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Manual de utilizao dos recursos do convnio

FDE APM

A escola em primeiro lugar


0800 777 0333

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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO Governador Jos Serra Vice-Governador Alberto Goldman Secretrio da Educao Paulo Renato Souza Secretrio-Adjunto Guilherme Bueno de Camargo FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO - FDE Presidente Fbio Bonini Simes de Lima Diretor Administrativo e Financeiro Ary Pissinatto Diretora de Projetos Especiais Claudia Rosenberg Aratangy Diretor de Tecnologia da Informao Joo Thiago de Oliveira Poo Diretor de Obras e Servios Pedro Huet de Oliveira Castro

Secretaria da Educao do Estado de So Paulo Praa da Repblica, 53 Centro 01045-903 So Paulo SP Telefone: 11 3218-2000 www.educacao.sp.gov.br Fundao para o Desenvolvimento da Educao Avenida So Lus, 99 Repblica 01046-001 So Paulo SP Telefone: 11 3158-4000 www.fde.sp.gov.br

GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO SECRETARIA DA EDUCAO FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO

Manual de utilizao dos recursos do convnio FDE - APM

So Paulo, 2010

Apresentao

Por meio de convnio celebrado entre a Associao de Pais e Mestres de cada escola da rede pblica estadual de So Paulo e a Fundao para o Desenvolvimento da Educao FDE, estabelecida uma parceria de forma a favorecer a atuao integrada de pais, professores e gestores pblicos no aprimoramento do ensino. Para tanto, so repassados s APMs recursos provenientes da Secretaria de Estado da Educao, de maneira a instrumentaliz-las na execuo de suas finalidades institucionais. Este Manual de Utilizao dos Recursos do Convnio FDE-APM tem a finalidade de orientar as Associaes de Pais e Mestres das escolas da rede pblica do Estado de So Paulo quanto adequada utilizao e prestao de contas dos recursos recebidos, em especial, aqueles regularmente destinados manuteno preventiva e conservao do prdio escolar e seus equipamentos. Assim, embora o Manual no substitua as instrues e comunicados relativos utilizao dos recursos, esperamos que sirva como referncia s aes das APMs.

Fbio Bonini Simes de Lima Presidente da Fundao para o Desenvolvimento da Educao FDE

Sumrio
O que a Associao de Pais e Mestres apm? Associao de Pais e Mestres APM Os objetivos da APM Obrigaes fiscais e sociais da APM Planejamento Repasse de recursos Direcionamento de recursos Utilizao dos recursos Manuteno preventiva e conservao do prdio escolar Prazo de utilizao e gastos permitidos Manuteno preventiva e conservao do prdio escolar e equipamentos Despesas com institucionalizao Gastos no permitidos Intrues gerais para todas as verbas repassadas Verificao prvia da idoneidade das empresas Pesquisa Prvia de Preos Notas Fiscais e pagamento s empresas Carta de Correo de Notas Fiscais Realizao dos pagamentos Reteno e recolhimento dos impostos Agenda de Eventos Financeiros da APM (no Sistema GDAE) Documentos exigidos nas prestaes de contas Montagem do Processo de Prestao de Contas Lanamentos no Sistema GDAE Mdulo Financeiro Status das Prestaes de Contas no Sistema GDAE Regularizao de Prestao de Contas reprovadas Devoluo de verba Conta bancria do Convnio FDE/APM Municipalizao, desativao ou extino da unidade escolar Reteno de impostos na fonte Pagamento empresa prestadora de servio Emisso das guias de recolhimento de impostos retidos na fonte 7 7 7 8 8 9 9 10 10 10 10 11 12 13 13 13 14 15 15 16 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 25 26

O que a Associao de Pais e Mestres apm?


Associao de Pais e Mestres APM
A Associao de Pais e Mestres APM uma instituio auxiliar da escola, criada com a finalidade de colaborar no aprimoramento do processo educacional, na assistncia ao escolar e na integrao famlia-escola-comunidade. A APM uma associao civil, sem fins lucrativos, carter poltico, racial ou religioso, de natureza social e educativa.

