Resumen AUDITORIA II Elizabeth Viso

Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 1: AUDITORIA EN CAJA Y BANCOS
Razones que justifican esta auditoria : que las compras de insumos, gastos, pasivos e ingresos fluyen a travs de estas cuentas de caja. Realizar esta auditoria involucra : - Estudio y evaluacin del control interno. - Revisin de las transacciones y la documentacin que la respalda. Esta verificacin se divide en 2 partes: - Procedimientos relacionados con la verificacin del efectivo en bancos y Los relacionados con el efectivo en Caja y Caja chica. Objetivos de esta auditoria: - Que los montos reflejados en el BG sean los correctos y - Que el control interno existente relacionados al manejo de efectivo son efectivos.
El descubrimiento de fraudes no es un objetivo. Control Interno: El tesorero es el responsable del manejo y deposito del efectivo que ha ingresado a la empresa, inversin del dinero ocioso, aprobacin o negacin de crditos, custodia del efectivo, etc. Por ello requiere de un control que proporcione: - El efectivo recibido se deposite ntegramente en el banco de forma inmediata. - Que los desembolsos sean para cubrir gastos o pasivos de la empresa y estn autorizados. - Que todo el efectivo est registrado correctamente y estn bajo custodia. Los procedimientos fundamentales en el manejo de control interno son: a) Para controlar los ingresos de efectivo: - Deposite intactos todos los ingresos. - Use control de inventario. - Separe el recibo del efectivo del registro contable y cuentas por cobrar. - Que la conciliacin bancaria no sea hecha por quien recibe los ingresos de efectivo. - Haga todos los pagos con cheque. - Use dos firmas en los cheques. - Expida los cheques a nombres especficos. - Guarde las chequeras no utilizadas. - Numere y contabilice los cheques. - Separe el desembolso de efectivo de cuentas por pagar
b) Para controlar los egresos de efectivo:
Existen 3 procedimientos para la validacin los saldos de caja y un cuarto para validar la actividad de caja si el auditor no tiene confianza en el sistema:
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Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA PROCEDIMIENTO TIPOS Conciliacin Independiente Bancaria
El auditor realiza una de forma independiente al final de la auditoria e inmediatamente despus de que el cliente haya hecho un, luego procede a compararlas.
Revisin de la Se aplica el PCOSV: del cliente - Probar las sumas. - Comparar las cantidades entre libros de caja, mayor y Edo. Del banco. - Seguir la pista a las transferencias hasta sus orgenes y destinos. - Verificar otros partidas a travs de documentacin. del Requiere la reejecucin de algunas o todas las operaciones. Incluye: comprobacin aritmtica, localizacin de saldos en el Edo. Bancario e investigacin de las partidas de la conciliacin. Confirmacin de Se realiza a travs del envo de un formato, el banco se saldos en los bancos queda con una copia y la otra es enviada de regreso al auditor. Se debe solicitar informacin de saldos, endeudamiento y otros datos. Arqueos de caja Se realiza el ltimo da de la auditoria y luego 15 das o un mes despus. Como 1er paso se hace una relacin de los cheques y otros documentos, y siempre en presencia del cajero quien dar su visto bueno con su firma al pie de la cedula. Examen de los Si el control es - Examinar una muestra de los ingresos, egresos y otras registros de caja dbil operaciones de periodos diferentes a los de la conciliacin. - Arquear fondos de caja importantes al fin de ao. - Preparar una conciliacin independiente. - Obtener un corte de cuenta por 2 semanas despus del cierre y seguirle la pista a las partidas de conciliacin de fin de ao. - Obtener una confirmacin de saldos. Si el control es - Pedir al cliente una cedula de transferencia de fondos fuerte entre bancos antes y despus del cierre y probarla con los registros. - Analizar las conciliaciones para ver que estn correctas. -Confirmar con el banco los saldos al cierre y compararlo con las conciliaciones. - Revisar y probar las conciliaciones del cliente y sus cortes de caja a una fecha intermedia. Esto se debe completar con revisiones analticas. No es aceptable dejar los libros abiertos. Probar cliente la
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Prueba de Caja: la mejor forma para registrar e investigar el programa de auditoria del efectivo es preparar un papel de trabajo llamado prueba de caja que tambin lo llaman conciliacin de 4 columnas. La primera lnea indica los saldos al comienzo y final del periodo, as como los ingresos y egresos segn banco. La ltima lnea muestra las transacciones segn libros de la empresa. La primera columna muestra un resumen de la conciliacin en el primer da del periodo. La ltima columna indica los totales de las cifras que conforman la conciliacin.
Auditoria de Caja Chica El nico efectivo en caja ser aquella cantidad que est contenida en los fondos de caja chica y que generalmente se mantiene sobre una base de fondo fijo. Para examinar esta cuenta: - Los fondos deben ser contados en presencia del encargado de ellos para que cualquier faltante no sea imputado al auditor. - Las plizas sin comprobantes deben ser comprobadas e investigadas por el auditor. - Hacer un segundo conteo si el control interno es dbil. - El responsable de custodia debe firmar un recibo por la reposicin, para evitar discusiones posteriores acerca de lo que haba en caja. Prueba de Transferencias entre Bancos Las transferencias se deben revisar durante varios das antes y hasta por un mes antes y despus del cierre y determinarse las razones de cada transferencia, atendiendo principalmente a la posibilidad de cheques de valor dudoso. Esto con el fin de evitar el jineteo, que es el ocultamiento de un faltante, retrasando el registro de los ingresos en caja. Presentacin en los Estados Financieros La cifra en el BG correspondiente a caja deber incluir solamente aquellas cantidades de las que se pueden disponer para su empleo en las operaciones normales. La cuenta caja puede aparecer en el BG abarcando saldos del banco, efectivo en existencia y los fondos de caja chica y de operacin. Si el efectivo se restringe a un propsito particular debe ser indicado por el auditor, y seria clasificado mas apropiadamente como otra clase de activo, en vez de activo circulante. Estas inversiones temporales deben ser presentadas en un rengln aparte del efectivo. Si existen sobregiros que obedecen simplemente a que no se hizo la transferencia de fondos, este puede ser cubierto con efectivo. Pero, si resulta de un faltante real que no puede ser cubierto inmediatamente tal partida se presenta en el pasivo como sobregiro bancario
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AUDITORIA II OBJETIVO 2: AUDITORIA EN VALORES Y TITULOS NEGOCIABLES Valores o Ttulos Negociables: se refiere a los valores susceptibles de venta en circunstancias ordinarias con una rapidez razonable; es decir, aquellos para los que existe un mercado organizado y activo. Objetivos de la Auditoria: - Establecer el derecho de propiedad del cliente. - Determinar si existen realmente. - Determinar el costo y valor actual. - Establecer los motivos de adquisicin. - Establecer si estn sujetos a un adecuado control interno. - Determinar su localizacin. - Establecer la forma en que se van a disponer de estos valores. - Determinar que no estn dadas en prenda o restringidas en alguna forma. - Determinar que todo el rendimiento proveniente de estas inversiones se han cobrado y se han registrado adecuadamente. Control Interno: - Las transacciones deben ser autorizadas por la Junta Directiva o por un comit Especial de funcionarios responsables. - Registros detallados de todos los valores posedos y los ingresos relativos por intereses y dividendos. - Registros de los valores a nombre de la empresa. - Custodia de los valores abierta preferiblemente solo a dos funcionarios que acten como pareja. - Inspeccin fsica y peridica hecha por un funcionario que sea responsable de la adquisicin, autorizacin, registro o custodia de valores. La utilizacin de un agente independiente reduce el riesgo de de perdida fsica, adems de contribuye a la separacin de funciones de custodia, registros, etc. Procedimientos de Auditoria: - Revisar el control interno referida a esta rea. - Obtener o preparar un anlisis de la cuenta para el periodo que se examina. - Examinar los ttulos o certificados. - Confirmar la existencia y propiedad de los ttulos posedos por terceros. - Comprobar compras y ventas con los documentos fuentes originales. - Obtener los precios de mercado para la fecha del BG y compararlos con el costo u otra base de valuacin que se haya aplicado. - Conciliar el ingreso ganado y recibido durante el ao. - Revisar los informes de los auditores internos.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Pruebas de las Transacciones: Sirve para determinar la seguridad razonable sobre lo adecuado del tratamiento de los libros y del control interno PRUEBAS CONSISTE EN: Arqueo de los Un paso inicial es tener todos los valores bajo el control del auditor hasta que el valores o ttulos arqueo finalice. Se debe hacer al cierre o cerca. Si no se pudo debe conciliarse el arqueo con el saldo en libros a la fecha del cierre. El auditor tocar los valores en presencia de un funcionario responsable. El arqueo de valores debe efectuarse simultneamente con el de caja, documentos a cobrar y cualquier otro activo negociable. La informacin a anotar es: - Nmero de serie. - Nombre del emisor. - Nombre del titular o propietario. - Fecha de vencimiento. -Tipo de inters y tasas de dividendos preferentes. Solicitud de Los valores que no han sido examinados al realizar el arqueo por estar en poder confirmaciones de terceros, debern ser confirmados con los tenedores. As como los dados en prenda, en liquidacin, en custodia, etc. El auditor deber determinar la localizacin de estos valores a la fecha del examen, la persona que los custodia y la razn para que ella los tenga. Las confirmaciones se envan al auditor directamente. Revisin de las Determinarse si las operaciones con valores han sido autorizadas por la junta polticas directiva o por los funcionarios responsables de esta funcin. contables. Estar seguro de que se han registrado todos los ingresos provenientes de los valores, por cobrar o acumulados, tomando como referencia las publicaciones que se hacen de los intereses y dividendos que ofrecen los bancos. Los asientos deben verificarse revisando los documentos originales. Presentacin en Las inversiones en valores se clasifican como activo circulante a un valor que no los estados exceda al costo. Si los valores se valuaron conforme al mtodo de costo o precio financieros de mercado, el mas bajo de los dos, la cifra mayor entre los dos se pone en parntesis. Si se modifican los mtodos de valuacin, el auditor debe sealar el cambio en su informe. En el BG o en una nota debe revelarse el nombre de las empresas en que se invierten. Si la base de valuacin es el mas bajo entre el costo y el mercado debe establecerse una reserva que reduzca las inversiones. El precio del mercado debe mostrarse en el BG independientemente del mtodo de valorizacin. Deben ser identificados y relacionarse en el pasivo respectivo los valores dados en garanta. Las inversiones en compaas afiliadas deben mostrarse por separado en otros activos.
PRUEBAS CONSISTE EN: Anlisis de la Se debe revisar en una forma analtica el manejo de cada inversin, observando la cuenta de tendencia de su valor y comparando el ingreso obtenido con el periodo anterior, si inversin en es posible. valores Aun cuando los valores sufren de fluctuaciones frecuentes, la revisin de estos cambios puede conducir al descubrimiento de errores. Para este anlisis se realiza un cuadro o cedula que recoja el valor nominal, costo, fecha de adquisicin, ventas, saldos e importes obtenidos por ventas, ingresos o dividendos y el valor del mercado. Determinacin El auditor debe verificar que los precios de costo o de mercado presentados en del precio de BG sean correctos, a travs de las publicaciones peridicas de las cotizaciones del mercado a la mercado o de corredores independientes ajenos a la empresa. fecha del BG Calculo de los Consultar la lista de dividendos e intereses publicados por diferentes servicios de ingresos consultora en inversiones. De esta forma el auditor puede realizar el clculo provenientes de independiente de los dividendos y compararlos con los registrados en libros. valores Existen dos tipos de errores: 1) Registro de dividendos en acciones como ingresos y 2) Cargar los intereses vencidos comprados a la cuenta de intereses ganados el monto total de los intereses cobrados. Comprobar la Se puede realizar en el mismo papel de trabajo que presenta la informacin utilidad o referente al costo de los valores vendidos. perdida en las Las fechas de las transacciones son importantes considerarlas porque estas operaciones con determinan el porcentaje de ganancia o prdida. valores Comprobar las Se realiza haciendo nfasis en la comprobacin de los asientos en las cuentas por ventas y compras medio de documentos originales.(Aviso del corredor) de valores Las compras y ventas a travs del corredor se comprueba a travs de las notificaciones del corredor Todas las operaciones con valores pueden verificarse con las actas de la junta directiva.
AUDITORIA II OBJETIVO 3: AUDITORIA EN EFECTOS Y CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar: pueden ser definidas como las cantidades adeudadas por los clientes y derivadas de la venta de bienes y servicios en las operaciones comerciales de la empresa. El hecho ms comn que da origen a las cuentas o efectos por cobrar es la entrega de artculos o servicios que ha solicitado un cliente, acto a travs del cual se le transfiere la propiedad. Objetivos de la Auditoria: - Determinar el origen, caractersticas y clasificados de las cantidades por cobrar. - Comprobar la autenticidad de los derechos adquiridos, con relacin al crdito que se verifica. - Formarse una opinin respecto a la recuperabilidad de las cuentas a cobrar y de la adecuacin de las provisiones para cuentas incobrables. - Determinar la correcta presentacin en los estados financieros. - Determinar si cualquier valor por cobrar ha sido descontado, empeado o vendido. - Buscar e informar acerca de las fallas de control interno utilizado en las concesiones de crdito, ventas, por cobrar, descuentos, rebajas. - Determinacin de las cuentas incobrables. - Determinar el importe de pasivo contingente por documentos descontados. - Determinar los ingresos y egresos por intereses durante el periodo. - Determinar el importe de los intereses acumulados o pagos adelantados a la fecha del balance. Control Interno: Se origina con la aceptacin de un pedido del cliente y la respectiva elaboracin de la orden de venta, o con la aprobacin del crdito que se otorgar. Es all donde nace el rastreo de auditoria. El objetivo debe ser asegurarse de que las ventas y las cuentas a cobrar no se presenten de ms ni de menos y que las clasificaciones se hayan hecho con exactitud. As mismo, el control interno de las ventas se relaciona estrechamente con los controles internos de los ingresos de efectivo. El control interno debe presentar: - Separacin de funciones de ventas y registro contable. - Separacin de la recepcin de efectivo y su registro. - Adecuada aprobacin de los descuentos otorgados, devoluciones de mercancas y cancelacin de cuentas a incobrables. - Debe haber un custodio de los documentos a cobrar que no tenga acceso al efectivo o a los registros. - Un funcionario que apruebe por escrito las renovaciones de los documentos que no tenga acceso a dichos documentos. - Un funcionario que no tenga acceso al efectivo o a los registros contables puede autorizar las cancelaciones de las cuentas incobrables. - Seguir adecuadamente los procedimientos para ver la trayectoria de los documentos no pagados y continuar con el cobro de tales documentos vencidos. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Procedimientos de Auditoria: Estudie y evale el sistema de control interno. Obtenga la confirmacin de los efectos y cuentas por cobrar. Coteje el balance de comprobacin de las cuentas a cobrar con el saldo de la cuenta control. Determine la suficiencia de la provisin para cuentas dudosas y documentos incobrables. Prepare un balance de comprobacin de las cuentas a cobrar, por antigedad. Inspeccione los documentos en existencia y confirme los que no estn en poder del cliente mediante comunicacin directa. Verifique el inters ganado sobre documentos y el inters acumulado por cobrar. Determine si se han entregado en garanta algunas cuentas y documentos por cobrar. Determine si hay documentos o cuentas a cobrar de personal de la empresa. Examina el tratamiento que se le dan a valores a cobrar extranjeros. Determine la cobrabilidad de las cuentas. Obtenga del cliente una carta de salvaguarda relativa a los documentos y cuentas por cobrar. Determine la correcta presentacin de los documentos y cuentas a cobrar en el BG. Revise el corte de fin de ao de las transacciones de ventas.
