Tutorial Access

TC. EDGAR DE LA CRUZ GARCA.
CONTENIDO 1. Introduccin 2. Creacin de una base de datos con Access 3. Las tablas 4. Los campos 5. Propiedades de los campos 6. Los formularios 7. rdenar! buscar! reempla"ar # filtrar
$. Consultas a la base de datos %. &Cmo relacionar tablas' 1(. Los informes 11. Las macros 12. Los mdulos
1. Introduccin 1.1. Qu es una ase de datos!
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene, una clnica, de sus pacientes y mdicos, una empresa, de sus productos, ventas y empleados. A este tipo de informacin se le llama datos. Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener informacin no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. ebe permitir en principio! "#ntroducir datos "Almacenar datos "$ecuperar datos y traba%ar con ellos &odo esto se puede hacer con una ca%a de zapatos, l'piz y papel( pero a medida que la cantidad de datos aumenta, han de cambiar las herramientas. )e pueden usar carpetas, archivadores*, pero en un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las mismas. 1.1.1. Ta "a o #ic$ero% re&istro ' ca()o Un programa de base de datos almacena la informacin que introducimos en forma de ta "as como las que podemos ver, por e%emplo, en un listn telefnico!
+n este listn nos interesa tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie de personas. ,ara que aparezcan de modo claro los hemos desglosado en tres apartados! Nombre, Direccin y Telfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna diferente. As es mucho m's sencillo encontrar la direccin de una persona buscando a partir de su nombre. Aqu podemos ver cmo la informacin referida a una persona, -un dato-, aparece en una fila de la tabla! a esto es a lo que se denomina Re&istro. A cada una de las partes en las que hemos desglosado la informacin se le denomina .ampo, y al con%unto formado por todos los registros, Ta "a. Re&istro! es el concepto b'sico en el almacenamiento de datos. +l registro agrupa la informacin asociada a un elemento de un con%unto y est' compuesto por campos.
Ta "a! con%unto de registros homogneos con la misma estructura. &enemos entonces lo siguiente!
1.1.*. Ti)os de ca()os +n el listn telefnico podemos ver que hay unos campos m's importantes que otros! as el +o( re es fundamental para que el registro tenga sentido. )era absurdo que apareciera una direccin en el listn sin ir acompa/ado de un nombre. ,or este motivo se suelen denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos secundarios a los que lo complementan. 1.*. Ti)os de ase de datos, )"anas ' re"aciona"es ,ara hacer una base de datos que cumpla las funciones de listn telefnico necesitamos una sola tabla, pero puede haber casos en los que necesitemos m's de una. Un hospital, por e%emplo, necesitar' almacenar m's datos adem's del nombre y direccin de sus pacientes. &endr' que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. 0+s posible almacenar esta informacin en una sola tabla1!
+sta tabla contiene de modo abreviado los campos que interesan en una base de datos de este tipo. ,ero se plantea un problema! si cada vez que viene un paciente al mdico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente 2direccin y telfono3 estar'n repetidos muchas veces. )i esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendr' gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentar' su tama/o y la har' menos eficaz. ,ara hacer una base de datos como sta se usar'n necesariamente varias tablas que luego se relacionar'n por un campo com4n en ambas!
e esta manera se consigue que no haya datos repetidos. .on esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. 5asta con introducir su cdigo para que el 6estor de base de datos sepa de que paciente se trata. ,ara que se pueda establecer esta relacin es necesario que las dos tablas contengan un ca()o en co(-n 2en este caso el cdigo del mdico3. A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama ase de datos re"aciona". .uando se utiliza solamente una tabla hablamos de una ase de datos )"ana. 7o todos los programas de gestin de base de datos tienen esta capacidad de mane%ar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad . 6eneralmente todos los programas de base de datos de propsito m4ltiple de 4ltima generacin tienen capacidad relacional. Algunos de los m's conocidos son Oracle, 8o9, Access, 8ile:a;er , < , 5utler* 1.*.1. E.e()"o de ase de datos re"aciona" Otra base de datos posible para un hospital sera sta! guardar slo informacin sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. Asumiendo que cada mdico tiene slo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un mdico de cabecera la estructura de la base de datos sera sta!
)e observa que e9isten re"aciones entre distintos o .etos de la realidad. +stas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar informacin de manera precisa y r'pida. +sta ase de datos re"aciona" estar' formada por ta "as. .on la caracterstica de que las mismas se relacionan entre s mediante uno o m's ca()os. )e puede decir que cada o .eto de la realidad ser' una ta "a en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de refle%ar las re"aciones antes mencionadas. As, para este e%emplo, se pueden emplear las siguientes tablas!
.ada ta "a est' compuesta por re&istros, y en este caso, cada registro contendr' la informacin pertinente de! un paciente, un doctor o una especialidad. A su vez, cada re&istro est' formado por diferentes ca()os, por e%emplo, para la tabla pacientes tendremos los siguientes campos ! 7ombre, Apellidos, ireccin, &elfono, #dentificador. A cada ca()o se le asociar' un ti)o de dato de acuerdo con lo que se quiera guardar en l, como se ver' m's adelante. 1./. A"&unas consideraciones so re dise0o de ases de datos
Antes de ver lo que es el programa en s es importante que se tenga claro qu pasos hay que seguir al dise/ar una base datos. =. +s importante conocer e9actamente para qu se quiere usar la base de datos, qu datos son los que interesan de los que e9isten en la realidad y qu informacin se necesitar' e9traer. >. Una vez que esto est claro, se definen las &ablas que compondr'n la base de datos. entro de cada tabla, se piensa qu campos ser'n necesarios. .onviene detenerse y definir correctamente la base de datos, ya que un mal dise/o har' que el sistema sea lento y los resultados no sean los esperados. 1.1. 2ases de datos de red +l uso de una base de datos de un listn telefnico personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. +l listn telefnico slo lo utilizar' una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitar'n ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. +n la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo! una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos( el mdico para estudiar el caso de ese paciente( y desde administracin necesitar'n los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalizacin. &odos ellos necesitar'n por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. +sto sera imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede acceder m's que sent'ndose delante. )i se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de datos iguales, al final del da y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya no tendra nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas sera del todo inviable.
,ara este tipo de bases de datos con m4ltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. +stas est'n situadas en un 4nico ordenador "llamado ser3idor 2generalmente ordenadores de gran potencia3" y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que permita el acceso a ella "los llamados c"ientes". ?os Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre ella al mismo tiempo! uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, est' introduciendo datos en la base. 6estores de este tipo son! Oracle, ,?<, 5> o )@? )erver, que est' pensados 4nicamente para este uso y no se emplean para bases de datos personales. 8ile:a;er y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de peque/as empresas, que no necesitan un n4mero de accesos simult'neos muy alto. 1.4. Uti"idad de una ase de datos ?as tres cosas b'sicas que debe permitir un gestor de base de datos son! introducir datos, almacenarlos y recuperarlos. Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas incomparablemente superiores a los mtodos tradicionales de almacenamiento de datos! archivadores, carpetas, etc. .ualquier gestor debe permitir! ordenar los datos, realizar b4squedas, mostrar distintas vistas de los datos, realizar c'lculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos y e9portarlos.
1.4.1. 5rdenar datos Un listn telefnico, para que sea 4til debe estar ordenado por el orden alfabtico de los nombres. el mismo modo cualquier programa de base de datos debe permitir hacer lo mismo. +l orden en una base de datos puede ser alfabtico, numrico, de fecha o de hora( por cualquier campo, y de modo ascendente o descendente. As, se puede ordenar indistintamente la tabla de 6isitas por la fecha de la visita, por los nombres de los pacientes o por el n4mero de cdigo. &ambin se puede especificar varios criterios al mismo tiempo! por e%emplo, por orden alfabtico de nombre y, para los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita. 1.4.*. 2-s7uedas +n los antiguos sistemas de archivo de datos si se quera buscar un con%unto determinado de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio determinado 2por e%emplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor3. ?uego visualmente y a mano, a menudo con gran traba%o y prdida de tiempo, ir e9trayendo los registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tena que seguir el proceso contrario. +n el caso de que se quisiera hacer una b4squeda por un criterio diferente al del orden del archivo 2por editoriales en el e%emplo anterior3 resultaba del todo imposible. .ualquier programa de base de datos realiza b4squedas muy r'pidas por cualquiera de los campos de la base, indistintamente del modo en que estn ordenados. ,ermiten hacer b4squedas con varios criterios distintos 2de este autor y con fecha de publicacin posterior a esta3, b4squedas combinadas 2 de tal autor o de tal otro3, contrarias 2que no sean de este autor3, etc. eshacer la b4squeda es igual de r'pido. Una vez hecha la e9traccin, el programa nos permite realizar los mismos procesos que con el total de la base de datos 2ordenaciones, informes*3 pero e%ecutados 4nicamente sobre los registros e9trados. 1.4./. 8or(u"arios e in#or(es +n las bases de datos, los datos se almacenan en forma de tablas. +sto no quiere decir que deban tener esta forma de presentacin en la pantalla a la hora de introducir datos o e9traerlos, ni que haya que imprimirlos as. Aqu es donde entran los conceptos de formulario e informe. Ambos son similares, pero tienen una funcin diferente. 5'sicamente los formularios son presentaciones hechas para mostrar los datos en pantalla, mientras que los informes est'n pensados para imprimirlos. 8or(u"arios .ualquier programa de base de datos permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. +sto tiene motivos funcionales y estticos.
?os formularios permiten mostrar al mismo tiempo en la pantalla campos procedentes de distintas tablas relacionadas de forma que resulte mucho m's sencillo traba%ar con ellas. Al mismo tiempo se puede hacer que no aparezcan determinados campos. +sto es fundamental tanto en las bases multiusuario como en la base de datos del e%emplo del hospital. +n este tipo de bases de datos no interesar' que todos los usuarios vean todos los datos. A una enfermera le interesa acceder a los datos mdicos del paciente pero en modo alguno a los datos econmicos que estar'n almacenados en la misma base de datos. +n el caso de una persona que traba%e en administracin del hospital ocurre lo contrario! debe tener acceso a los datos econmicos pero no a los mdicos. ?os formularios, unidos a un acceso a la base de datos mediante usuarios y contrase/as, permiten solucionar este problema. )e puede hacer que cada usuario vea los datos que le interesan manteniendo ocultos los restantes. ,or otro lado los formularios permiten dar una apariencia m's agradable a la presentacin de los datos que hace que el traba%o con ellos sea m's cmodo, permitiendo insertar datos, modificarlos, o eliminar alg4n registro. ?os informes son presentaciones de los datos preparadas para imprimir. ?os gestores de base de datos tienen la capacidad de ir intercalando los datos de la base sobre te9tos con cualquier formato de tal forma que generan de modo autom'tico cartas, etiquetas postales, listados.
1.4.1. C9"cu"os ' su(arios ?os programas de bases de datos tienen la capacidad de realizar operaciones matem'ticas sobre los registros. As, por e%emplo, si se tiene almacenado en un campo de una tabla el salario de los empleados el programa puede calcular el salario menos impuestos de cada empleado. +n la mayor parte de las bases de datos, los datos procedentes de los c'lculos no quedan almacenados aumentando el tama/o de la base de datos, si no que slo queda guardada la operacin o frmula.
&ambin es posible realizar operaciones y c'lculos estadsticos sobre el total de los registros! el programa puede calcular el n4mero de mdicos que traba%an en el hospital o en cada departamento, lo que han cobrado entre todos o desglosado por departamentos, etc. A este tipo de operaciones se les suele denominar su(arios porque son resultado de c'lculos sobre grupos de registros. 1.:. Los e.e()"os de" (anua" +n el manual se utilizan varios e%emplos para e9plicar el funcionamiento de Access. os de ellos son de un hospital. ,ara mayor comprensin de los e%emplos a continuacin se muestra la estructura de cada e%emplo de forma clara. +%emplo =!
Un paciente puede acudir al mdico muchas veces en la vida. +n cada visita que realiza el paciente le puede atender un mdico distinto por motivos distintos. Un mdico a su vez atiende a muchos pacientes. +n esta base de datos la relacin entre los pacientes y los mdicos se ha realizado creando una tabla! visitas. ?os campos en com4n son los cdigos de los pacientes y de los mdicos. +stos campos compartidos tienen el origen en la tabla que los cre 2tabla mdicos o tabla pacientes3 pero esos mismos datos se podr'n ver en la tabla visitas gracias a la relacin. e esa forma los datos de una visita en parte proceder'n de las tablas mdicos y pacientes, y en parte ser'n datos propios de visitas.
+%emplo >!
