Manual de Procedimientos 2012

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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz Direccin de Administracin Subdireccin de Recursos Materiales Departamento de Almacenaje y Distribucin
NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS EN MATERIA DE ALMACENES.
MARZO DE 2012
SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz
CONTENIDO
I PRESENTACIN
II NORMATIVIDAD III RECEPCIN IV CONTROL DE CALIDAD V ALMACENAMIENTO VI PROCEDIMIENTO DE ENTRADAS AL ALMACN VII PROCEDIMIENTOS DE SALIDAS AL ALMACN VIII ADMINISTRACIN DE INSUMOS PARA LA SALUD PROCEDIMIENTOS: RECEPCIN DE SOLICITUDES DE INSUMOS CCSR. CAPACITACIN DEL SISTEMA SADIS. REPORTE DE CONSUMOS. REGISTRO Y CONCENTRADO DEL INVENTARIO FSICO. INDICADOR DE ABASTO ALTA DE CLAVES AL SISTEMA SADIS. IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIN DE SADIS
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Normas, Tcnicas y Procedimientos de Almacn
Normas
I.- PRESENTACIN COMO RESULTADO DEL ESTABLECIMIENTO DE MECANISMO DE CONTROL Y SUPERVISIN QUE GARANTICEN LA RECEPCIN, CUSTODIA Y DISTRIBUCIN OPORTUNA DE LOS INSUMOS FEDERALES EN EL ALMACN ESTATAL O JURISDICCIONAL, SE HAN FORTALECIDO LOS PROGRAMAS DE CAPACITACIN, ACTUALIZACIN Y SUPERVISIN, DIRIGIDOS AL PERSONAL ESTATAL, JURISDICCIONAL Y UNIDADES OPERATIVAS. PARA GARANTIZAR LO ANTERIOR SE HAN ESTABLECIDO DOS LNEAS DE ACCIN: A. DIFUNDIR AL PERSONAL DIRECTIVO DE ALMACENES ESTATALES NORMAS, TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO. LAS
B. CAPACITAR AL PERSONAL OPERATIVO, PARA DAR ESTRICTO CUMPLIMIENTO A LOS LINEAMIENTOS EN EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES OPERATIVAS.
3 SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz Normatividad
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II.- NORMATIVIDAD LEY ORGNICA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA ESTATAL. LEY No. 539 DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, ADMINISTRACIN Y ENAJENACIN DE BIENES MUEBLES DEL ESTADO DE VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVE. LEY DE RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS. CDIGO FINANCIERO PARA EL ESTADO DE VERACRUZ LLAVE. REGLAMENTO INTERIOR DE SERVICIOS DE SALUD DE VERACRUZ. LINEAMIENTOS SOBRE MEDIDAS PREVENTIVAS, TRAMITE DE BAJA Y DESTINO FINAL POR CADUCIDAD DE MEDICAMENTOS, SUSTANCIAS QUMICAS Y MATERIAL DE CURACIN. LINEAMIENTOS SOBRE MERMAS, DAOS FALTANTES Y SOBRANTES DE INSUMOS EN ALMACN.
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III.- RECEPCIN
EL ALMACN DEBE CONTAR CON UN REA FSICA SUFICIENTE CON ESPACIOS LIMITADOS PARA: RECEPCIN CONTROL DE CALIDAD GUARDA Y CUSTODIA SUMINISTRO Y DISTRIBUCIN
LA RECEPCIN SE DIVIDE EN DOS FASES: DOCUMENTAL.- EN CASO DE RECEPCIN DE BIENES PROCEDENTES DEL NIVEL FEDERAL, LA REVISIN DOCUMENTAL DEBER SER CONFRONTADA CONTRA LA SOLICITUD ELABORADA POR LA DIRECCIN DE ATENCIN MDICA O SALUD PBLICA, CON EL OBJETO DE NO RECIBIR BIENES QUE NO SE SOLICITARON Y EVITAR LA CREACIN DE EXCEDENTES EN EL ALMACN. EN CASO DE COMPRAR A PROVEEDORES SE DEBER CONFRONTAR LA SOLICITUD DE COMPRA (CONTRATO O PEDIDO) CONTRA EL DOCUMENTO QUE AMPARA LA ENTREGA DE BIENES (FACTURA O NOTA DE REMISIN) Y CUYOS DOCUMENTOS DEBERN SER PRESENTADOS POR EL PROVEEDOR.
OBJETIVOS ESPECFICOS: GARANTIZAR DOCUMENTALMENTE QUE LOS BIENES E INSUMOS QUE INGRESAN AL ALMACN SE AJUSTEN A LAS CONDICIONES, CANTIDADES, PRECIOS Y TIEMPOS PACTADOS POR EL REA DE ADQUISICIONES MEDIANTE EL CONTRATO O PEDIDO. CONTROLAR DOCUMENTALMENTE EL INGRESO DE LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACN. MANTENER UN ARCHIVO HISTRICO DE INGRESO DE BIENES E INSUMOS AL ALMACN. MANTENER PERMANENTEMENTE ACTUALIZADOS LOS REGISTROS DE INGRESO DE BIENES E INSUMOS AL ALMACN. EN EL MOMENTO QUE SE PRESENTA EL PROVEEDOR SE COTEJARN LAS FACTURAS Y REMISIONES QUE ENTREGA EL PROVEEDOR AL MOMENTO DE PRETENDER INGRESAR LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACN, PARA ASEGURAR QUE LOS DATOS CONTENIDOS EN LAS MISMAS CORRESPONDAN A LAS CONSIGNADAS EN LOS PEDIDOS Y EVITAR DESDE UN INICIO IRREGULARIDADES EN LAS ENTREGAS.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Departamento de Almacenaje y Distribucin
Subdireccin de Recursos Materiales
Direccin Administrativa
Servicios de Salud de Veracruz
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LOS DATOS QUE SE DEBEN COTEJAR SON: FECHA DE ENTREGA PACTADA EN EL PERIODO NMERO DE PEDIDO NOMBRE O RAZN SOCIAL DEL PROVEEDOR LUGAR DE ENTREGA CONVENIDO DESCRIPCIN DE LOS BIENES CANTIDAD Y PRESENTACIN DE LOS BIENES E INSUMOS NMERO DE LOTES A ENTREGAR, AS COMO SUS CADUCIDADES IMPORTES UNITARIOS Y PARCIALES POR RENGLN VERIFICACIN DE LA ENTREGA TOTAL O PARCIAL APLICACIN DEL IVA (TRATNDOSE DE BIENES E INSUMOS QUE CONFORME A LAS DISPOSICIONES FISCALES DEBE APLICARSE) IMPORTES TOTALES FIRMAS AUTORIZADAS DEL PERSONAL RESPONSABLE DE LA ADQUISICIN. ENUNCIADOS EN EL
SI LA DOCUMENTACIN DEL PROVEEDOR NO RENE LOS REQUISITOS PRRAFO ANTERIOR, DEBER RECHAZARSE LA ENTREGA.
UNA VEZ QUE SE INGRESAN LOS BIENES E INSUMOS AL ALMACN Y RECABA SELLO Y FIRMAS EN SUS REMISIONES O FACTURAS, SE PROPORCIONA EL ALTA CON EL SELLO Y FIRMA CORRESPONDIENTE EN LAS MISMAS PARA QUE EL PROVEEDOR LAS PRESENTE EN EL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN Y POSTERIORMENTE EN LA UNIDAD ADMINISTRATIVA RESPECTIVA PARA SU COBRO. AL ALMACN DEBER INTEGRAR LOS EXPEDIENTES POR CONTRATO O PEDIDO QUE CONTENGA TODA LA DOCUMENTACIN SOPORTE RELACIONADA CON LA ADQUISICIN. DE LAS ENTREGAS REGISTRADAS POR MEDIO DEL ALTA EN EL ALMACN SE TURNA COPIA AL REA DE OPERACIN DEL SISTEMA SADIS PARA QUE SE PROCEDA A INCORPORAR AL REGISTRO DE EXISTENCIAS DE ALMACN LAS CANTIDADES DE BIENES INGRESADOS. ETAPAS DEL PROCESO DE LA RECEPCIN DOCUMENTAL DE BIENES E INSUMOS. 1.- VERIFICACIN DE LA DOCUMENTACIN QUE PRESENTA EL PROVEEDOR. 2.- COTEJO DE COMPLEMENTARIA. LOS DATOS DE PEDIDO, REMISIN, FACTURA Y DOCUMENTACIN
3.- OTORGAMIENTO EN LA DOCUMENTACIN DEL SELLO DE VERIFICACIN DOCUMENTAL. ELABORACIN REVISIN VISTO BUENO AUTORIZACIN
Normas
4.- COTEJO EN LA REMISIN DE SELLOS Y FIRMAS DEL PERSONAL AUTORIZADO PARA LA INSPECCIN DE CONTROL DE CALIDAD Y RECEPCIN FSICA DE BIENES E INSUMOS EN ALMACN. 5.- OTORGAMIENTO DEL ALTA EN LA DOCUMENTACIN QUE AMPARA LOS BIENES ENTREGADOS. 6.-REGISTRO DEL INGRESO DE BIENES AL ALMACN. 7.- DISTRIBUCIN DE INFORMACIN SOBRE EL INGRESO DE BIENES AL REA DE OPERACIN DEL SADIS. REGISTRO Y CONTROL OBJETIVOS ESPECFICOS: CONTAR CON UNA BASE DE DATOS VERAZ Y OPORTUNA ACERCA DE LOS MOVIMIENTOS DE ENTRADA Y SALIDA DE BIENES EN EL ALMACN. CONOCER CON PRECISIN LOS SALDOS DE EXISTENCIA DISPONIBLE ALMACN PARA SU DISTRIBUCIN. QUE SE CUENTA EN
APOYAR EL PROCESO DE PROGRAMACIN DEL SUMINISTRO DE BIENES E INSUMOS. CONOCER EN TODO MOMENTO EL DESTINO FINAL Y DISPOSICIN DE LOS BIENES INSUMOS. EVALUAR Y CONCILIAR LOS RESULTADOS DE LOS INVENTARIOS DE EXISTENCIA FSICA EN ALMACN. CONOCER EL ESTADO GLOBAL DE ENTREGA DE BIENES E INSUMOS CUMPLIMIENTO DE LOS PROVEEDORES. Y GRADO DE
APOYAR A LA TOME DE DECISIONES QUE ACERCA DEL ABASTO DE BIENES E INSUMOS REALIZAN LAS REAS MDICAS Y ADQUISICIONES.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Normas
EN ESTA ETAPA SE REALIZA EL REGISTRO DE CADA UNO DE LOS MOVIMIENTOS DE ENTRADA Y DE SALIDA MEDIANTE LA OPERACIN DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE INSUMOS (SADIS). TRATNDOSE DE LA OPERACIN DEL SISTEMA SADIS SE PROCURAR CONTAR CON LOS MEDIOS DE SEGURIDAD AL INTERIOR DEL PROGRAMA O PROGRAMAS QUE NO PERMITAN EL REGISTRO ERRNEO DE CLAVES, PRECIOS O CANTIDADES, ADICIONALMENTE DEBER CONTARSE CON RESPALDOS HISTRICOS Y DIARIOS DE LA INFORMACIN A EFECTO DE EVITAR LA PERDIDA DE LA MISMA. DE IGUAL MANERA, DEBERN HACERSE CORTES E IMPRESIONES DE LOS MISMOS CON LA PERIODICIDAD NECESARIA PARA CONCILIAR MENSUALMENTE LOS REGISTROS EFECTUADOS CON LOS AUXILIARES QUE EMITE EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. ASIMISMO DEBER PROTEGERSE ADECUADAMENTE LOS EQUIPOS CONTRA FALLAS EN EL SUMINISTRO DE ENERGA ELCTRICA, AS COMO GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONTIENEN LA INFORMACIN QUE EN OCASIONES SON AFECTADOS POR VIRUS INFORMTICOS. PARA EL CASO LA EVALUACIN DE INVENTARIOS DE EXISTENCIAS DE ACUERDO CON LA NORMATIVIDAD VIGENTE EN LA MATERIA, LOS VALORES DE LOS INSUMOS CORRESPONDEN A PRECIOS PROMEDIO Y LOS BIENES DE ACTIVO FIJO A LOS DE SU ADQUISICIN.
