TTICAS PARA AUDITORIA

ADMLAB

NORMAS DE REFERNCIAS:
ABNT ISO 19011 DIRETRIZES PARA AUDITORIAS

ABNT ISO 9001 SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADE

ABNT ISO 22000 SISTEMA DE GESTO DE ALIMENTOS RESOLUO 275 MINISTERIO DA SAUDE

RESOLUO 368 MINISTERIO DA AGRICULTURA

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Definies
AUDITOR:
Pessoa qualificada para efetuar a auditoria da qualidade.

OBSERVAO:
Constatao de fato, feito durante uma auditoria da qualidade consubstanciada por evidncia objetiva.

EVIDNCIA OBJETIVA:
Informao cuja veracidade pode ser comprovada, com base em fatos obtidos atravs de observao, medio, ensaio ou outros meios.

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Responsabilidades e Atividades
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OS ATORES
CLIENTE AUDITADO AUDITOR

AUDITOR LDER

Responsabilidades do Auditor-lder
Responsvel por todas as fases da auditoria, e tambm por:
participar da seleo dos outros membros da equipe auditora;
preparar o plano de auditoria; representar a equipe auditora junto administrao do auditado;

apresentar para apreciao o relatrio da auditoria

Agir de acordo com os requisitos de auditoria aplicveis Comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria; Planejar e realizar sua atribuio eficaz e competentemente; Relatar os resultados da auditoria; Verificar a eficcia das aes corretivas adotadas como resultado da auditoria (caso seja solicitado); Cooperar e apoiar o auditor lder

Atividades do Auditor-lder
Definir os REQUISITOS para cada auditoria, incluindo as qualificaes exigidas do auditor;
Analisar criticamente a determinar sua adequao; DOCUMENTAO para

PLANEJAR a auditoria, PREPARAR os documentos de trabalho e INSTRUIR a equipe auditora;

Relatar imediatamente ao NOCONFORMIDADES;

auditado

as

Relatar quaisquer OBSTCULOS importantes encontrados durante a REALIZAO da auditoria;

Relatar os RESULTADOS da auditoria de maneira clara, conclusiva e sem atraso indevido.

Atividades do Auditor
Manter-se dentro do escopo da auditoria; Ser objetivo; Coletar e analisar evidncias relevantes e suficientes para permitir a formulao de concluses; Ficar atento a quaisquer indicaes de evidncias que possam influenciar os resultados da auditoria e possivelmente, exigir uma auditoria mais ampla;

Responsabilidades do Auditor
Agir de acordo com os requisitos de auditoria aplicveis Comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria; Planejar e realizar sua atribuio eficaz e competentemente;

Relatar os resultados da auditoria;

Verificar a eficcia das aes corretivas adotadas como resultado da auditoria (caso seja solicitado);

Cooperar e apoiar o auditor lder

Atividades do Auditado
Informar aos funcionrios envolvidos os objetivos e escopo da auditoria; Apontar membros responsveis para acompanhar a equipe auditora; Prover a equipe auditora de todos os recursos necessrios para assegurar um processo de auditoria eficaz e eficiente;
Determinar e iniciar aes corretivas baseadas no relatrio de auditoria. Cooperar com os auditores para permitir que os objetivos da auditoria sejam atingidos; Prover o acesso s instalaes e ao material comprobatrio, conforme solicitado pelos auditores;

Atividades do Cliente
Determinar a necessidade e o propsito da auditoria;

Determinar a organizao auditora;

Determinar o escopo geral da auditoria, a norma de sistema da qualidade ou o documento que deve ser seguido; Receber o relatrio de auditoria; Determinar o acompanhamento a ser adotado.

Atributos Pessoais do Auditor

Mentalidade aberta e madura, Julgamentos dignos de confiana, Capacidade analtica e tenacidade; Habilidade para perceber situaes de maneira realista, Compreenso das operaes complexas sob uma perspectiva mais ampla, bem como o papel das unidades individuais dentro de um todo.

