REPUBLIQUE DU BENIN -+-+-+-+ MINISTERE DE LENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE (MESRS) +*+*+*+*+*+ UNIVERSITE DABOMEY-CALAVI (UAC)

ECOLE NATIONALE DECONOMIE APPLIQUEE ET DE MANAGEMENT (ENEAM)

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Master II Gestion des Ressources Humaines et Communication

Module : AUDIT SOCIAL

AUDIT DU SYSTEME DE FORMATION DE BENIN EMBALLO GANKPO (B E G)

Ralis et prsent par : ELEGANCIA CONCEPTS

N 01 02 03 Noms et Prnoms AHOUANSOU Ruben LAWANI Afiss TOPANOU Liz

Sous la direction de :

LA THEORIE DE LA CONTINGENCE Dr Ismal B. TADDE

Expert Consultant en Sciences Gestion

Mai 2013

Audit du Systme de Formation de BENIN EMBALLO GANKPO (BEG)

Sommaire
Introduction ....................................................................................................... 3 IPrsentation de la structure objet de laudit de formation .......................... 5

A- Elments caractristiques de la structure .................................................... 5 B- Politique de formation BENIN EMBALLO GANKPO .................................... 6 II- Observations et Recommandations ........................................................... 10 A- Observations du systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO....... 10 B- Les recommandations gnrales ................................................................ 23 Conclusion........................................................................................................ 25 Sources ............................................................................................................ 26 Questions et Rponses aprs la prsentation de lexpos................................ 27

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Introduction La Gestion des Ressources Humaines est l'ensemble des oprations effectues par une entreprise dans le but de constituer et de dvelopper le potentiel humain, c'est--dire le capital humain capable de produire, de se dvelopper et de s'adapter aux changements auxquels l'entreprise est soumise Comme telle, la Gestion des Ressources Humaines se met en uvre en se dclinant en plusieurs fonctions lies les unes aux autres. La formation est ainsi, au mme titre que l'administration du personnel, la rmunration, le recrutement, la gestion prvisionnelle et la gestion des carrires, l'une des principales fonctions de la Gestion des Ressources Humaines. La formation peut tre dfinie comme : un ensemble de mesures adoptes en vue de l'acquisition ou du perfectionnement d'une qualification professionnelle pour les travailleurs. La formation se prsente comme la fonction de la Gestion des Ressources Humaines qui consiste pour le management permettre aux salaris d'acqurir ou d'amliorer des comptences pour le bnfice la fois des travailleurs et de l'entreprise. La formation ne doit donc pas tre considre comme une uvre sociale mais comme un vritable investissement. La formation est profitable aux salaris, pour dvelopper leurs comptences et mieux faire face leurs situations de travail, et l'entreprise. La formation a fait lobjet de plusieurs publications (T. Ardouin A. Meignant, JM. Peretti et dautres), qui signalent limportance de ce domaine et qui parcourent son dveloppement. Nous nous intressons la formation en tant que facteur de dveloppement des comptences dans lentreprise. La formation pourrait tre une solution aux problmes des entreprises, en partant du principe quil est parfois plus facile (si non, plus efficace) de chercher agir sur les hommes que sur lorganisation . La formation pourrait effectivement tre la solution des problmes de comptences dans lentreprise mais elle ne peut pas rsoudre tous les problmes organisationnels ou managriaux. En effet, noublions pas que la formation nest pas le seul moyen dans lentreprise mais elle joue un rle important en interaction avec les autres fonctions. Chaque entreprise possde ses codes de fonctionnement et souhaite que tout le personnel respecte et applique ces codes notamment pour la formation

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professionnelle, cest le cas des politiques, des procdures, des chartes, des manuels dorganisation et des pratiques de fonctionnement. A. Meignant nous prcise quil y a comme dans tout les domaines dactivit, des bonnes et des mauvaises pratiques, des innovateurs et des routiniers, des russites et des checs, de la cration de valeur et des gaspillages. Il y a aussi des acteurs impliqus et des bureaucrates . Cette rflexion nous montre quil y a effectivement des bonnes et des mauvaises pratiques , et le champ de la formation nchappe pas ce dilemme, cest la ou laudit devient un atout important et joue pleinement son rle en suivant une dmarche dvaluation et en apportant les amliorations ncessaires ces pratiques. Quest ce quun audit de la formation alors ? Nous entendons par audit de formation, lanalyse des carts entre lexistant au niveau des pratiques et le souhaitable au niveau stratgique et managrial par rapport aux diffrents rfrentiels. Ces carts peuvent nous renseigner sur ltat de la formation dans lentreprise et sur les diffrentes amliorations que lon peut amener. Et cest justement cet exercice que nous nous attlerons dans le cadre de laudit du systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO.