Os objetivos da APM
Os principais objetivos da APM so: Colaborar com a direo do estabelecimento para atingir os objetivos educacionais pretendidos pela escola. Representar as aspiraes da comunidade e dos pais de alunos na escola. Mobilizar os recursos humanos, materiais e financeiros da comunidade, para auxiliar a escola, provendo condies que permitam: a) contribuir para a melhoria do ensino; b) desenvolver atividades de assistncia ao escolar, nas reas socioeconmica e de sade; c) contribuir para a conservao e manuteno do prdio, do equipamento e das instalaes; d) programar atividades culturais e de lazer que envolvam a participao conjunta dos pais, professores e alunos. Colaborar na programao do uso do prdio da escola pela comunidade, inclusive nos perodos ociosos, ampliando-se o conceito de escola como o lugar exclusivo de ensino para ser um centro de atividades comunitrias.

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Favorecer o entrosamento entre pais e professores possibilitando: a) aos pais, informaes relativas tanto aos objetivos educacionais, mtodos e processos de ensino, quanto ao aproveitamento escolar de seus filhos; b) aos professores, maior viso das condies ambientais dos alunos e de sua vida no lar.

Obrigaes scais e sociais da APM


A APM, por ser pessoa jurdica inscrita no CNPJ/MF (Cadastro Nacional da Pessoa Jurdica do Ministrio da Fazenda), dever cumprir com todas as obrigaes fiscais e sociais previstas para esse tipo de entidade. Assim, devero ser seguidas as orientaes expedidas pela FDE, bem como as demais aplicveis pessoa jurdica e, especificamente, cumpridas as obrigaes estatutrias decorrentes de sua condio de associao sem fins lucrativos. Dentre as obrigaes sociais e fiscais as quais as APMs esto sujeitas anualmente, destacamos: GFIP Guia de Recolhimento do FGTS e Informaes Previdncia Social DIRF Declarao do Imposto de Renda Retido na Fonte RAIS Relao Anual de Informaes Sociais DCTF Declarao de Dbitos e Crditos Tributrios Federais DIPJ Declarao de Informaes Econmico-fiscais da Pessoa Jurdica.

Planejamento
Para a boa execuo das verbas recebidas pelas APMs, imprescindvel um planejamento correto, realista e bem orientado, dispondo de um documento que oriente suas aes durante o ano. Os gestores das APMs devero fazer um planejamento anual das necessidades, despesas, disponibilidade financeira, obrigaes fiscais e prioridades da escola tendo em vista o melhor aproveitamento dos recursos disponibilizados pelo Convnio FDE.

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Repasse de recursos

Direcionamento de recursos
As APMs podero receber diversos repasses ao longo do ano, com autorizaes distintas, considerando as especificidades de cada repasse. A APM receber tambm instrues com todos os detalhes para o correto desembolso e prestao de contas. Os repasses so feitos em razo do Convnio firmado entre a FDE e a APM. Esses repasses devem ser controlados separadamente, pois permitem gastos distintos, ou seja, os repasses pelo Programa Escola da Famlia no podem ser gastos com conserto de carteiras escolares, por exemplo. Assim, cada repasse requer: da FDE, a emisso de uma instruo respectiva, contendo orientaes gerais sobre a aplicao dos recursos; da APM, o gasto conforme a instruo; da APM, a correta prestao de contas.

Se os repasses forem nicos, o saldo remanescente dever ser devolvido FDE. Se, como no caso de manuteno e conservao, forem peridicos, devero ser gastos at o final do exerccio fiscal (ltimo dia do ano), devendo o saldo ser devolvido FDE. As APMs devero manter depositados no Banco Nossa Caixa S.A., em conta de aplicao financeira de renda fixa lastreada por ttulos do governo, os valores repassados e ainda no utilizados. No captulo seguinte h instrues especficas sobre o uso de recursos de manuteno e conservao.

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Utilizao dos recursos

Manuteno preventiva e conservao do prdio escolar


Os recursos destinados conservao e manuteno dos prdios e equipamentos escolares so estabelecidos no Plano Anual e aprovados pelo Conselho Estadual de Educao com base no nmero de alunos obtido no censo escolar. Esses recursos so constantes ao longo do ano, sendo previstos, no mnimo, trs repasses, depositados sempre na conta-corrente da APM no Banco Nossa Caixa. A conservao e manuteno dever obedecer ao Manual de Manuteno e Conservao, includo no Guia de Servios do SEMPRE, produzido pela FDE. H, ainda, durante o 2 semestre de cada ano, o repasse da verba FNDE/MEC, que pode ser utilizada para estas finalidades e outras, conforme instrues especficas.

