Power Point Operaciones Basicas

Instituto Nacional de Estadstica, Geografa e Informtica
Operaciones bsicas de Power Point

Herramientas informticas para el personal de mando. Office2007
DGITI
2008
Contenido
Familiarizarse con PowerPoint 2007 ............................................................................................................................................... 4 Introduccin .................................................................................................................................................................................... 4 Objetivos ........................................................................................................................................................................................ 4 Acerca de este curso ..................................................................................................................................................................... 4 Orintese: qu ha cambiado y por qu .......................................................................................................................................... 4 La cinta de opciones ................................................................................................................................................................. 5 Fichas: dedicadas a las tareas principales ............................................................................................................................... 5 Mostrar las galeras (Animaciones) .......................................................................................................................................... 5 Usar opciones avanzadas ........................................................................................................................................................ 6 La barra de herramientas de acceso rpido ............................................................................................................................. 6 Cambiar de vista ....................................................................................................................................................................... 6 Mtodos abreviados de teclado ................................................................................................................................................ 7 Ponga a prueba sus conocimientos ......................................................................................................................................... 7 Un nuevo formato de archivo ......................................................................................................................................................... 8 Ventajas del nuevo formato ...................................................................................................................................................... 8 Cul es el aspecto del nuevo formato de archivo..................................................................................................................... 9 Abrir una presentacin de PowerPoint 2007 en una versin anterior de PowerPoint ............................................................. 9 Abrir y guardar presentaciones existentes ............................................................................................................................. 10 Guardar en el formato antiguo ................................................................................................................................................ 10 Actualizaciones automticas en antiguas presentaciones ..................................................................................................... 11 Comando Convertir para una conversin rpida .................................................................................................................... 11 Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 12 Crear su primera presentacin ...................................................................................................................................................... 13 Introduccin .................................................................................................................................................................................. 13 Objetivos ...................................................................................................................................................................................... 13 Acerca de este curso ................................................................................................................................................................... 13 Crear sus diapositivas .................................................................................................................................................................. 13 Conocer el espacio de trabajo ................................................................................................................................................ 14 Agregar nuevas diapositivas................................................................................................................................................... 14 Elegir diseos para las diapositivas ....................................................................................................................................... 14 Escribir el texto ....................................................................................................................................................................... 15 Insertar diapositivas de otra presentacin .............................................................................................................................. 15 Crear notas del orador ............................................................................................................................................................ 16 Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 16 Trabajar en PowerPoint ............................................................................................................................................................... 17 Iniciar una nueva presentacin ............................................................................................................................................... 17 Adaptar el tema ...................................................................................................................................................................... 17 Elegir un tema ......................................................................................................................................................................... 18 Agregar diapositivas y elegir diseos ..................................................................................................................................... 18 Insertar una imagen ................................................................................................................................................................ 19 Insertar un ttulo de cuadro de texto ....................................................................................................................................... 19 Insertar un organigrama ......................................................................................................................................................... 20 Aplicar una animacin sencilla ............................................................................................................................................... 20 Configurar la presentacin, corregir la ortografa y revisar .................................................................................................... 21
Imprimir, distribuir y configurar opciones del programa.......................................................................................................... 21 Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 21 Comprobacin, impresin y preparativos de la presentacin ...................................................................................................... 22 Vista previa de la presentacin en su equipo ......................................................................................................................... 22 Revisar la ortografa y enviar para obtener comentarios........................................................................................................ 23 Imprimir documentos .............................................................................................................................................................. 23 Imprimir las notas del orador .................................................................................................................................................. 24 Agregar texto en el pie de pgina de los documentos y las notas ......................................................................................... 24 Opciones de color para impresin .......................................................................................................................................... 24 Empaquetar la presentacin ................................................................................................................................................... 25 Ponga a prueba sus conocimientos ....................................................................................................................................... 25 Respuestas a Ponte a prueba ........................................................................................................................................................ 27 Orintese qu ha cambiado y por qu ......................................................................................................................................... 27 Nuevo formato de archivo ............................................................................................................................................................ 28 Crear sus diapositivas .................................................................................................................................................................. 28 Trabajar en PowerPoint ............................................................................................................................................................... 29 Comprobacin, impresin y preparativos de la presentacin ...................................................................................................... 30 Tarjetas de referencia rpida.......................................................................................................................................................... 31 Familiarizarse con PowerPoint 2007 ........................................................................................................................................... 31 Crear su primera presentacin..................................................................................................................................................... 35 Bibliografa ....................................................................................................................................................................................... 38
Familiarizarse con PowerPoint 2007

Introduccin
Introduccin prctica al programa Microsoft Office PowerPoint 2007, que acaba de disearse. Tmesela como si fuese una prueba y cree una presentacin corta. Luego, averige lo que debe saber sobre el nuevo formato de archivo de PowerPoint 2007. La primera vez que abra PowerPoint 2007 ver que la interfaz de usuario ha cambiado. En la parte superior de la ventana, hay una nueva estructura para los comandos de PowerPoint. Este diseo le ayudar a buscar y utilizar las funciones que necesita, as como a crear presentaciones atractivas. Saque ventaja utilizando el nuevo PowerPoint. Vea lo que ha cambiado y por qu. A continuacin, trabaje en una presentacin realizando las acciones que siempre ha ejecutado. Ya no querr volver atrs.
Objetivos
Una vez finalizado este curso, sabr realizar las siguientes tareas:
Enfrntese a la nueva interfaz de usuario con confianza y comprendiendo su funcionamiento. Haga lo que suele hacer para crear y preparar una presentacin. Utilice el nuevo formato de archivo en PowerPoint de la forma que ms le convenga.
Acerca de este curso

Este curso incluye:
Dos lecciones a ritmo personalizado y dos sesiones de prcticas para obtener una experiencia prctica. Los ejercicios prcticos requieren tener PowerPoint 2007. Una pequea prueba (sin puntuacin) al final de cada leccin. Una tarjeta de referencia rpida que podr llevarse del curso.
Orintese: qu ha cambiado y por qu

El rea de cambio ms notable se encuentra en la parte superior de la ventana de PowerPoint. En lugar de los mens y las barras de herramientas, hay una gran banda que cruza la pantalla con numerosos comandos muy tiles y organizados en grupos. Esta banda se llama cinta de opciones y ahora es su centro de control para la creacin de una presentacin. Obtendr informacin sobre su diseo y ver su estructura en detalle para que se sienta cmodo cuando la utilice.
Descubra otros aspectos de PowerPoint 2007, como mtodos abreviados de teclado, la barra de herramientas de acceso rpido, etc.
La cinta de opciones
Entonces, por qu hemos reformado el antiguo sistema de comandos? Por lo que hemos aprendido sobre su forma de trabajar. Los usuarios que utilizan PowerPoint muestran una preferencia por determinados comandos, y los utilizan una y otra vez. Para reflejar y apoyar esto, hemos hecho que estos comandos sean los ms destacados. El objetivo es que sean visibles de modo que no tenga que buscarlos en mens o barras de herramientas que no estn en pantalla. Este conjunto de comandos ms utilizados se extiende por el primer nivel, o ficha, de la cinta de opciones, llamada ficha Pgina principal. Mostrados en forma de botones, estos comandos sirven para tareas frecuentes, incluidos copiar y pegar, agregar diapositivas, cambiar el diseo de diapositivas, dar formato y colocar texto, y buscar y reemplazar texto. Hay otras fichas en la cinta de opciones. Cada ficha est dedicada a un tipo de trabajo que realiza al crear una presentacin. Los botones de cada ficha estn organizados en grupos lgicos. Los botones ms populares de cada grupo son los ms grandes. Incluso los comandos nuevos que han solicitado los clientes pero que no se haban descubierto en versiones anteriores estn ahora mucho ms visibles.
Fichas: dedicadas a las tareas principales

La cinta de opciones est constituida por varias fichas. Adems de la ficha Pgina principal, existen las siguientes fichas:
Ficha Insertar Aqu estn todos los elementos que puede colocar en una diapositiva, desde tablas, imgenes, diagramas, grficos y cuadros de texto hasta sonidos, hipervnculos, encabezados y pies de pgina. Ficha Diseo Elija una vista completa para las diapositivas que incluya diseo de fondo, fuentes y combinaciones de colores. Ficha Animaciones Aqu estn todos los efectos de animacin. Las animaciones bsicas para listas o grficos son las ms fciles de agregar. Ficha Presentacin con diapositivas Seleccione un color de pluma o determinada diapositiva para comenzar. Grabe la narracin, desplcese por la presentacin y efecte otras acciones preparatorias. Ficha Revisar Busque aqu el corrector ortogrfico y el servicio Referencia. Solicite a su equipo que use anotaciones para revisar la presentacin y revise luego estos comentarios. Ficha Vista Cambie rpidamente a la vista Pgina de notas, active las lneas de cuadrcula u organice todas las presentaciones abiertas en la ventana.
Las fichas cuando las necesite Observar fichas con colores exclusivos que aparecen y desaparecen de la cinta de opciones mientras est trabajando. Son fichas contextuales que contienen herramientas de formato especiales como imgenes y grficos. Posteriormente, obtendr ms informacin sobre esto.
Mostrar las galeras (Animaciones)

1. 2. 3. Algunos tipos de efectos de transicin aparecen en la cinta de opciones. Para ver ms efectos, haga clic en el botn Ms. Aparece la galera completa de efectos de transicin. Elija cualquier efecto para verlo en la vista previa y haga clic para aplicarlo.
Cuando PowerPoint presenta varias opciones
para hacer algo, como estilos para una forma, o tipos de WordArt o efectos de animacin, algunas opciones aparecen en la cinta de opciones. Para ver la galera completa de opciones, haga clic en la flecha Ms, tal como se muestra en la imagen. Elegir una vista previa Al dejar el puntero del mouse (ratn) en una miniatura de galera (desplazarse por ella), ver qu aspecto tendr la forma o el efecto de animacin cuando se aplique. Si no le gusta, no habr nada que deshacer. Slo deber desplazarse por otras miniaturas y hacer clic en la que desee aplicar.
Usar opciones avanzadas

1. Cuando no vea la opcin que desea en un grupo, como el grupo Fuente que se muestra aqu, haga clic en la flecha de la esquina. Se abre un cuadro de dilogo con ms opciones para elegir.
2.
Evidentemente, hay ms comandos y opciones que los que caben en un grupo. Slo se muestran los comandos ms utilizados. Si desea uno que se utiliza con menor frecuencia, haga clic en la flecha diagonal que se encuentra en la esquina inferior de un grupo. Aparecen ms opciones. Por ejemplo, en el grupo Fuente de la ficha Pgina principal, encontrar los botones de formato habituales para el tipo y el tamao de fuente, negrita, cursiva, color, etc. Si desea otro tipo de formato, como superndice, haga clic en la flecha de este grupo para ver el cuadro de dilogo Fuente. La flecha aparece en el grupo cuando realiza un trabajo en la diapositiva que pueda requerir comandos en dicho grupo. Por ejemplo, al hacer clic en un marcador de posicin de texto en la diapositiva, la flecha aparece en cada grupo de la ficha Pgina principal que tiene comandos relativos al trabajo con texto.
Sugerencia: reducir el tamao de la cinta de opciones Si desea ms espacio en la ventana, puede obtenerlo ocultando temporalmente los comandos de la cinta de opciones. Esto lo har en la sesin de prcticas.
La barra de herramientas de acceso rpido

