Universidad de Puerto Rico en Bayamn Administracin de Empresas Contabilidad

RESUMEN 2 AJUSTE Y CIERRE DEL CICLO DE CONTABILIDAD FINANCIERA

Prof. Elizabeth A. Serrano

INTRODUCCIN Existen dos enfoques para realizar la contabilidad financiera: la contabilidad a base de efectivo (cash basis) y la contabilidad a base acumulacin (accrual basis). La contabilidad a base de efectivo tiene como principio reconocer los ingresos solamente cuando se recibe efectivo (cash) y reconocer los gastos solamente cuando estos se pagan con efectivo. Por otro lado, el enfoque de contabilidad a base de acumulacin (accrual basis) dice en su principio que los ingresos se reconocern y contabilizar cuando se ganan y no solamente cuando se recibe efectivo. La contabilidad a base de acumulacin requiere un proceso de ajuste (adjusting process) al final del periodo antes de preparar los Estados Financieros. Este proceso de ajuste no se realiza para la contabilidad a base de efectivo. Solamente se ajustan las cuentas para la contabilidad a base de acumulacin (accrual basis). El propsito del proceso de ajuste es poder obtener los balances correctos y actualizados de las cuentas para preparar los Estados Financieros de una manera ms precisa y confiable. En este proceso se realizan las entradas de ajuste (adjusting entries). Las entradas de ajuste reconocern los ingresos en el perodo en que fueron ganados y los gastos en el perodo en que fueron incurridos. Existen dos tipos de ajuste: pagado por adelantado (Prepaids o Deferrals) y acumulado (Accruals). De los dos tipos de ajuste surgen las cinco categoras de ajustes: gastos pagado por adelantado (prepaid expenses), depreciacin de activos fijos (depreciation of plant assets), acumulacin de gastos (accrued revenues) e ingresos no ganados (unearned revenues).

LA REGLA PARA ENTRADA DE AJUSTE La regla universal para las entradas de ajuste dice: todas las entradas de ajuste tendrn un dbito o crdito de por lo menos una cuenta de ingresos o gastos; y un dbito o crdito de por lo menos una cuenta de activo o pasivo. Es importante resaltar

que nunca se ajustar la cuenta de efectivo (cash) y nunca se ajustar la cuenta de capital (equity) en este proceso.

PREPAIDS O DEFERRALS Y ACCRUALS Los Gastos y pagado por adelantado (Prepaid expenses) son aquellos gastos que por su naturaleza requiere que se pagan por adelantado. Esta categora incluye los activos miscelneos que tradicional mente se vencen o se gastan en un futuro cercano o inmediato. Los ejemplos clsicos de gastos prepagados son: rentas, suministros y seguros. Vamos a suponer que Elizabeth A. Serrano paga por adelantado el alquiler de un vehculo de motor por tres meses por la cantidad de $4500. Este se llevar a cabo el 31 de diciembre. Dec 1 Prepaid Rent 4,500 Cash4,500

Entrada de ajuste Dec 31 Rent Expense..1,500 Prepaid Rent..1,500 Los $4,500 representan el pago por adelantado del alquiler de un vehculo de motor por tres meses. Por ende, podemos determinar el alquiler por un mes de $1,500. En la fecha del 31 de diciembre se ha vencido parte del gasto pagado por adelantado, esto es el vencimiento de 30 das o un mes que resulta en la cantidad de $1,500. Al realizar esta entrada se conoce el gasto incurrido de un mes y se actualiza y corrige el balance del activo pagado por adelantado por los dos meses de enero y febrero que an estn sin vencer representando un beneficio o activo.

Depreciacin (Depreciation) La depreciacin de activos es la asignacin de costos por el uso del activo a lo largo de su vida til. Es importante mencionar nuevos conceptos en este momento. Los activos tienen dos clasificaciones: activos corrientes (current assets) y activos fijos o a largo plazo (plant assets). Los activos corrientes son aquellos que su beneficio es de in rendimiento que durar menos de un ao o doce meses. Los activos fijos o a largo plazo son aquellos que su beneficio es de ms de un ao. Solamente se deprecian los activos a largo plazo y existen diferentes mtodos para poder determinar la cantidad estimada correctamente segn el uso y deterioro de cada activo. Para poder contabilizar la depreciacin de los activos fijos o a largo plazo (plant assets) se reconoce una nueva de gasto de depreciacin (depreciation expense). Y una cuenta nueva de depreciacin acumulada (Accumulated depreciation). La depreciacin acumulada representa la suma se la acumulacin de los gastos de depreciacin de aos anteriores. La cuenta de depreciacin acumulada tiene una clasificacin muy especial en el listado de cuentas. Esta tendr un balance normal de crdito pero se clasificar como un contra activo (contra asset).

