M.S.C.

Diana Lizeth Ahuatzi Reyes

Introduccin a la direccin de Proyectos con PMBOK

Introduccin
La Direccin de Proyectos es una disciplina que cabalga entre la ciencia y el arte. Tiene un componente metodolgico que facilita conocer qu debe hacerse (en qu orden) para gestionar correctamente un proyecto, un componente de conocimiento de diferentes disciplinas (organizacin, gestin de recursos, gestin de riesgos, gestin financiera, etc), pero el componente ms difcil de adquirir depende de las habilidades personales, experiencia y capacidad de orquestrar todo lo anterior hacia la consecucin del fn ltimo que es el conseguir que los objetivos del proyecto se consigan en plazo y forma dentro de los lmites econmicos establecidos.

Un poco de historia
La Gua del PMBOK es un estndar en la gestin de proyectos desarrollado por el Project Management Institute (PMI).La primera versin de PMBOK fue publicada en 1987. Esta versin consta de 37 procesos. La segunda versin fue publicada el 2000, basado en los comentarios recibidos de parte de los miembros. PMBOK fue reconocido como estndar por el American Nacional Standards Institute (ANSI) en 1998, y ms adelante por el Instituto de los Ingenieros Electrnicos Elctricos (IEEE). Esta versin constaba de 39 procesos. La tercera versin fue publicada en 2004, con mejoras importantes en la estructura del documento, adiciones a los procesos, trminos y dominios del programa y de porfolios. Esta versin constaba de 44 procesos. La cuarta versin fue publicada en 2008. No introdujo cambios mayores, pero s se organiz de manera ms precisa, clara y fcil de entender. Esta versin consta de 42 procesosy es la versin vigente en la actualidad, aunque ya se est trabajando en la siguiente versin. PMI pretende definir, mantener y difundir un cuerpo de conocimiento con dos objetivos principales:

Mejorar el desarrollo de proyectos en diferentes industrias mediante el uso de buenas prcticas. Definir procesos de gestin de proyectos estndares y homogneos para todo tipo de proyectos

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Pero qu es un proyecto?
Segn PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos indica un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto, bien porque sus objetivos no se cumplirn o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.

Esta es el ciclo de vida ms sencillo en la que el proyecto consta de una nica fase. Es comn encontrar proyectos con varias fases, secuenciales o incluso superpuestas.

reas de conocimiento
Si, en vez de en la dimensin temporal, nos fijamos ahora en la dimensin funcional, podemos agrupar los procesos de la direccin de proyectos de acuerdo a las siguientes reas de conocimiento: La administracin de la Integracin del Proyecto, describe los procesos y actividades que sirven para integrar los diversos elementos de la direccin de proyectos, lo que incluye: Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto Realizar Control Integrado de Cambios Cerrar el Proyecto o la Fase

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La gestin del Alcance del Proyecto, con los procesos involucrados en garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente) el trabajo requerido para completarlo exitosamente, lo que incluye: Recopilar los Requisitos Definir el Alcance Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Verificar el Alcance Controlar el Alcance

La gestin del Tiempo del Proyecto, se centra en los procesos que se utilizan para garantizar la conclusin a tiempo del proyecto. Incluye: Definir las Actividades Secuenciar las Actividades Estimar los Recursos para las Actividades Estimar la Duracin de las Actividades Desarrollar el Cronograma Controlar el Cronograma

La gestin de los Costos del Proyecto, describe los procesos involucrados en planificar, estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado. Para ello, es necesaria la realizacin de las siguientes actividades: Estimar los Costos Determinar el Presupuesto Controlar los Costos

La gestin de la Calidad del Proyecto, describe los procesos involucrados en planificar, dar seguimiento, controlar y garantizar que se cumpla con los requisitos de calidad del proyecto, lo que incluye: Planificar la Calidad Realizar el Aseguramiento de Calidad Realizar el Control de Calidad.

La gestin de los Recursos Humanos del Proyecto, los procesos involucrados en la planificacin, adquisicin, desarrollo y gestin del equipo del proyecto. Para ello es necesario: Desarrollar el Plan de Recursos Humanos Adquirir el Equipo del Proyecto Desarrollar el Equipo del Proyecto Gestionar el Equipo del Proyecto.

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La gestin de la Comunicacin, identifica los procesos involucrados en garantizar que la generacin, recopilacin, distribucin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados y oportunos. Esto incluye la necesidad de: Identificar a los Interesados Planificar las Comunicaciones Distribuir la Informacin Gestionar las Expectativas de los Interesados Informar el Desempeo

La gestin del Riesgo del Proyecto, describe los procesos involucrados en la identificacin, anlisis y control de los riesgos para el proyecto, a saber: Planificar la Gestin de Riesgos Identificar los Riesgos Realizar Anlisis Cualitativo de Riesgos Realizar Anlisis Cuantitativo de Riesgos Planificar la Respuesta a los Riesgos Dar seguimiento y Controlar los Riesgos.