Cuando trabaja en una presentacin, realiza algunas acciones que son generales o repetitivas, y que no tienen que ver con una fase en particular del proceso, como guardar el archivo o deshacer algo que no deseaba hacer. Para esto, use la Barra de herramientas de acceso rpido. Es el pequeo grupo de botones de la izquierda, encima de la cinta de opciones. Contiene los comandos Guardar, Deshacer y Repetir o Rehacer.
Cambiar de vista
1. 2. Los botones de vista siguen siendo los mismos que antes. nicamente han cambiado de posicin en la ventana. Arrastre el control deslizante del zoom para ampliar o reducir la vista de la diapositiva. Haciendo clic en los botones menos (-) y ms (+) se obtiene el mismo resultado.
3.
Haga clic en este botn
para reajustar la diapositiva a la ventana despus de aplicar un zoom.
Para cambiar de vista en PowerPoint, podr hacerlo mediante el uso de botones. Los botones para las vistas Normal, Clasificador de diapositivas y Presentacin con diapositivas no han cambiado, siguen aqu, slo que se han desplazado de la parte inferior izquierda de la ventana a la parte inferior derecha. Forman parte de una nueva barra de herramientas que incluye un control deslizante del zoom y un botn que reajusta la diapositiva a la ventana despus de efectuar un zoom para ampliar o reducir.
Recuerde Tambin hay una ficha Vista y tiene toda la coleccin de vistas: vista Pgina de notas, vista Patrn, una lista de otras presentaciones abiertas, etc.
Mtodos abreviados de teclado

Si utiliza ms el teclado que el mouse (ratn) cuando trabaja en PowerPoint, es posible que desee obtener detalles sobre los mtodos abreviados de teclado. La cinta de opciones viene equipada con nuevos mtodos abreviados. Dos de las grandes ventajas de esto son que ahora hay mtodos abreviados para cada botn (ste no era el caso para los comandos de men en las versiones anteriores) y que se debe presionar un nmero menor de teclas para los mtodos abreviados. As es como se utilizan los mtodos abreviados.
1. 2. En primer lugar, presione ALT. Las letras y los nmeros, denominados Sugerencias de teclas, que son las teclas de acceso directo designadas, aparecen en varias partes de la cinta de opciones como pequeos cuadrados blanco. Se muestran como letras en todas las fichas de la cinta de opciones y en el botn de Microsoft Office, y como nmeros en la barra de herramientas de acceso rpido. Los pequeos cuadrados blancos que contienen las sugerencias de teclas se denominan identificadores. Presione una de las teclas designadas para obtener acceso a ms comandos y botones. Por ejemplo, presione la tecla O para mostrar todas las sugerencias de teclas de los grupos incluidos en la ficha Inicio. A continuacin, presione una de las sugerencias de teclas de un grupo para completar la secuencia. Por ejemplo, presionar ALT, O, D sera equivalente a hacer clic en el botn Diseo.
3.
Dnde estn los antiguos mtodos abreviados? Los antiguos mtodos abreviados de teclado que comienzan por CTRL+ siguen siendo los mismos y puede utilizarlos de la forma en que lo ha hecho siempre. Por ejemplo, el mtodo abreviado CTRL+C sigue copiando algo en el Portapapeles y el mtodo abreviado CTRL+V sigue pegndolo desde el Portapapeles. Los antiguos mtodos abreviados ALT+ que permitan el acceso a mens y comandos tambin permanecen intactos. Sin embargo, deber sabrselos de memoria.
Ponga a prueba sus conocimientos

Realice la siguiente prueba para asegurarse de que ha entendido todo el material. Sus respuestas sern privadas y los resultados de la prueba no se puntuarn.
Desea utilizar los botones Copiar y Pegar para trabajar con texto. En qu parte de la cinta de opciones se encuentran? a) b) c) En la ficha Insertar. En la ficha Inicio. En la barra de herramientas de acceso rpido. ?
En qu grupo de la ficha Inicio se encuentra el botn Interlineado a) b) En el grupo Fuente. En el grupo Prrafo.
c) a) b) c) a) b) c)
En el grupo Diapositivas. Haciendo clic en el botn Cerrar en la esquina superior derecha de la cinta de opciones. Haciendo clic en cualquier ficha. Haciendo doble clic en cualquier ficha. Para ayudarle a trabajar con formas. Para ayudarle a trabajar con imgenes. Para ayudarle a trabajar con grficos SmartArt como organigramas.
Ya lo hizo en los ejercicios prcticos: cmo se oculta una parte de la cinta de opciones?
Ver una ficha en la cinta de opciones que no vio antes llamada Herramientas de dibujo. Para qu sirve?
Ha agregado varios comandos a la barra de herramientas de acceso rpido y est llena de elementos en la parte superior de la ventana. De acuerdo a lo visto en este curso Qu es lo ms conveniente para resolver esta situacin? a) b) c) Comenzar por quitar algunos comandos de la barra de herramientas. Con el puntero, arrastrar la barra de herramientas a otro lugar. Hacer clic en la flecha situada a la derecha de la barra de herramientas de acceso rpido.
Un nuevo formato de archivo

PowerPoint tiene un nuevo formato de archivo. Descubra cmo este nuevo formato afecta al uso compartido de presentaciones. Uno de los grandes cambios en PowerPoint 2007 es su nuevo formato de archivo. Qu supone esto para usted? En primer lugar, el nuevo formato presenta varias ventajas, incluido un tamao de archivo reducido y mayor seguridad de informacin para las presentaciones. No tendr problemas al abrir y editar una antigua presentacin en PowerPoint 2007. No obstante, el cambio del formato de archivo afecta al uso compartido de presentaciones entre PowerPoint 2007 y las versiones anteriores. Sepa cmo pueden abrir una presentacin de PowerPoint 2007 las personas que no disponen de PowerPoint 2007 y trabajar de la forma habitual. Qu sucede con la conversin de antiguas presentaciones al nuevo formato? A continuacin, aparecen los detalles fundamentales.
Ventajas del nuevo formato

El formato constituye uno de los nuevos formatos XML abiertos de Office. Se basa en el lenguaje de programacin XML (Lenguaje de marcado extensible). No es necesario que entienda el lenguaje XML, que se desarrolla en segundo plano. Sepa slo que el nuevo formato proporciona mejoras a PowerPoint. stas son sus principales ventajas:
Presentaciones ms seguras Las presentaciones que contienen cdigo no deseado, macros o controles son ms fciles de identificar y bloquear.
Menor tamao de archivo Las presentaciones se comprimen automticamente. Seguridad de informacin mejorada Es ms fcil eliminar informacin empresarial confidencial. Recuperacin mejorada de archivos daados Se puede abrir un archivo incluso aunque parte de l est daado. Integracin ms fcil Se puede compartir el contenido de la presentacin y abrirlo en otros programas.
Cul es el aspecto del nuevo formato de archivo

PowerPoint guardar automticamente una nueva presentacin en el nuevo formato. Puede ver en qu formato se va a guardar un archivo examinando el cuadro de dilogo Guardar como. (Haga clic en el botn de Microsoft Office en Guardar como). y, en el men, haga clic
En el cuadro de dilogo Guardar como, examine el cuadro Guardar como tipo: el nuevo formato de archivo aparece ah de forma predeterminada. Se denomina Presentacin de PowerPoint. (En versiones anteriores, se llamaba Presentacin).
Nota Si tiene configurado Microsoft Windows para que muestre las extensiones de nombres de archivo (las letras del nombre de archivo detrs del punto), ver igualmente la extensin del nombre de archivo para el tipo de archivo, de esta forma: Presentacin de PowerPoint (*.pptx). La "x" final indica que es un archivo de PowerPoint 2007.
El nombre de la presentacin guardada en el nuevo formato, incluida la extensin de archivo, sera algo similar a Informe anual.pptx.
Abrir una presentacin de PowerPoint 2007 en una versin anterior de PowerPoint

En este mensaje se solicita que descargue un convertidor que le permita abrir un archivo de PowerPoint 2007 en versiones anteriores de PowerPoint. Acaba de guardar una presentacin en el nuevo formato. No obstante, su compaera, que necesita trabajar con l, utiliza una versin anterior de PowerPoint. Podr abrir ella el archivo de PowerPoint 2007? S. Supongamos que su compaera trabaja con PowerPoint 2000. Cuando hace clic en la presentacin para abrirla, si su instalacin de Office 2000 incluye los ltimos Service Packs y actualizaciones, se le preguntar si desea descargar un convertidor que le permita abrir la presentacin. La presentacin que ella ve puede no aparecer exactamente como la que usted ha creado si contiene caractersticas de PowerPoint 2007 que su compaera no tiene. Pero podr abrirla, editarla y guardarla en el formato de PowerPoint 2007. Notas
El nombre oficial del convertidor es Paquete de compatibilidad para formatos de archivo de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint de Microsoft Office, que Microsoft ofrece gratuitamente. El Paquete de compatibilidad de 2007 Office system funciona slo con el SP1 de Office 2003, el SP3 de Office XP y el SP3 de Office 2000. Funciona slo para los siguientes sistemas operativos: Windows Server 2003, SP1 de Windows XP y SP4 de Windows 2000.
Para obtener ms detalles, vea la Tarjeta de referencia rpida al final de este curso.
Abrir y guardar presentaciones existentes

En el cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad se indican las caractersticas que resultarn afectadas si guarda en un formato antiguo. Haga clic en los vnculos de Ayuda para obtener definiciones de los mensajes Resumen. Qu pasa con todas las presentaciones creadas en versiones anteriores de PowerPoint que tiene? No habr problemas al abrir y editar una antigua presentacin en PowerPoint 2007. Lo que necesita decidir es saber si va a mantener la presentacin en el formato original o la va a guardar en el nuevo formato. PowerPoint 2007 le ayuda a tomar una decisin de la manera siguiente. Comprobar la compatibilidad PowerPoint 2007 reconoce el antiguo formato de la presentacin al abrirla. En segundo plano, toma nota de todo lo que agrega al archivo, como un nuevo y brillante diagrama, que es posible que no funcione exactamente igual que en el antiguo formato. A continuacin, al hacer clic en Guardar, PowerPoint muestra el cuadro de dilogo Comprobador de compatibilidad. El comprobador detalla lo que sucede con los elementos de PowerPoint 2007 si guarda el archivo en su formato original, Presentacin de PowerPoint 97-2003 (.ppt). (La imagen muestra esto.) Puede cancelar el comprobador y seleccionar el nuevo formato en el cuadro de dilogo Guardar como. Tambin puede elegir continuar y guardar en el antiguo formato. Veremos ms detalles sobre esta eleccin en la seccin siguiente.
Guardar en el formato antiguo

1. Grfico SmartArt en PowerPoint 2007: una capacidad de edicin completa significa que puede seleccionar formas individuales para modificarlas y utilizar todas las herramientas de SmartArt. Grfico SmartArt guardado en una versin anterior: slo puede seleccionarlo en su totalidad y realizar acciones como agregar un color de relleno o reajustarlo. Tambin se pueden perder algunos de los efectos, como el resplandor o el biselado.
2.
Ha guardado en el antiguo formato por si alguien necesitaba trabajar en el archivo y no dispona de PowerPoint 2007 ni del Paquete de compatibilidad para abrir los archivos de PowerPoint 2007. El Comprobador de compatibilidad, en el ejemplo anterior, indica que un nuevo grfico se convierte en un objeto, como una imagen, y no es por lo tanto modificable, si la presentacin se guarda en el antiguo formato. La persona que abra este archivo en PowerPoint 2003 ver el grfico de PowerPoint 2007 con la mayor fidelidad visual posible. No podr editar formas individuales en el grfico. Podr agregar un color de relleno detrs del grfico o aplicar otros comandos de tipo imagen y ajustarlo. No obstante, no podr trabajar en ninguna de sus partes para cambiar el diseo, el texto, el estilo de la forma, etc.
"Ida y vuelta" Si la persona que trabaja en una versin anterior de PowerPoint no modifica fundamentalmente el grfico, ste conservar sus propiedades de PowerPoint 2007. De forma que cuando se abra de nuevo en PowerPoint 2007, ser totalmente modificable.
Si se han realizado algunos cambios en el grfico en la versin anterior, como una decoloracin de imagen, entonces se convierte en un objeto y no ser modificable cuando se vuelva a abrir en PowerPoint 2007.
Actualizaciones automticas en antiguas presentaciones