BENEFICIOS DEL REGISTRO DE BIENES E INSUMOS: IDENTIFICAR CON TODA EFECTIVIDAD LAS CANTIDADES DE CADA CLAVE QUE SE ENCUENTRAN EN EL ALMACN, DESPUS DE CADA PROGRAMA DE DISTRIBUCIN Y AL INICIO DE UNO NUEVO. CONTAR CON LOS ELEMENTOS NECESARIOS PARA EVALUAR LOS INVENTARIOS. CONOCER CON EXACTITUD LA INFORMACIN DE LAS INCIDENCIAS SOBRE FALTANTES DE ALMACN Y LAS CAUSAS QUE LAS ORIGINARON, A EFECTO DE TOMAR LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA ABATIRLAS. CONTAR CON INFORMACIN VERAZ Y OPORTUNA ACERCA DEL GRADO DE ALCANZADO AL CIERRE DEL EJERCICIO PRESUPUESTAL. ABASTO
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
Normas
IV. CONTROL DE CALIDAD OBJETIVO GENERAL VERIFICAR LA CALIDAD DE LOS BIENES E INSUMOS QUE INGRESAN A LOS ALMACENES Y VIGILAR LAS CONDICIONES NECESARIAS PARA PRESERVAR LA DURANTE EL ALMACENAMIENTO Y CONTROL. EN LAS OFICINAS CENTRALES DE SERVICIOS DE SALUD DE VERACRUZ EL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD DEPENDE DIRECTAMENTE DE LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES, POR LO QUE, DEBER ELABORAR SU PROPIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, YA QUE EL PRESENTE DOCUMENTO QUE SE REFIERE AL ALMACN ES ELABORADO POR EL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN. V. ALMACENAMIENTO GUARDA Y CONSERVACIN ES EL PROCESO A TRAVS DEL CUAL SE LLEVA A CABO EL ACOMODO DE LOS BIENES, EN TAL FORMA QUE ADEMS DE PRESERVARSE EN CONDICIONES ADECUADAS, RESULTE FCIL SU DISPONIBILIDAD MEDIANTE UN EFICIENTE SISTEMA DE IDENTIFICACIN, AS COMO DE CUMPLIR CON LAS CONDICIONES DE ESTIBA, SEGURIDAD E HIGIENE. EN LAS ESTIBAS DE LOS PRODUCTOS ES IMPORTANTE RESPETAR LA INDICACIN QUE MARCA LA CAJA COLECTIVA. PARA REALIZAR EL ACOMODO DE LOS BIENES EN LOS RACKS, ANAQUELES O TARIMAS SE DEBER DE EFECTUAR EN LAS REAS DESTINADAS DE ACUERDO A SUS CARACTERSTICAS. REA DE MEDICAMENTOS : EN SU ACOMODO SE DEBERN DIVIDIR EN: SOLIDOS : TABLETAS, CAPSULAS , GRAGEAS, CREMAS, SUPOSITORIOS LQUIDOS: JARABES, GOTAS Y SUSPENSIONES AMPOLLETAS: SOLUCIONES INYECTABLES SALES Y REACTIVOS: ACETONA, AZUFRE, ALCOHOLES, TER, XILOL. DEBIDO A LAS CARACTERSTICAS DE ESTOS PRODUCTOS QUE SON VOLTILES E INFLAMABLES SE RECOMIENDA QUE EL REA QUE SE DESTINE CONTENGA LAS CONDICIONES DE VENTILACIN ADECUADA, TENGA ACCESO RESTRINGIDO Y SUPERVISIN PERMANENTE.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
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CONTROLADOS: DONDE EXISTAN ESTE TIPO DE PRODUCTOS, EL ACCESO Y CONTROL DE ESTA REA SERN SUPERVISADOS ESTRICTAMENTE POR EL QUMICO RESPONSABLE Y EL JEFE DEL ALMACN. RED FRA: EXISTEN PRODUCTOS QUE REQUIEREN PARA SU CONSERVACIN ESTAR EN EL REA REFRIGERADAS, ESTA INDICACIN APARECE EN LA ETIQUETA DEL ENVASE INDIVIDUAL, ADEMS SE DEBEN RESPETARLOS RANGOS ESTABLECIDOS DE TEMPERATURA QUE SON 2 GRADOS A 8 GRADOS MXIMO.
REA DE MATERIAL DE CURACIN SUTURAS: CATGUT, SUTURAS, SEDA NEGRA, TRENZADA, ETC. MATERIAL DENTAL: FRESAS, MERCURIO, RESINA, AMALGAMAS, ETC. MATERIAL DE LABORATORIO: PIPETAS, MATRACES, LAMINILLAS, ETC.
DE LAS DEMS CLAVES QUE CONFORMAN EL RUBRO DE MATERIAL DE CURACIN COMO SON: APLICADORES, ALGODONES, APSITOS, BIBERONES, CATTERES, CINTAS, GASAS, GUANTES, GUATAS, TELAS ADHESIVAS, VENDAS, ETC. ES IMPORTANTE QUE EL ALMACENAJE SE REALICE POR GRUPOS EN LOS RACKS DE ACUERDO A LOS CUADROS BSICOS. EN CASO DE QUE NO SE CUENTE CON RACKS O ANAQUELES SUFICIENTES ES RECOMENDABLE CONTAR CON UN REA DE ESPACIOS LIBRES PARA RESGUARDAR AQUELLOS BIENES QUE SEAN DE GRAN VOLUMEN COMO PUEDEN SER JERINGAS, PAALES, TOALLAS, EQUIPOS PARA VENOCLISIS, ETC. SE HACE LA OBSERVACIN QUE AQUELLOS PRODUCTOS QUE POR SUS CARACTERSTICAS TENGAN RIESGO A SUFRIR ALTERACIONES POR TEMPERATURAS EXTREMAS SEAN ALMACENADOS EN LUGARES IDNEOS. EJEMPLOS: SUPOSITORIOS, RADIOGRFICAS, ETC. VULOS, CINTAS MICROPOROSAS, SONDAS, PELCULAS
UNA VEZ QUE LOS BIENES SE ENCUENTREN ALMACENADOS, SE LLEVARN A CABO SUPERVISIONES CONJUNTAMENTE CON EL REA DE CONTROL DE CALIDAD CON LA FINALIDAD DE OBTENER UNA EVALUACIN DE LAS CONDICIONES DE RESGUARDO Y CONSERVACIN. LAS ACCIONES QUE SE DEBEN REALIZAR EN LOS ALMACENES SON LAS SIGUIENTES:
ELABORACIN
REVISIN
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SUPERVISIN PERMANENTE DE LA CADUCIDAD DE LOS PRODUCTOS PARA SER DISTRIBUIDOS DURANTE PERIODO DE VIDA TIL. VIGILAR QUE SE APLIQUE ADECUADAMENTE EL SISTEMA P.E.P.S. (PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS) Y EN CASO DE QUE TENGAN CADUCIDAD DARLE SALIDA A LAS PRIMERAS CADUCIDADES. OBSERVAR LA ROTACIN DE LOS PRODUCTOS, EN CASO DE QUE ESTOS NO TUVIERAN MOVIMIENTO REPORTAR AL REA QUE SOLICIT LA COMPRA PARA QUE SE CONSIDERE SU DISTRIBUCIN. SUPERVISAR LAS CONDICIONES DE HIGIENE Y SEGURIDAD EN LOS ALMACENES, EJEMPLOS: -SISTEMA CONTRA INCENDIOS -FUMIGACIN Y DESRATIZACIN PERIDICA -SERVICIO DE SEGURIDAD Y VIGILANCIA -CONTEO FSICO Y REVISIN A LOS REGISTROS EN LOS LIBROS DE MEDICAMENTOS CONTROLADOS. -QUE LAS CMARAS DE REFRIGERACIN O RED FRA ESTN FUNCIONANDO EN LA TEMPERATURA ADECUADA. EL ALMACN COMO SON: DEBER CONTAR CON LOS SEALAMIENTOS PREVENTIVOS NECESARIOS
NO FUMAR EXTINGUIDORES NOMBRE DE LAS REAS FRANJAS QUE DELIMITEN LAS REAS DE TRABAJO SALIDAS DE EVACUACIN.
SUMINISTROS Y DISTRIBUCIN: OBJETIVOS ESPECFICOS: ESTABLECER LA CALENDARIZACIN DE LA DISTRIBUCIN PROGRAMAR CONFORME AL GRADO DE EXISTENCIA FSICA, LA DISTRIBUCIN DE BIENES E INSUMOS. DAR SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS DE DISTRIBUCIN DE BIENES E INSUMOS HASTA SU DESTINO FINAL.
ELABORACIN
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EN LA EJECUCIN DE ESTA ETAPA SE REALIZAN ACCIONES DE PROGRAMACIN DESTINADAS A DOCUMENTAR EL ENVI DE BIENES E INSUMOS A SU DESTINO FINAL Y NO ATENDIENDO A LA DEMANDA FORTUITA E INMEDIATA DE BIENES. EL SUMINISTRO SE DEBE REALIZAR SOBRE LA BASE DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS REQUERIMIENTO DE INSUMOS A TRAVS DE FORMATOS SOLICITUD Y REPOSICIN) CUADROS DE DISTRIBUCIN ESPECFICOS CCSR (CONTROL, CONSUMO,
LOS REQUERIMIENTOS A TRAVS DE FORMATOS CCSR SE RECIBEN EN EL ALMACN POR MEDIO ELECTRNICO A TRAVS DEL SISTEMA SADIS, LOS CUALES SON ENVIADOS POR LAS JURISDICCIONES Y HOSPITALES. EL ALMACN RECIBE Y SUMINISTRA ESTOS REQUERIMIENTOS EN LAS FECHAS QUE SEALA EL CALENDARIO ANUAL DE ABASTECIMIENTO. LOS CUADROS DE DISTRIBUCIN ESPECFICOS DEBEN CONSIGNAR LA SIGUIENTE INFORMACIN: REA SOLICITANTE CLAVE Y DESCRIPCIN DE LOS BIENES SUJETOS DE DISTRIBUCIN PRESENTACIN DE LOS PRODUCTOS CANTIDADES A SUMINISTRAR UNIDADES DONDE SE ENTREGARN LOS BIENES NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL REA SOLICITANTE NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN.
SURTIDO: EL PERSONAL OPERATIVO SURTE LOS BIENES DE ACUERDO A LA CLAVE, CANTIDAD, UNIDAD DE MEDIDA Y CADUCIDAD INDICADA EN LA ORDEN DE ENVI RESPECTIVA, CONSIDERANDO EL SISTEMA PEPS O PRIMERAS CADUCIDADES. DESPACHO: EL TRANSPORTE SOLICITADO SE PRESENTAR EN EL ALMACN EN EL REA DE CONTROL DE CALIDAD PARA LA INSPECCIN CORRESPONDIENTE (QUE EL VEHCULO GUARDE LAS CONDICIONES DE HIGIENE Y SEGURIDAD NECESARIAS). ELABORACIN
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Normas
OBTENIENDO LA APROBACIN DEL REA DE CONTROL DE CALIDAD EL TRANSPORTE SE PRESENTA ANTE EL JEFE DEL ALMACN PARA QUE EN CONJUNTO CON EL OPERADOR Y EL ENCARGADO DEL DESPACHO CUANTIFIQUEN LA CANTIDAD DE CAJAS QUE SUBAN AL VEHCULO Y AS DETERMINAR EL TOTAL DE PAQUETES QUE CONTIENEN EL EMBARQUE. ADEMS SE LE ENTREGAR AL CONDUCTOR LAS ORDENES DE ENVI ORIGINALES Y COPIAS QUE AMPARAN LOS BIENES QUE FUERON EMBARCADOS, DICHA DOCUMENTACIN SER ENVIADA CON EL OPERADOR EL CUAL REGRESAR AL ALMACN LOS ORIGINALES Y COPIAS DE LA DOCUMENTACIN SELLADAS Y FIRMADAS DE RECIBIDO POR LA JURISDICCIN, HOSPITAL O UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA QUE FUERON DESTINADOS. LA UNIDAD QUE RECIBE LOS BIENES SE QUEDAR CON UNA COPIA DE CADA DOCUMENTO PARA SU VERIFICACIN Y REGISTRO. EL ALMACN ELABORA UN REPORTE DE SALIDAS SEMANAL Y LO ENVIAR POR MEDIO DE OFICIO AL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD. LEVANTAMIENTO FSICO DE INVENTARIO EN CUMPLIMIENTO A LO ESTABLECIDO POR LA LEY 539 DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS, ADMINISTRACIN Y ENAJENACIN DE BIENES MUEBLES DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE VERACRUZ, LOS ALMACENES DEBEN DE LLEVAR A CABO UNA A REVISIN FSICA CUANDO MENOS CADA SEIS MESES. A. PARA REALIZAR LOS INVENTARIOS FSICOS GENERALES, ES RECOMENDABLE QUE SE SUSPENDAN LAS OPERACIONES NORMALES DEL ALMACN, A MENOS QUE PUEDAN OCASIONARSE TRASTORNOS IMPORTANTES. ES TAMBIN CONVENIENTE ADOPTAR LAS MEDIDAS NECESARIAS PARA QUE DICHO INVENTARIO SE LLEVE A CABO RPIDA Y EFICAZMENTE, PARA ELLO ES NECESARIO LLEVAR A CABO CUANDO MENOS LAS SIGUIENTES ACCIONES: SOLICITAR LA LIMPIEZA PREVIA DEL ALMACN. VERIFICAR QUE LOS BINES ESTN ACOMODADOS Y ORDENADOS. CERCIORARSE QUE SE ENCUENTREN REGISTRADAS TODAS LAS OPERACIONES EFECTUADAS HASTA EL DA HBIL ANTERIOR A LA REALIZACIN DEL INVENTARIO. SEPARAR Y SEALAR LOS BIENES QUE NO SEAN PROPIEDAD DE LA DEPENDENCIA. SEPARAR E INDICAR CUALES SON LOS BIENES FUERA DE USO O DAADOS, O CUYA BAJA ESTE AUTORIZADA.
