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FDE APM
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GOVERNO DO ESTADO DE SO PAULO Governador Jos Serra Vice-Governador Alberto Goldman Secretrio da Educao Paulo Renato Souza Secretrio-Adjunto Guilherme Bueno de Camargo FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO - FDE Presidente Fbio Bonini Simes de Lima Diretor Administrativo e Financeiro Ary Pissinatto Diretora de Projetos Especiais Claudia Rosenberg Aratangy Diretor de Tecnologia da Informao Joo Thiago de Oliveira Poo Diretor de Obras e Servios Pedro Huet de Oliveira Castro
Secretaria da Educao do Estado de So Paulo Praa da Repblica, 53 Centro 01045-903 So Paulo SP Telefone: 11 3218-2000 www.educacao.sp.gov.br Fundao para o Desenvolvimento da Educao Avenida So Lus, 99 Repblica 01046-001 So Paulo SP Telefone: 11 3158-4000 www.fde.sp.gov.br
So Paulo, 2010
Apresentao
Por meio de convnio celebrado entre a Associao de Pais e Mestres de cada escola da rede pblica estadual de So Paulo e a Fundao para o Desenvolvimento da Educao FDE, estabelecida uma parceria de forma a favorecer a atuao integrada de pais, professores e gestores pblicos no aprimoramento do ensino. Para tanto, so repassados s APMs recursos provenientes da Secretaria de Estado da Educao, de maneira a instrumentaliz-las na execuo de suas finalidades institucionais. Este Manual de Utilizao dos Recursos do Convnio FDE-APM tem a finalidade de orientar as Associaes de Pais e Mestres das escolas da rede pblica do Estado de So Paulo quanto adequada utilizao e prestao de contas dos recursos recebidos, em especial, aqueles regularmente destinados manuteno preventiva e conservao do prdio escolar e seus equipamentos. Assim, embora o Manual no substitua as instrues e comunicados relativos utilizao dos recursos, esperamos que sirva como referncia s aes das APMs.
Fbio Bonini Simes de Lima Presidente da Fundao para o Desenvolvimento da Educao FDE
Sumrio
O que a Associao de Pais e Mestres apm? Associao de Pais e Mestres APM Os objetivos da APM Obrigaes fiscais e sociais da APM Planejamento Repasse de recursos Direcionamento de recursos Utilizao dos recursos Manuteno preventiva e conservao do prdio escolar Prazo de utilizao e gastos permitidos Manuteno preventiva e conservao do prdio escolar e equipamentos Despesas com institucionalizao Gastos no permitidos Intrues gerais para todas as verbas repassadas Verificao prvia da idoneidade das empresas Pesquisa Prvia de Preos Notas Fiscais e pagamento s empresas Carta de Correo de Notas Fiscais Realizao dos pagamentos Reteno e recolhimento dos impostos Agenda de Eventos Financeiros da APM (no Sistema GDAE) Documentos exigidos nas prestaes de contas Montagem do Processo de Prestao de Contas Lanamentos no Sistema GDAE Mdulo Financeiro Status das Prestaes de Contas no Sistema GDAE Regularizao de Prestao de Contas reprovadas Devoluo de verba Conta bancria do Convnio FDE/APM Municipalizao, desativao ou extino da unidade escolar Reteno de impostos na fonte Pagamento empresa prestadora de servio Emisso das guias de recolhimento de impostos retidos na fonte 7 7 7 8 8 9 9 10 10 10 10 11 12 13 13 13 14 15 15 16 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 25 26
Os objetivos da APM
Os principais objetivos da APM so: Colaborar com a direo do estabelecimento para atingir os objetivos educacionais pretendidos pela escola. Representar as aspiraes da comunidade e dos pais de alunos na escola. Mobilizar os recursos humanos, materiais e financeiros da comunidade, para auxiliar a escola, provendo condies que permitam: a) contribuir para a melhoria do ensino; b) desenvolver atividades de assistncia ao escolar, nas reas socioeconmica e de sade; c) contribuir para a conservao e manuteno do prdio, do equipamento e das instalaes; d) programar atividades culturais e de lazer que envolvam a participao conjunta dos pais, professores e alunos. Colaborar na programao do uso do prdio da escola pela comunidade, inclusive nos perodos ociosos, ampliando-se o conceito de escola como o lugar exclusivo de ensino para ser um centro de atividades comunitrias.
Favorecer o entrosamento entre pais e professores possibilitando: a) aos pais, informaes relativas tanto aos objetivos educacionais, mtodos e processos de ensino, quanto ao aproveitamento escolar de seus filhos; b) aos professores, maior viso das condies ambientais dos alunos e de sua vida no lar.