Usar Atributos Pessoais para:

Obter e avaliar a evidncia objetiva; Manter-se fiel ao objetivo da auditoria; Avaliar constantemente os efeitos das observaes de auditoria e as interaes pessoais; Executar o processo de decorrentes de distraes; auditoria evitando desvios

Reagir efetivamente em situaes de tenso; Permanecer fiel a uma concluso apesar da presso para mudar o que no est baseado na evidncia objetiva.

Treinamento
Conhecimento e compreenso das normas nas quais se baseia a auditoria do sistema da qualidade; Tcnicas de anlise de exames, questionrios, avaliao e preparao de relatrios; Habilidades adicionais necessrias na gesto de uma auditoria, tais como: planejamento, organizao, comunicao e direo.

Sistemtica

CICLO DE VIDA DA AUDITORIA

Agir corretivamente Preventivamente no sistema e

Preparar e Planejar a Auditoria

Check

Do

Fazer Anlise Crtica sobre o Resultado da Auditoria

Conduzir a Auditoria e Relatar as Constataes

AUDDITOR

GERNCIA

Act

Plan

Ciclo da Auditoria
PLANEJAR A AUDITORIA
CONDUZIR A AUDITORIA RELATAR A AUDITORIA ACOMPANHAR A AUDITORIA

Planejamento da Auditoria
Definir o Programa de Auditoria
Agendar a data

Definir a abrangncia e analisar documentos

Preparar e consensar o Plano de Auditoria

Preparar Lista de Verificao

Lista de Verificao
Vantagem: Fora o Auditor a pesquisar a rea ou macro-processo.

Possibilita que o Auditor pense com os ps no cho. Ajudam a controlar o transcorrer da Auditoria.
Caractersticas: Auxlio memria - Concisas (teis para novos Auditores)

Permite assegurar a profundidade e a continuidade da Auditoria.

Auxlio se emperrar - permite estruturar a entrevista. Especficas (rea/processo) e/ou corporativas.

Podem evoluir com o tempo.

Mais profissional.

LISTA DE VERIFICAO TIPICA

Selecionar Pedidos de Compras
Verificar a criticidade dos itens

Analisar dados para aquisio

Verificar avaliao de fornecedores Verificar o recebimento pelo Almoxarifado
Verificar armazenamento Verificar a entrega dos itens

CONDUO DA AUDITORIA
Reunio de Abertura Seguir as trilhas definidas no Plano Entrevista / Verificaes / Registros Confirmao das Observaes Consenso dos Auditores Reunio de Encerramento

Objetivos da Reunio de Abertura

Apresentao da equipe auditora e da organizao; Assegurar que os auditados conheam bem os objetivos da auditoria, o que vai ocorrer e como;
Assegurar que a organizao auditada fornea as facilidades necessrias conduo das auditorias; Designar os acompanhantes junto aos auditores

Nas Auditorias Internas, as reunies no necessitam ser to formais

CONDUO DA AUDITORIA

Tcnicas de Perguntas:
H 3 tipos de perguntas: ABERTAS - exigem uma explicao: 5W1H INVESTIGATIVAS - servem para formar opinio FECHADAS - exigem respostas sim/no

H tambm As perguntas traioeiras As perguntas no perguntadas O silncio constrangedor

Comportamento Interpessoal
Passivo - prevalecem os interesses do Auditado capitulao
Firme/Afirmativo - equilbrio de interesses
Agressivo - prevalecem os interesses do Auditor guerra guerra

Gerenciamento do tempo
Ateno: o tempo o inimigo do Auditor. Por ser um recurso no renovvel, necessrio saber aproveit-lo bem.
Algumas dicas: Lista de verificao - ajuda a monitorar o andamento Refeies/caf/cigarro - evite enrolaes

Conversas amigveis - empatia sim, mas cuidado

Pistas falsas/amostragem - cuidado com a obsesso por detalhes Caminho mais demorado - planeje com antecedncia Amnsia/absentesmo - cuidado!

