Ihobe 2000 Como Implantar Sgma

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Manual IHOBE ISO-14001 Cmo implantar un Sistema de Gestin Medioambiental?

-Primera Parte- Pgina 1 de 18
1. Introduccin
Contenido:
! Qu es la Gestin Medioambiental?
! Qu aporta un Sistema de Gestin Medioambiental a la empresa?
! Cules son los objetivos de la presente Gua?
Qu es la Gestin Medioambiental? Buena pregunta! Intentemos responderla
brevemente: La Gestin Medioambiental hace referencia a todas las actuaciones
que contribuyen a cumplir los requisitos de la legislacin medioambiental vigente, a
mejorar la proteccin ambiental y a reducir los impactos de la propia empresa sobre
el medio ambiente al controlar los procesos y actividades que los generan. Todas
estas actividades de forma conjunta, planificada y organizada dentro de una
empresa conformarn el Sistema de Gestin Medioambiental tambin conocido
por su abreviatura SGMA- que proporciona un proceso estructurado para la mejora
continua.
Existen diferentes grados de desarrollo de un SGMA y diferentes alternativas para
su implantacin. Una empresa deber valorar y decidir si lo que quiere es un SGMA
informal o no referenciado, no auditable y no certificable; o si por el contrario,
necesita un SGMA formal, auditable por terceros y certificable, que tome como
referencia la norma ISO-14001 o el Reglamento Europeo 1836/96 (EMAS) para el
desarrollo, implantacin y mantenimiento del mismo.
En este sentido, la tendencia ms generalizada en la actualidad es la implantacin
de los SGMA segn la norma de mbito internacional ISO-14001, frente al sistema
europeo EMAS, ya que la primera cuenta con reconocimiento y validez a nivel
mundial, mientras que el segundo queda limitado a nivel europeo.
De todos modos, la gran ventaja de
desarrollar e implantar un SGMA formal o
normalizado ISO o EMAS, es que este
mecanismo proporciona y exige un
proceso sistemtico y cclico de mejora
continua, tambin denominado Ciclo
PDCA (iniciales en ingls de
Plan/Do/Chech/Adjust). El Ciclo PDCA de
la mejora continua, es el equivalente a
Planificar, Ejecutar, Comprobar y Ajustar
nuestra gestin medioambiental de forma
permanente, y asegurar con ello niveles
de comportamiento medioambiental cada
vez ms elevados.
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Continua
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Figura 1: Ciclo de la mejora continua (PDCA)
Por ello, al analizar los requisitos establecidos por la Norma ISO-14001 para el
desarrollo e implantacin de un SGMA, resulta muy fcil relacionarlos con las etapas
del ciclo de mejora continua, anteriormente mencionado.
4.3 Planificacin
4.4 Implantacin y
funcionamiento
4.5 Comprobacin y Accin
correctora
4.6 Revisin por la
Direccin
4.3.1 Aspectos
medioambientales
4.3.2 Requisitos legales y
otros requisitos
4.3.3 Objetivos y metas
4.3.4 Programa(s) de
gestin medioambiental
4.4.1 Estructura y
responsabilidades
4.4.2 Formacin,
sensibilizacin y
competencia profesional
4.4.3 Comunicacin
4.4.4 Documentacin del
sistema de gestin
medioambiental
4.4.5 Control de la
documentacin
4.4.6 Control operacional
4.4.7 Planes de
emergencia y capacidad
de respuesta
4.5.1 Seguimiento y
medicin
4.5.2 No conformidad,
accin correctora y accin
preventiva
4.5.3 Registros
4.5.4 Auditora del sistema
de gestin medioambiental
Mejora Continua
POLITICA MEDIOAMBIENTAL
P
D C A
Figura 2: Requisitos de la norma ISO-14001 referidos a la mejora continua
Qu puede aportar un SGMA a la empresa? He aqu unos pocos, pero
importantes argumentos en favor de su incorporacin a la gestin general de la
empresa:
1. Uno de los objetivos del sistema de gestin medioambiental es el de optimizar la
utilizacin de los recursos. Consecuentemente, la empresa podr ahorrar mucho
dinero si por un lado, ajusta el consumo de materias primas, agua y energa a lo
estrictamente necesario, y por otro, genera menos desperdicios, residuos y
despilfarros.
2. Un SGMA conduce a un mayor conocimiento, mejora y control de los procesos,
lo que revierte en un aumento de la eficiencia de los mismos
3. Puesto que la proteccin ambiental constituye un importante tema social, los
SGMA pueden servir como herramienta, para motivar a los empleados a
participar en las mejoras de la empresa e involucrarlos para obtener resultados
ms satisfactorios.
4. Las mejoras medioambientales conseguidas, en ocasiones traducidas a datos
medioambientalmente importantes, se pueden hacer pblicas y con ello, lograr el
reconocimiento de la opinin pblica y la promocin de la imagen de la empresa.
5. En algunos sectores, es el mercado mismo el que obliga a las diferentes
empresas a implantar un sistema de gestin medioambiental, lo que les confiere
notables ventajas comerciales y mayores oportunidades de mercado.
Tener implantado un SGMA y que esto sea demostrable, puede permitir
anticiparse a las exigencias de los clientes lo que confiere a la empresa una
posicin ms competitva y ventajosa.
6. Independientemente de que una organizacin disponga o no de un SGMA, sta
debe cumplir todos aquellos requisitos legales que le sean de aplicacin.
Tambin es cierto sin entrar en valoraciones, que esto no siempre es as. Para
estas empresas los SGMA proporcionan un marco incomparable para iniciarse
en la identificacin de los requisitos de la legislacin medioambiental aplicable
vigente y continuar con la adecuacin a aquellos que por uno u otro motivo no
cumplen.