Pruebas a Aplicar: PRUEBA TIPOS Confirmacin de Confirmacin positiva los efectos y cuentas a cobrar Confirmacin negativa CONSISTE EN Carta al cliente solicitando que sea confirmada directamente con el auditor. Carta al cliente solicitando que responda solamente si est en desacuerdo con el saldo plasmado. Solo es recomendable cuando los montos a confirmar son pequeos o cuando el nmero de clientes es grande. Tambin si el control interno es fuerte. Alcance: En cuanto a la muestra seleccionada para solicitar confirmaciones se deben encontrar: - Cuentas de elevado y bajo monto, seleccionadas al azar. - Cuentas donde exista conflictos entre el cliente y el deudor. - Cuentas con saldos acreedores. - Cuentas llevadas a dpto. legal - Cuentas de clientes con problemas financieros. - Cuentas que hayan recibido un cargo elevado a final de ao. - Cuentas canceladas por incobrables
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Envo por correo del Tiene un doble propsito: a) establecer la Edo. De Cuenta del existencia y la validez del activo y b) proporcionar cliente bajo el control alguna seguridad que no hay jineteo. del auditor Recomendaciones: - Todas las solicitudes de confirmacin deben ser enviadas por correo bajo el control del auditor. - El auditor debe llevar un control exacto de las solicitudes de confirmacin enviadas y recibidas. - El auditor deber hacer una segunda solicitud con las confirmaciones no devueltas inicialmente. - Despus de la 2da solicitud sin respuesta, deber investigar la cuenta por otros medios. Pruebas de Seguirle la pista a las facturas por ventas individuales y a las cobranzas hasta documentacin su fuente original; sumar los registros primarios, chequear los pases del diario interna a la cuenta de control, chequear la correccin aritmtica, revisar las devoluciones y descuentos, revisar la secuencia numrica de las facturas, etc. Estas pruebas pueden hacerse por periodos inmediatos anterior y posterior a la fecha de cierre. Los principales objetivos de esta revisin van orientados a la determinacin de si las polticas contables y procedimientos de control estn siendo consistentemente aplicados y si las cantidades cargadas a las cuentas de los clientes son correctas. Concretamente, el auditor debe satisfacerse que: - Todas las ventas estn siendo facturadas en forma oportuna y correcta. - Las facturas no incluyen ventas registradas por anticipado. - Las cantidades facturadas son registradas en forma correcta y oportuna en el libro auxiliar de cuentas por cobrar. Anlisis de cuenta control la La finalidad de revisar el saldo de la cuenta de control es poder detectar faltantes o discrepancias matemticas evidentes que pueden ser cometidas al hacer un asiento del diario general ajustando el saldo de la cuenta control del mayor general y al suma de las cuentas individuales. Si existiese alguna diferencia entre la cuenta de control y los libros auxiliares que no se puede localizar, deber ser ajustada la cuenta control de tal manera que su saldo concuerde con el total de los saldos del mayor auxiliar. Los errores que podran ser la consecuencia de que exista diferencia al hacer la conciliacin seria: - La falta de registro de la recepcin de documentos. - La falta de un registro adecuado del descuento de un documento - La falta de registro de pagos parciales de documentos. - La falta de registro de la cobranza de documentos www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Evaluacin de las El anlisis de la provisin para cuentas dudosas de todo el periodo sujeto a estimaciones de revisin puede dar indicios de ciertos problemas que el auditor podra valuacin resolver por medio del procedimiento de confirmacin. Para proporcionar una base sobre la cual el auditor podr estimar el tamao adecuado de la provisin , se pueden dar los siguientes pasos: - Revisar con el gerente de crdito la situacin general y actual de cada cuenta, determinando la accin de cobro que ha seguido. - Resumir en el papel de trabajo las cuentas consideradas incobrables. - Revisar las observaciones que se hagan a las confirmaciones para localizar las cantidades en disputa. - Examinar las cuentas a cobrar vencidas por antigedad de saldos y que no han sido pagadas despus del cierre. - Investigar la clasificacin de las cuentas vencidas y no pagadas y de las que presentan un monto grande. - Solicitar la opinin de los abogados y cobradores en cuanto a las posibilidades de cobro de aquellas cuentas que se estn tratando de cobrar. Cuentas con Debe analizarse debido a que a veces se encuentran asientos de cargo por compaas filiales transacciones ajenas a la venta de mercanca. El auditor tiene que determinar y afiliadas que el saldo de la cuenta a cobrar es igual que el saldo por pagar en los registros contables de la empresa afiliada. Al examinar este tipo de cuenta se determinar si provienen de ventas, si son anticipos, gastos pagados, mercancas transferidas u otros activos. Los procedimientos de auditoria aplicables a esta categora de cuentas no difieren de las cuentas por cobrar comerciales. Cuentas por cobrar Si son vendidas las cuentas por cobrar con garanta de recompra, la parte que vendidas o corresponde a los productos netos en poder del comprador debiere mostrarse descontadas como una cuenta por cobrar por el vendedor. El saldo que se asocie con la garanta de recompra, que podra llegar a convertirse en una cuenta de pasivo, debe ser mostrado en el balance general o con una nota. La evidencia de la entrega en garanta de las cuentas o documentos por cobrar puede ser descubierto por medio de solicitudes de confirmacin a los bancos, en las que se pida de forma especfica la descripcin del colateral que garantice los prstamos bancarios. Contratos a largo Este tipo de contratos es conveniente reconocer el ingreso en el momento de plazo la venta, ya que el programa de pagos no constituye una base aceptable para el reconocimiento del ingreso, porque se negocia sobre la base de las necesidades financieras del cliente y del vendedor lo cual no refleja necesariamente la realizacin del contrato. Sigue el mismo plan utilizado para una cuenta por cobrar comercial. Deben ser verificados los mtodos contables aplicados en los casos de ejecuciones y recuperaciones, los mtodos utilizados para fijar el precio de la mercanca recobradas y tambin se debe determinar que se han deducido los saldos de los valores a cobrar a plazos al recobrar la mercanca www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Cuentas a cobrar a Las cuentas cuyo saldo ha permanecido invariable durante ms de un funcionarios, ejercicio debern contener la autorizacin y la aprobacin de la junta directores y directiva y averiguar la razn de su existencia. accionistas Dado a que estos prestamos de ndole dudosa a veces se cancelan antes de la fecha del balance y se renuevan poco despus con la finalidad de que no se reflejen al cierre del ejercicio, debe prepararse una cedula que muestre los saldos a principio y al final del periodo, la naturaleza de las adiciones y deducciones y la garanta dada. Presentacin en los Estados Financieros: Las cuentas por cobrar o documentos por cobrar se pueden clasificar en comerciales, contratistas y funcionarios. Los anticipos a empleados, por viticos, prestamos a filiales, pueden ser circulantes o no circulantes dependiendo de los trminos de la venta. En el caso de una empresa matriz, se considera buena practica eliminar la cuenta anticipos a compaas subsidiarias del activo circulante e introducirla en otra clasificacin, llamada generalmente inversiones en compaas subsidiarias y anticipos a ellas. Las provisiones debern deducirse en el balance de las cuentas por cobrar a que se refieran. Las cuentas por cobrar descontados y aun no cobrados, constituyen un pasivo contingente y debe ser indicado con una nota al pie del balance; cuando se han vencido, son pasivo circulante. Las cuentas cedidas en prenda para garantizar un prstamo debern indicarse tanto en el grupo de las cuentas a cobrar como el relativo a la obligacin. Las cuentas con accionistas, los anticipos a funcionarios y directores, no son activos circulantes, ya que son a conveniencia del prestatario y deben ser presentados como otros activos. Los saldos acreedores importantes deben reclasificarse como pasivo a menos que puedan compensarse propiamente contra los saldos deudores. Si las cuentas por cobrar se pignoran en garanta de prstamos, el monto debe indicarse al describir las cuentas a cobrar o por medio de una nota en el balance.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 4: AUDITORIA DE INVENTARIOS Inventario: se refiere al activo fsico de una empresa que se tiene para venta, fabricacin de productos con la materia prima o material de servicio. Los inventarios representan montos por cargarse a periodos futuros y una incorrecta presentacin de esta partida no solo compromete la exposicin de la situacin financiera del periodo presente sino tambin, la de periodos futuros. Los inventarios pueden agruparse en tres categoras: De fabricantes, De mayoristas y De comerciantes al detal. Objetivos de la Auditoria: - Determinar la existencia fsica y propiedad de las partidas inventariables a la fecha del balance. - Probar la valuacin de las diferentes partidas que conforman el inventario. - Determinar la calidad que conforma el inventario. Estos se logran mediante el estudio de los procedimientos, observacin de los recuentos y pruebas respecto a su integridad, precios y exactitud del trabajo realizado. Para ello se recomienda que el auditor deba: - Observar la toma del inventario. - Efectuar recuentos fsicos a travs de cuentas selectivas. - Determinar que ha sido valuado correctamente. - Determinar que se respet el principio que establece que solamente se deben incluir las compras y ventas del periodo. - Determinar que el valor total del inventario est de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados en forma consistente. Control Interno: Las medidas del control interno del inventario se ocupan de todo el proceso de adquirir, almacenar, vender, entregar, formar el inventario fsico y contabilizar estos pasos. Un control interno adecuado requiere que: - Las compras solo deben hacerse cuando sean solicitadas en forma de solicitud de compra debidamente autorizadas y aprobadas. - Deben estar separadas las funciones entre quienes hagan los pedidos, quienes lo reciban, embarquen o contabilicen estas operaciones. - Al recibir los artculos pedidos, deben ser guardados en un almacn cerrado bajo el manejo de un almacenista. - Los artculos solo debern ser entregados contra una requisicin de almacn. - La manipulacin de la mercanca y la actividad de ventas deben estar separadas. - Debe mantener un adecuado sistema de control de inventario, que indique el inventario en existencia. Hacer conteo fsico en forma peridica. - Establecer lmites de existencias, es decir, cantidades mximas y mnimas.
Procedimientos de Auditoria: - La observacin en la toma de inventarios, determinando las cantidades. - Efectuar pruebas selectivas de recuento para asegurarse de las cantidades. - Valoracin de los inventarios. - Examinar los libros de inventario, mediante pruebas. - Comprobacin de la correccin de los clculos. - Solicitar la confirmacin por escrito a terceros. - Investigar compromisos de compras pendientes. - Determinar la existencia de mercanca obsoleta o de poco movimiento. - Determinar que la calidad de los artculos sea buena. - Establecer los procedimientos aplicados respecto al control y destino de los materiales de desecho. - Obtener informes y explicaciones pertinentes de los funcionarios y empleados. Pruebas a Aplicar: PRUEBA CONSISTE EN: Confirmacin de Las existencias en propiedad de terceros deben ser confirmadas por escrito y cantidades con en forma directa de los que las tengan bajo custodia y la respuesta ser terceros enviada a la oficina del auditor. El auditor debe considerar la necesidad de hacer investigaciones complementarias, si estos inventarios representan un monto importante en relacin con el total del activo circulante o del activo total, o en el caso de que la respuesta a la solicitud de confirmacin no fuese satisfactoria. No es aceptable confirmar cantidades con los gerentes de sucursales, empleados o funcionarios de la empresa. los Para determinar la cifra correcta del valor del inventario final y el costo de la mercanca vendida durante el ejercicio, es necesario el corte fsico de compras y ventas. Esto se hace en el lado de las compras notificando a los proveedores que no sern aceptados los envos durante un periodo de tiempo. Como prueba de corte, el auditor debe obtener el ltimo numero de nota de inventario y de la nota de embarque de la mercanca embarcada antes de la toma fsica de inventario. La verificacin que realiza el auditor, del corte de compras, requiere el examen del libro de diario de compras, facturas de ventas e informes de recepcin varios das antes y despus del fin del periodo. Es necesario establecer que todas las ventas del final del ejercicio estn registradas adecuadamente y que dichos bienes fueron embarcados antes del cierre del periodo. Es necesario estar seguros de que las partidas incluidas
Prueba cortes
de
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Continuacin Es necesario establecer que todas las ventas del final del ejercicio estn registradas adecuadamente y que dichos bienes fueron embarcados antes del cierre del periodo. Es necesario estar seguros de que las partidas incluidas en el primer mes del ao siguiente al ao que se revisa no incluyan ninguna de las partidas de compras o ventas que debieron ser registradas en el periodo anterior. Las consideraciones ms importantes son: - La conexin entre los registros de ventas y de existencias para asegurarse de que las mercancas vendidas pero no despachadas estn excluidas del inventario. - La conexin entre los registros de compras y los de existencia para asegurarse de que todas las facturas se han incluido en la relacin del inventario all donde se encuentren. - Si el examen del inventario fsico se realiza en una fecha distinta a la del balance general, debe ser correctamente deducidos o agregados las entradas y salidas de artculos segn el caso. - Las existencias que no estn a nombre de la empresa, deben ser excluidas del monto del inventario. la En el caso de inventarios pequeos, es usual verificar todas las operaciones aritmticas hechas. En inventarios con muchas partidas se har mediante un nmero representativo de multiplicaciones y sumas. El auditor debe estar alerta a la colocacin de los decimales o errores de transposicin que parecen ser los dos errores mas frecuentes en los datos de entrada. de El auditor deber someter a prueba los datos contenidos en el inventario inicial, la evidencia que ampara la salida y el ingreso de inventario durante el periodo auditado y las transacciones posteriores a la fecha del balance. El propsito de estas pruebas es determinar la veracidad del proceso de registro. Los talonarios de ventas, se utilizan como plizas de comprobacin de los registros de inventario, para ver si estn utilizando los costos de ventas correctos. de Se hace para examinar las facturas de compras y los pasivos por este del concepto, ya sean registrados en la contabilidad o los que pueda dar la pista de que existen productos de inversin dados en garanta o pignorados. Durante la observacin de la toma de inventario fsico, el auditor debe investigar si algunos de los materiales o mercancas en existencia son propiedad de terceros. El derecho de propiedad sobre la mercanca determina si se incluye o no en el inventario. La terminologa ms comn con referencia a los traspasos de derechos del vendedor al comprador: -F.O.B.: libre a bordo y requiere que el vendedor, a cargo suyo, entregue la mercanca al destino. -F.A.S.: libre al costado se utiliza con relacin al mueble o puerto. www.admycontuna.multiply.com
Pruebas de correccin aritmtica
Prueba transacciones
Pruebas propiedad inventario.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Continuacin El vendedor debe cubrir los costos de entrega al barco o medio de transporte convenido. -C.O.D.: cobro contra entrega el comprador paga los bienes en el momento y lugar de entrega. Es decir contra reembolso. -C.I.F.: significa que el precio de venta incluye el costo ms el seguro y el transporte al destino indicado. - C. y F.: quiere decir que el precio de venta incluye el costo y el transporte al destino indicado.
Pruebas de El punto de partida para la revisin del auditor es el costo, y debe cerciorarse valuacin costos de que los costos asignados a los inventarios incluyen todos los elementos que sea propio acumular en tales precios. (Fletes, seguros y derechos de aduana en el caso de importaciones). En los productos en proceso se deben incluir tambin los gastos de fabricacin (material, mano de obra y gastos indirectos en su debida proporcin). En cuanto a los mtodos de valuacin los inventarios se podrn valuar en la formas siguientes: a)Al costo: -Costo especifico (precio neto de adquisicin) -Costo derivado (utilizando los mtodos de PEPS, UEPS, costo promedio, costo estndar) b) Al precio del mercado. c) Al costo o al precio de mercado, el mas bajo de los dos. d) Al precio de venta que podra ser inferior al costo o precio de mercado, el mas bajo de los dos. e) Conforme al mtodo detallista. f) Mtodo de utilidad bruta. El auditor debe enfatizar acerca de la necesidad de que el mtodo de valuacin sea utilizado en forma consistente ao tras ao. El objetivo principal en la seleccin del mtodo de costeo del inventario es obtener una presentacin realista de las utilidades segn el movimiento de los artculos del inventario. Materias primas El costo de las materias primas puede ser verificado mediante la consulta de las facturas de compra o por llamadas telefnicas a los proveedores, utilizando para esto una muestra representativa de los precios de inventario a la fecha del balance. Los procedimientos para verificar la existencia de las materias primas comprende el examen de los libros de recepcin de mercanca durante varios das antes y despus de la fecha del balance. Igualmente debe ser revisado el libro de compras para cerciorarse de que el pasivo por las materias primas recibidas se ha contabilizado. Los libros de embarque tambin deben examinarse para cerciorarse de que las partidas devueltas a los proveedores se han cargado a la cuenta correspondiente. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Productos proceso en El inventario puede ser practicado en un tiempo diferente al utilizado en el conteo de las materias primas y los productos terminados. En este caso, el auditor determinar a travs de pruebas del control interno contable y del sistema de contabilidad, que se han realizado los crditos de productos en proceso, tanto por los embarques realizados por los clientes, como por la produccin transferida a productos terminados, ya que las transferencias que no se han registrado al momento de la toma del inventario, puede acarrear una presentacin errada del inventario. Antes de comenzar la verificacin de esta partida que nos ocupa, el auditor debe familiarizarse con el tipo de sistemas de costos. Hay tres elementos que forman parte del costo de fabrica que se han de considerar y son: - Costo del material directo. - Costo de la mano de obra directa. - Gastos indirectos de fabricacin. Si el sistema de costos forma parte integral del sistema de contabilidad general, los productos en proceso podrn ser verificados en cuanto a los elementos del costo arriba mencionados de la forma siguiente: - Pruebe los cargos registrados en la hoja de productos en proceso por concepto de materia prima transferida. - Pruebe los cargos por mano de obra destinada a productos en proceso. - Pruebe la distribucin hecha de los gastos indirectos a los productos en proceso. Si el sistema de costos no est integrado al sistema de contabilidad general, es posible obtener costos exactos de los inventarios de productos en proceso. El costo de las partidas deber verificarse por medio de pruebas selectivas de clculos, multiplicaciones y sumas, comprobando los cargos por mano de obra y gastos indirectos recurriendo a las fuentes originales. Productos terminados En la revisin de productos terminados se podrn utilizar los mismos procedimientos de auditoria aplicables a los productos en proceso. Adems de comparar los registros de embarque y los registros de ventas con los crditos hechos a la cuenta de inventario durante los ltimos das del periodo auditado y los primeros das siguientes. Los cargos a productos terminados se basan en los mismos documentos que los crditos hechos a los productos en proceso, ms los cargos por bienes comprados por fuentes externas. El control que demuestra que los cargos a productos terminados estn completos, se obtiene, de las notas de entrada al almacn numeradas o a la conciliacin de estos cargos con los informes de produccin. Los productos terminados se acreditan con base a los pedidos de venta o de los valores de salida de almacn. Estos ltimos debern conciliarse con los pedidos de ventas. Cuando producen artculos para ser almacenados, es decir, no para cumplir con rdenes especficas de los clientes, el auditor deber estar muy alerta para detectar artculos obsoletos o de rotacin lenta.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Pruebas de Por mercado, se entiende la parte del costo corriente de reposicin (por valuacin-mercado compra o por reproduccin). El procedimiento correcto para la aplicacin del costo o mercado, el ms bajo, se requiere que primero sea determinado el precio de mercado y luego se compare con el costo. El costo o mercado el ms bajo de los dos, se encuentra limitado a los siguientes montos mximos y mnimos: - Mximo: no puede exceder al precio estimado de ventas menos los costos necesarios para completar y vender el activo. El costo mximo es tambin el valor neto de realizacin. - Mnimo: Es el mximo menos el importe de la utilidad normal. Cuando el mercado es mas bajo que el costo, los propsitos del mximo y del mnimo son: - Al evaluar el inventario a su precio estimado de venta, el mximo evita la contabilizacin de una perdida en periodos futuros. - El mnimo evita que en los periodos futuros se registre una utilidad superior a lo normal. Para reducir el inventario de costo a mercado es necesario registrar una prdida. El objeto de cualquier castigo del costo antes de realizar una venta es absorber esa porcin del costo que se calcula que no ser recuperable en el periodo durante el cual, por primera vez, se reconoce tal hecho. Las reducciones de precio del mercado generalmente se establecen en una cuenta de reserva de inventario, evitando as la alteracin de los registros de los almacenes y otros. Inventarios El auditor debe estar continuamente alerta a pruebas de mercancas de obsoletos y movimiento lento, aunque esto no siempre puede ser detectado a simple vista, movimiento lento frecuentemente pueden verse envases deteriorados, gruesas capas de polvo u otros signos que podran indicar que son artculos de lento movimiento. En algunos casos, las empresas separan en un sector aparte las mercancas obsoletas que deben ser observadas por el auditor y ser objeto de una investigacin adicional cuando se haga el estudio de las valuaciones de inventario. Compromisos de Conviene que el auditor revise el registro de compromisos de compra, dando compra y venta nfasis a aquellos que estn pendientes desde hace largo tiempo. Si el cliente no tiene un registro de este tipo, se debe examinar entonces, los contratos abiertos y los pedidos por materiales. Las cantidades de compromisos de compra debern revisarse a la luz de la demanda actual y la proyectada, de acuerdo a la existencia de los pedidos de venta y las condiciones actuales dentro de la industria. Los compromisos de compra deben ser relacionados con las rdenes de venta y con los inventarios. Como norma general, los compromisos de compra no necesitan ser mencionados en los estados financieros a menos que prevean perdidas significativas o los compromisos tengan una naturaleza o importe extraordinarios www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Recuento inventario del Se sugiere que al examinar la efectividad del control interno de inventario, el auditor deber observar personalmente como se siguen los procedimientos, no de un modo total, pero tomando una parte de la muestra, con el fin de asegurar una comprobacin eficaz de las existencias; se harn recuentos de artculos en presencia de empleados, seleccionando principalmente los de mas valor y volvindolos a comprobar de los registros de almacn o viceversa. Inventarios En el examen inicial de un cliente nuevo, naturalmente los auditores no iniciales en estuvieron presentes para observar la toma del inventario al principio del ao. primeras auditorias El primer factor que se han de considerar es determinar si la empresa fue auditada por otra firma de contadores pblicos independientes durante el ejercicio anterior. Los nuevos auditores podrn aceptar como razonable el inventario inicial con una corta investigacin compuesta por los pasos siguientes: - Revisin de los registros de inventarios. - Estudio de los mtodos de valuacin utilizados. - Revisin de las hojas de inventario utilizadas para levantar el inventario fsico del ao anterior. - Comparacin de los inventarios iniciales y finales distribuidos por tipos de productos. Certificados de Como paso final en la revisin de los inventarios, es costumbre que el auditor inventarios obtenga una carta de la gerencia a la que se conoce con el nombre de certificado de inventario, el cual es una declaracin por escrito respecto a sus inventarios. Este certificado es elaborado por el auditor, pidindole a su cliente que lo firme, en el se expresa la opinin de la gerencia relativa a la existencia fsica del inventario, su valuacin, propiedad, calidad, vendibilidad, cantidad, artculos obsoletos, contratos pendientes, artculos gravados como consecuencia de prestamos con garanta prendaria, etc. En la auditoria del inventario se pueden utilizar las siguientes cedulas de evidencia: - El resumen del inventario. - La observacin del inventario. - Comentarios sobre la toma de inventario - Fijacin de precios al inventario - Corte de compras y ventas - Prueba de las transacciones de inventario - Ajustes de auditoria - Hoja de trabajo. Presentacin en los Estados Financieros Un objetivo muy importante en la contabilidad del inventario es la imputacin de los costos a los ingresos para asegurar la medicin apropiada de las utilidades. La contabilidad de los inventarios utiliza la base del costo, que se define como el precio pagado o la compensacin entregada para adquirir un activo. El costo es igual a la suma de todos los desembolsos y cargos, directos o indirectos, necesarios para que los inventarios adquieran su condicin actual. El objetivo de escoger un mtodo de costeo del inventario es seleccionar un mtodo que, dadas las circunstancias, refleje mejor la utilidad peridica.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA No deben ser mezclados los inventarios de trabajo de las empresas industriales (repuestos, combustibles, lubricantes, etc.) con los inventarios de realizacin. Los inventarios de accesorios y abastecimiento pueden aparecer como gastos pagados por anticipados, especialmente cuando son de la especie que finalmente se cargaran a gastos de de venta o de administracin. Los accesorios de fabricacin se consideran generalmente como inventario por su semejanza con las materias primas y se relacionan en forma directa con la produccin. La consistencia de valuacin es de una importancia primordial. Si cualquier parte del inventario se ha dado prenda como garanta de un prstamo este hecho deber anotarse en el encabezado y el prstamo respectivo que aparezca en el pasivo, se relacionar con el. Cuando una reserva una reserva de inventario es una verdadera cuenta de valuacin, tal como la que representa la disminucin de un precio de costo al de mercado, puede aplicarse para fines de presentacin en el balance general como una deduccin del activo al que se relaciona sin desglosar la cantidad. Pero si la reserva se form en prevencin de alguna baja futura indefinida de valor, es decir, de una baja no reflejada en los precios actuales de mercado ni en su condicin fsica, no se presenta como una rebaja al inventario sino como una reserva.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 5: AUDITORIA DE INVERSIONES Las inversiones a largo plazo: comprenden todas las cantidades gastadas por el cliente en la compra de acciones, bonos, o hipotecas u otras cifras que no son fcilmente recuperables por avisos a corto plazo, o que no tienen un mercado establecido, al contrario de los valores negociables. Objetivos de la Auditoria: Determinacin del: - Valor actual - La existencia - La propiedad - El motivo de adquisicin - Localizacin - Apropiada presentacin en los Estados financieros y - Que exista un adecuado reconocimiento y registro de los ingresos que generan. La evidencia de la existencia podr establecerse a travs de la inspeccin o mediante confirmacin. La evidencia de la propiedad podr determinarse mediante las facturas de los corredores y los asientos contables realizados. La valuacin se constar al comprar el costo de los valores con las cotizaciones en el mercado a la fecha del balance. La evidencia acerca del reconocimiento de los ingresos se obtendr de los dividendos anuales y los intereses devengados. Control Interno: Requiere: - Que su custodia y registro estn separadas - Las transacciones deben estar autorizadas por la junta directiva o administradora, por lo tanto el auditor debe estar en cuenta de estas autorizaciones. - Que estn registrados a nombre de la empresa - No debe concederse acceso a una sola persona a los documentos y valores. Procedimientos de Auditoria: - Revisar el control interno referida a esta rea. - Obtener o preparar un anlisis de la cuenta para el periodo que se examina. - Examinar las inversiones. - Confirmar la existencia y propiedad de las inversiones posedas por terceros. - Comprobar compras y ventas con los documentos fuentes originales. - Obtener los precios de mercado para la fecha del BG y compararlos con el costo u otra base de valuacin que se haya aplicado. - Conciliar el ingreso ganado y recibido durante el ao. - Revisar los informes de los auditores internos.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Pruebas a Aplicar: PRUEBA CONSISTE EN: Prueba de las El registro bsico para adquirir o liquidar inversiones es la lista de transacciones de adquisiciones o una copia del acta de la junta administradora o Comit de las inversiones inversiones, los avisos y recibos de custodia del corredor. La aprobacin o la autorizacin de pago de la operacin, con frecuencia sirve de evidencia al auditor. La funcin del registro y control incluye la inspeccin fsica de los documentos que respaldan la inversin por personas distintas a las que las custodian, autorizan o ejecutan las operaciones de inversin. Arqueo de valores Un paso inicial es tener todas las inversiones bajo el control del auditor hasta que el arqueo finalice. Se debe hacer al cierre o cerca. Si no se pudo debe conciliarse el arqueo con el saldo en libros a la fecha del cierre. El auditor tocar las inversiones en presencia de un funcionario responsable. El arqueo debe efectuarse simultneamente con el de caja, documentos a cobrar y cualquier otro activo negociable. La informacin a anotar es: - Nmero de serie. - Nombre del emisor. - Nombre del titular o propietario. - Fecha de vencimiento. -Tipo de inters y tasas de dividendos preferentes. de Este examen se efecta en el momento en que se examinan los valores negociables, porque todos estarn en una caja fuerte o de seguridad. Si estas partidas son pignoradas como garanta, es obligacin del auditor, confirmar la existencia escribiendo directamente a estos tenedores que son terceras partes independientes. A veces es necesaria una segunda y tercera solicitud de confirmacin. de La prueba que es til para hacer la valuacin de la inversin incluye lucratividad, prueba de estabilidad pasada y proyectos futuros. Si la compaa filial tiene un precio de mercado establecido, el auditor puede as estar razonablemente seguro y en otros casos, puede ser necesario de que consulte con terceras personas. los El anlisis de la cuenta de ingresos por intereses y dividendos sobre valores, de podra revelar ingresos derivados de valores no registrados en la seccin del activo. El dividendo se reconoce como ingreso cuando se decreta. El inters se reconoce como ingreso cuando se acumula. Algunas veces los dividendos se pagan en bienes o en otra forma que no es efectivo. La regla es que el valor de mercado (que por lo tanto se convierte en costo) deber asignarse al activo adquirido, con un crdito por igual cantidad a los ingresos. Si el dividendo es pagado en acciones, generalmente no se registran como ingresos.
