Sunteți pe pagina 1din 105

CUPRINS Scopul i obiectivele cursului................................................................................................3 Capitolul I..............................................................................................................................4 Arhivistic i documentaristic noiuni introductive..........................................................4 Capitolul II. Arhivele n Rom nia.......................................................................................!

!4 Capitolul III. "bli#aiile creatorilor i deintorilor de documente.....................................$% Constituirea arhivei curente.................................................................................................$% III.!. &nre#istrarea i reparti'area documentelor la compartimente pentru re'olvare......$% III.$. (omenclatorul arhivistic.........................................................................................$) III.3. *ruparea documentelor n dosare pe probleme i termene de pstrare..................3$ III. 4. Inventarierea arhivei curente n cadrul compartimentelor.....................................3+ III. +. ,redarea la arhiva unitii a documentelor create la compartimente. Re#istrul de eviden curent...............................................................................................................3% CA,I-"./. I0. 1"C/23(-3.3 -34(IC3 5I 13 &(R3*IS-RAR3 -34(IC6.....47 I0.!. (oiuni introductive. Cate#orii principale..............................................................4% I0.$. "rdonarea i inventarierea documentelor tehnice i de nre#istrare a8late incidental n 8ondurile i coleciile administrative............................................................................4% I0. 3. "rdonarea i inventarierea 8ondurilor i coleciilor de arhiv tehnic...................49 I0. 4. "rdonarea i inventarierea documentelor de nre#istrare tehnic.........................4) I0. +. Selecionarea documentelor tehnice i de nre#istrare...........................................+! I(03(-AR.....................................................................................................................+! I(03(-AR.....................................................................................................................+3 I(03(-AR.....................................................................................................................+3 I(03(-AR.....................................................................................................................+4 I(03(-AR.....................................................................................................................+4 I(03(-AR.....................................................................................................................+4 :I5A R".3I....................................................................................................................++ I(03(-AR.....................................................................................................................+7 Capitolul 0..........................................................................................................................+% In8ormaiile clasi8icate i accesul la in8ormaiile de interes public.....................................+% 0.!. 1e8inirea termenilor principali.................................................................................+9 0. $. Cate#orii de in8ormaii secrete de stat. ,rotecia lor...............................................+) 0. 3. In8ormaiile secrete de serviciu. ,rotecia acestora 4. *. nr. %9! din $+ iulie $;;$ privind protecia in8ormaiilor secrete de serviciu..................................................7; 0. 4. Accesul la in8ormaiile clasi8icate...........................................................................7! 0. +. Activitatea compartimentelor speciale....................................................................7$ 0. 7. Accesul la in8ormaiile de interes public.................................................................73 A/-"RI<A=I3 13 ACC3S...........................................................................................74 :I5A 13 C"(S/.-AR3...............................................................................................7+ :I56 13 ,R3*6-IR3 I(1I0I1/A.6....................................................................7+ R3*IS-R/. /(IC.........................................................................................................77 1e eviden a re#istrelor> condicilor> borderourilor i a..............................................77 R"2?(IA......................................................................................................................77 C"(1IC6 13 ,R31AR3@,RI2IR3............................................................................77 Capitolul 0I.........................................................................................................................7% Selecionarea la creatorii i deintorii de documente.........................................................7% 0I.!. Conceptul de selecionare. Cadrul Auridic al selecionrii......................................79 0I.$. Criterii de apreciere a valorii documentelor...........................................................79 0I.3. Comisia de selecionare. Atribuiile i modul ei de lucru.......................................7) 1

0I.4. 1ocumentele necesare dosarului selecionrii........................................................%! Ctre ................................................................................................................................%$ ,R"C3S@03RBA. (r. CCCCCCCC..................................................................................%3 Capitolul 0II........................................................................................................................%3 Sistemati'area documentelor n depo'itele de arhiv..........................................................%3 *hidul topo#ra8ic.................................................................................................................%3 0II.!. Ae'area documentelor n depo'ite.......................................................................%4 0II. $. *hidul topo#ra8ic. Scoaterea unitilor arhivistice din depo'ite..........................%+ :I56 13 C"(-R"....................................................................................................%7 (/23.3 5I ,R3(/23.3...........................................................................................%7 Capitolul 0III.......................................................................................................................%% ,strarea i conservarea documentelor la creatori i deintori...........................................%% 0III.!..e#islaia arhivistic actual privind pstrarea i conservarea documentelor......%9 0III. $. 1epo'itele de arhiv............................................................................................%9 0III.3. I#iena depo'itelor de arhiv.................................................................................9; 0III. 4. ,rotecia mpotriva incendiilor> inundaiilor i antiseismic...............................9! 0III. +. Recuperarea documentelor incendiate................................................................9$ 0III. 7. Recuperarea documentelor inundate...................................................................9$ 0III.%. Recuperarea documentelor acoperite de dr mturi............................................93 0III. 9. -ransportul documentelor...................................................................................94 0III. ). ,rotecia muncii n arhive...................................................................................94 Capitolul ID.........................................................................................................................97 0alori8icarea documentelor de arhiv..................................................................................97 ID. !. ,revederile .e#ii nr. !7E!))7 i ale Instruciunilor ei de aplicare privind 8olosirea documentelor....................................................................................................................97 ID. $. :orme de valori8icare a documentelor ..................................................................97 .IS-A..............................................................................................................................); AneFa $............................................................................................................................); R3*IS-R/. 13 13,"<I-............................................................................................); Capitolul D...........................................................................................................................)! 1epunerea documentelor permanente la Arhivele (aionale..............................................)! ,R"C3S@03RBA..........................................................................................................)4 I(03(-AR ....................................................................................................................)4 Capitolul DI. 1ocumentarea administrativ........................................................................)+ Cuvinte cheieG codi8icarea Auridic> clasi8icarea al8abetic> cali8icarea sistematic> criteriul randamentului> criteriul documentrii..................................................................................)+ DI.!. Consideraii #enerale..............................................................................................)+ DI.$. (oiunea de documentH de8iniia documentului......................................................)7 DI.3. 3tapele documentrii administrative......................................................................)9 DI.4. 2iAloacele documentrii administrative.................................................................)) -est 8inal............................................................................................................................!;! -eme de re8erate................................................................................................................!;$ Addenda.............................................................................................................................!;3 Biblio#ra8ie........................................................................................................................!;4

Scopul i obiectivele cursului


Scopul cursului Arhivele au devenit> o dat cu trecerea timpului> instituii tot mai apreciate i solicitate de societate. 3le conserv in8ormaie de o varietate i o utilitate deosebit> constituind o memorie scris> un vast depo'it de cunotine la care societatea se poate raporta permanent. Arhivistica este tiina special a istoriei a crei s8er de cercetare o constituie i'voarele scrise pe supori 8riabili> pe ba'a crora se e8ectuea' cercetri 8undamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de ordonare> inventariere> selecionare> conservare i valori8icare a documentelor. Documentaristica studia' in8ormaiile> datele cuprinse n documente> n publicaii> elabor nd apoi miAloace de cercetare e8iciente de prelucrare analitic i sintetic> de re#sire a datelor i de transmitere a lor c t mai bine la bene8iciar. Obiectivele cursului Administrarea arhivelor> studiul arhivelor mbrac mai multe aspecte. Arhivistica a ncercat s le sistemati'e'e> s le #rupe'e dup corelaia care eFist ntre ele i s le 8ac accesibile cercettorilor tiini8ici> #rupate n trei mari divi'iuni ale tiinei arhivistice ast8elG Arhivologia sau teoria arhivelor> privete istoria arhivelor i a arhivisticii> istoria dreptului arhivistic i istoria 8ondurilor arhivistice. Arhivotehnia sau tehnica arhivistic are n vedere practica arhivistic cu urmrirea procesului de creare a arhivaliilor> selecionarea i 8olosirea lor.

Arhiveconomia sau administrarea general eFtern a arhivelor i arhivaliilor. (oiunea de IdocumentJ este de8init caG orice baz de cunoatere fixat material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Iniial> termenul documentare a indicat activitatea de in8ormare prin intermediul documentelor> cu sensul re8leFiv al verbului a se documenta. ,rin evoluia miAloacelor de comunicare materiali'ate> nelesul modern al termenului s@a eFtins spre sensul tran'itiv al verbului> adic activitatea de Ia in8ormaJ pe alii> caracteristica care predomin n or#ani'area modern a acestui domeniu. Structurare i recomandare dup programa i coninutul lucrrii ndreptar arhivistic, 3d. Aronda> CluA> $;;% elaborat de profesorul Laureniu Mera. Modul de evaluare Colocviu 4 credite ota final: 7;K @ eFamenul 8inalH 4;K @ activitatea din timpul semestrului

Capitolul I Arhivistic i documentaristic ! no"iuni introductive


Cuvinte cheie# arhivistica> documentaristica> epi#ra8ia> paleo#ra8ia> bibliolo#ia> cronolo#ia> heraldica> si#ilo#ra8ia Obiectivele capitolului I# de8inirea i nele#erea noiunilor de arhivistic i documentaristic eFplicarea 8undamentelor tiinelor auFiliare ale istoriei Arhivistica i in$ormarea documentar %documentaristica& sunt dou discipline care au drept s8er de cercetare documentele scrise. Arhivistica este disciplina care are drept domeniu de investi#aie i'voarele scrise pe supori 8riabili Luor deteriorabiliM i pe ba'a crora se e8ectuea' cercetri 8undamentale i aplicative n vederea stabilirii soluiilor optime de selecionare> ordonare> inventariere> conservare i valori8icare a documentelor. In$ormarea documentar studia' in8ormaiile> datele cuprinse n documente> n publicaii> elabor nd apoi miAloace de cercetare e8iciente de prelucrare analitic i sintetic> de re#sire a datelor i de transmitere a lor c t mai e8icient la bene8iciar. 1ocumentele> mai ales acelea care conin in8ormaii tiini8ice i tehnice constituie principala surs de in8ormare documentar. " cate#orie deosebit de important de documente o constituie acelea care sunt studiate de tiinele auFiliare ale istoriei. !

, n la s8 ritul secolului al DID@lea> documentarea era de8init ca aciunea de a spriAini a8irmaiile pe documente Lacte titluri> probe> obiecteM sau ansamblul acestor documente> ca i tehnica aplicat n acest scop> 8iind utili'at mai nt i n domenii istorice i administrative. Specialiti precum 4. .iebares i N. 4. Shera 8iFea' anul !9)+ momentul n8iinrii Institului Internaional de ibliografie de ctre ,."tlet i 4. .a8ontaine ca dat de natere a documentrii. ,e la !)!;> acest termen se aplica activitilor bibliotecilor i arhivelor. 1e'voltarea pe care a luat@o tehnica documentrii se poate urmri n evoluia de8iniiilor ei. &n !)3% Institutul Internaional de !ooperare Intelectual mpreun cu "niunea #rancez a $rganismelor de %ocumentare 8ormulea' urmtoarea de8iniieG documenta"ia nseamn stabilirea> cutarea> numirea i utili'area documentelor> documentul 8iind orice ba' de cunoatere 8iFat material l susceptibil s 8ie utili'at pentru consultare> studiu i prob. 1up statutele :ederaiei Internaionale de 1ocumentare> documentarea cuprinde colectarea i stocarea> clasi8icarea i selecionarea> di8u'area i utili'area in8ormaiei de orice 8el n toate domeniile activitii umane. 1in !)+3> noiunea s@a de'voltat. 'ocumentul este nlocuit cu in$orma"ia provenit din el> elementele noionale ale in8ormaiei se consider inclus n cadrul noiunii de documentare. (oua de8iniie omite ns activitatea de colectare i pstrare a literaturii de specialitate. &n !)+7> a 8ost enunat o alt de8iniie a documentrii: ansamblul tehnicilor necesare pentru pre'entarea coordonat> or#ani'area i comunicarea cunotinelor speciali'ate nre#istrate cu scopul de a da maFimul de acces l de utilitate in8ormaiei coninute n ele. &n accepiune curent> a documenta nseamn a depista> a coleciona> a conserva i a pune la dispo'iia consumatorilor de in8ormaii surse de cunotine dob ndite anterior asupra problemei ce intr n s8era de interes a acestora> 8iFate n documente de orice #en. Aceast de8iniie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai #eneral posibil. -ermenii Iin8ormare i documentareJ tind n eFprimarea obinuit spre sinonimie> ambii presupun un 8apt de cunoatere. 1eosebirile dintre cei doi termeni> deriv tocmai din termenul document. &Informaia presupune un 8apt de cunoatere care poate 8i emis sau recepionat sub 8orm materiali'at sau nemateriali'at> pe c nd> Idocumentarea presupune numai 8orma materiali'atJ. In8ormaia transmis oral> rapid> este recepionat cu un #rad de aproFimaie> presupus de o ast8el de transmisie. %ocumentarea presupune o recepionare mai metodic i mai temeinic> memoria vi'ual a 8iinei umane 8iind mai puternic pe tot parcursul vieii> deci i cea mai important. 0aloarea in8ormaiei documentare const i n perenitate> 8iind 8iFat pe suport material> ea poate 8i transmis n spaiu dar i n timp. ,ermanena este calitatea esenial a documentului. 1in cele mai vechi timpuri> te'aurul de cunotine al omenirii s@a pstrat mai ales prin obiecte concrete> purttoare de in8ormaii. ,ro8esorul Brad8ord consider c documentarea @ destinat n eFclusivitate cercettorilor @ este o art> nu o tiin> Iarta de a reuni> de a clasi8ica i de a 8ace uor accesibile documentele privind toate ramurile activitii umaneH ast8el> un specialist poate lua cunotin de di8erite publicaii relative la subiectul intrat n 'ona sa de investi#aie> in8orm ndu@se relativ uor de re'ultatele cercetrilor ntreprinse de ali specialiti> pentru a@i crua resursele sale intelectuale> re8c nd o munc dus deAa la captO &'istemul de informare prin documentare repre'int munca depus or#ani'at pentru obinerea in8ormaiilor din documente de orice #en> nma#a'inarea i di8u'area lor la bene8iciariJ. L1. SimionecuM. " prim etap de clasi8icare se poate reali'a> pornind de la de8inirea #eneral a termenului> con8orm trilo#iei suport documentar tehnica de nre#istrare semne convenionale de transmitere a mesaAului.

"

I 'up suportul documentar Ldenumit i mediu suport> purttor de in8ormaie sau mediu de nre#istrareM sunt G aM documente istorice nre#istrate pe suport istoric Lar#il> piatr> papirus> per#ament> tblie de lemnM. bM documente contemporane @ nre#istrate pe suport modern Lh rtie> carton> material plasticM cM documente tehnice # nre#istrate pe suport tehnic care poate 8iG suport optic Lpelicula 8oto#ra8ica> pelicula de 8ilmMH suport magnetic Lben'ile ma#netice> cartele ma#netice> discurile compacte audioM. (ecesita utili'area unui echipament tehnic pentru a 8i consultate. II 'up tehnica de (nregistrare Lde 8iFare pe suportM aM documente obinute prin metode clasice de $nregistrareG documente manuscriseH documente dactilografiate Lmaina mecanic de scrisMH documente tiprite Limprimare cu aAutorul tiparuluiMH documente xerografiate L8oto#ra8iere> scriere uscatMH documente xilografiate LteFte #ravate n lemnMH documente litografiate LteFte #ravate n piatraM. bM documente reali'ate prin metode moderne de nregistrare: @ nre#istrare electroma#neticG documente audio Ldiscuri> ben'ile ma#neticeM documente video L8ilmate cu camera de luat vederi simple sau di#itale> sau #enerate de calculatorMH @ nre#istrare electronic documente electronice Lsunt cuprinse 8iierele de date i so8tPare@urile de aplicaieH ele pot 8i nre#istrate pe suport h rtie> ma#netic> optic sau orice alt suport conceput pentru a 8i prelucrat pe calculator sau printr@un procedeu similarM III 'up semnele conven"ionale $olosite# aM documente scrise Lav nd la ba' literaM bM documente grafice Ln care predomina ima#inea( @ schematice Lscheme> planuri> #ra8ice> dia#rame> h rtiiMH @ imagini reale sau concrete Ldesene> picturi> ilustraiiM. :iecare dintre clasele menionate poate 8i> la r ndul sau> subclasat dup alte criterii ast8elG A% Documentele imprimate %up natura mesa)ului: texte date Lnumerice> al8anumericeM %up form: foi volante brouri cri %up gradul de implicare intelectual: documente primare Lcri beletristice> tratate> mono#ra8ii> studiiMH documente secundare Ldicionare> enciclopedii> biblio#ra8ii> cataloa#e> #hiduri obinute din prelucrarea documentelor primareM &% Documentele manuscrise' documente istoriceG inscripii> condici> acte> corespondena elaborat de@a lun#ul timpului de ctre or#ane de stat> instituii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporaneG documente create de or#anele de stat> or#ani'aii publice s@au private. &n ca'ul unei clasi8icri> sub aspectul comunicrii> dup forma de emitere suntG documente vizuale documente sonore %up forma de receptare> vor 8i respectivG

vizuale, inclu' nd aiciG documentele scrise sub toate 8ormele i tipurile pre'entate> documentele #ra8ice Lschematice i icono#ra8iceM auditive: banda ma#netic> discuri> casete audio> care necesit un echipament pentru audiere. audio*vizualeG 8ilm sonor> televi'iune tactile al8abetul Braille pentru nev'tori.

)rgani*aiile creatoare de documente> practica la r ndul lor> alte criterii de clasi8icare. I. 1up sfera de aplicareG le#i> decrete> hotr ri #uvernamentale> ordine> deci'ii> dispo'iii> hotr ri Audectoreti. II. %up destinaieG documente pentru u' intern Lrapoarte> deci'ii> re#ulamente> dri de seamaM> documente care intra i ies din or#ani'aie LcorespondenaMH III. 1up natura proceselor reflectate G documente comerciale> documente 8inanciare. 2area diversitate a cate#oriilor de documente a determinat i apariia altor de8iniii> cu sens mai restr ns> n 8uncie de s8era de interes a di8eritelor domenii de activitate. Ast8el> din punctul de vedere al biblioteconomiei> documentul este de8init ca Iin8ormaie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr*un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia+. LStandard IS" $%9)M. &n sens Auridic> unele dicionare i enciclopedii> de8inesc documentul Q act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obligaie. &n I1icionarul 5tiinelor Speciale ale IstorieiJ termenul IdocumentJ este de8init n sens arhivistic> definind toate sursele pe supori friabili, realizate cu a)utorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric. #uncia general a documentarii tiini8ice este aceea de a spriAini cercetarea i creaia tiini8ic. Ast8el> personalul care are atribuii de documentare media' in8ormaia ntre productorii i consumatorii de in8ormaii. 1esi#ur> problemele acestei tiine la nivel de instituii speciali'ate sunt mult mai vaste n ceea ce privete speciali'area personalului> tehnicile de specialitate i 8unciile sale. 1ac arhivarea se re8er la documente a cror problem a 8ost tratat> documentarea se re8er la adunarea de documente nainte ca problemele s 8ie tratate. +lementele documentriiG elaborarea documentelorH colectareaH nre#istrarea ordonareaH anali'a coninutului documentelorH semnalarea lorH di8u'area documentelorH utili'area documentelor. &n Rom nia> nceputul documentrii se con8und n mare parte cu istoria crii i tiparului> a bibliotecilor i biblio#ra8iei rom neti. /n nceput de activitate sistematic n domeniul documentrii l repre'int n8iinarea !entrului ,om-n de %ocumentaie .!,%(, n !)4;. CR1 a avut ca obiectiv stimularea colaborrii pe plan naional ntre instituii i persoane> n scopul or#ani'rii activitii de documentare. A editat publicaia uletin de studii i informaii documentare, continuat sub titlul uletinul !,% L!)4;@!)44M. n8iinat din iniiativ particular i supravieuind cu #reu n timpul r'boiului> CR1 i ncetea' activitatea n !)44.

Activitatea sa este reluat la ! ianuarie !)4) c nd ia 8iin Institutul de %ocumentare, ibliografie i /ditur 0ehnic .I%0( n subordinea 2inisterului Industriei. ,rin n8iinarea /diturii 0ehnice, la !! 8ebruarie !)+;> editarea de carte tehnic trece n obli#aiile acesteia. &n consecin> n !)+3> I1- devine Institutul !entral de %ocumentare 0ehnic i are ca or#an ierarhic superior !omitetul de 'tat al 1lanificrii, iar din !)+% 1irecia *eneral pentru 2etrolo#ie> Standarde i Invenii. &n !)7$ trece n subordinea Consiliului (aional pentru 5tiin i -ehnolo#ie schimb ndu@i denumirea n Institutul 2aional de Informare i %ocumentare 3tiinific i 0ehnic. &n urma 1ecretului nr.!39 i 4C2 nr.!+)9 din anul !)%4> care re8ormulea' ntrea#a activitate de in8ormare i documentare din ar> ia natere actualul Institut 2aional de Informare i %ocumentare .I2I%(. ,rincipala sa sarcin a 8ost coordonarea reelei tuturor unitilor de in8ormare documentar> ca prim etap n crearea Sistemului (aional de In8ormare i 1ocumentare. ,rin 1ecretul@.e#e nr. !4! din !! mai !)); privind or#ani'area activitii de in8ormare i documentare publicat n 2onitorul "8icial nr. 7+ din !$ mai !)); a 8ost or#ani'at 'istemul 2aional de Informare i %ocumentare, av nd ca principale obiective# aM 8ormularea i implementarea unei politici naionale n domeniul in8ormrii i documentrii> care s pun n le#tur cerinele de in8ormare ale diverselor cate#orii de bene8iciari> persoane 8i'ice i Auridice> cu sursele de in8ormare corespun'toare acestor cerine i s asi#ure achi'iionarea i valori8icarea n ar a acestor surseH bM asi#urarea accesului liber i operativ al tuturor 8actorilor interesai la in8ormaiile de semnalare i la materialele documentare semnalate> prin promovarea la scara naional a pro#ramelor privind controlul biblio#ra8ic internaional> accesul la publicaii i la documente de arhivaH cM valori8icarea surselor de in8ormare> pe ba'a principiului prelucrrii unice i unitare i utili'rii multiple a in8ormaiilor din toate domeniileH dM asi#urarea compatibilitii tehnice i metodolo#ice ntre serviciile speciali'ate de in8ormare i documentare> n scopul 8acilitii schimbului de in8ormaii at t pe plan intern> c t i n cadrul relaiilor eFterneH eM promovarea pe scara lar#a a colaborrii internaionale n domeniul in8ormrii i documentrii> n scopul intensi8icrii schimbului de publicaii i in8ormaii> inclusiv prin intermediul reelelor automati'ate de schimb internaional de date i in8ormaiiH 8M constituirea de bnci i ba'e de date de interes naional pe domenii de cunotiine> respectiv tipuri de documente> precum i bnci de date speci8ice di8eritelor activiti> n scopul 8ormrii unei reele naionale de in8ormare i documentare automati'ate pentru accesul direct la in8ormaie. 'istemul 2aional de Informare i %ocumentare includeG @ Institutul 2aional de Informare i %ocumentare i alte uniti de in8ormare i documentare care des8oar activiti de nivel naional> cum sunt Institutul ,oman de 'tandardizare, $ficiul de 'tat pentru Invenii i 4rci, 5rhivele 'tatului, 4uzeul 2aionalH @ unitile speciali'ate de in8ormare i documentare> cu sau 8r personalitate Auridica @ la nivel de ramura sau domeniu de activitate @> centre sau o8icii de in8ormare i documentare ale ministerelor i unitilor asimilate acestoraH @ uniti de in8ormare i documentare la nivel teritorial> cum sunt biblioteci > arhive> mu'eeH @ compartimente distincte de in8ormare i documentare> cum sunt sectoare> servicii> birouri> biblioteci din unitile de cercetare tiini8ic> de'voltare tehnolo#ic i proiectare> din unitile de nvm nt sau din unitile economice i social@culturale.

3poca modern a #enerat un nou tip de bibliotecar documentaristul. Activitatea des8urat de documentarist cuprinde n esen prelucrarea> nma#a'inarea> re#sirea i di8u'area in8ormaiilor din documente!. .tiinele au/iliare ale istoriei depistea' i anali'ea' sursele istorice> care se a8l depo'itate n mu'ee> biblioteci> arhive> colecii particulare. .tiinele au/iliare se ocup cu studierea mrturiilor istorice care sunt depo'itate n arhive> biblioteci> mu'ee> colecii particulare. &nc din !9$$> 6. 7ele8el aprecia c scopul tiinelor auFiliare ale istoriei const n cunoaterea> respectiv nele#erea i'voarelor istorice. -ermenul de tiine auFiliare ale istoriei a 8ost introdus de 0heodor 'ic9el> istoric viene' i paleo#ra8> din a doua Aumtate a secolului al DID@lea. "dat cu de'voltarea tiinei> acest concept a primit tot mai mult un caracter relativ. .a ora actual mai persist nc diver#ene de opinii n ceea ce privete s8era tiinelor auFiliare i implicit a terminolo#iei. ,entru un istoric> orice tiin> de al crei re'ultat i metod se 8olosete> poate 8i numit auFiliar. Ast8el> n timp s@a 8cut distincia ntre >>tiinele aAuttoare ale istorieiJ Ltermenul introdus de specialistul n paleo#ra8ie latin :. 'em9o8iczM i tiinele auFiliare ale istoriei. Istoricul %amian 1. ogdan a 8ost adeptul punctului de vedere con8orm cruia aceste discipline trebuie numite tiine speciale i nu tiine auFiliare> deoareceG >>n tiina istoric> ca i n alte tiine> desprinderea> 8ormarea i de'voltarea de noi ramuri tiini8ice constituie urmarea evoluiei nsi a tiinei care #enerea' noi discipline ca o consecin a nevoilor strin#ente ale investi#aiilor tiini8ice. " parte dintre tiinele auFiliare> ca urmare a acestei de'voltri> au devenit tiine independente> n primul r nd> paleo#ra8ia> apoi arhivistica> numismatica> diplomatica> cronolo#ia> si#ilo#ra8ia> istorio#ra8ia i teFtolo#ia. 1at 8iind aceast de'voltare> cred potrivit s nu mai numesc tiinele respective auFiliare> ci tiine speciale> termenul 8iind pus n circulaie tiini8ic nc n anul !)+%J $. ,entru ast8el de schimbri de denumire pledea' numeroi istorici> propun nd i alte denumiriG tiine istorice de ba'> discipline istorice speciale. ,e aceeai linie s@a situat i 1irecia *eneral a Arhivelor Statului Bucureti care a publicat un %icionar al 3tiinelor speciale ale istoriei> n !)9$3. 1icionarul le de8inete ast8elG >>tiine speciale LauFiliareM ale istoriei> totalitate a tiinelor Larhivistic> diplomatic> paleo#ra8ie> cronolo#ieM care studia' i'voarele documentare i elaborea' metodolo#ia cercetrii acestoraJ. &n pre'ent> n istorio#ra8ia rom neasc se 8olosesc cei doi termeniG tiine auFiliare i tiini8ice speciale. A. Sacerdoeanu4 a clasi8icat tiinele auFiliare n tiine au/iliare ma0ore i minore. .tiinele au/iliare ma0ore L#eo#ra8ie> #eolo#ie> lin#vistic> paleontolo#ie> etno#ra8ie> sociolo#ie> drept> psiholo#ie> statistic istoric> demo#ra8ieM 8urni'ea'
! $

2. Re#neal> Studii de biblioteconomie> 3d. 3D ,"(-"> Bucureti>$;;!> p. !%$. 4. Stahl>> 1. ,. Bo#dan> 4anual de paleografie 'lavo*,omana> :undaia pentru literatur i art ORe#ele Carol IIO> Bucureti>!)37> p. 3+ 3 %icionarul tiinelor speciale ale istoriei. 5rhivistic, cronologie, diplomatic, genealogie, heraldic, paleografie, sigilografie, ucureti> 3d. 5tiini8ic i 3nciclopedic> !)9$ 4 5urealian 'acerdoeanu s@a nscut la $; decembrie !);4 n comuna Costeti> Audeul 0 lcea. A urmat cursurile :acultii de :iloso8ie i .itere L!)$3@!)$%M i ale 5colii Superioare de Arhivistic L!)$+@!)$%M din BucuretiH a bene8iciat de un sta#iu de speciali'are la ,aris L!)$% @ !)$)M> iar n !)3; a obinut doctoratul n istorie. A 8ost> timp de aproape dou decenii> pro8esor la 5coala Superioar de Arhivistic L!)$)@!)49M> apoi la Institutul de Arhivistic L!)49@!)+;M. 1up des8iinarea acestuia a trecut la Catedra de Arhivistic din cadrul :acultii de Istorie a /niversitii din Bucureti L!)+;M unde a lucrat p n la pensionarea sa n !)%;. A ndeplinit timp de !+ ani> 8uncia de director #eneral al Arhivelor Statului L!)39 @ !)+3M. Contribuiile sale tiini8ice sunt aFate pe istoria evului mediu> tiinele auFiliare ale istoriei> cu deosebire arhivistica> cronolo#ia i si#ilo#ra8ia.

re'ultatele si#ure i conclu'iile. 1in acest punct de vedere> ele se a8l cu istoria n raport de interdisciplinaritate. &n schimb> de tiinele au/iliare minore Lepi#ra8ia> paleo#ra8ia> bibliolo#ia> codicolo#ia> cronolo#ia> heraldica> si#ilo#ra8ia> metrolo#ia> numismatica> diplomatica> arhivisticaM avem nevoie pentru IadunareaJ i apoi interpretarea i'voarelor n cadrul cercetrii tiini8ice. &n evoluia acestora eFist o str ns interdependen cu caracter de reciprocitate> n sensul c de'voltarea 8iecreia contribuie la evoluia celorlalte> iar re'ultatele de ansamblu contribuie la pro#resul 8iecreia n parte. 5tiinele auFiliare se mbo#esc permanent cu noi i'voare care intr mereu n s8era lor de cercetare i se ba'ea' pe metode tot mai bune i mai moderne de investi#are. /n loc aparte n cadrul acestor discipline l ocup arheologia> 8ost disciplin auFiliar tradiional i devenit tiin de sine stttoare a istoriei. Arheolo#ia este o disciplin istoric cu un c mp de cercetare bine preci'at i cu metode de investi#aie proprii> pentru cunoaterea c t mai deplin a de'voltrii societii omeneti n anumite epoci. +pigrafia este tiina auFiliar a istoriei care se ocup cu studiul Ldesci8rarea i interpretareaM inscripiilor pe materiale dureG piatr> metal Lplumb> bron'> aur> ar#intM> side8> 8ilde> lemn> piele> muama> ar#il> tencuial> sticl> #eme> camee> si#ilii> inele Linscripia de pe veri#a inelelorM> i chiar pe st nci Lcum este de eFemplu inscripia lui 1arius de la BehistunM n limbile vorbite odinioar sau mai recente. 3a nu@i limitea' cercetarea la operele cu caracter solemn> cu coninut Auridic> reli#ios> 8unerar arhitectonic> ci studia' numeroase produse i nscrisuri cum ar 8iG cuvinte> litere i'olate> semnturi> nume proprii> 8ormule> mrci de 8abric> nume de uniti militare> scrierile trasate de m n pe monumente @ #ra88iti. $biectul epigrafiei l constituie nu numai inscripiile #receti i latine> ci i cele e#iptene> sumeriene> asiriene> hittite> etrusce> punice> miceniene. Nusta interpretare a i'voarelor epi#ra8ice se a8l n str ns le#tur cu 8ilolo#ia> papirolo#ia> numismatica i ele 8urni'ea' date deosebit de preioase pentru cunoaterea proceselor istorice. 2aleografia L#r. palaios R vechi> grapho R a scrieM este tiina auFiliar a istoriei care are drept obiect de cercetare i'voarele scrise vechi> respectiv cunoaterea> desci8rarea i transcrierea lor. ,rin aceasta ea 8urni'ea' in8ormaii preioase privind materialele pe care s@au scris n timp i'voarele paleo#ra8ice> instrumentele de scris> precum i evoluia #ra8emelor La literelorM. 1e asemenea tot paleo#ra8ia o8er date importante pe ba'a crora se pot identi8ica ori#inalele i copiile> se pot sesi'a 8alsurile. Apoi tot ea este aceea care determin> >>n lipsa datei cronolo#ice sau tipo#ra8ice> epoca i locul unde s@a scris un teFt paleo#ra8icJ!. ,aleo#ra8ul studia' crile manuscrise> 8ie n 8orm de sul> 8ie codice> precum i documentele> respectiv teFtele care >>au la ba' un emitent i un destinatar> pstrate toate acestea n biblioteci> mu'ee i arhive publice> c t i n colecii particularJ $. Aadar paleo#ra8ia se ocup numai cu cercetarea teFtelor care au 8ost scrise 8olosind condeiul i pana pe table de lemn cerat> pe papirus> pe per#ament> pe h rtie. 1aleografia se a8l n str ns le#tur cu o serie de tiine auFiliareG epi#ra8ia> numismatica> #enealo#ia> si#ilo#ra8ia> diplomatica> arhivistica> cronolo#ia> codicolo#ia> heraldica> metrolo#ia> bibliolo#ia. &i3liologia L#r. 3i3lion R carte> logos R vorbireM> cu subdivi'iunile eiG istoria crilor i a bibliotecilor, bibliografia, biblioteconomia, bibliotecografia @ este tiina auFiliar care se ocup de carte i de activitatea n bibliotec. "biectul acestei tiine includeG istoria scrisului> 8olosit n codice> n cri manuscrise> suportul su> instrumentele

! $

A. Berciu1r#hicescu>. 5rhivistica, Bucureti> 3d. /niv. Bucureti> !))%> p. %7 A.SoronTa> %ocumentaristic, 2ote de curs, /niversitatea -ehnic> ,etroani> !))3> p. 9)

14

de scris> tehnica tiparului> 8abricarea> le#atul i ilustrarea crii> punerea ei n circulaie> publicaiile biblio#ra8ice> or#ani'area bibliotecilor> alctuirea cataloa#elor. 5odicologia Llat. code/) icis R scoar> carte> tbli de scris> condic> re#istruH logos R vorbireM este acea tiin auFiliar care are ca obiect studiul crilor manuscrise> materialul de scris> 8ormatul> tierea per8orarea i linierea 8ilelor> instrumentele de lucru> 8elul n care s@a alctuit codeFul> si#natura> tehnica ornamentrii> le#tura lui> specia de lemn 8olosit> natura i culoarea pielii care acoper scoarele> procedeele 8iFrii acestora> ornamentele lor> depistarea eventualelor 8ra#mente de teFte 8olosite la ntrirea scoarelor. ,e l n# acestea> codicolo#ia are ca obiect de studiu i ntocmirea i publicarea unor instrumente speci8ice de lucru cum ar 8iG inventare> cataloa#e> di8erite repertorii de colecii i colecionari> de manuscrise datate sau nedatate> sau incorect datate. ,entru a putea crea instrumentele de lucru> codicolo#ia trebuie s apele'e i la alte tiine auFiliare cum ar 8iG paleo#ra8ia> epi#ra8ia> cripto#ra8ia> bibliolo#ia> cronolo#ia> 8ili#ranolo#ia> diplomatica> critica teFtelor i altele. 3voluia codicelui nu se poate nele#e 8r cunoaterea evoluiei scrierii i dei #ra8ia nu este obiectul de studiu al codicolo#iei> se recur#e n primul r nd la paleo#ra8ie. ,entru a se lmuri unele 8ra#mente din codice scrise n cripto#ram> codicolo#ul trebuie s utili'e'e cunotine de cripto#ra8ie> care este tiina teFtelor criptice Lsecrete> ci8rate i a desci8rrii acestoraM. 1e asemenea> pentru a a8la cum a 8ost alctuit o carte manuscris de@a lun#ul timpului sunt necesare i cunotine de bibliolo#ie. 1up cum> pentru datarea codicelui> pentru studierea ornamentelor sale i a materialului din care este con8ecionat> codicolo#ul trebuie s apele'e la cronolo#ie> icono#ra8ie> istoria artelor> i chiar la papirolo#ie. 1e asemenea natura di8erit acodicelui impune istoricului cunotine din domenii diverseG mu'ic> medicin> teolo#ie> ha#io#ra8ie. 5ronologia L#r. cronos R timp> logos R vorbireM este tiina auFiliar a istoriei care are ca obiect stabilirea eFact a datelor> a evenimentelor istorice> a documentelor. Istoricul i bibliolo#ul trebuie s cunoasc principiile sistemului cronolo#ic practicat p n n epoca contemporan> trebuie s tie s raporte'e elementele cronolo#ice din documente la modul de datare contemporan. 1atarea i'vorului istoric are o importan deosebit deoarece este tiut 8aptul c un document nu poate intra n circuitul tiini8ic> nu poate 8i 8olosit dac nu este datat corect> iar o datare #reit duce la conclu'ii eronate. 6enealogia L#r. genos R neam> logos R vorbireM este una dintre cele mai importante tiine ale istoriei. 3a studia' naterea i evoluia neamurilor i a 8amiliilor nrudite care se stabilesc ntre persoanele unei epoci date> precum i rolul pe care aceste nrudiri l Aoac n des8urarea unor evenimente istorice. *enealo#ia 8olosete ca i'voare mai ales re#istrele de stare civil care cuprind nateri> cstorii> decese> re#istrele parohiale cu date privind cstoriile> decesele> nmorm ntrile> diplomele de nnobilare> nlri n #rad> 8oile de 'estre> testamente> pomelnice> inscripii 8unerare> re#istre de ran#uri nobiliare i altele. *enealo#ia spriAin cercetrile istorice i chiar bibliolo#ice i documentare> 8urni' nd date pentru re'olvarea problemelor de cronolo#ie> lmurete unele chestiuni de istorie social> politic i cultural. Anumite in8ormaii sunt 8urni'ate i tiinelor Auridice prin eFplicarea 8ormelor Auridice de proprietate i de succesiune. Cunosc ndu@se pro#resia numeric a naterilor> se pot re'olva multe probleme de demo#ra8ie istoric> mai eFact de statistic demo#ra8ic. 1up cum> prin ntocmirea unui arbore #enealo#ic i a unor tabele a naterilor> se pot da lmuriri cu caracter economic> cum ar 8i spre eFemplu> creterea i descreterea averii unor mari 8amilii n diverse epoci istorice. Sigilografia sau sfragistica Llat. sigillum7 R pecete> semn> si#iliuH #r. sfragis R si#iliu> logos R vorbireM este tiina care se ocup cu studierea si#iliilor sub toate aspectele. Si#ilo#ra8ia are drept obiect descrierea> at t a materialelor> c t i a impresiunilor si#ilare care sunt studiate din punct de vedere istoric> artistic> tehnic> Auridic> diplomatic.

11

-ot aceast tiin se ocup i de modalitile de aplicare a si#iliului> de depistarea 8alsurilor si#ilare> precum i de conservarea i restaurarea lor. Si#iliile s@au conservat sub dou aspecteG ca tipare sau matrice de metal> #ravate ne#ativ i ca pecei> adic impresiuni po'itive ale acestora> reali'ate n cear> h rtie> lut> 8um> cerneal. .a r ndul lor tiparele si#ilare sunt i ele i'voare documentare deosebit de importante> transmi nd preioase in8ormaii re8eritoare la arta #ravrii. 3le pot elucida i anumite probleme de #enealo#ie> deoarece matricele si#ilare ale diverilor demnitari> personaliti> 8amilii> au 8ost pstrate i transmise din #eneraie n #eneraie. Si#iliile ca i monedele au un caracter de o8icialitate> de #aranie> care le d o valoare eFcepional ca i'voare pentru cunoaterea trecutului. 2onedele sunt #arantate de puterea suveran> si#iliile dei eman adeseori de la instituii sau persoane particulare> pre'int #aranii su8iciente prin nsui 8aptul c menirea lor este tocmai s certi8ice autenticitatea unui act. -ot aceste i'voare 8urni'ea' preioase in8ormaii privind or#ani'area cancelariilor> a modului de autenti8icare a actelor publice sau particulare. Si#iliile constituie i'voare care pot ilustra n mod special anumite evenimente> ele pstrea' in8ormaii preioase privind istoria unor 'one> unor orae> unor instituii. 3ste i'vorul care pstrea'> sinteti'ea' i transmite #eneraiilor mai noi simbolurile strmoilor. Si#iliul> de 8oarte multe ori> mai ales n epoca modern> a constituit un miAloc de eFprimare a idealurilor naionale i> n consecin> pentru istorie constituie o surs deosebit de preioas i interesant> dar di8icil de desci8rat prin nsi compleFitatea problemelor ce le conine. Cercettorului din domeniul istoriei i bibliolo#iei i sunt necesare i cunotine de heraldic pentru 8olosirea c t mai eFact a i'voarelor. 1in cadrul surselor istorice ea utili'ea' peceile> monedele> inscripiile de pe pietrele de morm nt> monumentele de arhitectur> diplomele. 8eraldica Llat. medieval heraldus7 h9raut R crainicM are drept obiect stabilirea principiilor teoretice> cercetarea> cercetarea> interpretarea i evoluia stemelor unui stat> ora> 8amilie> corporaie. -ot ea este aceea care 8iFea' i studia' aspectele teoretice ale unei steme> precum i alctuirea acestora. ,entru interpretarea Aust a i'voarelor> pentru redarea c t mai 8idel a adevrului> istoricul i orice cercettor i documentarist trebuie s poat citi i nele#e elementele heraldice> trebuie> alt8el spus> s posede tehnica desci8rrii stemelor sau a bla'oanelor> care constituie elementul 8undamental al heraldicii. 4eraldica> prin i'voarele sale speciale pe care le pune la dispo'iia cercettorilor> prin simbolistica sa> constituie un domeniu deosebit de important pentru cunoaterea proceselor sociale> politice i culturale ale societii omeneti. ,rin desci8rarea i'voarelor heraldice se poate nele#e mai bine mentalitatea lumii medievale n #eneral> moravurile i obiceiurile> de multe ori ele servind la >>desci8rarea ncren#turilor #enealo#ice> adesea 8oarte ncurcate. 3a a constituit> de asemenea i un domeniu lar# de mani8estare a contiinei naionale> domeniu pe care rom nii l@au 8olosit din plinJ!. Metrologia L#r. metron R msur> logos R vorbireM este tiina care se ocup cu studiul msurilor 8iFe sau variabile. 2surile determinate de om prin calcule au variat dup timp i dup loc> 8orm nd adevrate sisteme. Cunoaterea acestor sisteme este necesar pentru 8olosirea c t mai eFact a i'voarelor pentru nele#erea i'voarelor istorice ale unor epoci> pentru nele#erea mai ales a problemelor economice ale epocii> iar istoria unitilor de msur este le#at str ns de istoria schimbului de produse. umismatica L#r. nomisma R monedM este tiina auFiliar a istoriei care are drept obiect de studiu moneda Lanali'at sub toate aspecteleM.
!

