PARAMETRIZACION DE SAPBO

NEXCORP SAC

DEFINICIONES INICIALES Creacin de una nueva empresa

Las empresas se deben crear al comenzar a utilizar el sistema y, a partir de entonces, siempre que sea necesario. Se puede crear una nueva empresa para cada ejercicio o se puede utilizar la misma empresa indefinidamente. Cuando se crea una nueva empresa en cada ejercicio, la exportacin e importacin de datos puede proporcionar los datos inciales basados en el ejercicio anterior.

Crear la empresa XXX

Figura 1 Crear sociedad nueva

Se defini el nombre de la base de datos que fue SBO_XXX, las opcin de pas que fue Per, el idioma seleccionado fue el Espaol de Latinoamrica, las fechas del periodo contable que iniciaron en Enero del 2010.

Tambin se parametrizaron los datos generales de la empresa como direccin, pagina Web, nombre del Gerente de la empresa, telfonos, correo electrnico, ao calendario, modelo del plan de cuentas

Inicializacin del Sistema

Aqu se determinaron las parametrizaciones bsicas de inventario y contabilidad como el modelo de Plan de cuentas, la moneda local y moneda del sistema, el sistema de inventario y de determinacin de precios.

En cuanto se introduce el primer interlocutor comercial o la primera entrega, ya no se podr modificar las selecciones de esta Parametrizacin
Figura 2 Detalle de Sociedad

Figura 3 Periodos Contables

Tabla 1 Parametrizaciones inicializacin del sistema

Campos Modelo de plan de cuentas

Actividad / Descripcin Seleccione los planes de cuentas que constituyen las normas jurdicas vlidas para su empresa o defina uno

Seleccionado: Opcional.

propio con la opcin Personalizado. Tambin puede importar los datos de planes de cuentas de su sistema existente. Se aconseja utilizar uno de los planes de cuentas estndar existentes y adaptarlo a las necesidades de la empresa segn sea necesario. La definicin completa del plan de cuentas es un procedimiento largo y complejo.

Campos

Continuacin Actividad / Descripcin

Moneda local

En la lista estn disponibles las monedas definidas en SBO. Para definir una nueva moneda, seleccione

Seleccionada: Nuevo Sol. Moneda de sistema

Definir nuevo. SBO puede efectuar todas las transacciones en una moneda del sistema paralela a la moneda local. Seleccione la moneda de sistema correspondiente en la

Seleccionada: Dlar americano.

lista. Para definir una nueva moneda, seleccione Definir nuevo. Si se define una moneda de sistema distinta de la moneda local (nacional), se puede utilizar la moneda de sistema como moneda de informes si, por ejemplo, el grupo de empresas requiere una moneda de informes distinta de la nacional. Tambin debe definir un tipo de cambio diario para la moneda de sistema. Los documentos, informes y balances se contabilizan en ambas monedas. Si no tiene ningn requisito de informe en otra moneda, defina la moneda local como moneda de sistema.

Moneda de cuenta por defecto

La parametrizacin seleccionada determina la moneda de cuenta por defecto para nuevas cuentas. Moneda local: Las operaciones slo se pueden incluir en la moneda local definida.

Seleccionada: Multimoneda.

Multi-moneda: Las operaciones pueden estar en la moneda del sistema y la moneda local. Sin embargo, cuando se utilizan diferentes monedas, puede que no se muestren los totales en todas las situaciones.

Active esta casilla de seleccin si desea visualizar los Visualizar saldo Haber con signo negativo saldos del Haber con signo negativo. En la parametrizacin estndar, se visualizan con signo negativo los saldos del Debe. Esta casilla seleccin no Se activ esta casilla. puede modificarse una vez creadas contabilizaciones en SBO. Esta parametrizacin influye en la entrada de saldos inciales para las cuentas de mayor y los interlocutores comerciales. Campos Utilizar segmentacin de cuentas. Continuacin Actividad/Descripcin Active esta casilla de seleccin para especificar si se aaden segmentos de informacin a los cdigos de cuenta estndar, como sector, regin, centro de coste, Se activ esta opcin. etc., para el seguimiento detallado de transacciones y la gestin de informes Utilizar importe negativo para anular Operacin. La activacin de esta opcin resulta en asientos donde la anulacin se contabiliza con importes negativos. Si se deja esta opcin desactivada, el asiento de la anulacin se contabiliza mediante un indicador de Se activ esta opcin. Debe/Haber. Esta parametrizacin puede modificar en cualquier momento.

Seleccionar si una serie puede contener ms de una clase de documento

Las normativas de determinados pases permiten que la serie de numeracin de documentos incluya ms de una clase de documento. Todos estos documentos forman parte del mismo rango de numeracin de serie.

No se activ esta opcin.

Haga clic en esta casilla de seleccin si estas normativas son relevantes para la empresa. Esta parametrizacin determina las opciones que se muestran en determinadas ventanas de numeracin de documento. Una vez activada, no se puede modificar

Mtodo estndar de valoracin de inventarios

Seleccione una de las siguientes opciones: Promedio ponderado: Este mtodo significa que se produce una valoracin basada en las cantidades y los

Se seleccion: Promedio ponderado.

precios correspondientes de cada entrada y salida de mercancas y como consecuencia, se actualiza el precio medio variable. Precio estndar: El sistema de determinacin de precio estndar permite la seleccin de un precio fijo que se utiliza para todas las operaciones. FIFO: Sistema adicional de gestin continua de stocks en el que las mercancas compradas en primer lugar se venden o utilizan primero, con independencia del flujo real de mercancas.