La gestin de Adquisiciones, describe los procesos involucrados en la compra o adquisicin de productos, servicios o resultados para el proyecto. Esto incluye: Planificar las Adquisiciones Efectuar las Adquisiciones Administrar las Adquisiciones Cerrar las Adquisiciones

Esta divisin es probablemente ms intuitiva y conocida que la dimensin temporal. Hay que tener en cuenta que los procesos no se ejecutan de manera secuencial. Incluso es posible que algunos procesos no se ejecuten en algn proyecto dado que PMBOK es un conjunto estructurado de buenas prcticas que deben adaptarse en cada organizacin y a cada proyecto en funcin de la naturaleza de este, de la cultura de la organizacin y otras variables. En la siguiente figura se muestran las dos dimensiones de un proyecto.

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Despliegue de procesos en un proyecto

Una vez entendido el carcter dual de un proyecto en la dimensiones temporal y funcional, es necesario atender a cmo encajan los procesos definidos por el PMI en un proyecto tipo. Ya hemos indicado que los procesos no siguen una progresin secuencial pero s es cierto que las actividades de cada proceso se intensifican en unas etapas temporales concretas. As, por ejemplo, el proceso de Estimacin de costos del proyecto se realiza por lo general en la etapa de Planificacin del proyecto. Tambin es cierto que unos procesos se realizan antes que otros; No es posible realizar el proceso anterior sin haber realizado el proceso Estimacin de recursos. Sin embargo, el proceso de planificacin es iterativo ya que la planificacin de cada aspecto del proyecto (inversiones, recursos humanos, plazos, etc) se establecen por medio de refinaciones sucesivas hasta el cierre de la baseline o planificacin base del proyecto. Incluso en la propia ejecucin del proyecto se establecen mecanismos de control que pueden impactar en la planificacin inicial, teniendo que recalcular los plazos, costes u otros parmetros del proyecto. De una manera grfica, representamos en la siguiente figura la correspondencia de cada uno de los procesos definidos en PMBOK con su marco temporal y con su rea de conocimiento:

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Todo proyecto debe crear un resultado nico, lo que lo distingue de tareas repetitivas realizadas en trabajos permanentes. Por ejemplo, una tarea de oficina realizada todos los das no es un proyecto, aunque requiera alguna planificacin. Un proyecto suele ser algo ms complejo. Dirigir un proyecto por lo general implica:

Identificar requisitos, Abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los interesados (stakeholders en Ingls) segn se planifica y ejecuta el proyecto, Equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto (ej. tiempo, presupuesto, recursos, etc)

Para dirigir un proyecto, PMBOK ha identificado 42 procesos que permiten transformar la ejecucin de un proyecto en una serie de procesos concatenados que se ejecutan de manera secuencial y o recursiva. Para cada proceso se consideran:

Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

Asimismo, la direccin de proyectos implica un equilibrio entre diferentes variables. Tradicionalmente, se ha hablado de una triple dependencia del proyecto respecto al coste, alcance y tiempo en el sentido de que es posible realizar un cambio en uno de estos aspectos sin alterar los otros dos. Realmente, la dependencia es ms amplia en el sentido de que los factores que se afectan mutuamente en el desarrollo de un proyecto son, adems de los mencionados, la calidad, los riesgos del proyecto y la satisfaccin del cliente.

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Asimismo, PMBOK distingue dos dimensiones o formas de clasificar los distintos procesos y actividades del proyecto:

La dimensin temporal en la que se considera el ciclo de vida de un proyecto y la dimensin funcional, que hace referencia a las diferentes reas de conocimiento que se

ponen en juego para alcanzar los objetivos del proyecto.

Vamos a ver cada una de estas dos dimensiones a continuacin:

Ciclo de vida y fases del proyecto

Empezando con la dimensin temporal, cada proyecto sigue una evolucin desde su inicio hasta que finaliza. El ciclo de vida del proyecto es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan por las necesidades de gestin y control de la organizacin, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin. En general, cualquier proyecto, por simple que sea, se estructura de acuerdo a la siguiente estructura del ciclo de vida: Inicio Ejecucin de los trabajos del proyecto Cierre del proyecto

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Vemos en la figura que en cada fase se obtienen unos resultados concretos (acta de constitucin del proyecto, Plan del proyecto, entregables, etc) y que los niveles de costo son bajos al inicio del proyecto, alcanzan su punto mximo segn se desarrolla el trabajo y caen rpidamente cuando el proyecto se acerca al cierre.

Desde el punto de vista de los procesos y del ciclo de vida, PMBOK establece cinco grupos de procesos que se corresponden con las distintas etapas del proyecto indicadas en la figura anterior, ms un sexto grupo de procesos de control:

Procesos de Iniciacin.- Autorizacin del proyecto o de una fase. Proceso de Planificacin.- Definicin y redefinicin de objetivos, seleccin de la mejor

alternativa entre posibles cursos de accin

Proceso de Ejecucin.- Coordinacin de las personas y de otros recursos necesarios proceso de Control.- Aseguramiento de que se cumplan los objetivos del proyecto, mediante la

supervisin y la medicin regular de avances.

Proceso de Cierre.- Formalizacin de la aceptacin del proyecto o de una fase.