+n esta base de datos la relacin entre la tabla de los mdicos y la de pacientes es m's directa. Aay una tercera tabla para tener un listado de las especialidades y no escribir el nombre mal. +n este e%emplo cada mdico tiene ad%udicada una lista de pacientes. A cada paciente le corresponde un mdico de cabecera. ,or tanto el campo que permite la relacin es el nombre del mdico 2:dicos3 y mdico de cabecera 2,acientes3. *. Creacin de una ase de datos con Access C(o crear un #ic$ero de ase de datos! Al iniciar el programa se presentar' la siguiente ventana! )e selecciona Base de datos en blanco y se hace doble clic. Aparecer' otro cuadro de di'logo en el que se dar' nombre a la base de datos que se va a crear. )e debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.
)e escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botn Crear. Aparecer' la ventana de Access.
esde esta ventana se traba%an las bases de datos de Access. )eleccionando las pesta/as se accede a los distintos elementos que componen una base de datos( tablas, consultas, formularios, informes, macros y mdulos. ,ara volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botn .
+n el apartado de cada elemento de la base de datos se e9plicar' como crearlo desde la ventana de cada uno. ,ero desde la ventana de base de datos hay dos formas de crear cualquier elemento sin necesidad de seleccionar la pesta/a! &abla, .onsulta.... +ste botn cambia dependiendo del 4ltimo ob%eto creado. Al pulsarlo se crear' otro ob%eto similar al 4ltimo creado. )i se quiere elegir otro ob%eto slo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. )e desplegar' el men4 de todos los elementos de Access!
+n este men4 se encuentran todos los elementos que componen Access. ,ara crear uno de ellos, basta con situar el ratn por encima de l y hacer clic. Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pesta/a es a travs del men4 Insertar.
*.1. Crear un nue3o #ic$ero de ase de datos
)i se est' utilizando Access, con una base de datos abierta y se desea crear un nuevo fichero, se puede pulsar la tecla o seleccionar Archivo|Nuevo. *.*. Los (en-s de Access +n la ventana de Access, como en todos los programas de :icrosoft, hay un :en4 y una 5arra de herramientas. ?a diferencia de Access es que tiene >> barras de herramientas distintas. ?as barras de herramientas y el men4 varan seg4n el elemento que est seleccionado! tablas, consultas,formularios, informes...
7ada m's crear una base de datos, no todos los botones est'n activos. #r'n variando seg4n se vayan a/adiendo elementos a la base de datos y seg4n lo que se seleccione( tabla, consulta, formulario, informe, macros, mdulos* ?a barra de herramientas tiene los botones agrupados por la funcin que realizan, muchos de estos grupos se repiten en las diferentes barras. +stos son todos los botones que componen la barra de herramienta de la ventana general de Access. )eg4n se vayan viendo los diferentes elementos de Access se ver' que en sus barras aparecen muchos de estos elementos y otros nuevos! =B. :uestra las vistas disponibles >B. Abre una base de datos ya e9istente CB. 6uarda la base de datos actual =B. ,ermite buscar archivos en el disco duro o en una unidad de red >B. #mprime el elemento seleccionado CB. :uestra la presentacin preliminar de lo que se imprimir' =B .orrige la ortografa >B .ortar CB. .opiar <B ,egar eshacer! deshace la 4ltima accin realizada.
+stos son los vnculos que tiene Access con el Office! .on el :) Dord para combinar y publicar 2correspondencia3 .on +9cel para analizar los datos
+stas opciones analizan los datos
+ditor de secuencias de comandos en :icrosoft .digo :uestra las propiedades del elemento que est seleccionado, la fecha de creacin, y la 4ltima modificacin
=B. .rea nuevos elementos de la base de datos
=B. :uestra las relaciones e9istentes entre las tablas o ayuda a crearlas >B ?lama al ayudante de Office /. Las ta "as ,ara empezar a traba%ar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. entro de cada una hay que definir los campos que contendr'n la informacin. /.1. C(o crear una ta "a! ,ara crear una tabla se selecciona la pesta/a siguiente ventana! aparecer' la
+stas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla! 1. Vista Hoja de datos! crea una nueva tabla con formato de tabla. +n la primera fila de la tabla aparecen los campos! .ampo =, .ampo >* sobre los cuales se escriben los nombres de los campos. 2. Vista Diseo! permite crear los campos manualmente y configurar el dise/o de la tabla. 3. Asistente para tablas! el asistente pide las caractersticas de los campos y de la tabla y la genera autom'ticamente. 4. Importar tabla! esta opcin permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access. 5. Vincular tabla! crea vnculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efect4en en los datos se transmiten a aqullas. .ualquiera de estas opciones es v'lida para crear una base de datos. ,ero las opciones a travs de las cuales se crea personalmente una tabla son Eista Ao%a de datos y Eista ise/o. .on la opcin Eista ise/o se crea la estructura para luego rellenar los datos en Eista Ao%a de datos. ,ero tambin se puede empezar directamente en Eista Ao%a de datos introduciendo la informacin y Access crea la estructura autom'ticamente. /.*. Las 6istas de "a ta "a ?as tablas se pueden ver desde dos vistas distintas, en cada una de ellas no slo cambia el aspecto de la tabla, sino que adem's varan el men4 y la barra de herramientas!
+sta es la barra de herramientas y el men4 de ista Dise!o!
+n la Eista Ao%a de datos el men4 a/ade todo lo relacionado con -$egistros- ya que en esta vista se pueden introducir datos. +n la barra de herramientas se a/aden elementos de orden de los datos!
/.*.1. 6ista ;o.a de datos .on esta opcin es m's f'cil entender cmo se almacena la informacin en una base de datos. A continuacin se va a crear la tabla ,acientes. )e selecciona ista "o#a de datos y se pulsa Aceptar.
+n esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los campos. ,ara esto se hace doble clic sobre .ampo= y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. +n el caso de la tabla ,acientes el primer campo va a ser -7ombre-. ?os nombres de los campos tienen que cumplir unas normas. 7o pueden tener m's de F< caracteres, no pueden tener puntos, e9clamaciones o corchetes. ,or otro lado no puede haber dos campos que se llamen de la misma manera.
,ara que Access cree la estructura de la tabla basta con introducir los nombres de los campos y un registro.
,ara escribir el primer registro se sit4a el ratn sobre el campo y se escribe el primer dato. ,ara pasar a la siguiente columna se puede usar el ratn o la tecla tabulador. )iguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se a/aden los campos! apellidos, fecha de nacimiento y direccin.
.omo a4n no se han definido las caractersticas de los campos, es conveniente hacerlo antes de introducir m's datos, esto se hace en el modo de vista dise/o. /.*.*. 6ista Dise0o )e elige ista Dise!o y se pulsa Aceptar. Access pedir' que se le d un nombre a la tabla.
)e escribe el nombre! ,acientes en el recuadro y se pulsa Aceptar. A continuacin aparecer' otro mensa%e comunicando que no se ha creado una clave principal.
,or el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se ver' m's adelante en este manual.
espus de pulsar No, se abrir' la ventana de dise/o de la tabla ya creada con el tipo de dato definido por Access de forma autom'tica.
+n la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido autom'ticamente Access con los datos introducidos. .omo se ve en cada columna se introducen diferentes caractersticas del campo! < +o( re de" ca()o! los nombres de los campos. < Ti)o de datos! te9to, numrico, fechaGhora, contador, )iG7o, memo, moneda, ob%eto O?+. < Descri)cin! en esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad. < =ro)iedades de "os ca()os ! estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto. +n este manual se va a crear una base de datos de un hospital. )e ha empezado con la tabla de los pacientes pero no se han introducido todos los campos. 8altan los campos! se9o, poblacin, provincia, telfono, 7#. +l tipo de dato se ver' mas adelante en el apartado campos, %unto con la descripcin y las propiedades del campo. ,or ahora se introduce el nombre del campo y se selecciona el tipo de dato tal y como aparecen en este gr'fico!
/.*./. Insertar un ca()o +l campo )e9o se encuentra entre Apellidos y 8echa de 7acimiento. ,ara introducir un campo nuevo entre dos ya e9istentes pulsa la tecla .+l campo insertado aparecer' sobre el campo que estaba seleccionado cuando se puls la tecla insertar campo en este caso, estaba seleccionado $echa de nacimiento, por lo tanto el nuevo campo se crear' encima de l y se le pondr' el nombre %e&o. ,ara introducir el nombre del campo %e&o se tiene que seleccionar el campo $echa de nacimiento, y pulsar insertar campo!
/.*.1. Introducir e" no( re de" ca()o ,ara introducir el nombre se hace clic sobre la celda correspondiente y se teclea el nombre que se le vaya a dar al campo.
/.*.4. E"e&ir e" ti)o de dato :ientras en el ista "o#a de datos no se introduzcan datos Access asigna a todos los campos el tipo de dato' te&to. )i se hubiera introducido un dato numrico el tipo de dato sera numrico. ,ara cambiar el tipo de dato, basta con situarse sobre el campo. +n la celda de tipo de datos aparecer' una flecha. Al pulsar sobre ella se despliega un men4 en el que se puede seleccionar el tipo de dato.
+l tipo de dato que se le va a dar al campo $echa de Nacimiento es $echa(hora. ,ara cambiar el tipo de dato se pulsa sobre esa celda, en la parte derecha de la celda aparece una flecha, que al ser pulsada despliega un men4. ,ara seleccionar el tipo de dato que interese hay que situarse sobre l con el ratn.
,ara a/adir los campos! poblacin, provincia, telfono, ratn sobre la fila en blanco que sigue a ireccin. /.*.:. >o3er un ca()o
7# y edad basta con situar el
A continuacin se va a mover el campo 7# y se va a situar deba%o de $echa de nacimiento. ,ara mover el campo, primero se debe seleccionar haciendo clic sobre l. +l campo cambia de color y a su izquierda aparece una flecha. )ituando el cursor sobre esta flecha el cursor mismo se convierte en otra flecha. )i se pulsa en ese momento el botn del ratn se puede arrastrar el campo a la posicin que se quiera. e modo que la tabla de pacientes quedar' finalmente as!
/./. La c"a3e )rinci)a" ?a clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. +l contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera 4nica. e modo que no se podr'n introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. ,ara la tabla ,acientes se tiene que pensar que campo no se repite. ,odra ser el campo nombre, pero el nombre no es algo 4nico. ?os campos nombre y apellidos %untos tambin se podran repetir en alg4n caso. e modo que lo m's indicado es crear un cdigo 4nico para cada paciente. )e selecciona el campo nombre y se inserta un campo. )e llama .digo del paciente y se elige el tipo de dato Autonumrico. +ste tipo de dato hace que Access genere un n4mero 4nico a cada registro de la tabla. e esta forma es totalmente seguro que el campo no tendr' ning4n registro repetido. +s decir los datos de un paciente no aparecer'n repartidos en tres veces, sino en una sola vez, de forma que cuando se quiera consultar el estado fsico de un paciente se tendr' la seguridad de que ah est'n todos sus datos mdicos.
,ara establecer este campo como clave principal se hace clic sobre l y en la barra de Aerramientas se pulsa el botn )stablecer Clave *rincipal . &ambin se puede realizar esta operacin desde el +en, )dicin| Clave *rincipal.
7o se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. )i no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de di'logo pidiendo que se establezca!
)i se elige la opcin %i, Access crear' autom'ticamente un campo Autonumrico que ser' la clave principal. /./.1. Ti)os de c"a3e )rinci)a" +n :icrosoft Access e9isten tres tipos de clave principal! Autonumrico, .ampo simple y .ampos m4ltiples. /./.1.1. C"a3es )rinci)a"es de Autonu(rico Un campo Autonumrico puede establecerse para que el programa introduzca autom'ticamente un n4mero secuencial cuando se agrega un registro a la tabla. esignar un campo de este tipo como clave principal de una tabla es la forma m's sencilla de crear una clave principal. .uando no se establece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, :icrosoft Access pregunta si se desea que cree una clave principal autom'ticamente. )i se contesta afirmativamente, :icrosoft Access crear' una clave principal de Autonumrico. /./.1.*. C"a3es )rinci)a"es de Ca()o si()"e )i se tiene un campo que contiene valores e9clusivos, como n4meros de identificacin o n4meros de pieza, se puede designar ese campo como la clave principal. )i el campo seleccionado como clave principal tiene valores duplicados o 7ulos, :icrosoft Access no establece la clave principal. )e puede e%ecutar una .onsulta de buscar duplicados con el fin de determinar qu registros contienen datos duplicados. )i no se puede eliminar f'cilmente las entradas duplicadas mediante la edicin de los datos, se puede agregar un campo Autonumrico y establecerlo como clave principal o bien definir una clave principal de campos m4ltiples.