Utilizar sistema de precios por almacn No se activ esta opcin. Utilizar sistema contable de cuentas de Compras.

Especifica que los precios de inventario se calculan por almacn.

En las localizaciones donde se utiliza la contabilidad de compras, la activacin de esta casilla de seleccin permite esta contabilidad. Esta parametrizacin no se puede modificar una vez se hayan creado asientos.

No se activ esta opcin.

Permitir liberacin stock Sin costo de artculo.

Permite que se incluyan los artculos en documentos como entregas o facturas de d deudor, aun cuando no se ha determinado un precio de coste.

No se activ esta opcin.

Esta casilla de seleccin slo se debe activar si la valoracin de inventario se realiza segn los mtodos de media variable o FIFO, ya que la opcin Estndar implica que ya se ha definido un precio.

Parametrizaciones generales

Aqu se parametrizan los perodos de contabilizacin los cuales pueden utilizarse como base para generar la mayora informes del sistema. Una base de datos nueva se crea con valores de propuesta de perodos de contabilizacin, ya sea en trimestres, meses o por intervalo de das. Seleccione la clase de perodo necesaria y defina datos adicionales. Utilice la ficha Perodo contable para visualizar los perodos existentes y modificar y crear nuevos perodos.

Para cerrar estos perodos al finalizar un perodo o un ao natural, utilice la funcin perodo en la ventana Perodo contable; de este modo crea las contabilizaciones correspondientes en el sistema contable.
Figura 4 Parametrizaciones Generales

En esta parte se parametriz lo siguiente:

Ficha Periodos contables: De Enero hasta el mes de diciembre de ao 2010. Ficha socios de negocios (SN): Se utiliza ficha para definir las propiedades generales de todos los documentos de ventas y compras.

Restriccin de actividades de Clientes: se seleccion Por lmite de crdito (esto es que al llegar al lmite de crdito el sistema no dejar registrar ms documentos que incrementen el saldo del acreedor).

Condicin de pago de cliente por defecto; se seleccion: Contado / Contraentrega

Condicin de pago a acreedor por defecto: se seleccion Contado / Contraentrega

Activar procedimiento de autorizacin; se seleccion: activado (determina un procedimiento de autorizacin para documentos de compras y de ventas. Se deber marcar esta casilla de seleccin para poder activar los procedimientos de autorizacin).

En la ficha de actividades: Se utiliza esta ficha para determinar las comprobaciones y procedimientos que se iniciarn de forma automtica en el momento en el que el usuario ingrese al sistema.

Visualizar bandeja cuando llegue un mensaje Nuevo: Activado, (al activar esta casilla de seleccin, el sistema abre una carpeta de

entrada de mensajes cuando reciba un nuevo mensaje).

Actualizar mensajes (minutos): 1 (Sirve para que los mensajes y alertas del sistema lleguen en el tiempo

seleccionado).

Periodo de bloqueo de pantalla (minutos): 30 (Se indica en cuanto tiempo se bloquea la pantalla por inactividad).

Abrir ventana documento tarjeta diferido: No (Se selecciona esta opcin para que se abra automticamente durante la entrada al sistema la ventana correspondiente a los documentos de tarjeta con fecha adelantada. Es posible presentar los documentos desde esta ventana. Tambin es posible determinar la frecuencia con la que se abrir la ventana: siempre, nunca o dos veces al mes. Si selecciona dos veces al mes, deber introducir tambin los das del mes en los campos adicionales que se muestran).

Historial log: se seleccion: 10 (Determina el nmero de registros a grabar en el fichero log. En el fichero

log se graba el historial de las modificaciones efectuadas en registros maestros (artculos, cuentas de mayor y de IC) y en pagos.

En el sistema se genera un historial de modificaciones de los datos maestros de cuenta de mayor y de las parametrizaciones del sistema.

Por razones de regularidad y seguimiento, deben comprobarse y configurarse las siguientes parametrizaciones si se considera necesario:

Sugerencia: Seleccione el valor mximo.

En el caso de reas delicadas como Administracin y Libro mayor, se deben asignar las autorizaciones adecuadas para garantizar su correcta gestin).

En la ficha de Visualizar: La ficha Visualizar se utiliza para definir determinadas parametrizaciones relacionadas con la visualizacin de diferentes variables, como fechas, valores numricos y monedas. Se seleccionaron los siguientes parmetros:
Tabla 2 Parametrizaciones Ficha Visualizar

Campos Idioma, Juego de caracteres

Actividad / Descripcin Defina el juego de caracteres y el idioma que utiliza el sistema en la

Se seleccion: Espaol (Latino Amrica)

visualizacin. La eleccin de un juego de caracteres de en hace ciertos las posible la

visualizacin especiales tratamiento. Color Se seleccion clsica. Unidad de longitud estndar, Unidad de peso estndar Se seleccion: medida de longitud: metro. Unidad de peso: Kilogramo.

caracteres de

ventanas

Seleccione el color de fondo de las ventanas activas. Defina las distintas unidades de longitud y peso estndar para artculos en Gestin de artculos y Gestin de almacenes. Cuando se define un nuevo artculo en SBO, estas se proponen de

automticamente longitud y peso. Formato tiempo Se seleccion: 12 Horas

unidades

Defina si el sistema muestra el tiempo en formato de 12 horas o de 24 horas. Si selecciona el formato de 24 horas, la 1 P.M. se visualizar como 13:00. Si selecciona el formato de 12 horas, se visualizar como 1:00.