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IPrsentation de la structure objet de laudit de formation A- Elments caractristiques de la structure BENIN EMBALLO GANKPO (BEG) est une entreprise qui produit des emballages de transport. Elle est gre par un Directeur Gnral qui met en application les orientations du Conseil d'Administration. L'organisation de BENIN EMBALLO GANKPO comporte 5 grandes directions : la Direction Financire, charge des oprations financires, la Direction Administrative, qui s'occupe des services gnraux; la Direction d'Exploitation, qui gre les relations commerciales; la Direction Industrielle, qui coordonne l'activit de production des usines; la Direction des Ressources Humaines, qui s'occupe des aspects relatifs au personnel. La principale structure commanditaire du prsent audit est la Direction des Ressources Humaines de BENIN EMBALLO GANKPO. La Direction des Ressources Humaines de BENIN EMBALLO GANKPO est coordonne par un Directeur des Ressources Humaines. Elle regroupe une vingtaine d'agents rpartis dans deux dpartements que sont: l'Administration et la Gestion du Personnel qui s'occupe, entre autres, de la Formation, des relations avec la Caisse Nationale de Prvoyance Sociale, du renseignement des registres, des contentieux de travail; le Service Mdico-social qui regroupe des professionnels (mdecins, infirmiers; aides-soignants, assistante sociale) de sant prventive et curative. La formation BENIN EMBALLO GANKPO, est anime par une cellule qui comprend un agent administratif charg de la formation, le Responsable de l'Administration et de la Gestion du Personnel et le DRH. Sous la houlette de ses responsables, le Responsable de la formation coordonne l'ensemble des activits de formation, depuis la collecte des besoins de formation, jusqu' l'excution du plan de formation. BENIN EMBALLO GANKPO emploie un personnel permanent de 1554 salaris.

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B- Politique de formation BENIN EMBALLO GANKPO 1. Les Dterminants Les caractristiques principales de la politique de formation de BENIN EMBALLO GANKPO sont ici abordes selon l'intrt port par le management la formation et selon le systme de formation mis en place. a) Lintrt port par le management la formation BENIN EMBALLO GANKPO est une entreprise industrielle qui fabrique des produits dont l'essentiel est destin l'exportation ou au conditionnement de produits agricoles d'exportation. De ce fait, les exigences des clients finaux qui sont principalement les Occidentaux, doivent tre prises en compte. Un management de la qualit a t initi et la qualit constitue l'une des principales proccupations des dirigeants de cette entreprise. Les normes de certification internationale ISO, travers les principes de management qu'elles suggrent, prconisent que la formation soit intgre comme un objectif permanent de l'organisation pour une amlioration continue de la performance globale des organisations. Les responsables de BENIN EMBALLO GANKPO ont donc d prendre en compte la formation de leur personnel dans leur stratgie de dveloppement. b) Le systme de formation Organise autour des dispositions lgales, la fonction formation est gre BENIN EMBALLO GANKPO par une cellule qui comprend un Responsable charg de la Formation, le Responsable de l'Administration et de la Gestion du personnel et le DRH. Le cycle de la Formation mis en place peut tre dfini de la faon suivante : le Responsable de la Formation recueille les besoins de formation auprs des diffrents chefs de service; dans le mme temps, des structures de formation internes et externes sont contactes pour une approche des cots et des moyens; toutes ces donnes sont ensuite analyses, synthtises, puis traduites en plan de formation (avec des modules hirarchiss) de l'anne venir;

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le DRH apprcie le plan de formation et le prsente au Comit d'Entreprise pour adoption. Ce plan est alors port au FODEFCA pour agrment; l'issue de l'agrment, il est procd son excution. Les formations sont progressivement excutes et leur efficacit value. La procdure de remboursement des frais de formation est alors dclenche auprs du FODEFCA pour rentrer en possession des fonds allous aux dpenses de formation ; le bilan statistique de la formation boucle le cycle. c) Les outils mis en place A chaque tape du cycle de formation, BENIN EMBALLO GANKPO dispose de certains outils pour conduire ses diffrentes oprations. Ainsi, en amont du cycle de formation, il existe BENIN EMBALLO GANKPO un manuel de procdures relatif aux diffrents aspects de la formation. Pour le recueil des besoins de formation, BENIN EMBALLO GANKPO dispose d'une fiche d'identification des besoins de formation. La collecte des besoins de formation est active l'aide d'un formulaire interne. Pour ce qui est de l'excution de la formation, elle s'appuie sur un ensemble d'outils inscrits dans la procdure gnrale du FODEFCA. Il consiste principalement. renseigner des documents d'actions de formations envisages, de demande d'agrment ainsi que la fiche de justification des actions de formation termines. L'entreprise dispose galement d'une fiche d'valuation de l'efficacit des formations pour apprcier l'impact des diffrentes formations sur la prestation de ses agents. En aval du dispositif de formation, il est dress un bilan statistique qui figure dans le Bilan Social de l'entreprise. 2. Le suivi et lvaluation interne Le suivi et l'valuation de la formation consistent principalement renseigner des documents d'actions de formations envisages, de demandes d'agrment ainsi que la fiche de justification des actions de formation termines, pour le compte du FODEFCA. L'entreprise dispose galement d'une procdure d'valuation interne, active par l'intermdiaire d'une fiche d'valuation de l'efficacit des formations, pour apprcier l'impact des diffrentes formations

