ADMINISTRACIN DE OPERACIONES

SEMANA 3

NDICE
GESTIN DE ALMACENAMIENTO Y DE INVENTARIO .................................................................... 3 APRENDIZAJES ESPERADOS ........................................................................................................... 3 INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 3 1. Qu es la Gestin de Almacenamiento y de Inventario? .................................................... 4 2. Qu es el Inventario (Existencias o Stocks) ........................................................................... 5 3. Clasificacin de Inventarios segn su Forma ........................................................................ 5 4. Clasificacin de Inventarios segn su Funcin ...................................................................... 5 4.1 inventario de Seguridad o de Reserva ...................................................................... 5 4.2 Inventario de Desacoplamiento ................................................................................ 5 4.3 Inventario en Trnsito ............................................................................................... 6 4.4 Inventario de Ciclo..................................................................................................... 6 4.5 Inventario de Previsin o Estacional ......................................................................... 6 5. Tipos de Inventario Comnmente Mantenidos por la Organizacin .................................... 6 5.1 Inventario Atrapado/Inmobilizado ................................................................................ 6 5.2 Inventario Obsoleto/Descontinuados ........................................................................... 6 5.3 Inventario de Usados .................................................................................................... 7 5.4 Inventario en Trnsito ................................................................................................... 7 6. Manejo y Administracin de Inventarios .............................................................................. 7 7. Poltica de Inventarios ........................................................................................................... 8 7.1 Establecimiento de una Poltica de Inventario.............................................................. 9 8. Beneficios por Mantener Inventario ................................................................................... 10 9. Costos por Mantener Inventario ......................................................................................... 10 10. Qu es el Inventario o Stock de Seguridad? ...................................................................... 11 11. Qu es el Punto de reorden?............................................................................................. 11 12. Sistemas de Clasificacin de Inventario ABC....................................................................... 12 13. Procedimiento o Algoritmo de Clasificacin de Inventario ABC ......................................... 14 14. Rotaciones de Inventario (turns o vueltas del inventario) .................................................. 14 15. Utilizacin de la Clasificacin de Inventario ABC y Rotaciones ........................................... 17 16. Control de Existencias o Stocks fsicos versus Control de Movimiento de Documentos.... 17 17. Toma de Inventario ............................................................................................................. 18 17.1 Diferencias de Inventario ............................................................................................ 19 17.2 Mejoramiento del Control de Inventario .................................................................... 20 COMENTARIO FINAL.................................................................................................................... 21 REFERENCIAS ............................................................................................................................... 21

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GESTIN DE ALMACENAMIENTO Y DE INVENTARIO APRENDIZAJES ESPERADOS

El alumno al finalizar esta unidad ser capaz de: Aplicar tcnicas y estrategias para administrar y controlar el movimiento, calidad y nivel del inventario mantenido. Aplicar y conducir los procesos de almacenamiento y custodia del inventario mantenido.

INTRODUCCIN
Dentro de la administracin de operaciones de una empresa uno de los temas crticos y sensibles es la gestin de almacenamiento y la gestin de inventarios debido a su impacto tanto en las operaciones como sobre el tema financiero. La gestin de almacenamiento est relacionada con el manejo, supervisin, administracin y control de las bodegas o los almacenes que guardan, custodian y protegen todos los productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas antes de que lleguen al usuario (cliente interno), o bien, antes de que lleguen al cliente final (mercado). La gestin de inventario est relacionada con el manejo, supervisin, administracin y control de las existencias o stocks de todos los productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas mantenidas con el objeto de apoyar los procesos de transformacin y comercial. Cabe sealar que el inventario tambin es denominado como existencias o stocks. A travs de la gestin de inventarios se puede asegurar que las unidades mantenidas existen y estn en buenas condiciones para su consumo o utilizacin, es decir, a travs de la gestin de inventario se puede controlar su movimiento, calidad y nivel del inventario mantenido. Ambos procesos son relevantes para la gestin final de la empresa y demanda la atencin permanente de sus ejecutivos.

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1. QU ES LA GESTIN DE ALMACENAMIENTO Y DE INVENTARIO?