1. 2. Logotipo de WordArt creado en PowerPoint 2003. El mismo logotipo abierto en PowerPoint 2007: aparece realzado.
Es posible que experimente lo siguiente: abre una antigua presentacin en PowerPoint 2007, no agrega funciones de PowerPoint 2007 y, cuando intenta guardarla, aparece el Comprobador de compatibilidad. Le indica que no se podr modificar una funcin de PowerPoint 2007 si guarda en el antiguo formato. Cmo? Esto sucede porque algunos tipos de formato y elementos se actualizan automticamente mediante PowerPoint 2007 de forma que parecen tan buenos como los pueda hacer PowerPoint. Un ejemplo es WordArt. Si la antigua presentacin tiene WordArt, ste se actualiza de modo que utiliza los ltimos efectos, nuevos en PowerPoint 2007. Lo mismo se aplica a los efectos 3D y las sombras. Si guarda un archivo que se haya actualizado de esta forma en el antiguo formato, ya no ser modificable como objeto WordArt sino que se convertir en una imagen. Al igual que el grfico del ejemplo anterior, no obstante, si no se modifica WordArt en la versin anterior de PowerPoint, se podr editar totalmente cuando se vuelva a abrir el archivo en PowerPoint 2007.
Comando Convertir para una conversin rpida

1. 2. Con la presentacin abierta, haga clic en Convertir para guardarla en el nuevo formato de archivo. Aparece un mensaje en el que se indica lo que va a hacer el comando Convertir. Haga clic en Aceptar para ejecutar el comando.
Un modo de guardar una antigua presentacin en el nuevo formato es aplicar el comando Convertir en PowerPoint 2007. El efecto es que PowerPoint hace una sustitucin "in situ" del antiguo archivo de presentacin, convirtindolo al nuevo formato. El archivo ya no existir en el antiguo formato. Para usar el comando, abra la presentacin, haga clic en el botn de Microsoft Office Convertir. Ms tipos de archivos Con PowerPoint 2007, hay tipos de archivos adicionales que puede elegir para guardar una presentacin. Por ejemplo, hay un nuevo tipo disponible para una presentacin que contenga macros. Vea la Tarjeta de referencia rpida para obtener ms detalles. y luego en

Cules de estas ventajas proporciona el nuevo formato de archivo? a) b) c) d) Mayor seguridad de informacin. Tamao de archivo reducido y recuperacin mejorada de archivos daados. Integracin ms fcil. Todo lo anterior.
Ha guardado una presentacin de PowerPoint 2007 en el nuevo formato y desea que un compaero que va a trabajar con ella en PowerPoint 2003 pueda modificarla. Qu es lo fundamental que necesita su compaero para poder abrir y trabajar en la presentacin en su nuevo formato? a) b) c) a) b) c) El Comprobador de compatibilidad. El Paquete de compatibilidad. El comando Convertir. Le indica en qu medida se ven afectados los elementos de PowerPoint 2007 si guarda la presentacin en el antiguo formato. Le indica si puede abrir una presentacin creada anteriormente en PowerPoint 2007. Comprueba si la persona con la que desea compartir archivos tiene instalado el Paquete de compatibilidad.
Qu hace el Comprobador de compatibilidad?
Va a abrir un archivo de PowerPoint y ve estos dos nombres de archivos: Informe anual.ppt e Informe anual.pptx. Cul utiliza el nuevo formato de PowerPoint 2007? a) b) Informe anual.pptx. Informe anual.ppt.
Crear su primera presentacin

Introduccin
Le han pedido que prepare una presentacin en PowerPoint pero no sabe por dnde empezar? Realice este curso para aprender lo bsico: crear diapositivas, insertar contenido en ellas y darles una buena apariencia. Despus, preparar notas del orador y documentos para distribuir entre el pblico, y realizar los preparativos para la proyeccin.
Objetivos
Una vez finalizado este curso, sabr realizar las siguientes tareas:
Crear diapositivas y agregar texto. Insertar imgenes y otro contenido. Aplicar un tema para el estilo general de la presentacin. Imprimir documentos y notas. Preparar la presentacin.
Acerca de este curso

Este curso incluye:
Tres lecciones autoguiadas y tres sesiones prcticas para adquirir experiencia. Para las prcticas se requiere Office PowerPoint 2007. Una pequea prueba (sin puntuacin) al final de cada leccin. Una tarjeta de referencia rpida que podr llevarse del curso.
Crear sus diapositivas

Esta es una breve descripcin del espacio de trabajo de PowerPoint. Le servir de iniciacin para sentirse cmodo trabajando en l. Despus, ver cmo agregar nuevas diapositivas, elegir un diseo para una diapositiva y agregar texto. Tambin podr reutilizar las diapositivas de otra presentacin. Por ltimo, aprender a preparar notas mientras crea la presentacin para poder consultarlas cuando la muestre.
Conocer el espacio de trabajo

sta es la primera vista que se abre en PowerPoint: es la vista Normal. En ella se trabaja para crear las diapositivas. La vista Normal tiene tres reas principales:
1. 2. El panel de diapositivas es el rea grande del centro. En este espacio, se trabaja directamente sobre la diapositiva. En la diapositiva, los cuadros con bordes punteados se denominan marcadores de posicin. Ah es donde se escribe el texto. Los marcadores de posicin tambin pueden contener imgenes, grficos y otros elementos que no son de texto.
3. 4.
A la izquierda se encuentran pequeas versiones (o miniaturas) de las diapositivas de la presentacin; aqulla en la que trabaja aparece resaltada. Si la presentacin contiene ms de una miniatura de diapositiva, puede desplazarse entre ellas haciendo clic. En el rea inferior se encuentra el panel de notas, donde se escriben las notas que consultar durante la presentacin. Hay ms espacio para las notas del que se muestra aqu.
Agregar nuevas diapositivas

Cuando se abre PowerPoint, la presentacin slo tiene una diapositiva. Deber agregar las restantes. La manera ms evidente de agregar una nueva diapositiva es hacer clic en Nueva diapositiva, en la ficha Inicio, como se muestra en la ilustracin. Hay dos formas de usar este botn.
1. 2. Si hace clic en la parte superior del botn, donde est el icono de la diapositiva, se agrega inmediatamente una nueva diapositiva debajo de la diapositiva seleccionada en la ficha Diapositivas. Si hace clic en la parte inferior del botn, obtiene una galera de diseos para la diapositiva. Elija un diseo y la diapositiva se insertar con l.
Si agrega una diapositiva sin elegir un diseo, PowerPoint aplicar uno automticamente, aunque se puede cambiar con facilidad, como podr comprobar en la sesin de prctica.
Elegir diseos para las diapositivas

Un diseo organiza el contenido de la diapositiva. Por ejemplo, puede que desee incluir en la diapositiva una lista y una imagen o una imagen y un ttulo. Los diseos contienen distintos tipos de marcadores de posicin y diferentes disposiciones de marcadores para admitir cualquier contenido. En la ilustracin se muestran los diseos con los que PowerPoint comienza automticamente.
1. 2. 3. El diseo Diapositiva de ttulo, que se muestra aqu tal como aparece en la galera de diseos, se aplica a la primera diapositiva de la presentacin, la que ya est all al empezar. En la diapositiva, el diseo Diapositiva de ttulo contiene marcadores de posicin para un ttulo y un subttulo. Seguramente, el diseo que ms utilizar para las otras diapositivas ser Ttulo y objetos, que aqu se muestra tal como aparece en la galera de diseos.
4.
En la diapositiva, este diseo tiene un marcador de posicin para el ttulo de la diapositiva y un segundo marcador de posicin para mltiples finalidades: admite texto o elementos grficos como diagramas, imgenes y archivos de pelcula.
Algunos de los otros diseos tienen dos de estos marcadores de posicin multiuso, por lo que se puede colocar una lista en el primero y una imagen u otro grfico en el segundo. En la prctica trabajar con los diseos.
Escribir el texto
En el marcador de posicin multiuso antes mencionado puede agregar elementos grficos o texto. En la siguiente leccin aprender a agregar grficos tales como fotografas. Ahora mismo hablemos del texto. El formato predeterminado para el texto es una lista con vietas.
1. 2. 3. Puede utilizar distintos niveles de texto dentro de las listas con vietas para incluir puntos secundarios bajo los principales. En la cinta de opciones, utilice los comandos del grupo Fuente para cambiar el formato de carcter, como el color y el tamao de la fuente. Utilice los comandos del grupo Prrafo para cambiar el formato de prrafo, como el formato de lista, el grado de sangra del texto y el interlineado.
Ajuste automtico del texto Si escribe ms texto del que cabe en el marcador de posicin, PowerPoint reduce el tamao de la fuente y el interlineado para ajustarlo. Si lo desea, puede desactivar esta funcionalidad. En la sesin de prctica, ver cmo hacerlo.
Insertar diapositivas de otra presentacin

Puede que necesite utilizar en su presentacin diapositivas incluidas en otra presentacin existente. sta es la forma de hacerlo:
1. En la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada al lado de Nueva diapositiva, como si fuese a insertar una nueva diapositiva eligiendo un diseo primero. Debajo de la galera de diseos, haga clic en Volver a utilizar diapositivas. En el panel de tareas Volver a utilizar diapositivas, bajo Insertar diapositiva de, haga clic en Examinar para encontrar la presentacin o la biblioteca de diapositivas que contenga las diapositivas que desea. A continuacin, haga clic en la flecha para abrir esas diapositivas en el panel de tareas. Cuando encuentre la diapositiva que desee, detngase en la casilla de verificacin Mantener formato de origen, situado al fondo del panel. Si desea conservar la apariencia exacta de las diapositivas que va a insertar, asegrese de que esta casilla de verificacin est activada antes de insertar la diapositiva. Haga clic en cada una de las diapositivas que desee insertar. Cada una se copiar en la presentacin abierta debajo de la actualmente seleccionada o debajo del cursor, si lo ha colocado bajo una miniatura de diapositiva.
2. 3. 4. 5.
Si no activa la casilla Mantener formato de origen, las diapositivas insertadas heredarn la apariencia, o el tema, de las diapositivas actuales. (El tema es el que dicta el diseo y los colores generales de la presentacin; averiguar ms en la siguiente leccin.) Para obtener ms informacin acerca del proceso, vea la Tarjeta de referencia rpida, al final de este curso.
Crear notas del orador

Utilice las notas del orador para desarrollar los puntos tratados en la diapositiva. Las notas pueden ayudarle a mantener la atencin del pblico y evitar sobrecargar la diapositiva con texto.
1. A medida que vaya desarrollando el contenido de las diapositivas, escriba notas en el panel de notas, debajo de la diapositiva. Normalmente, el presentador imprime las notas y las consulta mientras ofrece la presentacin. Puede arrastrar la barra de divisin para ampliar el panel de notas y trabajar en l ms cmodamente. Las notas se guardan en una pgina de notas, que contiene una copia de la diapositiva y las notas, y es la que se imprime para consultar durante la presentacin.
2.
3.
En la sesin de prctica aprender a ver y modificar la pgina de notas.

El espacio es limitado Si sus notas superan el espacio de la pgina de notas, al imprimirlas quedarn cortadas. Aprender a evitarlo en la leccin "Comprobacin, impresin y preparativos de la presentacin".

