6142026MANUALDEPROCESOSYPROCEDIMIENTOS

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
VERSIN 3.0
Agosto de 2010 CANAL 13
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0
Contenido
INTRODUCCIN ......................................................................................................................4 1. 2. MAPA DE PROCESOS ...................................................................................................... 5 PRESENTACIN ...............................................................................................................6 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 3. CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS .......................................................................6 PROCESOS ESTRATGICOS .............................................................................6 PROCESOS MISIONALES..................................................................................6 PROCESOS DE APOYO .....................................................................................6 PROCESOS DE EVALUACIN Y MEJORA .........................................................6
PROCESOS ESTRATGICOS ............................................................................................ 7 3.1 PLANEACIN ESTRATGICA (PE PE) ..................................................................... 7
3.1.1 PROCEDIMIENTOS PLANEACIN ESTRATGICA ..................................................9 4. PROCESOS MISIONALES ............................................................................................... 14 4.1 GESTIN DE PRODUCCIN (PM-GPD) .................................................................. 14
4.1.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN DE PRODUCCIN .................................................. 17 4.2 GESTIN DE PROGRAMACIN (PM- GPG) ............................................................22 PROCEDIMIENTOS GESTIN DE PROGRAMACIN ......................................24
4.2.1 4.3 4.3.1 4.4
GESTIN TCNICA (PM- GT) .................................................................................. 31 PROCEDIMIENTOS GESTIN TCNICA.......................................................... 33 GESTIN DE COMUNICACIONES (PM GC) .......................................................... 35 PROCEDIMIENTOS GESTIN DE COMUNICACIONES ................................... 37
4.4.1 4.5
GESTIN COMERCIAL Y DE MERCADEO (PM GCM) ........................................... 41
3.5.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN COMERCIAL Y DE MERCADEO .............................. 43 5. PROCESOS DE APOYO .................................................................................................. 50 5.1 5.1.1 5.2 5.2.1 5.3 5.3.1 5.4 5.4.1 ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO (PA-ARH) ........................................ 50 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO ................. 52 GESTIN DEL TALENTO HUMANO (PA GTH)...................................................... 56 PROCEDIMIENTOS GESTIN DEL TALENTO HUMANO ................................ 58 GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y TECNOLGICOS ........................................... 65 PROCEDIMIENTOS GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y TECNOGICOS ..... 67 GESTIN FINANCIERA (PA-GF) .............................................................................. 77 PROCEDIMIENTOS GESTIN FINANCIERA ....................................................80
Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es copia No Controlada-La versin vigente reposar en la carpeta de Calidad de Canal 13
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 5.5 5.5.1
GESTIN JURDICA (PA GJ) .................................................................................90 PROCEDIMIENTOS GESTIN JURDICA .........................................................92
5.6 GESTIN DOCUMENTAL .............................................................................................94 5.6.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN DOCUMENTAL .......................................................96 6. PROCESOS DE EVALUACIN Y MEJORA .................................................................... 105 6.1 6.1.1 6.2 MEJORAMIENTO CONTINUO (PE MC) .............................................................. 105 PROCEDIMIENTOS MEJORAMIENTO CONTINUO ....................................... 108 EVALUACIN DE DESEMPEO ........................................................................... 116 PROCEDIMIENTOS EVALUACIN DE DESEMPEO .................................... 118
6.2.1 7.
ANEXOS ....................................................................................................................... 122 7.1 7.2 ANEXOS PLANEACIN ESTRATGICA ................................................................ 123 ANEXOS GESTIN DE PRODUCCIN .................................................................. 125
7.2 ANEXOS GESTIN DE PROGRAMACIN .................................................................. 132 7.3 ANEXOS GESTIN TCNICA ...................................................................................... 144 7.4 ANEXOS GESTIN DE COMUNICACIONES ............................................................... 148 7.5 ANEXOS GESTIN DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO...................................... 153 7.6 ANEXOS ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO ............................................. 167 7.7 ANEXOS GESTIN DEL TALENTO HUMANO ............................................................ 169 7.8 ANEXOS GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y TECNOLGICOS ................................ 194 7.9 ANEXOS GESTIN DOCUMENTAL ............................................................................ 207 7.10 ANEXOS MEJORAMIENTO CONTINUO.................................................................... 210 7.11 ANEXOS EVALUACIN DEL DESEMPEO ...............................................................228
INTRODUCCIN
El presente manual obedece a la necesidad de contar con procesos y procedimientos adecuados, que se ajusten a las necesidades de la organizacin, y que adicionalmente faciliten el desarrollo de las diferentes tareas, procesos y trmites.
Es el inters de la organizacin prestar un servicio eficiente a la comunidad, responder rpida y eficazmente, y por supuesto manteniendo altos niveles de calidad y de control sobre los procesos y los procedimientos. Todo esto enmarcado en el principio de inercia, el cual contempla que la mejor solucin es la ms sencilla, por ende se evitar al mximo la burocratizacin de los procesos y trmites, partiendo de los altos niveles de autonoma y las calidades de las personas a cargo de las diferentes funciones.
As mismo, se destaca que en Canal 13, se cuenta con personal vinculado a la organizacin a travs de diversos modelos de contratacin, es as como este manual aplica para todos ellos, independientemente del modelo contractual bajo el cual se encuentren vinculados a la organizacin. Finalmente es importante tener presente que este manual estar sujeto a constante revisin, actualizacin y modificacin, para garantizar que se ajuste a las necesidades de Canal 13.
1. MAPA DE PROCESOS
2. PRESENTACIN
El presente manual identifica 14 procesos en la operacin de Canal 13, los cuales estn ligados a las diferentes reas y resumen toda la operacin del canal. Varios de estos procesos incluyen procedimientos, los cuales resumen de manera ms especfica la forma de realizar una determinada labor, tarea, funcin o trmite. En trminos generales, el manual ilustra los pasos que deben seguirse en el momento de desarrollar una tarea especfica, para garantizar la calidad y el control de la misma. Adicionalmente, incluye los formatos que deben ser diligenciados y que son de gran importancia para el correcto desarrollo de cada uno de los procesos.
2.1 CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS

Los procesos se definen como el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados1 Los procesos estn clasificados en cuatro grandes grupos: Estratgicos, Misionales, Apoyo y Evaluacin y Mejora. El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica define cada uno de estos procesos de la siguiente manera: 2.1.1 PROCESOS ESTRATGICOS Incluye los procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, y en general, la orientacin global de la empresa. 2.1.2 PROCESOS MISIONALES Son aquellos procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. 2.1.3 PROCESOS DE APOYO Incluye aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin y mejora. 2.1.4 PROCESOS DE EVALUACIN Y MEJORA Incluye los procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis de desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Gua de Diseo, Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad bajo la norma de calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000-2004. Pgina 11, 2007.
3. PROCESOS ESTRATGICOS
3.1 PLANEACIN ESTRATGICA (PE PE)
NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores PLANEACIN ESTRATGICA Cdigo: PES-PE Orientar y coordinar la planeacin general de la entidad, y asesorar la planeacin de las diferentes reas y procesos. El proceso abarca las actividades comprendidas entre el anlisis estratgico externo e interno, hasta el seguimiento de la ejecucin de los planes propuestos Asesor de Planeacin Entradas Actividades Salidas Clientes Gestin Tcnica (PM-GT) Gestin de Produccin (PM-GPD) Gestin Comercial y de Mercadeo (PM-GCM) Gestin de Programaci n (PM-GPG) Gestin de Comunicacio nes (PM-GC) Administraci n del Recurso Humano (PA-ARH) Gestin de recursos fsicos y tecnolgicos (PA-GR) Gestin del Talento Humano (PA-GTH) Gestin Jurdica (PAGJ) Gestin financiera (PA-GF) Evaluacin de desempeo (PE-ED)
INTERNOS Gestin Tcnica (PMGT) Gestin de Produccin (PMGPD) Gestin Comercial y de Mercadeo (PMGCM) Gestin de Programacin (PMGPG) Gestin de Comunicaciones (PMGC) Administracin del Recurso Humano (PA-ARH) Gestin de recursos fsicos y tecnolgicos (PA-GR) Gestin del Talento Humano (PA-GTH) Gestin Jurdica (PAGJ) Gestin financiera (PA-GF) Evaluacin de desempeo (PE-ED) Mejoramiento Continuo (PE-MC) Gestin documental (PA-GD)
Necesidades requisitos Propuestas Planes y proyectos Resultados Indicadores
Realizar un anlisis estratgico tanto externo como interno de la organizacin Revisar los resultados de los planes y proyectos planteados por las diferentes reas Apoyar y coordinar la construccin del plan estratgico de la organizacin Asesorar a las diferentes reas en la construccin de los planes de accin o de mejoramiento. Realizar un seguimiento al cumplimiento de los planes por medio de los indicadores diseados en cada uno de ellos. Coordinar las reuniones de anlisis y seguimiento al plan estratgico. Coordinar y apoyar las revisiones y modificaciones a los planes.
Plan estratgico de la organizacin. Planes de accin/mejoramiento por rea Resultados de los indicadores Informes.

Mejoramient o Continuo (PE-MC) Gestin documental (PA-GD)
EXTERNOS Canales de televisin Industria de telecomunicaciones. Anunciantes Empresas de desarrollo de tecnologa RECURSOS
Polticas en materia de televisin. Exigencias del mercado Desarrollos tecnolgicos
Plan estratgico de la organizacin
Anunciantes Empresas de desarrollo de tecnologa
DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERN OS EXTERNOS
HUMANOS
REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 10002004 4.1, 4.2, 5.1, 5.4, 5.6, 7.1, 7.3, 7.6, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5, LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ninguno ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Ninguno
INDICADORES
NOMBRE
FRMULA
Personal con conocimiento de planeacin estratgica. Personal comprometido con la planeacin de la organizacin
Seguimiento al plan estratgico
Evaluaciones de seguimiento realizadas/ evaluaciones propuestas
INFRAESTRUCTURA Computadores con Windows, y Office. Intranet Gestor de proyectos
Plan Estratgi co
Acuerdos, resoluciones , etc. CNTV
Seguimiento a los planes de accin/mejoramie nto por reas
Evaluaciones de seguimiento realizadas/ evaluaciones propuestas Acciones, planes, proyectos, programas que cuentan con proyectos elaborados de respaldo/ acciones planes, proyectos, programas que se llevan a cabo en el canal
ORGANIZACIONALE S AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin Ninguno Proyectos y programas
Riesgos: Incumplimiento en las metas y planes propuestos Asesora inadecuada a los funcionarios sobre la formulacin, ejecucin y seguimiento a los proyectos en el marco

de los planes y polticas generales del Canal Rigidez en la planeacin estratgica de la organizacin
Ver Mapa de riesgos
3.1.1 PROCEDIMIENTOS PLANEACIN ESTRATGICA CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Cdigo: PES-PE1 TELEVISIN TEVEANDINA ELABORACIN DEL PLAN Versin: 3.0 LTDA. ESTRATGICO Proceso : Pginas: 1 CANAL 13 PLANEACIN ESTRATGICA 1. OBJETIVO: Disear el plan estratgico de la organizacin y verificar su correcta ejecucin, haciendo las adecuaciones que se consideren necesarias durante su ejecucin 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre la evaluacin del plan estratgico que finaliza, hasta la elaboracin de adecuaciones al nuevo plan. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Macroproblema: Es el problema principal de la organizacin Problemas: Son aquellas dificultades, debilidades, o problemas ms especficos que estn generando o perpetuando la existencia del macroproblema. Vectores Descriptores de los Problemas (VDP): son los hechos que verificables que manifiestan un problema como tal, es decir que expresan los sntomas del problema y permite el monitoreo de la evolucin del mismo. Nudos Crticos o Causas(NC): tienen un alto impacto en el VDP y son el centro prctico de la accin, es decir, que se debe actuar sobre ellos para mudar el VPD del problema y que ese cambio sea suficiente para lograr los objetivos propuestos. Vectores Descriptores de los Nudos Crticos (VDNC): Son las manifestaciones principales de las causas del problema. Objetivos: Son los resultados que se espera alcanzar. Operaciones, Demandas de Operaciones: Son los proyectos que llevndose a cabo, producirn un cambio en los VDP y permitirn alcanzar los objetivos. Van enfocados a modificar los NC, es decir a producir cambios en stos que a su vez permitan eliminar el problema. Indicadores: operacionalizan los eventos, y determinan la forma en que se va a evaluar el xito de un proyecto. Metas: Traducen los objetivos a trminos cuantificables, de manera que sean susceptibles de medicin; dicha medicin se hace a travs de los indicadores. Seguimiento: Recoleccin regular y sistemtica sobre la ejecucin del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeacin futura.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Reunin de evaluacin Asesor de Planeacin global del plan estratgico que termina Diseo del nuevo plan Asesor de Planeacin estratgico, partiendo del direccionamiento de la organizacin y con base en la metodologa PES. Se debe realizar con el grupo directivo, el cual tiene representantes de todas las reas Organizacin del Plan Asesor de Planeacin estratgico diseado en los formatos adecuados Socializacin del plan Asesor de Planeacin estratgico a todas las personas vinculadas a la entidad Puesta en marcha del plan Asesor de Planeacin Asesor de Planeacin Seguimiento a la ejecucin del plan trimestralmente.
REGISTRO Informe de finalizacin del Plan estratgico Acta de la reunin. Plan Estratgico
Punto de control Informe
Acta de la reunin
Plan estratgico
Plan estratgico
Ninguno
Socializacin realizada
Ninguno Formatos de seguimiento
Hacer adecuaciones de Asesor de Planeacin Plan estratgico conformidad con el seguimiento 7. REGISTROS: Informe de cierre del Plan estratgico, Acta de reunin de elaboracin del plan estratgico, Plan estratgico, Formatos de seguimiento. 8.ANEXOS: Formato de seguimiento de las operaciones (F. PE-ED2-2) Formato de seguimiento de los nudos crticos (F. PE-ED2-3)
Plan en ejecucin Formatos de seguimiento diligenciados Plan estratgico
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 CANAL REGIONAL DE TELEVISIN TEVEANDINA LTDA.
Procedimiento: Cdigo: PES-PE2 ELABORACIN PLANES DE Versin: 3.0 ACCIN CANAL 13 Proceso : Pginas: 1 PLANEACIN ESTRATGICA 1. OBJETIVO: Disear los planes de accin para cada rea, de manera que se logren alanzar las metas propuestas en el plan estratgico 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre el anlisis y revisin del plan estratgico hasta las modificaciones a los planes de accin. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Seguimiento: Recoleccin regular y sistemtica sobre la ejecucin del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeacin futura. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Reunin con el equipo de trabajo Director de cada Acta de la reunin. Acta de la reunin para hacer la revisin del plan rea estratgico, las metas y estrategias del rea y determinar cul va a ser el plan de trabajo del ao, y cmo se van a alcanzar las metas propuestas Elaboracin del plan de accin Director de cada Plan de accin Plan de accin por rea en los formatos rea adecuados Reunin de socializacin con los Asesor de Acta de la reunin. Acta de la reunin miembros del equipo directivo. Planeacin Asesor de Formato de seguimiento Formato de Seguimiento trimestral a los Planeacin al plan de accin seguimiento al plan de planes de accin accin diligenciado Hacer modificaciones y Asesor de Plan de accin Plan de accin adecuaciones a los planes de Planeacin accin de conformidad con el seguimiento y si se estima necesario. 7. REGISTROS: Informe de cierre del Plan estratgico, Acta de reunin de elaboracin del plan estratgico, Plan estratgico, Formatos de seguimiento. 8.ANEXOS: Formato de cronograma de actividades por rea (F. PE-ED2-1) Formato de seguimiento de las actividades (F. PE-ED2-4)
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Procedimiento: Cdigo: PES-PE3 GESTIN DE RIESGOS Versin: 3.0 Proceso : Pginas: 1 CANAL 13 PLANEACIN ESTRATGICA 1. OBJETIVO: Minimizar el impacto y la posibilidad de ocurrencia de los riesgos al interior de la organizacin. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre el anlisis y revisin del plan de manejo de riesgo y la socializacin de las modificaciones 3. RESPONSABLE: Profesional de Control Interno 4. DEFINICIONES: Riesgo: Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situacin que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Seguimiento: Recoleccin regular y sistemtica sobre la ejecucin del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeacin futura. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Gua de Administracin del Riesgo. Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, ao 2006 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Revisar los mapas de riesgo y la Profesional de Informe Informe de diagnstico y poltica de manejo de riesgo al Control Interno actualizacin del plan de menos 1 vez al ao manejo de riesgos Adecuar los mapas de riesgo, Profesional de Informe Informe de diagnstico y incluyendo los que han sido Control Interno actualizacin del plan de identificados manejo de riesgos Cada vez que se disee un nuevo Profesional de Ninguno Mapa de riesgos actualizado procedimiento, determinar sus Control Interno posibles riesgos, y de no estar cubiertos agregarlos a los mapas ya diseados Si se identifica un nuevo riesgo, Director de rea Ninguno Mapa de riesgos actualizado informar de l al profesional de Control Interno para que sea incluido en el mapa de riesgos. Profesional de Plan de manejo de Plan de manejo de riesgos Socializar el mapa de riesgos, y el Control Interno riesgos plan. Director de rea 7. REGISTROS: Plan de manejo de riesgos, informe de diagnstico y actualizacin. 8.ANEXOS: Ninguno
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Procedimiento: Cdigo: PES-PE4 GESTIN DE PROGRAMAS Y Versin: 3.0 PROYECTOS CANAL 13 Proceso : Pginas: 1 PLANEACIN ESTRATGICA 1. OBJETIVO: Estructurar las acciones, actividades, proyectos, programas, iniciativas, etc., en proyectos claramente estructurados. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre la identificacin de una necesidad, iniciativa o posibilidad de mejora, hasta la evaluacin final del proyecto 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Proyecto: unidad operativa ms pequea que puede ser ejecutada independientemente, y consiste en una secuencia lgica de actividades y tareas destinadas a generar un producto (bien o servicio) Seguimiento: Recoleccin regular y sistemtica sobre la ejecucin del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeacin futura. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificacin de una necesidad, Director de rea Ninguno Necesidad identificada requerimiento, accin de mejora, iniciativa, etc. Asesor de Proyecto o programa Proyecto o programa Diseo del proyecto Planeacin elaborado Aprobacin del proyecto o Gerencia Hoja de vida del Hoja de vida del proyecto programa Director de rea proyecto diligenciada Director de rea Ninguno Actividades cumplidas de Ejecucin acuerdo al cronograma Seguimiento de acuerdo a los Asesor de Hoja de vida del Hoja de vida del proyecto indicadores planeacin proyecto diligenciada Modificaciones al proyecto o Asesor de Hoja de vida del Hoja de vida del proyecto programa de acuerdo con los planeacin proyecto diligenciada resultados del seguimiento Asesor de Informe de cierre del Informe de cierre del Evaluacin final del proyecto planeacin proyecto proyecto 7. REGISTROS: Proyecto, programa, hoja de vida del proyecto, Informe de cierre del proyecto 8.ANEXOS: Formato de proyecto (F.PES-PE4-1) Formato de hoja de vida del proyecto (F.PES-PE4-2)
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4. PROCESOS MISIONALES
4.1 GESTIN DE PRODUCCIN (PM-GPD)
GESTIN DE PRODUCCIN CDIGO: PM-GPD Gestionar el manejo de los recursos de produccin y emisin de la organizacin, as como OBJETIVO DEL PROYECTO: la produccin de los contenidos propios del canal. El proceso cubre las actividades comprendidas entre la recepcin de la solicitud de ALCANCE: recursos de produccin hasta la supervisin del correcto uso de stos o de la calidad en el alquiler de servicios. RESPONSABLE: Director de produccin y programacin Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Manual de Calidad Recibir las solicitudes de Gestin de INTERNOS recursos de produccin. Plan estratgico programacin Planeacin Estratgica (PM-GPG) Estrategia de Asignar los recursos a los (PE-PE) diferentes programas comunicaciones de Cuadro de Gestin Gestin de externa Realizar cotizaciones y asignacin de comunicacion programacin (PMes (PM-GC) propuestas para clientes recursos. Parrilla de GPG) externos que soliciten los programacin. Mejoramient Gestin de servicios. o continuo Solicitud de recursos de comunicaciones (PM(PE-MC) produccin para Coordinar los turnos de los GC) contratistas para garantizar comercializacin Gestin Gestin comercial (PMel correcto funcionamiento Tcnica (PM Cuadro de solicitud de GCM) de los recursos. GT) recursos de produccin. Indicar las necesidades de recursos humanos y tcnicos. Elaborar los cuadros de programacin de recursos. Generar polticas que garanticen el ptimo Empresas de funcionamiento de la EXTERNOS cualquier produccin del canal. rama que Empresas de cualquier Solicitud de cotizacin, Supervisar el buen uso de los Cotizacin rama que deseen con las caractersticas deseen recursos por parte de los Propuesta servicios de produccin del servicio requerido. servicios de programas. audiovisual. produccin Garantizar la disponibilidad audiovisual. de los recursos a clientes y quienes lo han solicitado. Supervisar el desarrollo de los contratos de alquiler de servicios para garantizar una ptima calidad y satisfaccin del cliente. RECURSOS DOCUMENTOS REQUISITOS APLICABLES INDICADORES
NOMBRE DEL PROCESO:
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ASOCIADOS INTERNO EXTERNOS S Solicitud de cotizacin. Manual de Calidad. Plan estratg ico

NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 6.2, 6.3, 7.1, 7.2, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 8.2, 8.3, 8.5, Audiencia Share Ibope NOMBRE FRMULA Promedio share trimestre anterior VS. Promedio share trimestre actual por programa Calificacin trimestre anterior VS. Calificacin trimestre actual
HUMANOS Personal capacitado para operar los equipos de produccin (por outsourcing) Director de produccin y programacin Supervisor tcnico y de produccin. Productores Asistente de produccin
LEGALES REGLAMENTARIOS Ninguno
Calificacin de calidad y contenidos de cada programa de acuerdo a una escala preestablecida en la estrategia de evaluacin de la programacin Productos de alta calidad: Evaluacin de calidad de los productos Cumplimiento de las polticas de produccin
Productos de alta calidad/ total productos Productos que cumplen las polticas/ total de productos total de productos evaluados/ total de productos Puntuacin dada por la evaluacin de uso de recursos Puntuacin dada por la evaluacin de calidad de produccin tcnica de los programas
INFRAESTRUCTURA Computadores con Windows, y Office. Equipos de produccin (cmaras porttiles, mvil, salas de edicin, salas de graficacin, camionetas, estudio, master de produccin)
ESPECIFICADOS CLIENTE Ninguno
POR
EL Evaluacin permanente
Eficiencia en el uso de equipos ORGANIZACIONALES Resolucin 031 del 10 de dic. De 2008 Polticas necesarias para el buen funcionamiento del dpto. de Produccin.
AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin Aire acondicionado
Eficacia en el uso de equipos
Riesgos: Accidentes laborales por la necesidad del montaje del set e iluminacin de los diferentes programas.
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Ausencia de un operario a su lugar de trabajo (productores, editores, graficadores, operadores de master, camargrafos, asistentes, sonidistas, y dems trabajadores del rea de produccin) Acceso irrestringido a las reas de produccin (emisin, master de produccin, salas de edicin). Niveles de luz deficiente en algunas reas de produccin. El exceso de trabajo y desorden en el mismo, puede generar resultados deficientes. Uso inadecuado de los recursos de produccin Cercana con los equipos genera carga esttica en los trabajadores, lo cual produce estrs y algunos problemas fsicos.
Ver Mapa de Riesgos.
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4.1.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN DE PRODUCCIN CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIN TEVEANDINA PRODUCCIN DE PROGRAMAS LTDA. Proceso GESTIN DE PRODUCCIN
Cdigo: PM-GPD1 Versin: 3.0 Pginas: 1
CANAL 13
1. OBJETIVO: Realizar programas de televisin para emitir a travs de la seal de Canal 13 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la investigacin del programa y la entrega del cassette para emisin. 3. RESPONSABLE: Direccin de produccin y programacin 4. DEFINICIONES: Visualizacin: Proceso mediante el cual se ve la totalidad del material grabado y se selecciona el material que va a usarse en la edicin. Guin de edicin: documento que contiene los tiempos del material que va a utilizarse, y que fue previamente visualizado. Locacin: Lugar donde se grabar un programa Escaleta: Documento en el cual se organiza el programa, definiendo video, guin, apoyos, etc. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Director/ productor Ninguno Temtica del captulo del Investigacin de programa programa definida Director/ productor Ninguno Guiones y/o escaletas Elaboracin de guiones y/o escaleta de programa elaborados Director/ productor Ninguno Determinar locaciones Locaciones establecidas de programa Solicitud de Cuadros de Direccin de Solicitud de asignacin de turnos de recursos de programacin de cmara produccin y porttil, estudio y edicin. produccin porttil, estudio y programacin diligenciada edicin Obtener materiales de produccin Ninguno Director/ productor Materiales para (cintas para pregrabados, pilas, masking, de programa grabacin completos luces, micrfonos, cmara, etc.) Director/ productor Ninguno Grabacin realizada Grabacin realizada de programa Visualizacin y elaboracin de guion de Director/ productor Ninguno Material visualizado y edicin de programa con tiempos Edicin y musicalizacin (betacam Director/ productor Ninguno Programa editado master) de programa Registro de Casette entregado a la Entregar el casette para emisin en la Director/ productor recibido coordinacin de coordinacin de programacin de programa programacin 7. REGISTROS Cuadros de programacin de cmara porttil, unidad mvil, estudio y edicin Formato de solicitud de recursos de produccin 8.ANEXOS: Formato de solicitud de recursos de produccin (F.PM- GPD1-1)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 CANAL REGIONAL DE TELEVISIN TEVEANDINA LTDA. Procedimiento: ALQUILER DE SERVICIOS Proceso GESTIN DE PRODUCCIN
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PM-GPD2 Versin: 3.0 Pginas: 2
CANAL 13
1. OBJETIVO: Prestar los servicios de produccin con los que cuenta el canal, lo que incluye el alquiler de los diferentes equipos y servicios, y la produccin completa de programas, eventos, especiales, etc. 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la recepcin de una solicitud por parte de un cliente, hasta la firma del contrato o la recepcin de la orden de servicio. 3. RESPONSABLE: Direccin de produccin y programacin 4. DEFINICIONES: Cotizacin: Documento que contiende la descripcin de los servicios ofrecidos y el valor de los mismos. Orden de servicio: Documento por medio del cual el cliente solicita al canal que preste el servicio cotizado. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Determinar cules son las Solicitud de Direccin de produccin Necesidades del cliente necesidades del cliente frente al servicio y programacin identificadas canal Determinar si el canal cuenta con la Ninguno Direccin de produccin capacidad tcnica, logstica y Revisin tcnica y programacin operativa para prestar el servicio Evaluar la disponibilidad de tiempo Direccin de produccin Ninguno Revisin de parrillas de del canal para prestar el servicio. y programacin produccin Elaborar una cotizacin y Direccin de produccin Cotizacin Cotizacin entregada presentarla al cliente y programacin Esclarecer con el cliente las Direccin de produccin Ninguno Reunin con el cliente caractersticas del servicio. y programacin En caso de ser necesario elaborar y Contrato Direccin de produccin firmar un contrato. De lo contrario orden de Orden de servicio, o y programacin solicitar al cliente una orden de servicio contrato firmado servicio. Formato Diligenciar en la red el formato de Direccin de produccin prestacin de prestacin de servicios de Formato completo y programacin servicios de produccin produccin Prestar el servicio de acuerdo a las Ninguno caractersticas ofrecidas, teniendo Direccin de produccin Servicio prestado como base el procedimiento de y programacin Administracin de Recursos de Produccin (PM-GPD3) Solicitar al cliente que diligencie la Direccin de produccin Encuesta Encuesta debidamente encuesta de satisfaccin (F.MC7-1) y programacin archivada
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Solicitud debidamente entregada en tesorera Factura elaborada
Solicitud de Enviar a Tesorera la solicitud de Asistente de Produccin facturacin facturacin Facturar de acuerdo con la solicitud Coordinador de Factura de facturacin. Tesorera y facturacin 7. REGISTROS Cotizacin Orden de servicio o contrato Encuesta de satisfaccin Factura Formato de prestacin de servicios de produccin Solicitud de facturacin Encuesta de satisfaccin del cliente 8.ANEXOS: Encuesta de satisfaccin del cliente (F.PE-MC7-1) Formato de prestacin de servicios de produccin (F.PM-GPD2-1) Formato de solicitud de facturacin (F.PM-GPD2-2)
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CANAL REGIONAL DE TELEVISIN TEVEANDINA LTDA.
CANAL 13
Procedimiento: ADMINISTRACIN DE RECURSOS DE PRODUCCIN Proceso GESTIN DE PRODUCCIN
Cdigo: PM- GPD3 Versin: 3.0 Pginas: 2
1. OBJETIVO: Optimizar el uso de los recursos con los que cuenta el rea de produccin de acuerdo a las necesidades de los programas, del rea de comercializacin y a los requerimientos externos. 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la recepcin de solicitudes hasta la evaluacin del uso de los recursos y la modificacin de la cantidad asignada de los mismos. 3. RESPONSABLE: Direccin de produccin y programacin 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE A principio de mes solicitar los recursos de produccin (cmara, estudio, edicin, camionetas) para Director de programa. la correcta realizacin del programa Productor Comercial. con niveles de calidad ptimos. Determinar los compromisos adquiridos con clientes que requieren el uso de recursos Elaborar el cuadro de estudio, camionetas, cmara porttil, salas de edicin con base en las 2 actividades anteriores Pegar los cuadros en la cartelera, y una copia del cuadro de estudio en el master de produccin En caso de que se requiera algn cambio en la programacin de los recursos, se debe presentar la solicitud en produccin, quien evala si hay o no disponibilidad Hacer las correcciones en TODOS los cuadros Direccin de produccin y programacin Direccin de produccin y programacin
REGISTRO Formato de solicitud de recursos
Punto de control Necesidades y/o requerimientos de cada programa identificadas
Ninguno
Compromisos con clientes identificados
Cuadros de programacin
Cuadros elaborados
Ninguno Direccin de produccin y programacin Ninguno Direccin de produccin y programacin Cambio evaluado Cuadros pegados y socializados
Direccin de produccin y programacin
Cuadros de programacin
Cuadros corregidos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Verificar que los programas y la produccin comercial hayan usado adecuadamente los recursos asignados mensualmente
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Informe de uso de recursos por programa
Director de Produccin y programacin
Informe elaborado
Evaluar la calidad tcnica de Informe de produccin de los programas y el calidad tcnica Director de produccin y Informe elaborado nivel de satisfaccin del cliente y de produccin programacin. entregar resultados a Control de los Interno y Planeacin programas Modificar la cantidad de recursos Cuadros de Director de produccin y asignados de acuerdo a la programacin Cuadros elaborados programacin. evaluacin de su correcto uso para el mes siguiente. 7. REGISTROS Cuadros de programacin de estudio, porttil, camionetas y salas de edicin Formato de solicitud de recursos, Formato de Informe de utilizacin de recursos y calidad tcnica de produccin de los programas, Formato de cuadros de programacin 8.ANEXOS Formato de cuadros de programacin (F.PM-GPD3-1, F.PM-GPD3-2, F.PM-GPD3-3) Formato de solicitud de recursos de produccin (F.PM- GPD1-1) Formato de Informe de utilizacin de recursos y calidad tcnica de produccin de los programas (F.PM-GPD34)
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4.2 GESTIN DE PROGRAMACIN (PM- GPG)

NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROYECTO: GESTIN DE PROGRAMACIN Cdigo: PM-GPG Gestionar los contenidos y la emisin de Canal 13 de acuerdo a las polticas y lineamientos establecidos por la alta direccin y buscando la obtencin de audiencia. El proceso abarca las actividades que se realizan entre la aprobacin de nuevos programas, hasta la evaluacin de la parrilla de programacin y sus contenidos. Director de produccin y programacin Entradas Actividades Salidas Clientes
Disear la parrilla de programacin. Aprobar la realizacin de nuevos programas. Definir los programas que ingresan y que salen de la parrilla Realizar la evaluacin de calidad de los programas Organizar la continuidad del da, incluyendo la comercial. Manejar el material de trfico: Recibirlo, subirlo al servidor, emitirlo y archivarlo. Revisar la calidad de los programas antes de su salida al aire Supervisar le correcta emisin. Realizar informe de emisin. Elaborar los informes mensuales de emisin. Realizar certificaciones de emisin. Manejar el archivo audiovisual del canal. Gestin de produccin (PM-GPD) Gestin de comunicacion es (PM-GC) Mejoramient o continuo (PE-MC) Gestin Tcnica (PMGT)
ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores INTERNOS