Mx.registros en seleccin desde la lista

Defina el nmero mximo de registros u

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Se seleccion: 0.

opciones que se muestran en cualquier ventana Seleccionar de lista.

Carcter separador de segmento de cuentas

Defina un carcter como separador entre los segmentos de la cuenta. Este separador slo se utiliza con fines de

Se seleccion: - (guion).

visualizacin. Se recomienda utilizar un guin (). No utilice caracteres,

nmeros ni un asterisco como separador. El cdigo de cuenta no debe contener el carcter que se utiliza como separador. Esta parametrizacin es obligatoria

donde se utiliza la segmentacin de cuentas. Esta opcin slo est disponible en determinadas localizaciones. Decimales (0..6) Sirve para determinar el nmero

correspondiente de decimales que se Se seleccion: 2. visualizarn para importes, precios, tipos de cambio, cantidades, porcentajes y unidades. Esta informacin slo es aplicable a la visualizacin y a la entrada. El sistema siempre calcula con exactitud hasta seis decimales, lo cual significa que puede definirse un mximo de seis decimales. Carcter separador Se seleccion: (punto) Determine el carcter que se emplear para separar decimales de enteros. En EE.UU. y R.U. se utiliza un punto, por ejemplo, mientras que en Espaa se utiliza una coma. Carcter separador de millares Se seleccion: , (coma). Determina el carcter que se utilizar como separador de millares. En EE.UU.

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y R.U. se utiliza un coma como separador de millares, por ejemplo, mientras que Espaa se utiliza un punto. Visualizar moneda a la derecha Active esta casilla de seleccin si desea que la moneda o el smbolo de la No se activ esta casilla. moneda se muestren en la parte derecha de los campos que contienen importes. Como valor de propuesta, el smbolo de moneda aparece a la izquierda del importe. Contabilizaciones de tipos de cambio Sirve para determinar la visualizacin de tipos de cambio en el sistema. Se seleccion: Directo. Seleccione la opcin Directa para visualizar los tipos de cambio en relacin con la moneda extranjera (esto es, por ejemplo, a cuntos euros equivale un dlar estadounidense).

Seleccione la opcin Indirecta para visualizar los tipos de cambio en funcin de la moneda local (esto es, por ejemplo, a cuntos dlares

estadounidenses equivale un euro). En la Ficha Fondo: Se utiliza esta ficha para poner su logotipo de la empresa u otro grfico como imagen de fondo en la ventana principal de SBO, se seleccionaron los siguientes parmetros:

Font: Tahoma, (tipo de letra del sistema, mens, pantallas). o Estilo del Font: 11, Tamao de la letra.

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o Fondo: ninguno, (Aqu se puede seleccionar una imagen de fondo para la pantalla principal del SAP). o Visualizacin de la imagen: centralizada.

En la Ficha va acc. (Va de acceso): Se especifican los directorios correspondientes para grabar los siguientes documentos y objetos: Modelos de MS Word para la exportacin de datos a Microsoft Word. o Modelos de MS Excel para la exportacin de datos a Microsoft Excel. o Imgenes como logotipos de empresa, para su integracin mediante campos de usuario. o Anexos como pginas Web de clientes, para su integracin mediante campos de usuario.

Las modificaciones de las parametrizaciones de va de acceso en esta afectan a toda la empresa.

ficha

En la Ficha Inventarios: En esta ficha se introduce detalles relacionados con el inventario y la produccin.

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Figura 5 Parametrizaciones Ficha Inventario

En la Etiqueta Artculos: Esta etiqueta se utiliza para definir el mtodo de gestin de los nmeros de serie y lotes, para definir el almacn por defecto y el mtodo de libro mayor del inventario.

Tabla 3 Parametrizaciones Etiqueta Artculos

Campo Mtodo de gestin

Actividad / Descripcin Seleccione uno de los mtodos para asignar nmeros de serie y de lote a los artculos:

Se seleccion: En todas las transacciones.

En todas las transacciones: Debe asignar un nmero de serie o lote en cada operacin de inventario. Slo en release: Debe asignar un nmero de serie o de lote slo en la salida; es

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opcional en las dems operaciones.

Crear automticamente tarjeta de equipo de cliente No se activ esta opcin. Parametrizacin bsica para status de lote

Seleccione esta opcin para poder crear automticamente tarjetas de equipo de cliente cuando asigna nmeros de serie. Seleccione uno de los valores para definir el status de propuesta para lotes de artculo: Liberado: Permite realizar operaciones en un lote.

Se seleccion: Liberado.

Acceso denegado: No puede liberar un lote en documentos de ventas o en abonos de acreedores, porque el status define lotes en medio de un proceso de fabricacin o un control de calidad. Sin embargo, puede liberar un lote en documentos de traslado. Este status se utiliza principalmente en los informes para distinguir entre lotes

bloqueados y no accesibles. Bloqueado: Slo puede liberar el lote en documentos de stock. Por ejemplo, en traslados o salidas de mercancas. Sin embargo, si el lote tiene el status Acceso denegado o Bloqueado, SBO no impide trabajar con el lote ni presenta un aviso. Almacn por defecto Se seleccion: Almacn general. Seleccione un almacn para definirlo como valor de propuesta en la creacin de nuevos registros de artculos.