Planejamento
Para a boa execuo das verbas recebidas pelas APMs, imprescindvel um planejamento correto, realista e bem orientado, dispondo de um documento que oriente suas aes durante o ano. Os gestores das APMs devero fazer um planejamento anual das necessidades, despesas, disponibilidade financeira, obrigaes fiscais e prioridades da escola tendo em vista o melhor aproveitamento dos recursos disponibilizados pelo Convnio FDE.
Repasse de recursos
Direcionamento de recursos
As APMs podero receber diversos repasses ao longo do ano, com autorizaes distintas, considerando as especificidades de cada repasse. A APM receber tambm instrues com todos os detalhes para o correto desembolso e prestao de contas. Os repasses so feitos em razo do Convnio firmado entre a FDE e a APM. Esses repasses devem ser controlados separadamente, pois permitem gastos distintos, ou seja, os repasses pelo Programa Escola da Famlia no podem ser gastos com conserto de carteiras escolares, por exemplo. Assim, cada repasse requer: da FDE, a emisso de uma instruo respectiva, contendo orientaes gerais sobre a aplicao dos recursos; da APM, o gasto conforme a instruo; da APM, a correta prestao de contas.
Se os repasses forem nicos, o saldo remanescente dever ser devolvido FDE. Se, como no caso de manuteno e conservao, forem peridicos, devero ser gastos at o final do exerccio fiscal (ltimo dia do ano), devendo o saldo ser devolvido FDE. As APMs devero manter depositados no Banco Nossa Caixa S.A., em conta de aplicao financeira de renda fixa lastreada por ttulos do governo, os valores repassados e ainda no utilizados. No captulo seguinte h instrues especficas sobre o uso de recursos de manuteno e conservao.
de R$ 200,00 (duzentos reais) devem ser justificados por meio de ofcio enviado anexo Prestao de Contas. Sempre que houver necessidade de conserto/recuperao de bens permanentes, imprescindvel a indicao do nmero do patrimnio no corpo da Nota Fiscal. Para a recuperao de mobilirio escolar existe um programa especfico, que no onera a APM. Para mais informaes, a Diretoria de Ensino deve ser consultada. Ressalte-se tambm a necessidade de a APM fazer uma adequada programao para recuperao de seus equipamentos, tendo em vista o fato de poder utilizar no 2 semestre a verba do PDDE Programa Dinheiro Direto na Escola, repassada pelo FNDE/MEC. No Portal da FDE na internet pode ser obtido o texto Roteiro para Conservao de Edifcios Escolares, documento que orienta a manuteno fsica dos prdios escolares. Para fazer o download desse texto, acesse www.fde.sp.gov.br, clique no link Servios de Qualidade e, em seguida, no link do Roteiro.
Observaes gerais Recomendamos que as prioridades de gastos sejam amplamente discutidas com a comunidade escolar e, aps definidas e aprovadas, seja lavrada a respectiva Ata de reunio da APM contendo as decises. As empresas contratadas para a realizao dos servios devero ser idneas, tecnicamente qualificadas, e seus funcionrios devero usar equipamentos de proteo individual. Alguns servios, como controle de vetores e pragas urbanas, por exemplo, exigem que a empresa possua Licena de Funcionamento especfica, expedida por autoridade competente do Estado ou Municpio. A APM deve exigir cpia desse documento antes da contratao do servio.
Gastos no permitidos
A verba de Manuteno do Prdio e Equipamentos Escolares no pode ser utilizada, entre outros itens, para: Execuo de obras que impliquem alterao da rea construda, como ampliaes; Adequaes e construes de ambientes ou dependncias, bem como outras que necessitem de avaliao tcnica e aprovao da Gerncia de Obras da FDE; Aquisio de divisrias ou materiais para sua confeco; Instalao de portes eletrnicos ou automatizao de portes; Aquisio de material de limpeza e higiene pessoal; Aquisio de materiais de consumo e suprimentos de informtica (papel, cartucho de tinta, tner, cilindro de impresso, revelador, CDs, DVDs, disquetes, etc.); Recarga de gs; Aquisio de qualquer tipo de equipamento ou material permanente; Contratos de manuteno permanente, leasing, locao; Aquisio de seguros; Laudos, percias tcnicas e visitas tcnicas (tarifas para servios em domiclio); Despesas com autenticao de documentos; Registro de contratos e licenas de funcionamento; Tarifas bancrias e juros bancrios; Aquisio de materiais de escritrio, impressos e formulrios; Aquisio de materiais didticos; Despesas com xerox e plastificao de documentos; Despesas de juros, multas e atualizao monetria por atraso de pagamentos; Confeco de carimbos (exceto carimbo do CNPJ da APM).
Devem trazer no rodap ou na lateral direita os dados da grfica que imprimiu o talonrio (nome, endereo, CNPJ, Inscrio Estadual e CCM), data e quantidade da impresso, o nmero de ordem da primeira e da ltima Nota Impressa e o nmero da AIDF Autorizao de Impresso de Documentos Fiscais.