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sur la prestation de ses agents. Les organismes prestataires sont valus selon les principaux critres d'atteinte des objectifs fixs, l'organisation pratique et l'animation de la formation, les apports thoriques, les applications professionnelles ainsi que la production de supports pdagogiques adapts.

Mthodologie de laudit 1. Le rfrentiel La gestion des Ressources Humaines en tant que discipline sociale est apprhende de faon contingente. Il n'est pas toujours ais de trouver des standards et chaque acteur peut dfinir, indpendamment, des bases sa dmarche, pourvu qu'elles produisent l'essentiel des effets escompts. Un rfrentiel en matire de formation n'est pas ais laborer: les ralits diffrent d'un environnement un autre, d'une entreprise une autre. Cependant, des lments tant internes qu'externes l'entreprise peuvent servir laborer une base de rfrence comparative dans le cadre d'un audit. Dans ce prsent cas d'audit, le rfrentiel a consist principalement en la runion de rgles, de dmarches, d'outils, d'indicateurs, de rsultats internes et institutionnels et ceux provenant de certains auteurs, des organismes ou mme d'autres entreprises. 2. La mthode de collecte des donnes et danalyse des rsultats La collecte des donnes a t principalement ralise l'aide : d'entretiens avec des responsables de la DRH et des agents de l'entreprise; d'observations de certains processus de formation; d'analyses documentaires. A cette occasion, une fiche rcapitulative des documents sollicits a t remise aux responsables de la DRH. Les documents sollicits sont principalement : La prsentation gnrale de l'entreprise, pour savoir les spcificits de l'entreprise en question;

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Le rglement intrieur, pour y voir s'il contient des rgles relatives la formation, afin de mieux apprcier la conformit des pratiques de formation vis--vis de la rglementation de l'entreprise; le Bilan social afin d'avoir accs aux diffrentes statistiques du personnel; le manuel des procdures, notamment les procdures relatives aux diffrents aspects de la formation, pour mieux apprcier la conformit des pratiques de l'entreprise avec les rgles qu'elle a elle-mme dfinies; le plan et le budget de formation, pour mieux apprcier sa pertinence, juger de son niveau de ralisation ou encore percevoir l'importance des moyens financiers allous la formation. Ces documents ainsi que quelques autres ont t demands aux responsables de la Direction des Ressources Humaines de BENIN EMBALLO GANKPO. La plupart d'entre eux ont t effectivement mis notre disposition et d'autres documents, davantage confidentiels, comme des dossiers du personnel ou des fiches d'apprciation ont t consults sur place, au sein mme de l'entreprise. Aprs rception et analyse des diffrents documents sollicits, les donnes disponibles ont t traites avec le logiciel informatique WORD et confrontes aux diffrentes informations du rfrentiel. Par la suite, des entretiens et contre entretiens ont t raliss avec les responsables RH afin de mieux cerner les diffrents contours de l'organisation de la formation au sein de leur entreprise.

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II-

Observations et Recommandations

Aprs avoir dfini et prsent la structure objet du prsent audit de formation, nous passons prsent la partie pratique mme de cet audit. Un audit comporte plusieurs aspects. Ici nous analyserons principalement la conformit, la pertinence, l'efficacit et la cohrence. D'autres aspects comme la stratgie et l'efficience seront occults du fait des difficults inhrentes l'obtention d'informations dans ce sens.

A- Observations du systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO 1. Laudit de Conformit L'audit de conformit a pour objectif d'examiner le systme de formation de faon vrifier la bonne application de mesures, de rglements, de conventions ou de dispositions convenues dans le fonctionnement du systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO. a) Le constat Les dpenses de formation de l'exercice 2012 reprsentent 1,52 % de la masse salariale de BENIN EMBALLO GANKPO. (Voir Tableau n 1 ci - dessous). Il existe galement au sein de cette entreprise, un manuel de procdures spcifique la formation travers ses aspects relatifs l'identification des besoins de formation, la mise en uvre du plan de formation, les critres de choix et d'valuation des organismes formateurs, l'archivage des donnes et les enregistrements aux dossiers du personnel. Tableau n 1 : les dpenses de formation de lexercice 2012 (en FCFA) Types de formations Formations agres par le FODEFCA Autres formations TOTAL Cots Masse salariale 2012 Pourcentage Obligation lgale