Prazo de utilizao e gastos permitidos


Devido sua natureza, os gastos de manuteno e conservao devem ser utilizados medida da necessidade, dentro do perodo a que se refere o repasse. Eventualmente, se no for utilizado todo o recurso, deve-se manter o controle do saldo para uso em perodo futuro. obrigatria a utilizao de todos os recursos at 31/12 de cada ano ou a devoluo dos saldos no aplicados.

Manuteno preventiva e conservao do prdio escolar e equipamentos


Os recursos podero ser utilizados para a manuteno, conservao do prdio escolar e seus equipamentos, inclusive a recuperao desses equipamentos, de acordo com instrues especficas que so encaminhadas rede de ensino a cada repasse efetuado. Podem ser adquiridas peas para consertos de equipamentos desde que sejam utilizadas para substituio e que no alterem sua configurao original. Valores acima

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de R$ 200,00 (duzentos reais) devem ser justificados por meio de ofcio enviado anexo Prestao de Contas. Sempre que houver necessidade de conserto/recuperao de bens permanentes, imprescindvel a indicao do nmero do patrimnio no corpo da Nota Fiscal. Para a recuperao de mobilirio escolar existe um programa especfico, que no onera a APM. Para mais informaes, a Diretoria de Ensino deve ser consultada. Ressalte-se tambm a necessidade de a APM fazer uma adequada programao para recuperao de seus equipamentos, tendo em vista o fato de poder utilizar no 2 semestre a verba do PDDE Programa Dinheiro Direto na Escola, repassada pelo FNDE/MEC. No Portal da FDE na internet pode ser obtido o texto Roteiro para Conservao de Edifcios Escolares, documento que orienta a manuteno fsica dos prdios escolares. Para fazer o download desse texto, acesse www.fde.sp.gov.br, clique no link Servios de Qualidade e, em seguida, no link do Roteiro.

Despesas com institucionalizao


Os recursos repassados tambm podero ser utilizados com: Despesas com registro do Estatuto e atas da APM em cartrio (inclusive os reconhecimentos de firma necessrios para este fim); Confeco de carimbo do CNPJ da APM; Despesas decorrentes da constituio de APMs novas.

Observaes gerais Recomendamos que as prioridades de gastos sejam amplamente discutidas com a comunidade escolar e, aps definidas e aprovadas, seja lavrada a respectiva Ata de reunio da APM contendo as decises. As empresas contratadas para a realizao dos servios devero ser idneas, tecnicamente qualificadas, e seus funcionrios devero usar equipamentos de proteo individual. Alguns servios, como controle de vetores e pragas urbanas, por exemplo, exigem que a empresa possua Licena de Funcionamento especfica, expedida por autoridade competente do Estado ou Municpio. A APM deve exigir cpia desse documento antes da contratao do servio.

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Gastos no permitidos
A verba de Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares no pode ser utilizada, entre outros itens, para: Execuo de obras que impliquem alterao da rea construda, como ampliaes; Adequaes e construes de ambientes ou dependncias, bem como outras que necessitem de avaliao tcnica e aprovao da Gerncia de Obras da FDE; Aquisio de divisrias ou materiais para sua confeco; Instalao de portes eletrnicos ou automatizao de portes; Aquisio de material de limpeza e higiene pessoal; Aquisio de materiais de consumo e suprimentos de informtica (papel, cartucho de tinta, tner, cilindro de impresso, revelador, CDs, DVDs, disquetes, etc.); Recarga de gs; Aquisio de qualquer tipo de equipamento ou material permanente; Contratos de manuteno permanente, leasing, locao; Aquisio de seguros; Laudos, percias tcnicas e visitas tcnicas (tarifas para servios em domiclio); Despesas com autenticao de documentos; Registro de contratos e licenas de funcionamento; Tarifas bancrias e juros bancrios; Aquisio de materiais de escritrio, impressos e formulrios; Aquisio de materiais didticos; Despesas com xerox e plastificao de documentos; Despesas de juros, multas e atualizao monetria por atraso de pagamentos; Confeco de carimbos (exceto carimbo do CNPJ da APM).

Despesas com prestao de servios


Esse item s deve ser utilizado pelas APMs que recebem recursos especficos para a prestao de servios determinados. Em qualquer caso, as APMs no podero contratar pessoas jurdicas ou pessoas fsicas para a execuo de atividades prprias de servidores concursados.