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UNA VEZ REALIZADAS LAS ACTIVIDADES ANTES MENCIONADAS, SE DEBE PROCEDER COMO SIGUE: COLOCAR EN TODOS LOS CASILLEROS, ESTANTES, ANAQUELES, ETC. DEL ALMACN EL MARBETE PARA EL LEVANTAMIENTO DE L INVENTARIO FSICO. QUE UNA PERSONA PROCEDA A CONTAR LOS BIENES QUE SE ENCUENTREN EN LOS CASILLEROS, ESTANTES, ETC., ANOTANDO EN EL TALN A EL RESULTADO OBTENIDO. QUE LA MISMA PERSONA RECORTE EL TALN PARA USO DEL REA CONTABLE DEJANDO ANOTACIONES Y EL TALN B ESTAR EN BLANCO. QUE ESTA MISMA PERSONA ENTREGUE AL REA CONTABLE EL TALN QUE DESPRENDI Y QUE POSTERIORMENTE DICHA REA LOS COTEJE CON LOS REGISTROS DEL SADIS EXISTENTES.
B. COMO PROCEDER CUANDO EXISTEN DIFERENCIAS EN LAS EXISTENCIAS? AL RESPECTO SE APLICARN LAS DISPOSICIONES QUE SE ENCUENTREN VIGENTES EN: LOS LINEAMIENTOS DEL PROCEDIMIENTO PARA LA APLICACIN DE MERMAS, FALTANTES Y EXCEDENTES EN ALMACENES ESTATALES, ALMACENES JURISDICCIONALES, ALMACN DE HOSPITAL Y FARMACIAS. EL INSTRUCTIVO QUE DEBE ELABORARSE POR EL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN EL CUAL SER REVISADO POR LA SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y POR EL RGANO INTERNO DE CONTROL PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FSICOS, CUANDO MENOS DOS VECES AL AO.
EL INVENTARIO FSICO NOS PERMITE SABER ENTRE OTROS DATOS IMPORTANTES CUALES SON LAS EXISTENCIAS EN EL ALMACN Y TAMBIN LOS PRODUCTOS DE POCO O NULO MOVIMIENTO PARA SER CONSIDERADOS EN LA DISTRIBUCIN. CONTROL DE CADUCIDADES PARA EVITAR QUE LOS PRODUCTOS SE CADUQUEN DENTRO DE LOS ALMACENES, SE DEBE PROCEDER DE LA MANERA SIGUIENTE: 1) MANTENER UN REGISTRO ACTUALIZADO DE LAS EXISTENCIAS DE CADA UNO DE LOS INSUMOS QUE TENGAN CADUCIDAD, CON NMERO DE LOTE Y FECHAS DE VENCIMIENTO EN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE INSUMOS (SADIS)* 2) CUMPLIR EN TODOS SUS TRMINOS CON LOS LINEAMIENTOS SOBRE MEDIDAS PREVENTIVAS ,TRAMITE DE BAJA Y DESTINO FINAL POR CADUCIDADES DE MEDICAMENTOS, SUSTANCIAS QUMICAS Y MATERIAL DE CURACIN QUE SE ENCUENTRAN VIGENTES ,EMITIDOS POR LA DIRECCIN A TRAVS DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD. ELABORACIN
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz Manual de Procedimientos Nombre del Procedimiento: VI Entrada de bienes e insumos al Almacn
rea y/o Puesto Adquisiciones Departamento de Almacenaje Almacn Estatal Actividad Elabora contrato de Adquisicin adjudicado al Proveedor y turna copia al Departamento de Almacenaje. Enva copia al Almacn Estatal del Contrato adjudicado al Proveedor. Recibe copia del Contrato y en el momento de la recepcin al Proveedor se solicita va electrnica al Departamento de Control de Calidad su participacin en la revisin de los bienes para que verifiquen si estos cumplen con las especificaciones y condiciones sealadas en el contrato. Revisa los bienes y si estos cumplen con el contrato, emite un dictamen de aceptacin para su ingreso al Almacn, si los bienes no cumplen emite un dictamen de rechazo. Si los bienes fueron aceptados por el Departamento de Control de Calidad, el Almacn procede a revisar la documentacin del proveedor cotejando que la remisin o factura contenga los mismos datos sealados en el contrato adjudicado, realiza conteo fsico, revisa presentacin, lotes y fechas de caducidad y en caso de que se encuentren correctos los insumos, procede a sellar la Remisin o Factura con los datos del nmero de entrada, fecha de la entrada y partida presupuestal. Cuando el proveedor entregue en una fecha posterior a la sealada en el contrato, deben de anotarse los das de atraso en la remisin o factura para que se aplique la sancin por parte de la Subdireccin de Recursos Financieros. En caso de rechazo por parte del Departamento de Control de Calidad, devolvern al proveedor los bienes que no cumplieron con las especificaciones del contrato. Una vez aceptados los bienes registra la entrada de Almacn en el Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS), anotando la descripcin de los bienes, unidad, cantidad, precio unitario, No de lote, caducidad, No de contrato, proveedor, partida presupuestal. Una vez revisado que se encuentren correctos tanto la documentacin como los insumos, stos se debern acomodar en el rea de Almacenamiento de acuerdo al tipo de bien, por nmero de clave y por Programa cuando el espacio lo permita. Mediante oficio enva reporte semanal de las entradas de almacn al rea de Recursos Financieros para su registro contable, anexando una copia al contrato, copia de factura o remisin y dictamen de aceptacin expedido por el Departamento de Control de Calidad. REVISIN
Depto. De Control de Calidad Almacn Estatal
Almacn Estatal Almacn Estatal
Almacn Estatal
Almacn Estatal
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz Manual de Procedimientos Nombre del Procedimiento: VII Salida de bienes e insumos del Almacn
rea y/o Puesto Jurisdicciones y Hospitales Actividad De acuerdo al Calendario Anual de Abastecimiento, envan mensualmente al Departamento de Almacenaje y Distribucin va electrnica a travs del SISTEMA SADIS sus requerimientos mensuales de: medicamentos, material de curacin, sustancias qumicas, ropera, etc., informando al mismo tiempo sus consumos mensuales y existencias de cada una de las claves. Reciben requisiciones mensuales de Jurisdicciones y Hospitales a travs del sistema SADIS, las revisa, registra, valida y las enva electrnicamente al Almacn Estatal. Recibe requisiciones validadas y procede a preparar el surtido elaborando Ordenes de Envo mediante Sistema SADIS que contiene el nombre de la Unidad a donde se envan los bienes, nmero de clave, descripcin, presentacin, cantidad enviada, nmero de lote, fecha de vencimiento y presentacin de los insumos, partida presupuestal e importe de los bienes suministrados. Tomando como base la Orden de envo procede a preparar el surtimiento de los insumos, utilizando el Mtodo de primeras caducidades, primeras salidas. Una vez empacado los insumos, se procede a despacharlos elaborando la Orden de Embarque que contiene los datos de las Unidades donde se entregarn los bienes, as como el nmero de cajas que corresponde a cada Unidad, la firma del jefe del almacn y la del Conductor de la unidad transporte. Carga los insumos al vehculo, entrega rdenes de envo y Orden de Embarque al Conductor de la unidad de transporte. Acude a Jurisdicciones y Hospitales a realizar la entrega de los insumos. Reciben el vehculo del Almacn Estatal, revisan los bienes, cotejan con la documentacin que los amparan, sellan y firman las rdenes de envo y las devuelven requisitadas al conductor. Registran la entrada de los insumos recibidos en el Sistema SADIS con los datos de nmero de clave, descripcin, presentacin, cantidad recibida, nmero de lote, fecha de vencimiento y presentacin de los insumos, partida presupuestal e importe de los bienes recibidos. Entrega a los Almacenes A, B o C las rdenes de envo firmadas y selladas de recibido por las Jurisdicciones y Hospitales. Rene las rdenes de envo y las turna semanalmente mediante oficio al rea de Recursos Financieros para su registro contable.
Departamento de Almacenaje y Distribucin Almacn Estatal
Almacn Estatal Almacn Estatal
Almacn Estatal Conductor del Vehculo Jurisdicciones y Hospitales Jurisdicciones y Hospitales
Conductor del vehculo Almacn Estatal
ELABORACIN
REVISIN
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AUTORIZACIN
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Recepcin de Solicitudes de Insumos (CCSR). Objetivo del Procedimiento
Revisar, analizar y evaluar los reportes de consumos, existencias y solicitudes de las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales y Centros de Asistenciales a travs del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS).
Frecuencia de Realizacin
Mensual
Normas
La oficina de logstica elaborar el calendario, para el envo, recepcin y surtimiento del CCSR (Control, Consumo y Suministro de Requerimientos) implementando y actualizado por el rea Mdica. La oficina de logstica solicitar a las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio el envo mensual de los CCSR (Control, Consumo y Suministro de Requerimientos) a travs del sistema SADIS de acuerdo al calendario. Las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales debern enviar sus requerimientos de insumos mediante la aplicacin del Sistema SADIS a la oficina de logstica. La oficina de logstica debe revisar, analizar y evaluar, as como enviar los requerimientos de las unidades a los almacenes estatales.
rea y/o Puesto