7. Y sobre todo, un SGMA asienta las bases de la organizacin y el orden dentro de
la empresa.
Esta Primera Parte del Manual IHOBE, pretende ayudarle a comprender los
diferentes pasos que habr de dar para incorporar un sistema de gestin
medioambiental a su empresa. Le muestra el modo de iniciar un proyecto de este
tipo, cules son las condiciones previas de partida y el modo de lograr el objetivo.
Pero sobre todo, estas pginas persiguen ser una herramienta de apoyo sencilla y
prctica, para aquellas empresas que hayan optado por la ISO-14001 como
referente y vayan a emprender su implantacin.
Debe quedar claro que, dicha Primera Parte, en ningn caso podr sustituir la
lectura y el estudio en profundidad de la norma de referencia ISO 14001, y que
tampoco constituye por si misma un manual de gestin medioambiental. Basada en
el texto original de la ISO-14001 - texto que obligatoriamente usted deber trabajar -
le ser de mucha utilidad durante el proceso de implantacin de su sistema de
gestin medioambiental.
Cuando proceda a implantar la Norma ISO 14001 en su propia empresa, podra
solicitar ayuda a IHOBE o incluso poner en prctica el material de trabajo propuesto
en esta publicacin.
Un consejo:
Hable con cuantas personas le sea posible sobre su proyecto. Si puede, asista a
jornadas, talleres de trabajo, conferencias, etc. sobre SGMA o visite empresas
conocidas que ya hayan implantado un sistema de gestin medioambiental.
Infrmese de lo positivo de otras experiencias y sobre todo asegrese de no cometer
los mismos errores.
2. Estructura del Sistema de Gestin Medioambiental
Una vez adoptada la decisin de implantar la Norma ISO 14001 en la empresa, es
muy frecuente que se nos plantee la siguiente cuestin: Y ahora, por dnde
empezamos?
No se ponga nervioso. Lo primero que hay que hacer es asignarle un nombre al
proceso a iniciar, por ejemplo: Proyecto ISO 14001 y a continuacin diferenciarlo en
distintas fases. Ya ver como cuando tenga estructurado el proyecto de ese modo,
el objetivo no le parecer ni tan lejano, ni tan inalcanzable.
Revisin
Medioambiental
Inicial
Fase 3
Preparacin
Fase 1
Planificacin
Fase 2
Desarrollo
documental
Implantacin en
la empresa
Fase 4
Auditora
Interna
Revisin por la
Direccin
Proceso de
Certificacin
Fase 5
Figura 3: Representacin esquemtica de las fases del Proyecto
2.1. Fase 1 - La fase de preparacin
Contenido:
! Funciones las responsabilidades han de estar definidas.
! El equipo de gestin medioambiental - equipo interdepartamental responsable del
proyecto.
! La Direccin de la empresa debe respaldar firmemente el proyecto y liderarlo.
! Medios necesarios - asignacin de recursos humanos, econmicos y
tecnolgicos.
! Asesores externos en caso de que se tuviera que recurrir a su contratacin
seran necesarios ciertos criterios de seleccin.
! Colaboracin con otras empresas intercambio de experiencias / motivacin.
La cuestin ms importante en esta primera fase del proyecto es la de determinar
las funciones de las personas involucradas. Sin una clara definicin de las
responsabilidades, difcilmente el proyecto podr tener xito. Por ello, se
recomienda formar al inicio del mismo un equipo de trabajo constituido por personal
propio de la empresa y encargar a ste la implantacin del SGMA. Los miembros de
este equipo de gestin medioambiental deberan proceder de diferentes reas de
su empresa ya que el Sistema de Gestin Medioambiental ha de aplicarse al fin y al
cabo en toda ella. Es mejor, delegar la responsabilidad del proyecto en un equipo de
gestin medioambiental interdepartamental, que adjudicrselo en su totalidad a un
nico departamento, como por ejemplo al de aseguramiento de la calidad. Esto
ltimo, ocurre con relativa frecuencia, generando en dicho departamento una
sobrecarga de trabajo excesiva que se traduce bien en la ralentizacin del proyecto
o bien en el abandono del mismo.
El tamao del equipo depende naturalmente del tamao de la propia empresa. En
todo caso debera estar integrado por un mnimo de dos personas y un mximo de
cinco. Se debe nombrar un jefe de equipo. Y recuerde: Sin una clara definicin de
las responsabilidades, ni el equipo ni el proyecto pueden funcionar!
La Direccin de la empresa ha de respaldar plenamente el proyecto! El equipo
de gestin medioambiental ha de tener rpido acceso a la Direccin para
informarla y debatir con sta aquellos temas que as lo requieran.
Durante la implantacin del Sistema de Gestin Medioambiental se ponen de
manifiesto muchos de los puntos dbiles de la empresa. En ocasiones sto
requiere el desarrollo de propuestas de resolucin y la adopcin de las
decisiones oportunas a menudo a muy corto plazo! La Direccin ha de estar
disponible para apoyar este tipo de decisiones y agilizar el proceso.
Los siguientes grficos muestran ejemplos relativos a la organizacin
medioambiental en diferentes empresas.
No obstante, la responsabilidad de la proteccin medioambiental en la
empresa siempre recaer en ltima instancia sobre la alta Direccin!
En empresas de gran tamao se recomienda adoptar las decisiones en el marco de
un grupo de trabajo o comit de medio ambiente, que se rena regularmente y que
sea asesorado e informado por el equipo de gestin medioambiental.
Por lo general, estas empresas disponen ya de comits para el anlisis y toma de
decisiones de temas relacionados con otros sistemas de gestin con los que la
organizacin cuenta.