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Intrues gerais para todas as verbas repassadas


Vericao prvia da idoneidade das empresas
Antes da aquisio de qualquer mercadoria ou contratao de servios, obrigatrio consultar o cadastro das empresas, verificando seus status na Secretaria da Receita Federal do Brasil e no SINTEGRA. Mais detalhes so dados nas instrues que constam no Sistema GDAE (Agenda de Eventos Financeiros). As consultas devem ser realizadas nos seguintes sites da internet: SECRETARIA DA RECEITA FEDERAL (www.receita.fazenda.gov.br): (no caso de aquisio de mercadorias ou servios) SINTEGRA (www.sintegra.gov.br): (apenas no caso de aquisio de mercadorias) Aps a consulta, imprimir o Carto do CNPJ e junt-lo Nota Fiscal da empresa correspondente, na Prestao de Contas.

Pesquisa Prvia de Preos


Todas as despesas pagas com verbas repassadas pela FDE, relacionadas na Prestao de Contas, devem conter a correspondente Pesquisa Prvia de Preos, de acordo com exigncia do Decreto n 34.350, de 11/12/1991 e sistemtica de digitao do Sistema GDAE. Chamamos a ateno para determinao do Tribunal de Contas do Estado, no sentido de que as aquisies sempre devem ser efetuadas das empresas que oferecem o menor preo unitrio de cada item, e no daquela que oferecer o menor preo global apresentado na planilha. Assim, para a mesma Pesquisa Prvia de Preos poder haver mais de um fornecedor para aquisio dos itens pesquisados. Lembramos que, por se tratar de recursos pblicos, todas as compras ou contratao de servios com verbas repassadas pela FDE esto sujeitas s disposies contidas na Lei Federal n 8.666/93 e suas alteraes (lei de Licitao e Contratos).

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Notas Fiscais e pagamento s empresas


As Notas Fiscais apresentadas nas Prestaes de Contas devem ser originais, primeiras vias e emitidas em nome e com o CNPJ da APM da escola, constando detalhadamente o material adquirido ou o servio prestado. No podem conter nenhum tipo de rasura, emenda ou ressalva.

Devem trazer no rodap ou na lateral direita os dados da grfica que imprimiu o talonrio (nome, endereo, CNPJ, Inscrio Estadual e CCM), data e quantidade da impresso, o nmero de ordem da primeira e da ltima Nota Impressa e o nmero da AIDF Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais.

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Deve trazer tambm o nmero do CNPJ da empresa emitente, impresso tipograficamente. Se no constar o nmero do CNPJ, vindo com o nmero do CPF do emitente, trata-se de documento de pessoa fsica e, nesse caso, deve ser observada a legislao que regula a contratao de profissionais autnomos. necessrio verificar na Instruo especfica se a verba repassada permite a contratao de pessoas fsicas (profissionais autnomos). Nas aquisies de produtos/mercadorias, todas as empresas so obrigadas emisso de Nota Fiscal de Venda. Quando se tratar da realizao de servios, as empresas so obrigadas emisso de Nota Fiscal de Servios. Empresas prestadoras de servios estabelecidas em alguns municpios podero entregar Notas Fiscais Eletrnicas de Servios (NF-e), em substituio Nota Fiscal convencional.

Carta de Correo de Notas Fiscais


S so permitidas Cartas de Correo de Notas Fiscais quando houver necessidade de regularizar a descrio do produto ou do servio prestado, conforme instrues no GDAE.

Realizao dos pagamentos


As Notas Fiscais no tm valor como recibo de quitao da transao comercial, servindo apenas como suporte fiscal da circulao da mercadoria e/ou da execuo do servio. Portanto, devem ser quitadas pela empresa emitente, com a aposio de carimbo de recebimento, autenticao mecnica ou recibo, informando que o valor foi devidamente pago As APMs s devem pagar as empresas mediante a prestao de sua Nota Fiscal, aps a aquisio da mercadoria ou prestao total do servio. As Notas Fiscais de Servio devem ser examinadas cuidadosamente, para verificar possvel necessidade de reteno de impostos na fonte. Nesses casos, aps apurar os impostos a serem retidos, deve-se pagar ao prestador do servio apenas o valor lquido, ou seja, o valor total da Nota Fiscal de Servio descontados os impostos retidos. Posteriormente, a APM deve providenciar a emisso das guias dos impostos retidos e recolh-los na rede bancria.

