia de termos de responsabilidades sobre um bem ou sobre um lote de bens; manter relatrio de carga de bens por setores ou unidades atualizados.

Nota.: Os bens que ingressarem por cesso sero cadastrados mas no recebero um novo registro patrimonial, permanecendo com o registro original, pois no sero incorporados ao patrimnio, devendo ter um controle especial, at a sua devoluo ao rgo cedente.

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8. No Controle sobre Veculos e Combustveis:

manter fichas de registros de veculos contendo informaes sobre marca, cor, ano de fabricao, tipo, nmero da nota fiscal, modelo, nmero do motor e do chassi, data de aquisio, placa e nmero de registro no Detran, local onde se encontra e responsvel por sua guarda e conservao;

manter arquivo de, autorizaes para abastecimento de veculos e equipamentos devidamente identificadas com dados do veculo assinadas pelo chefe do setor e pelo motorista; manter mapas de controle de quilometragem e abastecimento; manter mapas de controle do desempenho dos veculos para a promoo de revises e/ou manutenes; manter controle sobre reposies de peas em veculos, incluindo-se pneus.

9. Nos Convnios:

formalizar os convnios atravs de processo prprio, devidamente autuados, protocolados e registrados em fichas ou livro apropriado, em ordem seqencial, contendo os elementos bsicos para fins de identificao;

certificar-se de que os recursos financeiros oriundos de convnios esto sendo movimentados em conta bancria vinculada e especfica, sendo vedada transferncia dos mesmos a qualquer outra conta da Administrao beneficiada ou a utilizao de forma diversa da estabelecida na legislao ou no instrumento do respectivo convnio.

verificar, para efeito de controle, se os convnios esto sendo devidamente assinados pelo chefe do poder ou rgo, exceto no caso de haver legislao dispondo em contrrio. manter as prestaes de contas de convnios celebrados com pessoas de direito privado, aps conclusas, arquivadas com os respectivos pareceres e avaliaes, ficando disposio do Tribunal de Contas para posterior fiscalizao.

certificar-se de que os convnios esto sendo registrados no sistema de compensao.

Nota: Quando o convnio compreender a aquisio de equipamentos ou outros materiais permanentes ou bens imveis, e este no contiver clusula expressa quanto ao destino a ser dado aos bens remanescentes, a Administrao dever incorpor-los ao seu patrimnio.

10. Nas Doaes, Contribuies, Subvenes e Auxlios Concedidos:

elaborar norma definindo as condies para a realizao das concesses destes recursos; elaborar ato de designao de responsvel pela anlise das solicitaes; manter cadastro para o controle das solicitaes atendidas, identificando de forma consistente a entidade beneficiada, o benefcio concedido e a sua respectiva prestao de contas; verificar se os recursos repassados s entidades esto sendo movimentados atravs de conta bancria especifica, aberta pela beneficiada;
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verificar se a prestao de contas dos recursos recebidos est devidamente instruda com os extratos bancrios e as cpias dos cheques emitidos na aplicao destes recursos; verificar se as entidades que receberam recursos deles prestaram contas no prazo legal; verificar a existncia de parecer sobre a regularidade ou no da prestao de contas da entidade civil beneficiada. Notas: 1) Doaes so programas assistenciais, envolvendo doaes a pessoas