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Fijar cuentas de mayor por

Seleccione una de las opciones siguientes para definir si relaciona las cuentas de

Se seleccion: Almacn.

mayor con los artculos por: Almacn Grupo de artculos Nivel de artculo

Aadir automticamente almacenes (todos) a artculos nuevos Se activ esta opcin.

Seleccione esta opcin si desea aadir todos los almacenes cada vez que crea un nuevo artculo o si desea aadir

automticamente un nuevo almacn a los artculos existentes.

Retencin de impuestos.

Se selecciona esta opcin para activar en el maestro de artculos la casilla de

Se activ esta opcin.

retencin de impuestos.

En la Etiqueta Planificacin: En esta etiqueta, introduce la informacin de planificacin de necesidades. Permite definir si los pedidos de cliente consumen la previsin de ventas o se aaden a ella.
Tabla 4 Parametrizaciones Ficha Planificacin

Campo Previsin de consumo

Actividad / Descripcin Seleccione esta opcin para restar el pedido de cliente de la cantidad prevista.

Se activ esta opcin.

La casilla de seleccin define el valor de propuesta para las lneas de pedidos de cliente. La ejecucin de planificacin de necesidades slo verifica el consumo en

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las lneas de pedido.

Mtodo de consumo

Seleccione esta opcin para definir cmo se realiza el consumo de previsin:

Se seleccion: Hacia Atrs- Hacia Adelante. Atrs-Delante Delante-Atrs

Das precedentes Se seleccion 7.

Introduzca el nmero de das para retroceder en la bsqueda de previsin para consumir.

Das posteriores Se seleccion 7.

Introduzca el nmero de das para avanzar en la bsqueda de previsin para

consumir.

Parametrizacin de Autorizaciones.

Las autorizaciones sirven para crear, visualizar y actualizar documentos. Como valor de propuesta, los nuevos usuarios se definen sin autorizaciones. Cada usuario puede tener nicamente un administrador. Los usuarios normales se pueden definir con determinadas acciones, por ejemplo, conceder un descuento, modificar precios o acceder a cuentas confidenciales. Los usuarios pueden tener autorizacin slo para visualizar informacin o ser tambin excluidos de una funcin. En la ventana Autorizaciones, los procedimientos se muestran en texto morado y los documentos especficos en azul claro.

Un superusuario puede definir permisos para otros usuarios. Los usuarios se definen como superusuarios o usuarios normales. Los superusuarios tienen autorizacin total para todo el mundo salvo ellos mismos; estos permisos no se pueden limitar. Se puede definir

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un nmero ilimitado de usuarios como superusuarios, aunque es preferible limitar su nmero

Figura 6 Parametrizaciones de Autorizacin de acceso

Caractersticas Se puede limitar a un usuario el acceso a documentos, por ejemplo las ofertas incluidas en una serie de nmeros determinada. El acceso a ofertas de otras series se puede limitar o denegar completamente. Tenga en cuenta que se debe definir una serie de numeracin por defecto para cada usuario por documento. Se puede definir una serie para cada documento y proporcionar acceso a dicha serie, con permisos a un grupo de serie de documentos.

Las autorizaciones se pueden sustituir bajo circunstancias especficas. Por ejemplo, si un usuario no tiene ninguna autorizacin para crear un documento de ventas especfico, pero intenta hacerlo, un usuario autorizador le puede permitir introducir su nombre y contrasea. Esto permite que el usuario no autorizado grabe el documento slo para esa instancia especfica. Adems de las autorizaciones, se pueden definir tambin en el sistema procedimientos de autorizacin para las operaciones de compra y venta que

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sustituyan los permisos estndar. Por ejemplo, si un usuario tiene autorizacin para aadir una factura, aunque supere el lmite de crdito del cliente, se puede activar un procedimiento de liberacin adicional cuando el lmite se supere por un importe determinado.

Las autorizaciones se definen en la ventana Autorizaciones, por mdulo; tambin les afectan las parametrizaciones de la seccin General de esta ventana. Por ejemplo, si un usuario tiene autorizacin para visualizar los datos maestros de interlocutor comercial, pero no dispone de permiso para ver saldos de cuentas de interlocutores comerciales, definido en la seccin General, en la ventana Datos maestros interlocutor comercial no se muestran los Saldos de interlocutor comercial pero s los datos del resto de la ventana.

Los usuarios que no tienen permiso para modificar autorizaciones no tienen la carpeta Autorizaciones en su vista del mdulo Administracin.

Las autorizaciones se definen por usuario. Cada usuario puede tener las mismas autorizaciones en todo el sistema o autorizaciones diferentes por mdulo y su mdulo.

Hay que tener en cuenta que no se pueden modificar las autorizaciones de los superusuarios.

En la definicin de las distintas autorizaciones para un usuario, se encuentran disponibles las siguientes opciones:

a)

Autorizacin Total: El usuario puede visualizar y modificar datos para esa funcin por mdulo.

b) c)

Falta autorizacin: El usuario no tiene acceso a esa funcin. Slo acceso en modo lectura: El usuario slo puede visualizar pero no modificar datos, salvo el superusuario, las autorizaciones de cada usuario se

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muestran en la ventana Autorizacin. En los mdulos con permisos mixtos, por ejemplo con autorizacin total para algunos su mdulos y slo lectura para otros, se asigna muestra diferentes permisos. Este campo de slo lectura se automticamente, indicando que el mdulo contiene diferentes

autorizaciones.