Planeacin Estratgica (PE-PE) Gestin de produccin (PMGPD) Gestin de comunicaciones (PMGC) Gestin comercial (PM-GCM)
Plan Estratgico Cuadro de pauta Cassettes para emisin
Parrilla de programaci n Estudio de audiencia Programas nuevos aprobados
EXTERNOS Estudios
audiencia EGM, TGI) de (IBOPE, Resultados de audiencia para canal 13 Comentarios de los televidentes
Encuestas Retroalimentacin de los televidentes
Emisin de programas Emisin de pauta publicitaria
Televidentes Empresas que pautan
RECURSOS HUMANOS
Personal capacitado para operar los equipos de emisin (por outsourcing) Director de
DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS Manual

de
EXTERNO S
REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 4.2, 5.1, 5.2, 5.3, 5.6, 7.1, 7.2, 7.5, 8.1, 8.2, 8.4, 8.5
INDICADORES NOMBRE
Audiencia. *Share ibope *EGM *TGI
FRMULA
*promedio share del canal trimestre anterior VS. Promedio
calidad Especificacione s tcnicas de
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produccin y programacin Administrador de pauta Asistente de produccin y programacin. Control de emisin calidad. Evaluacin de calidad de los programas
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ley 182 de 1995 Acuerdos resoluciones de CNTV.
share del canal trimestre actual *audiencia EGM o TGI Actual, vs. Ao anterior Calificacin de calidad de la programacin de acuerdo a una escala preestablecid a en la estrategia de evaluacin de la programacin Capacidad de reaccin para mejorar la parrilla
y la
ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE
INFRAESTRUCTUR A
Computadores con Windows, y Office. Equipos para emisin de televisin Equipos para verificar la calidad tcnica de los programas.
Informacin actualizada de la programacin. Parrilla coherente, con variedad de contenidos. Programas de alta calidad. Programacin edu entretenida
Calificacin trimestre anterior VS. Calificacin trimestre actual
ORGANIZACIONALE S Resolucin 032 del 10 de dic. de 2008 Polticas necesarias para el buen funcionamiento del dpto.. de Programacin
Errores de emisin
promedio share Ibope del canal semana anterior VS. Promedio share del canal semana actual Nmero de errores mensuales en la emisin
AMBIENTE DE TRABAJO
Iluminacin Ventilacin Aire acondicionado
Programas devueltos en trfico por calidad deficiente
Nmero de programas devueltos
Riesgos: Emisin de comerciales sin vigencia Emisin de programas de baja calidad tcnica El material a emitir no llega a tiempo o llega sobre el tiempo. Daos en la emisin del canal por bloqueo de los equipos. Ver Mapa de Riesgos
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4.2.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN DE PROGRAMACIN CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIN TEVEANDINA ELABORACIN DE PARRILLA LTDA. Proceso : GESTIN DE PROGRAMACIN
Cdigo: PM-GPG 1 Versin: 3.0 Pginas: 1
CANAL 13
1. OBJETIVO: Disear y organizar la parrilla de programacin de Canal 13 2. ALCANCE: El procedimiento abarca desde la evaluacin de la parrilla actual, hasta la evaluacin y seguimiento de la parrilla 3. RESPONSABLE: Director de produccin y programacin 4. DEFINICIONES: Parrilla de programacin: tabla de 24 horas diarias que incluye la hora y da de la semana en la que se emitir cada uno de los programas. Comit de Programacin: Comit encargado de realizar la evaluacin de la parrilla de programacin, de la competencia, necesidades, amenazas y oportunidades del mercado, para as emitir un concepto y tomar decisiones con respecto a los programas y la programacin del canal. El comit est integrado por: Gerente, Director de produccin y programacin, Director comercial, Director de Comunicaciones, Asesor de Planeacin, Supervisor tcnico y de produccin. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Revisin de la audiencia Direccin de produccin Informe de promedio del canal y por y programacin audiencia por programa. programa y por canales Revisin de las parrillas de los Direccin de produccin Ninguno canales identificados como y programacin competencia Revisin de las necesidades de Direccin de produccin Ninguno clientes y televidentes y programacin. Direccin Comercial
Punto de control Informe de audiencia presentado al comit
Parrillas revisadas
Acta de la reunin elaborada, la cual debe incluir: el informe de audiencia, la parrilla aprobada, y el resumen de lo sucedido en la reunin)
Anlisis de la audiencia y la Direccin de produccin Acta de la Acta de la reunin competencia y programacin reunin de elaborada programacin Diseo y aprobacin de la Direccin de produccin Parrilla de Parrilla de programacin nueva parrilla y programacin programacin Socializacin de la nueva Director parrilla a las reas involucradas comunicaciones (Emisin, comercializacin, directores de programa) de Ninguno Correos electrnicos enviados a las reas y parrillas publicadas en la cartelera
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7. REGISTROS: Parrilla de programacin, formato de informe de audiencia por programa y por canales, acta de reunin de programacin. 8.ANEXOS: formato de informe de audiencia (F. PM-GPG1-1)
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PM-GPG2 Versin: 3.0 Pginas: 2
Procedimiento: EVALUACIN DE PROGRAMACIN Proceso : GESTIN DE PROGRAMACIN
CANAL 13
1. OBJETIVO: hacer un seguimiento cercano a los programas del canal, para mejorar la calidad de los mismos 2. ALCANCE: El procedimiento abarca desde la evaluacin de la evaluacin de los programas que se encuentran al aire, hasta la socializacin de las determinaciones tomadas 3. RESPONSABLE: Director de produccin y programacin 4. DEFINICIONES: Parrilla de programacin: tabla de 24 horas diarias que incluye la hora y da de la semana en la que se emitir cada uno de los programas. Comit de Evaluacin: Comit encargado de realizar la evaluacin de los programas que se encuentran actualmente al aire, y de las propuestas de programas, para emitir un concepto y permitir el mejoramiento de la calidad de la programacin. El comit est integrado por: Gerente, Director de produccin y programacin, Director comercial, Director de Comunicaciones, Supervisor tcnico y de produccin. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Seleccin de los programas a Direccin de produccin Ninguno Citacin al comit de evaluar y fijar fecha del comit. y programacin evaluacin con la agenda respectiva enviada Revisin de la audiencia de Direccin de produccin Informe de Informe de audiencia por cada programa. y programacin audiencia por programa programa Revisin de la venta de pauta Direccin Comercial Informe de ventas Informe de ventas por de cada programa. por programa programa Revisin de los costos de cada Direccin de produccin Informe de costos Informe de costos por programa y programacin por programa programa Revisin de los errores, Direccin de produccin Informe de Informe de coherencia problemas, actitudes, etc. del y programacin coherencia con la con la organizacin programa frente a los aspectos organizacin tcnicos, de produccin, de pauta, polticas y directrices del canal. Revisin de un programa Direccin de produccin Ninguno Programa visto por los elegido aleatoriamente en el y programacin miembros del comit comit Elaboracin de la evaluacin de Direccin de produccin Evaluacin Evaluacin diligenciada calidad del programa visto y programacin diligenciada Consolidacin de la evaluacin Direccin de produccin Matriz completa Matriz completa de la programacin en la matriz y programacin correspondiente Toma de decisiones con Direccin de produccin Ninguno respecto a los programas y programacin evaluados Decisiones recomendaciones y
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Acta del comit
Elaboracin del acta del comit Direccin de produccin Acta del comit de evaluacin y programacin Elaboracin de informe de Direccin de produccin Informe evaluacin por programa y programacin evaluacin
de Informe de evaluacin
Entrega de informes de Direccin de produccin Formato de Formato de entrega de evaluacin a directores de y programacin entrega de informes de evaluacin a programa informes de los directores de evaluacin a los programa debidamente directores de diligenciados programa debidamente diligenciados 7. REGISTROS: Reporte de venta de pauta por programa, Reporte de audiencia por programa, Evaluacin de calidad del programa, Acta del comit de evaluacin, informe de evaluacin por programa, formato de entrega de informes de evaluacin a los directores de programa. 8.ANEXOS: Formato de informe de audiencia por programa (F. PM-GPG2-1) Formato de informe de ventas (F. PM-GPG2-2) Formato de informe de costos (F. PM-GPG2-3) Formato de informe de coherencia con la organizacin (F. PM-GPG2-4) Instrumento de evaluacin de la calidad de la programacin (F.PM- GPG2-5) Matriz de evaluacin de la programacin (F.PM- GPG2-6) Formato de informe de evaluacin (F. PM-GPG2-7) Formato de entrega de informes (F. PM-GPG2-8)
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Procedimiento: EMISIN DE PROGRAMAS Proceso : GESTIN DE PROGRAMACIN
CANAL 13
1. OBJETIVO: 2. ALCANCE: El procedimiento abarca desde la evaluacin de la parrilla actual, hasta la publicacin de la nueva 3. RESPONSABLE: Director de produccin y programacin 4. DEFINICIONES: Parrilla de programacin: tabla de 24 horas diarias que incluye la hora y da de la semana en la que se emitir cada uno de los programas. Continuidad: Documento que contiene la programacin a ser emitida durante toda el da, incluyendo comerciales con la hora exacta de emisin. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Revisin al inicio de la semana Administrador de Ninguno Continuidad elaborada de la continuidad de emisin programacin de acuerdo a la parrilla de programacin Verificar cambios en parrilla Administrador para eventos especiales emisin Enviar continuidad actualizada Administrador al master de emisin emisin Llevar el material a ser emitido Coordinador al Master de emisin programacin Subir el material al servidor de acuerdo con la continuidad, revisando la calidad del mismo. Emitir el programa Devolver el material a la coordinacin de programacin Archivar el material Operador de emisin de Ninguno Continuidad actualizada
de Ninguno
Continuidad recibida en emisin Material entregado
de Ninguno
Ninguno
Material en el servidor
Operador de emisin Operador de emisin
Ninguno Ninguno
Programa emitido Material entregado
Coordinador de Ninguno programacin 7. REGISTROS: Registro de entrega de material 8.ANEXOS: Formato de registro de entrega de material (F.PM-GPG3-1)
Material archivado
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CANAL 13
Procedimiento: APROBACIN DE NUEVOS PROGRAMAS Proceso : GESTIN DE PROGRAMACIN
1. OBJETIVO: Seleccionar programas nuevos para que ingresen a la parrilla del canal, de acuerdo con las necesidades previamente identificadas. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca desde la identificacin de la necesidad de hacer programas nuevos, hasta la aprobacin del programa que entrar a formar parte de la parrilla 3. RESPONSABLE: Director de produccin y programacin 4. DEFINICIONES: Parrilla de programacin: tabla de 24 horas diarias que incluye la hora y da de la semana en la que se emitir cada uno de los programas. Comit de programacin: Comit de Evaluacin: Comit encargado de realizar la evaluacin de los programas que se encuentran actualmente al aire, y de las propuestas de programas, para emitir un concepto y permitir el mejoramiento de la calidad de la programacin. El comit est integrado por: Gerente, Director de produccin y programacin, Director comercial, Director de Comunicaciones, Supervisor tcnico y de produccin. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificacin de la necesidad Comit de Acta comit de Acta comit de de realizar programas nuevos Programacin programacin programacin Solicitar propuestas al rea de Comit de Solicitud por escrito Solicitud por escrito del produccin Programacin del comit comit Direccin de produccin Formato de relacin Formato de relacin de Presentacin de las propuestas y programacin de propuestas propuestas. Propuestas por escrito Seleccin de las propuestas Comit de Evaluacin Acta comit de Acta comit de que estn acordes con la evaluacin evaluacin estrategia de programacin del canal Comit de Evaluacin Ninguno Proyectos revisados Revisin de los proyectos Determinar la viabilidad de los Comit de Evaluacin Formato de Formato de viabilidad proyectos viabilidad Comit de Evaluacin Ninguno Reuniones realizadas Reunin con los proponentes Comit de Evaluacin Formato de Formato de evaluacin Recepcin y evaluacin del evaluacin de de programas nuevos piloto programas nuevos Informe focus group Informe focus group Someter Piloto a Focus Group Comit de Evaluacin Presentacin de resultados de Comit de Evaluacin Acta comit de Acta comit de evaluaciones del piloto y la evaluacin evaluacin propuesta Toma de decisin final Informar al proponente Direccin de produccin Ninguno Reunin con el
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 y programacin Iniciar proceso de contratacin, Direccin Jurdica y Ninguno vinculacin o modificacin del Administrativa contrato actual 7. REGISTROS: Acta comit de programacin Solicitud por escrito del comit Formato de relacin de propuestas Acta comit de evaluacin Formato de viabilidad Formato de evaluacin de programas nuevos Informe focus group 8.ANEXOS: Formato de relacin de propuestas (F. PM-GPG4-1) Formato de evaluacin de programas nuevos (F.PM-GPG4-2)
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 proponente realizada
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4.3 GESTIN TCNICA (PM- GT)

GESTIN TCNICA Cdigo: PM-GT Gestionar el correcto uso, mantenimiento y administracin de los recursos tcnicos de OBJETIVO DEL PROYECTO: produccin de la entidad, as como los proyectos de actualizacin de los mismos. El proceso abarca las actividades realizadas entre el diseo de proyectos para adquisicin ALCANCE: de equipos hasta el mantenimiento de los mismos RESPONSABLE: Coordinador Tcnico Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Gestin de Internos Proyecto de programacin renovacin Planeacin (PM-GPG) tecnolgica Estratgica (PE-PE) Gestin de Solicitud de Gestin de Plan estratgico comunicacion compras de Produccin (PM- Solicitud de recursos es (PM-GC) materiales GPD) Solicitud de mantenimiento Disear planes y proyectos Cronograma Mejoramient Gestin de y actualizaciones o continuo de actualizacin de Recursos Fsicos y (PE-MC) tecnolgica para televisin mantenimien Tecnolgicos (PA Gestin de enfocados en las to GR) Produccin necesidades propias de la (PM-GPD) entidad. Hacer entrega del inventario de equipos de produccin a cada persona Realizar el plan de mantenimiento a los equipos Supervisar el buen manejo de los equipos Coordinar la utilizacin de los equipos para producciones especiales. Realizar el mantenimiento Externos Empresas preventivo. Proveedores de que Cotizaciones Dar solucin o proponer tecnologa rdenes de contraten los alternativas para los Propuestas de nueva compra o de servicios de Empresas problemas de ndole tecnologa servicio produccin dedicadas al tcnico relativos a los del canal mantenimiento de equipos de televisin que se equipos presenten en el canal. Garantizar que los equipos tengan las condiciones adecuadas para su correcto funcionamiento. NOMBRE DEL PROCESO:
RECURSOS
DOCUMENTOS
REQUISITOS APLICABLES
INDICADORES
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ASOCIADOS INTERNOS EXTERNOS HUMANOS Manual de Cotizacione Personal Calidad. s capacitado para Plan Propuestas operar los equipos de Estratgico comerciales produccin (por Plan de outsourcing) mantenimien Coordinador to Tcnico Ingeniero (por outsourcing) INFRAESTRUCTUR A Computadores con Windows, y Office. Materiales para realizar mantenimiento y arreglo de equipos. Espacio para almacenar los equipos en mantenimiento AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin Aire acondicionado

NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 6.3, 7.1, 7.3, 7.4, 7.5. LEGALES REGLAMENTARIOS Ninguno ESPECIFICADOS POR CLIENTE Ninguno Cumplimiento del plan de renovacin y/o actualizacin tecnolgica propuesto EL Y Capacidad tecnolgica del canal. NOMBRE FRMULA Calificacin (Excelente, bueno, regular, malo) de los diferentes procesos y reas tcnicas, que se obtiene de un informe semestral
ORGANIZACIONALES Resolucin 012 de 1998, Art. 2, numerales A y B. Art. 9. Numerales A y B.
Actividades ejecutadas/ actividades propuestas
Mantenimient o de equipos
Cumplimiento del plan de mantenimiento
Riesgos:
Dao de los equipos de produccin por cumplimiento de su vida til. Dao en los computadores de las salas de edicin. Descargas elctricas a causa del clima que genere el dao de los equipos. Mal manejo de los equipos que genera el deterioro de los mismos. Mal funcionamiento en los sistemas de refrigeracin. Los sistemas de transmicin de la seal pueden salir del aire, sacando la seal del canal.
Ver Mapa de Riesgos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 4.3.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN TCNICA
Procedimiento: Cdigo: PM-GT1 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Versin: 3.0 DE PRODUCCIN Proceso : Pginas: 1 CANAL 13 GESTIN TCNICA 1. OBJETIVO: Dar mantenimiento preventivo a la totalidad de equipos de produccin de televisin del canal. 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la elaboracin del cronograma de mantenimiento hasta el mantenimiento mismo. 3. RESPONSABLE: Coordinador Tcnico 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Coordinador Tcnico Cronograma de Cronograma Elaborar la programacin mantenimiento elaborado de mantenimientos al ao De acuerdo a la Coordinador Tcnico programacin, informar quines y en qu fechas se realizarn los mantenimientos. Contratar el servicio de Coordinador Tcnico mantenimiento que sea necesario. Coordinador Tcnico Realizar el servicio de mantenimiento de acuerdo al cronograma Ninguno Empleados notificados
Ordenes de servicio
Formato de realizacin de mantenimiento
Servicio de mantenimiento contratado Formato de realizacin del mantenimiento diligenciado
Actualizar la hoja de vida Coordinador Tcnico Hoja de vida del equipo Hoja de vida del del equipo equipo actualizada 7. REGISTROS: formato de cronograma de mantenimiento, rdenes de servicio y formato de realizacin de mantenimiento. 8.ANEXOS: Formato de cronograma de mantenimiento (F. PA-GR3-1) Formato de realizacin de mantenimiento (F. PA-GR3-2) Hoja de vida de equipos (F. PM-GT1-1)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 CANAL REGIONAL DE TELEVISIN TEVEANDINA LTDA. Procedimiento: ENTREGA DE TURNOS Proceso : GESTIN TCNICA
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PM-GT2 Versin: 1.0 Pginas: 1
CANAL 13 1. OBJETIVO: Establecer la forma en la que se deben entregar los turnos de las reas de produccin, a saber: Salas de edicin, mster de emisin, mster de produccin, mvil, etc. 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la revisin del turno anterior, hasta la entrega del turno 3. RESPONSABLE: Coordinador Tcnico 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Recibir del operador que Coordinador Tcnico Informe de entrega de Informe de entrega de sale de turno el informe del turno turno diligenciado estado en el que se entrega la sala Revisar que las condiciones Coordinador Tcnico Ninguno Sala verificada en las que se recibe la sala, correspondan a lo reportado por el operador que sali de turno Realizar el turno en el Coordinador Tcnico Ninguno Turno cumplido horario y con los requerimientos de calidad correspondientes. Informe de entrega de Informe de entrega de Diligenciar el formato de Coordinador Tcnico entrega de turno, turno turno diligenciado reportando las novedades que se presentaron. Entregar la sala al operador Coordinador Tcnico Sala entregada que ingresa. 7. REGISTROS: formato de entrega de turno 8.ANEXOS: Formato de informe de entrega de turno (F.PM-GT2-1)
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4.4 GESTIN DE COMUNICACIONES (PM GC)

NOMBRE DEL PROCESO: GESTIN DE COMUNICACIONES Cdigo: PM-GC Gestionar de manera eficiente y eficaz las comunicaciones tanto internas como OBJETIVO DEL PROYECTO: externas del canal, as como el manejo de la marca y la informacin El proceso abarca las actividades realizadas entre el diseo de la estrategia de ALCANCE: comunicaciones hasta la revisin de la misma. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Definir la estrategia Mejoramient INTERNOS Plan de medios
Plan estratgico Parrilla de programacin Polticas internas Comunicaciones internas de comunicaciones interna, externa y de manejo de marca del canal Organizar un plan de medios Establecer las polticas de manejo de imagen del canal. Coordinar y aprobar la realizacin de las autopromociones del canal. Autorizar la emisin y publicacin de cualquier tipo de mensaje concerniente a Canal 13. Administrar la pgina web de Canal 13. Recibir y dar respuesta a las inquietudes que planteen los televidentes mediante la pgina web Realizar encuestas e investigaciones Coordinar la realizacin de concursos. Hacer entrega de los premios a los ganadores de los concursos Administrar la Intranet del canal Evaluar la estrategia de comunicaciones y hacer las modificaciones
Planeacin Estratgica (PE-PE). Gestin de programacin (PMGPG). Gestin del Talento Humano (PA-GTH)
Estrategia de
comunicacione s Promos Imagen grfica del canal
o continuo (PE-MC) Gestin del Talento Humano (PA-GTH)
Informacin
del canal en medios diferentes Televidentes
EXTERNOS
Medios comunicacin. de
Espacios para difundir informacin del canal
la
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 5.1, 5.4, 5.5, 5.6, 7.1, 7.2, 7.3, 8.2, 8.3, 8.5, LEGALES Y REGLAMENTARIOS Decreto 1151 de 2008 INDICADORES
HUMANOS
INTERNOS
EXTERNOS
NOMBRE
FRMULA
Director de comunicaciones. Web master Periodista Asistente de comunicaciones Graficadores
Calificacin en la encuesta de conocimiento de planes, programas y proyectos Canal 13
de Calidad Artculos Computadores con revista Plan Windows, y Office. peridicos estratgico Software de diseo Manual de grfico imagen Software de administracin de pgina web. Estaciones grficadoras
INFRAESTRUCTUR Manual A
ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE de y
Comunicacin clara y suficiente. Canales de comunicacin de retorno efectivos.
Visitas a la pgina web
Calificacin de 1 a 5 de nivel de conocimiento de la entidad por parte de las personas vinculadas a ella Nmero de visitas mes actual/nmero de visitas mes anterior Nmero de medios en los que hizo presencia el canal en el mes Cantidad de promociones novedosas al aire en el mes
Presencia en otros medios
ORGANIZACIONAL ES
AMBIENTE DE TRABAJO
Iluminacin Ventilacin Aire acondicionado
Autopromocion es
Riesgos: Comunicacin externa errada Comunicacin interna deficiente, insuficiente, inoportuna Manejo inadecuado de la marca, sus colores tipografa, etc. Ver Mapa de Riesgos
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4.4.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN DE COMUNICACIONES CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIN TEVEANDINA DIFUSIN LTDA. Proceso : GESTIN DE COMUNICACIONES
Cdigo: PM-GC1 Versin: 3.0 Pginas: 1
CANAL 13
1. OBJETIVO: Dar a conocer las diferentes actividades, cambios, programas, etc. que se desarrollen al interior del canal. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca todas las actividades comprendidas entre la identificacin de los canales de comunicacin a travs de los cuales se har la difusin, hasta la difusin del mensaje. 3. RESPONSABLE: Supervisor de comunicaciones y sistemas 4. DEFINICIONES: Canales de comunicacin: Medios a travs de los cuales se puede difundir un mensaje, pueden ser escritos (peridicos, revistas, internet, etc.), auditivos (radio), audiovisuales (Televisin, internet), o alternativos (Vallas, P.O.P,) 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificar los canales de Supervisor de Listado de canales Listado de canales de comunicacin a travs de los comunicaciones y de comunicacin a comunicacin a los cuales cuales se difundir el canal para sistemas los cuales tiene tiene acceso el canal cada semestre acceso el canal Definir la periodicidad con la Supervisor que se comunicar informacin comunicaciones a travs de cada canal. sistemas Supervisor Definir el tema que ser comunicaciones difundido en cada canal de sistemas comunicacin Elaborar la comunicacin Supervisor comunicaciones sistemas Jefe de prensa de Plan de medios y de Plan de medios y Plan de medios elaborado
Plan de medios elaborado
de Formato de Comunicacin aprobada y aprobacin de la por el director de comunicacin comunicaciones Ninguno Mensaje difundido. Difundir la comunicacin en el Informe del jefe de canal correspondiente prensa. 7. REGISTROS: Listado de medios por semestre, Plan de medios, formato de aprobacin de comunicaciones. 8.ANEXOS: Formato de plan de medios (F. PM-GC1-1) Formato de aprobacin de comunicaciones (F. PM-GC1-2)
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PM-GC2 Versin: 3.0 Pginas: 2
Procedimiento: DISEO DE MATERIAL GRFICO Proceso : GESTIN DE COMUNICACIONES
CANAL 13
1. OBJETIVO: Disear las promociones, comunicaciones, diagramacin, etc. de los programas, proyectos, concursos, etc. de Canal 13 2. ALCANCE: El procedimiento abarca todas las actividades comprendidas entre la solicitud del diseo y elaboracin del material hasta la entrega del material grfico y/o audiovisual. 3. RESPONSABLE: Director de Comunicaciones 4. DEFINICIONES: Material grfico: Todo el material que contenga informacin sobre los programas, productos, proyectos, etc. del canal. Bien sean comunicaciones para revistas, promociones, logos de programas, cabezotes, cortinillas, imgenes para la pgina web, etc.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Imagen Corporativa, resolucin 036 de 2008 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Determinar el tipo de Directores de Ninguno Tipo de material material requerido programa. definido Supervisor de comunicaciones y sistemas Solicitar el diseo y Directores de Formato de solicitud Formato de solicitud de elaboracin del material. programa. Supervisor de diseo de material diseo de material de comunicaciones y diligenciado hasta la sistemas columna Disear el material de acuerdo con el manual de imagen de Canal 13. Mostrar material al solicitante para aprobacin y correcciones Realizar correcciones
(solamente se realizar una correccin por material, salvo que sea solicitado por comunicaciones, produccin o gerencia)
Equipo de autopromos
Ninguno
Material diseado
Formato correcciones
de Formato de solicitud de diseo de material diligenciado Correcciones realizadas
Ninguno
Solicitar aprobacin a la direccin de comunicaciones
Supervisor comunicaciones sistemas
de Formato de y aprobacin de las promociones y autopromociones y/o formato de
Formato de aprobacin de las promociones y autopromociones y/o formato de aprobacin de comunicaciones
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 aprobacin comunicaciones de diligenciados
Formato de solicitud Formato de solicitud de de diseo de material diseo de material completamente diligenciado 7. REGISTROS: Formato de solicitud de diseo de material, Formato de aprobacin de comunicaciones, Formato de aprobacin de las promociones y autopromociones 8.ANEXOS: Formato de solicitud de diseo de material (F. PM-GC2-1) Formato de aprobacin de las promociones y autopromociones (F. PM-GC2-2) Entregar el material al solicitante.
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PM-GC3 Versin: 1.0 Pginas: 1
Procedimiento: ACTUALIZACIN PGINA WEB Proceso : GESTIN DE COMUNICACIONES
CANAL 13
1. OBJETIVO: Mantener la pgina web de Canal 13 en constante actualizacin de forma que se genere inters por parte de los usuarios y se aumenten las visitas. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca todas las actividades comprendidas entre la solicitud de inclusin de material en la pgina web hasta su publicacin. 3. RESPONSABLE: Supervisor de comunicaciones y sistemas 4. DEFINICIONES: Seccin de programas: seccin de la pgina web dedicada a un programa especfico. Webmaster: Administrador de la pgina web, encargado de disear e material y subirlo.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Determinar la informacin que Supervisor de es de inters al pblico del comunicaciones y canal y generar visitas en la sistemas pgina. En el caso de los minisites de los programas, solicitar los avances e informacin actualizada a los directores. En caso de que alguna persona Directores de programa. requiera que se suba Supervisor de informacin a la pgina web comunicaciones y (diferente a los avances de su sistemas programa) Solicitar la inclusin del material en la pgina web. Entregar la informacin Director de programa completa al webmaster Disear y redactar el material Webmaster que se va a subir a la pgina Redactor web. Webmaster Actualizar la pgina web
REGISTRO Ninguno
Punto de control Contenidos definidos.
Formato de Formato de solicitud de solicitud de diseo inclusin en pgina web de material diligenciado
Ninguno
Informacin recibida Material diseado
Ninguno
Pgina web actualizada
7. REGISTROS: Formato de solicitud de inclusin en pgina web 8.ANEXOS: Formato de solicitud de inclusin en pgina web (F. PM-GC3-1)
40
4.5 GESTIN COMERCIAL Y DE MERCADEO (PM GCM)

GESTIN COMERCIAL Y DE MERCADEO CDIGO: PM-GCM Gestionar la actividad comercial de Canal 13, con el fin de vender paquetes de pauta OBJETIVO DEL PROYECTO: publicitaria a diversos clientes, emitirla y facturarla oportunamente. El proceso abarca las actividades comprendidas entre la planeacin y diseo de la ALCANCE: estrategia comercial hasta la facturacin de la pauta publicitaria RESPONSABLE: Director de Mercadeo Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Propuesta Analizar el mercado, para comercial. Gestin determinar clientes Pilotos INTERNOS potenciales. Financiera (PA Solicitud GF) Planeacin Definir los productos y de recursos Estratgica (PE-PE) Plan estratgico servicios que el canal est en Gestin de de de capacidad de ofrecer. Programacin Gestin de Estrategia produccin comunicaciones externa (PM-GPG) produccin (PM Disear una estrategia de Emisin de Parrilla de programacin. GPD) ventas de pauta y de servicios. Mejoramiento pauta continuo (PE Gestin de Disponibilidad de recursos Disear el tarifario vigente publicitaria MC) de produccin programacin (PMpara el ao, de acuerdo con . GPG) las tendencias del mercado. Gestin de Anlisis de IBOPE Solicitud Produccin Gestin de Anlisis de EGM Contactar clientes e identificar de (PM-GPD) comunicaciones sus necesidades. facturacin (PM-GC) Gestin tcnica Elaborar propuestas, pilotos, . (PM-GT) ofertas comerciales, etc. Vender pauta y servicios de produccin Coordinar y garantizar la EXTERNOS Orden de pauta Factura emisin de la pauta. Televidentes Agencias de Cassette para emisin Informar oportunamente al Certificad publicidad. Agencias Brief (descripcin de la de rea financiera para hacer la o Marcas y productos. Marcas campaa) emisin facturacin. RECURSOS HUMANOS Director de mercadeo (por outsourcing) Soporte de mercadeo Administrador de emisin Analista de medios Productor comercial Asistente de mercadeo INFRAESTRUCTURA Computadores con Windows, y Office. IBOPE EGM DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS EXTERNOS Manual de Calidad. Certificado de emisin Solicitud de Facturacin Solicitud de recursos de produccin Orden de pauta. REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 7.1, 7.2, 7.5, 8.3, 8.5 INDICADORES NOMBRE DEL PROCESO:
NOMBRE
FRMULA Facturacin mes ao actual / facturacin mes ao anterior Facturacin ao actual / facturacin ao anterior Clientes que retiraron la pauta periodo actual/ Clientes que retiraron la
LEGALES Y REGLAMENTARIOS Acuerdo 002 de 1995 de la CNTV Acuerdo 001 de 2006 de la CNTV.
Facturacin de pauta Facturacin por venta de servicios de produccin Prdida de pauta
ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Certificados de Emisin Emisin de acuerdo al Flow
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Oficina con dotacin Archivo Sala de reuniones AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin Bajos niveles de ruido.