1.Noia> I .tuu.> 5rhivele rom-neti ntre tradiie i reform, 3d. 3urocarpatica> S8 ntu *heor#he> $;;%> p. !34

12

(umismatica are n vedere tipurile monetare> descrierea lor> desci8rarea le#endelor> materialul din care sunt con8ecionate> raporturile dintre di8eritele cate#orii de monede> circulaia monetar> alctuirea corpurilor de monede. 2edalia constituie i ea un document metalic al unei epoci istorice. 3a este pentru contemporani> dar mai ales pentru urmai> un prileA de nele#ere a importanei acordate unor probleme ale vieii societii respective> unor personaliti care prin activitatea des8urat au contribuit la propirea societii omeneti> unor societi i a unor instituii. " ramur a numismaticii se ocup de medalii i placheteG medalistica. 2oneda> prin natura sa speci8ic a 8ost destinat s 8ie o valoare circulatorie> constituind un instrument de lucru practic Ldar i teoreticM deosebit de important n anali'a vieii economice> sociale> politice i culturale a societii omeneti. &n cadrul ei> moneda poate 8i o msur a valorii> deci un instrument de schimb> poate 8i un intermediar al schimburilor i o re'erv de valoare. &n acest ultim ca'> te'aurele monetare pot 8urni'a in8ormaii preioase de natur numismatic i economic> privind raportul dintre monedele autohtone i cele care circul concomitent cu ele> orientarea economic a statului respectiv> orientare care este n str ns le#tur cu politica eFtern. 2oneda nu este numai un instrument 8iscal> ci poate 8i considerat i un miAloc de a aciona asupra unei conAuncturi economice> sociale i politice!. Apariia> evoluia> rsp ndirea ei p n la te'auri'are re8lect #radul de de'voltare a societii care a emis@o i n cadrul creia circul. &n acelai timp moneda conine numeroase elemente ponderale i de valoare intrinsec> elemente icono#ra8ice> heraldice> epi#ra8ice i si#ilo#ra8ice care> pentru a putea 8i nelese> necesit vaste cunotine teoretice i o ndelun#at eFperien practic. ,rin natura sa special> studiul monedei repre'int un domeniu deosebit de compleF> i de complicat n acelai timp> al cercetrii istorice. &n toate epocile moneda constituie un i'vor important pentru studierea nivelului economic al unui popor> pentru determinarea i nele#erea 8luctuaiilor economice> a cri'elor din acest domeniu. " interpretare c t mai compleF a descoperirilor monetare dintr@o 'on> conduce la o pre'entare c t mai eFact a vieii comerciale> a circulaiei bunurilor economiceH se pot reali'a interesante raporturi valorice ntre monedele di8eritelor ri> se poate stabili puterea de cumprare a membrilor societii ntr@o anumit perioad. Istoria 8inanelor unui stat nu se poate scrie 8r date despre circulaia monetar> 8r i'voare scrise re8eritoare la echivalena monedelor. ,rin particularitile sale> moneda repre'int aadar> un i'vor de o deosebit nsemntate pentru studierea istoriei> deoarece aa cum a8irma marele numismat 8rance' 3rnest Babelon> >>o colecie de monede este un depo'it o8icial de documente contemporane care n@au putut 8i alterate n decursul timpurilor prin transcrieri #reite> prin interpolri voite> prin suprimri arbitrare sau incontienteJ. Arhivistica este tiina care se ocup cu teoria i practica n arhive. Arhivele> ca pstrtoare de vesti#ii i antichiti> ca pstrtoare a contiinei de sine a popoarelor> constituie condiia sine ;ua non pentru reconstituirea istoriei unui popor. 5tiinele auFiliare ale istoriei s@au 8ormat ntr@o perioad ndelun#at de timp. &nc din antichitate s@a recurs la i'voarele epi#ra8ice i la arhive> ceea ce presupunea cunotine deosebite. &n evul mediu interpretarea mrturiilor istorice era> de multe ori> contradictorie i chiar ineFact> ceea ce a dus la elaborarea unor re#uli de cercetare i a unor re#uli de publicare tiini8ic a i'voarelor istorice. ISe ncepea ast8el constituirea tiinelor auFiliare tradiionale nc din secolul al D0I@leaJ$> cum a 8ost heraldica i #enealo#ia. 1ar cele mai multe dintre tiinele auFiliare s@au constituit n secolul al D0II@lea> iar n cel urmtor unele dintre ele au devenit chiar obiect de studiu n unele universiti europene.
! $

..2era> ndreptar arhivistic, 3d. Aronda> CluA> $;;%> p. +% Ibidem

13

*est# !. 1e8inii noiunea de arhivistic. $. 3Fplicai termenul de documentaristic. 3. 2otivai importana tiinelor auFiliare ale istoriei.

Capitolul II Arhivele (n Rom+nia


Cuvinte cheie# arhiva de re#istru> arhiva #eneral> arhive comunale> arhive le#islative> arhive municipale> arhive diplomatice Obiectivele capitolului II# Arhivele (aionale Consiliul (aional pentru Studierea Arhivelor Securitii Arhivele 1iplomatice

Cele mai vechi atestri privind arhiva de registru n -ransilvania o 8ormea' proto* coalele %ietelor i hotr-rile )udectoreti. &n sec. D0III se introduce treptat registrul de eviden a h rtiilor primite i eFpediate at t de conducere c t i de o8icii. 5ele mai vechi instruciuni privitoare la organi*area arhivelor sunt din !499 Statutul oraului !lu) i din !+%+ privitoare la sarcinile rechizitorilor locurilor de adeverire. /tili'area re#istrului este atestat i n 2oldova. Ast8el "ricul lui 3tefan cel 4are din 3! au#ust !4+9> amintete IcatastihulJ mnstirii 2oldovia> n !+94 se vorbete de o serie de bunuri tran'acionale care Isunt scrise n catastihul t r#ului L4 rluM cum este obiceiulJ> iar la !+9) apare catastihul -rotuului.

1!

-otodat n =ara Rom neasc sunt atestate o serie de condici de documente numite rncoveneti. &n !%3; se ncearc o reunire a vechilor cronici pentru a se alctui un corpus al istoriei naionale narative. Iniiativa nu a reuit s 8ie dus la capt i nu avem dec t 8ra#mente> cunoscut sub numele !orpul 4avrocordtesc. 2ulte din condicile compuse din iniiativa lui Constantin 2avrocordat au disprut> cum sunt cele moldoveneti distruse n incendiul din !9$% de la Iai> dar altele se pstrea' i 8ormea' un preios material de cercetare pentru s8 ritul perioadei domniei 8anarioilor. &n principiu arhivele trebuiau s 8ie depo'itate n reedina domneasc sau la curtea dre#torilor. &ns domnul i curtea sa se deplasau n interiorul rii i emiteau acte din orice loc. 1eci putem presupune c vechile arhive aveau i caracterul de Iarhive cltoareJ LviatoriaM. 1eplasrile produceau pierderi nsemnate de acte> aa cum se nt mpla ntotdeauna n asemenea ca'uri> mai ales dac inem seama de luptele interne pentru domnie. ,rimele msuri pentru prelucrarea actelor unei instituii sau ale unui oficiu n dosare i pstrarea lor sunt menionate n perioada <=>=?<=>@. Arhiva general &nc de timpuriu se poate documenta c a luat 8iin o arhiv general cu scopul s pstre'e actele o8iciale importante precum i acte particulare depuse benevol. .ocul cel mai si#ur a 8ost considerat la 4itropolii, crora li se atribuie custodia> contribuind ast8el la constituirea arhivei #enerale a rii. " prim meniune pentru =ara Rom neasc datea' din 4 mai !%!4> n Arisovul lui 3tefan !antacuzino prin care scutete poporul de vcrit> i care dispuneG IIar hrisovul acesta l lsm la S8nta 2itropolie ca s 8ie sub pa'a prea s8initului mitropolitO!. &n 2oldova avem o ast8el de meniune la ! au#ust !%++> n hrisovul lui 2atei *hicaG I5i s@au scris hrisovul acesta i s@au dat s stea la S8 nta 2itropolieJ. ,entru -ransilvania nu cunoatem o arhiv #eneral> ns ca importan trebuie amintite arhiva de la Biena .<CD@( i de la udapesta .<CEF(. Arhivele institu"iilor publice Ca s putem studia arhivele or#ani'ate de instituiile rii ar trebui s le cunoatem> ns o istorie a lor lipsete. 2ono#ra8iile privitoare la unele din ele sunt cu totul insu8iciente. (e lipsesc i studiile diplomatice privitoare la cancelariile i secretariatele lor> ca s ne dm seama de modul cum lucrau> cum i alctuiau actele i cum le clasau> date eseniale pentru arhivistic. 5rhivele legislative Introducerea registrului i or#ani'area cancelariilor i secretariatelor administrative 8ac s apar i ast8el de arhive. -rebuie menionate hrisoave normative> decrete> porunci care pun n lumin dispo'iiile cu caracter le#islativ> adresate de obicei comunitii i uneori se dispune pstrarea lor n locuri si#ure. ,utem cita n acest sens ulla aurea din !$$$ privind libertile ordinelor n /n#aria> deci i n -ransilvania> redactat n mai multe eFemplare ce urmau s 8ie pstrate n locuri di8erite> i des8iinarea vcritului n =ara Rom neasc> c nd se dispune ca 4risovul s 8ie pstrat la 2itropolie. &n perioada modern instituia arhivelor le#islative se modi8ic. 1ac n Ardeal 8ormele 8eudale continu p n la suprimarea ordinelor L!949M i des8iinarea /niversitii Sseti L!9%$M> toate atribuiile trec nd asupra ,arlamentului central> n =ara Rom neasc i 2oldova prin ,egulamentele $rganice se introduce sistemul unicameral L"bteasca adunareM. Acest sistem durea' p n n !977> c nd ,arlamentul devine$ bicameral.
! $

(. lor#a> 'tudii i documente, III L!);!M> p. )7H cit. i p. +%. A. Sacerdoeanu> Instituiile supreme ale 4oldovei n sec. DI0 i GB IRevista ArhivelorO> ID L!)77M> nr. $> p. $3U3).

1"

5rhivele guvernative Aducerea la ndeplinire i respectarea le#ilor se 8ace de ctre Sfatul sau Divanul domnesc compus din e8ii lo#o8eiilor> vorniciilor din sec. D0III i ai Departamentelor. &n sec. DID apare 5onsiliul de minitri compus din e8ii departamentelor i ministerelorH n !)!) apar i subsecretariatele de stat. (umrul ministerelor i departamentelor crete i descrete n 8uncie de necesiti. Cunoaterea acestor perioade> cu creterile i descreterile lor> servete s urmrim dislocarea arhivelor corespun'toare i s le putem 8ace reinte#rarea. 5rhivele municipale (e re8erim numai la oraele libere care creea' arhive proprii cu coninut deosebit> deoarece arhivele celorlalte orae intr n cate#oria arhivelor administrative cu suprave#here central. Activitile oraelor> puse de obicei sub rspunderea unui oltu' i !$ p r#ari> cu consilii i s8aturi> se menionea' n protocoalele edinelor lor i n actele magistratului. "raele au pstrat at t re'ultatele activitii lor c t i ale altora cu care erau n le#tur pstr nd corespondena primit. Ast8el activiti municipale sunt menionate n 2oldova i =ara Rom neasc> dar i n Ardeal. Seria cea mai bo#at o 8ormea' actele pstrate de municipalitile din Ardeal LSibiu> Braov> -#. 2ure> CluA> BistriaM. -otodat oraele aveau drept de sigiliu. 5rhivele militare i de rzboi In8ormaiile privitoare la atribuiile armatei apar destul de timpuriu i 8recvent> de obicei n partea privitoare la imuniti> care 8oarte rar se eFtindeau i asupra sarcinilor militare Larmata permanent> armata cea mare> miliiaM. 2ai t r'iu> c nd au devenit necesare corpuri de pa'> documentele sunt mai precise. 1in sec. D0III avem i o serie de proclamaii militare> interne i eFterne> care cheam pe oameni sub stea#uri L3. CerneaM. Acestea adunate sistematic teoretic pot constitui adevrate arhive militare. " dat cu ,egulamentele $rganice apare din nou otirea pm-ntean L!93!M care i constituie un 8ond propriu de arhiv LostetiM. &n -ransilvania i Banat> n a8ar de ncheierile %ietelor mai vechi> care dau sarcini militare rii i comitatelor> sau de hrisoave i diplome solemne> care nscriu condiiile militare LBulla Aurea> !$$$M> diploma sailor L!$$4M> sarcinile cavalerilor teutoni L!$!$M sau ioanii L!$4%M sunt atestate i arhivele guvernatorilor militari impui -ransilvaniei L!3);M> Banatului L!%$4M i Bucovinei L!%%7M> dup ce aceste provincii au trecut sub administraie imperial. &n epoca modern i contemporan arhivele militare cer o atenie special. " parte a acestei activiti se re8lect n actele Secretariatului de stat i ale Ministerului de e/terne> de unde nu pot 8i dislocate. 1e asemenea trebuie urmrite actele interne care dispun asupra structurii armatei> care n linii mari este aceeaiG un 8or conductor central care poate avea mai multe denumiri succesive> ca 2inisterul de r'boi> al aprrii naionale sau al 8orelor armatei. Acesta a 8ost aAutat totdeauna de un Stat maAor> de un Consiliu superior al armatei> de un Consiliu sanitar> de un Consiliu de r'boi sau de o Curte marial. 1e la aceste or#ane centrale se ierarhi'ea' o reea 8oarte ntins de uniti i subuniti pentru armata re#ulat ca i pentru 8ormaiunile specialeG armata> corpuri de armat> divi'ii> bri#'i> re#imente> batalioane> companii> sau cu alte terminolo#ii pentru aviaie> marin> trupe de pa'> #rniceri> detaamente de munc. :iecare din aceste uniti at ta vreme c t lucrea' independent i are rspundere direct> creea' c te un fond arhivistic. 1(

-rebuie menionate i arhivele militare de caracter deosebit. Ast8el sunt re#imentele de #rniceri ntemeiate de 4absbur#i n Banat i -ransilvania> care n a8ar de atribuiile militare au i o importan economic datorit privile#iilor acordate celor primii n aceste re#imente. ,ot 8i amintite i arhivele armatelor care au ocupat vremelnic =rile Rom ne i care la retra#ere au plecat cu ele. 5rhivele instituiilor de nvm-nt &n materie de nvm nt epoca 8eudal a =rii Rom neti i a 2oldovei ne d puine in8ormaii. Sunt n8iinate colile domneti superioare> cum este cea 8ondat de 1espot 0od la Cotnari> coli steti. &n -ransilvania arhivele n acest domeniu s@au pstrat mai bine> dei n mare parte nvm ntul este con8esional i clerical. 1e la cole#iile protestante avem acte din secolul D0I. -ot atunci ia 8iin la 3cheii raovului prima coal rom-neasc. -otui arhive colare nu putem considera c eFist dec t n sec. D0III> 8ie prin colile clericale sau municipale care iau 8iin n Ardeal> 8ie prin e8ectul aplicrii ,egulamentelor $rganice n cele dou ,rincipate L!93!M. -rebuie menionate i arhivele primelor instituii de nvm nt superior. Academia Mihilean este prima instituie de nvm nt superior modern din 2oldova L!93+ @ !94%M. A 8ost inau#urat la Iai sub domnia lui 2ihail Sturd'a> prin strdania lui *heor#he Asachi. /niversitatea din Iai inau#urat la $7 octombrie !97;> poart numele 1omnitorului cruia i se datorea' acest act 8undamental de cultur rom neasc @ AleFandru Ioan Cu'a i tot marelui domnitor i datorm i n8iinarea prin %ecretul nr. CEF din DH<F iulie <=FD a /niversitii din Bucureti. 5rhivele eclesiastice sau bisericeti ,e teritoriul Rom niei s@au impus ca pstrtoare de arhive locurile de ncredere ! menite s proteAe'e ori#inalele> acord nd> la nevoie> solicitanilor> copii care> prin autenti8icarea con8erit de aceast instituie> constituiau acte probatorii> Auridic acceptate la 8el ca i ori#inalele. &n8iinate pe teritoriul -ransilvaniei> pe l n# ae'mintele ecle'iastice> aceste locuri erau date n #riA unor oameni bine pre#tii> nvestii cu nobila misiune de tre'orieri> care> Ila timp de linite> asi#urau serviciile> curente> iar la ca' de restrite aplicau operativ msurile preconi'ate din timp pentru a pune la adpost documentele ncredinateJ$. C t de bine era or#ani'at activitatea reiese din modul cum se reali'a Ialarmarea> 8olosind> de la mari distane> inclusiv semnale luminoase i sonore i> ca atare> treceau operativ i sistematic la evacuarea i adpostirea n locuri de tain a te'aurului ncredinat> urm nd ca dup linitirea 'averei s revin la activiti cotidiene pe timp de paceJ3. C aceste msuri au 8ost bene8ice o demonstrea' documentele transmise p n la noi> precum i crucea din apropierea mnstirii 2eam, care> prin teFtul dltuit> evoc un asemenea episod> sau modul cum prin 'tatutul de organizare al mnstirii 'ecu au fost prevzute msuri speciale pentru ca> la ca' de alarm> persoanele desemnate i instruite ca atare s evacue'e i s adposteasc te'aurul mnstirii> n care se includeau i documentele ce consemnau drepturile acestui ae'm nt monahal. C aceste prevederi erau respectate cu minuio'itate probea' dou evenimente din ultimele veacuri.
!

.ocuri de ncredere> de adeverire R .oca credibiliaH v. %icionar al tiinelor speciale ale istoriei. Bucureti> 3ditura 5tiini8ic i 3nciclopedic> !)9$> p. !+)H Aurelian Sacerdoeanu> 5rhivistic, Bucureti> 3ditura 1idactic i ,eda#o#ic> !)%!> p> %!. $ ,.2. :lorea> 2odaliti neobinuite de pstrare a unor acte> Revista Arhivelor> nr. !@$ E !))9> Arhivele (aionale ale Rom niei. 3 Ibidem

1,

,rimul se re8er la anul <=><, c nd unul din episoadele re8eritoare la reprimarea eteritilor s@a petrecut n ambiana acestei mnstiri> unde un mic #rup se retrsese ncerc nd o ultim re'isten mpotriva otirilor otomane. Asediul de reprimare a eteritilor a dus la incendierea mnstirii. S@au pierdut multe valori de natur material i spiritual> dar cele care constituiau te'aurul 8useser evacuate n pre'iua acestor con8runtri> 8iind ast8el salvate!. Al doilea episod l@a constituit po'iia adoptat de ctre repre'entanii mnstirii> la primirea ordinului 2inisterului Cultelor i Instruciunii ,ublice> dat n toamna anului <@<F, prin care s@a cerut tuturor instituiilor ecle'iastice s predea valorile care trebuiau puse la adpost de ameninarea r'boiului. Streia de la Secu a 8ost sin#ura care a re8u'at predarea> preval ndu@se de prevederile ctitorilor de a pune la loc de tain valorile deinute> la ca' de nevoie$. Ca mod de participare> #rad de cunotine> perseveren> putem aminti i pe aceia care au acionat pentru salvarea ori#inalelor> reali' nd ordonarea> traducerea> transcrierea documentelor n condicile care> prin colecionarea de ctre cancelaria domneasc> primeau #irul de a 8i probatorii n 8aa instanelor. Aplicarea si#iliului domnesc con8irma c cele a8late ca teFt pe ori#inal au 8ost nscrise i n condicile constituite pentru a uura transportul> nltur nd i eventualele tentative de sustra#ere i distru#ere a ori#inalelor sau de reali'are a unor pariale intervenii n teFtul acestora. 0aloarea practic a documentelor> cu precdere a celor care certi8ic stp nirea unor bunuri patrimoniale> moii> case ca i di8icultile tehnice nt mpinate n reconstituirea unor asemenea acte au determinat bene8iciarii s caute soluii menite a proteAa cu precdere acest #en de acte de distru#eri 8urturi> sau de#radare. &n acest scop proprietarii @ bene8iciari ai actelor de danie> ntrire sau cumprare @ au cutat s le asi#ure documentelor condiii optime de pstrare n cutii speciale> cu8ere sau dulapuri> depuse n cea mai si#ur ncpere a locuinei. ,ractica a demonstrat c aceste msuri aveau o e8icacitate relativ> ca'urile de distru#ere datorate incendiilor> Aa8urilor otilor strine sau 8urturilor unor persoane interesate 8iind destul de 8recvente. 1in aceast cau' a aprut necesitatea de a se #si alte metode de proteAare a documentelor. Cea mai veche modalitate de a asi#ura anse sporite de conservare a documentelor> sau cel puin a coninutului acestora> a constat n obinerea de copii, pe c-t posibil autentificate, ale originalelor i pstrarea lor n locuri diferite. (ici aceast metod nu s@a dovedit su8icient de e8icace i atunci s@a recurs la depunerea documentelor ori#inale sau copii n locuri cu caracter public, care, prin prestigiu, autoritate sau poziie ntrit 3, erau mai puin eFpuse distru#erilor. Re8eritor la 8uncionarea unor locuri de pstrare a actelor n =ara Rom neasc @ un document din timpul domniei lui AleFandru al II@lea 2ircea> menionea' Io carteJ depus spre pstrare la mnstirea Co'ia. &n acelai sens pledea' eFistena unor spaii speciale destinate ascunderii documentelor sau a altor bunuri de pre> cum era> de eFemplu> ItainiaJ din clopotnia mnstirii Co'ia> n care se puneau la adpost documentele mnstirii. &n alte ca'uri> un rol similar era Aucat de schiturile izolate sau peterile locuite de clugrii sihatrii> dintre care cea de l n# 2nstirea Bistria avea o 8aim deosebit> o8erind adpost si#ur nu numai averilor mnstireti ci i oamenilor.
!

0. <. -eodorecu> 5rhivistul, trezorier al memoriei scrise> Revista Arhivelor> nr. !@$E$;;!> p. !!. ,.2. :lorea a8irm c I&n anul !)++> la vi'itarea mnstirilor din centrul i nordul 2oldovei> peste tot primeai un rspuns edi8icatorG vechile nscrisuri> obiecte de cult 8useser predate i evacuate> cu te'aurul Rom niei> la Iai i de acolo la 2oscova. 2are ne@a 8ost surpri'a c nd> la mnstirea Secu> am putut remarca> n dou ncperi de pe latura sudic> pre'ente componentele mu'eului mnstirii> deintor de inestimabile valori> ampli8icate din veac n veacJ. 3 ,aul de Alep a8irm despre mnstirea Bistria c are Iunele ntrituri pentru aprareJ i Ie cldit ntocmai ca o 8ortreaJ. !ltori strini despre Irile ,om-ne, voi. 0I> ediie n#riAit de 2. 2.AleFandrescu 1.Bul#aru i 2usta8a Aii 2ehmet> Bucureti> 3d. 5tiini8ic i 3nciclopedic> !)%7> p. !);.
$

1-

&n acelai scop se introduce> de ctre autoritatea central> procedeul i ulterior obli#aia transcrierii n condici> supuse autenti8icrii> a documentelor o8iciale i a zapiselor. 1ei prin aceste miAloace se asi#ur un #rad de si#uran pentru coninutul actelor> n anumite ca'uri> mai ales atunci c nd prevederile unui document o8icial interesau comuniti mai mari> sau trebuiau s 8ie cunoscute de toat lumea> se proceda la sparea n piatr a teFtului documentului sau cel puin a prevederilor eseniale ale acestuia!. 5rhivele )udiciare &n le#islaia arhivistic de dup !93! din cele dou ,rincipate aceste 8onduri sunt numite IAudectoretiJ. &n 8eudalism administrarea Austiiei era un atribut al %omniei. 5e8ul statului avea latitudinea s emit sau s con8irme actele cu caracter de le#eH tot el con8irma orice tran'acie ntre particulari 8iind i ultima instana de Audecat. 5e8ul statului putea dele#a aceste atribuii unor nali demnitari sau boieri> dar i ae'mintelor bisericeti Larhierei i e#umeniM. 3ra cea mai important imunitate care se putea acorda. 5edinele de Audecat se ineau la termene 8iFe sau mobile L3. CerneaM> iar Audectorii se deplasau n sediile scaunelor. 1e la ast8el de procese n Ardeal avem de timpuriu hotr ri care 8ormea' un i'vor important pentru studiul vechiului drept. Aici mai eFista 0abla princiar> apoi regeasc L0abula ,egia 6uidiciariaM> ca prim 8or central de administrare a Austiiei. 1in !%97 apar n Ardeal 0ablele districtuale. &n 2oldova i 2untenia Audectorul suprem era domnul. &n sec. D0III aceste procese au loc n reedina Audeului> 8ie c Audec ispravnicii sau boierii> 8ie Audectori anume. " dat constituite aceste instane e normal s avem re#istrele proceselor i hotr rilor. 1in ne8ericire n 2oldova i =ara Rom neasc multe au disprut. Anterior anului !93! avem numai c teva serii de acte Audectoreti numite IvechiJ provenite de la divanul domnesc> cancelaria domneasc i de la divanul veliilor boieri> sau de la cneAia 2oldovei. &n !97!> se reor#ani'ea' &nalta curte de casaie> curile de apel> tribunalele i Audectoriile> 8iecare cu Aurisdicii bine determinate. " dat cu aceste tribunale i instane superioare apare i 1archetul care> prin procurorii si> instruiete chestiunea i redactea' actul de acu'are n anumite ca'uri. 1e obicei arhivele acestora se inte#rea' instanei care pornete procesul> la care 8ormea' serii individuali'ate. Alturi de aceste instane mai eFist n timpul aplicrii ,egulamentelor $rganice aa 'isele )udectorii steti de mpciuire ale aleilor satului > o continuare a Ioamenilor buni i btr niJ de altdat. /rmele acestei activiti apar n actele primriilor> unde s@a inut Audecata> sau la Audectoriile de plas> dac chestiunea nu 8usese re'olvat n sat. " renviere a acestei 8orme a 8uncionat n perioada !)39 @!)4%. ,entru anumite crime sau delicte #rave a eFistat i o instan special !urtea cu )uri. Aceste curi ineau edine ad@hoc iar lucrrile lor se depuneau la tribunalul n cadrul cruia aveau loc edinele de Audecat. Aceste arhive de importan politic deosebit trebuie separate de 8ondul instanei respective i socotite ca arhive aneFe. 1e asemenea n timp de r'boi nu toate crimele erau Audecate de instanele ordinare> ci i de curi mariale anume instituite. Acestea erau 8ormate din militari> pe instane i competene. 4otr rile lor devin imediat eFecutorii. Curi mariale se instituiau i n timp de pace dar sub decretarea Istrii de asediuJ.
!

Ast8el> orenii din C mpulun# nscriu privile#iile lor scrise In cri btr ne nc de pe vremea rposatului Radu (e#ru> c nd au 8ost leatul 7%$3 L!$!+MJ i n Ipisania s8intei mnstiri VC mpulun#W carea este pus deasupra uii bisericiiJ i invoc> ulterior> at t actele cancelariei domneti> c t i teFtul spat n piatr> ca probe n procesul ndelun#at cu mnstirea din localitate. 1omnul> Iv' nd crile ceale btr ne i ce scrie n pisania s8intei mnstiri> domnia mea nc am ntrit milaJ > ba> mai mult> poruncete ca hotr rea sa s 8ie consemnat nc o dat pe o cruce de piatr> care va 8i ulterior denumit ICrucea de Nurm ntJ din C mpulun#.

11

5rhivele notariale, cartea funduar i locurile de ncredere :nstituia notariatului ca 8unciune este 8oarte veche Lepoca romanM atribuia notarilor 8iind de a redacta actele constatatoare ale tran'aciilor aprute ntre particulari. &n evul mediu notarii erau scriitori de cancelarie> dar i scriitori de acte pentru particulari> investii ns cu ncredere public> care le ddea dreptul s scrie instrumente Auridice i s le autenti8ice. &n sec. ID notariatul se #enerali'ase i situaia sa era bine preci'at ca ser@ viciu de prim utilitate public. Arhiva 8iecrui notar constituie un fond de arhiv. &n sec. D0III notariatul intr n Aurisdicia tribunalelor. Arhivele lor 8ormea' serii separate de ale tribunalelor. 1in secolul trecut s@a introdus n Ardeal un nou o8iciu 8oarte important pentru cadastrul 8unciarG cartea funduar. &n 8iecare cerc notarial i n 8iecare din comunele de seam eFista un serviciu dat tot n seama notariatului> care nre#istra i inea la curent toate proprietile imobile. Acestea constituie arhive deosebite 8oarte importante pentru evoluia proprietii i a dreptului 8unciar. ,e l n# aceste sarcini nc de timpuriu notariatul a primit i dreptul de a elibera copii autentice i a 8ace traduceri dup acte ori#inale sau autentice instrumentate de alte 8oruri. -ot n -ransilvania a eFistat ns i o instituie special pentru emiterea de transsiumpta authentica. Sunt celebrele loca credibilia LCluA@2ntur> Alba IuliaM n care se le#ali'au copii de pe acte pre'entate dup care se pstrau i copii. Aceste arhive> care ncep cu sec. DIII> sunt deosebit de importante 8iindc ne@au pstrat coninutul multor acte ale cror ori#inale s@au pierdut. Aceast 8orm de notariat nu a ptruns n =ara Rom neasc i 2oldova> n perioada 8eudal redactarea actelor particulare se 8cea de oricine tia carte> de #rmticii cancelariilor> de preoii i dasclii satelor i chiar de boieri> care erau interesai adesea de coninutul acestor acte. 1e asemenea> copii autentice se eliberau i sub semntur privat. ,entru traduceri erau anumii dascli> ns n aceasta situaie nu poate 8i vorba de arhive notariale proprii. 5rhivele de stare civil $ cate#orie special o constituie actele de stare civil> documente eseniale pentru studiile demo#ra8ice. "biceiul de a 8ace ast8el de nre#istrri n mod voluntar vine din evul mediu. .a noi arhive de stare civil s@au constituit mult mai t r'iu. Ast8el acest o8iciu s@a introdus n -ransilvania la !%$3> iar n 2oldova i =ara Rom neasc n !93!U!93$. .a nceput a 8ost dat n seama bisericii LparohiileM de care a inut n eFclusivitate n ,rincipate p n la !97+> iar n Ardeal p n la !9)+. Rspunderea le#al aparinea ns tribunalelor> care le#ali'au re#istrele i le rsp ndeau n comune n dublu eFemplar. &n comun instrumentarea actelor de stare civil cdea n competena primarului Lo8ier al strii civileM. Aceste arhive 8ormea' serii deosebite at t la comune> unde 8ac parte din 8ondul primriei. Institu"ia Arhivelor Statului a luat 8iin la ! mai !93! n =ara Rom neasc i la ! ianuarie !93$ n 2oldova. &n actul de ntemeiere se aprecia c arhivele constituie Iun obiect care meritariseti toat luarea aminte a stp niriJ. Arhiva Statului din =ara Rom neasc a 8ost pus Isub suprave#hereaJ 2inisterului din .untru Lde InterneM> iar cea din 2oldova sub aceea a 2inisterului de Nustiie. Iordache Rsti> e8ul arhivelor statului din Bucureti> alctuiete la !3 septembrie <=J<> un ,egulament al arhivei. Acesta e aprobat de 2area 0ornicie din .untru la 3; septembrie din acelai an i prevede> ntre altele> mprirea 8ondurilor arhivistice ast8elG !. documente i contracteH 24

$. h rtiile administraiei trebilor din luntruH 3. h rtiile Audectoreti. :iecare secie va avea un re#istru inventar cu re'umatul actelor intrate n arhiv. (ici un act nu se mai scoate din arhiv> pentru orice trebuin urm nd a se da copii. .a 4 decembrie <=DK se alctuiete un ,egulament al arhivei Irii ,om-neti privitor la personal i la ndatoririle sale. .ipsa unei re#lementri clare s@a 8cut resimit i n perioada ulterioar> n po8ida contribuiei> din perspectiva 8unciei de directori ai instituiei> a unor personaliti marcante ale vieii culturale rom neti> precum *heor#he Asachi> Ion 4eliade Rdulescu sau *ri#ore AleFandrescu. ,e parcurs> este de notat tentativa din !94; cu privire la re#lementarea sortrii i evalurii documentelor de arhiv> ns abia n <=F>> n conteFtul creat dup unirea celor dou principate> instituia Arhivelor este or#ani'at sub o %irecie Leneral> cu sediul la Bucureti> n vreme ce Arhivele de la Iai devin subordonate acesteia!. Cu aceeai oca'ie> se 8ace distincia dintre documentele cu valoare istoric i cele cu valoare practic> iar instituia este subordonat 2inisterului Nustiiei> Cultelor i Instruciunii ,ublice. 3ste momentul n care> n mod tradiional> se consider c instituia Arhivelor ia natere> iar peste doi ani> n !974> Imateria primJ a sa se mbo#ete> n condiiile n care se ia deci'ia seculari'rii averilor mnstirilorH ca urmare> un numr consistent de documente sunt trecute n proprietatea statului. ,rin 1ecretul domnesc nr. +;3 din 4 martie !97)> serviciul arhivelor se or#ani'ea' printr@un nou Re#ulament. Acesta preci'ea' c sunt trei sec"iuni# !. Seciunea Istoric i secretariatulH $. Seciunea de stat sau administrativ> Audiciar i le#islativ 3. Seciunea ae'minte i bunuri publice. &n economia evoluiei instituiei Arhivelor> nu trebuie omise re#lementrile promul#ate n anii !97) i !9%$> ca i menionarea la conducerea instituiei> pentru o nsemnat perioad de timp> a unor personaliti din domeniul culturii> precum Bo#dan ,etriceicu 4adeu L!9%7@!);;M sau 1imitre "nciul L!);;@!)$3M. 1up includerea ,rincipatului transilvan n cadrul monarhiei 4absbur#ilor> la s8 ritul secolului al D0II@lea> sistemul de conservare i pstrare a documentelor cunoate o serie de mbuntiri> dintre care cea mai important a repre'entat@o introducerea sistemului re#istraturii la principalele instituii administrative. "dat cu n8iinarea 5rhivelor 'tatului "ngar> la !9%+> cea mai mare parte a arhivelor vechi ale -ransilvaniei este concentrat la Budapesta. Ast8el> la s8 ritul secolului al DID@lea> at t n -ransilvania> c t i n Banat i Bucovina 8uncionea' sistemul centrali'rii documentelor n cadrul arhivelor de stat din Budapesta L"rs'X#os .YvYltXrM i 0iena. 1up evenimentele de la !)!9> uni8icarea politic a statului rom n conduce i la uni8icarea le#islaiei i n domeniul arhivelor a noilor provincii alipite. Ast8el> se nre#istrea' n8iinarea Arhivelor Statului de la CluA L!)$;M> Cernui L!)$4M i Chiinu L!)$+M. /lterior s@au creat asemenea 8iliale la Craiova L!)3!M> -imioara L!)37M> (sud L!)3%M> Braov L!)39M> Suceava> Bu'u si Sibiu L!)4+M. &n aceast conAunctur> o nou le#e de 8uncionare a Arhivelor Statului intr n vi#oare ncep nd din 112"7 prev' nd> printre altele> constituirea 'irec"iilor regionale. Instituia se menine n subordinea 2inisterului Instruciunii ,ublice. 3ste perioada n care ca directori #enerali 8i#urea' Constantin 2oisil L!)$3@!)39M i Aurelian Sacerdoeanu L!)39@!)+3M. Ca urmare a mpririi administrative din <@EK s@au creat 8iliale ale Arhivelor Statului la nivelul re#iunilor i raioanelor. &n conteFtul noilor orientri ideolo#ice din perioada comunist> n !)+! 1irecia Arhivelor Statului trece n subordinea 2inisterului A8acerilor Interne. &n !)79> dup revenirea la or#ani'area administrativ tradiional>
!

I. Scurtu> "n moment istoric: trecerea de la 5rhivele 'tatului la 5rhivele 2aionale > 4risovul> Buletin al :acultii de Arhivistic> Bucureti> !))7.

21

8ilialele Arhivelor Statului au nceput s 8uncione'e n 8iecare Aude> cele din centrele 8ostelor re#iuni av nd #radul I> iar din reedina 8ostelor raioane #radul II. Aceste repetate reor#ani'ri au #enerat o multitudine de probleme> ntre care corespondena dintre 8ondul de documente deinut de 8ilial i structura administrativ n care 8unciona. ,entru 8ormarea i per8ecionarea 8uncionarilor din Arhivele Statului s@a creat> n !)$4> 5coala ,ractic de Arhivari@,aleo#ra8i> devenit 5coala Superioar de Arhivistic i ,aleo#ra8ie> care a 8ost des8iinat n !)+;. ,este trei decenii> n !)9; s@au pus ba'ele Centrului de ,er8ecionare al 1ireciei *enerale a Arhivelor Statului. 1up revoluia din decembrie !)9) n viaa Arhivelor Statului au survenit importante modi8icri> #enerate de creterea rolului acestei instituii n ansamblul societii rom neti. 3le au vi'at o mai bun or#ani'are n ntre#ul circuit al documentelor> de la crearea i depo'itarea lor> la 8ormarea i atestarea personalului i p n la preluarea i valori8icarea celor aparin nd :ondului Arhivistic (aional. &n !))7> o nou le#e a venit s re#lemente'e activitatea instituiei Arhivelor> oca'ie cu care denumirea de Arhivele Statului este nlocuit cu cea de Arhivele (aionale ale Rom niei. (oua le#e pune accentul pe activitatea creatorilor de arhiv> care trebuie s se des8oare dup anumite norme precis re#lementate. ,egea nr -./-00. din $ aprilie !))7 .e#ea Arhivelor (aionale Lpublicat n 2. "8.> ,artea I nr. %! din ;).;4.!))7M> a 8ost modi8icat i completat prin .e#ea nr. 3+9E$;;$ din 7 iunie $;;$ L2. "8. ,artea I> nr. 4%7 din ;3.;%.$;;$M> "rdonana de /r#en nr. 3)E$;;7 din 3! mai $;;7 L2. "8. ,artea I> nr. 497 din ;+.;7.$;;7M> i .e#ea nr. 4%4E$;;7 din !$ decembrie $;;7 L2. "8. ,artea I> nr. !;!7 din $!.!$.$;;7> .e#ea nr.3$) din + noiembrie $;;)> privind reor#ani'area unor autoriti i instituii publice> raionali'area cheltuielilor publice> susinerea mediului de a8aceri i respectarea acordurilor@ cadru cu Comisia 3uropean i :ondul 2onetar InternaionalM! Alturi de atribuiile tradiionale> n 8aa Arhivelor (aionale au aprut atribuii noi> impuse de accelerarea procesului de moderni'are i tehnolo#i'are a societii. Ast8el> potrivit le#ii> Arhivele (aionale elaborea' norme i metodolo#ii de lucru pentru clasi8icarea i includerea n :ondul Arhivistic (aional a documentelor> or#ani'area i des8urarea ntre#ii activiti arhivisticeH controlea' aplicarea prevederilor le#islaiei n vi#oare pe linia muncii de arhivH preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care 8ac parte din :ondul Arhivistic naionalH asi#ur evidena> inventarierea> selecionarea> pstrarea i 8olosirea documentelor pe care le deineH asi#ur documentele pe ba' de micro8ilme i alte 8orme de reproducere adecvateH elaborea' i editea' reviste i alte publicaii de specialitateH atest dac un document 8ace parte din :ondul Arhivistic (aionalH autori'ea' scoaterea temporar peste #rani a documentelor care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional> in scopul eFpunerii sau documentrii cu oca'ia unor mani8estME tiini8ice sau culturale internaionaleH ntreine i de'volt relaii cu or#anele i instituiile similare din strintate. ,rin noua le#e Arhivele (aionale au dreptul i obli#aia de a se implica n administrarea :ondului Arhivistic (aional nc din momentul constituirii documentelor aparin nd acestuia. Ast8el> pentru prima dat n istoria Rom niei s@a introdus n le#e obli#aia persoanelor Auridice creatoare i deintoare de arhiv de a le pstra In spaii special amenaAate pentru arhiv. (oile construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor 8i avi'ate de ctre Arhivele (aionale sau direciile Audeene ale Arhivelor (aionale> dup ca'> numai n ca'ul n care au spaii prev'ute pentru pstrarea documentelorO. Creatorii i deintorii de documente care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional au obli#aia de a n8iina compartimente de arhiv n 8uncie de valoarea i cantitatea
!

PPP. arhivelenationale.ro

22

acestora. 1esemnarea personalului nsrcinat cu atribuii de arhiv> structura i competena acestor compartimente sunt stabilite de unitile respective> cu avi'ul Arhivelor (aionale. ,e ba'a noii le#i se va trece la constituirea i de'voltarea Bncii de 1ate a Arhivelor (aionale> pe ba'a obli#aiei tuturor creatorilor i deintorilor de documente de a depune la Arhivele (aionale un eFemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le dein. Ast8el se va reali'a o eviden clar a tuturor documentelor ce aparin :ondului Arhivistic (aional U indi8erent cine este administratorul sau proprietarul U 8apt ce va permite o evaluare eFact a documentelor de arhiv pe care le deine Rom nia. ,e linia moderni'rii activitilor arhivistice se nscrie crearea Reelei Automati'ate de In8ormare i 1ocumentare Arhivistic> 8apt ce va permite accesul rapid la surse> ceea ce va 8acilita considerabil activitatea de valori8icare a in8ormaiilor din documente i reali'area unor lucrri tiini8ice temeinice. 3ste o realitate indubitabil c la s8 ritul sec. al DlD@lea in8ormatica a ptruns puternic i n domeniul arhivisticii> iar Rom nia trebuie s in pasul cu noile tehnolo#ii utili'ate pe plan mondial. !onsiliul 2aional pentru studierea 5rhivelor 'ecuritii Consiliul (aional pentru Studierea Arhivelor Securitii LC.(.S.A.S.M este o autoritate administrativ autonom cu personalitate Auridic> a8lat sub controlul ,arlamentului Rom niei i 8uncionea' n ba'a O.U.G. nr. 24/2008 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea 'ecuritii > aprobat cu modi8icri i completri prin Legea nr. 293/2008. 1in punct de vedere le#islativ> istoricul eFistenei C.(.S.A.S. a nre#istrat urmtoarele etape# C.(.S.A.S. s@a n8iinat ca urmare a promul#rii Legii nr. 187/07.12.1999 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea securitii ca poliie politic > publicat n 2onitorul "8icial al Rom niei> nr. 7;3E;).!$.!)))> pp. !@+. 1e menionat c> n luna martie $;;;> ,arlamentul Rom niei a aprobat Re#ulamentul de or#ani'are i 8uncionare> nr. !%E$;;;H @ O.U.G. nr. 16/22.02.2006 pentru modi8icarea i completarea Legii nr. 187/1999 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea securitii ca poliie politic > publicat n 2onitorul "8icial> nr. !9$E$%.;$.$;;7> pp. !@9H @ &n data de 3!.;!.$;;9> Curtea Constituional a Rom niei> prin Decizia nr. 51/31.01.2008 referitoare la excepia de neconstituionalitate a dispoziiilor Legii nr. 187/1999 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea poliiei politice comuniste > a declarat neconstituional .e#ea nr. !9%E!)))H @ O.U.G. nr. 24/05.03.2008 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea securitii> publicat n 2onitorul "8icial nr. !9$E!;.;3.$;;9. @ Legea nr. 293/14.11.2008 pentru aprobarea O.U.G. nr. 24/2008 privind accesul la propriul dosar i deconspirarea Securitii> publicat n 2onitorul "8icial nr. 9!;E;3.!$.$;;9. @ Hotrrea nr. 2/18.12.2008 privind adoptarea Re#ulamentului de or#ani'are i 8uncionare al Consiliului (aional pentru Studierea Arhivelor Securitii> publicat n 2onitorul "8icial nr. !9E;).;!.$;;). Instituia 8uncionea' la nivel naional ca structur unic i este condus de un Cole#iu compus din !! membri numii de ,arlamentul Rom niei. Con8orm atribuiilor pentru care a 8ost creat> C N S A S asigur# @ accesul la propriul dosar ntocmit de Securitate i deconspirarea lucrtorilor Securitii i a colaboratorilor acesteiaH accesul la in8ormaiile de interes public privind calitatea de lucrtor al Securitii n ca'ul candidailor la ale#erile pre'ideniale> #enerale> locale i pentru ,arlamentul 3uropean L,reedintele Rom niei> deputai i senatori> membrii #uvernului> secretarii de stat> pre8eci> primari .a.m.d.M Aceste in8ormaii sunt accesibile la cerere presei scrise i 23

audiovi'uale> partidelor politice> ".(.*.@urilor precum i instituiilor publice. ,entru persoanele care candidea' la 8uncii publice eFist obli#ativitatea unei declaraii pe proprie rspundere privind colaborarea cu 8ostele instituii represive> declaraie care este ulterior coroborat cu veri8icrile e8ectuate din o8iciu de C.(.S.A.S. publicarea in8ormaiilor i a documentelor cu privire la activitatea> structura i componena Securitii> care atest implicarea acesteia i a altor structuri politice i represive ale re#imului totalitar comunist n sv rirea unor 8apte mpotriva vieii> inte#ritii 8i'ice sau psihice> a drepturilor i libertilor 8undamentale ale omuluiH or#ani'area i des8urarea activitilor 8ormativ@educative i spriAinirea cercetrilor prin con8erine i eFpo'iii> derularea unor pro#rame educaionale> publicarea de studii tiini8ice> mono#ra8ii> colecii de documente> n vederea cunoaterii trecutului Rom niei ntre !)4+@!)9) i consemnrii istorice a activitilor represive ale re#imului comunistH publicarea documentelor cu privire la ca'urile neelucidate de decese sau de dispariii urmare a aciunilor Securitii i sesi'area or#anelor de cercetare penal> atunci c nd este ca'ul H accesul cercettorilor acreditai de Cole#iul C.(.S.A.S. la documentele i in8ormaiile cu privire la structura> componena> metodele i activitile SecuritiiH accesul Comisiei pentru Constatarea Calitii de .upttor n Re'istena Anticomunist din cadrul 2inisterului Nustiiei la copiile certi8icate de pe documentele identi8icate n dosarele eFistente n arhiva C.(.S.A.S. 1e aceast prevedere bene8icia' persoanele care au 8ost condamnate din motive politice> care au su8erit msuri administrative abu'ive sau care au ntreprins aciuni de mpotrivire cu arme i de rsturnare prin 8or a re#imului comunist instaurat n Rom nia dup !)4+H accesul persoanelor interesate la copiile certi8icate de pe documentele identi8icate n dosarele eFistente n arhiva C.(.S.A.S. care 8ac obiectul "rdonanei de ur#en a *uvernului nr. !;3E$;;; privind Z Crucea Comemorativ a Re'istenei Anticomuniste [. PRINCIPA,1,1 'OCUM1N*1 C1 PO* 2I O34INU*1 '1 ,A C N S A S 5N 3A6A ,17I,OR SP1CIA,1# ,171A NR 88-/8990) '1CR1*U,: ,171 NR --;/-009) ,171A NR -9/899Consiliul (aional pentru Studierea Arhivelor Securitii Lprin Serviciul In8ormare ,ublic i Repunere n 1repturiM pune la dispo'iia peten"ilor copii certi8icate> contra cost> de pe documentele identi8icate n dosarele eFistente n arhiva C.(.S.A.S.> n vederea recuperriiEredob ndirii unor bunuriEdrepturiG 7egea nr. >><H>KK@ privind condamnrile cu caracter politic i msurile administrative asimilate acestora, pronunate n perioada F martie <@DE M >> decembrie <@=@N %.7. nr. <<=H<@@K privind acordarea unor drepturi persoanelor persecutate din motive politice de dictatura instaurat cu ncepere de la F martie <@DE, precum i celor deportai n strintate ori constituite n prizonieriN 7egea nr. <KH>KK< privind regimul )uridic al unor imobile preluate n mod abuziv n perioada KF.KJ.<@DE M >>.<>.<@=@. Principalele documente ce pot $i ob"inute de la C N S A S \ Sentine sau 1eci'ii emise de -ribunalele 2ilitare -eritoriale i -ribunalul 2ilitar Bucureti Ln special pentru perioada !)4+@!)9)> dar uneori i pentru !)39@!)44MH \ Rechi'itoriiH \ Bilete de eliberare din penitenciarH \ 1ocumente re8eritoare la perioada detenieiH \ :ie de pontaA Lpentru 8otii deinui condamnai din motive politice n perioada !)4+@!)9)MH \ ,rocese@verbale de con8iscare a averiiH 2!