Procedimiento:

1. Seleccione

Administracin

Inicializacin

del

sistema

Autorizaciones Autorizacin general. Se muestra la ventana Autorizacin con la lista de usuarios. 2. Para conceder la autorizacin total a un usuario para todas las funciones en todos los mdulos, seleccione el pulsador Autorizacin Total en la parte inferior de la ventana. 3. Para conceder la autorizacin de lectura a un usuario para todas las funciones en todos los mdulos, seleccione el pulsador Solo acceso en modo lectura en la parte inferior de la ventana. El usuario podr visualizar todos los datos del sistema, pero no podr realizar modificaciones. 4. Para limitar el acceso por completo, seleccione el pulsador Falta autorizacin en la parte inferior de la ventana. El usuario no podr visualizar ni modificar ninguno de los datos. 5. Para proporcionar diferentes permisos para cada mdulo o su mdulo, haga clic en la autorizacin de la tabla y seleccione el permiso

adecuado en la lista desplegable 6. Para fijar un descuento mximo global, introduzca el descuento necesario en el rea de texto, con un mximo de 100%. 7. Para fijar un mximo para todos los pagos recibidos, active la casilla de seleccin Total de efectivo mximo e introduzca el total deseado en el rea de texto

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8. Para suprimir determinados datos utilizando el cifrado, haga clic en la casilla de seleccin Utilizar cifrados y seleccione el pulsador Tabla cifrado. En la ventana Tabla cifrado que aparece, introduzca el carcter que debe aparecer en lugar de dichos datos. Seleccione OK para grabar las modificaciones 9. Seleccione Actualizar para grabar las modificaciones en la ventana Autorizacin

Este proceso se realiz con cada usuario del sistema configurndose el acceso y sus respectivos permisos para el uso del sistema.

SAP incluye la funcionalidad de poder copiar perfiles de autorizaciones a otros usuarios, as que los usuarios que desempean funciones iguales solo fueron definidos una vez en el sistema y su perfil fue copiado a los otros usuarios, por ejemplo los empleados del mismo departamento.

Parametrizacin de numeracin de documentos:

En esta parte se define la numeracin de los documentos en la aplicacin, especialmente en los mdulos Ventas, Compras, Gestin de bancos, Inventario y Produccin.

Segn los requisitos legales del pas y la poltica de la empresa, se puede definir una numeracin de documento diferente para cada departamento o unidad organizativa.

Cuando se crea una serie diferente, hay que asignarla

a diferentes usuarios en la

configuracin de Autorizacin. De esta manera puede definir diferentes series para cada departamento o sucursal en la empresa y asignar un intervalo de nmeros a cada sucursal. Compruebe que la parametrizacin estndar de cada usuario tiene asignada una serie permitida para l. En caso contrario, el usuario no podr abrir estos documentos.

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Figura 7 Parametrizaciones en Numeracin de documentos

Aqu se parametrizaron los correlativos de todos los documentos segn el orden que haba en el momento de la salida en vivo.

Parametrizacin de documento

Esta ventana se utiliza para establecer los valores de propuesta de las parametrizaciones para clases de documentos en SBO. En la ficha General se definen parametrizaciones para documentos de compras y de ventas

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Figura 3.7.20 Parametrizaciones de documento

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Tabla 5 Parametrizaciones de Documento

Campos Calcular ingreso bruto,

Actividad / Descripcin Permite calcular la ganancia bruta en los documentos de ventas. Siempre que abra un documento de ventas, la opcin de ganancia bruta estar disponible tanto desde la barra de

Origen precio de base

mens como desde la barra de herramientas.

Opciones disponibles: Se seleccion: Lista de precios 01 a 10: El sistema calcula la ganancia bruta en funcin del precio del artculo en la lista de Costo del artculo. precios seleccionada.

ltimo precio de compra: El sistema calcula la ganancia bruta en funcin del precio del artculo en la ltima compra realizada. Para esta opcin, asegrese de importar o rellenar los ltimos precios de compra de la empresa anterior. De lo contrario, el clculo ser errneo.

ltimo precio determinado: El sistema calcula la ganancia bruta en funcin del valor obtenido en la ltima ejecucin del informe de valoracin de stocks. Para esta opcin, asegrese de ejecutar el informe de valoracin stocks con frecuencia y regularidad para todos los productos.

Costo del artculo: El sistema calcula la ganancia en base al costo promedio del artculo.

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.Continuacin: Parametrizaciones de Documento. Campos Calcular % ganancia bruta Como Se seleccion: Beneficio/Precio de Venta. Actividad / Descripcin Sirve para determinar el mtodo de clculo de ganancias brutas en forma de porcentaje. El clculo puede basarse en el precio de adquisicin o el precio de venta.

En las notas al documento Aparece

Al introducir un documento de ventas con referencia a un documento base, el nmero del documento base aparecer en el campo Comentarios. El nmero que aparece puede ser el nmero interno asignado al documento por SBO, o bien el nmero de referencia de cliente/proveedor del documento base. Seleccione sus preferencias.

Se seleccion: Si selecciona la visualizacin del nmero de referencia de cliente/proveedor, y dicho nmero no se ha introducido en el Numero de documento base. Mostrar al visualizar una lista de materiales de ventas en documentos documento base, el campo Comentarios quedar en blanco en el documento creado con referencia al documento base. Si existe una lista de materiales de ventas definida para un producto dicha lista aparecer en el documento de ventas. El documento de ventas muestra tanto el producto vendido como los componentes que lo componen. Al marcar esta casilla de verificacin, se determina si el precio de venta del artculo se visualizar en el documento de ventas en el nivel de producto vendido o en el nivel de los componentes. Se seleccion: Precio y total solo Active la casilla de seleccin Precio y total slo para nodo superior si slo desea ver el precio del producto vendido como un todo. Active Precio para nodos inferiores que

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para artculo superior.

incluyen si desea visualizar los precios de los componentes. En este caso, el precio total se calcula como el total de los precios de los componentes. .Continuacin: Parametrizaciones de Documento.