Oficina de logstica
Actividad
1. Elaborar calendario anual de logstica para el envo, recepcin, y surtimiento de las Unidades y Almacenes Estatales. 2. Enva el calendario anual de logstica a las Jurisdicciones Sanitarias, hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio y solicita a las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio, las --------REVISIN
ELABORACIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) rea y/o Puesto Actividad
Requisiciones mensuales de CCSR a travs de SADIS con -Base en el calendario anual de logstica. Unidad Aplicativa Oficina de Logstica 3. Recibe calendario anual de logstica y enva solicitudes mensuales de CCSR a la Oficina de logstica. 4. Recibe de las Jurisdicciones Sanitarias, hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio la solicitud de insumos (CCSR) de acuerdo al calendario anual de logstica. 5. Revisa, analiza y evala las solicitudes (CCSR) de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales a travs de SADIS. 6. En Caso de proceder la solicitud de insumos (CCSR) la enva a los Almacenes Estatales. 7. En caso de no proceder las solicitudes de insumos (CCSR) devuelve la solicitud a la unidad aplicativa para su correccin.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Capacitacin del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) Objetivo del Procedimiento
Capacitar a personal de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales en la operacin del sistema de Administracin de insumos para la Salud (SADIS).
Semestral
Normas
La capacitacin del sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) corresponde realizarla al Departamento de Almacenaje y Distribucin a travs de la Oficina de Logstica. La unidad aplicativa debe solicitar al Departamento de Desarrollo Informtico la implementacin y capacitacin en el sistema SADIS. El Departamento de Desarrollo Informtico realizar un diagnstico tcnico a la unidad aplicativa, para determinar si es factible llevar a cabo la implementacin y capacitacin en el sistema SADIS. El Departamento de Desarrollo Informtico deber informar al Departamento de Almacenaje y Distribucin el nombre de las unidades aplicativas que cuentan con los recursos tcnicos para llevar a cabo la capacitacin del sistema SADIS. El Departamento de Almacenaje y Distribucin levantar una minuta, para hacer constar la capacitacin e inicio de operaciones del sistema firmada por el personal que imparti la capacitacin, el Director de la Unidad Aplicativa, el Administrador de la Unidad Aplicativa y el personal de la Unidad Aplicativa que estar encargado de operar el Sistema SADIS.
rea y/o Puesto