Deve trazer tambm o nmero do CNPJ da empresa emitente, impresso tipograficamente. Se no constar o nmero do CNPJ, vindo com o nmero do CPF do emitente, trata-se de documento de pessoa fsica e, nesse caso, deve ser observada a legislao que regula a contratao de profissionais autnomos. necessrio verificar na Instruo especfica se a verba repassada permite a contratao de pessoas fsicas (profissionais autnomos). Nas aquisies de produtos/mercadorias, todas as empresas so obrigadas emisso de Nota Fiscal de Venda. Quando se tratar da realizao de servios, as empresas so obrigadas emisso de Nota Fiscal de Servios. Empresas prestadoras de servios estabelecidas em alguns municpios podero entregar Notas Fiscais Eletrnicas de Servios (NF-e), em substituio Nota Fiscal convencional.
Todas as operaes de pagamento devem ser obrigatoriamente feitas por meio de cheque da conta-corrente do Convnio FDE/APM, cruzado e emitido nominalmente a cada favorecido. No so permitidos saques em dinheiro para realizao de qualquer pagamento ou recolhimento de impostos. Informar, no corpo de cada Nota Fiscal e Guia de Recolhimento, o nmero do cheque emitido para o seu pagamento, para que possa ser conciliado com o dbito no extrato bancrio da conta-corrente especfica do Convnio. Se a APM optar por pagar boletos bancrios e guias de impostos retidos na fonte pela internet, o comprovante de quitao sempre dever apresentar dbito na conta-corrente da APM, especfica do Convnio. Nas Prestaes de Contas no sero aceitas guias de recolhimento quitadas pela internet, cujo dbito no tenha ocorrido na conta-corrente especfica do Convnio.
4. Conciliao bancria do perodo, emitida no modelo da planilha em Excel (se for o caso); 5. Extrato bancrio do perodo de utilizao da verba, demonstrando os depsitos dos recursos repassados e a compensao de todos os cheques emitidos para o pagamento das despesas (cpia); 6. Recibo de depsito do valor devolvido FDE, quando for o caso; 7. Parecer do Conselho Fiscal da APM, devidamente datado, com nome legvel e assinatura dos Conselheiros Fiscais, aprovando as aquisies de mercadorias e a execuo de servios pagos com a verba durante o perodo. A ausncia deste documento acarreta a reprovao total da Prestao de Contas.
Antes do encaminhamento da Prestao de Contas Diretoria de Ensino, necessrio checar se todos os documentos acima foram atendidos, pois a ausncia de qualquer um deles acarretar a devoluo da Prestao de Contas para regularizao, atrasando o processo de conferncia/anlise e prejudicando a APM, a escola e os alunos. No se deve encaminhar documentos originais de prestao de contas em outros expedientes que no sejam especficos para sua anlise (por exemplo: em expedientes de resposta a cobranas). Devem ser encaminhados seguindo rigorosamente as orientaes contidas nos textos com Instrues, exceto se houver determinao expressa em contrrio do Departamento de Relaes com a APM (DRA), da FDE. A APM a responsvel legal pela guarda e arquivo de todos seus documentos originais de prestao de contas, pelo prazo que consta no Convnio celebrado com a FDE.
Pgina do Sintegra com o cadastro da empresa que forneceu a NF (se for o caso); Guias de recolhimento originais e quitadas dos impostos incidentes sobre a Nota Fiscal acima (se for o caso); Pesquisa Prvia de Preos correspondentes s aquisies das mercadorias ou servios indicados na Nota Fiscal; Extrato bancrio; Recibo de depsito (se for o caso); Parecer do Conselho Fiscal da APM.
Todas as folhas includas nas Prestaes de Contas devero ser numeradas sequencialmente de forma legvel, de preferncia no lado superior direito, sendo que o Parecer do Conselho Fiscal sempre dever receber o ltimo nmero.
Parcialmente Aprovada: este status s ocorre quando for Prestao de Contas do 1 e 2 perodos da verba de Manuteno do Prdio/Prestao de Servios
e indica que a Prestao de Contas foi aprovada com ressalvas, com glosa de algum item que poder ou no ser corrigido e reapresentado no prximo perodo. A Prestao de Contas no pode mais ser alterada Esse status tambm permanece inalterado, para manter o histrico das avaliaes; Reprovada: indica que, avaliada pela FDE, a Prestao de Contas teve um ou mais itens glosados. Deve ser refeita com as devidas correes, concluda novamente e encaminhada FDE para nova anlise. O status Reprovada pode impedir a APM de receber futuros repasses.
