PO-ICQ/ESPOL/01

GESTION DE LABORATORIOS

Revisin: 3

ADVERTENCIA: Este documento es propiedad de la ESPOL y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por escrito de su propietario.

Realizado:

Revisado:

Aprobado:

Dr. Gastn Del Rosario Asistente de Laboratorio

Ing. Olga Gonzlez Subdirectora

Ing. Justo Huayamave Director Fecha: 27 de agosto de 2007

Fecha: 17 de agosto de 2007 Fecha: 27 de agosto de 2007

PG0101-1

PO-ICQ/ESPOL/01 GESTION DE LABORATORIOS

Fecha: Julio 2007 Revisin: 2 Hoja 2 de 11

HISTRICO DE MODIFICACIONES REVISIN N 1

FECHA Feb. 2007

APTDOS. Todos

CAUSAS DEL CAMBIO Primera Emisin Procedimiento del

Jul. 2007

2. 3. 3.1 3.1.1

Responsabilidades Desarrollo Sistema de Control Registro del ingreso de los equipos

Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades

3.1.3 Inventario de Equipos por Laboratorio 3.1.4 Ubicacin y Ordenamiento 3.1.7 Prstamos 3.2 Mantenimiento de Equipos

Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Responsabilidades Alcance Contenido Responsabilidades Manejo de sustancias en los laboratorios.

3.2.1 Programa de Mantenimiento 3.2.2 Verificacin de Equipos 3.3 3.5 3 Agosto 2007 3. Actividad Docente Baja de los Equipos Desarrollo

3.2.2 Verificacin de Equipos 3.4 3.5 Actividad Docente Normas de Seguridad

PG0102-1

INDICE

1 2 3
3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6 3.1.7 3.2 3.2.1 3.2.2 3.3 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.6

OBJETO RESPONSABILIDADES DESARROLLO

SISTEMA DE CONTROL REGISTRO DEL INGRESO DE LOS EQUIPOS IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN INVENTARIO DE EQUIPOS POR LABORATORIO UBICACIN Y ORDENAMIENTO RECOPILACIN Y ARCHIVO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE TARJETAS DE CONTROL DE EQUIPOS PRSTAMOS DE EQUIPOS MANTENIMIENTO DE EQUIPOS PROGRAMA DE MANTENIMIENTO VERIFICACION DE EQUIPOS SOLICITAR MATERIALES Y REACTIVOS ACTIVIDAD DOCENTE NORMAS DE SEGURIDAD NORMAS DE APLICACIN GENERAL NORMAS DE DISCIPLINA BAJA DE LOS EQUIPOS

DOCUMENTACIN ASOCIADA

PG0103-1

1.

OBJETO El objeto de este procedimiento es garantizar el suministro, la seguridad y correcto funcionamiento de los equipos, instrumentos, accesorios y materiales de los laboratorios y reactivos a travs de la dotacin, revisin-verificacin, reparacin, graduacin y mantenimiento (documentacin, organizacin y control, etc.) de stos, en el ICQA, para realizar de la mejor manera las prcticas acadmicas dentro del proceso de docencia como apoyo para las carreras que ofrece la ESPOL en la asignatura de Qumica.

2.

RESPONSABILIDADES

Asistente de Laboratorio Auxiliar de Servicios

Responsable

Jefe de los Laboratorio

Supervisor de los Laboratorios

Actividades

Registro del ingreso de los equipos Identificacin (etiquetado) y codificacin Inventario de equipos por laboratorio Ubicacin y ordenamiento Recopilacin y archivo de informacin y documentacin Elaboracin y actualizacin de tarjetas de control de equipos Prstamos de equipos Mantenimiento de Equipos Programa de mantenimiento Verificacin de Equipos Solicitar materiales y reactivos Actividad Docente Normas de seguridad Baja de los equipos

R R R R R R C R C R C R C R R R R C C C C

C C C C R C R R R R R

3.

DESARROLLO Este procedimiento aplica para los laboratorios de: Qumica General IA y IB, Qumica II, Fsico-Qumica, Orgnica y para otros laboratorios de docencia, que el ICQA creare.