Campos Al tratar de liberar stock por debajo del nivel mnimo

Actividad / Descripcin Puede establecer un stock mnimo en el registro maestro de un artculo que gestiona en su almacn. Utilice estas opciones para determinar la respuesta del sistema cuando el nivel de stock se sita por debajo de esta cantidad mnima

Se seleccion: Solo mensaje de advertencia.

como resultado de un documento de ventas. Esta comprobacin se lleva a cabo en los documentos de ventas que contienen una salida de mercancas, como entregas o facturas. Se determina si aparecer o no un mensaje de advertencia al introducir el documento de ventas. Si aparece una advertencia en el documento de ventas, podr ignorarla. Tambin puede especificar que no se puede introducir el documento de ventas; para ello, active la casilla de seleccin Bloquear liberacin. Como valor de propuesta, esta casilla se encuentra seleccionada

Bloqueo por debajo de la cantidad negativa Se seleccion esta opcin. Mtodo de redondeo

Esta opcin bloquea documentos que provocaran que el nivel de stock se situase por debajo de cero.

Seleccione si los importes y los precios que aparecen en los documentos de marketing se redondearn por moneda o por documento. Para ms informacin sobre el mtodo de

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Se seleccion por documento. Fecha de base de tipo de cambio Se seleccion: Fecha de contabilizacin.

redondeo, haga clic aqu.

Seleccione la fecha en que el sistema calcular el tipo de cambio: Fecha de contabilizacin Fecha fiscal

.Continuacin: Parametrizaciones de Documento. Campos Redondear importes impuestos en lneas Actividad / Descripcin Sirve para establecer el redondeo de los importes de impuestos lnea del documento. Cuando se desactiva esta opcin, las lneas del documento No se activ esta opcin. Visualizar peticin redondeo muestran importes de

impuesto sin redondear y el sistema redondea los importes por grupos de impuestos Sirve para determinar si se visualizar un comentario en el campo Comentarios del documento de ventas cuando se redondee el importe. Si se activa esta casilla, en una factura

Se seleccion esta opcin. Utilizar direccin de almacn Se activ esta opcin. Gestionar gastos en documentos.

en moneda extranjera para un cliente se muestra un comentario que indica que el importe de descuento es diferente del porcentaje debido al redondeo. Active esta opcin para incluir la direccin del almacn en los documentos.

Sirve para aadir un campo de Costes adicionales en todos los documentos de compras y de ventas. Este campo permite el clculo de costes adicionales relacionados con un

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Se activ esta opcin. Definir gastos

documento, como modificaciones en entregas e impuestos sobre depsitos nicamente aparece si se ha seleccionado el campo Gestionar gastos en documentos. Haga clic para abrir la ventana Definir gastos, donde puede definir y aadir gastos adicionales por defecto.

Bloquear documentos con fecha anterior No se activ esta opcin

Seleccione este campo para bloquear el proceso de contabilizacin de documentos que crean asientos contables automticos (facturas, abonos, depsitos y documentos de pago).

Parametrizaciones de impresin:
Tabla 6 Parametrizaciones de Impresin

Campos Lneas mximas por pgina

Actividad / Descripcin Introduzca el nmero mximo de lneas de tabla por pgina. En caso de que necesite imprimir ms lneas en un documento que el nmero especificado, stas se imprimirn automticamente en

Se seleccion: 25

pginas adicionales. El nmero mximo de lneas por pgina normalmente se encuentra entre 10 y 40, en funcin de los mrgenes definidos para la impresora, el formato de pgina y la compresin vertical.

Impresin con compresin vertical

Especifique el porcentaje de compresin vertical que se aplicar al documento. Al especificar el valor 100, los caracteres se imprimen en su tamao original. Si se indica el valor 70, los

Se seleccion: 100

caracteres se comprimirn en un 70%. Tambin es posible especificar valores superiores a 100. Si sindica una compresin inferior a 100, podrn imprimirse ms lneas en cada pgina.

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Margen superior (cm), Se seleccion: 0 cm

Determina los mrgenes de impresin apropiados en centmetros si, por ejemplo desea imprimir el documento en un documento pre impreso.

Margen inferior (cm) Se seleccion: 0 cm Mximo de posiciones Indique el nmero mximo de lneas de tabla por pgina para la por pgina en exportacin del documento a Microsoft Word. En caso de que deban exportarse ms lneas que las indicadas, se crearn Se seleccion: 10 pginas adicionales de forma automtica. El nmero mximo de lneas de tabla por pgina depende de los mrgenes definidos para las pginas y del formato de pgina del modelo de Microsoft Word. Imprimir en papel de cartas No se activ esta opcin. Active esta casilla de seleccin para desactivar la informacin sobre la empresa si desea imprimir los documentos en papel de cartas pre impreso Los documentos se imprimirn sin informacin detallada sobre la empresa. Continuacin: Parametrizaciones de Impresin. Campos Imprimir mensaje degeneracin de SAP Se activ esta opcin. Documento Esto se hizo para cada documento Seleccione en este campo la clase de documento para la que desea configurar las parametrizaciones de impresin. Se debe llamar a cada clase de documento por separado y actualizar los campos para esa clase concreta. Posteriormente podr introducir la informacin para la siguiente clase de documento. Actividad / Descripcin. Active esta casilla de seleccin si no desea que los documentos impresos informen de que el documento se cre mediante SBO

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Crear tambin No se activ esta opcin

Sirve para determinar si el documento se imprimir directamente al aadirlo. Si se activa esta casilla de seleccin, el documento se imprime tan pronto se crea en el sistema con la clase seleccionada, como una oferta o un pedido. Tambin es posible determinar la exportacin directa a Microsoft Word.