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Todas as operaes de pagamento devem ser obrigatoriamente feitas por meio de cheque da conta-corrente do Convnio FDE/APM, cruzado e emitido nominalmente a cada favorecido. No so permitidos saques em dinheiro para realizao de qualquer pagamento ou recolhimento de impostos. Informar, no corpo de cada Nota Fiscal e Guia de Recolhimento, o nmero do cheque emitido para o seu pagamento, para que possa ser conciliado com o dbito no extrato bancrio da conta-corrente especfica do Convnio. Se a APM optar por pagar boletos bancrios e guias de impostos retidos na fonte pela internet, o comprovante de quitao sempre dever apresentar dbito na conta-corrente da APM, especfica do Convnio. Nas Prestaes de Contas no sero aceitas guias de recolhimento quitadas pela internet, cujo dbito no tenha ocorrido na conta-corrente especfica do Convnio.

Reteno e recolhimento dos impostos


Esse item de especial importncia na administrao dos recursos das APMs, que tm a responsabilidade legal de efetuar as retenes sob pena de incidir em infraes tributrias ou previdencirias. Remetemos essa leitura para as instrues especficas que constam no Sistema GDAE, sobretudo o Roteiro para Reteno de Impostos na Fonte, detalhando o tipo de imposto a ser retido em cada caso e a forma de reteno.

Agenda de Eventos Financeiros da APM (no Sistema GDAE)


A Agenda de Eventos Financeiros da APM no Sistema GDAE (1 tela aps serem inseridos login e senha e selecionado o Mdulo Financeiro) uma importante fonte de informaes dos repasses efetuados pela FDE, bem como onde podem ser lidos e impressos os textos com Instrues e Comunicados de interesse da APM emitidos e distribudos rede de ensino a partir de 2008, alm do acesso a cada Prestao de Contas. Esse sistema permite: Consulta de repasses efetuados Consulta de Instrues e Comunicados Consulta do status e saldo financeiro das prestaes de contas

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TELA DA AGENDA DE EVENTOS FINANCEIROS

Documentos exigidos nas prestaes de contas


Devero ser apresentados, obrigatoriamente, os seguintes documentos nas prestaes de contas: 1. Relatrio de Prestao de Contas, devidamente datado, com nome do(a) Diretor(a) da Escola, nome e assinatura dos Diretores Executivo e Financeiro da APM, impresso via Sistema GDAE; 2. Notas Fiscais originais (1 via), comprovando os gastos, em nome e com o CNPJ da APM, devidamente quitadas, acompanhadas de cpia do carto do CNPJ da empresa e da pgina do Sintegra, bem como de eventuais originais das guias quitadas de impostos retidos na fonte, recolhidos pela APM; 3. Pesquisa Prvia de Preos com no mnimo trs cotaes de preos relativos s aquisies de materiais e prestao de servios. Ateno: se a Nota Fiscal lanada for discriminada por item, a Pesquisa (tambm por item) deve ser impressa diretamente pelo Sistema GDAE antes de concluir a prestao de contas. Se a Nota Fiscal for lanada pelo valor global, a APM dever elaborar planilha no modelo em Excel, digitando todos os valores pesquisados, para enviar FDE;

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4. Conciliao bancria do perodo, emitida no modelo da planilha em Excel (se for o caso); 5. Extrato bancrio do perodo de utilizao da verba, demonstrando os depsitos dos recursos repassados e a compensao de todos os cheques emitidos para o pagamento das despesas (cpia); 6. Recibo de depsito do valor devolvido FDE, quando for o caso; 7. Parecer do Conselho Fiscal da APM, devidamente datado, com nome legvel e assinatura dos Conselheiros Fiscais, aprovando as aquisies de mercadorias e a execuo de servios pagos com a verba durante o perodo. A ausncia deste documento acarreta a reprovao total da Prestao de Contas.