Confirmacin valores
Prueba valoracin
Prueba de ingresos inversiones
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Clasificacin de las inversiones: TIPOS PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA A APLICAR: Inversiones en Debern sustanciarse al examinar la evidencia en cuanto a propiedad o por compaas filiales correspondencia directa a quienes poseen la custodia de los documentos o y afiliadas certificados. Inversiones hipotecas en Los objetivos del auditor consiste en determinar que las hipotecas y los documentos existen realmente por la cantidad indicada e igualmente verificar que el control interno y procedimientos contables en vigor son adecuados para proteger la inversin y los ingresos que produce. Las cantidades importantes por falta de pago sobre la inversin en hipotecas en examen debern ser confirmadas por correspondencia directa con los deudores. A titulo de recordatorio el auditor debe: - Hacer una relacin de hipotecas - Examinar las escrituras originales - Examinar los comprobantes de pago de impuestos - Examinar las plizas de seguro - Certificar los saldos con los deudores hipotecarios - Verificar los ingresos por intereses y amortizacin del capital - Probar los datos de las hipotecas con los registros pblicos. Inversiones fondos en Los fondos son partidas de activo limitadas a un uso concreto. La mayora de los fondos se constituyen para pensiones, rescate de acciones, construccin o amortizaciones. Todos los fondos deben satisfacer una necesidad de tipo administrativo. El programa de auditoria para examinar las inversiones en fondos contendr los siguientes lineamientos: - Examine la autorizacin de establecer el fondo - Determine si existe un convenio de fideicomiso - Ratifique el efectivo y valores en poder del fideicomisario - Investigue la disposicin final del fondo - Verifique las utilidades producidas por el fondo En el caso de que el fondo no est asignado a un fideicomisario, el auditor deber examinar el efectivo y valores en el fondo, siguiendo los procedimientos utilizados en cualquier auditora del efectivo y valores. Inversiones en Cuando la empresa se le nombre como beneficiaria de la pliza de seguro de seguros de vida vida se crea un elemento de activo que toma la caracterstica de valor de rescate en efectivo, que requiere la comprobacin del auditor durante su examen de las inversiones. El objeto de adquirir el seguro generalmente se hace con alguno de los siguientes fines:
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Recuperar las prdidas que pueda sufrir la empresa con motivo de la muerte de un alto funcionario que es muy valioso econmicamente Obtener fondos para liquidar los derechos de propiedad de la persona fallecida (heredera) Obtener fondos para adquirir las acciones del socio o accionista fallecido Los procedimientos de auditora son: Prepare u obtenga una cdula de plizas de seguro de vida Compruebe las compras de nuevas plizas o pagos de primas sobre plizas Revise cualquier cancelacin de pliza o cambio de riesgo Obtenga la confirmacin de las compaas de seguro Pruebe la precisin aritmtica del seguro pagado anticipado a la fecha del balance Revise los convenios para el uso de los beneficios de la pliza Prepare un resumen de riesgos de seguros partiendo de las plizas y compruebe la racionalidad del riesgo Los fines que persigue el auditor al examinar las plizas es la de comprender su contenido, condiciones, vigencia y de cerciorarse que su cliente es el beneficiario.
Presentacin en los Estados Financieros Resumiendo diremos que al preparar el balance general debemos considerar lo siguiente: - Indicar las bases de valuacin. - Incluir como inversiones los valores y los bienes races que no se consideran propiamente como activo circulante. - Si la inversin es importante en relacin con el activo total, indicar el nombre de la compaa. - Mostar separadamente las inversiones en compaas afiliadas, informando su naturaleza. - Expresar los detalles de cualquier afectacin o gravamen en las notas del balance.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 6: AUDITORIA DE PROPIEDADES, PLANTAS Y EQUIPOS Propiedades, planta y equipos: incluye todos los activos tangibles con vida til de ms de un ao, que son utilizados en las operaciones de la empresa. Podemos agruparlos en tres categoras: a) Terrenos: que se estn utilizando en las operaciones propias del negocio, tienen la particularidad significativa de que no estn sujetos a la depreciacin. b) Edificios, mejoras al terreno, equipo, herramientas, vehculos: estos si estn sujetos a depreciacin y tienen una vida limitada. c) Recursos naturales: se incluyen los yacimientos mineros, pozos petrolferos, zonas forestales y otros recursos naturales; estn sujetos al desgaste o agotamiento. Objetivos de la Auditoria: Determinar: Lo adecuado del control interno. La existencia y propiedad de estos activos. Lo adecuado de las adiciones y mejoras. Lo razonable del programa de depreciacin. Lo adecuado en cuanto a su uniformidad y consistencia. Lo razonable de la presentacin en el estado de resultados. Lo adecuado del tratamiento que se le da y el destino final de estos activos. Control Interno: Existir un buen control interno si se cumplen los siguientes requisitos: Autorizacin para la compra de activos fijos. Inventario fsico peridico de planta. Existencia de una cuenta de control para cada grupo de activos fijos. Autorizacin para retirar o vender activos fijos. Existencia de mayores auxiliares para cada unidad de propiedad. Control fsico de los activos fijos.
El propsito principal es lograrla eficiencia mxima del dinero invertido en activos de la planta. El auditor revisar el control interno, con el fin de establecer una base que determine la extensin de sus pruebas de los registros de planta, como lo hace en otros casos. Procedimientos de Auditoria: La auditoria de los activos fijos puede dividirse en tres partes: - Revisin de la planta fsica y procesos de produccin relacionados. - Examen de las cuentas de activo fijo y cuentas relacionadas de gastos como reparaciones y mantenimiento. - Examen de la depreciacin acumulada y de la de gastos de depreciacin relacionadas. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA En forma resumida diremos que los procedimientos de auditora que: 1) La revisin inicial de la planta incluye: Una visita a las instalaciones. Observacin de los procesos de produccin y tipos de equipos. Inspeccin de la distribucin general. Investigacin del uso de los vehculos y la naturaleza de propiedad de estos. Inspeccin de instalaciones en construccin.
2) El examen de las cuentas de activo fijo requiere: - Revisin de la poltica de capitalizacin. - Revisin de la propiedad de adiciones y retiros. - Anlisis de las cuentas de gastos relacionadas. - Anlisis de las adiciones y retiros. - Resumen de los principales tipos de activos mostrando saldos y total de transacciones. 3) La revisin de las cuentas de depreciacin y gastos relacionados incluye: - Resumen de las operaciones de las cuentas de depreciacin acumulada durante el ao. - Revisin de los clculos de depreciacin de los activos retirados. - Revisin de los mtodos de depreciacin y pruebas de los clculos para el ao. - Investigacin del saldo inicial en los papeles de trabajo del ao anterior. - Examen de pruebas para substanciar las tasas de depreciacin utilizadas. Pruebas a Aplicar: PRUEBAS Revisin de las polticas contables de capitalizacin y manejo de activo fijo CONSISTEN EN: La primera actividad del auditor es investigar la poltica de la empresa sobre la manera de capitalizar y controlar estos activos. Por ejemplo, una empresa puede establecer que cualquier partida individual que sea adquirida por menos de 2.500 ha de ser considerada como un gasto. Los desembolsos que aumentan la capacidad o eficiencia operativa de un activo, si son substanciales, deben capitalizarse. Los desembolsos menores, an cuando tengan la caracterstica de desembolso capitalizable, se lleva a gastos como costos del periodo. Cuando el costo de la mejora es relativamente importante o cuando cambia la vida estimada de un activo, los cargos futuros por depreciacin deben basarse en el nuevo valor en libros y en la nueva vida til estimada. No se ajustar la depreciacin correspondiente a los periodos anteriores. Cualquiera que sea el sistema seguido, el auditor debe hacer un examen amplio para cerciorarse de que se ha hecho una distincin entre los cargos de capital y los de operacin, de forma tal que los gastos capitalizables no estn sobreestimados, reflejando de esta forma una sobrestimacin de las utilidades lquidas e igualmente cerciorndose de que los gastos de operacin no estn sobrestimados, afectando las utilidades, el activo y las propiedades en forma de subestimacin. Con relacin al manejo del activo fijo debe revisarse el control que ha establecido la compaa sobre estos. En algunos casos, esto representa mantener registros detallados de propiedad en los que se enumera cada activo, descripcin, vida til, ubicacin , etc. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Anlisis de las Algunos auditores utilizan una cedula donde se analiza el grupo de activos adiciones y retiros con sus adiciones y retiros. Pero, hay una actitud alternativa preferida por del activo fijo otros auditores que es preparar dos cedulas analticas, una para las adiciones y otra para los retiros. Ambas alternativas hacen nfasis en el mismo sentido: la verificacin de los movimientos delas propiedades, planta y equipo durante el periodo sujeto a examen. Los pasos que deben darse en la verificacin de los documentos de activo fijo son: - Examinar todos los documentos que autoricen las adquisiciones de activo fijo. - Confirmar la compra de activos para la planta y equipo, con los contratos, u otros documentos de comprobacin. - Probar las operaciones aritmticas. - Preparar una cedula de los activos en proceso de construccin. - Verificar los costos de los activos construidos dentro de la empresa. - Comprobar todas las compras de importancia significativa por medio de facturas, actas, contratos y otros documentos comprobatorios. - Investigar cualquier cargo a las cuentas de activo fijo que no provenga de la adquisicin de activos fijos. - Determinar que los gastos por intereses no se capitalicen como costo del activo adquirido. En relacin con el examen de los retiros, la finalidad que persigue el auditor es determinar si han sido vendidos, desmantelados, abandonados o retirados activos sin la autorizacin y contabilizacin correspondiente. Para evitar que existan retiros no registrados, se debe hacer obligatoria la poltica de que ningn activo puede ser retirado previamente sin una orden escrita y numerada en serie. Los pasos a seguir en la verificacin de los retiros de activos son: - Preguntar a los ejecutivos y supervisores si algunos activos han sido retirados. - Examinar las rdenes de retiro u otro documento buscando la autorizacin o persona responsable. - Cerciorarse de que las adiciones importantes sustituye o no a un equipo viejo. - Investigar cualquier reduccin de cobertura de seguro para averiguar si la razn fue por causa de un retiro de activos. - Analizar la cuenta de ingresos diversos o miscelneos para localizar cualquier cantidad producto de la venta de un activo fijo. - Investigar la venta de instalaciones anteriores en el caso de que algn producto de la empresa se haya descontinuado. Despus de que el auditor ha revisado la poltica de la compaa en relacin con los activos fijos y se ha hecho una visita a la planta, el siguiente paso es la preparacin de una cdula resumen en el que aparezcan cambios importantes ocurridos durante el ao sujeto a revisin. La cdula resumen o sumaria puede ser preparada por el cliente o por el auditor y contiene columnas para los saldos iniciales, para las adiciones del ao, para los retiros y para los saldos finales segn libros. Igualmente se destin un espacio para anotar los ajustes que sean necesarios. www.admycontuna.multiply.com
Revisin del anlisis resumido de las cuentas propiedades y su depreciacin
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Revisin de las El objetivo principal es detectar partidas que debieron ser capitalizadas. Si la cuentas de empresa tiene polticas establecidas acerca de los gastos mnimos que deben reparacin y capitalizarse por ejemplo, que ningn gasto inferior a Bs. 3.000 sea mantenimiento capitalizado, haciendo caso omiso a la vida til del artculo comprado. En este caso analizar las cuentas con la finalidad de establecer si la poltica en este sentido ha sido observada y aplicada en forma consistente. Una forma til de comprobar los gastos de capital ocultos es comparar los cargos por reparacin y mantenimiento de los gastos mensuales y los importes del ao anterior La correccin de las cifras puede verificarse por las facturas de los proveedores, las requisiciones de capital y los registros de tiempo de mano de obra. Prueba depreciacin agotamiento de Las pruebas de validacin de las cuentas de depreciacin deben iniciarse con y una revisin de los mtodos y polticas del cliente. El principal objetivo de revisar los mtodos y cifras de la depreciacin es: - Determinar que el mtodo utilizado es razonable. - Que se ha seguido consistentemente el mtodo. - Que los clculos obtenidos del mtodo seleccionado son correctos. El auditor debe considerar la razonabilidad de las vidas tiles asignadas a cada tipo de activo de planta que son de uso comn en la mayora de las empresas. Tambin se ha de considerar el valor de realizacin o el valor residual de la propiedad, no partida por partida sino globalmente, por planta o lnea de producto. Para una comprobacin general de la depreciacin acumulada se requiere cubrir los siguientes pasos: - Hacer una lista de los activos despreciables al inicio del ao. - Deducir los activos totalmente depreciados, ya que estas partidas no estn sujetas a depreciacin. - Agregar el 50% de las adiciones de activo durante el ao. - Deducir el 50% de los retiros de activos durante el ao (excepto cualesquiera activo depreciado) Estas cuatro fases producen cantidades promedio sujetas a depreciacin a las tasas regulares en cada uno de los rubros principales. Al examinar las cuentas de activo sujetas al agotamiento, el auditor trata de determinar si el mtodo para computar el agotamiento es razonable. El auditor busca determinar si el agotamiento se ha registrado en una forma consistente y de acuerdo a los principios contables aceptados, igualmente comprueba la precisin aritmtica de los clculos del cliente.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Comprobacin Cuando se construyen activos fijos, el costo estar formado por el costo de sobre construccin los materiales, costo de mano de obra relacionada con la construccin, costos de propiedades por permisos, plizas de seguros de los trabajadores, honorarios profesionales. Algunos autores consideran que tambin debe ser incluido al costo los gastos por intereses durante la construccin del activo. Tres puntos de vista han recibido apoyo: 1.- Los gastos indirectos no se cargan a los activos fijos. 2.- Se cargarn solo aquellas partidas de gastos indirectos claramente relacionados con la construccin de activos fijos. 3.- Aplicarlos gastos indirectos a la construccin de activos fijos con la misma tasa a las operaciones regulares de manufactura. El auditor generalmente aplica un procedimiento consistente en comparar el costo total del equipo construido con cotizaciones a precios estimados de compra de proveedores con relacin a un equipo de caractersticas similares. Cuando una empresa construye activos fijos a largo plazo para su propio uso, observar las siguiente normas: - Los costos directos deben incluirse en el costo total del activo, al cual debe capitalizarse. - Los costos de intereses pueden capitalizarse o no. - Los gastos fijos de fabricacin no deben incluirse a menos que hayan aumentado con la construccin del activo. Evidencia de la En un examen inicial, el auditor deber buscar evidencia de que las propiedad de los propiedades planta y equipos, pertenecen al cliente. En el caso de propiedad bienes y real, terrenos y edificios, puede ser necesario inspeccionar las escrituras o gravmenes ttulo de propiedad, confirmacin hipotecaria obtenida de la entidad financiera que la concedi y otras evidencias de propiedad. En el caso de los vehculos, podra inspeccionar los papeles de propiedad del carro. La posesin de una escritura nos es una prueba concluyente de la propiedad actual. La mejor evidencia lo constituyen los impuestos emitidos a nombre del cliente, rentas recibidas de los arrendatarios, pagos normales de las cuotas hipotecarias, plizas de seguros contra incendios, etc. La revelacin de los gravmenes existentes sobre la propiedad se realizar durante el examen de los pasivos; mediante la confirmacin por escrito, por parte del cliente, de la ausencia de gravmenes no revelados que pudieran existir; sin embargo, el trabajo que hace el auditor en esta rea deber estar siempre alerta a cualquier indicio de gravamen. Cobertura de El examen de las plizas de seguros puede determinar si la cobertura es seguros deficiente o excesiva, en el caso de que parezca inadecuada debe ser mencionado en el informe de auditora. Arrendamientos Cuando los edificios, terrenos, o parte de ellos producen ingresos en rentas, financieros el auditor debe verificar estos ingresos y los gastos realizados para obtenerlos. Examinar los contratos de arrendamiento y otros convenios similares conjuntamente con el estado de las rentas. Las cifras que aparecen en el contrato de arrendamiento deben ser analizadas y cotejarse con el total de los ingresos contabilizados por este concepto y deducir las rentas no cobradas. Los ingresos por rentas podrn acumularse o www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA no; el mtodo seguido para acumular los gastos de las propiedades alquiladas debe ser igual al seguido en la acumulacin de ingresos provenientes de las rentas.