Copias (incluido el original)

Sirve para especificar la cantidad de copias que se imprimirn cuando se crea un nuevo documento. El nmero especificado incluye el original. Por tanto, si desea imprimir el documento

No se activ esta opcin Cantidad de copias para doc. manual Se seleccion: 1

original y dos copias, introduzca 3 en este campo.

Sirve para determinar la cantidad de copias que se imprimirn de un documento, si ste ha sido creado con asignacin de nmero de copias manual. Un documento con asignacin de nmero de copias manual se considera una copia en el sistema, y no como un documento original.

Comentarios permanentes para impresin

Sirve para definir un texto que se imprimir en todos los documentos de compras y de ventas. Este texto se imprimir al final de cada documento. En primer lugar seleccione la clase de documento para el

No se est utilizando esta opcin

documento de compras o de ventas y, a continuacin, introduzca el texto. Introduzca el texto para las dems clases de documentos cuando sea necesario. Tambin es posible copiar y pegar textos mediante las correspondientes opciones de men. Los

comentarios permanentes se pueden utilizar, por ejemplo, para notificar a los clientes un cambio en el nmero de telfono o para imprimir un anuncio sobre un nuevo producto en todos los documentos durante un perodo determinado de tiempo. Imprimir datos de descuento Active esta casilla de seleccin si desea imprimir la informacin de descuento en el documento.

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No se activ esta opcin Imprimir nmero de catlogo de proveedor en vez de nmero de artculo No se activ esta opcin Imprimir importes No se activ esta opcin Si activa esta casilla de seleccin, los importes se imprimen en los documentos relacionados, como la nota de entrega. Si no desea que se impriman importes en documentos de esta clase, no active esta casilla. Imprimir pago recibido con factura Slo para Facturas. Este campo puede utilizarse para determinar si se desea imprimir o no un recibo junto con la factura. Si selecciona No, al imprimir una factura no se imprimir un No se activ esta opcin recibo. Si selecciona Slo al aadir, se imprimir un recibo siempre que se especifique un pago en la factura. Active esta casilla de seleccin si desea imprimir los nmeros del catlogo de proveedor en el documento en lugar de los nmeros de artculos asignados en SBO.

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PARAMETRIZACIN DE DEFINICIONES GENERALES: La seccin Definiciones se utiliza para definir parametrizaciones y valores de propuesta para campos que se utilizan en todo SBO. La mayor parte de estas definiciones deben introducirse durante la inicializacin del sistema, pero algunas parametrizaciones se pueden modificar ms adelante. Por ejemplo los datos bancarios bsicos se deben definir antes de utilizar las funciones bancarias. Para poder asignar autorizaciones, se deben definir los usuarios.
Figura 8 Definicin de usuarios

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Definicin de usuarios:

Esta ventana se usa para definir nuevos usuarios en SBO o modificar propiedades de usuarios existentes. Adems, se aconseja definir autorizaciones para cada usuario. A menudo se fijan valores de propuesta por usuario para cuentas bancarias, almacenes, etc. Se pueden aadir comentarios para documentos impresos, de forma que cada documento que imprime el usuario contenga determinada informacin, como un lema empresarial.

Los valores de propuesta de usuario sobrescriben los dems valores de propuesta.

Tabla 7 Definicin de Usuario

Campos Cdigo de usuario

Actividad / Descripcin Introduzca el cdigo que el usuario escribe al entrar en la aplicacin. Este cdigo puede ser numrico o alfanumrico. Tenga en cuenta que el cdigo de usuario distingue entre maysculas y minsculas.

Nombre de usuario

Introduzca el nombre del usuario. Este nombre aparece en la parte superior del men principal. Puede modificar el nombre de usuario como proceda.

Superusuario

Define derechos de superusuario para el usuario actual. Los superusuarios cuentan con autorizaciones automticas para todos los objetos y estn autorizados a ejecutar todas las funciones en SBO. Las autorizaciones de los superusuarios no pueden reducirse ni modificarse. Sin embargo, los superusuarios pueden negar derechos de

superusuario a otros superusuarios en SBO.

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Correo electrnico, Telfono mvil, Fax

Introduzca la direccin de correo electrnico, el nmero de telfono mvil y el nmero de fax del usuario. SAP Business One utilizar esta informacin para enviar correos electrnicos y mensajes de texto (SMS) al usuario. Tenga en cuenta que el envo por SMS slo est disponible en determinadas localizaciones.

Campos Clave de acceso

Actividad / Descripcin Para introducir una clave de acceso de usuario en este campo haga clic sobre el icono situado a la izquierda del campo y, a continuacin, introduzca la clave de acceso y confrmela. Seleccione OK para continuar. El usuario tiene que introducir esta clave de acceso adems del cdigo de usuario cuando entra a SBO. Tenga en cuenta que la contrasea distingue entre maysculas y minsculas.