\ 3Ftrase din 1eci'iile de stabilire de domiciliu obli#atoriu L1.".M i de internare n Colonii de 2unc LC.2.ME/niti de 2unc L/.2.MH \ 3Ftrase din 1eci'iile de ridicare a restriciilor domiciliareH \ 1ocumente care atest ncadrarea n cate#oria social a chiaburilorH \ -abele cu persoane deportate n /.R.S.S.> precum i re8u#iate din Bucovina de (ord i -ransilvaniaH \ Cri> manuscrise> 8oto#ra8ii> scrisori etc.> n ori#inal> con8iscate de ctre 8osta Securitate. Ce trebuie s con"in cererile \ (umele> prenumele i adresa solicitantului> datele de stare civil Ldata i locul naterii> numele i prenumele prinilorMH \ "biectul solicitriiH \ Scopul n care se solicit actulH \ Calitatea n care se solicit Ldescendent sau repre'entant le#alM. Calitatea se va dovedi prin nscrisuri Lacte de stare civil> certi8icat de motenitor etc.M sau prin declaraie pe proprie rspundere. *a<a de eliberare \ Repre'int contravaloarea copiilor FeroF ale documentelor solicitate L;>$ leiEpa#inaM. 1up identi8icarea documentelor> 8iecrui petent i se comunic suma i modalitatea de plat. 1liberarea documentelor \ Se eliberea' personal solicitantului> pe ba'a B.I.EC.I. sau mputernicitului su le#alH \ Se eFpedia' prin pot> la domiciliul solicitantului Ln acest ca' se achit o taF de eFpediereM. Cererile> nsoite de documentele Austi8icative> pot 8i transmise prin pot sau depuse personal la sediul C.(.S.A.S. din strada 2atei Basarab> nr. ++@+%> sector 3> Bucureti. In8ormaii suplimentare putei obine la numrul de tele8on ;3%4.!9).!77. 5rhive diplomatice 1up unirea principatelor 2oldova i =ara Rom neasc n !9+)> 5rhivele %iplomatice ale noului stat rom n modern au 8ost or#ani'ate n !97$> sub 8orma unui $ficiu al 5rhivelor> odat cu n8iinarea unui unic 2inister al A8acerilor Strine> dei un punct de plecare al Arhivelor 1iplomatice eFista nc din anii !93; ai secolului DID> c nd ,rincipatele se a8lau sub su'eranitate otoman!. ,roclamarea independenei de stat a Rom niei la )E$! mai !9%% a determinat ampli8icarea relaiilor eFterne ale Rom niei> ceea ce a avut drept re'ultat trans8ormarea> n !9)4> a "8iciului menionat n 'erviciul 5rhivelor> un or#anism cu personal i atribuii sporite. ,articiparea Rom niei la !onferina de pace de la 1aris .<@<@*<@>K( care a ncheiat primul r'boi mondial i nevoia de materiale documentare pentru promovarea intereselor statului rom n a impus crearea unui %epartament special pentru cercetare i studii istorice> care de@a lun#ul eFistenei sale a adus o contribuie semni8icativ la procesul de 8undamentare a deci'iilor conducerii 2inisterului A8acerilor Strine. "dat cu ridicarea Lla 8inele anilor ]3;M a noului sediu al 2inisterului A8acerilor Strine> actualul ,alat 0ictoria> depo'itul central al Serviciului Arhivelor a 8ost or#ani'at i instalat aici> rm n nd ast8el p n n pre'ent> n po8ida a numeroase vicisitudini. ,re#tirea suportului documentar necesar participrii dele#aiei rom ne la Con8erina de pace de la ,aris L!)47@!)4%M a determinat creterea importanei Serviciului Arhivelor> care a devenit un adevrat laborator de cercetare. "cupaia sovietic a Rom niei p n la retra#erea trupelor armatei roii> n anul !)+9> a nsemnat at t o sta#nare n ceea ce privete activitatea de inventariere> ordonare i
!

PPP.mae. ro. 2inisterul A8acerilor 3Fterne.

2"

prelucrare a documentelor> c t i o perioad caracteri'at prin con8iscarea unor 8onduri documentare speciale> cum ar 8i cele re8eritoare la aneFarea de ctre /RSS a Basarabiei> (ordului Bucovinei i =inutului 4era. 1in !)+) p n n !)9) Serviciul Arhive> inte#rat pentru o perioad n cadrul 1epartamentului de Studii i 1ocumentare> a nre#istrat o perioad de de'voltare> lucrrile sale tiini8ice constituindu@se n instrumente utile pentru activitatea Centralei 2A3 i a misiunilor diplomatice ale Rom niei din strintate. 1in !))!> ampli8icarea interesului pentru potenialul Arhivei 2A3 precum i liberali'area acce !"!i la studierea 8ondurilor documentare de clasi8icate au determinat crearea %ireciei 5rhive i %ocumente %iplomatice> trans8ormat n <@@= n %irecia 5rhive %iplomatice. &n scopul sporirii e8icienei Arhivelor 1iplomatice ca vector i promotor de diplomaie cultural> din luna iulie $;;3> 1irecia Arhive 1iplomatice a 8ost comasat cu %irecia ,elaii !ulturale> noul departament numindu@se %irecia 3tiin, 0ehnologie i 1atrimoniu %iplomatic. :iind un compartiment cu un #on$ $oc!%entar inestimabil i o semni8icativ activitate n s8era diplomaiei publice> Arhivele 1iplomatice repre'int una dintre instituiile cele mai solicitate din punct de vedere al cercetrii tiini8ice. 1es8ur ndu@se n concordan cu .e#ea Arhivelor (aionale din !))7> activitatea cercettorilor are loc la sala de studiu a Arhivei Istorice> &rogra%!" i #aci"it'i"e acesteia permi nd studierea n cele mai bune condiii a unui numr semni8icativ de dosare> precum i reali'area unor importante lucrri documentare. Reluarea tradiiei elaborrii unor ediii de documente diplomatice> multe n cooperare cu parteneri strini> a adus un aport deosebit> at t n ceea ce privete o8erirea unui suport documentar adecvat 8undamentrii deci'iilor conducerii 2A3> c t i pentru impulsionarea relaiilor pe linie cultural i de diplomaie public cu ministerele a8acerilor eFterne ale altor state. Principalele $onduri 2inisterul A8acerilor 3Fterne deine un important 8ond de documente diplomatice Lpeste 9;;; m. liniariM create de administraia central> misiunile diplomatice i o8iciile consulare ale Rom niei n strintate. In principal> documentele sunt clasate n 8uncie de ori#inea lor. Cele mai importante 8onduri istorice ale Arhivelor 1iplomatice rom neti suntG :ondul Arhiva Istoric L!93!@!9)+M :ondul R'boiul de Independen L!9%%@!9%9M :ondul Arhiva politico@diplomatic L!)$;@!)44M> or#ani'at al8abetic> pe ri :ondul &nele#erea Balcanic :ondul Con8erina de ,ace de la ,aris L!)47@!)4%M :ondul *eneva @ Societatea (aiunilor :ondul %!E !)$;@!)44. Arhiva politico@diplomatic> or#ani'at al8abetic> pe ri :ondul %!E !)$;@!)44. -ransilvania &n cadrul 8ondurilor propriu@'ise> dosarele sunt or#ani'ate pe probleme Lde la !@ !;+M> aa cum au 8ost ele clasi8icate n Nomenclatorul de arhiv ntocmit n !);)> dup modelul austriac. 2area maAoritate a 8ondurilor sunt i ast'i inventariate i clasi8icate con8orm acestui sistem. ,rintre principalele probleme menionmG ,roblema !+ @ 5coli i biserici rom neti n strintate ,roblema !7 @ 5coli i biserici strine n Rom nia ,roblema $! @ !9%9@!)!3 Rapoarte politice de la repre'entanele diplomatice ale Rom niei n strintate ,roblema 33 @ ,roblema evreiasc ,roblema 4! @ Comerul eFterior al Rom niei ,roblema %! @ 3venimente politice> clasi8icat n mai multe subdivi'iuni> cele mai importante 8iindG 2(

@ %!E!)!4 L3! si 3$MG ,rimul R'boi mondial L!)!4@!)!9M i Con8erina de pace de la ,aris L!)!)@!)$;M @ %!E!)3) L3)M @ Al 1oilea r'boi mondial L!)3)@!)4%M @ %!E!)$;@!)44 @ 1osare Speciale> clasi8icate i ele pe probleme interne i relaii internaionale LeFempleG Cstorii ntre monarhiH 1ecese monarhiH R'boaiele balcaniceH Rom nii din BalcaniH R'boiul civil din SpaniaH Rebeliunea le#ionarH Restaurarea habsbur#ilorH AnschlussM ,roblema %+ L!9%+@!)44M @ #rupea' consulii onori8ici> pe riH ,roblema %% L!)$;@!)44M @ cuprinde dosarele personale ale 8otilor 8uncionari ai 2.A.3. ,otrivit dispo'iiilor .e#ii nr. !7 din !))7> .e#ea Arhivelor (aionale> termenul dup care pot 8i date spre studiu aceste dosare este %+ de ani de la data crearii lor. &n !onvenia de la Biena cu privire la relaiile diplomatice adoptat la !9 aprilie !)7! i rati8icat de Rom nia prin 1ecretul nr. +77 din !)79> n art. $4 se stipulea' c Iarhivele diplomatice sunt inviolabile n orice moment i n orice loc s@ar a8laJ!. *este# !. 3Fplicai importana arhivelor notariale. $. ,re'entai cele mai importante momente din evoluia 5rhivelor 2aionale. 3. 2otivai importana arhivelor diplomatice.

Capitolul III Obliga"iile creatorilor i de"intorilor de documente Constituirea arhivei curente


Cuvinte cheie# re#istratur> nomenclator arhivistic> unitate arhivistic> re#istrul de eviden curent

Obiectivele capitolului III# sistemul actual de re#istratur nomenclatorul arhivistic #ruparea documentelor n dosare pe probleme i termene de pstrare inventarierea arhivei curente la compartimente predarea la arhiva unitii a documentelor create la compartimente. re#istrul de eviden curent III - 5nregistrarea i reparti=area documentelor la compartimente pentru re=olvare Sistemul actual de registratur (umrul mare al documentelor care intr i ies 'ilnic dintr@o unitate determin or#ani'area ri#uroas a circulaiei lor> iar aceast or#ani'are ncepe cu nre#istrarea actelor$. ;egistrul de intrare#ieire este primul instrument care atest eFistena i o8iciali'area documentelor. 3l ine evidena circulaiei acestora i semnali'ea' n permanen locul unde se #sesc actele> stadiul n care se a8l re'olvarea lor i modul cum au 8ost ele re'olvate. 1in aceste considerente .e#ea Arhivelor (aionale nr. !7E!))7> modi8icat i completat n capitolul privind >>"bli#aiile creatorilor i deintorilor de documenteJ> la art. % preci'ea'G >>Creatorii i deintorii de documente sunt obli#ai s nre#istre'e i s
! $

A. (stase> B. Aurescu> I. * lea> %rept diplomatic i consular> 3d. A.. BecT> Bucureti> $;;$. .. 2era> &ndreptar arhivistic> 3d. Aronda> CluA@(apoca> $;;4.

2,

in evidena tuturor documentelor intrate> a celor ntocmite pentru u' intern> precum i a celor ieite> potrivit le#iiJ!. 1etaliile n le#tur cu nre#istrarea documentelor sunt cuprinse n art. 9@) din IInstruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documenteJ> aprobate de conducerea Arhivelor (aionale prin ordinul nr. $!% din $3 mai !))7. Art. ) preci'ea' rubricile re#istrului %Ane<a -& &nre#istrarea documentelor se 8ace 8ie la registratura general> 8ie la compartimente. a& ,a registratura general> documentele se pot nre#istra ntr@un sin#ur re#istru de intrare@ieire> sau concomitent n dou sau mai multe re#istre> n 8uncie de volumul 'ilnic al nre#istrrilor> situaie n care documentelor li se dau numere din doi n doi sau din patru n patru> pentru a nu se repeta. b& ,a compartimente) atunci c nd creatorul de documente primete> emite i ntocmete pentru u' intern un numr mare de documente. &n aceast situaie> atribuia re#istraturii #enerale const numai n primirea documentelor> reparti'area lor la compartimente pentru nre#istrare i soluionare> eFpedierea ctre destinatar a documentelor precum i inerea unei evidene numerice asupra circulaiei documentelor. &nre#istrarea documentelor se e8ectuea' cronolo#ic> n ordinea primirii sau eFpedierii lor. &n re#istrul de intrare@ieire se nre#istrea'> prin completarea rubricilor> dup ca'> documentele de ba' primite de unitiH aneFele se menionea' doar numeric. Pentru a opera corect (n registrul de intrare:ieire) procedm ast$el# .a IIntrriO Lpe partea st n# a re#istruluiMG n rubrica IaO se trece numrul de nre#istrareH n rubrica IbO se consemnea' data nre#istrrii documentului primii Lanul> luna> 'iuaMG n rubrica IcO se nscrie numrul de nre#istrare dat de unitatea care l@a eFpediat precum i data c nd s@a 8cut aceast operaiuneH n rubrica >>dO se indic numrul 8ilelor documentuluiH n rubrica IeJ se indic numrul aneFelor> n ca'ul n care documentul nre#istrat are i aneFe. ,e 8iecare din aneFele eFistente se nscrie numrul de nre#istrare al documentului de ba'H n rubrica I8O se indic denumirea unitii sau persoanei de la care provine documentul respectiv LemitentulMH n rubrica I#O se consemnea' cuprinsul documentelor intrate i a celor emise din o8iciu. Cuprinsul trebuie s 8ie 8ormulat scurt> clar i concis> 8r prescurtriH n rubrica IhO Lultima la IIntrriOM se nscrie denumirea compartimentului cruia i s@au reparti'at documentele pentru re'olvare. ,a >Ieiri? %pe partea dreapt a registrului&# n rubrica >>iO se trece data eFpedierii documentelor la destinatar Lanul> luna> 'iuaMH n rubrica IAO se menionea' modul re'olvrii documentului Lconinutul rspunsului> pe scurtMH n rubrica ITO se indic denumirea unitii sau persoanei creia i s@a eFpediat documentul LdestinatarulMH n rubrica >>!O se consemnea'> n dreptul 8iecrui document coneFat> numrul de nre#istrare al documentului la care s@a 8cut coneFarea i eventual anul nre#istrrii> dac documentele sunt din ani di8eriiH n rubrica ImO a re#istrului> ca i pe 8iecare document nre#istrat> se nscrie indicativul
!

,egea nr -./-00. din $ aprilie !))7 .e#ea Arhivelor (aionale Lpublicat n 2. "8.> ,artea I nr. %! din ;).;4.!))7M> a 8ost modi$icat i completat prin ,egea nr @A;/8998 din 7 iunie $;;$ L2. "8. ,artea I> nr. 4%7 din ;3.;%.$;;$M> Ordonan"a de Urgen" nr @0/899. din 3! mai $;;7 L2. "8. ,artea I> nr. 497 din ;+.;7.$;;7M> i ,egea nr BCB/899. din !$ decembrie $;;7 L2. "8. ,artea I> nr. !;!7 din $!.!$.$;;7> .e#ea nr.3$) din + noiembrie $;;)M

2-

dosarului dup nomenclator Lci8ra roman> litera maAuscul i ci8ra arab sau dac unitatea are numai compartimente se nscrie litera maAuscul @ semni8ic nd compartimentul i ci8ra arab @ repre'ent nd dosarul cu problematica saM> pentru a ti la ce compartiment i dosar a 8ost reparti'at documentul. &n activitatea practic> cotidian> nt lnim urmtoarele cate#orii de documente> care se nre#istrea' dup cum urmea'G 1ocumente care intr de la di8erite uniti sau persoane i au nevoie de rspuns. ,entru acestea se completea' rubricile re#istrului> at t la .IintrriO c t i la ieiriO cu preci'area c @ IcO i I!O se completea' numai dac este ca'ul. 1ocumentele care intr de la di8erite uniti sau persoane dar nu mai au nevoie de rspuns. ,entru acestea se completea' rubricile de pe pa#ina intrri LIaO@>>hOM i rubrica ImO. ,entru documentele emise din o8iciu pe pa#ina IintrriO se completea' numai rubricile IaO> I8O Lunde se scrieG din o8iciuM> I#O i IhO> iar pe pa#ina IieiriO se completea' rubricile IiO@ITO> LT dac este ca'ulM si ImO. 1ocumentele ntocmite pentru u' intern se nre#istrea' pe pa#ina IintrriO. complet ndu@se i rubrica ImO> cu indicativul dosarului dup nomenclator. :ilele re#istrului de intrare@ieire se numerotea'> iar pe copert se trec urmtoarele elementeH denumirea unitii sau> n ca'ul nre#istrrii la compartimente se adau# i denumirea compartimentuluiH anul sau anii la care se re8er documenteleH numerele de nceput i s8 rit cuprinse n re#istru. .a s8 ritul anului sau la ncheierea 8iecrui volum al re#istrului se certi8ic> sub semntur> numrul de nre#istrri i numrul de 8ile 8olosite> cu urmtoarea 8ormulareG I,re'entul re#istru se ncheie pe anul Lsau perioada respectivM la 8ila cu nr. de nre#istrare ....O. Se trece apoi data i semntura celui care 8ace certi8icarea. 1up nre#istrarea n re#istrul de intrare@ieire> documentele intrate LprimiteM se predau la compartimente pentru re'olvare> pe ba' de condic sau borderou> sub semntur %Ane<a nr 8& Compartimentele> la r ndul lor> sunt obli#ate s predea la re#istratura #eneral rspunsurile i documentele emise din o8iciu pentru nre#istrarea i respectiv eFpedierea n eFterior> tot cu condic sau borderou> sub semntur. III 8 Nomenclatorul arhivistic :::.2.1. 5e este nomenclatorul arhivistic< ecesitatea $ntocmirii i aplicrii lui. Nomenclatorul arhivistic sau nomenclatorul documentelor de arhiv este un instrument principal de lucru al 8iecrui creator de arhiv> const nd dintr@un tabel sau list sistematic a tuturor cate#oriilor de documente> create n decursul unui an> #rupate pe compartimente> potrivit schemei de or#ani'are a unitii respective> iar n cadrul acestora pe probleme i termene de pstrare. 2ulimea i diversitatea documentelor care intr i ies dintr@o unitate necesit respectarea cu ri#uro'itate a circuitului lor> clasarea acestora pe ba'e tiini8ice ce s asi#ure re#sirea lor rapid. *ruparea documentelor pe ba'a nomenclatorului are o importan deosebit nu numai n activitatea curent ci i pentru activitile ulterioareG constituirea unitilor arhivistice> inventarierea i selecionarea acestora> valori8icarea in8ormaiilor din documente. :ormarea dosarelor pe ba'a nomenclatorului arhivistic este sistemul cel mai economic i operativ> clasarea documentelor put nd 8i e8ectuat chiar de specialitii care l@ au creat. /n nomenclator bine ntocmit i aplicat corect> de la nceputul 8iecrui an> nseamn un spriAin esenial 8r de care nu se poate concepe constituirea corect a arhivei curente. -ocmai de aceea ntocmirea i aplicarea sa este una din principalele obli#aii ale creatorilor i deintorilor de documente Lart. 9 din .e#ea 21

Arhivelor (aionale nr.!7E!))7 i art. !;@!+ din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documenteM. (entocmirea i neaplicarea de ctre creatorii de documente> persoane Auridice> a nomenclatoarelor arhivistice pentru documentele proprii> constituie contravenie i se sancionea' con8orm art. 3; din .e#ea Arhivelor (aionale nr. !7E!))7> modi8icat i completat. :::.2. 2. =ntocmirea nomenclatorului arhivistic (omenclatorul arhivistic sau nomenclatorul documentelor de arhiv se ntocmete de ctre 8iecare creator de arhiv> pentru documentele proprii> aa cum prevede art. 9. %Ane<a @& :iind un instrument de lucru de mare interes> de care depinde ntrea#a or#ani'are a documentelor> pentru ntocmirea nomenclatorului trebuie s se implice> n primul r nd> conducerea unitii> care> prin e8ul compartimentului care rspunde de arhiv> s trimit 8iecrui compartiment o not intern> prin care s solicite propuneri n vederea ntocmirii nomenclatorului. Aceste propuneri trebuie s cuprind> sub 8orm de tabel %Ane<a nr B&) absolut toate cate#oriile de documente ce urmea' s se cree'e la 8iecare compartiment. 5e8ii compartimentelor vor avea #riA ca #ruparea documentelor n dosare s se 8ac n 8uncie de problemele comune pe care le tratea'> de importana lor tiini8ic i practic i implicit de termenele de pstrare. .a stabilirea termenelor de pstrare trebuie avute n vedere i prevederile Codului civil> Codului penal> .e#ii contenciosului administrativ. &n nomenclator trebuie s se re#seasc toate #enurile de documente care se creea' la compartimente> indi8erent c se constituie n dosare sau sunt preconstituite Lre#istre> condiciM> inclusiv cele care> prin in8ormaiile lor> au re#im secret i se pstrea' separat> sau cele create pe calculator. &n cadrul compartimentului> mai nt i cuprindem dosarele> apoi documentele preconstituite. "rdinea dosarelor> n cadrul compartimentului> se stabilete n 8uncie de importana actelor ce le compun. Ast8el> la nceputul tabelului sau listei vor 8i#ura dosarele ce cuprind actele normative> instruciuni> dispo'iii> circulare> ndrumri din partea ministerelor sau unitilor tutelare> dac este ca'ul> apoi dosarele cu documentaia principal a unitii. &n nomenclator> #rupele de documente se repet de at tea ori de c te ori se creea' n activitatea unitii de ctre di8eritele sale compartimente. Re'umatul unitilor arhivistice trebuie s re8lecte eFact cuprinsul acestora> s 8ie 8ormulat clar i precis> in ndu@se seama i de termenul de pstrare. 1e eFemplu> pentru aceleai cate#orii de documente create pentru perioade di8erite i termenele de pstrare vor 8i di8eriteG pentru planurile de activitate> drile de seam sau rapoartele de activitate> situaiile statistice trebuie ntocmite dosare separate pentru cele anuale> care se pstrea' permanent> la 8el pentru cele trimestriale L+ aniM ca i pentru cele lunare L! anM> ,ropunerile compartimentelor se centrali'ea' de ctre e8ul compartimentului care rspunde de arhiv Lsecretariat> resurse umaneM> mpreun cu arhivarul sau responsabilul cu arhiva. Se anali'ea'> apoi> cu spriAinul consilierului Auridic i al comisiei de selecionare at t sub aspectul de8inirii cuprinsului unitilor arhivistice> evit nd 8ormulri #enerale i echivoce caG >>1iverseO> IActeO> ICoresponden di8eritO. I.ucrri diverseO> I1ri de scamO> 8r a se speci8ica perioada pentru care au 8ost ntocmite c t i al stabilirii termenelor de pstrare. (omenclatorul arhivistic se ntocmete sub 8orma unui tabel> n care se nscriu> pe compartimente> cate#oriile de documente #rupate pe probleme i termene de pstrare. &n tabel compartimentele trebuie ae'ate con8orm or#ani#ramei unitii> 8iecare av nd ca simbol o liter maAuscul.

34

&n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile eFacte ale departamentelor sau direciilor> n ordinea n care 8i#urea' n schema de or#ani'are i se numerotea' cu ci8re romane LI> II> IIIM. &n rubrica a doua se trec compartimentele care compun departamentul sau direcia respectiv Lserviciile iEsau birourileM i se notea' cu litere maAuscule LA> B> CM. &n rubrica a treia se consemnea'> n re'umat> scurt> clar si concis> dar 8r prescurtri> cuprinsul documentelor ce constituie unitatea arhivistic Ldosar> re#istru> condicM. (umerotarea unitilor arhivistice se 8ace cu ci8re arabe> ncep nd cu nr. ! la 8iecare compartiment> tocmai pentru ca eventualele completri sau omisiuni> 8cute ulterior la un compartiment sau altul s se poat 8ace uor> 8r s a8ecte'e ntre#ul nomenclator. &n rubrica a patra se consemnea' termenul de pstrare pentru 8iecare cate#orie de documente. Stabilirea lui se 8ace av nd n vedere le#ile n vi#oare> importana tiini8ic a in8ormaiilor din documente ca i importana practic pentru activitatea creatorului de documente. &n dreptul #rupelor de documente care se pstrea' permanent se scrie litera maAuscul I,O LpermanentM> iar pentru cele care se pstrea' temporar se scrie ci8ra arab care repre'int numrul anilor c t se pstrea' L!> 3> +> !;> +;M. 1ac termenul de pstrare al unor #rupe de documente nu poate 8i stabilit cu certitudine n momentul ntocmirii nomenclatorului> sau dac eFist motive s se presupun c> n anumite conAuncturi> in8ormaiile documentelor pot avea importan tiini8ic> l n# termenul de pstrare temporar se menionea' ICSO LComisia de selecionare @ eF. !; CSM. .a eFpirarea termenului de pstrare> aceste documente vor 8i anali'ate de Comisia de selecionare cu mai mare atenie i> dup ca'> pot 8i reinute permanent> poate 8i prelun#it termenul de pstrare sau pot 8i propuse pentru eliminare. Rubrica a cincea este re'ervat pentru observaii LeF. n dreptul cate#oriei note tele8onice la I"bservaiiO se va consemnaH cele cu coninut important se vor transcrie i se vor pstra permanentM. Ci8ra roman> litera maAuscul i ci8ra arab 8ormea' indicativul unitii arhivistice dup nomenclator LIA!$M. C nd unitatea nu are n componena sa departamente sau direcii> ci doar servicii i birouri> se va renuna la prima rubric din modelul de nomenclator. 1ac unitatea nu are nici compartimente> se va renuna i la rubrica a doua trec ndu@se n rubricatur doar numrul curent> cuprinsul cate#oriilor de documente> termenul de pstrare i observaii. &n aceste ca'uri indicativul unitii arhivistice va 8i 8ormat din litera maAuscula i ci8ra arab LB)M sau numai din ci8ra arab L!> $;> 9;M. &n conclu'ie> indicativul unitii arhivistice dup nomenclator este un element care varia' n 8uncie de structura unitii. .a nre#istrarea documentelor> indicativul unitii arhivistice Lu.a.M va 8i#ura n registrul de intrare*ieire al corespondenei Ln rubrica re'ervat acestuiaM ca i pe 8iecare document n parte> 8c ndu@se n acest 8el> corelaia dintre re#istru i acte. 1e asemenea> indicativul dup nomenclator se va re#si pe 8iecare unitate arhivistic sau bibliora8t n care urmea' a se reparti'a documentele> pe coperta 8iecrei uniti arhivistice constituite de8initiv ca i n inventar Lcoloana a douaM. Alctuit pe ba'a propunerilor tuturor compartimentelor> av nd ca scop #ruparea corect a documentelor n uniti. arhivistice> nomenclatorul arhivistic rm ne n vi#oare at ta timp c t n viaa unitii nu se produc modi8icri structurale importante. C nd apar activiti noi> documentele respective vor 8i introduse n nomenclator la compartimentele corespun'toare> unitile arhivistice respective primind numere noi> n continuarea celor eFistente. (oile compartimente Ldac este ca'ulM vor 8i cuprinse n nomenclator> cu ntrea#a lor problematic. C nd au loc reor#ani'ri> restructurri de compartimente> schimbri de atribuii atunci se ntocmete un nou nomenclator. C nd competena i atribuiile unei uniti sunt aceleai pentru ntre#ul sistem i ca urmare creea' aceleai cate#orii de documente pe ntrea#a ramur> se poate aplica acelai

31

nomenclator pentru toate unitile ce creea' aceleai cate#orii de documente LAudectorii> parchete> consilii locale> coliM. 1up ntocmirea proiectului de nomenclator> el va 8i veri8icat de ctre arhivistul de la Arhivele (aionale sau 1ireciile Audeene> care rspunde de unitate> completat sau modi8icat cu su#estiile acestuia. (omenclatorul trebuie aprobat> prin deci'ie intern> de ctre conductorul unitii i apoi trimis cu adres %Ane<a A&) n dou eFemplare> pentru con8irmare. (omenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se con8irm de ctre Arhivele (aionale> iar cele ale celorlali creatori> de ctre Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale. 1up con8irmare> nomenclatorul arhivistic devine instrument o8icial de lucru> cu aplicare obli#atorie. /n eFemplar se d la re#istratura #eneral pentru a servi la reparti'area documentelor la compartimente pentru re'olvare> precum i pentru menionarea n re#istrul de intrare@ieire a indicativului dosarului unde s@a clasat actul. :iecare compartiment va primi> pentru aplicare> un eFemplar din nomenclator sau partea ce@i revine din acest instrument de lucru. (omenclatorul arhivistic se aplic de la nceputul anului n curs. III @ 7ruparea documentelor (n dosare pe probleme i termene de pstrare :::.3. l. +tape premergtoare formrii dosarului ,rincipalul instrument de lucru 8olosit de compartimente la 8ormarea dosarelor este 2omenclatorul arhivistic. /n eFemplar din nomenclator se a8l la re#istratura unitii> pe unde trec toate documentele primite LintrateM> eFpediate LieiteM sau ntocmite pentru u' intern. .a nre#istrarea documentelor> at t n re#istrul de intrare@ieire Lultima rubricM> c t i pe 8iecare act nre#istrat trebuie nscris i indicativul dosarului dup nomenclator> 8c ndu@se ast8el> corelaia ntre re#istru i documente. C nd numrul 'ilnic de documente nre#istrate este 8oarte mare> la re#istratura #eneral se poate nscrie pe acte numai ci8ra roman i litera maAuscul LIA @ repre'ent nd direcia sau departamentul i compartimentulM> urm nd ca ci8ra arab Lnr. de dosarM s 8ie completat la compartimente. 1up nre#istrare> corespondena 'ilnic se reparti'ea' la compartimente pentru re'olvare> pe ba' de condic sau borderou> sub semntur de primire. 1ac nre#istrarea documentelor se 8ace la compartimente> aici se va nscrie at t n re#istru c t i pe documente indicativul dosarului. 1up ce 8iecare document are nscris pe el i acest simbol convenional numit indicativul dosarului dup nomenclator> prima operaiune n procesul de 8ormare a dosarului const n reparti'area n bibliora8turi> mape> dosare cu in sau plic a documentelor primite la compartimente de la di8erii corespondeni> persoane Auridice sau 8i'ice> mpreun cu documentele de rspuns> c nd este ca'ul> c t i cu aneFele lor sau a documentelor ntocmite pentru u' intern. n 8uncie de indicativul din nomenclator> nscris pe 8iecare document. &nc de la nceputul anului> pe coperta 8iecrui bibliora8t> map> dosar cu in sau plic se va nscrie indicativul dosarului din nomenclator. &n ca'ul n care ntr@un bibliora8t sunt mai multe dosare> pe 8iecare dosar se va consemna indicativul dosarului din nomenclator. Ae'area documentelor n bibliora8turi> mape> n aceast prim 8a'> se 8ace n ordinea nre#istrrii lor> aa nc t ultimul document nre#istrat> de la s8 ritul anului> trimestrului sau lunii este deasupra. Acesta prim 8a' sau etapa a 8ormrii dosarului evoluea' concomitent cu cea de re'olvare a lucrrilor> respectiv de constituire a documentelor. Atribuirea denumirii de unitate arhivistic unui dosar este condiionat de ncheierea Lde8initivareaM> sau per8ectarea dosarelor la compartimentele care le@au creat> ntr@o a doua 8a' sau etap.

32

:::.3.2. 2erfectarea unitilor arhivistice la compartimente $n vederea predrii lor la arhiva unitii >?ormarea dosarelor% ,er8ectarea Lncheierea> de8initivareaM unitilor arhivistic n vederea predrii lor la arhiva unitii. &n #estiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva unitii> presupune e8ectuarea> la compartimente> de ctre cei care au creat documentele> a urmtoarelor operaiuniG @ Documentele cuprinse $n dosare se ordonea* cronologic sau $n ca*uri speciale > dup alte criterii Lpe probleme> al8abetic> #eo#ra8ic> pe corespondeni> nominalM. C nd la 8ormarea dosarului se 8olosete ordinea cronolo#ica> documentele se inversea'> ast8el nc t primul document> cu data cea mai veche de nre#istrare> s 8ie la nceputul dosarului> urmat de celelalte n ordinea cresctoare a numerelor de nre#istrare. " atenie deosebit se acord rspunsurilor la actele de ba' i aneFelor> pentru a se asi#ura #ruparea lor la documentele de care aparin prin aceasta unitatea cuprinsului dosarului. ,ractica a demonstrat c ordinea numerelor de nre#istrare este cea mai indicat> deoarece corespunde nsui mersului aciunii. Criteriul pe problem sau tematic presupune 8ormarea dosarelor dup teme> adic #ruparea documentelor dintr@un an care se re8er la aceeai tem sau problem. Acest criteriu este cel mai rsp ndit deoarece maAoritatea creatorilor de documente i au diversi8icat activitatea pe probleme n cadrul compartimentelor. &n practica 8ormrii dosarelor sunt 8olosite n mod eFcepional> de ctre unii creatori de arhiv> concomitent cu criteriul tematic i alte criterii. Criteriul al$abetic const n #ruparea dosarelor dup al8abet i se 8olosete n special c nd este vorba despre dosarele de personal. Criteriul geogra$ic const n #ruparea unor documente pe anumite arii #eo#ra8ice> provenite de la uniti sau persoane 8i'ice> care prin natura activitii lor creea' ast8el de documente> cum sunt institutele de topometrie> #eolo#ie. 2ormarea dosarelor pe coresponden"i> presupune #ruparea ntr@un dosar a documentelor care se re8er la unul i acelai corespondent. Acest sistem este 8olosit mai ales la unitile bancare> a cror activitate este str ns le#at de o serie de corespondeni> prin operaiunile de creditare@debitare. Aceste dosare sunt ordonate> apoi al8abetic. Alctuirea dosarelor dup criteriul nominal const n #ruparea actelor dup denumirea sau #enul lor> ceea ce nseamn c ntr@un dosar se concentrea' documente numai de un sin#ur #enG procese@verbale> ordine> circulare> rapoarte de activitate> situaii statistice> eFtrase de cont. balane de veri8icare. 5i n acest ca' #ruparea documentelor n interiorul dosarului trebuie s respecte ordinea nre#istrrii lor> in ndu@se seama i de documentele coneFate sau aneFe. Sistemele de clasare a actelor pot 8i i altele n 8uncie de natura lor. &n practic ns dosarele se 8ormea' mai 8recvent prin combinarea acestor sisteme. Aa de pild> la compartimentul >>Resurse umaneJ> alturi de dosarele de personal se creea' dosare pe probleme> ale cror acte sunt clasate n ordine cronolo#ic sau dosare care clasea' actele pe criteriul nominal Lordine> instruciuni> circulare> procese@verbaleM. " dat cu ordonarea documentelor n cadrul dosarului> se nltur acele> clamele> a#ra8ele metalice> 8ilele nescrise> dubletele> ciornele> notele i nsemnrile personale care au servit la redactarea re8eratelor> actele care nu au le#tur cu problemele din dosar> 8ie c au 8ost reparti'ate #reit n cursul anului> 8ie c au 8ost consultate i nu au mai 8ost puse la locul lor. &n acest ca'> dubletele i ciornele vor 8i propuse pentru selecionare> iar documentele care nu 8ac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarele de care aparin> supun ndu@se operaiunilor de clasare a8erente acestuia. @ Documentele din fiecare dosar se cos sau se lea# n coperte de carton n aa 8el nc t s se asi#ure citirea complet a teFtului> dalelor i re'oluiilor. :oile ndoite i mototolite vor 8i ndreptate. &ntr@un dosar> de re#ul> intr o #rup de documente.

33

1ar sunt i ca'uri c nd ntr@o #rup de documente> prev'ute n nomenclator> nu se 8ormea' ntr@un an> dec t dou sau cel mult trei documente. &n aceast situaie pentru a nu se irosi materialele de protecie i a se economisi spaiul de depo'itare> se pot concentra mai multe #rupe de documente ntr@un dosar> desprite printr@o 8oaie nescris> av nd n vedere ca ele s 8ie similare i s aib aceleai termene de pstrare. Ane<a . 1ocumentele cu 8ormat mare> cum suntG desenele tehnice> schiele> materialele ilustrative nu se cos n dosare ci se pstrea' separat n rulouri> n cutii speciale> sau simplu ndoite. &n dosar> n locul lor> se aea' o not de trimitere n care se indic locul unde se pstrea' aceste documente. 1ac n dosare se a8l obiecte mici LmostreMG 8oto#ra8ii i desene tehnice de 8ormat mic> ele se pun n plic i se cos n dosar mpreun cu celelalte documente. 1ocumentele deosebit de valoroase> nu se cos n dosare> ci se pun n coperte speciale din h rtie> apoi se aea' n mape. @ umerotarea filelor este operaiunea care are drept scop s determine locul documentului n dosar i s asi#ure ast8el inte#ritatea lui. 3a se 8ace 8ie mecanic> 8ie cu creionul ne#ru> n colul din dreapta sus al 8ilei. &n ca'ul dosarelor compuse din mai multe volume> se numerotea' 8iecare volum separat ncep nd cu nr. !. 1osarele nu trebuie s aib mai mult de $+;@3;; de 8ileH n ca'ul depirii acestui numr> se 8ormea' mai multe volume ale aceluiai dosar. (u se recomand s se le#e n acelai dosar documente din mai muli ani> indi8erent de numrul 8ilelor din dosar. .a s8 ritul 8iecrui an dosarele create n anul respectiv> se ncheie i ncep nd cu noul an se 8ormea' noi dosare. @ 2e coperta dosarului se $nscriuG denumirea unitii i a compartimentului creatorG indicativul unitii arhivistice din nomenclatorEanul crerii documentelorG cuprinsul unitii arhivisticeH data nceperii L'iua i lunaMG data ncheierii L'iua i lunaMG numrul 8ilelorH numrul volumului Lc nd din aceeai problem avem mai multe volumeMH termenul de pstrare i numrul din inventar @ care se va completa odat cu inventarierea documentelor. @ 5ertificarea unitilor arhivistice Ldosare> re#istre> condiciM se 8ace pe o 8oaie nescris> pus la s8 ritul dosarului nainte de a 8i cusut> sau pe interiorul copertei din spate @ n ca'ul dosarelor @> sau pe prima pa#in nescris n ca'ul re#istrelor i condicilor> de ctre personalul de la compartimentul ce le@a creat> prin 8ormulaH I,re'entul dosar Lre#istru> condicM conine I8ileJ> n ci8re i> ntre parante'e> n litere. .a s8 ritul notei de certi8icare se trece data> semntura i 8uncia persoanei care 8ace aceast operaiune. Coninutul dosarului i termenul de pstrare sunt elemente corelate care indic valoarea istorica i tiini8ic sau cea practic a documentelor. ,entru o cunoatere complet a coninutului documentelor ce compune dosarul este necesar ca elementele de8initorii ale problemelor trecute pe copert s 8ie clar i cuprin'tor 8ormulate> s nu omit principalele date care s evidenie'e in8ormaiile necesare. 3ste total neindicat s se copie'e pe coperta unitilor arhivistice i apoi n inventare> denumirile din nomenclator deoarece nu n toate ca'urile #rupele de documente din nomenclator re8lect n ntre#ime cuprinsul actelor din unitile arhivistice. (omenclatorul nu poate prevedea n detaliu toate problemele ce se vor crea la compartimente n cursul anului. 1e aceea este necesar ca atunci c nd se 8ormulea' re'umatul pe coperta unitii arhivistice s se revad neaprat documentele> n scopul redrii problemelor principale neprev'ute n nomenclator. C nd coninutul #rupelor de documente 8ormulate n nomenclator este complet i corect 8ormulat i acoper n ntre#ime cuprinsul unitilor arhivistice poate 8i trecut pe coperta acestora. Cu c t coninutul unitilor arhivistice> scris pe copert> este mai complet i corect 8ormulat> 8r prescurtri i 8ormulri echivoce sau #enerale> cu at t inventarierea este mai uor de reali'at iar inventarul mai bun.