A Coleta das Informaes

No tenha pressa de escrever, faz parte do seu trabalho tomar notas;

No confie na memria. Anote;

Seja sistemtico ao anotar;

Ordene as anotaes de forma lgica.

Nunca esquea de registrar : A identificao completa dos documentos que verificou; Com quem falou;

Qual o equipamento e sua identificao; Ensaios verificados; Local visitado.

Reunio de Fechamento
O que deve ser tratado: 1. Apresentao do sumrio dos resultados da auditoria; 2. Evidenciar aspectos positivos, agradecendo o apoio recebido; 3. Apresentao das no-conformidades; 4. Esclarecer que a auditoria um retrato do laboratrio naquele momento; 5. Leitura do parecer final a ser apresentado ao cliente

Nas Auditorias Internas, as reunies no necessitam ser to formais

RELATAR A AUDITORIA
Consensar fatos Anlise crtica da equipe Registrar No-conformidade Consensar No-conformidade

Preparar Relatrio da Auditoria

Anexar os registros de no-conformidades Apresentar Relatrio e definir companhamento

ACOMPANHAR A AUDITORIA
No-conformidade consensada e registrada Definir aes imediatas (correo) Definir causa(s) principal(ais) Definir Plano de Ao Corretiva Implementar Aes Corretivas Verificar a implementao das aes Registrar (causa, correo, plano de ao, evoluo)

Tticas da Auditoria

Tticas do Auditor
Pergunte durante a conduo da auditoria: o qu, quem, quando, onde, porqu, como; Busque evidncia objetivas. Pea: mostre-me como, mostreme onde, mostre-me o que e quando , busque registros, Faa perguntas hipotticas: o que acontece se...; suponha que...;

Se no entender pea que seja repetido, No tenha vergonha;

Pea exemplos para ter certeza que entendeu a resposta; Use o poder das perguntas silenciosas,

Seja sistemtico:

Tticas do Auditor
No deixe de fazer perguntas; Coloque uma pergunta de cada vez;

No se esquea de fazer perguntas bvias;

Pense cuidadosamente a respeito das perguntas;

Tticas do Auditor
Pergunte a quem realiza a tarefa, e no a seu superior; No jogue conversa fora, seja preciso Utilize linguagem que o auditado compreenda;

Fale com clareza e cuidado;

Repita a pergunta, se necessrio;

Seja corts e educado, cumprimente os auditados;

Mostre interesse, saiba ouvir;

Relaxe e seja humano, no pratique atitude policial; Seja imparcial, impassivo e no se emocione; Busque a rastreabilidade para frente e para trs; Agradea as pessoas quando sair do local auditado

Volte ao local da auditoria sempre que necessrio para complementar informaes no totalmente esclarecidas;

Tticas do Auditado
1. Coisas que roubam tempo do auditor;
Rodeios; Explanaes longas; Almoos e paradas extensas para cafezinho;

Demora no atendimento ao auditor;

Interrupes planejadas; Esquecimento no atendimento s solicitaes do auditor; Ausncia de preparao; Perguntas buscando esclarecer dvidas hipotticas.

Somente a experincia ir ensin-lo como lidar com estes problemas.

2.Atos planejados de intimidao;

3.Alegao de casos especiais para confundir o auditor;

4.Afirmaes para testar a fora e a firmeza do auditor; 5. Questionamento da competncia do auditor; 6. Falsos elogios e admirao; 7. Utilizao do comportamento de pessoas idosas e invlidas para justificar faltas e sensibilizar o auditor;

8. Alegao de que o profissional responsvel faltou ou foi dispensado para impedir acesso s informaes.

Cdigo de tica para Auditores da Qualidade

Princpios Fundamentais
Cada auditor da qualidade ser honesto e imparcial e servir com devoo a empregados, clientes e pblico. Cada auditor da qualidade conduzir somente auditorias compatveis com o grau de treinamento, experincia e capacidade que ele possua, com relao s operaes tcnicas ou aos sistemas que estejam sendo auditados.