/./.1./. C"a3es )rinci)a"es de Ca()os (-"ti)"es +n situaciones en las que no se puede garantizar la e9clusividad de un solo campo, se pueden designar dos o m's campos como clave principal. ?a situacin m's com4n en la que surge este problema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin varios a varios. )i no se est' seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una clave principal de campos m4ltiples, probablemente resultar' m's conveniente agregar un campo Autonumrico y designarlo como la clave principal en su lugar. /.1. Guardar "a ta "a Una vez haya definido la estructura de la tabla se pulsa el botn de Guardar . o se elige Archivo|Guardar. +l nombre que se le va a asignar a esta tabla es ,acientes. .onviene guardar la tabla siempre que se realiza alg4n cambio. /.4. A rir ' tra a.ar una ta "a ,ara abrir una tabla de una base de datos ya e9istente, primero se tendr' que estar en esa base de datos. ,ara abrir una base de datos, se selecciona Archivo|Abrir, o se pulsa el botn . Aparecer' una ventana de di'logo con las diferentes bases de datos, se selecciona la que interese y se pulsa Aceptar. Una vez abierta la base de datos, siempre aparece la ventana de la base de datos, con m4ltiples pesta/as. )e elige la pesta/a desea abrir. y se hace clic sobre la tabla que se
)e pulsa el botn Abrir, si se desea introducir datos, o Dise!o si se desea a/adir un campo o variar las propiedades de los campos. Una vez se encuentra dentro de una de estas dos opciones siempre se tiene la oportunidad de cambiar pulsando el botn cambiar de vistas!
/.4.1. Introducir datos en "a ta "a +n Eista Ao%a de atos se pueden introducir datos. +n el primer registro slo aparecer' una fila. )e hace clic sobre ella y se escriben los datos en los campos. +n el momento en que se empiece a escribir se a/adir' una fila m's. +n la primera columna de la fila sobre la que est escribiendo aparecer' un l'piz, y en la siguiente un asterisco. ,ara pasar de un campo a otro pulse #ntro o &abulador.
.uando se quiere a/adir otro registro slo se tiene que pinchar sobre la fila con el asterisco. 1. Los ca()os ,ara crear los campos de una manera m's completa es necesario profundizar en cada una de las caractersticas de un campo. 1.1. +o( re de" ca()o +n esta columna se introduce el nombre de los campos. ?a columna tiene un m'9imo de F< caracteres. )e pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar con un espacio. 7o se pueden utilizar! los puntos, los signos de admiracin, los acentos graves ni los corchetes. entro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre. +l nombre del campo debe ser descriptivo de la informacin que el campo va a contener para no crear confusin a la hora de traba%ar con los datos. 1.*. Ti)o de datos =. &e9to! almacena cadenas de caracteres, ya sean n4meros 2con los que no se vaya a realizar operaciones3, letras o cualquier smbolo. *. +u(rico! Almacena n4meros destinados a realizar operaciones. Aay cinco tama/os! 5yte! para almacenar el rango de H a >II +ntero! para el rango entre "C>JFK y C>JFJ +ntero ?argo! para el rango entre">.=<J.<KC.F<K y >.=<J.<KC.F<J )imple! para n4meros decimales entre el "C,<9 =HCK y el C,<9 =HCK con J decimales oble! oble para n4meros entre el "=,JLJ9 =HCK con =I lugares decimales.
/. 8ec$a?$ora! fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta. 1. Autonu(rico! +s un valor numrico que Access incrementa de modo autom'tico cada vez que se a/ade un registro. 7o se puede modificar manualmente. 4. @i?+o! ,ara almacenar datos que slo tengan dos posibilidades! si"no, H"=, verdadero"falso, blanco"negro... :. >e(o! ,ara almacenar te9to largo, hasta de F<HHH bytes. A. >oneda! ,ara almacenar valores de moneda. B. 5 .eto 5LE! )on ob%etos tales como gr'ficos, te9to, im'genes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado. 1./. Descri)cin +n esta columna se introduce la descripcin del contenido del campo o su finalidad. +l te9to que se introduzca aparecer' en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, de este modo se facilita el introducir el contenido adecuado en cada campo. +n la tabla pacientes, que se ha creado en el apartado anterior, la descripcin podra ser la siguiente!
?as propiedades de los campos ayudan a detallar el tipo de dato que va a contener un campo, y por lo tanto la utilidad del mismo dentro de la base de datos. ?as propiedades se e9plican en el captulo ,ropiedades de los campos. A continuacin se crean estas dos tablas para poder continuar con el e%emplo de la base de datos de un hospital!
?a clave principal de la tabla :dicos es el cdigo del mdico y de la tabla visita, el n4mero de visita. 4. =ro)iedades de "os ca()os +stableciendo las propiedades de los campos en ista Dise!o se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto. 4.1. Ta(a0o de" ca()o +sta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numrico como los de te9to. +n los campos de te9to el tama/o del campo indica el n4mero de caracteres que puede contener. +l valor m'9imo es de >II caracteres y por defecto Access aplica IH. )e puede introducir un valor inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tama/o inferior al de alg4n campo los caracteres restantes se perder'n. +n los de tipo numrico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores fraccionarios. +l campo numrico puede tener estos tama/os! 5yte, +ntero, +ntero ?argo, )imple y oble.
+l 5yte es el que menos tama/o tiene y por tanto el que menos ocupa. +l oble es el que mas ocupa. 7o conviene que el tama/o sea mayor de lo necesario, ya que cuanto m's ocupe un campo m's lento se procesaran los datos cuando se est traba%ando. 4.*. 8or(ato +sta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Ob%etos O?+. +l formato slo afecta a la presentacin de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. ?os n4meros y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos. ?os n4meros pueden aparecer con separador de miles, con un smbolo de moneda o con un determinado n4mero de decimales. )i no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato 6eneral y los datos aparecen tal y como se hayan introducido. +l formato que se especifique para un campo de una tabla ser' el que Access utilice para los formularios e informes basados en dicha tabla. )i se realiza un cambio de formato despus de haber creado un formulario o un informe, este formato nuevo no le afectar'. ,ara garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los valores establecidos para los formatos de n4mero y de fechaGhora en la seccin internacional del ,anel de .ontrol de DindoMs. 4.*.1. 8or(atos de ca()os de ti)o +u(rico ' >oneda. )i no especifica ning4n formato, o si especifica el formato n4mero general, Access presentar' los n4meros sin separador de miles ni ning4n otro tipo de formato. )i se desea que los n4meros de un campo aparezcan con alg4n formato determinado se presiona la flecha de la derecha en 8ormato, aparecen dos columnas! la izquierda indica el nombre del tipo de formato y la derecha el resultado de aplicar ese formato a un n4mero. 4.*.*. Lu&ares deci(a"es .uando se selecciona un formato de n4mero que no sea n4mero general en esta propiedad se puede especificar un n4mero de lugares decimales e9acto. )i se ha escogido el formato n4mero general slo se presentar' el n4mero de lugares decimales necesarios para cada valor. 4.*./. 8or(atos )ersona"iCados de ca()os nu(ricos
Aunque en la propiedad formato se puede elegir un formato ya creado de la lista que se despliega, Access tambin permite establecer un formato propio. +ste formato se crean a travs de cdigos que Access convierte en formatos. Un tipo de formato se crea con cuatro secciones! =B. ,ara los n4meros positivos >B. ,ara los n4meros negativos CB. ,ara los que tengan valor cero <B. ,ara los que no tengan ning4n valor 2que el campo est vaco3
+%emplo de las cuatro secciones! N.NNH,HH ( "N.NNH,HH( H,HH( -Eaco4.*.1. Cdi&os de #or(ato )ara ca()os de cua"7uier ti)o ,ara crear formatos personalizados para cualquier tipo de campos se utilizan estos cdigos!
4.*.4. 8or(atos de ca()os de ti)o TeDto ' >e(o +n estos dos campos no hay ning4n formato predefinido. )i se desea se puede crear uno propio. Al igual que en los campos numricos un formato se crea en varias secciones con unos cdigos. +n los campos de te9to y memo slo hay dos secciones, la primera se usa si el campo tiene te9to y la segunda si el campo est' vaco.?os cdigos son los siguientes!
4.*.:. 8or(atos de ca()os de ti)o 8ec$a?;ora ?os formatos predefinidos de este campo dependen de la configuracin de la seccin internacional del panel de control de DindoMs. +n este tipo de campo tambin se pueden crear formatos personalizados. .on la diferencia de que slo hay una seccin!
4.*.A. 8or(ato de ca()os ti)o @i?+o )i no se ha seleccionado un formato para este campo, Access mostrar' un "= para ) y un H para 7o. +n este tipo de campos hay formatos predefinidos y tambin se pueden crear formatos personalizados. Aay tres secciones! =B. +scribir punto y coma >B. $epresentar los valores que no sean cero CB. -(-$epresentar los valores cero +n el campo )e9o se ha seleccionado un tipo de dato )iG7o. +n este tipo de dato no hay nada predefinido para seleccionar un se9o. ( -Aombre- ( -:u%er.uando se introducen los datos dependiendo desde que vista aparecer' un botn al que hay que activar o desactivar. )i el botn est' en blanco el valor es cero, por tanto el se9o de ese registro ser' mu%er. )i se activa o selecciona el valor de ese campo ya no ser' cero por tanto el se9o ser' hombre. 4./. Lu&ares deci(a"es +sta propiedad slo la tienen los campos de tipo numrico y de moneda. n4mero de cifras decimales en la presentacin de los campos. +sta propiedad tiene dos configuraciones! =. e H a =I. Aparecer'n tantas cifras decimales como se indiquen sin tener en cuenta las que se especifiquen en el formato. >. Auto! aparecer' el n4mero de cifras decimales predeterminadas para cada formato o la que este definida en la propiedad formato. 4.1. >9scara de entrada +sta propiedad la tienen los campos de te9to, numrico, fechaGhora y de moneda. Obliga a que los datos introducidos en un campo se a%usten a una plantilla determinada. ,ara crear una m'scara hay un esquema de C partes separadas por -(-! =B. ,resenta la m'scara de entrada >B. #ndica si los caracteres literales empleados en la m'scara se almacenan o no en el campo %unto con los datos. )e escribe H para que se guarden y = para que no se guarden CB. +specifica el car'cter que debe aparecer en los espacios en blanco de la m'scara. Access por defecto utiliza el subrayado. ?os cdigos son los siguientes! etermina el
+%emplo! 2LHH3HHL"HH HH( H( -O4.4. TEtu"o +sta propiedad la tienen todos los tipos de campos. +specifica la etiqueta que se utilizar' en la presentacin del campo cuando se crean tablas, formularios e informes. 4.:. 6a"or )redeter(inado +sta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Ob%eto O?+. #ntroduce un valor por defecto en todos los campos. +ste valor lo introduce el usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. .uando este valor vare se puede modificar. 4.A. Re&"a de 3a"idacin +sta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo .ontador y Ob%eto O?+. )e especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitir' ese dato.
,ara introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona $egla de validacin en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unos puntos suspensivos. )e hace clic sobre ellos. Aparecer'una ventana para generar e9presiones, en esta ventana habr' que especificar esas condiciones. 4.B. TeDto de 3a"idacin .uando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validacin no aparece ning4n mensa%e que e9plique por qu no admite el dato a no ser que se utilice el te9to de validacin. +n esta propiedad se debe introducir cu'l es la condicin que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa. 4.F. Re7uerido )e aplica a todos los campos menos a los de tipo .ontador. )i se encuentra activado )i no de%ar' que el usuario abandone un registro sin haberlo rellenado. 4.1G. =er(itir "on&itud cero )e aplica a los campos de tipo te9to y memo. +sta propiedad es 4til para las consultas y e9presiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma. ,ara introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas 2--3. 4.11. IndeDado )e puede aplicar a todos los tipos de campo menos a :emo, )iG7o, y Ob%eto O?+. +sta propiedad crea un ndice de ese campo. e modo que acelera las b4squedas de un registro por el contenido de ese campo. 7o conviene aplicarlo mas que al campo por el que se vayan a realizar las b4squedas porque si no la actualizacin de los datos ser' muy lenta. )in duplicados! es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber dos campos con la misma clave. .on duplicados, hace que Access cree un ndice normal con cada uno de los registros. :. Los #or(u"arios ?a introduccin de los datos directamente sobre las tablas es bastante incmoda. 7o slo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas,
sino que adem's los registros est'n uno encima de otro. )i se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro. ?os formularios permiten la introduccin de datos en las tablas de una forma m's sencilla y m's limpia. +n vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a travs de los formularios. Aay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros %untos, o tambin se puede dise/ar un formulario con un formato totalmente personalizado. +n una base de datos se puede crear m's de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas. ?as tablas almacenan la informacin, los formularios se encargan de recogerla. ,ara que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan. :.1. Crear #or(u"arios ,ara crear un nuevo formulario se selecciona la pesta/a la base de datos. )e pulsa Nuevo, aparecer' la siguiente ventana! de la ventana de
+n esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear un formulario. .rear el formulario manualmente en ista dise!o, con asistentes o con los autoformularios. < 6ista Dise0o! seleccionando esta opcin se puede crear un formulario totalmente personalizado. < Asistente )ara #or(u"arios ! Access crea autom'ticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. .on este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.