Unidad Aplicativa Departamento de Desarrollo Informtico ELABORACIN
Actividad
1. Deber solicitar al Departamento de Desarrollo Informtico de las Unidades y Almacenes Estatales. 2. Realiza el diagnstico tcnico, para determinar si es factible llevar a cabo la capacitacin en el sistema SADIS dentro de VISTO BUENO
REVISIN
AUTORIZACIN
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) rea y/o Puesto
De la unidad aplicativa. Departamento de almacenaje y Distribucin 3. Informa al Departamento de Almacenaje y Distribucin, el nombre de la unidad donde deber capacitarse al personal. 4. Realizar la capacitacin en el sistema SADIS en la unidad aplicativa. 5. Levanta una minuta para dejar asentado que se llev a cabo dicha capacitacin. 6. Enva una copia de la minuta sobre la capacitacin a la Direccin de Administracin.
Actividad
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
20
SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Elaboracin de Reporte de Consumos. Objetivo del Procedimiento
Informar mensualmente sobre las cantidades de medicamentos y material de curacin suministrada por Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales, a travs del sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS).
Semestral
Normas
Todas las Unidades Aplicativas debern reportar mensualmente sus consumos, existencias y requerimientos utilizando los formatos de Control del Consumo, Suministro y Reposicin (CCSR) mediante la operacin del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud. El Departamento de Almacenaje y Distribucin se encargar de elaborar el reporte estatal de consumos de medicamentos y material de curacin de las Unidades. Enviar el reporte estatal de consumos de medicamentos y material de curacin de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales a la Direccin Administrativa.
rea y/o Puesto

Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales
Actividad
1. Mensualmente a travs del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS), envan los formatos de consumo, existencias y requerimientos de insumos de Control de consumos, Suministro y Reposicin (CCSR) al Departamento de Almacenaje y Distribucin. 2. Mensualmente recibe de Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales formatos de Control del consumo, suministro y Reposicin (CCSR). 3. Elabora reporte estatal de consumo del sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS). 4. Genera reporte.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
21
SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Recepcin y Concentrado del Inventario Fsico de Insumos Objetivo del Procedimiento
Informar a las subdirecciones de Recursos Financieros y la Contralora Interna el importe por partida, programa y resumen general de inventario fsico de insumos de los Almacenes Estatales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del nio.
Semestral
Normas
El Departamento de Almacenaje y Distribucin debe elaborar instructivo para llevar a cabo el levantamiento de inventario fsico de insumos. El Departamento de Almacenaje y Distribucin debe solicitar a los almacenes centrales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del Nio, levantamiento y entrega de los inventarios Fsicos de Insumos de acuerdo al instructivo utilizado para tales efectos. Los Almacenes Estatales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, etc., debern elaborar y enviar cuando menos dos veces al ao a la Oficina de Logstica la relacin de los inventarios fsicos de insumos. La Oficina de logstica deber recepciona y revisa los inventarios fsicos de insumos de Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del nio. El Departamento de Almacenaje y Distribucin debe elaborar un concentrado por partida, programa y resumen general del inventario fsico de insumos, de las unidades que dependen del Organismo. El Departamento de Almacenaje y Distribucin debe enviar el concentrado de inventario fsico de insumos por partida, programa y resumen general a las Subdirecciones de Recursos Financieros y Contralora Interna.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
22
SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) rea y/o Puesto
Actividad
1. Elabora el instructivo para llevar a cabo el levantamiento de inventario fsico de insumos. 2. Solicita a los almacenes estatales, Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del nio, el levantamiento y entrega del inventario Fsico de Insumos de acuerdo al instructivo utilizado para tales efectos.
Oficina de Logstica
3. Revisar y recepcionar los inventarios fsicos de insumos de las Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales, Laboratorio Estatal de Salud Pblica, Centro Estatal de Transfusin Sangunea, Asilos y Hogar del nio. 4. El Departamento de Almacenaje y Distribucin elaborar un concentrado por partida, programa y resumen general del inventario fsico de insumos. 5. Enviar dicho documento a las Subdirecciones de Recursos Financieros y Contralora Interna.
Departamento de Almacenaje y distribucin
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Elaboracin del Indicador de Abasto de Almacn Estatal a Jurisdicciones Sanitarias Objetivo del Procedimiento
Que el Departamento de Almacenaje y Distribucin reporte mensualmente el nivel de atencin que el Almacn le est otorgando a las Jurisdicciones Sanitarias, para que las autoridades del Organismo cuenten con informacin relevante para la tome de decisiones.
Mensual
Normas
El Departamento de Almacenaje y Distribucin se encargar de elaborar el reporte mensual de Indicador de Abasto de Almacn a Jurisdicciones Sanitarias. Las variables para obtener este indicador son sealadas por la Secretara de Salud Pblica Federal. El indicador deber obtenerse del listado de claves de medicamentos del CCSR, cantidad solicitada por la unidad y ordenes de envo del Almacn Estatal que proporciona el Sistema SADIS. Para llevar a cabo la captura de la informacin se deber utilizar herramienta de Microsoft Excel, la cual deber contener las siguientes columnas: mes, clave, fecha programada, fecha de entrega, cantidad solicitada/programada, cantidad recibida. El Departamento de Almacenaje y Distribucin concentrar los indicadores del Depto. De Adquisiciones, Control de Calidad, Almacenaje y Distribucin y Almacn A. El concentrado ser enviado a la Direccin de Planeacin.
rea y/o Puesto