3!

C t privete datele de ncepere i de ncheiere a unitilor arhivistice> ele se nscriu pe copert n raport de data primului act nre#istrat i de data ultimei nre#istrri din unitatea arhivistic> 8r a se lua n considerare datele documentelor aneFate> care> n unele ca'uri> sunt mai vechi dec t data de nceput a dosarului. &n momentul inventarierii documentelor se completea' i coperta unitilor arhivistice LAos n st n#aM cu numrul din inventar Lscris cu marTer @ inclusiv pe cotorul unitii arhivisticeM. -ermenul de pstrare al 8iecrei uniti arhivistice este cel preluat din nomenclatorul arhivistic i trecut pe copert la dala completrii ei. -oate datele care se trec pe coperta unitii arhivistice vor trebui scrise cu cerneal sau piF i 8oarte cite. Copertele re#istrelor i condicilor vor trebui completate cu aceleai date ca i ale dosarelor. III B Inventarierea arhivei curente (n cadrul compartimentelor :::.!.1. ,rintre obli#aiile creatorilor i deintorilor de documente> art. ) din .e#ea Arhivelor prevede cG >>1ocumentele se depun la depo'itul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire> pe ba' de inventar i proces@verbal de predare@primire> ntocmite potrivit aneFelor $ i 3J. Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente> ntr@un capitol aparte Lart. !9@$3M aduc detalii n le#tur cu inventarierea documentelor la compartimente i apoi preluarea acestora la arhiva unitii. /nitile arhivistice Ldosare> re#istre> condiciM se predau la compartimentul de arhiv sau n lipsa acestuia la arhiva unitii> n #estiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva> pe ba' de inventare> ntocmite pe compartimente> an i n cadrul anului pe termene de pstrare. Ast8el> inventarul va cuprinde toate unitile arhivistice cu acelai termen de pstrare> create n decursul unui an> de ctre un compartiment de munc. :iecare compartiment va ntocmi anual at tea inventare c te termene de pstrare sunt prev'ute n nomenclator> la compartimentul respectiv LeF.G !; ani> !+ ani> $; de ani> +; de ani> permanent pentru cele cu valoare istoricM. :iecare unitate arhivistic se trece n inventar sub un numr curent distinct. &n ca'ul dosarelor 8ormate din mai multe volume> n inventar 8iecare volum va primi un numr curent distinct. Re#istrele> condicile i alte documente preconstituite Limprimate@tipi'ateM se cuprind n inventar dup dosare. /nitile arhivistice nencheiate n anul respectiv> ca i cele care> din motive Austi8icate> se opresc la compartimente> se trec n inventar la compartimentul i anul c nd au 8ost create cu menionarea Lla s8 ritul inventaruluiM c au 8ost lsate la compartimentul D sau ^ ne8iind ncheiate sau av nd nevoie de ele. &n momentul predrii lor ulterioare> n inventar se va meniona acest lucru. /nitile arhivistice care cuprind documente din mai muli ani vor 8i inventariate la anul de nceput> menion ndu@se n inventar datele eFtreme Lanul nceperii i anul ncheieriiM. :::.!.2. :nventarierea # operaiunea de 3a* a activitii arhivistice >Inventarierea este operaiunea arhivistic de luare n eviden a unitilor arhivistice dup ordonarea lor> con8orm unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucruJ. Inventarul este instrumentul de eviden cu dubl 8uncionalitate. &n primul r nd el cuprinde> sub 8orm de re'umat> n mod concis i concludent> in8ormaiile unitilor arhivistice> 8olosind ca instrument de ba' cercetarea> sub multiplele ei aspecte. &n acelai timp> inventarul este un instrument de eviden n sens administrativ> cu aAutorul cruia se 8ace predarea@primirea documentelor n administrarea arhivarului sau responsabilului cu arhiva> desemnat s asi#ure pstrarea> conservarea i 8olosirea documentelor.

3"

2odalitatea de inventarierea a documentelor la compartimente pe an i termene de pstrare> stabilit de actuala le#islaie> este per8ect aplicabil de ctre toi creatorii de documente i asi#ur 8olosirea lor operativ n scopuri tiini8ice i practice. 2odelul da inventar este unic pentru toi creatorii de documente din ar at t ca 8ormular c t i ca mod de completare. %Ane<a C& /nitile arhivistice create n anul precedent vor 8i per8ectate Lncheiate> de8initivateM i inventariate n anul n curs> urm nd s 8ie predate n al doilea an de la constituire la arhiva creatorului de documente. Constituirea arhivei curente pe ba'a nomenclatorului arhivistic> inventarierea documentelor la compartimente> pe an i termene de pstrare> pre'int avantaAul c permite selecionarea cu operativitate a unitilor arhivistice lipsite de importan istoric i documentar> eliber nd spaiul pentru arhiva nou creat. :::.!.3. +tapele procesului de inventariere ,entru evitarea erorilor n ceea ce privete ntocmirea inventarelor> ca i pentru nlesnirea i des8urarea unitar a acestei importante activiti> ntr@o prim etap> compartimentul de arhiv> sau n lipsa acestuia> e8ul compartimentului care rspunde de arhiv> mpreun cu arhivarul sau responsabilul cu arhiva> trebuie s multiplice i s difuzeze tuturor compartimentelor formularul de inventar > obli# ndu@le> ast8el> s rspund rubricilor impuse. &n etapa a doua> unitile arhivistice odat constituite> ncheiate> certi8icate> cu toate datele copertei corect completate> se grupeaz pe termene de pstrare> iar n cadrul 8iecrei #rupe de termene se aea'> mai nt i dosarele i la urm re#istrele> condicile i alte documente preconstituite. &n etapa urmtoare> se va lua n eviden fiecare unitate arhivistic n parte, prin completarea rubricilor formularului de inventar primit anterior, ncep-nd cu numrul curent. :iecare #rup de termene de pstrare ncepe cu nr. !> numr ce se scrie concomitent i pe coperta 8iecrei uniti arhivistice> 8c ndu@se corelaia dintre inventar i documente. 1ac toate celelalte elemente trecute pe coperta unitilor arhivistice sunt corect completate> atunci ntocmirea inventarului repre'int> de 8apt> o transcriere a acestor elemente n 8ormularul de inventar. :::.!.!. 2rile componente ale inventarului Completarea corect a 8iecrei rubrici a inventarului 8acilitea' identi8icarea operativ a unitilor arhivistice. &n antet n st n#a sus a primei pa#ini> se scrie denumirea unitii i a compartimentului care a creat documentele> iar n titlul inventarului se va meniona anul crerii documentelor i termenul de pstrare Lla miAlocul primei pa#iniM. Inventarul ncepe cu numrul curent deoarece 8iecare unitate arhivistic va trebui s aib un numr curent. ncep nd cu numrul !> n cadrul compartimentului> anul i termenul de pstrare respectiv. ,rin urmare> toate inventarele documentelor cu termene de pstrare de ! an> $ ani> + ani> !; ani> +; de ani ca i cele pentru documentele permanente vor ncepe tot cu nr. crt. !. 3ste elementul principal> ce repre'int> de 8apt> cota unitilor arhivistice. &n rubrica a doua se va meniona indicativul unitii arhivistice dup nomenclator Lci8ra roman> litera maAuscul i ci8ra arabG IB!;H sau numai litera maAuscul i ci8ra arabG A9H sau numai ci8ra arabG $7 @ n 8uncie de or#ani#rama unitiiM. 1ac la acelai indicativ s@ au creat mai multe uniti arhivistice LvolumeM> n aceast rubric se repet indicativul unitii arhivistice de c te ori este ca'ul. &n rubrica a treia> destinat menionrii in8ormaiilor cuprinse n documente> 8ormulat su#estiv IConinutul pe scurt al dosarului> re#istruluiJ se vor da toate in8ormaiile eseniale desprinse din documentele respective> ntr@un mod concis> clar> 8r prescurtri i 8r a se insera i aprecieri personale ale celui care e8ectuea' inventarierea. &n cuprins se 3(

menionea' cate#oriile de documente i obiectul aciunii LeF.G Re#ulamente de or#ani'are i 8uncionare a...H Acte normative privind re#lementarea problemelor de personalH Bilanul de venituri i cheltuieli pe anul... M> precum i denumirile o8iciale complete ale bene8iciarilor sau clienilor> ca i orice alte elemente prin care se pot eFprima c t mai clar in8ormaiile eseniale din documentele supuse inventarierii. 1e asemenea> se va meniona dac documentele sunt sub 8orm de proiect sau copie> iar n ca'ul unei lucrri a8late n dosar n mai multe variante care au constituit etape de lucru> ca urmare a unor avi'ri succesive ale or#anelor de stat n cuprins> se vor meniona i acestea. Inventarul nu este doar o simpl transcriere a denumirilor din nomenclator deoarece acest instrument de lucru este un tabel sistematic de probleme 8ormulate #eneric> pe c nd inventarul nominali'ea' i concreti'ea' aciunile> delimitea' perioada la care se re8er documentele. .a acelai indicativ din nomenclator se pot crea mai multe volume care vor 8orma> 8iecare> c te o unitate arhivistic i va ocupa n inventar o po'iie distinct> iar n re'umatul 8iecreia se va meniona ceea ce i este caracteristic. &n ca'ul unor uniti> unde volumul documentelor create la anumite compartimente ntr@o 'i este 8oarte mare> acestea se constituie n dosare pe 'ile> ca de eFemplu> n activitatea bncilor> a altor uniti care e8ectuea' operaiuni 'ilnice i se inventaria' n aceeai ordine asi#ur ndu@se ast8el o arhivare corect> o re#sire operativ a acestora> precum i selecionarea lor 8r di8icultate> la eFpirarea termenelor de pstrare. Alte cate#orii de documente ca planurile de activitate> drile de seam sau rapoartele de activitate> cele contabile sau statistice> bilanurile de venituri i cheltuieli> dac se ntocmesc trimestrial> se vor inventaria n ordinea trimestrelor> la termenele de pstrare corespun'toare prev'ute n nomenclator> iar cele anuale> din aceleai cate#orii> vor 8i cuprinse n inventarul documentelor permanente la compartimentul i anul respectiv. ,ersonalul care 8ace inventarierea documentelor trebuie s cercete'e cu atenie 8iecare unitate arhivistic n ntre#ime pentru a se edi8ica pe deplin asupra coninutului documentelor din componena sa> red nd succint i cu eFactitate problemele principale la care se re8er documentele. Alt element de identi8icare a unitilor arhivistice> pe care inventarul l evidenia' n mod eFact> l constituie data sau datele eFtreme ale documentelor din unitatea arhivistic Ldata primului act i cea a ultimului act din dosarM. (umrul 8ilelor constituie> de asemenea> un element pe care l evidenia' inventarul> ca miAloc de control asupra inte#ritii documentelor cuprinse n unitatea arhivistic> de identi8icare a unui anumit document. &n rubrica I"bservaiiJ a 8ormularului de inventar se trec eventualele noi cote> preci'ri privind interdicia de@a 8i cercetate unele uniti arhivistice. Completarea rubricilor inventarului se 8ace 8r prescurtri sau 8ormulri eva'ive. :ilele inventarelor se numerotea'> odat cu ntocmirea lor. ,e ultima pa#in a inventarului Ldup ultima unitate arhivisticM se trec urmtoarele dateG numrul 8ilelor inventaruluiH numrul unitilor arhivistice pe care le cuprinde inventarulH se menionea' nr. crt. al unitilor arhivistice lsate la compartimente Ldac este ca'ulMH nr. crt. al unitilor arhivistice care au lipsit la preluare Ldac este ca'ulMH data predrii@preluriiH numrul unitilor arhivistice e8ectiv preluateH semntura persoanei care pred documentele i semntura persoanei care preia documentele. III A Predarea la arhiva unit"ii a documentelor create la compartimente Registrul de eviden" curent :::.".1. 2revederile Legii nr. 1(@111( i ale :nstruciunilor ei de aplicare privind7 predarea la arhiva unitii a documentelor create la compartimente

3,

I1ocumentele se depun la depo'itul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire> pe ba'a de inventar i proces@verbal de predare@primire> ntocmite potrivii aneFelor $ i 3J@ se preci'ea' n art. ) din .e#ea Arhivelor (aionale nr. !7E!))7. 1rocesul*verbal de predare*primire a documentelor %Ane<a ;& se ntocmete n dou eFemplare> ntre repre'entantul compartimentului Lcare n mod normal ar trebui s 8ie persoana desemnat de ctre e8ul compartimentului> responsabil cu arhiva la compartimentM> cel care pred i arhivarul sau responsabilul cu arhiva unitii> n calitate de primitor. ,rocesul@verbal de predare@preluare trebuie sa aib nscris> sus n st n#a 8ilei> denumirea unitii i a compartimentului care a creat documentele. &n cuprinsul procesului@ verbal se va trece perioada n care au 8ost create documentele compartimentului i numrul unitilor arhivistice e8ectiv predate> iar n ncheiere se vor consemna numrul 8ilelor inventarului precum i semntura de predare i cea de preluare a documentelor. Arhivarul sau responsabilul cu arhiva Iveri8ic i preia de la compartimente> pe ba' de inventar> dosarele constituiteJ!@ aceasta 8iind una din principalele obli#aii ale sale> aa cum se preci'ea' n art. +> lit.b din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. I,redarea la arhiva #eneral se 8ace con8orm unei pro#ramri prealabile> stabilit de comun acord ntre cele dou compartimente Lpredtor i primitorMJ> aa cum prevede art. $3 din Instruciunile de aplicare a le#ii @ menionate mai sus. I.a preluare> personalul compartimentului de arhiv veri8ic 8iecare dosar> urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordana ntre coninutul acestora i datele nscrise n inventar. &n ca'ul constatrii unor neconcordanc> ele se aduc la cunotin compartimentului creator> care e8ectuea' corecturile ce se impunJ@ se preci'ea' n art. $4 din aceleai instruciuni. &n ca'ul c nd la predarea documentelor de la compartimente la arhiva unitii> unele dosare> re#istre au 8ost reinute la compartimente> ne8iind ncheiate> 8iindu@le necesare sau nu au 8ost #site la predare> la s8 ritul inventarului se vor meniona numerele lor> dup inventar> consemn ndu@se totodat> numrul unitilor arhivistice e8ectiv preluate. &n continuare> se consemnea' at t n inventar c t i n procesul@verbal data predrii@prelurii> apoi acestea vor 8i semnate de ctre cel care 8ace predarea din partea compartimentului i de ctre cel care preia> ca repre'entant al unitii. 1up semnare> odat cu preluarea documentelor> un eFemplar din procesul@verbal> mpreun cu un eFemplar din inventare> rm n la compartimentul care pred documentele Lntr@un dosar aparteM> iar cellalt eFemplar din procesul@verbal> mpreun cu cele trei eFemplare din inventarele documentelor permanente> respectiv dou eFemplare din inventarele documentelor temporare> vor 8i preluate la arhiva unitii> n #estiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva. Inventarele documentelor permanente de la toate compartimentele> vor 8i ordonate dup schema de or#ani'are a unitii i constituite n volume> pe an sau n volume pe mai muli ani> n raport de numrul 8ilelor. Inventarele documentelor temporare vor 8i> de asemenea> constituite n volume> pe ani> pe termene de pstrare sau n ordinea termenelor de pstrare> pe c nd inventarele pentru toate termenele de pstrare dintr@un an vor 8i incluse ntr@un sin#ur volum. :::.". 2. ;egistrul de eviden curent &/videna tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru+ se precizeaz n art. @ din 7egea 5rhivelor 2aionale nr, <FH<@@F, iar art. E. lit. b din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii
!

Acte normative privind arhivele> editat de Asociaia Arhivitilor I1. ,rodanO CluA@(apoca> :iliala SlaA> <alu> !))7> p.!4. Ln continuareG Acte normativeM.

3-

de documente stabilete pentru personalul compartimentelor de arhiv .arhivar sau responsabil( printre principalele atribuii i pe aceea de a &asigura evidena tuturor documentelor intrate i ieite din depozitul de arhiv, pe baza registrului de eviden curent+ %Ane<a 0& Aceleai prevederi se re#sesc i n art. $+ din Instruciunile de aplicare a .e#ii nr. !7E!))7> cu urmtoarea completareG >>n ca'ul n care compartimentul de arhiv pstrea' i alte 8onduri arhivistice> n re#istrul de eviden curent se deschide c te o partid pentru 8iecare 8ondJ! ,rin urmare> registrul de eviden curent este un instrument de ba' al arhivei unei uniti> n care sunt nre#istrate inventarele 8ondului sau 8ondurilor create i deinute i implicit numrul unitilor arhivistice dintr@un 8ond precum i micarea acestora n decursul anilor Lpredate Arhivelor (aionale @ cele permanente> eliminare prin selecionare> predate altor unitiM. Acest re#istru are dou pri sau capitoleH I,reluriO i IIeiriO. .a I,reluriJ se trec> n ordinea prelurii de la compartimente> toate inventarele unitilor arhivistice preluate. :iecare inventar se trece n re#istru separat> sub un alt numr de ordine. Ast8el> dac un compartiment va preda cinci cate#orii de inventare n care sunt cuprinse documente cu termene deG + ani> !; ani> $; de ani> +; de ani i permanente> 8iecare cate#orie de inventar va 8i trecut n re#istru sub un numr curent distinct. &n prima parte> la I,reluriO se trec urmtoarele dateG numrul curent sau numrul de ordine al inventarului Lse d n ordinea prelurii de la compartimenteMH data prelurii documentelor din inventarul respectivH denumirea compartimentului de la care provin inventareleH denumirea inventarului> rubric destinat nscrierii> n 8orm prescurtat> a 8elului inventarului> adicG inventar permanent> inventar pe +; de ani> inventar pe !; aniH datele eFtreme ale documentelor cuprinse n inventar Ldata primului i ultimului document din inventarMH totalul unitilor arhivistice din inventarul respectivH totalul unitilor arhivistice din inventarul respectiv> primite e8ectiv n arhiva unitii Lse consemnea' cu creionulMH numrul unitilor arhivistice lsate la compartiment i predate ulterior Lse consemnea' cu creionul> c nd este ca'ul> p n la depunerea la arhiv a tuturor u.a. din inventar> moment n care nre#istrarea se va 8ace cu cerneal> piF MH totalul unitilor arhivistice eFistente e8ectiv n toate inventarele Lse consemnea' cu creionul c nd este ca'ulM. &n partea a doua> la IIeiriJ> pentru 8iecare inventar se completea' urmtoarele dateG data ieirii documentelor din evidenH denumirea unitii ctre care s@a 8cut predarea LArhivele (aionale> uniti de colectare a h rtieiMH denumirea actului de predare Lcon8irmarea Arhivelor (aionale sau direciei Audeene respective pentru selecionare> procesul@verbal de predare@preluareMH numrul de nre#istrare i data actului pe ba'a cruia au 8ost scoase documentele din evidenH totalul unitilor arhivistice ieiteH totalul #eneral al unitilor arhivistice rmase n arhiv. :::.". 3. Scoaterea documentelor din evidena arhivei
!

Acte normative> p.!4

31

IScoaterea documentelor din evidena arhivei se 8ace numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu avi'ul Arhivelor (aionale sau al direciilor Audeene ale Arhivelor (aionale> dup ca'> n 8uncie de creatorii la nivel central sau local> n urma selecionrii> trans8erului n alt depo'it de arhiv sau ca urmare a distru#erii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment eFterior imprevi'ibil i de nenlturatJ se preci'ea' n ultimul alin. al art. ) din .e#ea !7E!))7> modi8icat i completat. Aceleai prevederi se re#sesc i n art. $% din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente. Art. $9 din aceste instruciuni stabilete actele pe ba'a crora unitile arhivistice a8late ntr@una din cele trei situaii consemnate n art. ) din le#e> pot 8i scoase de8initiv din arhiva unitii> preci' nd cG I1osarele sunt scoase din evidena arhivei pe ba'a unuia din urmtoarele acte dup ca'G proces@verbal de selecionareH proces@verbal de predare@preluareH proces@verbal de constatare a deteriorrii complete a documentelor sau a lipsei acestora. 1ocumentele deteriorate vor 8i scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selecionare> aprobat de conducerea unitii creatoare sau deintoare i con8irmat de Arhivele (aionaleJ! 2rocesul#ver3al de selecionare @ Ane<a -9 se ntocmete de ctre comisia de selecionare dup eFpirarea termenelor de pstrare a documentelor. 3l este nsoit de un eFemplar din inventarele documentelor propuse pentru selecionare i un eFemplar din inventarele sau inventarul documentelor permanente din anii pentru care s@a 8cut selecionarea documentelor. ,rocesul@verbal de predare@preluare LaneFa nr. 7 din Instruciunile de aplicare a .e#ii nr. !7E!))7M se ntocmete cu prileAul trans8erului documentelor ctre alt unitate. Ca urmare a distru#erii unor documente provocat de evenimente neprev'ute> comisia de selecionare> dup cercetarea ca'ului la 8aa locului> ntocmete un proces@verbal de constatare a deteriorrii documentelor a8late n situaia de a nu mai putea 8i restaurate. .a 8el se procedea' i c nd se constat lipsa documentelor. &n toate cele trei ca'uri> procesul@ verbal se ntocmete n trei eFemplare i se aprob de ctre conducerea unitii. /n eFemplar se trimite> cu adres nsoitoare> la Arhivele (aionale sau la Serviciul Audeean respectiv> pentru con8irmare> un eFemplar rm ne la compartimentul care rspunde de arhiv i un eFemplar la arhiva unitii. Abia dup obinerea con8irmrii scrise a Arhivelor (aionale sau a Serviciului Audeean respectiv> documentele se scot din evidena arhivei> prin operarea n re#istrul de eviden curent> de ctre arhivarul sau responsabilul cu arhiva unitii.
1enumirea unitii 1enumirea compartimentului R17IS*RU, '1 IN*RAR1:I1DIR1 I(-R6RI I35IRI Ane<a -

Acte normative> p !)

!4

a b .una Anul CCCCCCCC1ata nre#istrrii b <iua (r. 1ata emitent(r. i data documentului dat de (umrul 8ilelor documentului (r. aneFelor 3mitentul c

(r. de nre#istrare

(r. crt. c

1enumirea unitii Adresa d e 8 # Cuprinsul documentului

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC!M CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC$M

1ata primirii documentului Anul CCCCCCCCCCC

.una

<iua

3OR'1ROU de reparti'are a documentelor la compartimente pentru re'olvare

!1
h i i A T Ane<a 8 l m

Compartimentul cruia i s@a reparti'at documentul .una <iua 2odul re'olvrii 1estinatarul (r. de nre#istrare al documentului la care se coneFea' Anul CCCCCCCC1ata eFpedierii

(r. de nre#istrare al documentului Lde intrareM

Ane<a @

Semntura de primire a documentului

Indicativul dosarului dup nomenclator

Aprob> ,reedintele Consiliului de Administraie L1irectorM

Se con8irm> 1irectorul Arhivelor (aionale L1irectorul Serviciului Nudeean CCCCC al Arhivelor (aionaleM

NOM1NC,A*OR AREIFIS*IC aprobat din "rdinul L1eci'iaM nr. CCCCCCCC din CCCCCCCCCCCCCCCC 1enumirea dosarului LConinutul pe scurt al problemelor la care se re8erM A. Serviciul !...................................................... Secretariat $...................................................... 3...................................................... 4...................................................... +..................................................... B. Serviciul !...................................................... Administrativ $...................................................... 3...................................................... 4...................................................... +...................................................... Serviciile

1irecia !. 1irecia Secretariat i Administrativ

-ermenul de pstrare ,ermanent ,ermanent !; ani + ani 3 ani ,ermanent ,ermanent !; ani + ani 3 ani

"bs.

1enumirea unitii 1enumirea compartimentului

Ane<a B

Propuneri (n vederea (ntocmirii Nomenclatorului arhivistic (r. crt. Cuprinsul pe scurt al unitilor arhivisticeLdosare> re#istre> condici> cartoteciM -ermenul de pstrare

"bservaii

5e8ul compartimentului>

Responsabilul cu arhiva la compartiment

(otG In tabel vor 8i trecute mai nt i dosarele> apoi documentele preconstituite Lre#istre> condici> cartoteciM. Cuprinsul 8iecrei uniti arhivistice va 8i redat scurt> clar i concis> 8r prescurtri i evit nd 8ormulrile #enerale i echivoce. ,ropunerile vor trebui s cuprind i in8ormaiile secrete> ca i lista cu ba'ele de date computeri'ate.

!2

1enumirea unitii Compartimentul Adresa (r CCCCCCCC din CCCCCCCCCCCCCCCCC Ctre Serviciul Nudeean al Arhivelor (aionale

Ane<a A

&n con8ormitate cu prevederile art. 9 din .e#ea Arhivelor (aionale nr. !7E!))7> v trimitem alturat> n dou eFemplare> pentru con8irmare> (omenclatorul arhivistic al unitii noastre. 0 ru#m> ca dup con8irmarea acestui instrument de lucru> un eFemplar s ne 8ie restituit pentru a@l aplica la re#istratur i la compartimente> pentru constituirea arhivei curente> ca i la selecionarea documentelor. 1irector> 5e8ul compartimentului>

CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC!M 1enumirea creatorului de documente CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC$M 1enumirea compartimentului

Ane<a .

1"SAR nr. CCCCCCCCCC E CCCCCCCCCCCCCCCCC3M LSe menionea' indicativul dosarului din nomenclator i anul crerii documentelorM re8eritor la CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC 1ata nceperii CCCCCCCCCCCCCCCC 0olumul CCCCCCCCCCCCCC Inventariat sub nr. CCCCCCCCC 1ata ncheierii CCCCCCCCCCCCCCC (r. 8ilelor CCCCCCCCCCCCCCCCCCC -ermenul de pstrare CCCCCC ani

!3

1enumirea creatorului 1enumirea compartimentului

Ane<a C

INF1N*AR P1 ANU, GGGGGGGGG pentru documentele care se pstrea' CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC permanent sau temporar

(r. crt. ! !

Indicativul u.a. dup nomenclator $ I1$+

Cuprinsul pe scurt al dosarului> re#istrului

1atele eFtreme

(r. "bs. 8ilelor + !;+ 7

3 4 ,lanul anual de 3!.!@3!.!$ venituri i cheltuieli

,re'entul inventar 8ormat din CCC 8ile> conine CCCC dosare> re#istre> condici> cartoteci. (umerele CCCCCCCCCC au 8ost lsate la CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC> ne8iind ncheiate. .a preluare au lipsit dosarele de la nr. CCCCCCCCCCCCCCCCC. Ast'i> CCCCCCCCCCCCCCC> s@au preluat CCCCCCCCCCCCC u.a. Am predat> Am preluat>

1enumirea unitii Compartimentul PROC1S:F1R3A, de predare:primire a documentelor

Ane<a ;

Ast'i> CCCCCCCsubsemnaiiCCCCCCCCCCCCCCCCdele#ai ai compartimentului CCi arhivarul unitii Lresponsabilul cu arhivaM CCCCCCC am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada CCCCde ctre compartimentul menionat>n cantitate de CCCCCCdosare> re#istre> condici. ,redarea@primirea s@a 8cut pe ba'a inventarelor aneFate> cuprin' nd CCCCpa#ini dactilo#ra8iate> con8orm dispo'iiilor le#ale. Am predat> Am preluat>

Ane<a 0

!!

R17IS*RU, '1 1FI'1N4H CUR1N*H A IN*RHRI,OR:I1DIRI,OR UNI*H4I,OR AREIFIS*IC1

,reluri LIntrriM (r. crt. ! 1ata intrrii $ 1enumirea compartiment 3 1enumirea inventar 4 1atele eFtreme ale documentelor + (r. u.a. dup inventar 7 (r. u.a. primite e8ectiv % (r.u.a. rmase la compartime nt i depuse ulterior 9 -otalul u.a. eFistente e8ectiv pe an dup toate inventarele )

1ata ieirii !;

/nde s@au predat documentele !!

Ieiri 1enumirea actului de predare. nr. i dat !$

-otalul u.a. ieite !3

Ane<a -9 Se aprob L conducerea M Ldenumirea creatoruluiM LsediulM ,R"C3S@03RBA. 13 S3.3C=I"(AR3 (r. _......... Comisia de selecionare> numit prin "rdinul nr. _... din _......> selecion nd n edinele din _..... documentele din anii`M _............... avi'ea' ca dosarele din inventarele aneFate s 8ie nlturate ca ne8olositoare> eFpir ndu@le termenele de pstrare prev'ute n nomenclatorul unitii. ,reedinte 2embri ________... `M Anii eFtremi. Secretar _______

!"

!. $. 3. 4.

*este# 2otivai necesitatea ntocmirii nomenclatorului arhivistic. ,re'entai etapele premergtoare formrii dosarului. 1e8inii noiunea de inventariere. 3Fplicai termenul de registru de eviden curent.

CAPI*O,U, IF 'OCUM1N*1,1 *1ENIC1 DI '1 5NR17IS*RAR1 *1ENICH


5uvinte cheieG documente tehnice i de nre#istrare tehnic> documente mecano#ra8ice> documente audio@video> documente in8ormatice> documente pe micro8ilm> documente cinemato#ra8ice Obiectivele capitolului IF# "rdonarea i inventarierea documentelor tehnice i de nre#istrare a8late incidental n 8ondurile i coleciile administrativeH "rdonarea i inventarierea 8ondurilor i coleciilor de arhiv tehnicH "rdonarea i inventarierea documentelor de nre#istrare tehnicH Selecionarea documentelor tehnice i de nre#istrare

!(

IF - No"iuni introductive Categorii principale A2rin documente tehnice i de $nregistrare tehnic > n con8ormitate cu .e#ea Arhivelor (aionale> se nele#eG totalitatea actelor purttoare de in8ormaie tehnic sau produse ale aciunii de nre#istrare tehnic pe supori ma#netici> 8otosensibili sau din h rtie tratat specialJ. 1etalii n le#tur cu ordonarea> inventarierea> selecionarea i valori8icarea documentelor tehnice i de nre#istrare tehnic sunt prev'ute n Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente Lart. 4)@9;M. I&n cadrul arhivelor tehnice se distin#> mai 8recvent> dou cate#oriiG arhivele tiin"i$ice i cele inginereti Lde eF. cercetare@de'voltareM indi8erent de domeniul de cercetare i de aplicaieJ. Documentele tehnice sunt constituite dinG proiecte> plane> schie> planuri> hri> msurtori de laborator. *ama de documente tehnice varia' de la o unitate la alta> dup coninut i 8orm. 2aAoritatea documentelor tehnice sunt create de institute de cercetare i proiectare cu pro8il de ramur> n cele speciali'ate pe #enuri de lucrri @ ener#etice> ci 8erate> telecomunicaii> industrie chimic> i n uniti de proiectare> centre> sectoare> ateliere> servicii sau birouri de cercetare i proiectare din cadrul ministerelor> unitilor industriale> administrative. " cate#orie de documente tehnice mai des nt lnit o constituie proiectele * lucrri tehnice ntocmite pe ba'a unei teme date i care cuprinde un ntre# compleF de documente. Arhivele de $nregistrare sunt 8ormate dinG arhive #eode'ice i #eo8i'ice Lde eF. documentele carto#ra8ice> #eolo#ice> seismolo#iceMH audio@video Lde eF. cinemato#ra8ice> 8oto#ra8iceMH in8ormatice Lindi8erent de domeniul de aplicaieMH de laborator Ln #eneral 8i'ico@chimice i biolo#iceM. 3le sunt produse ca urmare a aciunii de nre#istrare tehnic pe supori magnetici Lben'i> dischete> C1@uri> 101@uriM> 8otosensibili Ldiscuri opticeM. Arhivele din domeniul geologic i cartogra$ic se #rupea' n compleFe dup teritorii, formele lucrrilor pe teren i dup scri. In arhivele unor instituii mai nt lnim i alte cate#orii de compleFe de documente cu caracter tehnic> ca cele asupra observaiilor meteorolo#ice> hidrolo#ice. 1ocumentele tehnice i de nre#istrare tehnic pot s apar 8ie i'olat> 8ie mpreun cu altele Ladic ca o pies din #rupaAM> sau mai multe la un loc> pe aceeai tem Lparte scris i parte desenatM> ca o unitate arhivistic. .uarea n eviden a acestor cate#orii de documente Lnre#istrareaM> este re#lementat de Instruciunile de aplicare a .e#ii !7E!))7> care la art. +!@+$ preci'ea' cG I1ocumentele tehnice i de nre#istrare> indi8erent de natura in8ormaiilor> a suportului sau a scrisului> se nre#istrea' la intrarea> crearea sau ieirea lor> dup ca'. &nre#istrarea se poate 8ace 8ie pe ba' de re#istru de intrare@ieire> 8ie pe calculator> ntr@un 8iier special> 8ie prin alte miAloace moderne de nre#istrare> ntr@o re#istratur #eneral> ori pe compartimente> cu condiia asi#urrii re#sirii rapide a documentelor n circulaia lor de la intrareEcreare la ieireEarhivare. IF 8 Ordonarea i inventarierea documentelor tehnice i de (nregistrare a$late incidental (n $ondurile i colec"iile administrative I1ocumentele tehnice i de nre#istrare pot aprea incidental n interiorul unui 8ond clasic sau pot constitui 8onduri i colecii inte#rale. 1ocumentele tehnice i de nre#istrare incidentale pot aprea 8ie ca ilustraii cuprinse n teFt> 8ie ca aneFe> 8ie ca uniti arhivistice de sine stttoare. !,

C nd documentele sunt n teFt> ca ilustraii sau ca aneF> ele se vor ordona> inventaria> eventual seleciona> mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. &n ca'ul n care documentele tehnice i de nre#istrare 8ormea' o unitate sau mai multe uniti arhivistice incidentale> ele se vor constitui n parte structural separat> ordonate pe ba'a criteriului cronolo#ic sau a criteriului tematic Li n cadrul lui> cronolo#icM.!O C nd documentele tehnice i de nre#istrare 8ormea' uniti arhivistice separate i au supori 8otosensibili sau ma#netici> este pre8erabil s 8ie ordonate> inventariate la s8 ritul 8ondului i pstrate> n 8uncie de necesiti. In ca'ul prilor structurale conin nd n maAoritate documente tehnice i de nre#istrare> ordonarea i inventarierea se va 8ace> Ldac aceste operaiuni nu s@au reali'at p n acumM> potrivit normelor re8eritoare la 8ondurile i coleciile 8ormate inte#ral din documente tehnice i de nre#istrare. IF @ Ordonarea i inventarierea $ondurilor i colec"iilor de arhiv tehnic I1ei n mod teoretic documentele tehnice i de nre#istrare nu 8ormea' sin#ure 8ondul arhivistic al instituiei creatoare> ci numai o structur a acestuia> n mod practic ele se or#ani'ea' separat. 2otivele acestei separaii sunt determinate de natura suportului i deci a conservrii> c t i de re#imul de consultare i de valori8icareJ. "rdonarea documentelor tehnice i de nre#istrare se 8ace con8orm structurii or#ani'atorice a creatorului de 8ond> dup natura suportului i n cadrul acesteia> pe ba'a criteriilorG cronolo#ic> 'ona #eo#ra8ic sau #rad #eo#ra8ic> cate#orie de document> al8abetic> tematic> 8orm> 8ormat> scar> 8a' de proiect> alte criterii. Criteriile de ordonare se pot combina n 8uncie de natura in8ormaiei> solicitarea vite'ei de acces> conservarea documentelor. Ast8el> documentele de cercetare teoretic se ordonea' cronolo#ic @ dup data lansrii temei de cercetare @ i n cadrul cronolo#iei> al8abetic sau tematic> ori tematic i n interiorul tematicii> cronolo#ic iEsau al8abetic. 'ocumentele de proiectare:de=voltare se ordonea' cronolo#ic> dup 8orm @ n parte scris i parte desenat> eventual nre#istrrile eFperimentale @ iar partea desenat> mai ales dup 8ormat> scar. Spre eFempli8icareG un proiect se ordonea' mai nt i la anul la care s@a dat teme de cercetare@proiectareH n cadrul temei LtitluluiM pe 8a'e de proiectareH n cadrul 8a'ei> pe parte scris i parte desenat. 1ocumentele din partea desenat pot 8i> la r ndul lor> ordonate n cadrul structurii pe 8ormatele suportului> 8ie n ordinea lo#ic @ plan de ansamblu L#eneralM> planuri de pro8ile> detalii Lde la #eneral la particularM. :ondurile i coleciile carto#ra8ice> #eo#ra8ice> #eolo#ice> #eode'ice> mbuntiri 8unciare i alte asemenea 8onduri i colecii 8ormate din nre#istrri diverse pe supori carto#ra8ici> se ordonea' pe #rad #eo#ra8ic Lsau 'on #eo#ra8icM> n cadrul acestuia LacesteiaM pe planuri LhriM de ansamblu i detalii> i dup ca'> cronolo#ic. Succesiunea criteriilor de ordonare se stabilete de ctre creatori ntr@un sistem lo#ic> meninut consecvent n ntrea#a prelucrare a 8ondului. 3a se menionea' 8ie ntr@un plan metodic de lucru @ n cadrul 8ondurilor nchise> a8late la diveri deintori> 8ie n re#ulamentul de 8uncionare a arhivei> n cadrul 8ondurilor deschise a8late la creatori. Aciunea de ordonare propriu@'is const n ae'area unitilor arhivistice pe ra8turi sau n alt mobilier speci8ic> n ordinea prestabilit n planurile metodice de lucru sau re#ulamentul menionat. " dat terminat ordonarea sau concomitent cu ordonarea unitilor arhivistice> se trece la inventarierea i cotarea documentelor. :iecare unitate Ltotalitatea documentelor constituite ntr@un dosar> o rol ori nre#istrate pe o band sau un disc ma#neticEoptic> pstrate ntr@o mapEsul> 8iind @ le#ate prin coninutEtem unele de celelalteM primete o cot> repre'entat prin numrul curent de inventarJ.
!

Acte normative> p. $4@$7.

!-

Inventarierea documentelor din 8ondurile i coleciile de arhiv tehnic se reali'ea' prin 8iarea 8iecrei uniti arhivistice. Inventarul va avea urmtoarele elementeG numrul curent Lcota u.a.MH cota veche a documentuluiH autorul Lautorii> eventual coordonatorul i autoriiMH tema de @ cercetare@proiectare Ltitlul proiectuluiMH 8a'aH anii eFtremiH nr> 8ilelor scriseH H nr. 8ilelor desenateH cota de coresponden a prii desenate Lse completea' numai n ca'ul n care desenele au 8ost ordonate pe 8ormateM i observaii >ane/a nr. 1%. Cota de arhiv la partea desenat se scrie> totodat> pe versoul 8ilei document. ,entru planurile din 8ondurile i coleciile carto#ra8ice> #eolo#ice> #eode'ice> mbuntiri 8unciare inventarul va cuprindeH numrul de inventarH denumirea planului de ansambluH numrul total al planurilor de detaliu i parialeG data ntocmiriiG anulH lunaH 'iuaH autorulH scaraH dimensiuneaH materialulH tehnica de eFecuieH bene8iciarulH observaii >ane/a nr. 2%. 4rile i atlasele vor 8i inventariate n ordinea prelurii lor. Inventarul coleciei de hri i atlase va avea urmtoarea rubricaturG nr. de inventarH autorulH denumirea hrii sau a atlasuluiH scaraH locul ntocmirii LtipririiMH data ntocmirii sau tipririiH dimensiunileH provenienaH observaii >ane/a nr. 3%. IF B Ordonarea i inventarierea documentelor de (nregistrare tehnic Av nd n vedere suporii i miAloacele tehnice de nre#istrare a in8ormaiei> documentele de nre#istrare tehnic sunt de patru 8eluriG documente mecano#ra8ice> documente audio@video> documente 8oto@cinemato#ra8ice documente in8ormatice. 'ocumentele mecanogra$ice sunt produsul nre#istrrii mecanice a variaiilor cantitative a unor 8enomene 8i'ice> chimice> sau bio#ra8ice. n #eneral> ele se reali'ea' pe supori de h rtie special preconstituit LeF. h rtie milimetricM. "rdonarea lor se 8ace cronolo#ic> al8abetic pe subieci Lstaii> posturi> subieci n urmrireM i n cadrul acestora iari cronolo#ic. 1e eFemplu> nre#istrrile seismo#ra8ice reali'ate pe seismo#ra8e se ordonea' anual pe posturi sau staii> 8iecare u.a> conin nd cele 37+ de nre#istrri la $4 de ore ale postului sau staiei respective. Inventarierea lor se 8ace pe 8ormularul aneF nr. !. 'ocumentele audio:video sunt nre#istrri ma#netice sonore i vi'uale ale unor 8enomene tiini8ice sau sociale. 1up scopul reali'rii lor> se distin# trei tipuri de documente audio@videoH documente audio@video de nlocuire a unor cate#orii de documente tradiionale Lprocese@verbale> rapoarte> note de convorbiriMH documente audio@ video provocate pentru documentare istoric Laa numitele Zarhive orale[> Z8onotec de aur[> Z8ilmotec de aur[ eleMH n s8 rit> documentele audio@video de producie curent mass@media. :iecare tip are sistemul su de constituire i de ordonare@inventariere. Ast8el> documentele audio@video de nlocuire> ncadr ndu@se n cate#oria incidentalelor> se ordonea' cronolo#ic> pe structurile creatorului i se inventaria' pe 8ormularul aneF nr. !. 1ocumentele audio@video provocate sunt produse memoriale> reali'ate con8orm unui pro#ram stabilit n ba'a unui plan tematic de interviu. n consecin ele se constituie n colecii tematice i se ordonea' al8abetic> pe intervievai. /nitatea arhivistic este rola sau caseta. Inventarierea acestor documente se 8ace potrivit modelului de inventar din ane/a nr. ! a acestui capitol. " meniune speci8icG planul tematic de interviu se pstrea' n 8orma ori#inal n dosarul coleciei> dar coninutul su trebuie s 8ie eFpus n introducerea la inventar pentru clari8icarea cercettorului.