En la ventana de PowerPoint, cul es el rea principal donde se agrega contenido a la diapositiva? a) b) c) La ficha Diapositivas, donde se encuentran las imgenes en miniatura, en la parte izquierda de la ventana. El panel de notas. El panel de diapositivas, en la parte central de la ventana.
Cuando se agrega una nueva diapositiva, cmo se elige antes su diseo? a) b) c) En la ficha Inicio, se hace clic en la mitad superior del botn Nueva diapositiva. En la ficha Inicio, se hace clic en la mitad inferior del botn Nueva diapositiva, donde est la flecha. Se hace clic con el botn secundario en una miniatura de diapositiva de la ficha Diapositivas y se hace clic en Nueva diapositiva.
Para reducir la sangra del texto de una lista, qu tecla o teclas se presionan? a) b) c) TAB. ENTRAR. MAYS+TAB.
Est escribiendo texto en un marcador de posicin de texto principal y, de pronto, aparece este pequeo botn: Qu es? a) b) c) El botn Opciones de pegado. El botn Opciones de autoajuste. Significa que se va a reducir el texto para que quepa en el marcador de posicin. El botn Opciones de autocorreccin. Se usa para deshacer una correccin automtica.
De qu manera se puede sustituir rpidamente el diseo actual de una diapositiva por otro? a) b) Hacer clic en la mitad inferior del botn Nueva diapositiva en la ficha Inicio. Hacer clic con el botn secundario en la diapositiva que tiene el diseo que se desea sustituir y seleccionar Diseo.
En el panel de notas se pueden escribir notas del orador y aplicarles formato mientras trabaja. Por tanto, para qu es necesaria la vista Pgina de notas? a) b) Para imprimir las notas. Para asegurarse de que las notas tienen la apariencia esperada.
Trabajar en PowerPoint
Preparado para empezar a trabajar? sta es una introduccin bsica para hacer lo que sola hacer al crear una presentacin. Descubra cmo empezar una nueva presentacin en PowerPoint 2007, y cmo proporcionar a sus diapositivas un fondo y un conjunto de colores. Utilice las fichas y las herramientas de la cinta de opciones para insertar elementos en las diapositivas y diselas como desee. A continuacin, configure la presentacin y preprese para imprimir. Le esperan ms descubrimientos, as que no tarde en prepararse.
Iniciar una nueva presentacin

Para iniciar una nueva presentacin:
1. 2. 3. Haga clic en el botn de Microsoft Office . Haga clic en Nuevo en el men que se abre. Elija una opcin en la ventana Nueva presentacin (aqu slo se muestra un fragmento de ella).
Nuevo formato de archivo PowerPoint 2007 guarda los archivos nuevos en un nuevo formato. Puede abrir sin problemas antiguas presentaciones y guardarlas en el nuevo formato. No obstante, el cambio del formato de archivo afecta al uso compartido de la presentacin entre PowerPoint 2007 y versiones anteriores de PowerPoint. En la ltima leccin se explica detalladamente.
Adaptar el tema
Cmo refinar un tema.
1. 2. 3. 4. Use las galeras Colores, Fuentes y Efectos, que se encuentran en la ficha Diseo. Vea otros Estilos de fondo. Las opciones utilizan colores del tema. Elija una miniatura para obtener una vista previa de otro fondo. Para aplicar su propio fondo, como una fotografa, haga clic en Formato del fondo.
El tema que elige es un diseo completo, pero dnde est la gracia si no lo puede refinar un poco? La ficha Diseo tiene otras galeras en caso de que desee modificar el tema.
Cada una proporciona una vista previa en la diapositiva al dejar el puntero del mouse (ratn) sobre las opciones de la galera.
Colores Hay un conjunto de colores para cada tema disponible; puede seleccionar los colores de su tema y modificar cualquiera de ellos. Fuentes Haga clic en cualquier ejemplo de la galera Fuentes para aplicarlo a las diapositivas. Cada una incluye una fuente para el texto del ttulo y otra para el texto del cuerpo. Efectos Existe una serie de efectos visuales para formas, como resplandores, bordes suaves o una apariencia tridimensional (3D). Estilos de fondo Cambie ligeramente el fondo del tema a la vez que conserva el mismo conjunto de colores del tema. En la imagen se muestran unos ejemplos.
Elegir un tema
Para ver cmo funciona un tema:
1. 2. 3. Coloque el puntero sobre una miniatura de tema (la que se muestra aqu se denomina Flujo)... ... y aparecer la vista previa en la diapositiva. Haga clic en la flecha Ms para ver una galera completa de temas y vnculos con temas en lnea.
Para que pueda ver cmo va a aparecer todo el contenido, elija un tema para la presentacin desde el principio. De este modo ver qu apariencia tendrn los colores del tema en algunos elementos que agregue, como grficos o tablas. Un tema proporciona la apariencia y el funcionamiento, en trminos de diseo de diapositivas, de la presentacin. Aplica el diseo de fondo, el diseo de marcadores de posicin, los colores y estilos de fuentes a diapositivas y elementos de diapositivas. La ficha Diseo es el lugar indicado para los temas. Una galera como la de las plantillas de diseo que puede haber utilizado en versiones anteriores de PowerPoint aparece aqu en Temas. Cada tema tiene un nombre, que se muestra en la informacin en pantalla. Cuando deja el puntero en la miniatura de un tema, el tema aparece en una vista previa temporal en la diapositiva actual. Puede ver el efecto del tema antes de aplicarlo, lo que le ahorra el paso de deshacerlo si no le gusta. Al desplazar el puntero fuera de la miniatura, termina la vista previa. Haga clic en la flecha de la derecha del grupo Temas para obtener ms opciones e informacin, como los temas (ya que puede utilizar ms de uno) que se usan en la presentacin, y vnculos a otros temas en Office Online, por ejemplo. Se admiten los mismos temas en Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office Excel 2007.
Agregar diapositivas y elegir diseos

Elija un diseo cuando agrega una nueva diapositiva.
1. 2. En la ficha Inicio, haga clic en Nueva diapositiva, debajo del icono de diapositiva. Haga clic en un diseo para insertar una diapositiva con ese diseo.
Si hizo el ejercicio prctico de la primera leccin, insert una nueva diapositiva que aplic un diseo automticamente. Tambin puede elegir un diseo antes de insertar una diapositiva. Para ello, haga clic en Nueva diapositiva, debajo del icono de diapositiva en la ficha Inicio. Se muestran las opciones de diseo.
Los diseos de PowerPoint 2007 son ms robustos que antes. Varios de ellos incluyen marcadores de posicin de "contenido", que puede utilizar para el texto o para los grficos. Un ejemplo es el diseo Ttulo y objetos. En el medio de su nico marcador de posicin, incluye este conjunto de iconos:
Haga clic en cualquiera de los iconos para insertar el tipo de contenido: una tabla, un grfico, un grfico SmartArt, una imagen de un archivo, una imagen prediseada o un archivo de vdeo. Tambin puede omitir los iconos y escribir texto, ya que este diseo tambin lo admite.
Insertar una imagen

Es posible que desea incluir fotografas de retratos de ejecutivos de la empresa o que desee una imagen prediseada para resaltar el contenido de la diapositiva. Como se explic en la seccin anterior, puede insertar la imagen directamente desde la diapositiva, desde un marcador de posicin de contenido. La ilustracin de la izquierda le muestra el modo de hacerlo.
1. 2. 3. Para insertar una de sus propias imgenes, haga clic en el icono Insertar imagen del archivo. Para insertar una imagen prediseada, haga clic en el icono Imagen prediseada. La imagen se colocar dentro del borde del marcador de posicin. Una vez insertada la imagen, cmo cambiarla de tamao o aplicarle un efecto especial? En primer lugar, seleccione la imagen en la diapositiva. Las Herramientas de imagen aparecen en la cinta de opciones. Haga clic en la ficha Formato y utilice los botones y opciones disponibles para trabajar con la imagen. Puede asignar bordes cuadrados o redondos, aplicar una sombra o un resplandor, agregar un borde de color, cortar la imagen, cambiarla de tamao, etc.
4. 5.
Es prctico insertar una imagen desde la propia dispositiva. Es un mtodo especialmente adecuado si tiene ms de un marcador de posicin en la diapositiva porque, al insertarla mediante los iconos de diapositivas, la imagen se incluye en el mismo marcador de posicin. (Si desea insertar una imagen con los iconos de diapositivas pero no dispone del tipo correcto de marcador de posicin, es fcil cambiar el diseo. Ver cmo se hace en la sesin de prcticas).
No se olvide de la ficha Insertar Puede utilizar tambin la ficha Insertar para insertar una imagen, as como muchos otros elementos de las diapositivas. La nica diferencia en el uso de este mtodo es que a veces PowerPoint debe adivinar en qu marcador de posicin desea incluir la imagen.
Insertar un ttulo de cuadro de texto

Estilos para el cuadro de texto.
1. 2. 3. La ficha Formato en Herramientas de dibujo contiene estilos para cuadros de texto y otras formas. Muestre la galera de formas y elija un estilo. Obtendr una vista previa del estilo en la diapositiva, aplicado al cuadro de texto.
Para el pie de imagen, inserte un cuadro de
texto. Lo encontrar en la ficha Insertar. Cuando inserta el cuadro de texto, aparece Herramientas de dibujo. Haga clic en la ficha Formato y use sus comandos para:
Elegir un estilo de forma para el cuadro de texto u otras formas y un relleno de forma, como un color de degradado, un color de contorno; y un efecto, como un biselado, o una sombra o resplandor. Insertar, cambiar y editar formas. Colocar y organizar formas.
Insertar un organigrama
Trabajar con un nuevo organigrama.
1. 2. 3. El organigrama adopta los colores del tema aplicado. Aparece un panel de texto junto al grfico, donde puede escribir el texto. El texto que escriba en el panel de texto se asigna a las formas de grficos y aparece en el grfico al escribirlo.
Tal como se ha explicado anteriormente, puede insertar una imagen y otros grficos mediante iconos en el diseo Ttulo y objetos. Entre stos se incluye un icono para grficos SmartArt, que ofrecen diseos de organigramas as como otros diseos para diagramas en PowerPoint 2007. Al hacer clic en el icono Grfico SmartArt:
ver una galera completa de diseos grficos disponibles. Los organigramas y otros grficos tienen ahora un panel de texto en el que puede escribir el texto del grfico y trabajar con l fuera de las formas del grfico. Este panel le resultar muy prctico si prefiere no escribir directamente en el grfico. Asimismo, ya puede trabajar en sentido inverso: convertir una lista con vietas existente de una diapositiva en un grfico mediante el botn Convertir a SmartArt de la ficha Inicio. Busque SmartArt en la ficha Insertar, en caso de que prefiera insertar un diagrama de esta manera. Tambin puede insertar tablas y grficos desde esta ficha.
Aplicar una animacin sencilla

Para aplicar una animacin simple al organigrama, vaya a la ficha Animaciones.
1. Con el grfico seleccionado, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Animar para obtener la lista de efectos, que incluye Desvanecer, Barrido y Desplazar hacia arriba.
2. 3.
Seleccione una opcin para la presentacin de los elementos del organigrama en la diapositiva. Pueden desvanecerse uno por uno, rama por rama, nivel por nivel o forma por forma. Cuando elija una opcin, PowerPoint muestra una vista previa del efecto de animacin en la diapositiva. La imagen incluida a continuacin contiene una forma que se est desvaneciendo.
Si desea definir animaciones ms complejas o cambiar la velocidad de la animacin que acaba de aplicar, haga clic en Animacin personalizada en esta ficha. Aqu encontrar tambin los efectos de transicin para las diapositivas. Algunos ejemplos de estos efectos son un modelo de cuadros bicolores o un barrido que se produce al pasar de una diapositiva a la siguiente.
Configurar la presentacin, corregir la ortografa y revisar

Cmo se corrige la ortografa?
1. 2. En la ficha Revisar, haga clic en Ortografa. Seleccione entre sus opciones habituales.
Las tareas de acabado para crear la presentacin de diapositivas se encuentran en las fichas Presentacin con diapositivas y Revisar. Narracin, configuracin, etc. Use la ficha Presentacin con diapositivas para crear narracin, desplazarse por la presentacin, crear una presentacin personalizada, configurarla en varios monitores, etc. Ortografa, referencia y comentarios En la ficha Revisar, ejecute los correctores ortogrficos tal como lo ha hecho siempre, utilice el servicio Referencia y diccionario de sinnimos, y use los comentarios para revisar la presentacin.
Imprimir, distribuir y configurar opciones del programa

1. 2. Elija Imprimir para abrir Vista preliminar. Para cambiar la configuracin en todo el programa, haga clic en Opciones de PowerPoint.
Para ver las opciones de impresin y de vista preliminar, haga clic en el botn de Microsoft Office . Puede seleccionar los colores de impresin y configurar las opciones de encabezado y pie de pgina en Vista preliminar, tal como lo haca antes. Hay muchas ms cosas que puede hacer tambin desde este men. Por ejemplo, aqu encontrar el comando Empaquetar para CD-ROM que copia la presentacin y otros archivos que desee en un CD o una carpeta compartida.
Personalizar PowerPoint Para seleccionar opciones para todo el programa, como la vista predeterminada de PowerPoint y tener habilitado o deshabilitado el corrector ortogrfico, haga clic en Opciones de PowerPoint en la parte inferior de este men. Aqu es donde encontrar tambin los comandos que desea agregar a la Barra de herramientas de acceso rpido.

