Sunteți pe pagina 1din 15

1.

Premisele elaborrii lucrrii


"ntr-o economie emergent, singurul avantaj al unei firme este abilitatea de a mbogi i utiliza cunotintele sale." Larry Prusak, director executiv la IBM Institute for KM

Organizaiile au fost ntotdeauna condiionate de cunoatere este i cazul Xerox, indiferent de tehnologiile informaionale mai mult sau mai puin sofisticate folosite cel puin la nivelul comportamentelor individuale ale membrilor acestor organizaii. Acetia realizeaz importana legturilor dintre obiective, mijloace i finalitatea lor, a relaiei organizaiei cu mediu ambiant i astfel coordoneaz propriul comportament n funcie de valorile comune. Societatea modern promoveaz noi metode i modele de aplicare a managementului bazat pe cunotine, modele care s permit organizaiei obinerea performanei i excelenei. Acest tip de organizaie reprezint o condiie clar i obligatorie pentru funcionarea unei economii competitive, bazate pe cunotine iar n condiiile tendinei mondiale de orientare spre societatea bazat pe cunoatere, Romnia este obligat s respecte aceeai direcie dac i dorete o poziie demn n economia viitorului. Prezenta lucrare i propune s evalueze capacitatea companiei Xerox Romnia de adaptare la noua economie prin studierea modalitilor prin care aceasta dorete s implementeze noul model. Pe parcursul acestui eseu mi propun s identific caracteristicile organizaiei bazate pe cunotine ce se regsesc n cadrul companiei Xerox Romnia, centralizarea punctelor tari i punctelor slabe din punct de vedere al trecerii la organizaia bazat pe cunotine pentru ca n final s poat fi conturat un set de modaliti i aciuni care s susin construirea unei organizaii i a unui management bazate pe cunotine. 2. Finalul lucrrii prezint concluziile i refleciile proprii privind trecerea la organizaia i managementul bazate pe cunotine n Romnia.
3|Page

2. Prezentarea organizaiei abordate


Istoric Povestea Xerox a nceput n anul 1947, cnd compania The Haloid a folosit acest nume pentru primele sale copiatoare. ns istoria merge mai departe n timp, pn n anul 1938, cnd un inventator din New York, Chester Carlston, a reuit s produc, dup ani buni de cercetare, prima imagine xerografic. n 1948 Xerox devine marc nregistrat. Mai trziu, n anii '80, compania inventeaz n centrul su de cercetare din Palo Alto, Ethernet i interfaa grafic pentru calculatoare. n anii '90 introduce echipamentele de imprimare pentru volume mari i imprimare de date variabile DocuTech i DocuPrint. Astzi, Xerox este lider mondial n serviciile de management al documentelor i de gestionare a proceselor de business, toate acestea fiind susinute de o ntreag gam de echipamente multifuncionale i instrumente software, adaptate pentru toate tipurile de companii. Cu o strategie concentrat pe servicii i consultan pentru clieni, Xerox achiziioneaz n 2009 compania ACS, punnd bazele unei noi evoluii strategice, de la managementul documentelor la managementul proceselor de business. Corporaia este prezent n 160 de ri, are peste 140.000 de angajai (n 2012) i a nregistrat venituri de peste 22 de miliarde de dolari (n 2011). Prezent de peste 40 de ani n Romnia, Xerox este prima companie din ar care ofer soluii complete pentru optimizarea fluxului de lucru cu documentele, din birouri de toate dimensiunile, fiind unul dintre cei mai importani juctori pe piaa de servicii de management al documentelor i al proceselor de business. Alturi de 5 distribuitori, 24 de concesionari i peste 200 de reselleri autorizai n toat ara, Xerox ofer att companiilor, ct i clienilor individuali, soluii, echipamente i media de tiprire, pentru o administrare eficient a documentelor. Servicii de management al documentelor Serviciile Xerox Romnia de management al documentelor i al proceselor de business se adreseaz cu precdere companiilor din patru industrii: financiar-bancar,

