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TALLER DE CONTPAQ
INTRODUCCIN
Contpaq es el sistema contable financiero y fiscal, que da a los empresarios y contadores una visin completa de los resultados del negocio.
Est diseado para facilitar el trabajo y mejorar la toma de decisiones dentro de las compaas, en el mbito directivo y gerencial, de manera rpida y oportuna.
Ofrece informacin fiscal, contable y un control de activos fijos para un mejor manejo de las plizas de depreciacin.
Contpaq ofrece a los usuarios las siguientes ventajas: Manejo simultneo de varias empresas. Mostrar en pantalla varios procesos a la vez. Navegacin por el sistema a travs del ratn. Realiza la reexpresin de los estados financieros (Boletn B10). Calcula los pagos provisionales y declaraciones anuales de ISR, IVA e IMPAC.
Contpaq es versatilidad y flexibilidad, al definir su catlogo de cuentas es posible tener hasta 999 niveles de cuentas y sub cuentas con una estructura completamente definida por el usuario. Adems, tiene la facilidad de definir un cdigo de cuenta alfanumrico de hasta 20 dgitos.
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1 Acceso a Contpaq 2 Instalacin de empresas 2.1 Activar una empresa 2.2 Borrar una empresa 2.3 Redefinicin de empresa 3 Barra de Herramientas 4 Catlogo de cuentas 4.1 Como dar de alta una nueva cuenta 4.2 Como eliminar una cuenta 4.3 Desplegar el catlogo de cuentas 5 Preplizas 5.1 Importe base 5.2 Modificar preplizas 5.3 Eliminar preplizas 6 Plizas 6.1 Partes de la ventana 6.2 Modificar movimientos 6.3 Eliminar movimientos 6.4 Buscar plizas 6.5 Cuadrar plizas manualmente 6.6 Borrar plizas 6.7 Imprimir plizas 7 Como generar reportes 7.1 Balance general 7.2 Estado de resultados 8 Cierre de periodos / Cierre de Ejercicio 7.1 Balance general 7.2 Estado de resultados
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1 ACCESO A CONTPAQ
Para ingresar al sistema se cuentan con 2 opciones: 1.- Dar clic sobre el icono de Contpaq, que se encuentra en el escritorio. 2.- Ir Inicio/ Programas/ Compac Contpaq 2003 (local)/ Contpaq 2003.
Al entrar al programa el sistema pedir un nombre de usuario y una clave de acceso. Contpaq cuenta, inicialmente con una cuenta de acceso, la cual no tiene una clave; la cuenta se llama Cuenta de SUPERVISOR.
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Despus de dar clic en aceptar, aparecer el siguiente cuadro de dilogo, el cual muestra algunos tips, da con da.
2 INSTALACIN DE EMPRESAS
La instalacin de una empresa dentro del sistema ContPAQ, es uno de los procedimientos de mayor trascendencia, ya que en l, se especifican los parmetros de configuracin con los que trabajar el sistema; como lo es la estructura que tendr el catlogo de cuentas. Para ello se tendrn que seguir los siguientes pasos:
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3.- Presionar simultneamente las teclas Ctrl. + E. A continuacin aparecer la siguiente ventana; se da un clic en el botn Instalar, para comenzar a dar de alta la empresa.
Se desplegar el siguiente cuadro, el cual pide los datos generales de la empresa, como lo son el nombre de la empresa, aqu mismo se elige la estructura del catlogo de cuentas, si va a utilizar un valor numrico o alfanumrico, as como el ejercicio del que se trata, entre otras cuestiones.
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2.- Catlogo de cuentas: contiene formatos de catlogos que servirn para disear el de la empresa que se va a instalar. Catlogo general: se auto instalan 112 cuentas, desde el primer nivel, hasta las cuentas ms comunes de mayor. Empresa de servicio: se instala un catlogo con 115 de las cuentas ms comunes para este tipo de empresa. Empresa comercial: se instala un catlogo con 114 cuentas que aplican para estas empresas.
Estructura de cuenta: contiene la estructura del cdigo de las cuentas en el formato de segmentos y dgitos. Para asignar un nmero de cuenta, es necesario definir su estructura.
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XXX XXX XXX
DGITOS
NIVELES
Valor: contiene el valor que tendr el cdigo de las cuentas, si tendr letras y nmeros (alfa numrico) o si estar formado slo por nmeros (numrico).