Presentacin en los Estados Financieros El objetivo contable es aplicar el costo de un activo en una base sistemtica, entre los periodos que se benefician por tener dicho activo. Se considera como una prctica generalmente aceptada que los activos fijos se contabilicen originalmente a su costo neto de adquisicin. Las adiciones y las mejoras aumentan el costo bsico de los activos fijos. Las reparaciones y el mantenimiento ordinario no constituyen aumentos al valor, o sea al costo, tampoco prolongando la vida til estimada originalmente, de lo dicho se concluye que, los costos de reparaciones y mantenimiento son gastos del ejercicio. Los principios de contabilidad para la propiedad, planta y equipo giran alrededor de cuatro tipos de acontecimientos que deben ser considerados y registrados, a saber: - Adquisicin, incluyendo construccin, creacin o descubrimiento. - Uso o expiracin del valor a travs del transcurso del tiempo o consumo. - Acontecimientos que requieren o permiten hacer ajustes a las cifras registradas. - Liquidacin o disposicin final. La base contable del costo de los activos fijos incluye los desembolsos necesarios para preparar el activo a su funcionamiento y uso. Se cargaran al costo los desembolsos por reparaciones de equipos daados durante su transporte. Tambin formaran parte del costo del activo los costos de demolicin y remocin (menos el valor residual) de estructuras ubicadas en terrenos comprados para construir un edificio. La presentacin adecuada de la propiedad, planta y equipo en el balance general reflejar principalmente los siguientes principios: - Los terrenos, la planta, edificios y equipos pueden resumirse en los siguientes grupos: terrenos y mejoras a los mismos; edificios y mejoras en los arrendamientos; maquinaria y equipo; mobiliario e instalaciones; y construcciones en proceso. - La propiedad que no se utiliza deber segregarse. - Deber establecerse la base de la valuacin. - Deber identificarse la propiedad en garanta para la obtencin de los prstamos. - Debern enlistarse por separado los activos depreciables y los no depreciables. Si hay activos totalmente despreciados todava en uso, y se ha seguido la prctica de eliminarlo del balance, una nota al pie del balance deber indicar su importe; la mejor forma es conservar su valor en libros y en el balance hasta que se disponga de ellos, evitando de esta forma la necesidad de la nota. Dentro del estado de resultados, se deber presentar el gasto por depreciacin de los activos fijos por grupos similares, debidamente clasificados en gastos de fabricacin, gastos de administracin o gastos de ventas. Si una parte considerable de planta se encuentra ociosa y de pocas probabilidades de que se restablezca sus operaciones, debe presentarse separadamente con un titulo apropiado. Las instalaciones de la planta ociosa conllevan un gasto continuo y los acreedores, accionistas y otros
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA debern estar informados del hecho. Los activos fijos abandonados debern presentarse por separado. Si parte del costo de los activos fijos aun se debe, el costo total se presenta en el activo, y en el pasivo se incluir la deuda pendiente. Ser posible determinar esta situacin comparando las facturas de los activos con las cuentas de activo.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 7: AUDITORIA DE PAGOS ANTICIPADOS, ACTIVOS INTANGIBLES Y OTROS ACTIVOS Objetivos de la Auditoria: Establecer la validez de los desembolsos registrados como gastos pagados anticipados. Determinar la razonabilidad del mtodo de amortizacin aplicado a estas cuentas. Determinar si se obtendrn beneficios en periodos futuros.
El auditor trata de establecer que el importe de los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos sean razonables en funcin de los futuros beneficios que se habrn de obtener de ellos. Con respecto a la investigacin de los activos intangibles el auditor trata de determinar: - Las bases de valuacin y registro. - La autorizacin para la adquisicin, venta, concesin o cancelacin de intangibles. - La adecuada presentacin en el balance general. - La racionabilidad del mtodo de amortizacin aplicado. - La precisin de registro contable de los ingresos provenientes de los arrendamientos, patentes, etc. Control Interno: Un control interno adecuado con significativa importancia sera: - La adecuada autorizacin del gasto. - El mantenimiento de registros contables suficientemente detallados que muestren la amortizacin de las partidas registradas como pagos anticipados. Un control interno apropiado, requiere que estas sean revisadas peridicamente para determinar si realmente estn vigentes, determinar si el saldo est correcto y las cantidades pendientes de amortizacin sean clasificadas como gasto prepagado o cargo diferido segn sea el caso. El objetivo del control interno de los cargos diferidos es el de vigilar de que solamente con la autorizacin del comit ejecutivo o alguna otra autoridad puedan establecerse. Con respecto a los intangibles, incluye una contabilizacin precisa de ellos, que la amortizacin sea apropiada y que solo se retenga en el activo cuando realmente existen. Procedimientos de Auditoria: Para los gastos pagados por anticipado: - Obtenga o prepare un anlisis de las cuentas para establecer su contenido. - Revise los procedimientos adoptados por el cliente para la aplicacin de los gastos en los periodos seleccionados. - Determine la racionabilidad general del programa de amortizacin. - Calcule los saldos por amortizar que debern presentarse como activo. - Examine las evidencias comprobatorias tales como recibos, contratos, facturas, plizas de seguros, etc., para determinar el costo.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Para los activos intangibles: - Obtenga o prepare una relacin de todo el activo intangible. - Verifique la valuacin, que debe ser el costo, el costo menos la amortizacin. - Examine las evidencias comprobatorias tales como convenios de compra, derechos de patentes, registro de marcas, registros de derecho de autor, etc. - Compruebe que todas las partidas del activo intangible son tiles. - Determine que los activos intangibles con una vida limitada determinable estn siendo amortizados de acuerdo con esta vida. - Establezca que el ingreso, si lo hay, es recibido, registrado contablemente y presentado en el estado de resultado. Pruebas a Aplicar: PRUEBA CONSISTE EN: Revisin de las Los registros y controles para el manejo de los cargos diferidos y los activos polticas contables intangibles son similares a los utilizados para la propiedad, planta y equipo. La revisin de las polticas contables del cliente le permite al auditor familiarizarse con ellas y determinar si son razonables y actuales. Revisin de los Las pruebas y revisiones son paralelas a las que se hacen en las cuentas de procedimientos propiedad, planta y equipo. El auditor deber revisar los programas de generales actividad, verificar las adiciones, probar los clculos de amortizacin y revisar las polticas de amortizacin. Frecuentemente la existencia de activos intangibles puede ser confirmada por medio de correspondencia directa con abogados o con quienes han otorgado los derechos, licencias y franquicias. Pruebas amortizacin de El examen de los gastos prepagados consisten principalmente en calcular las cantidades pagadas por anticipado y las que han de cargarse a gastos en el periodo actual, o bien la verificacin de los clculos hechos por el cliente. Con los cargos diferidos, el auditor debe emplear mayor cuidado, ya que se requiere un criterio maduro para distribuir adecuadamente los costos entre los gastos, y no se trata simplemente de clculos o verificaciones rutinarias como en el caso de los gastos prepagados. Con relacin a los activos intangibles de vida limitada, el auditor debe determinar si los cargos peridicos de amortizacin son adecuados o no. La responsabilidad del auditor con respecto al valor en libros de los activos intangibles se refiere a un clculo correcto de la amortizacin y a la comprobacin si el activo intangible es capaz de generar ingresos. Los importes amortizados generalmente se registran con un crdito a las cuentas de activo; sin embargo, en la mayora de los casos es preferible utilizar una cuenta de valuacin que registre el total amortizado hasta la fecha.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Revisin adiciones cuentas a de Las cifras de los gastos pagados por anticipado y los cargos diferidos deben las ser comparadas al inicio y al fin del ejercicio econmico, con el objeto de determinar los aumentos o disminuciones importantes reflejadas en las cuentas y como han repercutido sobre el capital de trabajo. La costumbre de cargar todos los costos diferidos cuando se incurren, el auditor debe determinar si estos cargos son justos y apropiados, as como determinar si la cantidad diferida se carga a gastos basndose ya sea en una cifra anual seleccionada que sea suficientemente grande para amortizar la cuanta en unos cuantos aos. En una primera auditoria de activos intangibles, es necesario y recomendable, analizar todas las cuentas que conforman este rubro y verificar todas las transacciones hasta la fecha de apertura de cada cuenta, con el fin de establecer la veracidad y valuacin de estas cuentas e igualmente determinar las adiciones y deducciones subsiguientes que se hayan efectuado. Si la auditoria es por segunda vez, en los papeles de trabajo se colocaran los saldos iniciales de todos los activos intangibles. Las adiciones y deducciones encontradas se analizaran entonces sobre los papeles de trabajo, a fin de sacar el saldo final del ejercicio y seguidamente el auditor prepara los ajustes que sean necesarios de Requerir la preparacin de informes para uso de la gerencia, solo se hace con los seguros pagados por anticipado y los gastos de investigacin y desarrollo diferidos. Para lograr la adecuada revisin de la suficiencia de la cobertura de los seguros, es necesario obtener una informacin peridica, igualmente se requieren la toma de decisiones administrativas con respecto a la proporcin de los costos de investigacin y desarrollo que deber diferirse. Si el control interno es adecuado, el auditor puede limitar sus verificaciones y comprobaciones al examen de los documentos que autoricen los desembolsos, tales como recibos, contratos, acuerdos, informes de la gerencia, etc. Verificaciones El principio de investigacin simultnea de cuentas estrechamente simultaneas de las relacionadas es aplicable a los gastos prepagados. A continuacin se incluye cuentas de gastos una lista de varios tipos de gastos pagados por adelantado que implica un anlisis simultaneo de las correspondientes cuentas de gastos: Cuenta de Activo - Seguros vigentes - Alquiler prepagado - Inventario de tiles de oficina - Existencia de estampillas - Intereses prepagados - Anticipo a empleados Cta. de Gtos Correspondiente - Gastos de seguro - Gastos de alquiler - Gastos de tiles de oficina - Gastos postales - Gastos de intereses - Gastos de Viaje y de representacin
Lectura documentos, informes, etc.
Esta actividad coordinada para el examen de las cuentas se desarrolla en los procedimientos de auditora detallados para cada partida en los programas de auditora que le corresponda. www.admycontuna.multiply.com
Presentacin en los Estados Financieros Las empresas tienen seguros, y por lo tanto, tendr primas no vencidas a la fecha del balance. Adems de los seguros que protegen la propiedad, planta y equipos, tambin podran existir seguros de vida sobre funcionarios y empleados importantes, siendo la empresa la beneficiaria. Si el seguro de vida es del tipo que tiene un valor de rescate, este se clasificar como Otros activos, en esta misma clasificacin se podrn incluir los anticipos a funcionarios y empleados. La verificacin de los cargos diferidos comprender el estudio de la naturaleza de los saldos como una medida previa a la comprobacin y as determinar la amplitud que se dar a la auditora de estas partidas. Los gastos pagados por adelantado y los cargos diferidos son cuentas de activo, pero debern identificarse de acuerdo a su naturaleza, ya que si son de corto plazo se podrn ubicar en el activo circulante como gasto pagado por anticipado. Los activos intangibles representan los derechos o privilegios exclusivos sobre un producto, proceso, obra o edificacin. Debern verificarse examinando las facturas y dems evidencias desembolsos tales como registros de pagos en efectivo, etc. El trmino gastos pagados por anticipado cubre una amplia variedad de partidas, y cada uno de los tipos de gastos anticipados requiere una consideracin individual. La mayor parte de los gastos anticipados no se extendern ms all del ao o del ciclo de operacin. Una excepcin podra ser la partida de plizas de seguros que cubren periodos de tres a cinco aos, sin embargo es usual presentarla dentro del activo circulante. Lo ms importantes tipos de gastos pagados por anticipado son: los alquileres pagados por adelantado, intereses anticipados, seguros no vencidos, papelera tiles de oficina, anticipo a empleados para gastos de viajes, etc. Los cargos diferidos suelen estar conformados por partidas tales como: costos de promocin y desarrollo cuyos beneficios se extendern varios periodos. Las prdidas ocasionalmente se clasifican como cargos diferidos, aunque esta prctica ha tenido un rechazo enrgico por una sana prctica contable. El propsito de esta clasificacin es distribuir la perdida durante varios aos. El costo de los activos intangibles netos no identificables ser igual a la diferencia entre el costo total del grupo de activos netos adquiridos y el total de los costos asignados individualmente a cada uno de estos activos, menos los pasivos asumidos. El costo de los activos identificables no debe incluir la plusvala mercantil. El costo de cada activo intangible debe amortizarse contra los ingresos obtenidos en el periodo, que no debe exceder a 40 aos. Cuando no hay evidencia de la duracin de las vidas tiles o sobre las prdidas de valor de los intangibles, una amortizacin arbitraria puede ocasionar el registro prematuro de gastos y disminuciones de activos. Si por el contrario, se est a la espera de amortizar
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA el costo hasta que la prdida de valor sea evidente, es probable que se registre con atraso esa perdida. El mtodo de amortizacin debe ser el de la lnea recta a menos que la empresa pueda demostrar que es preferible utilizar otro mtodo. Los activos intangibles comnmente se han clasificado de la forma siguiente: - Aquellos con la vida limitada de acuerdo con la Ley, contrato o por la propia naturaleza del activo. - Aquellos que no tienen limitacin de vida. - El crdito mercantil que aparecen en el estado financiero consolidado de la empresa controladora con sus subsidiarias. Las partidas pagadas por anticipado y diferidas, deben ser cargadas en el periodo que le corresponde, en caso de que no suceda as, aparecern utilidades lquidas por una cantidad distorsionada, no solo en el periodo en que se hizo el cargo como gastos, sino tambin en los periodos siguientes. La mayor parte de las empresas hacen una distincin entre los gastos pagados por anticipado (activo circulante) y los cargos diferidos (otros activos). La diferencia estriba en que los segundos se aplican a periodos ms largos de tiempo y por lo tanto no pueden ser incluidos en el grupo de los activos circulantes. Es frecuente encontrar los gastos prepagados como una sola partida dentro del BG; sin embargo, si alguna de las partidas tiene algn saldo significativo, deber ser presentado separadamente. Los activos intangibles se presentan en el BG haciendo mencin de la vida til y el mtodo de amortizacin utilizado.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 8(PARTE 1): AUDITORIA DEL PASIVO CIRCULANTE El pasivo corriente o circulante: comprende todas las obligaciones que vencen en un ao o dentro del ciclo de operacin de la empresa si es mayor de un ao. Se incluyen igualmente, las obligaciones de prestar un servicio o de entregar una mercanca para las cuales se ha recibido el dinero, as como las obligaciones de pagar efectivo. Las obligaciones contradas en el exterior se plasmaran en moneda nacional y debe ser mostrado el monto al tipo de cambio que le corresponda. Todo pasivo, reconocido en contabilidad tiene dos caractersticas comunes: Los hechos que lo originan pertenecen a un periodo pasado. Se expresan en el monto en el cual ser liquidado mediante pago en efectivo o menos frecuentemente en mercancas o servicios. Objetivos de la Auditoria: La responsabilidad del auditor es comprobar que todos los pasivos existentes han sido declarados apropiadamente en los estados financieros. Los objetivos que persigue el auditor en la verificacin de los pasivos son: Determinacin de la autenticidad del pasivo circulante. Comprobacin de la legitimidad de las obligaciones registradas; es decir, de que realmente se adquiri la mercanca, el activo o los servicios a que se refieren los pasivos circulantes. Estudio de la naturaleza de los pasivos para los efectos de una adecuada presentacin en los estados financieros. Determinacin de lo adecuado del control interno. Investigacin dirigida al descubrimiento de pasivos no registrados. Obtencin de evidencias satisfactorias de que todos los pasivos circulantes hayan sido autorizados y contabilizados. Tambin se tratar de descubrir sobreestimaciones o subestimaciones en las partidas relacionadas. Control Interno: Un elemento esencial de un control adecuado es la segregacin de funciones de tal forma que un pago en efectivo a un acreedor se realizar solamente con la aprobacin de los departamentos de compras, recepcin, contabilidad y finanzas. Para resumir: - El sistema de autorizaciones para crear pasivos debe ser adecuado. - Que se evite el registro y pago de pasivos no autorizados. - Que al final del ao se precise claramente los pasivos del ejercicio actual y los del ao siguiente. - Que estn separadas las funciones de verificacin, aprobaciones y desembolsos. Los documentos por pagar debern se numerados previamente y mantener un control que no permita que sean liquidados dos veces, o sean mal utilizados
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Procedimientos de Auditoria: El auditor deber tratar de que su cliente le suministre una relacin con los saldos de las cuentas por pagar donde se haya incluido los nombres de los acreedores, importes, etc. Estos datos los comparar con la cedula de cuentas a pagar para comprobar su exactitud. Debern ser revisados y comprobados los asientos de fin de ao referentes a las compras por pagar, por mercancas, equipos, servicios y gastos en general. Un saldo deudor de una cuenta por pagar puede significar una o varias cosas: - Una devolucin de mercanca. - Un sobrepago. - La omisin de un registro. - Un descuento perdido. - Un error de pase. Al preparar las cedulas de auditora de las cuentas por pagar, es necesario preparar separadamente cada tipo de cuenta, es decir, una cedula para las operaciones comerciales, etc., se totalizaran por separado para hacer una presentacin adecuada en el BG y estos totales clasificados en las cedulas de auditora se debern comparar con los saldos de la cuenta de control en el mayor general. Pruebas a Aplicar: PRUEBA CONSISTE EN: Confirmacin de El nico mtodo satisfactorio para verificar los documentos por pagar es partidas por pagar mediante la correspondencia directa con sus tenedores. La solicitud de confirmacin deber hacerse en forma de carta y estar firmada por un funcionario responsable del cliente. En la solicitud se pedir informacin acerca de la cantidad pendiente, la garanta retenida al final del ao, los intereses devengados, tasa de inters, cantidad vencida, la fecha de confirmacin. Se debern confirmar los pasivos que estn en cero, que tengan saldo deudor o cuyo saldo sea muy antiguo, dudoso y en todos los casos donde el control interno no sea satisfactorio. Revisar conciliaciones la cuenta control Un procedimiento necesario para establecer la validez del saldo de la cuenta de de control del mayor general para las cuentas por pagar consiste en localizar de los pases por uno o ms meses hechos en el diario de caja, diario general y registro de plizas. Los totales de las cuentas por pagar clasificados en la cedula de auditora se compararn con los saldos de las cuentas de control. Si la cedula de partidas individuales no concuerda con la cuenta control, deber ser investigada la causa de la diferencia. Para ello se iniciar la siguiente investigacin: - Examinar la correccin de los asientos hechos al cancelar los documentos vencidos. - Investigar la correccin de los asientos por documentos descontados. - Examinar las evidencias de pagos parciales no contabilizados. - Determinar algn pase incorrecto a otra cuenta control.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Prueba de Deben hacerse pruebas de la exactitud y legitimidad de las cuentas, antecedentes y cotejndolas con las facturas originales recibidas de los vendedores, debiendo comprobantes de probar tambin la exactitud de las facturas, todas las que sean probadas se las partidas por marcarn para hacer constar su exactitud de los registros de comprobantes o pagar de los auxiliares de cuentas a pagar, comparando por medio del libro de caja, diario de compras y otros diarios hasta llegar a los documentos originales tales como rdenes de compra, informes de recepcin, facturas y cheques pagados. La revisin de las aprobaciones escritas tiene por finalidad detectar algn pasivo que no ha sido registrado. Al cancelar los documentos en una fecha posterior a la fecha de vencimiento pueden ser seales de cierta debilidad de tipo financiero y cancelarlos antes puede estar acompaado de una reduccin de los pasivos, en el caso de los documentos que generen intereses. Anlisis de las Existen otras partidas importantes en la seccin de pasivo circulante tales otras cuentas por como: pagar y pasivos - Sueldos no reclamados acumulados - Depsitos de clientes - Retenciones hechas a los sueldos de los empleados - Pasivos por multas e impuestos - Pasivos acumulados - Dividendos por pagar, etc. Si el auditor establece la existencia de sueldos no reclamados deber cerciorarse de que fueron depositados en el banco y registrados en una cuenta de sueldos no reclamados, si despus nadie los ha cobrado, se deber revertir el asiento acreditando la suma a una cuenta de ingresos. En relacin a los depsitos recibidos de los clientes, en numerosos casos nunca los reclaman dando por resultado que las obligaciones por este concepto suelen estar sobrestimadas. Al examinar los depsitos se debe investigar el mtodo empleado para cuidar de ellos y su auditora consistir en la verificacin de las sumas recibidas por la compaa. Las obligaciones por concepto de impuestos son partidas que revisten importancia. El procedimiento de auditora es verificar la exactitud matemtica de los impuestos y las retenciones hechas al personal utilizando las nminas. El examen de pasivos acumulados por concepto de gastos pendientes de pago a la fecha de cierre de libros, es importante realizarlo ya que todos los pasivos deben aparecer en el BG y porque todos los gastos aplicables al periodo corriente tambin deben aparecer. Un mtodo efectivo para establecer un gasto acumulado consiste en calcular y analizar la cuenta de gastos y conciliarla con la parte acumulada, consultar igualmente varios libros y documentos para obtener informacin relacionada con las acumulaciones. A fin de determinar los dividendos por pagar a la fecha del cierre, deber ser revisado el libro de actas de asambleas de accionistas donde se acordaron decisiones con relacin a los dividendos.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Obtenga una carta Es costumbre pedir al cliente una carta referente a pasivos, conocida tambin referente al pasivo como certificado de pasivos. La obtencin de esta carta no exime al auditor de la responsabilidad de establecer los pasivos. Esta carta es til es dos formas: - Da a conocer a la gerencia la importancia de revelar los pasivos no registrados y recuerda la necesidad de considerar si existen o no pasivos no registrados. - Proporcionar una prueba escrita de que el auditor investig sobre pasivos no registrados en el caso de que ste sea culpado de negligencia. Esta carta suele solicitarse despus de que el auditor ha concluido la bsqueda de pasivos no registrados. La diferencia de pasivos contingentes con relacin a los pasivos reales no radica en la determinacin de su importe, sino ms bien en lo definitivo de su incidencia; ya que un pasivo contingente se convierte en pasivo real nicamente al ocurrir el hecho que crea la obligacin y determina quin es el obligado. Las principales clases de pasivos contingentes son: - Documentos a cobrar descontados - Endosos de garanta - Garantas de servicios o productos - Litigios pendientes - Cuentas por cobrar vendidas - Disputas fiscales El principal problema de la auditoria es asegurarse la existencia de estos pasivos, ya que la mayora de los pasivos arriba mencionados no aparecen en las cuentas. La investigacin de los pasivos contingentes puede ser hecha examinando contratos, informaciones verbales, etc. Los documentos a cobrar descontados pueden ser verificados por confirmacin del banco u otros tenedores. no Se deben hacer investigaciones que abarcan el examen de las facturas y registradas y pagadas en el libro de compras o en el libro de plizas despus de la fecha de cierre, para ver si representan pasivos al cierre. La fase ms importante de la investigacin de pasivos no registrados es la revisin de transacciones registradas durante las primeras semanas posteriores a la fecha del balance. Se sugieren aplicar ciertas medidas como parte de la bsqueda de pasivos no registradas tales como: - Examinar transacciones posteriores - Revisar minutas de directores, gerentes, etc. - Analizar o probar cuentas de gastos de intereses - Examinar los registros de recepcin adyacente a la fecha de cierre - Investigar contratos importantes - Revisar la correspondencia con los abogados www.admycontuna.multiply.com
Pasivos contingentes
Pasivos registrados transacciones posteriores
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Continuacin Cuando el auditor descubre pasivos no registrados, deber preguntarse si el mtodo descubierto amerita hacer un ajuste o no y las repercusiones de este asiento de ajuste en la situacin financiera de la empresa. La revisin de los contratos con los consignatarios es un requisito previo al anlisis de las transacciones por consignaciones. Podr suceder que las ventas de mercanca en consignacin se haya hecho poco antes de cierre de libros y no se hayan registrado como un pasivo a favor del consignatario. Los pasos para determinar esta clase de pasivo omitido comprende: - Localizar las facturas de venta en la cuenta del pasivo - Revisin del clculo de las comisiones - Determinar el traspaso de los fletes y los cargos por manejo de mercanca consignada.