< Auto#or(u"ario, co"u(nas! Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. .ada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna. < Auto#or(u"ario, ta u"ar! crea autom'ticamente un formulario con todos los campos en formato tabular! ?os registros aparecen en filas y columnas. +n este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido. < Auto#or(u"ario, $o.a de datos ! esta opcin crea autom'ticamente un formulario con el formato de ho%a de datos. +ste es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos. < Asistente )ara &r9#icos! crea un formulario con un gr'fico, muestra los datos en formato gr'fico. < Asistente )ara ta "as din9(icas ! crea un formulario de :icrosoft Access con una tabla din'mica de :icrosoft +9cel. Una tabla din'mica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los mtodos de c'lculo que se eli%an. ,ara continuar con el e%emplo del hospital se va a crear un formulario de la tabla pacientes. )e selecciona Autoformulario' columnas y la tabla ,acientes. ,ara seleccionar la tabla se pulsa sobre la flecha de la derecha, se despliegan las diferentes tablas que e9isten en la base de datos. ,ara seleccionar una se hace clic sobre ella. )i se quisiera e9traer datos de varias tablas se tendra que seleccionar ista Dise!o o Asistente para formularios, o bien crear una consulta de varias tablas y hacer un formulario con ella. :.*. Auto#or(u"ario, co"u(nas Al seleccionar la opcin Autoformulario' columnas Access autom'ticamente generar' un formulario en columnas y lo abrir' en ista $ormulario! :.*.1. 6istas de 8or(u"ario +n 8ormulario hay tres vistas distintas, adem's de la presentacin preliminar. :.*.1.1. 6ista dise0o .omo su nombre indica en esta vista fundamentalmente se vara el dise/o del formulario. ?a ventana se compone de un men4 y tres barras de herramientas!
?a primera barra de herramientas se refiere al dise/o de formularios. ,uede aparecer integrada deba%o del men4 o de forma independiente tal como aparece en el gr'fico de deba%o!
+l botn ca%a de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de herramientas. P el botn autoformulario para crear un autoformulario cuando se desee. +l resto de los elementos que componen la barra ya se han visto. ?a siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de te9tos.
5 .eto! dentro del marco aparecer' el ob%eto seleccionado. )i se pulsa la flecha de la derecha aparecer'n todos los ob%etos del formulario. Aaciendo clic sobre cualquiera de ellos el ob%eto se seleccionar' y se le podr'n aplicar todas las caractersticas de formato que se quiera. )eleccionando a travs de este men4 los ob%etos slo se pueden seleccionar de uno en uno. 8uente! al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que e9isten, y que se pueden aplicar a todos los ob%etos de un formulario. Ta(a0o! sirve para dar mayor n4mero de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tama/o. Co"or de" orde o de "a "Enea ! pulsando sobre este botn se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicar' al ob%eto que est seleccionado. Anc$o de" orde de "a "Enea ! hay seis grosores diferentes adem's del que viene por defecto. E#ecto es)ecia"! hay seis efectos especiales para aplicar al campo! sin relieve, con relieve, ba%o relieve, grabado, sombreado y cincelado. +n el cuadro de herramientas se encuentran todos los elementos que componen el formulario, se e9plicar'n en el apartado -./. los controles!
:.*.1.*. 6ista #or(u"ario +sta vista es para introducir los datos en el formulario. ?a barra de herramientas es la misma que la de Eista Ao%a de datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros!
?os elementos de la barra de herramientas son todos conocidos. :.*.1./. 6ista ;o.a de datos +n esta vista se introducen datos como si se tratara de una ho%a de c'lculo. +sta vista es com4n con la Eista Ao%a de datos de las tablas, la 4nica diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas.
+l formulario creado autom'ticamente no es muy claro. ?as etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones. ,ara me%orar la presentacin se pulsa el botn ista de la barra de herramientas, y se cambia a ista Dise!o, el aspecto del formulario ser' este!
,ara modificar la posicin, el tama/o y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qu es cada elemento, como se mueven, modifican o a/aden nuevos elementos.
?os elementos que componen un formulario se llaman controles. :./. Los contro"es &oda la informacin de un formulario est' contenida en los controles. ?os controles son ob%etos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. ?os controles tambin son elementos del informe. ?os controles pueden ser dependientes, independientes o calculados. < Contro" de)endiente! est' unido a un campo de una tabla o consulta. ?os controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos. < Contro" inde)endiente! no tiene un origen en una tabla o consulta. ?os controles independientes se pueden utilizar para mostrar informacin, lneas, rect'ngulos e im'genes, independientemente de que estos e9istan en la tabla. < Contro" ca"cu"ado! el origen de los datos es una e9presin, no un campo. Una e9presin es una combinacin de operadores 2-Q-(-R-, -"-,-S- y -G-3, nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. ?a e9presin puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario. A los controles se tiene acceso a travs del cuadro de herramientas de la Eista dise/o. +stos son los diferentes tipos de controles! .uadro de te9to +tiqueta 6rupo de opciones 5otn de opcin .asilla de verificacin 5otn de alternar .uadro combinado .uadro de lista 5otn de comando #magen )irven para mostrar o introducir datos .rea una etiqueta 8ormado por un grupo de casillas de verificacin o botones de opcin. )lo permite que se active una opcin. ,ara valores )iG7o. )e puede utilizar dentro de un grupo de opciones. ,ara valores )iG7o. )e puede utilizar dentro de un grupo de opciones. ,ara valores )iG7o. 7o puede utilizarse dentro de un grupo de opciones. ,ermite seleccionar un elemento de una lista o escribir el dato directamente. ,ermite seleccionar un elemento de una lista. #nserta un botn que al ser pulsado e%ecuta instrucciones. #nserta un marco para incluir una imagen. 7o es
:arco de ob%eto dependiente :arco de ob%eto independiente )ubformularioGsubinform e )alto de p'gina ?nea $ect'ngulo
un ob%eto O?+. 7o se edita. #nserta un marco para incluir un ob%eto O?+ que depende del valor de un campo. #nserta un marco para incluir un ob%eto O?+ que no depende del contenido de un campo. ,ermite introducir un formulario dentro de otro. .uando el formulario tiene mas de una p'gina, as se indica dnde empieza cada una. #nserta una lnea en el formulario. #nserta un rect'ngulo.
+n el cuadro de herramientas hay otros botones que no son controles! ,ulsando este botn se podr' seleccionar cada uno de los ob%etos. ,ara utilizar el asistente de controles. ,ara ver m's controles. :./.1. >ane.o de "os contro"es Aay controles que muestran informacin que slo est' en el formulario 2controles independientes3 estos son las etiquetas, las lneas y los rect'ngulos. ?os cuadros de te9to, los marcos de ob%eto muestran informacin contenida en la tabla o consulta adyacente. ,ara realizar cualquier modificacin en un control se hace clic sobre l. ,ara modificar el tama/o de la etiquetas y desplazar los campos se selecciona la etiqueta!
< @e"eccionar! para seleccionar varios campos se debe pulsar la tecla :ay4sculas o .ontrol y sin soltarla hacer clic sobre todos los elementos que se desee seleccionar. )i por equivocacin se seleccionara uno que no se quisiera, sin soltar la tecla :ay4sculas se debe volver a hacer clic para deseleccionar. &ambin se puede seleccionar uno o varios elementos haciendo un cuadrado con el ratn. ,ara realizar esta operacin se hace clic sobre una de las esquinas de lo que va a ser el cuadrado, se arrastra el ratn en diagonal sin soltar el botn, cuando ese cuadrado abarque todo lo que se quiere seleccionar se suelta el botn del ratn.
< >odi#icar e" ta(a0o! haciendo clic sobre los cuadraditos peque/os de las esquinas se modifica el tama/o del ob%eto seleccionado. +l ratn se convertir' en una flecha que apunta en dos direcciones y al estirar hacia una de ellas variar' el tama/o. < >odi#icar "a )osicin! si se pulsa sobre la esquina superior izquierda el ratn se convertir' en una mano con el dedo ndice apuntando hacia arriba.
Aaciendo clic se podr' mover la etiqueta o el campo de forma independiente. )in embargo si pasa el ratn sobre cualquiera de los bordes del campo o de la etiqueta el cursor ser' una mano abierta. )i se hace clic y se mueve se mover' tanto el campo como la etiqueta.
< A"inear! para alinear varios elementos primero hay que seleccionarlos y luego abrir el men4 8ormatoTAlinear y se desplegar' un men4 para seleccionar respecto a qu lado se deben alinear esos campos. +n vista dise!o tambin se pueden a/adir m's elementos a la presentacin de formularios que se ver'n m's adelante. :odificando el formulario con respecto a la creacin autom'tica del programa, el aspecto del formulario ser' m's claro!
Una vez creado este formulario, se puede introducir todos los datos que se quiera. ,ara moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay deba%o del formulario!
,ara crear un nuevo registro se puede pulsar el botn .rear un nuevo registro. ,ara pasar de un campo a otro dentro del formulario se puede utilizar el ratn, la tecla tabulador o la tecla #ntro. Una vez se han introducido todos los datos de un registro si se vuelve a pulsar #ntro se crea un nuevo registro en blanco. :.1. Asistente )ara #or(u"arios Otra forma de generar un formulario es utilizando el asistente para formularios. &ras pulsar 7uevo aparecer' esta ventana!
+n este caso se selecciona Asistente para formularios. espus se selecciona la tabla de la que se van a e9traer los campos y se pulsa Aceptar. Aparecer' esta ventana!
+n esta ventana se eligen los campos que se desea que aparezcan en el formulario. Aunque en la ventana anterior se ha seleccionado la tabla de la cual se quieren e9traer los campos para el formulario, a4n se puede cambiar de tabla pulsando sobre la flecha que se encuentra ba%o Tablas(Consultas. Una vez seleccionada la tabla se escogen los campos que se quiere que aparezcan en el formulario. )e pueden seleccionar todos los campos o slo algunos. #ncluso se pueden seleccionar campos de diferentes tablas para un mismo formulario. ,ara seleccionar los campos del formulario se utilizan los botones que hay entre Campos disponibles y Campos seleccionados! ,asar un campo ,asar todos los campos +liminar un campo +liminar todos los campos ya seleccionados
,ara a/adir un campo a la lista de Campos seleccionados! primero se selecciona el campo con el ratn y despus se pulsa el botn . +l campo aparecer' en la zona de la derecha! Campos seleccionados. A su vez el campo desaparecer' de la lista de Campos disponibles.
&ras seleccionar todos los campos que se quiere que aparezcan en el formulario se pulsa el botn %i0uiente para continuar con la creacin del formulario.
)iempre se puede volver al paso anterior pulsando el botn Atr1s para volver y modificar alguna de las elecciones hechas. )i se pulsa el botn Cancelar se cancela la creacin de un formulario sin guardar lo que se ha hecho. )i se pulsa el botn $inali2ar el formulario quedar' guardado hasta el paso en el que se est en ese momento. &ras pulsar %i0uiente aparece esta pantalla, en la que se debe seleccionar el tipo de distribucin de los campos.
Al seleccionar cada opcin aparece una muestra de cada distribucin en la ventana izquierda!
&ras elegir el tipo de distribucin se pulsa %i0uiente.
+n esta ventana se selecciona el aspecto gr'fico del formulario. +l color o la imagen de fondo. +l color de las etiquetas y los botones . )e selecciona uno de los modelos de la lista y se pulsa %i0uiente.
+n esta ventana se le da nombre al formulario. +ste es el 4ltimo paso de creacin del formulario, a partir de este momento se pueden introducir datos a travs del formulario. &ambin cabe la opcin de seguir modificando el dise/o del formulario desde la ista dise!o. +l formulario ya est' creado, dependiendo de la modificaciones personales tendr' un aspecto distinto, pero la finalidad es la misma! introducir datos de una forma m's cmoda. +ste podra ser el aspecto de un formulario retocado desde la ista dise!o!