pauta periodo anterior
ORGANIZACIONALES Resolucin 028 de 2006
Errores de emisin de pauta
Errores en la emisin de la pauta periodo actual/ Errores en la emisin de la pauta periodo anterior
Riesgos: Prdida de clientes por errores internos Emisin de menos pauta de la contratada Negociaciones de pauta paralelas con ingresos que no son para el canal Emisin de comerciales no autorizados Emisin de comerciales superior a lo autorizado Ver Mapa de Riesgos.
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3.5.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN COMERCIAL Y DE MERCADEO CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Cdigo: PM-GCM1 TELEVISIN TEVEANDINA VENTA DE PAUTA PUBLICITARIA Versin: 3.0 LTDA. Proceso Pginas: 2 GESTIN COMERCIAL Y DE CANAL 13 MERCADEO 1. OBJETIVO: Definir la manera en la que se debe realizar la venta de pauta publicitaria en el canal. 2. ALCANCE: este procedimiento abarca las actividades realizadas entre el contacto con el cliente, hasta la recepcin de la orden de pauta. 3. RESPONSABLE: Departamento de comercializacin 4. DEFINICIONES: COMERCIALES REGULARES: Publicidad (video audio) que se hace a una empresa, marca, producto o servicio. COMERCIAL EN VIVO: Aquellos que se originan desde el lugar donde se transmite o graba el programa. PATROCINIOS: Reconocimiento hablado/visual o en combinacin, con ayudas estticas o animadas y sin modelos vivos, con duracin de cinco segundos cada uno. MENCIN COMERCIAL: Referencia en forma hablada, sonora o visual o en combinacin, sin lema agregado o calificacin alguna, que es realizada por los presentadores de un programa, dentro del desarrollo del mismo. AVISOS CLASIFICADOS: Anuncios comerciales que sin utilizar modelos vivos, ni imgenes en movimiento, promueven cualquier producto o servicio empleando recursos propios del medio de la televisin como generador de caracteres, foto fija, msica y voz en off, entre otros. WIPE: Diseo caracterstico que sirve de emblema a una empresa, marca, servicio o producto, sin referencia verbal o sonora y se emite ocupando un porcentaje de la pantalla a partir de las mrgenes de la misma.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Orden de pauta 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD Identificar al cliente Reunin de acercamiento con el cliente
RESPONSABLE Depto. de Mercadeo Director de Mercadeo, soporte de mercadeo, Coordinador de mercadeo Depto. de Mercadeo Depto. de Mercadeo
REGISTRO N.A. Acta de resumen de la reunin
Punto de control Cita con el cliente Reunin con el cliente
Determinar las necesidades del cliente Diseo de la propuesta creativa
Acta de resumen de la reunin Propuesta
Acta de resumen de la reunin Propuesta diseada
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Elaboracin de un piloto Presentacin de propuesta al cliente Produccin comercial Director comercial y/o soporte comercial Depto. de Mercadeo Director comercial y/o soporte comercial
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Piloto en DVD Acta de resumen de la reunin Piloto en DVD Reunin
Determinar modificaciones que el cliente solicite a la propuesta Presentar la propuesta final
Acta de resumen de la reunin Ninguno
Recibir, revisar y archivar la orden de pauta Si la pauta requiere produccin, solicitar a la direccin de produccin los recursos necesarios
Depto. de Mercadeo Produccin comercial
Orden de pauta Solicitud de recursos de produccin para comercializacin
Modificaciones realizadas Reunin con el cliente. Confirmacin de recepcin por parte del cliente Orden de pauta archivada Solicitud entregada y copia archivada.
7. REGISTROS: Propuesta creativa Piloto Orden de pauta Solicitud de recursos de produccin para comercializacin 8.ANEXOS: Solicitud de recursos de produccin para comercializacin (F. PM-GCM1-1)
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Procedimiento: Cdigo: PM-GCM2 EMISIN Y FACTURACIN Versin: 3.0 COMERCIAL Proceso Pginas: 3 CANAL 13 GESTIN COMERCIAL Y DE MERCADEO 1. OBJETIVO: Realizarla emisin de la pauta publicitaria de acuerdo a lo acordado con el cliente 2. ALCANCE: este procedimiento abarca las actividades realizadas entre la recepcin de la orden de pauta y la certificacin de la emisin de la pauta 3. RESPONSABLE: Departamento de comercializacin, Master de emisin, tesorera. 4. DEFINICIONES: FLOW: documento en el cual se consigna la manera en la que se va a emitir la pauta contratada, los das y los programas en los cuales se emitir. CONTINUIDAD: Archivo que contiene minuto a minuto la totalidad de la programacin que se emitir diariamente en el canal, tanto los programas, como la publicidad, cdigos cvicos, mensajes institucionales, etc. CONTINUIDAD COMERCIAL: Archivo en el cual se programa la pauta publicitaria a horas especficas dentro de los programas y das establecidos en el Flow. CERTIFICADO DE EMSIN: Documento generado por programacin, el cual certifica que la pauta comercial fue programada y cargada en el servidor para su emisin. CONTROL DE EMISIN: Persona encargada de supervisar la emisin de la programacin del canal, tanto los programas como la publicidad, y verificar que se est cumpliendo con la continuidad.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Orden de pauta enviada por el cliente 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD Elaborar el Flow Subir el flow al servidor, en la carpeta Pauta Llenar la descripcin de la pauta en el archivo mercadeo que se encuentra en la carpeta pauta del servidor. (Ver instructivo) Elaborar la continuidad comercial diaria, de acuerdo a las instrucciones incluidas tanto en el archivo Administrador de emisin que se encuentra en la carpeta pauta en el
RESPONSABLE Asistente de mercadeo Asistente de mercadeo Coordinador de mercadeo
REGISTRO Flow Flow en el servidor
PUNTO DE CONTROL Flow elaborado Flow debidamente accesible desde el servidor Archivo en el servidor completo
Archivo completo
Administrador de emisin
Continuidad
Continuidad elaborada
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 servidor, como al flow.
Enviar la continuidad al mster de emisin Enviar el material publicitario (pauta slida y menciones pregrabadas) al administrador de pauta para incluirlo en la continuidad. Enviar el material publicitario (pauta slida y menciones pregrabadas) al master de emisin y/o dar las instrucciones al director Subir el material en el servidor Devolver material al departamento comercial Archivar el material Programar el servidor de acuerdo con la continuidad comercial Emitir la pauta Verificar que se emita la totalidad de la pauta contemplada en la continuidad comercial Remitir el informe de control de emisin comercial al administrador de emisin Verificar la emisin de los comerciales Llenar el archivo de Administrador de pauta con los datos de emisin. (Ver instructivo) Borrar el material del servidor de acuerdo a las instrucciones. Elaborar certificado de emisin Notificar a tesorera de la pauta que debe ser facturada y remitirle copia de la orden de pauta del cliente y el certificado de emisin
Administrador de emisin Asistente de mercadeo
Ninguno Registro de recibido
Continuidad recibida en Emisin Material recibido
Administrador de emisin
Registro de recibido
Material recibido
Operador de emisin Operador de emisin Administrador de emisin Operador de emisin Operador de emisin Control de emisin
N.A. Registro de recibido N.A. N.A. N.A. Informe de control de emisin Informe de control de emisin N.A. Hoja Administrador de Pauta N.A. Certificado de emisin Solicitud de facturacin
Material en el servidor Material recibido Material archivado y foliado Material programado en el servidor Pauta emitida Informe del da con las novedades, elaborado. Informe recibido por el administrador de emisin Cuadro de certificado de emisin revisado Cuadro administrador de pauta elaborado Material borrado Certificado emitido Solicitud de facturacin debidamente diligenciada y entregada a tesorera con la documentacin completa (certificado de emisin y copia de la
Control de Emisin Administrador de emisin Administrador de emisin Operador de emisin Administrador de emisin Coordinador de mercadeo
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Archivar orden de pauta y solicitud de facturacin. Facturar de acuerdo al procedimiento correspondiente (GF4) Llenar el cuadro de Tesorera (Ver instructivo) Asistente de mercadeo Coordinador de tesorera y facturacin Coordinador de tesorera y facturacin N.A. Factura
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 orden de pauta) Documentos archivados Factura emitida y entregada Archivo tesorera elaborado
Archivo Tesorera
7. REGISTROS: Cuadro Mercadeo. Cuadro administrador de emisin Cuadro tesorera Flow Certificado de emisin Continuidad comercial Informe de Control de emisin Solicitud de facturacin Certificado de emisin Factura 8.ANEXOS: Cuadro Mercadeo (F. PM-GCM2-1) Cuadro administrador de pauta (F. PM-GCM2-2) Cuadro tesorera F. PM-GCM2-3 ) Registro de recibido de los cassettes (F. PM-GCM2-4) Solicitud de facturacin (F. PM-GCM2-5) Instructivo de uso de la carpeta de pauta (I. PM- GCM2-6)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 CANAL REGIONAL DE TELEVISIN TEVEANDINA LTDA. Procedimiento: CONCURSOS Proceso : GESTIN DE MERCADEO
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PM-GCM3 Versin: 3.0 Pginas: 2
CANAL 13
1. OBJETIVO: Generar fidelizacin de los televidentes mediante el diseo de concursos atractivos e interesantes, y su consecuente entrega de premios. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca todas las actividades comprendidas entre la identificacin del premio y la entrega del mismo. 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas 4. DEFINICIONES: Promociones: piezas audiovisuales que son emitidas dentro de la programacin del canal, y que pretenden informar al televidentes sobre sucesos especficos. Menciones: Referencia en forma hablada, sonora o visual o en combinacin, sin lema agregado o calificacin alguna, que es realizada por los presentadores de un programa, dentro del desarrollo del mismo. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Relacin de los premios Coordinador de Formato de Formato de relacin de disponibles. Se debe entregar Mercadeo relacin de premios completo. soporte de la cantidad y premios caractersticas del premio. Mecnica del concurso Coordinador Mercadeo Supervisor comunicaciones sistemas de Instructivo de la Instructivo de la mecnica del mecnica del concurso concurso. elaborado de Formato de Promociones aprobadas y aprobacin de la por el supervisor de promocin comunicaciones y sistemas Promociones emitidas Inscripciones realizadas
Diseo de las promociones y menciones
Emisin de promociones
Recepcin de las inscripciones y/o del material para recambio
Administrador de Ninguno emisin Asistente de Ninguno comunicaciones Director de programa Coordinador de Mercadeo Coordinador Mercadeo Supervisor comunicaciones sistemas Director de programa
Seleccin del ganador
Entrega del premio
de formato de Ganador seleccionado seguimiento al concurso de Acta de entrega Acta de entrega del y premio firmada
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Coordinador Mercadeo de
Si el premio no es de entrega inmediata, informar al ganador las condiciones de la entrega
Supervisor de comunicaciones y sistemas Director de programa Coordinador de Mercadeo
Acta compromiso aceptacin condiciones premio
de y de del
Acta de compromiso y aceptacin de condiciones del premio firmada
Elaboracin y archivo del Coordinador formato de seguimiento al Mercadeo concurso
de Formato seguimiento concurso
de Formato de seguimiento al al concurso archivado
7. REGISTROS: instructivo de la mecnica del concurso, Acta de entrega del premio, formato de seguimiento al concurso, formato de aprobacin de las promociones. 8.ANEXOS: Formato de relacin de premios (F. PM-GCM3-1) Formato instructivo de la mecnica del concurso (F. PM-GCM3-2) Formato de seguimiento al concurso (F. PM-GCM3-3) Formato de acta de entrega (F. PM-GCM3-4) Formato de acta de compromiso y aceptacin de condiciones del premio (F. PM-GCM3-5) Formato de aprobacin de las promociones y autopromociones (F. PM-GC2-3)
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5. PROCESOS DE APOYO
5.1 ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO (PA-ARH)
ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO Cdigo: PA-ARH Coordinar y supervisar el manejo de los recursos humanos dentro de la organizacin. El proceso abarca las actividades realizadas entre la seleccin del personal hasta ALCANCE: el pago mensual del mismo. RESPONSABLE: Director Jurdico y administrativo Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Mejoramient Determinar las o continuo necesidades de (PE-MC) personal. INTERNOS Gestin del Realizar el proceso Nmina Manual de Calidad Talento Planeacin de seleccin de Humano (PAEstratgica (PE-PE) Plan estratgico Resultados personal, tanto para GTH) de la Evaluacin de Resultados de la evaluacin de servidores pblicos, desempeo Gestin seleccin Desempeo (PEcontratistas y Financiera ED) practicantes. (PA-GF) Realizar los procesos Gestin Jurdica (PAde induccin y GJ) reinduccin. Elaborar la nmina de empleados del canal EXTERNOS Revisar las cuentas Departamento Normatividad sobre el manejo de Ofertas Administrativo de la Comunidad de cobro de los personal laborales Funcin Pblica contratistas y Comunidad verificar que cumplan con los requisitos para el pago. REQUISITOS INDICADORES RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 HUMANOS INTERNOS EXTERNOS NOMBRE FRMULA 4.1, 4.2, 5.1, 5.5, 5.6, 6.2, 7.4, 8.2, 8.5 LEGALES Y Coordinador REGLAMENTARIOS Jurdico y Cantidad de Errores en el Manual de errores en la Administrativo pago Calidad. Reglamentacin de nmina Ley 4 de 1992 Asistente Plan contratacin de Ley 6 de 1945 administrativa estratgico personal. Ley 734 de 2002 Personal INFRAESTRUCTU Evaluacin de Ley 182 de 1995 adecuado desempeo RA para NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROYECTO:
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Computadores con Windows, y Office.

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE desarrollas las funciones asignadas Resultados de la encuesta de conocimiento del canal realizada por comunicacione s.
Ninguno AMBIENTE DE TRABAJO

Iluminacin Ventilacin ORGANIZACIONAL ES Conocimient o de la organizacin
Ninguno
Riesgos:
Pagos errados en la nmina Falta de personal Personal no competente
Ver mapa de riesgos
51
5.1.1 PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO CANAL REGIONAL DE TELEVISIN Procedimiento: Cdigo: PA-ARH1 TEVEANDINA LTDA. NMINA Versin: 3.0 Proceso : Pginas: 2 CANAL 13 ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO 1. OBJETIVO: Efectuar la liquidacin para el trmite de pago de nmina a los funcionarios del Canal, cancelacin de autoliquidaciones de Seguridad Social y aportes Parafiscales. 2. ALCANCE: Se inicia con el recibo de las novedades tramitadas ante el Coordinador Administrativo y finaliza cuando se realiza el giro a cada uno de los funcionarios. 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Aportes Parafiscales: Pagos que realiza el Canal a entidades como el Sena, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Caja de Compensacin, prestaciones sociales (prima de servicios, prima de navidad, vacaciones, cesantas, intereses a las cesantas, bonificacin de servicios prestados y bonificacin especial de recreacin). Apropiaciones de nmina: conformadas por los siguientes conceptos: seguridad social (salud, pensin, riesgos profesionales).
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Recibir novedades de Director Jurdico y cooperativas, caja de Administrativo compensacin, EPS y ARP, primas, vacaciones Registrar en el sistema siigo Director Jurdico y recursos humanos las Administrativo novedades de cada funcionario Imprimir una pre-nmina y Director Jurdico y verificar que hayan Administrativo quedado incluidas todas las novedades Corregir las inconsistencias Director Jurdico y presentadas Administrativo Imprimir la planilla de Director Jurdico y nmina definitiva Administrativo verificando que hayan quedado corregidas las inconsistencias Imprimir planilla de Director Jurdico y parafiscales y seguridad Administrativo social en original y dos copias
REGISTRO Ninguno
Punto de control Cartas de las entidades radicadas en recepcin
Ninguno Novedades registradas en SIIGO Prenmina impresa Prenmina impresa Ninguno Nmina impresa Nmina impresa Inconsistencias corregidas en el sistema
Planillas de parafiscales Planillas impresas
52
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Imprimir descuentos por nmina (Caja de Compensacin, Fedetel, Cooperariva, Apogeo, Sindicato, retencin en la fuente) para el respectivo pago en original (nmina) y una copia (tesorera) Ordenar al Sistema liquidar el valor correspondiente a las cesantas mensuales por funcionario. Ingresar al Sistema del Fondo Nacional de Ahorro para registrar el valor correspondiente a las cesantas de cada funcionario Registrar en el Sistema SOI los aportes de pensin, salud, Fondo de Solidaridad Pensional y aportes parafiscales Firmar la nmina impresa y los respectivos soportes Enviar a Coordinacin Financiera para el respectivo giro presupuestal Realizar el giro Director Jurdico y Administrativo
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Planillas de descuentos
Planillas impresas
Director Jurdico y Administrativo
Ninguno
Planilla del pago de cesantas al Fondo Nacional de Ahorro
Ninguno Archivo plano para el Fondo Nacional de Ahorro Planillas de pago de seguridad social y parafiscales del SOI
Planillas impresas
Director Jurdico y Administrativo Director Jurdico y Administrativo
Nmina debidamente firmada Oficio de remisin
Nmina firmada
Oficio remisorio Comprobante de transferencia Extracto de nmina
Transferencias bancarias realizadas Extracto de nmina Entregar a los funcionarios firmado por el su extracto de nmina funcionario 7. REGISTROS: prenmina, nmina, planilla de parafiscales, planilla de descuentos, planilla de cesantas, planilla de pago de seguridad y parafiscales del SOI, extractos de nmina 8.ANEXOS: Ninguno
Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin
53
Procedimiento: Cdigo: PA-ARH2 VACACIONES Versin: 3.0 Proceso : Pginas: 2 CANAL 13 ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO 1. OBJETIVO: Efectuar la planeacin, aprobacin y liquidacin de las vacaciones de los funcionarios. 2. ALCANCE: Se inicia con el recibo de las solicitudes de vacaciones, y termina con el reintegro del funcionario. 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Solicitud de las fechas de Director Jurdico y vacaciones estimadas de los Administrativo funcionarios Solicitud de vacaciones del Director Jurdico y funcionario. Debe Administrativo presentarse con 15 das de antelacin a la fecha en la que disfrutar de las vacaciones Revisin de que el Director Jurdico y empleado cumple con los Administrativo requisitos para las vacaciones Aprobacin de las Director Jurdico y Administrativo vacaciones Liquidacin de las Director Jurdico y vacaciones Administrativo Director Jurdico y Administrativo Solicitud de disponibilidad presupuestal Identificacin y contratacin (de ser necesario) de la persona que asumir las funciones. Empalme y capacitacin por parte del funcionario que tomar vacaciones, al funcionario que lo reemplazar. Entrega del cargo al funcionario por parte de la persona que hizo el Director Jurdico y Administrativo
REGISTRO Formato de relacin de vacaciones proyectadas Carta de solicitud
Punto de control Formato de relacin de vacaciones proyectadas diligenciado
Carta de solicitud de vacaciones recibida.
Ninguno Requisitos revisados Carta de aprobacin Documento con la liquidacin Solicitud de disponibilidad presupuestal Carta de aprobacin entregada al funcionario Documento con la liquidacin Solicitud de disponibilidad presupuestal presentada en el rea financiera. Orden de servicio o contrato.
Orden de servicio o contrato
Formato de capacitacin y empalme
Formato de capacitacin y empalme diligenciado Informe recibido por la direccin jurdica y administrativa
Informe de tareas ejecutadas durante el encargo
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 reemplazo
7. REGISTROS: Formato de relacin de vacaciones estimadas, Carta de solicitud firmal de vacaciones, Carta de aprobacin de vacaciones, Liquidacin de vacaciones, solicitud de disponibilidad presupuestal, orden de servicio o contrato (de ser necesario), Formato de capacitacin y empalme, informe. 8.ANEXOS: Formato de relacin de vacaciones proyectadas (F. PA-ARH2-1) Formato de capacitacin y empalme (F. PA-ARH2-2)
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5.2 GESTIN DEL TALENTO HUMANO (PA GTH)

NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores GESTIN DEL TALENTO HUMANO PA-GTH Desarrollar al mximo las potencialidades del talento humano de la organizacin. El proceso abarca las actividades comprendidas entre la identificacin de necesidades del talento humano y el seguimiento a los planes implementados Director Jurdico y Administrativo Entradas Actividades Salidas Clientes
Evaluacin de Desempeo (PE-ED). Gestin Tcnica (PMGT) Gestin de Produccin (PM-GPD) Gestin Comercial y de Mercadeo (PMGCM) Gestin de Programacin (PMGPG) Gestin de Comunicaciones (PMGC) Administracin del Recurso Humano (PAARH) Gestin Jurdica (PAGJ) Gestin financiera (PA-GF) Mejoramiento Continuo (PE-MC) Comunidad
INTERNOS
Planeacin Estratgica (PE-PE) Evaluacin de Desempeo (PE-ED) Administracin del Recurso Humano (PA-ARH)
Manual de Calidad Plan estratgico Necesidades de empleados Resultados de evaluaciones desempeo
los las de
Identificar las necesidades del talento humano Identificar las potencialidades del talento humano Disear estrategias para potencializar el desarrollo del talento humano del canal. Medir el impacto de las estrategias en el bienestar de los empleados
Plan de capacitaci n Planes y proyectos de bienestar y salud ocupaciona l
EXTERNOS
Comunidad Academia
Requisitos externos Ofertas de capacitacin y desarrollo del talento
Contratos para capacitaci n
RECURSOS HUMANOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS Plan de capacitac in Planes de bienestar EXTERNO S
Personal familiarizado con los procesos de desarrollo del talento humano
Ninguno
REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.1, 4.2, 5.1, 5.6, 6.2 LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ley 4 de 1992 Ley 6 de 1945 Ley 734 de 2002 Ley 182 de 1995
INDICADORES NOMBRE FRMULA
Capacitacin
Cumplimiento del plan de capacitacin
56
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 INFRAESTRUCTUR A

Computadores con Windows, y Office.

ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE
Ninguno
ORGANIZACIONAL ES
AMBIENTE DE TRABAJO
Iluminacin Ventilacin
Resolucin 035 de 2008 Resolucin 018 de 2002: Manual de Contratacin del Canal Regional de Televisin Teveandina Ltda.
Cumplimient o de programas y proyectos
Actividades realizadas/actividad es propuestas
Riesgos: Pagos errados en la nmina Falta de personal Personal no competente Ver Mapa de riesgos
57
5.2.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN DEL TALENTO HUMANO CANAL REGIONAL DE TELEVISIN Procedimiento: Cdigo: PA-GTH1 TEVEANDINA LTDA. SELECCIN Y VINCULACIN DE Versin: 3.0 PERSONAL CANAL 13 Proceso : Pginas: 3 ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO 1. OBJETIVO: Seleccionar el recurso humano adecuado y competente para el desarrollo de las actividades inherentes a cada cargo de la entidad. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la identificacin de un cargo vacante, hasta la induccin al nuevo funcionario. 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Competencia laboral: Capacidad de una persona para desempear, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad u resultados esperados, las funciones inherentes a su empleo. Esta capacidad est determinada por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes2. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de perfiles, competencias y responsabilidades 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Determinar el cargo Director jurdico y Ninguno Cargo vacante vacante administrativo identificado Determinar los requisitos Director del rea que Ninguno del cargo de acuerdo a el requiere el cargo Requisitos del cargo manual de perfiles, identificados competencias y responsabilidades Analizar las hojas de vida Ninguno y Director del rea que la evaluacin de requiere el cargo desempeo Hojas de vida del de los empleados del persona vinculado a la canal, para determinar si entidad analizadas algn empleado cumple con el perfil para el cargo y puede ser ascendido. Solicitar hojas de vida y Director del rea que Ninguno revisar las que se requiere el cargo Hojas de vida encuentran en la base de solicitadas datos del canal. Analizar las hojas de vida Director del rea que Informe de seleccin de Hojas de vida con base en la ficha de requiere el cargo hojas de vida seleccionadas especificaciones del cargo
2
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, Escuela Superior de Administracin Pblica y Comisin Nacional del Servicio Civil. (2005). Instructivo para el ajuste del manual especfico de funciones y de competencias laborales.
58
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Realizar una entrevista de seleccin basada en competencias Calificar la entrevista y determinar los puntajes ms altos que pasan a la siguiente etapa Realizar una prueba tcnica con el jefe inmediato ( de ser necesario, puede omitirse para algunos cargos). Calificar la prueba y determinar los puntajes ms altos. Seleccionar a la persona ms adecuada para ocupar el cargo, mediante el promedio entre la entrevista y la prueba tcnica Solicitar los papeles necesarios (hoja de vida, cdula, pasado judicial, antecedentes disciplinarios, y dems documentacin requerida) Realizar el examen mdico de ingreso de ser necesario por la naturaleza de la vinculacin Elaborar y firmar el contrato o la orden de servicio Realizar la induccin Director del rea que requiere el cargo Director del rea que requiere el cargo
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Hoja de puntuacin de la entrevista Informe de resultados de las entrevistas Entrevistas realizadas
Formato de calificacin de entrevista completo
Director del rea que requiere el cargo
Hoja de puntuacin de la prueba tcnica
Formato de calificacin de la prueba tcnica completo Resultados promediados
Director del rea que requiere el cargo Director del rea que requiere el cargo
Informe de resultados de la prueba tcnica Informe final del proceso de seleccin
Persona seleccionada y notificada
Director jurdico y administrativo
Ninguno Documentacin completa
Comprobante de realizacin del examen
Examen mdico realizado
Contrato firmado Contrato firmado
Director del rea que Ninguno Funcionario laborando requiere el cargo 7. REGISTROS: Informe del proceso de seleccin el cual consta del informe de la seleccin de hojas de vida, el informe de las entrevistas, informe de la prueba tcnica y resultado final del proceso. Contrato, orden de servicio 8.ANEXOS: Formato de informe de seleccin de hojas de vida (F. PA-GTH1-1) Formato de preguntas de la entrevista por competencias (F. PA-GTH1-2) Formato de puntuacin de la entrevista (F. PA-GTH1-3) Formato de informe de resultados de la entrevista (F. PA-GTH1-4) Formato de puntuacin de la prueba tcnica (F. PA-GTH1-5)
59
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Formato de informe de resultados de la prueba tcnica (F. PA-GTH1-6) Formato de informe final del proceso de seleccin (F. PA-GTH1-7)
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PA-GTH2 Versin: 3.0 Pginas: 2
Procedimiento: PLAN DE CAPACITACIN Proceso : GESTIN DEL RECURSO HUMANO
CANAL 13 1. OBJETIVO: Capacitar al talento humano de Canal 13, en las reas en las que se presentan falencias y necesidades 2. ALCANCE: El proceso abarca las actividades realizadas entre la identificacin de las necesidades y la ejecucin del plan de capacitacin 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Ninguna 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Aplicar instrumento de Instrumento aplicado a Director jurdico y identificacin de Instrumento los empleados del canal administrativo necesidades de capacitacin Identificar las Informe de resultados Director jurdico y Informe necesidades de de la evaluacin administrativo capacitacin Elaborar un plan de capacitacin, tratando de Director jurdico y dar alcance a la mayor administrativo cantidad de solicitudes, o a las ms relevantes Socializar el plan de capacitacin y el cronograma a todos los empleados. Realizar las inscripciones en las diferentes capacitaciones. Definir el cronograma definitivo con base en las inscripciones. Ejecutar el capacitacin plan Director jurdico y administrativo Director jurdico y administrativo Director jurdico y administrativo
Plan de capacitacin
Plan de capacitacin diseado
Ninguno
Plan de capacitacin socializado Hoja de inscripciones diligenciada Plan de capacitacin definitivo Formato de seguimiento al plan de capacitacin diligenciado
Hoja de inscripciones Plan de capacitacin definitivo Formato de seguimiento al plan
de Director jurdico y administrativo
7. REGISTROS: Instrumento de identificacin de necesidades de capacitacin, informe de resultados de la evaluacin, Plan de capacitacin, Hoja de inscripciones, Formato de seguimiento al plan de capacitacin. 8.ANEXOS:
61
Formato de Instrumento de identificacin de necesidades de capacitacin (F. PA-GTH2-1) Formato de informe de resultados de la evaluacin de necesidades de capacitacin (F. PA-GTH2-2) Formato de Plan de capacitacin (F. PA-GTH2-3) Formato de Hoja de inscripciones a capacitacin (F. PA-GTH2-4) Formato de seguimiento al plan de capacitacin. (F. PA-GTH2-5)
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Procedimiento: Cdigo: PA-GTH3 PRCTICAS PROFESIONALES Versin: 3.0 Proceso : Pginas: 2 CANAL 13 ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO 1. OBJETIVO: Coordinar la realizacin de prcticas profesionales en el canal 2. ALCANCE: Se inicia con la identificacin de vacantes para practicantes, y termina con la elaboracin de la 3. RESPONSABLE: Director de Produccin y Programacin 4. DEFINICIONES: Prctica profesional: Periodo en el que los estudiantes universitarios deben vincularse a una empresa, para trabajar y aplicar sus conocimientos. No tiene remuneracin econmica, ni genera vnculo contractual. Regin de cubrimiento: Se refiere a la zona del territorio nacional en la que el canal tiene autorizacin de emitir su seal, esta compuesta por los departamentos socios de Teveandina, los cuales son: Cundinamarca, Boyac, Huila, Meta, Caquet, Putumayo, Guaviare, Tolima y Casanare. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificacin de las Coordinador de Formato de solicitud de Formato de solicitud de necesidades de practicantes practicantes practicantes practicantes de cada programa y rea diligenciado por los directores Identificacin de vacantes Coordinador de Formato de vacantes Formato de vacantes para prcticas practicantes diligenciado Recepcin de solicitudes de Coordinador de Relacin de solicitudes prctica profesional y practicantes recibidas Formato de relacin de solicitudes a las hojas de vida universidades con las que diligenciado hay convenios previamente establecidos Citacin a los estudiantes Coordinador de Ninguno para entrevista, dando practicantes Estudiantes citados prioridad a aquellos de la regin de cubrimiento del canal Coordinador de Formato de gua y Formato de gua y Realizacin de las practicantes resultados de entrevista resultados de entrevista entrevistas Directores de programa elaborado Seleccin de los Coordinador de Formato de Asignacin Formato de Asignacin practicantes, dando practicantes de practicantes de practicantes prioridad a aquellos de la Directores de programa diligenciado y regin de cubrimiento del Estudiantes informados canal Suscripcin de convenios de Director jurdico y Convenios Convenios suscritos prctica (de ser necesario) Administrativo
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Recepcin de los documentos e informacin necesaria Induccin general a los practicantes Coordinador de practicantes Coordinador de practicantes
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Formato de datos de practicantes Formato de seguimiento al ingreso de practicantes Formato de datos de practicantes diligenciado Formato de seguimiento al ingreso de practicantes diligenciado Formato de seguimiento al ingreso de practicantes diligenciado Formato de seguimiento al ingreso de practicantes diligenciado Formato de control de asistencia diligenciado
Entrega de funciones responsabilidades
Coordinador de practicantes
Formato de seguimiento al ingreso de practicantes
Capacitacin practicantes
los
Coordinador de practicantes Directores de programa
Formato de seguimiento al ingreso de practicantes
Seguimiento a la ejecucin de las prcticas
Coordinador de practicantes
Formato de control de asistencia
Coordinador de Certificado de prcticas Elaboracin del certificado Certificado entregado. practicantes de prcticas. 7. REGISTROS: formato de solicitud de practicantes, Formato de vacantes de prctica, Formato de relacin de hojas de vida, Formato de gua y resultados de entrevista de prctica, formato relacin de asignacin de practicantes, formato de datos de practicantes, Formato de seguimiento al ingreso de practicantes, formato de control de asistencia, Convenio, certificado de prcticas. 8.ANEXOS: Formato de solicitud de practicantes (F. PA-GTH3-1) Formato de vacantes de prctica (F. PA-GTH3-2) Formato de relacin de hojas de vida (F. PA-GTH3-3) Formato de gua y resultados de entrevista de prctica (F. PA-GTH3-4) Formato relacin de asignacin de practicantes (F. PA-GTH3-5) Formato de datos de practicantes (F. PA-GTH3-6) Formato de seguimiento al ingreso de practicantes (F. PA-GTH3-7) Formato de control de asistencia (F. PA-GTH3-8)
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5.3 GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y TECNOLGICOS

GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y Cdigo: PA-GR TECNOLGICOS Administrar eficaz y eficientemente las compras, inventario y recursos tanto fsicos OBJETIVO DEL PROYECTO: como de tecnologa (hardware y software administrativo). El proceso abarca las actividades realizadas entre la identificacin de las necesidades de ALCANCE: compra, mantenimiento o reparacin, hasta el correcto uso y mantenimiento de los mismos. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo Proveedores Entradas Actividades Salidas Clientes Mejoramiento Solicitar el listado con continuo (PElas necesidades de cada INTERNOS MC) rea. Manual de Calidad Planeacin Gestin Determinar las Bakups Estratgica (PE-PE) Plan estratgico Tcnica (PMnecesidades de compra Inventarios GT) Gestin Tcnica Solicitudes de compras Elaborar un plan de Plan de (PM-GT) compras Gestin Solicitud de reparacin o compras Financiera Gestin de mantenimiento Verificar proveedores y (PA-GF) Produccin (PMpedir cotizaciones GPD) Gestin de Proceder con el trmite produccin de compra de los (PM-GPD) insumos o bienes Ingresar los bienes a almacn o a inventarios segn corresponda. Hacer entrega a los funcionarios de los bienes Mantener el inventario de y el almacn rdenes EXTERNOS servicio. actualizados. Cotizaciones Proveedores Proveedores rdenes de Realizar mantenimiento a los compra. equipos de oficina. Realizar copias y mantenimiento al Software. Realizar las reparaciones locativas pertinentes. REQUISITOS RECURSOS DOCUMENTOS ASOCIADOS INDICADORES APLICABLES NORMA NTC-GP 10002004 HUMANOS INTERNOS EXTERNOS NOMBRE FRMULA 4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 6.3, 6.4, 7.4, Porcentaje de LEGALES Y Personal capacitado Manual de cumplimiento Cotizacion REGLAMENTARIOS Mantenimiento en el manejo del Calidad. del plan de es Ninguno software Plan mantenimiento Facturas estratgico INFRAESTRUCTURA ESPECIFICADOS POR Backups Porcentaje de NOMBRE DEL PROCESO:
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EL CLIENTE cumplimiento Computadores con Ninguno del plan de Windows, y Office. realizacin de Software financiero BackUps con mdulo de compras y almacn. AMBIENTE DE ORGANIZACIONALES Porcentaje de TRABAJO Resolucin 018 de 2002, Inventario actualizacin Iluminacin Manual de Contratacin del inventario. Ventilacin Riesgos: Dao en la red que puede generar prdida de la informacin y atraso en las labores Dao en los equipos de cmputo que puede generar prdida de la informacin y atraso en las labores Brechas de seguridad en los equipos o la red que pueda generar robo de informacin Prdida de bienes de la entidad Prdida de elementos de consumo de la entidad Deterioro de la estructura fsica del edificio que redunda en dao en los equipos. Ver Mapa de riesgos
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5.3.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y TECNOGICOS CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Cdigo: PA-GR1 TELEVISIN TEVEANDINA COMPRAS Y SERVICIOS Versin: 3.0 LTDA. Proceso : Pginas: 3 GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y CANAL 13 TECNOLGICOS 1. OBJETIVO: Realizar las compras de los insumos necesarios para desarrollar las actividades del canal. 2. ALCANCE: el procedimiento abarca las actividades comprendidas entre la definicin de los requerimientos de elementos para el desarrollo de las actividades del canal, hasta la verificacin de la factura 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Orden de compra: Documento mediante el cual se formaliza la compra de elementos. Disponibilidad presupuestal: Documento en donde se registra un gasto tomado del Plan Anual de Cuentas (PAC) despus de haber sido aprobado el gasto. Registro presupuestal: Documento en el cual se configura un compromiso entre el contratante del gasto y el proveedor o contratista despus de suscribir una orden de servicio, de compra o contrato. Giro presupuestal: Documento mediante el cual se ordena el pago de la obligacin, despus de haber cumplido las clusulas de la orden de servicio, orden de compra o contrato suscritos en el registro presupuestal. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Elaborar el listado de implementos Almacenista que requiere el canal y las cantidades requeridas en el ao inmediatamente anterior. Disear un plan de compras para el ao en curso Solicitar cotizaciones y definir los mejores proveedores para cada elemento. Definir la manera y la periodicidad en la que se realizarn las compras Elaborar la solicitud de disponibilidad presupuestal para cada compra que vaya a hacerse o servicio que vaya a contratarse. Recepcin de la solicitud de la disponibilidad presupuestal con Almacenista Almacenista
REGISTRO Formato de consumo de implementos
Plan de compras Cotizaciones
Punto de control Listado completo de los elementos que fueron consumidos el ao inmediatamente anterior y las cantidades Plan de compras elaborado Cotizaciones solicitadas
Director Jurdico y Administrativo Director Jurdico y Administrativo. Director de produccin y programacin Asistente Financiero
Plan de compras Solicitud de disponibilidad presupuestal
Plan de compras Disponibilidad presupuestal elaborada y firmada
Ninguno
Solicitud firmada
debidamente cotizaciones
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 sus respectivas cotizaciones Elaboracin de la disponibilidad presupuestal Elaborar la orden de compra o de servicio en el software correspondiente Recepcin de la orden de servicio, de compra o del contrato Coordinador de presupuesto y contabilidad Almacenista
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 soporte. Disponibilidad presupuestal Orden de compra elaborada y firmada Ninguno Verificacin de la fecha y consecutivo en el sistema Orden de compra enviada
Asistente Financiero
Revisar la firma en documento respectivo
el
Compromiso presupuestal Elaboracin presupuestal del compromiso Asistente Financiero
Verificacin de la fecha y consecutivo en el sistema, as como Verificar que sea expedido con la misma fecha de la orden de servicio, de compra o contrato.
Hacer ingreso al almacn de la compra o Elaborar la supervisin del servicio Hacer entrega de los elementos a las diferentes dependencias
Almacenista Director de produccin y programacin Almacenista Almacenista
Formato de Entrada de elementos al almacn / supervisin Formato de entrega de elementos Ninguno
Elemento ingresado al almacn mediante formato o supervisin elaborada Formato de entrega elementos diligenciado de
Recepcin de la supervisin del servicio o sello de entrada de la compra a almacn.
Asistente Financiero
Verificar que la supervisin sea de la misma fecha o posterior al servicio y que se coloque sello de entrada a almacn para compras. Verificar los datos y requisitos legales de la factura Firma del memo remisorio por parte de tesorera verificar que los documentos soportes estn completos Verificacin de la fecha y consecutivo en el sistema, y verificar que sea expedido con la misma fecha o posterior a la factura.
Recepcin de la factura o cuenta de cobro Remisin de los soporte a tesorera documentos
Asistente Financiero Asistente Financiero Coordinador de tesorera y facturacin Asistente Financiero
Factura o cuenta de cobro Ninguno
Ninguno
Solicitud de giro presupuestal
Giro presupuestal Elaboracin del giro presupuestal
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Remisin de la cuenta por pagar a tesorera, para su respectivo pago. Proceder al pago de acuerdo con el procedimiento correspondiente Asistente financiero
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Ninguno Cuenta entregada en tesorera
Coordinador de Ninguno Copia del giro por parte de la tesorera y tesorera facturacin 7. REGISTROS: plan de compras, formato de consumo de elementos, solicitud de disponibilidad presupuestal, disponibilidad presupuestal, orden de compra o de servicio, compromiso presupuestal, formato de entrega de elementos, supervisin, factura o cuenta de cobro, giro presupuestal. 8.ANEXOS: Formato de consumo de elementos (F. PA-GR1-1) Formato del plan de compras (F. PA-GR1-2) Solicitud de disponibilidad presupuestal (F. PA-GR1-3) Formato de entrega de elementos (F. PA-GR1-4) Formato de entrada de elementos al almacn (F.PA-GR1-5)
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Procedimiento: Cdigo: PA-GR2 ADMINISTRACIN DE LA RED Versin: 3.0 Proceso : Pginas: 2 GESTIN DE RECURSOS FSICOS CANAL 13 Y TECNOLGICOS 1. OBJETIVO: Administrar todos los elementos de comunicacin de datos y proveer soluciones de conectividad a los usuarios internos del Canal. 2. ALCANCE: Se inicia con la revisin del sistema y la solicitud de actualizacin de hardware y termina con la modificacin del perfil del usuario. 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y sistemas 4. DEFINICIONES: RED: La intercomunicacin entre computadores permite no slo el intercambio de datos, sino tambin compartir recursos de todo tipo, optimizando as elevadas inversiones. Las redes son el soporte para estas conexiones. RED DE REA AMPLIA WAN: Cualquier red pblica es de este tipo. Su caracterstica es que no tiene lmites en cuanto a su amplitud. Existen redes privadas de gran cobertura, soportadas en estructuras fsicas que son propiedad de operadores nacionales o internacionales. RED DE REA LOCAL LAN: Generalmente se considera que son las redes cuyo mbito est restringido a un edificio o a unidades fsicas similares. RED CLIENTE / SERVIDOR: Red de comunicaciones que utiliza servidores dedicados para todos los clientes en la red. BACKBONE: Mecanismo de conectividad primario en un sistema distribuido. Todos los sistemas que tengan conexin al backbone (columna vertebral) pueden interconectarse entre s, aunque tambin puedan hacerlo directamente o mediante redes alternativas. ENRUTADOR: Un enrutador es una computadora que se conecta a dos o ms redes y reenva paquetes de acuerdo con la informacin encontrada en su tabla de enrutamiento. Los enrutadores de la Ethernet ejecutan el protocolo IP. SWITCH: Trmino general que se aplica a un dispositivo electrnico o mecnico que permite establecer una conexin en una red. USUARIO: Un usuario puede ser definido como aquella persona que interacta con la computadora a nivel de aplicacin. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Revisar el visor de sucesos con el Supervisor de Ninguno Sistema revisado propsito de inspeccionar que el Comunicaciones y sistema est consistente. sistemas PC- Ejecutar el programa que Supervisor de Ninguno Mantenimiento analiza los equipos en red. Comunicaciones y realizado Verificar los nombres de los sistemas grupos, de PC Ws y de Usuarios WS. En caso de encontrar anomalas o fallas, realizar el mantenimiento.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Solicitar la creacin de un perfil de usuario, de acuerdo con el nivel de responsabilidad del empleado, por medio del formato de Solicitud de Creacin de Usuarios. Revisar la solicitud de acuerdo al cargo y aprobarla o modificarla Crear los permisos del usuario, de acuerdo con la solicitud presentada y a la aprobacin obtenida Comunicar la modificacin del perfil del usuario realizada. Supervisor de Comunicaciones y sistemas
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Solicitud de creacin de usuario Solicitud entregada
Supervisor de Comunicaciones y sistemas Supervisor de Comunicaciones y sistemas
Formato de aprobacin
Ninguno
Formato de aprobacin diligenciado Permisos creados
Supervisor de Ninguno Usuario informado Comunicaciones y sistemas 7. REGISTROS: Solicitud de creacin del usuario, formato de aprobacin de solicitud. 8.ANEXOS: Formato de Solicitud y aprobacin de creacin del usuario (F. PA-GR2-1)
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Procedimiento: Cdigo: GR3 MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Versin: 3.0 Proceso : GESTIN DE RECURSOS FSICOS CANAL 13 Y TECNOLGICOS 1. OBJETIVO: Dar mantenimiento preventivo y correctivo a la totalidad de equipos del canal 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la elaboracin del cronograma de mantenimiento hasta el mantenimiento mismo. 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Mantenimiento: revisin de los equipos para realizar correcciones, limpieza y adecuaciones menores que garanticen su buen funcionamiento. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Coordinador Jurdico y Cronograma de Cronograma elaborado Administrativo mantenimiento de Elaborar la programacin Supervisor tcnico y de equipos de mantenimientos al ao produccin Coordinador Jurdico y Ninguno Empleados notificados De acuerdo a la programacin, informar Administrativo quines y en qu fechas se Supervisor tcnico y de produccin realizarn los mantenimientos. Coordinador Jurdico y Ordenes de servicio Servicio de Contratar el servicio de Administrativo mantenimiento mantenimiento que sea Supervisor tcnico y de contratado necesario. produccin Coordinador Jurdico y Formato de realizacin Formato de realizacin Realizar el servicio de Administrativo de mantenimiento del mantenimiento mantenimiento de acuerdo Supervisor tcnico y de diligenciado al cronograma produccin Coordinador Jurdico y Hoja de vida del equipo Hoja de vida del equipo Administrativo actualizada Actualizar la hoja de vida Supervisor tcnico y de del equipo produccin 7. REGISTROS: formato de cronograma de mantenimiento, rdenes de servicio y formato de realizacin de mantenimiento. 8.ANEXOS: Formato de cronograma de mantenimiento (F. GR3-1) Formato de realizacin de mantenimiento (F. GR3-2) Hoja de vida de equipos de cmputo(F. GR3-3)
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Procedimiento: Cdigo: PA-GR4 ADMINISTRACIN DE BACKUPS Versin: 3.0 Proceso : Pginas: 1 GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y CANAL 13 TECNOLGICOS 1. OBJETIVO: Asegurar la informacin contenida en los equipos del canal, mediante la realizacin de backups 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la elaboracin del cronograma de backups hasta la firma del formato de verificacin por parte de los empleados 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas 4. DEFINICIONES: Backup: Se refiere a la copia de seguridad de los datos, de tal forma que se pueda restaurar un sistema despus de una prdida de informacin. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Supervisor de Cronograma de Cronograma Elaborar el cronograma de Comunicaciones y backups elaborado backups para el ao Sistemas Supervisor de Ninguno Empleados informados Informar a los empleados Comunicaciones y mediante correo cundo se les realizar e Sistemas electrnico Supervisor de Preparar los dispositivos Comunicaciones y rotulados y medios. Sistemas Supervisor de Realizar los backups de Comunicaciones y acuerdo al cronograma. Sistemas Marcar el backup con el Supervisor de consecutivo Comunicaciones y correspondiente. Sistemas Supervisor de Guardar los backups en el Comunicaciones y lugar indicado, previa Sistemas verificacin y firma del empleado a cuyo equipo se le realiz el backup Ninguno Dispositivo de Backup preparado (CD, DVD, Disco duro) Backups realizados
Ninguno
backup
Backup marcado de acuerdo al consecutivo Formato diligenciado y firmado
Formato de verificacin de realizacin de backups
7. REGISTROS: Cronograma de Backups, Formato de verificacin de backups 8.ANEXOS: Cronograma de Backups (F. PA-GR4-1) Formato de verificacin de backups (F. PA-GR4-2)
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Procedimiento: Cdigo: PA-GR5 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Versin: 3.0 DE LA RED DE DATOS Proceso : Pginas: 1 CANAL 13 GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y TECNOLGICOS 1. OBJETIVO: Solucionar los problemas tcnicos que se presenten en la red de datos del canal. 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre el reporte de dao y la verificacin del correcto funcionamiento de la red 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas 4. DEFINICIONES: Red de datos: tambin llamada red de computadoras, red de ordenadores o red informtica, es un conjunto de equipos (computadoras y/o dispositivos) conectados por medio de cables, seales, ondas o cualquier otro mtodo de transporte de datos, que comparten informacin (archivos), recursos (CDROM, impresoras, etc.) y servicios (acceso a internet, e-mail, chat, juegos), etc. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Formato de reportes Formato de reportes de Reporte de dao de la red de de dao de red dao de red diligenciado datos (red interna e internet) Realizar supervisin del estado de la red interna. 1. . Verificacin de la red, 2. verificacin del firewall, 3. Verificacin del modem de internet) Solicitar soporte tcnico al proveedor de servicio de internet Si el dao es en la red fsica, reportarlo a la direccin jurdica y Administrativa para que proceda a efectuar los arreglos. Hacer las reparaciones pertinentes Supervisor de Comunicaciones y Sistemas Formato de reportes de dao de red Formato de reportes de dao de red diligenciado
Asistente de comunicaciones Asistente de comunicaciones
Formato de reportes de dao de red Formato de reportes de dao de red
Formato de reportes de dao de red diligenciado Formato de reportes de dao de red enviado a la direccin jurdica y administrativa Red debidamente arreglada Formato de reportes de dao de red diligenciado
Director Jurdico y Formato de reportes Administrativo de dao de red Supervisor de Formato de reportes Verificar que el equipo funcione Comunicaciones y de dao de red correctamente. Sistemas 7. REGISTROS: Formato de seguimiento al dao de red 8.ANEXOS: Formato de seguimiento al dao de red (F. PA-GR5-1)
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Procedimiento: Cdigo: PA-GR6 MANTENIMIENTO CORRECTIVO Versin: 3.0 DE EQUIPOS Proceso : Pginas: 2 CANAL 13 GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y TECNOLGICOS 1. OBJETIVO: Solucionar los problemas tcnicos que se presenten en los equipos administrativos del canal. 2. ALCANCE: El procedimiento incluye las actividades que se realizan entre la solicitud de visita tcnica y la verificacin de funcionamiento correcto del equipo por parte del usuario 3. RESPONSABLE: Supervisor de Comunicaciones y Sistemas 4. DEFINICIONES: Hardware: corresponde a todas las partes fsicas y tangibles de una computadora: sus componentes elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos; sus cables, gabinetes o cajas, perifricos de todo tipo y cualquier otro elemento fsico involucrado.
Software: se refiere al equipamiento lgico o soporte lgico de un computador digital, y comprende el conjunto de los componentes lgicos necesarios para hacer posible la realizacin de una tarea especfica. Tales componentes lgicos incluyen, entre otros, aplicaciones informticas tales como procesador de textos, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a edicin de textos; software de sistema, tal como un sistema operativo, el que, bsicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando la interaccin con los componentes fsicos y el resto de las aplicaciones, tambin provee una interfaz ante el usuario.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Asistente de Reporte de dao de un comunicaciones equipo. Programar la visita a la dependencia que report el problema tcnico Hacer la revisin del equipo y determinar el diagnstico y curso de accin. Si el problema es de software, arreglar el equipo. Si el problema es de hardware y equipo es en leasing, informar para que se hagan los arreglos pertinentes Supervisor de Comunicaciones y Sistemas Supervisor de Comunicaciones y Sistemas Supervisor de Comunicaciones y Sistemas Supervisor de Comunicaciones y Sistemas
REGISTRO Formato de reportes de dao de equipos Formato de reportes de dao de equipos Formato de reportes de dao de equipos
Punto de control Formato de reportes de dao de equipos diligenciado Formato de reportes de dao de equipos diligenciado Formato de reportes de dao de equipos diligenciado Formato de reportes de dao de equipos diligenciado Formato de reportes de dao de equipos diligenciado
Formato de reportes de dao de equipos Formato de reportes de dao de equipos
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Formato de reportes de dao de equipos diligenciado Formato de reportes de dao de equipos diligenciado
Si el problema es de Supervisor de Formato de reportes hardware y el equipo es Comunicaciones y de dao de equipos propio, efectuar los Sistemas arreglos pertinentes Verificar que el equipo Supervisor de Formato de reportes funcione correctamente Comunicaciones y de dao de equipos por parte del usuario Sistemas 7. REGISTROS: Formato de seguimiento al dao de equipos 8.ANEXOS: Formato de reporte de seguimiento al equipos (F. PA-GR6-1)
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5.4 GESTIN FINANCIERA (PA-GF)
NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROYECTO: ALCANCE:
GESTIN FINANCIERA
Cdigo: PA-GF
RESPONSABLE: Proveedores
INTERNOS Planeacin Estratgica (PE-PE) Gestin de Produccin (PMGPD). Administracin del recurso humano (PA-ARH) Gestin Jurdica (PA-GJ)
EXTERNOS Proveedores Contadura General de la Nacin. Planeacin Nacional Ministerio de Hacienda y Crdito pblico
Organizar, supervisar, controlar, ejecutar y gestionar el manejo y uso de los recursos econmicos de la organizacin. El proceso abarca las actividades que se realizan entre la preparacin del anteproyecto de presupuesto hasta el pago de las obligaciones contradas y la realizacin de los planes y proyecciones financieras requeridas para la optimizacin de los recursos financieros de la entidad. Coordinador de Contabilidad y presupuesto Coordinador de Tesorera y Facturacin Entradas Actividades Salidas Clientes Preparacin del Mejoramiento anteproyecto de continuo (PE-MC) presupuesto Gestin Tcnica Manual de Calidad Sustentacin del (PM-GT) Compromisos presupuesto Plan estratgico Gestin de produccin (PMdel Resolucin de Solicitud de Desagregacin presupuesto presupuesto aprobado por disponibilidad GPD) el Ministerio de Hacienda. presupuestal PYG Gestin de Entrega del presupuesto Informes rdenes de compra Recursos Fsicos y desglosado a cada rea Tecnolgicos (PAperidicos Solicitud de GR) Elaboracin de la solicitud facturacin de disponibilidad Administracin del Recurso .Radicacin de la solicitud Humano (PAde disponibilidad en la ARH) coordinacin de presupuesto y contabilidad, con las cotizaciones correspondientes Expedicin de la disponibilidad Anteproyecto Proveedores presupuestal. de Contadura Remisin de la presupuesto General de la disponibilidad Informe de Nacin. presupuestal al rea ejecucin Ministerio de administrativa para Presupuesto presupuestal Hacienda elaboracin de la orden de Normatividad vigente Solicitud de Planeacin compra o de servicio. adicin o Nacional Emisin de compromisos modificacin Comisin Nacional de acuerdo de las rdenes del de Televisin de compra y de servicio presupuesto recibidas del rea administrativa. Elaboracin del giro presupuestal previa presentacin de la factura o cuenta de cobro con el
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recibido a satisfaccin o la supervisin, segn sea el caso. Pagos de las obligaciones contradas, por parte de Tesorera de acuerdo con la programacin de pagos. Facturacin a los clientes Cobro de las diferentes facturas Manejo de la caja para cumplir con los compromisos adquiridos Elaboracin de informes peridicos Diseo y elaboracin de proyecciones y proyectos Asesora a las diferentes reas en el diseo y manejo de presupuestos Gestionar las solicitudes de adicin o modificacin de presupuesto. Realizar planes financieros para los proyectos que as lo requieran. RECURSOS HUMANOS Personal capacitado en el manejo del software. Coordinador Financiero Contador Tesorero DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS Presupuesto de Ingresos y Gastos Solicitud de disponibilidad Disponibilidades Compromisos Giros Presupuestales Ordenes de Servicios Ordenes de Compra Supervisiones Facturas a clientes Notas crdito Recibos de Caja Consignaciones Comprobantes de Egreso Conciliaciones Bancarias Boletines diarios de caja y bancos Correspondencia Interna Estados Financieros REQUISITOS APLICABLES INDICADORES NOMBRE FRMULA
NORMA NTC-GP 10002004 4.1, 5.1, 5.6, 6.1, 7.2, 7.4, 8.2, 8.5 Razn corrienteLiquidez: Mide la capacidad de pago de las deudas a corto plazo. LEGALES Y REGLAMENTARIOS Capital de trabajo: Mide el margen de seguridad para cumplir con las obligaciones a corto plazo (miles de pesos)
INFRAESTRUCTURA Computadores con Windows, y Office. Software financiero integrado Seguridad para la tesorera y los documentos
activo corriente/pasivo corriete
Estatuto Orgnico de Presupuesto Rgimen de Contabilidad Pblica Estatuto tributario
Activo corrientepasivo corriente
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Informes de Ejecucin Presupuestal Informacin Financiera de Categora Presupuestal para la CGN- CHIP Informacin Financiera de Categora Contables para la CGN- CHIP
nacional Estatuto tributario distrital
ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Facturas oportunas y completas. Presupuesto correctamente desagregado y ejecutado. Pagos en los plazos definidos
Endeudamiento: Muestra el porcentaje de la empresa que corresponde a los acreedores. Solvencia: Indica el porcentaje de la empresa que corresponde a sus dueos Rentabilidad del activo: mide la participacin de la utilidad neta con relacin al patrimonio. Planeacin financiera de los proyectos
(pasivo total/activo total)*100
(patrimonio/ activo total)*100
AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin
EXTERNOS Contratos y / o convenios Actos administrativos entes externos Ordenes de Pauta clientes Ordenes de Servicio Clientes Cotizaciones Facturas de proveedores Extractos bancarios Correspondencia
ORGANIZACIONALES Resolucin 018 de 2006, poltica para el manejo de cuentas bancarias Resolucin 019 de 2006 Poltica para el manejo de cheques Resolucin 016 de 2007 Estrategias para el cobro y recaudo de cartera Resoluciones de presupuesto
(utilidad neta/ partimonio)*100 Proyectos con plan financiero/ total proyectos que requieran anlisis Facturas realizadas/total de cuentas para facturar
Facturacin
Riesgos: Modificacin de los movimientos contables despus del reporte a la Contadura General de la Nacin Diferencias en la informacin manejada por tesorera y contabilidad Prdida de dineros circulantes en el canal Desviacin de dineros por pagos y transferencias La persona encargada de tesorera realiza funciones de facturacin y recaudo lo que puede generar desviacin de fondos Ver Mapa de riesgos
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5.4.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN FINANCIERA CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Cdigo: PA-GF1 TELEVISIN TEVEANDINA PRESUPUESTO Versin: 3.0 LTDA. Proceso : Pginas: 3 GESTIN FINANCIERA CANAL 13 1. OBJETIVO: Planear, ejecutar y manejar el presupuesto del canal 2. ALCANCE: el procedimiento abarca las actividades que se realizan entre la recepcin de la circular del CONFIS hasta la presentacin de los informes de presupuesto 3. RESPONSABLE: Coordinador de presupuesto y contabilidad 4. DEFINICIONES: CONFIS: Consejo Superior de Poltica Fiscal. Disponibilidad Inicial: Los recursos disponibles que se presentan en los saldos de caja, bancos e inversiones a corto plazo que no tienen ningn efecto presupuestal y que corresponden al saldo final de la vigencia anterior. Ingresos Corrientes: Aquellos ingresos percibidos en el giro ordinario del negocio. Ingresos de Capital: Aquellos ingresos obtenidos de los recursos del crdito, de aportes de capital y donaciones recibidas. Gastos de Funcionamiento: Aquellos en que incurre la empresa para contratacin de bienes y servicios en el desarrollo de su objeto social y para dar cumplimiento a las funciones asignadas por la Constitucin y la Ley. Transferencias: Aquellos recursos que se trasladan a otras entidades pblicas sin contraprestacin de bienes y servicios en cumplimiento de normas legales. Gastos de Operacin comercial: Son los gastos incurridos para adquisicin de bienes y servicios involucrados directamente en el proceso de produccin o comercializacin de un bien o servicio. Servicio de la Deuda: se refiere a pagos durante la vigencia de emprstitos contratados con acreedores nacionales y extranjeros. Gastos de Inversin: Aquellos recursos de apropiaciones destinadas a integracin de recursos humanos, materiales y financieros. Ordenador del gasto: Persona encargada de autorizar un gasto mediante la solicitud de disponibilidad presupuestal. Responsable del presupuesto: Persona encargada de dirigir, ejecutar y controlar la ejecucin presupuestal asignada por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Ingreso: Entrada de dinero originada por la prestacin de un servicio por parte de la entidad de acuerdo con su objeto social. Gasto: Erogacin de dinero con el fin de que la entidad cumpla las funciones asignadas de acuerdo con su objeto social. Informe de ejecucin presupuestal: Documento en donde se registra los ingresos y gastos de la organizacin para realizar un control. Su periodicidad es mensual y se debe presentar al Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico, Departamento Nacional de Planeacin y Comisin Nacional de Televisin. Giro presupuestal: Documento mediante el cual se ordena el pago de la obligacin, despus de haber cumplido las clusulas de la orden de servicio, orden de compra o contrato suscritos en el registro presupuestal.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:
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Estatuto Orgnico de presupuesto (Decreto 111 de 1996) Decretos 115 de 1996 y 353 de 1998 y las normas que los modifiquen o adicionen. 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Coordinador de Circular radicada Recepcin de la Circular del presupuesto y CONFIS contabilidad Solicitud a las reas del plan Coordinador de Oficio solicitando los de requerimientos para la presupuesto y requerimientos por rea siguiente vigencia contabilidad Anteproyecto de Coordinador de Realizar proyeccin del Presupuesto presupuesto y presupuesto de la vigencia a contabilidad diciembre 31 Realizar proyeccin de las cuentas por Cobrar y por pagar Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad Oficio solicitando los informes de cuentas pendientes por cobrar y pagar Formularios del anteproyecto suministrados por Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Formularios del anteproyecto suministrados por Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Anteproyecto de Presupuesto aprobado por Gerencia Ninguno
Punto de control Radicado en Correspondencia Memorando remisorio radicado en cada rea Proyeccin elaborada con base en el presupuesto aprobado y el ejecutado Proyeccin elaborada con base en los Informes de Tesorera
Elaborar los formatos del anteproyecto de presupuesto
Formularios diligenciados
Presentacin a Gerencia del anteproyecto de presupuesto
Coordinador de presupuesto y contabilidad
Memorando remisorio a Gerencia
Gerencia Revisin y discusin del Coordinador de anteproyecto de presupuesto presupuesto y contabilidad Incorporacin del Coordinador de Anteproyecto de Presupuesto presupuesto y en el Sistema EICE del contabilidad Ministerio de Hacienda Presentacin del anteproyecto de presupuesto a la Junta Administradora Regional (J.A.R.) Envo del anteproyecto de presupuesto al Ministerio de Hacienda, DNP, CNTV
Anteproyecto aprobado por Gerencia Anteproyecto Presupuesto incorporado en sistema EICE de el
Gerencia
Formularios del anteproyecto suministrados por Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Copia del radicado del envo del anteproyecto de presupuesto
Anteproyecto aprobado por los miembros de la junta Envo electrnico y en copia dura
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Asistir a la reunin de sustentacin previamente programada por el Ministerio de Hacienda Ajustes al anteproyecto de presupuesto de acuerdo con las observaciones Gerencia y Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Ninguno Observaciones de Min. De Hacienda DNP y CNTV
Envo del anteproyecto de presupuesto al Ministerio de Hacienda, DNP, CNTV Recepcin de la Resolucin del CONFIS aprobando el presupuesto para la vigencia siguiente Distribucin del presupuesto aprobado Recepcin del libro de Ingresos por parte de tesorera Revisin de las notas crdito y recibos de caja para verificacin del rubro venta de servicios. Revisin de los giros presupuestales del mes Elaboracin y envo mensualmente del informe de ejecucin presupuestal de acuerdo al formato manejado por MinHacienda
Gerencia
Formularios definitivos del anteproyecto suministrados por Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico debidamente ajustados Copia del radicado del envo del anteproyecto de presupuesto ajustado Resolucin radicada en el Canal
Anteproyecto de presupuesto ajustado
Envo electrnico copia dura
Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad
Resolucin Resolucin de distribucin y Acuerdo de aprobacin de la J.A.R. Verificacin del movimiento de los rubros reportados. Verificacin de los valores y porcentajes de ingresos del canal. Verificacin de los giros y compromisos realizados Informe de presupuesto presentado a gerencia y enviado a las entidades competentes
Resolucin de distribucin y Acuerdo de aprobacin de la J.A.R. Ninguno
Ninguno
Reporte de giros y compromisos presupuestales Informe de presupuesto
Elaboracin y envo de Matrz Formato de Matriz de Coordinador de de Seguimiento de acuerdo a indicadores trimestral Envo de la Matriz de presupuesto y formato establecido por el seguimiento al DNP. contabilidad DNP 7. REGISTROS: Circular del CONFIS, oficio solicitando requerimientos por rea, formularios de anteproyecto de presupuesto de MinHacienda, copia del radicado del envo del anteproyecto, resolucin CONFIS, resolucin de distribucin de presupuesto, Acuerdo de refrendacin de la resolucin de distribucin del presupuesto, informe de ejecucin presupuestal, matriz de indicadores DNP. 8.ANEXOS: Ninguno
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 CANAL REGIONAL DE TELEVISIN TEVEANDINA LTDA. CANAL 13 Procedimiento: FACTURACIN Proceso : GESTIN FINANCIERA
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PA-GF2 Versin: 3.0 Pginas: 2
1. OBJETIVO: El objeto de este procedimiento es la generacin oportuna de las facturas que se deriven de la prestacin de servicios por parte de la entidad a terceros. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las acciones realizadas entre la recepcin de la solicitud de facturacin, hasta la elaboracin del informe de cartera 3. RESPONSABLE: Coordinador de tesorera y facturacin 4. DEFINICIONES: CIIU: Clasificacin Industrial Internacional Uniforme. Cdigo que identifica la actividad principal de la empresa. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Orden comercial 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Entregar solicitud de Coordinador de Solicitud de facturacin Solicitud de facturacin facturacin a la Mercadeo. entregada en la coordinacin de tesorera Director de coordinacin de y facturacin produccin y tesorera y facturacin. programacin. Director Jurdico y administrativo Verificar que se cuenta Ninguno Coordinador de con la informacin y Documentacin tesorera y facturacin documentacin verificada necesaria del cliente Verificar la orden Ninguno Coordinador de comercial debidamente Orden comercial tesorera y facturacin aprobada segn el verificada concepto Identificar o crear cdigo Ninguno Coordinador de Cdigo del cliente del cliente en el sistema tesorera y facturacin identificado de facturacin Identificar cdigo del Coordinador de Ninguno Cdigo del producto producto tesorera y facturacin identificado Elaborar la factura en el Factura Coordinador de software Factura elaborada tesorera y facturacin correspondiente Revisar que la factura no Ninguno Coordinador de contenga errores y Factura revisada tesorera y facturacin proceder a su firma Entregar la factura al Factura con radicado por Coordinador de Factura con firma de cliente y obtener el parte del cliente tesorera y facturacin recibido recibido Archivar la factura Coordinador de Ninguno Factura archivada
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 tesorera y facturacin
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Listado de cartera
Elaborar un listado mensual de la cartera vencida y pendiente de cobro
Coordinador de tesorera y facturacin
Listado de cartera vencida elaborado.
7. REGISTROS: Factura, Factura con radicado del cliente, listado de cartera 8.ANEXOS: Formato de solicitud de facturacin comercial (F.PM-GCM2-5) Formato de solicitud de facturacin de servicios (F.PM-GPD2-2)
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 CANAL REGIONAL DE TELEVISIN TEVEANDINA LTDA. Procedimiento: CONTABLE Proceso : GESTIN FINANCIERA
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PA-GF3 Versin: 3.0 Pginas: 2
CANAL 13 1. OBJETIVO: Obtener estados financieros razonables, confiables y oportunos. 2. ALCANCE: El procedimiento se inicia con los registros de las transacciones que se ejecutan en virtud del desarrollo del objeto social de la entidad y finaliza con los Estados Financieros Econmicos y Sociales que se presentan a la Contadura General de la Nacin y dems entes de control y vigilancia 3. RESPONSABLE: Coordinador de presupuesto y contabilidad 4. DEFINICIONES: Proceso contable: Conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelacin de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, econmicas, sociales y ambientales, que afectan la situacin, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de la entidad. Contabilidad: Ciencia y arte de recopilar, analizar, clasificar, registrar, resumir y presentar las operaciones de carcter financiero y econmico de una persona o empresa, en trminos significativos que revelen la naturaleza de los valores y hagan clara su interpretacin. Instrumento de control que proporciona la informacin requerida para efectuar anlisis e interpretar resultados. Asiento Contable: Registro inicial de las operaciones econmicas que se basa en el principio de la partida doble, consta de dos partes fundamentales: Debito: Comprende todas las partidas que se cargan a una cuenta o individuo. Crdito: Comprende todas las partidas que se abonan a una cuenta o individuo. Partida Doble: En todo registro contable se afectan por lo menos dos cuentas, una que se debita y otra que se acredita. Sistema de Caja: Consiste en registrar como ingreso lo efectivamente recibido en un periodo determinado y como egreso lo efectivamente desembolsado en un periodo determinado (no existen cuentas por cobrar ni por pagar). Sistema de Causacin: Consiste en registrar como ingreso lo causado en un periodo determinado aunque no se haya recibido, y como egreso lo causado en un periodo determinado aunque no se haya pagado todava (existen cuentas por cobrar y por pagar). Cuentas nominales o de resultado: todas aquellas que representan ingresos o gastos en un periodo determinado; son de carcter transitorio ya que al finalizar el periodo contable se cancelan trasladando su saldo a la cuenta de ganancias o prdidas del periodo. Ecuacin patrimonial: Las propiedades del negocio se clasifican en el activo, y las obligaciones por pagar estn contenidas en el pasivo, as como el valor del negocio se encuentra representado por el excedente que se conoce con el nombre de capital contable de propiedad de sus dueos. Se representa por la siguiente ecuacin: Activo = Pasivo + Patrimonio Activo Pasivo = Patrimonio.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: PCGP 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE
REGISTRO Factura o cuenta
Punto de control Verificar que coincida la orden de servicio, pedido o contrato con la factura o documento equivalente.
Recepcin de la factura o cuenta de cobro
Codificacin contable y causacin de impuestos del documento diariamente
Documento con imputacin contable Contador
Verificar que est acorde con el Plan General de Contabilidad Pblica. Verificar que cumpla con las normas contables y tributarias Verificar la informacin registrada Anlisis de cada una de las cuentas Correccin de observaciones Confrontacin de la informacin frente a libros auxiliares Radicacin de la informacin en las entidades de control y vigilancia
Registro de contabilidad Registrar la codificacin de los documentos diariamente Elaborar informes de prueba mensualmente Elaborar informes financieros definitivos mensualmente Remitir informes a Gerencia para su anlisis mensualmente Elaborar informes financieros trimestrales Enviar informes a los entes de control y vigilancia, trimestralmente Contador Informe de prueba Contador PYG Contador Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad Coordinador de presupuesto y contabilidad PYG
Balance General, Estado de Actividad financiera, econmica y social Informes radicados
7. REGISTROS: factura o cuenta, informe de prueba, PYG, informes 8.ANEXOS: Ninguno
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Procedimiento: OPERACIN DE CAJA Proceso : GESTIN FINANCIERA
Cdigo: PM-GF4 Versin: 3.0 Pginas: 3
CANAL 13 1. OBJETIVO: Manejar de manera adecuada el flujo de caja de la entidad. 2. ALCANCE: Este procedimiento incluye las actividades que se realizan para efectuar el recaudo, el pago y el cuadre diario de caja. 3. RESPONSABLE: Coordinador de Tesorera y Facturacin 4. DEFINICIONES: Libro Auxiliar de Bancos: Contiene, el registro detallado cronolgico y preciso de las operaciones realizadas diariamente tanto en los dbitos como en los crditos. Notas dbito: Se originan cuando se producen operaciones de descuentos o pagos mediante transferencia electrnica. El Banco enva la nota dbito con el valor que ha sido cargado a la cuenta. Notas crdito: Se originan en el situado de fondos por parte de la Direccin del Tesoro Nacional o proveedores. Obligacin: Se entiende por obligacin exigible de pago, el monto adeudado por el ente pblico, como consecuencia del perfeccionamiento y cumplimiento total o parcial de los compromisos adquiridos, equivalente al valor de los bienes recibidos, servicios prestados y dems exigibilidades pendientes de pago, incluidos los anticipos que se hayan pactado en desarrollo de las normas presupuestales y de contratacin administrativa. Pago: Es el acto mediante el cual, la entidad pblica, una vez verificados los requisitos previstos en el respectivo acto administrativo o en el contrato, teniendo en cuenta el reconocimiento de la obligacin y la amortizacin de pago efectuada por el funcionario competente, liquidadas las deducciones de ley y/o contractuales y verificado el saldo en bancos, desembolsa al beneficiario el monto de la obligacin, ya sea mediante cheque bancario o por consignacin en la cuenta bancaria del beneficiario, extinguiendo la respectiva obligacin. Beneficiario: Persona natural o jurdica a quien se le transfieren unos recursos para extinguir una obligacin. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Recaudo Coordinador de Verificar cdigo del cliente o Tesorera y asignar uno en el software. Facturacin Coordinador de Identificar la factura y el Tesorera y concepto del pago. Facturacin Constatar antes de elaborar el Coordinador de recibo de caja que el efectivo o Tesorera y cheque, cumpla con todos los Facturacin
REGISTRO Ninguno
Punto de control
Cdigo verificado Factura Factura identificada Ninguno Requisitos de seguridad verificados
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 requisitos de una adecuada seguridad y que corresponda a la suma a registrar. Identificar el tipo de ingreso. Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin mensajero
Ninguno
Tipo de ingreso identificado Recibo elaborado
Recibo de caja
Elaborar el recibo en el software. Entregar original al cliente y guardar la copia en el consecutivo de recibos de caja. Realizar la correspondiente consignacin. Pagos Verificar que se cuente con la documentacin necesaria para realizar el pago. Determinar el mecanismo de pago (electrnico o cheque). Verificar que se cuente con los recursos necesarios para el pago. Elaborar la orden de pago. Solicitar las autorizaciones correspondientes bajo firma en la orden de pago. Realizar el pago y archivar la orden y el comprobante de pago en el consecutivo. Cuadre diario de caja Verificar al finalizar el da que el efectivo y ttulos valores coincidan con las operaciones realizadas, de conformidad con la sumatoria del consecutivo de los recibos expedidos y los soportes bancarios Registrar en el software los recibos de caja del da Registrar las consignaciones, notas crdito, dbito y dems
Recibo de caja Recibo archivado Comprobante de la consignacin Comprobante de consignacin archivado Documentacin verificada Mecanismo de pago establecido Flujo de caja verificado Orden de pago elaborada Orden de pago firmada Orden de pago archivada
Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y Facturacin
Ninguno
Ninguno
Ninguno Orden de pago
Orden de pago
Comprobante de pago
Ninguno Movimientos de caja verificados
Coordinador de Tesorera y Facturacin Coordinador de Tesorera y
Ninguno
Recibos de caja registrados Movimientos de caja registrados
Ninguno
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documentos bancarios del Facturacin movimiento diario de caja 7. REGISTROS: Factura, recibo de caja, comprobante de consignacin, orden de pago, comprobante de pago. 8.ANEXOS: Ninguno
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5.5 GESTIN JURDICA (PA GJ)

NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores INTERNOS
Planeacin Estratgica (PE-PE) Administracin del Recurso Humano (PAARH) Gestin de Produccin (PM-GPD) Gestin Tcnica (PMGT) Gestin de Recursos Fsicos y Tecnolgicos (PA-GR)
GESTIN JURDICA Cdigo: PA-GJ Coordinar y desarrollar las actividades que requieran asesora jurdica El proceso abarca las actividades comprendidas entre el asesoramiento a las diferentes reas en materia jurdica hasta la defensa de la organizacin en los procesos que se adelantan en su contra. Director Jurdico y Administrativo Entradas Actividades Salidas Clientes Realizar la minuta de los
contratos. Revisar los contratos que son remitidos por entes externos Realizar la supervisin y seguimiento de los contratos. conceptos Emitir jurdicos. Dar respuesta a las solicitudes de la ciudadana Representar al canal en los procesos que lo involucren.
Manual de Calidad Plan estratgico Solicitud de contratacin de personal Solicitud de elaboracin de contratos de diversos tipos
Contratos Conceptos jurdicos Documentos jurdicos y relacionados .
Mejoramiento continuo (PEMC) Gestin Financiera (PA-GF) Gestin de produccin (PM-GPD).
EXTERNOS Contratistas Comunidad RECURSOS
Solicitud de informacin Derechos de peticin Documentacin para contratar
Contratos Respuestas jurdicas
Comunidad
DOCUMENTOS ASOCIADOS
REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 10002004 4.1, 4.2, 5.1, 5.6, 6.1, 6.3, 7.4 LEGALES Y REGLAMENTARIOS Legislacin colombiana Vigente
INDICADORES
HUMANOS
INTERNOS
EXTERNOS
NOMBRE
FRMULA
Abogado
Respuesta a la ciudadana
INFRAESTRUCTURA Manual de Computadores con Calidad. Plan Windows, y Office. estratgico AMBIENTE DE TRABAJO
Legislacin vigente
Conceptos jurdicos
Solicitud de informacin resulta/total de solicitudes de informacin Conceptos emitidos/total de conceptos solicitados Procesos fallados en contra/total procesos de la entidad.
ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Ninguno ORGANIZACIONALES Resolucin 018 de
Procesos fallados contra
en
90
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 2002, Manual Contratacin de
Riesgos: Prdida de la informacin de los contratos Procesos fallados en contra de la entidad
Ver Mapa de Riesgos
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 5.5.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN JURDICA CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIN TEVEANDINA CONTRATACIN LTDA. Proceso : GESTIN JURDICA
Cdigo: PA-GJ1 Versin: 3.0 Pginas: 1
CANAL 13
1. OBJETIVO: Celebrar contratos con personas naturales o jurdicas 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades comprendidas entre la identificacin de la persona con quien se va a celebrar el contrato hasta el archivo del contrato suscrito. 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Manual de Contratacin: Resolucin 018 de 2002, el cual establece las directrices para adquirir bienes, servicios y obras. Contrato: Documentacin del contrato: Hace referencia a los documentos que deben archivarse junto con el contrato, los cuales son: 1. Contrato 2. Cronogramas (de ser exigidos en el contrato) 3. Solicitud CDP 4. Cedula del Contratista si es persona natural 5. Cedula del representante legal si es persona jurdica 6. Rut 7. Antecedentes procuradura 8. Antecedentes contralora 9. Cmara de comercio de ser persona jurdica o estar registrado como comerciante 10. Plizas (de ser exigidos en el contrato) 11. Aprobacin de plizas (de ser exigidos en el contrato) 12. Otro si (de ser exigidos en el contrato) 13. De existir otro si que ample trminos o sumas de dinero debern reposar las ampliaciones de las plizas 14. De existir otro si que ample trminos o sumas de dinero debern reposar las aprobaciones de las ampliaciones de las plizas 15. Informes 16. Supervisiones 17. Actas de revisin de ser para produccin de programas de tv 18. Acta de liquidacin 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Contratacin 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control Identificar la persona con quien se Director jurdico y Ninguno Contratista identificado celebrar el contrato administrativo Determinar el tipo de contrato y Director jurdico y Ninguno Caractersticas del sus caractersticas administrativo contrato definidas Determinar el tipo de Director jurdico y Ninguno Documentacin documentos necesarios para la administrativo necesaria identificada
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 firma del contrato, de acuerdo al manual de contratacin Solicitar la documentacin al contratista Verificar que la documentacin est completa y cumpla con los requisitos necesarios. Asignar supervisor al contrato de acuerdo con el objeto del mismo. Elaborar el contrato, de acuerdo al manual de contratacin Pasar el contrato a revisin por parte del contratista Firmar 2 copias del contrato por parte del representante legal de la entidad y el contratista Entregar una copia al contratista y archivar otra junto con toda la documentacin pertinente Revisar las plizas requeridas al contratista de acuerdo con el manual de contratacin Iniciar la ejecucin del contrato Realizar la supervisin del contrato de acuerdo a lo establecido en el mismo Liquidar el contrato una vez finalizada su ejecucin Asistente administrativa Director jurdico y administrativo
Ninguno
Documentacin solicitada al contratista Documentacin verificada
Documentacin del contrato
Director jurdico y administrativo Director jurdico y administrativo Asistente administrativa
Ninguno Supervisor asignado Contrato Contrato elaborado Oficio remitiendo el contrato para revisin Contrato Contrato firmado por las dos partes Contrato Contrato archivado y copia entregada Acta de aprobacin de plizas Acta de inicio del contrato Supervisin Acta de aprobacin de plizas Acta de inicio del contrato firmada Supervisin archivada en la carpeta del contrato Acta de liquidacin firmada y archivada en la carpeta del contrato
Contrato con visto bueno del contratista
Asistente administrativa
Director jurdico y administrativo Director jurdico y administrativo Supervisor del contrato
Acta de liquidacin del contrato
7. REGISTROS: Documentacin de contrato, contrato, oficio de remisin del contrato para revisin 8.ANEXOS: Ninguno
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5.6 GESTIN DOCUMENTAL

NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores GESTIN DOCUMENTAL Cdigo: PA-GD Organizar, coordinar y controlar el manejo de los documentos de la entidad El proceso abarca las actividades realizadas entre la identificacin y recepcin de documentos hasta su archivo. Director Jurdico y Administrativo Entradas Actividades Salidas Clientes Planeacin Estratgica (PE-PE) Gestin Tcnica (PMGT) Gestin de Identificacin de los Produccin tipos de documentos que (PM-GPD) se reciben, producen y Gestin envan en el canal. Comercial y de Elaboracin y revisin de Mercadeo (PMlas tablas de retencin GCM) documental. Gestin de Elaboracin y revisin de Programacin las polticas de archivo (PM-GPG) de documentos. de Tablas de Gestin Recepcin de los Manual de Calidad Comunicacione retencin documentos internos y Plan estratgico s (PM-GC) document externos Informes al. Administracin Clasificacin de los Memorandos del Recurso Respuesta documentos y entrega a Humano (PA Polticas s a los las reas respectivas ARH) diferentes Resoluciones Respuesta a los document Gestin de Planes documentos que se os. recursos fsicos Programas reciben de acuerdo con y tecnolgicos Proyectos los procedimientos, (PA-GR) polticas, etc. Gestin del pertinentes. Talento Emitir los documentos Humano (PAcon el radicado GTH) correspondiente. Gestin Archivar Jurdica (PA Control y seguimiento al GJ) manejo de los Gestin documentos financiera (PAGF) Evaluacin de desempeo (PE-ED) Mejoramiento Continuo (PEMC)
INTERNOS Planeacin Estratgica (PE-PE) Gestin Tcnica (PM-GT) Gestin de Produccin (PMGPD) Gestin Comercial y de Mercadeo (PMGCM) Gestin de Programacin (PMGPG) Gestin de Comunicaciones (PM-GC) Administracin del Recurso Humano (PA-ARH) Gestin de recursos fsicos y tecnolgicos (PAGR) Gestin del Talento Humano (PA-GTH) Gestin Jurdica (PA-GJ) Gestin financiera (PA-GF) Evaluacin de desempeo (PE-ED) Mejoramiento Continuo (PE-MC)
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EXTERNOS Entidades de control Organizaciones de todos los tipos y niveles Comunidad en general
Cartas Solicitudes de informacin Hojas de vida Requerimientos
Cartas Oficios Respuestas a
Entidades de control Organizaciones de todos los tipos y niveles Comunidad en general
RECURSOS HUMANOS Personal con conocimiento en el manejo de los documentos INFRAESTRUCTURA Computadores con Windows, y Office. Espacio adecuado para guardar el archivo
DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS EXTERNOS
REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 10002004 4.1, 4.2, 5.1, 5.6, 8.5
INDICADORES NOMBRE FRMULA Respuestas emitidas/ informacin, cartas, etc. recibidas
Respuestas LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley Cartas, general de archivo Acuerdo correspondencia, 060 de 2001. etc. Archivo
AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin Control de humedad
% de archivos organizados de acuerdo a la ley y las polticas internas
ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Ninguno ORGANIZACIONALES Tablas de retencin documental. Manual de manejo de imagen.
Riesgos: Prdida de la informacin contenida en los computadores Perdida de los documentos Inexistencia de registros de los procesos y del sistema de gestin de calidad Prdida de la informacin histrica del canal
Ver Mapa de Riesgos

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 5.6.1 PROCEDIMIENTOS GESTIN DOCUMENTAL CANAL REGIONAL DE Procedimiento: TELEVISIN TEVEANDINA CONTROL DE DOCUMENTOS LTDA. Proceso : GESTIN DOCUMENTAL
Cdigo: PA-GD1 Versin:3.0 Pginas: 3
CANAL 13
1. OBJETIVO: controlar, manejar y distribuir de la documentacin del canal con lineamientos correspondientes segn la ley. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades comprendidas entre la recepcin del documento y la entrega del mismo a la dependencia correspondiente. 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado DOCUMENTO MISIONAL: Documento producido o recibido por una institucin en razn de su objeto social PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos RECEPCION DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo. CONSERVACION PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las TRD, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin. RECUPERACION DE DOCUMENTOS: Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. RETENCION DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecen en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la TRD. REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso archivistito orientado a la clasificacin, la ordenacin, y la descripcin de los documentos de una institucin
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VALORACION DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. DIGITALIZACION: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, pelcula. Microfilm, y otros) en una que slo puede leerse o interpretarse por computador.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley general de archivo) Acuerdo 060 de 2001. Tablas de retencin documental 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Recepcin de los Recepcin documentos, y aplicacin del sello de recibido Identificacin de Recepcin dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia. Entrega de documentos a Recepcin la dependencia competente. Registro de control de Recepcin entrega de documentos recibidos. Archivar los documentos Responsable del proceso en el archivo de gestin de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Retencin Documental Mover los documentos al Responsable del proceso archivo central una vez se cumpla su plazo en el archivo de gestin, de acuerdo a lo estipulado en las tablas de retencin documental Disponer de los Responsable del proceso documentos una vez se complete su tiempo en el archivo central, de
REGISTRO Ninguno
Punto de control Documentos recibidos y sellados Formato manejo de documentos diligenciado Documentos entregados Formato manejo de documentos diligenciado Documentos archivados en el archivo de gestin
Formato manejo de documentos
Ninguno
Formato manejo de documentos Ninguno
Ninguno
Documentos archivados en el archivo central
Ninguno
Documentos debidamente eliminados, microfilmados, etc.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 acuerdo a lo estipulado en las tablas de retencin documental. 7. REGISTROS: Formato manejo de documentos 8.ANEXOS: Formato manejo de documentos (F.PA-GD1-1)
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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PA-GD2 Versin:3.0 Pginas: 2
CANAL 13
Procedimiento: EMISIN DE DOCUMENTOS CON DESTINO EXTERNO Proceso : GESTIN DOCUMENTAL
1. OBJETIVO: Delinear la forma en la que se deben emitir los documentos de la organizacin 2. ALCANCE: Abarca las actividades realizadas entre la elaboracin de un documento y el archivo de la copia del mismo. 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: DOCUMENTO: Informacin registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado DOCUMENTO MISIONAL: Documento producido o recibido por una institucin en razn de su objeto social PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramacin, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categora diplomtica. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos RECEPCION DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificacin y control que una institucin debe realizar para la admisin de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurdica CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad fsica y funcional de los documentos de archivo. CONSERVACION PREVENTIVA DE DOCUMENTOS: Conjunto de estrategias y medidas de orden tcnico, poltico y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad. DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Decisin resultante de la valoracin hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las TRD, con miras a su conservacin total, eliminacin, seleccin y/o reproduccin. RECUPERACION DE DOCUMENTOS: Accin y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. RETENCION DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecen en el archivo de gestin o en el archivo central, tal como se consigna en la TRD. REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada, de documentos provenientes de dependencias, instituciones o personas naturales. INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperacin de informacin que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso archivistito orientado a la clasificacin, la ordenacin, y la descripcin de los documentos de una institucin VALORACION DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
99
DIGITALIZACION: Tcnica que permite la reproduccin de informacin que se encuentra guardada de manera analgica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, pelcula. Microfilm, y otros) en una que slo puede leerse o interpretarse por computador.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley general de archivo) Acuerdo 060 de 2001. Tablas de retencin documental 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Elaboracin del rea interesada documento Aplicacin del formato al rea interesada documento Solicitar nmero de rea interesada radicado en recepcin Imprimir dos copias del rea interesada documento Entrega del documento a rea interesada la secretaria de Gerencia para que sea coordinada su entrega Entregar el documento y Mensajero hacer firmar el recibido de la copia Entregar la copia firmada Recepcin Secretara de a la dependencia emisora Gerencia del documento Archivar la copia en la rea interesada carpeta correspondiente, de acuerdo con los lineamientos para ello especificados en las tablas de retencin documental 7. REGISTROS: Documentos 8.ANEXOS: Ninguno
REGISTRO Ninguno F Ninguno Ninguno Ninguno Ninguno
Punto de control Documento redactado Documento con el formato adecuado Nmero de radicado asignado Documento impreso en original y copia Documento entregado para su entrega final
Copia del documento firmada Copia del documento firmada Copia del documento firmada
Copia con firma de recibido Copia entregada en la dependencia emisora Copia archivada
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Procedimiento: Cdigo: PA-GD3 CONTROL DE REGISTROS DEL Versin:3.0 SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Proceso : Pginas: 2 CANAL 13 GESTIN DOCUMENTAL 1. OBJETIVO: Garantizar el control de los Registros requeridos por el Sistema de Gestin de Calidad. 2. ALCANCE: Abarca las actividades realizadas entre el diligenciamiento de un registro hasta su disposicin final. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Registro: Evidencia resultante del desarrollo de una actividad. Listado maestro de registros: Matriz que contiene la totalidad de los registros generados dentro del sistema de gestin de calidad, su tratamiento, responsables, etc. Se encuentra disponible en medio magntico e impreso en la oficina de planeacin, y forma parte integral del manual de calidad. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley general de archivo) Acuerdo 060 de 2001. Tablas de retencin documental 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control
Diligenciar los Formatos descritos en los diferentes documentos del Sistema de Gestin de Calidad, como caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos, entre otros. Almacenar los registros de acuerdo a lo establecido en el listado maestro de registros Garantizar la proteccin de los registros de acuerdo al medio en el cual se encuentren, as: - Los registros en medio fsico, son protegidos en su sitio de almacenamiento de acuerdo al tem 4. del presente Procedimiento. - Los registros en medio magntico o digital, se protegen a travs de la Registros Formatos diligenciados
Todo el Personal
Ninguno Lder de proceso Ninguno
Registros almacenados
Condiciones de proteccin de los registros establecidas
Lder de Proceso
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generacin de las correspondientes copias de seguridad. Mantener los registros disponibles de acuerdo al el tiempo de retencin de los mismos, identificado en el listado maestro de registros. Completado el tiempo de retencin en el archivo central de los registros, disponer de los mismos, de acuerdo a lo establecido en el listado maestro de registros. Ninguno Lder de Proceso
Registros disponibles el tiempo establecido
Ninguno
Lder de Proceso
Registros debidamente eliminados, microfilmados, archivados, etc.
7. REGISTROS: Documentos 8.ANEXOS: Listado maestro de registros
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Procedimiento: Cdigo: PA-GD4 CONTROL DE DOCUMENTOS DEL Versin:3.0 SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Proceso : Pginas: 2 CANAL 13 GESTIN DOCUMENTAL 1. OBJETIVO: Garantizar el control de documentacin interna y externa del Sistema de Gestin de Calidad. 2. ALCANCE: El procedimiento abarca las actividades realizadas entre la solicitud de modificacin de documentos y el archivo de los docuemtnos modificados 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Documento Interno: Documentos que constituyen el Sistema de Gestin de Calidad que han sido elaboradas internamente para la planificacin, ejecucin, verificacin y mejoramiento de los procesos. Documento Externo: Documentos generados por entes externos como proveedores, clientes, organismos gubernamentales y de control, que son necesarios para el funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ntc 9095 Isad-g-acuerdo 027 del 31 de oct de 2006 Acuerdo 07 de 1994(reglamento general de archivo) Acuerdo 042 de 2002 Ley 594 de 2000(ley general de archivo) Acuerdo 060 de 2001. Tablas de retencin documental 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si se identifica la necesidad de modificar un documento, gestin cambios, de y solicitar cambio de documento del sistema de calidad. Analizar los aprobarlos o rechazarlos.
REGISTRO
Formato de solicitud de modificacin a documentos
Punto de control
Formato de solicitud de modificacin a documentos diligenciada
Responsable del proceso que requiere la modificacin
Asesor de planeacin
Formato de solicitud de modificacin a documentos
Formato de solicitud de modificacin a documentos diligenciada Documento actualizado
Realizar las actualizaciones o modificaciones correspondientes. Actualizar en el Listado Maestro de Documentos Internos los cambios realizados y su estado de revisin. Nota: este listado
Documento
Asesor de Planeacin
Asesor de Planeacin
Listado Maestro de documentos internos del sistema de gestin de calidad
Listado Maestro de documentos internos del sistema de gestin de calidad actualizado
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se mantendr en medio digital en la Oficina de planeacin y en Control Interno. Distribuir el documento en
el(las) rea(s) responsable(s). Archivar los documentos
Asesor de Planeacin
Formato de entrega de documentos modificados Ninguno
Formato de entrega de documentos modificados diligenciado

Documentos archivados en la carpeta de Gestin de Calidad
actualizados en la carpeta del Sistema de Gestin de Calidad y eliminar los documentos obsoletos.
Asesor de Planeacin
7. REGISTROS: Documentos 8.ANEXOS:

Formato de solicitud de modificacin a documentos (F.PA-GD4-1) Formato de entrega de documentos modificados (F.PA-GD4-2)
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6. PROCESOS DE EVALUACIN Y MEJORA

6.1 MEJORAMIENTO CONTINUO (PE MC)
NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores INTERNOS Planeacin Estratgica (PEPE) Gestin Tcnica (PM-GT) Gestin de Produccin (PMGPD) Gestin Comercial y de Mercadeo (PMGCM) Gestin de Programacin (PM-GPG) Gestin de Comunicaciones (PM-GC) Administracin del Recurso Humano (PAARH) Gestin de recursos fsicos y tecnolgicos (PA-GR) Gestin del Talento Humano (PAGTH) Gestin Jurdica (PA-GJ) Gestin financiera (PAGF) Evaluacin de desempeo (PEED) MEJORAMIENTO CONTINUO Cdigo: PE-MC Coordinar la implementacin de las acciones necesarias para mejorar la efectividad de los diversos procesos y garantizar la calidad del producto. El proceso abarca las actividades comprendidas entre el anlisis de los resultados de indicadores y PQR de los usuarios, hasta la implementacin de los correctivos correspondientes. Profesional de Control Interno Entradas Actividades Salidas Clientes
Manual de Calidad Plan estratgico Resultado de la evaluacin de los procesos Resultados de la evaluacin de desempeo Resultados de los indicadores de gestin
Analizar los resultados de los indicadores de los procesos y la informacin de los clientes. Identificar las fallas o las oportunidades de mejora en los procesos del canal. Disear planes o proyectos para mejorar los aspectos identificados Realizar las modificaciones pertinentes a los procesos, polticas, etc. Hacer seguimiento del impacto de los cambios realizados.
Planes y proyectos Ajustes a los procesos y procedimie ntos
Planeacin Estratgica (PE-PE) Gestin Tcnica (PM-GT) Gestin de Produccin (PMGPD) Gestin Comercial y de Mercadeo (PMGCM) Gestin de Programacin (PMGPG) Gestin de Comunicaciones (PM-GC) Administracin del Recurso Humano (PA-ARH) Gestin de recursos fsicos y tecnolgicos (PAGR) Gestin del Talento Humano (PA-GTH) Gestin Jurdica (PA-GJ) Gestin financiera (PA-GF) Evaluacin de desempeo (PE-ED) Gestin Documental (PA-GD)
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Gestin Documental (PA-GD) EXTERNOS Entidades de control Clientes Televidentes Comunidad en general
Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias Solicitudes Resultados de encuestas Comunicaciones
Productos y servicios de calidad
Clientes Televidentes Comunidad general
en
RECURSOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS
HUMANOS
INTERNOS
EXTERNOS
REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000-2004 4.21, 4.2, 5.1, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6, 7.2, 7.6, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5
INDICADORES
NOMBRE
FRMULA
Mejoramient o de procesos LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ninguno Mejoramient o de productos y servicios
Procesos mejorados/procesos que requieren mejoras Productos o servicios en proceso de mejoramiento/`produ ctos o servicios que requieren mejoramiento Auditoras con resultado conforme/Total auditoras Encuestas con puntacin mayor o igual a 4/Total encuestas aplicadas Nmero de quejas recibido mensualmente Nmero de quejas recibido mensualmente por cada rea/ total de PQR recibidos PQR contestados oportunamente/total de PQR recibidos
Personal comprometido con la calidad y el mejoramiento continuo PQR y comunicacione s del cliente Solicitudes de cotizaciones y servicios rdenes de servicio de clientes
INFRAESTRUCT URA Computadores con Windows, y Office. Intranet
Resultados de las auditoras. Reportes de fallas de diferentes reas
ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Ninguno
Resultados de auditoras
Satisfaccin del cliente Quejas y reclamos recibidos por rea
ORGANIZACIONA LES AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin Ninguno
Quejas y reclamos recibidos por rea Tiempo de respuesta
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Riesgos: Control y seguimiento insuficiente a las reas y procesos Incumplimiento de los planes de mejoramiento Desactualizacin de los procesos y manual de calidad Ver Mapa de riesgos
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6.1.1 PROCEDIMIENTOS MEJORAMIENTO CONTINUO CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Cdigo: PE-MC1 TELEVISIN TEVEANDINA ACCIONES CORRECTIVAS Y Versin: 3.0 LTDA. PREVENTIVAS Proceso : Pginas: 2 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 1. OBJETIVO: Esclarecer la forma en la que se asumirn las acciones correctivas frente a las fallas y no conformidades que se puedan presentar en el desarrollo de los procesos. 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la identificacin de una no conformidad o falla, hasta el seguimiento a la implantacin de la accin correctiva. 3. RESPONSABLE: Profesional de Control Interno 4. DEFINICIONES: Seguimiento: Recoleccin regular y sistemtica sobre la ejecucin del plan, que sirve para actualizar y mejorar la planeacin futura. No-Conformidad: Cualquier evento, producto, servicio o proceso del Sistema de Gestin de Calidad que no cumple con especificaciones normas establecidas. Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad real detectada u otra situacin indeseable. Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial, o para evitar que una no conformidad real vuelva a presentarse. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE
Identificar las no conformidades del proceso, producto, servicio, etc. Analizar las caractersticas de la no conformidad y determinar si requiere de accin correctiva. Determinar las causas de la falla. Plantear las acciones correctivas y/o preventivas, y seleccionar la ms adecuada Ejecutar la accin correctiva y/o preventiva Hacer seguimiento para verificar la efectividad de la accin correctiva. De no haber sido efectiva, plantear una nueva accin correctiva y/o preventiva Responsable del proceso que present la falla Responsable del proceso que present la falla
REGISTRO
Formato de acciones correctivas Formato de acciones correctivas
Punto de control
No conformidad diligenciada en el formato de acciones correctivas Formato de acciones correctivas, columna de tratamiento diligenciada Formato de acciones correctivas, columna de causas diligenciada Formato de acciones correctivas, columna de accin correctiva diligenciada Accin correctiva ejecutada Formato de acciones correctivas, columna de seguimiento diligenciada
Responsable del proceso que present la falla Asesor de Planeacin
Formato de acciones correctivas Formato de acciones correctivas
Responsable del proceso que present la falla Profesional de Control Interno
Ninguno Formato de acciones correctivas
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De ser necesario iniciar el procedimiento de control de documentos del sistema de gestin de calidad (PA-GD4), solicitando el cambio al documento con el formato pertinente. Responsable del proceso que present la falla