4|Page

manufacturing, utiliti i telecomunicaii i sector public. Aceste servicii sunt destinate s susin fiecare etap din ciclul de via al documentelor din cadrul unei organizaii, de la design, producie, finisare, distribuire pn la procesare automat de date, scanare, digitizare i arhivare electronic. Produsele Xerox Xerox are un portofoliu extins de echipamente, de la imprimante i scanere, la echipamente multifuncionale performante, pentru toate tipurile de business. n funcie de business i nevoile clientului, specialitii Xerox fac un audit prin care analizeaz structura actual a reelei de echipamente, evalueaz nevoile de imprimare i funcionalitate, frecvena de utilizare a documentelor i accesul angajailor la acestea. Apoi construiesc o soluie specific pentru acea companie prin care reconfigureaz reeaua de echipamente. Din punct de vedere al performanelor Xerox a fost poziionat n cadranul de lideri pe segmentele: servicii de management al documentelor (Managed Print Services) i echipamente multifuncionale i imprimante, n raportul realizat de Gartner n 2011 Magic Quadrant for Managed Print Services (MPS) Worldwide" i Magic Quadrant for MFPs and Printers". Xerox Corporation a fost poziionat ca lider pe segmentul serviciilor de management al documentelor (MPS), n raportul IDC MarketScape din 2011. Xerox Corporation este lider mondial pe segmentul serviciilor de management al documentelor (Managed Print Services - MPS), companii de toate mrimile recunoscnd contribuia serviciilor Xerox n reducerea costurilor i a timpului petrecut de angajai cu activitile privind documentele.

5|Page

Pentru a arta perfornanele companiei i din punct de vedere financiar am realizat un grafic pentru a ilustra evoluia financiar al Companiei Xerox Romnia n perioada 2008-2012 conform datelor publicate.
160 140 100 120 80 100 80 60 40 40 20 20 0 0 60 120

Millions

2008

2009 74,456,850

2010

2011

2012

Cifra de afaceri 80,596,361 Total venituri Profit brut Profit net Numar salariati Total cheltuieli 87,739,266 15,230,320 12,592,019 103

87,337,251 109,405,352 98,311,623

102,969,586 88,804,651 125,221,574 141,682,012 132,029,684 85,407,303 112,691,500 124,975,025 117,947,020 3,397,348 2,664,745 105 12,530,074 10,178,671 75 16,706,987 13,812,866 77 14,082,664 11,680,853 76

6|Page

3. Evaluarea organizaiei, cu identificarea punctelor forte i punctelor slabe din punct de vedere al trecerii la organizaia i managementul bazat pe cunotine

Prin analiza caracteristicilor organizaiei bazate pe cunotine i a respectrii principiilor managementului cunotinelor se pot evalua punctele forte i cele slabe ale Xerox Romnia din punct de vedere al trecerii la organizaia bazat pe cunotine indicnd stadiul n care se afl organizaia din prisma regsirii n aceste caracteristici. Din punct de vedere al caracteristicilor unei firme bazat pe cunotine la Xerox ntlnim nti de toate dezvoltarea bazei interne de cunotine. Pentru crearea, modificarea, regsirea i manipularea datelor de ctre Sistemele de Gestiune a bazelor de date Xerox Romnia utilizeaz SQL (Structured Query Language). Compania Xerox cunoate faptul c pentru a satisface ct mai bine cerinele clienilor externalizarea activitilor care nu sunt eseniale pentru firm se poate dovedi a fi o bun decizie. n anul 2013 Xerox a deschis un centru de servicii de externalizare a operaiunilor de IT i a proceselor de business la Iai. Centrul de Servicii Partajate din Iai va oferi servicii administrative i de back-office unor clieni europeni ai Xerox, asigurnd, n acelai timp suport intern pentru companie. Deschiderea acestui centru de servicii partajate n Iai reflect strategia de extindere a gamei de servicii pentru a rspunde mai bine nevoilor tot mai diversificate ale clienilor europeni. Xerox i-a extins sfera de servicii BPO furnizate de cele dou birouri pe care le are la Iai, axndu-se pe servicii de: Customer Care, IT, financiar- contabile, marketing i resurse umane. Compania i propune s ating numrul de 1500 de angajai n Iai pn la finalul lui 2013. n cadrul companiei Xerox Romnia dezvoltarea strategic a firmei se va baza pe creterea n profunzime i/sau lrgime a cunotinelor firmei. Xerox Romnia a lansat programul High Tech Alliance, prin care i propune s sprijine clienii finali n privina
7|Page