!1

%ocumentele audio*video de producie mass*media se ordonea' mai nt i pe cele trei pri structurale tradiionaleH documente mu'icale> documente vorbite i documente mu'icale i scenice de 8ond. In cadrul acestora se or#ani'ea' structuri separate pe cate#orii de suporiH 8ilmotec> bandotec> videotec> discotec. -otodat> n 8iecare structur> se apelea' la ordonarea al8abetic Lpe creatoriM sau cronolo#ic Ln ca'ul emisiunilor de tiriM. Inventarierea se 8ace unitate cu unitate arhivistic Lcare echivalea' n acest domeniu cu unitatea de pstrareM prin evidenierea> n ordinea nre#istrrii> a autorului Lsau redactoruluiM> coninutului in8ormaiei Lsubiectul emisiuniiM> #enericul minim Lre#ie> ima#ine> maestru de sunet> c nd e ca'ul> principalii interpreiM> suport> timp de derulare la vite'a F> observaii @ ane/a nr. ". 'ocumentele $oto:cinematogra$ice sunt nre#istrri vi'uale pe supori 8otosensibili ale unor 8enomene 8i'ice> chimice> biolo#ice sau sociale diverse. 3le pot aprea sub 8orm deG 8oto#ra8ii> micro8ilme> 8ilme. 'ocumentele $otogra$ice se ordonea' 8ie la 8ondul sau colecia respectiv> constituite n uniti arhivistice> 8ie n colecia de documente 8oto#ra8ice> urm nd ca ia inventarele 8ondurilor A coleciilor de unde provin s se aneFe'e lista cotelor unitilor arhivistice inventariate n cadrul coleciei. 1ocumentele 8oto#ra8ice se iau n eviden n ordinea prelurii lor con8orm inventarului model ane/a nr. ( a acestui capitol. 'ocumentele pe micro$ilm se constituie n role care la r ndul lor se or#ani'ea' n colecii> teme pentru care se ntocmesc instrumente de eviden. Rolele se numerotea' cu ci8re arabe> ncep nd cu numrul !> n cadrul 8iecrei colecii> n ordinea intrrii n depo'it. &n cuprinsul 8iecrei role se numerotea' cadrele> tot cu ci8re arabe> ncep nd cu numrul !. -oate rolele se nre#istrea' n re#istrul micro8ilmelor> n ordinea intrrii lor. Acest re#istru arc urmtoarea rubricaturG nr. crt.H numrul i dala nre#istrrii actului nsoitorH deintorul documentelor micro8ilmate Linstituia> localitatea> araMH denumirea 8ondului micro8ilmatH numrul de ordine al coleciei de micro8ilmeH elemente de identi8icare Lprincipalele elemente de cot ale documentelor din arhiva deintoareMH caracteristici tehnice Lpelicul po'itiv> pelicul ne#ativ> Ferocopii etcMH nr. cadrelorH nr. de ordine al rolei n cadrul colecieiH observaii. Cota se nscrie pe pelicul at t la nceputul c t i la s8 ritul acesteia. Inventarierea micro8ilmelor se 8ace con8orm modelului din ane/a nr. , a acestui capitol> iar 8ia rolei con8orm ane/ei nr. ,A. ,entru a nu de#rada ori#inalele> n scopul cercetrii> acestea se nlocuiesc cu copii po'itive sau o a doua copie ma#netic. 1ocumentele nre#istrate prin tehnica micro8ilmrii se reali'ea' n scop de asi#urare n ca' de situaii deosebite> c t i pentru transmitere la distan. 3le ocup spaiu puin> dar cu mare densitate de in8ormaie. 1e obicei se reali'ea' dup 8onduri de arhiv tradiional> sau dup surse biblioteconomice. "rdonarea i inventarierea lor se 8ace potrivit prevederilor de mai sus. n inventarele 8ondurilor i coleciilor micro8ilmate> n dreptul 8iecrei po'iii de inventar> la rubrica Z"bservaii[ se completea' numrul robi de micro8ilm. Documentele cinematografice se ordonea' n colecii> potrivit tematicii i provenienei lor> n acest sens avem colecii de 8ilme artistice> documentare> animaie> actualiti> respectiv 8ilme strine cu aceleai tematici. n ultimul ca'> c nd numrul de piese este mare> se poate adopta ori structura coleciei de 8ilme strine pe ri> 8ie s 8orme'e colecii pe ri. n cadrul coleciilor> 8ilmele se ordonea' cronolo#ic> dup anul de producie. Inventarierea se 8ace unitate cu unitate Lactul cinemato#ra8icM prin speci8icarea urmtoarelor dateG nr. cri. Lnumrul u.a.MH anul producieiH #eneric Lscenariu> re#ie> montaA> mu'ic> productor i c nd e ca'ul> principalii interprei sau comentariulMH casa de producieH titlul 8ilmului i subiectul pe scurtH suportH 8ormatH durata >ane/a nr.-%. "4

Documentele informatice pot 8i constituite din date numerice> teFte> #ra8ice> ima#ini statice sau animate> nre#istrri sonore> n #enere> orice alctuire sau reproducere prin miAloace automate a unor date> 8apte> lucruri> eFpresii> situaii> materiali'ate sub 8orm electronic> pentru a permite citirea i prelucrarea automat de ctre cei interesai. Indi8erent de nivelul de de'voltare a echipamentelor electronice> a tehnolo#iei in8ormaionale i a suporturilor de nre#istrare> ordonarea documentelor in8ormatice se 8ace cronolo#ic> pe uniti arhivistice Lband. discM> dup intrarea n cadrul structurii in8ormatice constituite L8iier de date> ba' de dale> banc de dateM i se inventaria' unitate cu unitate n complete de sisteme in8ormaticeO >ane/a nr. 1%. Unit"ile arhivistice constituite la compartimentele de lucru Lservicii> birouri> laboratoareM se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic> pentru care au 8ost ntocmite> a 8ost ncheiat. ,redarea se 8ace pe ba' de proces@verbal LaneFa nr. 3 din .e#ea nr. !7E!))7M i inventare LaneFa nr. $ din .e#ea nr. !7E!))7M. Intrrile> ca i ieirile din #estiunea arhivei> se consemnea' n re#istrul de eviden curent> ntocmit con8orm modelului prev'ut n aneFa nr. 4 din Instruciunile de aplicare a .e#ii !7E!))7. I.ucrtorii de arhiv au rspundere civil i penal pentru documentele pe care le au n #estiuneO. IF A Selec"ionarea documentelor tehnice i de (nregistrare Cantitatea mare de asemenea documente creea' probleme mai ales le#ate de spaiile de depo'itare. 2ulte din documentele tehnice i de nre#istrare au doar valoare practic> care se pierde dup un numr de ani> de aceea se impune veri8icarea cu mare atenie a 8iecrei uniti arhivistice pentru stabilirea celor de interes permanent> ca i a celor lipsite de valoare> cu termenul de pstrare eFpirat> pentru selecionarea lor. 3le pot 8i selecionate numai cu respectarea prevederilor art. !! din .e#ea !7E!))7> i a art. $)@3+ din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente> la mplinirea termenelor de pstrare prev'ute n nomenclatorul unitii. ,entru aceste cate#orii de documente> termenele de pstrare trebuie s 8ie n concordan cu prevederile le#ale privind #arantarea produsului pe toat durata eFistenei i 8uncionrii sale. ,entru descon#estionarea spaiilor de arhiv se poate recur#e i la selecionarea din interiorul proiectelor a anumitor cate#orii de documente cu caracter economico@tehnic. Ast8el> spre eFemplu> dintre documentele care alctuiesc proiectul> trebuie neaprat ca memoriul #eneral> devi'ul #eneral> planul de ansamblu al respectivei investiii> planurile de situaie> re'isten> instalaii s 8ie pstrate permanent sau s aib un termen de pstrare mult mai lun# dec t alte cate#orii de documente cum suntG memoriile pe specialiti> devi'ele pariale pe obiective> anali'ele de preuri> notele de calcul tehnico@economice. 1escon#estionarea depo'itelor s@ar putea reali'a i prin micro8ilmarea documentelor sau reproducerea lor pe ali supori> prin miAloace moderne. I1up aprobarea lucrrii de selecionare de ctre Arhivele (aionale respective> n inventare> la rubrica I"bservaiiJ se va menionaG ISelecionat con8orm aprobrii Arhivelor (aionale cu nrJH totodat> n re#istrul de eviden curent se va nscrie ieirea unitilor arhivistice i cantitatea de arhiv selecionat.

1enumirea autorului sau deintorului

A +BA 1

INF1N*AR al 8ondului LcolecieiM de documente tehnice CCCCCCCCCCCCCCCCCC

"1

Cota veche a documentul ui !

Autorul $

-ema LtitlulM studiului i proiectului 3

:a'a 4

Anii eFtremi +

(r. 8ile scrise 7

(r. 8ile desenat e %

Cota de coresponden a documentelor desenate 9

(r. crt.

"bs.

;. (umrul curent repre'int cota de arhivH !. Cota la creatorH $. Se completea' n 8uncie de autor LautoriM menion ndu@se coordonatorul Lautorul principalM de proiect precum i autorii. 1ac numrul acestuia este peste trei> se menionea' Ii colectivulOH 3. Se speci8ic tema Lsau titlulM proiectului n ntre#ul su indi8erent de lun#imea teFtuluiH 4. Se completea' 8a'a de proiectG +. Anii eFtremi se stabilesc de la data lansrii temei La comen'iiM de cercetare@proiectare p n la ncheierea 8a'ei corespun' nd u.a.H 7. Se completea' obinuit potrivit prevederilor normelorH %. Se menionea' totalul 8ilelor desenate> eventual> atunci c nd sunt pstrate separat pe 8ormate> nr. de piese pe 8ormateH 9. Se completea' numai c nd piesele desenate sunt pstrate separat> pe 8ormate. Cota desenelor repre'int numrul 8ormatului> plus numrul n cadrul 8ormatului a pieselor din proiectul respectivH ). .a I"bservaiiO se trec eventualele selecionri> cota rolei de micro8ilm.

1enumirea autorului sau deintorului INF1N*AR al coleciei de planuri Anul> luna> 'iua1ata ntocmirii (r. total al planurilor detaliate i pariale

A +BA 2

1enumirea planului de ansamblu

(r. de inv.

Autor ul

Scara

1imen siunea

2aterialul

-ehnica de eFecuie

Bene8icia rul

"BS.

! ;

"2

IM (umrul de inventar se va da unitilor arhivistice> ncep nd cu numrul ! n continuare> n ordinea intrrii lor. (umrul de inventar se nscrie n planurile de ansamblu pstrate sub 8orm de sul pe verso> n colul din dreapta sus> iar pe cele pstrate des8urat> pe verso> n colul din dreapta AosH 3M n rubrica a treia se va nscrie> cu ci8re romane> numrul total al planurilor de detaliu i pariale> urm nd ca pe acestea s se nscrie numrul de inventar al planului de ansamblu i ci8ra roman corespun'toare> n ordine cresc nd LeF. !E!> lEII> lEIIIMH 7M n ca'ul c nd scara este ntocmit n alt sistem de msur dec t cel metric> se va indica sistemul dat> urmat n parante'e> dac este posibil> de transpunerea n sistemul metricH )M n rubrica a noua se va trece tehnica de eFecuie @ ne#ru sau colorH IIM .a rubrica I"bservaiiO se va meniona> c nd este ca'ul> numrul eFemplarelor. 1ac elementele scrise ale planului sunt ntr@o limb strin> n rubricile a doua> a cincia i a 'ecea se vor indicaG denumirea planului> a autorului i respectiv a bene8iciarului> urmate n parante'e> de denumirea n 8orm ori#inal.

1enumirea autorului sau deintorului INF1N*AR al coleciei de hri

A +BA 3

(r. de inv.

Autoru l

1enumirea hrii sau a atlasului 3

Scara

.ocul ntocmirii LtipririiM

1ata ntocmirii sau tipririi

1imensiunea

,roveniena

obs

!M (umrul de inventar se va da ncep nd cu numrul ! n continuare> n ordinea intrrii hrilor i atlaselorH $@7M Rubricile $> 3> 4> + i 7 se completea' dup elementele scrise ale hrii sau atlasului. C nd unul sau mai multe din aceste elemente lipsesc> ele se identi8ic i se indic ntre parante'e un#hiulare. ,entru atlas n rubrica nr. 3 se menionea' numrul hrilor pe care le cuprinde. 1ac elementele scrise sunt ntr@o limb strin> acestea vor 8i date n limba rom n i ntre parante'e n 8orma ori#inal. n ca' c harta a aparinut unei personaliti de seam a vieii politice sau tiini8ice> a 8ost utili'at cu oca'ia unor evenimente importante sau poart nsemnri> acest lucru se va meniona n rubrica I"bservaiiO. A +BA ! INF1N*AR al coleciei de documente audio@video CCCCCCCCCCCCCC LcotaM(r. crt.

Redactor "perator

Subiectul

Coninutul pe scurt al interviului

1ata nre#istrrii

.ocul nre#istrrii

Suport

"bservaii

"3

A +BA " INF1N*AR al 8ondului LcolecieiM de documente audio@video CCCCCCCCCCCC (r. crt.

Autor Redactor !

Subiectul $

*eneric 3

Suport 4

-imp de derulare la turaia +

"bservaii 7

A +BA ( INF1N*AR al coleciei de documente 8oto#ra8ice (r. crt. din re#istrul de eviden al instituiei care pred $ :elul documentului Lne#ativ> po'itiv> diapo'itiv> 8oto#ra8ieM 3 -ehnica Lalb@ ne#ru> color> sticl sau peliculM 4

(r. crt.

Cuprinsul documentului +

.ocul i data 8oto#ra8ierii 7

"BS.

!Mn prima rubric se va nscrie numrul de inventar> n ci8re arabe> ncep nd cu numrul !> n continuare> n ordinea prelurii unitilor arhivistice. In ca'ul c nd se preia un document n mai multe eFemplare> acestea vor primi acelai numr de inventar> menion ndu@se la rubrica I"bservaiiO numrul lor> iar pe versoul 8oto#ra8iei se va indica numrul eFemplaruluiH $MRubrica a doua se va completa c nd unitile arhivistice au un numr vechi de inventarH 3MIn rubrica a treia se va meniona 8elul unitii arhivistice L8ilm ne#ativ sau po'itiv> plac ne#ativ sau po'itiv> 8oto#ra8ie ne#ativ sau po'itiv> diapo'itiv sau album de 8oto#ra8iiM. In ca'ul 8ilmelor se va meniona numrul cadrelor sau> respectiv> al 8oto#ra8iilor cuprinse n u.a.H 4M In rubrica a patra se va descrie ima#inea repre'entat de document i> dup ca'> autorul 8oto#ra8ierii sau atelierul> c nd acesta pre'int importan din punct de vedere istoric sau artistic. In ca'ul 8oto#ra8iilor i albumelor de 8oto#ra8ii care cuprind semnturi auto#ra8e sau alte teFte importante> acestea vor 8i menionate n cuprinsH dac teFtul este scris ntr@o limb strin se va meniona i aceastaH %M n rubrica I"bservaiiO se va indica denumirea 8ondului sau coleciei de unde provine documentul i se va nscrie cota. A +BA , INF1N*AR Colecia micro8ilme CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC Rola nr. CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC ,roveniena CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC :ondul CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC

"!

(r. crt. !

Cota la deintor $

Cuprinsul documentelor 3

1atele eFtreme 4

Cadrele +

"bservaii 7

&n primele dou rubrici se nscriuG denumirea coleciei de micro8ilme LeF. Colecia 2icro8ilme :ranaM i numrul de ordine al rolei n cadrul coleciei LeF. Rola nr. $43M. Rubricile I,rovenienaO> I:ondulO. I,artea structuralO se completea' con8orm indicaiilor 8ormulate pentru :ia rolei LaneFa nr. 9M. 1enumirea prii structurale inventariate se nscrie centrat> similar unui titlu. ,entru 8iecare parte structural se completea' rubricile !@7 ast8elG !M n prima rubric se dau numere n continuarea re'umatelor re'ultate din inventarierea rolei> 8iecare numr indic nd o po'iie de inventarH In rubrica a doua se trec elementele de cot ale documentelor cuprinse n re'umat> date de deintor @ altele dec t denumirile prilor structurale ale 8ondului> nscrise anteriorH Rubrica a treia cuprinde re'umatul> care se ntocmete> de re#ul> pentru documentele cuprinse ntr@o unitate arhivistic creat de instituia deintoare> pentru 8iecare document ori pentru un #rup de documente dintr@o unitate arhivistic> pentru mai multe uniti arhivistice> ori pentru toate documentele dintr@o rol @ dac se re8er la aceeai problemH indi8erent de numrul documentelor cuprinse ntr@un re'umat> in8ormaiile de valoare deosebit se vor meniona de 8iecare dat> preci' ndu@se i cadrele la care se #sesc pe rol. Cuprinsul documentelor redactate n limbi de circulaie restr ns ori n limbi care nu se mai 8olosesc n vorbirea curent se va reda amnunit> eventual 8olosindu@se 8orma de re#est @ dac o8er in8ormaii de valoare deosebit @ .imbile n care sunt scrise documentele se menionea'> n ordinea 8recvenei> la s8 ritul 8iecrui re'umat> pe un r nd separatH dac ns toate Lsau aproape toateM documentele din rol sunt scrise n aceeai limb> acest 8apt se preci'ea' la nceputul inventarului> eFcepiile menion ndu@se de c te ori va 8i ca'ulH 4M n rubrica a patra se nscriu datele eFtreme ale documentelor cuprinse ntr@o po'iie de inventarH anii succesivi se menionea' prin cei eFtremiH +M n rubrica a cincea se nscriu numerele de ordine ale cadrelor ntre care se a8l documentele cuprinse n po'iia respectiv a inventaruluiH 7M n rubrica a asea se nscriu> c nd este ca'ul> cotele date la Arhivele (aionale Ferocopiilor> 8otocopiilor dup care s@au eFecutat cadrele de micro8ilm respective. :iecare pa#in de inventar Lcu eFcepia pa#inii nr. !M va avea nscrise n colul din st n#a sus numele coleciei de micro8ilme i numrul de ordine al rolei. :iecare inventar va 8i semnat pe ultima pa#in> Aos> de cel care l@a ntocmit. A +BA ,A

2IDA RO,1I
Cota rolei CCCCCCCCCCCC Cadre CCCCCCCCCCCCCCC ,rovenienG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC :ondulG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC ,artea structuralG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CoteleG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC AniiG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC ConinutulG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC .imbaG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC Inventar nr. CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC LCota vecheMG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC SemnturaG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC

""

n colul din st n#a sus se nscrie denumirea coleciei de micro8ilme creia i aparine rola. n colul din dreapta sus se nscriuG cota rolei LeF. ;!$@)$@$43M i numrul cadrelor Lcu preci'area c sunt duble> c nd este ca'ulM. ,R"03(I3(=AG se nscrie denumirea instituiei deintoare a documentelor Larhiv> biblioteca> mu'eu etc.M i a localitii. :"(1/.G se nscrie denumirea 8ondului. ,AR-3A S-R/C-/RA.6G se nscrie denumirea divi'iunii 8ondului> eventual i cea a subdivi'iunii> din care au 8ost micro8ilmate documentele> pentru care se completea' urmtoarele patru rubrici ast8el. !otele: se nscriu elementele de cot date de deintor @ altcie dec t prile structurale ale 8ondului nscrise anterior Lde re#ul> numerele de ordine ale unitilor de pstrare. 3FempleG Sarton 4%aH :as'iTel !7cH volume !$9E!H 1ossier )3 etcM. n continuare> ntre parante'e rotunde> se nscriu cadrele eFtreme ale cotelor respective. 1ac elementele de cot nu sunt reproduse pe micro8ilm> ele se stabilesc pe ba'a listelor de comand ori a altor surse de in8ormareH n acest ca'> cotele se nscriu ntre parante'e drepte. A(II: se nscriu anii din care eFist documenteleH anii succesivi se menionea' prin cei eFtremi. C"(=I(/-/.: se menionea' principalele probleme ori evenimente la care se re8er documentele. .I2BAG se menionea' limba> respectiv limbile Ln ordinea 8recveneiM n care sunt nscrise documentele. 1ac pe rol sunt reproduse documente aparin nd mai multor pri structurale ale aceluiai 8ond> pentru 8iecare subdivi'iune Lrespectiv pentru 8iecare divi'iune neurmat de vreo subdivi'iuneM se preci'ea' ntre parante'e> cadrele respective i se completea' rubricile IcoteleO> IaniiO> IconinutulO i IlimbaO. 1ac documentele aparin unor 8onduri di8erite> rubricile se reiau ncep nd cu I8ondulOH dac documentele provin din instituii deintoare di8erite> rubricile se reiau ncep nd cu IprovenienaO. 1enumirile nscrise la rubricile IprovenienaO> I8ondulO i Iprile structuraleO se redau n limba respectiv> urmate 8iecare de traducerea n limba rom n> ntre parante'e. 3lementele de cot se redau ca n arhiva de provenien. Raporturile dintre di8eritele pri structurale ale 8ondului se marchea' prin 8olosirea de #ra8ii di8erite n redarea denumirilor lor LmaAuscule ori minusculeM> ae'area n pa#in> numerotarea. I(03(-AR nr.G se completea' dup ntocmirea inventarului i luarea n eviden a acestuia n Re#istrul inventarelor. C"-A 03C43 se completea' n ca'ul rolelor primite de la alte instituii> nscriindu@se denumirea instituiei i cota dat de aceasta. :iecare 8i va purta semntura celui care a ntocmit@o. A +BA INF1N*AR al coleciei de documente cinemato#ra8ice -itlul Casa de 8ilmului i *eneric Suport :ormat producie subiectul pe scurt $ 3 4 + 7

(r. crt.

Anul de producie !

1urata %

"bservaii 9

;M Cota 8ilmuluiH !M Se speci8ic anul de producie menionat la s8 ritul ultimului actH $M *enericul se completea' potrivit primei pri a primului act speci8ic ndu@se autorii scenariului> re#iei> ima#inii> sunetului> mu'icii> produciei i principalilor interprei> c nd este ca'ulH 3M Se speci8ic titulatura eFact a casei de producieH 4M Se transcrie titlul 8ilmului i se relatea' n re'umat subiectul actuluiH

"(

+M Se completea' prin menionarea tipului de suportG suport de niiral> suport de triacetat de celulo' sau triacetat de poliesterH 7M Se speci8ic 8ormatul 8ilmuluiG !7 mm sau 3+ mm etcH %M Se preci'ea' durata actuluiH

9M .a aceast cate#orie> se speci8ic numrul de eFemplare i recopierile.


A +BA 1 INF1N*AR al coleciei de documente in8ormatice LcotaM(r. crt. 1enumirea structurii in8ormatice ! Caracteristici $ Coninutul de in8ormaie 3 Suport 4 1imensiunea u.a. + "bservaii 7

;M Cota documentuluiH !M Se menionea' denumirea 8iierului ba'ei de date din care 8ace parte 8iierul> banca de date de care aparine ba'a de dateH $M Se speci8ic echipamentul electronic pe care s@a creat i so8tul 8olosit> eventual codurile de intrareH 3M Se descrie ba'a de in8ormaii cuprinse n u.a.H 4M Se speci8icG band sau disc ma#netic> disc opticH +M Se d n octei LbatesMH 7M 3ventual se menionea' dac este introdus ntr@o reea i descrierea caracteristicilor reelei.

*est# !. ,re'entai modalitile prin care se reali'ea' ordonarea i inventarierea documentelor de nregistrare tehnic. $. ,re'entai modalitile prin care se reali'ea' selecionarea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic.

Capitolul F In$orma"iile clasi$icate i accesul la in$orma"iile de interes public


Cuvinte cheie# in8ormaii clasi8icate> in8ormaii de interes public> secrete de stat> secrete de serviciu> certi8icate de serviciu Obiectivele capitolului F# cate#orii de in8ormaii secrete de stat i protecia lor in8ormaiile secrete de serviciu. accesul la in8ormaiile clasi8icate activitatea compartimentelor speciale accesul la in8ormaiile de interes public

",

F - 'e$inirea termenilor principali 1in punct de vedere al informrii documentare> in8ormaia repre'int un ansamblu de date ordonate raional n le#tur cu un 8apt> subiect sau eveniment i care se a8l n 8orm comunicabil!. Con8orm 7egii privind protecia informaiilor clasificate nr. <=>H>KK>>> prin in8ormaii nele#em Iorice documente> date> obiecte sau activiti> indi8erent de suport> 8orm> mod de eFprimare sau de punere n circulaieJ. In$orma"iile clasi$icate sunt in8ormaiile> datele> documentele de interes pentru securitatea naional> care datorit nivelului de importan i consecinelor care s@ar produce ca urmare a de'vluirii sau diseminrii neautori'ate> trebuie s 8ie proteAate. Clasele de secreti'are suntG secrete de stat i secrete de serviciu In8ormaiile secrete de stat sunt in8ormaiile care privesc securitatea naional> prin a cror divul#are se poate preAudicia si#urana naional i aprarea rii. In8ormaiile secrete de serviciu sunt in8ormaiile a cror divul#are este de natur s determine preAudicii unei persoane Auridice de drept public sau privat. (ivelurile de secreti'are se atribuie in8ormaiilor clasi8icate din clasa secrete de stat i suntG strict secrete de importan deose3it @ in8ormaiile a cror divul#are neautori'at este de natur s produc daune de o #ravitate eFcepional securitii naionaleH strict secrete @ in8ormaiile a cror divul#are neautori'at este de natur s produc daune #rave securitii naionaleH secrete @ in8ormaiile a cror divul#are neautori'at este de natur s produc daune securitii naionale. 1rotecia )uridic este ansamblul normelor constituionale i al celorlalte dispo'iii le#ale n vi#oare> care re#lementea' proteAarea in8ormaiilor clasi8icate. 1rotecia prin msuri procedurale repre'int ansamblul re#lementrilor prin care emitenii i deintorii de in8ormaii clasi8icate stabilesc masurile interne de lucru i de ordine interioar destinate reali'rii proteciei in8ormaiilor. 1rotecia fizic constituie ansamblul activitilor de pa'> securitate i aprare> prin msuri i dispo'itive de control 8i'ic i prin miAloace tehnice> a in8ormaiilor clasi8icate. 1rotecia personalului este ansamblul veri8icrilor i msurilor destinate persoanelor cu atribuii de serviciu n le#tur cu in8ormaiile clasi8icate> spre a preveni i nltura riscurile de securitate pentru protecia in8ormaiilor clasi8icate. !ertificate de securitate sunt documentele care atest veri8icarea i acreditarea persoanei de a deine> de a avea acces i de a lucra cu in8ormaii clasi8icate.J I,rin autoritate sau instituie public se nele#e orice autoritate sau instituie public> precum i orice re#ie autonom care utili'ea' resurse 8inanciare publice i care i des8oar activitatea pe teritoriul Rom niei> potrivit Constituiei. ,rin informaie de interes public se nele#e orice in8ormaie care privete activitile sau re'ult din activitile unei autoriti publice> indi8erent de suportul ori de 8orma sau de modul de eFprimare a in8ormaiei. ,rin informaie cu privire la datele personale se nele#e orice in8ormaie privind o persoan 8i'ic identi8icat sau identi8icabil3.J

! $

0. -eodoru> azele informrii documentare, 3d. ,ro 4umanitate> Bucureti> !))9> p. 3+. .e#ea privind protecia in8ormaiilor clasi8icat> nr. !9$ din !$ aprilie $;;$> 2onitorul "8icialJ> partea I> anul DI0> nr. $49 din !$ aprilie $;;$> modi8icat prin $.".L. nr.<FH>KKE, 7. nr.<E<H>KKE, 7. nr.>F=H>KKC. 3 .e#ea privind liberul acces la in8ormaiile de interes public> nr. +44 din !$ octombrie $;;!> n I2onitorul "8icialJ> partea I> nr. 773 din $3 octombrie $;;!> modi8icat prin 7. nr.JC<H>KKF, 7. nr.J=KH>KKF, 7. nr.<==H>KKC, 7. nr.CFH>K<>, $.".L. nr.DDH>K<>, $.".L. nr.DH>K<J

"-

F 8 Categorii de in$orma"ii secrete de stat Protec"ia lor I&n cate#oria in8ormaiilor secrete de stat sunt cuprinse in8ormaiile care repre'int sau care se re8er laG a sistemul de aprare al rii i elementele de ba' ale acestuia> operaiile militare> tehnolo#iile de 8abricaie> caracteristicile armamentului i tehnicile de lupt utili'ate eFclusiv n cadrul elementelor sistemului naional de aprareH b planurile> precum i dispo'itivele militare> e8ectivele i misiunile 8orelor an#aAateH c ci8rul de stat i alte elemente criptolo#ice stabilite de autoritile publice competente> precum i activitile n le#tur cu reali'area i 8olosirea acestoraH d or#ani'area sistemelor de protecie i aprare a obiectivelor> sectoarelor i la reelele de calculatoare speciale i militare> inclusiv la mecanismele de securitate a acestoraH e datele> schemele i pro#ramele re8eritoare la sistemele de comunicaii i la reelele de calculatoare speciale i militare> inclusiv la mecanismele de securitate a acestoraH $ activitatea de in8ormaii des8urat de autoritile publice stabilite prin le#e pentru aprarea rii i si#urana naionalH g miAloacele> metodele> tehnica i echipamentul de lucru> precum i sursele de in8ormaii speci8ice> 8olosite de autoritile publice care des8oar activitate de in8ormaiiH h hrile> planurile topo#ra8ice> nre#istrrile aeriene de orice tip> pe care sunt repre'entate elemente de coninut sau obiective clasi8icate secrete de statH i studiile> prospeciunile #eolo#ice i determinrile #ravimetrice cu densitate mai mare de un punct pe Tilometru ptrat> prin care se evaluea' re'ervele naionale de metale i minereuri rare> preioase> disperse i radioactive> precum i datele i in8ormaiile re8eritoare la re'ervele materiale> care sunt n competena Administraiei (aionale a Re'ervelor de StatH I sistemele i planurile de alimentare cu ener#ie electric> termic> ap i ali a#eni necesari 8uncionrii obiectivelor clasi8icate secrete de statH J activitile tiini8ice> tehnolo#ice sau economice i investiiile care au le#tur cu si#urana naional ori cu aprarea naional sau pre'int importan deosebit pentru interesele economice i tehnico@tiini8ice ale Rom nieiH l cercetrile tiini8ice n domeniul tehnolo#iilor nucleare> n a8ara celor 8undamentale> precum i pro#ramele pentru protecia i securitatea materialelor i instalaiilor nucleareH m emiterea> imprimarea bancnotelor i baterea monedelor metalice> machetele emisiunilor monetare ale Bncii (aionale a Rom niei i elementele de si#uran ale nsemnelor monetare pentru depistarea 8alsurilor> nedestinate publicitii> precum i imprimarea i tiprirea h rtiilor de valoare de natura titlurilor de stat> a bonurilor de te'aur i a obli#aiunilor de statH n relaiile i activitile eFterne ale statului rom n> care> potrivit le#ii> nu sunt destinate publicitii> precum i in8ormaiile altor state sau or#ani'aii internaionale> 8a de care> prin tratate ori nele#eri internaionale> statui rom n i@a asumat obli#aia de protecie!. I,rotecia in8ormaiilor secrete de stat repre'int o obli#aie care revine tuturor persoanelor autori'ate care le emit> le #estionea' sau care intr n posesia lor. Conductorii unitilor deintoare de in8ormaii secrete de stat sunt rspun'tori de aplicarea msurilor de protecie a in8ormaiilor secrete de stat.

.e#ea nr. !9$E$;;$> p.3.

"1

,ersoanele Auridice de drept privat deintoare de in8ormaii secrete de stat au obli#aia s respecte i s aplice re#lementrile n vi#oare stabilite pentru autoritile i instituiile publice> n domeniul lor de activitate.!J "bli#aiile i rspunderile ce revin autoritilor i instituiilor publice> a#enilor economici i altor persoane Auridice pentru protecia in8ormaiilor secrete de stat sunt prev'ute n capitolul I0 al 4otr rii pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a in8ormaiilor clasi8icate n Rom nia> nr. +9+E$;;$> p. !$@$3. O$iciul Registrului Na"ional al In$orma"iilor Secrete de Stat (ORNISS) a fost nfiinat prin Ordonana de urgen a Guvernului nr. 153 din noie!"rie #$$#% pu"li&at n 'onitorul Ofi&ial al Ro!(niei nr. )#* din 15 noie!"rie #$$#% apro"at prin +egea nr. 1$1,#-.$3.#$$3% pu"li&at n 'onitorul Ofi&ial al Ro!(niei% .artea I% nr. #$ din 31.$3.#$$3. Atri3uii' or#ani'ea' evidena listelor i a in8ormaiilor secrete de stat> a termenelor de meninere n nivelul de clasi8icare> a personalului veri8icat i avi'at pentru lucrul cu in8ormaiile secrete de stat i a re#istrelor de autori'ri de la instituiile care dein sau care utili'ea' in8ormaii clasi8icateH elaborea' norme> instruciuni i proceduri pentru protecia in8ormaiilor naionale clasi8icate i> respectiv> a in8ormaiilor clasi8icate ale "r#ani'aiei -ratatului Atlanticului de (ordH cooperea' cu instituiile publice> inclusiv cu cele care au atribuii privitoare la protecia in8ormaiilor clasi8icate> potrivit le#iiH aprob eliberarea certi8icatelor de securitate pentru acces la in8ormaii naionale clasi8icateH eliberea' certi8icate de securitate pentru acces la in8ormaii (A-" clasi8icate i pentru participarea la activiti or#ani'ate n cadrul Alianei (ord@AtlanticeH stabilete cerinele de securitate pentru ncperile i containerele speciale> mecanismele de nchidere> sistemele de ci8ru i ncuietori i autori'ea' utili'area lor pentru pstrarea in8ormaiilor secrete de statH or#ani'ea' i coordonea' activitile de pre#tire a structurilor i 8uncionarilor de securitate din cadrul instituiilor care #estionea' in8ormaii clasi8icateH coordonea' implementarea unitar la nivel naional a msurilor de protecie a in8ormaiilor clasi8icate din domeniul industrialH eliberea' autori'aii i certi8icate de securitate industrial n con8ormitate cu standardele n domeniuH or#ani'ea' evidena autori'aiilor i a certi8icatelor de securitate industrial la nivel naional. F @ In$orma"iile secrete de serviciu Protec"ia acestora ! 8. 6. nr. ,-1 din 2" iulie 2442 privind protecia informaiilor secrete de serviciu. In8ormaiile secrete de serviciu se stabilesc de conductorul persoanei Auridice> pe ba'a normelor prev'ute prin 4otr re de *uvern. Aceste in8ormaii vor purta pe 8iecare pa#in i meniunea IpersonalJ> c nd sunt destinate strict unor persoane anume determinate. IConductorii autoritilor i instituiilor publice> ai a#enilor economici cu capital inte#ral sau parial de stat i ai altor persoane Auridice de drept public ori privat sunt obli#ai s stabileasc in8ormaiile care constituie secrete de serviciu i re#ulile de protecie a acestora> s coordone'e activitatea i s controle'e msurile privitoare la

4otr re pentru aprobarea Standardelor naionale de protecie a in8ormaiilor clasi8icate n Rom nia> nr. +9+E$;;$> n I2onitorul "8icialO> partea I> nr 49+ din + iulie $;;$> p.!$.> modi8icat prin 4.*. nr.$.$;$E$;;4> 4.*. nr.!9+E$;;+.

(4

pstrarea secretului de serviciu> potrivit competenelor> n con8ormitate cu normele stabilite prin 4*. 3ste inter'is clasi8icarea ca secrete de serviciu a in8ormaiilor care> prin natura sau coninutul lor> sunt destinate s asi#ure in8ormarea cetenilor asupra unor probleme de interes public sau personal> pentru 8avori'area sau acoperirea eludrii le#ii sau obstrucionarea AustiieiJ. ,entru identi8icarea documentelor cu caracter secret de serviciu> numrul de nre#istrare al acestora va 8i precedat de litera S> iar pe 8iecare pa#in se va nscrie Isecret de serviciuJ. IIn8ormaiile secrete de serviciu constituite n dosare> precum i cele le#ate n volume distincte se marchea' pe copert i pe pa#ina de titlu. 3videna documentelor secrete de serviciu se ine separat de cea a documentelor secrete de stat i nesecrete> n registrul special destinat acestui scop. 3ste inter'is scoaterea din incinta unitii deintoare a in8ormaiilor secrete de serviciu 8r aprobarea conductorului acesteia.J F B Accesul la in$orma"iile clasi$icate Accesul la in8ormaiile clasi8icate este permis cu respectarea principiului necesitii de a cunoate numai persoanelor care dein certi8icat de securitate sau autori=a"ie de acces) valabile pentru nivelul de secreti'are al in8ormaiilor necesare ndeplinirii atribuiilor de serviciu eliberat de conductorul persoanei Auridice care deine ast8el de in8ormaii> dup noti8icarea prealabil la "8iciul Re#istrului (aional al In8ormaiilor Secrete de Stat L"R(ISSM %Ane<a -& I3videna autori'aiilor de acces la in8ormaiile secrete de serviciu se ine centrali'at de structuraE8uncionarul de securitate n ;egistrul pentru evidena autori*aiilor de acces la informaiile secrete de serviciuC %Ane<a 8& ,ersoanele care au acces la in8ormaii strict secrete de importan deosebit> n condiiile prev'ute de Standardele naionale de protecie a in8ormaiilor clasi8icate> vor 8i nre#istrate n $ia de consultare %Ane<a @& ,ersoanele crora le@au 8ost eliberate certi8icate de securitate sau autori'aii de acces vor 8i instruite> at t la acordarea acestora> c t i periodic> cu privire la coninutul re#lementrilor privind protecia in8ormaiilor clasi8icate. Activitile de instruire vor 8i consemnate de structuraE8uncionarul de securitate> sub semntur> n fia de pregtire individual >Ane/a !%. ,ersoanele care au certi8icate de securitate sau autori'aii de acces vor semna anga0amentul de confidenialitate >Ane/a "%. &n ca'uri eFcepionale> determinate de situaii de cri'> calamiti sau evenimente imprevi'ibile> conductorul unitii poate acorda acces temporar la in8ormaii clasi8icate anumitor persoane care dein certi8icat de securitate sau autori'aie de acces> cu condiia asi#urrii unui sistem corespun'tor de eviden. ,ersoanele care primesc dreptul de acces temporal la in8ormaii secrete de stat vor semna anga)amentul de confidenialitate i vor 8i comunicate la "R(ISSH n cel mai scurt timp posibil> pentru e8ectuarea veri8icrilor de securitate> potrivit procedurilor. &n ca'ul in8ormaiilor strict secrete de importan deosebit> accesul temporar va 8i acordat> pe c t posibil> persoanelor care dein deAa certi8icate de securitate pentru acces la in8ormaii strict secrete sau secrete. -ransmiterea in8ormaiilor clasi8icate ntre uniti se va e8ectua cu aprobarea emitentului i cu respectarea principiului necesitii de a cunoate cuprinsul in8ormaiilor respective. ,redarea@primirea in8ormaiilor clasi8icate ntre unitatea deintoare i unitatea primitoare se 8ace cu respectarea msurilor de protecie prev'ute n Standardele amintite.

(1

StructuraE8uncionarul de securitate al unitii deintoare se va asi#ura c repre'entantul unitii primitoare deine certi8icatul de securitate sau autori'aia de acces corespun'toare nivelului de secreti'are a in8ormaiilor clasi8icate ce 8ac obiectul predrii@ primirii. Accesul cet"enilor strini la in$orma"ii secrete de stat (n Rom+nia Cetenii strini> cetenii rom ni care au i cetenia altui stat> precum i persoanele apatride pot avea acces la in8ormaii secrete de stat> cu respectarea principiului necesitii de a cunoate i a conveniilor> protocoalelor> contractelor i altor nele#eri ncheiate n condiiile le#ii. ,ersoanele din cate#oriile prev'ute mai sus vor 8i veri8icate i avi'ate con8orm standardelor stabilite de 4* nr. +9+E$;;$> la solicitarea conductorului unitii n cadrul creia acestea urmea' s des8oare activiti care presupun accesul la in8ormaii secrete de stat. Conductorul unitii va elibera persoanelor respective o autori'aie de acces corespun'toare nivelului de secreti'are a in8ormaiilor la care urmea' s aib acces> valabila numai pentru perioada des8urrii activitilor comune> n ba'a acordului comunicat de "R(ISS. ,ersoanele din cate#oriile prev'ute mai sus care des8oar activiti de asisten tehnic> consultan> colaborare tiini8ic ori speciali'are vor purta ecusoane distincte 8a de cele 8olosite de personalul propriu i vor 8i nsoite permanent de persoane anume desemnate de conducerea unitii respective. Conductorul unitii este obli#at s delimite'e strict sectoarele i compartimentele n care persoanele respective pot avea acces i va stabili msuri pentru prevenirea pre'enei acestora n alte locuri n care se #estionea' in8ormaii secrete de stat. F A Activitatea compartimentelor speciale I&n unitile deintoare de in8ormaii clasi8icate se or#ani'ea' compartimente speciale pentru evidena> ntocmirea> pstrarea> procesarea> multiplicarea> manipularea> transportul> transmiterea i distru#erea acestora n condiii de si#uran. Activitatea compartimentelor speciale este coordonat de structuraE8uncionarul de securitateJ. .a redactarea documentelor ce conin in8ormaii clasi8icate vor trebui respectate re#ulile prev'ute n art. 4!@9$ din Aotr-rea nr. E=EH>KK> pentru aprobarea 'tandardelor naionale de protecie a informaiilor clasificate n ,om-nia, modificat prin AL nr. <=EH>KKE, n care se preci'ea'> printre alteleG I3videna materialelor documentare care conin in8ormaii clasi8icate se ine n re#istre specialeJ. -oate re#istrele> condicile i borderourile se nre#istrea' n re#istrul unic de eviden a re#istrelor> condicilor> borderourilor i a caietelor pentru nsemnri clasi8icate %Ane<a .& :ac eFcepia actele de #estiune> imprimatele nseriate i alte documente i materiale cuprinse n 8orme de eviden speci8ice. 3mitenii i deintorii de in8ormaii clasi8icate sunt obli#ai s nre#istre'e i s in evidena tuturor documentelor i materialelor primite> eFpediate sau a celor ntocmite de unitatea proprie> potrivit le#ii %Ane<a C& Atribuirea numerelor de nre#istrare n re#istrele pentru eviden se 8ace consecutiv> pe parcursul unui an calendaristic. (umerele de nre#istrare se nscriu obli#atoriu pe toate eFemplarele documentelor sau materialelor care conin in8ormaii clasi8icate> precum i pe documentele aneFate. Anual> documentele se clasea' n dosare> potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatoare arhivistice> potrivit le#ii. (2

Clasarea documentelor sau materialelor care conin in8ormaii clasi8icate se 8ace separat> n 8uncie de suportul i 8orma acestora> cu 8olosirea miAloacelor de pstrare i proteAare adecvate. In8ormaiile strict secrete de importan deosebit vor 8i compartimentate 8i'ic i nre#istrate separat de celelalte in8ormaii. 3videna documentelor strict secrete i secrete poate 8i operat n acelai re#istru. 2ultiplicarea prin dactilo#ra8iere i procesare la calculator a documentelor clasi8icate poate 8i reali'at numai de ctre persoane autori'ate s aib acces la ast8el de in8ormaii i n ncperi special destinate. 1ocumentelor care conin in8ormaii clasi8icate re'ultate n procesul de multiplicare li se atribuie numere din re#istrul de eviden a in8ormaiilor clasi8icate multiplicate. 3videna operaiunii de multiplicare se 8ace prin marcare at t pe ori#inal> c t i pe toate copiile re'ultate. 1ocumentele clasi8icate pot 8i micro8ilmate sau stocate pe discuri optice ori pe supori ma#netici n urmtoarele condiiiG procesul de micro8ilmare sau stocare s 8ie reali'at cu aprobarea emitentului> de personal autori'at pentru clasa sau nivelul de secreti'are a in8ormaiilor respectiveH micro8ilmelor> discurilor optice sau suporilor ma#netici de stocare s li se asi#ure aceeai protecie ca a documentului ori#inalH toate micro8ilmele> discurile optice sau suporii ma#netici de stocare s 8ie nre#istrate ntr@o eviden speci8ic i supuse> ca i documentele ori#inale> veri8icrii anuale. &n ca'ul n care un document secret de stat este studiat de o persoan abilitat> pentru care s@a stabilit necesitatea de a accesa ast8el de documente n vederea ndeplinirii sarcinilor de serviciu> aceast activitate trebuie consemnat $n fia de consultare In8ormaiile clasi8icate ieite din termenul de clasi8icare se arhivea' sau se distru#. Arhivarea sau distru#erea unui document clasi8icat se menionea' n re#istrul de evidena principal> prin consemnarea cotei arhivistice de re#sire sau> dup ca'> a numrului de nre#istrare a procesului@verbal de distru#ere. ,rocesele@verbale de distru#ere i documentele de eviden ale acestora vor 8i arhivate i pstrate cel puin !; ani. 1ocumentele i materialele ce conin in8ormaii clasi8icate se transport> pe teritoriul Rom niei> prin intermediul unitii speciali'ate a Serviciului Rom n de In8ormaii> iar n strintate prin vali'a diplomatic> de ctre curierii diplomatici selecionai i pre#tii de Serviciul de In8ormaii 3Fterne. 1ei .e#ea Arhivelor (aionale nr. !7E!))7 nu cuprinde prevederi eFprese n le#tur cu in8ormaiile clasi8icate> Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente re'erv subcapitolul I3O Lart. 3%@3)M problemelor privind ordonarea> inventarierea i selecionarea acestor documente. 1ocumentele pstrate la 8ostele birouri de documente secrete LB.1.S.M sau cele care se creea' la actualele compartimente speciale sunt cele mai valoroase din punct de vedere documentar@istoric> tiini8ic sau practic. -ocmai de aceea> dup ce ies din termenul de clasi8icare> nu trebuie distruse ci trebuie predate> cu 8orme le#ale> arhivei unitii> ca de aici> cele permanente Li acestea sunt n maAoritateM s aAun# la Arhivele (aionale. F . Accesul la in$orma"iile de interes public ,entru asi#urarea accesului oricrei persoane la in8ormaiile de interes public> autoritile i instituiile publice au obli#aia de a or#ani'a compartimente speciali'ate de in8ormare i relaii publice sau de a desemna persoane cu atribuii n acest domeniu. Atribuiile> or#ani'area i 8uncionarea compartimentelor de relaii publice se stabilesc> pe ba'a dispo'iiilor pre'entei le#i> prin re#ulamentul de or#ani'are i 8uncionare a (3

autoritii sau instituiei publice respective. :iecare autoritate sau instituie public are obli#aia s comunice din o8iciu urmtoarele informaii de interes pu3lic' a actele normative care re#lementea' or#ani'area i 8uncionarea autoritii sau instituiei publiceH b structura or#ani'atoric> atribuiile departamentelor> pro#ramul de 8uncionare> pro#ramul de audiene al autoritii sau instituiei publiceH c numele i prenumele persoanelor din conducerea autoritii sau a instituiei publice i ale 8uncionarului responsabil cu di8u'area in8ormaiilor publiceH d coordonatele de contact ale autoritii sau instituiei publice> respectivG denumirea> sediul> numerele de tele8on> 8aF> adresa de e@mail i adresa pa#inii de internetH e sursele 8inanciare> bu#etul i bilanul contabilG $ pro#ramele i strate#iile propriiH g lista cuprin' nd documentele de interes publicH h lista cuprin' nd documentele produse iEsau #estionate> potrivit le#iiH i modalitile de contestare a deci'iei autoritii sau instituiei publice n situaia n care persoana se consider vtmat n privina dreptului de acces la in8ormaiile de interes public solicitate. Autoritile i instituiile publice au obli#aia s publice i s actuali'e'e anual un buletin in8ormativ care va cuprinde in8ormaiile prev'ute mai sus. Autoritile publice sunt obli#ate s dea din o8iciu publicitii un raport periodic de activitate> cel puin anual> care va 8i publicat n 2onitorul "8icial al Rom niei> partea a II@ a. Accesul la in8ormaii se reali'ea' prinG a8iare> publicare> consultare. Autoritile i instituiile publice sunt obli#ate s asi#ure persoanelor> la cererea acestora> in8ormaiile de interes public solicitate n scris sau verbal. IAutoritile publice au obli#aia s or#ani'e'e> de re#ul o dat pe lun> con8erine de pres pentru aducerea la cunotin a in8ormaiilor de interes public. &n cadrul con8erinelor de pres autoritile publice sunt obli#ate s rspund cu privire la orice in8ormaii de interes public .Autoritile publice au obli#aia s acorde 8r discriminare acreditare 'iaritilor i repre'entanilor miAloacelor de in8ormare n masJ.! ,entru a 8acilita redactarea solicitrii i a reclamaiei administrative autoritile i instituiile publice vor pune #ratuit la dispo'iia persoanelor interesate 8ormulare@tip. 2odelul scrisorii de rspuns la cerere i cel al scrisorii de rspuns la reclamai a administrativ> mpreun cu modelele re#istrului pentru nre#istrarea documentelor prev'ute mai sus> sunt pre'entate n aneFele nr. 3> 4 i + din (ormele metodolo#ice de aplicare a .e#ii nr. +44E$;;! privind liberul acces la in8ormaiile de interes public.
Ane<a AU*ORI6A4I1 '1 ACC1S ,A IN2ORMA4II S1CR1*1 '1 S1RFICIU Seria CCCCCCCCCCCCC numrul CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC ,rin pre'enta se autori'ea' accesul la in8ormaii secrete de serviciu al domnuluiEdoamnei CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC an#aAatEan#aAat alEa unitii noastre n 8uncia de CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC ,re'enta autori'aie este valabil p n la data de CCCCCCCCCCCCCCCCCCC 5e8ul unitii> 5e8ul structurii de securitateE :uncionarul de securitate>
!