Ha aplicado un tema a las diapositivas pero le gustara tener un estilo de fuentes distinto. Qu debe hacer? a) b) c) Ir al patrn de diapositivas y cambiar las fuentes. Seleccionar todas las diapositivas. En la ficha Diseo, hacer clic en Fuentes y elegir un conjunto de estilos de fuentes distinto para el ttulo y el texto de cuerpo. En la ficha Diseo, hacer clic en Fuentes y elegir un conjunto de estilos de fuentes distinto para el ttulo y el texto de cuerpo.
Va a agregar una nueva diapositiva pero no est seguro de si va a incluir texto, grficos o ambas cosas. Qu tipo de diseo de diapositiva debe elegir? a) b) c) a) b) c) a) b) c) Slo el ttulo. Ttulo y objetos. Ttulo y texto. En la ficha Formato en Herramientas de dibujo. En la ficha Formato en Herramientas de imagen. En la ficha Formato en Herramientas de SmartArt. En la ficha Revisar. En la ficha Inicio. En la ficha Presentacin con diapositivas.
Desea agregar un efecto de resplandor a una imagen que ha insertado. Dnde debe buscarlo?
Ha terminado con la presentacin y desea ejecutar el corrector ortogrfico. Dnde est en la cinta de opciones?
Si desea cambiar una opcin que se aplica a PowerPoint en su totalidad, como activar o desactivar el corrector ortogrfico, qu es lo primero que debe hacer? a) b) Hacer clic en el botn de Microsoft Office y elegir Preparar. Hacer clic en el botn de Microsoft Office y en Opciones de PowerPoint.
Comprobacin, impresin y preparativos de la presentacin

Ha aprendido los pasos bsicos para crear una presentacin con diapositivas. Ahora, imagine que su presentacin est lista y necesita hacer los preparativos para mostrarla al pblico. Primero, obtenga la vista previa de la presentacin en su equipo. Despus, compruebe la ortografa, solicite comentarios a otras personas y lea sus notas. Utilice la Vista preliminar para ver la apariencia de sus notas y documentos cuando los imprima, y seleccione las opciones de impresin adecuadas. Cuando todo est listo, guarde la presentacin en un CD o en un equipo al que tenga acceso cuando la muestre al pblico. A ello le ayudar la caracterstica de empaquetado de PowerPoint.
Vista previa de la presentacin en su equipo

Mientras crea una presentacin, puede obtener una vista previa de la misma en la vista Presentacin. As, tendr una idea de la apariencia y del comportamiento de las diapositivas cuando se proyecten.
1. Para abrir la vista Presentacin, haga clic en la ficha Presentacin con diapositivas y, despus, haga clic en un comando del grupo Iniciar presentacin con diapositivas para empezar por la primera diapositiva o por la actual.
2. 3.
4.
La vista Presentacin llena la pantalla del equipo. Una forma de desplazarse de una diapositiva a otra es utilizar la barra de herramientas Presentacin con diapositivas, en la parte inferior de la pantalla, a la izquierda. Las flechas de exploracin aparecen al situar el cursor en esa rea. (Ver esta barra de herramientas mejor en la sesin de prctica.) Otra manera de ir de una diapositiva a otra es simplemente hacer clic con el botn del mouse. Si en algn momento desea salir de la vista Presentacin, presione ESC. Regresar a la vista anterior, que suele ser la vista Normal. All podr realizar los cambios necesarios en las diapositivas y, despus, volver a obtener otra vista previa. Presionar F5 para empezar con la primera diapositiva. Presionar MAYS+F5 para empezar con la diapositiva actual. Hacer clic en el botn Presentacin, que se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana de PowerPoint, al lado del control deslizante Zoom. La presentacin empieza por la diapositiva actualmente seleccionada en la ficha Diapositivas. Hacer clic en el botn Presentacin de la ficha Ver. La presentacin empezar en la primera diapositiva, independientemente de cul sea la que est seleccionada en ese momento.
Otras formas de abrir la vista Presentacin son:
Revisar la ortografa y enviar para obtener comentarios

Antes de proyectar la presentacin, desear eliminar los errores, incluidos los ortogrficos. Vaya a la ficha Revisar de la cinta de opciones para comprobar la ortografa. Desde este mismo lugar otras personas pueden agregar comentarios mientras revisan las diapositivas.
1. 2.
En la ficha Revisar, en el grupo Revisin, haga clic en Ortografa y seleccione las opciones necesarias mientras el corrector ortogrfico recorre las diapositivas. Tambin puede pedir a otras personas que revisen la presentacin y expongan sus comentarios antes de proyectarla. El comando Nuevo comentario se encuentra en el grupo Comentarios, tambin en la ficha Revisar. Para agregar comentarios, se hace clic en este comando y despus se escriben, de diapositiva en diapositiva. En el momento de revisar los comentarios, para explorarlos se utilizan las opciones Anterior y Siguiente del grupo Comentarios.
Si va a pedir a otras personas que revisen su presentacin, PowerPoint simplificar el proceso adjuntando la presentacin a un mensaje de correo electrnico. En la sesin de prctica, conocer el procedimiento.
Imprimir documentos
El tipo ms comn de copia impresa que facilita PowerPoint para distribuir al pblico se denomina documento. Estos documentos pueden contener de una a nueve diapositivas en cada pgina. Se recomienda utilizar la Vista preliminar para seleccionar el tipo de documento que se desea, como se muestra aqu, para poder comprobar su apariencia antes de imprimirlo. (Para empezar, haga clic en Vista preliminar en el men del botn de Microsoft Office.)
1. 2. En Vista preliminar, muestre la lista del cuadro Imprimir haciendo clic en la flecha. Elija uno de los tipos de documento en la lista.
3.
Al hacer clic en el tipo de documento, aparece una vista previa de las diapositivas impresas en este formato. Puede desplazarse por todas las pginas del documento. El tipo de documento que contiene tres diapositivas por pgina incluye tambin lneas para las notas de los asistentes.
Cuando est listo para imprimir, haga clic en Imprimir. Utilizar la Vista preliminar en la sesin de prctica.
Nota: No tiene que seleccionar documentos en Vista preliminar; simplemente abra el cuadro de dilogo Imprimir desde el men del botn de Microsoft Office y seleccione all el tipo de documento.
Imprimir las notas del orador

Ha imprimido documentos para distribuir entre el pblico; ahora, imprimir las notas del orador, que podr consultar mientras proyecta la presentacin. Se recomienda comprobar las notas del orador antes de imprimirlas para ver si su apariencia es la esperada. Para empezar, haga clic en Vista preliminar en el men del botn de Microsoft Office.
1. 2. Para imprimir las notas del orador, seleccione Pginas de notas en la lista Imprimir. Las pginas de notas se mostrarn en la ventana de vista previa, empezando desde la primera diapositiva si no especifica lo contrario.
Si descubre que algo no tiene el formato que esperaba o ve que el texto de las notas aparece cortado (lo que es probable si excede el espacio del marcador de posicin de texto), necesitar arreglar las notas en la vista Pgina de notas o en la vista Normal. Realizar el procedimiento en la sesin de prctica. Una vez que haya comprobado las notas y est listo para imprimirlas, haga clic en Imprimir.
Agregar texto en el pie de pgina de los documentos y las notas

Vista preliminar tambin le ofrece la oportunidad de agregar o modificar pies de pgina en documentos y notas. De manera predeterminada, los documentos y las notas impresos incluyen nmeros de pgina. Si desea incluir otro contenido, como texto, siga estos pasos:
1. 2. Haga clic en Opciones y, despus, en Encabezado y pie de pgina. Para incluir texto en el pie de pgina, como "Borrador" o "Confidencial", seleccione la opcin Pie de pgina y, despus, escriba el texto que desee en el cuadro. Si desea incluir una fecha, seleccione la opcin Fecha y hora y, a continuacin, defina las opciones de esa rea del cuadro de dilogo.
Las opciones que seleccione en la ficha Notas y documentos para distribuir del cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina se aplicarn a los documentos y a las pginas de notas.
Sugerencia Puede configurar encabezados y pies de pgina cuando lo desee durante el proceso de creacin de la presentacin. Use la ficha Insertar de la cinta de opciones para abrir el cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina.
Opciones de color para impresin

En funcin de la clase de impresora que tenga conectada al equipo, podr imprimir su
presentacin en Color, en Escala de grises (varios tonos de gris combinados con blanco y negro) o en Blanco y negro puros (elimina la mayor parte de los grises y utiliza la mnima cantidad de tinta). As se selecciona una opcin de impresin:
1. En Vista preliminar, haga clic en Opciones y elija Color o escala de grises. Despus, seleccione una opcin en el men. Las diapositivas se mostrarn en la vista previa y se imprimirn con esa opcin aplicada. Tenga en cuenta que, si va a utilizar una impresora de blanco y negro, la opcin Color pasa a Color (en impresora en blanco y negro) y todos los colores de la diapositiva se representan utilizando blanco, negro y tonalidades de gris. En el primer ejemplo de vista previa se muestra una diapositiva que se imprimir en color. En el segundo ejemplo de vista previa se muestra una diapositiva que se imprimir en escala de grises. Aunque el fondo es blanco, algunas reas reflejan color, como las pancartas horizontales que aparecen debajo del ttulo y a lo largo de la parte inferior de la diapositiva. En el ltimo ejemplo de vista previa se muestra una diapositiva que se imprimir en blanco y negro puros.
2. 3. 4.
Empaquetar la presentacin
La funcin Empaquetar para CD-ROM de PowerPoint empaqueta el archivo de la presentacin y otros archivos necesarios y los copia en una carpeta o directamente en un CD. Si se copian en una carpeta, se podr grabar en un CD ms adelante. Tambin se puede copiar en un servidor de red al que se tenga acceso desde el equipo de la presentacin. Para empaquetar la presentacin y los archivos relacionados:
1. 2. 3. Haga clic en el Botn de Office . Elija Publicar y haga clic en Empaquetar para CD-ROM. En el cuadro de dilogo que se abre, seleccione lo que desea incluir en el paquete y copie el archivo o los archivos en una carpeta o en un CD.
Importante Guarde siempre la presentacin antes de empaquetarla en una carpeta o en un CD.
Para obtener ms informacin sobre el proceso de empaquetado, lea estas notas y consulte las secciones Vea tambin y Empaquetar los archivos en un CD o en una carpeta en la Tarjeta de referencia rpida que figura al final del curso.
Requisitos para el empaquetado en CD Para el empaquetado y la copia en CD desde PowerPoint, debe utilizar Microsoft Windows XP o posterior en su equipo y debe tener una grabadora de CD. Si utiliza Microsoft Windows 2000, puede utilizar esta caracterstica para empaquetar los archivos de la presentacin en una carpeta y usar despus un programa de otro fabricante para grabar la carpeta en un CD.