Departamento Distribucin de Almacenaje y
Actividad
1. Obtiene el listado del total de claves de medicamentos para el primer nivel (CCSR1), cantidad solicitada, ordenes de envo surtidas a travs del sistema SADIS y fecha programada y la fecha de entrega de acuerdo al calendario. VISTO BUENO
ELABORACIN
REVISIN
AUTORIZACIN
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) rea y/o Puesto Actividad
2. Realiza la captura de la informacin en la herramienta de Microsoft Excel, para posteriormente obtener con esta el indicador de Abasto de Almacn a Jurisdicciones Sanitarias. 3. El indicador de abasto de Almacn a Jurisdicciones Sanitarias ser el cociente que resulte de dividir el nmero de unidades recibidas a tiempo entre el nmero de unidades solicitadas. 4. Concentra informacin (Departamento de Adquisiciones, Control de Calidad, Departamento de Almacenaje y Distribucin y Almacn A). 5. Enva concentrado Planeacin. de indicadores a la Direccin de
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
25
SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz VIII Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) Nombre del Procedimiento Alta de claves al catlogo de Insumos del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS). Objetivo del Procedimiento
Incorporar al catlogo de insumos del Sistema de Administracin de Insumos para la Salud (SADIS) claves solicitadas por los Almacenes Estatales, Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales, para llevar a cabo la actualizacin de existencias a travs de la captura de entradas y salidas.
Diario
Normas
Todas las Jurisdicciones Sanitarias y hospitales que recepcionen insumos en sus almacenes y que cuyas claves no se encuentren en el catlogo de insumos del sistema SADIS, debern solicitar inmediatamente a la Oficina de Logstica el alta de claves al sistema SADIS, para la captura de entradas y actualizacin de la existencia de insumos. En caso de que las claves solicitadas no se encuentren en el catlogo de insumos del sistema SADIS, la oficina de logstica realizara su alta.
rea y/o Puesto