(orme metodolo#ice de aplicare a .e#ii nr. +44E$;;! privind liberul acces la in8ormaiile de interes public> n 2onitorul "8icial partea !> nr. !7% din 9 martie $;;$> p.%.

(!

Ane<a 8 /nitateaG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CompartimentulG CCCCCCCCCCCCCCCCCC (r. CCCCCCC din CCCCCCCCCCCCCCCCC Secret de serviciu 3Femplar unic

R17IS*RU, pentru evidena autori'aiilor de acces la in8ormaiile secrete de serviciu 1ata deschiderii evidenei CCCCCCCCCCCCCCC

1ata nchiderii evidenei CCCCCCCCCCCCCCCCC


(umele> prenumele :uncia i i datele compartimentul (r. de n care i crt. identi8icare des8oar ale activitatea posesorului 1ata eliberrii autori'aiei Seria i nr. autori'aiei ,erioada de vabilitate

1ata retra#erii

2otivul "bs retra#erii

Ane<a @ 2IDA '1 CONSU,*AR1 a documentului IStrict secret de importan deosebitJ nr.CCCCCCCCCCC din CCCCCCCCCCCCCCC privind CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC (ume le> prenumele i semntura celui care a primit documentul Ln urma restituiriiM

(r. crt.

(umele> prenumele i 8uncia celor care au luat cunotin de coninutul documentului

(r. i seria certi8icat ului de securitate

1ata i ora primirii documentul ui

Semntura celui care a primit documentul

Cine a aprobat consultarea documentului Lnumele> prenumele> 8unciaM

1ata i ora restituiri i docume ntului

"bs

Ane<a B 2IDH '1 PR17H*IR1 IN'IFI'UA,H (/23G CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC ,R3(/23G CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC :/(C=IAG CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC C"2,AR-I23(-/.G CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC (r. crt. -ema pre#tirii :orma de pre#tire .ocul ,erioada Semntura titularului de 8i "bservaii

("

Ane<a A AN7AKAM1N* '1 CON2I'1N4IA,I*A*1 Subsemnatul CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC nscut n localitatea CCCCCCCCCCCCCCCC la data de CCCCCCCCCCCCCCCCCC> 8iul L8iicaM lui CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC i a CCCCCCCCCCCCCCCCCCC an#aAat al CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC n 8uncia de CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC> cu domiciliul n localitatea CCCCCCCCCCCCCCCCCC strada CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC> nr. CCCC> bl. CCCCC> sc. CCCCC> et. CCCCC> ap. CCCCC> AudeulEsectorul CCCCCCCCCCCCCC> posesor al certi8icatuluiEautori'aiei seria CCCCC> nr. CCCCCC> declar c am luat cunotin de dispo'iiile le#ale cu privire la protecia in8ormaiilor clasi8icate i m an#aAe' s pstre' cu strictee secretul de stat i de serviciu> s respect ntocmai normele le#ale cu privire la evidena> manipularea i pstrarea in8ormaiilor> datelor i documentelor secrete de stat i de serviciu ce mi@au 8ost ncredinate> inclusiv dup ncetarea activitilor care presupun accesul la aceste in8ormaii. Sunt contient c n ca'ul n care voi nclca prevederile normative privind protecia in8ormaiilor clasi8icate voi rspunde potrivit le#ii> administrativ> disciplinar> material> civil ori penal> n raport cu #ravitatea 8aptei. 1ataG CCCCCCCCCCCCCCCC 1A- &( ,R3<3(=A Semntura CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC Semntura

Ane<a . R17IS*RU, UNIC 1e eviden a re#istrelor> condicilor> borderourilor i a caietelor pentru nsemnri clasi8icate 1ata distribuirii (r. dosarului Seria i Semntura (umele> unde a 8ost (r. 1enumirea numrul celui prenumele celui clasat sau nr. crt.Eseri (r. 8ile materialelor certi8icatul care a "bs an care a primit procesului@ 'iua luna a distribuite ui de primit ul materialul verbal de securitate materialul distru#ere

Ane<a C R"2?(IA /(I-A-3A CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC Compartimentul CCCCCCCCCCCCCCCCCCC CON'ICH '1 PR1'AR1:PRIMIR1 a documentelor clasi8icate Compunerea documentului

1ata

Semntura

"bs

((

(r. crt.

(r. de nre#istrare

1enumire document

Clasa Lnivelul de secreti'areM

3F. nr.

(r. de dosare> mape sau 8ile

(umele> prenumele> seria i numrul certi8icatului de securitate ale persoanei creia i@a 8ost predat documentul

Semntu ra de de restiruire primire

!. $. 3. 4.

*est# 3numerai i eFplicai nivelurile de secretizare care se atribuie in8ormaiilor clasi8icate din clasa secrete de stat. 1e8inii noiunea de informaie de interes public. ,re'entai modalitile de protecie a in8ormaiilor considerate secrete de stat. 3Fempli8icai ca'urile n care este permis accesul la informaiile clasificate.

Capitolul FI Selec"ionarea la creatorii i de"intorii de documente


Cuvinte cheie# selecionare) creatorul 8ondului sau emitentul documentului> vechimea documentului Obiectivele capitolului FI# cadrul Auridic al selecionrii (,

criterii de apreciere a valorii documentelor comisia de selecionare documentele necesare dosarului selecionrii FI - Conceptul de selec"ionare Cadrul Iuridic al selec"ionrii

ISelecionarea este operaiunea arhivistic de stabilire a valorii documentar@ istorice sau practice a unitilor arhivistice dintr@un 8ond sau colecie> n vederea pstrrii permanente a celor ce 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional i eliminarea celor lipsite de importanJ. Aa cum re'ult i din de8inirea conceptului> prin selecionare se urmrete> n primul r nd> stabilirea documentelor cu valoare documentar@istoric i pstrarea lor n vederea depunerii la Arhivele (aionale sau la serviciile Audeene> la termenele stabilite n le#islaia arhivistic. &n al doilea r nd> prin selecionare se urmrete eliminarea din arhiv i introducerea n circuitul economic a acelor documente care> prin trecerea unui numr de ani> nu mai pre'int importan> pentru unitatea respectiv> din niciun punct de vedere> eliber nd ast8el spaii de depo'itare pentru pstrarea documentelor nou create. Selec"ionarea este> aadar> una din operaiunile de ba' ale activitii arhivistice. ,rin operaiunea de selecionare se hotrte soarta documentelorG pstrarea sau eliminarea lor de8initiv> an#aA nd ast8el> n cel mai nalt #rad> responsabilitatea unitilor creatoare i deintoare de documente ca i a Arhivelor (aionale sau a Serviciilor Audeene> ca instituii investite prin le#e s coordone'e aceast activitate i s acorde ultimul avi'. 7egea 5rhivelor 2aionale nr. <FH<@@F Lart. !;@!!M i Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente Lart. $)@37M> creea' cadrul Auridic le#al de e8ectuare a operaiuni de selecionare a documentelor. FI 8 Criterii de apreciere a valorii documentelor 1intre criteriile de apreciere a valorii documentelor> pe primul plan se situea' coninutul informaional*documentar, valoarea de mrturie a informaiilor cuprinse n document> privind istoria social> economic> politic> cultural@reli#ioas> indi8erent daca aceste in8ormaii sunt de interes local> naional sau internaional. /venimentele sau mpre)urrile istorice remarcabile> cu oca'ia crora au 8ost create documente> se nscriu> de asemenea> ntre criteriile de ba' ale selecionrii> ridic nd la cote valorice deosebite acte care n alte condiii ar 8i 8ost poate distruse. !reatorul fondului sau emitentul documentului> instituie sau persoan 8i'ic> imprim o autoritate mai mare sau mai redus documentului> situ ndu@l la scara valoric pe o treapt n concordan cu importana rolului pe care creatorul l@a avut n cadrul societii. Bechimea documentului se nscrie ntre principalele criterii valorice> 8apt care a determinat limitarea n timp a selecionrii n #eneral> n 8uncie de evenimente sau momente istorice importante. 1ei le#islaia arhivistic actual nu stabilete limita cronolo#ic a selecionrii documentelor create de uniti> considerm c cea stabilit de 2ormele 0ehnice pentru documentele din depozitele 5rhivelor 2aionale> adic anul !)$;> trebuie aplicat i n ca'ul acestora. ,rin urmare> nu vom seleciona documente mai vechi de anul !)$;> acestea pstr ndu@se inte#ral. 0aloarea practic i valoarea Auridic contribuie n mod substanial la conturarea valorii istorice a documentelor. ,egsirea informaiilor n documente nsumative Lsinte'eM pune sub semnul ntrebrii valoarea i deci necesitatea pstrrii documentelor nsumate. &n aprecierea valorii (-

acestor documente trebuie ns> s se aib n vedere nivelul redrii aspectelor concrete> a realitii n documentele centrali'atoare> pentru a nu se aAun#e la situaia pierderii in8ormaiei directe i pstrarea doar a celei #enerali'ate. 1istru#erea parial a unor 8ra#mente de 8onduri impune pstrarea i a unor documente cu un coninut in8ormaional mai redus. &n acest ca' devenind operant criteriul volumului de documente care s*a pstrat dintr*un fond sau dintr*o perioad a existenei i activitii creatorului sau al cantitii documentelor. :irete> nu vom elimina documente n situaia c nd acestea sunt 8oarte puine pentru anumii ani> chiar dac valoarea lor este mai redus. #recvena documentelor n cadrul :ondului Arhivistic (aional i universal impune cunoaterea c t mai eFact a documentelor create n mai multe eFemplare i aria lor de rsp ndire> pentru evitarea eliminrii acestora de la toate nivelele. &n mod deosebit trebuie apreciate valoric aa@numitele dublete> av ndu@se n vedere locul lor de pstrare> n cadrul unitii creatoare sau la alte uniti> n special din alte localiti. &n stabilirea valorii istorice a documentelor mai operea'> uneori cu o pondere deosebit> i alte criterii printre careG valoarea artistic Lornamente din metale i pietre preioase> miniaturi> #ravuri> caracteristici de 8orm(N suportul deosebit Lper#ament> mtase> papirusMH semne de validare deosebite ca i starea de conservare a documentelor. FI @ Comisia de selec"ionare Atribu"iile i modul ei de lucru Selecionarea documentelor se 8ace tot pe 8onduri arhivistice ca i celelalte operaiuni principale. &n activitatea lor> unitile creea' o #am lar# de documente corespun'toare tuturor activitilor pe care le des8oar> con8orm pro8ilului pe care l auG probleme de conducere> plani8icare> producie> or#ani'are> investiii> aprovi'ionare> proiectare> Auridice> administrative> culturale> nvm nt> sntate> pentru 8iecare din aceste sectoare se pstrea' c te un #rupaA de documente> de obicei cele statistice> centrali'atoare statistice> care concentrea' in8ormaiile. &n temeiul art. !! din 7egea 5rhivelor 2aionale nr. <FH<@@F i a art. $) din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente > activitatea de selecionare> se e8ectuea' de ctre comisia de selecionare> numit de conductorul unitii prin ordin sau deci'ie intern. Comisia este 8ormat din specialiti de la compartimente> cu eFperien> care lucrea' cu documente> cunosc speci8icul lor> le pot aprecia valoarea i implicit termenul de pstrare. Comisia trebuie s aib n componen un preedinte> care poate 8i directorul adAunct> contabilul e8 sau e8ul compartimentului care rspunde de arhiv> un secretar> n persoana arhivarului sau responsabilului cu arhiva i membrii numii dintre specialitii de la compartimente> persoane cu pre#tire i eFperien> aa cum s@a menionat mai sus> ntre care nu poate lipsi Aurisconsultul unitii. (umrul total al componenilor comisiei trebuie s 8ie impar. &n unitile unde nu se pot n8iina comisii de selecionare> din lips de personal> selecionarea documentelor va 8i e8ectuat de ctre responsabilul cu arhiva i aprobat de conducerea unitii respective. Comisia se ntrunete anual sau ori de c te ori este necesar. .a sesi'area secretarului> preedintele convoac comisia de selecionare. Aceasta veri8ic dac inventarele au 8ost corect ntocmite> n sensul concordanei ntre coninutul unitilor arhivistice i inventarele corespun'toare> dac stabilirea termenelor de pstrare s@a 8cut con8orm nomenclatorului arhivistic al unitii respective i unde este ca'ul 8ace recti8icrile sau completrile necesare. :olosindu@se de inventare> comisia va con8runta 8iecare po'iie din inventare cu documentele din depo'it> anali' nd practic 8iecare dosar> re#istru> condic> cartotec n (1

parte pentru a@i stabili valoarea documentar@istoric sau practic sau lipsa oricrei valori> ca' n care aceste documente vor 8i propuse pentru a intra n circuitul economic. .a stabilirea termenelor de pstrare se ia n calcul anul urmtor constituirii documentelor> eFclu' ndu@se i anul ntocmirii lucrrii. Spre eFemplu> dac documentele au 8ost create n anul !))! i au termenul de pstrare de !; ani> vor putea 8i selecionate n anul $;;$. Comisia anali'ea'> deci> inte#ral documentele n paralel cu inventarele acestora> din perioada supus selecionrii> indi8erent de termenul de pstrare> pentru ca membrii comisiei s poat avea o privire de ansamblu asupra documentelor eFistente i a in8ormaiilor ce le cuprind. Alt8el> eFist riscul de a distru#e documente unicate> ce nu mai pot 8i recuperate> sau de a pstra documente ale cror in8ormaii sunt nsumate n altele mai cuprin'toare. 1up ce membrii comisiei s@au convins c documentele veri8icate au valoare documentar@istoric sau practic> pe acestea le pun separat de cele cu termenul de pstrare eFpirat i 8r valoare. &n aprecierea valorii documentelor> comisia de selecionare va avea n vedere termenele de pstrare prev'ute n nomenclator. Ast8el> se pot ivi situaii c nd pe coperta unitii arhivistice scrie !; ani> dar ea cuprinde> de 8apt> i documente cu valoare istoric. &nseamn c unitatea arhivistic a 8ost #reit constituit> i n acest ca' trebuie s o pstre'e la termenul cel mai mare> adic permanent. " atenie aparte vor trebui s acorde membrii comisiei documentelor care n nomenclator> pe l n# ci8ra repre'ent nd termenul de pstrare> au i meniunea ICSO Lcomisia de selecionare @ eF. !; CSM. &n aceste ca'uri comisia poate propune prelun#irea termenelor de pstrare> pstrarea permanent a acestor documente i deci cuprinderea lor n inventarul celor permanente> la compartimentele i anul sau anii respectivi> sau propunerea pentru scoaterea lor din evidena arhivei i predarea n circuitul economic. Comisia va reine ca documente permanente cele care cuprind in8ormaii despre viaa i activitatea unitii respective> inclusiv sau mai ales cele create de 8ostele birouri de documente secrete LB1SM ca i de actualele compartimente speciale i documentele de sinte'> dri de seam> rapoarte> studii> memorii> situaii statistice @ toate anuale. 1up ce se va con8runta inventarul cu coninutul unitii arhivistice pentru a stabili dac inventarierea a 8ost 8cut corect> membrii comisiei notea' la rubrica I"bservaiiJ a inventarului cu I2O LmaculaturM> unitile arhivistice propuse pentru eliminare. (umerele de inventar ale acestor uniti arhivistice se trec ntr@un proces@verbal> n ordinea lor cronolo#ic Ane<a -> valabil i pentru selecionarea la instituiile 2inisterului Nustiiei> 2inisterului ,ublic i instituiile administraiei de stat din -ransilvania i Banat> dup !)$;M. 1ocumentele permanente rmase dup selecionare vor trebui inventariate din nou n vederea predrii la Arhivele (aionale respective> la termenele prev'ute de le#e. Selecionarea documentelor din 8ondurile Audectoreti i ale parchetelor se 8ace pe ba'a re#istrelor #enerale de dosare> care n acest ca' in loc de inventare. Comisia de selecionare va trebui s con8runte 8iecare po'iie din re#istru cu dosarele> hotr nd soarta acestora> 8irete in nd cont i de termenele de pstrare din nomenclator. ,entru dosarele propuse s se pstre'e permanent> n dreptul acestora> n ultima rubric a re#istrului #eneral de dosare> sau n 8a> n dreptul acestora se va 8ace meniunea I,O LpermanentM> I2O LmaculaturM pentru cele propuse s 8ie eliminate> ca maculatur i I.O LlipsM pentru dosarele care lipsesc. ,reci'm c din dosarele propuse pentru eliminare vor trebui scoase sentinele sau hotr rile Audectoreti de8initive. Acestea vor 8i #rupate cronolo#ic> pe ani i constituite n dosare aparte> pentru a 8i pstrate permanent.

,4

1ocumentele permanente rmase n urma selecionrii vor trebui inventariate> aa cum prevede 7egea nr. <F i Instruciunile de aplicare a ei. 1ocumentele create n -ransilvania i Banat de instituiile de stat dup sistemul numerelor de ba'> dup anul !)$;> se selecionea' 8olosind re#istrele de intrare@ieire a corespondenei n loc de inventare> n care va trebui operat aa cum s@a menionat n ca'ul 8ondurilor Audectoreti i ale parchetelor. &n urma selecionrii> documentele permanente vor trebui inventariate n vederea depunerii la Arhivele (aionale respective. Si#iliile i tampilele din metal care au imprimate stema rii i denumirea complet a unitii pre'int valoare documentar@istoric. .a scoaterea lor din u'> un eFemplar> va trebui predat Arhivelor (aionale respective> iar celelalte eFemplare sau altele care nu pre'int valoare se depun la 2onetria Statului pentru Austi8icare i distru#ere. Si#iliile> tampilele sau para8ele con8ecionate din cauciuc> scoase din u'> vor trebui inventariate> con8orm modelului prev'ut de aneFa nr. % a Instruciunilor de aplicare a 7egii nr. <FH<@@F. Selecionarea lor se 8ace de ctre comisia de selecionare a unitii> pe ba'a inventarului i a procesului@verbal de selecionare> ca i pentru celelalte documente. ,rocesul@verbal de selecionare> mpreun cu un eFemplar din inventarul acestor documente se trimit> pentru con8irmare Arhivelor (aionale respective. 1up obinerea con8irmrii scrise> ele se distru# de ctre unitatea care le deine. Comisia de selecionare are obli#aia de a seleciona at t documentele proprii c t i pe cele create de alte uniti> dar pstrate n depo'itele unitii respective. ,entru a veni n spriAinul creatorilor i deintorilor de documente> n ca'uri bine Austi8icate i sub controlul arhivitilor> Arhivele (aionale au stabilit ca documentele vdit ne8olositoare> de acelai 8el> cu termene de pstrare ntre !@+ ani> #site n depo'ite n timpul ordonrii 8ondurilor caG boniere> chitaniere> buletine de distribuie> 8oi de pontaA> condici de pre'en> 8oi de parcurs> :A<@uri> condici sau borderouri de eFpediere a corespondenei> bilete de intrare n uniti> coresponden 8inanciar@contabil care nu se aneFea' la notele contabile> liste 'ilnice de alimente> copii 8acturi> condici de termene> 8ormulare necompletale> dublete> la eFpirarea termenelor de pstrare> s 8ie separate de restul documentelor 8ondului> n vederea eliminrii lor #lobale> cu oca'ia selecionrii Lart. 4$ din Instruciunile de aplicare a legii nr. <FH<@@FM. ,rocesul@verbal de selecionare #lobal va trebui s cuprindG numrul curentH denumirea cate#oriei de documenteH anii eFtremiH cantitatea Ln T#. sau mlMH po'iia din nomenclator i termenul de pstrare. FI B 'ocumentele necesare dosarului selec"ionrii .a ncheierea activitii de selecionare> comisia ntocmete lucrarea de selec"ionare> n dou eFemplare> din care unul se trimite> pentru con8irmare> la Arhivele (aionale. .ucrarea se constituie> practic> din dou dosare identice> care trebuie s cuprindH Adresa cu care se trimite pentru veri8icare i con8irmare> cu numr de nre#istrare i datat la 'i >Ane/a 2%D ,rocesul@verbal de selecionare >Ane/a 3%. ,entru documentele create nainte de aplicarea nomenclatorului> de ctre instituiile aparin nd 2inisterului Nustiiei> 2inisterului ,ublic i instituiilor administraiei de stat din -ransilvania i Banat> dup !)$; (umerotarea proceselor@verbale se 8ace separat pentru 8iecare 8ond> peste ani> n 8uncie de numrul selecionrilor din 8ondul respectiv> ncep nd cu numrul ! pentru prima selecionareH Inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru retopitH Inventarul sau inventarele documentelor permanente ale compartimentelor de la ,1

care se selecionea' documente i din perioada pentru care se 8ace selecionarea. &n ca'ul n care comisia 8ace doar selecionarea #lobal> pentru documente vdit ne8olositoare> de acelai 8el> lucrarea nu va cuprinde i inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru retopit. ,rocesul@verbal sau> dup ca'> procesele@verbale de selecionare> aprobate i de conducerea unitii> nsoite de inventarul sau inventarele unitilor arhivistice av nd termenele de pstrare eFpirate> propuse de ctre comisia de selecionare pentru a 8i eliminate i de inventarul sau inventarele documentelor permanente create n perioada pentru care se e8ectuea' selecionarea> de la compartimentele n cau'> se trimit> ntr@un eFemplar> cu adres> Arhivelor (aionale> n ca'ul unitilor centrale> sau serviciilor Audeene ale Arhivelor (aionale> n ca'ul unitilor locale. Comisia de selecionare a Arhivelor (aionale respective> n urma veri8icrii lucrrii la 8aa locului> poate hotr pstrarea permanent a unor documente> chiar dac> potrivit nomenclatorului arhivistic> acestea au termene de pstrare temporar. 1ocumentele propuse pentru selecionare se pstrea' pe ra8turi> n ordinea iniial> pentru a putea 8i veri8icate de ctre repre'entantul Arhivelor (aionale respective> n vederea con8irmrii lucrrii. Abia dup obinerea con8irmrii scrise de la Arhivele (aionale respective> documentele vor trebui scoase din evidena arhivei> oper ndu@se acest 8apt n Re#istrul de eviden curent> aa cum prevede articolul ) din 7egea nr. <FH<@@F i articolele $%@$9 din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente, i v ndute> ca maculatur> unitilor de colectare a h rtiei. " dat cu predarea acestor documente eliminate din arhiv> unitatea n cau'> va preda unitii colectoare i o copie dup con8irmarea Arhivelor (aionale respective> 8r de care preluarea documentelor eliminate nu este le#al.
AN1LA 1enumirea creatorului Compartimentul Sediul PROC1S:F1R3A, Nr GGGG Se numerotea'> peste ani n 8uncie de nr. selecionrilor din 8ond Comisia de selecionare> numit prin "rdinul L1eci'iaM nr. CCCCCCC din CCCCCCCCCCCCCC> selecion nd n edinele din CCCCCCCCCCCCC documentele din anii` CCCCCCCCCCC avi'ea' ca documentele LdosareleM menionate mai Aos pentru care n inventare Lre#istre #enerale de dosare sau re#istre de intrare@ieireM s@a 8cut meniunea I2J LmaculaturM> s 8ie nlturate ca ne8olositoare> eFpir ndu@le termenele de pstrare prev'ute n nomenclatorul unitii. ,reedinte> 2embri> Secretar> Anii eFtremi primul i ultimul an al perioadei seleciona AN1LA 8 CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC (r. CCCCCCC din CCCCCCCCC 1osar nr. CCCCCCCCCCCCCCC Ctre Arhivele Na"ionale %'irec"ia Kude"ean GGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGGG a Arhivelor Na"ionale&

,2

0 trimitem alturat> pentru veri8icare i con8irmare> ntr@un eFemplar> procesul@verbal Lprocesele@verbaleM de selecionare nr. CCCCCCCECCCCCCCCCCCCCC privind documentele create de CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC> n anii CCCCCCCCCCCCCCCCCC> mpreun cu inventarele LinventarulM documentelor propuse pentru retopit i inventarele LinventarulM documentelor permanente din perioada selecionat> de la compartimentele pentru care s@a propus selecionarea documentelor. ,reci'm c stabilirea termenelor de pstrare a documentelor s@a 8cut pe ba'a (omenclatorului arhivistic al unitii noastre> con8irmat de Arhivele (aionale L1irecia Nudeean CCCCCCCCCCCC a Arhivelor (aionaleM> cu adresa nr. CCCCC din data de CCCCCCCCC. 2A(A*3R *3(3RA.> AN1LA @ CCCCCCCCompartimentulCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCSediulCCCCCCCCCC PROC1S:F1R3A, Nr GGGGGGGG Comisia de selecionare> numit prin "rdinul L1eci'iaM nr. CCCCCCCCC din CCCCCCCCCCCC> selecion nd n edinele din CCCCCCCCCCCC documentele din anii CCCCCCCCCCCCC avi'ea' ca documentele menionate mai Aos> s 8ie nlturate ca ne8olositoare> eFpir ndu@le termenele de pstrare prev'ute n nomenclatorul unitii. (r. crt. !. $. 1enumirea cate#oriei de documente :ie 'ilnice de pontaA :oi 'ilnice de parcurs Anii eFtremi !)+!@!))4 !)9+@!))4 Cantitatea n T# sau ml $!;T# 7; T# ,o'iia din nomenclator i termenul de pstrare 19E+ C!7E+ 53:/. C"2,AR-I23(-/./I>

,reedinte> 2embri> CCCCCCCCCCCCCCCCCC CCCCCCCCCCCCCCCCCCC

Secretar> CCCCCCCCCCCCCCCCCCCC

*este# !. &n ce const operaiunea de selecionare a documentelorb $. Ca i criteriu de apreciere a valorii documentelor eFplicai criteriul frecvenei documentelor. 3. 3numerai cele mai importante atribuii ale !omisiei de selecionare a documentelor.

Capitolul FII Sistemati=area documentelor (n depo=itele de arhiv 7hidul topogra$ic


Cuvinte cheieG depo'it de arhiv> 8ond arhivistic> colecie arhivistic> schema de sistemati'are Obiectivele capitolului FII# modaliti de ae'area documentelor n depo'ite reali'area #hidului topo#ra8ic. Scoaterea unitilor arhivistice din depo'ite

,3

FII - Ae=area documentelor (n depo=ite Scheme de sistemati=are a documentelor (n depo=itele de arhiva &n aciunea de sistemati'are a documentelor n depo'itele de arhiv> c nd avem mai multe 8onduri arhivistice LnchiseM i colecii> 8ondurile i coleciile se aea' n depo'ite pe ramuri sau domenii de activitate> iar n cadrul 8iecrei ramuri sau domeniu n 8uncie de subordonare sau pe #rupe de uniti de acelai tip. IPrin $ond arhivistic se nele#e totalitatea documentelor create n decursul activitii unei instituii> asociaii> societi> reuniuni> or#ani'aii independente din punct de vedere or#ani'atoric i operativ> care nu i@a schimbat pro8ilul activitii i teritoriul de competen i are re#istratur proprieJ. -otodat prin $ond arhivistic se nele#e totalitatea documentelor create n decursul activitii i de ctre o 8amilie sau o persoan 8i'ic. 1ac unitatea conine i colecii arhivistice> acestea se pstrea' separat. I,rin colec"ie arhivistic se nele#e totalitatea documentelor #rupate pe un creator sau deintor> con8orm unui anumit criteriu Ltematic> cronolo#ic> particulariti eFterneM 8r a se ine seama de proveniena lor sau de eFistena unei le#turi or#aniceJ. &n situaia n care unitatea dispune de mai multe ncperi cu destinaia de depo=ite de arhiv> 8iecare depo'it trebuie numerotat> cu ci8re arabe> ncep nd cu numrul !. &n cadrul 8iecrui depo'it> ra8turile se numerotea' cu ci8re romane> ncep nd de la intrare> de la st n#a la dreapta> iar poliele 8iecrui ra8t vor trebui numerotate> cu ci8re arabe> ncep nd de sus n Aos i de la st n#a la dreapta Lst nd cu 8aa la captul ra8tuluiM. &n cadrul 8ondului> documentele se aea' pe compartimente sau pe #rupe de acelai 8el i> n cadrul lor> cronolo#ic Lpe ani> luniM. Unit"ile arhivistice Ldosare> re#istre> condiciM se aea' n ra8turi> pe polie de la st n#a la dreapta i de sus n Aos> ncep nd cu cele mai vechi. ,relurile ulterioare> care ntre#esc 8ondul deschis sau colecia> vor trebui ae'ate n continuarea 8ondului sau coleciei respective. 1ocumentele permanente vor trebui ae'ate separat> la compartimentele i anii respectivi sau la anii i compartimentele respective> 8ie total separat de restul documentelor> ntr@o alt ncpere sau pe ra8turi aparte. 1ocumentele permanente @ parte a :ondului Arhivistic (aional @ trebuie pstrate separat> n condiii de maFim si#uran. ,entru ca documentele componente ale unui 8ond arhivistic s 8ie re#site> la nevoie> cu operativitate> la ae'area lor n depo'it Lsau depo'iteM trebuie s se adopte un plan de #rupare a documentelor n cadrul 8ondului sau o schem de sistemati'are a lor. &n 8uncie de modul cum au 8ost constituite documentele la creator> se adopt i schema de sistemati=are> care urmrete ca documentele s 8ie #rupate> n cadrul 8ondului> aa cum au 8ost create iniial. Ast8el> n 8uncie de modul cum au 8ost constituite> la ae'area documentelor n depo'ite vom aplica urmtoarele scheme de sistemati=areG aM. Schema de sistemati=are structural:cronologic> se aplic pentru 8ondurile create de uniti care au pstrat aceeai form de organi*are sau au suferit puine modificri de#a lungul activitii lor. &n acest ca'> ae'area documentelor n ra8turi se 8ace pe compartimente> n cadrul compartimentelor pe ani> iar n cadrul anilor pe termene de pstrare. bM. Schema de sistemati=are cronologic:structural se aplic pentru 8ondurile create de uniti care au avut sau au compartimente >departamente7 direcii7 secii7 servicii7 3irouri% i care au suferit dese reorgani*ri $n decursul activitii. &n acest ca'> documentele 8ondului se aea' n ra8turi pe ani iar n cadrul 8iecrui an pe compartimente Lpri structuraleM. c& Schema de sistemati=are cronologic pe probleme se adopt pentru 8ondurile create de uniti care nu au avut compartimente7 sau atunci cEnd nu se poate sta3ili ,!

compartimentul cruia $i aparin documentele7 ca i pentru fondurile din care s#au pstrat puine documente. -ot aceast schem se aplic i pentru documentele a8late n cantitate mic> care iniial au 8ost ordonate cronolo#ic> dar starea lor actual nu mai permite reconstituirea ordinii iniiale. dM. Schema de sistemati=are cronologic se aplic pentru fondurile instituiilor ale cror documente au fost constituite $n acest fel7 iar reconstituirea poate 8i 8cut cu aAutorul instrumentelor contemporane de eviden. eM. Schema de sistemati=are al$abetic se aplic n cadrul unitilor doar la unele compartimente L,ersonal> Secretariat> AdministrativM pentru dosare de personal7 ca*iere7 dosare ale studenilorD la 3nci @ coresponden cu clienii. FII 8 7hidul topogra$ic Scoaterea unit"ilor arhivistice din depo=ite ,entru re#sirea operativ a documentelor din depo'ite se ntocmete pentru 8iecare depo'it n parte ghidul topografic. Ane<a .a completarea rubricilor #hidului topo#ra8ie vor trebui avute n vedere urmtoareleG n colul din st n#a sus al #hidului se va nscrie numrul depo'itului n cadrul cldiriiH n rubrica Znr. curent[ se vor nscrie> ncep nd cu numrul !> 8ondurile i coleciile din cadrul aceluiai depo'itH denumirea 8ondurilor> coleciilor> compartimentelor se va nscrie n ordine al8abeticH n rubricile Ianii eFtremiJ i Icantitatea n m.l. i u.a.J se vor nscrie numai datele documentelor a8late n depo'itul respectiv> aparin nd 8ondului> coleciei> compartimentului> prev'ute n rubrica a douaH rubricile 7 i % se completea' cu numrul sau numerele ra8turilor i polielor pe care sunt ae'ate documentele nscrise n rubrica a douaH n rubrica a opta se va nscrie numrul 8ondului Ldac este ca'ulMH n rubrica a noua se va nscrie numrul inventarului con8orm ,egistrului de eviden curent. Scoaterea unit"ilor arhivistice din depo=ite pentru cercetare (n diverse scopuri > se va 8ace pe ba'a fiei de control> model aneFa nr. ) din Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente sau Ane<a 8 *oate unit"ile arhivistice scoase din depo=it vor 8i trecute n registrul de depozit * 5neFa nr. 9 din Instruciunile de aplicare a 7egii nr. <FH<@@F sau Ane<a @ Re#istrul se completea' de ctre arhivarul sau responsabilul cu arhiva unitii> n pre'ena persoanei care solicit> spre consultare> documentele respective. .a completarea rubricilor re#istrului vor trebui avute n vedere urmtoareleG I(umrul curentO ncepe cu ! i se completea' n continuare odat cu solicitrile de scoatere a documentelor din depo'itH C nd unitatea are n depo'itele sale un sin#ur 8ond arhivistic> la rubrica I1enumirea 8ondului> compartimentulO> se va completa doar compartimentul sau compartimentele de la care provin documenteleH &n rubrica Icota u.a.O se va trece numrul curent de inventar LinventareM al unitii arhivistice Lunitilor arhivisticeM scoase din depo'itH &n rubrica a patra se scrie IScopul scoaterii din depo'itOG cercetare tiini8ic> documentare pentru in8ormri> lucrri administrative> drepturi ale di8eriilor solicitaniH Rubrica a cincia se va completa cu numele> prenumele solicitantului i 8uncia n unitateH ,"

In rubrica a asea se va nscrie data scoaterii unitii arhivistice i semntura solicitantuluiH &n rubrica a aptea se consemnea' data restituirii unitii arhivistice i semntura arhivarului sau responsabilului cu arhiva> ca semn al restituirii unitii arhivistice. .a restituirea unitilor arhivistice arhivarul sau responsabilul cu arhiva veri8ic eFactitatea datelor nscrise n 8ia de control cu documentele> inte#ritatea acestora. C nd se constat lipsuri de uniti arhivistice> de 8ile> eventuale deteriorri> intervenii pe documente> ntiinea' imediat e8ul compartimentului care rspunde de arhiv. Acesta este obli#at s ia msurile ce se impun> n 8uncie de situaia concret Aceste situaii se consemnea' i n rubrica I"bservaiiJ a re#istrului de depo'it. Ane<a Cldirea (r. depo'it 7EI' *OPO7RA2IC 1enumirea 8ondului> Anii coleciei> eFtremi compartimentulu i $ 3 Cantitatea ml 4 u.a. + Ra8tul nr. 7 ,olia nr. % (r. 8ondului 9 (r. inventar )

(r. crt. !

Ane<a 8 2IDH '1 CON*RO, :"(1/. C".3C=IA C"2,AR-I23(-/. (R. I(03(-AR A(/. (/23.3 5I ,R3(/23.3 S".ICI-A(-/./I 1A-A

1enumirea creatorului sau deintorului R17IS*RU, '1 '1PO6I* ,(

Ane<a @

(r. crt. !

1enumirea 8ondului> compartiment colecie $

Cota u.a. 3

Scopul scoaterii din depo'it 4

(umele i prenumele solicitantului +

1ata scoaterii u.a.H semntura solicitantului 7

1ata restituirii u.a.H semntura arhivarului sau responsabilului cu arhiva %

"bs 9

!. $. 3. 4.

*est# 1e8inii noiunea de fond arhivistic. 3Fplicai termenul de colecie arhivistic. ,re'entai n ce const schema de sistematizare alfabetic. 1e8inii conceptul de ghid topografic.

Capitolul FIII Pstrarea i conservarea documentelor la creatori i de"intori

,,

Cuvinte cheie# restaurare> recondiionare> de'in8ecia documentelor Obiectivele capitolului FIII# i#iena depo'itelor de arhivH protecia mpotriva incendiilor> inundaiilor i antiseismicH recuperarea documentelor incendiate> inundate> acoperite de dr mturiH de'in8ecia> de'insecia i derati'area n arhiveH transportul documentelorH protecia muncii n arhive.

FIII - ,egisla"ia arhivistic actual privind pstrarea i conservarea documentelor &n condiiile n care maAoritatea documentelor re8eritoare la istoria contemporan> care 8ac parte din #ondul 5rhivistic 2aional se pstrea' la creatorii i deintorii de documente> >>abordarea spaiilor de depo'itare a arhivelor se de8inete ca o problem de interes naional> din mai multe motive. Ast8el> comparativ cu alte surse documentare i i'voare istorice> arhivele sunt un material 8ra#il> n #eneral sunt unice> ne8iind tiprite> cu autenticitate indiscutabil> acoper> prin compleFitatea i eFactitatea in8ormaiilor> epocile istorice la care se re8er i> nu n ultimul r nd> sunt de un mare interes social i tiini8ic at t pentru pre'ent c t i pentru viitor!J. -ocmai de aceea at t n 7egea 5rhivelor 2aionale nr. !7E!))7 Lart. !$M> c t i n Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente Lart. 9!@ !;9M sunt prev'ute> n detaliu> obli#aii pentru toi creatorii i deintorii de arhive> le#ate de problema pstrrii i conservrii documentelor. ,entru a veni n spriAinul creatorilor i deintorilor de documente> Arhivele (aionale au elaborat I(ormativul privind caracteristicile tehnico@8uncionale ale spaiilor i echipamentelor de depo'itare i conservare a arhivelor a8late n administrarea creatorilor publici i privai de arhiv> aprobat prin "rdinul de 'i al 1irectorului #eneral al Arhivelor (aionale nr. $3+ din + iulie !))7J. FIII 8 'epo=itele de arhiv I%epozitele de arhiv trebuie s asi#ure condiiile necesare pstrrii> conservrii i si#uranei documentelor. 3le se amenaAea' n cldiri construite special sau adaptate pentru aceasta> compartimentate n ncperi distincte> care s asi#ure i'olarea spaiilor destinate pstrrii documentelor de cele cu alte destinaii. .a ale#erea amplasamentului cldirilor sau depo'itelor se va avea n vedere evitarea 'onelor poluate sau a celor care pre'int surse poteniale de eFplo'ii> inundaii> incendii> indi8erent de msurile de si#uran ce se preconi'ea' a se lua$J. 2raful este unul din principalii a#eni care de#radea' documentele ca i oFi'ii de a'ot> bioFidul de sul8> i chiar aerosolii salini. ICldirile i depo'itele de arhiv trebuie s 8ie de #radul I de re'isten la 8oc i s re'iste la cutremur. ,entru calcului planeului de depo'it se va prevedea o re'isten la ncrcare de minimum 9;; T#Em$J3 .
!