La gestin de almacenamiento para empresas que se dedican a la manufactura de productos, o bien, para las compaas que se dedican solo a la comercializacin de productos terminados es muy importante por ser el lugar donde se manipulan, guardan y conservan los productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas antes de que lleguen al usuario (cliente interno), o bien, antes de que lleguen al cliente final (mercado). Fuente Navas, Marco (2012). La custodia, preservacin, manipulacin y movimiento al interior de un almacn o bodega es muy relevante, sobre todo en los productos terminados destinados para la alimentacin y para el cuidado de la salud (farmacuticos), debido a que cualquier efecto en su preservacin y mantencin puede alterar el producto final, generando problemas de salud pblica. Por otra parte, dentro del almacn o bodega es necesario realizar un control de las existencias o de los stocks mantenidos, por lo que se debe controlar su cantidad, vencimiento, adecuada rotulacin y embalaje, rotacin, clasificacin, etc. Un almacenaje adecuado puede ayudar a una rpida identificacin y manipulacin (movimiento al interior de la bodega), mejorando la eficiencia y productividad de la bodega. Por esta razn resulta muy importante que el almacenamiento, el control y el manejo de las existencias incorporen nuevas herramientas y vayan al nivel de la tecnologa. Asimismo, la gestin de inventario busca asegurar que el inventario o stock mantenido exista realmente, est en buenas condiciones y tenga un movimiento de salida adecuado al negocio que se maneja. A travs de la gestin de inventario se puede detectar qu producto no se est vendiendo o no est teniendo la salida (o consumo) planeado. Tambin una buena gestin de inventario simplifica y disminuye los movimientos y las manipulaciones innecesarias al interior de la bodega, ya que almacena el producto y sus cantidades de manera inteligente y apropiada al nivel de venta que se est teniendo o enfrentando.

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2. QU ES EL INVENTARIO (EXISTENCIAS O STOCKS)

Son mercadera que se mantienen almacenadas por un periodo con el objetivo de soportar una demanda o consumo futuro. Es un activo circulante y, por lo tanto, es una inversin y se refleja en el balance. Es un componente importante del capital de trabajo. Su mantenimiento, custodia, administracin, control y operacin implica costos que la organizacin debe constantemente evaluar y controlar. Una de las principales funciones del inventario es protegerse contra la incertidumbre (no se tiene la certeza o seguridad de una situacin o evento que podra ocurrir, bsicamente por ausencia de informacin confiable).

3. CLASIFICACIN DE INVENTARIOS SEGN SU FORMA

Segn Noori, H. & Radford R. (1997)el inventario se mantiene en tres formas distintasFuente

1. Inventario de materias primas, insumos y materiales. 2. Inventario de producto en proceso o semielaborados o semiterminados. 3. Inventario de producto final terminado.

4. CLASIFICACIN DE INVENTARIOS SEGN SU FUNCIN

Segn la funcin que cumple el inventario, este se clasifica de la siguiente manera: Fuente Noori, H. & Radford R. (1997).

4.1 INVENTARIO DE SEGURIDAD O DE RESERVA

Se mantiene para compensar los riesgos de paros o detenciones no planeados de la produccin, quiebres del proveedor (stock out) o incrementos inesperados en la demanda.

4.2 INVENTARIO DE DESACOPLAMIENTO

Es el que se requiere entre dos procesos u operaciones adyacentes o contiguas cuyas tasas de produccin (velocidades) no pueden sincronizarse, lo anterior permite que cada proceso funciones de acuerdo a lo planeado.
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4.3 INVENTARIO EN TRNSITO

Est constituido por las mercaderas que vienen viajando desde el proveedor al cliente y todava no se han recibido fsicamente en bodega. Estas pueden estar en viaje (arriba del avin o de un barco), en una bodega en trnsito (en un destino intermedio), en la aduana (zona primaria) o en el camin que las trae a la bodega final. Este tipo de inventario se vuelve a mencionar en el punto 5.4 de ms abajo.

4.4 INVENTARIO DE CICLO

Se da cuando la cantidad de unidades compradas o producidas con el fin de reducir los costos unitarios por concepto de compra o de fabricacin es mayor que la cantidad necesaria para satisfacer el requerimiento. Puede resultar ms econmico pedir una gran cantidad de unidades y almacenarlas algunas de ellas, para utilizarlas ms adelante, que comprar una serie de pedidos ms pequeos con frecuentes envos.

4.5 INVENTARIO DE PREVISIN O ESTACIONAL

Se da cuando una empresa produce y almacena ms que los requerimientos latentes o inmediatos, durante los periodos de baja demanda, para satisfacer los requerimientos futuros generados en los periodos peaks o de alta demanda.

5. TIPOS DE INVENTARIO COMNMENTE MANTENIDOS POR LA ORGANIZACIN

Normalmente las empresas que se dedican a la manufactura de productos, o bien, las que se dedican solo a la comercializacin de productos terminados mantienen los siguientes tipos de inventario: Fuente Navas, Marco (2012).