PG0103-1

Profesores

El Director del ICQA designar a una persona encargada de la Jefatura de laboratorios de docencia (Jefe de los laboratorios de Docencia) y otra persona encargada de la supervisin de las instalaciones de los laboratorios de docencia (supervisor de Laboratorios de Docencia)
El asistente de laboratorio es el encargado de la identificacin de los equipos sometidos al sistema de verificacin/mantenimiento/ y materiales.

3.1 SISTEMA DE CONTROL Se describen a continuacin los criterios, normas, instrucciones y elementos, que conforman el sistema de control de los equipos y materiales de laboratorio. 3.1.1 REGISTRO DEL INGRESO DE LOS EQUIPOS Con los documentos de respaldo otorgados por activo fijo ( Ingresos/Egresos de bodega, Activos fijos comprados por orden de compra e Ingreso/Egreso de Bodega de Artculos por orden de compra al contado (PRO1203-1)) se procede a registrar en la Base de Datos de Activos Fijos (POICQ0101) ICQA, el listado de equipos que ingresan a la unidad y que son asignados a cada laboratorio. El ingreso a bodega y recepcin de equipos se encuentran en archivos inactivos en carpetas clasificadas por laboratorio. El registro del ingreso de los equipos contiene la siguiente informacin: 3.1.2 Cdigo/No. Inventario Ubicacin Fecha Compra Cantidad Observacin Descripcin Caractersticas Marca Modelo Serie Valor/Compra Custodio Estado Caracterstica del Componente

IDENTIFICACIN Y CODIFICACIN

Para la identificacin de cada uno de los equipos se utilizarn los cdigos asignados por la Bodega Central de la ESPOL. A los equipos que tengan algn
PG0103-1

inconveniente o se encuentren en mantenimiento se los identificar con etiquetas de FUERA DE USO o en MANTENIMIENTO.

3.1.3

INVENTARIO DE EQUIPOS POR LABORATORIO

Para una mejor informacin sobre la existencia de los equipos disponibles en cada Laboratorio, se dispondr de un listado que deber mantenerse actualizado.

El listado se elaborar en el registro Inventario de Equipos por Laboratorio (POICQ0102) en el que se registrar la siguiente informacin:

tem Cdigo Equipo Descripcin Cantidad Marca Modelo Serie Fecha de Compra Observaciones

El responsable de sta actividad es el Asistente de Laboratorio. 3.1.4 UBICACIN Y ORDENAMIENTO Los equipos, materiales y reactivos estarn dispuestos en una unidad de almacenamiento (anaqueles, perchas, armarios), durante las clases prcticas estarn disponibles sobre los mesones. Despus de la realizacin de determinadas prcticas se proceder a colocar en un mesn auxiliar, los materiales que requieran de lavado, limpieza, ordenamiento y reubicacin en su respectivo puesto de almacenamiento. 3.1.5 RECOPILACION Y ARCHIVO DE INFORMACION Y DOCUMENTACION Toda la documentacin e informacin que se disponga de los equipos (catlogos, manuales de operacin, etc.) sern recopiladas y guardadas ordenadamente en un archivo que estar ubicado en cada Laboratorio La responsabilidad de la organizacin y conservacin del material archivado ser de responsabilidad del Asistente de Laboratorio.

PG0103-1

3.1.6

ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE TARJETAS DE CONTROL DE EQUIPOS Para conocer las condiciones fsicas en que se encuentran los equipos, se utilizarn tarjetas de control de equipos para cada uno de ellos, donde se anotar las observaciones referentes al estado actual de los mismos.

Esta tarea se realizar una vez al ao o cuando el caso lo requiera. El responsable ser el Asistente de Laboratorio y sta actividad se registrar en las Tarjetas de Control de Equipos (POICQ0103).

3.1.7

PRSTAMOS DE EQUIPOS Los prstamos de materiales y equipos solo se realizarn dentro de la unidad ICQA, y para ello se exige: a los docentes firmar una solicitud hasta la devolucin que ser en el tiempo mximo de una semana, y a los alumnos la credencial de la ESPOL ms la solicitud de prstamo debidamente llenada y firmada .Para otros casos, se los orientan a que presenten una solicitud a la Direccin. El prstamo se realizar en la Solicitud de Prstamo de Materiales y Equipos (POICQ0104). El responsable ser el Jefe de Laboratorios.