Entrada de ajuste Dec 31 Depreciation Expense Computer.. 500 Accumulated Depreciation Computer.500 La contra cuenta tiene dos caractersticas: complementa otra cuenta el balance normal es opuesto al balance de la cuenta que complementa. En el caso de la depreciacin acumulada complementa la cuenta del activo fijo y el balance normal del activo fijo es dbito; por ende el balance normal de la depreciacin acumulada ser lo contrario, o sea crdito. El propsito de la cuenta de la depreciacin acumulada es poder determinar el valor en los libros de cada activo fijo (book value). Este valor en los libros se presenta en el Estado de situacin (Balance Sheet) en la seccin de activos despus de los activos corrientes. Se presenta as en el Balance Sheet:

Plant Asset:
Building$ 275,000 Less Accumulated depreciation..

75,000 10,000 500

$ 200,000

Computer Less Accumulated depreciation. TOTAL PLANT ASSETS..

9,500 $ 209,500

Accrued expense Los gastos que acumulan para pagarse en un futuro no lejano, se conoce como gastos acumulados (accrued expenses.) Los dos ejemplos clsicos son salario e intereses, ambos casos se acumulan para pagar en fecha futura. Vamos a suponer que Elizabeth Serrano tiene dos empleados que cobran todos los viernes. El ltimo da del perodo de contabilidad es mircoles, 31 de diciembre. Es necesario reconocer el gasto acumulado de lunes, martes y mircoles que se pagar el viernes que pertenece al prximo perodo de contabilidad. Si los empleados cobran $100 por cada da trabajado, cunto ser el gasto acumulado para el mircoles, 31 de diciembre?

Entrada de ajustes Dec 31 Salary Expense..600 Salary Payable600 Cada empleado tiene acumulado $300 por los tres das, si son dos empleados se debe de reconocer el gasto acumulado de $600 que cobrar el viernes, 2 de enero del prximo ao.

Accrued revenues En muchas ocasiones las transacciones de venta o servicios se realizan a base de crditos. Esto es que los ingresos fueron ganados pero no cobrados, por que se reconoce una cuenta por cobrar o recibir con el ingreso ganado. Vamos a suponer que existe un servicio ofrecido y ganado por $800 al final del perodo de contabilidad, pero que se recibir el efectivo un mes despus.

Entrada de ajuste Dec 31 Accounts Receivable..800 Service Revenue..800

Unearned revenues En algunos negocios por su naturaleza de servicio cobran el servicio por adelantado para realizarse en un futuro cercano. En esta transaccin es importante reconocer el compromiso de realizar el servicio en un futuro con una cuenta nueva conocida como ingreso no Ganado (Unearned revenue). La cuenta de ingreso no ganado es de ingresos, es una cuenta de pasivo corriente o una deuda. El 1 de diciembre se recibi $1000 en efectivo por un servicio de dos meses.

Dec 1 Cash1,0000 Unearned revenue1,000 Si el perodo de contabilidad termina el 31 de diciembre, Cul ser la entrada de ajuste?

Entrada de ajuste Unearned Service Revenue500 Service Revenue500 Al darle un dbito a la cuenta de ingresos no ganado (unearned revenue) estamos reconociendo la disminucin de esta cuenta por el servicio ya ofrecido y por

ende ganado. Para reconocer el ingreso ganado por servicios ofrecidos le damos un crdito a la cuenta de ingresos por servicios (service revenue).