Presentacin en los Estados Financieros Las cuentas a pagar comerciales generalmente constituyen el ms numeroso y ms grande de los pasivos circulantes. Generalmente se sigue uno o dos procedimientos en la contabilizacin de las cuentas a pagar. El ms comn es un Mayor Auxiliar con una cuenta para cada acreedor, con una cuenta de control en el Mayor General. El segundo mtodo consiste en utilizar un registro de cuentas a pagar en el cual se listan todas las facturas a medida que se reciben. Los documentos por pagar se pueden originar de una amplia variedad de transacciones. Las ms frecuentes son: - Prestamos en efectivo obtenidos en un banco, compaas afiliadas, funcionarios o accionistas. - Adquisicin a plazos de mercancas y materias primas. - Adquisicin a crdito de activos fijos. - Liquidacin de cuentas a pagar, vencidas, por medio de la emisin de documentos. Los documentos por pagar, comnmente devengan intereses. Para los fines de presentacin en el BG el pasivo circulante puede dividirse en las siguientes clases, cuando las haya: Prstamos a corto plazo de : o Bancos o Otros Vencimientos corrientes de obligaciones, prestamos a plazo. Documentos comerciales. Documentos a favor de o adelantos de: o Funcionarios o Accionistas Acreedores comerciales Intereses acumulados Dividendos por pagar
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Los pasivos individuales deben indicarse cuando sean considerables y sea probable que revistan importancia para personas que generalmente manejan y confan en la informacin suministrada por el balance. Es recomendable, clasificar los documentos a pagar por tipos de beneficiarios as como por fecha de vencimiento. Los pasivos circulantes deben incluir no solo aquellos documentos que vencern dentro de un periodo de 12 meses sino, adems cualquier pago parcial sobre obligaciones a largo plazo. La presentacin correcta de las cuentas por pagar, si son importantes, debern clasificarse de la forma siguiente: - Cuentas por pagar a acreedores comerciales. - Cuentas por pagar a filiales, matrices. - Cuentas por pagar a directores, accionistas, funcionarios y empleados. - Otras cuentas por pagar aseguradas en el BG o con una nota anexa y referenciarla con el activo en garanta. Las cuentas por pagar aseguradas con activos pignorados debern identificarse en el balance o con una nota anexa y referenciarla con el activo en garanta. Adems de los documentos y cuentas por pagar, existen otras partidas de pasivo circulante que tambin son importantes, tales como: - Sueldos no reclamados - Depsitos de clientes - Pasivos acumulados - Pasivos por multas - Dividendos por pagar Los crditos diferidos tales como alquiler o intereses cobrados por anticipado, generalmente se incluyen en el pasivo circulante. Es usual incluir en el balance una adecuada referencia de las notas a los estados financieros acerca de los pasivos contingentes de tal manera que los usuarios del BG sepan de la existencia del pasivo de contingencia. Generalmente las cuentas a pagar se presentan a continuacin de los documentos por pagar.
AUDITORIA II OBJETIVO 8(PARTE 2): AUDITORIA DEL PASIVO A LARGO PLAZO Pasivo a largo plazo, pasivo fijo, consolidado y titulado: son trminos que tienen casi el mismo significado. Se refiere al tipo formal de deuda representada por obligaciones y documentos vendidos al pblico a travs de un corredor de inversiones, que tienen un valor nominal estndar, con tasa fija de intereses, transferibles de un dueo a otros y se vencen en serie o en una sola fecha determinada. Los pasivos a largo plazo son aquellas obligaciones que no vencern dentro del siguiente ciclo de operaciones y por consiguiente, no requieren ser pagados con base en los activos circulantes que actualmente posee la empresa. Objetivos de la Auditoria: Los objetivos del auditor son determinar: - Lo adecuado del sistema de control interno. - Que todos los pasivos estn registrados y que todas las partidas representan obligaciones de buena fe. - La evidencia satisfactoria respecto a las autorizaciones de contraer pasivos a largo plazo. - Que los gastos por concepto de intereses, as como los descuentos, primas y amortizaciones son correctos. - Que la compaa ha cumplido con las restricciones y solicitudes que le fueron impuestos por los contratos de los pasivos a largo plazo. - Que todos los pasivos estn representados y clasificados apropiadamente en los estados financieros. - Que los activos dados en garanta de los prstamos se muestren de una forma apropiada en los estados financieros. La correccin de las cifras presentadas en los estados financieros debe ser verificada a travs de: - Confirmaciones con los bancos, acreedores, hipotecarios, fiduciarios y otros acreedores. - Determinacin de que las obligaciones han sido pagadas correctamente. - Comprobacin de que la empresa ha recibido el producto proveniente de la venta de obligaciones a largo plazo. El objetivo del auditor de revisar el control interno con relacin a los pasivos que estamos tratando, se refieren a los procedimientos para la autorizacin, emisin de documentos, pago de inters y el cumplimiento de las restricciones acordadas. Control Interno: Los montos de las partidas por concepto de pasivos a largo plazo suelen ser grandes e importantes en su mayora. Suelen estar controladas por la junta directiva y adems son designados ciertos funcionarios como los autorizados a firmar los contratos y otros documentos necesarios.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Una vez hecha la revisin y evaluacin de los controles internos, no se requiere la repeticin de exmenes posteriores. Lo que se requerir en los exmenes subsecuentes ser una revisin del alcance suficiente para determinar si los controles internos operan en las mismas condiciones que las encontradas originalmente. Procedimientos de Auditoria: El auditor utiliza los siguientes procedimientos: - Examina los procedimientos seguidos por el cliente en su cierre de compras. - Obtiene o prepara un anlisis de las cuentas - Comprueba las transacciones realizadas - Mantiene correspondencia con los acreedores - Examina los libros y estados financieros - Lee los contratos o documentos y hace extractos de ellos - Verifica los pagos de intereses El auditor al examinar los pasivos a largo plazo suele examinar las cuentas y los asientos relacionados, tales como gastos, intereses, la prima o descuento en la venta de obligaciones y su correspondiente amortizacin. Pruebas a Aplicar: Confirmaciones Debern confirmarse los saldos pendientes al fin de ao y solicitarse la confirmacin de los tenedores de los documentos, de los bancos, de los fideicomisarios en los convenios por bonos u obligaciones, etc. los El objetivo de probar los clculos de los intereses es para determinar que se han calculado correctamente los intereses por pagar y el gasto por concepto de intereses. Igualmente determinar que los gastos de intereses se presentan correctamente en los estados financieros y se logra as una informacin adecuada. Deber verificarse por clculos los intereses nominales sobre bonos. Cualquier saldo de gastos por intereses que queda por pagar a la fecha del balance debe aparecer en la seccin del pasivo. Los cupones pagados se examinan y se concilian con los pagos de inters en efectivo. Este procedimiento deber ser complementado con el mantenimiento de controles estndar sobre la firma y emisin de cheques por intereses. Prueba de transacciones las Las pruebas documentales deben ser examinadas para verificar la exactitud de los asientos registrados. Ser preciso seguirle la pista al registro, a las cantidades recibidas y a los pagos hechos en relacin al financiamiento y comparar esas operaciones con la amortizacin realizada de acuerdo al tiempo e importe. Ya que generalmente las obligaciones a largo plazo requieren de la autorizacin de la junta directiva, el auditor examinara las minutas o actas de asamblea de los directores y las utilizar como prueba de la autenticidad de la transaccin.
Prueba de intereses
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Revisin de convenios prstamos. los La importancia de la transaccin o el convenio repercutir en un contrato un de tanto largo y complicado segn sea el caso. Ya que estos documentos son largos y complejos y abarcan una gran variedad de temas, el auditor tomar nota de sus caractersticas ms importantes u obtener copias. Incluir los comentarios apropiados en sus papeles de trabajo en cuanto al cumplimiento de la empresa de las condiciones acordadas. El no cumplimiento de las estipulaciones de los convenios deber ser informado tanto al cliente como al abogado del cliente, en los estados financieros y quizs en el dictamen de auditora. Planes de Estos planes ordinariamente establecen mtodos de pago y una amplia pensiones, diversidad de beneficios. Las primas peridicas constituyen cargo a las jubilaciones y utilidades del periodo y todas las sumas acumuladas por este concepto se otros beneficios presentarn en la seccin del pasivo en el balance de situacin. La auditoria de estos planes girar en torno a la comprobacin del cumplimiento de las clausulas del plan de pensiones y jubilaciones, cerciorndose de que los pasivos por este concepto sean presentados de forma adecuada. El auditor tiene el problema de la determinacin de que los costos presentados sean razonables y adecuadamente presentados en los estados financieros. Para ello debe realizar pruebas especificas para lo cual deber obtener en primer lugar un ejemplar del plan de pensiones de la empresa y del informe actuarial ms reciente, leerlos y extractar los puntos que afectan los estados financieros tales como: - Una descripcin de las provisiones para todos los planes de beneficios vigentes - Los mtodos y supuestos actuariales para manejar los incrementos y disminuciones no realizados - Las fechas y frecuencia de las valuaciones y las fuentes de datos. - Importe de los costos pagados y beneficios concedidos que no estaban considerados en las provisiones. - Los cambios ocurridos durante el ao para los fines contables y del fondo. - Valor de los beneficios originados durante el ao. Algunos de los procedimientos que podr utilizar el auditor con relacin al examen de esta partida que no est cubierta por un plan de seguros seran: - Revisar y probar los datos sobre los cuales se basaron los clculos. - Determinar si hay trabajadores que renan las caractersticas de ser incluido en el plan y no se han considerado en el clculo. - Comprobar los costos por pensiones del ao anterior, en busca de cambios importantes - Obtener una estimacin del efecto mximo de la omisin de trabajadores en los clculos. - Revisar la razonabilidad de los supuestos actuariales - Determinar la posibilidad de que pudiera eliminarse el plan, a travs de la lectura de actas, investigaciones, etc.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Arrendamiento Los contratos de arrendamientos financieros son una forma de financiamiento a largo plazo. El tratamiento tradicional solo se hacen asientos por los pagos en relacin con los arriendos. La Accouting Principles Board han recomendado que los alquileres sean capitalizados si equivalen a una compra (del activo comprendido en el arriendo) Los contratos de arrendamiento de equipo por un largo tiempo, en ocasiones equivalen a la adquisicin directa del equipo. El contrato de arrendamiento puede estipular una cantidad mensual o anual que cubra un periodo de dos o tres aos. El arrendamiento se carga a gastos por concepto de alquiler. Si las circunstancias requieren que un arrendamiento se capitalice el valor actual de los pagos futuros de alquiler se registra como un pasivo a largo plazo. Presentacin en los Estados Financieros Hay diferentes tipos de pasivos a largo plazo a saber: - Obligaciones por pagar - Hipotecas por pagar - Contratos por pagar - Pasivos por pensiones y jubilaciones - Obligaciones por arriendos Es importante que cada una de las partidas de pasivos a largo plazo sea descrita plenamente y en forma adecuada dentro del BG. Cada categora debe presentarse bajo un titulo diferente el cual debe incluir: - El nombre preciso de la deuda - El importe total autorizado y emitido - La tasa de inters - La fecha de vencimiento - La referencia con el activo que se ha ya gravado en garanta de la deuda - Cualquier derecho de ejecucin de la deuda. Las obligaciones por pagar podrn presentarse en el BG a su valor nominal indicando las fechas de vencimiento y las tasas de inters que se pagan, o tambin presentarse a su valor nominal ms la prima en venta de obligaciones, an no amortizadas. Pueden presentarse como activo, las obligaciones que se tienen en tesorera y que se espera volverlas a vender, pero lo correcto es presentarlas como una deduccin del pasivo total ya que la obligacin se ha reducido con la adquisicin de las obligaciones; a menos que se hayan adquirido para el fondo de amortizacin, cualquier ganancia o prdida en la readquisicin se acredita o carga a resultados. Las hipotecas por pagar podrn ser clasificadas dentro del BG como primera hipoteca, segunda hipoteca, hipotecas sobre inmuebles, etc. Se presentaran por el importe neto y cuando hay activos que garanticen una hipoteca, deber indicarse al lado del activo en el BG. Los planes de pensin y jubilacin del personal, las cantidades que van a vencer en el ejercicio prximo sern presentadas en el pasivo circulante, siempre y cuando no exista un fondo en el pago de estas pensiones. De existir el fondo, entonces aparecer en el pasivo a largo plazo el monto total de la partida por planes de pensiones. Todos los documentos por pagar a largo plazo se clasificaran como pasivos a largo plazo. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 9(PARTE 1): AUDITORIA DEL PATRIMONIO Los contadores prefieren utilizar los trminos patrimonio de los accionistas, capital o activo neto, utilidades retenidas, utilidades distribuidas para designar diversos componentes del patrimonio. Objetivos de la Auditoria: Los principales objetivos del auditor en su examen del capital de los propietarios son: - Evaluar el control interno existente sobre las acciones, las transacciones relacionadas con ellas y el pago de dividendos. - Determinar si las transacciones durante el ao que han afectado al capital contable, estn autorizadas y registradas adecuadamente. - Determinar la presentacin adecuada del capital contable de los propietarios en el balance - Determinar la correccin de las cuentas del mayor - Determinar que han sido cumplidas las disposiciones legales y estatutarias de la empresa en lo referente al pago de dividendos y dems transacciones relacionadas con el capital - Cerciorarse de que los valores al inicio del ejercicio han sido arrastradas al ejercicio siguiente, como por ejemplo, las utilidades retenidas, reservas, etc. - Determinar si los montos reflejados en el balance estn respaldados en los registros contables y otras evidencias probatorias. Cuando se trata de una empresa de un solo dueo, el auditor solo comprobar la consistencia con que han sido llevados los registros, pero siempre analizar la cuenta de patrimonio ya que de esta forma podr detectar transacciones no reflejadas en otras cuentas. Al examinar la cuenta de capital en las sociedades de personas, el objetivo principal es de determinar que los distintos saldos de los socios estn calculados de acuerdo a lo convenido y de acuerdo a los principios de contabilidad. Control Interno: Un adecuado sistema de control interno del capital contable supone no solo las funciones contables sino tambin las polticas de la organizacin. Las medidas principales estn orientadas a impedir la emisin de acciones no autorizadas, as como mantener un control eficaz con relacin a la transferencia de acciones. Todas las transacciones relacionadas con las acciones requieren la aprobacin de la Junta Directiva y quedan asentadas las decisiones en el libro de Actas de Asambleas. En una compaa annima, el sistema de control interno deber proporcionar: - Una indicacin de la situacin actual de todas las acciones emitidas, en circulacin, en tesorera o retiradas de la circulacin. - Una indicacin de los derechos de las diversas clases de accionistas que intervienen en cada transaccin de acciones. - Una conciliacin entre los pagos de dividendos y las acciones en circulacin. Cuando es la propia empresa la encargada de realizar el reparto y cancelacin de los dividendos es conveniente separar las funciones del pago de dividendos, esta responsabilidad generalmente le es
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA asignada al tesorero o al secretario de la junta directiva. La divisin del trabajo entre la preparacin de la lista y la expedicin de estos cheques es muy conveniente. El control interno es mucho ms fuerte cuando se utiliza un agente externo que se encargue del registro de acciones, transferencias, pagos de dividendos, etc. Procedimientos de Auditoria: Los elementos que evidencian la propiedad de las acciones, se encuentran en el documento o acta constitutiva de la empresa, en sus estatutos, el libro de accionistas, el diario general y los pases al libro de accionistas. Cuando se trata de una auditoria inicial es necesario realizar un anlisis completo de cada partida del capital contable, obtener una lista de los principales accionistas, analizar cada partida que componen las diversas clases de supervit desde el inicio de la sociedad hasta llegar a la utilidad neta de cada ejercicio que preceda al que se revisa para tener referencia actual y futura. Todo cargo o crdito que aparezca en los registros contables afectando al capital contable se examinar cuidadosamente, en cuanto a la exactitud, autorizacin, aprobacin de la junta directiva. En el caso de una empresa con un solo propietario, todos los retiros ya sean en efectivo o en bienes de la empresa, debern estar amparados por comprobantes o documentos comprobatorios. Una de las finalidades de la auditoria de una sociedad de personas es asegurarse de que todos los socios estn enterados de las operaciones que se han efectuado durante el periodo sujeto a examen, y los retiros hechos por los socios son una parte integrante de lo que se debe conocer. En las empresas de un solo dueo o de sociedades colectivas el capital contable incluye las cuentas de los socios o propietarios a las cuales se les traspasa la utilidad o prdida del ejercicio y los retiros. El movimiento de estas cuentas debe ser analizado y detectar si alguna de las partidas pueden corresponder al individuo (gastos personales) en vez de la empresa Pruebas a Aplicar: PRUEBA CONSISTE EN: Examen del libro El libro de accionistas presenta en su contenido una cuenta para cada uno de de accionistas ellos con la descripcin de las acciones posedas de tal forma que se obtiene rpidamente la informacin acerca del total de acciones posedas. La revisin del auditor incluir la preparacin de una lista de las acciones en circulacin que debe ser comparada con el libro de accionistas. Cuando la empresa adquiere sus propias acciones para luego revenderlas, estas deben figurar en el libro de accionistas a nombre de la empresa. Capital en acciones El capital social representa la parte del patrimonio con que los accionistas han contribuido. Cada dueo de las acciones disfruta proporcionalmente de los mismos derechos que los dems propietarios del mismo tipo de acciones. El anlisis de la cuenta incluye la evaluacin de la naturaleza de los cambios que se han operado y la comprobacin de dichos cambios a travs de los documentos que lo respaldan.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA En una auditoria inicial, deber ser incluida en los papeles de trabajo una descripcin de cada tipo de accin y debern ser analizadas las cuentas desde el inicio de la empresa para obtener un cuadro completo de la historia del capital social. Despus de la auditoria inicial el anlisis de la cuenta de capital social, se partir de los saldos de la auditoria anterior y solo ser necesario examinar y comprobar los aumentos y disminuciones ocurridos en el periodo en curso. La revisin de las actas de aos anteriores depender de las circunstancias y de que los estados financieros hayan sido examinados anteriormente por auditores. Ventas en acciones El auditor debe determinar las causas de los crditos a la cuenta del capital social por concepto de venta de acciones o nuevas emisiones. El procedimiento de verificacin de los ingresos provenientes de la venta de acciones est muy relacionado con el anlisis de las cuentas de capital social. Estos productos debern ser localizados en el libro de caja y en los estados de cuenta bancarios. Cuando se trata de la emisin de nuevas acciones, entonces el auditor deber examinar los documentos y actas donde se especifican la cantidad de acciones emitidas, tipo, valor, etc. Deber tomarse en consideracin la cantidad de acciones suscritas y no pagadas. Determinar si las suscripciones por cobrar estn siendo recibidas en los periodos acordados y considerar cualquier retraso que se haya presentado. Acciones tesorera de Si la empresa ha adquirido o recibido algunas de sus propias acciones, estas acciones sern registradas como acciones en tesorera. La practica contable en relacin a las acciones en tesorera es registrarlas al costo de adquisicin y a medida que se van vendiendo, se abona a la cuenta de acciones en tesorera tambin al costo, la diferencia que pudiera existir entre el precio de costo y el de venta se registrar en una cuenta permanente de capital contable diferente a la del capital social. Cuando se obtiene una ganancia en la nueva emisin de las acciones en tesorera sta representa un aumento del capital aportado y deber ser acreditado a la cuenta de capital pagado, en ningn momento se afectar, por esta causa a las utilidades retenidas o a las utilidades del ejercicio. Cualquier prdida en exceso en acciones en tesorera pueden cargarse a las utilidades retenidas. El auditor preparar u obtendr una relacin de las acciones en tesorera con el fin de determinar si todas han sido contabilizadas correctamente, comprobar que no se han pagado dividendos sobre ellas, si estn correctamente endosadas a favor de la empresa, y si estas transacciones fueron debidamente autorizadas. Ganancias retenidas, restricciones dividendos Continuacin Normalmente la cuenta de ganancias o utilidades retenidas presenta asientos de la utilidad o prdida para el ejercicio contable, la cual se verifica y revisando las cuentas de resultados y los dividendos pagados. Se habr de preparar una cedula que muestra el saldo al principio del www.admycontuna.multiply.com