:.4. 8or(u"ario con su #or(u"ario ?a utilidad de un formulario con un subformulario es poder observar los datos de dos tablas que tienen algo en com4n. ,ara crear un subformulario se va a utilizar el e%emplo>. +n este e%emplo cada paciente tiene asignado un mdico de cabera. e esta forma cada mdico tiene una lista de los pacientes que le corresponden. .on el subformulario ser' posible ver dentro del formulario de los mdicos la lista de los pacientes que le corresponde a cada mdico. e forma que tras crear el formulario mdicos, con todos los datos del mdico, se va a crear dentro del formulario, el subformulario. ,ara generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero se debe abrir el formulario principal en ista dise!o. entro del cuadro de herramientas se encuentra el botn %ubformulario(%ubinforme )iguiendo con el e%emplo>, se abre el formulario de :dicos con el que se va a traba%ar, en modo dise/o. P se hace clic sobre el botn subformulario! .
)e crea un rect'ngulo con el ratn en la zona donde se quiera situar el subformulario. ,ara crear el rect'ngulo se hace clic en lo que va a ser la esquina superior izquierda y se desplaza el ratn en diagonal hacia la esquina inferior derecha. .uando el rect'ngulo tenga la forma deseada se suelta el ratn. entro del rect'ngulo creado estar' el subformulario. &ras crear el rect'ngulo aparece la siguiente ventana de di'logo, donde se elige si el formulario se hace a partir de una tabla o de un formulario ya e9istente. +l dise/o ser' me%or si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de pacientes tiene que estar ya creado. +n este caso se selecciona Tabla o consulta.
+n la ventana siguiente se selecciona la tabla de ,acientes y los campos que se quiere que formen parte del subformulario.
)e pulsa %i0uiente. +n esta ventana hay que determinar el tipo de cone9in que e9iste entre el formulario principal y el subformulario. +l programa sugiere vnculos, si ninguno de ellos coincide con la relacin real que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la m3a propia, si alguno de los vnculos coincide con la relacin real. )e selecciona y se pulsa %i0uiente. +n este caso, la relacin que sugiere el programa no coincide con la realidad.
?os campos de las dos tablas que coinciden en su contenido son Cdi0o del mdico de la tabla mdicos con el campo mdico de cabecera de la tabla pacientes. ,ara poder definir bien la relacin se selecciona Definir la m3a propia. +l aspecto de la ventana variar'!
+n Campos del formulario(informe se debe seleccionar el campo del formulario :dicos que permite la relacin con la otra tabla( Eisitas. P en Campos del subformulario(subinforme se debe seleccionar el campo que permite la relacin de la tabla Eisitas con el formulario :dicos. ?os campos que permiten la relacin deben contener el mismo dato, no importa su nombre si no los datos que contengan. ,ara seleccionar los campos campo del formulario y del subformulario se pulsa la flecha que hay en el primer recuadro ba%o Campos del... +n la siguiente ventana se le da nombre al subformulario, ya que se almacenar' %unto con los dem's formularios.
&ras realizar estos pasos el formulario de mdicos quedar' as en el ista Dise!o!
+n ista $ormulario se ve la utilidad del subformulario!
A. 5rdenar% uscar% ree()"aCar ' #i"trar ?os comandos de buscar, reemplazar y ordenar resultan pr'cticos para la b4squeda de datos en una tabla. +s una forma muy sencilla de buscar datos y realizar modificaciones dentro de una tabla. )dicin(Buscar o bien )dicin(4eempla2ar. A.1. 5rdenar Re&istros ?os registros de las tablas aparecen generalmente en el orden en el que han sido introducidos aunque tambin pueden aparecer ordenados por el campo que es la clave principal. +ste orden no tiene por qu quedar as, los registros se pueden ordenar de formas muy distintas seg4n el contenido de los campos.
,ara ordenar los registros de la tabla de pacientes se abre la tabla de pacientes desde la vista ho%a de datos!
A.1.1. 5rdenar "os re&istros con un ca()o +l orden se puede aplicar a un solo campo o a varios. +n este caso se van a ordenar los pacientes por el apellido alfabticamente, lo primero es situarse en la columna de Apellidos. +l orden alfabtico puede ser ascendente o descendente. )i no se ordenan los datos de los pacientes aparecen en el orden en el que se introdu%eron. ,ara ordenar los pacientes seg4n el apellido de forma ascendente se pueden seguir tres procedimientos! =. ,ulsar sobre el botn . )i se prefiere el orden descendente!
>. )e selecciona el men4 4e0istros|5rdenar|5rden Ascendente
C. Utilizar el men4 que aparece al pulsar el botn derecho del ratn situ'ndose sobre la columna que se desea ordenar!
)iguiendo cualquiera de estos tres procedimientos se pueden ordenar los registros de un campo de forma ascendente o descendente. +l resultado del orden ser' este!
?os campos de tipo :emo u Ob%eto O?+ no se pueden ordenar. +sto mismo se puede hacer desde la Eista ise/o seleccionando el campo. A.1.*. 5rdenar "os re&istros con 3arios ca()os +n el e%emplo anterior se ordenaban los registros de los pacientes seg4n un 4nico dato! su apellido. )i se quisiera ordenar esta misma tabla pero tambin en funcin del apellido, la edad y la provincia de procedencia el procedimiento sera distinto. esde la ista $ormulario slo es posible ordenar los registros con un campo. )in embargo la ista "o#a de datos permite seleccionar varios campos para realizar este orden, siempre y cuando estos campos estn %untos en la vista "o#a de Datos.
,ara que los campos por los que queremos realizar el orden estn %untos es necesario mover las columnas que contienen los datos. ,ara mover una columna primero se tiene que seleccionar. Al pasar el ratn por encima el cursor del ratn se convierte en una flecha negra , se pulsa el botn del ratn. ?a columna ya est' seleccionada si se colorea de negro. ,ara mover la columna seleccionada se debe pulsar el botn izquierdo del ratn de nuevo, y sin soltarlo arrastrar la columna a la nueva posicin. )e debe soltar el botn cuando la unin de dos columnas est m's oscura.
+l campo trasladado aparecer' entre esos dos campos.
Una vez los campos apellidos, edad y provincia est'n situados de forma contigua, se seleccionan los campos. ,ara seleccionarlos los tres con todos sus datos, se utiliza slo la primera fila, donde est'n los nombres de los campos. )e hace clic sobre la primera cabecera y sin soltar el botn, se arrastra el ratn hasta la 4ltima. Al seleccionar la cabecera se selecciona toda la columna, de forma que slo hay que seleccionar la cabecera para seleccionar todos los registros que contiene.
Una vez seleccionadas las tres columnas se pulsa el botn de orden ascendente . ?os datos se ordenar'n seg4n la primera columna empezando de izquerda a derecha.
)i hay dos registros iguales en la primera columna, el criterio de orden entre esos registros ser' la segunda columna. )i volvieran a coincidir en la segunda entonces se ordenar'n seg4n el tercer campo, y as sucesivamente. A.*. 2uscar datos +n las tablas se puede buscar un dato determinado. +sta forma de b4squeda localiza un registro conociendo uno de sus datos. ?a diferencia de esta b4squeda con respecto a los filtros es que slo localiza los registros con ese dato de uno en uno. ?os filtros localizan todos los registros que tienen un dato en com4n de una sola vez. +n la tabla pacientes vamos a localizar a un paciente procedente de :adrid. ,ara realizar esta operacin primero es muy importante abrir la tabla de pacientes y situar el cursor sobre el campo ,rovincia. )e selecciona el men4 )dicin|Buscar o se pulsa el botn .A continuacin se abrir' esta ventana!
Buscar! en este campo se determina el dato a buscar en los registros. Buscar en! aqu se determina la direccin de la b4squeda seg4n la situacin del cursor en la tabla.
Arriba! si se selecciona y el cursor est' en mitad de la tabla, buscar' slo en la mitad superior de la tabla. .uando llegue a la parte superior de la tabla no seguir' buscando. Abajo! si se selecciona pasar' lo mismo pero hacia el final de la tabla. Todos! si se selecciona, el programa seguir' buscando hasta que haya encontrado todos los registros que contengan ese dato independientemente de la zona de la tabla en la que estn. oincidir! aqu se debe se/alar si el te9to que se ha escrito en buscar debe coincidir con!
Hacer coincidir todo el campo! los datos deben ser e9actamente esos en el registro completo. ual!uier parte del campo! si slo debe encontrarse ese te9to en alguna parte del registro. omien"o del campo! el dato debe empezar por ese te9to. e esta forma se puede bucar un dato sin recordar la palabra entera, por e%emplo el apellido de una persona si no se recuerda cmo se escriba!-Uimnez-( -6imenez-, se puede poner slo la parte de la que uno est seguro! -imenez-. O buscar todos los apellidos que terminen en -ez-. &odos los nombres que empiecen por!
#a$%sculas $ min%sculas! si en el campo 5uscar se escribe alguna may4scula y se selecciona :ay4sculas y min4sculas, el registro que se busca deber' tener las mismas may4sculas y min4sculas, aunque el te9to sea el mismo. Buscar los campos con &ormato! buscar' slo aquellos campos que coincidan e9actamente con el formato utilizado en Buscar.
Una vez especificadas las caractersticas de la b4squeda se procede a realizarla pulsando! ! busca de uno en uno todos los registros, se podr' pulsar hasta que no haya m's registros que coincidan con la peticin de b4squeda. A./ Ree()"aCar datos +sta opcin es muy similar, slo que no slo busca los datos de registro en registro sino que adem's los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones. +l funcionamiento de esta funcin es muy similar al de Buscar. ,ara reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir. )e selecciona el men4 )dicin|4eempla2ar, a continuacin se abrir' esta ventana!
+n esta ventana primero se realiza la b4squeda y una vez encontrado el dato se sustituye. .asi todas las funciones de la ventana son las mismas, las 4nicas distintas son los botones de la derecha! reemplaza un registro encontrado por lo que se haya indicado en 4eempla2ar por. $eemplaza de uno en uno. reemplaza todos los registros que coincidan con las caractersticas de la b4squeda por lo indicado en 4eempla2ar por. .uando Access no encuentra m's elementos que coincidan con el de b4squeda muestra un mensa%e de aviso. ,ara terminar se pulsa el . A.1. 8i"tros Un filtro es un seleccin de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla slo aquellos registros que cumplen unas condiciones. +l resto de los registros no desaparecen, slo est'n ocultos. Access tiene tres tipos de filtros!
8iltro por seleccin 8iltro por formulario 8iltro u orden avanzado ,ara aplicar un filtro se selecciona el men4 4e0istros|$iltro!
O bien se utilizan los botones de la barra de herramientas! ,ara aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el botn . Aplicar' el 4ltimo filtro utilizado y desactivar' el filtro que en ese momento est activado. A.1.1. 8i"tro )or se"eccin +ste filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la condicin de filtrado. .uando la tabla o el formulario no es muy grande es sencillo de utilizar. +n el e%emplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para mostrar slo aquellos pacientes que se apelliden 6arca, lo primero es situarse sobre cualquier registro que tenga el apellido 6arca. espus se pulsa el botn de $iltro por seleccin . e la tabla aparecer'n slo aquellos registros en los cuales el campo apellidos sea 6arca, el resto desaparecer'n!
,ara volver a ver todos los registros de la tabla bastar' con pulsar sobre el botn de 6uitar filtro .
A.1.*. 8i"tro )or #or(u"ario +s un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran n4mero de registros. &ras pulsar sobre el botn de filtro por formulario , el men4 y la barra de herramientas variar'n!
,ulsando en la primera fila de cada columna aparecer' una flecha en la zona derecha de la celda. ,ulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos los valores archivados en ese campo. )i desea de%ar en blanco esta casilla se pulsa el botn .
)i se prefiere se puede escribir directamente el valor e9acto que se est' buscando o la e9presin cuyo resultado se desea utilizar como criterio.
Una vez establecidos los criterios en todos los campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas. )e pueden volver a aplicar filtros almacenados en consultas. 5orra lo contenido en la cuadrcula del campo, cuando no se quiera aplicar ninguna criterio en ese campo. .ierra esta ventana y vuelve a la tabla normal.
A.1./. 8i"tro u orden a3anCado +ste filtro permite determinar con mayor minucia las caractersticas del filtro. +s muy similar a una consulta, y se almacena en .onsultas. ,ara aplicar este filtro es necesario seleccionar el men4 4e0istros|$iltro u orden avan2ado ya que no hay ning4n botn en la barra de herramientas con esta funcin. &ras seleccionar este filtro se abrir' esta ventana!
Al igual que en el filtro por formulario, el men4 y la barra de herramientas son propios de los filtros. +l resto de la pantalla se divide en dos. +n la parte superior se encuentra la tabla sobre la que se est' aplicando el filtro, con la lista de campos recuadrada. +n la parte inferior es donde se concretan las caractersticas del filtro. ,ara crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los criterios! ampo! para incluir el campo o los campos con los que se va a crear el filtro, se pueden emplear tres procedimientos distintos! 1.Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro, que despliega la lista de todos los campos de la tabla. *.)eleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic sobre el campo.