Antes do encaminhamento da Prestao de Contas Diretoria de Ensino, necessrio checar se todos os documentos acima foram atendidos, pois a ausncia de qualquer um deles acarretar a devoluo da Prestao de Contas para regularizao, atrasando o processo de conferncia/anlise e prejudicando a APM, a escola e os alunos. No se deve encaminhar documentos originais de prestao de contas em outros expedientes que no sejam especficos para sua anlise (por exemplo: em expedientes de resposta a cobranas). Devem ser encaminhados seguindo rigorosamente as orientaes contidas nos textos com Instrues, exceto se houver determinao expressa em contrrio do Departamento de Relaes com a APM (DRA), da FDE. A APM a responsvel legal pela guarda e arquivo de todos seus documentos originais de prestao de contas, pelo prazo que consta no Convnio celebrado com a FDE.

Montagem do Processo de Prestao de Contas


Para o encaminhamento dos documentos da Prestao de Contas Diretoria de Ensino, os mesmos devero ser anexados na seguinte ordem, com o objetivo de facilitar o controle do que encaminhado e sua anlise: Relatrio de Prestao de Contas; Nota Fiscal; Carto do CNPJ da empresa que forneceu a NF;

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Pgina do Sintegra com o cadastro da empresa que forneceu a NF (se for o caso); Guias de recolhimento originais e quitadas dos impostos incidentes sobre a Nota Fiscal acima (se for o caso); Pesquisa Prvia de Preos correspondentes s aquisies das mercadorias ou servios indicados na Nota Fiscal; Extrato bancrio; Recibo de depsito (se for o caso); Parecer do Conselho Fiscal da APM.

Todas as folhas includas nas Prestaes de Contas devero ser numeradas sequencialmente de forma legvel, de preferncia no lado superior direito, sendo que o Parecer do Conselho Fiscal sempre dever receber o ltimo nmero.

Lanamentos no Sistema GDAE Mdulo Financeiro


Todas as Prestaes de Contas devem ser lanadas no Sistema GDAE Mdulo Financeiro, registrando os pagamentos realizados e os recolhimentos de impostos no perodo. Os lanamentos devem obedecer s orientaes dadas para essa atividade nas instrues da FDE para que a Prestao de Contas seja concluda corretamente. recomendvel no deixar essa tarefa para os ltimos dias do prazo estabelecido, pois o Sistema GDAE pode ficar sobrecarregado, dificultando o trabalho. Ao receber de volta suas Prestaes de Contas, depois de analisadas pela FDE, a APM deve consultar o status delas no Sistema GDAE para verificar se h alguma providncia a ser tomada. Os documentos aceitos como comprovao dos gastos recebero um carimbo com os dizeres Verificado FDE-APM. Aqueles que no contiverem esse carimbo foram glosados, ou seja, apontadas incorrees que devero ser, em certos casos, retificadas pelas APMs. Nos casos em que a retificao no for possvel, os recursos devero ser devolvidos FDE.

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TELA DE CADASTRO DE LANAMENTOS DE NOTAS FISCAIS/TRIBUTOS

Status das Prestaes de Contas no Sistema GDAE


As Prestaes de Contas podero apresentar os seguintes status no Sistema GDAE Mdulo Financeiro: Em Cadastramento: indica que o prazo para a concluso dos lanamentos da Prestao de Contas no Sistema GDAE ainda no est esgotado, de acordo com a Instruo encaminhada; Atrasada: indica que, esgotado o prazo para a atualizao da verba e lanamento das despesas, a Prestao de Contas ainda no foi concluda no Sistema GDAE. Essa situao pode impedir a APM de receber futuros repasses; Aguardando Avaliao: indica que a APM concluiu a Prestao de Contas no Sistema GDAE. A documentao pode estar na FDE para ser analisada ou ainda na APM, na Diretoria de Ensino ou Coordenadoria de Ensino, para ser encaminhada FDE; Aprovada: indica que os documentos enviados para conferncia e anlise foram verificados e todos considerados aprovados. A Prestao de Contas no pode mais ser alterada;

Parcialmente Aprovada: este status s ocorre quando for Prestao de Contas do 1 e 2 perodos da verba de Manuteno do Prdio/Prestao de Servios

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e indica que a Prestao de Contas foi aprovada com ressalvas, com glosa de algum item que poder ou no ser corrigido e reapresentado no prximo perodo. A Prestao de Contas no pode mais ser alterada Esse status tambm permanece inalterado, para manter o histrico das avaliaes; Reprovada: indica que, avaliada pela FDE, a Prestao de Contas teve um ou mais itens glosados. Deve ser refeita com as devidas correes, concluda novamente e encaminhada FDE para nova anlise. O status Reprovada pode impedir a APM de receber futuros repasses.
TELA COM A LISTAGEM DOS DOCUMENTOS LANADOS