optimizrii proceselor de business, prin formarea unor aliane strategice cu integratorii. Prin intermediul High Tech Alliance, Xerox Romnia ofer att integratorilor ct i productorilor din industria IT&C expertiz i soluii Xerox complexe de management al documentelor, pentru ca acetia s le includ, la rndul lor, n oferta proprie ctre clieni. Asesoft Internaional, unul dintre liderii n domeniul solutiilor i serviciilor IT, este primul partener Xerox care s-a ncris n acest program, iar Romnia este prima ar din regiune n care compania implementeaz acest program. Astfel Xerox arat c dispune de capacitatea de a-i dezvolta propriile cunotine i de a recunoate oportunitile pentru cooperare de tip sinergetic n domeniul cunotinelor Anual Xerox Romnia gzduiete pentru o sptmnia lideri ai altor filiale Xerox la nivel global. Scopul acestei aciuni este de a face parte i a nelege cultura organizaional, mediul de lucru, a lua parte la dezbateri asupra unor topicuri ce ar putea avea consecine i asupra filialelor pe care aceti lideri le reprezint. Astfel compania dezvolt o cultur deschis. n condiii de uurin, timp i costuri mai bune Xerox practic forme de colaborare cu alte firme. Astfel c Xerox are parteneri autorizai pentru distribuirea de echipamente i consumabile Xerox dar i pentru serviciile de service asigurate echipamentelor la achiziionare. Alturi de 5 distribuitori, 24 de concesionari i peste 200 de reselleri autorizai n toat ara, Xerox ofer att companiilor, ct i clienilor individuali, soluii, echipamente i media de tiprire, pentru o administrare eficient a documentelor. ntruct capitalul intelectual este un punct forte al acestei companii, acordarea unei atenii majore obinerii, utilizrii, protejrii i valorificrii capitalului intelectual, este o necesitate. n cadrul Xerox Romnia este folosit platforma Docushare ce permite administrarea documentelor, colaborarea, verificarea, aprobarea, precum i editarea web pentru o mai bun distribuire a informaiilor la nivelul ntregii organizaii, de ctre orice
8|Page

specialist. Aceasta suport toate tipurile de fiiere, permite indexarea rapid pentru cutare i recuperarea uoar a fiierelor i administrarea eficient a coninutului. Xerox a creat i folosete n prezent software-ul Ysoft care permite scanarea, imprimarea i copierea documentelor, numai prin utilizarea cardului sau a unui cod PIN. Astfel, tehnologia permite reducerea volumelor tiparite din birouri, recuperarea costurilor de imprimare a documentelor i simplificarea procedurilor de lucru pentru departamentul IT. Totodat Ysoft menine securitatea i confidenialitatea datelor companiei, a clienilor i a informaiilor personale. Privind n ansamblu, Xerox se altur celorlalte firme care formeaz n fapt economia. Aadar, din punct de vedere al unei economii bazate pe cunotine ce se formeaz la momentul actual n Romnia, compania ndeplinete o caracteristic important, aceea de fundamentare a activitilor economice pe resurse intangibile. Dei compania este recunoscut mai degrab ca un furnizor de echipamente, conducerea Xerox admite faptul c viitorul este n zona de servicii. De aceea compania a nceput s ofere servicii de outsourcing pe managementul de documente i s nchirieze echipamente de imprimare n urm cu 7 ani. Aceast activitate a adus companiei o rat de profit care depete media pieei. Sintetiznd, punctele forte ale Xerox Romnia din punct de vedere al trecerii la organizaia bazat pe cunotine sunt: - Existena unei baze de date intern; - Colaborarea cu clienii europeni, prin intermediul noului centru de servicii partajare din Iai; - Extinderea sferei de servicii BPO, prin centrul de servicii de externalizare a operaiunilor de IT; - Programul High Tech Alliance suport pentru clieni prin aliane strategice cu integratorii; - Schimbul de experien ntre angajai din middle i top management determinnd o cultur deschis;
9|Page