43 972 180 17 237 702 61 209 882

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4 029 065 833

1,52 %

1,2 %

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b) Les observations Il ressort de lexamen que le systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO est conforme aux dispositions lgales notamment en terme de respect du taux lgal de 1,2 % de la masse salariale affect la formation. BENIN EMBALLO GANKPO a, pour lexercice 2012 allou 1, 52 % de sa masse salariale la formation. Ce qui va bien au-del des prescriptions rglementaires en la matire. Pour ce qui est des procdures d'entreprise, l'existence mme d'un manuel de procdures d'entreprise, valid par les dirigeants, est saluer. Et la procdure consacre la formation est gnralement respecte. L'auditeur a pu nanmoins identifier une exception la rgle dans l'excution du plan de formation 2012. A cette occasion, une structure (en l'occurrence Talents Plus Conseils) a t choisie pour mener des formations en English for Business o elle n'a pas l'agrment du FODEFCA. Ce qui a eu pour consquence de voir refuser l'agrment du FODEFCA aux modules concerns. c) Synthse des forces et faiblesses Tableau n 2 : synthse des forces et faiblesses Forces Faiblesses - Respect des dispositions La procdure relative la formation institutionnelles nest pas suivie scrupuleusement - Existence dun manuel des procdures valid par les dirigeants

d) Les risques encourus et les consquences La reproduction des manquements aux procdures dentreprise, outre le risque de non validation des demandes de formation par le FODEFCA, pourrait remettre en cause latteinte des principaux objectifs de la formation. De plus, si elle n'est pas dcourage, une telle pratique pourrait s'tendre d'autres domaines de l'entreprise; ce qui pourrait favoriser des facteurs d'inefficacit et laisser apparatre des dysfonctionnements.

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e) Les recommandations Lexistence des procdures tant une avance en GRH, il sagit de veiller leur application rigoureuse en vue de bnficier de leurs retombes en terme defficacit. Pour ce faire, l'initiative des diffrents actes devrait tre prise par le responsable dsign par la procdure. Ce dernier, porterait alors l'entire responsabilit des dcisions prises. 2. Laudit de cohrence A ce niveau, nous nous sommes proccups de savoir si le systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO est en rapport logique avec les autres systmes de lentreprise ; si les besoins des diffrents services sont pris en compte de faon quitable. La cohrence traduit le degr dharmonie et de logique selon lequel sont organiss les divers lments dun dispositif de contrle interne (missions, objectifs, moyens politiques, organisation, procdure, supervision). Les critres exploits ici cherchent vrifier la plus ou moins grande adquation existant : - entre les dcisions internes au processus mme de la formation (objectifs, moyens, structures ...) ; - entre les pratiques de formation et les autres lments du systme social ou du contexte, o elles s'insrent (stratgie et politique d'entreprise, politique de formation ...). a) Le constat Les statistiques de la formation chez BENIN EMBALLO GANKPO ne sont pas prsentes par service, mais selon la catgorie professionnelle et le sexe. Les besoins de formation des diffrents dpartements sont uniformment recueillis et pris en compte.

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Tableau n 3 : Statistiques de la formation de BENIN EMBALLO GANKPO Statut des stagiaires Effectif forms 23 71 320 414 1554 Rpartition par sexe M F Total form 374 40 414 1418 des Personnel permanent Effectif catgoriel

Cadres Agents de matrise Employs/ouvriers Total form

37 99

b) Les observations La prsentation des statistiques de la formation ne permet pas un examen sous tous les angles, ncessaire, une apprciation complte. Dans l'application, l'on dnote que les diffrentes catgories professionnelles ne sont pas quitablement formes : 62,16 % des cadres sont forms, 71,71 % des agents de matrise et 22,57% seulement des employs et ouvriers, alors que ces collges professionnels reprsentent respectivement 2,38%, 6,37% et 91,25% de l'effectif gnral du personnel. Ds lors, on pourrait se poser des questions lgitimes sur les raisons d'un tel choix. Cela aide t-il l'entreprise avoir un systme de formation pertinent et efficace ou, au contraire, cela dessert-il l'entreprise ? Les mmes interrogations demeurent quand on considre la proportion des femmes formes (46,51%) et celle des hommes forms (25,48%). Le systme apparat ainsi favoriser la formation des femmes. Quand on sait que les femmes reprsentent 5,53% de l'effectif et les hommes 94,47%, cela suscite certaines interrogations, surtout
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qu'il ne nous est pas revenu qu'il s'agit ici d'un des axes majeurs de la politique de formation de l'entreprise. On peut donc se demander, quelle est la cohrence du dispositif de formation qui privilgie des collges professionnels et le genre fminin. La cohrence du systme peut tre nanmoins perue par le fait que la notion de qualit apparat comme lide matresse de tout le cycle de la formation. c) Synthse des forces et faiblesses Tableau n 4 : synthse des forces et faiblesses Forces Faiblesses - les besoins de formation sont - Les statistiques de la formation ne sont pas clates ; uniformment recueillis ; - Certains collges professionnels - la notion de qualit est lide sont privilgis par rapport matresse du cycle de dautres. formation.