Grupo de trabajo de medio ambiente
Presidencia: La Direccin
Miembros: jefe del equipo de gestin
medioambiental, jefes de rea de todas
las reas afectadas
Propuestas
Informacin
Auditora
Comunicacin
Formacin
Equipo de gestin
medioambiental (desarrollo y
mantenimiento del sistema)
EMPRESA
Decisin
Decisin
Propuestas
Informacin
Figura 4: Esquema ejemplo relativo a la organizacin medioambiental en empresas de gran tamao
En empresas ms pequeas, es suficiente con que el equipo de gestin
medioambiental tenga acceso directo a la Direccin. La Direccin comunicar las
decisiones directamente a los empleados.
La Direccin
Equipo de gestin
medioambiental
(desarrollo y mantenimiento
del sistema)
Empresa
Auditora
Comunicacin
Formacin
Propuestas / Informacin
Decisin
Figura 5: Esquema ejemplo relativo a la organizacin medioambiental en empresas ms pequeas
Un aspecto importante durante la fase de preparacin del proyecto es la dotacin de
medios y recursos suficientes para la implantacin del Sistema de Gestin
Medioambiental. Debe quedar claro que el proyecto cuesta tiempo y dinero! Por ello
y desde un principio, debe quedar asegurado que, los miembros del equipo de
gestin medioambiental, dispongan de suficiente capacidad para poder llevar
adelante, adems de sus funciones habituales, el desarrollo y la implantacin del
SGMA. Han de programarse recursos econmicos, principalmente para un posible
asesoramiento externo, para la participacin en talleres de trabajo y seminarios, as
como para la tramitacin de permisos y autorizaciones administrativas pendientes.
La cuestin de los recursos y medios financieros nos lleva directamente al siguiente
interrogante: Se debe recurrir a un asesor externo?
En principio, no hay inconveniente alguno en intentar abordar el Proyecto ISO
14001, sin la ayuda de un asesor o consultor externo. Muchas empresas se asustan
ante los gastos derivados de un asesoramiento externo y al fin y al cabo piensan,
para qu recurrir a ellos, si se cuenta con personal propio!. Sin embargo, no olvide
que esta ltima opcin implica que sus empleados debern dedicar una parte
considerable de su jornada laboral al desarrollo e implantacin del SGMA.
Un asesor externo que disponga de la suficiente experiencia en la implantacin de
sistemas de gestin medioambiental puede en cambio ayudarle a proceder de una
manera mucho ms sistemtica y estructurada, lo que le puede ahorrar tiempo y
dinero. Otra ventaja a considerar, es la objetividad del asesor externo, al que la
costumbre no le ciega; es decir, que posiblemente a l le llamarn la atencin cosas
o situaciones que Ud. ya no percibe en su empresa por estar totalmente
familiarizado con ellas.
Un consejo:
Asegrese de que el consultor que seleccione disponga de la suficiente experiencia
en implantacin de Sistemas de Gestin Ambiental y est adems, muy familiarizado
con la prctica y la realidad empresarial. Es una condicin indispensable que posea
una comprensin tcnica de los procesos que tienen lugar en su empresa. Recabe
referencias o si lo prefiere, solicite la recomendacin de un buen consultor a terceras
partes. Procure dar una cierta prioridad a aquellos consultores con conocimientos
en su sector, ya que as resultar ms breve la fase de adaptacin inicial!
Indicacin:
IHOBE, S.A. le propone una alternativa para introducir un sistema de gestin
medioambiental en su organizacin. Dicha alternativa consiste, en formar un grupo
de trabajo denominado Talde ISO-14, integrado por varias empresas unidas por el
mismo objetivo: la certificacin en ISO-14001.
Asesorados tcnicamente por un nico consultor comn para todas ellas y
dinamizadas por un experto en tcnicas de trabajo en grupo facilitado por IHOBE,
S.A. este grupo de empresas se rene peridicamente (cada tres o cuatro
semanas). En estas reuniones se imparte formacin en SGMA y se presentan las
estructuras documentales bsicas del SGMA (manual, procedimientos, instrucciones
de trabajo, etc) de modo genrico; se definen tareas y se debaten avances y
principales problemas. El intercambio de experiencias con otras empresas motiva y
ayuda a evaluar con mayor precisin el rendimiento y el progreso propios.
2.2. Fase 2 - La fase de planificacin
Contenido:
! Planificacin del proyecto - distribucin en el tiempo del tratamiento de los
requisitos de la norma
! Principales hitos - establecimiento de fechas previstas para cumplimiento de
tareas concretas
! Secuencia para el tratamiento de los requisitos de la norma - no existe un modelo
nico es preferible proceder en funcin de desarrollos y relaciones entre los
mismos.
Una vez finalizados los preparativos, se pasa a la planificacin detallada del
proyecto. En la documentacin de trabajo que facilita esta publicacin se incluye a
modo de ejemplo, una Planificacin del proyecto. Elabore en cualquier caso su
propio plan de proyecto, incluso an cuando no sepa con exactitud cunto tiempo va
a necesitar en definitiva para todos y cada uno de los puntos. La planificacin
general del proyecto adems de mostrarle el estado actual y el camino por recorrer,
le proporcionar una perspectiva global del proceso. (Ver Elemento 0, Prologo)
Tambin resulta conveniente diferenciar y establecer los principales hitos del
proyecto y fijarse un plazo para su cumplimiento. Estas etapas pueden ser, p.ej., la
aprobacin de la poltica medioambiental, la implantacin del SGMA en la empresa,
la realizacin de la primera auditora interna, etc.