5.1 INVENTARIO ATRAPADO/INMOBILIZADO

Corresponde al inventario fsico de productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas que no estn siendo comercializados o utilizados y, por ende, no tienen movimiento dentro del inventario. Esta categora puede estar compuesta por productos nuevos y usados.

5.2 INVENTARIO OBSOLETO/DESCONTINUADOS

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Corresponde al inventario fsico de productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas que no estn siendo comercializados o utilizadas por efecto del mercado o por estrategias comerciales internas de la organizacin. Esta categora puede estar compuesta por productos nuevos y usados.

5.3 INVENTARIO DE USADOS

Corresponde al inventario fsico de productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas que fueron devueltas por clientes internos (produccin, servicio tcnico, showroom, etc.) o clientes externos. Esta categora puede estar compuesta por productos defectuosos (con falla) u operativos (que funcionan).

5.4 INVENTARIO EN TRNSITO

Corresponde al inventario fsico de productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas que no han llegado a bodega final y estn en viaje. Estas pueden estar en viaje (arriba del avin o de un barco), en una bodega en trnsito (en un destino intermedio), en la Aduana (zona primaria) o en el camin que las trae a la bodega final. Este inventario se revis en el punto 4.3 anterior. El resto del inventario fsico correspondiente a productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas, que no integran algunas de las categoras mencionadas anteriormente, corresponden a inventario de productos vigentes necesarios para soportar las actividades productivas y comerciales.

6. MANEJO Y ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

El manejo y la administracin de inventarios constituyen una de las reas ms lgidas que demanda la atencin de los directivos financieros y logsticos. Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997). Se deben revisar y consultar permanentemente aspectos como tamao ptimo de los pedidos o de las compras a realizar, niveles ptimos de inventarios mantenidos, rotaciones de los productos mantenidos, obsolescencia de los productos, etc. Cabe sealar que un producto obsoleto es aquel que es imposible su comercializacin independientemente del estado en que se encuentre (nuevo o usado). Esta imposibilidad de comercializacin radica en el mercado (no hay demanda) debido a que existen otras alternativas superiores (en cuanto a precio, funcionalidad, etc.) al producto en cuestin. Independiente del volumen comercial que se enfrente, siempre se debe buscar un equilibrio entre los costos de mantener inventario versus el nivel de servicio deseado, es decir, toda
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accin de mejora y/o de aumento del nivel de servicio debe tener la evaluacin de sus correspondientes costos marginales o adicionales que cuesta o estn involucrados dicha mejora. El nivel de servicio deseado est en funcin del compromiso de entrega de los productos terminados a los clientes finales. No es lo mismo entregar los productos adquiridos a los clientes finales al momento de su compra (just in time), AM/PM (lo comprado en la maana se entrega en la tarde), AM/AM (lo comprado hoy se entrega al da siguiente), entrega en 48 o 72 horas, etc. Dependiendo del compromiso de entrega de los productos terminados a los clientes finales, se deber mantener un nivel o cantidad de inventario distinto (ms inventario o menos inventario). Por lo anterior, el siguiente diagrama muestra el equilibrio que debe existir entre los costos de mantener inventario versus el nivel de servicio deseado:

Costos de Mantener Inventario

Nivel de Servicio a Cliente final

1.- Costos asociados a mantener y administrar el inventario. 2.- Costos asociados a la adquisicin del inventario 3.- Costo alternativo del capital

1.- Compromiso de entrega

Fuente: Material elaborado por Navas, M. (2010).

7. POLTICA DE INVENTARIOS
La poltica de inventarios son normas internas, encaminadas al alcance del equilibrio, entre los costos de mantener inventario versus el nivel de servicio deseado, mediante el establecimiento de los siguientes lineamientos: Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997). De la poltica en s, que acota o restringe las decisiones de gestin de almacenamiento y de inventario. Definicin de las prcticas de compra. Definicin del nivel de inventario deseado u objetivo.

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 Evaluacin de las decisiones financieras (flujo de caja) en relacin a las decisiones y la situacin del inventario. Establecimiento del periodo futuro (aos) de garanta o de servicio para cada familia de productos comercializados (a travs de esta se define un compromiso con los clientes finales externos). Utilizacin de modelos matemticos para optimizar el capital invertido en inventario o existencias. El uso de tcnicas cuantitativas para medir el nivel y la calidad de inventario es una necesidad. Es decir, a travs de la poltica de inventarios se puede manejar las operaciones amparadas o bajo una norma general que facilitara las decisiones relacionadas con dicha materia.