reconhecidamente carentes. Estas devero ser disciplinadas por lei especfica, devendo ainda a Administrao manter o controle, atravs de livro/fichas ou de sistema informatizado, indicando nome completo, endereo, nmero de algum documento de identificao do beneficirio, descrio do benefcio concedido e parecer da assistncia social reconhecendo a situao de carente. 2) Contribuies so transferncias correntes para as para entidades sem fins lucrativos, em razo das suas atividades de carter social, para as quais no se exige a contraprestao direta em bens e servios. O seu valor pode ser aplicado em despesas correntes e de capital de atividades meio e fim. No que respeita aplicao em despesas de capital, este tipo de transferncia depender de lei especial anterior lei oramentria a fim de que se possa concretiz-la. (art. art. 12, 2 e 6 - Lei n 4.320/64). 3) Subvenes destinam-se a atender manuteno de outras entidades de direito pblico ou privado. So transferncias destinadas a cobrir despesas de custeio das entidades beneficiadas, distinguindo-se como (art. 12, 2 - Lei. 4320/64): Subvenes sociais so as que se destinem a instituies pblicas ou privadas de carter assistencial ou cultural, sem finalidade lucrativa. fundamental que, nos limites das possibilidades financeiras, a concesso de subvenes sociais visem sempre prestao de servios essenciais de assistncia social, mdica e educacional, sempre que a suplementao de recursos de origem privada, aplicados a esses objetivos, revelar-se mais econmica. O valor das subvenes, sempre que possvel, ser calculado com base em unidades de servios efetivamente prestados ou postos disposio dos interessados, obedecidos os padres mnimos de eficincia previamente fixados (art. 12, 3, I e art. 16, par. nico Lei 4.320/64); Subvenes econmicas so transferncias destinadas cobertura dos dficits de manuteno das empresas pblicas, de natureza autrquica ou no,

expressamente includas nas despesas correntes do oramento das entidades federativas (Unio, Estados, Municpios e Distrito Federal), bem como a cobrir diferena entre os preos de mercado e os preos de revenda, pelo Governo, de gneros alimentcios ou outros e pagamentos de bonificaes a produtores de determinados gneros alimentcios ou materiais (art. 12, 3 , II e art. 18, par. nico, letras a e b Lei 4.320/64).

Somente s entidades cujas condies de funcionamento forem julgadas satisfatrias pelos rgos oficiais de fiscalizao ser concedida subveno.
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4) Auxlios so transferncias autorizadas na lei de oramento para investimentos e/ou inverses financeiras que outras pessoas de direito pblico ou privado sem fins lucrativos devam realizar, independentemente de contraprestao direta em bens ou servios. (art. 12, 6 da Lei 4.320/64). 5) A concesso de contribuies, subvenes e auxlios dever ser precedida de solicitao Administrao, especificando: a entidade a ser beneficiada,a finalidade pblica a ser atendida, o valor requerido, o plano de aplicao para a utilizao dos recursos e o prazo de sua aplicao. 6) Esta solicitao dever ser acompanhada de cpia do estatuto ou contrato social, e das suas posteriores alteraes, da entidade solicitante.

11. Nas Operaes de Crdito:

verificar a existncia de controles especficos de todos os emprstimos tomados, contendo as autorizaes legais para contra-los, os contratos, valores, prazos, juros, correes, taxas aplicadas, desembolsos ou amortizaes, bem como aditamentos que elevem o valor da dvida ou modifiquem prazos contratuais.

12. Nas Obras e Servios de Engenharia (Inclusive Reformas):

12.1 Projeto Bsico:

verificar se foi realizado estudo de viabilidade para o empreendimento; verificar se foi realizado o Estudo de Impacto de Vizinhana (EIV), na forma da Lei n. 10.257/2001 (Estatuto da Cidade), caso exigido; verificar se existe projeto bsico para toda a obra; verificar qual a data de sua elaborao; verificar se o projeto bsico possui todos os elementos necessrios, nos termos da Orientao Tcnica OT - IBR 001/2006 do Instituto Brasileiro de Obras Pblicas, em obedincia ao disposto no inciso IX do art.6 da Lei n. 8.666/93;