Si analiza la planificacin del proyecto incluido en el Elemento 0, de la Segunda
Parte de esta publicacin y lo compara con el ndice del Manual de Gestin
(Elemento 1), se dar cuenta de que el orden del tratamiento de los diferentes
captulos coincide durante el proyecto con el orden correlativo de los mismos en el
Manual de Gestin.
En ocasiones puede resultar conveniente anticipar el trabajo sobre determinados
captulos debido a que, pueden implicar a distintos departamentos, por lo que habr
que tener en cuenta los diferentes puntos de vista de los mismos; o pueden referirse
a actuaciones ms complejas, que requieren gestionar gran cantidad de informacin,
por lo que la procedimentacin habr de ser ms detallada; o su desarrollo puede
resultar clave para el sistema y habr de establecerse desde un inicio, etc. por
ejemplo las Tablas de entradas y salidas.
Por otro lado, puede ocurrir que partes del proyecto estn tan ntimamente
relacionadas, que resulte ms fcil su desarrollo y aplicacin en el tiempo de forma
paralela, por ejemplo definicin de los procedimientos de control operacional y la
generacin de registros.
Un consejo:
Analice la planificacin de proyecto que se facilita en el Elemento 0, as como los
captulos correspondientes en el Manual modelo (Elemento 1), y compare stos con
los requisitos de la norma ISO 14001. Con el tiempo, se familiarizar con las
relaciones y se convertir en un autntico experto en gestin medioambiental!
En relacin a las reuniones del equipo del proyecto no olvide: reunirse es muy
importante. Slo una comunicacin constante y fluida garantiza que el sistema sea
comprendido y aplicado correctamente. Convoque reuniones peridicas y establezca
de forma precisa desde el inicio del proyecto cmo quiere que se desarrollen.
Elabore para cada reunin un pequeo orden del da. Trate primero los nuevos
puntos y deje para el final las preguntas y los resultados obtenidos desde la ltima
reunin. Redacte un acta de la reunin, defina y asigne las diferentes tareas y
documente quin es responsable de cada tarea y para cundo ha de estar realizada
cada una de ellas. Realice un seguimiento regular del progreso de los trabajos!
Un consejo:
Las reuniones no deben ser demasiado largas a veces es mejor invertir una hora
varios das a la semana, que un da entero una vez al mes. Debatan pero limite el
tiempo de discusin. En cuanto haya hallado una solucin, pondere sta en base a
criterios como la posibilidad de acometerla, los costes asociados, la utilidad y
similares.
Pero no olvide: Quin mucho abarca, poco aprieta! Para certificar su Sistema de
Gestin Medioambiental ste debe cumplir los requisitos de la ISO-14001
necesariamente, pero no tiene por qu ser del todo perfecto desde el comienzo! En
la ISO 14001 se exige la mejora continua del sistema - y qu quedara por mejorar
si el sistema ya fuera perfecto desde su comienzo?
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Adems no existe ningn sistema perfecto. Cuando haya implantado la ISO 14001, se dar cuenta
de que muchas ideas fantsticas por desgracia no funcionan tan bien en la prctica pero ya se
sabe: Slo el que no hace nada no comete errores.
2.3. Fase 3 - La revisin medioambiental inicial
Contenido:
! Registrar la situacin medioambiental real de partida de la empresa e identificar
las reas de mayor relevancia medioambiental resulta fundamental para el
SGMA.
! Visitas a la empresa, entrevistas a empleados, inspeccin de documentos.
! Informe, evaluacin de resultados, propuestas de medidas de mejora.
! Determinar responsabilidades, tareas y plazos de ejecucin para la implantacin
Plan de Actuacin.
Bien, ahora es cuando la cosa se pone seria. Antes de empezar a desarrollar un
sistema de gestin medioambiental necesita disponer de una amplia cantidad de
datos. Debe estar al da de lo que ocurre y ha ocurrido en su empresa. Estos datos
constituyen los cimientos sobre los que habr que trabajar posteriormente. Con la
ayuda de estos datos se determinan los impactos que su actividad industrial ejerce
sobre el medio ambiente. Pero adems, dichos datos son un instrumento importante
para detectar problemas puntuales que deban ser subsanados.
La organizacin y ejecucin de esta revisin medioambiental inicial recae sobre
los miembros del equipo de gestin medioambiental o sobre el consultor externo
contratado para tal fin. En cualquiera de los casos, stos planifican la revisin,
realizan las visitas a las diferentes reas de la empresa y entrevistan a los
empleados y superiores de los distintos departamentos.
Un consejo:
Es aconsejable que el equipo de gestin medioambiental realice ya al inicio del
proyecto una visita previa a la empresa y mantenga conversaciones con los
empleados. Esta visita preliminar ayuda a todos los miembros del equipo que
proceden de diferentes reas a comprender mejor la estructura compleja de la
empresa en su conjunto.
A la hora de realizar la revisin medioambiental inicial, es aconsejable no seguir
ciegamente una lista de comprobacin (check-list), sino utilizar ms bien el sentido
comn para obtener una imagen real de la situacin medioambiental en la empresa.
Para ello, es imprescindible que el equipo de gestin medioambiental disponga de
unos conocimientos tcnicos-medioambientales mnimos, que le permitan
comprender los procesos tcnicos que tienen lugar en la empresa y su posible
incidencia sobre el medio ambiente. Adems de mantener entrevistas con
empleados y superiores, es muy importante tambin inspeccionar la documentacin
relevante existente, como son los procedimientos y las instrucciones de trabajo, as
como las autorizaciones, permisos y licencias, comunicados de las autoridades, etc.
Un consejo:
Tmese el tiempo necesario para desarrollar la revisin medioambiental! Cuanto
ms exhaustiva sea sta, tanto mejor y slida ser la base de informacin de cara a
elaborar su propio Sistema de Gestin Medioambiental. Pero no se relaje, recuerde
que han prefijado una fecha para la finalizacin de la Revisin en su Planificacin.