Formato de solicitudes de modificacin Formato de solicitudes de modificacin
7. REGISTROS:
Formato de acciones correctivas, Formato de solicitudes de modificacin
8.ANEXOS:
Formato de acciones correctivas y preventivas (F.PE-MC1-1)
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Procedimiento: Cdigo: PE-MC2 CONTROL DEL PRODUCTO NO Versin: 3.0 CONFORME Proceso : Pginas: 1 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 1. OBJETIVO: Proporcionar los criterios para que los productos que no cumplen con los requisitos especificados, no sean utilizados o entregados de manera no intencionada, mediante su identificacin y control. 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la identificacin de la no conformidad hasta la decisin del iniciar o no una accin preventiva o correctiva 3. RESPONSABLE: Director Jurdico y Administrativo 4. DEFINICIONES: Producto No Conforme: Todo aquel producto que no cumple con especificaciones 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Instructivo de manejo de producto no conforme 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control
Identificar el producto no conforme Revisar el instructivo de manejo del producto no conforme para determinar la accin a seguir De ser necesario, iniciar el procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Responsable del proceso Formato de relacin de producto no conforme Formato de relacin de producto no conforme Formato de relacin de producto no conforme completo Formato de relacin de producto no conforme completo
Responsable del proceso
Responsable del proceso
Ninguno
Procedimiento de acciones correctivas o preventivas iniciado
7. REGISTROS:
Formato de relacin de producto no conforme
8.ANEXOS:
Formato de relacin de producto no conforme (F.PE-MC2-1) Instructivo de manejo del producto no conforme (I. PE-MC2-2)
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Procedimiento: Cdigo: PE-MC3 AUDITORAS INTERNAS DE LA Versin: 3.0 CALIDAD Proceso : Pginas: 2 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 2. OBJETIVO: Establecer la metodologa para la planeacin, ejecucin y Seguimiento a las auditoras Internas de Calidad. 2. ALCANCE:. El procedimiento abarca las acciones realizadas entre la elaboracin de los cronogramas de auditora hasta el seguimiento a las acciones correctivas implementadas. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Producto No Conforme: Todo aquel producto que no cumple con especificaciones Proyecto de Mejora: Proyecto que contiene las acciones correctivas y preventivas que se llevarn a cabo para subsanar fallas, o mejorar aspectos relevantes. Alcance de la auditora: Se relaciona con el rea o proceso que se est auditando y se refiere a que tanto abarca la auditora. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Instructivo de desarrollo de auditora 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
Elaboracin de Cronograma Definicin de la persona u equipo auditor, Elaboracin de Plan y Programa de Auditoria. Realizacin de Reunin de Apertura Ejecucin de la Auditoria, Verifica el estado de implementacin del Sistema de Gestin de Calidad a travs de: Revisin de documentacin: Revisa la suficiencia entre la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad y los requisitos de la Norma ISO 9001:2000. Observacin: Observa el desarrollo de las actividades de los responsables y compara contra los documentos del Sistema de Gestin de Calidad. Indagacin con el personal: Verifica, mediante entrevista con cada uno de los responsables, la ejecucin de Profesional de Control Interno Equipo de Calidad Cronograma Formato de cronograma
Punto de control
Cronograma de auditora elaborado Formato de cronograma diligenciado completamente Plan y programa de auditora elaborado Acta de la reunin de apertura Auditora realizada
Equipo o persona encargada de la auditora Profesional de Control Interno Equipo o persona encargada de la auditora
Plan de auditora Acta de la reunin de apertura Ninguno
111

las actividades descritas en el Sistema de Gestin de Calidad implementado. Verificacin de registros: Revisa el diligenciamiento de los registros en cada una de las actividades del Proceso correspondiente y su manejo de acuerdo al Listado Maestro de Registros.
Identificacin de No Conformidades y observaciones Elaboracin de Informe de Auditoria Realizacin de Reunin de Cierre Diseo de un proyecto de mejoramiento Anlisis y seguimiento a Acciones emprendidas
Equipo o persona encargada de la auditora Equipo o persona encargada de la auditora Equipo o persona encargada de la auditora Responsable del proceso auditado Profesional de Control Interno
Ninguno
Informe de auditora Acta de la reunin de cierre Formato de proyecto de mejora Formato de seguimiento a las acciones emprendidas
No conformidades y observaciones identificadas Informe elaborado y entregado Acta de la reunin de cierre Formato de proyecto de mejora Formato de seguimiento a las acciones emprendidas
7. REGISTROS:
Cronograma de auditora, Actas de reuniones, Formato de cronograma, Plan de auditora, Informe de auditora, Formato de acciones planeadas, Formato de seguimiento a las acciones emprendidas.
8.ANEXOS:
Formato de cronograma de auditora (F.PE-MC3-1) Formato de Plan de auditora (F.PE-MC3-2) Formato de Informe de auditora (F.PE-MC3-3) Formato de proyecto de mejora (F.PE-MC3-4) Formato de seguimiento al proyecto de mejora (F.PE-MC3-5) Instructivo de Desarrollo de Auditora Interna (I. PE-MC3-6)
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Procedimiento: Cdigo: PE-MC4 REVISIN DEL SISTEMA DE Versin: 3.0 GESTIN DE CALIDAD Proceso : Pginas: 1 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 3. OBJETIVO: Identificar las fallas, problemas y oportunidades de mejora del sistema de Gestin de Calidad 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la recoleccin de la informacin de las auditoras hasta la adecuacin del sistema de gestin de calidad 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Producto No Conforme: Todo aquel producto que no cumple con especificaciones Proyecto de Mejora: Proyecto que contiene las acciones correctivas y preventivas que se llevarn a cabo para subsanar fallas, o mejorar aspectos relevantes. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resultados de las auditoras internas realizadas mediante el procedimiento PE-MC3 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control
Recoleccin de informacin de las auditoras Reunin del equipo de calidad Evaluacin del sistema actual Identificacin de errores, fallas u oportunidades de mejora Planteamiento de soluciones, seleccin de la mejor alternativa Diseo del proyecto de mejora Puesta en marcha del proyecto de mejora Evaluacin de los resultados del proyecto de mejora Adecuacin del sistema de gestin de calidad de acuerdo con el proyecto de mejora exitoso, de lo contrario buscar otra alternativa y reiniciar el ciclo. y Asesor de Planeacin Equipo de Calidad Equipo de Calidad Equipo de Calidad Ninguno Acta de la reunin Acta de la reunin Formato de proyecto de mejora Formato de proyecto de mejora Formato de proyecto de mejora Ninguno Formato de seguimiento al proyecto de mejora Documentacin del sistema de gestin de calidad Acta de la reunin Acta de la reunin Formato de proyecto de mejora Formato de proyecto de mejora Formato de proyecto de mejora
Equipo de Calidad
Equipo de Calidad Equipo de Calidad Equipo de Calidad
Formato de seguimiento al proyecto de mejora Sistema de gestin de calidad actualizado
Asesor de Planeacin
7. REGISTROS: Actas, Formato de proyecto de mejora, formato de seguimiento al proyecto de mejora 8.ANEXOS:
Formato de proyecto de mejora (F.PE-MC3-4) Formato de seguimiento al proyecto de mejora (F.PE-MC3-5)
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Procedimiento: Cdigo: PE-MC5 MANEJO DE PETICIONES, Versin: 3.0 QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) Proceso : Pginas: 1 CANAL 13 MEJORAMIENTO CONTINUO 4. OBJETIVO: Identificar las fallas, problemas y oportunidades de mejora del sistema de Gestin de Calidad 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la recoleccin de la informacin de las auditoras hasta la adecuacin del sistema de gestin de calidad 3. RESPONSABLE: Recepcionista 4. DEFINICIONES: Peticin: Requerir algo, exigirlo como necesario o conveniente. Queja: Reclamo: 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Instructivo de relacin de PQR 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control
Recepcin de la PQR, por alguno de los medios establecidos: Correo electrnico Anlisis de la PQR, y solucin inmediata de ser posible Clasificacin y envo de la PQR Resolucin de la PQR Archivo de la PQR, as como la respuesta enviada a emisor. Recepcionista Formato de seguimiento de PQR Formato de seguimiento de PQR diligenciado
Recepcionista
Formato de seguimiento de PQR Formato de seguimiento de PQR
Formato de seguimiento de PQR diligenciado Formato de seguimiento de PQR diligenciado
Recepcionista
Responsable del proceso al que pertenece la PQR Recepcionista
Documento de respuesta
Formato de seguimiento de PQR
Documento contestando la PQR

Formato de seguimiento de PQR diligenciado
7. REGISTROS: Formato de manejo de PQR, documentos de respuesta a PQR 8.ANEXOS: Formato de seguimiento de PQR (F. PE-MC5-1) Instructivo de manejo de PQR (I. PE-MC5-2)
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Procedimiento: Cdigo: PE-MC6 MEDICIN DE SATISFACCIN DEL Versin: 3.0 CLIENTE CANAL 13 Proceso : Pginas: 2 MEJORAMIENTO CONTINUO 5. OBJETIVO: Medir el grado de satisfaccin de los clientes con el servicio prestado, de manera que se puedan identificar falencias y oportunidades de mejora 2. ALCANCE:. Abarca las actividades realizadas entre la entrega de la encuesta de satisfaccin del cliente, y la determinacin del seguimiento que debe hacerse. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Satisfaccin del cliente: Nivel de calidad percibida por el cliente, acerca de los productos o servicios que recibi por parte del canal. Accin Correctiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad real detectada u otra situacin indeseable. Accin Preventiva: Accin tomada para eliminar la causa de una No Conformidad potencial, o para evitar que una no conformidad real vuelva a presentarse. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO Punto de control
Entrega de le encuesta de satisfaccin del cliente, al usuario del servicio prestado una vez se haya completado la prestacin del mismo. Recepcin de la encuesta diligenciada y entrega a Planeacin Responsable del proceso que prest el servicio o producto Responsable del proceso que prest el servicio o producto Asesor de Planeacin Encuesta de satisfaccin Carta o correo electrnico remitiendo la encuesta de satisfaccin al cliente. Encuesta debidamente diligenciada entregada a planeacin Formato de seguimiento a la satisfaccin del cliente diligenciado Formato de seguimiento a la satisfaccin del cliente diligenciado Formato de seguimiento a la satisfaccin del cliente diligenciado
Ninguno
Tabulacin de los resultados de la encuesta Asesor de Planeacin
Identificacin de oportunidades de mejora, fallas, etc. Si no se presentan novedades, terminar el procedimiento Si hay novedades de fallas u oportunidades de mejora iniciar el procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas (PE-MC1)
Asesor de Planeacin
Formato de seguimiento a la satisfaccin del cliente Formato de seguimiento a la satisfaccin del cliente Formato de seguimiento a la satisfaccin del cliente
7. REGISTROS: Carta remisoria de encuesta de satisfaccin del cliente, encuesta de satisfaccin del cliente, Formato de
seguimiento a la satisfaccin del cliente
8.ANEXOS: Formato de carta remisoria de encuesta de satisfaccin del cliente (F. PE-MC6-1) Encuesta de satisfaccin del cliente (F. PE-MC6-2) Formato de seguimiento a la satisfaccin del cliente (F. PE-MC6-3)
115
6.2 EVALUACIN DE DESEMPEO

NOMBRE DEL PROCESO: OBJETIVO DEL PROCESO: ALCANCE: RESPONSABLE: Proveedores INTERNOS
Planeacin Estratgica (PE-PE) Gestin Tcnica (PM-GT) Gestin de Produccin (PMGPD) Gestin Comercial y de Mercadeo (PMGCM) Gestin de Programacin (PMGPG) Gestin de Comunicaciones (PM-GC) Administracin del Recurso Humano (PA-ARH) Gestin de recursos fsicos y tecnolgicos (PAGR) Gestin documental (PA-GD) Gestin del Talento Humano (PA-GTH) Gestin Jurdica (PA-GJ) Gestin financiera (PA-GF)
EVALUACIN DE DESEMPEO Cdigo: PE-ED Evaluar el desempeo de los funcionarios tanto individualmente, como el desempeo global de las reas. El proceso abarca las actividades realizadas desde el diseo de los planes de accin o de mejoramiento por reas, hasta la entrega de los resultados a los empleados y las reas. Profesional de Control Interno Entradas Actividades Salidas Clientes Definicin del plan
estratgico Definicin de los planes de accin o de mejoramiento por reas Definicin de los indicadores y la periodicidad de la medicin Realizacin de la evaluacin de desempeo individual Entrega de los resultados de la evaluacin de desempeo individual Construccin de los planes de mejoramiento individual Seguimiento a los planes de mejoramiento por reas Seguimiento de los indicadores Construccin de acciones correctivas. Evaluacin global de la gestin con base en indicadores de gestin previamente diseados
Informe de
evaluacin de desempeo individual Seguimient o a los planes de accin o mejoramie nto por reas Acciones correctivas
Manual de Calidad Plan estratgico Planes de accin o de mejoramiento por reas Planes de mejoramiento individuales. de los Resultados indicadores Mediciones peridicas
Gestin de Comunicaciones (PM-GC) Administracin del Recurso Humano (PA-ARH) Gestin del Talento Humano (PA-GTH) Gestin Jurdica (PA-GJ) Mejoramiento Continuo (PE-MC)
EXTERNOS
PQR de comunidad Entes de control la
Peticiones,
Quejas y Reclamos Observaciones Solicitud de informacin
Respuestas
escritas Acciones correctivas
Televidentes Entes de Control Comunidad
RECURSOS HUMANOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERNOS EXTERNO
REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP
INDICADORES NOMBRE FRMULA
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 S
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 1000-2004 4.1, 4.2, 5.1, 5.6, 6.2, 7.6, 8.1, 8.2, 8.5 Evaluacin individual Evaluacin por reas Evaluacin global de la gestin
ESPECIFICADOS POR EL CLIENTE Evaluaciones realizadas/evaluacion es proyectadas Evaluaciones realizadas/evaluacion es proyectadas Evaluaciones realizadas/evaluacion es proyectadas Promedio de resultado de la evaluacin de desempeo
Personal comprometido con los procesos de evaluacin
Encuestas
de evaluacin de desempeo Informes de evaluacin de desempeo Seguimient o a los planes de accin Resultados de los indicadores de gestin
LEGALES Y REGLAMENTARIOS
INFRAESTRUCTUR A Computadores con

Windows, y Office. Intranet
Ninguno
Ninguno
Desempeo de los empleados Desempeo de las reas
AMBIENTE DE TRABAJO
ORGANIZACIONAL ES
Porcentaje de cumplimiento de los planes de accin
Ninguna Riesgos: Incumplimiento en las metas y planes propuestos Incumplimiento de los planes de mejoramiento
Ver Mapa de de riesgos
117
6.2.1 PROCEDIMIENTOS EVALUACIN DE DESEMPEO CANAL REGIONAL DE Procedimiento: Cdigo: PE-ED1 TELEVISIN TEVEANDINA EVALUACIN INDIVIDUAL Versin: 3.0 LTDA. Proceso : Pginas: 2 EVALUACIN DE DESEMPEO CANAL 13 1. OBJETIVO: Proporcionar un panorama general del desempeo del empleado, de manera que se conozcan sus fortalezas y debilidades, y la manera en que stas afectan el desarrollo de la organizacin. Este procedimiento se debe llevar a cabo 2 veces al ao. 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades realizadas entre la aplicacin del instrumento de evaluacin, hasta la elaboracin de los planes de mejoramiento individuales. 3. RESPONSABLE: Profesional de Control Interno 4. DEFINICIONES: Instrumento: mecanismo por medio del cual se realiza una medicin del rendimiento de los empleados. Plan de Mejoramiento individual: Plan que contempla las debilidades del funcionario y las estrategias y acciones que ste va a emprender para solucionarlas. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ninguno 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Entrega de los Profesional de control instrumentos de interno evaluacin a los jefes inmediatos Calificacin de cada Profesional de control empleado por parte del interno jefe inmediato Calificacin de los Profesional de control instrumentos interno Elaboracin del informe Profesional de control por empleado interno
REGISTRO Oficio de entrega de instrumentos a cada jefe
Punto de control Instrumentos entregados
Instrumentos diligenciados Ninguno Informe de resultados individuales
Instrumentos diligenciados Instrumentos calificados Informe de resultados individuales elaborado
Elaboracin del informe final para entregar a gerencia Entrega de los resultados individuales a cada empleado Construccin de los planes de mejoramiento individuales
Profesional de control interno
Informe final de resultados de la evaluacin Planilla de entrega
Informe final de resultados de la evaluacin elaborado Planilla de entrega firmada
Plan de mejoramiento individual
Plan de mejoramiento individual elaborado y entregado a la oficina de Control Interno
118
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Seguimiento trimestral al cumplimiento de los planes de mejoramiento individuales Profesional de control interno
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Formato de seguimiento al plan de mejoramiento individual Formato de seguimiento al plan de mejoramiento individual diligenciado
7. REGISTROS: oficio de entrega de los instrumentos, instrumentos, informe de resultados individuales, informe final, planilla de entrega de informes individuales, plan de mejoramiento individual. 8.ANEXOS: Instrumento de evaluacin de desempeo (F. PE-ED1-1) Formato de informe de resultados individuales (F. PE-ED1-2) Planilla de entrega de informes individuales (F. PE-ED1-3) Formato de plan de mejoramiento individual (F. PE-ED1-4) Formato de seguimiento al plan de mejoramiento individua (F. PE-ED1-5)
119
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PE- ED2 Versin: 3.0 Pginas: 2
Procedimiento: EVALUACIN POR REAS Proceso : EVALUACIN DE DESEMPEO
CANAL 13 1. OBJETIVO: Proporcionar un panorama de los avances y la gestin de cada rea con respecto a los compromisos adquiridos para el ao. 2. ALCANCE: Este procedimiento abarca las actividades realizadas entre el diseo del plan estratgico del canal, hasta la evaluacin del avance de cada rea. 3. RESPONSABLE: Asesor de Planeacin 4. DEFINICIONES: Macroproblema: Es el problema principal de la organizacin Problemas: Son aquellas dificultades, debilidades, o problemas ms especficos que estn generando o perpetuando la existencia del macroproblema. Vectores Descriptores de los Problemas (VDP): son los hechos que verificables que manifiestan un problema como tal, es decir que expresan los sntomas del problema y permite el monitoreo de la evolucin del mismo. Nudos Crticos o Causas(NC): tienen un alto impacto en el VDP y son el centro prctico de la accin, es decir, que se debe actuar sobre ellos para mudar el VPD del problema y que ese cambio sea suficiente para lograr los objetivos propuestos. Vectores Descriptores de los Nudos Crticos (VDNC): Son las manifestaciones principales de las causas del problema. Objetivos: Son los resultados que se espera alcanzar. Operaciones, Demandas de Operaciones: Son los proyectos que llevndose a cabo, producirn un cambio en los VDP y permitirn alcanzar los objetivos. Van enfocados a modificar los NC, es decir a producir cambios en stos que a su vez permitan eliminar el problema. Indicadores: operacionalizan los eventos, y determinan la forma en que se va a evaluar el xito de un proyecto. Metas: Traducen los objetivos a trminos cuantificables, de manera que sean susceptibles de medicin; dicha medicin se hace a travs de los indicadores.
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 6. CONTENIDO O DESARROLLO: ACTIVIDAD RESPONSABLE Elaboracin del plan Asesor de estratgico del canal, se disea Planeacin cada 4 aos Reunin de inicio de ao con Asesor de los encargados de cada Planeacin
REGISTRO Plan Estratgico
Punto de control Plan estratgico elaborado Acta de la reunin de revisin del plan
Acta de la reunin
120
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 operacin para revisar y adecuar el plan Elaboracin de actividades y cronogramas para cada operacin, por parte de los encargados de las mismas. Para el ao en curso. Socializacin de los cronogramas a los dems miembros del equipo directivo Elaboracin de informes cada cuatro meses de acuerdo a los formatos por los encargados de cada operacin Elaboracin de informe cada cuatro meses de seguimiento consolidado para todas las reas, y socializacin del mismo. Elaboracin del informe de cierre de ao por parte de los encargados de cada operacin Reunin de cierre de ao para la evaluacin general del plan
Asesor de Planeacin Responsable de cada rea Responsable de cada rea
Cronograma de actividades por operacin
Cronograma de actividades elaborados
Acta de la reunin
Acta de la reunin de socializacin de los planes Informe elaborado
Asesor de Planeacin
Informe de cada rea
Asesor de Planeacin
Informe consolidado
Informe elaborado, socializado y entregado a Gerencia y Control Interno Informe elaborado
Elaboracin y presentacin del informe final
Asesor de Planeacin Responsables de cada rea Asesor de Planeacin Responsables de cada rea Asesor de Planeacin
Informe de cada rea
Acta de la reunin
Acta de la reunin de cierre de ao
Informe final de seguimiento al plan
Informe final de seguimiento al plan elaborado y presentado a Gerencia y a Control Interno
7. REGISTROS: Plan estratgico, Actas de las reuniones, informe bimensual de cada rea, informe de cierre de ao de cada rea, informe final, cronograma de actividades por operacin 8.ANEXOS: Formato de cronograma de actividades por rea (F. PE-ED2-1) Formato de seguimiento de las operaciones (F. PE-ED2-2) Formato de seguimiento de los nudos crticos (F. PE-ED2-3) Formato de seguimiento de las actividades (F. PE-ED2-4) Formato de informe anual de operaciones (F. PE-ED2-5) Formato de informe anual de nudos crticos (F. PE-ED2-6)
121
7. ANEXOS
122
7.1 ANEXOS PLANEACIN ESTRATGICA

F. PES-PE4-1 Versin 3.0 FORMATO DE ELABORACIN DE PROYECTOS 1. Nombre del proyecto 2. Objetivos a. Objetivo general b. Objetivos especficos 3. Descripcin detallada del proyecto: Se debe explicar en qu consiste el proyecto, adems puede incluir algunos de los siguientes aspectos, dependiendo de la naturaleza del proyecto. a. Aspectos econmicos: descripcin del mercado (oferta y demanda), canales de comercializacin, estrategia de comercializacin, etc. b. Aspectos tcnicos: Localizacin, capacidad de produccin, descripcin del proceso de produccin, riesgos de trabajo y su prevencin, etc. c. Aspectos administrativos: quin va a desarrollar el proyecto, canales de comunicacin, etc. d. Aspectos jurdicos: normas t leyes que afectan el proyecto, tanto legales como tcnicas. e. Aspectos financieros: Costos, inversiones, ingresos, rentabilidad, financiamiento, etc.
4. Presupuesto: se puede realizar con base en el siguiente formato:
Descripcin
Unidad de medida
Cantidad
Valor unitario
Valor total
Fuente
Observaciones
5. Metas: son objetivos intermedios, cuyo logro sucesivo lleva a la consecucin de los objetivos, se expresan en trminos cuantitativos, de manera que se pueda realizar un seguimiento al plan. Se pueden cuantificar en tiempo, porcentaje, etc. 6. Cronograma de ejecucin
Mes Actividad Diseo del plan
Mes
Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana Semana 1 2 3 4 1 2 3 4 X X X
123
F. PES-PE4-2 Versin 3.0 FORMATO HOJA DE VIDA DEL PROYECTO Nombre del proyecto: Proyecto Aprobado por: Responsable: Duracin: Fecha de inicio: Objetivo del proyecto: Fecha de Finalizacin:
Recursos Asignados al proyecto
Cronograma de Ejecucin del proyecto. (puede manejarlo en semanas, o por fechas exactas. Ej. Primera
semana, quinta semana, etc.)
Actividad
Fecha de inicio
Fecha de finalizacin
Nombre
Indicadores Frmula
Periodicidad
Fecha
Seguimiento Estado del proyecto Resultado indicador (Avanzado, Normal, Alerta)
Observaciones
7.2 ANEXOS GESTIN DE PRODUCCIN

F. PM-GPD1-1 Versin 3.0 CUADRO DE SOLICITUD DE RECURSOS DE PRODUCCIN Recurso requerido
GRAFICACIN PORTTIL MVIL
Descripcin de la solicitud
ESTUDIO
Cumplimiento del turno Hora de salida Hora de llegada Observaciones
Programa
EDICIN
Fecha de Nombre de quien solicita la solicitud
TRANSPORTE
Fecha
Hora
Observaciones
125
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GPD2-1 Versin 3.0
FORMATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS DE PRODUCCIN No. de contrato u orden de servicio Fecha de inicio de ejecucin Fecha de finalizacin de ejecucin Fecha proyectada de facturacin
No.
Fecha
Cliente
Descripcin del servicio
126
FORMATO DE SOLICITUD DE FACTURACIN Fecha de solicitud: Solicitud nmero:
Orden de servicio o Contrato Nmero:
Cliente:
Marca:
Fecha de inicio:
Fecha de terminacin:
Servicio contratado:
Documentos entregados:
Solicitud realizada por:
Solicitud recibida por: Nombre: ______________________________
Nombre:______________________________ Firma: ______________________________ Firma: ______________________________ Fecha: ______________________________
Observaciones:
127
F. PM-GPD3-1 Versin 3.0 CUADRO DE PROGRAMACIN PARA LAS SALAS DE EDICIN
SALA DE EDICION No.

LUNES MARTES MIERCOLES JUEVES VIERNES
7AM - 2PM
PROGRAMA
PROGRAMA
PROGRAMA
PROGRAMA
PROGRAMA
2PM - 9PM
PROGRAMA
PROGRAMA
PROGRAMA
PROGRAMA
PROGRAMA
CUADRO DE PROGRAMACIN PARA LA CMARA PORTTIL Y LA UNIDAD MVIL

MES LUNES HORA DE SALIDA PROGRAMA MARTES HORA DE SALIDA PROGRAMA CAMARA 1 HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA MIERCOLES HORA DE SALIDA PROGRAMA JUEVES HORA DE SALIDA PROGRAMA VIERNES HORA DE SALIDA PROGRAMA SABADO HORA DE SALIDA PROGRAMA DOMINGO HORA DE SALIDA PROGRAMA
MOVIL
CAMAROGRAFO HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA
CONDUCTOR HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA
AM
HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA
PM
CAMARA 2 HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA CAMARA 3 HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA
CAMAROGRAFO CONDUCTOR HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA
AM
HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA
PM
CAMAROGRAFO HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA HORA DE SALIDA PROGRAMA
AM
PM
129
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GPD3-3 Versin 3.0 CUADRO DE PROGRAMACIN PARA EL ESTUDIO
PROGRAMACION ESTUDIO MES DE
LUNES 3 HORA Y PROGRAMA LUNES 10 HORA Y PROGRAMA LUNES 17 HORA Y PROGRAMA
MARTES 4 HORA Y PROGRAMA MARTES 11 HORA Y PROGRAMA MARTES 18 HORA Y PROGRAMA
MIERCOLES 5 HORA Y PROGRAMA MIERCOLES 12 HORA Y PROGRAMA MIERCOLES 19 HORA Y PROGRAMA
JUEVES 6 HORA Y PROGRAMA JUEVES 13 HORA Y PROGRAMA JUEVES 20 HORA Y PROGRAMA
VIERNES 7 HORA Y PROGRAMA VIERNES 14 HORA Y PROGRAMA VIERNES 21 HORA Y PROGRAMA
SABADO 8 HORA Y PROGRAMA SABADO 15 HORA Y PROGRAMA SABADO 22 HORA Y PROGRAMA
DOMINGO 9 HORA Y PROGRAMA DOMINGO 16 HORA Y PROGRAMA DOMINGO 23 HORA Y PROGRAMA
LUNES 24 HORA Y PROGRAMA
MARTES 25 HORA Y PROGRAMA
MIERCOLES 26 HORA Y PROGRAMA
JUEVES 27 HORA Y PROGRAMA
VIERNES 28 HORA Y PROGRAMA
SABADO 29 HORA Y PROGRAMA
DOMINGO 30 HORA Y PROGRAMA
130
F. PM-GPD3-4 Versin 3.0 FORMATO DE EVALUACIN DE CALIDAD TCNICA DE PRODUCCIN Y USO DE LOS RECURSOS DE PROGRAMAS Nombre del Programa:___________________________________________ Fecha de Evaluacin:____________________________________________ Califique de 1 a 5 cada uno de los siguientes aspectos, de acuerdo a la siguiente tabla: Puntuacin 1 2 3 4 5 Descripcin Malo Apenas Aceptable Regular Bueno ptimo
Sume los resultados y punte el desempeo del programa de acuerdo a la siguiente tabla: Puntuacin total Entre 4 y 8 Entre 9 y 12 Entre 13 y 16 Entre 17 y 20 Deficiente Regular Aceptable Bueno Nivel de desempeo
ITEM
Uso de recursos: El programa utiliz los recursos que haba solicitado y que le fueron asignados Eficiencia de uso de recursos: La cantidad de material producido en los turnos asignados es adecuada y coherente con la cantidad de recursos utilizados. Eficacia de uso de recursos: La calidad del material producido en los turnos asignados es adecuada y coherente con la cantidad de recursos utilizados. Calidad tcnica: EL material producido cumple con los requisitos de Calidad tcnica del canal. DESEMPEO:
TOTAL
OBSERVACIONES
7.2 ANEXOS GESTIN DE PROGRAMACIN