verificar se existe Anotao de Responsabilidade Tcnica (ART) do(s) responsvel(is) pela sua elaborao, conforme dispem os artigos 1 e 2 da Lei n. 6.496/1977; verificar se foi analisada a possibilidade de adoo de solues alternativas que facultassem a reduo de custos; verificar se o projeto bsico prev alguma tcnica construtiva no convencional; verificar se no projeto bsico foram considerados principalmente os seguintes requisitos, conforme dispe o art.12 da Lei n. 8.666/1993: segurana; funcionalidade e adequao ao interesse pblico; economia na execuo, conservao e operao; possibilidade de emprego de mo-de-obra, materiais, tecnologia e matrias-primas existentes no local para execuo, conservao e operao; facilidade na execuo, conservao e operao, sem prejuzo da durabilidade da obra ou do servio; adoo das normas tcnicas, de sade e de segurana do trabalho adequadas; impacto ambiental;
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verificar se o projeto bsico foi aprovado pela autoridade competente, conforme o disposto no inciso I do 2 do art.7 da Lei n. 8.666/1993; verificar se o projeto bsico atende as normas prescritas em leis especiais, como Cdigo de Obras do Municpio onde ser executada a obra, e normas das concessionrias de servios pblicos;

verificar se foram providenciadas fotografias da situao pr-existente, no caso de reformas; verificar se o imvel onde ser executada a obra est em situao regular junto ao Registro de Imveis da respectiva circunscrio. verificar se o imvel onde ser executada a obra pblica, ou benfeitorias, est em situao regular junto ao Registro de Imveis da respectiva circunscrio, e se ele est sob pleno e comprovado exerccio da propriedade pelo ente pblico, ou se este exerce o domnio na forma da lei, conforme artigos 108 e 1.253 a 1.257 do Cdigo Civil e artigos 1, 9 e 10, inciso I, da Lei 8.429/1992;

12.2 Licenciamento ambiental:

verificar se so exigidos estudos de impacto ambiental (EIA); verificar se foram realizados estudos de impacto ambiental, caso exigidos; verificar se possui a Licena Ambiental, caso seja exigida conforme dispe o art.2 da Resoluo CONAMA n. 237/1997 que regulamenta o art.10 da Lei n. 6.938/1981; verificar se o projeto bsico contempla as medidas determinadas na Licena Ambiental Prvia, caso seja exigida; verificar se as medidas mitigadoras exigidas pelo licenciamento esto sendo executadas; verificar se a licena foi emitida pelo rgo ambiental competente.

12.3 Definio dos custos:

verificar qual o valor previsto pelo rgo licitante para execuo da obra; verificar se foram elaborados oramentos detalhados em planilhas que expressem a composio de todos os itens e preos unitrios (ressalte-se que no basta a planilha oramentria, devem existir as composies dos preos unitrios);

verificar se as composies de custos unitrios esto compatveis, no sentido de representarem o custo do servio de acordo com a especificao tcnica definida; verificar quais as referncias de custo utilizadas pela Administrao para elaborao deste oramento; verificar se o custo da obra est compatvel com o valor de mercado; verificar se o BDI/LDI estabelecido para a contratao est adequado; verificar se existe o risco da prtica de "jogo de planilha"; verificar se os quantitativos estabelecidos esto compatveis com os projetos; verificar se existe duplicidade de custos considerados como despesas diretas e indiretas.

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12.4 Dotao oramentria:

verificar o ms/ano da primeira dotao; verificar as origens dos recursos (Unio, Estados, Municpio, Externo, Privado, outros); verificar quais as referncias de custo utilizadas pela Administrao para elaborao deste oramento; verificar o crdito pelo qual correr a despesa, com a indicao da classificao funcional programtica e da categoria econmica, conforme dispe o inciso V do art.55 da Lei n 8.666/1993;

verificar o calendrio de desembolso; verificar se o ano da primeira dotao oramentria coincide com o primeiro ano do calendrio de desembolso; verificar se a obra, caso sua execuo seja superior a um exerccio financeiro, est includa no plano plurianual ou em lei que autorize sua incluso, sob pena de crime de responsabilidade, conforme dispem o 5 do art.5 da Lei Complementar n. 101/2000 e o 1 do art.167 da Constituio Federal;

verificar se h previso de recursos oramentrios que assegurem o pagamento das etapas a serem executadas no exerccio Lei n. 8.666/1993. financeiro em curso, conforme dispe o inciso III do 2 da