d) Les risques encourus et consquences La formation a galement un rle de motivation et de rgulation sociale. Les faiblesses au niveau de la cohrence de la politique de formation pourraient entamer lquilibre social et crer une dmotivation au sein du personnel. e) Les recommandations Llaboration L'laboration d'un vritable tableau de bord de la formation avec des indicateurs explicites et varis, prsentant, entre autres, les statistiques de la formation des diffrents services et units, pourrait contribuer une meilleure analyse des rsultats du systme de formation. La cohrence sera alors mieux apprcie.

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3. Laudit defficacit L'organisation actuelle du systme de formation permet-elle d'atteindre les rsultats escompts compte tenu des moyens et des ressources affects ? Cest cette interrogation que tente de rpondre laudit defficacit. a) Le constat BENIN EMBALLO GANKPO est une entreprise dont le chiffre daffaires est en constante progression. La crise conomique mondiale que vit actuellement le Bnin linstar des autres pays du monde entier, nest pas parvenue briser cet lan. De part sa capacit de production et la qualit de ses produits, BENIN EMBALLO GANKPO sest impose en Afrique de lOuest et du Centre comme le leader de lemballage de transport. Elle est aussi parvenue se positionner sur le march europen avec ses filiales en France et en Angleterre. b) Les observations Le constat fait plus haut laisse entrevoir l'existence d'un minimum d'organisation de la fonction formation BENIN EMBALLO GANKPO qui aurait contribu de tels rsultats. La question serait alors de savoir si le systme de formation, tel quel, permet d'atteindre l'ensemble des rsultats souhaits. Dans la plupart des organisations, la formation sert d'abord au dveloppement des comptences et secondairement, la motivation du personnel. La formation permet de consolider l'existant (court terme), d'accompagner les changements (moyen terme) et de prparer l'avenir (long terme). De cette approche, nous constatons que : pour ce qui est des objectifs de court terme, travers les diffrents plans de formation examins, l'entreprise a des actions qui visent bien la consolidation de l'existant. L'importance mme (environ 40 % des actions de formation du plan 2012/2013) des modules de formation notamment technique et de maintenance atteste de cet intrt. En ce qui concerne les objectifs de moyen terme, on peut avancer ce niveau que le systme se proccupe d'accompagner les changements ou prparer la mobilit interne. En effet, il a pu tre observ que les diffrents plans de formation incluent des formations diplmantes ; de mme, le personnel est form l'utilisation de nouveaux matriels. Cette propension a d'ailleurs t
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exagre dans le plan de formation 1999/2000 o en prvision du bug informatique, toutes les formations ont t orientes dans le domaine de l'informatique. Enfin, pour ce qui est du long terme, les diffrents plans de formation analyss n'ont pas laiss transparatre clairement une certaine volont d'adapter la formation des objectifs de long terme comme la diffusion de la culture d'entreprise. La formation peut servir aussi de motivation et au niveau de BENIN EMBALLO GANKPO, elle peut avoir jou ce rle, avec 26,64 % de l'effectif gnral qui est form. L'efficacit du systme de formation peut tre aussi mise en cause du fait qu'il permet peu de remboursement de frais de formation de la part du FODEFCA. Certes, la crise actuelle que connat le Bnin, avec le dysfonctionnement d'organisation qu'elle a cr certains niveaux, est avance comme la raison principale, mais d'autres entreprises s'en sortent mieux quand il s'agit de rentrer dans leurs fonds de formation.