/.)eleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el campo hacia la zona inferior. )e pueden utilizar tantos campos como se consideren necesario para crear el filtro. ,ara seleccionar todos los campos en una celda se selecciona el S, el filtrado se realizar' en todos los campos de la tabla. 'rden!establece el orden que se seguir' cuando se encuentre m's de un registro que cumpla las condiciones del filtro. +l orden puede ser ascendente, descendente o simplemente no seguir un orden. riterios! en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el filtro. )e puede escribir! Un te9to! se teclea y el programa lo pondr' autom'ticamente entre comillas. Una e9presin! utilizando los operadores -+ntre...P- o los operadores de comparacin 2V, W,VW, VQ,WQ3. )iguiendo con la tabla ,acientes, se va a aplicar un filtro para ver 4nicamente los nombres de aquellos pacientes procedentes de :adrid y con menos de =K a/os. ?o primero que se debe hacer es seleccionar el men4 $egistrosT8iltro u orden avanzado. +n esta ventana se determinar'n las condiciones del filtro tal y como aparecen en esta imagen!
Al escribir W=K, el n4mero =K se ha escrito sin comillas y el programa las a/adido autom'ticamente. ?o mismo sucede con el criterio de provincia, se escribe sin las comillas, y el programa las a/ade de forma autom'tica. Una vez se han establecido todos los criterios de filtrado se pulsa la tecla para aplicar el filtro . Autom'ticamente se abrir' la tabla de ,acientes, pero slo con los registros que cumplan las condiciones de filtrado.
,ara volver a ver todos los registros de la tabla se vuelve a pulsar el botn . )i se piensa que en un futuro puede ser practico volver a ver slo estos datos, se puede almacenar el filtro para aplicarlo. ,ero en la tabla, se estar'n guardando todos los registros por mucho que se guarde el filtro. ,orque aunque el resto de los registros no se vean, siguen estando ah. B. Consu"tas a "a ase de datos ?a consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. ?os datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un con%unto de tablas. +l resultado de la consulta es la -Ao%a de respuestas din'mica-( en esta ho%a se encuentra la informacin e9trada de las tablas. ,ero la informacin no se guarda en la ho%a de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas. +n determinados tipos de consulta se puede modificar la informacin de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un ob%eto que almacene informacin. ?a consulta muestra lo que la tabla almacena seg4n los criterios solicitados. ?a consulta es un filtro avanzado, y funciona pr'cticamente de la misma forma. ?o 4nico que los diferencia es que los filtros slo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario. B.1. Qu )uede $acer una consu"ta! E"e&ir ta "as! las consultas se pueden realizar sobre una sola tabla o sobre todas las tablas creadas en esa base de datos. e esta forma las combinaciones posibles para obtener informacin son muchas. >odi#icar "os datos de "as ta "as! aunque las consultas no son tablas, dan acceso a ellas, y permite modificar, eliminar o a/adir registros nuevos. &ambin se puede utilizar una consulta para crear una nueva tabla que contenga registros de otra tabla o de varias tablas. E"e&ir uno o 3arios ca()os! al crear una consulta es posible especificar qu campo se desea ver. @e"eccionar re&istros! una consulta se puede concretar hasta el punto de ver slo un registro.
Rea"iCar c9"cu"os! se pueden realizar c'lculos con los campos mostrados en la consulta. ,or e%emplo contar el n4mero de registros seleccionados o acumular totales. )e crear'n campos nuevos! campos calculados que contendr'n el resultado del c'lculo. =ara crear nue3os #or(u"arios% in#or(es o consu"tas ! partiendo de los datos obtenidos en una consulta se pueden crear nuevos elementos. B.*. Ti)os de consu"tas B.*.1. Consu"ta de se"eccin +s la m's sencilla, se indican unos criterios para ver slo lo que interesa de una tabla. ?os datos aparecen en la Ao%a de respuestas din'micas, esta parece una tabla pero no lo es, slo muestra los datos de una tabla o de varias tablas seg4n los criterios de la consulta. Aunque la ho%a de respuestas din'mica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a travs de ella. B.*.*. Consu"ta de ta "as de re#erencias cruCadas ,resenta los datos con ttulos en las filas y en las columnas( la apariencia es la de una ho%a de c'lculo. e esta forma se resume en muy poco espacio mucha informacin de una forma muy clara. B.*./. Consu"ta de acciones +s una forma de modificar registros de una o varias tablas a travs de una sola operacin. A travs de este tipo de consulta tambin se puede crear una nueva tabla, eliminar o a/adir registros, modificarlos... B.*.1. Consu"ta de unin .ombina campos que coinciden en m's de una tabla. B.*.4. Consu"ta de )aso a tra3s +nva instrucciones a una base de datos )@?. B.*.:. Consu"ta de de#inicin de datos )e puede modificar una base de datos de Access utilizando instrucciones de )@?. B./. C(o crear una consu"ta!
,ara crear una consulta hay que seleccionar la pesta/a de la ventana de la base de datos. )i no se est' en la ventana 5ase de datos, para volver a ella se pulsa el botn base de datos . +n la ventana .onsultas puede aparecer alg4n elemento creado si se ha guardado alg4n filtro!
,ara crear una consulta nueva se pulsa el botn Nuevo. Aparecer' esta ventana!
+stas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta! 1. 6ista dise0o! permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente. *. Asistente )ara consu"tas senci""as! crea una consulta autom'ticamente, seg4n los campos seleccionados. /. Asistente )ara consu"tas de re#erencias cruCadas ! crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una ho%a de c'lculo. 1. Asistente )ara consu"tas destinados a uscar du)"icados ! crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo.
4. Asistentes )ara consu"tas destinados a uscar noHcoincidentes ! crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla. B.1. Crear una consu"ta sin asistentes entro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la opcin ista Dise!o y se pulsa Aceptar. Autom'ticamente se abrir' la ventana de la consulta e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tablaGs se va a realizar la consulta.
+n este e%emplo se va a elegir la tabla ,acientes. &ras seleccionar la tabla se pulsa A0re0ar. )e pueden seleccionar m's tablas, e incluso consultas. Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se pulsa Cerrar. )i tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar &ablas se pulsa el botn o se selecciona el men4 Consulta|+ostrar Tabla. +l aspecto de la ventana de una consulta es este!
Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones! ?a superior! muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta. ?a inferior! muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada. +l proceso de creacin de los criterios es muy similar al de los filtros. +n las consultas hay un elemento m's, que da la opcin de que un criterio de seleccin se vea o no. +sta opcin es +ostrar. B.1.1. Ca()o +n esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla 2 con el S3 o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna. ?a forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es ! =. Arrastrando el nombre del campo desde la seccin superior. >. Aaciendo doble clic en la tabla de la seccin superior. C. Aaciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. )e desplegar' un lista de los campos para seleccionar. B.1.*. Ta "a +n esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. +sta opcin es muy importante cuando se traba%a con campos de varias tablas. B.1./. 5rden Ascendente, descendente o sin orden. +ste orden se aplicar' a los registros que se obtengan en la consulta seg4n la columna en la que se est indicando el orden. +l criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en funcin del campo
que se quiera. ,ara seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla Orden, aparecer' una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha aparece un men4 con los tipos de orden aplicables a la consulta. B.1.1. >ostrar +sta casilla tiene un peque/o cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se est' indicando al programa que se muestre ese campo. +sto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio m's para restringir la b4squeda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la b4squeda. )i la casilla esta activada este criterio aparecer'. )i no est' activada ese criterio se utilizar' en la b4squeda pero no ser' visible en la tabla din'mica. B.1.4. Criterios +n esta casilla se introduce la condicin es que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta. .uando se e%ecuta la consulta, el programa analiza la e9presin de la casilla criterios. entro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. ?os criterios pueden introducirse en uno o m's campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo. 7o es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. &odo depende de lo que se quiera pedir al programa. Una forma m's sencilla de ver una b4squeda es un e%emplo. .on la tabla de ,acientes se va a realizar el siguiente e%emplo! 5uscar los pacientes que vivan en :adrid. +n este e%emplo slo se establece un criterio en un campo! *rovincia, y el criterio +adrid. e todos aquellos registros en los cuales el campo ,rovincia sea :adrid se le pide que muestre! el nombre y el apellido de los pacientes, adem's del criterio, que no est' oculto. )i no se le a/aden m's campos no mostrar' m's datos del registro que cumple el criterio.
,ara e%ecutar la consulta se pulsa el botn )#ecutar.
o se selecciona el men4 Consulta|
+l programa devolver' el o los registros que cumplan con ese criterio, si es que los hay.
,ara mostrar los resultados se abrir' la Ao%a de respuesta din'mica en la ista Dise!o. +n esta ho%a aparecer'n 4nicamente los datos solicitados en la .onsulta.
,ara modificar los criterios de una consulta se cambia a la ista Dise!o. )i se quiere que se muestren todos los datos de los pacientes procedentes de :adrid habr' que hacerlo de la siguiente forma.
)e ha establecido el criterio +adrid en el campo *rovincia. A continuacin en lugar de detallar cada campo en una columna se han seleccionado todos los campos en una sola celda con el asterisco. )e ha ocultado el criterio, pero se muestran todos los campos de la &abla ,acientes. )e e%ecuta la consulta pulsando este! el resultado ser'
B.4. Esta "ecer criterios entro de la casilla criterio se escribe una e9presin, bien de te9to, numrica o numrica con operadores. )i no se incluye ning4n operador con la e9presin 2te9to o n4mero3 el programa act4a como si el operador fuera -Q-, y slo habr' resultado en la b4squeda si e9iste un registro idntico a la e9presin del criterio.
6racias a los operadores, adem's de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las b4squedas dentro de los registros. B.4.1. Ran&os de 3a"ores ,ara buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores! Entre...I! por e%emplo para seleccionar los pacientes mayores de =K a/os pero menores de IH. +n la casilla .riterios se escribir'! +ntre =K P IH. V,W,WQ,VQ,VW! operadores de comparacin.
B.4.*. Lista de 3a"ores )e puede poner m's de un criterio, especificando cada uno de ellos. ?a redaccin de esta e9presin deber' ser de la siguiente forma! el operador +n seguido de una lista de valores entre parntesis, separando los valores con el punto y coma. ,or e%emplo para seleccionar todos los pacientes de tres provincias, en el campo ,rovincia se utilizara este criterio! +n 2-:adrid-(-Aragn-( -,as Easco-3 e esta forma el programa seleccionar' todos aquellos registros que en el campo provincia tengan uno de estos tres valores. B.4./. 6arios criterios En di#erentes ca()os, criterio I! cuando se escriben varios criterios en el mismo rengln el programa buscar' un registro que cumpla todos los criterios.
+l criterio P se puede utilizar en un mismo campo! WKH P V=HH +n un mismo campo! criterio O! cuando se pone un criterio en la casilla Criterio, otro en la casilla o, y si se quiere m's criterios en las filas de deba%o. +l programa buscar' un registro que cumpla al menos uno de los criterios.
+ste criterio tambin se puede utlizar en distintos campos!
)eleccionar' los registros que o el campo provincia sea :adrid, o bien el campo edad sea mayor de =K. B.4.1. Los co(odines )e utilizan para buscar datos genricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra... J representa cualquier n4mero de caracteres, por e%emplo! todos los nombres que terminen por -ez-! Sez. Otro e%emplo! buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es -?uis-. )e debe escribir el siguiente criterio! .omo S?uisS o .omo S R ?uis R S. Access agregar' las comillas. ! representa un solo car'cter, por e%emplo UimnezG6imenez! 1imenez. K representa cualquier dgito en la posicin especificada. ,or e%emplo! =>N<I,el programa buscar' un registro en el cual los dos primeros dgitos sean => y los dos 4ltimos <I. Al introducir una e9presin con uno de estos tres operadores, Access a/adir' autom'ticamente el operador -.omo-. B.4.4. @e"eccin de re&istros con datos o sin datos )e puede seleccionar un registro por el criterio de si en el campo hay un dato, o si est' vaco.
,orque contiene alg4n dato! +s 7egado 7ulo ,acientes que tienen telfono!
,orque no contiene ning4n dato! vaco! 7ulo o es 7ulo ,acientes que no tienen telfono!
B.4.:. 8ec$a actua" )e pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. ,or e%emplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese da. +n criterios se escribe 8echa23 B.4.A. Condicin 3aria "e ,ara hacer una condicin variable( que realice una pregunta cada vez que se abra o e%ecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes X Y deba%o del campo que se desea variar. 2ver consultas con par'metros3 B.4.B. Criterios con c9"cu"o entro de un criterio se puede realizar un c'lculo haciendo referencia a otro campo. ,or e%emplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construccin se va a consultar!