Para registrar los diferentes aspectos medioambientales propios de su actividad
resulta aconsejable confeccionar una matriz como la que se expone a continuacin o
equivalente e incluirla en el informe derivado de la revisin. En ella se contemplan
los aspectos medioambientales identificados y asociados al funcionamiento de cada
rea de trabajo de la empresa, as como el resultado de la evaluacin de la
importancia de su impacto. Para dicha evaluacin se pueden emplear criterios como:
Magnitud y Peligrosidad o Toxicidad asociados a sus correspondientes escalas de
valoracin, que nos permitan obtener la evaluacin global por rea y por aspecto.
La evaluacin debera efectuarse conjuntamente por el equipo de gestin
medioambiental!
Areas de trabajo
Aspectos medioambi entales
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Consumo de energa NS B B A B M NS B M
Consumo de agua NS NS NS M M A NS NS M
Consumo de Materias primas NS NS NS B B M B B B
Generacin de Agua residual NS NS NS M M A NS M M
Generacin de Residuos B B B M M A B M M
Manipulacin de Sustancias peligrosas A B B A NS A NS M A
Emisiones atmosfricas B NS NS M NS M NS B B
Generacin de Ruido NS B M M M B B B B
Peligro de contaminacin del suelo
y aguas subterrneas
M NS B M B A NS M M
Evaluacin global de los impactos
por rea
M B B M B A NS M M
NS No significativo B Baja significancia M Media significancia A Alta significancia
El nivel de detalle y de complejidad de la matriz estar directamente relacionado con
la complejidad del proceso. Es decir, depender de si existe una nica lnea
productiva o si por el contrario existen varias- una principal y otras secundarias,
interrelacionadas entre si- y de las diferentes etapas u operaciones que las
constituyen.
La revisin medioambiental debera suministrar toda la informacin tcnica y
organizativa importante con la que poder establecer la situacin real sobre la
proteccin medioambiental dentro de la empresa:
- Aspectos medioambientales significativos
- Comparativa entre prcticas medioambientales de la empresa y los requisitos de
la norma
- Grado de cumplimiento de la legislacin medioambiental aplicable
Este material sirve entre otras cosas para identificar las medidas de mejora. El
equipo de gestin medioambiental o el consultor elaborar para ello primero un
informe. Este informe podra contemplar por ejemplo los puntos recogidos en el
recuadro que se muestra ms adelante.
Por ltimo, se evalan las evidencias constatadas o el diagnstico realizado, se
plantean posibles soluciones y se establecen las responsabilidades y los plazos de
ejecucin para la implantacin en un programa o plan de actuacin medioambiental.
En el Elemento 7 de esta publicacin se muestra un ejemplo de Informe de
Revisin Medioambiental Inicial que incluye en su anexo una propuesta del Plan
de Actuacin Medioambiental, previo a la implantacin de un sistema de Gestin
Medioambiental.
1. DESCRIPCIN GENERAL DE LA REVISIN MEDIOAMBIENTAL INICIAL
1.1. ANTECEDENTES.
1.2. ALCANCE
1.2.1. Perodo cubierto por la Revisin Medioambiental Inicial
1.2.2. Criterios de Revisin Medioambiental Inicial
1.2.3. Temas tratados en la Revisin Medioambiental Inicial
1.3. OBJETIVOS
1.4. METODOLOGA
1.4.1. Fases y fechas en las que se realiz la Revisin Medioambiental Inicial
1.4.2. Actividades previas al trabajo en fbrica
1.4.3. Trabajo en fbrica
1.4.4. Actividades posteriores
1.4.5. Instrumentos de Revisin Medioambiental Inicial
1.4.6. Equipo Revisin Medioambiental Inicial
1.4.7. Lista de distribucin del informe de Revisin Medioambiental Inicial
2. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA
2.1. DATOS GENERALES
2.2. DESCRIPCIN DEL DESARROLLO HISTRICO DE LA EMPRESA
2.3. DESCRIPCIN DEL LUGAR
2.4. DESCRIPCIN DEL PROCESO
2.5. ENERGA, AGUA Y MATERIAS PRIMAS
2.6. ORGANIZACN Y PERSONAL
2.7. SISTEMA DE GESTIN
3. TABLAS DE RECOPILACIN DE ASPECTOS AMBIENTALES
4. EVALUACIN DE ASPECTOS MEDIOAMBIENTALES
4.1. Entradas/Sal idas relacionadas con el medi o ambi ente
4.2. Aspectos ambiental es si gni ficati vos
4.3. Estructura y responsabili dades
4.4. Aspectos general es
4.5. Atmsfera
4.6. Vertidos
4.7. Resi duos y su almacenamiento
4.8. Consumo de agua
4.9. Consumo de energa
4.10. Materias primas, productos qumicos y su almacenami ento
4.11. Protecci n del suel o y de las aguas subterrneas
4.12. Contami naci n acsti ca
4.13. Gesti n de riesgos
4.14. Embal aje y transporte
5. NECESIDADES DE FORMACIN
6. RESUMEN Y CONCLUSIONES GENERALES
ANEXO I.PLAN DE ACTUACIN MEDIOAMBIENTAL DE LA EMPRESA
Otro ejemplo de posible Indice de un Informe de Revisin Medioambiental Inicial.
2.4. Fase 4 Estructura del Sistema de Gestin Medioambiental
Contenido:
! Responsable del SGMA y Responsable de la proteccin medioambiental.
! Trabajar con matrices de responsabilidades y flujogramas.