c) Synthse des forces et faiblesses Tableau n 5 : synthse des forces et faiblesses Forces Faiblesses Prise en compte des objectifs de court - Insuffisance des remboursements des frais de et moyen termes formation - Non adaptation du plan de formation aux objectifs de long terme

d) Les risques encourus et les consquences Dysfonctionnements Risques Insuffisance des Non renouvellement remboursements des fonds de formation Consquences - interruption des formations - inadaptation entre les besoins de comptences
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de lentreprise et les caractristiques des ressources humaines disponibles Non adaptation aux objectifs de long terme - mauvaise diffusion de la culture dentreprise - inadaptabilit entre les besoins et les ressources terme - non cohrence de la stratgie dentreprise - incohrence dans la mise en uvre des actions - climat social non favorable - dysfonctionnement dentreprise

e) Les recommandations BENIN EMBALLO GANKPO gagnerait, ce que les plans de formation prennent plus franchement en compte le dveloppement long terme de l'entreprise. De mme, en accentuant l'effort de formation en faveur des employs et ouvriers, tout comme des hommes qui constituent plus de 90 % de l'effectif gnral du personnel, la qualit et l'efficacit de l'ensemble du systme pourraient s'en ressentir favorablement. L'entreprise pourrait considrer la formation comme un facteur de motivation et favoriser notamment la formation d'une plus grande proportion du personnel et / ou en veillant ce que ce ne soit pas toujours les mmes personnes qui soient formes. Pour amliorer le taux de remboursement des dpenses, la procdure de remboursement des frais de formation par le FODEFCA devrait tre suivie au quotidien jusqu'au dcaissement. En effet, le FODEFCA ayant un grand nombre de dossiers traiter, seuls les responsables RH les plus diligents arriveront obtenir le remboursement de leurs dpenses de formation.

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4. Laudit de pertinence Les critres de pertinence concernent le bien fond des dcisions prises. Lauditeur sattle ce niveau, savoir si le systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO utilise des moyens adquats au regard des objectifs poursuivis. a) Le constat A BENIN EMBALLO GANKPO, le recueil des besoins de formation dcoule de lvaluation du personnel. La procdure dvaluation des employs et ouvriers valus ne prend en compte que le critre de performance. Nous avons pu noter galement que, le plan de formation en cours nest excut jusque l qu moiti. (voir tableau la page suivante)

Tableau n 6 : Bilan de ralisation du plan de formation N Intitul de laction de formation

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Maintenance industrielle Gestion Maintenance Production Formation d'une Equipe la Qualit Automatismes, Pneumatiques et Hydraulique Mthodes de Recherches de Pannes Automates, Automatismes Electropneumatiques Gestion des stocks et approvisionnements Anglais technique Management d'une quipe de travail Pratique du management Formation ingnieur informaticien Formation anglais des affaires Formation quipes 1re et 2me Intervention Technicien qualiticien Programme SQL Perfectionnement des standardistes Formation cycle moyen archivistique 1re anne Formation force de vente Gestion administrative du personnel

Rsultat
En instance de ralisation En instance de ralisation Ralise En cours de ralisation En instance de ralisation Ralise En instance de ralisation En instance de ralisation En instance de ralisation En instance de ralisation Ralise En cours de ralisation En cours de ralisation En instance de ralisation Ralise Ralise Ralise En instance de ralisation En instance de ralisation

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Audit du Systme de Formation de BENIN EMBALLO GANKPO (BEG) 20 Motivation et gestion des conflits 21 Lgislation et ngociation 22 Plan d'opration interne Master en marketing, management et import23 export 24 Ingnieur commercial 25 Formation en anglais import-export 26 Administration et programmation SQL SERVER En instance de ralisation En instance de ralisation En instance de ralisation En cours de ralisation En cours de ralisation En cours de ralisation Ralise

b) Les observations La bonne collecte des besoins de formation pourrait tre contrarie par le fait que seuls les cadres et les agents de matrise bnficient de l'entretien annuel d'apprciation, qui permet de mieux dgager les besoins de formation. Plus l'entretien annuel sera tal l'ensemble du personnel, mieux les diffrents besoins de formation seront identifis. Les employs et ouvriers ne sont pas tous valus. Quand ils le sont, c'est principalement sur le critre des performances, dans le cadre d'une apprciation porte par le responsable hirarchique, ce qui ne favorise pas l'mergence de tous les besoins rels de formation. L'valuation permet de dceler les insuffisances des individus en terme de comptences et ces insuffisances sont corriges par la formation. Il en est de mme pour l'valuation de l'efficacit de la formation dont la procdure n'inclut que l'apprciation du responsable hirarchique et non celle de l'agent form lui-mme. Or le point de vue de l'agent peut tre pertinent dans la dtection des besoins rels de formation. En effet, une insuffisance dans la prestation d'un travailleur n'est pas forcment due un dficit de comptences. Cela peut relever aussi bien d'une mauvaise organisation du travail que d'un problme de motivation et ce n'est qu'en prenant en compte le point de vue de l'agent que l'on peut saisir ces lments. L'excution partielle du plan de formation, suscite quelques rserves sur la dynamique de mise en uvre du plan de formation. Les formations programmes relvent-elles effectivement des besoins de l'entreprise ?