Continuacin
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA ejercicio, las adiciones y las deducciones hechas durante el ao y el saldo al final del ejercicio. Los objetivos de analizar esta partida son: - Determinar si los cargos y abonos que presentan son correctos y estn autorizados. - Determinar que en la cuenta no est incluido el capital pagado. - Determinar la poltica de reparto de dividendos. - Obtener una visin condensada de la productividad de la empresa en cuanto a la capacidad de obtener ganancias netas. - Determinar que la empresa ha seguido la teora del supervit limpio (exclusin de partidas extraordinarias y correcciones de ejercicios anteriores). Uno de los aspectos a los que hay que prestar mayor atencin es considerar la existencia de cualquier restriccin de utilidades retenidas ya que al contraer la empresa obligaciones a largo plazo, los acreedores suelen disponer limitaciones en cuanto al pago de dividendos, hacer aumentos de sueldos y podran solicitar la creacin de un fondo de amortizacin para cubrir el pago de la obligacin. El dividendo se ha definido como una distribucin prorrateada de las utilidades, hecha por la compaa a sus accionistas. En la auditoria de los dividendos decretados y/o pagados, el auditor revisar las actas de la asamblea para determinar las fechas en que se decretaron y pagaron, as mismo verificar los montos pagados por accin y el tipo de dividendo. Estas informaciones las comparar con los registros contables y con el libro de accionistas. Cuando el dividendo es cancelado por un intermediario, el auditor investigar el depsito que se hizo por el importe total, por medio de un cheque o una orden de hacer la transferencia de fondos. Si hubiere dividendos acumulados a favor de accionistas preferentes, an no decretados, se presentar esta situacin como una nota a los estados financieros. Planes de opcin Un convenio de opcin de compra de acciones, por regla general establece para comprar que durante un periodo determinado el beneficiario debe cumplir con ciertas acciones condiciones. Es decir, el propietario de las acciones no puede disponer de ellas hasta que las condiciones expiren. Cuando se ofrecen estas opciones, la empresa debe poseer cierto nmero de acciones no emitidas en reserva para cumplir con la demanda de los accionistas que opten a la compra de acciones. El auditor debe familiarizarse con las condiciones de cualquier opcin de suscripcin y con las clausulas de conversin de las acciones para poder establecer si los estados financieros revelan adecuadamente estos contratos. Si han sido otorgados derechos de opcin a los funcionarios y empleados como una compensacin por servicios, pero no se han emitido an las acciones, el importe de la compensacin se mostrar en el balance en la seccin de capital como capital pagado adicional. Actas de asamblea A travs de la lectura del libro de actas el auditor obtiene informacin y www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA de accionistas y de evidencia acerca del nmero de acciones autorizadas y emitidas, el valor la junta directiva nominal, los porcentajes de dividendos, las clases de acciones, las opciones a las acciones, los privilegios o conversiones, etc. Es de esta forma que la evidencia reunida, proporcionan al auditor la seguridad razonable de que las transacciones con las acciones y los pagos de dividendos se han realizado de acuerdo a las estipulaciones del documento constitutivo, los estatutos, la Ley y los acuerdos de la junta directiva. Documento de En este documento se establece el monto del capital, el valor nominal de las constitucin y acciones, tipos de acciones, privilegios y limitaciones legales de la empresa, registros legales de nombre o razn social, etc. Por esta razn, cuando el auditor lee este autorizacin documento queda enterado de esta informacin tan importante. Esto debe hacerse completamente en una primera auditora, en cuya fecha obtendr una copia del documento y lo incluir como parte de su archivo permanente para consultarlos extractos importantes que haya hecho de el, en las auditorias sucesivas. Las modificaciones futuras a este documento, el auditor las encontrar en las actas de asamblea realizadas por la directiva o los accionistas.
Presentacin en los Estados Financieros Desde el punto de vista contable, el auditor deber determinar que las transacciones que han afectado el patrimonio se hayan registrado correctamente, en la cuenta que le corresponde y de acuerdo a los principios contables de este rubro. Establecer que el tratamiento dado a las transacciones ao tras ao han sido consistentes; que no se han incluido cifras erradas y que finalmente el capital describa las fuentes que lo componen. En 1949 fue publicado el Boletn No. 1 de Terminologa contable, el cual todava es vlido y en materia de revelacin recomienda lo siguiente. a) El uso del trmino supervit debe descontinuarse y sustituirse por trminos tales como: utilidad retenida, ganancia retenida, ganancias acumuladas, o cualquier trmino que indique su origen. En caso de dficit, su importe deber mostrarse como deduccin del capital aportado. b) Las aportaciones al capital mostrar: - Capital aportado a cambio de, o asignado a, acciones hasta por el importe del valor nominal o a la par de cada clase de acciones en circulacin a la fecha del balance. - Capital recibido, ya sea de los accionistas o de otros, por otros conceptos distintos. - Capital aportado a cambio de, o asignado a, acciones en exceso de dicho valor a la par o nominal. c) Las utilidades retenidas asignadas para algn propsito especifico, permanecen como parte de la utilidad retenida y cualesquiera de las llamadas reservas previstas para contingencias generales, posibles prdidas futuras de inventario, etc., debern incluirse como parte del patrimonio o capital contable. d) Cuando ha habido una cuasi reorganizacin, a la utilidad retenida deber asignrsele fecha durante algn tiempo despus. Cuando el importe de las utilidades retenidas se haya reducido como resultado de un dividendo en acciones, o un traspaso a capital restringido. e) Cualquier incremento de valor que se incluya en el capital contable, a excepcin del que provenga por una cuasi reorganizacin, deber asignarse con trminos como: exceso de www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA valor de avalo o el razonable de los activos fijos, sobre el costo o el incremento en el valor de activos fijos. En el BG, el capital social debe mostrarse de tal forma que refleje claramente el total de toda clase de acciones, las acciones suscritas y pagadas, el valor nominal, las acciones en tesorera, los dividendos acumulados debern ser mencionados en las Notas de los Estados financieros.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 9 (PARTE 2): AUDITORIA DE LOS INGRESOS, COSTOS Y GASTOS Ingreso ordinario: incluir todos los ingresos que surgen de las transacciones normales derivadas de las operaciones de la empresa. Los ingresos diversos: o tambin llamados otros ingresos, se podrn definir como aquellos que surgen de las operaciones del negocio pero que no representan la principal fuente de ingresos. Los ingresos extraordinarios: son aquellos que provienen de actividades que no son normales de la organizacin. Las cuentas de gastos que el auditor puede encontrar en las empresas varan ampliamente de acuerdo al tipo de organizacin de que se trate. Cuando se trata de una empresa pequea, frecuentemente encontraremos que no hay una distincin entre los gastos de ventas y los gastos de administracin, ciertos gastos debern ser presentados separadamente en la declaracin del impuesto sobre la renta, y por lo tanto, el auditor deber estar alerta de las cuentas que se incluyen dentro de esta categora. En las empresas de servicios, no existe costo de ventas como tal. Todos los ingresos provienen de honorarios, comisiones o venta de servicio, y por lo tanto, el costo de venta lo integran los gastos de venta, los gastos de administracin y los gastos generales de la empresa. Objetivos de la Auditoria: Las cuentas de ingresos se auditan para determinar si el monto declarado por la empresa es la cantidad realmente ganada y si estn debidamente clasificados. Los principales objetivos de auditar las ventas y sus deducciones son: - Evaluar el control interno vigente para este grupo de cuentas. - Determinar si los montos reflejados en el estado de resultados estn respaldados en los registros contables. - Verificar si todos los ingresos han sido registrados. - Determinar si todos los ingresos han sido realmente devengados. - Descubrir e interpretar tendencias y variaciones significativas de los ingresos. La finalidad de examinar las cuentas de gastos son: - Evaluar el sistema de control interno en vigor para este rubro de cuentas. - Determinar que estn debidamente clasificados. - Asegurarse de que estos son realmente gastos. - Determinar que todos los gastos han sido registrados. - Analizar las variaciones significativas. El objetivo del auditor en su revisin del estado de resultados es determinar la razonabilidad de la presentacin de los estados de operacin durante el periodo. Esto lo logra probando la exactitud de los registros de ingresos y gastos, comparando los resultados con otros aos y revisando los detalles de la operacin con los directivos y los empleados.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Control Interno: Se mencionan los siguientes: a) Sobre las ventas al contado: Los medios de control interno incluyen facturas prenumeradas, recibos de caja, inspeccin de la mercanca en los lugares de entrega o de empaque. b) Sobre las ventas a crdito: Implica los siguientes pasos adicionales: aceptacin del pedido, aprobacin del crdito del cliente, salida de la mercanca del almacn, registro del embarque, preparacin de la factura, cargo a la cuenta del cliente y finalmente el cobro. La mayora de los sistemas requieren la emisin de copias mltiples del pedido del cliente y el uso de las copias para cada uno de los trmites mencionados, de forma que se puedan comprobar que todos los pasos se han realizado adecuadamente. c) Sobre los desembolsos: Consiste en utilizar los procedimientos de responsabilidad o actividad contable a travs de toda la organizacin, mediante los cuales el contenido de las cuentas de operacin se revisa mensualmente por los jefes que autorizan las erogaciones. Debe solicitarse los comprobantes del pago de partidas poco usuales. Cuando se sigue este plan, la clasificacin contable debe ser rediseada cuidadosamente a fin de que todos los gastos queden relacionados con alguna unidad administrativa. Los puntos principales del control interno sobre los gastos significan la aprobacin del incurrimiento del gasto, puntos de aprobacin, registro adecuado y pago puntual y justo. Procedimientos de Auditoria: Un programa resumido para ventas y otros ingresos contiene los procedimientos siguientes: - Revise el mtodo para clasificar las cuentas de ingresos. - Elabore una lista de todas las cuentas de ingresos que requieren anlisis. - Compare los registros corrientes y anteriores. - Investigue las variaciones importantes. - Compruebe el registro de ingresos con los documentos originales. - Compruebe el trabajo administrativo (pases y clculos). - Investigue los ingresos no usuales. - Haga pruebas analticas. Un programa bsico de auditoria para las cuentas de gastos contiene los procedimientos siguientes: - Prepare una lista de todas las cuentas de gastos que requieren examen - Compare los saldos del ao anterior y el ao actual, e investigue las variaciones importantes - Compruebe otras cuentas de gastos. - Verifique los pases y clculos aritmticos.
Pruebas a Aplicar: PRUEBA Revisin general de los resultados de las operaciones CONSISTE EN: El auditor debe examinar cada paso en el procesamiento de la operacin seleccionada, empezando por determinar como y por qu se origin. Debe comprobar los clculos, revisiones y aprobaciones que se ejecutaron y tomar nota de cmo estn documentados estos pasos. Debe cotejar los pases de un documento a otro y ver como se controlan esos pases para determinar el propsito y seguir la ruta de la distribucin de las copias de los documentos que se preparan con base a ellos. El auditor debe identificar las operaciones de control interno y cmo trabajo, observa los mtodos que aseguran la validez de las operaciones, su registro adecuado y veracidad. Los cambios importantes en los ingresos pueden ser explicados satisfactoriamente por conversaciones con los empleados del cliente que conoce las condiciones cambiantes de la empresa. Los ingresos pueden surgir tanto de fuentes internas como externas. Los ingresos de fuente interna seran aquellos intereses que se cobran a los clientes en el curso normal de las operaciones y que suelen estar respaldadas con las facturas u otro documento, estos deben ser verificados examinando las copias de las facturas y los pases a los registros contables. Un ejemplo de los ingresos provenientes de fuentes externas seran aquellos intereses derivados de obligaciones y otros valores que producen intereses. Los dividendos ocasionalmente se reciben de las acciones que posee la compaa producto de una inversin. Pruebas analticas Consisten en comparaciones o clculos que muestran relaciones entre diferentes partes de los datos. Por ejemplo, el clculo de la actividad bruta, tambin llamada margen bruto, para el ao que se analiza y su comparacin con aos anteriores o con el porcentaje esperado de utilidad lo que nos indica si ha habido una sub. o sobrestimacin, o que no haba sido bien calculado el inventario. Ingresos por ventas Cuando el control interno y el sistema de contabilidad son satisfactorios, los totales en el libro de ventas deber probarse de uno a tres meses consecutivos, cotejndolos con los cargos a cuentas por cobrar y caja. Cuando el control interno y el sistema contable es dbil, debern examinarse con ms detalle las transacciones de venta. Se persigue tres objetivos al auditar esta partida y son: - Determinar que nicamente se han incluido las ventas producidas en el periodo. - Determinar que han sido contabilizadas todas las ventas del periodo. - Determinar que las ventas han sido registradas por el monto exacto. Si han permanecido abiertos libros despus de la fecha de cierre o si se han cerrado antes de tiempo, se redactarn los ajustes que sean necesarios para mostrar el saldo correcto. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Revisin de devoluciones descuentos ventas las Los pasos para verificar estas partidas son los siguientes: y - Verificar la autorizacin. en - Determinar que se realizaron los ajustes necesarios a las cuentas afectadas. Un descuento por pronto pago, es una concesin rutinaria aprobada en forma automtica si se hace el pago a tiempo. Otras rebajas, requieren de la autorizacin de cada una de ellas. En el caso de devolucin de mercanca, buscar los ajustes que afectan las cuentas y estos son: - Registro del aumento de la mercanca. - Abono a la cuenta del cliente. - Rebaja del monto de ventas. - Rebaja del costo de ventas. Las devoluciones se deben registrar en las cuentas tan pronto como sea posible a fin de corregir los saldos de los ingresos y de las cuentas por cobrar. Las bonificaciones sobre ventas son ms difciles de controlar que las devoluciones ya que con frecuencia constituyen reducciones tanto de las cantidades facturadas como de las cuentas por cobrar. La investigacin de cuentas a cobrar pendientes puede revelar bonificaciones que no se registraron. Uno de los fines de revisar las devoluciones y bonificaciones en ventas es determinar las causas que los originan y sugerir medidas correctivas. Tambin para asegurarse de que no se trata de un fraude al no registrar todos los ingresos y se han sobrevaluado los egresos. Todas las devoluciones deben estar respaldadas con notas de crdito aprobadas que se comprobaran en las cuentas correspondientes de caja, cuentas y documentos por cobrar, ventas, etc. Costo de ventas La mayor parte del trabajo de auditoria necesario para verificar el costo de venta de una empresa comercial est muy relacionado con los procedimientos de auditoria aplicados a los inventarios, a las compras y a las ventas. Con el fin de determinar la exactitud del costo de venta mostrado en el estado de resultados el auditor examinar el libro de compras tomando muestras al azar o por meses seleccionados. Investigar las autorizaciones hechas para efectuar las compras y adems cotejar las compras con las facturas de los acreedores, en cuanto a los precios, cantidad, operaciones aritmticas, etc. Las compras se confirman con el libro de recepcin de mercanca y de inventario. Igualmente, comparar las facturas pagadas con los asientos registrados. Los inventarios que aparecen en el balance de situacin deben ser iguales a los inventarios finales que muestran el estado de resultados, a menos que, se hayan contabilizado prdidas que obedezcan a la diferencia entre el costo y el precio de mercado. Esta diferencia no debe presentarse como parte del costo de venta, sino como otros gastos. Los errores cometidos en el costo de venta son el resultado ya sea de errores en el inventario inicial o final o errores en las compras. Seguidamente se muestra un breve programa de auditora para la partida de costo de ventas de www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Continuacin una empresa comercial: - Compare la informacin mensual de las ventas y costo de venta con el presupuesto (si lo hay) - Prepare un resumen mensual comparativo de las ventas, costo de venta y utilidad bruta en venta en el ejercicio con los ejercicios anteriores. - Revise las cuentas del Mayor general relacionadas al costo de venta para determinar los importes y naturaleza de cualquier ajuste. El auditor trata de determinar si los gastos corresponden al periodo contable correspondiente. Igualmente considera si los gastos han sido adecuadamente clasificados y si son razonables en cuanto al importe comparndolos con los gastos del ao anterior y con las ventas del ao actual. Un programa resumido sera: - Revise el sistema de control interno. - Compare el saldo del ao anterior con los del ao actual e investigue las variaciones importantes. - Compruebe otras cuentas de ingresos y gastos. - Verifique el trabajo administrativo. - Compare los gastos reales con los presupuestados. - Analice subcuentas de gastos relacionados. El trabajo necesario para verificar estas cuentas ha sido realizado en gran parte cuando se examinaron las cuentas del balance general por ejemplo: - Las compras y el costo de venta, estn muy relacionadas con el examen de los inventarios. - Los gastos por cuentas malas o incobrables, son verificados al examinar las cuentas a cobrar y la provisin de cuentas malas. - Depreciaciones, reparaciones, agotamiento, mantenimiento, son verificados al examinar las cuentas de propiedad, planta y equipo. - Gastos por intereses son examinados al revisar los documentos por pagar y los pasivos a largo plazo. En la auditoria de los gastos, los objetivos importantes son: - Determinar la necesidad de realizar el gasto. - Determinar el registro correcto de los gastos. - Determinar que el monto de los gastos son exactos. - Determinar que los gastos estn adecuadamente clasificados. Anlisis investigacin cuentas documentos e Deben ser analizadas las subcuentas de gastos de reparaciones, de viaje, de honorarios profesionales, representacin, compensaciones a funcionarios, y mantenimiento, intereses y gastos varios. El anlisis a estas cuentas se har con los procedimientos (ya explicados) de comparar los registros contables, facturas e informes de recepcin, autorizaciones contenidas en el libro de Actas de la junta administrativa, conversaciones con funcionarios, etc. Las pruebas de las transacciones se harn como parte de la revisin del sistema de control interno y el alcance de la verificacin de las partidas individuales cargadas a las cuentas de gastos depender de la suficiencia del control interno. www.admycontuna.multiply.com
Gastos
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Otros ingresos y Estas cuentas a veces muestran transacciones muy pequeas individualmente egresos como para dedicarles un anlisis muy minucioso, pero tambin pueden ser utilizadas para ocultar transacciones o incluir montos que representan activos o pasivos no contabilizados adecuadamente. Por esta razn, el auditor debe analizar el contenido de estas cuentas. Si el nmero de transacciones es muy numeroso el auditor examinar las partidas ms grandes y seleccionar por azar las restantes.