Oficina de Logstica
Actividad
1. Recibe de las Jurisdicciones Sanitarias y Hospitales la Solicitud de alta de claves que no se encuentren en el catlogo de insumos del Sistema SADIS. 2. Accesa al sistema y revisa que las claves solicitadas no se encuentren en el catlogo del Sistema SADIS. 3. En caso de que encuentren las claves en el catlogo del sistema SADIS, entonces se le informa a la Unidad como debe realizar la bsqueda de dicha clave en el Sistema SADIS. 4. En caso de que no se encuentre en el catlogo entonces se procede a dar de alta y se notifica a la Unidad.
ELABORACIN
REVISIN
VISTO BUENO
AUTORIZACIN
26
SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIN DEL SADIS Lineamientos
1.- RESPONSABLES EN OFICINA CENTRAL: ASPECTOS TCNICOS DEL SISTEMA: JEFE DEL DEPTO. DE TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN. OPERACIN DEL SISTEMA: JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENAJE Y DISTRIBUCIN, JEFES DE ALMACENES ESTATALES Y JEFE DE LA OFICINA DE LOGSTICA. ACTUALIZACIN DE CUADROS BSICOS DE INSUMOS MDICOS: DIRECCIN DE ATENCIN MDICA. EVALUACIN DE LA OPERACIN: SUBDIRECCIN DE ATENCIN MDICA, SUBDIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES, CONTRALORA INTERNA.
2.- EN JURISDICCIONES Y HOSPITALES: OPERACIN, ACTUALIZACIN, SUPERVISIN JEFES DE JURISDICCIN, DIRECTORES DE HOSPITALES, ADMINISTRADORES DE JURISDICCIONES, HOSPITALES Y ENCARGADOS DE OPERAR EL SISTEMA.
3.- LINEAMIENTOS ESPECFICOS: TODAS LAS UNIDADES DE SESVER DEBERN MANTENER ACTUALIZADO EL SISTEMA DE ADMINISTRACIN DE INSUMOS PARA LA SALUD. LA ACTUALIZACIN DEL SISTEMA SE LLEVAR A CABO A TRAVS DE ENTRADAS Y SALIDAS, LAS CUALES SE DEBERN REGISTRAR DIARIAMENTE. LOS INSUMOS QUE SE RECIBAN, PROVENIENTES DE COMPRAS LOCALES, TRANSFERENCIAS, DONACIONES, ET., DEBERN INGRESARSE AL SADIS Y TRATNDOSE DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIN SE DEBER REGISTRAR A DEMS EL NMERO DE LOTE Y FECHA DE CADUCIDAD. LOS FORMATOS CCSR DE REQUERIMIENTO DE INSUMOS MENSUAL SE DEBERN ENVIAR A OFICINA CENTRAL PRECISAMENTE EN LA FECHA QUE SEALA EL CALENDARIO DE ABASTECIMIENTO. LA CANTIDAD DE INSUMOS QUE SOLICITEN A TRAVS DE LOS FORMATOS CCSR DEBER EFECTUARSE EN BASE A LAS EXISTENCIAS Y CONSUMOS REALES DE LAS UNIDADES. LOS MEDICAMENTOS CADUCOS DEBERN APARECER EN EL FORMATO CCSR EN LA COLUMNA DE EXISTENCIAS NO DISPONIBLES. PARA REALIZAR COMPRAS ALTERNAS DE INSUMOS MDICO: SE SUMINISTRARN SOLO PARA ATENDER CONTINGENCIAS, EMERGENCIAS O PARA ALGN PROGRAMA DE SALUD ESPECFICO.
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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz IX LINEAMIENTOS PARA LA OPERACIN DEL SADIS Lineamientos
AL CIERRE DEL EJERCICIO LA EXISTENCIA DE ARTCULOS DE Y/O INSUMOS DEL SISTEMA SADIS DEBER SER IGUAL AL INVENTARIO FSICO Y EN CASO DE DETERMINARSE DIFERENCIAS, EL AJUSTE DEBER SER AUTORIZADO POR LA DIRECCIN DE ADMINISTRACIN DE SESVER. LOS ALMACENES DEBERN MANTENERSE LIMPIOS Y ORDENADOS. LOS USUARIOS QUE OPEREN EL SISTEMA NO PODRN SER REUBICADOS A OTRA REA DE TRABAJO SI NO SE CUENTA CON OTRA PERSONA CAPACITADA QUE LO CUBRA. A PARTIR DE LA APERTURA INICIAL DEL SISTEMA LA FUENTE PRINCIPAL PARA TODAS LAS REVISIONES DE AUDITORA QUE SE REALICEN AL ALMACN DE LA UNIDAD (CCSR, REPORTES, ENTRADAS, SALIDAS, CADUCOS, BOLETINES, KARDEX, ETC.) SERN LOS QUE SE GENEREN EN EL SISTEMA SADIS. SER RESPONSABILIDAD ABSOLUTA DE LA UNIDAD (JEFES DE JURISDICCIN O DIRECTORES DE LA UNIDAD) QUE LOS EQUIPOS ASIGNADOS PARA LA OPERACIN DEL SADIS SE ENCUENTREN EN BUENAS CONDICIONES, POR LO QUE EL SISTEMA NO DEBER TENER ATRASOS EN LA ACTUALIZACIN DE ENTRADAS Y SALIDAS. REGISTRO DE IVA: DEBER REGISTRARSE EL IVA EN TODAS AQUELLAS COMPRAS LOCALES, DIRECTAS O LICITACIONES QUE REALICE LA UNIDAD DE TODAS LAS PARTIDAS PRESUPUESTALES A EXCEPCIN DE MEDICAMENTOS.
28

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NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS EN MATERIA DE ALMACENES.

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SECRETARIA DE SALUD Servicios de Salud de Veracruz Procesos de Almacenamiento

Departamento de Almacenaje y Distribucin

Subdireccin de Recursos Materiales

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Subdireccin de Recursos Materiales

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Depto. De Control de Calidad Almacn Estatal

Almacn Estatal Almacn Estatal

Departamento de Almacenaje y Distribucin Almacn Estatal

Almacn Estatal Almacn Estatal

Almacn Estatal Conductor del Vehculo Jurisdicciones y Hospitales Jurisdicciones y Hospitales

Conductor del vehculo Almacn Estatal

rea y/o Puesto

rea y/o Puesto

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Departamento de Almacenaje y Distribucin

Departamento de Almacenaje y distribucin

rea y/o Puesto

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