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L'utilisation des outils comme la grille de polyvalence, qui, BENIN EMBALLO GANKPO, permet de dgager l'interchangeabilit des agents aux diffrents postes, constitue une avance en matire de Gestion des Ressources Humaines. Toutefois, si en complment d'une grille de polyvalence des postes, il pouvait tre appliqu une grille de polyvalence des comptences, les besoins de formation ressortiraient plus aisment. L'effort de formation lui-mme, qui est de 1,52 % de la masse salariale, semble tre entrepris pour satisfaire aux obligations lgales. Le niveau moyen au Bnin tant de 1,7%, une entreprise aussi porte sur la qualit devrait atteindre au moins ce taux-l. La procdure de recrutement de BENIN EMBALLO GANKPO ne prvoit pas de formation d'intgration prcise pour les nouveaux recruts qui se contentent dtre forms sur le tas. Une telle approche allonge les dlais d'intgration et pourrait faire chouer des recrutements.

c) Synthse des forces et faiblesses Tableau n 7 : synthse des forces et faiblesses Forces Faiblesses Utilisation de plusieurs outils pour - Non exhaustivit des besoins de formation dtecter les besoins de formation - Inexistence de formation dintgration pour les recruts - Non rgularit dans lexcution du plan de formation

d) Les risques encourus et consquences Dysfonctionnements Risques Non rgularit dans lapplication du plan de formation Consquences les

- Incohrence de Difficults atteindre la politique de objectifs de la formation formation

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- Superposition des plans de formation Non dtection de Biais dans la dtection Difficults atteindre lensemble des des besoins de objectifs de la formation besoins de formation formation Formation sur le tas Allongement des dlais Echec des recrutements des nouveaux dintgration recruts les

e) Les recommandations Le recueil des besoins de formation devra tre organis de faon recueillir l'essentiel des besoins rels de dveloppement et d'acquisition des comptences, en tendant notamment le champ de l'entretien annuel d'apprciation l'ensemble du personnel ou en trouvant un mcanisme qui permette de prendre en compte les besoins individuels des travailleurs avant une premire synthse de ces besoins au niveau des services et ensuite par la Direction des Ressources Humaines. Cela permettrait de former plus de monde, et, partant, de relever l'effort de formation. Les statistiques de la formation elles-mmes, devront tre archives et clates de faon permettre une meilleure lisibilit qui donnerait un supplment d'efficacit. La procdure de recrutement pourrait tre plus explicite quant au type de formation et aux moyens de formation des nouveaux membres du personnel. Par ailleurs, une plus grande constance dans l'excution du plan de formation, avec le droulement des diffrents modules bien chelonn sur l'anne, permettrait une meilleure ingnierie de la formation et, partant, une plus grande atteinte des rsultats escompts.

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Les forces et les faiblesses gnrales du systme de formation Les diffrents atouts ainsi que les faiblesses du systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO sont prsents dans le tableau synthtique qui suit : Tableau n 8 : synthse des forces et faiblesses Forces
Respect des dispositions lgales Existence d'un manuel de procdures valid par les dirigeants Utilisation de plusieurs outils pour dtecter les besoins de formation Prise en compte des objectifs de court et moyen termes Collecte uniforme des besoins de formation Assimilation de la notion de qualit au cycle de formation

Faiblesses
Les statistiques de la formation ne sont pas clates Certains collges professionnels sont privilgis Identification incomplte des besoins de formation; Non constance dans l'excution du plan de formation Inexistence de formation d'intgration pour les recruts Insuffisance des remboursements des frais de formation Non adaptation du plan de formation avec des objectifs de long terme

Les limites de laudit Le prsent audit aurait pu tre davantage fidle sil avait pu bnficier dun meilleur chantillonnage des interviews. Lchantillon na pas pu tre suffisamment largi parce que l'ensemble des tudes a t men au niveau de la DRH, sans pouvoir prendre en compte les avis des autres dpartements de l'entreprise qui sont considrs comme les clients internes de la DRH. De mme, les donnes mises notre disposition ne nous ont pas permis d'analyser l'ensemble de la charge de travail des activits lies la formation et de juger de son adquation avec le personnel employ cet effet. Pourtant, l'insuffisance de personnel ou de qualifications pourrait constituer une source de dysfonctionnement des structures de formation de l'entreprise.

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B- Les recommandations gnrales A la suite des diffrentes recommandations qui ont t faites aprs les diffrents audits parcellaires du systme de formation, certaines recommandations gnrales peuvent tre faites aux principaux acteurs internes de la formation de BENIN EMBALLO GANKPO.