- Existena Platformei DocuShare pentru administrarea documentelor; - Folosirea Ysoft pentru protejarea capitalului intelectual; - Colaborare cu alte firme pentru o eficien sporit; - nvarea permanent n cadrul organizaiei Un astfel de proces de mbuntire a performanelor interne este Lean Six Sigma. Toi angajaii Xerox au certificare Yellow Belt, fiind implicai n mod direct n mbuntirea proceselor din aria lor de responsabilitate. Punctele slabe ale Xerox Romnia, din punct de vedere al trecerii la organizaia bazat pe cunotine, sunt: Inexistena platformei Eureka i pentru filiala din Romnia; Un sistem de motivare ce nu corespunde tuturor coordonatelor; Inexistena unui program de management al cunotinelor propriu-zis.

Din punct de vedere al modelului creterii cunotinelor, Xerox Romnia se afl n cel de-al 5 lea stadiu intensificarea cunotinelor. Din analiza societii reiese c Xerox Romnia cunoate importana knowledge managementului, iar aceste cunotine de care dispune se reflect n performanele acesteia.

10 | P a g e

4. Conturarea unui set de modaliti de aciune pentru construirea unei organizaii i management bazate pe cunotine n organizaia respectiv

n urma identificrii principalelor puncte forte i puncte slabe n cadrul companiei Xerox Romnia se pot formula recomandri, pe baza crora managementul firmei poate interveni art decizional ct i operaional. Nevoia de schimbare prin mbuntire continu reprezint o opiune strategic de succes, care definete abordrile majore, cu implicaii asupra coninutului unei pri apreciabile a activitilor, stnd la baza ndeplinirii obiectivelor strategice n contextul concurenial. Pentru perfecionarea unui management bazat pe cunotine i o trecere la o organizaie bazat pe cunotine Xerox trebuie s valorifice punctele sale forte i totodat s diminueze punctele slabe sau chiar eliminarea lor. Crearea unui departament de knowledge management poate fi o prima modalitate de aciune. Un astfel de departament poate fi format dintr-o echipa interdisciplinar de specialiti ce ar avea drept activitate acumularea, partajarea, valorificarea cunotinelor i introducerea acestora n strategia companiei. Xerox ar trebui s investeasc n cursuri de specializare i perfecionare pentru angajaii cheie precum i invitarea unor lideri cu experien din cadrul firmei mpreun cu specialiti n knowledge management. Persoanele vizate ar trebui s fie n primul rnd managerii n vederea formrii Tmanagerilor. O consecin ar fi dezvoltarea profesional i implicit cea personal a angajailor acetia devenind salariai bazai pe cunotine. O astfel de aciune ar necesita crearea unei platforme dedicat acestui departament nou creat pentru monitorizarea acestor aciuni. Astfel, fiecare persoan nou angajat va lua contact cu managementul cunotinelor, fiind nregistrat n baza de date, iar n funcie de postul ocupat n companie s primeasc resursele cunotine ntr-un mod personalizat, periodic.
11 | P a g e