3.2

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Los equipos que se utilizan en las prcticas de Laboratorio sern operados de acuerdo a las instrucciones sealadas en los manuales de operacin del fabricante y/o las que recomiende el Profesor de Laboratorio. Antes de que un equipo sea usado, deber verificarse su operatividad. Esta condicin tambin deber observarse despus del uso que se le haya dado.

3.2.1

PROGRAMA DE MANTENIMIENTO Para que los equipos se encuentren debidamente aptos para su utilizacin en las prcticas del Laboratorio, se elaborar un programa de mantenimiento que abarcar a los equipos de uso ms frecuente y susceptibles de daarse. El responsable de elaborar el programa de mantenimiento es el Supervisor de los Laboratorio. El mantenimiento preventivo ser gestionado por el Supervisor de Laboratorios de Docencia segn consta en el programa de mantenimiento o segn informe de los Asistentes de Laboratorios, las mismas que quedarn registradas en el formato denominado Trabajo realizado al equipo (POICQ0106)

PG0103-1

3.2.2 VERIFICACION DE EQUIPOS Por las caractersticas propias de los equipos que dispone cada Laboratorio equipos de medicin - la mayora de ellos requiere para su buen funcionamiento la verificacin antes de su uso (balanzas, ampermetros, multmetros, espectrofotmetro, alimentadores de voltaje, medidores de pH, Salinmetros, refractmetros, etc.). Esta labor ser realizada tanto por el Asistente de Laboratorio como por el Supervisor de los laboratorios. El perodo de verificacin se realizar semestralmente o cuando el caso lo amerite, quin determinar la utilidad del mismo. Si la verificacin diera como resultado una accin correctiva esta ser informada a la direccin del ICQA, para que tome las medidas correspondientes 3.3 SOLICITAR MATERIALES Y REACTIVOS Los materiales y reactivos que se requieren para las prcticas, son solicitados a la Secretaria Tcnica desde antes de iniciar el curso y luego de verificarse la necesidad de los mismos, utilizando la Solicitud de Requerimiento de Materiales y Reactivos (POICQ0105) establecido por las autoridades de la unidad. 3.4 ACTIVIDAD DOCENTE Los horarios de los grupos, al igual que los calendarios de actividades a cumplirse durante el curso, son establecidos por el coordinador de las prcticas de la asignatura correspondiente, y publicados desde el primer da de clases en los diferentes laboratorios por parte del respectivo Asistente de Laboratorio. Los Asistentes de Laboratorio dispondrn con anticipacin en los respectivos lugares de trabajos de los alumnos, los materiales y reactivos necesarios para el desarrollo de cada una de las prcticas. En el primer da de clases cada profesor sealar las Polticas del Curso, Tcnicas elementales de laboratorio, y las reglas de seguridad; resaltando el uso del mandil y el manual de prcticas a partir de la siguiente clase. Cada profesor dictar su clase experimental considerando las polticas, indicaciones establecidas por el ICQA previa al inicio del curso Coordinador al inicio del trmino

acadmico.
Los laboratorios de docencia estn bajo la responsabilidad del Jefe de Laboratorio del ICQA, el mismo que velar por el cumplimiento y buen desarrollo de cada una de las

prcticas programadas, de acuerdo a los lineamientos del Subdirector del ICQA. Quien se encargar de que los laboratorios cuenten con los materiales y equipos necesarios para el desenvolvimiento ptimo de las prcticas.
PG0103-1

3.5 NORMAS DE SEGURIDAD El trabajo en el laboratorio requiere la observacin de una serie de normas de seguridad que eviten posibles accidentes para las personas que trabajan en este entorno. Para ello, el Instituto de Ciencias Qumicas y Ambientales establecer las Normas de Seguridad ms apropiadas y necesarias, las mismas que una vez