Qu tecla se debe presionar para entrar en la vista Presentacin y comenzar por la primera diapositiva? a) b) c) a) b) c) ESC. F5. F7. Presionando la tecla RETROCESO. Presionando la tecla RE PG. Presionando la tecla FLECHA ARRIBA.
En la vista Presentacin, cmo se puede regresar a la diapositiva anterior?
d) a) b) c)
Todas las respuestas anteriores. 3 diapositivas por pgina. 1 diapositiva por pgina. Pginas de notas.
Qu opcin de documentos debe elegir si desea que el documento incluya lneas para las notas del pblico?
Se encuentra en Vista preliminar observando sus pginas de notas y descubre que una parte del formato del texto de las notas no es el que deseaba. Puede continuar y corregirlo en Vista preliminar. a) b) Verdadero. Falso.
Respuestas a Ponte a prueba

Orintese qu ha cambiado y por qu
Desea utilizar los botones Copiar y Pegar para trabajar con texto. En qu parte de la cinta de opciones se encuentran? a) b) c) No. Los botones de la ficha Insertar suelen servir para agregar algo a una diapositiva pero sin pegarlo desde otro lugar. Elija otra respuesta. Excelente eleccin. Puede utilizar igualmente los antiguos mtodos abreviados, CTRL+X para cortar, CTRL+C para copiar y CTRL+V para pegar. No exactamente. No aparecen en la barra de herramientas de forma predeterminada pero puede agregarlos. Qu otra cosa podra ser? ?
En qu grupo de la ficha Inicio se encuentra el botn Interlineado a) b) c)
No es correcto. Este grupo tiene botones para el formato de caracteres, como Negrita y Color de fuente. Vuelva a intentarlo. Es correcto. Este botn est agrupado con otros que sirven para dar formato a los prrafos, como Vietas, Numeracin y Columnas. No es ese grupo. Este grupo sirve para insertar nuevas diapositivas y diseos, y no para dar formato a prrafos o texto. No es as. Este botn no existe. Vuelva a intentarlo. Esto no funciona. Hay una ficha en la que debe hacer doble clic. Vuelva a intentarlo. Correcto. De esta forma se ocultan los grupos de la cinta de opciones. Para volver a mostrar la cinta de opciones completa, haga clic en cualquier ficha. Excelente. Las herramientas de dibujo contienen la ficha Formato, que siempre est disponible al hacer clic en una forma, como un cuadro de texto o un marcador de posicin de lista. Use la ficha Formato para insertar o cambiar formas, editar la forma actual, aplicar un estilo de forma, agregar WordArt y colocar todas las formas en la diapositiva. No, pero la ficha Formato en Herramientas de imagen, disponible al insertar y seleccionar una imagen, le ayudara en esto. Intntelo con otra respuesta. Casi, pero no. Las Herramientas de SmartArt, que incluyen las fichas Diseo y Formato, renen las condiciones. Estn disponibles siempre que selecciona un grfico SmartArt como un organigrama.
Ya lo hizo en los ejercicios prcticos: cmo se oculta una parte de la cinta de opciones? a) b) c)
Ver una ficha en la cinta de opciones que no vio antes llamada Herramientas de dibujo. Para qu sirve? a)
b) c)
Ha agregado varios comandos a la barra de herramientas de acceso rpido y est llena de elementos en la parte superior de la ventana. Qu es lo primero que tiene que hacer para resolver esta situacin? a) b) c) No, no tiene por qu hacerlo. Existe una opcin mejor. Incorrecto. No puede arrastrar la barra de herramientas, aunque hay otra forma. Adivnelo. Correcto. En el men que se muestra, debe hacer clic en Mostrar debajo de la cinta de opciones y la barra de herramientas se colocar en su propia fila debajo de la cinta de opciones.
Nuevo formato de archivo

Cules de estas ventajas proporciona el nuevo formato de archivo? a) b) c) d) S, tiene razn, pero hay una respuesta mejor. Intntelo con otra. Tiene razn, pero hay otra respuesta mejor. Vuelva a intentarlo. Otra eleccin correcta, pero hay otra respuesta preferible. Pruebe otra vez. Es correcto. Todas las anteriores son las principales ventajas del nuevo formato de archivo de PowerPoint.
Ha guardado una presentacin de PowerPoint 2007 en el nuevo formato y desea que un compaero que va a trabajar con ella en PowerPoint 2003 pueda modificarla. Qu es lo fundamental que necesita su compaero para poder abrir y trabajar en la presentacin en su nuevo formato? a) No, no es as. El Comprobador de compatibilidad es una funcin de PowerPoint 2007 que le permite saber cules son las funciones de PowerPoint 2007 que pueden verse afectadas si guarda un archivo en el antiguo formato. Vuelva a intentarlo. Correcto. Una de las cosas que su compaero debe instalar es el Paquete de compatibilidad para los formatos de archivo de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint de Microsoft Office. PowerPoint pedir a su compaero que instale el convertidor cuando intente abrir el archivo. Otros requisitos son las versiones adecuadas de Microsoft Office system y Microsoft Windows, con los ltimos Service Packs y actualizaciones. Vea la Tarjeta de referencia rpida para obtener ms detalles. No exactamente. Este comando, disponible en PowerPoint 2007, convierte los antiguos archivos de presentacin al nuevo formato de archivo, sustituyendo las versiones en el antiguo formato. Seleccione otra respuesta. Exacto. El Comprobador de compatibilidad es una funcin de PowerPoint 2007 que le permite saber los efectos que tendr al guardar en el formato de Presentacin de PowerPoint 97-2003 (.ppt). No. PowerPoint 2007 no tiene problemas con la apertura de archivos creados en versiones anteriores. Buena idea, pero no. Intntelo con otra.
b)
c)
Qu hace el Comprobador de compatibilidad? a) b) c)
Va a abrir un archivo de PowerPoint y ve estos dos nombres de archivos: Informe anual.ppt e Informe anual.pptx. Cul utiliza el nuevo formato de PowerPoint 2007? a) b) Exacto. La x del final le indica que se trata de una presentacin guardada con el nuevo formato basado en XML. No, no es as. Esta extensin significa que el archivo se guard en un formato de presentacin anterior a PowerPoint 2007, que tiene una extensin .ppt.
Crear sus diapositivas

En la ventana de PowerPoint, cul es el rea principal donde se agrega contenido a la diapositiva? a) b) c) No; no se puede agregar contenido en la ficha Diapositivas. Intntelo de nuevo. No; aqu se escriben las notas, pero no se incluye ningn contenido de la diapositiva. Pruebe con otra respuesta. Correcto. Trabaje en el panel de diapositivas para agregar texto, imgenes, formas, archivos multimedia u otro tipo de contenido a sus diapositivas. Casi, pero no es correcto. Pruebe con otra respuesta. Correcto. Al hacer clic en la flecha, se muestran los diseos de diapositivas. Si se hace clic en uno de ellos, se inserta una diapositiva con ese diseo. No es lo que estbamos buscando. Este es un buen mtodo para agregar una diapositiva nueva, pero as el diseo se agrega automticamente, no lo elige usted. No. Tiene el efecto contrario. Vuelva a intentarlo. Incorrecto. Se presiona ENTRAR para empezar una nueva lnea de texto. Correcto. La sangra se colocar a la izquierda, en el siguiente nivel superior (a menos que el texto ya est arriba).
Cuando se agrega una nueva diapositiva, cmo se elige antes su diseo? a) b) c)
Para reducir la sangra del texto de una lista, qu tecla o teclas se presionan? a) b) c)
Est escribiendo texto en un marcador de posicin de texto principal y, de pronto, aparece este pequeo botn: Qu es? a) b) No es correcto. El botn Opciones de pegado le ofrece opciones para aplicar formato al contenido que ha copiado y pegado. Intente otra respuesta. Excelente respuesta. Puede utilizar el men del botn para detener el autoajuste para el marcador de posicin, dividir el texto en dos diapositivas, continuar en una diapositiva nueva o cambiar a un diseo de dos columnas. Puede desactivar la caracterstica si lo desea. No, no es correcto. El botn Opciones de autocorreccin aparece despus de que PowerPoint corrige algo, como un error ortogrfico. Vuelva a intentarlo. No lo creo. As se muestra la galera de diseos pero se inserta una nueva diapositiva en lugar de sustituir el diseo de una existente. S. As se abre la galera de diseos y, despus, se puede hacer clic en uno para aplicarlo a la diapositiva. Otra forma es seleccionar la miniatura de la diapositiva que tiene el diseo que se desea cambiar y hacer clic en Diseo en la ficha Inicio. As se muestra la galera.
c)
De qu manera se puede sustituir rpidamente el diseo actual de una diapositiva por otro? a) b)
En el panel de notas se pueden escribir notas del orador y aplicarles formato mientras trabaja. Por tanto, para qu es necesaria la vista Pgina de notas? a) b) No. Eso se hace en Vista preliminar. Vea la otra respuesta. Correcto. La vista Pgina de notas muestra el formato del texto, como el color de fuente, y si el texto de la nota cabe en el marcador de posicin. Si las notas son demasiado largas, se cortan. Puede editar las notas segn sea necesario en la vista Pgina de notas, que muestra de cunto espacio dispone.
Trabajar en PowerPoint
Ha aplicado un tema a las diapositivas pero le gustara tener un estilo de fuentes distinto. Qu debe hacer? a) b) c) No, existe un modo ms sencillo. Vuelva a intentarlo. Casi ha acertado, pero es ms fcil que todo esto. Vuelva a intentarlo. Correcto. Este cambio se aplicar a todas las diapositivas; no es necesario que las seleccione primero.
Va a agregar una nueva diapositiva pero no est seguro de si va a incluir texto, grficos o ambas cosas. Qu tipo de diseo de diapositiva debe elegir? a) b) c) a) b) c) No, hay otro diseo que puede ayudarle an ms. Qu otro diseo podra ser? Correcto. Este diseo admite texto, as como tablas, grficos, grficos SmartArt, imgenes y archivos de vdeo. No es correcto. Hay un diseo que le ayudar an ms. Pruebe otra vez. Casi, pero no. Las herramientas de dibujo incluyen efectos de resplandor para marcadores de posicin, formas y texto, pero no para imgenes. Vuelva a intentarlo. Correcto. Cuando selecciona la imagen, aparecen las herramientas de imagen. En la ficha Formato, haga clic en Efectos de la imagen para buscar las opciones de resplandor. Casi, pero no. Las herramientas de SmartArt incluyen efectos de resplandor para las formas y el texto dentro de un grfico SmartArt, pero no para las imgenes. Pruebe otra vez. Bingo! Una eleccin razonable pero incorrecta. Qu otra posibilidad hay? Una eleccin razonable pero incorrecta. Vuelva a intentarlo.
Desea agregar un efecto de resplandor a una imagen que ha insertado. Dnde debe buscarlo?
Ha terminado con la presentacin y desea ejecutar el corrector ortogrfico. Dnde est en la cinta de opciones? a) b) c)
Si desea cambiar una opcin que se aplica a PowerPoint en su totalidad, como activar o desactivar el corrector ortogrfico, qu es lo primero que debe hacer? a) b) No. Con eso obtendr opciones como cambiar las propiedades y restringir la capacidad de modificacin de la presentacin actual. Excelente respuesta. Con este procedimiento tendr acceso a varios tipos de opciones del sistema de PowerPoint.
Comprobacin, impresin y preparativos de la presentacin