Regularizao de Prestao de Contas reprovadas


Para verificar o motivo da glosa de documentos que levou reprovao da Prestao de Contas (ou aprovao parcial), a mesma dever ser verificada no Sistema GDAE e, na tela Lista de Lanamentos de Prestao de Contas, verifique os itens que foram glosados. Toda indicao de item glosado trar, em seguida, um lanamento automtico do Retorno da Glosa, que corresponde devoluo do valor apontado para o saldo da prestao de contas.

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Se no houver possibilidade de soluo para regularizar o item glosado, o valor correspondente dever ser devolvido FDE, de acordo com orientaes contidas no item Devoluo de verba, deste documento. Quando a APM enviar Prestaes de Contas FDE para reavaliao, no necessrio encaminhar os documentos j aceitos e aprovados. Basta encaminhar apenas as Notas Fiscais relanadas e outros documentos solicitados (Pesquisa Prvia de Preos, guias de recolhimento de impostos, cpia do extrato bancrio, etc.), acompanhadas do novo Relatrio de Prestao de Contas devidamente assinado e com status Aguardando Avaliao.

Devoluo de verba
Quando ocorrer a necessidade de ser efetuada qualquer devoluo de valor, relativa a recursos repassados e no gastos ou de valores glosados, deve ser providenciado um depsito identificado na conta C da FDE, abaixo indicada, no Banco Nossa Caixa: Agncia 1355-2 PAB-FDE Conta n 13-000100-5

Para isso, necessrio se dirigir a qualquer agncia desse banco e, no guich do caixa, informar: 1. Nome da APM 2. Nmero do CNPJ da APM 3. Valor do depsito 4. Descrio do depsito: DEVOLUO VERBA MANUTENO/2009 (por exemplo)

Observao: Deve ser efetuado um depsito especfico para cada verba.

As informaes acima devem constar no Recibo de Depsito fornecido pelo banco APM. O valor depositado dever ser lanado imediatamente no Sistema GDAE Mdulo Financeiro, acessando a tela Lista de Lanamento de Prestao de Contas, regularizando o saldo.

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No dia seguinte ao depsito, a FDE receber um relatrio do Banco Nossa Caixa S/A, com as informaes contidas nos depsitos, que devero ser compatveis com os lanamentos do Sistema GDAE. Assim, possvel conciliar a entrada do recurso na conta da FDE com o lanamento no Sistema GDAE, identificando a APM depositante e contabilizando o recurso corretamente na verba de origem. Caso o depsito e o lanamento do Sistema GDAE no sejam efetuados de acordo com estas orientaes, a APM poder ficar prejudicada na conferncia e anlise de sua Prestao de Contas at que a situao seja devidamente elucidada. Depois do lanamento do depsito no Sistema GDAE, necessrio concluir a Prestao de Contas e encaminhar os documentos ainda no aprovados para conferncia e anlise da FDE, juntamente com o Relatrio de Prestao de Contas devidamente assinado e com status de Aguardando Avaliao.

Conta bancria do Convnio FDE/APM


A conta-corrente do Convnio FDE/APM mantida no Banco Nossa Caixa exclusiva para recebimento de recursos repassados pela FDE e pagamento das despesas do Convnio, autorizadas em Instrues especficas. No permitido receber nessa conta-corrente depsitos de outras origens, exceto aqueles de recursos prprios da APM, para cobrir eventuais diferenas em despesas com valor superior ao repassado pela FDE ou depsito para cobrir dbitos de tarifas bancrias no autorizadas pelo Convnio. No so permitidos saques em dinheiro da conta-corrente do Convnio FDE/ APM para realizar qualquer pagamento ou recolhimento de impostos. Recursos prprios da APM, de outros convnios ou outras finalidades devem ser movimentados e controlados em contas bancrias separadas. Salientamos que a conta-corrente do Convnio FDE/APM no est isenta da cobrana de todas as tarifas bancrias, sendo que tais dbitos devem ser suportados com recursos prprios da APM.