implantadas sern respetadas y cumplidas estrictamente. para cumplir con este objetivo. En cada laboratorio tiene que haber extintores con la carga y la fecha de expiracin plenamente identificados. Cada laboratorio de docencia almacena temporalmente reactivos slidos y lquidos en pequeas cantidades que se utilizan para las prcticas durante cada semestre. Tanto los reactivos slidos como los lquidos son comerciales o grado reactivo y generalmente se utilizan en pequeas cantidades (slidos) y en baja concentraciones (lquidos) y corresponde a los reactivos de clase 3, 4 ,5 y 8. Dicha clasificacin se establece en la norma INEN 2266:2000. Como combustible para el uso de mecheros se utiliza el GLP (clase 2), cuyos envases se encuentran ubicados en la parte exterior del edificio y llega al laboratorio por tuberas La norma INEN 2266:2000 establece lineamientos para las actividades de produccin, comercializacin, transporte, almacenamiento y eliminacin de productos qumicos peligrosos, por lo que para su aplicacin en los laboratorios de docencia del ICQA solo aplican las relativas a la clasificacin de reactivos (capitulo 4), a las habilidades especficas del personal (capitulo 6.1.1), etiquetado para los envases originales y no los que se destinan para los ensayos (incisos 6.5.1.2, 6.5.1.3, 6.5.1.4). El ICQA tiene un plan de prevencin para atender las posibles emergencias derivadas de las prcticas de los laboratorios de docencia.

Las Normas de Seguridad se guan en base a los criterios, normas y procedimientos en sus partes, prrafos o artculos que apliquen al uso de productos qumicos. Tanto como las Normas de disciplina. 3.5.1 NORMAS DE APLICACIN GENERAL En este conjunto de normas, se debe observar lo siguiente: o o o o o En el laboratorio es indispensable el uso del mandil. No est permitido comenzar un experimento sin autorizacin Al calentar un reactivo en el tubo de ensayo, dirjase ste hacia donde no hayan personas. Nunca lleve a la boca un reactivo para probarlo. Para detectar olores, abanique stos con la mano hacia la cara. Trabaje cuidadosamente para evitar perjuicios a los dems. Comunicar inmediatamente al profesor o al asistente de laboratorio cualquier accidente que pudiera tener lugar.

PG0103-1

o o o o o o o o

No colocar en la balanza electrnica objetos cuya masa sea mayor a la capacidad de la misma. Limpiar siempre los aparatos antes de guardarlos para que estn a la disposicin y uso inmediato. Nunca eche agua sobre un cido concentrado; siempre aada el cido lentamente sobre el agua mientras agita constantemente. Si cae en su piel sustancias como cido, base, bromo o fsforo, deje caer inmediatamente mucho agua sobre el rea quemada. Cuide de que el rea donde usted trabaja con gases est suficientemente ventilada. Siga fielmente las instrucciones que se dan en la prctica. Cuidar que los frascos con reactivos no permanezcan destapados. Los residuos lquidos se echarn por el vertedero mientras se abre la llave para que corra el agua. Los slidos se llevarn al basurero.

Antes de abandonar el laboratorio lave sus manos con agua y jabn. o Cuando haga uso del agua, cierre bien la llave.

3.5.2

NORMAS DE DISCIPLINA o o o o o No ingerir alimentos ni bebidas dentro del Laboratorio. No fumar en el interior del laboratorio. Mantener el orden y una conducta apropiada. No utilizar los celulares durante la prctica.

Cumplir en forma estricta las normas de seguridad anteriormente indicadas

3.6. BAJA DE LOS EQUIPOS En los casos de que equipos y materiales presenten daos irreparables, un estado de obsolescencia comprobada o una vida til ya vencida, el Jefe de Laboratorio notificar al Director de la Unidad para que se realice el trmite para la baja correspondiente del bien. Esta circunstancia ser registrada en la Base de Datos de Activo Fijo. Para los materiales fungibles (vaso de precipitados, pipetas, etc,) que presenten daos irreparables se informar a la Direccin del ICQA enviando una lista con los materiales que se darn de baja. 4. DOCUMENTACIN ASOCIADA PG0103-1

Base de Datos de Activo Fijo ICQA POICQ0101 Inventario de Equipos por Laboratorio POICQ0102 Tarjetas de Control de Equipos POICQ0103 Solicitud de Prstamo de Materiales y Equipos POICQ0104 Solicitud de Requerimiento de Materiales y Reactivos POICQ0105 Trabajo realizado al Equipo POICQ0106

PG0103-1