1. A la Direction Gnrale Autant la Gestion des Ressources Humaines doit tre un lment essentiel de la stratgie d'entreprise, autant la formation, l'un de ses principaux leviers, doit susciter un rel intrt auprs de la Direction Gnrale qui doit effectivement la prendre en compte dans la stratgie d'entreprise. 2. A la Direction des Ressources Humaines - le systme de formation de BENIN EMBALLO GANKPO gagnerait employer davantage d'outils concis l'instar du tableau de bord de la formation - la DRH doit veiller au suivi des diffrentes procdures inhrentes la formation afin d'tre en phase avec le FODEFCA et se donner davantage de chance d'atteindre ses objectifs de formation - la DRH doit veiller galement une meilleure identification des besoins de formation, notamment avec un largissement de l'apprciation l'ensemble du personnel selon des critres la fois de performance, de comportements et de comptences - le recouvrement en aval du processus de formation doit constituer un volet important du systme de formation et la DRH doit dvelopper des mcanismes de recouvrement plus diligents - la DRH doit veiller l'excution rgulire du plan de formation, conformment au programme arrt, afin de mieux raliser les objectifs de formation

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3. Les perspectives de la formation en entreprise La formation, dans son modle d'organisation traditionnelle, connat de plus en plus d'volutions au sein des institutions. Il se pose aux dirigeants des questions d'arbitrage entre la ralisation interne ou externe, une approche globale ou dcentralise. Les systmes de formation des grandes entreprises mondiales voluent vers des formes d'externalisation, de dcentralisation par business unit ou encore de fonctionnement en centre de profit. BENIN EMBALLO GANKPO est une grande entreprise qui dispose d'un effectif permanent relativement important (environ 1500 employs). Elle alloue plus de 60 millions de francs CFA la formation et forme plus de 400 agents par an. Ces arguments devraient inciter cette d'entreprise faire voluer son systme de formation vers des perspectives comme l'externalisation, le fonctionnement en centre de profit ou encore la dcentralisation par business unit.

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Conclusion La pratique d'un audit rentre dans une dmarche d'analyse d'actions en vue de proposer des amliorations ou confirmer, au contraire, la pertinence des actions entreprises actuellement. L'audit est indispensable une organisation qui s'inscrit dans une dynamique d'amlioration constante. L'audit a commenc par s'illustrer dans les fonctions financires et comptables. Avec la reconnaissance de son efficacit, il s'est tendu tous les autres aspects de la gestion des entreprises. Le principal enjeu de la gestion des RH, c'est de disposer d'individus comptents pour rpondre aux besoins de l'entreprise en terme de dveloppement ou de concurrence. A ce niveau, la formation a un rle primordial dans la mesure o elle est la principale fonction de la GRH qui permet d'adapter les ressources humaines disponibles aux exigences des diffrents postes de l'entreprise. Ainsi, la formation doit tre considre comme un investissement et suivie pour une meilleure rentabilit. C'est l, l'enjeu de l'audit qui permet de relever les facteurs pour raliser au mieux les objectifs assigns une activit.

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Sources Bibliographie 1- IGALENS Jacques, Audit des Ressources Humaines, Editions Liaisons, 1994 2- JORAS Michel, Les fondamentaux de laudit, Editions prventives, 1996 3- CANDAU Pierre, Audit social, Editions Vuibert, 1989

Webographie www.google.fr www.lca-performances.com/conseil.audit.de.la.formation.htm , consult les 7, 8, 9, 10 et 13 mai 2013 www.bibliotheque.cesag.sn/doc_num.php?explnum_id=588 , consult les 7, 8, 9, 10 et 13 mai 2013

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Questions et Rponses aprs la prsentation de lexpos Intervenant : Herman ZANNOU 1- Quel est le fonctionnement du FODEFCA ? 2- En combien de temps peut on raliser un audit de formation ? Rponses 1- Le FODEFCA a pour mission la valorisation des ressources humaines par le financement dactions de formation au profit des travailleurs du secteur priv (formel et informel) et des jeunes arrivant sur le march du travail en vue de la comptitivit des entreprises et la lutte contre le chmage et la pauvret. Le FODEFCA valide les plans de formations des entreprises, et les formations approuves sont mises en uvre par des organismes de formation inscrits au pralable dans le rpertoire des oprateurs et slectionns aprs consultation. 2- Le temps ncessaire la ralisation dun audit dpend de la taille et de leffectif affect la formation. Ce temps dpend galement de la taille de la population retenue pour les diffrentes observations.

Intervenant : Nicaise AHOTIN 1- Faut-il tenir compte des besoins en formation ou des pourcentages de leffectif ? 2- Quelle est lincidence financire de la formation sur la masse salariale ? Rponses 1- Il faut tenir compte des besoins en formation 2- La formation induit des sorties de trsorerie. La part affecte la formation peut tre considre dans la plupart des cas comme insuffisante. Cest la raison pour laquelle, le lgislateur a fix un taux annuel en fonction du chiffre daffaires, qui doit tre affect la formation.

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