Valores propuestos

Se pueden definir parametrizaciones de propuesta para usuarios individuales o grupos de usuarios, como los empleados de un departamento. Para acceder a la parametrizacin preliminar

establecida, site el cursor sobre este campo para un usuario y pulse la tecla Tab o seleccione el icono situado a la derecha del campo. Sucursal, Departamento Estos campos se utilizan para especificar la sucursal y el departamento del usuario. Si todava no se ha realizado ninguna entrada en este campo, seleccione Definir nuevo. SBO muestra otra ventana donde se puede introducir un nombre y una descripcin de la nueva sucursal nuevo departamento. Es posible modificar las entradas ya existentes.

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Definiciones Financieras:

a) Definicin de Cuentas de Mayor:

Al introducir una operacin comercial, el sistema automticamente realiza la contabilizacin correspondiente en la contabilidad. Para hacer posible este tratamiento automtico de los datos, se debe establecer la informacin para la determinacin de cuentas de mayor.

Cuando se selecciona uno de los planes de cuentas estndar de la empresa, algunos de los campos se completarn automticamente en funcin de los parmetros del plan de cuentas seleccionado. En caso de ampliar y modificar un plan de cuentas estndar para adaptarlo a sus necesidades, deber tambin modificar la informacin relativa a la determinacin automtica de cuentas.

La informacin definida puede volver a modificarse siempre que se desee. Si se modifica esta informacin, las contabilizaciones correspondientes se enviarn a la otra cuenta de mayor desde este momento.
Figura 9 Determinacin de cuentas de mayor

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En SBO, las cuentas asociadas como las cuentas de impuestos y las cuentas de compensaciones de entradas de mercancas no pueden contabilizarse de forma manual. El saldo total de clientes/proveedores debe ser equivalente al de las cuentas asociadas de deudores/acreedores. Las contabilizaciones manuales pueden producir incoherencias en el balance/balance provisional.

En esta parte se asignaron las siguientes cuentas a:

Clientes locales Clientes extranjeros Cheques recibidos Caja general Pago en exceso cuenta de deudores Anticipo clientes Ganancia en diferencial cambiario Perdida en diferencial cambiario Descuentos otorgados Ventas locales Ventas al exterior Impuesto sobre ventas Proveedores Nacionales Proveedores Extranjeros Descuentos recibidos Gastos de compras locales Gastos de compras en el extranjero Cuenta redondeo por diferencias en conciliacin Inventario Costo de ventas Mermas de inventario Devoluciones por ventas

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Inventario de producto en proceso Revalorizacin de stocks

b) Definicin de monedas:

Aqu se definen las monedas que se van a utilizar en el sistema, las monedas definidas fueron; Dlar (USD) y Soles (SOL).

Definiciones de Socios de Negocios:

Aqu se definieron varias parametrizaciones bsicas como ser:

Pases: Se pueden ingresar los diferentes pases en los cuales se tienen clientes o proveedores con sus formatos de direcciones. Formatos de direccin para cada pas: Aqu se indica el formato que se usa para direccin en cada pas, por ejemplo si lleva primero el nombre del pas, la ciudad, la calle o cdigo postal.

Grupos de clientes: Se ingresa una clasificacin definida para los clientes como por ejemplo Mayoristas, Minoristas, Industria, Gobierno, etc. Grupo de proveedores: Igualmente se ingresa una clasificacin para proveedores como por ejemplo; Fbricas, Distribuidores, Servicios, etc.

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Figura 10 Condiciones de pago

Definicin de condiciones de pago: Se usa esta funcin para determinar las condiciones de pago que se aplicarn proveedores. A continuacin, se introducen a las transacciones con clientes y estas condiciones en los registros

maestros de clientes y proveedores. La condicin de pago especificada se propone automticamente para cliente o proveedor.

Las condiciones de pago representan los acuerdos habituales establecidos con sus clientes y proveedores. Por lo tanto, no sera necesario definir esta desde cero para cada cliente y proveedor. informacin

Al introducir un documento de compras o de ventas relacionado con un proveedor o un cliente, SBO copia en el documento, de forma informacin sobre el perodo de pago, la lista de precios y el automtica, la descuento total.

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Esta informacin se utiliza para calcular los precios de los artculos, la fecha de vencimiento de una factura, el descuento total permitido, etc.

Las condiciones definidas fueron 15 das, 30 das, 45 das, 60 das, 90 das, 120 das y 180 das.

Definiciones de Bancos:

Aqu se definieron las parametrizaciones de las cuentas bancarias, se asignaron las cuentas contables a cada cuenta bancaria, se definieron las empresas de tarjetas de crdito, los cdigos de gastos bancarios.

Definiciones de Inventarios:

En esta parte de definieron los grupos de artculos de inventarios, clasificados de acuerdo a la lnea a la que pertenecen por ejemplo, cables, transformadores, herrajes, control, etc.

Tambin se definieron propiedades de los artculos como por ejemplo su ubicacin dentro de los Almacenes, indicando el almacn, estante y casilla.

Luego se definieron los almacenes, SAP tiene la funcionalidad de contabilizar las operaciones por almacenes, nosotros aplicamos esa funcionalidad y aqu se configuraron las cuentas contables para cada almacn como ser cuentas de compras, ventas, inventarios, costo de ventas y diferencial cambiario.

Aqu tambin se defini las unidades de medida de longitud y peso, as como el tipo de empaque de los productos.

Estas fueron las parametrizaciones ms importantes que se llevaron a cabo durante la implementacin y algunas posteriormente.

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