Pentru c un alt punct slab al companiei este legat de sistemul de motivare Xerox ar putea implementa un sistem complet de motivare a salariailor. Un sistem care s mbine att motivarea financiar ct i cea non-financiar. Acest nou sistem ar trebui s amplifice recompensarea n funcie de performan i merite pentru ntregul personal, creterea utilizrii recompensrii personalului din grupurile periferice n funcie de performanele individuale i nu n ultimul rnd s apeleze pe scar larg la promovarea personalului n cadrul i din afar firmei. ntruct numrul de manageri de nivel mediu i inferior este unul redus nu exist bariere ntre categorii de resurse umane, astfel angajaii sunt ncurajai s-i asume mai mult responsabilitate, s-i dezvolte aptitudinile de creativitate i deci s fie mai performani. O alt consecin a schimbrilor n zona resurselor umane ar fi reducerea barierelor ntre acestea prin ncurajarea totodat a colaborrii intercompartimentale. Cum am punctat n partea a treia a lucrrii, Xerox Romnia promoveaz ideea unei culturi deschise prin schimburi de experien cu colegi din alte filiale Xerox Corp. iar o alt categorie de stakeholderi, clienii, primete o atenie deosebit prin diverse parteneriate strategice. ns furnizorii reprezint i ei o categorie important de stakeholderi ce nu ar trebui neglijat. Programe asemntoare celor realizate pe clieni ar trebui lansate i pentru furnizori n vederea meninerii legturilor existente sau chiar a dezvoltrii acestora. Toi deintorii de interese ar trebui s beneficieze de atenie sporit. Pentru ca firma s se afle n permanen n topul alegerilor fcute de clieni compania nu trebuie s se bazeze doar pe prestigiul firmei i istoricul activitii; de aceea creterea investiiilor n activiti precum cele de cercetare dezvoltare este imperativ pentru a anticipa nevoile clienilor i a potenialilor clieni, ajutnd la meninerea sa ca lider. Prin luarea n considerare a acestor recomandri propuse, Compania Xerox ar putea avansa n cea de-a asea etap a modelului creterii cunotinelor devenind o firm bazat pe cunotine.
12 | P a g e

Toate recomandrile fcute vor avea ca scop sporirea volumului de cunotine i utilizarea acestuia, creterea flexibilitii i a orientrii spre pia a cercetrii aplicate, abordarea sistemic a procesului de inovare, implementarea unor programe de dezvoltare a culturii inovrii i ncurajarea dezvoltrii capitalurilor de risc i a altor mijloace moderne de finanare.

Concluzionnd, nu se poate spune c scopul Xerox Romnia este de a crea i difuza cunotine ci mai degrab de a crea i folosi aceste cunotine n activitile desfurate de companie, pentru a genera un plus de valoare. ns managementul cunoaterii reprezint n mod clar un avantaj competitiv i face ca Xerox Romnia s se numere printre organizaiile bazate pe cunotine.

13 | P a g e

5. Prezentarea de reflecii proprii privind trecerea la organizaia i managementul bazate pe cunotine n Romnia
n perioada actual asistm la o revoluie tehnico-tiinific determinat de cauze tehnice i tehnologice, umane i manageriale, n care tehnologiile revoluionare determin creterea productivitii, n care se intensific colaborrile centrate pe activiti inovative ce determin formarea unei economii bazate pe cunotine. Impactul acestei societi nou create s-a reflectat n ntreaga economie ntruct nu exist sector de activitate, funcii sau elemente ale economiei care s nu fi fost afectate de aceste schimbri. Ca o consecin a dezvoltrii tehnologiilor s-a declanat preocuparea a tot mai multe companii pentru mediul nconjurtor, pentru gsirea unor soluii care s genereze un grad de poluare mai mic i implicit i avantaje pentru business cum ar fi reduceri ale consumului de materii prime sau eficientizarea proceselor de producie. Chiar i nainte de apariia acestui concept de management bazat pe cunotine fiecare organizaie depunea eforturi pentru a administra propriile-i cunotine, procesul purtnd alt denumire. Acest management bazat pe cunotine a rezultat din fuziunea cunoaterii, a nvrii i a culturii organizaionale i situeaz n prim plan cunotinele mpreun cu problemele de generare, identificare, colectare, distribuire i aplicare a acestora. Organizaia bazat pe cunotine devine o organizaie care nva. Spre deosebire de organizaia clasic n care nvarea i inovarea se realiza la nivel restrns n noua organizaie resursa uman contientizeaz importana cunotinelor si acord o importan deosebit. Salariaii sunt nvai cum s nvee, se practic rotirea angajailor pe posturi pentru a nelege mai bine aria de business, lucrul n echip a devansat munca individual i cel mai important particip la un proces de nvare continuu. Este era n care gestionarea cunotinelor nu se mai face la nivel de discuii sau traininguri ci ntr -un mod formal, prin departamente dedicate cu ajutorul unor tehnologii performante. Managerii devin T-managerii, n a cror sarcini se va ncadra i crearea unor climate stimulative i ncurajatoare pentru procesele de transmitere a cunotinelor iar
14 | P a g e