Cada auditor da qualidade demonstrar liberdade de pensamento e expresso que asseguraro a viso objetiva da operao auditada. Cada auditor da qualidade ser capaz de ocumentar suas qualificaes profissionais para prover clara e objetiva evidncia de seus graus de treinamento tcnico e de sistemas

Relaes com Empregados e Clientes

Cada auditor da qualidade atuar em questes (assuntos) profissionais como um agente fiel de cada empregador ou cliente. Cada auditor informar a cada cliente ou empregador sobre qualquer conexo comercial, interesses financeiros, histria de emprego ou afiliaes, que possam ou paream influenciar seu julgamento ou prejudicar o carter imparcial de seus servios. Empresas de auditoria independentes mantero registros dos auditores que empregarem, mostrando qualquer conexo ou associaes desses auditores com seus clientes, atravs de empresas ou ttulos financeiros. Auditores internos tero sua independncia claramente definida pelas polticas e procedimentos organizacionais.

 O desenvolvimento de programas de qualidade por auditores, em base de consultoria, pe em risco a independncia desses indivduos quanto s suas habilidades de avaliarem a adequao desses programas, ao observarem o atendimento aos requisitos das normas. Os auditores daro sempre conhecimento dessas situaes aos empregados e aos clientes prospectivos.

Os auditores elaboraro relatrios que definam claramente o grau de conformidade ou no-conformidade das operaes auditadas. Em todos os casos, os requisitos em relao aos quais a conformidade esteja sendo medida, sero claramente definidos.

 Os auditores indicaro aos empregadores ou clientes as conseqncias adversas que podem ser esperadas caso seu julgamento profissional seja desconsiderado. Nenhum auditor revelar informaes relativas ao negcio ou processo tcnico de qualquer empregador ou cliente, atual ou futuro, sem obter consentimento para faz-lo. Os registros de empresas de auditorias definiro claramente as qualificaes tcnicas ou organizacionais de cada auditor. Estes registros incluiro definies claras das reas e do grau de percia que o auditor possui e so aplicveis s funes de auditor

Relaes com o Pblico

Nenhum auditor deve apresentar-se ao pblico como um auditor qualificado a menos que possa demonstrar as qualificaes necessrias.

Os auditores sero precisos e honestos na explanao de seu trabalho e de seus mritos.

Os auditores prefaciaro qualquer informao pblica que possam emitir para indicar claramente em nome de quem est sendo feita.

Relaes com os Pares

Cada auditor cuidar para que o crdito por todo trabalho feito seja dado queles a quem devido.
Cada auditor se esforar para auxiliar o desenvolvimento profissional e o progresso de qualquer empregador ou indivduo sob a sua superviso. Nenhum auditor competir injustamente com outros, mas cada um estender amizade e confiana a todos associados e contatos comerciais. Os auditores sero incentivados a participar de cursos, seminrios,conferncias, etc.; para ampliar seu conhecimento nas vrias reas da qualidade e em particular na auditoria da qualidade.

 Em projetos de auditoria onde vrios auditores esto envolvidos, o lder da equipe ou supervisor ser claramente identificado. O lder dever ter demonstrado liderana durante auditorias prvias Espera-se que cada auditor contribua para o desenvolvimento de tcnicas e mtodos aprimorados, dentro da profisso de auditores da qualidade e dentro da organizao que o emprega Os relatrios emitidos pelos auditores sero construtivos por natureza, e apontaro os aprimoramentos que podem ser feitos nas reas onde no-conformidades sejam notadas.

As evidncias encontradas devem ser quantificadas sempre que possvel.