TELA COM A LISTAGEM DOS DOCUMENTOS LANADOS
Se no houver possibilidade de soluo para regularizar o item glosado, o valor correspondente dever ser devolvido FDE, de acordo com orientaes contidas no item Devoluo de verba, deste documento. Quando a APM enviar Prestaes de Contas FDE para reavaliao, no necessrio encaminhar os documentos j aceitos e aprovados. Basta encaminhar apenas as Notas Fiscais relanadas e outros documentos solicitados (Pesquisa Prvia de Preos, guias de recolhimento de impostos, cpia do extrato bancrio, etc.), acompanhadas do novo Relatrio de Prestao de Contas devidamente assinado e com status Aguardando Avaliao.
Devoluo de verba
Quando ocorrer a necessidade de ser efetuada qualquer devoluo de valor, relativa a recursos repassados e no gastos ou de valores glosados, deve ser providenciado um depsito identificado na conta C da FDE, abaixo indicada, no Banco Nossa Caixa: Agncia 1355-2 PAB-FDE Conta n 13-000100-5
Para isso, necessrio se dirigir a qualquer agncia desse banco e, no guich do caixa, informar: 1. Nome da APM 2. Nmero do CNPJ da APM 3. Valor do depsito 4. Descrio do depsito: DEVOLUO VERBA MANUTENO/2009 (por exemplo)
As informaes acima devem constar no Recibo de Depsito fornecido pelo banco APM. O valor depositado dever ser lanado imediatamente no Sistema GDAE Mdulo Financeiro, acessando a tela Lista de Lanamento de Prestao de Contas, regularizando o saldo.
No dia seguinte ao depsito, a FDE receber um relatrio do Banco Nossa Caixa S/A, com as informaes contidas nos depsitos, que devero ser compatveis com os lanamentos do Sistema GDAE. Assim, possvel conciliar a entrada do recurso na conta da FDE com o lanamento no Sistema GDAE, identificando a APM depositante e contabilizando o recurso corretamente na verba de origem. Caso o depsito e o lanamento do Sistema GDAE no sejam efetuados de acordo com estas orientaes, a APM poder ficar prejudicada na conferncia e anlise de sua Prestao de Contas at que a situao seja devidamente elucidada. Depois do lanamento do depsito no Sistema GDAE, necessrio concluir a Prestao de Contas e encaminhar os documentos ainda no aprovados para conferncia e anlise da FDE, juntamente com o Relatrio de Prestao de Contas devidamente assinado e com status de Aguardando Avaliao.
Somente aps a aprovao de todas as prestaes de contas da APM, no restando nenhuma pendncia, poder ser emitido o Termo de Denncia do Convnio, que dever ser assinado pelas diretorias da FDE e da APM, dando por encerradas as obrigaes legais entre as partes. Ocorrendo algum dos eventos acima, a FDE tambm dever ser comunicada imediatamente, para que no sejam repassados novos recursos APM em questo.
996,00
132,00
12,00
60,00
1.200,00
Resumindo: a. Deve ser pago empresa prestadora do servio apenas o valor lquido (valor total da Nota Fiscal de Servios descontados os impostos retidos), sempre com cheque da conta-corrente especfica do Convnio FDE/APM, cruzado e nominal ao favorecido; b. Providenciada a emisso das guias, a prpria APM deve efetuar os recolhimentos na rede bancria, tambm atravs de cheques da conta-corrente especfica do Convnio FDE/APM.
Caso a APM opte por fazer o recolhimento dos impostos retidos atravs da internet, o comprovante do recolhimento deve apresentar o dbito na conta-corrente especfica do Convnio FDE/APM no Banco Nossa Caixa. Ateno: a atividade de recolher os impostos retidos na rede bancria no pode ser delegada ao prestador de servio. Se isso for feito, no haver reteno alguma, pois nenhum valor ser descontado do seu pagamento. Caso a APM no faa a reteno e os recolhimentos na forma acima descrita, poder ser autuada pelo rgo fiscalizador e notificada a recolher o valor do principal acrescido de multa, juros e atualizao monetria. Isso ocorre devido legislao que trata do assunto que atribui ao tomador do servio (a APM) a responsabilidade tributria pela reteno e recolhimento dos impostos.
FUNDAO PARA O DESENVOLVIMENTO DA EDUCAO - FDE Diretoria Administrativa e Financeira Gerncia Financeira Rodolfo Brichner Departamento de Relaes com a APM Carlos A. Silva
Assessoria da Presidncia Nodete M. Peano Christianne Boulos Superviso de Comunicao e Assuntos Institucionais Maria Ribeiro Coordenao Thais Liberato Elaborao Priscila Beltrame Thiago Oliveira Alexandre S. Morais
Chefe do Departamento Editorial da FDE Brigitte Aubert Projeto grfico e editorao Daniele Ftima Oliveira Reviso de texto Luiz Thomazi Filho
CTP, impresso e acabamento Art Printer Grficos Ltda. Tiragem 7.000 exemplares