Municipalizao, desativao ou extino da unidade escolar


Na hiptese de ser determinada a municipalizao, desativao ou extino da unidade escolar, a APM deve prestar contas imediatamente de todas as verbas pendentes.

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Somente aps a aprovao de todas as prestaes de contas da APM, no restando nenhuma pendncia, poder ser emitido o Termo de Denncia do Convnio, que dever ser assinado pelas diretorias da FDE e da APM, dando por encerradas as obrigaes legais entre as partes. Ocorrendo algum dos eventos acima, a FDE tambm dever ser comunicada imediatamente, para que no sejam repassados novos recursos APM em questo.

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Reteno de impostos na fonte

Pagamento empresa prestadora de servio


Com relao a este item, vale considerar um exemplo: a empresa prestadora de servio XYZ contratada pela APM aps ser verificada sua situao cadastral na Secretaria da Receita Federal do Brasil (status ATIVA e atividade econmica compatvel). Concludo o servio contratado, apresenta Nota Fiscal de Servio de R$ 1.200,00, sendo que h necessidade de reteno de INSS, IRRF e ISS. O pagamento empresa prestadora do servio e os recolhimentos dos impostos devero ser feitos da seguinte forma: Pagamento empresa X, atravs de cheque da c/c do Convnio, cruzado e nominal ao favorecido. GPS ref. a reteno de 11% do INSS, a ser recolhido pela APM na rede bancria, atravs de cheque da c/c do Convnio DARF ref. a reteno de 1% do IRRF, a ser recolhido pela APM na rede bancria, atravs de cheque da c/c do Convnio Guia de Recolhimento do Municpio ref. a reteno de 5% do ISS, a ser recolhido pela APM na rede bancria, atravs de cheque da c/c do Convnio. TOTAL DO PAGAMENTO EMPRESA E DOS RECOLHIMENTOS (IGUAL AO VALOR TOTAL DA NOTA FISCAL)

996,00

132,00

12,00

60,00

1.200,00

Manual de utilizao dos recursos do convnio FDE APM 25

Resumindo: a. Deve ser pago empresa prestadora do servio apenas o valor lquido (valor total da Nota Fiscal de Servios descontados os impostos retidos), sempre com cheque da conta-corrente especfica do Convnio FDE/APM, cruzado e nominal ao favorecido; b. Providenciada a emisso das guias, a prpria APM deve efetuar os recolhimentos na rede bancria, tambm atravs de cheques da conta-corrente especfica do Convnio FDE/APM.

Caso a APM opte por fazer o recolhimento dos impostos retidos atravs da internet, o comprovante do recolhimento deve apresentar o dbito na conta-corrente especfica do Convnio FDE/APM no Banco Nossa Caixa. Ateno: a atividade de recolher os impostos retidos na rede bancria no pode ser delegada ao prestador de servio. Se isso for feito, no haver reteno alguma, pois nenhum valor ser descontado do seu pagamento. Caso a APM no faa a reteno e os recolhimentos na forma acima descrita, poder ser autuada pelo rgo fiscalizador e notificada a recolher o valor do principal acrescido de multa, juros e atualizao monetria. Isso ocorre devido legislao que trata do assunto que atribui ao tomador do servio (a APM) a responsabilidade tributria pela reteno e recolhimento dos impostos.

Emisso das guias de recolhimento de impostos retidos na fonte


As guias de recolhimento dos impostos retidos na fonte pela APM devem ser emitidas observando-se rigorosamente as instrues. Todas as guias de recolhimento devem ser lanadas no Sistema GDAE, juntadas respectiva Nota Fiscal e encaminhadas nas Prestaes de Contas. Mais informaes constam das instrues expedidas pela FDE sobre este tema.

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FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO - FDE Diretoria Administrativa e Financeira Gerncia Financeira Rodolfo Brichner Departamento de Relaes com a APM Carlos A. Silva

Assessoria da Presidncia Nodete M. Peano Christianne Boulos Superviso de Comunicao e Assuntos Institucionais Maria Ribeiro Coordenao Thais Liberato Elaborao Priscila Beltrame Thiago Oliveira Alexandre S. Morais

Chefe do Departamento Editorial da FDE Brigitte Aubert Projeto grfico e editorao Daniele Ftima Oliveira Reviso de texto Luiz Thomazi Filho

CTP, impresso e acabamento Art Printer Grficos Ltda. Tiragem 7.000 exemplares