7.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA POLTICA DE INVENTARIO

Para la definicin de una poltica de inventario se debe considerar, a lo menos, los siguientes aspectos: Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997). Capacidad de almacenamiento. Capacidad de produccin. Estabilidad de la demanda enfrentada (demanda homognea o no). Necesidades de capital de trabajo. Origen y naturaleza de las materias primas y de los productos terminados (su procedencia y lead time del proveedor, que es el tiempo que transcurre desde que se coloca la orden de compra al proveedor hasta que son recibidas las mercaderas y productos en la bodega de destino). Rotacin esperada de los productos. Periodo futuro (aos) de garanta o de servicio para cada familia de productos comercializados (a travs de esta se define un compromiso con los clientes finales externos). La poltica de inventario, entre otras cosas, definir lo meses mximos de inventario admisibles para la operacin y para cada producto en particular. Por ejemplo: 1. Para el producto acero, que es importado desde China, la poltica de inventario podra definir que el stock mximo admisible sera de tres meses de inventario (expresados en meses de demanda). Aqu el lead time del proveedor es clave (que podra ser como mnimo de 30 a 45 das). 2. Para el producto papel carta blanco, que es adquirido localmente a un proveedor nacional, la poltica de inventario podra definir que el stock mximo admisible sera de cinco das de inventario (expresados en das de demanda). Aqu el lead time del proveedor es clave (que podra ser como mnimo de dos das).

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8. BENEFICIOS POR MANTENER INVENTARIO

Los principales beneficios por mantener inventario son los siguientes: Fuente Navas, Marco (2012). Facilita una mayor venta (sobre todo en periodos de peak de demanda), mejorando el servicio al cliente debido a la disponibilidad y al tiempo de respuesta o de entrega. Mejora el balanceo de las lneas de produccin (factor de amortiguador entre una demanda fluctuante e incierta versus una tasa de produccin pareja que opere al mnimo costo posible) posibilitando una operacin continua y fluida sin la presin comercial encima. Evita baches o quiebres en la produccin (lead time de las materias primas versus oportunidad de producir) al disponer de todos los insumos y materiales necesarios. Evita escasez futura de materias primas (especulacin). Compro y acumulo para consumir en el futuro. Permite soportar pedidos urgentes no programados. Normalmente el rea comercial no proyecta todos los negocios que tiene en carpeta.

9. COSTOS POR MANTENER INVENTARIO

Los principales costos por mantener inventario son los siguientes: Fuente Navas, Marco (2012). Costos de oportunidad asociados al capital inmobilizado (costo alternativo de la mercadera en stock). Costos por mermas de productos. Costos por obsolescencia de productos. Costos de los seguros mantenidos por la mercadera en existencia (stocks) y por la infraestructura utilizada para ello. Costos de la infraestructura fsica desplegada para mantener, administrar y controlar los inventarios (bodega, sistemas de comunicacin, sistemas de seguridad, etc.). Costos pertinentes al personal de bodega y a su administracin y supervisin (recurso humano directo e indirecto). Costos asociados a los sistemas de control de inventario y a los sistemas de seguridad en las bodegas. Costos asociados a la operacin de la bodega (consumos bsicos, insumos, materiales, etc.) Mantencin de la infraestructura de bodega y de los equipos utilizados (transpaletas, gras horquillas, etc.) Costo debido al no cumplimiento de un pedido por falta de stock, es decir, stock out (se denomina al quiebre del inventario de un producto, es decir, quedarse sin stock y no poder abastecer o suministrar una orden de compra recibida por un cliente). Aqu se afecta la imagen de marca, imagen de la empresa y el posicionamiento del producto (que est en la mente del consumidor). Costos asociados a la gestin de abastecimiento que tiene como resultado la compra de productos y su almacenamiento posterior.

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10.

QU ES EL INVENTARIO O STOCK DE SEGURIDAD?

Es parte de la poltica del inventario. Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997). Su objetivo es evitar el atraso en la entrega o el despacho, perder una venta o paralizar la produccin. Se traduce en la mantencin de un inventario mnimo de seguridad expresado en meses de inventario. Se define para cada producto o tem mantenido en inventario. Su tamao se calcula en funcin de los lead times de entrega del proveedor, magnitud de la demanda o consumo que se enfrenta y nivel de servicio deseado o comprometido. Su ventaja: permite la continuidad de las operaciones minimizando los quiebres de stock. Su desventaja: los stocks o las existencias se incrementan lo que genera una mayor necesidad de capital de trabajo.