! Elaboracin e implantacin paso a paso del Sistema de Gestin Medioambiental.
! Reuniones de proyecto (desarrollo, duracin, protocolo). Hablar menos y actuar
ms!
Uno de los ms importantes y por ello, primeros pasos a dar hacia un Sistema de
Gestin Medioambiental que funcione, es el nombramiento de las personas
responsables del Sistema de Gestin Medioambiental (los llamados representantes
de la Direccin), as como del responsable final o responsables de la proteccin
medioambiental en la empresa.
Atencin!
No se trata del mismo cargo, a pesar de que en determinadas circunstancias ambas
funciones puedan ser desempeadas por una misma persona.
1. Al representante de la Direccin le corresponde desempear todas las
actividades necesarias para implantar y mantener al da el Sistema de Gestin
Medioambiental. Desde la elaboracin del Manual de Gestin Medioambiental,
as como de los procedimientos, instrucciones, formularios, listas de
comprobacin, etc., pasando por la distribucin y la actualizacin de dichos
documentos, la planificacin, ejecucin y evaluacin de las auditoras internas,
hasta la elaboracin de un informe peridico y la preparacin de las auditoras
externas. Esta tarea puede ser asumida tambin por el equipo de gestin
medioambiental.
2. El o los responsables de la proteccin ambiental fijan la poltica
medioambiental y aseguran la implantacin del SGMA. Son los responsables
finales de que se cumplan y apliquen en la empresa todos los requisitos legales y
otros requisitos vigentes. Esta responsabilidad recae generalmente sobre la
Direccin, quien tendr que designar al responsable del SGMA. De igual modo,
la aprobacin de la Poltica Medioambiental de la organizacin ser
responsabilidad de la Direccin.
Importante:
El representante de la Direccin es en efecto el responsable del funcionamiento del
Sistema de Gestin Medioambiental, y ha de advertir sobre los problemas e
incidencias medioambientales significativos que pudiera identificar. Pero los cargos
responsables de las respectivas reas, sern igualmente los responsables del
cumplimiento de los diferentes requisitos del SGMA en las mismas, por parte del
personal bajo su cargo.
Un Sistema de Gestin Medioambiental por lo general conlleva la elaboracin de un
Manual de Gestin Medioambiental ste contendr la estructura de dicho sistema
a grandes rasgos, las principales responsabilidades y los desarrollos u operativas
establecidas . Tambin son necesarios otros documentos, como procedimientos,
instrucciones de trabajo, formularios, etc, en los que se detallen ms las diferentes
actividades y los trabajos que han de realizarse y el modo en que stos han de
llevarse a cabo y dnde registrarse.
La estructura del Sistema de Gestin se explica en el captulo 6 del Manual modelo
(Elemento 1) de IHOBE. La brevedad de este Manual no es casual; su extensin se
ha reducido al mnimo necesario. Se ha evitado intencionadamente el volver a copiar
literalmente o a explicar en los propios captulos del Manual prrafos enteros de la
norma ISO 14001 como ocurre en muchos otros modelos de manual existentes. En
caso necesario, consulte directamente la norma.
Un consejo:
En ltima instancia es Ud. mismo quien debe decidir el tipo de Manual que va a
elaborar y cmo organizar en su empresa el control de la documentacin:
procedimientos, formularios, requisitos legales y dems documentos. El Manual
modelo de IHOBE es slo una propuesta ms, pero como ya se ha dicho, existen
muchas posibles soluciones para alcanzar el objetivo.
Recuerde:
Reduzca el Manual al mnimo necesario. Incorpore al Manual slo aquello que
realmente tenga relevancia para su empresa. Lea la norma con frecuencia! Cada
nueva lectura aporta nuevos conocimientos Y no olvide que es el Manual el que
debe ser adaptado a la empresa, y no la empresa al Manual!
A menudo, uno se pregunta cuntos son los procedimientos que hay que elaborar
adems del Manual.
Advertencia:
El Manual del SGMA modelo que presenta IHOBE incluye ya en sus 14 captulos
gran parte de lo procedimentado por la empresa o lo que es lo mismo, el modo de
operar que sta ha establecido para los requisitos ms importantes exigidos por la
norma ISO-14001. Adapte esos desarrollos a las circunstancias de su empresa.
Este Manual modelo no puede, sin embargo, contener ni reflejar todos los procesos
significativos desde un punto de vista medioambiental de todas las empresas en
general. Por esta razn, ser Ud. quien deba describir en los procedimientos
correspondientes (Elemento 2), todos aquellos procesos de su propia organizacin
que presenten o se caractericen por su relevancia ambiental.
En el Manual de IHOBE, los desarrollos o modos de operar definidos no se
presentan en forma de texto, sino en forma de flujogramas de fcil comprensin. No
obstante, es Ud. de nuevo quien debe decidir cul de las alternativas existentes
prefiere: desarrollo en flujogramas, desarrollo slo en forma de texto o un combinado
de ambas. Compare los siguientes ejemplos o posibilidades, y decida a continuacin
cul le resulta ms fcil de entender.
En el apartado del Elemento 1 se adjuntan a modo de apoyo y para cada uno de los
captulos, comentarios y consejos referidos a cada uno de ellos, a fin de facilitar su
compresin. Hay que aclarar, que las pginas que recogen los comentarios no son
parte de la documentacin del sistema, sino una ayuda para la asimilacin y mejor
entendimiento de los verdaderos documentos.