12.5 Licitao e contratao:

verificar se as obras/servios de engenharia foram precedidos de procedimento licitatrio; verificar, no caso de ter havido contratao de empresa (ou de profissional) para a superviso, fiscalizao ou gerenciamento da obra, se tal contratao foi precedida de licitao e examinar a existncia de vnculo societrio ou familiar entre os responsveis pela superviso e execuo, fato que poderia prejudicar a iseno necessria a atividade de superviso (princpio da moralidade);

verificar se no edital (ou convite) foi estabelecido critrio de aceitabilidade tanto para o preo global como para os preos unitrios, conforme dispe o art.40, inciso X, da Lei n. 8.666/1993; verificar se o autor do projeto participou indevidamente da licitao; verificar se foi firmado contrato com a empresa executora, bem como se o mesmo foi complementado por termos aditivos; verificar a manuteno de cadastros atualizados de fornecedores de materiais, equipamentos e servios destinados s obras, os quais devero permanecer sempre disposio do TCEES; verificar se as exigncias para a habilitao, especialmente as de habilitao tcnica, limitam-se quelas taxativamente enumeradas pela Lei 8.666/1993.

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12.6 Execuo contratual:

verificar se foi formalmente designado fiscal tcnica e juridicamente habilitado (precisa ser profissional da rea) para a fiscalizao dos servios, inclusive com emisso de Anotao de Responsabilidade Tcnica (ART) do(s) designado(s);

verificar se existe, na obra, Anotao de Responsabilidade Tcnica (ART) do responsvel tcnico pela mesma; verificar se as obras/servios de engenharia executados ou em execuo esto devidamente identificadas e a sua documentao arquivada em pastas especiais; verificar se foi expedida ordem de incio dos servios; verificar se existem os registros de ocorrncias das obras/servios de engenharia executados e/ou em execuo atravs do dirio da obra; verificar se os pagamentos das obras/servios de engenharia foram efetuados com base nos boletins de medies dos servios realizados cuidadosamente elaborados pelo fiscal designado para o acompanhamento do contrato e devidamente fundamentados em documentos comprobatrios, relatrios fotogrficos e memrias de clculo;

verificar se as faturas, empenhos, notas fiscais e recibos se referem s obras contratadas; verificar, no caso de grandes compras para diversas obras, sem que se tenha de imediato a destinao parcial dos materiais, se so anexados, ao empenho, documentos que registrem a destinao dos itens adquiridos, quando do seu efetivo uso (controle de almoxarifado, requisio de materiais, 2 via de ficha de controle de sada, etc.);

verificar se os controles de almoxarifado/depsito, registram todas as destinaes de materiais; verificar se as transferncias de materiais do almoxarifado/depsito, em razo das solicitaes e informaes realizadas pela fiscalizao, esto sendo anotadas, evidenciando todas e qualquer transferncia de material de uma obra para outra, mesmo os que foram provenientes de sobra, de forma a deixar claro onde foram de fato empregados os materiais adquiridos, com a correspondente informao ao setor de contabilidade para a adequada apropriao dos custos de cada obra;

verificar se existem justificativas tcnicas formalizadas para as modificaes do objeto; verificar se existem justificativas tcnicas formalizadas para as prorrogaes do contrato; verificar se a execuo contratual est em acordo com cronograma fsico-financeiro previsto e, em caso negativo, se foram aplicadas as sanes contratuais; verificar se as obras foram recebidas mediante termos provisrios ou definitivos; verificar, no caso de ter havido resciso do contrato por ato unilateral da Administrao, se esta executou a garantia contratual, valores de multas e indenizaes (Lei n. 8.666/1993, art. 80); verificar se a fiscalizao, periodicamente, exige comprovao de que o contratado se mantm em situao regular no cumprimento dos encargos sociais legais, conforme artigos 29, 55, inciso XIII, e 71, da Lei 8.666/1993;

solicitar e analisar demais informaes consideradas necessrias para a perfeita caracterizao dos servios a serem executados.