11.

QU ES EL PUNTO DE REORDEN?

Constituye un criterio de cundo ordenar o cundo colocar una orden de compra. Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997). Se pone una orden de compra cuando el stock baja al punto de reordenamiento definido o nivel crtico de inventario. Este punto o nivel crtico podra ser superior o igual al stock de seguridad. Se expresa en cantidad de unidades. Se determina para cada producto o tem mantenido en inventario. Define un inventario de seguridad que est constituido por las unidades del producto que se encuentran bajo el punto o nivel crtico. Su ventaja: se logra un stock de seguridad menor que con otros sistemas ya que es ms especfico (propio para cada producto). Su desventaja: el nivel de cada producto (part number o cdigo de producto) mantenido en inventario debe ser permanentemente revisado y actualizado. Cabe sealar que el part number es el cdigo numrico que individualiza al producto y ste constituye su llave para ubicar dicho producto dentro del inventario (dentro de la base de datos utilizando el software que administra y maneja el inventario).

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El siguiente diagrama muestra los conceptos sealados anteriormente:

Cantidad

DIAGRAMA DE INVENTARIO PARA EL PRODUCTO "AAA"

Q1
Demanda Perodo 1 Demanda Perodo 2 Demanda Perodo 3

Q0
STOCK DE SEGURIDAD

t
0

t0

t1

t2

t3

Tiempo

Fuente: Material elaborado por Navas, Marco (2012). Este diagrama muestra el nivel de inventario para el producto AAA cuya demanda es estable y homognea para cada periodo. El consumo peridico (utilizacin del inventario salida de inventario) de dicha demanda est representado por la recta color rosada. Inicialmente la compra de inventario para satisfacer una demanda esperada y constituir el stock de seguridad deseado es Q1. Luego, el stock de seguridad mantenido es Q0. Para este caso, el punto de reorden sera Q0, es decir, se coloca la orden de compra cundo el inventario baja al nivel de Q0. El tamao de la orden de compra sera de (Q1 Q0).

12.

SISTEMAS DE CLASIFICACIN DE INVENTARIO ABC

Es una forma de calificacin o segmentacin del inventario mantenido (existente) de modo de poder definir estrategias distintas de manejo y de compra para cada clasificacin o segmento en particular. Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997). La clasificacin de inventario ABC se calcula en funcin del monto o valor total de las compras anuales, es decir, en funcin de las entradas o los ingresos a bodega de los ltimos 12 meses. Las categoras de clasificacin son las siguientes:

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 A la categora A pertenecen los artculos o cdigos o productos que estn dentro del valor acumulativo que es menor o igual al 80% del valor total de las compras anuales de inventario. A la categora B pertenecen los artculos o cdigos o productos que estn dentro del valor acumulativo que est entre el 81% al 95% del valor total de las compras anuales de inventario. A la categora C pertenecen los artculos o cdigos o productos que estn dentro del valor acumulativo que est entre el 96% al 100% del valor total de las compras anuales de inventario. Los artculos o cdigos o productos restantes que no estn dentro del valor total de las compras anuales (pero existen en inventario) se clasifican como categora D, es decir, aquellos artculos o cdigos o producto que no fueron comprados en los ltimos 12 meses, pero s existe inventario para ellos. El resultado de la clasificacin de inventario ABC es poder asignarle un apellido a cada part number o cdigo o producto mantenido en inventario. De esta forma, podr resumir el valor total del inventario a una fecha determinada (expresado en pesos $ y unidades) de manera segmentada en las cuatro categoras (A, B, C y D), es decir, el total del inventario lo muestra quebrado, pero en cuatro subtotales. Para ello se debe construir la siguiente tabla resumen de clasificacin: Cantidad de Cantidad de Total valor de part number o tems inventario Concepto cdigos de (en $ US$) por producto Clasificacin Clasificacin A Subtotal A Clasificacin B Subtotal B Clasificacin C Subtotal C Clasificacin D Subtotal D Total cantidad Total cantidad Valor total de Total de part number de tems inventario o cdigos de (en pesos o producto dlares)

Porcentaje respecto del total de inventario Subtotal % A Subtotal % B Subtotal % C Subtotal % D 100%

Por lo tanto, es deseable (es bueno) que todo el inventario sea A o B y no es deseable (es malo) que exista inventario clasificado como C o D. El riesgo de botar o destruir un inventario existente es para aquellos part numbers o cdigos o productos clasificados como C o D.