F. PM-GPG1-1 Versin 3.0
FORMATO DE INFORME DE AUDIENCIA
Fecha: Da: Rating y share promedio de los canales colombianos (Caracol, RCN, CityTV, Canal Capital, Seal Colombia y Canal 13)
Rating y share promedio de los programas del canal
Informe elaborado por: Firma:
132
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GPG2-1 Versin 3.0
FORMATO DE INFORME DE AUDIENCIA POR PROGRAMA
Fecha de la evaluacin:
Nombre del programa:
Horario en que se emite:
Periodo Evaluado: Rating y share promedio del canal en el periodo evaluado:
RATING Periodo Anterior Periodo Actual
SHARE Periodo Anterior Periodo Actual
Retroalimentacin de los televidentes:
133
FORMATO DE INFORME DE VENTAS POR PROGRAMA
Periodo Evaluado: Ventas del programa durante el periodo evaluado:
Ventas acumuladas del programa durante el ao:
Clientes que pautan actualmente en el programa:
Clientes que han pautado en el programa
Razn por la que no pauta actualmente
134
FORMATO DE INFORME DE COSTOS POR PROGRAMA
Periodo Evaluado: Costo mensual del programa
Desagregacin de costos ITEM VALOR
135
FORMATO DE COHERENCIA CON LA ORGANIZACIN
Califique como Malo, Deficiente, Aceptable, Bueno o Excelente, la colaboracin, actitud, conducta y comportamientos del programa evaluado, frente a los procesos, polticas y directrices que maneja cada rea. Explique brevemente las causas de su calificacin.
Fecha de la evaluacin: Nombre del programa: Periodo Evaluado: Reporte de control de emisin:
Reporte de produccin:
Reporte de mercadeo
Observaciones
136
FORMATO DE EVALUACIN DE CALIDAD DE PROGRAMAS
Nombre del Programa:___________________________________________ Fecha de Evaluacin:____________________________________________
Califique de 1 a 5 cada uno de los siguientes aspectos, de acuerdo a la siguiente tabla: Puntuacin 1 2 3 4 5 Descripcin Malo Apenas Aceptable Regular Bueno ptimo
ITEM
CONTENIDO: Los contenidos del programa son coherentes con el objeto del mismo, denotan trabajo, investigacin, etc. PRODUCCIN-PERCEPCIN GENERAL: en este punto se tomarn en cuenta todos los recursos para la realizacin del programa, elementos tales como: vestuario, locacin, invitados, manejo de cmara, iluminacin, sonido, presentadores, libretos, planes de rodaje, etc. PRODUCCIN-INVESTIGACIN: En la produccin del programa se evidencia investigacin de los contenidos, locaciones, invitados, etc. POSTPRODUCCIN: Musicalizacin, edicin, efectos, etc. PRODUCCIN-MANEJO DE CMARA CREATIVIDAD: Debe estar soportada sobre elementos reales, sumados a esttica visual, responsabilidad y conceptos claros respaldados por lineamientos tericos. TCNICA VIDEO: Calidad del video, nitidez, color, etc. TCNICA AUDIO: Calidad del sonido COHERENCIA: Con respecto a los lineamientos conceptuales de Canal 13, como califica el programa. TOTAL
OBSERVACIONES
137
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GPG2-6 Versin 3.0 MATRIZ DE EVALUACIN DE PROGRAMACIN
Fecha del comit: Asistentes: Programas programados para evaluar:
Programa
Audiencia promedio Rating Share
Ventas
Costos
Promedio de evaluacin de calidad
Resumen de coherencia con la organizacin
Observaciones
Cambios requeridos
Decisiones tomadas
138
F. PM-GPG2-7 Versin 3.0
FORMATO DE INFORMES A LOS PROGRAMAS Nombre del programa:
Director:
Horario de emisin: Periodo Evaluado: Fecha de la evaluacin: No. de la evaluacin: Calidad:
Audiencia promedio Rating: Share: Observaciones
Cambios requeridos en el programa
139
FORMATO DE ENTREGA DE INFORMES
Nombre del programa
Fecha de la evaluacin
Fecha de entrega del informe
Nombre del director
Firma
140
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GPG3-1 Versin 3.0 REGISTRO DE MANEJO DE MATERIAL
PROGRAMA
CAP. No. REFERENCIA FECHA DE EMISION HORARIO REPETICION OBSERVACION RECIBIDO MASTER RECIBIDO TRAFICO
141
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GPG4-1 Versin 3.0 FORMATO DE RELACIN DE PROPUESTAS
No.
Nombre del programa
Descripcin de la propuesta
Proponente
Contacto
Observaciones
142
FORMATO DE EVALUACIN DE PROGRAMAS NUEVOS Nombre del Programa:______________________________________ No.:________ Fecha de Evaluacin:___________ Presentan piloto: SI____ NO:____ Proponente:____________________________
Califique de 1 a 5 cada uno de los siguientes aspectos, de acuerdo a la siguiente tabla:
Puntuacin 1 2 3 4 5
Descripcin Malo Apenas Aceptable Regular Bueno ptimo
ITEM
CONTENIDO: Los contenidos del programa propuesto son coherentes con el objeto del mismo, denotan trabajo, investigacin, etc. CREATIVIDAD: Debe estar soportada sobre elementos reales, sumados a esttica visual, responsabilidad y conceptos claros respaldados por lineamientos tericos. COHERENCIA: Con respecto a los lineamientos conceptuales de Canal 13, como califica el programa. PRODUCCIN-PERCEPCIN GENERAL: Si se presenta piloto, evaluar todos los recursos para la realizacin del programa, elementos tales como: vestuario, locacin, invitados, manejo de cmara, iluminacin, sonido, presentadores, libretos, planes de rodaje, etc. POSTPRODUCCIN: Si se presenta piloto evaluar la Musicalizacin, edicin, efectos, etc. VIABILIDAD ECONMICA: Los valores propuestos para el programa son coherentes y dentro de los presupuestos del canal. TOTAL PUNTAJE TOTAL:_________________ OBSERVACIONES
143
7.3 ANEXOS GESTIN TCNICA

F. PA-GR3-1 Versin 3.0 FORMATO DE CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
rea
Equipo
Fecha del mantenimiento
Persona o empresa encargada
Observaciones
144
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA-GR3-2 Versin 3.0 FORMATO DE REALIZACIN DE MANTENIMIENTO
rea
Equipo
Fecha programada del mantenimiento
Encargado del mantenimiento
Fecha de realizacin del mantenimiento
Nombre y firma de quien realiz el mantenimiento
Nombre y firma del responsable del equipo
145
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GT1-1 Versin 3.0
FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS
Equipo: Nmero de entrada al almacn: Fecha de compra: rea a la que se asign: Funcionario responsable: Fecha: Ficha de mantenimiento Tipo de mantenimiento: Realizado por (nombre y firma):
Fecha:
Tipo de mantenimiento:
Realizado por (nombre y firma):
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
146
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GT2-1 Versin 1.0 FORMATO DE ENTREGA DE TURNO
SALA (IdentificarMaster de Emisin, Sala de Edicin #, Mster de Produccin, etc.) FECHA OBSERVACIONES ENTREGADO POR RECIBIDO
147
7.4 ANEXOS GESTIN DE COMUNICACIONES

F. PM-GC1-1 Versin 3.0 FORMATO DE PLAN DE MEDIOS
Medio
Periodicidad
Costo/convenio
Descripcin del espacio
Enfoque de la comunicacin
Fecha mxima de envo al medio
Fecha de inicio
Fecha de terminacin
Temas y fechas importantes
Responsable
148
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM- GC1-2 Versin 3.0
FORMATO DE APROBACIN DE COMUNICACIONES
Referencia:
Medio al que se dirige:
Fecha de publicacin del medio: Fecha de aprobacin: Observaciones
Solicitada por: Aprobado por: Firma:
149
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GC2-1 Versin 3.0 FORMATO DE SOLICITUD DE DISEO DE MATERIAL
No. Fecha de orden
Solicitud realizada por
Descripcin del material solicitado
Solicitud recibida por Nombre Firma
Nombre Cargo
Firma
Aprobacin de prioridad de la solicitud Nombre Firma
Fecha de entrega
Observaciones
Material recibido por
Nombre
Firma
150
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GC2-3 Versin 3.0
FORMATO DE APROBACIN DE PROMOCIONES Y AUTOPROMOCIONES
Fecha
Hora
Descripcin del Material
Rotacin
Observaciones
Autoriza
Recibe
151
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GC3-1 Versin 3.0
FORMATO DE SOLICITUD DE INCLUSIN EN PGINA WEB No. de orden Fecha Solicitud realizada por Nombre Cargo Firma Descripcin de la solicitud Solicitud recibida por Nombre Firma Aprobacin de la solicitud Nombre Firma Observaciones Duracin en la pgina web Fecha de Fecha de subida
152
7.5 ANEXOS GESTIN DE COMERCIALIZACIN Y MERCADEO

F. PM-GCM1-1 Versin 3.0
SOLICITUD DE RECURSOS DE PRODUCCIN PARA MERCADEO
Fecha de solicitud:
Solicitud nmero:
Cliente/Marca:
Fecha de inicio de la pauta:
Fecha de terminacin de la pauta:
Recursos requeridos
REQUERIMIENTO Cmara porttil Transporte Graficacin Edicin Mvil Estudio Colegios Otro Cual?
NO
FECHAS
Solicitud recibida por Nombre: ______________________________
Observaciones
153
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GCM2-1 Versin 3.0 CUADRO MERCADEO
Tipo No. de Orde Agenc Client Produc paut n ia e to a
Cantid ad
Telemultime dia
Fech Fecha Can a de Fecha de para al inici finalizaci facturaci 13 o n n
Val or
FLO W
Observacio nes para emisin
MODIFICACIO NES CONTR Observacio NOTICIAS Comercial OL nes para ALERTAS PARA es EMISI Tesorera EMISIN Emitidos N
CONTROL FACTURACI N
154
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GCM2-2 Versin 3.0
CUADRO ADMINISTRADOR DE EMISIN

No. Tipo Fecha MODIFICACIONES TOTAL Fecha de TOTAL Agencia Cliente Producto de Cantidad Observaciones FLOW De de - NOTICIAS Programas TELEMULTIMEDIA finalizacin CANAL TOTAL Orden pauta inicio ALERTAS
155
CUADRO TESORERA
Fecha de No. Orden Agencia Cliente Marca inicio
Fecha de finalizacin
Fecha para facturacin
Valor Observaciones
Factura No. Subtotal IVA
Valor Factura
Fecha de facturacin
156
REGISTRO DE ENTREGA DE MATERIAL
DESCRIPCIN DE LA PAUTA PROGRAMACIN Producto Fecha de Fecha de finalizaci inicio de n de la la pauta pauta Formato del Cassette Fecha Cassette entregadoA Firma de quien recibe cdig o Fech a
ENTREGA DE MATERIAL EMISIN Fecha Cassette entregado Firma de quien recibe DEVOLUCIN Cassette entregado Firma de quien recibe
157
SOLICITUD DE FACTURACIN Fecha de solicitud: Solicitud nmero:
Orden de pauta nmero:
Agencia:
Cliente:
Marca:
Fecha de inicio:
Fecha de terminacin:
Pauta contratada:
Pauta emitida:
Documentos entregados
Copia de la orden de pauta Certificado de emisin
S S
No No
Solicitud recibida por Nombre: ______________________________
Observaciones
158
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 I. PM-GCM2-6 Versin 3.0
INSTRUCTIVO USO DE LA CARPETA DE PAUTA
La carpeta pauta se disea como una herramienta que facilite el manejo de la informacin comercial del canal, y su respectiva emisin. El control de la informacin contenida en el cuadro, la maneja el rea de Mercadeo, por lo que cualquier error en los datos es responsabilidad de esta rea.
A continuacin se encuentran los pasos para el correcto uso de la carpeta. 1. Una vez una pauta es ordenada, el departamento de mercadeo debe completar las celdas correspondientes en el libro titulado Mercadeo. 2. Para ello debe primero elaborar el flow y guardar una copia del mismo en la carpeta pauta subcarpeta flow.
3. Al llenar las celdas del libro mercadeo, se debe incluir un vnculo al flow (Utilizar insertar, hipervnculo) 4. La columna Modificaciones, Noticas, Alertas para emisin se debe dejar en blanco, y llenar nicamente en caso de que se presente alguna modificacin en el transcurso de la emisin de la pauta. 5. Los datos aparecern automticamente en el libro administrador de Emisin. El administrador de emisin debe revisar permanentemente el cuadro, ya que en l le aparecern las nuevas rdenes de pauta, la ruta para encontrar el Flow, y alertas de ltima hora, las cuales se resaltan en rojo. 6. Una vez se haya emitido la pauta, el administrador de emisin debe llenar en la fila correspondiente a la orden de pauta, el nmero de comerciales, menciones, etc. que se emitieron en cada programa. En el caso de que haya nuevos programas, se pueden insertar las columnas correspondientes. 7. Finalmente, el administrador de emisin debe sumar la cantidad de menciones, comerciales, etc. que se emitieron en la franja de Canal 13, y los que se emitieron en la franja de Telemultimedia.
159
8. En el libro mercadeo aparecer en rojo si hay diferencia entre lo ordenado y lo emitido. Si es igual, se pondr de color gris. 9. Cuando es momento de facturar, tesorera debe completar el libro tesorera el cual tiene la informacin del cliente. Debe llenar los datos de la factura. 10. Si se factur en el tiempo adecuado, la alerta de facturacin pasar a color gris, de lo contrario se mantendr en rojo. 11. Finalmente, contabilidad puede verificar los datos en el libro contabilidad, para poder hacer la distribucin de ingresos.
160
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM-GCM3-1 Versin 3.0 FORMATO DE RELACIN DE PREMIOS Entregado por Condiciones previas del concurso Entrega de soporte (S o No) Asignado para el programa Aprobado por (firma)
Fecha
Descripcin del premio
Cantidad
161
FORMATO DE INSTRUCTIVO DE LA MECNICA DEL CONCURSO
Premio: Fecha del concurso: Fecha de entrega del premio: Forme de anunciar el concurso:
Requisitos para participar:
Mecnica del concurso:
Responsable: Aprobado por: Firma:
162
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM- GCM3-3 Versin 3.0
FORMATO DE SEGUIMIENTO AL CONCURSO
CONCURSO
PREMIO MECNICA
PREMIO ENTREGADO POR: MECNICA PARA RECLAMAR EL PREMIO REQUISITOS PARA PARTICIPAR FECHA DE SELECCIN DEL GANADOR MECNICA DE SELECCIN DEL GANADOR GANADOR ANEXOS
OBSERVACIONES
163
F. PM-GCM3-4 Versin 3.0 FORMATO DE ACTA DE ENTREGA DEL PREMIO
CANAL 13 TEVEANDINA hace entrega del premio referencia ___________________________ _____________________________________________________________________________ a el (la) seor (a) ______________________________________________ identificado (a) con _____________________ nmero ______________________________ de ________________ quien particip en el concurso ____________________________________________________
CANAL 13 TEVEANDINA hace entrega en perfecto estado del premio en mencin, el da ________ del mes de ___________________ del ao________________
En constancia de lo anterior firman,
_______________________________ CANAL 13 Nit. 830.005.370-4
________________________________ GANADOR
164
FORMATO DE ACTA DE ENTREGA DEL PREMIO (Usar este formato para la entrega de boletas u otro premio que no amerite el diligenciamiento del formato anterior)
CANAL 13 TEVEANDINA hace entrega del premio referencia ___________________________ _____________________________________________________________________________a las siguientes personas que participaron en el concurso ___________________________ __________________________________________________ En constancia de lo anterior firman, Nombre Fecha Cdula Firma
165
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PM- GCM3-5 Versin 3.0
FORMATO DE ACTA DE COMPROMISO Y ACEPTACIN DE CONDICIONES DEL PREMIO
CANAL 13 TEVEANDINA en desarrollo del concurso__________________________________ cuyo ganador es ___________________________________________________, se compromete a hacer entrega del premio ___________________________________________ para el da ______________________________ de acuerdo con las condiciones que ya conoce el ganador.
En constancia de lo anterior firman,
_______________________________ CANAL 13 Nit. 830.005.370-4
________________________________ GANADOR Identificacin.
166
7.6 ANEXOS ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO

F. PA-ARH2-1 Versin 3.0
FORMATO DE RELACIN DE VACACIONES PROYECTADAS Nombre rea Cargo Fecha estimada en la que va a tomar las vacaciones Inicia Regresa Das Pendientes por Disfrutar
F. PA-ARH2-2 Versin 3.0 FORMATO DE CAPACITACIN Y EMPALME Se informaron TODAS las tareas inherentes al cargo (Si o No) Firma de la persona que har el remplazo
Fecha
Cargo
Temas abordados
Firma de quien tomar vacaciones
7.7 ANEXOS GESTIN DEL TALENTO HUMANO

F. PA-GTH1-1 Versin 3.0
FORMATO DE INFORME DE SELECCIN DE HOJAS DE VIDA
Cargo Vacante: Requisitos: Persona interna opcionada para ocupar el cargo Personal interno del canal que cumple con los requisitos y el perfil del cargo: Cantidad de hojas de vida revisadas Cantidad de hojas de vida que cumplen con los requisitos y el perfil del cargo: Detalle de las personas que continua en el proceso de seleccin Puntuacin Observaciones Perfil Experiencia total de la afn al afn al hoja de No. De No. cargo cargo vida Nombre identificacin (puntuar de (puntuar (sumar de 1 a 5) experiencia 1 a 5) y perfil)
169
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA-GTH1-2 Versin 3.0
FORMATO DE PREGUNTAS DE LA ENTREVISTA POR COMPETENCIAS CONDICIONES PERSONALES 1. Puede incorporarse inmediatamente? 2. Es usted propietario de su vivienda? 3. Tiene usted tiempo completo para dedicarle al cargo al cual est aspirando? 4. Tiene otras ofertas de trabajo alternativas? 5. Tiene usted alguna actividad extraprofesional, poltica, sindical, cultural, deportiva, artstica, comunitaria...? 6. Tiene usted alguna actividad propia?: negocio familiar, administracin de propiedades, clases particulares. 7. Tiene usted muchos amigos? PERSONALIDAD Y CARCTER 1. Cmo cree que lo describira un profesor o un amigo que lo conoce bien? 2. Cmo se describira a s mismo? Hblame sobre usted. 3. Duerme bien? 4. Describa sus puntos fuertes. 5. Describa sus puntos dbiles. Cul es el mayor? Cmo procura compensarlo? 6. Ha tenido algn fracaso? Qu aprendi de l? En general Qu ha aprendido de sus errores? 7. Cul cree que ha sido su mayor xito o logro? su fracaso? sus mayores desilusiones? Cmo se produjeron? 8. Cules han sido los tres hechos ms importantes de su vida? Por qu? 9. Cul fue la decisin ms importante que tuvo que adoptar en el pasado? qu criterios utiliz para tomarla? 10. se considera un lder, un emprendedor, un creativo? Si es as por qu dice que lo es? 11. Cmo se inserta en un equipo de trabajo? 12. Por qu piensa que puede desempearse bien en este puesto de trabajo? Por qu debo contratarlo? 13. Tiene cinco minutos para describir los puntos concretos ms relevantes de su currculo y personalidad que muestren que esta cualificado para este puesto. 14. le gusta el trabajo duro, trabajo rutinario o desafiante? Por qu? 15. Qu tipo de situaciones le frustran con facilidad? MOTIVACIONES. ESCALA DE VALORES 1. Cules son las satisfacciones o recompensas mas importares que espera de su carrera profesional? 2. Qu es ms importante para usted, el dinero o el tipo de trabajo? 3. Por qu eligi la profesin para la que se est preparando o ya se preparo? 4. Cules son las dos o tres realizaciones suyas de las que esta ms satisfecho? Por qu? 5. Qu importancia tiene el dinero para usted? 6. Piensa en alguien que le agrade/desagrade y dgame que hace que le agrade/desagrade tanto esa persona.
170
OBJETIVOS PROFESIONALES Y PERSONALES PARA EL FUTURO 1. Cules son sus objetivos a largo y a corto plazo? Cmo se est preparando para lograrlos? 2. Qu objetivos concretos, adems de los relacionados con su trabajo profesional ha establecido para s mismo durante los prximos 10 aos? 3. Qu piensa que estar haciendo dentro de 5 aos? en qu basa esta afirmacin? 4. Cmo piensa lograr sus objetivos profesionales? 5. Cunto espera estar ganando dentro de 5 aos? 6. De aqu a dos o cinco aos Qu le gustara haber conseguido? 7. se plantea si alguna vez llegar a ser presidente de un consejo de administracin, presidente ejecutivo, vicepresidente ejecutivo, presidente de una divisin, jefe de departamento, etc.? 8. le gustara dirigir su propia empresa? Por qu? FORMACION 1. Por qu eligi su carrera? 2. Qu asignaturas le gustaron ms en sus estudios universitarios? Por qu? 3. Qu asignaturas le gustaron menos? Por qu? 4. si pudiera hacerlo, planificara su carrera acadmica de diferente forma? de qu manera? Por qu? 5. A cuntas instituciones solicit la admisin? Por qu eligi la institucin donde estudi? 6. Hbleme de sus aos de bachillerato. De sus aos de universidad. 7. Qu lo hace sobresalir entre sus compaeros? EXPERIENCIA EN TRABAJOS ANTERIORES 1. Qu es lo que ms / menos le ha gustado de sus experiencias en trabajos anteriores? 2. Hbleme sobre sus experiencias de trabajos anteriores? 3. Cul fue su logro ms significativo en sus trabajos anteriores? 4. Por qu dejo sus trabajos anteriores? 5. Qu ha aprendido de su experiencia de trabajo? 6. Qu haca en sus trabajos anteriores? 7. Cmo describe a su anterior jefe? LA EMPRESA- CANAL 13 1. Qu cree que hace falta para tener xito en una empresa como la nuestra? 2. Qu sabe de nuestra empresa? 3. Qu criterios utiliza para evaluar una empresa? y para aquella en que espera trabajar? 4. Con qu otras organizaciones o empresas mantiene conversaciones? 5. Por qu tiene inters en esta empresa? 6. En base a esta entrevista, Qu preguntas tiene sobre nuestra empresa? 7. Quiere trabajar en una gran compaa o prefiere una empresa pequea? Por qu? EL PUESTO 1. Si tuviera que contratar a una persona para este puesto, Qu cualidades buscara? 2. Cmo trabaja bajo presin? 3. Cmo describe su puesto de trabajo ideal? 4. Cules son las dos o tres cosas ms importantes para usted en su trabajo?
171
5. Qu cree que har en este trabajo que est solicitando? Qu cree que requiere este puesto de trabajo? hasta qu punto cumple estos requisitos? Cules cree que son los deberes del cargo al que est aspirando? Por qu cree que encajara para desempear este cargo? 6. Describa la relacin que existe entre un supervisor y las personas que dependen de l o ella. 7. Cmo se sentira trabajando bajo la supervisin de un hombre, una mujer, alguien mayor, o ms joven? 8. Cmo se sentira trabajando en un departamento donde la mayora fuesen hombres/mujeres/ms jvenes/ms viejos? 9. le gustara un trabajo con mucho trato con los clientes? 10. le gustara trabajar en una oficina o preferira estar movindose visitando gente? 11. Aceptara trabajar con un horario largo? MOTIVO DE LA SOLICITUD 1. Por qu le gustara obtener precisamente este empleo y no otro? 2. Qu le llam la atencin en el anuncio o en la noticia que tuvo acerca de su existencia? 3. Qu piensa que puede usted aportar? 4. En qu piensa que puede usted mejorar trabajando con nosotros? RETRIBUCIN 1. Cunto ganaba en su empleo anterior? 2. Cul es el mnimo que cubre sus necesidades actuales? 3. Cunto aspira ganar en este cargo? Tiene alguna pregunta adicional, observacin, comentario?
172
FORMATO DE PUNTUACIN DE LA ENTREVISTA POR COMPETENCIAS DATOS PERSONALES Nmero asignado:
Fecha: Nombre: Identificacin: Cargo al que aspira: Lugar y fecha de nacimiento: Estado Civil: Profesin: Con quin vive: Telfono: Celular: Entrevista realizada por: Cargo del entrevistador: Observaciones iniciales:
Hijos: Cuntos: Ocupacin actual Direccin: e-mail:
FACTOR 1: CONDICIONES PERSONALES

Instrucciones de puntuacin: Punte S o No en cada una de las preguntas, sume los 1 para obtener el total del factor
ITEM COMPETENCIA/ CARACTERSTICA 1 2 3 4 5 6 9 Disponibilidad de tiempo Datos personales Disponibilidad de tiempo Datos personales Hobbies Emprendimiento Disposicin para la relacin social SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
PUNTUACION NO (0) S (1)
OBSERVACIONES
TOTAL FACTOR 1:
PUNTAJE MXIMO: 9
Observaciones adicionales factor 1:
173
FACTOR 2: PERSONALIDAD Y CARCTER

Instrucciones de puntuacin: Punte de 0 a 5, de acuerdo a la concordancia de cada caracterstica con lo deseado para el cargo, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.
ITEM COMPETENCIA/ CARACTERSTICA
PUNTUACION 0 1 2 3 4 5
OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15
Imagen que refleja de s mismo Autoimagen, Autoestima, imagen de s mismo. Estado de salud Autoimagen, Autoestima, puntos fuertes percibidos Autoimagen, Autoestima, puntos dbiles percibidos Tolerancia a la frustracin Escala de prioridades y valores Escala de prioridades y valores Proceso de toma de decisiones Personalidad acorde al tipo de cargo. Trabajo en equipo Autoimagen, Autoestima, imagen de s mismo, conocimiento del cargo, emprendimiento. Aptitud verbal, motivacin Concordancia con el tipo de trabajo a realizar Tolerancia a la frustracin
SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 2:
PUNTAJE MXIMO: 75
174
FACTOR 3: MOTIVACIONES, PRIORIDADES Y ESCALA DE VALORES

OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6
Expectativas Escala de prioridades y valores Expectativas Escala de prioridades y valores Escala de prioridades y valores Tolerancia
SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 3:
PUNTAJE MXIMO: 30
FACTOR 4: OBJETIVOS PROFESIONALES Y PERSONALES

OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 7 8
Expectativas y metas Expectativas y metas Expectativas y metas Expectativas Expectativas y metas Expectativas y metas Expectativas Expectativas
SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 4:
PUNTAJE MXIMO: 40
175

FACTOR 5: FORMACIN
ITEM
COMPETENCIA/ CARACTERSTICA
OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6
Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Concordancia con el tipo de trabajo que va a realizar Rasgos de personalidad, trabajo en equipo, relaciones sociales, desempeo acadmico, aptitudes y caractersticas Trabajo en equipo
SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 5:
PUNTAJE MXIMO: 35
176
FACTOR 6: EXPERIENCIA EN TRABAJOS ANTERIORES

ITEM
COMPETENCIA/ CARACTERSTICA EVALUADA
OBSERVACIONES
1 Concordancia con las caractersticas del cargo solicitado 2 Capacidades para desarrollar el trabajo solicitado 3 Desempeo laboral 4 Desempeo laboral, expectativas 5 Capacidad de aprendizaje 6 Experiencia en tareas relacionadas 7 Concordancia con las caractersticas del jefe del cargo
SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 6:
PUNTAJE MXIMO: 35
FACTOR 7: CANAL 13
OBSERVACIONES
1 2 3
4 5 6 7
Conocimiento de Canal 13 Conocimiento de Canal 13 Solucin de problemas, toma de decisiones, coherencia con el canal. Coherencia en las solicitudes de empleo Conocimiento de Canal 13 Conocimiento de Canal 13 Concordancia con Canal 13
SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 7:
PUNTAJE MXIMO: 35
177

FACTOR 8: EL CARGO
OBSERVACIONES
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Percepcin del cargo Manejo del estrs Concordancia entre el cargo solicitado y las expectativas Escala de prioridades y valores Percepcin del cargo y de s mismo. Aptitud verbal Actitud hacia los superiores Capacidad de adaptarse al cargo solicitado Capacidad de adaptarse al cargo solicitado Capacidad de adaptarse al cargo solicitado Capacidad de adaptarse al cargo solicitado Capacidad de adaptarse al cargo solicitado
SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 8:
PUNTAJE MXIMO: 55
FACTOR 9: MOTIVO DE LA SOLICITUD

OBSERVACIONES
2 3 4
Conocimiento del cargo, de Canal 13, expectativas, objetivos personales. Expectativas Autoimagen, autoestima, conocimientos, habilidades Expectativas
SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 9:
PUNTAJE MXIMO: 20
178
FACTOR 10: RETRIBUCIN

Instrucciones de puntuacin: Punte s o no, siendo 0 que no existe concordancia y 5 que la concordancia es muy alta.
PUNTUACION S (0) NO (1)
OBSERVACIONES
1 2 3
Mejora de condiciones laborales Aspiracin salarial Aspiracin salarial

SUMA POR PUNTAJE:
(sume los valores)
TOTAL FACTOR 10:
PUNTAJE MXIMO: 3
RESUMEN DE LOS RESULTADOS FACTOR P. FACTOR 1. Condiciones personales 6.Experiencia en trabajos anteriores 2.Personalidad y carcter 7.Canal 13 3.Motivaciones, prioridades y escala de valores 8.El Cargo 4.Objetivos profesionales y personales 9.Motivo de la solicitud 5. Formacin 10.Retribucin TOTAL Observaciones finales
P.
Entrevista realizada por: Nombre: Cargo: Firma:
179
FORMATO DE INFORME DE RESULTADOS DE LA ENTREVISTA Fecha del informe: DATOS PERSONALES Fecha de la entrevista: Nmero asignado: Nombre: Identificacin: Referencias: Cargo al que aspira: Entrevista realizada por: Contina en el proceso de seleccin: Recomendaciones:
RESUMEN DE LOS RESULTADOS FACTOR 1. Condiciones personales 2.Personalidad y carcter 3.Motivaciones, prioridades y escala de valores 4.Objetivos profesionales y personales 5. Formacin 6.Experiencia en trabajos anteriores 7.Canal 13 8.El Cargo 9.Motivo de la solicitud 10.Retribucin TOTAL
Puntaje
Observaciones
Informe Elaborado por: Cargo: Firma:

180
FORMATO DE PUNTUACIN DE PRUEBA TCNICA DATOS PERSONALES Nmero asignado:
Fecha de la prueba: Nombre: Identificacin: Cargo al que aspira: Prueba realizada por: Prueba realizada: Observaciones iniciales:
ITEM Conocimiento del equipo Manejo del equipo Conocimiento del software o aplicativo Manejo del software o aplicativo Conocimiento del proceso Manejo del proceso Calidad del trabajo Velocidad en la realizacin del trabajo Capacidad de trabajar bajo presin
PUNTUACIN 0 1
*Agregue aspectos adicionales que considere necesarios Observaciones
Prueba realizada por: Nombre: Cargo: Firma:
181
FORMATO DE INFORME DE RESULTADOS DE LA PRUEBA TCNICA Fecha del informe: DATOS PERSONALES Fecha de la entrevista: Nmero asignado: Nombre: Identificacin: Cargo al que aspira: Prueba realizada por: Descripcin de la prueba realizada Contina en el proceso de seleccin: Recomendaciones:
RESUMEN DE LOS RESULTADOS Puntuacin obtenida:
Observaciones
Informe Elaborado por: Cargo: Firma:
182
FORMATO DE INFORME FINAL DEL PROCESO DE SELECCIN
Identificacin del cargo Cargo Vacante: Tipo de contrato: Honorarios: Requisitos del cargo: Jefe inmediato: Persona (s) encargada del proceso de seleccin: Persona seleccionada: Nmero del consecutivo de identificacin Observaciones:
Hojas de Vida Evaluacin del personal del canal: Cantidad de hojas de vida revisadas: Cantidad de personas que cumplen los requisitos: Nmero de consecutivo de cada aspirante: Hojas de vida revisadas por: Observaciones
Entrevista Cantidad de entrevistas realizadas Cantidad de personas que continan en el proceso Nmero de consecutivo de cada aspirante: Puntaje mnimo de las entrevistas seleccionadas: Puntaje mximo de las entrevistas seleccionadas: Entrevistas realizadas por: Observaciones:
183
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Prueba tcnica Cantidad de pruebas realizadas Cantidad de personas finalistas Nmero de consecutivo de cada aspirante: Puntaje mnimo de las pruebas seleccionadas: Puntaje mximo de las pruebas seleccionadas: Entrevistas realizadas por: Observaciones:
No.
Nombre
Resultados de los finalistas Puntaje Puntaje Entrevista prueba tcnica
Puntaje total (sume los 2 anteriores)
Observaciones:
Informe elaborado por: Cargo: Firma:
184
F. PA-GTH2-1 Versin 3.0
FORMATO DE INSTRUMENTO DE IDENTIFICACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN
Canal Regional de Televisin Teveandina Ltda. - Canal 13 Direccin Juridica y Administrativa Requerimientos de Capacitacin Dependencia del Canal
Tipo de capacitacion Programa Duracin del programa Institucin educativa Costos Otros programas Justificacin
Recomiende
185
FORMATO DE INFORME DE RESULTADOS DE LA EVALUACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN Fecha de la evaluacin: Observaciones:
Capacitacin
Cantidad de personas que la requieren
Dnde se imparte
Puede dictarse en el canal?
Valor
186
FORMATO DE PLAN DE CAPACITACIN No. Capacitacin Descripcin Duracin Lugar Fecha Inversin requerida del asistente Inversin requerida del Canal Cupos disponibles
187
FORMATO DE HOJA DE INSCRIPCIONES A CAPACITACIN
Nombre
Capacitacin en la que se inscribe
Firma
188
FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE CAPACITACIN No. Capacitacin Fecha programada Fecha en la que se dict Personas inscritas Personas que Asistieron Balance general (buena, regular, mala) Observaciones
189
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA-GTH3-1 Versin 3.0 FORMATO DE VACANTES DE PRCTICA
FECHA
REA, PROGRAMA
CANTIDAD DE VACANTES FUNCIONES GENERALES DE PRFIL REQUERIDO PARA PRCTICA LOS PRACTICANTES SOLICITADOS
190
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA- GTH3-2 Versin 3.0 FORMATO RELACIN DE SOLICITUDES DE PRCTICA
Fecha de recepcin de la solicitud y hoja de vida
Nombre
Universidad
Ciudad
Carrera
Semestre
Vacante tentativa para que realice la prctica
191
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA- GTH3-3 Versin 3.0
FORMATO DE GUA Y RESULTADOS DE ENTREVISTA DE PRCTICA
Fecha: Nombre: Universidad: Carrera: Entrevistado por: TD 1 Disponibilidad de tiempo. El horario que tiene disponible el estudiante se ajusta a los requerimientos de la vacante. Perfil: El perfil del estudiante corresponde a la necesidades de la vacante Prueba. Conoce, y maneja correctamente los elementos y herramientas inherentes a las tareas que va a desempear Caractersticas personales. Su personalidad, metas, objetivos, expectativas, etc. se ajustan a lo que el canal le ofrece en la prctica profesional. SUBTOTAL : (Sume el valor de cada casilla) TOTAL D 2 A 3 TA 4
Observaciones
Firma del entrevistador: ______________________________________________
192
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA- GTH3-4 Versin 3.0 FORMATO DE SEGUIMIENTO A INGRESO A PRCTICAS
REALIZACIN Y ASISTENCIA A LA INDUCCIN FECHA NOMBRE FIRMA
FUNCIONES ENTREGADAS Y ENTENDIDAS FECHA NOMBRE FIRMA
CAPACITACIN RECIBIDA Y ENTENDIDA FECHA NOMBRE FIRMA
193
7.8 ANEXOS GESTIN DE RECURSOS FSICOS Y TECNOLGICOS

F. PA-GR1-1 Versin 3.0 FORMATO DE CONSUMO DE ELEMENTO
Fecha: ______________________ Periodo evaluado:____________________________________________________________________________________________________________ Elemento Cantidad Departamento Valor total Observaciones
194
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA-GR1-2 Versin 3.0 FORMATO DEL PLAN DE COMPRAS Elaborado por Aprobado por Nombre: Firma:
Fecha: Periodo:
Nombre: Firma:
Nro.
Cantidad de bienes y servicios adquiridos y prestados Numero Unidad de medida
Descripcin del bien o servicio, adquirir o prestado
Precio unitario, promedio del bien o servicio adquirido
Valor total promedio de unidad bien o servicio adquirido
Rubro presupuestal afectado
Modalidad de adquisicin de bienes o servicios
Periodo de adquisicin bienes o servicios
195
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F.PA- GR1-3 Versin 3.0
FORMATO DE SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
SOCIEDAD CANAL REGIONAL DE TELEVISIN LIMITADA TEVEANDINA LTDA SOLICITUD DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL VIGENCIA FECHA DEPENDENCIA SOLICITANTE : :
: ORDEN DE SERVICIO
: ORDEN DE COMPRA
: CONTRATO
OTROS BENEFICIARIO IDENTIFICACION DIRECCIN Y TELEFONO OBJETO VALOR SIN IVA IVA VALOR TOTAL : : : :
________________________________ ___________________________________ ORDENADOR DEL GASTO DEPENDENCIA SOLICITANTE
196
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F.PA- GR1-4 Versin 3.0 FORMATO DE ENTREGA DE ELEMENTOS
Fecha
Dependencia
Elemento
Cantidad
Recibe
Firma
197
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F.PA- GR1-5 Versin 3.0 FORMATO DE ENTRADA DE ELEMENTOS AL ALMACN
Fecha
Item
Cantidad
Valor unitario
Valor Total
Observaciones
______________________________________ Almacn Nombre Firma
______________________________________ Control Interno Nombre Firma
198
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA-GR2-1 Versin 3.0
FORMATO DE SOLICITUD Y APROBACIN DE CREACIN DE USUARIO
Fecha de solicitud:
Nombre:
Identificacin:
Cargo:
rea:
Nombre de usuario:
Correo electrnico:
Equipo asignado
Solicitud presentada por:
Privilegios:
Solicitud Aprobada por:
Fecha de aprobacin:
199
FORMATO DE CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS
rea
Equipo
Fecha del mantenimiento
Persona o empresa encargada
Observaciones
200
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PA-GR3-2 Versin 3.0 FORMATO DE REALIZACIN DE MANTENIMIENTO
rea
Equipo
Fecha programada del mantenimiento
Encargado del mantenimiento
Fecha de realizacin del mantenimiento
Nombre y firma de quien realiz el mantenimiento
201
FORMATO DE HOJA DE VIDA DE EQUIPOS DE CMPUTO

AREA RESPONSABLE USUARIO ASIGNADO N TIPO ADQUISICION FECHA ADQUISICION MARCA MODELO SERIAL
PROCESADOR
DISCO DURO
MEMORIA
MONITOR / REF
TECLADO / REF
MOUSE / REF
SOFTWARE INSTALADO SISTEMA OPERATIVO SUITE OFFICE ANTIVIRUS OTROS
FICHA DE MANTENIMIENTO FECHA TIPO DIAGNOSTICO Y SOLUCION REALIZADO POR
202
F. PA-GR4-1 Versin 3.0 FORMATO DE CRONOGRAMA DE BACKUPS
rea
Equipo
Fecha del backup
Formato en el que se realizar el Backup
Persona encargada de realizar el backup
Nombre y firma de la persona responsable del equipo
Observaciones
F. PA-GR4-2 Versin 3.0 FORMATO DE VERIFICACIN DE BACKUPS
rea
Equipo
Fecha programada del backup
Fecha de realizacin del backup
Formato y consecutivo del backup
Nombre y firma de quien realiz el backup
204
F. PA-GR5-1 Versin 3.0 FORMATO DE SEGUIMIENTO AL DAO DE RED Verificacin interna Fecha Descripcin del dao Solucion el problema (s o No) Informacin del proveedor del servicio Solucion el Observaciones problema (s o No) REA ADMINISTRATIVA Recibi el reporte Trabajos realizados
Observaciones
Diagnstico
205
FORMATO DE SEGUIMIENTO AL DAO DE EQUIPOS
Fecha
Equipo y dependencia
Dao reportado
Fecha de visita
Diagnstico
Firma de satisfaccin del usuario
206
7.9 ANEXOS GESTIN DOCUMENTAL

F. PA-GD1-1 Versin 3.0 FORMATO DE MANEJO DE DOCUMENTOS Fecha Nmero de Radicado Tipo de documento Remitente Destinatario Empresa que Remite el Documento
207
F. PA-GD4-1 Versin 3.0 FORMATO DE SOLICITUD DE MODIFICACIN DE DOCUMENTOS
Fecha: Nombre del documento: Versin Cambio solicitado por: Cargo: Cambio Solicitado: rea
Solicitud No.
Motivo
Cambio Aprobado S Observaciones NO
Pasa a Versin
Fecha de aprobacin
Solicitud revisada por: Cambio Aprobado por:
F. PA-GD4-2 Versin 3.0 FORMATO DE ENTREGA DE DOCUMENTOS MODIFICADOS
Fecha
Documento original
Documento Modificado
Observaciones
Copia entregada a
Firma de recibido
7.10 ANEXOS MEJORAMIENTO CONTINUO

F. PE-MC1-1 Versin 3.0 FORMATO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS Fecha No. Descripcin de la No Conformidad
Causas de la no conformidad
Acciones preventivas
Acciones correctivas
Accin Correctiva y/o Preventiva seleccionada
SEGUIMIENTO Fecha de seguimiento programada Indicador Frmula
Fecha de seguimiento
Resultado
Observaciones
F. PE-MC2-1 Versin 3.0 FORMATO DE RELACIN DEL PRODUCTO NO CONFORME
No.
Fecha
Identificado por
Descripcin del producto no Conforme identificado
Tratamiento
Observaciones
I. PE-MC2-2 Versin 3.0 INSTRUCTIVO DE RELACIN DEL PRODUCTO NO CONFORME

PRODUCTO CRITERIO DE CONFORMIDAD Buen funcionamiento Cumplimiento de especificaciones tcnicas NO CONFORMIDAD Mal funcionamiento Producto incompleto Producto deteriorado Producto daado TRATAMIENTO RESPONSABLE
Producto comprado
Devolucin Almacn / Supervisor del contrato No pago Cancelacin del contrato Cobro de pliza
Servicio comprado
Cumplimiento del objeto del contrato
Incumplimiento del objeto del contrato Incumplimiento en el tiempo de entrega o en la calidad del servicio
Calidad tcnica en la Seal
Fallas en la Seal de audio y video. Cobertura.
Monitoreo y mantenimiento correctivo. Implementacin de planes de contingencia Monitoreo en forma aleatoria a la calidad de la Seal suministrada por parte de los cableoperadores Monitoreo y solicitud de reconfiguracin del sistema
Seal de TV
Calidad tcnica en la Seal que manipula el cableoperador
Fallas en la Seal de audio y video
Coordinador Tcnico
Calidad tcnica de la Seal satelital
Fallas en la Seal de audio y video
Emisin de pauta publicitaria
Pauta Publicitaria Tarifas unificadas de comercializacin
Incumplimiento en la Emisin de la cantidad contratada. Incumplimiento en la calidad de la Emisin contratada. Incumplimiento en los criterios de contenido estipulados. Transformacin del material publicitario original. Entrega inoportuna de los Certificados de Emisin de Pauta.
Reposicin de pauta no emitida. Suspensin de pauta. Llamado de atencin. Cobro de la pauta que no estaba aprobada para emisin al responsable.
Multiplicidad de propuestas
Unificacin de criterios de Comercializacin Unificacin de criterios de Comercializacin Seguimiento a la solucin de las necesidades presentadas Director de Mercadeo / Director de Produccin y Programacin
Mtodos de comercializacin
Canjes y cupos publicitarios innecesarios. Mala atencin de las necesidades del cliente
Asesora al cliente
Calidad del anuncio publicitario
Asesora integral al Comerciales de baja cliente al momento calidad y eficiencia. de anunciar Fallas en el funcionamiento de los equipos Mala atencin de las necesidades del cliente Falta de conocimiento de clientes potenciales Reposicin del equipo al cliente. Reparacin del equipo. Seguimiento a la solucin de las necesidades presentadas Entrega de informacin y comunicacin directa con el cliente
Confiabilidad
Alquiler de Equipos
Asesora al cliente
Estrategia de mercadeo directo
213
F. PE-MC3-1 Versin 3.0 FORMATO DE CRONOGRAMA DE AUDITORAS Fecha programada Proceso a Auditar Responsable del proceso Responsable de la auditora Observaciones
F. PE-MC3-2 Versin 3.0 FORMATO DE PLAN DE AUDITORA Fecha de la auditora: Auditora No. Proceso (s) auditado (s)
Responsable del Proceso (s) auditado (s)
Objetivo de la Auditora
Alcance de la Auditora
Auditor Lder Equipo Auditor
Fecha reunin de inicio Fecha reunin de cierre Documentos requeridos:
Observaciones
Lista de Chequeo Pregunta / Requisito Observaciones Cumple o no cumple
216
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PE-MC3-3 Versin 3.0
FORMATO DE INFORME DE AUDITORA

(Utilizar un formato independiente para cada procedimiento auditado)
REPORTE DE AUDITORA INTERNA No. Nombre del proceso Versin No. Fecha del proceso
Nombre del procedimiento
Versin No.
Fecha del procedimiento:
Equipo Auditor:
Fecha de la auditora
Personas contactadas:
Resultado de la Auditora: Resumen de la auditora
Conforme
No Conforme
NC No.
Descripcin
Evidencias
Menor
Mayor
Oportunidades de Mejora identificadas
Recomendaciones
Firmas del equipo auditor
217
F. PE-MC3-4 Versin 3.0 FORMATO DE PROYECTO DE MEJORA Proyecto de mejora No. Auditora No. Fecha de suscripcin del proyecto de mejora: Proceso auditado: DESARROLLO DEL PROYECTO DE MEJORA No Conformidad No. Descripcin Accin correctiva Fecha lmite de y/o Preventiva implementacin Indicador de cumplimiento Descripcin Frmula Responsable Presentado por: Fecha de la auditora:
FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PROYECTO DE MEJORA Proyecto de mejora No. Auditora No. Seguimiento No. Fecha de suscripcin del proyecto de Presentado por: mejora: Proceso auditado: Fecha de la auditora: Seguimiento realizado por: Fecha del seguimiento: Estado Actual de avance del proyecto
(normal, terminado): alerta,
Observaciones generales: SEGUIMIENTO DEL PROYECTO DE MEJORA Fecha lmite de Responsable Resultado implementacin del indicador
No Conformidad No. Descripcin
Accin Correctiva/ Preventiva
Estado Actual
(normal, alerta, terminado)
Observaciones
219
I. PE-MC3-6 Versin 3.0 INSTRUCTIVO DE DESARROLLO DE AUDITORA INTERNA3
Una auditora interna es una revisin de los procesos de los negocios de una organizacin, realizada por parte de un empleado de la organizacin. El proceso de auditora interna consta de cinco etapas: 1. 2. 3. 4. 5. Planificacin y preparacin Ejecucin Presentacin de informes Actividades complementarias Seguimiento y revisin.
Se destaca que la etapa de actividades complementarias ocurre solamente cuando se detectan no conformidades. I Planificacin y Preparacin. Una vez realizados y aprobados los cronogramas o programas, para la ejecucin de las auditoras, as como los equipos o personas que realizarn cada una de ellas, se debe disear el Plan de Auditora (Formato PE-MC3-2), para ello se deben tener presentes 3 pasos, los cuales son informales y dan como resultado el documento del plan de auditora (F. PE-MC3-2) 1. Reunin de preauditora. Es una reunin entre el lder del equipo auditor o el auditor y el responsable del proceso a auditar, se debe desarrollar al menos una semana antas de planear la auditora. En esta reunin se acuerdan varios aspectos: Fecha y hora de la auditora Proceso que se va a auditar Alcance de la auditora Nombres de las personas auditadas
2. Revisin de documentacin. Se debe revisar cualquier documentacin que sea pertinente para la planeacin de la auditora, por ejemplo, resultados de las auditoras anteriores, reportes de acciones correctivas y preventivas, etc. 3. Lista de chequeo de la auditora. Es una lista de requisitos o preguntas bsicas que se deben plantear con referencia a los pasos y decisiones en el proceso, y que es elaborada por el equipo auditor. Se puede utilizar el procedimiento escrito como lista de chequeo. El formato PE-MC3-2 contiene el plan de auditora, el cual incluye la lista de chequeo.
Documento elaborado con base en el Manual de Habilidades para Auditora. ICONTEC, 2003
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 II Ejecucin Consta de dos pasos fundamentales.
1. Reunin de apertura. Es una reunin informal realizada con el responsable del proceso o rea a auditar. En esta reunin se abordan los siguientes aspectos. Presentacin del equipo auditor o del auditor a los representantes del rea o proceso Establecer una relacin de trabajo eficaz Revisar el alcance de la auditora Revisar el plan de auditora y aclarar los detalles Verificar que sigue siendo conveniente llevar a cabo la auditora Verificar que los auditados estn disponibles
2. La Auditora. Se realiza usando como referencia la lista de chequeo de la auditora. El auditor entrevista a los auditados con relacin al proceso o los observa mientras realizan el proceso. Adicionalmente se debe recoger evidencia objetiva de que las actividades cumplen o no con el procedimiento escrito. Generalmente esta evidencia se refiere a registros, documentos, copias, fotografas, etc. Y puede ser conforme o no conforme. Al final de la auditora se debe agradecer al auditado y dar una breve retroalimentacin. III Presentacin del informe Para la presentacin del informe se siguen dos pasos, el primer paso es relativo a si la auditora la realiz un equipo, o si fue realizada por un solo auditor. En caso de que haya sido ejecutada por una sola persona no es necesario. 1. Reunin del equipo de auditora. El equipo se rene para evaluar las observaciones y evidencia que se identificaron 2. El Informe de auditora. El informe es redactado por el lder del equipo auditor, de acuerdo con el formato PE-MC3-3. En ste se deben considerar las no conformidades, las cuales se pueden clasificar de la siguiente manera: Crtica: Est relacionada con la seguridad, da como resultado que la auditora se interrumpa temporalmente y se tomen las medidas necesarias para subsanarla. Mayor: Desviacin seria con relacin al procedimiento, implica un riesgo alto para la organizacin, tomar tiempo para resolverla. Menor: No es demasiado seria, implica un riesgo bajo para la organizacin, se puede resolver en un tiempo corto.
Las No Conformidades mayores se deben corregir y reauditar antes de alcanzar la conformidad. Las no conformidades menores no impiden la conformidad del proceso, y generalmente se verifican en la siguiente auditora.
221
El informe da una declaracin de la conformidad con el proceso o procedimiento auditado, y resume los hallazgos, incluye una relacin de No conformidades y las recomendaciones para la mejora. La auditora no debe dar las soluciones, simplemente enunciar QUE debe mejorarse, el COMO corresponder al responsable del proceso. Es recomendable discutir el informe y los resultados con el responsable del proceso, para que se aclaren dudas y sea ms provechosa la auditora.
IV Actividades complementarias Estas actividades corresponden a una auditora complementaria. Se realiza cuando se han encontrado No Conformidades Mayores, que requieren de una reauditora para poder obtener la conformidad del proceso auditado. Slo se reauditan los aspectos que obtuvieron una no conformidad mayor en la auditora anterior, esta auditora complementaria se constituye como una independiente que arroja un informe nuevo.
V Seguimiento y Revisin Peridicamente se hacen revisiones del seguimiento al cronograma o programa, y se entregan resmenes a la direccin. As mismo, se hace seguimiento a los proyectos de mejora que han sido diseados como consecuencia de la auditora, para subsanar no conformidades menores, o aprovechar oportunidades de mejora.
222
F. PE-MC5-1 Versin 3.0 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE PQR No. Fecha Medio de recepcin Descripcin Tratamiento inicial Remisin Remitida a Fecha Respuesta final Radicado Fecha de envo
I. PE-MC5-2 Versin 3.0 INSTRUCTIVO DE MANEJO DE PQR El siguiente cuadro contiene el tratamiento inicial que debe darse a las PQR que lleguen al canal. En la medida de lo posible, se resolvern directamente por la persona que las reciba, de ser necesario se remitir la PQR a la persona responsable del rea a la que se refiere la PQR, esta persona contar con un periodo de 15 das para expedir el documento con la respuesta. PQR TRATAMIENTO INICIAL Solicitud de informacin para Informar que en el momento no hay espacios en la presentar un proyecto de un parrilla, pero que si lo desea debe enviar un correo programa de TV para la parrilla electrnico a la seora Liuba Hleap, directora de Produccin y Programacin del canal, e-mail: produccin@canal13.com.co , con la descripcin del proyecto. Ella lo contactar posteriormente si el canal est interesado en el mismo. Solicitud de inscripcin en algn Remitir el correo, llamada o carta a la persona encargada concurso que est llevando a cabo el del concurso. canal Solicitud de informacin de Remitir al programa. contenidos de los programas Solicitud de trabajo Responder que en el momento no hay vacantes, pero que sin embargo puede enviar su hoja de vida al correo del rea correspondiente (produccin, comunicaciones, administrativa) Solicitud de nombres de canciones Remitir a Play TV Hoja de vida Remitir la hoja de vida al departamento correspondiente. Solicitud de informacin Informar que toda la informacin del canal se encuentra corporativa del canal en la pgina web, que si requiere mayor informacin por favor enve la solicitud detallada. De recibir una solicitud detallada, remitirla al rea correspondiente. Solicitud de documentos Remitir al rea pertinente (jurdica y administrativa, presupuesto y contabilidad, o tesorera y facturacin) Solicitud de pago de una factura Remitir a la coordinacin de tesorera y facturacin Queja de mala seal del canal Remitir al rea tcnica para que d respuesta Queja de Presentadores Remitir a la direccin de produccin y programacin y al defensor del televidente Queja de los programas Remitir a la direccin de produccin y programacin y al defensor del televidente Queja de un funcionario Remitir a la direccin jurdica y administrativa Queja de los videos Remitir a la direccin de produccin y programacin
FORMATO DE CARTA REMISORIA DE ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL CLIENTE
Bogot, Agosto 31 de 2009
Doctor ANDRS VELSQUEZ Gerente CANAL 13 Ciudad
Apreciado Dr. Velsquez,
Para Canal 13 es muy importante conocer cmo fue su experiencia al trabajar con nosotros, para as poder identificar en qu aspectos podemos mejorar para prestarle un mejor servicio en el futuro. En este sentido le solicitamos su colaboracin para diligenciar la encuesta de satisfaccin que s encuentra adjunta a esta comunicacin, nosotros la recogeremos tan pronto usted la haya completado. Aprovechamos la oportunidad para agradecerle por utilizar nuestros servicios y esperamos haber cumplido con sus expectativas. As mismo, ponemos a su disposicin nuestro portafolio de servicios, esperando en un futuro poder atenderlo nuevamente.
Cordial saludo,
LIUBA HLEAP Directora de Produccin y Programacin CANAL 13
225
ENCUESTA DE SATISFACCIN DEL CLIENTE Fecha: Cliente: Servicio prestado: Fecha de prestacin del servicio Contacto en Canal 13:
ENCUESTA DE SATISFACCIN Por favor seleccione su grado de acuerdo o desacuerdo con cada una de las afirmaciones que se encuentran a continuacin, de acuerdo con la siguiente escala:
Totalmente de Acuerdo De Acuerdo Indiferente En Desacuerdo Totalmente en Desacuerdo No Aplica TA A I D TD NA 5 4 3 2 1 0
TD 1
D 2
I 3
A 4
TA 5
NA 0
La atencin recibida al solicitar la cotizacin fue oportuna y adecuada La cotizacin recibida contena todos los aspectos requeridos para poder tomar una decisin La persona con quien trat para adquirir el servicio o producto fue amable, clara y sus indicaciones fueron acertadas El servicio o producto prestado cumpli con mis expectativas de calidad El personal que prest el servicio fue amable, profesional y atendi mis indicaciones y necesidades La comunicacin con el personal de Canal 13 fue efectiva y estuvo disponible para atender mis inquietudes del servicio o producto La facturacin fue oportuna y de acuerdo a lo pactado En el futuro volvera a utilizar los servicios de Canal 13 Observaciones
226
FORMATO DE SEGUIMIENTO A LA SATISFACCIN DEL CLIENTE Fecha Servicio prestado Encuesta No. Calificacin del servicio Observaciones relevantes No conformidades Oportunidades de Requiere detectadas mejora acciones correctivas y/o preventivas
227
7.11 ANEXOS EVALUACIN DEL DESEMPEO

F. PE-ED1-1 Versin 3.0
FORMATO DE EVALUACIN POR ESCALA GRFICA
Fecha de la evaluacin: __________________ Periodo evaluado________________ Nombre del funcionario evaluado: ___________________________________________ Cargo: _______________________________ rea:___________________________
Nombre del funcionario evaluador: __________________________________________ Cargo: _________________________________ rea:_________________________
A continuacin encontrar una serie de factores y unas afirmaciones con respecto a los mismos. Marque con una X la afirmacin que se describe mejor el desempeo del empleado evaluado.
Factores
ptimo (5)
Bueno (4)
Aceptable(3)
Apenas Aceptable (2)
Deficiente (1)
Produccin Siempre A veces Satisface los A veces por Siempre (Cantidad de supera los supera los estndares debajo de los est por trabajo debajo de estndares estndares estndares los realizado) estndares Calidad Excepcional Calidad Calidad (esmero en el calidad en el superior en el satisfactoria trabajo) trabajo trabajo Calidad insatisfactoria Psima calidad en el trabajo
Conocimiento Conoce todo Conoce ms Conoce lo Conoce parte Conoce del trabajo el trabajo de lo suficiente poco del trabajo (experiencia en necesario trabajo el trabajo) Cooperacin (relaciones interpersonale s) Comprensin de situaciones (capacidad para resolver problemas) Excelente Buen espritu Colabora espritu de de normalment colaboracin colaboracin e Colabora poco
el
No colabora
Resuelve la totalidad de los problemas que se le presentan
Resuelve la mayora de los problemas que se le presentan
Resuelve algunos de los problemas que se le presentan.
Resuelve pocos No es capaz de los de resolver problemas que problemas se le presentan
Creatividad Siempre Casi siempre Algunas (Capacidad de tiene ideas tiene ideas veces presenta innovar) excelentes excelentes ideas
Raras veces Nunca presenta presenta ideas ideas.
228
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 Conocimiento del negocio (conocimiento de la totalidad de la empresa) Conoce completame nte el modo de funcionar de la empresa y sus objetivos y metas. Siempre supera lo que se espera de su cargo Conoce satisfactoriamente el modo de funcionar de la empresa y sus objetivos y metas. Conoce parcialmente el modo de funcionar de la empresa y sus objetivos y metas.
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Conoce vagamente el modo de funcionar de la empresa y sus objetivos y metas. No conoce el modo de funcionar de la empresa, ni sus objetivos y metas.
Compromiso (compromiso con los objetivos y metas de la empresa)
A veces Da lo que se A veces da Siempre da supera lo que espera de su menos de lo menos de lo se espera de cargo que se espera que se espera de su cargo de su cargo su cargo.
OBSERVACIONES ADICIONALES
Firma funcionario evaluador: ____________________
229
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PE-ED1-2 Versin 3.0
FORMATO DE PRESENTACIN DE RESULTADOS DE LA EVALUACIN
Nombre del funcionario evaluado: ________________________________ Cargo: _______________________________________________________ rea: ________________________________________________________ Fecha de la evaluacin: _________________________________________ Periodo evaluado: ______________________________________________
DESEMPEO GENERAL:
Puntuacin Obtenida en Cada Factor

Compromiso Conocimiento del negocio Creatividad
Factores
Comprensin de situaciones Cooperacin Conocimiento del trabajo Calidad Produccin
0,5
1,5
2 2,5 3 Puntuacin
3,5
4,5
230
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 OBSERVACIONES
Informe Elaborado Por: Firma Nombre Cargo
231
PLANILLA DE ENTREGA DE INFORMES INDIVIDUALES
Fecha de la evaluacin: ____________________________________________ Periodo evaluado: _________________________________________________
Nombre
Cargo
Fecha de entrega de resultados
Firma del funcionario evaluado
232
FORMATO DE PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL

Fecha Fecha de la evaluacin Nombre Cargo
Debilidad
Accin de mejoramiento
Objetivo de la accin
Meta
Fecha inicio
Fecha de terminacin
233
FORMATO DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
Fecha Fecha de la evaluacin Fecha de la elaboracin del plan Nombre Cargo
Debilidad
Accin de mejoramiento
Objetivo de la accin
Meta
Fecha inicio
Fecha de terminacin
Porcentaje de Cumplimiento de la meta
Observaciones
234
FORMATO DE CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES POR REA
Nudo Crtico Operacin Responsable directo reas involucradas Fecha de Evaluacin
Semanas Cdigo Accin Producto Actividades Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Oct. Nov. Dic.
235
F. PE-ED2-1 Versin 3.0 FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LAS OPERACIONES
Indicadores Acciones Producto Nombre frmula Situacin final ao anterior Metas ao actual
Situacin cuatrimestre evaluado
Porcentaje de cumplimiento
Estado actual (Normal, Alerta)
236
FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LOS NUDOS CRTICOS
Indicador del Nudo Crtico Nombre Frmula
Situacin inicial (fecha de diseo del plan)
Situacin A diciembre 31 ao Situacin a Abril anterior 30 de ao actual
Situacin a Agosto 31 de ao actual
Situacin a diciembre 15 de ao actual
237
FORMATO DE SEGUIMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Fecha de inicio Fecha de finalizacin Porcentaje de avance Estado (Finalizada, normal, Alerta)
Cdigo
Accin
Producto
Actividades
Observaciones
238
MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 F. PE-ED2-5 Versin 3.0 FORMATO DE INFORME ANUAL DE OPERACIONES
Nudo Crtico Operacin Responsable directo reas involucradas Fecha de Evaluacin
Indicadores Acciones Producto Nombre frmula Situacin Inicial 2008 Metas 2008 Situacin final 2008 Porcentaje de cumplimiento
Estado actual (Normal, Alerta)
239
FORMATO DE INFORME ANUAL DE NUDOS CRTICOS
Nudo Crtico Operacin Responsable directo reas involucradas Fecha de Evaluacin Indicador del Nudo Crtico Situacin inicial (enero 2008) Nombre Frmula Situacin Actual (diciembre 31 2008)
240

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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0

MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0

PROCESOS ESTRATGICOS ............................................................................................ 7 3.1 PLANEACIN ESTRATGICA (PE PE) ..................................................................... 7

4.2.1 4.3 4.3.1 4.4

GESTIN COMERCIAL Y DE MERCADEO (PM GCM) ........................................... 41

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0 5.5 5.5.1

MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0

GESTIN JURDICA (PA GJ) .................................................................................90 PROCEDIMIENTOS GESTIN JURDICA .........................................................92

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0

MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0

2.1 CLASIFICACIN DE LOS PROCESOS

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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0

Necesidades requisitos Propuestas Planes y proyectos Resultados Indicadores

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Polticas en materia de televisin. Exigencias del mercado Desarrollos tecnolgicos

Plan estratgico de la organizacin

Anunciantes Empresas de desarrollo de tecnologa

DOCUMENTOS ASOCIADOS INTERN OS EXTERNOS

Seguimiento al plan estratgico

Evaluaciones de seguimiento realizadas/ evaluaciones propuestas

INFRAESTRUCTURA Computadores con Windows, y Office. Intranet Gestor de proyectos

Acuerdos, resoluciones , etc. CNTV

Seguimiento a los planes de accin/mejoramie nto por reas

ORGANIZACIONALE S AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin Ninguno Proyectos y programas

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Ver Mapa de riesgos

MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0

Punto de control Informe

Ninguno Formatos de seguimiento

Plan en ejecucin Formatos de seguimiento diligenciados Plan estratgico

MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0

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NOMBRE DEL PROCESO:

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LEGALES REGLAMENTARIOS Ninguno

ESPECIFICADOS CLIENTE Ninguno

AMBIENTE DE TRABAJO Iluminacin Ventilacin Aire acondicionado

Eficacia en el uso de equipos

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MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0

Ver Mapa de Riesgos.

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0

MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0

Cdigo: PM-GPD1 Versin: 3.0 Pginas: 1

MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Cdigo: PM-GPD2 Versin: 3.0 Pginas: 2

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS VERSIN 3.0

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CANAL REGIONAL DE TELEVISIN TEVEANDINA LTDA.

Procedimiento: ADMINISTRACIN DE RECURSOS DE PRODUCCIN Proceso GESTIN DE PRODUCCIN

Cdigo: PM- GPD3 Versin: 3.0 Pginas: 2

REGISTRO Formato de solicitud de recursos

Punto de control Necesidades y/o requerimientos de cada programa identificadas

Compromisos con clientes identificados

Direccin de produccin y programacin

MANUAL DE CALIDAD VERSIN 3.0 Informe de uso de recursos por programa