Desarrollo en Flujograma
Inicio
Identificacin de
los aspectos
medioambientales
Evaluacin de la
magnitud
Evaluacin de la
peligrosidad
Determinacin del
nivel de
significancia
Fin
Identificamos los aspectos medioambientales por proceso, o servicio de forma anual
como mnimo o cuando se dan modificaciones de procesos, producto o legislacin,
mediante una comparacin anual de la informacin de las siguientes fuentes:
- Los resultados de la revisin ambiental inicial
-Los balances de input/output
- Los resultados de las auditoras internas
- Los resultados de los revisiones por la Direccin
- Los resultados del control medioambiental interno
De acuerdo al PRO Identificacin y evaluacin de aspectos medioambientales se evalan
cada uno de los aspectos identificados y registrados, asignando una calificacin a cada
aspecto ambiental por el concepto de magnitud.
De forma similar, se evala la peligrosidad y se otorga a cada aspecto medioambiental una
calificacin en base a este criterio..
Relacionando magnitud y peligrosidad, se asigna una valoracin semicuantitativa del nivel de
significancia y de este modo se determinan que los aspectos ambientales ms significativos
de la empresa se consideran aspectos significativos los que obtengan calificacin de Alto.
Desarrollo en Forma de texto
Primero han de identificarse en la empresa todos los aspectos medioambientales.
Esto se logra mediante una comparacin de los resultados de la revisin ambiental
inicial, los balances de input/output, los resultados de las auditoras internas, los
resultados de las revisiones por la direccin, los resultados del control
medioambiental interno y los resultados de las modificaciones de procesos. El
siguiente paso es evaluar la magnitud y la peligrosidad de cada uno de los aspectos
medioambientales identificados y registrados. Para ello nuestra empresa ha definido
diferentes escalas para la valoracin de los distintos niveles de peligrosidad y de
magnitud de los aspectos, que nos permiten la trazabilidad de la evaluacin.
Emplearemos el procedimiento de Identificacin y evaluacin de aspectos
ambientales de forma que se asigna una calificacin a cada aspecto ambiental por
el concepto de magnitud y otra calificacin por el concepto de peligrosidad.
Despus, se determina la significancia de los aspectos medioambientales. Para ello
se utiliza la tabla que relaciona magnitud y peligrosidad. Se asigna una valoracin
semicuantitativa segn el cruce de valoraciones y aquellos aspectos
medioambientales que han obtenido la calificacin superior Alto son los
considerados como significativos de la empresa.
Otra herramienta, que el Manual de Gestin Medioambiental emplea para
representar de forma simplificada la correspondencia entre funciones y
responsabilidades, es la matriz de responsabilidades. Esta nos permite identificar
a simple vista quin es el responsable de las diferentes tareas a desarrollar. Para
poder elaborar una matriz de responsabilidades operativa, lgicamente ha de
definirse primero en un organigrama la estructura de la gestin medioambiental con
las responsabilidades y cargos principales al respecto.
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Redaccin y actualizacin de la Poltica Medioambiental R I I I C C
Entrada en vigor del Manual de Gestin Medioambiental
R I I I C C
Evaluacin del Sistema de Gestin Medioambiental
(Revisin por parte de la Direccin)
R I I I C C
Dotacin de los recursos para el Sistema de Gestin
Medioambiental
R - - - I I
R =Responsabilidad C =Colaboracin I =Informacin
Tal y como muestra el ejemplo, una matriz de responsabilidades proporciona de
forma rpida y fcilmente comprensible informacin sobre las principales tareas a
desarrollar dentro del marco del SGMA y sobre los cargos responsables de su
ejecucin.
Advertencia:
Los sistemas de gestin medioambiental segn la ISO 14001 son muy similares a
los sistemas de gestin de la calidad segn la serie ISO 9000, muy comunes desde
hace ya algunos aos. Por eso, resulta cada vez ms frecuente la integracin de
ambos sistemas en un Manual de Gestin comn. El Manual modelo editado por
IHOBE est concebido por su estructura para ser integrado en un futuro en un
sistema ya existente de gestin de la calidad.
Conformar la estructura del Sistema de Gestin Medioambiental es una labor que ha
de realizarse de forma continua y paso a paso. En la planificacin general de
proyecto, debera haber quedado establecida la secuencia en que se prevea
abordar (anlisis y elaboracin) los diferentes captulos.
En ese contexto, le recordamos que puede proceder segn el siguiente flujograma:
Inicio
Fin
Discusin de los
captulos
Discusin sobre
la implantacin
Inspeccin de la
documentacin
existente
Comprobacin
de la eficacia
Aprobacin y
documentos
Elaborar o
actualizar
documentos
Es
aprovechable?
Eficaz?
s
s
no
no
El equipo de gestin medioambiental aborda y
discute punto por punto los correspondientes
captulos.
Se debate la forma de implantar el captulo
correspondiente en la empresa. Dialogue y recoga
la opinin de las personas que luego debern
trabajar segn el contenido de dicho captulo!
Han de elaborarse los documentos asociados que se
mencionan en el captulo (procedimientos, instrucciones,
formulario, etc). Para ello, se recomienda examinar la
posible adecuacin de los documentos ya existentes en otros
Importante trasmitir mensajes claros utilizando
slo el papel imprescindible
Todos los documentos y captulos aprobados
han de ser distribuidos a los departamentos y
empleados afectados.
El equipo de gestin medioambiental comprueba
directamente en el puesto o rea de trabajo
eficacia y adecuacin de la documentacin y los
captulos elaborados.
Los documentos y captulos difundidos se debern
revisar puntualmente y adaptar en caso de que no
fueran eficaces.
Puede seguir utilizndose, tras una modificacin
puntual o formal, alguno de los documentos
existentes en la empresa y que sea equivalente al
documento en cuestin? Por ejemplo, procedimientos de
Ajuste al mximo la cantidad empleada!
difusin de los
auditoras Internas; control de la documentacin; No
Conformidad, accin correctora y accin preventiva, etc.
sistemas de gestin de la empresa.