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13. PROCEDIMIENTO O ALGORITMO DE CLASIFICACIN DE INVENTARIO ABC

Para poder realizar la clasificacin de inventario ABC debe seguir los siguientes pasos: Fuente Navas, Marco (2012).

Paso # 1 Obtenga las compras totales realizadas en los ltimos 12 meses (ltimo ao). Debe tener la siguiente informacin: Part numbers o cdigos o productos comprados. Descripcin de cada part numbers. Precio unitario de compra (en pesos $ dlares US$). Total de unidades compradas para cada part number o cdigo o producto. Total global de compras valorizadas (en pesos $ dlares US$). Paso # 2 Obtenga el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de cada part number o cdigo o producto respecto del total global de compras valorizadas (en $ o US$). Paso # 3 Ordene de mayor a menor el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de cada part number o cdigo o producto. Paso # 4 Acumule y totalice el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de cada part number o cdigo o producto. El ltimo part number o cdigo o producto debe acumular y totalizar el 100% de lo comprado. Con esta accin usted est ordenando los part numbers o cdigos o productos conforme al criterio de mayor a menor volumen de compra. Paso # 5 Realice la clasificacin ABC para cada part number o cdigo o producto en funcin de la definicin de las categoras anteriormente indicadas. Es decir, cada part number o cdigo o producto debe tener su correspondiente apellido (A, B, C o D). Paso # 6 Construya la tabla resumen de clasificacin indicada en el punto 10.

14. ROTACIONES DE INVENTARIO (TURNS O VUELTAS DEL INVENTARIO)

Es un indicador o medida del movimiento del inventario asociado a cada part number o cdigo o producto mantenido en existencia. Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997).
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Indica el nmero de veces que rota el inventario durante un periodo establecido. Normalmente el periodo utilizado es anual. La rotacin de inventario del periodo = costo de los bienes o de la mercadera vendida del periodo / valor promedio del inventario del periodo. Cuanto mayor sea el nmero de rotaciones, menos tiempo en promedio permanece la mercadera en inventario y, por ende, tendr una mayor liquidez el inventario en cuestin. La rotacin se calcula para un periodo en particular, por lo anterior, se puede calcular las rotaciones anuales, rotaciones semestrales, rotaciones mensuales, etc. Las variaciones en la rotacin de inventarios fluctan de una empresa a otra y de una industria a otra. Por ejemplo, las empresas que comercializan productos tecnolgicos presentan de 5 a 6 rotaciones al ao. Las rotaciones de inventario es una medida de desempeo muy utilizada por las empresas que refleja la rapidez con la cual el inventario se convierte en ventas. Nunca hay que olvidar que la rotacin de inventario est referida o calculada para un periodo predeterminado. Asimismo, cada part number o cdigo o producto mantenido en stock tiene un valor o costo unitario de inventario. El valor o costo de inventario de los bienes o productos mantenidos en stock o en existencias = landed cost (que es el costo aterrizado, es decir, es la totalidad de los costos involucrados en la importacin y puesta del producto en la bodega de destino) para productos importados = costo de fabricacin para los productos manufacturados localmente. El landed cost de los productos importados: incluye el valor del producto importado, ms los derechos pagados (ad valorem), ms los honorarios del agente de aduana, ms los gastos del agente de aduana (por el pedido ejecutado) y ms el flete local entre puerto o aeropuerto hacia la planta o bodega en destino final. El costo de fabricacin de los productos manufacturados localmente: incluye los costos fijos y las variables, directos e indirectos de la planta de produccin o gerencia de operaciones que ampara dichas funciones y procesos de fabricacin. Es muy importante tener presente que: El costo de los bienes o de la mercadera vendida = el valor o costo de inventario de los bienes o productos + costo de comercializacin o venta + el costo de distribucin a clientes finales = costo de venta. Para poder realizar el clculo de la rotacin de cada part number o cdigo o producto mantenido en existencia debe realizar los siguientes pasos: Paso 1
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Obtenga para cada part number o cdigo o producto las unidades vendidas durante el periodo de tiempo que se est analizando. Paso 2 Obtenga para cada part number o cdigo o producto los costos unitarios relativos a los siguientes conceptos: Valor o costo unitario de inventario para cada part number o cdigo o producto. Valor o costo unitario de comercializacin o de venta para cada part number o cdigo o producto. Valor o costo unitario de distribucin para cada part number o cdigo o producto. Luego, obtenga el total unitario de costo de los bienes o de la mercadera vendida, que corresponde a la sumatoria de los tres costos unitarios indicados anteriormente. Paso 3 Obtenga para cada part number o cdigo o producto el total de costo de los bienes o de la mercadera vendida, que corresponde a las unidades determinadas en el paso 1 multiplicada por el total costo unitario determinado en el paso 2. Paso 4 Para el periodo que se est analizando y para cada part number o cdigo o producto, se debe obtener el inventario o stock inicial en unidades y, luego, obtenga el inventario o stock final en unidades. Se debe tener presente que: Inventario o stock final = inventario o stock inicial + las compras (o ingresos a bodega) el consumo (o salidas de bodega). Paso 5 Para el periodo que se est analizando y para cada part number o cdigo o producto, se debe obtener el inventario o stock promedio en unidades. Se debe tener presente que: Inventario o stock promedio = (inventario o stock inicial + inventario o stock final)/ 2 Paso 6 Para el periodo que se est analizando y para cada part number o cdigo o producto, se debe obtener el inventario o stock promedio valorizado (en $ o US$). Se debe tener presente que: Inventario o stock promedio valorizado = inventario o stock promedio en unidades * el valor o costo unitario de inventario para cada part number o cdigo o producto.