Cada segmento es un nivel: contiene el tipo de codificacin que se utilizar en el catlogo de la empresa. 3.- Ejercicio: Lista los ejercicios de la empresa. El sistema presenta el ejercicio vigente.
4.- Perodo, solicita los siguientes campos: Tipo: contiene el tipo de periodo que se manejar, puede ser mensual, bimestral, trimestral, cuatrimestral, semestral y especial. Vigente: contiene el periodo en el cual se comenzar a capturar los datos una vez instalada la empresa. Periodos del ejercicio: contiene el nmero de perodos totales del ejercicio en base al tipo de periodos seleccionados. Inicio: contiene la fecha de inicio del periodo vigente. Periodos abiertos: contiene el manejo de los periodos dentro del sistema. 5.- Ubicacin de archivos: solicita el nombre de la carpeta que contendr los datos de la empresa.
Una vez dados de alta todos estos datos se da clic en aceptar, e inmediatamente se comienza a crear en el sistema la nueva empresa.
2.- De un clic con el botn izquierdo sobre la empresa que desee trabajar.
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1.- Ingrese al men Empresas.
Para ello se deben de seguir los siguientes pasos: 1.- Ir al men Archivo/ Redefinir empresa. Se desplegar la siguiente ventana.
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2.- Fechas: contiene la informacin correspondiente a las fechas del periodo y ejercicio para la empresa seleccionada.
3.- Parmetros: contiene informacin correspondiente al funcionamiento operativo de Contpaq, en los mdulos de plizas y manejo de periodos.
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4.- Cuentas: contiene la informacin de los parmetros de funcionamiento que aplican en el catlogo de cuentas de la empresa en la que se esta trabajando.
5.- Unidades: esta ventana se utiliza cuando se desea cambiar la ubicacin de los archivos de la empresa o las unidades en donde se guardarn los respaldos.
6.- Otros parmetros: contiene informacin de los parmetros adicionales que sern utilizados en partes especficas del sistema.
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3 BARRA DE HERRAMIENTAS
Es la que contiene los botones con iconos que representan algunos de los procesos ms utilizados al trabajar con el sistema. Cada botn ejecuta de manera directa la accin que representa.
Manejo de empresas
Accesorios
Mdulos
Preferencias
Salida
Empresas Respaldar Estado de cuadre Cambiar periodo Moneda Desplegar catlogo de cuentas Reportes Notas Calculadora Impresora Excel Word Ayuda Salir Saldos
4 CATLOGO DE CUENTAS
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Este catlogo contiene toda la informacin referente a todas y cada una de las cuentas que forman el catlogo de cuentas para una empresa determinada.
Para ingresar al catlogo de cuentas se debe ir al men Catlogo/ Catlogo o presionar Ctrl. + F3.
1.- Datos generales: No. de cuenta: contiene el cdigo de la cuenta. Nombre: contiene el nombre de la cuenta. Sub cuenta de: contiene el cdigo de la cuenta a la que se acumula. Nombre: contiene el nombre de la cuenta a la que se acumula.
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2.- Datos de agrupacin: Tipo de la cuenta: contiene el tipo y la naturaleza de la cuenta. Centro de costos: contiene el nmero del centro de costo al que pertenece la cuenta, si es que pertenece a alguno. Fecha: contiene la fecha de alta de la cuenta. Dgito agrupador: contiene el dgito que agrupa a esta cuenta con otras, si es que aplica. Cuenta de mayor: contiene la informacin de cmo aparecer la cuenta en los reportes y auxiliares. Moneda para capturar: contiene el tipo de moneda con la que trabajar esta cuenta.
Capturar, consultar, modificar o eliminar la informacin para el clculo de depreciaciones de la cuenta de Activos fijos.
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Graficar los datos de la cuenta.
Una vez tomados en cuenta los puntos anteriores se siguen los siguientes pasos: Se abre el catlogo de cuentas. Capture el cdigo de la cuenta que desea eliminar. Oprima la tecla tecla < Tab >. De clic en el botn Eliminar.
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Confirme el borrado del registro.
Aparecer la siguiente ventana, en la cual se muestran cada una de las cuentas con su cdigo y las sub cuentas:
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5 PREPLIZAS
Las preplizas son formatos del sistema, establecidos para evitar la captura de plizas que se presentan peridicamente en las operaciones de la empresa.