)e pide que liste a aquellos clientes cuyo #mporte sea mayor a la cantidad por =H. )e ha creado el campo importe ya que no e9ista, que es un campo calculado 2apartado
K.J3. ?os campos van siempre entre corchetes. entro del criterio se ha realizado una operacin y en funcin del resultado se han seleccionado o no los registros.
B.:. Guardar "as consu"tas )iempre es recomendable que se prueben varias veces las consultas para asegurarse que el resultado es el esperado. Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar en guardar o no la consulta. &odo depende de la frecuencia con la que se vaya a usar esa consulta. )i se va a usar m's veces es conveniente guardarla para no tener que redise/arla la pr9ima vez. ?a consulta se puede guardar desde la vista Dise!o o la vista "o#a de datos. )e selecciona el botn guardar B.A. Ca()os ca"cu"ados )e puede crear un campo que realice una operacin con varios campos de una misma tabla. +n el e%emplo de le empresa de venta de materiales de construccin se ha creado el campo calculado Importe. ,asos para crear un campo calculado! =. )e selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos Importe. >. )e escribe la operacin, cuando se hace referencia a un campo este debe ir entre corchetes X Y. Importe' 7Cantidad8 97*recio :nidad8 o el men4 Archivo|Guardar.
)i slo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el campo de la lista de campos y al a/adir un smbolo de operacin! GS"R el programa a/adir' el corchete al campo y pondr' un nombre al nuevo campo. +l nombre ser' +9pr, +9pr=...
B.B. Crear consu"tas con asistentes B.B.1. Asistente )ara consu"tas senci""as +l Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas. )i se desea, el asistente tambin puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mnimo o m'9imo de un campo. 7o obstante, no es posible limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios. B.B.*. Asistente )ara consu"tas de re#erencias cruCadas Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos bas'ndose en los valores de cada fila y columna. .alcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de informacin! uno hacia aba%o, en el lado izquierdo de la ho%a de datos y otro a lo largo de la parte superior. B.B./. Asistente )ara consu"tas de uscar du)"icados .on este asistente se puede determinar si e9isten registros duplicados en una tabla o determinar qu registros de una tabla comparten el mismo valor. ,or e%emplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de direccin para determinar si e9isten registros duplicados para el mismo paciente. &ambin se pueden buscar valores duplicados en un campo de poblacin para todos los pacientes de una misma ciudad. ,uede ser una herramienta 4til si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos. B.B.1. Asistente )ara uscar re&istros no coincidentes :ediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. ,or e%emplo, puede buscar pacientes que no hayan realizado ninguna visita. &ambin es 4til si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos.
B.F. Consu"tas con )ar9(etros )e recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de e%ecutarla y buscar seg4n ese dato. Una consulta que tiene uno o varios par'metros necesitar' que stos se indiquen para buscar datos en la tabla. ,or e%emplo, para realizar una consulta sobre los nombres de los mdicos que traba%an en un determinado departamento de un hospital, se tendr' que hacer una consulta por especialidad utilizando el procedimiento habitual. )i se utiliza una consulta dise/ada con par'metros se podr' decir qu especialidad se busca cada vez que se e%ecute una nueva consulta. +l proceso es muy parecido al de una consulta normal. )e selecciona la tabla, se seleccionan los campos y los criterios. +n este caso se va a utilizar la tabla de mdicos. espus de crear una consulta normal se selecciona el men4 Consulta| *ar1metros. )e abrir' esta ventana!
)e crean los par'metros deseados, cada par'metro tiene un nombre y un tipo de datos. +l nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar. +n el campo por el que se va a buscar hay que a/adir el criterio. +n este caso el criterio es el nombre del par'metro entre corchetes!
.uando se e%ecute la consulta aparecer' una ventana que pide el valor del par'metro.
entro del recuadro en blanco se escribe la especialidad sobre la que se desea obtener la lista de mdicos que traba%an all. espus se pulsa Aceptar. +sta ser' la ho%a de respuestas din'mica!
B.1G. Consu"tas asadas en (9s de una ta "a )e crean de la misma forma que las anteriores, slo que a la hora de agregar tablas se puede agregar m's de una. e esta manera es posible refle%ar las relaciones entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos tablas. e cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastr'ndolos y peg'ndolos en las celdas de la consulta. )e agregan los criterios que se crean convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola tabla. B.11. Consu"tas a3anCadas Aasta ahora la consulta que se ha visto ha sido la consulta de seleccin, una consulta muy sencilla. ,ara seleccionar otro tipo de consulta m's comple%a se debe seleccionar el botn tipo de consulta!
B.11.1. Consu"ta de creacin de ta "a +ste tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de e%ecutar una consulta. ?a nueva tabla no heredar' las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen. B.11.*. Consu"ta de actua"iCacin +ste tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. )e pueden ver los registros a actualizar antes de e%ecutar la consulta y que sean modificados permanentemente. B.11./. Consu"ta de datos aneDados +ste tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera a/adir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos. +ntonces, se podr'n agregar datos que estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de &abla, como pueden ser 5ase, ,arado9. B.11.1. Consu"ta de e"i(inacin +ste tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios. +s posible ver los registros que van a ser eliminados antes de e%ecutar la consulta. F. C(o re"acionar ta "as! F.1. Di#erencia de una ase de datos re"aciona" ?a diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos plana consiste en que los datos slo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera. .ualquier modificacin slo hay que realizarla una sola vez y autom'ticamente se realizar' en todas las dem's tablas. e este modo se ahorra mucho tiempo, espacio y e9actitud en los datos que siempre estar'n actualizados independientemente de la tabla en la que estemos. F.*. Ti)os de re"aciones
+9isten tres tipos de relaciones, que se e9plican a continuacin. :'s adelante se ver' cmo quedan guardadas relaciones de este tipo en Access. F.*.1. Re"acin uno a uno .ada registro de la tabla A se relaciona slo con un registro de una tabla 5 y cada registro de la tabla 5 se relaciona slo con un registro de la tabla A.
$elaciones de este tipo se almacenan guardando en la tabla el identificador de la otra tabla con la que mantiene la relacin. F.*.*. Re"acin uno a 3arios .ada registro de la tabla A est' relacionado con varios registros de la tabla 5 y cada registro de la tabla 5 est' relacionado con un slo un registro de la tabla A.
Aplicando esto al e%emplo> de este manual, una relacin de este tipo se dara entre la tabla pacientes y la tabla mdicos, ya que el mismo mdico se har' cargo de varios pacientes. Un solo registro de la tabla de mdicos se relaciona con varios registros de la tabla de pacientes. ,ero un registro de la tabla de pacientes slo se relaciona con un registro de la tabla mdicos. F.*./. Re"acin 3arios a 3arios .ada registro de la tabla A puede estar relacionado con m's de un registro de la tabla 5 y cada registro de la tabla 5 puede estar relacionado con m's de un registro de la tabla A.
)i e9istiera una base de datos con dos tablas! mdicos y pacientes, con una relacin directa entre ellos, un mdico atendera muchos pacientes y un mismo paciente podra ser atendido por varios mdicos. Earios registros de la tabla de mdicos se relacionaran con varios registros de la tabla de pacientes. $elaciones de este tipo se almacenan creando una tabla especial donde se colocan los identificadores de cada tabla y otros campos que puedan ser de utilidad, por e%emplo la fecha, la hora, comentarios acerca de la visita mdica, etc. +n el e%emplo = esta tabla especial es la tabla Eisitas, donde aparecen tanto el cdigo del mdico como el del paciente. F./. Crear re"aciones ente dos ta "as ,ara crear una relacin entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. .on las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relacin. ,ara poder utilizar la integridad referencial ser' necesario que las tablas no tengan ning4n registro. esde la ventana 5ase de datos, se pulsa el botn o se selecciona el men4 "erramientas|4elaciones. Autom'ticamente se abrir' la ventana 4elaciones totalmente vaca.
,ara a/adir las tablas que van a estar relacionadas se pulsa el botn :ostrar tabla o se selecciona el men4 4elaciones|+ostrar Tabla. Aparecer' una ventana con el listado de las tablas!
)e seleccionan aquellas tablas(consultas que van a formar parte de una relacin y se pulsa A0re0ar. espus de pulsar Agregar en la ventana 4elaciones aparecer' la tabla en un recuadro con todos los campos.
.uando ya no se quieran agregar m's tablasGconsultas se pulsa el botn Cerrar. @uedar' abierta 4nicamente la ventana 4elaciones. +n este caso se van a incluir las tres tablas del e%emplo =! :dicos, ,acientes y Eisitas.
,ara crear las relaciones entre estas tres tablas se relacionar' primero mdicos con visitas y luego pacientes con visitas. ,ara relacionar mdicos con visitas el campo en com4n es el cdigo del doctor. +ste dato est' almacenado en la tabla mdicos, por tanto, el campo se arrastrar' desde mdicos hasta Eisitas. ,ara arrastrar el campo primero se selecciona, se hace clic, y sin soltar el botn del ratn se arrastra hasta situar el cursor sobre el campo .digo del
doctor de la tabla Eisitas. Al arrastrar el campo el cursor se convertir' en un rect'ngulo peque/o. &ras arrastrar el campo se abrir' esta ventana!
entro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar un campo con un contenido similar. 7o importa la coincidencia del nombre sino del contenido. :dicos es la tabla primaria en esta relacin 2es la que contiene los datos3 y Eisitas es la tabla secundaria 2tomar' los datos de mdicos a travs del campo com4n3. )i se pulsa el botn Tipo de combinacin... se abrir' una ventana e9plicando los tres tipos de combinaciones. Autom'ticamente aparece seleccionada la primera combinacin. +n este e%emplo se puede de%ar as.
)&i0ir inte0ridad referencial
?a integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. +stas normas son! =. 7o puede haber registros en la tabla secundaria que no estn en la primaria. >. 7o se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria. ,ara poder e9igir integridad referencial en una relacin de uno a varios es necesario que! =. +l campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal. >. ?os campos contengan el mismo tipo de datos 2 si es autonumrico"numrico3. C. Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos. Access verificar' que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. )i no se cumplen todas las condiciones no permitir' que esa relacin tenga integridad referencial. Actuali"ar en cascada los campos relacionados se est' indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relacin autom'ticamente se actualicen en todos los registros relacionados. (liminar en cascada los re)istros relacionados si se borra un registro de un lado de la relacin se borrar'n autom'ticamente todos los registros que estaban relacionados con l. .uando ya se han especificado las caractersticas de la relacin se pulsa el botn .rear. +ntre las dos tablas relacionadas aparecer' una lnea. +sta lnea simboliza la relacin entre las dos tablas. )i la relacin cumple la integridad referencial la lnea ser' m's gruesa.
A continuacin se crear' la relacin entre ,acientes y Eisitas. P se e9igir' integridad referencial en las dos relaciones. ,ara e9igir la integridad referencial se hace doble clic sobre la lnea de relacin, se volver' abrir la ventana de la relacin.
Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan. ,ara guardar se selecciona el botn guardar o el men4 Archivo|Guardar. espus de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. )i se cierra antes de guardar, se abrir' un mensa%e de aviso. Access permite guardar las relaciones en la 5ase de atos. +sto ser' muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones est'n presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes. 1G. Los in#or(es Un informe es un ob%eto de Access. ?os informes no guardan informacin, slo son una presentacin gr'fica de los datos contenidos en tablas o los hallados en consultas. +sta presentacin gr'fica est' orientada a la impresin de los datos. +l dise/o puede ser en columnas o en etiquetas, dependiendo de la utilidad que se le vaya a dar al impreso. 1G.1. Di#erentes #or(as de crear un in#or(e entro de la ventana de la base de datos se selecciona la pesta/a de #nformes . ,ara crear un informe nuevo se hace clic sobre el botn Nuevo. ,ara modificar el dise/o de un informe ya creado se selecciona Dise!o. ,ara ver cmo se imprimir' el informe se selecciona ista *revia. &ras seleccionar Nuevo aparecer' la ventana dnde se indican los diferentes modos de creacin de un informe!
1. 6ista Dise0o! permite crear manualmente un informe sin ayuda de los asistentes. *. Asistente )ara in#or(es! el asistente gua al usuario para la creacin de varios modelos de informes. /. Autoin#or(e co"u(nas! es una forma autom'tica de crear un informe en columnas. )lo hay que seleccionar la tabla o la consulta de la cual van a e9traerse los datos. ?os nombres de los campos aparecen en la columna izquierda y a la derecha el dato. +n cada registro vuelven a aparecer los nombres de los campos.