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Paso 7 Para el periodo que se est analizando y para cada part number o cdigo o producto, se calcula la rotacin que corresponde al cociente (divisin) entre el total de costo de los bienes o de la mercadera vendida (calculado en el paso 3) y el inventario o stock promedio valorizado (en $ o US$), determinado en el paso 6.

15. UTILIZACIN DE LA CLASIFICACIN DE INVENTARIO ABC Y ROTACIONES

A continuacin se indican algunas aplicaciones prcticas obtenidas de la clasificacin de inventario ABC y rotaciones, estas son: Fuente Navas, Marco (2012). Los administradores deben centrar sus esfuerzos, atencin y recursos en aquellos tems clasificados como A. Estos tems requieren de revisiones y controles constantes (en forma permanente). Los administradores deben centrar su foco, atencin y preocupacin en aquellos tems que presentan una baja rotacin. Estos part numbers o cdigo o producto que tienen baja rotacin pueden transformarse en un inventario inmovilizado (que no se vende, que no tiene movimiento), afectando los estados financieros. Los administradores debe ubicar su inventario fsico dentro de la bodega de acuerdo a su clasificacin ABC y rotacin. Los part numbers o cdigo o producto clasificados como A y B y con altas rotaciones debe ser ubicados a piso (o a la mano) y en sectores cercanos a la salida de productos de la bodega. Los part numbers o cdigo o producto clasificados como C y D y con bajas rotaciones debe ser ubicados en altura y en sectores finales de la bodega. La cubicacin fsica de la bodega, que implica la definicin de pasillos, racks, nivel dentro del rack y casillero o nicho dentro del nivel, se realiza en funcin de la clasificacin de inventario ABC y rotaciones.

16. CONTROL DE EXISTENCIAS O STOCKS FSICOS VERSUS CONTROL DE MOVIMIENTO DE DOCUMENTOS

La administracin y el control del inventario almacenado se basan exclusivamente en el control de los movimientos de entrada y de salida. Por lo tanto: Fuente Navas, Marco (2012). Nada sale o entra sin su correspondiente orden (documento fsico).

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 La cantidad que ingresa o sale debe estar respaldada e indicada por su correspondiente documento. Los documentos de ingreso son: la factura comercial y gua de despacho del proveedor. El packing list es un documento que acompaa normalmente a una importacin e indica los cdigos o part numbers que vienen, su descripcin y cantidad. Constituye el respaldo de la factura de importacin. Los documentos de salida son: la factura comercial y gua de despacho de la empresa que vende. El picking list es un documento que interno de bodega que gatilla posteriormente la emisin de una factura o gua de despacho. Corresponde a una orden interna que indica el producto (cdigo o part number), su descripcin y cantidad requerida. Con esta orden el personal de bodega retira desde estantera o racks los productos que se vendieron y se deben despachar. El control riguroso sobre la mercadera en bodega y, en especial, sobre las entradas y salidas, aseguran que los productos almacenados estn en sus correctas cantidades de acuerdo a los registros mantenidos. Es ms, estn en las posiciones indicadas en los registros mantenidos. El objetivo de todo administrador de bodega es que no falte ni sobre nada.

17.