4orea "prea, $ problem de interes naionalN spaiile de depozitare a arhivelor, n Revista ArhivelorJ> nr. $E!))3> p.!;4. $ (orme tehnice> p. %3. 3 .a o nlime de 7@% polie ra8t se reali'ea' o sarcin de 3;;@4;; T#> care prin adu#area #reutii ra8tului> poate aAun#e la cca. 7;; T#Em$. Av nd n vedere c ntr@un metru cub de arhiv intr> n 8uncie de 8ormatul documentelor> cca. !$@!+ ml. documente> un asemenea volum> de documente depo'itate n vrac c ntrete ntre 7;;@%;; T#. 1in aceste motive sarcina util calculat la construirea depo'itelor de arhiv> cu nlimi de $>3@$>9 m. este de 9;; T#Em$> ceea ce impune structuri de re'isten mult mai solide dec t la cldirile

,-

Amplasarea depo'itelor de arhiv n subsolul cldirilor este nerecomandat> datorit umiditii eFcesive sau la 8el pstrarea documentelor n podurile cldirilor> datorit aerului prea uscat i cald din timpul verii ca i a pericolului de incendii. (u se recomand amplasarea depo'itelor n apropierea sau deasupra halelor sau atelierelor industriale. Se recomand ca unitile s asi#ure spaii de depo'itare n pavilioanele administrative> care de obicei> sunt separate de locurile de producie. Cldirile de arhiv> precum i orice 8el de construcie care adpostete asemenea depo'ite trebuie s 8ie proteAate mpotriva descrcrilor electrice atmos8erice. Instalaiile electrice i sanitare vor trebui montate n con8ormitate cu normele n vi#oare. 1epo'itele trebuie s 8ie dotate cu pri'e pentru 8olosirea aspiratoarelor i a altor aparate ce servesc la ntreinerea documentelor. .a nevoie se indic 8olosirea lmpilor electrice portabile de $+ 0> alimentate de la trans8ormator. Se admite reali'area de depo'ite 8r lumin eFterioar> dar n acest ca' este obli#atorie ventilaia mecanic. &n depo'itele de arhiv se permite numai utili'area sistemelor centrale de ncl'ire. :erestrele vor trebui asi#urate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare L#eamuri absorbante> sticl antisolar> termoabsorbant> ornament> ri#lat sau mat> obloane metaliceM. 7umina solar direct este cea mai duntoare pentru documentele de arhiv. 3a decolorea' scrisul> n#lbenete h rtia i o 8ace> adesea imposibil de 8olosit. Ra'ele solare 8iind calorice> vara aciunea duntoare este mai puternic. 1e aceea> n depo'ite lumina trebuie s ptrund di8u'> 8iltrat prin #eamuri opace. .ipsa complet a luminii nu este recomandat> deoarece creea' condiii 8avorabile de'voltrii a#enilor biolo#ici. :erestrele de la parter i uile trebuie s 8ie prev'ute cu #rilaAe metalice i sisteme de alarmare. &n depo'itele de arhiv se 8olosesc miAloace de pstrare speci8ice pentru depo'itarea di8eritelor #enuri de documente> caG ra8turi> dulapuri> rastele> 8iiere> eFecutate pe ba' de standarde sau norme interne> de pre8erin din metal acoperite cu vopsele stabile> anticoro'ive. 1imensionarea elementelor de pstrare Lra8turi> dulapuriM> ale materialelor de protecie Lmape> cutii> casete> tuburi> plicuriM> ale spaiului de construcie a8erent> asi#ur ndu@se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide> la nevoie. Ra8turile din lemn trebuie tratate cu leie de tutun pentru prent mpinarea atacului biolo#ic i impre#nate cu soluii i#ni8u#e mpotriva incendiului Lvopsele sau lacuri pe ba' mineral anor#anic i deci incombustibile> in8u'abile> impermeabile i per8ect lavabileM. .a amplasarea i montarea ra8turilor vor trebui avute n vedere urmtoareleG ra8turile se amplasea' perpendicular pe sursa de lumin naturalH n depo'itele cu ra8turi n pereii alturai> ra8turile se montea' perpendicular pe 8erestrele cele mai nsorite. Iluminatul arti8icial va trebui s urmreasc aFul culoarului dintre ra8turiH ra8turile se amplasea' la o distan de cel puin 9; cm 8a de 8erestre i !;; cm 8a de uiH n ca'ul ra8turilor montate l n# perete> va trebui pstrat o distan de cel puin $; cm ntre perete i documenteH ntre prima i ultima poli a ra8turilor trebuie s rm n o distan de cel puin !;@!+ cm 8a de tavan> dup ae'area documentelor i respectiv de pardosealH distana ntre ra8turi trebuie s 8ie de %;@9; cmH n 8iecare depo'it va trebui s se asi#ure o trecere principal> n lun#ul depo'itului> de !;;@!$; cm> pentru manevrarea documentelorH ra8turile se ancorea' ntre ele i de pereii laterali> n scopul asi#urrii stabilitii lor.
obinuite.

,1

1ulapurile sau alte tipuri de miAloace pentru pstrarea si#iliilor> 8oto#ra8iilor> plcilor 8oto#ra8ice> micro8ilmelor> ben'ilor i discurilor ma#netice Ldac sunt mai puineM se aea' unele l n# altele> iar distana dintre ele trebuie s permit deschiderea uilor sau manevrarea sertarelor. Scrile mobile> mesele de depo'ite> eventualele crucioare de transportat documente vor trebui amplasate n aa 8el nc t s asi#ure o servire 8uncional i s nu a8ecte'e posibilitile de evacuare. 1epo'itele de arhiv mai nalte de $>4 m vor trebui dotate cu scri de arhiv. &n 8uncie de necesiti> depo'itele pot 8i dotate i cu crucioare de transport interior. 1epo'itele> ra8turile i poliele vor trebui numerotate. ,entru depo'itele mai mari de +; mEp se impune amenaAarea unei camere de lucru l n# depo'it. &n apropierea depo'itului va trebui amenaAat un birou pentru personalul de arhiv care s 8oloseasc i pentru cercetarea documentelor. I1epo'itele trebuie s 8ie uscate> ventilate i echipate corespun'tor pentru asi#urarea microclimatului optim de conservare pentru 8iecare cate#orie de documente!J. Ae'area documentelor n ra8turi se 8ace pe maneta de ndosariere sau pe maneta in8erioar. >>&n ca'ul n care creatorul deine documente de mai multe tipuri Lh rtie> 8ilme> 8oto#ra8ii> ben'i ma#neticeM acestea se depo'itea' pe cate#orii> dependente de natura material a acestora> ast8el nc t pstrarea i conservarea lor s poat 8i or#ani'at n mod corespun'torJ. ,entru documentele scrise pe suport de h rtie> material teFtil> piele sau per#ament> trebuie s se asi#ure un microclimat caracteri'at prin temperaturi cuprinse ntre !+@$4cC i umiditate relativa de +;@7;K. 1ocumentele 8oto#ra8ice> micro8ilmele i toate celelalte cate#orii de documente de nre#istrare tehnic vor trebui pstrate n depo'ite separate> ntr@un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre !4@!9cC> iar umiditatea relativa de 4;@+;K. 1epo'itele de ben'i ma#netice nu trebuie s aib n apropiere c mpuri ma#netice. ,entru msurarea i urmrirea parametrilor de microclimat> depo'itele vor 8i dotate cu termometre sau termo#ra8e precum i cu hi#rometre sau hi#ro#ra8e. FIII @ Igiena depo=itelor de arhiv Birourile de arhiv> depo'itele> camera de lucru ca i terenul nvecinat construciei de arhiv> vor trebui meninute permanent n ordine i curenie> pentru a se evita insalubri'area acestora sau instalarea de 8ocare biolo#ice Lro'toare> insecte> muce#ai> bacterii> ciuperciM. Cile de acces> locurile din apropierea #urilor de ap i a instalaiilor de stin#ere a incendiilor> vor trebui s 8ie libere permanent. &n timpul c nd se 8ace curenie> ncperile se aerisesc> prin deschiderea 8erestrelor sau a pri'elor de aer. ,e l n# aceasta> pe timp 8avorabil> depo'itele vor trebui aerisite 'ilnic timp de $@3 ore> dac nu dispun de instalaii de climati'are sau centrale de ventilaie> nlturarea a#enilor duntori se 8ace prin despr8uire> curire mecanic> de'insecie> de'in8ecie i derati'are> 1espr8uirea documentelor se 8ace cu perii moi> iar absorbia pra8ului re'ultat> cu aspiratoare electrice. 1e'in8ecia> de'insecia i derati'area depo'itelor de arhiv se 8ac ori de c te ori este nevoie i cel puin o dat la cinci ani> pentru prevenirea aciunii a#enilor biolo#ici. ,eriodic se 8ac sondaAe asupra strii de conservare a documentelor> mai ales n 'onele ntunecoase i reci. &n ca'ul identi8icrii unor 8ocare de de#radare> se iau msuri de nlturare a acestora> apel ndu@se la spriAinul Arhivelor (aionale sau laboratoarelor Audeene ale acestora.
!

Acte normative

-4

0or trebui veri8icate 'ilnic instalaiile electrice> de ap sau de alt natur> pentru a preveni eventualele de8eciuni ce ar putea produce de#radarea sau distru#erea documentelor. Reparaiile interioare> 'u#rvelile i lucrrile de ntreinere a depo'itelor de arhiv se 8ac ori de c te ori este nevoie> asi#ur ndu@se n permanen i#iena ncperilor i 8uncionarea normal a instalaiilor de orice 8el. Creatorii i deintorii de documente au obli#aia s comunice Arhivelor (aionale sau direciilor Audeene ale Arhivelor (aionale intenia de a construi> schimba destinaia sau amenaAa noi depo'ite de arhiv> pentru a primi con8irmarea locurilor unde urmea' s amplase'e depo'itele de arhiv. "rice situaie de calamitate n depo'itele de arhiv se comunic imediat Arhivelor (aionale sau direciilor Audeene ale Arhivelor (aionale. Se inter'iceG Introducerea i pstrarea n depo'itele de arhiv a obiectelor strine de arhiv Lhaine> alimente> materiale de ntreinere> substane in8lamabile> mobilier ce nu este n dotareM. Ae'area documentelor> chiar i pentru scurt durat> pe pardoseal> ntre ra8turi> pe coridoare> scri> precum i ae'area lor n stive sau n#hesuite pe ra8turi> dulapuri> l'i sau boFe. .a terminarea pro#ramului> documentele se rearhivea'> iar uile depo'itelor se nchid i se si#ilea'. FIII B Protec"ia (mpotriva incendiilor) inunda"iilor i antiseismic a% 2rotecia $mpotriva incendiilor ,entru noile construcii> nc n 8a'a de proiectare se are n vedere ale#erea unor materiale necombustibile at t pentru construcia propriu@'is c t i pentru elementele de t mplrie> care se 8ac> n #eneral> din metal. 1epo'itele sunt prev'ute cu stin#toare cu bioFid de carbon i pra8H #a' carbonic i cu spum. Controlul i ncrcarea lor trebuie 8cute periodic i n raport cu anotimpul. Se indic msuri moderne> electronice> de alarmare a nceputurilor de incendiu i miAloace de stin#ere automat a acestora. Activitatea de prevenire i aprare mpotriva incendiilor se or#ani'ea' pe ba'a le#islaiei n vi#oareG .e#ea nr. 3;% din !$E;%E$;;7 privind aprarea mpotriva incendiilorH 4otr rea *uvernului nr. +3% din ;7E;7E$;;%> privind stabilirea i sancionarea contraveniilor la normele de prevenire i stin#ere a incendiilorH "rdinul nr. !73 din $9E;$E$;;% pentru aprobarea (ormelor #enerale de aprare mpotriva incendiilorH "rdinul nr. %!! 4* E ;$.;3.$;;) pentru aprobarea ,rocedurii de autori'are a persoanelor 8i'ice i Auridice care des8oar activiti de identi8icare> evaluare i control al riscurilor de incendiu. &ntrea#a le#islaie poate 8i sinteti'at n urmtoarele msuri principaleG Inter'icerea 8olosirii 8ocului deschisH AmenaAarea locurilor speciale pentru 8umatH Inter'icerea eFploatrii necorespun'toare a instalaiilor electrice i de ncl'ire improvi'ate Linstalaii de 8or i iluminareMH Inter'icerea depo'itrii i 8olosirii de substane in8lamabileH Inter'icerea deinerii lichidelor in8lamabile n cantiti mai mari dec t cele necesare pentru o 'i de munc n ateliere> laboratoare 8otoH Se inter'ice 8olosirea courilor i sobelor de8ecte> aprinderea 8ocului cu ben'in> petrol sau alte lichide combustibileH lsarea 8ocului nesuprave#heatH curirea parchetului> duumelelor> hainelor cu lichide in8lamabile n camere cu surse de 8oc. &n ca'ul apariiei 8ocarelor de incendiu> p n la sosirea echipelor de intervenii> 'onele atinse de 8oc se i'olea' cu aAutorul stin#toarelor cu bioFid de carbon i pra8. 3ste -1

inter'is 8olosirea apei i a stin#toarelor cu spum chimic. ,ersonalul compartimentului de arhiv trebuie s participe la instruirile periodice ,SI i s aplice 'ilnic Instruciunile> s cunoasc m nuirea miAloacelor necesare stin#erii ca i planul de evacuare> pe ur#ene. 3% 2rotecia $mpotriva inundaiilor ,e l n# msurile de ale#ere a amplasamentelor i de ae'are a construciei> depo'itele trebuie asi#urate mpotriva inundrii cu apele pluviale colectate de arpante sau terase. Sistemele de colectare a acestor ape s nu treac prin depo'ite> iar n ca'ul teraselor s se or#ani'e'e din construcie masuri de evacuare a lor @ dac> eventual> se blochea' si8oanele de colectare. Instalaiile de ap> canali'are> ncl'ire> vor ocoli> n msura posibilitilor> depo'itele de arhiv. ,entru anumite depo'ite de importan deosebit este necesar construirea unui sistem propriu de evacuare a apei la inundaie> av nd n vedere c orice accident este posibil i c n ca'uri eFtreme> la stin#erea incendiilor din arhive se 8olosete apa. Aceste sisteme de evacuare constau n si8oane de colectarea apei> plantate n pardoseal i care comunic cu conductele de evacuare a acesteia n a8ara cldirii. &n ca'ul spaiilor subterane este necesar pre'ena preventiv a unui sistem de drenare a apei prin si8oane i canale colectoare> care conduc apa de in8iltraie la nite puuri> de unde este preluat i evacuat cu aAutorul pompelor> a cror 8uncionare este urmrit p n la nchiderea lucrrilor de i'olaie hidro8u#. :uncionarea acestor pompe este declanat automat de ridicarea nivelului apei n puul de acumulare> care mobili'ea' un dispo'itiv plutitor ce nchide circuitul electric la care este montat pompa. c%2rotecia antiseismic ,rotecia antiseismic este o problem important> luat n calcul la construirea depo'itelor de arhiv. Se recomand evitarea re#iunilor cu seismicitate ridicat> iar c nd nu este posibil> atunci cldirea trebuie s aib coe8icieni de re'isten corespun'tori pentru a nu 8i a8ectat de micrile tectonice. FIII A Recuperarea documentelor incendiate ,entru stin#erea 8ocului> n 8uncie de caracteristicile materialului care a luat 8oc i locul unde se 8olosesc> se pot utili'a urmtoarele tipuri de eFtinctoareG hidraulice> cu spum> pe ba' de anhidrid carbonic> pe ba' de pulbere> ultimele 8iind mai indicate pentru locurile cu arhiv. Recuperarea documentelor ncepe n cooperare cu pompierii> care decid c nd i pe unde se poate ptrunde n cldire pentru a salva ce se mai poate. 1up stin#erea incendiilor i stabilirea cilor de acces se va ncerca salvarea documentelor mai importante. 1ocumentele umede vor 8i uscate c t mai repede> lu ndu@se msuri pentru evitarea atacurilor de muce#ai> prin ventilarea spaiilor dup ce a 8ost evacuat apa cu care s@a stins 8ocul. Cele mai a8ectate sunt documentele scrise pe h rtie cerat ca i cele le#ate n piele. 1osarele ae'ate str ns pe ra8turi> cele pstrate n casete metalice sau chiar n cutii de carton vor 8i cele mai puin a8ectate. 1atorit 8ra#ilitii lor> aceste documente vor trebui m nuite tot timpul cu mare #riA. 1ocumentele care pre'int valoare istoric sau practic ndelun#at Lstate de plat> crile de muncM vor trebui restaurate i recondiionate> n laboratoare de specialitate> apel ndu@se i la spriAinul Arhivelor (aionale. FIII . Recuperarea documentelor inundate ,rincipalele etape ale lucrrilor de recuperare ale arhivelor inundate suntG -2

a. 'coaterea arhivei din mediul inundat> 8ie c este vorba de documentele de pe ra8turi> plasate la nivelele superioare cotei de inundaie> 8ie c este vorba despre arhiva a8ectat de ap. b. !urirea documentelor de impuriti i diverse reziduuri cu aAutorul unei spatule> dup care se 8ace splarea pachetelor> mapelor i celorlalte uniti arhivistice. 1ocumentele inundate cu ape impuri8icate cu re'iduuri petroliere sau cu alte materiale nelavabile vor urma acelai tratament de curire> urm nd ca substanele nelavabile s 8ie nlturate de personal cali8icat> n lucrri de restaurare. c. "scarea arhivei presupune scur#erea apei n eFces i uscare e8ectiv a acestora> prin mai multe metodeG uscarea arhivei n aer liber @ prin eFpunerea documentelor pe supra8ee ntinse> ntre 8ile se aea' distaniere care mresc supra8aa de uscareH uscarea n spaii ventilate @ cu aAutorul unor ventilatoareH uscarea prin inter8oliaA @ const prin ae'area de h rtii de su#ativ printre 8ilele umede ale documentelor Lpentru cantiti miciMH 8olosirea radiaiilor in8raroii @ 8ie pe plat8orme de eFpunere> 8ie pe ra8turi. 2etoda se aplic la un volum mare de documenteH uscarea n camere cu temperatur i umiditate controlabilH uscarea n vid n spaii ncl'ite la 4;@7;cCH uscarea cu aAutorul curenilor electroma#netici de nalt 8recven L!9@3; 24'M cu o putere de 9 Sd> acion nd !;@!+ min. de'volt o temperatur de );@!;;cC> provoc nd evaporarea i uscarea materialelor tratate. d. ,econdiionarea mobilierului specific i a depo'itelor i reintroducerea documentelor n depo'ite. 1epo'itele a8ectate de inundaii vor 8i salubri'ateG presupune or#ani'area evacurii apeiH nlturarea m lului i a altor depuneri> curenia #eneral> uscarea depo'itelor> repararea i reae'area mobilierului speci8ic> dup care vor 8i reintroduse documentele n depo'ite. e. %ezinfecia arhivei, a mobilierului i a depozitelorN f. Berificarea evidenei i organizarea recondiionrii i restaurrii 8ondurilor i coleciilor se 8ace la reae'area documentelor n depo'it. Reordonarea documentelor i nlocuirea miAloacelor de protecie Lmape> coperte> cutiiM n ca'ul n care apa le@a de#radat!J. FIII C Recuperarea documentelor acoperite de dr+mturi ,rbuirea imobilelor i prinderea documentelor sub dr mturi sunt 8apte mai rare> cau'ate de cutremure> alunecri de teren> atacuri armate. /neori prbuirea se poate asocia cu incendii> eFplo'ii. 3Fperiena ne@a artat c n !)4; ca i n !)%% mari cantiti de documente au su8erit de#radri considerabile n numai c teva 'eci de secunde. Ra8turile s@au prbuit acoperind mii de tone de arhiv> sau uneori> n prbuire> ra8turile au dislocat pereii> cau' nd #rave avarii. &n asemenea situaii se impun urmtoarele msuri: Scoaterea> c t mai repede> a documentelor de sub dr mturi i depunerea lor n spaii de si#uranH 1e'in8ecia documentelor recuperate pentru a evita epidemiileH Curarea documentelor de nisip> molo' i despr8uirea acestoraH Restaurarea i recondiionarea documentelor care au su8erit de#radri mari sau uscarea celor inundateH Reordonarea documentelorH
!

:lorea "prea> 4suri de recuperare a arhivelor inundate> n IRevista ArhivelorJ> nr. 4E!)%+> p.4+3@4+4.

-3

Reor#ani'area depo'itelor vechi sau or#ani'area altora noi i depo'itarea corespun'toare a documentelor n spaii salubreH &ntrea#a activitate va 8i coordonat> suprave#heat i asistat de specialiti ai Arhivelor (aionale sau ai direciilor Audeene ale Arhivelor (aionale> pentru asi#urarea recuperrii documentelor.

FIII ; *ransportul documentelor -ransportul documentelor n interiorul depo'itului> ntre depo'itele din aceeai construcie> camerele de lucru> laboratoare> compartimente> se 8ace n miAloacele de protecie individual n care se pstrea'. 2ai compleF este ns or#ani'area transportului unor cantiti mari de documente de la o unitate la alta sau dintr@o localitate n alta. &n aceste ca'uri se are n vedere 8elul cum se 8ace ncrcarea vehiculului de transport> ca i asi#urarea documentelor mpotriva ploii i incendiilor. 0arianta cea mai bun o constituie transportul arhivei n containere metalice etane. &n lipsa acestora se asi#ur prelate mpotriva ploii i stin#toare. Se va evita staionarea neAusti8icat a vehiculului ncrcat ca i nt r'ierile n descrcarea documentelor i depunerea lor n spaii asi#urate sau n depo'ite de arhiv. &n vehiculul care transport documente vor cltori numai nsoitorii de transport i se va inter'ice 8umatul sau orice activitate care ar putea provoca de#radri documentelor. ,ersonalul an#aAat n aceast operaiune va trebui instruit> respect nd n timpul transportului consemnele stabilite. FIII 0 Protec"ia muncii (n arhiveI(ormele *enerale de ,rotecie a 2uncii sunt aplicabile persoanelor 8i'ice sau Auridice> rom ne sau strine> ce des8oar activiti le#ale pe teritoriul Rom niei> salariailor> membrilor cooperatori> persoanelor an#aAate cu orice 8orme le#ale> precum i ucenicilor> elevilor i studenilor n perioada e8ecturii practicii pro8esionale$J. a( 1rincipalele obligaii i rspunderi ale conducerii unitilor S stabileasc msurile tehnice> sanitare i or#ani'atorice de protecie a muncii> corespun'tor condiiilor de munc i 8actorilor de mediu speci8ici unitii. S asi#ure instruirea salariailor i s controle'e modul de nsuire i aplicare de ctre salariai i persoanele care particip la procesul de munc> a prevederilor le#ale n domeniul proteciei muncii i a msurilor tehnice> sanitare i or#ani'atorice stabilite. S asi#ure in8ormarea 8iecrei persoane> anterior an#aArii n munc> asupra riscurilor la care aceasta este eFpus la locul de munc> precum i asupra msurilor de prevenire necesareH S asi#ure obli#atoriu i #ratuit> dotarea cu echipament de protecie a salariailor i altor cate#orii de persoane care des8oar activiti la persoane Auridice sau 8i'ice. S ia orice alte msuri n vederea asi#urrii celor mai bune condiii de munc> prevenirii accidentelor i mbolnvirilor pro8esionale. bM 'alariaii i ceilali participani la procesul de munca au urmtoarele obligaii i drepturi: S@i nsueasc i s respecte normele de protecie a muncii i msurile de aplicare a acestora. ,re#tirea i instruirea n domeniul proteciei muncii este parte component a pre#tirii pro8esionale i se reali'ea' prin instructaAul introductiv #eneral> instructaAul la
! $

.. 2era> ndreptar arhivistic> 3d. Arona> CluA@(apoca> $;;4. 2orme Lenerale de 1rotecie a 4uncii> 3d. 2inisterului 2uncii i Solidaritii Sociale> Bucureti> !))7> p.%.

-!

locul de munc i instructaAul periodic. (ici o persoan nu va putea 8i admis 8r e8ectuarea instructaAului introductiv #eneral i a instructaAului la locul de munc. InstructaAul periodic se va e8ectua ori de c te ori este necesar> la intervale ce nu vor depi 7 luni. -oate 8a'ele instructaAului de protecie a muncii> reinstruirile> re'ultatele testrilor> accidentele de munc su8erite sau mbolnvirile pro8esionale> sanciunile aplicate pentru nerespectarea re#lementrilor de protecia muncii> controlul medical periodic ca i testarea psiholo#ic> se re#sesc n #ia individual de instructa) privind protecia muncii, care se pstrea' la unitate. 0eri8icarea cunotinelor asimilate de salariai se vor reali'a prin teste speci8ice cali8icrii. S@i des8oare activitatea n aa 8el nc t s nu eFpun la pericol de accidente sau mbolnvire pro8esional at t persoana proprie> c t i celelalte persoane participante la procesul de munc. S aduc la cunotina conductorului instituiei orice de8eciune tehnic sau alt situaie care constituie un pericol de accidentare sau mbolnvire pro8esional. S aduc la cunotina conductorului instituiei accidentele de munc su8erite de persoana proprie i de alte persoane participante la procesul de munc. S opreasc lucrul la apariia unui pericol iminent de producere a unui accident i s in8orme'e de ndat conductorul instituiei. S dea relaiile solicitate de or#anele de control i de cercetare n domeniul proteciei muncii. S utili'e'e materialele i#ienico@sanitare i echipamentul individual de protecie din dotare> corespun'tor scopului pentru care a 8ost acordat. *este# !. ,re'entai msurile care trebuie luate pentru prote)area arhivelor n caz de inundaii. $. Care sunt modalitile de recuperare a documentelor acoperite de dr-mturiO 3. Ce proceduri trebuie respectate n transportul documentelorO 4. Care sunt principalele obligaii i rspunderi ale conducerii unitii pentru protecia muncii n arhiveb

-"

Capitolul IL Falori$icarea documentelor de arhiv


Cuvinte cheie# certi8icat> eFtras Obiectivele capitolului IL# modaliti privind eliberri de certi8icate> copii> eFtrase re'olvarea unor lucrri administrative> in8ormri> documentri cercetare tiini8ic> eFpo'iii documentare

IL - Prevederile Legii nr. 1(@111( i ale :nstruciunilor ei de aplicare privind folosirea documentelor -oi creatorii i deintorii de arhive pot 8olosi> n diverse scopuri> documentele pe care le au n #estiune> cu respectarea prevederilor le#islaiei arhivistice n vi#oare> indi8erent dac acestea 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional Li se pstrea' permanentM sau nu 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional Li se pstrea' temporar @ eF. statele de platM. 7egea 5rhivelor 2aionale nr. <FH<@@F tratea' problematica 8olosirii> Lvalori8icriiM documentelor ntr@un capitol aparte Lcap. I0> art. $;@$$M intitulat I:olosirea documentelor care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional al Rom nieiJ> preci' nd cG 1ocumentele care 8ac parte din #ondul 5rhivistic 2aional al ,om-niei pot 8i valori8icate pentruG cercetare tiini8ic> re'olvarea unor lucrri administrative> in8ormri> aciuni educative> elaborarea de publicaii i eliberarea de copii> eFtrase i certi8icate. 1ocumentele care 8ac parte din #ondul 5rhivistic 2aional al ,om-niei pot 8i consultate> la cerere> de ctre cetenii rom ni i strini> dup 3; de ani de la crearea lor. ,entru documentele la care nu s@a mplinit acest termen> cercetarea se poate 8ace numai cu aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare. 1ocumentele de valoare deosebit nu se eFpun public> n ori#inal> ci sub 8orm de reproduceri. Creatorii i deintorii de documente sunt obli#ai s elibere'e> la cererea persoanelor 8i'ice i a persoanelor Auridice> certi8icate> copii i eFtrase de pe documentele pe care le creea' i le dein> inclusiv de pe cele pentru care nu s@a mplinit termenul prev'ut de art. !3 L3; de ani @ n.n.M> dac acestea se re8er la drepturi care l privesc pe solicitant. Serviciile prestate de ctre Arhivele (aionale pentru re'olvarea solicitrilor persoanelor 8i'ice i ale persoanelor Auridice se e8ectuea'> contra cost> n condiiile prev'ute de le#e. Art. 44 din Instruciuni are urmtorul cuprinsG ICreatorii i deintorii de documente sunt obli#ai s elibere'e> potrivii le#ii> la cererea persoanelor 8i'ice sau Auridice> certi8icate> copii i eFtrase dup documentele pe care le creea' i le dein> chiar dac nu au ndeplinit termenul de 3; de ani> dac acestea se re8er la drepturile care l privesc pe solicitant> cum suntG vechimea n munc> studii> drepturi patrimonialeJ. LAneFa !M IL 8 2orme de valori$icare a documentelor a% +li3erri de certificate7 copii7 e/trase

-(

,e ba'a documentelor a8late n depo'itele lor> creatorii i deintorii de documente eliberea'> la cerere> persoanelor Auridice i 8i'ice> certi8icate> copii i eFtrase dup documente care se re8er la drepturile petenilor privind vechimea n munc, patrimoniu, atestarea unor date personale i de stare civil, susinerea unor cauze n faa instanelor de )udecat. ,entru ca actele eliberate de pe documentele din depo'itele de arhiv s poat 8i 8olosite scopurilor solicitate este necesar ca ele s rspund i s clari8ice datele cerute. &ntocmirea certi8icatelor i eFtraselor> prin natura i importana lor pentru di8erite domenii de activitate> implic o mare rspundere din partea celui care le ntocmete> ntruc t cea mai mic #reeal n coninutul lor atra#e preAudicii materiale i de alt natur> at t pentru instituia care le@a eliberat c t i pentru bene8iciar. 1e aceea> la re'olvarea cererilor> se pretinde o cunoatere temeinic a le#islaiei a8erente> a surselor documentare> un nalt spirit de responsabilitate pentru a evita interpretrile #reite i> mai cu seam> pentru a se nltura neconcordana ntre datele actelor eliberate i ba'a lor documentar. M Certi$icatul este un document oficial care include ntr@o 8orm determinat un ansamblu de elemente> prin care se atest solicitantului o situaie sau se con8er anumite drepturi. !ertificatul trebuie s cuprind o eFpunere eFact i clar a datelor re'ultate din documente care sunt n direct le#tur cu obiectul cercetrii. Se vor indica numai datele eFistente> 8r s se ntre#easc perioadele pentru care nu eFist documente. ,erioadele pentru care lipsesc documentele sau nu se #sete nscris numele solicitantului se vor meniona n adresa de eFpediere a certi8icatului. &n certi8icat se vor indica denumirile documentelor din care s@au eFtras elementele necesare ntocmirii certi8icatului i> apoi datele cuprinse n aceste documente. &n certi8icat datele se eFpun n ordinea cronolo#ic. 1atele privind activitatea unei persoane 8i'ice> n di8erite locuri de munc> din aceeai unitate> se includ ntr@un sin#ur certi8icat. Redactarea certi8icatului se 8ace pe ba'a unui re8erat scris> care va trebui ntocmit> datat i semnat de ctre persoana care a 8cut cercetarea. 3l trebuie s cuprind denumirea 8ondului cercetat i cotele unitilor arhivistice cercetate Lanul i numrul din inventarM. &n ca'ul n care> la cererea petiionarului sau din dispo'iia conducerii unitii creatoare sau deintoare> recercet ndu@se documentele se #sesc noi date se poate elibera un nou certi8icat> menion ndu@se toate datele> inclusiv cele din certi8icatul anterior> care se va anula i retra#eH noul certi8icat va primi alt numr de nre#istrare. &n ca'ul n care n arhiv nu se #sesc date cu privire la obiectul cererii> aceast situaie se comunic n scris solicitantuluiH dac se cunoate unitatea deintoare a documentelor ce 8ac obiectul cererii> cererea n ori#inal se trimite spre re'olvare respectivei uniti> comunic ndu@i@se i solicitantului acest lucru. ,ersoana care a ntocmit re8eratul i e8ul su ierarhic poart rspunderea asupra eFactitii datelor comunicate. .a ntocmirea certi8icatului trebuie s se acorde o atenie deosebit numelui> care n unele situaii nu corespunde cu cel din documente> datorit schimbrii lui ulterioare> prin cstorie sau alte mpreAurri. Certi8icatul trebuie s redea numele aa cum re'ult din documente> pentru 8iecare perioad atestat. &n unele ca'uri nepotrivirile de nume se datorea' completrii #reite de ctre persoanele care au ntocmii documentele la timpul respectiv. 5i n aceste ca'uri numele va trebui redat ntocmai ca n documente> urm nd ca solicitantul s@i clari8ice situaia prin act notarial. :recvent se nt lnesc ca'uri c nd n documentele dup care se eliberea' certi8icate Lde re#ul statele de salariiM figurea* mai multe persoane cu acelai nume. &n situaia n care cererile sunt incomplete sau nu se speci8ic toate datele personale i nu se indic cu eFactitate perioadele de lucru> pentru a nu atribui solicitantului perioade care nu@i aparin> -,

deci de la alte persoane cu acelai nume> se cer relaii suplimentare> asupra datei de natere> prenumelui tatlui> 8unciei i compartimentului unde a lucrat> numele unor cole#i de munc. &n raport cu aceste preci'ri se stabilete care dintre persoanele nscrise n documentul respectiv corespunde cu numele solicitantului. MCopia este o reproducere autentic de pe un document a8lat n arhiv. 1e re#ul unitile eliberea' copii dup documentele de mproprietrire> sentine Audectoreti> 8oi matricole colare. .a eliberarea acestora se ine cont de anumite re#uli> datorit 8aptului c editarea unor documente poate 8i dintr@o perioad mai veche> deci cu orto#ra8ia vremii respective sau c lipsesc cuvinte> sau nu apare cu claritate scrisul. Copiile de pe documente se transcriu cu orto#ra8ia actual. C nd dintr@un document lipsesc cuvinte sau sunt indesci8rabile> iar din teFt nu re'ult nelesul lor> n copie cuvintele respective sunt nlocuite cu puncte de suspensie. &n situaia c nd documentele supuse copierii nu poart anul ntocmirii lor> data este dedus din conteFtul celorlalte documente> dac el 8ace parte dintr@un #rup de alte documente i a cror dat este cunoscuta cu certitudine. 1ac nu se poate stabili data documentelor> aceasta se nlocuiete cu puncte de suspensie> iar dup ele> n parante'> meniunea Z8r dat[. .a copii de pe tabele> cum sunt cele de mproprietrire> militare n care 8i#urea' mai multe persoane> pentru a nu reda dec t numele persoanei n cau'> c nd acesta nu se a8l n prima sau ultima po'iie a tabelului> se reproduce cadrul documentului> urmat de unul sau dou r nduri de puncte de suspensie> apoi po'iia i numele@prenumele solicitantului> urmate de puncte de suspensie i elemente de ncheiere> inclusiv semnturile. ,entru a se eFclude eventualele adu#iri> la copiile care cuprind numai o parte dintr@o pa#in> se barea' partea nescris cu o dia#onal> de la ultimul cuv nt sau ci8r la colul opus al pa#inii> iar la copiile care se eFtind pe mai multe pa#ini> la 8iecare s8 rit de pa#in se aplic semnul continurii. M1<trasul este reproducerea autentificat a unei pri dintr@un document> respectiv partea care interesea' sau privete pe solicitant. &n mod 8recvent asemenea acte se eliberea' de pe sentinele Audectoreti> monitoarele o8iciale> documente patrimoniale. ,entru ca eFtrasul s 8ie corect ntocmit> cu valoare probatorie> trebuie s cuprind anumite elemente i anumeG unitatea care l@a eliberat> denumirea documentului dup care s@a 8cut eFtrasul> respectiv sentina Audectoreasc> monitorul o8icial> tabelul de mproprietrire> unitatea care a creat documentul> teFtul care interesea' sau privete pe solicitant i care de 8aptul repre'int esenialul pentru petiionar> ba'a le#al. 1up cum re'ult din nsi denumirea acestui act> n el> spre deosebire de copie> se red numai partea din document care se re8er la 8apta sau situaia persoanei n cau'> de pild> schimbarea numelui> avansarea n serviciu> acordarea de #rade> #raiere. ,rile din document care nu se redau se nlocuiesc nainte i dup eFtras cu puncte de suspensie> pe unul sau cel mult dou r nduri. Copiile i eFtrasele se certi8ic de unitatea care le eliberea'> cuprin' ndG denumirea unitii care le@a eliberat> documentul dup care s@a ntocmit> numrul i data nre#istrrii cererii> semntura conductorului unitii> nsoite de tampil> n teFtul certi8icatului> copiei sau eFtrasului nu sunt admise tersturi sau completri printre r nduri. Certi8icatele> copiile i eFtrasele se elibereaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot, nsoite de o adres n care se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau n care nu se #sete nscris numele solicitantului. Rspunsul se d n maFimum 3; de 'ile. -oate documentele care privesc drepturile de vechime n munc ca i cele patrimoniale rm n n pstrarea unitii respective i dup eFpirarea termenului de 3; de ani. 1iplomele> certi8icatele de studiu> crile de munc> actele de stare civil sau alte acte ori#inale personale a8late n dosar se restituie titularului> sub semntur> rein ndu@se la dosar o copie certi8icat de responsabilul arhivei.

--

3videna cererilor se ine pe ba' de 8ie ntocmite pentru 8iecare solicitant n parte. :ia va cuprindeG numele i prenumele solicitantului> numrul i data de nre#istrare a cererii. :iele se ordonea' al8abetic. Cererile solicitanilor> n ori#inal sau n copie> dup ca'> mpreun cu eFemplarul al doilea al certi8icatului eliberat i al adresei de rspuns se vor pstra la compartimentul care eliberea' aceste documentele> n dosare> con8orm nomenclatorului arhivistic la unitii. -aFarea certi8icatelor> copiilor i eFtraselor se 8ace con8orm le#islaiei. 3% ;e*olvarea unor lucrri administrative7 informri7 documentri. 1ocumentele a8late n depo'itele creatorilor i deintorilor pot 8i valori8icate de ctre personalul unitilor i pentru re'olvarea unor lucrri administrative> pentru documentare n vederea ntocmirii unor in8ormri> chiar dac nu au trecut 3; de ani de la crearea lor. c% 5ercetare tiinific 2ulte uniti au creat i creea' sau dein arhive a cror in8ormaii sunt de mare valoare documentar@istoric i nc nu au 8ost preluate de ctre Arhivele (aionale sau de Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale> din lips de spaiu. Cercetarea lor este ns> absolut indispensabil pentru elaborarea unor lucrri tiini8iceG mono#ra8ii ale localitilor sau ale di8eritelor uniti> comunicri tiini8ice> de 8apt pentru documentare n vederea scrierii veridice a istoriei. d% +/po*iii documentare Alt 8orm de valori8icare> la care se apelea' mai rar de ctre creatorii i deintorii de arhive> o constituie or#ani'area de eFpo'iii documentare> n special> cu prileAul aniversrii unor evenimente deosebite. ,entru or#ani'area unor asemenea eFpo'iii> dup stabilirea temei> se va e8ectua documentarea> depistarea i selecionarea documentelor> dup care se va ntocmi inventarul eFpo'iiei. ,e ba'a inventarului vor trebui 8cute reproducerile dup documentele ori#inale> sub 8orm de 8acsimile> mulaAe> Ferocopii color> 8otocopii. LAneFa $M f% /n rol important n valori8icarea documentelor l are Serviciul Rela"ii cu Publicul din cadrul Arhivelor (aionale ale Rom niei i n acest sens des8oar activitatea de primire i nre#istrare a cererilor persoanelor 8i'ice sau Auridice> precum i de eliberare a actelor solicitate sau> dup ca'> a re'ultatului cercetrii evidenelor a8late n pstrarea 1ireciei Arhive (aionale Istorice Centrale. &n 8uncie de solicitare ndrum petenii ctre Serviciile Nudeene ale Arhivelor (aionale sau ctre alte instituii deintoare de arhiv> de unde pot obine actele ce le sunt necesare. ,rincipalele documente care pot 8i obinute de la 1irecia Arhive (aionale Istorice CentraleG acte de v n'are@cumprare> donaii> testamente> contracte de construcie> autenti8icate sau transcrise la -ribunalul Il8ov Secia (otariat> p n n anul !)+$H sentine sau deci'ii emise de -ribunalul Il8ov> Curtea de Apel Bucureti> &nalta Curte de Casaie i Nustiie> p n n anul !)+$H decrete emise de ,re'idiul 2arii Adunri (aionale sau de Consiliul de Stat privind eFproprierea unor proprietiH eFtrase din tabele cu locuitorii mproprietrii n ba'a Re8ormelor A#rare din !974> !)$!> !)4+H 8ie de de8initivare i procese@verbale de predare@primire a bunurilor ce au 8ost eFpropriate n !)4+ i !)4) se re8er la moiile> din mediul rural> ce depesc supra8aa de +; hectareH eFtrase din borderourile ntocmite la Recensm ntul din anul !)49H 8ie ale re8u#iailor din -ransilvania de (ordH eFtrase din tabelele cu persoanele deportate n -ransnistriaH -1

declaraii i situaii de avere> dosare de coloni'are pentru persoanele re8u#iate din CadrilaterH certi8icate privind situaia militar a persoanelor ce au e8ectuat sta#iul militar la detaamentele de munc din cadrul 1ireciei *enerale a Serviciului 2unciiH certi8icate pentru cei care au activat n le#iunile de AandarmiH certi8icate privind drepturile salariale cuvenite i n mod eFpres sporurile primite necesare pentru recalcularea pensiei.

Ane<a ,IS*A termenelor dup care pot 8i date n cercetare documentele privind interesele naionale> drepturile i libertile cetenilor 1ocumentele medicale> dup !;; de ani de la crearea lorH Re#istrele de stare civil> dup !;; de ani de la crearea lorH 1osarele personale> dup %+ de ani de la crearea lorH 1ocumentele privind viaa privat a unei persoane> dup 4; de ani de la moartea acesteiaH 1ocumentele re8eritoare la si#urana i inte#ritatea naional> dup !;; de ani de la crearea lorH 1ocumentele privind a8acerile criminale> dup ); de ani de la crearea lorH 1ocumentele privind politica eFtern> dup +; de ani de la crearea lorH 1ocumente ale societilor comerciale cu capital privat> dup +; de ani de la crearea lorH 1ocumentele 8iscale> dup +; de ani de la crearea lorH 1ocumentele notariale i Audiciare> dup ); de ani de la crearea lor. Ane<a 8 R17IS*RU, '1 '1PO6I* 1ata restituirii u.a.H semntur a arhivarul ui sau resp. cu arhiva %

(r . crt .

1enumirea 8ondului> compartimentul ui> coleciei

Cot a u.a.

Scopul scoater ii din depo'it

(umele i prenumele solicitantul uiH 8uncia

1ata scoaterii u.a.H semntura solicitantul ui 7

"bserva ii

14

*est# !. 3numerai elementele pe care trebuie s le conin un certificat. $. 1e8inii termenul de extras. 3. 2enionai persoanele abilitate prin le#e s primeasc certificate, copii i extrase.