Advertencia:
Existen dos posibles vas para la implantacin propiamente dicha de un SGMA.
1. Introducir paso a paso cada captulo y documentacin asociada conforme los
vaya elaborando, familiarizando con ello a sus empleados poco a poco con la
gestin medioambiental, o
2. Introducir de una sola vez toda la documentacin del SGMA, advirtiendo a sus
empleados que a partir de ese momento debern cumplir todos los requisitos.
La posibilidad por la que vaya a decidirse depende en ltima instancia de Ud. y de
su equipo de gestin medioambiental. Pero en su toma de decisin, no se olvide de
ponderar los siguientes puntos:
Tamao de la empresa
Motivacin de los empleados, y la disponibilidad de los mismos
Su comprensin y experiencia en otros Sistemas de Gestin
Estructura de la plantilla
Cantidad de documentacin a asimilar y experiencia en gestin medioambiental
2.5. Fase 5 ltimos preparativos para la certificacin
Contenido:
! Auditoras internas - evaluar la conformidad y la eficacia del SGMA referido a los
criterios establecidos por la Norma ISO-14001
! Revisin por parte de la Direccin - evaluacin de la adecuacin del SGMA y del
grado de cumplimiento de la poltica, objetivos, metas y programas
medioambientales
! Seleccin del certificador
Las auditoras internas sirven para evaluar su Sistema de Gestin Medioambiental
y para detectar las no conformidades y los potenciales de mejora. Por ello y entre los
requisitos obligados a cumplir por un sistema ISO-14001, est el de llevar a cabo
una auditora interna global del SGMA antes del proceso de certificacin con el fin de
comprobar el funcionamiento del sistema. Recuerde: La ISO 14001 exige la mejora
continua del sistema y las auditoras son herramientas enfocadas a ella!
Tras la auditora interna se presentan a la Direccin (o al Grupo de Trabajo o Comit
de Medio Ambiente, en el que est incluida ya la Direccin; ver 2.1) los resultados de
la misma. Con sta y otra informacin adicional se lleva a cabo la Revisin por
parte de la Direccin, para detectar el nivel de aplicacin de la poltica, la eficacia
de los programas, etc. y a partir de ah se adoptan las medidas oportunas y la nueva
estrategia a seguir por la organizacin.
Desarrollar e implantar un SGMA normalizado, no tiene porqu necesariamente
culminar en la certificacin del mismo. Pero recuerde, que la certificacin de un
SGMA-14001 solo ser posible si ste se ha desarrollado en base a los requisitos
especficos de la Norma ISO-14001. La certificacin le servir entonces para
demostrar a terceras partes interesadas que su organizacin ha implantado con
xito y de forma apropiada un SGMA.
Importante:
Para obtener la certificacin del Sistema de Gestin Medioambiental segn la ISO
14001 es necesario que el sistema haya completado todo su ciclo, esto es, desde la
elaboracin de la poltica medioambiental hasta la revisin por la Direccin! Por lo
general es recomendable que el sistema est implantado y funcionando un mnimo
de al menos tres meses en la empresa antes del proceso de certificacin.
Durante ese tiempo se generarn registros, se crear hbito y se detectarn puntos
dbiles del SGMA que requerirn las acciones correctoras oportunas.
Parece entonces mejor no esperar hasta el final para implantar el SGMA a nivel de
plantilla, y proceder a ello poco a poco y paso a paso, de forma paulatina.
Una vez iniciado el Proyecto ISO-14001 la seleccin del certificador debera darse
cuanto antes. Hable con los auditores y considere si la entidad certificadora cubre
sus necesidades (no toda entidad certificadora es igual de competente en todos los
sectores; el auditor debera disponer preferiblemente de conocimientos prcticos en
el sector al que su empresa pertenece). Para su seleccin, tenga en cuenta las
acreditaciones y la independencia y objetividad del organismo certificador.
Un consejo:
Dirjase a la direccin de Internet www.ihobe.es o bien directamente al telfono del
servicio IHOBE-Line 900-15.08.64 para obtener una lista actualizada de los
organismos de certificacin autorizados.
3. Hacia la mejora ambiental continua
Llegado este momento, no olvide que con la certificacin hemos cubierto un primer
ciclo de PDCA. Pero atencin, esto no es sinnimo de que su comportamiento
medioambiental haya alcanzado su cota ms alta, ni que haya eliminado de forma
inmediata todos sus impactos medioambientales. Lo cierto es que podemos
demostrar el cumplimiento de unos mnimos, que podrn ser auditados y
certificados, pero ya adelantabamos que stos estn supeditados a un proceso de
mejora continua sistemtico y cclico. Es decir, que a partir de ahora, habr que
seguir avanzando en la espiral de la mejora continua.
Mejora continua:
Proceso de
intensificacin del
Sistema de Gestin
Medioambiental para
la obtencin de
mejoras en el
comportamiento
medioambiental
global, de acuerdo
con la poltica
medioambiental de la
organizacin.
Este proceso no
precisa ser llevado a
cabo en todas las
reas de la actividad
simultneamente.
Figura 6: Espiral de la mejora continua
Los cambios de los productos y actividades de la empresa, las modificaciones en
materia de legislacin medioambiental, los criterios del mercado, los avances
tecnolgicos, la opinin de la partes interesadas, la experiencia adquirida y los
compromisos de la propia organizacin, etc, sern en definitiva la fuerza motriz de la
mejora continua, cuyo ritmo y extensin vendrn determinados por la propia
organizacin en funcin de diversos factores incluidos los econmicos.

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Manual IHOBE ISO-14001 Cmo implantar un Sistema de Gestin Medioambiental?

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