WORKSHEET El proceso de ajuste es bien necesario para poder obtener los balances correctos y confiables para todo aquel usuario interno o externo que necesite verificar los Estados Financieros con los balances ya ajustados. Este proceso se realiza de manera informal en una hoja de trabajo (worksheet) donde cuadramos los dbitos y crditos vertical y horizontalmente. Cuando usamos una hoja de trabajo de 10 columnas podemos identificar si el resultado operacional fue favorable o desfavorable. Si el resultado fue favorable o sea que obtuvo un ingreso neto (net income) tendramos ms crditos que dbitos en las columnas del Estado de ingresos y gastos (Income Statement). En las columnas del Estado de situacin (Balance Sheet) tendramos lo contrario, ms dbitos que crditos. Esta diferencia de dbitos y crditos precisamente es el ingreso neto (net income) y tiene que ser la misma cifra. Si los resultados operacionales fueron desfavorables, decimos que tiene una prdida neta (net loss). La prdida neta se determina cundo hay ms dbitos que crditos en la columna del Estado de ingresos y gastos (Income Statement) y ms crditos que dbitos en la columna del Estado de situacin (Balance Sheet). La hoja de trabajo es slo una herramienta para luego hacer entradas de ajuste en el diario y luego transferir estos balances al mayor. Con los balances ya ajustados, y las cuentas debidamente cuadradas podemos entonces preparar los Estados Financieros (Financial Statements). El primer Estado Financiero (Income Statement) se prepara utilizando los balances que aparecen en las columnas del Estado de ingresos y Gastos (Income Statement). El segundo Estado Financiero (Statement of Owners Equity) se prepara utilizando el balance del ingreso Neto (Net Income) o Prdida Neta (Net Icome) o Prdida Neta (Net Loss), dependiendo de la situacin, con el balance inicial de capital (Beginning capital) y el balance de retiro de capital (Withdrawals) que aparece en la hoja de trabajo (Worksheet). El tercer Estado Financiero, el Estado de Situacin (Balance Sheet) se prepara utilizando las cifras que aparecen en las columnas de Estado

de Situacin (Balance Sheet) considerado el nuevo balance de capita (ending balance) que aparece en el Estado de Capital, el segundo de los Estados Financieros.

PROCESO DE CIERRE La ltima etapa del ciclo de contabilidad se conoce como el proceso de cierre (closing process). El propsito del proceso de cierre es culminar el ciclo y determinar si el perodo fue favorable o desfavorable, o sea con net income loss. Este objetivo se logra al dejar en cero (0) todas las cuentas nominales o temporeras. Las cuentas nominales son los ingresos, gastos y retiros de capital. Las cuentas que no son nominales se conocen como las cuentas reales o permanentes. Las cuentas reales o permanentes son activos, pasivos y capital o sea todas las cuentas que aparecen en el Estado de Situacin. (Balance Sheet). El procesote cierre consiste de cuatro entradas. 1. Se debita todas las cuentas de ingresos y se acredita una cuenta utilizada slo para el proceso de cierre titulada como Income Summary. 2. Se debita la cuenta de Income Summary y se acredita todas las cuentas de gastos. 3. Se debitan de Income Summary, cuando tenemos un ingreso neto (net Income), y se acredita la cuenta del capital del dueo (Elizabeth Serrano, Capital). 4. Se debita la cuenta de capital del dueo (Elizabeth Serrano, Capital) y se acredita la cuenta de retiro de capital del dueo Elizabeth Serrano, Withdrawals).

CLOSING ENTRIES Dec 31 Service Revenue..................................75,000 Income Summary..75,000

Income Summary50, 000 Rent Expense25,000 Salary Expense 15,000 Depreciation Expense...5,000

Supplies Expense..3, 000 Utilities Expense.2, 000

Income Summary. (75,000 50,000)..25,000 Elizabeth Serrano, Capital...25,000

Elizabeth Serrano, Capital10,000 Elizabeth Serrano, Withdrawals..10,000 Despus de hacer las entradas de cierre en el diario (journalize the closing entries), se transfieren (posting) estos balances al mayor (ledger) dejando sin balance o en cero (0) todas las cuentas nominales o temporeras: ingresos, gastos y retiros de capital. Si preparamos un listado de cuenta con los ltimos balances (post closing trial balance), comprobamos que solo tiene el balance las cuentas reales o permanentes o sea las cuentas de activos, pasivos y capital ya que las otras que quedaron en cero por el cierre.

Conclusin El ciclo de contabilidad tiene dos partes. La primera parte es la de las transacciones diarias que surgen a lo largo del periodo de contabilidad. Estas transacciones se anotan en el diario (journal), se transfieren (posting) al mayor (ledger), y se verifican con un listado de cuentas (trial balance). Modulo I La segunda parte del ciclo de contabilidad consiste en: las transacciones al final del perodo de contabilidad. Esto se logra analizando las cuentas para definir las cinco categoras de entradas de ajuste (adjusting entries). Se preparan las entradas (adjusting entries) y se transfieren al mayor (ledger). Se preparan los estados financieros y se hace el proceso de cierre (closing process). En el proceso de cierre dejamos en cero las cuentas nominales (closing entries) y transferimos su balance (posting) al mayor (ledger). Finalmente se prepara un listado de cuentas con los nuevos balances (post closing trial balance) despus de transferir los balances. Si los dbitos y crditos cuadran correctamente el proceso de ajuste y de cierre se ha logrado efectivamente muy feliz.