Capitolul L 'epunerea documentelor permanente la Arhivele Na"ionale


Obiectivele capitolului L# termenele care trebuie respectate pentru depunerea documentelorH eFcepiile privind pstrarea documentelor care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional> dup eFpirarea termenului de depunereH modalitile de preluare a documentelor. Cadrul legislativ

7egea 5rhivelor 2aionale nr. <FH<@@F> cu modi8icri> acord un spaiu amplu acestei importante probleme a depunerii la Arhivele (aionale sau la Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale a documentelor permanente> cu valoare istoric> tiini8ic> care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional> ntr@un subcapitol intitulat I1epunerea documentelor la Arhivele (aionaleO Lart. !3@!)M> n care se preci'ea'G IArt. !3 @ ,ersoanele Auridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele (aionale i la direciile Audeene ale Arhivelor (aionale> dup cum urmea'G aM documentele 8oto#ra8ice> precum i peliculele cinemato#ra8ice> dup $; de ani de la crearea lorH bM documentele scrise> cu eFcepia actelor de stare civil i a documentelor tehnice> dup 3; de ani de la crearea lorH cM documentele tehnice> dup +; de ani de la crearea lorH dM actele de stare civil> dup !;; de ani de la crearea lorH eM matricele si#ilare con8ecionate din metal> dup scoaterea lor din u'J. ,rin urmare> .e#ea !7E!))7> modi8icat i completat prevede obli#aia tuturor creatorilor i deintorilor de documente care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional> persoane Auridice> de a le depune pentru pstrare permanent la Arhivele (aionale sau> dup ca'> la Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale> la termenele preci'ate de art. !3 al le#ii. IArt. !4 @ 5reatorii i deintorii de documente pot deine documente care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional al Rom niei i dup eFpirarea termenului de depunere> dac sunt necesare n des8urarea activitii lor> pe ba'a aprobrii directorului #eneral al Arhivelor (aionale> n ca'ul creatorilor i deintorilor la nivel central> i al directorilor direciilor Audeene ale Arhivelor (aionale> pentru ceilali creatori i deintori> n condiiile respectrii prevederilor pre'entei le#i. 4inisterul 5prrii 2aionale, 4inisterul 5facerilor /xterne, 'erviciul ,om-n de Informaii, 'erviciul de Informaii /xterne, 'erviciul de 1rotecie i 1az, alte organe cu atribuii n domeniul siguranei naionale, precum i 5cademia ,om-n i pstreaz documentele proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. <J+. .e#iuitorul a prev'ut ca pentru documentele care nc mai sunt necesare unitii care le@a creat> pe ba'a aprobrii conducerii Arhivelor (aionale sau> dup ca' Serviciilor 11

Audeene ale Arhivelor (aionale> termenul de depunere s poat 8i prelun#it. Aceast prelun#ire se 8ace i n situaia n care Arhivele (aionale sau Serviciile lor Audeene nu dispun de spaiul necesar prelurii. 7egea <FH<@@F consemnea' la art. !4> alineatul $ i o eFcepie> potrivit creia instituiile centrale ale puterii de stat caG 2inisterul Aprrii (aionale. 2inisterul A8acerilor 3Fterne> Serviciul Rom n de In8ormaii> Serviciul de In8ormaii 3Fterne> Serviciul de ,rotecie i ,a'> alte or#ane cu atribuii n domeniul si#uranei naionale> precum i Academia Rom n pot s@i pstre'e documentele> 8r nici o aprobare> i dup termenul de 3; de ani> cu obli#aia de a depune la Arhivele (aionale sau la Serviciile lor Audeene> dup ca'> inventarele documentelor permanente> ntr@un eFemplar> la eFpirarea termenului de depunere. C nd Arhivele (aionale sau Serviciile Audeene nu dispun de spaiu necesar prelurii e8ective a documentelor permanente> iar creatorul sau deintorul acestora asi#ur condiii de pstrare corespun'toare> documentele sunt lsate n continuare n pstrarea unitii> n custodie. Arhivele (aionale sau Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale preiau inventarele acestor documente> n trei eFemplare> mpreun cu procesul@verbal de predare@preluare. &n procesul@verbal se menionea'> pe l n# 8aptul ca s@a aAuns la aceast 8orm de depunere din lipsa spaiului la Arhive i obli#aiile unitii la care rm n documentele n custodie. .e#ea con8er persoanelor 8i'ice un statut aparte> n sensul c Arhivele (aionale sau Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale pot prelua de la acestea documente prin cumprare, donaie sau depunere spre pstrare. ,entru a stabili dac documentele 8ac sau nu parte din :ondul Arhivistic (aional> deintorul acestora trebuie s le pre'inte 5omisiei de atestare a apartenenei documentelor la :ondul Arhivistic (aional> care 8uncionea' at t la Arhivele (aionale c t i la 8iecare Serviciu Audeean al Arhivelor (aionale. 1up ce Comisia a stabilit apartenena documentelor respective la :ondul Arhivistic (aional> persoanele 8i'ice pot s se adrese'e Arhivelor (aionale cu o o8ert> care va cuprindeG proveniena documentelor Lmotenire> cumprareMH opiunea pentru v n'are> donaie sau depunere spre pstrare> inventarul documentelorH cantitatea documentelor Ln u.a. i mlM i anii eFtremi. &n ca'ul v n'rii se vor preci'a preteniile bneti. "8erta> ntocmit n trei eFemplare> va 8i nsoit de documentele respective i se va nre#istra n re#istrul de intrare@ieire a corespondenei la Arhivele (aionale sau Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale. /n eFemplar se restituie o8ertantului> iar din cele dou eFemplare rmase la Arhive> unul va 8i anali'at de Comisia de evaluare i achi'iii> care 8uncionea' n 8lecare instituie a Arhivelor (aionale. ,entru documentele o8erite prin donaie se va trimite donatorului o scrisoare de mulumire> 8c ndu@se i populari'area acestuia. 1ocumentele preluate de la persoane 8i'ice se constituie de re#ul> c nd este vorba de cantiti mai mari> n fonduri personale sau familiale. Aici se cuprind i documentele colecionate de persoana respectiv. C nd este vorba eFclusiv de ast8el de documente> ele se constituie n colecii aparte> purt nd numele colecionarului. Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente> prevd ca una din principalele atribuii ale personalului compartimentului de arhiv i pe aceea Ide a pregti documentele .cu valoare istoric( i inventarele acestora, n vederea predrii la 5rhivele 2aionale+, con8orm prevederilor .e#ii Arhivelor (aionale> n subcapitolul intitulat I1epunerea documentelor la Arhivele (aionaleO Lart. !;)@!!$M. Aceleai instruciuni reiau prevederile le#ii> dar aduc i unele completri necesare> ca cele prev'ute n art. !!$> n care se preci'ea'G I,reluarea documentelor de la creatori i deintori de ctre Arhivele (aionale se e8ectuea' prin con8runtarea inventarelor cu unitile arhivistice. -otodat> se 8ace i 12

veri8icarea modului de constituire a unitilor arhivistice predate. &mpreun cu documentele se preiau i inventarele acestora> n trei eFemplare. ,redarea@preluare a se consemnea' ntr@un proces@verbal> ntocmit n dou eFemplare. %Ane<a -& Procesul:verbal se ntocmete i se nre#istrea' la unitatea creatoare sau deintoare> numrul procesului@verbal 8iind trecut n re#istrul de eviden curent> n dreptul inventarelor dosarelor predate. ,rocesul@verbal se nre#istrea' i la Arhivele (aionale. /n eFemplar rm ne la unitatea creatoare sau deintoare> cellalt mer#e la Arhivele (aionaleJ. ,entru depunerea la Arhivele (aionale sau la Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale> unitile arhivistice trebuie s 8ie constituite corect> iar dup introducerea nomenclatorului> con8orm acestuia. ,entru 8iecare 8ond> 8ra#ment de 8ond sau colecie se ntocmete un inventar aparte @ Ane<a 8) ce trebuie s cuprind toate unitile arhivistice care se depun ca permanente. 1ocumentele care urmea' s 8ie depuse pentru pstrare permanent la Arhivele (aionale sau la Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale se stabilesc pe ba'a constatrilor din teren> prin planuri de perspectiv> n 8uncie de importana acestora pentru activitatea de cercetare tiini8ic. ,entru a asi#ura preluarea n bune condiii a acestor documente> arhivitii de la Arhivele (aionale sau Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale urmresc ca ordonarea> inventarierea i selecionarea acestora s se 8ac din timp> de ctre personal cali8icat> iar inventarul s re8lecte n mod 8idel cuprinsul 8iecrei uniti arhivistice. /n rol important n aprecierea i pre#tirea acestor documente revine Comisiilor de selecionare de la uniti. 1e 8elul n care sunt instruite> de modul cum se orientea' membrii acestora n aprecierea valorii documentelor> depinde> n ultim instan> cu ce va 8i completat ba'a documentar a Arhivelor (aionale. "dat cu documentele se preiau i trei eFemplare din inventar> mpreun cu un eFemplar din procesul@verbal de predare@preluare> din cele dou ntocmite. Acesta se nre#istrea' at t la unitatea care depune> c t i la cea care preia documentele> urm nd ca pe ba'a lui s se opere'e datele n re#istrul de eviden curent ca i n re#istrul #eneral de arhiv. n cazuri excepionale, 5rhivele 2aionale i 'erviciile )udeene ale 5rhivelor 2aionale, cu aprobarea conducerii acestora, pot prelua fonduri i colecii neinventariate sau sub termenul legal, dar numai n urmtoarele situaii: c nd documentele sunt scrise n limbi i paleo#ra8ii strine> iar creatorii i deintorii nu au specialitii necesari pentru ordonarea> inventarierea i selecionarea acestor documenteH c nd documentele pre'int valoare tiini8ic deosebit i creatorii sau deintorii nu dispun de condiii corespun'toare de pstrare i nici nu eFist posibiliti pentru crearea unor asemenea spaii de depo'iteH c nd documentele au 8ost a8ectate de calamiti naturale> iar creatorii i deintorii de arhiv nu au condiii de asi#urare a conservrii i pstrrii lor. .a Arhivele (aionale sau Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale> dup ca'> se mai depun> aa cum prevede le#ea i si#iliile i tampilele din metal> av nd nsemnele le#ale i denumirea complet a unitii> dup scoaterea lor din u'. 3le se depun ntr@un eFemplar> pe ba' de inventar. =in nd seama i de epoca n care au 8ost scrise documentele> Arhivele optea' pentru depunerea> n primul r nd> a celor mai vechi i valoroase 8onduri i colecii. .a depunerile succesive> trebuie respectat> n primul r nd> principiul inte#ritii 8ondului. 1epunerea la Arhivele (aionale sau la Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale> dup ca'> a documentelor permanente> ce 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional> create i deinute de uniti> instituii de cult sau persoane particulare> rm ne i n continuare una din sarcinile importante ale acestor instituii. 13

Ane<a (r. CCCCCCC din CCCCCCCCCCCCCCCCC PROC1S:F1R3A, privind depunerea@preluarea din CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC SubsemnaiiCCCCCCCCCCC din partea CCCCCCCCCCCCCCC i CCCCCCCCCCCCCCCCdin partea CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCam procedat> primul LaM la depunerea i al doilea la preluarea CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCdin anii CCCCCCCCCCnsum nd CCCCCCCCuniti arhivistice i CCCCCCCCCCCml. -otodat> s@a depus i preluat inventarul LinventareleM acestor documente> n CCCCCCCCCCCCCCCCC. &n timpul veri8icrii nu au 8ost #site urmtoarele uniti arhivisticeG CCCCCCCCCCCCCCCCC. ,rocesul@verbal cuprinde CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC i s@a ncheiat n dou eFemplare> din care unul rm ne la CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC iar unul la CCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCCC. Am depus> Am preluat> Ane<a 8 1enumirea 8ondului (r. crt. INF1N*AR pentru documentele create n anii CCCCCCCCCCCCCCCC Anul sau (r. Cuprinsul pe scurt al u.a. anii eFtremi 8ilelor

"bservaii

,re'entul inventar 8ormat din CCCCCCCCCCCC 8ile> cuprinde CCCCCCCCCC uniti arhivistice. Ast'i CCCCCCCCCCCC s@au depus@preluat CCCCCCCCCCCCCCCC u.a. Am depus> preluat> Am

*est# !. 3numerai termenele care trebuie respectate pentru depunerea documentelor. $. 2enionai eFcepiile privind pstrarea documentelor care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional> dup eFpirarea termenului de depunere.

1!

Capitolul LI 'ocumentarea administrativ


Cuvinte cheie# codi8icarea Auridic> clasi8icarea al8abetic> cali8icarea sistematic> criteriul randamentului> criteriul documentrii

Obiectivele capitolului LI# Identi8icarea etapelor documentrii administrativeH ,re'entarea miAloacelor documentrii administrative LI - Considera"ii generale ,rintre principalele 8uncii ale administraiei publice> alturi de 8uncia de eFecutare a deci'iei politice> eFprimat prin le#e> le re#sim i pe cele de in$ormare i de pregtire!. &n acest sensG ?uncia de informare> are drept scop in8ormarea sistematic> ritmic i complet a puterii politice asupra strii sistemului social n ansamblul su. Aceast 8uncie se constituie ntr@un instrument de cule#ere> de prelucrare i de di8u'are a in8ormaiilor de la nivelul ntre#ii societi. 3a asi#ur> n acelai timp cu procesul repre'entativ> contactul ntre #uvernani i ceteni. ?uncia de pregtire> const n principal n elaborarea deci'iilor politice> a proiectelor de acte normative i a proiectelor de acte administrative> precum i de colaborare la adoptarea i emiterea acestor acte. n subsidiar> ea are ca obiectiv i atra#erea ateniei 8actorilor politici pentru ca acetia s asculte nevoile i revendicrile eFprimate de ceteni. 1e asemenea> pornind de la de8iniia lui :aaol c Ia administra semni8ic prevedere> or#ani'are> comand i controlO> documentarea administrativ este le#at i de prevedere> precum i de control> ele av nd un dublu scop de a suprave#hea i de a in8orma LCharles 1ebbasch M. Cu alte cuvinte> re'ult c documentarea administrativ o vom re#si n orice alt etap a 8uncionrii i or#ani'rii administraiei publice. 1e alt8el> reali'area 8unciilor administraiei publice> ca i a sarcinilor ce revin acesteia> impune> n mod necesar> o documentare bine or#ani'at> adic un ansamblu de date> de documente de ba' i de in8ormaii indispensabile 8uncionrii administraiei publice n re#im de e8icien> ca i pentru o ale#ere a variantei optime. &n acest sens> opiunile autoritilor administraiei publice trebuie> ntotdeauna> s 8ie clare prin e8ectuarea> n prealabil> a unor studii cu privire la acestea. "r> aceasta nu va 8i posibil dec t numai dac administraia public dispune de o documentare precis> actual i tiini8ic or#ani'at sau> alt8el spus> de date necesare reale n vederea reali'rii respectivelor variante ale deci'iilor care urmea' a 8i luate.

Corneliu 2anda> %rept 5dministrativ, tratat elementar, voi !> 3diia II rev'ut i adu#it> .umina .eF> $;;$> p. +! i urm.

1"

'ocumentarea> n 8ond> repre'int o activitate administrativ ce are drept scop reasamblarea tuturor datelor posibile> conservarea lor i redarea lor c t mai accesibil i rapid autoritilor sau instituiilor publice. 1atorit documentrii administrative> autoritile administraiei publice i 8uncionarii publici au posibilitatea des8urrii activitii administrative> precum i s ntreprind o multitudine de alte aciuni utile cerute de realitile sociale. Atunci c nd documentele sunt utili'ate rapid se evit ter#iversrile> iar activitatea autoritilor administraiei publice devine e8icient. 1ocumentarea constituie Imemoria administraieiJ LC. 2andaM> pentru c ea trebuie s conin date ale realitii vieii sociale> re8lectate n rapoarte> studii> in8ormri sau diverse alte materiale ntocmite de ctre 8uncionarii publici. Alturi> desi#ur> i de ideile i noile metode puse la dispo'iie de cri> 'iare> reviste de specialitate din ar i din diverse alte materiale de documentare din activitatea administraiei publice din alte ri> precum i din colecii de acte normative. Cu alte cuvine> documentarea administrativ este eFtrem de important> esenial> pentru nsi buna 8uncionare a administraiei publice i a reali'rii scopului acesteia> interesul #eneral. :r documentare> at t autoritile sau instituiile publice> c t i 8uncionarii publici nu ar avea realmente Imaterie primO> in8ormaiile absolut necesare pentru a@i putea des8ur activitile lor i evident> nici posibilitatea cunoaterii problemelor sociale n vederea soluionrii lor corecte i operative. L-. "roveanuM :uncionarii publici> de asemenea> au nevoie strin#ent de documentare n activitatea lor curent pentru a menine coerent> actual i le#al nsui aciunea administrativ care> alt8el> ar 8i a8ectat n chiar calitatea sa. 1e aceea> ei pe l n# documentarea or#ani'at de autoritatea respectiv i constituie> de re#ul> i o documentare personal> necesar ndeplinirii cerinelor 8unciei ce o eFercit L,aul (e#ulescuM. 1ocumentarea administrativ> in nd seama de importana sa> trebuie s 8ie or#ani'at n mod tiini8ic> catalo#at sistematic> dup coninutul documentelor> al8abetic> cronolo#ic i numerotare> nc t 8uncionarii publici s nu@i iroseasc timpul cut nd documente sau aler# nd s@i constituie o documentare personal costisitoare. 1e alt8el> importana documentrii administrative a 8ost sesi'at nc de la primul !ongres internaional de tiine administrative de la ruxelles, din anul !)!;> prin nscrierea sa pe ordinea de 'i a seciunii I0. ,rin re'oluia votat> Is@a recomandat coordonarea tuturor cunotinelor teoretice i practice privind documentarea #eneralJ. IConstituirea n 8iecare ar> a unei or#ani'aii distincte> autonome sau ataate la o asociere #eneral> pentru studiul problemelor de documentare> iar re'ultatele acestor cercetri s 8ie comunicate> periodic> con#reselor de tiine administrativeJ. LI 8 No"iunea de documentN de$ini"ia documentului -ermenul de document provine din cuv ntul latin IdocumentumJ> care nseamn Iceea ce servete ca s ne nveeJ> i vine din verbul docere> a nva. 'ocumentul repre'int orice obiect care cuprinde elemente ale cunoaterii sau tot ceea ce servete ca s conserve i s transmit amintirea unui 8apt> ntr@o 8orm utili'abil> indi8erent dac a 8ost conceput sau nu n acest scop. 1in punct de vedere intelectual> datele cunoaterii sunt detaabile de acest obiect> el 8iind susceptibil de a 8i identi8icat> conservat> transpus i consultat 8r ca prin aceasta perioad s 8ie modi8icate elementele in8ormaiei pe care le conine. 1ocumentele purttoare de cunotine conin multe elemente de cunoatere> care pot 8i 8olosite> 8iecare n parte> ntr@o manier c t mai variat. 3le sunt susceptibile de a 8i 8olosite ns> dup ce sunt supuse unui tratament ce comport anumite tehnici intelectuale i materiale adaptate scopului cunoaterii respective. Ca urmare> se poate a8irma c 1(

documentarea administrativ este o Itotalitate a documentelor de ba' necesare n 8uncionarea unui serviciuJ!. &n acest conteFt> documentarea administrativ are rolul de a identi8ica i de a transmite> c t mai complet i mai obiectiv> toate cunotinele re8eritoare la unele subiecte stabilite n 8uncie de scopurile aciunilor sau a sarcinilor pe care administraia public trebuie s le ndeplineasc. /n document apare ca necesar n clasi8icarea anumitor 8apte pentru cel care l consult> dar i pentru a@i pune la dispo'iie o in8ormaie. 1up consultarea sa> n cadrul documentrii> documentul respectiv> mai eFact cunotinele pe care le cuprinde> se trans8orm ntr@un element documentar ce se adau# altora care privesc acelai subiect. 1ocumentarea administrativ are o s8er bine determinat> ea 8iind circumscris domeniilorG politic> economic> social> Auridic i tehnic. Cu alte cuvinte> documentarea administrativ nu este limitat numai la domeniul Auridic> respectiv> la re#lementarea Auridic> la Aurispruden sau la doctrin> ci va trebui s cuprind i toate celelalte domenii> deAa amintite> n concordan cu aciunea ntreprins de autoritile administraiei publice. 1e asemenea> eFist> uneori> le#at de activitatea de documentare> o 8recvent con8u'ie cu cea de in8ormare. Aceste dou domenii sunt ns distincte> ele di8ereniindu@se prin scopul care@! urmrescG in8ormaia constat> documentarea caut i tinde la aciune. ,entru cel care se documentea'> activitatea de documentare administrativ impune o anumit prestabilire a surselor> metodelor i ordinii n care urmea' s 8ie 8olosite i'voarele respective. ,rin izvoare> se nele#e> n practica documentrii at t documentele7 ca surse primare7 cEt i mi0loacele prin care urmea* s le descoperi7 precum i surse secundare7 formate din organisme i instrumente. "r#ani'area modern a documentrii a condus la constituirea unui amplu i compleF sistem de or#anisme> n care sunt implicai oameni i instituii de specialitate> mpreun cu instrumentele lor> publicaiile de in8ormare> 8iiere> pro#rame de internet> elemente ce Iconcur la stabilirea unei le#turi rapide> economice i complete> ntre cercettor i documente$J. 1ocumentarea administrativ 8olosete diverse tehnici de bibliotec> ale arhivisticii sau statisticii> aceasta ns> nu poate s o con8unde cu biblioteconomia sau cu arhivistica ori chiar cu statistica> ntruc t scopul su este de a susine aciunea administrativ. -oate cele menionate indic obli#aia autoritilor sau instituiilor publice de a@i constitui compartimente de documentare> ncadrate cu 8uncionari de specialitate> de 8ormaie documentarist> ntruc t> aa cum s@a v'ut> aceast activitate presupune o munc speciali'at. &n #eneral> nu se recomand ca 8uncionarii documentariti s 8ie alei dintre 8uncionarii publici de eFecuie sau dintre cei considerai incompeteni ori necorespun'tori pentru administraia public. ,re#tirea 8uncionarilor documentariti va trebui s cuprind at t cursuri cu privire la tehnicile de documentare> dar i cunotinele #enerale asupra activitii i or#ani'rii administraiei publice. Ast8el de 8orme de pre#tire rapid eFist n S./.A. i n unele state din /niunea 3uropean> ca de pild n An#lia i :rana. .a o anali' atent> constatm c sensul termenului de documentare administrativ are o tripl accepiune: de cantitate LvolumulM> documentelor adunateH aciunea> nsi> de documentareH disciplin tiini8ic.
!

4. .. Baratin> $rganisation et methodes dans <P5dministration public > ,aris> Ber#er @ .evrault> !)7!> p. !+$.
$

Aurel Avramescu> 0ir#il C ndea> Introducere n documentarea tiinific> 3d. Academiei. Bucureti> !)7; p. !;).

1,

&n aceast din urm accepiune> documentarea administrativ poate 8i de8init ca o disciplin auFiliar a tiinei administraiei cu principii i metode tehnice proprii> av nd ca obiect identi8icarea> colectarea> conservarea i di8u'area documentelor necesare pentru a 8i utili'ate n cadrul autoritilor publice> n special> n scopul n8ptuirii unei activiti raionale i e8iciente. &n concordan cu aciunile des8urate la nivelul administraiei publice> documentarea administrativ este speciali'at i n 8uncie de scopurile bene8iciarilor si> ea constituie> de 8apt> o luare la cunotin a relaiilor umane corespun'toare compleFitii> instabilitii i variabilitii lor ce apar la diverse nivele sau stadii administrative. 3le sunt constant puse n cau'> ca urmare a trans8ormrilor ce se ivesc n activitatea administraiei> a cunoaterii i a modi8icrilor ce privesc cate#oriile de re#uli i cate#oriile de scopuri. LI @ 1tapele documentrii administrative Activitatea de documentare administrativ implic parcur#erea anumitor etape i 8a'e tehnice necesare care trebuie s@i asi#ure rapiditatea) preci=ia) e<clusivitatea) suple"ea i e$icien"a Rapiditatea presupunea inerea la 'i a documentrii administrative pentru a rspunde modi8icrilor aprute n realitatea social n care acionea' i i des8oar activitatea administraia public. Preci=ia i e<haustivitatea> #arantea' speciali'area> coordonarea i obiectivitatea. Suple"ea LC. 2andaM trebuie s permit punerea problemelor care 8ac obiectul aciunii administrative i adoptarea la documentele purttoare de in8ormaii. 1$icien"a satis8ace eFi#enele autoritilor i instituiilor din s8era administraiei publice. Principalele etape ale documentrii administrative sunt# !. identi$icarea i colectarea documentelor 3tap n care se impune cunoaterea i valori8icarea tuturor surselor eFistente re8eritoare> la problemele ce 8ac obiectul activitii administrative. &n aceast etap> trebuie s se descopere> selecione'e i s se valori8ice> n mod obiectiv> toate datele> 8aptele i documentele> indi8erent dac acestea sunt sau nu n acord cu convin#erile sau inteniile 8uncionarului documentaristH $. conservarea : const n procedee i miAloace materiale> cu rolul de a asi#ura pstrarea i clasi8icarea documentelorH 3. di$u=area : const n aducerea la cunotin cu documentul material> 8ie prin multiplicare> 8ie prin in8ormare asupra eFistenei lui. 3ste o activitate util i e8icient pentru administraia public i ca atare> trebuie s 8ie ndeplinit rapid i completH 4 $olosirea documentrii administrative este etapa 8inal> scopul nsui al acestei activiti. &ntr@o alt opinie> 8a'ele documentrii administrative pot 8i clasi8icate LAleFandru (e#oiM n trei cate#oriiG cercetarea i conservarea documentelor prospectarea di8u'area lor. Indi8erent> ns> de #ruparea lor> etapele documentrii administrative urmresc reali'area 8inalitii sale> adic utili'area documentelor. Alt8el spus> a identi8ica i a apoi a conserva documentele 8r a le di8u'a> n vederea 8olosirii lor> nseamn inutilitatea nsi a activitii de documentare administrativ. 38icacitatea colectrii> ri#uro'itatea clasi8icrii i punerea lor n ImemorieO> adaptarea la cerinele aciunii administrative> ca i di8u'area lor cu uurin depind de 1-

clasi8icarea documentelor ce au la ba' mai multe criterii. Avem> ast8el> urmtoarele criterii de clasi8icare> n 8uncie deG coninut> 8orm> al8abet> dat> limb. ,ractic> documentele administrative sunt clasi8icate n dou cate#oriiG !. documente 8olosite permanent Lde 8uncionarii publiciMH $.documente 8olosite rar. &n literatura de specialitate mai este amintit i o alt clasi8icare. !. codi$icarea Iuridic adic studierea pe ba'a principiilor modeme> a nomenclaturii i clasi8icrii re#lementrilor. 3a const n esen n alctuirea de coduri> cule#eri de teFte n vi#oare> #rupate pe diverse domenii le#islative> colecii de monitoare o8iciale> pe materii> editarea unor cule#eri de le#i de o importan specialH $. clasi$icare al$abeticN 3. clasi$icare sistematic &nainte de ale#erea unui sistem sau altul de clasi8icare a documentelor administrative> ea trebuie s 8ie precedat de un studiu al conceptelor dc la di8erite niveluri Lcomun> ora> AudeM> invers proporionale cu nele#erea acestor concepte i cu realitile la care ele se aplic. Conceptele implic relaii i re8lect realitii sociale> iar documentarea administrativ trebuie s in seama de acest de'iderat. LI B MiIloacele documentrii administrative 2iAloacele documentrii administrative sunt constituite> n principal> dinG personalN rentabilitatea i randamentulN documentarea i tratarea mecanic a documentelor -& Personalul " documentare de calitate> depinde> n cea mai mare msur> de personalul care ndeplinete aceast activitate. 1e aceea> este imperios necesar ca> at t n cadrul administraiei publice> c t i n a8ara acesteia s eFiste 8ormat un personal speciali'at n documentare. Ca atare> la nivelul autoritilor sau instituiilor publice> ca i la alte instituii din a8ara administraiei> 8uncionarii respectivi documentariti> pe l n# pre#tirea 8ireasc pentru orice 8uncie> va trebui s aib cunotine deG arhivistic> biblioteconomie> biblio#ra8ie> precum i de tehnic documentar. 8& Rentabilitatea i randamentul > constituie cel de@al doilea element al documentrii administrativeH el are n vedere rentabililitatea resurselor umane> materiale i 8inanciare 8olosite pentru reali'area sa. C t privete randamentul documentrii administrative> acesta este determinat de volumul de cunotine de eFplorat> de miAloacele de investi#aie> de compleFitatea relaiilor i de aciunile ntreprinse. ,entru a obine un randament maFim> documentarea administrativ trebuie s reali'e'e> concomitent> dou condiiiG aM s corespund scopului pentru care a 8ost creatH bM s pre'inte o soluie economic. ,rincipiul 8undamental al tiinei administrative> raiunea sa de a 8i> cel al e8icienei> se impune i pentru documentarea administrativ> la nivelul ntre#ii administraiei publice> c t i la cel al unei autoriti sau al unei instituii publice. 5riteriul randamentului> adic al raportului dintre re'ultat i e8ort> se pune ast8el> cu aceeai acuitate i n documentarea administrativ> ns n sisteme distincte pentru administraia public de stat i respectiv pentru administraia public local. 5ostul documentrii 8iind mai redus> cu miAloacele proporionale i n raport cu dimensiunile i re'ultatele urmrite> n sistemele centrali'ate> 8a de sistemele descentrali'ate ale administraiei publice. :iecare dintre ele av nd> ns> avantaAe i de'avantaAe n societile democratice. @& 'ocumentarea i tratarea mecanic i in$ormati=at a documentelor

11

Aceasta are n vedere documentarea i cibernetica administrativ> studiul apro8undat al sistemelor de comunicare i control cibernetic i cel al sistemelor in8ormatice LinternetM. Administraia public poate i trebuie s 8oloseasc inte#ral asemenea sisteme n care circul in8ormaiile> cuprinse n documente utili'ate de ctre 8uncionarii publici sau care trebuie cunoscute de bene8iciarii si> cetenii. Sistemul in8ormaional LinternetulM> semni8ic pentru documentarea administrativ adaptarea activitii administraiei publice la standardele tiinei i tehnicii actuale i la de8inirea acesteia n calitate de 8urni'or de in8ormaii. In8ormaiile sunt selecionate> studiate i di8u'ate de ntre# personalul din administraia public pentru eFecutarea competenelor i atribuiilor lor> ca i pentru 8undamentarea e8icient i optim a deci'iilor luate de 8actorii de conducere. /n ultim aspect> re8eritor la documentarea administrativ> este cel privind apro8undarea tehnicilor moderne sau> aa cum mai este denumit> tratarea mecanic a in8ormaiilor. 1omeniul s@a constituit i s@a de'voltat ca urmare a nevoii de a 8ace 8a multiplicrii documentelor i inter8erenelor dintre in8ormaiile care sunt cuprinse n acestea. /tili'area calculatoarelor economisete timp> dar implic i o ri#oare pentru 8uncionarii publici pe care le 8olosesc. 1e alt8el> ultimele cercetri n domeniu> au dus la constituirea unei noi discipline> in$ormatica documentar -otodat $inalitatea documentrii administrative are raiune i e8icien n pre'ent> dar are i o 8uncie prospectiv. Aceast 8uncie asi#ur trecerea de la coninutul documentului la # ndire i de la # ndire la aciune. 1atorit acestei 8uncii> administraia public poate permanent s procede'e la per8ecionarea structurilor i activitilor sale> la stabilirea direciilor de de'voltare viitoare al acesteia> dar i la evaluarea administraiei> n #eneral. *est# !. ,re'entai etapele documentrii administrative. $. 1e8inii rentabilitatea i randamentul.

144

*est $inal
8 @ B A 2otivai importana arhivelor eclesiastice sau 3isericeti. 1e8inii noiunea de nomenclator arhivistic. 3numerai atri3uiile Arhivelor aionale. Care sunt principalele obli#aii ale conducerii instituiei i salariailor privind protecia muncii $n arhiveb 1e8inii i preci'ai modalitile de protecie a informaiilor secrete de serviciu.

. ,rima Fniversitate din =rile Rom ne a 8ost inau#urat laG a Bucureti : 4 iulie !974H b Iai @ $7 octombrie !97;H c Bucureti @ $7 octombrie !97;H d Iai @ 4 iulie !974. C ,rin colec"ie arhivistic se nele#eG a totalitatea documentelor #rupate> con8orm unui anumit criteriu Ltematic> cronolo#ic> particulariti eFterneM 8r a se ine seama de proveniena lorH b totalitatea documentelor create n decursul activitii unei instituii> asociaii> societi> reuniuni> or#ani'aii independente din punct de vedere or#ani'atoric i operativ> care nu i@a schimbat pro8ilul activitii i teritoriul de competen i are re#istratur proprie. ; In8ormaiile considerate strict secrete suntG a in8ormaiile a cror divul#are neautori'at este de natur s produc daune securitii naionaleH b in8ormaiile a cror divul#are neautori'at este de natur s produc daune de o #ravitate eFcepional securitii naionaleH c in8ormaiile a cror divul#are neautori'at este de natur s produc daune #rave securitii naionale. 0 ,ersoanele Auridice creatoare i deintoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele (aionale i la Serviciile Audeene ale Arhivelor (aionale> documentele scrise> cu eFcepia actelor de stare civil i a documentelor tehniceG a dup 3; de ani de la crearea lorH b dup +; de ani de la crearea lorH c dup !;; de ani de la crearea lor. -9. 1e8inii i eFempli8icai modalitile de valorificare a documentelor. -- ,re'entai structura i atribuiile )ficiului ;egistrului Secrete de Stat (ORNISS). Solu"iile testelor gril aional al :nformaiilor

141

7. b 9. c

%. a ). a

*eme de re$erate
!. Arhivele papale. $. Secreti'area arhivelor. 3. Arhivele militare. 4. Caracteristici ale arhivelor instituiilor de nvm nt. +. ,articularitile arhivelor eclesiastice sau bisericeti. 7. 3voluia arhivelor notariale. %. Instituia Arhivelor (aionale. 9. Speci8icul Arhivelor 1iplomatice. ). Consiliul (aional pentru studierea Arhivelor Securitii. !;. 3voluia le#islaiei arhivistice n Rom nia.
!!. Constituirea arhivei curente @ (omenclatorul arhivistic.

!$. 1ocumentele tehnice i de nre#istrare tehnic. !3. 2arTetin#ul serviciilor de arhiv. !4. Arhivele electronice. !+. Arhivistul> tre'orier al memoriei scrise. !7. In8ormaiile clasi8icate de8iniie> rol> importan. !%. In8ormaia de a8aceri surse> tipuri de publicaii de a8aceri> comunicarea> circulaia i di8u'area in8ormaiei de a8aceri. !9. Biblioteca public n societatea in8ormaionalG procesul de cutare i di8icultile n cutarea in8ormaiei. !). Bibliotecile i copari#ht@ul documentelor clasice i electronice. $;. Accesul la in8ormaiile de interes public. $!. 2etode i tehnici de in8ormare documentar. $$. Aplicaiile in8ormaticii la cercetarea documentar. $3. 2arTetin#ul unitilor de in8ormare documentar. $4. 2etodolo#ia elaborrii unei lucrri tiini8ice. $+. ,rotecia documentelor de arhiv mpotriva incendiilor> inundaiilor i antiseismic. $7. ,rotecia in8ormaiilor clasi8icate ale "r#ani'aiei -ratatului Atlanticului de (ord n Rom nia.
$%. -endine privind evoluia arhivelor pe plan internaional.

$9. Sistemati'area documentelor n depo'itele de arhiv. $). -endine privind evoluia arhivelor pe plan internaional. 3;. ,rotecia muncii n arhive. 3!. 1ocumentele i or#ani'area lor n instituiile publice.

142

Addenda

Arhiva curent * arhiva constituit di n documente primite> eFpediate sau ntocmite pentru u' intern> re'ultate din activitatea cotidian a unitilor> documente care sunt pstrate la compartimente un timp limitat Lun an sau doiM. ,erioad n care sunt constituite n dosare Lcon8orm nomenclatoruluiM i urmea' s tic depuse la arhiva unitii.

5olecie arhivistic @ totalitatea documentelor #rupate pe un creator sau deintor> con8orm unui anumit criteriu Ltematic> cronolo#ic> particulariti eFterneM 8r a se ine seama de proveniena lor sau de eFistena unei le#turi or#anice.
5reator de arhiv * 8iecare din unitile de stat sau private> precum i persoane 8i'ice> care n decursul activitii au creat documente cu valoare istorico@documentar. Depo*it de arhiv * spaiu destinat pstrrii documentelor> construit sau amenaAat special> av ndu@ se n vedere criterii speci8ice n ceea ce privete amplasamentul> re'istena> microclimatul interior> pa'a i protecia documentelor. 3ste dotat cu miAloace necesare depo'itrii Lra8turiM> utilaAe i mobilier. Deintor de documente * unitate sau persoan 8i'ic ce are n pstrare documente re'ultate din activitatea proprie> preluate din des8iinarea> comasarea i repro8ilarea altor uniti> dob ndite prin motenire> donaie sau cumprare ori n alte mpreAurriH dreptul de deinere a unor documente care 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional> de anumite or#ane de stat i uniti este re#lementat prin le#e. ?ia de inventar @ 8ormular pe care se transpune coninutul principalelor in8ormaii din 8iecare unitate arhivistic> n vederea inventarierii 8ondurilor i coleciilor ?ond arhivistic * totalitatea documentelor create n decursul activitii unei uniti Linstituii> asociaii> societi> reuniuni> re#ii> 8undaii> partide politiceM> independente din punct de vedere or#ani'atoric i operativ> care nu i@a schimbat pro8ilul activitii i teritoriul de competen i are re#istratura proprie> precum i de ctre o 8amilie sau o persoan 8i'ic. ?ondul Arhivistic aional >?A % * totalitatea documentelor cu valoare istoric create de@a lun#ul timpului de ctre or#anele de stat> unitile publice sau private economice> sociale> culturale> militare> reli#ioase> politice> precum i de ctre persoane 8i'ice. Acestor documente statul le asi#ur protecie special> n condiiile .e#ii Arhivelor (aionale nr. !7E!))7. :nventar arhivistic @ instrument de in8ormare tiini8ic ce cuprinde descrierea analitic a 8iecrei uniti arhivistice dintr@un 8ond sau colecie> indic ndu@se pentru 8iecare unitate arhivistic n parte numrul curent LcolaM> coninutul> datele eFtreme> numrul de 8ile> limba n care este scris. .ucrarea este prev'ut cu o introducere n care se dau in8ormaii privitoare la istoricul 8ondului sau coleciei> #enul documentelor i importana lor istorico@documentar> cantitatea documentelor eFprimat n uniti arhivistice i metri liniari. 1e asemenea> mai cuprinde> pe l n# pre'entarea propriu@'is a 8ondului sau coleciei> o serie de liste aneFe> importante peniru cercettoriG lista actelor pierdute> tabele de coresponden a cotelor> lista si#iliilor> indice #eneral. Inventarul constituie un instrument de in8ormare indispensabil pentru cercettor. omenclator arhivistic @ instrument de lucru n arhiva unei uniti> const nd dinir@o list sistematic a tuturor cate#oriilor de documente> create n decursul unui an> #rupate pe compartimente> potrivit schemei de or#ani'are a unitii respective> iar n cadrul acestora pe probleme i pe termene de pstrare. (omenclatorul servete re#istraturii pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune ordine n constituirea arhivei curente i de a orienta ntrea#a or#ani'are ulterioar a activitii arhivisticeH nomenclatorul este ntocmit de 8iecare unitate i se modi8ic ori de c te ori este nevoie. :ormularul model este cuprins n .e#ea Arhivelor (aionale nr. !7E!))7. Selecionarea unitilor arhivistice @ una din operaiunile de ba' ale activitii arhivistice care const n stabilirea valorii documentar@istorice sau practice a unitilor arhivistice dintr@un 8ond sau

143

colecie> n vederea pstrrii permanente a celor ce 8ac parte din :ondul Arhivistic (aional i eliminarea celor lipsite de importan. Fnitate arhivistic >u.a.% : element component al unui 8ond arhivistic sau al unei colecii arhivistice> care se individuali'ea' prin coninutul i 8orma sa> re8erindu@se la o aciune> problem sau lucru i ocup Lsau poate ocupaM o po'iie distinct ntr@un instrument de eviden.

3ibliogra$ie

!. Andreescu> 2.> $. Berciu1r#hicescu> A.>

Introducere n studiul istoriei i al tiinelor auxiliare> 3d. :undaiei Rom nia de 2 ine> Bucureti> $;;% 5rhivistic> 3d. /niv. Bucureti> !))%

3. 1r#an> I.> 1ordea> I.>


4. 3rich> A.> +. 3co> /.,

%in istoria arhivelor ardelene, CluA@(apoca> !))+H


5rhivisticaM%ocumentaristic>0alahia /niversita ,ress> - r#ovite> $;;9 !um se face o tez de licen: %iscipline umanistice > 3d. ,ontica> Bucureti> $;;;

7. .a'r> 2.>
%. Noia> 1.> .tuu.> I> 9. .un#u> 2ihail>

'crierea chirilica rom-neasc: album de paleografie, -ipo#ra8ia /niversitii Suceava> !))+H


5rhivele rom-neti ntre tradiie i reform, 3d. 3urocarpatica> S8 ntu *heor#he> $;;) Corneliu@ !onstituirea i gestionarea depozitelor de arhiv, 3d. ,roFima> $;!;.

). .un#u 2ihail>
!;. 2andeal> R.> !!. 2andeal> R.> !$. 2era> ..> !3. 2itric> ".>

Corneliu@ 7egislaia arhivistic> 3d. :undaiei QRom nia de m ineJ> Bucureti $;;9
'istem modern de informare specializat> 3d. A#er> Bucureti> $;;4 "tilizatorii de informaii, nevoi de informare i practici de cutarea informaiei, 3d. /niversitii Bucureti> $;;3 ndreptar arhivistic> 3d. Aronda> CluA> $;;) %in istoria crii rom-neti> 3d. /niversitii Suceava> $;;$

!4. 2itric> ".>

!artea rom-neasc manuscris din nordul 4oldovei, 3d. Atos> Bucureti> !))9H !+. 2ocanu> 2arin@Radu> 5rhivele 2aionale i societatea rom-neasc > 3dit. 2inisterului de Interne> Bucureti> !))% !7. "prea> :.> .un#u> C. !onservarea i restaurarea documentelor de arhiv, 3d. :undaiei 2.> QRom nia de 2 ineJ> Bucureti> $;;9 !%. ,orumbeanu> ". ..> Bucureti> $;;3 !9. ,orumbeanu> ". ..>
!). Re#neal> 2.> $;. Sacerdoeanu> A.> $!. Scurtu> I.>

"tilizatorii i intermediarii de informaii i documente n epoca contemporan> 3ditura /niversitii din 0eoria i practica informaiei. Bucureti G 3ditura /niversitii de (ord> $;;3.
'tudii de biblioteconomie> 3d. 3D ,"(-"> Bucureti> $;;! 5rhivistica, Bucureti> 3ditura 1idactic i ,eda#o#ic> Bucureti> !)%! 5rhivele 0otalitarismului> 3d. Institutul (ational ,entru Studiul -otalitarismului> Bucureti> $;;4

14!

$$. 5incai> A.> $3. -eodoru> 0.>

Informaie i comunicare. Informare documentaristic, 3d. ,aralele 4+> Bucureti> $;;;. azele informrii documentare, 3d. ,ro 4umanitate> Bucureti> !))9H

!. $. 3. 4. +. 7.

Resurse OebG PPP. arhivelenationale.roH PPP.indaco.roH PPP.cnsas.ro PPP.cdep.roH PPP.orniss.roH PPP.unibuc.ro. G mulumesc. SuccesH

14"