TOMA DE INVENTARIO

Para el control fsico y contable de los inventarios en bodega se deben realizar tomas peridicas de inventario. Estas pueden ser de dos formas o clases: Fuente Navas, Marco (2012). Inventario general contable: normalmente se toma uno al ao y en l se inventaran todos los part numbers o cdigos o productos mantenidos en stocks. Inventarios cclicos: normalmente se toman mensualmente y se enfocan principalmente en los tems clasificados como A y B. En la realizacin o toma de inventarios se revisan y comparan los registros mantenidos por un sistema computacional versus el inventario fsico existente. Es decir, los registros indican lo que debiera existir y el inventario fsico muestra lo que realmente existe. Un inventario bien administrado debiera tener diferencia cero o muy pequea o marginal. En todo inventario fsico va a generar o presentar tems faltantes e tems sobrantes. Es decir, unidades o cantidades faltantes y sobrantes correspondientes a cada part number o cdigo o producto mantenido en stocks o existencias.

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17.1

DIFERENCIAS DE INVENTARIO

La realizacin de un inventario arrojar los siguientes tipos de diferencias: Fuente Navas, Marco (2012). Diferencia bruta: corresponde a la suma de los valores absolutos (sin signo) de los montos faltantes y sobrantes. Diferencia bruta %: corresponde a la diferencia bruta/total inventario a una fecha determinada. Diferencia neta: corresponde a la diferencia generada debido a la suma de los montos sobrantes (+) y de los montos faltantes (-), es decir, considerando su signo. Diferencia neta %: corresponde a la diferencia neta/total inventario a una fecha determinada. Un inventario bien administrado y controlado no debiera tener diferencias netas % mayor al 1%. Estas diferencias de inventario se obtienen debido a conteos o tomas de inventario, normalmente en la realizacin de un inventario general o cclico se realizan tres conteos o tomas de inventario: 1. Primer conteo realizado sobre los part numbers o cdigos o productos objetivos, es decir, sobre el universo al cual se realiza el conteo o toma de inventario. Este primer conteo arrojar inevitablemente diferencias sobre algunos part numbers o cdigos o productos. 2. Segundo conteo realizado exclusivamente sobre los part numbers o cdigos o productos que presentaron diferencian en el primer conteo. Si se vuelve a contar el mismo total que fue contado en la primera toma de inventario, dicho part number o cdigo o producto no se debe volver a contar. Este segundo conteo debiera arrojar una cantidad inferior de diferencias para cada part number o cdigo o producto involucrado. 3. Tercer conteo realizado exclusivamente sobre los part numbers o cdigos o productos que presentaron diferencian en el segundo conteo. a) Se registra como total de inventario de cada part number o cdigo o producto aquel valor que coincide con algn conteo anterior. b) Si no hay coincidencia, se registra como total de inventario de cada part number o cdigo o producto el valor o total obtenido en el tercer conteo.

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17.2

MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIO

El manejo, la administracin y el control del inventario se puede mejorar utilizando e integrando los siguientes conceptos: Fuente Navas, Marco (2012). Cdigos de barras para registrar las transacciones de entrada y salida. Acceso restringido a las reas de almacenamiento. Realizacin de inventarios cclicos mensuales. Sistemas de seguridad disuasivos (cmaras de video, etc.). Sistemas de radiofrecuencia para el control de inventario.

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COMENTARIO FINAL
Debe tener presente que la gestin de inventario nos permite manejar, articular y conducir los procesos de almacenamiento y de administracin del inventario. Asimismo, la gestin de almacenamiento est relacionada con el manejo, supervisin, administracin y control de las bodegas o almacenes que guardan, custodian y protegen todos los productos finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas antes de que lleguen al usuario (cliente interno), o bien, antes de que lleguen al cliente final (mercado). Por otra parte, la gestin de inventario busca asegurar que el inventario o stock mantenido exista realmente, est en buenas condiciones y tenga un movimiento de salida adecuado al negocio que se maneja. Finalmente, no debe olvidar que el desafo para un administrador de operaciones, desde la perspectiva del manejo del inventario, es que no falte productos ni sobre productos, control fsico realizado sobre los registros (base de datos) manejados por el software que administra el inventario.

REFERENCIAS
Davis M.; Aquilano, N. & Chase, R. (2001). Sistemas de inventario de demanda independiente. Fundamentos de direccin de operaciones. (3 edicin). Espaa: McGraw-Hill. Mller, Max. (2004). Fundamentos de administracin de inventarios. (1 edicin). Bogot, Colombia: Norma. Noori, H. & Radford, R. (1997). Administracin de inventarios. Administracin de operaciones y produccin. (1 edicin). Colombia: McGraw-Hill.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2012). Gestin de almacenamiento y de inventario. Semana 3.

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