1. Autoin#or(e ta u"ar! esta opcin crea de forma autom'ticamente un informe. +l dise/o es en filas y columnas, como en una ho%a de c'lculo. +n la primera fila aparecen los nombres de los campos y en el resto de las filas los datos.
4. Asistente )ara &r9#icos! es un asistente que crea informes gr'ficos. +l asistente ayuda a elegir los campos a incluir en el gr'fico y el tipo de gr'fico que se quiere.
.on este asistente se seleccionar'n campos que se desea que pasen a formar parte de un gr'fico donde, por e%emplo, se pueden hacer comparaciones entre datos visualmente. :. Asistente )ara eti7uetas ! ayuda a la creacin de informes tipo etiquetas. .on este formato se pueden confeccionar etiquetas postales. +l asistente ayuda a la eleccin de los campos a incluir en la etiqueta y al dise/o de la misma.
1G.* Asistente )ara in#or(es .on este asistente se pueden crear informes genricos con dise/os variados. &ras haber seleccionado Asistente para informes en la ventana de nuevo Informe, se debe seleccionar la tabla o la consulta con la que se va a elaborar el informe!
)e pulsa Aceptar.
+n esta ventana se seleccionan los campos que se quiere que aparezcan en el informe. )i se quiere en esta ventana se puede variar de tabla o incluso tomar campos de diferentes tablas. ,ara seleccionar los campos se utilizan estos botones!
Una vez ya se han seleccionado los campos que aparecer'n en el informe se pulsa %i0uiente!
+n esta ventana se especifican los niveles de agrupamiento. ,or e%emplo agrupar los registros por la especialidad. ,ara a/adir o quitar un agrupamiento se utilizan las flechas que hay entre los dos recuadros. Recuadro iC7uierdo! muestra los campos seleccionados para el informe.
Recuadro derec$o! muestra los campos del informe agrupados seg4n se haya seleccionado. )i no se toca nada los campos aparecer'n sin agrupacin, tal y como est'n en la imagen superior. 2otones de a&ru)a(iento!
,ara agrupar los campos del informe por especialidad se selecciona el campo especialidad en el recuadro izquierdo y se pulsa . ?a ventana quedar' as!
Una vez determinado el agrupamiento de los campos se hace clic sobre %i0uiente!
+n esta ventana se establece si se quiere modificar el orden en el que aparecer'n los registros. )e pueden ordenar por uno o por varios campos de forma ascendente o descendente. +n los campos en blanco se selecciona el nombre del campo y pulsando la tecla variar' a , vara el orden a aplicar, ascendente o descendente.
&ras haber determinado el orden de los registros se hace clic sobre %i0uiente para continuar.
+n esta ventana se selecciona el tipo de distribucin del informe. )eleccionando cada tipo de distribucin la pantalla izquierda mostrar' gr'ficamente de qu se trata. ,ara un
informe slo se puede utilizar un tipo de distribucin. &ambin se puede modificar la orientacin de la p'gina. .on la opcin A#ustar el ancho del campo ... cabr'n todos los campos en una sola lnea del ancho de la p'gina, pero es posible que no se vea el contenido completo. +sto se puede intentar me%orar, bien cambiando posteriormente el tama/o de la letra, o bien seleccionando menos campos. &ras pulsar %i0uiente aparecer' esta ventana para seleccionar un dise/o predeterminado de los que presenta el programa.
)eg4n se vayan seleccionando los nombres del recuadro derecho el aspecto del recuadro izquierdo variar'. +ste dise/o no tiene por qu ser definitivo, se podr' modificar posteriormente. )e selecciona un dise/o y se pulsa %i0uiente.
+n esta 4ltima ventana se le asigna un nombre al informe que se ha creado y se decide si se quiere ver el aspecto del informe( ista previa o si se quiere modificar el dise/o del informe. Una vez se seleccionan las opciones que se quieran utilizar se pulsa Terminar. ?a creacin del informe ha finalizado. )i se ha seleccionado ver la vista previa del informe lo que se ver' ser' esto. ,ara modificarlo se pulsa en el botn de cambio de vista .
)i se ha seleccionado modificar el dise/o del informe la ventana que se abrir' ser' sta. ,ara ver cmo va quedando se pulsa el botn cambio de vista .
)i una vez confeccionado y cerrado el informe se desea hacer alg4n cambio, se selecciona la pesta/a Informes y se pulsa el botn Dise!o. esde ista Dise!o se hacen todos los cambios referentes al aspecto del informe. )e pueden modificar las fuentes de los campo, a/adir logotipos, te9to. ,ara cambiar un campo se selecciona el campo haciendo clic sobre l. A continuacin, se busca en la ho%a de propiedades la que se quiera modificar. ,ara ver cmo quedar' el informe impreso se utiliza la 1G./. Asistente )ara eti7uetas ?as etiquetas es un tipo de informe de Access que permite imprimir informacin de una tabla o consulta en forma de etiquetas. ?a creacin de etiquetas utilizando el asistente resulta muy sencilla. Al igual que con el asistente para informes slo hay que ir completando las pantallas que aparezcan. ,ara comenzar a crear las etiquetas hay que situarse en la carpeta informes pulsando ista preliminar.
la pesta/a y luego hacer doble clic; en el botn Nuevo y aparecer' la ventana donde se elige el tipo de informe que se va a crear y el modo de crearlo. ,ara crear etiquetas con el asistente se selecciona Asistente para eti6uetas. ?a tabla que se va a utilizar es la de ,acientes. &ras seleccionar el asistente y la tabla se pulsa Aceptar.
+n esta ventana se debe elegir el tama/o de las etiquetas. &odo depende del papel de impresin de etiquetas que se tenga. ependiendo del modelo habr' una, dos o tres etiquetas por fila. +n la ca%a de las etiquetas suele venir el nombre del modelo, que est' en la primera columna. +n la segunda columna se encuentran las dimensiones de la etiqueta, para seleccionar por medida. +stas dimensiones se pueden ver en dos tipos de medidas, inglesa o mtrica. dependiendo de la que est seleccionada en :nidad de medida. Adem's del tama/o de las etiquetas se puede seleccionar si el papel en el que se imprimir'n las etiquetas es continuo o si son ho%as sueltas. &ras seleccionar todo se pulsa %i0uiente.
+n esta ventana se selecciona el formato del te9to de las etiquetas. +l nombre de la fuente, el tama/o, si es normal, fina, negrita, y el color de la letra.
A continuacin se seleccionar'n los campos que aparecer'n en la etiqueta.
)e pueden seleccionar todos los campos o slo aquellos que interesen. ,ara seleccionar un campo se hace doble clic sobre el campo o bien se utiliza el botn que hay entre los dos recuadros. ?os campos aparecer'n todos en la misma lnea si no se pulsa la tecla intro despus de insertar un campo. +n este e%emplo se han seleccionado estos campos, con este orden!
+n la primera lnea se han insertado dos campos. +n las siguientes se ha pulsado intro despus de a/adir cada campo.
+l orden que presenten las etiquetas puede ser el que se utiliz cuando se introdu%eron los datos u otro distinto.
+n esta ventana Access permite seleccionar el campo por el que se ordenar'n las etiquetas para la impresin. +n este caso se ha decidido ordenar las etiquetas de los pacientes por el apellido.
+n esta ventana se indica el nombre del informe y el paso que se dar' a continuacin, bien ver la vista previa de las etiquetas, o bien modificar el dise/o de las etiquetas en ista Dise!o. &ras seleccionar todo se pulsa $inali2ar. 11. Las (acros Una macro es un ob%eto m's de la base de datos. +ste ob%eto e%ecuta unas instrucciones concretas de forma autom'tica, en el orden determinado por el usuario. Una macro puede ser! enviar a imprimir un informe de forma autom'tica, abrir
autom'ticamente un formulario, o una ho%a de datos de una tabla, o e%ecutar autom'ticamente una consulta. ?as macros se e%ecutan a travs de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario. 11.1. C(o se crea una (acro! ?as macros se crean e9actamente igual que los dem's ob%etos de Access. )e selecciona la pesta/a :acros y se pulsa Nuevo. )e abrir' la ventana para definir las macros.
,ara comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la celda de Accin!
+n la columna Accin se indican en cada fila las diferentes acciones a e%ecutar en secuencia. +n la columna Co(entario se puede escribir una e9plicacin de lo que realiza esa
accin. +n la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una accin, aparecen los Argumentos de Accin. ependiendo de la accin seleccionada tendr' m's o menos argumentos. .ada accin tiene un n4mero de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del ob%eto sobre el que act4e.
11.1.1. Ar&u(entos de accin Nombre del informe($ormulario(Tabla! ob%eto de la base de datos sobre el que recae la accin. Al hacer clic en el campo aparecer' una flecha en la zona derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la base de datos 2si la Accin es Abrir Informe3. 6ista! indica la vista en la que se activar' el ob%eto seleccionado. Eariar' seg4n el ob%eto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas.
+o( re de" #i"tro! con el filtro se utilizan criterios de seleccin, de esa forma slo se obtendr'n determinados datos por sus caractersticas. )e puede utilizar un filtro o una
consulta e9istente, con la condicin de que coincida en n4mero de campos con el ob%eto que se desee abrir. Condicin L;ERE! es una cla4sula del lengua%e )@?, que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta. )i se seleccionan nombre de filtro y la condicin DA+$+ entonces se e%ecutar' sobre el resultado de aplicar el filtro. Un e%emplo de la condicin DA+$+!
,ara redactar la condicin se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrir' el generador de e9presiones!
,ara seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. ?uego se selecciona el campo y despus la condicin que debe cumplir para que sea seleccionado. >odo de datos! en esta opcin se indica la forma en la que se va a traba%ar sobre los datos que se muestren! A&re&ar! permitir' agregar nuevos registros a la tabla en la que est basado el formulario, el informe o la consulta. >odi#icar! permite agregar nuevos registros y modificar los e9istentes. @"o "ectura! no permite realizar ning4n cambio en los registros ni a/adir ninguno, slo consultar los registros e9istentes. >odo de "a 3entana! esta opcin es el modo en el que se traba%ar' el ob%eto seleccionado. ?os posibles modos son normal, oculta, icono, di'logo. +l modo normal muestra el ob%eto seg4n las propiedades normales. 11.*. Guardar una (acro Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de accin de cada accin, se guarda la macro pulsando el botn guardar . Aparecer' la siguiente ventana en la que se debe ad%udicar un nombre a la macro creada!
)i no se pulsara el botn guardar y se cerrara la ventana de la macro Access preguntar' si se desea almacenar la macro o no!
11./. E.ecutar una (acro esde la ventana de la base de datos, seleccionando la pesta/a macros, aparecer'n todas las macros creadas. )e selecciona la macro que se desee e%ecutar. )e pulsa el botn )#ecutar. Autom'ticamente se e%ecutar' la macro correspondiente. )i a4n se est' en la ventana de la macro se puede e%ecutar seleccionando el botn e%ecutar o el men4 +acro|)#ecutar.
&ras pulsar e%ecutar todas las acciones se realizar'n de una sola vez. )i se desea observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona el botn paso a paso y despus se pulsa el botn )#ecutar .
Aparecer' cada accin en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la :acro, para depurarla en el caso de que tenga alg4n error.
*aso a paso! pulsando este botn se e%ecuta la accin que se muestre en ese momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente accin. Detener para detener la macro. )e cerrar' la ventana de ,aso a paso y se cancelar' la macro. Continuar! contin4a e%ecutando la macro pero sin mostrar la ventana de ,aso a paso antes de realizar cada accin. ,ara modificar una macro, se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de
datos. )e selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botn Dise!o. +ntonces se quita o modifica lo que se crea conveniente. 1*. Los (du"os ?os mdulos permiten ampliar las posibilidades de Access. .on ellos se pueden hacer procedimientos y funciones que no estn ya creados en Access para efectuar distintas operaciones en la base de datos. ?os procedimientos y funciones se programan en lengua%e Eisual 5asic, que escapa al alcance de este manual, por lo que se puede consultar la Ayuda o bien los manuales completos en el caso de querer crear mdulos.

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TC. EDGAR DE LA CRUZ GARCA.

1. Introduccin 1.1. Qu es una ase de datos!

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*.1. Crear un nue3o #ic$ero de ase de datos

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+stas opciones analizan los datos

=B. .rea nuevos elementos de la base de datos

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+sta es la barra de herramientas y el men4 de ista Dise!o!

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7# y edad basta con situar el

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&ras elegir el tipo de distribucin se pulsa %i0uiente.

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&ras realizar estos pasos el formulario de mdicos quedar' as en el ista Dise!o!

+n ista $ormulario se ve la utilidad del subformulario!

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>. )e selecciona el men4 4e0istros|5rdenar|5rden Ascendente

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