numrul lor va crete rapid, pe msura proliferrii economiei bazat pe cunotine i a contientizrii rolului i impactului lor major asupra funcionalitii i performanelor organizaiilor. n Romnia managementul bazat pe cunotine nu este rspndit aa cum ar trebui ntruct managerii actuali ai organizaiilor nu contientizeaz aportul pe care managementul bazat pe cunotine l poate aduce organizaiei sale n aceast tranziie. Una din principalele cauze ce favorizeaz crearea acestei situaii o constituie numrul redus de specialiti care s ofere consultan acestor firme. Exist ns n Romnia i companii vizionare care vd n acest tip de management nou creat un avantaj competitiv sustenabil. ntruct resursa cheie a organizaiilor va fi reprezentat de cunotine, utilizarea acestora, n condiii de eficien, va determina ctigul de avantaje n competiia pe o pia i nu doar pentru companii din sectorul serviciilor. Chiar i cele din sfera produciei, n care se ncadreaz i Xerox, vor contientiza importana serviciilor i i vor orienta activitatea ctre acestea. ntruct cunotintele reprezint o resurs cheie a ntreprinderilor orientate spre servicii, utilizarea eficient a acestor resurse reprezint o precondiie de a catiga avantaje n competiia pe o pia. n climatul economic de astzi, n care accentul este pus foarte mult pe informaie, organizaiile obin cea mai mare valoare mai degrab din bunurile lor intelectuale dect din cele de ordin fizic. Managementul cunotinelor ajut la meninerea cunotinelor care trebuie distribuite pentru punerea bazelor colaborrii. n plus managementul cunotinelor ajut organizaiile n susinerea inovaiei, susinerea colaborrii, ncurajarea i folosirea nvrii, atragerea i meninerea capitalului uman, creterea productivitii, schimbul de bune practici i nu n cele din urm stabilete unei diferenieri ntre avantajul competitiv i piaa de afaceri. n condiiile unei tendine mondiale de orientare spre societatea bazat pe cunotine, Romnia este obligat s respecte aceeai direcie pentru a nu poziiona pe un loc coda ntr-o nou economie. Iar pentru ca acest lucru s se materializeze sunt
15 | P a g e

eseniale investiiile n programe de cercetare, care s dezvolte tot mai mult acest management bazat pe cunotine. n crearea de produse i servicii inovatoare, unele organizaii pot s nu dispun de abilitatea de a planifica n mod eficient i strategic, accesa operaiunea i s se afle n imposibilitatea de a implementa cu succes serviciile i sistemele necesare pentru afacere. Alte provocri implicate de managementul cunotinelor pot fi recrutarea angajailor, asigurarea actualizrii n procesul de management al cunotinelor sau preschimbarea informaiilor n cunotine. Iar o organizaie care nu poate urmri trendul manifestat la nivel mondial are puine anse de supravieuire n condiiile n care nu va putea face fa competiiei datorit unui management precar al cunotinelor.

16 | P a g e

Bibliografie

1. Nicolescu O., Nicolescu C., Organizaia i managementul bazate pe cunotine: Teorie, metodologie, studii de caz i baterii de teste, Editura Pro Universitaria, Bucureti, 2011 2. Site-ul companiei analizate : http://www.xerox.ro

17 | P a g e