Presentacin en los Estados Financieros Los ingresos se reflejan en la cuenta denominada ventas. Con relacin al costo de ventas, este comprende la mano de obra directa, los materiales y gastos indirectos incurridos en la adquisicin y proceso de las partidas que se consideran como ventas. Los gastos de operacin, consisten en los gastos de venta y de administracin. Las cuentas de ingresos de una empresa varan de acuerdo con el tipo de actividad que desarrolla, pero podemos dividirlos en tres grupos principales: 1. Cuentas de ingresos ordinarios originarios de las actividades normales de la empresa. 2. Ingresos diversos pero recurrentes. 3. Ingresos extraordinarios. La presentacin correcta de los ingresos en el estado de resultados, seguir la forma que se considere mejor y con suficiente detalle para que el lector de los estados financieros pueda hacer su propio anlisis con relacin a los ingresos percibidos de las diversas actividades de la empresa. Como norma general, en primer trmino se presentan las ventas brutas para luego deducir las rebajas y devoluciones y as determinar las ventas netas. El costo de ventas se deduce a las ventas netas para obtener la utilidad bruta en ventas. Adems de la utilidad bruta en ventas de mercancas, la empresa pudo haber percibido otros ingresos provenientes de alquiler de equipos, comisiones, intereses, etc. Estas cuentas de ingresos deben ser presentadas por separado a fin de no distorsionar la razn de ventas a costo de ventas. Las cuentas de otros ingresos, se presenta en la parte inferior del estado de resultados y si hubiesen algunas partidas de ingresos no recurrentes (extraordinarios) se presentarn por separado en el caso de que sea una cifra importante, se incluir un comentario en las Notas a los estados financieros que muestre sus efectos en el impuesto sobre la renta. Con respecto a las cuentas de gastos se debe tratar que se presenten de la forma ms clara posible, los gastos de venta, de ser posible, puede mostrarse por departamento o divisin, etc. Los gastos generales y de administracin, por su naturaleza, pueden ser presentados solamente para la empresa, como un todo. Si hay gastos extraordinarios importantes en cuanto al monto, se presentarn por separado como la ltima partida antes del impuesto sobre la renta. La naturaleza e importe de cualquier castigo al inventario, del costo al precio de mercado, o de PEPS a UEPS, debe indicarse en el estado de resultados. Si una empresa discontinua una lnea importante de negocios durante el ao bajo auditoria, la presentacin de las operaciones descontinuadas no se consideran como una partida extraordinaria; sino que se presentaran por separado en el estado de la utilidad lquida. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 10: PRUEBAS DE DETALLE Algunos auditores incluyen dentro de su examen anual de los estados financieros, una auditoria detallada de cierta clase de transacciones por razones tales como: - Existencia de control interno dbil. - Descubrimiento de fallas importantes o desfalcos. - Solicitud expresa del cliente. - Comprobar completamente las operaciones de control interno. El examen detallado generalmente se limita a las transacciones de uno o dos meses referidos a las ventas, compras, efectivo, nominas y asientos de diario y es ms extenso que el que se realiza en un procedimiento normal de auditoria. Los principales objetivos de esta auditoria es determinar: - La exactitud de los importes de las transacciones que aparecen registradas. - Que todas las transacciones han sido totalmente registradas. - La clasificacin utilizada es la correcta. La auditoria a las cuentas de ingresos y gastos hace nfasis en la revisin del control interno y la comprobacin del acatamiento de los procedimientos de las transacciones. El programa de auditoria para este examen detallado debe ir acompaado de los acuerdos llegados en cuanto a: - procedimientos a seguir. - Asuntos que deben investigarse. - Papeles de trabajo a preparar para comprobar el trabajo hecho. - Tipos de problemas a discutir directamente con el contralor u otro ejecutivo. - Naturaleza del informe que se entregar al cliente. Tipos de Pruebas a Aplicar: 1.- PRUEBA DE VENTAS: Aparte de aplicar todos los procedimientos indicados en la auditoria de ventas, el tiempo adicional que se dedique a la partida de ventas ser mayormente dedicado a las transacciones, es decir, comprobando puntos dbiles que pueden presentarse en cualquier situacin. Es posible comprobar la integridad de los registros de: - Trmite y registro de los pedidos. - Manejo de los pedidos atrasados. - Retiro de la mercanca. - Facturacin. - Registro de las devoluciones. - Autorizacin de rebajas. - Registro del reingreso de mercancas. - Esfuerzo por cobrar a los clientes. El procedimiento ms adecuado ser revisar el trmite completo de cierta cantidad de transacciones sucesivas desde el registro del pedido hasta el cobro al cliente y mediante este procedimiento el auditor podr observar los siguientes aspectos: - La atencin prestada al pedido en el trayecto - La continuidad de los detalles (tipo de artculos, instrucciones de embarque, condiciones, facturacin y liquidacin) www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Un requisito bsico para lograr un adecuado control interno sobre las ventas es como se ha dicho, la adecuada divisin de funciones de tal forma que ninguna persona maneje todos los procedimientos de una transaccin de forma completa, es decir, la estructura de la empresa tendr asignadas responsabilidades a las unidades independientes en el siguiente sentido: - Las ordenes de venta, preparacin de pedidos de los clientes estar a cargo del departamento de ventas. - Las funciones de crdito y cobranza podr realizarla una seccin del departamento de finanzas o contabilidad. - El departamento de embarque deber formar parte del departamento de produccin. - La preparacin de facturas deber asignarse a una seccin independiente del departamento de contabilidad. - El registro de las cuentas a cobrar y documentos por cobrar deber ser asignado a una seccin independiente del departamento de contabilidad. - Las devoluciones y bonificaciones de bienes de parte de los clientes, deben ser aprobadas por escrito por un funcionario que no sea responsable de alguna de las funciones mencionadas anteriormente. - La cancelacin de las cuentas incobrables deben ser autorizadas por algn ejecutivo de finanzas que no sea responsable de las funciones nombradas anteriormente.
2.- PRUEBAS DE DESEMBOLSOS: Cuando se inicia una prueba detallada de las erogaciones, se debe comenzar, cuando sea posible, por el origen de las transacciones. Solamente de esta forma podr ser comprobado por completo el significado de los procedimientos de operacin y de los medios de proteccin referentes a los desembolsos de fondo. Seguidamente se mencionan los puntos en los que el auditor debe quedar satisfecho: a) Autorizacin del desembolso: deber existir una requisicin o solicitud formal para la compra, con la firma de la persona autorizada para incurrir en este tipo de erogacin en particular. b) Acatamiento de las polticas vigentes: al examinar las compras individuales deber ser determinado que las mismas no han violado las polticas existentes. c) Recepcin de los artculos o servicios: El auditor deber obtener y adjuntar las evidencias que demuestran la recepcin, inspeccin, aceptacin o rechazo de las mercancas o materiales, as como la conformidad del almacenista que indique que los artculos fueron recibidos y contados. Cuando se trata de recibir servicios, la aprobacin de los mismos, se indica generalmente en la copia de la orden de trabajo o factura del proveedor o a travs de una comunicacin expedida por un funcionario autorizado, donde consta la aprobacin o no de dicho servicio. d) Revisin de precios e importes pagados: Los precios que aparecen en las facturas deben compararse con las cotizaciones del mercado obtenidas de fuentes independientes. e) Realizacin del pago: La colocacin del nmero del cheque en el comprobante o la presencia de otro medio cruzado de informacin, proporciona al auditor la forma de revisar los trmites de pago de la obligacin. Tambin debe cerciorarse de que la obligacin no haya sido pagada anteriormente, cualquier irregularidad debe ser explicada por el funcionario responsable. f) Registro contable correcto: No es suficiente quedar satisfecha acerca de la efectividad del sistema de control interno que rodea la operacin; es necesario determinar que las cuentas que deben recibir el cargo por concepto del gasto realizado lo tengan. Examinar las cuentas
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA indicadas para establecer que realmente fueron afectadas las cuentas correctas al realizar el asiento.
3.- PRUEBA DE NOMINA: Conceptos Generales: Vamos a presentar los puntos principales que debe abarcar cualquier examen de nomina. a) Nombramientos: El auditor comenzara revisando los nombramientos de personal y seguir todos los pasos hasta llegar a la cancelacin del cheque respectivo. El trabajo del auditor es revisar los nombres de la nomina con los de los expedientes y determinar que no aparezcan nombres agregados en la nomina. b) Horas de trabajo: El auditor toma como base la nomina y revisa las tarjetas del reloj. Seguidamente compara los totales de las tarjetas del reloj con las tarjetas de la nomina. c) Tarifa: El trabajo del auditor incluye la revisin de las tarifas y sueldos que aparecen en las nominas a fin de cerciorarse de que no ha habido alteraciones ni omisiones. d) Percepcin total: Consiste en multiplicar la cantidad de tiempo por la tarifa, o en el caso de los empleados de la oficina, los das trabajados por el sueldo diario. La percepcin total es el resultado de estos clculos. e) Deducciones: Son aquellas tales como aportes a caja de ahorros, seguro social, impuesto sobre la renta, etc. Al realizar la inspeccin de las deducciones, estas suelen ser las mismas de las nominas anteriores. El auditor evala los montos totales y los compara con el ao anterior investigando cualquier anomala. f) Pago neto: La cantidad que segn la nomina haya sido pagada mediante cheque a cada trabajador, deber ser comparada con el asiento correspondiente en el libro de cheques o banco. g) Distribucin: Una empresa debe registrar sus desembolsos por este concepto en una cuenta de control o de liquidacin, y distribuir los importes totales sobre la base diaria, semanal o quincenal a cuentas departamentales, de ordenes de trabajo o de gastos. El auditor debe comprobar la distribucin o exactitud de los asientos originados por esta causa. Control Interno: Es necesario por varias razones, una de ellas es la de evitar los fraudes al permitir el pago de empleados que se han separado de la empresa, o pagar de ms a los empleados. Otra razn, es la necesidad de procesar toda la informacin referente a horas trabajadas, retencin, bonificaciones, etc., en una forma rpida y precisa a fin de pagar en el momento oportuno y sin errores. Los puntos que deben ser investigados por el auditor son: Sub-divisin del trabajo de la nomina entre diversos departamentos. Funcin de contratacin de trabajadores. Control de asistencia al trabajo. Preparacin de la nomina. Mantenimiento actualizado de registros. Distribucin de cheques o del efectivo para el pago de la nomina.
Las preguntas que han de contestarse para la descripcin del sistema de control interno de la nomina son las siguientes: www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Se lleva una cuenta de banco para el pago de la nomina? Se paga a los empleados con cheque? Estn distribuidos en varios departamentos las actividades de registro de asistencia, firma de cheques, pago de nomina, preparacin de nomina, distribucin de cheques? Los supervisores aprueban el control de asistencia al trabajo? Se concilia la cuenta bancaria para la nomina por una persona que no tenga otras funciones relacionadas con la nomina?
Objetivos de la auditoria de nomina: Los principales objetivos del auditor al examinar la nomina son: Determinar que los registros y procedimientos han operado de forma que proporcionan un control interno eficiente. Determinar si la empresa esta cumpliendo las clausulas del contrato colectivo en cuando a salarios, vacaciones, bonificaciones, etc. Determinar que se han cumplido con las disposiciones legales referentes a seguro social, impuesto sobre la renta, etc. Sugerir mtodos de simplificacin y mejoramiento de los procedimientos de procesamiento de la nomina.
Procedimientos de la auditoria de nomina: Para resumir, este aspecto de la revisin detallada de la nomina, es necesario decir que cuando el programa de auditoria establece el procedimiento que dice: Efecta una prueba detallada de los registros de nomina por uno o mas periodos de pago, se estn refiriendo a los siguientes puntos especficos: Compare los nombres y sueldos con los registros existentes en el departamento de personal. Determine las bases de las deducciones de la nomina y comprelas con los registros de deducciones autorizadas por los trabajadores. Compare las hora que muestra las tarjetas del reloj con las que muestra la nomina. Verifique selectivamente las operaciones aritmticas de la nomina. Compare los totales de la nomina con los cheques emitidos. Compare con la nomina los recibos obtenidos por los trabajadores que cobran en efectivo. Compare los cheques pagados con la nomina si los sueldos son pagados con cheques. Comprueba los pagos posteriores de los sueldos no reclamados.
AUDITORIA II OBJETIVO 11(PARTE 1): LA AUDITORIA Y LOS SISTEMAS ELECTRONICOS DE PROCESAMIENTO DE DATOS
Conceptos Generales: En primer lugar, el auditor tratara de obtener una visin de conjunto del sistema y para ello solicitara que el cliente le facilite lo siguiente: - Diagramas de flujo - Datos que describen el sistema. - Manual de instrucciones. - Lista de nombres de los empleados que trabajan en las distintas fases del proceso. Este conocimiento suficiente del computador es necesario para poder hacer su propio estudio y evaluacin de controles en un sistema computarizado y considerar el efecto de este sobre la organizacin de la empresa y sobre los procedimientos relativos a los controles contables. Al auditor le interesa la computadora en dos formas: Sistema PED: Las iniciales PED significan Procesamiento Electrnico de Datos. Un sistema PED opera a velocidades electrnicas donde se requiere muy poca participacin manual y se controla por medio de programas de instrucciones y es muy verstil. Todas las operaciones de un proceso de sistematizacin de datos recaen dentro de una de estas cuatro grandes categoras: - Entrada de los datos a procesar. - Control de los datos por procesar. - Procesamiento de datos. - Salida de los datos resultante del proceso. Podemos clasificar la produccin del equipo de computacin en dos grandes grupos: - Informacin orientada al uso de la administracin en el aspecto operativo. - Datos histricos de las transacciones para la formulacin de los estados financieros. Los Controles de un Sistema PED: Los principios y procedimientos bsicos de la auditoria no cambian por la transferencia de una operacin contable a un computador. Sin embargo, se requieren modificaciones a los procedimientos de auditoria detallados con relacin a: Control interno. Verificacin de activos y pasivos. www.admycontuna.multiply.com Directa: El auditor debe entender tanto la naturaleza del procesamiento de datos como el carcter de los controles incorporados a estos sistemas, para que pueda realizar pruebas que tengan significado y para evaluar las condiciones de control. Indirecta: El auditor debiera sacar utilidad de la posibilidad de aumentar la eficiencia de su trabajo de auditoria de forma mas selectiva y de mayor penetracin.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA En cuanto al control interno, el trabajo que antes era distribuido entre varias personas lo lleva a cabo una computadora y el control en alguno de estos sistemas son ejecutados por un numero relativamente pequeo de empleados y cualquiera de ellos puede estar en posicin de causar un mal funcionamiento del sistema que llegue a ser notorio ya sea en forma accidental o intencional. Por estas razones, es requisito fundamental de control interno que los programadores de los trabajos de computacin no tengan acceso a la maquina y por ende a la operacin de los equipos. Tambin es importante que el personal del centro de computacin este organizado de tal forma que no tenga ingerencia ni inters en los aspectos de cobro y pago. Otro requisito esencial para un control efectivo, es que todos los trabajos de computacin estn bien documentados. Existen tres clases de documentacin que son: - Documentacin de sistemas: Est formado por la descripcin del sistema, flujogramas, formas de darle entrada a los documentos, definicin de los datos del sistema, control de archivo de datos, diseo de informes, descripcin de controles y procedimientos de captura de datos. - Documentacin de programas: Flujogramas de procesamiento, listados del programa fuente, descripcin de cada uno de los programas del sistema, control de los archivos de datos, tablas de decisiones, listado de lenguaje del control de trabajo, muestras de informe. - Documentacin de operaciones: Instrucciones para preparar el computador mostrando las asignaciones de los dispositivos, tiempos estimados y mximos de corrida, procedimientos de emergencia, destino del archivo de salida, flujograma de procesamiento que muestran los archivos de entrada, los archivos de salida, formas de salida, acciones correctivas, procesamientos de reinicio y recuperacin, instrucciones de retencin de datos en los archivos. La documentacin ayuda al auditor a revisar los controles, cambios de programas, los controles de valuacin escritos en los programas y para determinar la lgica del programa. Controles Internos de un Sistema PED: Los controles internos pueden dividirse en: 1) Controles de procedimientos: Se disean para asegurar que el procesamiento de una aplicacin particular se lleve a cabo correctamente. En un sistema manual, se consideran incompatibles ciertas combinaciones de funciones desde el punto de vista de un control interno fuerte, por ejemplo, el registro de los desembolsos de efectivo es incompatible con las funciones de conciliaciones bancarias. Sin embargo en una computadora bien programada, puede servir como formas de comprobar los procedimientos entre si. Cuando se combinan funciones incompatibles en un sistema PED se hace necesario establecer controles compensatorios para evitar que la intervencin humana en forma indebida pueda hacer cambios no autorizados en los programas o en los archivos que no deja evidencia visible de alteracin en los datos. Los controles compensatorios arriba mencionados podran ser por ejemplo, formar un grupo de control que revisa y prueba todos los procesamientos de los datos de entrada,
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA los controles de proceso de la computadora, revisa y distribuye toda la produccin del computador y maneja el procesamiento de los errores detectados. 2) Controles del programa: Son unos de los que revisten mayor importancia para el auditor, ya que pueden producirse errores en el procesamiento de los datos de entrada y por lo tanto existe la posibilidad del error humano. Estos controles de programa tienen por objeto asegurar la confiabilidad y exactitud del procesamiento de los datos y suelen ser: - Prueba de lmite: Una prueba de lo razonable de un campo de datos, dado un lmite predeterminado ms alto y/o ms bajo. - Control de totales: Este control protege contra cantidades faltantes, duplicaciones y errores de procesamiento, por ejemplo, al procesar las facturas de ventas la computadora lleva el total de las facturas procesadas. - Prueba de validez: Prueba la validez de los cdigos, por ejemplo, la comparacin del cdigo del vendedor con el archivo maestro para probar la autenticidad. 3) Controles Administrativos: Estos controles son comunes a todas las aplicaciones procesadas en cada computadora y persiguen los fines siguientes: - Mantener una divisin practica de funciones en el departamento de computacin. - Controla el trabajo de los operadores del computador. - Controla el uso y almacenamiento de los archivos. - Establecer medidas de precaucin contra incendios y cualquier otra contingencia o sabotaje. - Rotar frecuentemente a los empleados. - Vacaciones obligatorias de los programadores y operadores. Evaluacin del Control Interno: Independientemente del sistema de Procesamiento de Datos que se utilice, el auditor debe realizar un estudio y evaluacin del control interno, lo cual implica tres pasos: - Revisar el control interno y preparar una descripcin del sistema en los papeles de trabajo. - Hacer pruebas de acatamiento, para establecer si los controles contables funcionan segn se estableci. - Evaluar el sistema para determinar el grado de confiabilidad de los controles internos. La evaluacin del sistema de control interno sirve como base para medir la calidad del sistema y se obtienen los cimientos sobre los cuales se va a formular el informe y conclusiones del auditor. En cualquier sistema PED, se hace necesaria una revisin de los aspectos organizacionales, practicas administrativas y controles procedimentales para determinar el grado del examen de auditoria y ofrecer sugerencias constructivas referidas a la manera de mejorar el sistema en vigor. Uso de la computadora en la Auditoria: Un programa de computador puede ser de gran ayuda para llevar varias tcnicas de auditoria, ya que el programa de la computadora puede ser usado para cualquier tarea de computacin o comparacin, por ejemplo: www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Resumir datos y efectuar anlisis tiles para el auditor. Seleccionar pruebas de auditoria. Examinar los registros en cuando a su calidad. Comprobar clculos y hacer computaciones. Comparar datos de auditoria con los registros de la empresa.