Qu tecla se debe presionar para entrar en la vista Presentacin y comenzar por la primera diapositiva? a) b) c) No, pero siempre puede presionarla para salir de la vista Presentacin. S, sa es. Para empezar por la diapositiva seleccionada, se presionara MAYS+F5. No, pero puede usar esta tecla para realizar rpidamente una revisin ortogrfica.
En la vista Presentacin, cmo se puede regresar a la diapositiva anterior? a) b) c) d) S, pero hay una respuesta ms completa. S, pero hay una respuesta ms completa. S, pero hay una respuesta ms completa. Efectivamente. Si desea ir a una diapositiva que no se encuentra justo antes de la actual, seale a la barra de herramientas Presentacin con diapositivas, que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla, y haga clic en el icono de la diapositiva. En su men, elija Ir a diapositiva y, despus, seleccione la diapositiva que desee.
Qu opcin de documentos debe elegir si desea que el documento incluya lneas para las notas del pblico? a) b) Est en lo cierto, buena respuesta. No. Esta opcin encuadra y configura perfectamente la diapositiva en un documento, pero no incluye lneas para las notas del pblico. Sin embargo, en ocasiones se usa este tipo de documento cuando se desea imprimir copias para que otras personas lo revisen y escriban sus comentarios sobre el papel. No. Esta opcin imprime las notas del orador. Pruebe con otra respuesta.
c)
Se encuentra en Vista preliminar observando sus pginas de notas y descubre que una parte del formato del texto de las notas no es el que deseaba. Puede continuar y corregirlo en Vista preliminar. a) b) No es correcto. Vea la siguiente respuesta. Correcto. Debe cerrar Vista preliminar y abrir la vista Pgina de notas para corregir el formato.
Tarjetas de referencia rpida

Familiarizarse con PowerPoint 2007
Uso de la cinta de opciones
Estas fichas estn siempre visibles en la cinta de opciones:
Ficha Inicio: copiar, pegar; agregar diapositivas; dar formato a texto y prrafos; trabajar con formas; buscar y reemplazar texto. Ficha Insertar: insertar diapositivas, tablas, imgenes, diagramas de SmartArt de Microsoft, grficos, formas, hipervnculos, pelculas, sonidos, archivos de otros programas, etc. Ficha Diseo: aplicar diseo de fondo, colores, fuentes y efectos especiales a toda la presentacin. Ficha Animaciones: aplicar animaciones sencillas y personalizadas, y transiciones de diapositivas. Ficha Presentacin con diapositivas: hacer una preparacin previa a la presentacin. Desplazarse por las diapositivas, configurar una presentacin personalizada y grabar una narracin. Ficha Revisar: corregir la ortografa, usar el servicio Referencia o el diccionario de sinnimos y agregar comentarios de revisin. Fichas principales Ficha Vista: cambiar a todas las vistas, incluidas las vistas Pgina de notas y Patrn, mostrar cuadrcula y organizar ventanas. Estas fichas de colores aparecen cuando realiza determinado tipo de tareas. El puntero debe estar dentro del elemento que admite la ficha, como una imagen. Ejemplos:
Herramientas de dibujo (Ficha Formato): para formas, marcadores de posicin y cuadros de texto, cambiar el estilo, la forma seleccionada y la posicin. Aplicar WordArt y otro formato al texto. Herramientas de imagen (ficha Formato): para imgenes, agregar efectos como sombras o resplandores; recortar; comprimir y cambiar el tamao. Herramientas de SmartArt (Ficha Diseo y Formato): cambiar la presentacin para grficos SmartArt como Fichas contextuales organigramas y dar formato a formas individuales en el grfico. Existen herramientas similares para grficos, tablas, pelculas y sonidos.
Ver ms opciones
Haga clic en la pequea flecha diagonal en la parte inferior derecha de un grupo. Aparece cuando se selecciona en la diapositiva algo para lo que se desean ms opciones, como texto o un marcador de posicin.
Ver galeras Ocultar temporalmente
Haga clic en las flechas de desplazamiento o en el botn Ms estilos de formas, colores, fuentes, efectos de animacin, etc.
a la derecha del grupo para ver todas las galeras de temas,
Haga doble clic en la ficha mostrada actualmente. Para mostrar la cinta de opciones completa de nuevo, haga clic en cualquier ficha.
comandos de la cinta de opciones
Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido

Para agregar un comando o botn, siga uno de estos procedimientos:
Haga clic en la flecha situada en el extremo derecho de la barra de herramientas y haga clic en cualquier botn del men para agregarlo a la barra de herramientas. Haga clic en Ms comandos en el mismo men para obtener opciones de botones y comandos adicionales. En la cinta de opciones, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en el botn o comando que desee y haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido . Para quitar un comando o botn de la barra de herramientas: Agregar o eliminar un comando o botn
Haga clic con el botn secundario del mouse en la barra de herramientas y haga clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rpido. Haga clic en la flecha del extremo derecho de la barra de herramientas y en Mostrar debajo de la cinta de opciones , o haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier botn o comando de la barra de herramientas y haga clic en Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido por debajo de la cinta de opciones . Para volver a colocarla encima de la cinta de opciones, haga clic en la flecha del extremo derecho de la barra de herramientas, o haga clic con el botn secundario del mouse en cualquier botn o comando de la barra de herramientas y haga clic en la opcin para mover la barra de herramientas encima de la cinta de opciones.
Colocar la barra de herramientas en su propia fila
Usar mtodos abreviados de teclado

Para tener acceso a las fichas de la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office mediante mtodos abreviados de teclado:
1.
Presione ALT. Los identificadores de sugerencias de teclas aparecen en las fichas de la cinta de opciones, la barra de herramientas de acceso rpido y el botn de Microsoft Office.
2.
Presione la letra o el nmero que desee, del modo siguiente:
Presione la tecla para la ficha que tiene el comando que desea y aparecern los identificadores de sugerencias de teclas para todos los botones de esa ficha. A continuacin, presione la tecla del botn que prefiera.
o o
Usar nuevos mtodos abreviados de teclado
Presione la tecla para el botn de la barra de herramientas de acceso rpido que desee. Esto es equivalente a hacer clic en el botn. Presione la tecla para que el botn de Microsoft Office muestre identificadores de sugerencias de teclas para las opciones en su men de Office. Presione la tecla correspondiente para ejecutar comandos o abrir archivos.
Para ver la historia completa sobre los mtodos abreviados de teclado, vea el curso: Mtodos abreviados de teclado de 2007 Office system. Los mtodos abreviados de teclado que comienzan por la tecla CTRL (CTRL+C, CTRL+V, etc.) siguen siendo los mismos. selos en la forma habitual.
Usar mtodos abreviados de teclado antiguos
Los antiguos mtodos abreviados de teclado que comienzan por la tecla ALT y que proporcionaban acceso a mens y comandos siguen siendo los mismos igualmente. No obstante, debe conocer la secuencia completa para poder utilizarlos; no dispondr de pistas que le sirvan de ayuda.
Comandos de archivos y configuraciones del programa
Guardar archivo Deshacer una accin
En la Barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en Guardar
En la Barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en Deshacer
Haga clic en el botn de Microsoft Office
y luego:
Haga clic en Nuevo y elija una opcin en la ventana Nueva presentacin. Crear una presentacin nueva o abrir una existente Guardar un archivo con un nuevo nombre, en una nueva ubicacin o con un formato de archivo especfico Usar la vista preliminar e imprimir Haga clic en Abrir y vaya al archivo que desea abrir. Sugerencia Estos comandos se agregan tambin fcilmente a la barra de herramientas de acceso rpido. Slo tiene que hacer clic en la flecha situada a la derecha de la barra de herramientas y, en el men que se muestra, hacer clic en Nuevo o Abrir. Haga clic en el botn de Microsoft Office, haga clic en Guardar como y asigne un nombre al archivo, vaya a una ubicacin diferente o elija un formato de archivo distinto.
Haga clic en el botn de Microsoft Office, elija Imprimir y haga clic en Vista preliminar. Seleccione qu tipo de copia impresa desea en el cuadro Imprimir. Haga clic en Opciones y, en el men desplegable, seleccione si desea imprimir en color o en blanco y negro, y modifique los encabezados y pies de pgina. Para habilitar o deshabilitar la revisin ortogrfica y gramatical, seleccionar una vista predeterminada u opciones de impresin predeterminadas, cambiar configuraciones de formato automticas y establecer otras opciones para todo el programa: haga clic en el botn de Microsoft Office y, en el men, haga clic en Opciones de PowerPoint. Haga clic en una de las categoras que se muestran para cambiar la configuracin de PowerPoint.
Cambiar la configuracin del programa
Nuevo formato de archivo

Presentaciones ms seguras El cdigo incrustado (por ejemplo, objetos OLE o cdigo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones) se guarda en una seccin por separado dentro del archivo, de forma que se pueda identificar fcilmente para un procesamiento especial. Los administradores de tecnologa de la informacin pueden bloquear presentaciones que contienen macros o controles no deseados y, de esta forma, proteger las presentaciones cuando los usuarios las abran. Menor tamao de archivo algunos casos. Las presentaciones se comprimen automticamente, hasta un 75 por ciento ms pequeas en
Transparencia y seguridad de la informacin mejorada Las presentaciones se pueden compartir confidencialmente porque la informacin personal identificable y la informacin empresarial confidencial (nombres de usuario, comentarios, marcas de revisin, rutas de acceso a archivos) se puede identificar y quitar con facilidad. Recuperacin mejorada de archivos daados El almacenamiento modular de los datos realizado en el nuevo formato permite abrir archivos incluso si hay un componente dentro del archivo que est daado, como un grfico o una tabla. Ventajas del nuevo formato Integracin ms fcil El contenido especfico de la presentacin, como grficos, comentarios y metadatos de presentacin, se comparte ms fcilmente con otros tipos de archivos. A continuacin se incluyen un resumen del software necesario para abrir, editar y guardar archivos de PowerPoint 2007 en versiones anteriores de PowerPoint:
Sistema operativo: Microsoft Windows Server 2003, Windows XP o Windows 2000, con los ltimos Service Packs y actualizaciones. Requisitos para abrir un archivo de PowerPoint 2007 en versiones anteriores Versin de PowerPoint: Microsoft Office PowerPoint 2003, PowerPoint 2002 o PowerPoint 2000. ltimos Service Packs y actualizaciones de Office. Paquete de compatibilidad para los formatos de archivo de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint de Microsoft Office, proporcionado gratuitamente por Microsoft.
Para nuevas presentaciones, PowerPoint 2007 utiliza el nuevo formato, Presentacin de PowerPoint (*.pptx) (como aparece en el cuadro de dilogo Guardar como). Si abre una presentacin creada en el antiguo formato pero desea guardarla en el nuevo formato, debe seleccionar el nuevo formato. Para guardar una presentacin en el antiguo formato para alguien que no dispone de PowerPoint 2007 o del software necesario para abrir archivos de PowerPoint 2007:
Haga clic en el botn d Microsoft Office , haga clic en Guardar como y en el cuadro Guardar como tipo (en el cuadro de dilogo Guardar como), seleccione Presentacin de PowerPoint 97-2003 (*.ppt). Slo tiene que seleccionar Guardar como en el botn de Microsoft Office y hacer clic en Presentacin de PowerPoint, para guardar en el nuevo formato de archivo, o en Presentacin de PowerPoint 97-2003, para guardar en el formato antiguo. Nota Para alguien que utilice PowerPoint 95 o una versin anterior y que necesite trabajar en la presentacin, gurdela en el formato Presentacin de PowerPoint 97-2003 (*.ppt). Algunos elementos de diapositivas agregados a presentaciones antiguas al abrirlas en PowerPoint 2007 se ven afectados cuando se guardan en el antiguo formato. El Comprobador de compatibilidad le indica cules son. El Comprobador de compatibilidad tambin aparecer si la antigua presentacin tiene WordArt, 3D o efectos de sombras, ya que PowerPoint 2007 actualiza automticamente estas funciones. Para continuar y guardar en el antiguo formato, haga clic en Continuar. Para guardarlo en un formato distinto, haga clic en Cancelar y seleccione el tipo que desee en el cuadro de dilogo Guardar como, que se abre automticamente. Algunos elementos de PowerPoint 2007 se convierten en su mayor parte en no modificables al guardarlos en el formato Presentacin de PowerPoint 97-2003 (*.ppt). Algunos ejemplos son los grficos SmartArt o las formas con WordArt. Cuando se guardan en el antiguo formato y se abren en una versin anterior de PowerPoint, estos elementos se comportan como un objeto nico, como una imagen. Puede aplicarles efectos de imagen, pero no formas ni formato de WordArt. Si no se realizan cambios en el grfico, tendr todas las capacidades de edicin de PowerPoint 2007 cuando se vuelva a abrir la presentacin en PowerPoint 2007.
Guardar en el nuevo o el antiguo formato
Trabajar con el Comprobador de compatibilidad
Elementos de PowerPoint 2007 guardados en el antiguo formato Convertir antiguas presentaciones con el comando Convertir
Con la presentacin abierta en PowerPoint 2007, haga clic en el botn de Microsoft Office
y luego en Convertir.
Importante Este comando convierte una antigua presentacin al nuevo formato, de modo que la versin en el antiguo formato ya no existe. Si, en el cuadro de dilogo Guardar como, desea ver las extensiones de archivo junto al tipo de archivo:
Para ver extensiones de archivo
Abra el Explorador de Windows. En el men Herramientas, haga clic en Opciones de carpeta. En la ficha Vista, desactive la casilla de verificacin junto a Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos . Con PowerPoint 2007, hay tipos de archivos adicionales que puede elegir para guardar una presentacin. Plantillas Si desea que una presentacin sirva como plantilla en la que se basen otras presentaciones, debe guardarla como plantilla en lugar de como presentacin. El antiguo formato para esto tena la extensin .pot; el nuevo formato tiene la extensin .potx. Ambos estn disponibles en PowerPoint 2007. Archivos con cdigo o macros Entre los nuevos tipos de archivo estn las presentaciones que contienen cdigo o macros. Ahora debe guardarlos como Presentacin habilitada para macros de PowerPoint (.pptm). Temas Hay otro nuevo tipo de archivo denominado Temas de Office (*.thmx). Estos temas slo constan de elementos de diseo de una presentacin.
Ms informacin acerca de los tipos de archivo
Existen versiones de "antiguo formato" (es decir, 97-2003) para todos los tipos de archivo principales en PowerPoint 2007. Para obtener informacin ms detallada, vea Introduccin a las nuevas extensiones de nombres de archivo y formatos XML de Office y consulte los elementos de la seccin Vea tambin.
Crear su primera presentacin