Para crear una prepliza se siguen los siguen los pasos: 1.- Ir al men plizas, opcin Preplizas o presionando las teclas <ctrl. + O>.
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Se despliega la siguiente ventana:
2.- Datos de la pliza a generar: Fecha: capture la fecha en la que se generar la pliza una vez que se activa este formato.
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Da: en este campo se captura el da en el que se generar la pliza. Tipo: se captura el tipo de pliza a generar, cuando no se desee hacerlo se debe seleccionar la opcin Por captar. Nmero: se captura el nmero con el que se crear la pliza al ejecutar el formato. 3.- Caractersticas: Concepto: capture el concepto que llevar la pliza que se genere con este formato. Clase sin afectar: se selecciona esta opcin cuando se desea que la pliza a generar no afecte los saldos de las cuentas inmediatamente. Diario de plizas: seleccione el diario al que va a pertenecer la pliza que se genere con este formato.
4.- Movimientos: Cuenta: se captura el cdigo de la cuenta que intervendr en cada movimiento. Nombre: se despliega el nombre correspondiente al cdigo de cuenta capturado. Referencia: se captura el nmero de algn documento que sirva como referencia al movimiento. Concepto: capture el concepto que aplicar para este movimiento. Diario: seleccione el diario especial por el cual se agrupar cada movimiento. Nombre: se despliega el nombre del diario capturado.
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Cargo/ Abono: capture la cantidad correspondiente al cargo o al abono al que se refiera el movimiento.
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6 PLIZAS
Las plizas son los registros contables en los que se traducen las operaciones comerciales de una compaa. Son la principal fuente de informacin para la toma de decisiones.
Para capturar las plizas se debe de entrar a la ventana de captura, con cualquiera de las siguientes acciones: 1.- Seleccionar la opcin Plizas del men plizas.
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Concepto: de la pliza a capturar. Presenta la lista de los conceptos registrados anteriormente, para poder utilizar alguno de estos, se utilizan las flechas del cursor, y se da <Enter>. 4.- Movimientos. Para moverse entre estos campos presione Enter. Cuenta: cdigo de la cuenta que intervendr en cada movimiento. Para desplegar el catlogo de cuentas presione F3. Nombre: descripcin de la cuenta registrada en el campo anterior. Cargo: cantidad correspondiente al cargo. Abono: cantidad correspondiente al abono. Concepto: descripcin que aplica a cada movimiento. Diario: especial por el cual se agrupar cada movimiento. Nombre: del diario capturado. Totales: suma de los cargos y abonos de la pliza para verificar que esta cuadre.
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1.- Eliminar un movimiento: Dentro de la pliza que se desee modificar, seleccione el movimiento y para eliminarlo, tiene 2 opciones:
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Haga clic con el botn derecho del ratn y seleccione la opcin eliminar este movimiento.
Seleccione con el ratn los movimientos a eliminar y presione la tecla <Del> o <Supr>. O con el ratn de clic en el botn derecho y elija la opcin Eliminar movimientos seleccionados. Se desplegar una ventana de advertencia pidiendo la confirmacin de la accin. De clic en Aceptar y el sistema eliminar los movimientos seleccionados.
Primera pliza.
ltima pliza
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Pliza anterior.
Siguiente pliza.
El sistema colocar la diferencia existente entre el total de cargos y el total de abonos de la pliza como importe del movimiento.
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2.- Presione el botn imprimir o simultneamente las teclas <Alt+I>. Se desplegar la ventana de datos generales de impresin. 3.- Seleccione los datos de impresin.
4.- Presione el botn Aceptar. La pliza se imprimir en la impresora seleccionada con los parmetros especificados.
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Para imprimir todas las plizas tanto de diario, ingresos y egresos, siga los siguientes pasos: 1.- Ir al men Repotes/ Reportes auxiliares y la opcin diarios y plizas. Se desplegar la siguiente ventana:
Tipo de impresin.
3.- Seleccione la salida del reporte haciendo clic sobre la opcin deseada, esta puede ser por pantalla, impresora o disco.
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2.- Se desplegar una ventana en la cual se pide el ejercicio y periodo que se desea visualizar, entre otros datos.
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3.- En seguida aparecer una pantalla en donde se pide el lugar donde se generar el reporte.
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2.- Se desplegar una ventana en la cual se pide el ejercicio y periodo que se desea visualizar, entre otros datos.
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3.- En seguida aparecer una pantalla en donde se pide el lugar donde se generar el reporte.
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