El uso del computador para automatizar las pruebas de auditoria es solo una parte de la auditoria de un sistema por computador. Sin embargo, el entrenamiento, la experiencia y el tiempo que se requiere para ser un experto en el uso del computador, normalmente significa que se necesitara un especialista en auditoria por computador para planear y ejecutar la pruebas de auditoria utilizando un computador. Mtodos de Auditoria: Algunos de los factores que se deben considerar son los objetivos y alcance de la auditoria, las caractersticas del producto final, la capacidad tcnica del personal y el grado de sofisticacin del sistema. Los objetivos al ejecutar una auditoria de los datos fuente de entrada de un sistema PED: - Determinar que todos los datos que el sistema requiere han sido acumulados. - Determinar que todos los datos acumulados sean exactos, registrados en forma precisa. - Determinar que todos los datos registrados se introduzcan con precisin en el sistema PED. Despus que el auditor ha quedado satisfecho con relacin a la exactitud, confiabilidad y totalidad de los datos fuentes y de entradas, ya puede dirigir su atencin a los productos o resultados finales del sistema. Como gua general para la auditoria de los sistemas de salida, los dos mtodos bsicos son: Auditoria alrededor de la computadora: En esta tcnica el auditor evita el uso del computador, por eso se le llama, auditoria al margen o entorno de la computadora. Se basa en la seleccin de un grupo de transacciones contables reales que ya se han procesado. Este mtodo se sigue sin considerar la forma como se obtuvo el producto y parte de la lgica de que si puede ser demostrado que los datos de origen del sistema son correctos y entonces los resultados o productos obtenidos deben ser correctos sin considerar la forma de procesamiento. La desventaja de realizar la auditoria a travs de este mtodo estriba en que los datos de entrada pueden haber sido adulterados de tal forma que se dificulta el rastreo. Otra desventaja es que una gran variedad de tipos de transacciones junto con el gran volumen de actividades, puede tornar impractica una muestra representativa de prueba. Auditoria a travs del computador: Se basa en los conceptos de que, si los controles y procedimientos incluidos en los programas del computador son efectivos, y si se utiliza un control adecuado en las operaciones del computador, entonces el procesamiento de los datos de entrada debe producir un resultado aceptable. De esta forma se realiza la auditoria sobre los productos finales del sistema por medio del examen de la fuente donde se produjo y de los medios por los cuales se produjo. La aplicacin de este mtodo requiere que el auditor tenga un conocimiento explicito de los datos de entrada o insumos de las operaciones.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Tcnicas Especiales de Auditoria: El auditor puede utilizar tcnicas para: - Aumentar la eficiencia de la auditoria. - Determinar si hay una pista inadecuada de auditoria. - Asegurarse de la presencia de verificaciones de programas importantes. Las principales tcnicas especiales son las que se refieren a: 1) Lotes de prueba: Consisten en datos o informaciones que se van a procesar en la misma forma que la informacin verdadera utilizando los programas operativos del computador del cliente. Estas pruebas debern incluir todos los tipos posibles de excepciones y errores en un proceso. Estas transacciones simuladas se conocen comnmente como lotes de prueba y se emplean para evaluar la calidad del sistema en uso. En la creacin y uso con xito del lote de pruebas, exige varios factores que el auditor debe considerar: - Decidir el punto exacto en el sistema donde deben entrar los datos de prueba. - Obtener registros maestros para procesar contra las transacciones de prueba y computar los resultados predeterminados por comparacin, con el resultado de procesamiento de prueba. - Determinar los tipos de transacciones que va a incluir en el lote. - Obtener los programas de proceso regulares del cliente. - Analizar los efectos que el procesamiento de las transacciones de prueba tendr en los resultados del sistema. - Hacer cualquier arreglo necesario para preparar y procesar los datos de prueba en la forma esperada. Se ha de procurar de no afectar los registros financieros de la compaa, en cuyo caso ser posible montar registros de archivos operacionales, frente a los cuales el auditor podr elaborar datos de prueba. Los resultados del procesamiento del lote de prueba, se compara con los resultados obtenidos manualmente de la informacin de prueba. El auditor puede utilizar las pruebas procedimentales para: - Comprobar el correcto funcionamiento de las verificaciones de programas especficos, aplicadas a los tems individuales. - Verificar totales, saldos y anlisis generados por el computador. 2) Programa de auditoria para el computador: El auditor puede utilizar los programas de auditoria por computador para leer y extraer informacin o para tener acceso a datos que de otra manera no pueden ser revisados fcilmente. Estos programas de investigacin se pueden utilizar para leer y examinar un archivo o comparar dos archivos. Los programas de carcter general pueden ser elaborados por una firma de contadores o por un programador comercial de paquetes de computadora. Estos programas contienen rutinas generalizadas para realizar tareas tales como la seleccin de acuerdos con criterios especficos, clculos y comparaciones que son comunes en todas las pruebas de auditoria. Las funciones que pueden ser desempeadas por los programas de computador para la auditoria son: - Seleccin de muestreo al azar de transacciones de prueba. - Seleccin de cuentas a cobrar para confirmacin. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Comparacin de datos presupuestados y reales. Comparacin de pruebas de recuento de inventario con los registros de inventario perpetuo. Comparacin de los precios de venta en los archivos maestros con los precios de venta en la factura. Comparacin de los archivos maestros de nomina para identificar variaciones. Comprobacin de los clculos, multiplicaciones y sumas del inventario. Identificacin del inventario lento. Identificacin de cuentas a cobrar vencidas. Identificacin de un listado con los cambios registrados en la nomina. Impresin de las solicitudes de confirmacin para las cuentas seleccionadas por cobrar.
Los programas especficos o especiales de auditoria para computadora se pueden utilizar para ayudar a la labor de auditoria con respecto a: a) Prueba del sistema de control interno. - Seleccionar tipos representativos de transacciones para pruebas de auditoria. - Comparar dos archivos y detectar los cambios normales o excepcionales. b) Verificacin del balance general y de las cuentas del debe y haber. - Seleccionar transacciones que posteriormente seran verificadas mediante pruebas de azar. - Estratificar datos como ayuda a su investigacin. - Hacer pruebas detalladas y clculos. - Preparar informes de excepcin. 3) Prueba de Mini Compaa: Como ya hemos dicho, los lotes de prueba es un medio muy til y conocido entre los auditores para verificar un nuevo sistema de computadores. El procedimiento llamado de mini compaa es una forma de pasar transacciones de prueba ficticias a travs del sistema PED simultneamente con los datos reales, sin afectar los ficheros maestros o los resultados. Es decir, se trata de un sub-sistema del sistema regular y produce un juego separado de resultados, incluyendo estadsticas y reportes.
AUDITORIA II OBJETIVO 11(PARTE 2): LA AUDITORIA EN EMPRESAS CON SISTEMAS ESPECIALES DE CONTABILIDAD Todo auditor debera aspirar a un conocimiento considerable de los problemas generales de los negocios. Como equipo bsico de conocimientos, se espera que posea aquellos relacionados con los principios de contabilidad, los procedimientos y mtodos contables en general, la auditoria, el conocimiento del impuesto sobre la renta, mtodos financieros, algunos aspectos tcnicos de las industrias mas importantes y cualquier otro conocimiento de tipo econmico y de aplicacin general y frecuente. Empresa de Servicios Pblicos: Se considera servicio pblico a una estructura econmica dedicada a proporcionar uno o mas beneficios pblicos como gas, agua, etc. Los elementos de auditoria para este tipo de entidad son: Establecer si la organizacin esta manejando o utilizando sus recursos de manera eficiente y econmica. Establecer las causa de cualquier ineficiencia o practica no conveniente econmicamente, incluyendo las deficiencias en los sistemas de informacin, procedimientos administrativos o estructura organizativa. Determinar si las operaciones financieras se han realizado apropiadamente. Determinar si la entidad ha dado cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentos que le competen. Determinar si se estn alcanzando los resultados deseados. Determinar si se estn alcanzando los objetivos establecidos por el organismo.
En las auditorias de eficiencia y economa se busca establecer principalmente si la organizacin esta dando el mximo de rendimiento segn los recursos invertidos. El auditor debe prestar atencin al sistema contable en el sentido de establecer de que se ha cumplido con los requisitos de los principios contables. El examen de las cuentas de activos fijos es particularmente importante, ya que generalmente, presentan un elevado monto en comparacin con el resto de los activos y su relacin con el proceso de fijacin de tarifas. En algunos casos, las cuentas de efectivo pueden estar formadas por fondos ubicados en varios puntos del pas y el auditor debe asegurar de que los traspasos de los fondos se encuentren debidamente contabilizados para evitar duplicidad. Con respecto a los inventarios, no revisten la misma importancia que en una empresa mercantil o industrial, ya que usualmente se trata de mercanca en existencia para el mantenimiento o construccin.
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Hoteles y Moteles: Los ingresos de esta clase de organizaciones provienen de un gran nmero de pequeas transacciones de diferentes tipos. El control de mayor importancia es el de los ingresos, y los procedimientos contables de los grandes hoteles le dan un nfasis especial al control y rpido registro de estos. La auditoria de los dems activos y pasivos as como las cuentas gastos, puede ser conducida por los procedimientos normales ya conocidos en lo referente a la auditoria de las organizaciones como hoteles y moteles diremos que: a) Se examinara cuidadosamente los controles de: - Ingresos en efectivo. - Compras de alimentos y bebidas. - Inventario real de las existencias. - Conservacin del inventario. - Registros contables. b) Se examinara el libro de recepcin de huspedes, para determinar que todos los cargos a visitantes han recibido su entrada. Se comprobaran los totales diarios con el resumen y con el libro de cuentas. c) Se examinara el mtodo de valoracin aplicado a los activos, tales como lencera, vajillas, etc. d) Se comprobara los niveles de depreciacin aplicados a las instalaciones y mobiliario. e) Se comprobaran los pagos de sueldos a los trabajadores. f) Se comprobara los controles respecto al servicio de restaurante, especialmente registro contable de las notas emitidas por los huspedes residentes y los clientes de fuera que utilicen el restaurante. Bancos: Con respecto a la auditoria de una entidad bancaria, el auditor al igual que en otras organizaciones debe comenzar por examinar y evaluar los procedimientos del sistema de control interno existentes. Vamos a enumerar los procedimientos adicionales que debe considerar al examinar los estados financieros de un banco o entidad financiera: - Examinar el control interno. - Cerciorarse de que el sistema de comprobacin interna se aplica segn lo pautado. - Comprobar que se cumplen las normas con relacin a rotacin y cambios de los operadores de las maquinas, cajeros sin acceso a los registros contables, etc. - Examinar las inversiones y cuentas evitando cualquier posibilidad de sustitucin de documentos y valores. - Verificar los balances con otros bancos. - Comprobar el valor en el mercado de las acciones. - Comprobar la cantidad de reservas secretas. - Verificar la existencia y lo apropiado de las acciones o bonos dados por prestamos o sobregiros. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Sociedades Inversoras y de Valores: Su funcin es la de proporcionar un medio al inversionista para que este obtenga diversificacin en sus inversiones y una supervisin profesional de las mismas. En este tipo de compaas es usual realizar auditorias detalladas. Los procedimientos de auditoria se ven influidos por la naturaleza liquida de los activos (Efectivo y valores realizables) y esto crea la necesidad de que todo se verifique de forma simultanea para evitar sustituciones. Los procedimientos mnimos de auditoria serian: - Examen fsico y comprobacin de las cuentas, de todos los valores, efectivo, y activos similares. - Verificacin de valores en transito o en traspaso. - Comparacin de las cuenta del mayor con el balance de comprobacin. - Verificacin de las sumas de los registros auxiliares con su correspondiente cuenta de control. - Comprobacin de todos los saldos de todas las posiciones de valores. - Obtencin de confirmaciones escritas sobre los saldos en banco. - Obtencin de confirmacin escrita sobre los saldos de los clientes. - Obtencin de confirmaciones escritas de valores pendientes de entrega, valores facilitados o solicitados en prstamo. El informe del auditor deber incluir en sus comentarios que adems de haber dado cumplimiento a las normas de auditoria, tambin examino los procedimientos adoptados para la custodia y manejo de los valores de los clientes. Un examen satisfactorio debe incluir una revisin del control interno y realizar las pruebas de resultado deudores y acreedores para cerciorarse de que los procedimientos se cumplen. Compaas Constructoras y Urbanizadoras: La proyeccin o ejecucin de una construccin generalmente se encomienda a una contratista principal quien asume la responsabilidad total por toda la obra, independientemente de los subcontratos. Los contratos de construccin ms usuales se clasifican en tres tipos: Contratos a precios determinado o alzados, en el cual el contratista acuerda realizar la obra a un precio estipulado que incluye sus ganancias. Contratos por administracin, es aquel en el que se estipula el reembolso de los costoso de ejecucin del contrato por parte del propietario de la obra mas una cantidad fija de honorarios o porcentaje calculado sobre el costo total, o tambien un premio se reduce al mnimo los costos. Contrato de precios unitarios, en donde los precios aparecen especificados para cada unidad de trabajo, por ejemplo, precio por metro de excavacin, trabajo de concreto, etc.
Adems de los registros usuales de contabilidad, el contratista debe llevar aquellos registros que le proporcionen: Informacin referente a los costos totales por cada obra y un detalle de las diversas clasificaciones de costos. Cantidades facturadas y cobradas durante el periodo de construccin. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Cantidades retenidas a los propietarios en espera de la terminacin de la obra. Informacin sobre los contratos, precio original de la obra, ordenes de modificaciones, seguros, etc. Cantidades pagadas, deudas a los sub-contratistas. Registro detallado de los costos de operacin del equipo pesado. Seguro sobre indemnizaciones a obreros, danos a terceros y otros tipos de seguro.
Los procedimientos de auditoria serian: Examinar el sistema de comprobacin interna que rige para el pago y distribucin de sueldos. Comparar las hojas de sueldo con los registros de los trabajadores. Comprobar la cuenta de control para verificar las distribuciones de los sueldos totales y provisiones emitidas en los diferentes contratos. Comprobar el sistema que rige para el registro de los almacenes y cambio de plantas. Comprobar los pasivos destinados a los sub-contratos al cierre del ejercicio. Verificar las existencias de las materias primas. Verificar el valor rebajado de los bienes en proceso de construccin, junto con los informes de los arquitectos e ingenieros. Comprobar los recibos de contratos de certificados de arquitectos e ingenieros, cerciorndose de la retencin del dinero.
Los estados financieros de los contratistas suelen prepararse sobre la base de los honorarios cobrados por las obras contratadas, omitiendo la informacin sobre las cantidades totales facturadas al cliente y los costos totales incurridos. Empresas de Seguros: Requieren de unas condiciones tcnicas y legales que las hagan factibles en la prctica econmica. Las empresas privadas que explotan este ramo, estn reguladas por una legislacin especial que afecta su constitucin y funcionamiento. Los agentes perciben comisiones de produccin, al efecto la situacin que pueden presentarse con las primas podran ser: Primas que vencen en el ejercicio corriente. Primas que se emiten en el ejercicio. Primas que se cobran en el ejercicio que pueden haber sido emitidas en el mismo ejercicio o en el anterior. Primas anuladas en el ejercicio. Primas pendientes de cobro.
La compaa aseguradora cubre los riesgos mediante el cobro de primas. El clculo de las primas de seguro es un problema de matemticas actuarial basado en las probabilidades. Estas empresas tambin deben preparar el balance general y el estado de ganancias y prdidas a los fines de los exmenes de auditoria, cuyos procedimientos a utilizar serian: Examinar los sistemas de control interno. Examinar el sistema de comprobacin interna. Comprobar todo tipo de ingresos, plizas nuevas, renovaciones de plizas y plizas vencidas. www.admycontuna.multiply.com
Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA Comparar las comisiones pagadas y adeudadas con los recibos de los agentes junto con sus devoluciones y cuentas. Comprobar las reclamaciones pagadas con los documentos y la correspondencia en relacin al hecho. Comprobar las renovaciones de seguro y recuperaciones sobre renovaciones, asi como las provisiones para todas las cantidades pendientes. Cerciorarse de que los fondos fijos que estn separados no han sido utilizados en otros asuntos que no sean propios de la empresa.
En el informe de auditoria correspondiente, el auditor deber certificar los hechos antes mencionados.
NOTA: EL OBJETIVO 12 CORRESPONDE A LAS DNA (DECLARACIN DE

PROCEDIMIENTOS SIGUIENTE LINK:
NORMAS Y DE AUDITORIA) EL CUAL PUEDE SER DESCARGADO POR EL
http://es.scribd.com/doc/17115086/DNA11-El-Dictamen-del-Contador-Publico-Independiente ESPERANDO QUE EL PRESENTE RESUMEN SEA DE UTILIDAD PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA MATERIA.

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Resumen elaborado por Elizabeth Viso y Mariano Matos para el grupo ADMYCONTUNA AUDITORIA II OBJETIVO 1: AUDITORIA EN CAJA Y BANCOS

b) Para controlar los egresos de efectivo:

Pruebas de correccin aritmtica

Pruebas propiedad inventario.

Prueba de ingresos inversiones

Revisin del anlisis resumido de las cuentas propiedades y su depreciacin

Lectura documentos, informes, etc.

Pasivos registrados transacciones posteriores

NOTA: EL OBJETIVO 12 CORRESPONDE A LAS DNA (DECLARACIN DE

NORMAS Y DE AUDITORIA) EL CUAL PUEDE SER DESCARGADO POR EL

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