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13. Da Dvida Ativa:

verificar se, depois de esgotado o prazo estabelecido para pagamento, da deciso administrativa irreformvel ou da deciso judicial passada em julgado, o crdito tributrio foi devidamente inscrito em dvida ativa;

verificar se constam da inscrio em dvida ativa o(s) nome(s) do(s) devedor(es) ou coresponsvel(eis), bem como seu(s) domiclio(s) ou residncia(s); verificar se constam da inscrio a quantia devida, o modo de clculo dos juros de mora, a origem do crdito, a data de inscrio, o nmero do processo administrativo que originou o crdito, a indicao do livro e da folha de inscrio;

verificar se contribuinte foi devidamente comunicado da inscrio do dbito em dvida ativa; verificar se, no sendo regularizado o dbito pelo contribuinte no prazo estabelecido, foi emitida a certido de dvida ativa; verificar se da certido de que trata o item anterior constam o nome do devedor, coresponsvel, se houver, bem como domiclios ou endereos residenciais, valor original da dvida, juros e outros encargos previstos em lei, origem, natureza e fundamento legal, data e nmero de inscrio no registro da dvida ativa e nmero do processo administrativo ou do auto de infrao;

verificar se a Certido de Dvida Ativa foi encaminhada Procuradoria do Municpio para que se d incio ao processo de execuo fiscal. Notas: 1) A Administrao dever manter controle da gesto da dvida ativa tributria e no tributria por exerccio, registrando-as em livro prprio ou sistema informatizado, destacando-se: saldo inicial, inscries no exerccio, baixas por pagamento e baixas por cancelamento, acompanhada de documentao que comprove sua legalidade e motivao; 2) A contabilidade do ente dever registrar tempestivamente as inscries e baixas ocorridas na dvida ativa; 3) No encerramento de cada exerccio, dever ser mantido demonstrativo individualizado dos contribuintes lanados em dvida ativa, segregados por tributria e no tributria, por exerccio e contendo ainda as informaes de saldo anterior, movimentaes do exerccio e saldo final. Este demonstrativo respaldar os registros do Balano Patrimonial do rgo ou Poder; 4) Tambm dever ser mantida disposio dos contribuintes toda a legislao sobre o assunto de maneira atualizada, inclusive, se possvel, na internet.

14. Da Dvida Passiva:

verificar se a Administrao mantm controle individualizado das dvidas de longo prazo, inclusive dos precatrios, destacando-se: saldo inicial, inscries no exerccio, baixas por pagamento e baixas por cancelamento, acompanhada de documentao que comprove sua legalidade e motivao;

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verificar se o valor total das dvidas passivas, inclusive os precatrios, apurados no encerramento do exerccio ou da gesto financeira, est sendo registrado em conta prpria do sistema patrimonial; Nota.: Os parcelamentos de dbitos junto ao INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social) e FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Servio) devero ter seus saldos patrimoniais respaldados por comprovantes emitidos pelos rgos competentes.

15. Na Observncia dos Limites Constitucionais:

verificar a observncia dos limites constitucionais atinentes: 1) ao endividamento do rgo/entidade; 2) aos gastos com pessoal; 3) s aplicaes em educao (inclusive FUNDEB); 4) aos gastos com a sade; 5) aos gastos totais do poder legislativo; 6) remunerao dos vereadores; 7) s despesas com a folha de pagamento do poder legislativo municipal, etc.

16. Na Legislao:

verificar, para efeito de controle, se os Poderes e rgos mantm atualizadas toda a sua legislao, guardando-a em pasta apropriada disposio do Tribunal de Contas e para consultas de quaisquer interessados, inclusive, se possvel, na internet.

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REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
BRASIL. Constituio da Repblica Federativa do Brasil, de 5 de outubro de 1988.

BRASIL. Decreto Federal n 2.829, de 20 de outubro de 1998.

BRASIL. Lei Complementar n 101, de 4 de maio de 2000.

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