Agregar diapositivas Para agregar una diapositiva sin seleccionarla antes, realice uno de estos procedimientos: En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en Nueva diapositiva. Haga clic con el botn secundario en una miniatura de diapositiva y haga clic en Nueva diapositiva. La primera diapositiva que va detrs de la diapositiva de ttulo adopta el diseo Ttulo y objetos de manera predeterminada. Despus, cada nueva diapositiva posterior adopta el mismo diseo de la diapositiva que la precede. Elegir y cambiar diseos Para insertar una diapositiva con un diseo especfico:
1. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en la flecha situada al lado de Nueva diapositiva. Haga clic en un diseo.
Sugerencia Cualquier diseo que incluya "contenido" en el ttulo tiene iconos que se pueden usar para insertar elementos que no sean de texto, como imgenes, grficos y tablas.
Para cambiar el diseo de una diapositiva insertada, siga uno de estos pasos: Haga clic con el botn secundario en la diapositiva que tenga el diseo que desee cambiar, elija Diseo en el men contextual y haga clic en un diseo. Seleccione la diapositiva que tiene el diseo que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en Diseo y, a continuacin, haga clic en un diseo.
Insertar diapositivas de otras presentaciones

1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra la presentacin a la que desea agregar diapositivas. Asegrese de que se encuentra en la vista Normal. En la ficha Inicio, en el grupo Diapositivas, haga clic en la flecha situada al lado de Nueva diapositiva. Haga clic en Volver a utilizar diapositivas. En el panel de tareas, desplcese a una biblioteca de diapositivas o a un archivo de presentacin que contenga las diapositivas que desee utilizar. Si desea conservar la apariencia original de una diapositiva, seleccione Mantener formato de origen en la parte inferior del panel de tareas. Haga clic en cada una de las diapositivas que desee insertar en la presentacin.
Aplicar un tema Para aplicar un tema a todas las diapositivas:

En la ficha Diseo, en el grupo Temas, haga clic en un tema.
Para aplicar un tema slo a algunas diapositivas:

1. 2. Seleccione las diapositivas a las que desee aplicar el tema (presione CTRL mientras hace clic en cada una para seleccionar varias). En la ficha Diseo, en el grupo Temas, haga clic con el botn secundario en una miniatura de un tema y haga clic en Aplicar a las diapositivas seleccionadas.
Insertar elementos de diapositiva Insertar desde dentro de un marcador de posicin de diapositiva Aplique un diseo que tenga un marcador de posicin de contenido, como este:
Haga clic en un icono para insertar una tabla, un diagrama, un grfico SmartArt, un archivo de imagen, imgenes prediseadas o un archivo de vdeo. Usar la ficha Insertar Esta ficha tiene el conjunto ms amplio de elementos para insertar, incluidos formas, hipervnculos, encabezados y pies de pgina, y sonidos. Cambiar de tamao y alinear imgenes y cuadros de texto
Cuando se selecciona una imagen, estn disponibles las Herramientas de imagen. En la ficha Formato, utilice los comandos de los grupos Tamao y Organizar. Cuando se selecciona un cuadro de texto o una forma, estn disponibles las Herramientas de dibujo. En la ficha Formato, utilice los comandos de los grupos Tamao y Organizar. Los comandos de Organizar tambin estn disponibles en la ficha Inicio.
Trabajar con notas

En la ficha Ver, en el grupo Vistas de presentacin, haga clic en Pgina de notas. En la vista Pgina de notas se puede comprobar y corregir el formato de las notas de la diapositiva actualmente seleccionada. Asegrese de que las notas no superen los lmites del marcador de posicin: el texto que no quepa no se imprimir.
Prepararse para imprimir Haga clic en el Botn de Office , seleccione Imprimir y haga clic en Vista preliminar.
Para seleccionar un tipo de copia impresa, haga clic en la flecha del cuadro Imprimir (en el grupo Configurar pgina) y seleccione una opcin en la lista. Para establecer las opciones de color para imprimir o para tener acceso al cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina, haga clic en Opciones en el grupo Imprimir. Para imprimir, haga clic en Imprimir en el grupo Imprimir.
Trabajar en la vista Presentacin Para abrir la vista Presentacin, siga cualquiera de estos pasos:
Haga clic en la ficha Presentacin con diapositivas y haga clic en un comando del grupo Iniciar presentacin con diapositivas. Puede elegir si desea empezar con la primera diapositiva o con la actual. Presione F5 para empezar con la primera diapositiva. Presione MAYS+F5 para empezar con la diapositiva actual. Haga clic en el botn Presentacin en la parte inferior derecha de la ventana de PowerPoint, al lado del control deslizante Zoom. La presentacin empieza en la diapositiva actualmente seleccionada en la ficha Diapositivas. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de presentacin, haga clic en Presentacin con diapositivas. La presentacin empezar en la primera diapositiva, independientemente de cul sea la que est seleccionada en ese momento.
Para salir de la vista Presentacin, presione ESC. Empaquetar los archivos en un CD o en una carpeta Utilice la funcin Empaquetar para CD-ROM para reunir todos los archivos de la presentacin y despus copiarlos en una carpeta o en un CD.
Para el empaquetado y la copia en CD desde PowerPoint, debe utilizar Microsoft Windows XP o posterior y debe tener una grabadora de CD. Si utiliza Microsoft Windows 2000, puede utilizar esta caracterstica para empaquetar los archivos de la presentacin en una carpeta, pero despus debe usar un programa de otro fabricante para grabar la carpeta en un CD. Importante: opciones para el momento de empaquetar Hay un par de maneras de tener empaquetado su archivo, dependiendo del entorno en que vaya a presentarlo. Puede:
Empaquetarlo en el visor de Microsoft Office PowerPoint 2007, que permite mostrarlo en un equipo que no tenga instalado PowerPoint. O bien: Empaquetarlo tal y como est, para presentarlo en PowerPoint.
Observe que cuando los archivos se empaquetan para el visor, se convierten a formatos de archivo ms antiguos, como .ppt, .pot y .pps. Esto permite que se ejecuten automticamente en el visor, si usted lo decide. Si no desea que la presentacin se muestre en el visor pero tiene previsto mostrarla en PowerPoint, elija la opcin Paquete de archivo (no actualizar los formatos de archivo) cuando realice las selecciones en el cuadro de dilogo Empaquetar para CD-ROM. Para llegar a esa opcin, haga clic en Opciones. ltima recomendacin Algo muy importante antes de proyectar la presentacin: vaya a la sala donde tendr lugar, asegrese de que tiene acceso a la presentacin desde el equipo que va a utilizar y repase todas las diapositivas de la presentacin. Lleve consigo las notas impresas para poder consultarlas a modo de prctica mientras prueba y repasa la presentacin. Tambin puede pedir a otra persona que le acompae, que le escuche y exponga sus comentarios.
Bibliografa
Los contenidos de los materiales de la coleccin de Herramientas informticas para personal de mandos Office 2007 fueron tomados y adaptados del sitio de Microsoft en la direccin: http://office.microsoft.com/es-mx/training/FX100565003082.aspx .

Power Point Operaciones Basicas

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Operaciones bsicas de Power Point

Familiarizarse con PowerPoint 2007

Acerca de este curso

Orintese: qu ha cambiado y por qu

Fichas: dedicadas a las tareas principales

Mostrar las galeras (Animaciones)

Cuando PowerPoint presenta varias opciones

Usar opciones avanzadas

La barra de herramientas de acceso rpido

Haga clic en este botn

para reajustar la diapositiva a la ventana despus de aplicar un zoom.

Mtodos abreviados de teclado

Ponga a prueba sus conocimientos

Un nuevo formato de archivo

Ventajas del nuevo formato

Cul es el aspecto del nuevo formato de archivo

Abrir una presentacin de PowerPoint 2007 en una versin anterior de PowerPoint

Abrir y guardar presentaciones existentes

Guardar en el formato antiguo

Actualizaciones automticas en antiguas presentaciones

Comando Convertir para una conversin rpida

Ponga a prueba sus conocimientos

Qu hace el Comprobador de compatibilidad?

Crear su primera presentacin

Acerca de este curso

Crear sus diapositivas

Conocer el espacio de trabajo

Agregar nuevas diapositivas

Elegir diseos para las diapositivas

Insertar diapositivas de otra presentacin

Crear notas del orador

En la sesin de prctica aprender a ver y modificar la pgina de notas.

Ponga a prueba sus conocimientos

Iniciar una nueva presentacin

Agregar diapositivas y elegir diseos

Insertar una imagen

Insertar un ttulo de cuadro de texto

Para el pie de imagen, inserte un cuadro de

Aplicar una animacin sencilla

Configurar la presentacin, corregir la ortografa y revisar

Imprimir, distribuir y configurar opciones del programa

Ponga a prueba sus conocimientos

Comprobacin, impresin y preparativos de la presentacin

Vista previa de la presentacin en su equipo

Otras formas de abrir la vista Presentacin son:

Revisar la ortografa y enviar para obtener comentarios

Imprimir las notas del orador

Agregar texto en el pie de pgina de los documentos y las notas

Opciones de color para impresin

Ponga a prueba sus conocimientos

En la vista Presentacin, cmo se puede regresar a la diapositiva anterior?

Respuestas a Ponte a prueba

En qu grupo de la ficha Inicio se encuentra el botn Interlineado a) b) c)

Nuevo formato de archivo

Qu hace el Comprobador de compatibilidad? a) b) c)

Crear sus diapositivas

Cuando se agrega una nueva diapositiva, cmo se elige antes su diseo? a) b) c)

Comprobacin, impresin y preparativos de la presentacin

Tarjetas de referencia rpida

Ver galeras Ocultar temporalmente

a la derecha del grupo para ver todas las galeras de temas,

comandos de la cinta de opciones

Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido