INFOLEX Gestin Estudio

Sistemas de Informtica Jurdica

MANUAL DE USO INFOLEX Gestin Estudio

1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6.

Entorno de INFOLEX Gestin Estudio. ............................................................... 11 INFOLEX Gestin Estudio Hoy. ........................................................................... 18 Avisos Instantneos.............................................................................................. 20 Expedientes. .......................................................................................................... 23 Expedientes Judiciales. ........................................................................................ 23 Crear Expedientes Judiciales. ............................................................................. 24 1.6.1. 1.6.2. 1.6.3. 1.6.4. 1.6.5. 1.6.5.a. 1.6.5.b. 1.6.5.c. 1.6.5.d. 1.6.5.e. 1.6.6. 1.6.6.a. 1.6.7. 1.6.7.a. 1.6.8. 1.6.8.a. 1.6.9. 1.6.9.a. 1.6.10. 1.6.10.a. Consultar Expedientes Judiciales. ....................................................... 27 Modificar Expedientes Judiciales. ........................................................ 29 Eliminar Expedientes Judiciales. .......................................................... 30 Archivar Expedientes Judiciales. ......................................................... 32 Actuaciones. ........................................................................................... 33 Crear Actuaciones. .............................................................................. 33 Consultar Actuaciones. ....................................................................... 39 Eliminar Actuaciones. .......................................................................... 41 Notificar Actuaciones. ......................................................................... 42 Crear Anotacin de Agenda desde Actuacin. ................................. 45 Agenda. .................................................................................................... 48 Anotaciones de Agenda. ..................................................................... 48 Econmico. ............................................................................................. 49 Econmico del Expediente Judicial. .................................................. 49 Saldos. ..................................................................................................... 52 Saldos del Expediente Judicial. ......................................................... 52 Documentos. ........................................................................................... 53 Documentos del Expediente Judicial. ............................................... 53 Pestaa Ms Datos. ................................................................................ 53 Pestaa Ms Datos del Expediente. ................................................... 53

1.7.

Asesoramiento. ...................................................................................................... 54 1.7.1. 1.7.2. 1.7.3. 1.7.4. 1.7.5. 1.7.6. Expedientes de Asesoramiento. ........................................................... 54 Crear Expediente de Asesoramiento. ................................................... 55 Consultar Expediente de Asesoramiento. ........................................... 58 Modificar Expedientes de Asesoramientos. ........................................ 60 Eliminar Expedientes de Asesoramiento. ............................................ 61 Archivar Expedientes de Asesoramiento. ........................................... 62

2. Actuaciones. .................................................................................................................... 63 2.1.1.a. 2.1.1.b. 2.1.1.c. 2.1.1.d. 2.1.1.e. Crear Actuaciones. .............................................................................. 63 Consultar Actuaciones. ....................................................................... 65 Eliminar Actuaciones. .......................................................................... 67 Notificar Actuaciones. ......................................................................... 68 Crear Anotacin de Agenda desde Actuacin. ................................. 70 2

2.1.2. 2.1.2.a. 2.1.3. 2.1.3.a. 2.1.4. 2.1.4.a. 2.1.5. 2.1.5.a. 2.1.6. 2.1.6.a. 2.1.7. 2.1.7.a.

Agenda. .................................................................................................... 72 Anotaciones de Agenda. ..................................................................... 72 Econmico. ............................................................................................. 74 Econmico del Expediente de Asesoramiento. ................................ 74 Saldos. ..................................................................................................... 77 Saldos del Expediente de Asesoramiento......................................... 77 Documentos. ........................................................................................... 78 Documentos del Expediente de Asesoramiento. ............................. 78 Pestaa Relacionados ........................................................................... 78 Expediente de Asesoramiento - Pestaa Relacionados. ................. 78 Pestaa Ms Datos. ................................................................................ 79 Expediente de Asesoramiento - Pestaa Ms Datos. ...................... 79

3. Agenda ............................................................................................................................. 81 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Crear Anotacin de Agenda. ................................................................................ 81 Consulta de Anotacin de Agenda. ..................................................................... 92 Modificar Anotacin de Agenda. ......................................................................... 93 Eliminar Anotacin de Agenda. ........................................................................... 95

4. Parte Diario ...................................................................................................................... 96 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Parte de Horas. ...................................................................................................... 96 Actuaciones Libres. .............................................................................................. 98 Revisin de Actuaciones. ..................................................................................... 99 Vacaciones / Ausencias. ..................................................................................... 101

5. Documentos ................................................................................................................... 107 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. Explorador de Carpetas. ..................................................................................... 107 Consulta de Documentos. .................................................................................. 108 Nueva Plantilla. .................................................................................................... 111 Adjuntar Documento. .......................................................................................... 114 EscanLex. ............................................................................................................. 115

6. Comunicaciones ............................................................................................................ 119 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. Registro de Comunicaciones. ............................................................................ 119 Etiquetas Postales. .............................................................................................. 121 Mailing. ................................................................................................................. 124 Sobres. ................................................................................................................. 125 Control de Llamadas. .......................................................................................... 129 Cartas. .................................................................................................................. 135

7. Personas ........................................................................................................................ 137 7.1. 7.2. Todos. ................................................................................................................... 137 Clientes ................................................................................................................. 138 7.2.1. 7.2.2. Clientes. ................................................................................................. 138 Crear Cliente. ........................................................................................ 140 3

7.2.3. 7.2.4. 7.2.5. 7.2.6. 7.3.

Clientes / Pestaa Comunicaciones. .................................................. 141 Clientes / Pestaa Observaciones. ..................................................... 142 Clientes / Pestaa Contactos. ............................................................. 143 Pestaa Autodefinibles. ....................................................................... 144

Juzgados. ............................................................................................................. 145

8. Ficheros de Apoyo ........................................................................................................ 147 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7. 8.8. 8.9. 8.10. Objetos. ................................................................................................................ 147 Procesos. ............................................................................................................. 148 Fallos. ................................................................................................................... 151 Instancias. ............................................................................................................ 152 Posiciones. ........................................................................................................... 154 Zonas de Recorrida. ................................................... Error! Marcador no definido. Estados. ................................................................................................................ 155 Voces de Agenda................................................................................................. 158 Calendario. ........................................................................................................... 160 Autodefinibles. ..................................................................................................... 162

9. Informes ......................................................................................................................... 165 9.1. 9.2. Informes Libre de Expedientes. ......................................................................... 169 Informe de Recorrida. ......................................................................................... 176

10. Base de Datos ................................................................................................................ 179 10.1. 10.2. 10.3. Bibliografa. .......................................................................................................... 179 Presupuesto Biblioteca....................................................................................... 184 Jurisprudencia. .................................................................................................... 186

11. Administracin .............................................................................................................. 193 11.1. 11.2. 11.3. 11.4. 11.5. Usuarios. .............................................................................................................. 193 Grupos. ................................................................................................................. 199 Empresas. ............................................................................................................ 202 Correo Electrnico. ............................................................................................. 204 Estructura Organizativa. ..................................................................................... 205

INFOLEX Gestin Estudio

INFOLEX Gestin Estudio, es un Software de Gestin de Estudios, dirigido a cubrir todas las necesidades surgidas en la actividad diaria del Profesional del Derecho. La finalidad de esta aplicacin va a ser permitir al usuario gestionar y organizar eficazmente el trabajo de su estudio. INFOLEX Gestin Estudio permite tener acceso a toda la informacin del estudio de forma estructurada, sin necesidad de recurrir al procedimiento tradicional del archivo manual. Esta aplicacin permite organizar la actividad profesional diaria y llevar un completo control econmico de la misma. Para acceder a INFOLEX Gestin Estudio es necesario seguir los siguientes pasos:

Hacer doble click, sobre el Ejecutable . Definir en la Pantalla de Conexin,: el Usuario, y la Contrasea , para que sean validados en el momento de pulsar el Botn de .

A la hora de acceder, INFOLEX Gestin Estudio debe realizar las siguientes comprobaciones que:

El Usuario debe existir en la aplicacin, y No tiene que estar Desactivado ya que si no existe, la aplicacin muestra mensajes como este:

La Contrasea puede tener ciertas comprobaciones dependiendo de la definicin del Administrador en su ficha. Al acceder en INFOLEX Gestin Estudio con un Usuario y una Contrasea, se esta cumpliendo con las obligaciones impuestas por la 'Normativa de Proteccin de Datos', y adems el usuario se esta beneficiando de las siguientes utilidades: - Poder controlar las Actuaciones realizadas por cada usuario del estudio. - Poder llevar varias Agendas. - Limitar el acceso a determinados apartados de la aplicacin. - Limitar la funcionalidad dependiendo del Usuario conectado. - Tener un control al iniciar la aplicacin de los temas que tienen pendiente.

Nota: INFOLEX Gestin Estudio implementa las medidas de Seguridad de Nivel Alto que la Normativa en Objeto de Proteccin de Datos exige a las aplicaciones software que traten datos de carcter personal.

INFOLEX Gestin Estudio - Arranque.

INFOLEX Gestin Estudio ofrece al usuario la posibilidad de avisarle de los temas que tiene pendiente, para ello se deben activar los siguientes parmetros:
Parmetro de ''Aviso Pendiente Entrada'' la aplicacin va a avisar mediante Mensajes de los temas que estn pendientes.

Va a informar de: - Las Llamadas en las que su usuario es Responsable + de las que No tienen asignado un 'Responsable'. - Las Anotaciones de Agenda en las que el usuario esta asignado en el 'Para',+ las Anotaciones que no tienen asignado un 'Para'. Dentro del apartado Agenda se puede distinguir entre:
o

Agenda (Pendiente): Avisa de las Anotaciones para Hoy + las de das anteriores. o Agenda (Pendiente para hoy): Avisa de las Anotaciones para hoy. o Agenda (Avisos): Avisa de las Anotaciones cuya fecha de aviso sea mayor o igual a hoy y cuya fecha de realizacin sea mayor a hoy. Hay que tener en cuenta que NO se debe marcar a la vez las dos opciones de: 'Agenda (Pendiente)' y 'Agenda (Pendiente para hoy'), ya que slo buscar Agenda (Pendiente para hoy).

 Parmetro ''Comprobar Avisos Arranque'', la aplicacin va a mostrar cada 'X' minutos mediante un Mensaje un recordatorio de las 'Llamadas', 'Anotaciones de Agenda', 'Mensajes' que estn pendientes.

INFOLEX Gestin Estudio tambin ofrece la posibilidad de controlar los Expedientes que no han tenido movimientos desde una fecha, para ello se debe activar los siguientes Parmetros:
Parmetro 'Aviso Sin Movimiento', permite indicar los Expedientes que contienen Actuaciones de Tipo: Judicial, Extrajudicial, y Nota que no han tenido movimiento en X das, pudindole diferenciarlo entre un mbito de tipo:

- General, es decir para todos los Usuarios de la aplicacin. - Usuario, indicando los Usuarios, y los Tipos de Actuaciones en concreto
Parmetro 'Das Aviso Sin Movimiento', se indica desde que nmero de Das se

van a revisar que los Expedientes llevan sin tener movimientos en las Actuaciones. Al tener estos parmetros activados al entrar en INFOLEX Gestin Estudio se avisa al Usuario/os definidos en parmetros, que hay Expedientes Sin Movimiento, es decir, sin introducir Actuaciones de Tipo: ''Extrajudicial'', ''Judicial'', o ''Notas'' desde los ''X'' das indicados por Parmetro.

Si aceptamos el mensaje, la aplicacin muestra aquellos Expedientes que No tengan movimientos.

Parmetro de ''Control de Expedientes Judiciales''.

Teniendo estos parmetros activados al entrar en INFOLEX Gestin Estudio, se comprobarn los Expedientes Activos que no han tenido movimiento en los ltimos ''n'' das ( definidos en el parmetro) y preguntar si se quiere o no crear '' Actuaciones y Anotaciones de Agenda'', en dichos Expedientes.

Al contestar al mensaje que ''SI'', la aplicacin nos muestra otro, en el que se informa que se han creado ''Actuaciones, y Anotaciones de Agenda'' en los Expedientes, y que si queremos navegar hasta ellos.

Al escoger la opcin que ''Si se quiere Visualizar, la aplicacin muestra el listado de 'Expedientes Judiciales', en los que ha creado 'Actuaciones' y 'Anotaciones de Agenda'.

Entrando en el Histrico de Actuaciones del Expediente, se puede comprobar la ''Actuacin'' que ha creado automticamente la aplicacin. Hay que tener en cuenta que dicha ''Actuacin'', va a pertenecer a la ''Instancia'' en la que se encuentre en ese momento el Expediente, al ''usuario'' que ha ejecutado la aplicacin, con la ''Fecha Actual'' del sistema, que no va a estar ''resuelta'', y cuyo Texto va a ser ''Control de Expediente Sin Movimiento''.

Y lo mismo ocurre en el apartado de Agenda, que se muestran las Anotaciones de Agenda que se han generado de forma automtica. Hay que tener en cuenta que la ''Anotacin de Agenda'' va a ser de ''Tipo Recordatorio'', con la ''Fecha de Realizacin'' y de ''Aviso'', la Fecha Actual del Sistema, va a estar ''Pendiente de Realizar'', va a pertenecer al ''Usuario'' con el que se ha entrado en la aplicacin y cuyo Texto es ''Expediente sin movimientos desde hace ms de " X'' das.

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1.1.

Entorno de INFOLEX Gestin Estudio.

El Entorno de trabajo de INFOLEX Gestin Estudio se compone de:

o o o o o o o

Panel de Exploracin. Barra de Herramientas. Barra de Men. Barra de Estado. Logotipo. Campos asociados con bolita azul. Red de resultados.

Panel de Exploracin En la parte izquierda de la aplicacin se sita el Panel de Exploracin, desde el que accede a los diferentes mdulos o funcionalidades del programa. Pulsando con doble click sobre los diferentes mdulos del panel, la aplicacin automticamente abrir en la parte derecha el mdulo seleccionado, activando y desactivando tambin en la parte superior de la pantalla las opciones disponibles en cada mdulo. El Panel de Exploracin puede estar visible o mvil pinchando sobre el icono situado en la parte superior derecha del panel.

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Barra de Herramientas La Barra de Herramientas o Botones, contiene los Botones de uso ms frecuente para agilizar el trabajo sobre la aplicacin..

La Barra se compone de los siguientes Botones:

: Se utiliza para ir a la ventana anterior. : Se utiliza para indicar que se desea incorporar informacin nueva.

: Se utiliza para editar informacin que se desea modificar. Por ejemplo abrir una minuta para modificar un concepto econmico.

: Se utiliza para almacenar la informacin. : Se utiliza para buscar informacin atendiendo a los criterios seleccionados.

: Se utiliza para eliminar informacin de forma definitiva en la base de datos. Todas las acciones de borrado requieren confirmacin.

: Se utiliza para limpiar la ventana activa. No borra informacin de la base de

datos.

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: Se utiliza para acceder al mdulo de listados de Infolex Gestin Estudio. : Cierra todas las Ventanas abiertas. : Abre el programa de escner que permite escanear informacin.

Barra de Men La Barra de Men, permite realizar todas las acciones disponibles en la botonera y otras acciones de tipo : configuracin del entorno, acceso al men principal, acceso a herramientas externas o a la ayuda.

A travs de este men se accede a las acciones de la barra de botones: Atrs, Nuevo,

Permite configurar el entorno de Infolex Gestin Estudio. -Modos.

Clsico: Todas las ventanas aparecen maximizadas y para

cerrar las ventanas se debe hacer click en el botn Atrs. Infolex Gestin Estudio: Es el estilo definido para la versin Infolex Gestin Estudio con men principal en forma de panel de exploracin y ventanas con botones de maximizar, minimizar y restaurar. Personalizado: Es una mezcla de varios modos. - Men Principal. Hace referencia a la configuracin del men principal del Panel de Exploracin . - Tipo Men.

Panel de Exploracin: El men principal se muestra siempre visible. Panel de entrada: El men principal se oculta automticamente. Sin Panel. Ocultar Automticamente Ocultar Siempre - Apariencia

Representa la apariencia del men principal ( XP, XP BR, Office 2000, 2003, 2005) - Comportamiento

Representa el comportamiento del men principal ( Explorer, Lis Bar, Outlook 2003, Tool Box)

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- Barra de Herramientas. Sirve para configurar la barra de herramientas. -Mdulos Sirve para configurar el comportamiento de las ventanas en los distintos mdulos.
Permitir varias ventanas de un mismo mdulo

Active esta opcin si desea que se creen varias ventanas iguales de un mismo mdulo.
No Permitir varias ventanas de un mismo mdulo

Active esta opcin si no desea que se creen varias ventanas iguales de un mismo mdulo. - Ventanas Sirve para configurar como se abren las ventanas.
Abrir en ventanas distintas.

Active esta accin si desea que cada vez que se abre una ventana se haga en una nueva.
Abrir en la misma ventana.

Active esta accin si desea que cada vez que se abre una ventana se haga en la ventana activa.
Abrir Maximizadas.

- Avanzadas Permite configurar si los Formularios y Controles son ajustables en tiempo de ejecucin dependiendo de la resolucin de pantalla. - Apariencia Permite establecer la apariencia del programa.
Infolex Gestin Estudio

Es la apariencia definida para la versin actual de Infolex Gestin Estudio.

Sistema

Seleccione esta opcin si desea que Infolex Gestin Estudio tome la configuracin del sistema. - Guardar Cambios Haga click en esta opcin para guardar los cambios de configuracin para el usuario actual. Guardar Cambios. Guardar Cambios Sistema Haga click en esta opcin para guardar los cambios de configuracin para todos los usuarios.
Borrar Perfiles de usuario

Borra el perfil de usuario para que la configuracin sea la del sistema.

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Permite la configuracin de las ventanas abiertas en el momento actual. Configuracin en cascada, mosaico, Adems se muestran todas las ventanas abiertas en el momento actual indicando con una marca la ventana activa.

Permite el acceso a herramientas externas y a las opciones para cambiar la empresa y la unidad Organizativa.

Permite el acceso a la ventana de ayuda del programa con informacin de la versin, acceso a URL de Jurisoft e informacin de contacto para el soporte. Barra de Estado La Barra de Estado de Infolex Gestin Estudio muestra la siguiente informacin:

El primer panel, representa si la versin de Infolex Gestin Estudio es de

Abogados. El segundo panel, representa el usuario que ha iniciado la sesin actual de Infolex Gestin Estudio. El tercer panel, representa la unidad Organizativa en la que se ha validado el usuario actual. El cuarto panel, representa a la empresa en la que est trabajando actualmente. El quinto panel, es un acceso directo a Infolex Gestin Estudio Hoy, donde se va a poder consultar la agenda para hoy, la agenda pendiente de realizar, las llamadas...etc. El sexto panel, es un acceso directo al control de llamadas, donde se va a poder consultar las llamadas pendientes de realizar, y las realizadas. El sptimo panel, representa si est activo o no el servicio de Fax. Si no est activo aparecer con una cruz roja como se muestra en la imagen anterior. El octavo panel, representa si est activo o no el servicio de E-mail. Si no est activo aparecer con una cruz roja. El noveno panel, representa si est activo o no el servicio de Sms. Si no est activo aparecer con un aspa roja. El dcimo panel, es un acceso directo a la ventana de avisos pendientes. El undcimo panel, representa la fecha y hora actual. Logotipo La aplicacin por defecto introduce el Logotipo de INFOLEX Gestin Estudio en Movimiento, aunque permite asociar cualquier otro.

La animacin se guarda en: ''C:\Infolex Gestin Estudio7\Aplicacin\Recursos\Animaciones''. Con la instalacin se carga solo la Animacin 'Infolex Gestin Estudio.avi'.

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Si el usuario quiere personalizarlo con su logotipo, tan solo tiene que guardar su animacin en el mismo directorio, y renombrarlo como: 'Personal.avi', para que la aplicacin tome el Logotipo Personal en lugar del de Infolex Gestin Estudio.

Campos asociados con un icono azul

Todos los campos de la aplicacin que tengan asociado un icono azul significa que existe una base datos o una lista registrada en el mdulo de ficheros de apoyo y/o en el mdulo de personas. Para que se muestre la lista, tan solo hay que posicionarse en el campo y pulsar la tecla de funcin F3, o hacer doble click sobre el mismo campo. La aplicacin va a visualizar la lista que haya sido dada de alta anteriormente para que el usuario seleccione el registro correspondiente. Con esta funcionalidad la aplicacin evita tener que estar escribiendo a mano dichos registros e incluso para evitar duplicados en la base de datos.

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. Grilla de pantallas de Infolex Gestin Estudio. El orden en que se visualizan las opciones o resultados de una consulta son configurables.

Tan solo hay que posicionarse con el mouse sobre la grilla y seleccionar las diferentes opciones que ofrece:

Personalizar Columnas.

Con esta opcin el Usuario define las ''Columnas'' y el ''Orden'' que van a mostrar. - Para Mostrar las Columnas, solo hay que activar o desactivar los checkbox que hacen referencia a los campos de la tabla. - Para Ordenar las Columnas, hay que posicionarse sobre el campo que se quiere mover y pulsar en el Botn de ''Subir'', o ''Bajar'' dependiendo de la posicin que va a ocupar el campo.

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Guardar Personalizacin.

Una vez que se han realizado los cambios, la aplicacin permite guardarlos para siempre solo para el Usuario conectado.

Guardar Personalizacin General.

Una vez que se han realizado los cambios, la aplicacin permite guardarlos para siempre para todos los Usuarios de la aplicacin.

1.2.

INFOLEX Gestin Estudio Hoy.

La finalidad de la pantalla de ''INFOLEX Gestin Estudio Hoy'' es permitir la consulta de 'Avisos Instantneos' de la 'Agenda', de las 'Llamadas' y de los 'Mensajes' que tenga asociado un usuario.

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Tambin se permite acceder a dicha pantalla haciendo doble click en el Icono de

Pulsando el botn de , la aplicacin permite configurar los datos de la 'Agenda', de los 'Mensajes' y de las 'Llamadas', se quieren mostrar en la pantalla.

La Agenda, si se quiere visualizar o no: o las 'Anotaciones para HOY'. o las 'Anotaciones Realizadas'. o los 'Avisos de la Agenda'. o las 'Anotaciones No Realizadas'. Las Llamadas, si se quiere visualizar o no: o las ''Llamadas No Realizadas para Hoy''. o las ''Realizadas Hoy''. o las ''No Realizadas anteriores a Hoy''. Los Mensajes, si se quiere visualizar o no: o los ''Mensajes No Ledos Hoy''. o los ''Mensajes Ledos Hoy''. o los ''Mensajes Anteriores a Hoy''. Y si esta configuracin va a ser para Todos los Usuarios, para el 'Usuario Conectado' o para una 'Seleccin de Usuarios concreta'.

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Una vez configurada la pantalla, la aplicacin permite acceder directamente a la pantalla de la ''Agenda'', o de las ''Llamadas'' o de los ''Mensajes'' haciendo doble click en los diferentes registros que se muestran en cada apartado.

1.3.

Avisos Instantneos.

INFOLEX Gestin Estudio ofrece la posibilidad de mostrar mediante una serie de avisos instantneos todas las anotaciones de agenda, las llamadas, y los mensajes que estn pendientes. Para ello, hay que tener activados los siguientes parmetros.

INFOLEX Gestin Estudio va a avisar por pantalla con un mensaje emergente en el momento que te asignen una ''Anotacin de Agenda'', una ''Llamada'', o un ''Mensaje Interno''.

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Dependiendo del tipo de aviso que se trate, la aplicacin mostrar un mensaje u otro: - Si es una Anotacin de Agenda:

- Si es una Llamada :

- Si es un Mensaje Interno:

Cuando los Avisos no se pueden ver en el momento que te llegan, la aplicacin avisa mediante una alarma que el Usuario tiene Avisos Pendientes de leer.

Haciendo doble click sobre la la aplicacin visualizara el listado de Avisos Instantneos que tiene pendiente.

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1.4. 1.5.

Expedientes. Expedientes Judiciales.

La finalidad de los Expedientes Judiciales es poder llevar un control de todas las gestiones realizadas en los asuntos Judiciales. Se debe temer en cuenta, que el seguimiento de un Expediente Judicial se lleva a cabo registrando: las Actuaciones, las Anotaciones de Agenda, los Escritos, el proceso de notificacin del seguimiento del Expediente, a travs de los diferentes medios de comunicaciones (carta, fax, e-mail) e incluso, se permite extraer toda la informacin que se precise, mediante Informes o Listados en diversos formatos (Excel, Pdf, Word), pudiendo organizarlos dentro de carpetas segn sus funcionalidades. Para acceder al mdulo de expedientes, se debe ir al ''Men Principal'' / ''Expedientes'' y seleccionar la entrada de men que corresponda, en este caso Judiciales.

En este apartado se va a detallar el conjunto de informacin que se puede gestionar de un Expediente Judicial. Desde este mdulo se van a poder realizar las siguientes acciones: Gestionar de manera integra el Expediente pudiendo hacer bsquedas por mltiples criterios. Registrar Actuaciones Judiciales, y Econmicas por Instancia Judicial. Ver las Anotaciones en agenda asociadas al Expediente pudiendo acceder directamente a ellas sin necesidad de ir al mdulo de Agenda y diferenciando las pendientes de las realizadas. Posibilidad de dar de alta nuevas Anotaciones desde la Consulta de Agenda. Realizar la gestin econmica del Expediente pudiendo anotar conceptos econmicos por Instancias procesales.
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Comprobar el saldo del Expediente. Gestionar las Instancias Judiciales por la que por las va pasando el asunto. Conocer el conjunto de Documentos que se han adjuntado al histrico del Expediente. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con Expedientes Judiciales.

Crear un Expediente. Consultar un Expediente. Archivar un Expediente. Eliminar un Expediente.

1.6.

Crear Expedientes Judiciales.

Para crear un Expediente' se deben seguir los siguientes pasos:

Desde el 'Men Principal', acceder al apartado de 'Expedientes', seleccionar la entrada de men que corresponda o incluso desde la opcin de 'Todos', y seleccionar el Tipo de Expediente que corresponda.

Hacer click en el Botn

y rellenar los datos del Expediente.

Hay que tener en cuenta que la aplicacin pone por defecto el Ao, la Fecha del sistema y el Estado del Expediente, que por defecto es activo.

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Seleccione el cliente del expediente en la casilla del Cliente. Una vez introducidos los datos del Expediente debe pulsar en el Botn .

Si se quiere realizar algn cambio en el Expediente, se debe pulsar antes en el Botn de para abrirlo.

Los datos ms destacados de la pantalla del Expediente son:

Nmero de Expediente: es el Cdigo que permite identificar el Expediente.

Una vez asignado un nmero de Expediente, es posible cambiar la numeracin, pero solamente si lo hace un Usuario con perfil de Administrador. El N de Expediente se divide en cuatro partes:

'Serie': La Serie indica el tipo de expediente. Ej: Civil, Penal, Contencioso ,etc.. 'Nmero': es un campo automtico y por otro lado necesario. Si el Usuario no pone ningn valor, el sistema asigna el nmero siguiente al del ltimo Expediente en funcin de la Serie y el Ao introducido. No es necesario introducir un nmero de expediente ya que INFOLEX Gestin Estudio dar el siguiente nmero que corresponda.

'Subnumero': es un campo de introduccin manual y que se puede utilizar para crear subexpedientes de uno Principal. Resp.: es el Responsable del Expediente. Fecha Alta: es la Fecha de Recepcin del Expediente. En la creacin de Expediente aparece por defecto la Fecha de creacin del Expediente . Estado: es un campo de tipo lista desplegable que permite asociar al Expediente dos valores:

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- Activo, cuando el asunto del Expediente est vigente en el tiempo. - Archivado, cuando el asunto del expediente ya se ha finalizado.

Objeto: es el Objeto o el tema del Expediente.

Cliente: campo en el que se define el cliente del grupo que est afectada en el proceso. Es un dato obligatorio.

Se puede acceder al Post-it del Cliente del Expediente pinchando en la etiqueta del cliente, para as ver la informacin del mismo. Cartula: campo en el que se registra la parte actora y la parte demandada, normalmente va separado por la sigla C/ o c/.

Descripcin: es un texto libre que describe el Expediente y que sirve para aclarar ms el Objeto del Proceso.

Implicados: Contiene la informacin de las Personas que estn implicadas en el Proceso, es decir otros clientes afectados, Partes o contrarios, Colaboradores, Colitigantes, Letrados, Peritos, Profesionales, Responsables, as como los Terceros. Observaciones: es un texto libre que permite registrar notas o aclaraciones del Proceso.

Instancia: Contiene la informacin de las diferentes instancias por las que va a pasando un Proceso. Todo Proceso siempre va a tener una instancia Predeterminada, es decir la instancia actual en la que se encuentra el Proceso. Dentro de esta seccin se encuentran:
Juzgado: es el Juzgado en el que se sigue el asunto del expediente, el mismo est

asociado a la lista Juzgados.

Proceso: es el tipo de Juicio. est asociado a la lista Procesos. NExp: Se trata de la referencia que el Juzgado asigna al Asunto. Instancia: Representa a la Instancia Procesal en la que se encuentra el Asunto.

Por ejemplo: Primera o nica instancia, Supremo.

Capital Reclamado del Proceso: o o o o

Capital Reclamado: es el capital inicial del Proceso.

Inters Pto: es la Cantidad de Intereses Presupuestados para la Tasacin de Costas. Costas Pto: es la Cantidad de Costas Presupuestadas para la Tasacin. Total: es la suma de Principal, Intereses y Costas Presupuestados.

Capital Reconocida: es la capital reconocida por sentencia.

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Autodefinibles: En el apartado de autodefinibles se permite visualizar los campos libres, definidos anteriormente en Ficheros de Apoyo/ Autodefinible, y que tengan un inters especial para el usuario y que no estn definidos por programa. Para que los autodefinibles se muestren en forma de lista se debe pulsar en el Botn de .

1.6.1.

Consultar Expedientes Judiciales.

Para Consultar un Expediente, INFOLEX Gestin Estudio permite utilizar diferentes criterios de bsqueda como puede ser: . - El Nmero de Expediente, permite buscar por cualquiera de los 3 datos del nmero de Expediente: 'Serie', 'Nmero' o 'Subnmeros'. - Responsable, es el Letrado Responsable del Expediente. - El Estado, permite buscar el Estado del Expediente: Activo, Archivado o Todos. - El Juzgado, en el que se encuentra el Asunto. - El Nmero de NExp, son el NExp del Asunto. - Los Implicados del Expediente - El Proceso es el Tipo de Juicio del Asunto. - La Objeto es el tema del Asunto. - La Instancia, campo de tipo F3, que permite buscar el Expediente por la Instancia en la que se encuentra el Expediente.

27

- Autodefinible, permite elegir de una lista desplegable el Autodefinible por el que se quiere filtrar los resultados, dependiendo del tipo del valor elegido se muestra unos campos u otros. - Cualq.campo, permite realizar bsquedas genricas de: Implicados, Referencias de Implicados, Juzgados, Procesos, NExp, Descripcin, Observaciones, Objeto, Asunto, y Valor de Autodefinibles. Utilice este filtro para ocasiones puntuales puesto que la consulta puede tardar mucho al existir gran cantidad de informacin en la base de datos. Una vez seleccionados los filtros de bsqueda, se debe pulsar en el Botn de para obtener los resultados. ,

Si en la lista de Expedientes se muestran dos o ms lneas por cada Expediente, significa que la primera lnea hace referencia a la informacin general del Expediente, y el resto a las diferentes Instancias del Proceso. Si se quiere Consultar la pantalla principal del Expediente, se debe hacer doble click en la primera lnea. Y si se desea ver las Actuaciones de esa Instancia, se debe hacer doble click sobre las Instancias. Se permite buscar los Implicados de un Expediente tan solo con posicionarse con Botn derecho del mouse sobre un Expediente de la Consulta de Expedientes.

28

1.6.2.

Modificar Expedientes Judiciales.

Para Modificar un Expediente se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar, utilizando los filtros de bsqueda, el Expediente que quiere Modificar. Abrir el Expediente, haciendo doble click sobre el mismo.

29

 Realizar los cambios, y pulsar en el Botn de

para que las modificaciones se

guarden.

1.6.3.

Eliminar Expedientes Judiciales.

Para Borrar un Expediente se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el Expediente que quiere Borrar de INFOLEX Gestin Estudio.

30

 Pulsar en el Botn de

. Antes de Borrar el Expediente, va a pedir mediante un mensaje una Confirmacin del Borrado.

Teniendo en cuenta, que si el Expediente tiene asociadas por ejemplo Actuaciones, Anotaciones de Agenda, Documentos..etc., la aplicacin no permitir borrar el Expediente hasta que no se Elimine dicha el seguimiento del expediente.

31

1.6.4.

Archivar Expedientes Judiciales.

Un Expediente va a pasar a archivado en el momento que el proceso haya finalizado. Para realizar dicho cambio de estado, tan solo hay que seleccionar en el campo estado la opcin de Archivado.

Al Archivar el Expediente se puede aadir la siguiente informacin:

Fecha de Archivo. Referencia de Archivo. Observaciones de Archivo. Fecha de Archivo Procesal. Fecha de Archivo Econmico.

32

La aplicacin permite consultar los ltimos Expedientes Archivados, pulsando en la etiqueta de ''Ver ltimos Archivados''. Se permite Realizar o dejar como Pendientes las Anotaciones de Agenda que estn Pendiente de Realizar a la hora de Archivar un Expediente.

Una vez que el Expediente este archivado se permite crear o modificar 'Actuaciones' o 'Anotaciones de Agenda'.

1.6.5.

Actuaciones.

1.6.5.a. Crear Actuaciones. Para crear una Actuacin se deben seguir los siguientes pasos:

Desde la pantalla principal del Expediente, se debe pulsar en el Botn

33

 Una vez en la pantalla de Actuaciones, se debe hacer click en el Botn

seleccionar la opcin de Nueva Actuacin del Botn derecho.

Definir los datos de la Actuacin, y pulsar en el Botn de

34

Los procesos ms comunes en la pantalla de seguimiento de un expediente son los siguientes: haciendo doble click
Desde el Icono de Desde el Icono de

, se permite navegar hasta la pantalla principal del Expediente

En la Instancia Procesal, se indica la Instancia a la que pertenece la Actuacin.

, se permite Enviar un Mail a cualquier Implicado del Expediente o incluso a otra Persona que est en la Base de Datos. Categora de la Actuacin. Representa si la Actuacin es Judicial, Extrajudicial o Nota.
Fecha. Representa la Fecha principal de la Actuacin. Es la Fecha a partir de la que corre plazo, la mima se muestra en la pantalla de lista de actuaciones.

Dependiendo del Tipo de Actuacin que se registra, indicaremos en este campo: - La Fecha de Notificacin, cuando se trata de un Resolucin Recibida. - La Fecha de Presentacin o Registro en el juzgado competente, si es un Escrito que se presenta. - La Fecha en la que se produce, si se trata de una Actuacin Extrajudicial, como puede ser una gestin, una carta enviada al cliente, o al letrado, una conversacin en la que recibimos instrucciones, un envi de una versin de un contrato, etc. Por otro lado, esta Fecha es la que aparece en la columna Fecha de la lista de Actuaciones y adems es la que se toma de referencia en el caso de desear contar un plazo de das cuando la Actuacin conlleva una Anotacin de Agenda (Sealamientos, Vencimiento, Recordatorios) y se pulsa el Botn "Agenda".
Estado. Campo de tipo F3, que permite dar de alta un ''Estado'' seleccionado uno

de los Estados dados de alta en Ficheros de Apoyo.

Usuario. Es el Usuario responsable la Actuacin.

Resolucin. Es la Fecha de la Resolucin de la Actuacin. Documentos. Representa los documento que tiene asociados la Actuacin. Y se

permite tambin Adjuntar, Escanear o Crear nuevos Documentos: - Adjuntar Documentos

Para Adjuntar Documentos tan solo hay que pulsar en el Icono del seleccionar los archivos que se quiere adjuntar al Expediente.

35

- Escanear Documentos. Para escanear Documentos tan solo hay que pulsar en el Icono de para que arranque el Programa de EscanLex, mediante el cual vamos a poder escanear los Documentos para asociarlos al Expediente. Para poder utilizar el mdulo de escner de INFOLEX Gestin Estudio debe tener correctamente configurado su sistema operativo para detectar la mquina con la que va a escanear. Si al hacer click sobre Escanlex le aparece un mensaje de que no tiene dispositivos de escner instalados consulte con el administrador de la aplicacin o bien pngase en contacto con Jurisoft.

- Crear nuevos Documentos La aplicacin permite crear Documentos de Excel ( xls ), Powerpoint ( ppt )y Word ( doc ) desde el Explorador de Documentos, desde Actuaciones, desde Minutacin.....etc

La aplicacin solo considera validas las siguientes Extensiones:

- Consultar todos los Documentos La aplicacin permite Consultar los Documentos asociados a la Actuacin pulsando en el Icono de Actuaciones. . Y desde el Estado Diario / Revisin de

36

INFOLEX Gestin Estudio tambin permite crear 'Actuaciones' a partir de 'Correos Electrnicos', con tan solo arrastrar los E-mails hasta el histrico de actuaciones del Expediente.

Si se activa la opcin de Incorporar el Correo Electrnico, se incorpora

en la Actuacin el correo electrnico completo.

Si se activa la opcin de Incorporar Slo Ficheros Adjuntos, solamente

se van a incorporar a la Actuacin los ficheros adjuntos.

37

 Si se activa la opcin de Incorporar el Correo y los Ficheros Adjuntos.

se van a incorporar a la Actuacin tanto el correo como los ficheros adjuntos.

Tambin se permite arrastrar directamente cualquier Documento 'Word', 'Excel', 'PowerPoint' a la Lista de Actuaciones de un Expediente.

De tal manera que al arrastrar el 'Documento' a la 'Lista de Actuaciones' o al 'Icono', se abre la pantalla de Nueva Actuacin con el Texto por defecto del 'Ttulo del Documento', y con el Documento asociado.

INFOLEX Gestin Estudio permite 'Copiar una Actuacin' de un Expediente y Pegarla en otro, para ello se habilita la opcin de ''Copiar'' del Botn Derecho de la Lista de Actuaciones.

38

Una vez marcada la Actuacin para copiar se debe ir a otra Lista de Actuaciones de otro Expediente y pulsar con Botn derecho la opcin de Pegar.

Hay que tener en cuenta que se van a copiar todos los Datos referentes de la Actuacin, es decir si la Actuacin de la que partimos tiene asociada una 'Anotacin de Agenda', o un 'Documento' tambin se duplicar.

1.6.5.b. Consultar Actuaciones. Para Consultar las Actuaciones de un Expediente se deben seguir los siguientes pasos:
Localizar el Expediente, del que se quieren Consultar sus Actuaciones. Pulsar en el Botn de

. O haciendo doble click en la Instancia del Expediente, es decir en las Lneas de Resumen que aparecen debajo de la lnea del Expediente.

39

Desde la pantalla de Consulta de Actuaciones, se permite:

Navegar hasta la pantalla principal del Expediente haciendo doble click sobre el Icono . Seleccionar los diferentes filtros de la cabecera para acotar la Consulta de Actuaciones, como puede ser :

La Instancia, que permite por un lado mostrar las Actuaciones de una Instancia en concreto o las Actuaciones de todas las Instancias. Los Tipos de Actuaciones (Judiciales, Extrajudiciales, Notas), que permite consultar un Tipo de Actuacin en concreto o todas las Actuaciones de todos los tipos. Seleccionar la opcin de 'Realizadas', cuando interesa solo ver las Actuaciones que ya estn Realizadas, o la opcin de 'Agenda', cuando interesa ver las Actuaciones que tienen Anotaciones de Agenda.

40

Dependiendo de cmo se encuentren las Actuaciones, se van a mostrar con un Icono u otro:
o

El Icono de

, cuando las Actuaciones estn Comunicadas. , o de , cuando las Actuaciones tienen Documentacin

o El Icono de adjunta. o

El Icono de o El Icono de Realizadas.

, cuando las Actuaciones tienen Anotaciones en la Agenda. , cuando las Actuaciones tienen Anotaciones de Agenda

1.6.5.c. Eliminar Actuaciones. Para Borrar una Actuacin se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el Expediente, del que se quieren Eliminar Actuaciones. Pulsar en el Botn de . Una vez en la pantalla de Actuaciones, se debe seleccionar la Actuacin a Borrar o seleccionar con Botn derecho, la opcin de Eliminar.

y hacer click en el Botn

41

En el caso de que la Actuacin tenga Documentos asociados, la aplicacin muestra un mensaje informndolo, aunque se permite su Borrado.

1.6.5.d. Notificar Actuaciones. Desde la pantalla de Actuaciones se va permitir Notificar una Actuacin mediante el Botn de o seleccionar con botn mouse, la opcin de 'Notificar'.

42

Una vez en la pantalla de Notificacin de Actuaciones, se debe seleccionar las personas que se quiere comunicar y los medios de comunicacin por los que se va a realizar: Carta, y/ o, Fax y/ o E-Mail. Para poder notificar por fax debe tener disponible una lnea de fax. Las notificaciones por carta generan el escrito en el procesador de textos del equipo local y las notificaciones por e-mail envan el mail utilizando el servicio de mail de INFOLEX Gestin Estudio. Consulte el registro de comunicaciones para ver el estado On-Line de dichas comunicaciones.

La pantalla de Notificar se compone de una Cabecera y de varias Pestaas, que permiten configurar el envo de las comunicaciones
o Cabecera:

'Check,' que permite seleccionar entre todos los Implicados del Expediente, a los que se les quiere enviar la Notificacin.

43

Teniendo en cuenta que dicho check viene marcado por defecto cuando: - Se va a Notificar una Actuacin y el Implicado tiene marcado en la Pestaa Comunicaciones de su ficha, el check de 'Tipo de Comunicaciones': 'Seguimiento' . - Se va a Notificar un Concepto Econmico y el Implicado tiene marcado en la Pestaa Comunicaciones de su ficha, el check de 'Tipo de Comunicaciones': 'Econmico' .

Nombre, de la Persona o Implicado del Expediente. Tipo de Implicacin dentro del Expediente. Puede ser cualquier Persona del Expediente, o incluso un Implicado Libre que no tenga nada que ver con el Expediente. Escrito, Plantilla que va a fusionar los datos del Expediente, y que se va a enviar al Implicado. Medios de Comunicacin (Carta, Fax, Mail) por los que se permite enviar la Notificacin.

o Pestaa de Opciones

Se permite definir:
Si se incluye o no el Escrito seleccionado en la Cabecera. Si se desea Mensaje de Confirmacin del Envo. Carta

Si el medio de comunicacin es una Carta, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuacin. Y la posibilidad de visualizar la Notificacin en el Ordenador o Procesador antes de enviarla o por el contrario enviarla directamente a la Impresora, pudiendo indicar el N de Copias cuando se notifica por Carta a travs de la Impresora.
Fax

Si el medio de comunicacin es Fax, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuacin. Definir el Nmero de Pginas que se quiere enviar cada Archivo Adjunto, y si se desea o no Previsualizar la Notificacin antes de Enviar al Fax.

Mail

Si el medio de comunicacin es Mail, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuacin, se permite Previsualizar el Mail antes de enviarlo, se permite Solicitar Confirmacin de Lectura, se permite Convertir los Archivos Adjuntos a Pdf, se permite incluir el Escrito fusionado con los datos del Expediente en el Cuerpo del Mail, se permite definir un Asunto (teniendo en cuenta que este Asunto se puede configurar desde la Pestaa de Mail). Hay que tener en cuenta que la aplicacin solo va a poder adjuntar en el Cuerpo del E-mail, los Documentos de Tipo: Doc, Docx, o Rtf. A la hora de Notificar por mail, INFOLEX Gestin Estudio ofrece la posibilidad de convertir todos los Adjuntos a enviar en un nico documento de PDF, para ello hay que activar el check de ''Convertir Adjuntos a PDF nico''.
o Pestaa de Datos

Se permite seleccionar entre un intervalo de fechas, las Actuaciones Realizadas (Actuales, Judiciales, Extrajudiciales, Notas) y las Anotaciones de Agenda (Sealamiento, Vencimiento, Recordatorios) que se van a adjuntar en la Notificacin.
44

Hay que tener en cuenta que en la Plantilla se ha tenido que insertar las variables que hacen referencia a las Actuaciones y Anotaciones de Agenda.
o Pestaa de Adjuntos

Se permite seleccionar los Documentos Adjuntos que se desea Notificar en cada momento, pulsando en el ''Botn de ''. Y se permite Convertir los Documentos seleccionados en Formato: Pdf o en ficheros con Formato Zip, o incluso Comprimir cada Archivo Adjunto por separado en Zip.
o Pestaa de Comentario

Se define el Comentario o las Observaciones que se quiere aadir a la Notificacin.

o Pestaa de Mail

Se define la Configuracin del Asunto del Mail. El Asunto del E-mail, puede estar compuesto por el Texto del Encabezado + el nombre del Titular + Mi Referencia o la Referencia del Destinatario + el Nombre del Cliente + el Nombre del Contrario + el Nombre del Juzgado Judicial, el Proceso y el NExp.

1.6.5.e. Crear Anotacin de Agenda desde Actuacin.

La funcionalidad del Botn de de las Actuaciones de un Expediente. Este proceso consiste en:

es crear ''Anotaciones de Agenda'' partiendo

Seleccionar la Actuacin sobre la que se va a crear la ''Anotacin de

Agenda'', pulsar en el Botn de o seleccionar con Botn derecho, la opcin de 'Nueva Anotacin de Agenda'.

45

 Se muestra la pantalla de crear una Anotacin de Agenda con datos de la

Actuacin como: ''Fecha'', ''Texto'', ''Usuario'', y el ''Expediente'' del que viene. La Anotacin de Agenda, se puede guardar con los datos que genera la aplicacin o con las modificaciones que el Usuario realice.

46

En el momento que se pulse

, se crear la Nueva Cita en la Agenda.

Si desea que la Anotacin en la Agenda forme parte de la lista de Actuaciones Realizadas marque la opcin Copiar como actuacin y se crear como una Actuacin dentro del expediente.
Desde la Agenda o desde la pantalla de Actuaciones, seleccionando el filtro

de cabecera 'Agenda', se permiten consultar las Anotaciones de Agenda creadas, se muestran en color Rojo cuando no estn Realizadas y en color Negro cuando ya estn Realizadas, aunque hay que tener en cuenta que a pesar de estar la Anotacin Pendiente se mostrar en negro cuando tienen una fecha anterior a la del sistema.

La aplicacin permite crear a partir de una Actuacin: Sealamientos, Vencimientos, y Recordatorios de las Anotaciones en la Agenda. Tambin se permite consultar las Anotaciones de Agenda que tiene asociada una Actuacin con la opcin Ver Agenda del Botn derecho.

47

1.6.6.

Agenda.

1.6.6.a. Anotaciones de Agenda. Desde la pantalla principal de Expedientes con el Botn de las Anotaciones de Agenda que tiene asociado el Expediente. se permite ver

En esta pantalla se van a mostrar todas las Anotaciones de Agenda que estn relacionadas con el Expediente, en color Rojo cuando no estn Realizadas y en color Negro cuando ya estn Realizadas.

48

Para dar de alta una nueva anotacin de agenda se debe pulsar en el botn Nuevo o con botn derecho 'Nueva Anotacin de Agenda'.

1.6.7.

Econmico.

1.6.7.a. Econmico del Expediente Judicial. Para acceder a la pantalla del seguimiento econmico del Expediente, se debe pulsar en el Botn de de la pantalla principal del Expediente.

En dicha pantalla se permite ''Crear y Consultar'' los Conceptos econmicos que estn asociados al Expediente.

49

Para dar de alta Conceptos Econmicos hay dos opciones: pulsar en el Botn de seleccionar con Botn derecho la opcin de 'Nuevo Concepto'.

Los conceptos econmicos que contempla INFOLEX Gestin Estudio son: Honorarios. Es el Importe monetario de los servicios realizados por el estudio. Gastos. Es el Importe de los gastos del Estudio originados por el encargo profesional realizado y que van a ser repercutidos a nuestros clientes.

50

Una vez que se han registrado los conceptos econmicos, la aplicacin permite generar un informe de los datos, con tan solo posicionarse con botn derecho sobre la grilla y seleccionar la opcin de 'Exportar a Excel' o 'Exportar a Word'.

INFOLEX Gestin Estudio ofrece tambin la posibilidad de Copiar - Pegar Conceptos Econmicos de un Expediente a otro, para realizar dicho proceso se deben realizar los siguientes pasos: 1. Posicionarse en el apartado 'Econmico' de Expediente, escoger el 'Concepto Econmico a Copiar', seleccionar con Botn Derecho la Opcin de 'COPIAR'. La aplicacin permite de Copiar ms de un concepto a la vez, con tan solo seleccionar los Conceptos Econmicos a Copiar, y pulsar a la vez la Tecla 'Ctrl'.

51

2. Posicionarse en el apartado 'Econmico' del 'Expediente Destino', y seleccionar con Botn Derecho la Opcin de 'Pegar'.

De esta forma, el Concepto Econmico copiado va a estar tanto en el Expediente Origen como en el Expediente Destino.

1.6.8.

Saldos.

1.6.8.a. Saldos del Expediente Judicial.

Desde la pantalla principal del Expedientes pulsando en el Botn de consultar los saldos que estn asociados al Expediente.

se permite

52

1.6.9.

Documentos.

1.6.9.a. Documentos del Expediente Judicial. Desde la pantalla principal del Expediente, pulsando el Botn de se permite consultar los Documentos que tiene asociado un Expediente, y mediante los siguientes ''Adjuntar Documentos al Expediente'', ''Escanear'', o ''Crear'' unos botones: nuevos Documentos.

1.6.10.

Pestaa Ms Datos.

1.6.10.a. Pestaa Ms Datos del Expediente. En la Pestaa de Ms Datos, se permite completar la informacin del Expediente.

53

En el campo de Alarma se permite escribir un Texto que la aplicacin va a mostrar al Usuario en el momento de entrar en el Expediente. Es muy til cuando el Expediente requiere un Recordatorio especial. Y en el apartado de Expedientes Relacionados se permite relacionar un Expediente con otros, pulsando el Botn de .

Una vez seleccionado el Expediente se debe definir si el Expediente aadido va a ser un Expediente relacionado, subordinado, o principal. En el momento que se pulse en el Botn de Aceptar los Expedientes quedarn en la pantalla relacionados, por lo que la aplicacin va a aadir un Icono como este principal.

1.7.
1.7.1.

Asesoras.
Expedientes de Asesoras.

La finalidad de los Expedientes Asesoras es la de permitir llevar todos los asuntos en los que el objetivo es firmar un Contrato. Se debe temer en cuenta, que el seguimiento de un Expediente de Asesoras se lleva a cabo registrando: las Actuaciones, las Anotaciones de Agenda, los Escritos, el proceso de notificacin del seguimiento del Expediente, a travs de los diferentes medios de comunicaciones (carta, fax, e-mail) e incluso, se permite extraer toda la informacin que se precise, mediante Informes o Listados en diversos formatos (Excel, Pdf, Word), pudiendo organizarlos dentro de carpetas segn sus funcionalidades. Para acceder al mdulo de expedientes, se debe ir al ''Men Principal'' / ''Expedientes'' y seleccionar la entrada de men que corresponda, en este caso Asesoras.

54

En este apartado se va a detallar el conjunto de informacin que se puede gestionar en un Expediente Asesoramiento. Desde este mdulo se van a poder realizar las siguientes acciones:

Gestionar de manera integra el Expediente pudiendo hacer bsquedas por mltiples criterios. Registrar Actuaciones Asesoramiento o Notas. Ver las Anotaciones en Agenda asociadas al Expediente Asesoramiento pudiendo acceder directamente a ellas sin necesidad de ir al mdulo de Agenda y diferenciando las Pendientes de las Realizadas. Posibilidad de dar de alta nuevas Anotaciones desde la Consulta de Agenda. Realizar la gestin econmica del Expediente pudiendo anotar conceptos econmicos. Comprobar el saldo del Expediente. Conocer el conjunto de Documentos que se han adjuntado al histrico del Expediente.

La pantalla principal del Expediente de Asesoramiento incluye los campos con los datos ms representativos del Expediente junto con un conjunto de botones que permitirn acceder a otros mdulos dependientes del mismo como son Actuaciones, Agenda, Econmico, Saldos, y Documentos. La pantalla principal de los Expedientes Asesoramiento se encuentra dividida en Pestaas de:

Expedientes. Relacionados. Ms datos. Crear un Expediente Asesoras. Modificar un Expediente Asesoras. Eliminar un Expediente Asesoras. Consultar un Expediente Asesoras. Archivar un Expediente Asesoras.

Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con Expedientes Judiciales.

1.7.2.

Crear Expediente de Asesoras.

Para crear un ''Expediente Asesoras'' se deben seguir los siguientes pasos:

Desde el Men Principal, se accede al apartado de los Expedientes /

Expedientes Asesoras.

55

 Hacer click en el Botn

y rellenar en la pantalla los datos del Expediente. El nico dato obligatorio para crear el Expediente es un Tipo de Implicado de tipo Cliente.

Una vez introducidos todos los datos del Expediente se debe pulsar en el

. Botn de Si se quiere realizar algn cambio en el Expediente, se debe pulsar antes en el Botn de para abrirlo. Los datos ms destacados de la pantalla principal del Expediente Asesoras son:
Nmero de Expediente: es el Cdigo que permite identificar el Expediente.

Una vez asignado un nmero de Expediente, es posible cambiar la numeracin, pero solamente si lo hace un Usuario con perfil de Administrador. El N de Expediente se divide en cuatro partes:

'Serie': La Serie indica el tipo de expediente. 'Nmero': es un campo automtico y por otro lado necesario. Si el Usuario no pone ningn valor, el sistema asigna el nmero siguiente al del ltimo Expediente en funcin de la Serie y el Ao introducido. No es necesario introducir un nmero de expediente ya que INFOLEX Gestin Estudio dar el siguiente nmero que corresponda. 'Ao': Utilizado si se desea clasificar el Expediente por aos. El sistema propone el actual. est compuesto por cuatro dgitos. 'Nmero': es un campo automtico y por otro lado necesario. Si el Usuario no pone ningn valor, el sistema asigna el nmero siguiente al del ltimo Expediente en funcin de la Serie y el Ao introducido. 'Subnmero': es un campo de introduccin manual y que se puede utilizar para crear subexpedientes de uno Principal. Resp.: es el Responsable del Expediente. Generalmente ser el Letrado encargado de llevar el Asunto. Fecha Alta: es la Fecha de Recepcin del Expediente. Estado: es la informacin que se encuentra a continuacin de la Fecha de Recepcin y hace referencia a si el Expediente est Activo o Archivado. Hay que tener en cuenta que solo lo va a poder Archivar el Usuario que tenga Permiso para hacerlo. Objeto: es el Objeto o el tema del Expediente. Descripcin: es un texto libre que describe el Expediente y que sirve para aclarar ms el objeto del proceso.
56

 Implicados.

Para dar de alta los Implicados que intervienen en un Expediente Asesoramiento, tan solo hay que posicionarse en la parte inferior de la pantalla y con Botn derecho seleccionar la opcin de ''Nuevo Implicado''. La aplicacin permite introducir tantos implicados como personas tengamos dadas de alta en Personas.

El nico Tipo de Implicado que la aplicacin obliga para crear es el Tipo Cliente.

Autodefinibles: En el apartado de autodefinibles se permite visualizar los campos libres, definidos anteriormente en Ficheros de Apoyo/ Autodefinible, y que tengan un inters especial para el usuario y que no estn definidos por programa.

Relacionados: Se va permitir asociar o relacionar cualquier Expediente al que tenemos en pantalla.

57

Ms Datos: Se van a definir las Observaciones, la Alarma y la Tarifa a aplicar al Expediente.

1.7.3.

Consultar Expediente de Asesoras.

Para consultar un Expediente Asesoramiento se deben realizar los siguientes pasos:

En el Men Principal, localizar el Mdulo de Expedientes y seleccionar la

opcin Expedientes de Asesoras'.

Los criterios de Bsqueda de Expedientes son los siguientes:

o Nmero de Expediente, permite buscar por cualquiera de los 4 datos del

nmero de Expediente: 'Serie', 'Ao', 'Nmero' o 'Subnmeros'. o Estado, permite buscar el Estado del Expediente: activo, archivado o ambos. o Cliente y Referencia es el Cliente del Asunto y su Referencia. o Objeto es campo de F3 que permite seleccionar un Objeto dado de alta en Ficheros de apoyo, y que se refiere al tema del Asunto. o Letrado y Referencia es el Letrado del Asunto y su Referencia. o Descripcin, campo que permite buscar el expediente asesoramiento por la descripcin. o Contrario y Referencia, es el Contrario del Asunto y su Referencia. o Intervalo de Sin Movimiento y de Movimiento, para localizar Expedientes Con o Sin Movimiento Asesoramiento entre las fechas introducidas. o Responsable y su Referencia, es el Responsable del Expediente. o Tercero y su Referencia, campo de tipo F3, que permite buscar por el Tercero. o Escribano y su Referencia, campo de tipo F3 que permite buscar por el Escribano.
58

o Autodefinible, permite elegir de una lista desplegable el Autodefinible por el

que se quiere filtrar los resultados, dependiendo del tipo del valor elegido se muestra unos campos u otros. o Intervalo de Fechas Desde - Hasta, mediante este intervalo de fechas se permite realizar bsquedas de expedientes por la Fecha de Alta. o Ref Archivado, mediante este filtro se permite realizar bsquedas por la Referencia de los Expedientes Archivados.

permite realizar bsquedas genricas de los Implicados, y sus Referencias

Una vez seleccionados los filtros de bsqueda, se debe pulsar en el Botn de

, para obtener los resultados.

Se permite visualizar los Implicados de un Expediente, con tan solo posicionarse con botn derecho del mouse sobre el expediente a consultar.

59

1.7.4.

Modificar Expedientes de Asesoras.

Para modificar un Expediente de Asesoras se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el expediente de asesoras que se quiere Modificar.

Hacer doble click sobre el registro para que se abra el expediente a modificar. Y

desde la pantalla del expediente realizar los cambios y pulsar en el Botn de para que las modificaciones se guarden.

60

1.7.5.

Eliminar Expedientes de Asesoras.

Para borrar un expediente de Asesoras se deben seguir los siguientes pasos: 1. Localizar el Expediente que quiere borrar.

2. Desde la pantalla principal del Expedientes, pulsar en el Botn de

3. La aplicacin antes de Borrar el Expediente de Asesoras, va a pedir mediante un mensaje una Confirmacin del Borrado. Teniendo en cuenta, que si el Expediente de Asesoras tiene asociadas por ejemplo Actuaciones, Anotaciones de Agenda, Documentos..etc, la aplicacin no permitir Borrar el Expediente de Asesoras hasta que no se elimine esa informacin.

61

1.7.6.

Archivar Expedientes de Asesoras.

Archivar un Expediente de Asesoras es cambiarlo de Estado, para ello hay que seleccionar de la cabecera de la pantalla principal la opcin de Archivado. Hay que tener en cuenta, que solo va a poder Archivar los Expedientes, aquellos usuarios que tengan permiso para hacerlo. Si un usuario no tiene permiso, dicho campo va a estar deshabilitado.

Al Archivar el Expediente se puede aadir la siguiente informacin:

Fecha de Archivo. Referencia de

Archivo. Observaciones de Archivo. Fecha de Archivo Procesal. Fecha de Archivo Econmico.

La aplicacin permite consultar los ltimos Expedientes Archivados, pulsando en la etiqueta de ''Ver ltimos Archivados''.

62

2.

Actuaciones.

2.1.1.a. Crear Actuaciones. Para dar de alta una Actuacin en un expediente de asesoras se deben seguir los siguientes pasos:

Desde la pantalla principal del Expediente, se debe pulsar en el Botn

Una vez en la pantalla de Actuaciones, se debe hacer click en el Botn seleccionar la opcin de Nueva Actuacin del Botn derecho.

63

Definir los datos de la Actuacin, y pulsar en el Botn de

Los datos ms significativos de la pantalla de consulta de actuaciones de asesoras son los siguientes:

E. Indica si la Actuacin tiene algn Documento asociado. Fecha. Muestra la Fecha de la Actuacin. Clase. Permite hacer filtro por asesoramiento, y Notas. A. Indica si la actuacin tiene alguna Anotacin de Agenda asociada. C. Indica si la actuacin ha sido comunicada. Usuario. Abreviatura del Usuario o Responsable de la Actuacin. Texto. Es el Texto de la Actuacin.

64

Desde la pantalla de Actuaciones de un expediente de asesoras se pueden realizar los mismos procesos que desde una actuacin de un expediente judicial,:
Adjuntar un documento a una actuacin Escanear un documento en una actuacin Crear un documento nuevo en la actuacin Consultar Documentos de la actuacin. Arrastrar correos electrnicos a INFOLEX Gestin Estudio. Asociar documentos a INFOLEX Gestin Estudio. Copiar / Pegar actuaciones.

2.1.1.b. Consultar Actuaciones. Para consultar las Actuaciones de un Expediente de Asesoras, se deben seguir los siguientes pasos:

Localizar el Expediente, del que se quieren consultar sus Actuaciones. Pulsar en el Botn de

65

En la cabecera de la pantalla de Actuaciones, se permite:

Navegar hasta la pantalla principal del Expediente haciendo doble click sobre el Icono . o Mediante el Icono de se permite Enviar un Mail a cualquier implicado del expediente o incluso a otra persona que est en base de datos. o Seleccionar unos filtros u otros para que la consulta de actuaciones sea ms concreta: - Los Tipos de Actuaciones sirven para consultar un Tipo de Actuacin en concreto o todas las Actuaciones de todos los tipos. - Seleccionar la opcin de 'Realizadas', cuando interesa solo ver las Actuaciones que ya estn Realizadas, o la opcin de 'Agenda', cuando interesa ver las Actuaciones que tienen Anotaciones de Agenda. Dependiendo de cmo se encuentren las Actuaciones, se van a mostrar con un Icono u otro: - El Icono de - El Icono de - El Icono de - El Icono de , cuando las Actuaciones estn Comunicadas. , o de , cuando las Actuaciones tienen Documentacin adjunta.

, cuando las Actuaciones tienen Anotaciones en la Agenda. , cuando las Actuaciones tienen Anotaciones de Agenda Realizadas.

Y dependiendo del estado en el que se encuentren se mostrarn en un color u otro, siempre que este activado el Parmetro de Actuaciones / Controlar Resuelta.

66

2.1.1.c. Eliminar Actuaciones. Para borrar una Actuacin se deben seguir los siguientes pasos:
Localizar el expediente, del que se quieren Eliminar Actuaciones. Pulsar en el Botn de

. Una vez en la pantalla de Actuaciones, se debe seleccionar la Actuacin a borrar y hacer click en el Botn de Eliminar. o seleccionar con botn derecho, la opcin

En el caso de que la Actuacin tenga documentos asociados, la aplicacin muestra un mensaje informndolo, aunque se permite su borrado.

67

2.1.1.d. Notificar Actuaciones. Desde la pantalla de Actuaciones se va permitir Notificar una Actuacin mediante el Botn de o seleccionar con Botn derecho, la opcin de 'Notificar'.

Una vez en la pantalla de Notificacin de Actuaciones, se debe seleccionar las personas que se quiere comunicar y los medios de comunicacin por los que se va a realizar: Carta, y/ o, Fax y/ o E-Mail. Para poder notificar por fax debe tener disponible una lnea de fax. Las notificaciones por carta generan el escrito en el procesador de textos del equipo local y las notificaciones por e-mail envan el mail utilizando el servicio de mail de INFOLEX Gestin Estudio. Consulte el registro de comunicaciones para ver el estado On-Line de dichas comunicaciones.

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La pantalla de Notificar se compone de una Cabecera y de varias Pestaas, que permiten configurar el envo de las comunicaciones
o Cabecera: 'Check,' que permite seleccionar entre todos los Implicados del Expediente, a los que se les quiere enviar la Notificacin.

Teniendo en cuenta que dicho check viene marcado por defecto cuando: - Se va a Notificar una Actuacin y el Implicado tiene marcado en la Pestaa Comunicaciones de su ficha, el check de 'Tipo de Comunicaciones': 'Seguimiento' . - Se va a Notificar un Concepto Econmico y el Implicado tiene marcado en la Pestaa Comunicaciones de su ficha, el check de 'Tipo de Comunicaciones': 'Econmico' .
Nombre, de la Persona o Implicado del Expediente. Tipo de Implicacin dentro del Expediente. Puede ser cualquier Persona

del Expediente, o incluso un Implicado Libre que no tenga nada que ver con el Expediente. Escrito, Plantilla que va a fusionar los datos del Expediente, y que se va a enviar al Implicado. Medios de Comunicacin (Carta, Fax, Mail) por los que se permite enviar la Notificacin.
o Pestaa de Opciones

Se permite definir:

Si se incluye o no el Escrito seleccionado en la Cabecera. Si se desea Mensaje de Confirmacin del Envo. Carta

Si el medio de comunicacin es una Carta, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuacin. Y la posibilidad de visualizar la Notificacin en el Ordenador o Procesador antes de enviarla o por el contrario enviarla directamente a la Impresora, pudiendo indicar el N de Copias cuando se notifica por Carta a travs de la Impresora.

Fax

Si el medio de comunicacin es Fax, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuacin. Definir el Nmero de Pginas que se quiere envar cada Archivo Adjunto, y si se desea o no Previsualizar la Notificacin antes de Enviar al Fax.

Mail

Si el medio de comunicacin es Mail, se permite Incluir o no los archivos Adjuntos de la Actuacin, se permite Previsualizar el Mail antes de enviarlo, se permite Solicitar Confirmacin de Lectura, se permite Convertir los Archivos Adjuntos a Pdf, se permite incluir el Escrito fusionado con los datos del Expediente en el Cuerpo del Mail, se permite definir un Asunto (teniendo en cuenta que este Asunto se puede configurar desde la Pestaa de Mail). Hay que tener en cuenta que la aplicacin solo va a poder adjuntar en el Cuerpo del E-mail, los Documentos de Tipo: Doc, Docx, o Rtf.

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A la hora de Notificar por mail, INFOLEX Gestin Estudio ofrece la posibilidad de convertir todos los Adjuntos a enviar en un nico documento de PDF, para ello hay que activar el check de ''Convertir Adjuntos a PDF nico''.
o Pestaa de Datos

Se permite seleccionar entre un intervalo de fechas, las Actuaciones Realizadas (Actuales, Judiciales, Extrajudiciales, Notas) y las Anotaciones de Agenda (Sealamiento, Vencimiento, Recordatorios) que se van a adjuntar en la Notificacin. Hay que tener en cuenta que en la Plantilla se ha tenido que insertar las variables que hacen referencia a las Actuaciones y Anotaciones de Agenda.
o Pestaa de Adjuntos

Se permite seleccionar los Documentos Adjuntos que se desea Notificar en cada momento, pulsando en el ''Botn de ''. Y se permite Convertir los Documentos seleccionados en Formato: Pdf o en ficheros con Formato Zip, o incluso Comprimir cada Archivo Adjunto por separado en Zip.
o Pestaa de Comentario

Se define el Comentario o las Observaciones que se quiere aadir a la Notificacin.

o Pestaa de Mail

Se define la Configuracin del Asunto del Mail. El Asunto del E-mail, puede estar compuesto por el Texto del Encabezado + el nombre del Titular + Mi Referencia o la Referencia del Destinatario + el Nombre del Cliente + el Nombre del Contrario + el Nombre del Juzgado, el Proceso y el NExp. 2.1.1.e. Crear Anotacin de Agenda desde Actuacin.

es crear ''Anotaciones de Agenda'' partiendo La funcionalidad del Botn de de las Actuaciones de un expediente de Asesoramiento. Este proceso consiste en:
Seleccionar la Actuacin sobre la que se va a crear la ''Anotacin de Agenda'',

pulsar en el Botn de Anotacin de Agenda'.

o seleccionar con botn derecho, la opcin de 'Nueva

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Se muestra la pantalla de crear una Anotacin de Agenda con datos de la Actuacin como: ''Fecha'', ''Texto'', ''Usuario'', y el ''Expediente Asesoras'' del que viene. La Anotacin de Agenda, se puede guardar con los datos que genera la aplicacin o con las modificaciones que el usuario realice.

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, se crear la nueva cita en la agenda. Si En el momento que se pulse desea que la Anotacin en la Agenda forme parte de la lista de Actuaciones Realizadas marque la opcin Copiar como actuacin y se crear como una Actuacin Pendiente de Resolver.

Desde la Agenda o desde la pantalla de Actuaciones, seleccionando el filtro de cabecera 'Agenda', se permiten Consultar la Anotaciones de Agenda creadas, teniendo en cuenta que se muestran en color Rojo cuando no estn Realizadas y en color Negro cuando ya estn Realizadas, aunque hay que tener en cuenta que a pesar de estar la Anotacin Pendiente se mostrar en Negro cuando tienen una fecha anterior a la del sistema.

2.1.2.

Agenda.

2.1.2.a. Anotaciones de Agenda. Desde la pantalla principal del expediente de asesoras, pulsando en el Botn de se permite ver las Anotaciones de Agenda que tiene asociado el expediente de asesoras.

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, la aplicacin navega hasta la pantalla de Al pulsar en el Botn de Actuaciones con la opcin de Agenda seleccionada.

En esta pantalla se van a mostrar todas las Anotaciones de Agenda que estn relacionadas con el Expediente, en color rojo cuando no estn Realizadas y en color negro cuando ya estn Realizadas. Y desde esta misma pantalla pulsando en el Botn de Anotacin de Agenda. , se permite crear otra

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2.1.3.

Econmico.

2.1.3.a. Econmico del Expediente de Asesoras. Para acceder a la pantalla del seguimiento econmico del Expediente, se debe pulsar en el Botn de de la pantalla principal del expediente de asesoras. En dicha pantalla se permite ''Crear y Consultar'' los Conceptos econmicos que estn asociados al Expediente.

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Para dar de alta Conceptos Econmicos hay dos opciones: pulsar en el Botn de seleccionar con Botn derecho la opcin de 'Nuevo Concepto'.

Los conceptos econmicos que contempla INFOLEX Gestin Estudio son: Honorarios. Es el Importe monetario de los servicios realizados por el estudio. Gastos. Es el Importe de los gastos del Estudio originados por el encargo profesional realizado y que van a ser repercutidos a nuestros clientes.

Una vez que se han registrado los conceptos econmicos, la aplicacin permite generar un informe de los datos, con tan solo posicionarse con botn derecho sobre la grilla y seleccionar la opcin de 'Exportar a Excel' o 'Exportar a Word'.

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. INFOLEX Gestin Estudio ofrece la posibilidad de Copiar - Pegar Conceptos Econmicos de un Expediente a otro, para realizar dicho proceso se deben realizar los siguientes pasos: 1. Posicionarse en el apartado 'Econmico' de Expediente, escoger el 'Concepto Econmico a Copiar', seleccionar con Botn Derecho la Opcin de 'COPIAR'. La aplicacin permite de Copiar ms de un concepto a la vez, con tan solo seleccionar los Conceptos Econmicos a Copiar, y pulsar a la vez la Tecla 'Ctrl'.

2. Posicionarse en el apartado 'Econmico' del 'Expediente Destino', y seleccionar con Botn Derecho la Opcin de 'Pegar'.

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De esta forma, el Concepto Econmico copiado va a estar tanto en el Expediente Origen como en el Expediente Destino.

2.1.4.

Saldos.

2.1.4.a. Saldos del Expediente de Asesoras.

Desde la pantalla principal de Expedientes pulsando en el Botn de consultar los saldos que estn asociados al Expediente.

se permite

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2.1.5.

Documentos.

2.1.5.a. Documentos del Expediente de Asesoras. Desde la pantalla principal del Expediente, pulsando el Botn de se permite consultar los Documentos que tiene asociado un Expediente, y mediante los siguientes botones: ''Adjuntar Documentos al Expediente'', ''Escanear'', o ''Crear'' unos nuevos Documentos.

2.1.6.

Pestaa Relacionados

2.1.6.a. Expediente de Asesoras - Pestaa Relacionados. En la Pestaa de Relacionados, se permite relacionar un expediente con otros, pulsando el Botn de .

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En el momento que estn relacionamos, la aplicacin va a aadir un Icono como este en la pantalla principal.

2.1.7.

Pestaa Ms Datos.

2.1.7.a. Expediente de Asesoras - Pestaa Ms Datos. En la Pestaa de Ms Datos, se permite completar la informacin del Expediente de Asesoras.

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La informacin adicional que puede incorporar es:

Observaciones: campo que permite aadir al Expediente toda la informacin que considere relevante, pudindose consultar dicha informacin teniendo el Expediente Cerrado.

Alarma: campo que permite escribir un Texto que la aplicacin va a mostrar al usuario en el momento de entrar en el Expediente. Es muy til cuando el Expediente requiere un Recordatorio especial.

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3.
3.1.

Agenda
Crear Anotacin de Agenda.

La finalidad de la Agenda es visualizar los Sealamientos, Vencimientos, Recordatorios de un usuario de INFOLEX Gestin Estudio. Mediante los filtros de la cabecera se permite consultar las Anotaciones de Agenda dadas de alta, y crear nuevas citas. La aplicacin permite ver las Anotaciones mediante diferentes vistas:
Diaria. Presenta las Anotaciones de Agenda a Fecha del Sistema, aunque

se permite seleccionar cualquier fecha en el Calendario. Semanal. Presenta las Anotaciones de Agenda en la Semana que contiene la Fecha del Sistema, aunque permite seleccionar cualquier Semana en el Calendario. Mes. Presenta las Anotaciones de Agenda en el Mes que contiene la Fecha del Sistema, aunque permite seleccionar cualquier Mes en el Calendario. Para crear una Anotacin de Agenda se debe ir al mdulo de Agenda, seleccionado el botn de o con botn derecho, 'Nueva Actuacin de Agenda'.

A la hora de crear una Anotacin de Agenda se debe tener en cuenta que hay campos que son obligatorios como la ''Fecha Realizacin, de Aviso'', el ''Texto'', ''Origen de Agenda'', ''Destino de Agenda'....etc.'

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Campos principales a la hora de Crear una Anotacin de Agenda:

Tipo de Anotaciones: - Sealamientos, sirve para anotar Sealamientos. Por ejemplo, Vistas o Declaraciones. - Vencimientos, sirve para anotar Vencimiento de Plazos. Por ejemplo, Vencimiento para presentacin de Demanda. - Recordatorios, sirve para anotar cualquier otra cosa que no sea Sealamiento y Vencimientos.

Las Anotaciones de Agenda pueden ser de tres tipos:

Calendario de Realizacin.

El Calendario de Realizacin, por defecto se carga con el mes de la fecha del sistema, aunque mediante las flechas se puede cambiar de mes, y en el que se indica la Fecha en la que se va a realizar la Anotacin. Uno para la fecha de realizacin que es la fecha en la que se debe realizar la anotacin y otro para la fecha de aviso que es la fecha a partir de la cual se desea que la agenda avise de que esa tarea est pendiente de realizar.

Calendario de Aviso.

El Calendario de Aviso, por defecto se carga con el mes de la fecha del sistema, aunque mediante las flechas se puede cambiar de mes, y en el que se indica la Fecha de Aviso a partir de la cual se desea que la Agenda avise de que esa Tarea est pendiente de realizar.

Leyenda de Colores.

La aplicacin ofrece una leyenda de colores para visualizar las feriados del Calendario,

Ver Calendario.

Con la opcin Ver Calendario, se navega hasta el Calendario del mdulo de Ficheros de Apoyo.
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Plazo:

En el campo Plazo se definen los Das ( Hbiles, Continos ) para realizar un clculo automtico de la Fecha de Realizacin y de Aviso, teniendo en cuenta los feriados marcadas en el Calendario y los Parmetros de 'Domingos Inhbiles' y 'Febrero Inhbil'. Se considera:
o

Da Contino, cuando se tiene en cuenta todos los das, incluido Festivos y Fines de Semana. o Da Hbil, cuando no se tiene en cuenta Ni Festivos ni Domingos.

Fecha Realizacin:

La fecha de Realizacin por defecto es la fecha del Sistema, aunque el Usuario lo puede modificar por la que convenga en cada caso, y puede ser calculada automticamente por el sistema si se define un Plazo. Cuando se registra una Anotacin de Agenda en un da Festivo, se visualiza un mensaje de advertencia, informando que la Fecha de Realizacin no es da hbil, aunque se permite continuar con el registro de la anotacin.

Das de Aviso.

En el campo Das de Aviso, se van a definir los das con los que se quiere avisar al Usuario de que tiene una Anotacin de Agenda. Los das pueden ser :Hbiles, o Naturales, o Administrativo.

Fecha Aviso:

La fecha de Aviso por defecto es la fecha del Sistema, aunque el Usuario lo puede modificar por la que convenga en cada caso, y puede ser calculada automticamente por el sistema si se define un los das con los que se quiere Avisar, o si se define un Plazo.

Aviso.

Se permite avisar al usuario destinatario, antes de la fecha / hora de realizacin de la anotacin, no en el momento que se crea la anotacin de agenda. Hay que tener en cuenta, que si la anotacin de agenda en la que se est creando el aviso va dirigida a varios destinatarios, se crearn los avisos de forma automtica para cada uno de los destinatarios, y si se modifica el aviso general se modificar en todas las anotaciones de agenda. Tambin se debe de tener en cuenta, que si la anotacin de agenda no tiene responsable, se crear un aviso para todos los usuarios, y si alguien lo pospone o lo descarta lo har para todos. La aplicacin mostrar los avisos peridicamente cada 60 segundos. El proceso de avisos de agenda consiste en lo siguiente: 1. Desde el campo de 'Aviso' de la anotacin de agenda se define el tiempo de antelacin con el que se le va a avisar al usuario destino de la realizacin de una anotacin de agenda.

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2. Cuando llegue el vencimiento del aviso, la aplicacin mostrar un mensaje informando del asunto de la anotacin de agenda as como de su vencimiento. En cualquier momento, desde el icono de la campana se permite consultar todos los avisos pendientes de las anotaciones de agenda.

3. Una vez que el aviso este en pantalla, la aplicacin permite realizar las siguientes acciones:

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- Abrir Elemento: pulsando sobre el botn se abre la pantalla de la anotacin de agenda. - Descartar Todas: pulsando sobre este botn 'Descantar Todos' se descartan todos los avisos pendientes. - Descartar: pulsando sobre este botn 'Descartar' se descarta solo el aviso seleccionado. - Posponer: campo en el que se indica el tiempo que se quiere posponer la anotacin de agenda.
Texto

En el campo Texto se define la descripcin de la Anotacin de Agenda.

De.

En el campo 'De', se define el Origen o Remitente de la Anotacin de Agenda.

Para.

En el campo 'Para' se define el Destino o Responsable de la Anotacin de Agenda. La aplicacin permite dar de Alta una Anotacin de Agenda seleccionando varios destinatarios simultneamente.

Si esta activado el Parmetro de '' Activar Seguimiento Comn'', se permite llevar un Seguimiento Comn de la Realizacin de las Anotaciones de Agenda. Este Parmetro solo tiene sentido tenerlo activado cuando se tiene activado tambin el Parmetro ''Agenda Varios''. Por lo que al dar de alta una Anotacin de Agenda para Varios Destinatarios, la aplicacin ofrece la posibilidad de activar el check de ''Comn''. Al activarse el check del Seguimiento Comn, cuando un Usuario haga Modificaciones, Realice, Elimine....etc una Anotacin, la aplicacin va a

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preguntar mediante un mensaje si dichos cambios se quieren aplicar tambin las Anotaciones Comunes? - si se contesta ''Si'', la aplicacin realizar dichos cambios en el resto de Anotaciones que se crearon a la vez para diferentes Usuarios. - si se contesta ''No'', la aplicacin generar dichos cambios solo en esa Anotacin.
Privada

Campo de tipo check que puede tomar dos valores: activado y desactivado. Si el campo esta activado, dichas Anotaciones de Agenda sern Privadas, y solo las podr ver el Usuario al que pertenezcan dichas Anotaciones.
Avisar por Mail.

INFOLEX Gestin Estudio permite enviar un Mail a los destinatarios de la Anotacin de Agenda. El proceso consiste en crear la "Anotacin de Agenda", activar el Check de "Avisar por Mail" y pulsar "Guardar", para que automticamente INFOLEX Gestin Estudio enve un email a cada uno de los destinatarios que figuran en el campo "Para". Hay que tener en cuenta que la Anotacin de Agenda puede estar o no asociada a un Expediente: - Si la Anotacin de Agenda es libre, el mail se crea de la siguiente forma: o El Asunto se compone de: "Aviso Anotacin Agenda" + "Tipo Anotacin" + "Cuerpo de la anotacin". o El Cuerpo se compone de: el "Texto de la anotacin".

- Si la Anotacin de Agenda est asociada a un Expediente, el mail se crea de la siguiente forma: o El Asunto se compone de: "Aviso Anotacin Agenda" + "Tipo Anotacin" + "Fecha anotacin" + "N Expediente" "Cliente" + "Vs"+ "Contrario". o El Cuerpo se compone de: "Asunto" + "Texto de la anotacin". Hay que tener en cuenta que el Asunto del mail solo puede contener 200 caracteres, por eso dicho Asunto se vuelve a repetir en el cuerpo del mail y no puede tener ningn salto de lnea.

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Voz.

Este campo sirve para codificar las Anotaciones en la Agenda, y se facilita su visualizacin a travs de colores.

Comn.

Si se activa el Parmetro en Administracin / Agenda / '' Activar Seguimiento Comn'', se permite llevar un Seguimiento Comn de la Realizacin de las Anotaciones de Agenda. Este Parmetro solo tiene sentido tenerlo activado cuando se tiene activado tambin el Parmetro ''Agenda Varios''. Por lo que al dar de alta una Anotacin de Agenda para Varios Destinatarios, la aplicacin ofrece la posibilidad de activar el check de ''Comn''.

Al activarse el check del Seguimiento Comn, cuando un Usuario haga Modificaciones, Realice, Elimine....etc una Anotacin, la aplicacin va a preguntar mediante un mensaje si dichos cambios se quieren aplicar tambin las Anotaciones Comunes?

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 si se contesta ''Si'', la aplicacin realizar dichos cambios en el resto de Anotaciones que se crearon a la vez para diferentes Usuarios. si se contesta ''No'', la aplicacin generar dichos cambios solo en esa Anotacin.
Documento.

El campo Documento permite Adjuntar, Escanear o crear Nuevos Documentos, para la Anotacin de Agenda. Se debe tener en cuenta que solo se va a poder adjuntar documentos, cuando la Anotacin viene de un Expediente. Y si adems esta activado el Parmetro de ''Activar Control de Registro Externo'', la aplicacin ofrece la posibilidad de indicar en cada Documento su N de Registro de Entrada y Salida dado por un Registro de Entrada/Salida Externo.

Expediente

El campo Expediente permite asociar a una Anotacin de Agenda un Expediente de tipo: Judicial, o de Asesoramiento.
Realizada

Campo de tipo check que puede tomar dos valores: activado y desactivado. En el momento que este campo se active la Anotacin pasar de estar Pendiente a Realizada. Tambin se puede realizar en la Vista ''Hoy'', desde la columna 'R', es decir se puede Realizar las Anotaciones de Agenda desde el propio histrico, sin tener que entrar a la propia Cita. Estado de las Anotaciones: - Pendientes --> Las Anotaciones por defecto al darse de alta, se crean en estado de Pendientes, a no ser que la Anotacin de Agenda venga de una Actuacin de un Expediente que este realizada.
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- Realizadas --> Las Anotaciones pasan a Realizadas en el momento que se active el check de Realizada. Hay que tener en cuenta que si que est activado el Parmetro de 'Agenda a Actuacin', y la Anotacin de Agenda esta asociada a un Expediente, en el momento que se active el check de ''Realizada'', se crear tambin una Actuacin, como copia de la Anotacin de Agenda.

Y si adems esta activado el Parmetro de ' Visualizar Copiar Agenda a Actuacin --> Al realizar una anotacin de agenda y seleccionar copiarla como actuacin realizada, permite Previsualizar la actuacin para modificarla en su caso.

Botn

Al pulsar en el Botn de Peridica la aplicacin abre una pantalla para definir si esa periodicidad es Diario, Mensual, Trimestral, Semestral, y Anual. Para dar de alta una Cita Peridica, se debe pulsar en el Botn de para que la aplicacin navegue hasta la pantalla de 'Agenda Peridica'. ,

Una vez en la pantalla, la aplicacin permite seleccionar:

La Periodicidad que puede ser: Diario, Semanal, Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral, y Anual. Los Tipos de Das que pueden ser: Naturales, Hbiles, Administrativos. En el caso de seleccionar un Periodo Mensual, se permite escoger o no la opcin de ''ltimo Da del Mes'', y de crear Anotaciones de Agenda Peridicas una vez al Mes.

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Las Anotaciones de Agenda con Periodicidad Mensual se pueden crear de dos formas:
El ltimo da del Mes.

Se debe seleccionar en el campo Periodicidad, la opcin 'Mensual', activar el check de 'ltimo da del mes', seleccionar el Tipo de das ( Naturales, Hbiles, Administrativos), definir el 'Nmero de Repeticiones' y pulsar en el Botn de .
Una semana al Mes.

INFOLEX Gestin Estudio, ofrece la posibilidad de crear una anotacin de agenda peridica en una semana en concreto del mes, o por el contrario crearla en la fecha que corresponda, sin tener en cuenta las semanas.
o

Una semana al Mes.

Se debe seleccionar en el campo Periodicidad, la opcin 'Mensual', desactivar el check de 'ltimo da del mes', seleccionar una de las semanas del mes ( Primera Semana,..............Ultima Semana), seleccionar el da de la semana (Lunes.................Domingo), seleccionar el Tipo de das ( Naturales, Hbiles, Administrativos), definir el 'Nmero de Repeticiones, y pulsar en el Botn de . Nota: A la hora de generar las 'Anotaciones de Agenda' la Primera y la ltima Semana del Mes se debe tener en cuenta que: - Si se escoge que la 'Anotacin de Agenda' se repita un da de la primera semana del mes, y ese mes empiece en un da posterior al establecido, la Anotacin se registrar para el mismo da pero de la semana siguiente . - Y si se escoge que la 'Anotacin de Agenda' se repita un da de la ltima semana del mes, y ese mes termina un da anterior al establecido, la Anotacin se registrar para el mismo da pero de la semana anterior.

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Ninguna Semana del Mes.

Se debe seleccionar en el campo Periodicidad, la opcin 'Mensual', desactivar el check de 'ltimo da del mes', seleccionar ninguna semana ( registro en blanco), seleccionar el Tipo de das ( Naturales, Hbiles, Administrativos), definir el 'Nmero de Repeticiones, y pulsar en el Botn de .

El Nmero de Repeticiones: se define el nmero de veces que se quiere

repetir la Cita de la Agenda.

Pulsando en el Botn de , se genera el proceso de clculo teniendo en cuenta el Nmero de Repeticiones. Pulsando en el Botn de

, se muestra la Anotacin de Agenda que se ha generado para un determinado periodo.

Despus de comprobar que los valores elegidos en la anotacin son los correctos, se para que la Anotacin se cree. debe pulsar al Botn de Hay que tener en cuenta que: - Las Anotaciones Nuevas que se creen sern igual que la de Origen, es decir pertenecer al mismo ''Expediente'', misma ''Instancia'', mismo ''Usuario'' etc.., pero con diferente ''Fecha de Realizacin'' y de ''Aviso''. - Una vez que la Anotacin de Agenda tenga asociadas Anotaciones Peridicas, la aplicacin no permitir volver a crear ms Anotaciones Peridicas, solo se permite consultar las existentes. Cuando se intenta Borrar una 'Anotacin de Agenda' que tiene asociadas 'Anotaciones Peridicas', la aplicacin muestra un mensaje en el que informa que al Borrar la Anotacin se van a Borrar tambin las Anotaciones Peridicas.

Botn

Una vez que se hayan definido todos los datos referentes a la Anotacin de Agenda, se debe pulsar el Botn de Guardar, para que la Cita se haga efectiva.

Botn

Al pulsar el botn de Cancelar se cierra la pantalla de Nueva Anotacin de Agenda.

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3.2.

Consulta de Anotacin de Agenda.

La aplicacin ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla, que hacen de filtro para que la Consulta de Anotaciones sea ms fcil, as como tres vistas diferentes para presentar las Anotaciones: Diaria, Semanal, y Mensual.

Se permite ver un Resumen de la Anotacin de Agenda con la opcin ''Resumen'' del botn derecho.

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Cuando la Anotacin de Agenda tiene asociado un 'Expediente', la aplicacin mediante el Icono de permite navegar hasta el propio Expediente.

3.3.

Modificar Anotacin de Agenda.

La aplicacin permite modificar todos los datos de una Anotacin de Agenda ya creada. Los cambios se pueden hacer:

Manualmente sobre la propia Anotacin.

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Con la opcin de 'Posponer' del Botn derecho.

La aplicacin mediante esta pantalla permite Posponer la Fecha de Realizacin y de Aviso de una Anotacin de Agenda, definiendo: una Nueva Fecha, una Hora de Inicio, y de Fin, y calculando su Duracin.

Mover las Anotaciones de Agenda con los mismos criterios que se tienen en cuenta en el alta, por lo que se va a cambiar la Fecha de Realizacin.

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3.4.

Eliminar Anotacin de Agenda.

Las Anotaciones de Agenda se pueden Borrar: Seleccionando la Cita a Borrar, abrindola con doble click y pulsando el , o tecla de 'Supr'.

Botn de

Con la opcin ''Eliminar'' del botn derecho.

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4.
4.1.

Estado Diario
Parte de Horas.

La finalidad de este mdulo es poder consultar el Parte de Horas de un Responsable, y definir las Horas que han invertido en cada actuacin de los expedientes que pertenecen a ese Responsable o incluso hacer Anotaciones libres.

Responsable

El Responsable es un campo obligatorio tanto para el alta como para la consulta del Parte de Horas.
Intervalo de Fechas

Mediante los campos Fecha Desde-Hasta se permite seleccionar un intervalo de fechas para facilitar la Consulta de Horas. Desde el Parte de Horas, se van a poder Consultar y Registrar para un intervalo de tiempo, las Horas invertidas por un Responsable en las diferentes Actuaciones de los Expedientes, teniendo en cuenta que las Actuaciones registradas se van a poder consultar tambin desde la Revisin de Actuaciones.

Se permite asignar un 'Color' a las 'Actuaciones', tal y como se hace desde el propio mantenimiento de Actuaciones, con tan solo seleccionar en el campo 'Color', un color de la Paleta de colores.

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Desde el 'Estado Diario' se permite acceder a la Actuacin, con tan solo seleccionar el registro de la Actuacin y seleccionar con Botn derecho la opcin de 'Abrir'.

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4.2.

Actuaciones Libres.

La finalidad de esta pantalla es poder Consultar las Actuaciones Libres creadas en el Parte de Horas.

La aplicacin permite mediante los filtros de cabecera Consultar las Actuaciones Libres. Dependiendo de los filtros que se seleccionen y del intervalo de Fechas que se definan en la cabecera, se mostrarn unas Actuaciones u otras en la grilla. INFOLEX Gestin Estudio permite buscar actuaciones por los siguientes filtros de bsqueda:

Intervalo de Fechas.

Campos de Tipo Fecha en los que se permite definir el Intervalo de Fechas en las que se quiere Consultar las Actuaciones.

Estado.

Campos de Tipo F3, que permite seleccionar cualquier Estado dado de alta en Ficheros de Apoyo / Actuaciones / Estados.

Tipos de Actuaciones.

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar uno de los Tipos de Actuaciones dados de alta. O incluso filtrar aquellas Actuaciones que no tenga un o varios tipos de Actuacin en concreto.

Usuario.

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar el Usuario que tiene asociado la Actuacin.
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Texto.

Campo que permite buscar las actuaciones por el Texto de la Actuacin. Al tratarse de una pantalla de Consulta, la aplicacin no permite ni Crear, ni Modificar, ni Eliminar las Actuaciones. Solo se permite ''Copiar una Actuacin'', con tan solo posicionarse con botn derecho sobre el registro a copiar y seleccionar la opcin de ''Copiar''.

Una vez copiada la Actuacin Libre hay que posicionarse sobre el Histrico de Actuaciones de un Expediente y seleccionar la opcin del botn derecho 'Pegar', para que dicha Actuacin se agregue al Expediente.

4.3.

Revisin de Actuaciones.

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La finalidad de la pantalla de Revisin de Actuaciones es poder consultar todas las Actuaciones de todos los Expedientes e incluso las Actuaciones registradas desde el Parte de Horas.

En la Revisin de Actuaciones, la aplicacin permite mediante los filtros de cabecera Consultar las Actuaciones Pendientes o Resueltas de todos los Expedientes en las diferentes Estructuras Organizativas. Se permite filtrar las Actuaciones por los siguientes filtros:

Intervalo de Fechas.

Campos de Tipo Fecha en los que se permite definir el Intervalo de Fechas en las que se quiere Consultar las Actuaciones.

Estado.

Campos de Tipo F3, que permite seleccionar los Estados dadas de alta en Ficheros de Apoyo.

Usuario.

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar el Usuario que tiene asociado la Actuacin.

Solo ltima Actuacin.

Campo de Tipo check, que puede tomar dos valores: Activado o Desactivado. Si se activa, solo se van a visualizar las ltimas Actuaciones de cada Expediente. Tipo de Expediente. Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar uno de los diferentes tipos de expedientes: Judiciales, o de Asesoramiento. Texto. Campo que permite realizar bsquedas por el Texto de la Actuacin. Dependiendo de los filtros que se seleccionen y del intervalo de Fechas que se definan en la cabecera, se mostrarn unas Actuaciones u otras en la grilla.
100

Al tratarse de una pantalla de Consulta, la aplicacin no permite ni crear, ni modificar, ni eliminar Actuaciones, pero si se permite navegar hasta ellas, haciendo doble click sobre cualquiera de los registros que se muestran en la grilla. Adems si se pulsa sobre campo del Expediente, mostrado en color azul, se accede a la pantalla principal del expediente.

4.4.

Vacaciones / Ausencias.

La finalidad de la pantalla de ''Vacaciones / Ausencias'' es poder indicar las ausencias de los diferentes usuarios del Estudio. Con el control de las ausencias que se registra en esta pantalla, se va a poder verificar si un usuario va a estar o no disponible en el momento de asignarle una 'Anotacin de Agenda'. Para registrar las ausencias de los usuarios, se deben realizar los siguientes pasos: 1. Registrar los Tipos de Ausencias en el Mdulo de Ficheros de Apoyo \ Varios \ Tipos de Ausencias. Los tipos de ausencias van a servir para clasificar las ausencias del trabajo de los usuarios.

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2. Acceder desde el Mdulo del Parte Diario a la pantalla de Vacaciones- Ausencias, para registrar las ausencias anuales de cada usuario.

102

3. Para crear una Ausencia en el calendario, hay que posicionarse sobre los das en los que se quiere registrar las Ausencias, escoger con Botn derecho la opcin de 'Nuevo', y seleccionar el 'Tipo de Ausencia' que se quiere registrar.

4. En el calendario de ausencias, los das quedan marcados del color que corresponda segn el Tipo de Ausencia.

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5. Comprobar que al registrar una Anotacin de Agenda, la aplicacin avisa cuando el usuario no va a estar disponible

Tambin se permite generar un ''Informe de las Vacaciones y Ausencias'' de los Usuarios, y aadir a cualquier da del calendario unas ''Observaciones''.

104

Una vez que se haya seleccionado el ao sobre el que se quiere generar el Informe de las Ausencias, se debe hacer click sobre el icono . del Informe.

105

5.
5.1.

Documentos
Explorador de Carpetas.

La finalidad del Explorador de Carpetas' es visualizar todas las Carpetas, las Plantillas y los Documentos que se van a utilizar en toda la aplicacin.

Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con el Explorador son: crear carpetas, plantillas, documentos, importar archivos....etc.

107

Crear
En el Explorador de Carpetas, se permite crear con botn derecho: - En primer lugar las Carpetas, donde se ubicarn las Plantillas, y los Documentos. - Una vez creadas las carpetas se pueden: - Crear las Plantillas. - Crear Documentos. - Adjuntar los Documentos. - Escanear los Documentos. - O incluso 'Importar Archivos' de cualquier ubicacin.

Consultar
Para Consultar las Plantillas, los Documentos que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Documentacin / Explorador.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados en las Carpetas del Explorador sin ninguna restriccin, as como cambiar el nombre de las propias carpetas donde se ubican.

Eliminar
Para dar de Baja una 'Carpeta o una Plantilla o un Documento', se debe seleccionarlo , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin y pulsar el botn de visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

5.2.

Consulta de Documentos.

La aplicacin ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla, que hacen de filtro para que la Consulta de Documentos sea ms fcil.

108

Principales Campos

Campos de Bsqueda

Los campos que van a facilitar la bsqueda de los documentos son: el Nombre, el Tipo ( Libre, Tramite, Poder...), el intervalo de Fechas Desde-Hasta, los Expedientes, si el documento esta vigente o no......etc.

Lista de Documentos

En esta grilla se van a mostrar todos los documentos que cumplan los filtros de bsqueda definidos en la cabecera.

Ver Carpetas

, la aplicacin navega hasta el Explorador Mediante el Botn de de Carpetas para consultar la Ubicacin de los Documentos. La aplicacin permite mediante los filtros de cabecera consultar los Documentos que creados, que escaneados, y adjuntados. Dependiendo de los filtros que se seleccionen y del intervalo de Fechas que se definan, se mostrarn unos Documentos u otros.

Y con el botn derecho sobre los Documentos permite: - Desbloquear un Documento que se ha quedado bloqueado, con la opcin 'Desbloquear'. - Modificar los Documentos ya creados, con la opcin 'Editar'. - Revisar las caractersticas de un Documento, con la opcin 'Propiedades'.

109

Desde la Consulta de Documentos, la posibilidad de copiar ms de un documento, para enviarlos posteriormente en un correo electrnico. El proceso consiste en: - Seleccionar los Documentos a Copiar. Se debe ir seleccionando los documentos a copiar, a la vez que se pulsa la tecla 'Ctrl', y una vez seleccionados, con botn derecho se debe escoger la opcin de Copiar. - Pegar los Documentos en el mail. En el momento que todos los documentos estn seleccionados, se debe abrir un mensaje o correo nuevo, y con botn derecho seleccionar la opcin de pegar para que los documentos seleccionados se peguen o adjunten en el mail.

110

5.3.

Nueva Plantilla.

La finalidad de 'Nuevo Plantilla' es aadir documentos a las Carpetas creadas en el Explorador.

Principales Campos
Datos de Identificacin del Documento

En este apartado se definen los datos referentes a: la 'Categora' de la Plantilla (Expedientes, Personas, Minutas), Adjunta un Documento, la 'Descripcin' del Documento, la 'Fecha' (cuando la Fecha el Documento Fiscal es diferente a la Fecha de creacin), el check de 'Vigente' (permite definir si la Plantilla esta Vigente o no, hay que tener en cuenta que los F3 de Plantillas solo se van a mostrar las que estn marcadas como Vigentes), la 'Carpeta' donde se Ubican, y el 'Idioma' (debe estar activado el Parmetro Idioma en Documentos, y va a servir para seleccionar el Idioma en el que se va a generar el Documento en el caso de que el Cliente tenga ms de un Idioma asociado).
Pestaa Ms Datos

En este apartado solo se muestra cuando esta activado el Parmetro de 'Activar Gestin de Documentos Avanzada'. En esta pestaa se define la: Referencia, la Ubicacin, la Voz de Documento, la Fecha de Imputacin, las Palabras Clave, y las Observaciones.
Pestaa Autodefinibles

En este apartado solo se muestra cuando esta activado el Parmetro de 'Activar Gestin de Documentos Avanzada'. En esta pestaa se muestran los campos que se han dado de alta en el apartado de Autodefinibles con tipo de Documento.

111

Para crear una Plantilla nueva hay que pulsar definir el Nombre, la Descripcin del Documento, el Formato que va a tener el documento, la Carpeta donde se quiere dejar, y pulsar en el botn de

La aplicacin permite crear tres categoras de Plantillas: ''Expedientes'', ''Personas'', y ''Documentos'', dependiendo de la Categora, las variables de fusin van a ser unas u otras. En este ejemplo, la Categora de la Plantilla es de ''Tipo Expedientes'', por lo que el formulario con las Variables de Fusin son las correspondientes a los datos que hacen referencia al Expedientes, sus Actuaciones, sus Implicados........etc La Plantilla se compone de parte Fija y parte Variable, tan solo hay que ir redactando el ''Texto Fijo del Documento'' y combinarlo con las diferentes ''Variables de Fusin'' dependiendo de los datos se quiera mostrar en cada momento. Si por ejemplo se quiere mostrar en la Plantilla, el Nombre del Cliente del Expediente, se debe ir al formulario donde se muestran todas las variables, seleccionar del apartado Cliente, el campo ''Nombre'', y pulsar en el botn de . Hay que tener en cuenta que la Variable de fusin se va a mostrar en el lugar de la plantilla donde este posicionado el mouse.

112

Se debe tener en cuenta que INFOLEX Gestin Estudio permite convertir sus resultados de cualquier "Variable de Fusin" en Maysculas, en Importe en letra, el genero correspondiente segn sea la palabra masculino o femenino.......etc utilizando una serie de prefijos delante de la variable. INFOLEX Gestin Estudio permite utilizar los siguientes Prefijos: Si aadimos [M<< >>] , delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte las minsculas en maysculas. Si aadimos [L<< >>] , delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte los valores numricos a letra. Si aadimos [ML<< >>] , delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte las minsculas en maysculas y el importe numrico en letra. Si aadimos [ART<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio inserta "el" o "la" en funcin del genero de la siguiente palabra fusionada. Si aadimos [AART<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio inserta "a la" o "al" en funcin del genero de la siguiente palabra fusionada. Si aadimos [DART<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio inserta "de la" o "del" en funcin del genero de la siguiente palabra fusionada. Si aadimos [F<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte la "Fecha" a letra. Ej: lunes, 20 de Abril de 2009. Si aadimos [FS<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte la "Fecha" a letra con un formato simple. Ej: 20 de Abril de 2009. Si aadimos [N<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte la 'E' mayscula de la palabra Euro, lo convierte en 'e' minscula. Si aadimos [FI<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte la Fecha Normal, en Fecha con Formato Ingls, con el Mes delante del Da. Si aadimos [MN<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte la Inicial de cada palabra en Mayscula. Si aadimos [B<<Minuta__Descuento_Valor>>] delante de la Variable que hace referencia al Descuento, INFOLEX Gestin Estudio convierte el importe del Descuento Cero, en un espacio en blanco. Si aadimos [FC<< >>], delante de la Variable, INFOLEX Gestin Estudio convierte el Texto Fecha, en Fecha con el Texto en Cataln..

113

5.4.

Adjuntar Documento.

La finalidad de 'Adjuntar Documento' es aadir documentacin a las Carpetas creadas en el Explorador.

Principales Campos
Datos de Identificacin del Documento

En este apartado se definen los datos referentes a: la Descripcin del Documento, la 'Fecha' (cuando la Fecha el Documento Fiscal es diferente a la Fecha de creacin), la Carpeta donde se Ubican, y el 'Idioma' (debe estar activado el Parmetro de Activar Idioma en Documentos, y va a servir para seleccionar el Idioma en el que se va a generar el Documento en el caso de que el Cliente tenga ms de un Idioma asociado).
Pestaa Ms Datos

En este apartado solo se muestra cuando esta activado el Parmetro de 'Activar Gestin Avanzada' y permite definir la: Referencia, la Ubicacin, la Voz de Documento, la Fecha de Imputacin, las Palabras Clave, y las Observaciones.
Pestaa Autodefinibles

En este apartado solo se muestra cuando esta activado el Parmetro de 'Activar Gestin Avanzada' y muestra los campos que se han dado de alta en el apartado de Autodefinibles con tipo de Documento.

114

Para Adjuntar un Documento hay que seguir los siguientes pasos:

pulsar sobre el Icono de seleccionar

el

archivo

que

se

quiere

adjuntar

definir la Carpeta donde se quiere dejar pulsar en el botn de

5.5.

EscanLex.

El EscanLex es un programa basado en sesiones de diapositivas que pueden ser adquiridas mediante un Escner o un Archivo de Imgenes.

Este programa se abre directamente desde el punto de men de 'Escanear Documento' o pulsando sobre el Botn de , teniendo en cuenta que tambin se puede acceder desde cualquier pantalla de la aplicacin en la que se trabaje con Documentos, como: documentos de un expediente, actuaciones del expediente, ...etc. En este apartado se va a detallar como gestionar el EscanLex.

115

Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con el EscanLex son:

o

Desde el punto de men de ''Archivo'':

- Crear una Nueva Sesin. - Abrir / Guardar / Cerrar Sesin.

o

Desde el punto de men de ''Escanear'': Desde el punto de men de ''Configurar'': Propiedades de los Botones:

- Aadir / Insertar / Sustituir desde Escner o desde Archivo.

o

- Configurar Escner.
o

- Funcionalidad de Botones. CREAR NUEVA SESIN La aplicacin permite crear en una nica Sesin un conjunto de Imgenes escaneadas. Los Tipos de Archivos que soporta son: jpeg, jpeg 2000, Tif, Kodak Photo CD, FlashPix, y Autocad dxf, png, pcx, bmp, dib, img, wpg, dcx, gif, wmf, eps. Se puede crear una Sesin Nueva, desde '' Archivo / Nueva Sesin '' o directamente desde el Botn .

Al dar de alta la Sesin se especifica: - La 'Ruta de la Sesin', --> es la direccin fsica en la cual se guarda la sesin. - El 'Nombre de la Sesin', --> se construye de la siguiente manera: S --> hace referencia a Sesin. o U --> hace referencia al Usuario conectado, teniendo en cuenta que solo se muestra cuando esta activado el check de 'Incluir Usuario'. o Ao-Mes-Da --> hace referencia al Ao, Mes y Da del sistema. o Nmero --> hace referencia al N de Sesin. - El Tipo de Sesin --> Por defecto la Sesin se guarda en formato Tif, aunque se puede guardar tambin en ''Pdf''. Normalmente se trabaja con formatos de archivo Tif, ya que pueden soportar varias imgenes en un mismo archivo.
o

116

ABRIR / GUARDAR / CERRAR SESIN. La aplicacin permite Abrir una Sesin ya guarda desde ''Archivo / Abrir Sesin'' o directamente desde el Botn .

En el momento que este abierta se permite realizar cambios sobre los documentos escaneados, guardar las modificaciones hechas desde ''Archivo / Guardar Sesin' o directamente desde el Botn y posteriormente cerrar la Sesin desde ''Archivo / .

Cerrar Sesin o directamente desde el Botn

AADIR / INSERTAR / SUSTITUIR desde Escner o desde Archivo. Con las diferentes opciones ( Aadir, Insertar....etc) que se ofrecen desde el punto de men de Escanear, la aplicacin permite aadir o insertar documentos nuevos, as como sustituirlos por otros nuevos. CONFIGURAR. Desde la opcin de Configurar, se permite definir las propiedades del Escner, as como Establecer un Escner por defecto.

117

FUNCIONALIDAD de BOTONES.
o

, Mediante estos Botones se permite mostrar: ''Todas las Imgenes''; ''Las Imgenes Seleccionadas'';''Las Imgenes Exportadas'', y ''Las Imgenes No Exportadas''.
o

, Mediante estos Botones se permite Escanear e Imprimir Documentos. Solo se habilita el Botn de Imprimir, cuando haya seleccionadas con el borde rojo alguna imagen.
o

, Solo se habilita este Botn cuando haya seleccionadas con el borde rojo alguna imagen. Mediante este Botn se guardan en INFOLEX Gestin Estudio las Imgenes marcadas con bode rojo.

o , Mediante estos Botones se 'Seleccionan con un borde rojo todas las Imgenes' o se 'Borran Todas las Imgenes'.

, Con los Botones de Navegacin, la aplicacin permite moverse por las pginas.

El primer Botn navega hasta la primera pgina. El segundo navega hasta la pgina anterior. El cuadro de texto muestra la pgina en la que nos encontramos. El tercer Botn navega hasta la pgina siguiente. El ultimo Botn navega a la ltima pgina.
o , Mediante estos Botones, se permite seleccionar la Vista en la que se quiere mostrar la Imagen. o

, Mediante estos Botones se permite Girar la Imagen 1 o 180 o incluso ajustar la Imagen a la pantalla.
o

, Mediante estos Botones se ajusta el tamao de la

Imagen.
118

6.
6.1.

Comunicaciones
Registro de Comunicaciones.

La finalidad de la pantalla del Registro de Comunicaciones es mostrar las Comunicaciones Enviadas, Pendientes, y No Enviadas.

Principales Campos
Campos de Cabecera

La aplicacin ofrece estos campos en la cabecera de la pantalla: medios de comunicacin ( Fax, Carta, Mails, Impresora ), el Destino, el intervalo de Fechas, hacen de filtro para que las Consulta de Comunicaciones sea ms fcil.
Campos de la grilla

En los campos de la grilla se muestran los registros de las Comunicaciones agrupados en: Enviados, Pendientes, No Enviados (Cancelados, Errneos). En cada registro se muestra el Tipo de Envo, el Asunto de la Notificacin, la Fecha/Hora de Envo, el Destino....etc
Informe de Actividad

Con el Botn de la aplicacin ofrece la posibilidad de generar un Informe que contiene un resumen con todas las comunicaciones a una Fecha.
Actualizar Automticamente

Campo de tipo check, que por defecto esta activado, pero puede tomar dos valores: Activado, o Desactivado. Si esta activado se actualiza la Lista de Comunicaciones automticamente.

119

 Resultado de Envo

Campo en el que se muestra el Estado del Envo, normalmente se utiliza para ver el resultado cuando el envo se realiza por Fax. En dicho campo, se va a informar si el envo se ha realizado correctamente, si ha dado error porque la lnea del Fax est ocupada...............etc. Hay que tener en cuenta que dicho campo se va a mostrar vaco cuando el envo se realiza por mail a travs del Outlook, solo va a mostrar resultados cuando los e-mails se envan a travs del servicio de INFOLEX Gestin Estudio. En el Registro de Comunicaciones, la aplicacin permite mediante los filtros de cabecera Consultar las Comunicaciones Enviadas, Pendientes, y No Enviadas (Canceladas, Errneas). Dependiendo de los filtros que se seleccionen y del intervalo de Fechas que se definan, se mostrarn unos registros de comunicacin u otros. Dependiendo del estado en el que haya quedado el registro despus de la notificacin, la aplicacin lo agrupar en: Enviados, No Enviados o Pendientes de Enviar. Por cada registro se muestra el 'Tipo de Comunicacin' por el que se ha realizado el Envo, el 'Asunto', el 'Destinatario', el 'Destino', la 'Fecha / Hora de Envo', ....etc Se permite ''Reenviar'' las Notificaciones que han sido enviadas por E-mail tanto si han sido enviadas con el Servicio de Cliente 'Outlook' como si han sido enviadas con el Servicio de Correo de INFOLEX Gestin Estudio.

120

En el momento que se selecciona la opcin de ''Reenviar'', la aplicacin pide la direccin de e-mail a la que se quiere reenviar la Notificacin.

6.2.

Etiquetas Postales.

La finalidad de la pantalla de Etiquetas Postales es crear Etiquetas Postales de las Personas dadas de alta en el mdulo de Personas.

121

Principales Campos
o Pestaa Personas Tipo.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Tipo de Personas: Cliente, Contrario ..........etc
Provincia.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir Provincias.

Voces Mailing.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir Voces de Mailing.

Localidad.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir la Poblacin de las Provincias seleccionadas.
Autodefinible.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar un Autodefinible de tipo persona dado de alta en Fichero de Apoyo/Autodefinibles.
o Pestaa Expediente

Intervalo Desde-Hasta Expediente.

Campo de tipo intervalo que permite definir un ''Desde-Hasta'' Expedientes.

Estado.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar el Estado de los Expedientes: ''Activo'', ''Archivado'' o ''Todos''.
Objeto.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Objeto.

Responsable.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un usuario responsable.

Expediente.

Campo de tipo Lista Desplegable, que permite seleccionar un Tipo de Expediente: Judicial, o de Asesoramiento.
Intervalo Desde-Hasta Fecha Recepcin.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas de Recepcin.

Intervalo Desde-Hasta Movimiento.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas en las que se han producido Movimientos.
Intervalo Desde-Hasta Comunicaciones.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas . La aplicacin permite consultar las Personas a las que se les quiere crear ''Etiquetas'', mediante las dos pestaas de filtros: Personas y Expedientes. Una vez aplicados los
122

filtros de las dos pestaas, se visualizarn los datos filtrados, y el usuario seleccionara aquellos a los que quiere generar una etiqueta. Si con los datos que se muestran por pantalla se quiere generar Etiquetas en Word se . debe pulsar en el Botn de Al pulsar en el botn, INFOLEX Gestin Estudio muestra un mensaje informando que se va a crear un Fichero Excel que va a permitir Combinar la Correspondencia de Word. En el momento que se Acepta el mensaje informativo, INFOLEX Gestin Estudio muestra los resultados en un Excel.

En el momento que este todo seleccionado, se debe pulsar en el Botn de para pasar a la siguiente pantalla y definir: el ''Tipo de Papel'', el ''Tipo y Tamao de Letra'', la ''Plantilla a utilizar'', si se va dejar o no un ''Margen'', si se va a utilizar un Tratamiento por Defecto, si se quiere utilizar o no ''Una Pgina por Etiqueta'', el ''Nmero de Etiquetas'' que se quieren sacar por Direccin, si se quiere o no 'Imprimir Direcciones Incompletas'', y el Orden por el que se va a mostrar: ''Nombre'', ''Cdigo'', ''Provincia'', ''Poblacin'', ''Cdigo Postal''.

123

Una vez configurados las Etiquetas, la aplicacin permite guardarlos pulsando en el botn de . Si se desea ver como han quedado las Etiquetas antes de Imprimirlas, se debe pulsar en el botn de y si el Usuario considera que se debe realizar algn cambio, la aplicacin ofrece la posibilidad de pulsar en el botn para volver a la pantalla anterior para realizar las modificaciones, y si la presentacin es correcta se para Imprimirlas. debe pulsar en el botn de

6.3.

Mailing.

Desde el Mdulo de Comunicaciones / Mailing, se permite enviar Mailing a varias destinatarios.

o La pantalla de Mailing, se compone de dos pestaas: ''Personas'' y ''Expedientes''.

Ambas pestaas contienen en la cabecera campos que permiten realizar filtros para concretar la bsqueda de los destinatarios del Mailing.

o Una vez mostrados los resultados en la grilla, se debe chequear solo aquellos

registros o destinatarios a las que se quiere enviar el Mailing y pulsar en el botn . o Para Definir o confeccionar en el Mailing a enviar. Las opciones a especificar en el Mailing son las siguientes: al Mensaje que se va a Asociar, Escanear, o Crear Documentos enviar. Definir si los Documentos Adjuntos se van a incluir en el ''Cuerpo del Mensaje'' o se van a incluir como ''Archivos Adjuntos''. Seleccionar el servicio por el que se va enviar el Mailing, dependiendo de que Parmetros estn activados, es decir por el ''Servicio Correo INFOLEX Gestin Estudio'', o por el ''Gestor de Correo (Outlook)'' o por los dos. Definir el Cuerpo del Mensaje. Especificar un Asunto. Activar el campo de 'Solicitar Confirmacin de Lectura', si queremos saber cuando ha sido ledo el Mensaje.

124

 Activar el campo de 'Convertir Adjuntos a PDF', cuando se quieren convertir los

Documentos que se asocian en el Mensaje Activar el campo de 'Previsualizar Mail', para visualizar el Mensaje antes de ser enviado. Se permite realizar bsquedas por la 'Fecha de Nacimiento' de los personas que van a ser destinatarios del Mailing.
Pulsando en el botn de

se navega hasta la Pestaa Personas para comprobar los destinatarios del Mailing.

Si todo es correcto, se debe pulsar en el botn

, para que la

aplicacin inicie el Proceso de Envo. Si esta activado la opcin de ''Previsualizar'', la aplicacin va a mostrar el Mensaje antes de Enviarlo..
Una vez que el proceso haya finalizado, la aplicacin va a mostrar un mensaje

informando del nmero de envos que ha realizado.

6.4.

Sobres.

La finalidad de esta pantalla es crear Sobres para las personas dadas de alta en el mdulo de Personas.

125

Principales Campos
o

Pestaa Personas Tipo. Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Tipo de Personas: Cliente, Contrario ..........etc
Provincia.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir Provincias.

Voces Mailing.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir Voces de Mailing.

Localidad.

Campo de tipo F3, que permite incluir o excluir la Poblacin de las Provincias seleccionadas.
Autodefinible.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar un Autodefinible de tipo persona dado de alta en Fichero de Apoyo/Autodefinibles.
o

Pestaa Expediente

Intervalo Desde-Hasta Expediente.

Campo de tipo intervalo que permite definir un ''Desde-Hasta'' Expedientes.

Estado.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar el Estado de los Expedientes: ''Activo'', ''Archivado'' o ''Todos''.
Objeto.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Objeto.

126

 Responsable.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un usuario responsable.

Expediente.

Campo de tipo Lista Desplegable, que permite seleccionar un Tipo de Expediente: Judicial, o de Asesoramiento.
Intervalo Desde-Hasta Fecha Recepcin.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas de Recepcin.

Intervalo Desde-Hasta Movimiento.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas en las que se han producido Movimientos.
Intervalo Desde-Hasta Comunicaciones.

Campo de tipo Fecha que permite seleccionar un intervalo de Fechas . La aplicacin permite consultar las personas a las que se les quiere crear los ''Sobres'', mediante las dos pestaas de filtros: Personas y Expedientes. Una vez aplicados los filtros de las dos pestaas, se visualizarn los datos filtrados, y el usuario seleccionara aquellos a los que quiere generar un Sobre. Si con los datos que se muestran por pantalla se quiere generar Sobres en Word se debe pulsar en el botn de .

En el momento que se pulsa en el Botn, INFOLEX Gestin Estudio muestra un mensaje informando que se va a crear un Fichero Excel que va a permitir Combinar la Correspondencia de Word. Al aceptar el mensaje informativo, INFOLEX Gestin Estudio muestra los resultados en un Excel.

127

Cuando este todo seleccionado, se debe pulsar en el Botn de para pasar a la siguiente pantalla y definir: la ''Empresa'', la ''Calle'', el ''CP'', la ''Ciudad'', el ''Tipo y Tamao de Letra'', si se va escribir o no en 'Maysculas', si se va a utilizar un 'Tratamiento por Defecto', el ''Tamao del Sobre a utilizar'', el Tipo de ''Plantilla'', el ''N de Sobres por Direccin'', si se quiere o no 'Imprimir Direcciones Incompletas'', y el Orden por el que se va a mostrar: ''Nombre'', ''Cdigo'', ''Provincia'', ''Localidad'', ''Cdigo Postal''.

Una vez configurados los Sobres, la aplicacin permite guardarlos pulsando en el botn de . Si se desea ver como han quedado las Etiquetas antes de Imprimirlas, se debe pulsar en el botn de y si el Usuario considera que se debe realizar algn cambio, para volver a la la aplicacin ofrece la posibilidad de pulsar en el botn pantalla anterior para realizar las modificaciones, y si la presentacin es correcta se debe pulsar en el botn de para Imprimirlos.

128

6.5.

Control de Llamadas.

La finalidad de la pantalla del Control de Llamadas es visualizar las todas las Llamadas, solo las Pendientes, o solo las Realizadas.

Se puede acceder a travs del Mdulo de Comunicaciones o por el Icono referente al 'Control de Llamadas' situado en la parte inferior de la pantalla. La aplicacin permite mediante los filtros de cabecera Consultar las Llamadas dadas de alta, y crear nuevos registros. Dependiendo de los filtros que se seleccionen en la cabecera, y el intervalo de Fechas que se defina, se mostrarn unas Llamadas u otras. Hay que tener en cuenta que las Llamadas se van a mostrar en un color u otro, dependiendo del Tipo de Llamada del que se trate. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con el Control de Llamadas.

Crear Llamadas. Para dar de Alta una Llamada, se debe seleccionar el botn de , para que se active la parte inferior de la pantalla donde se van a introducir los datos de la Llamada.

129

La aplicacin por defecto crea las Llamadas en Estado Pendiente, con la Fecha, la Hora del sistema, y con un Interlocutor de Tipo Cliente. Las Llamadas pueden ser dadas de alta con o sin la persona que ha atendido la llamada. Si al registrar la Llamada no se ha definido guen ha atendido la llamada, en el momento que pase a estado de Realizada, la aplicacin pondr por defecto en el campo Atendido, el usuario con el que se entro a la aplicacin, junto con la Fecha y Hora. Campos principales del registro de una Llamada.
o

Fecha:

Campo de tipo Fecha, que por defecto muestra la del sistema, aunque el usuario lo puede modificar por la que convenga en cada caso.
o

Hora:

Campo de tipo Hora, que por defecto muestra la del sistema, aunque el usuario lo puede modificar por la que convenga en cada caso.
o

Tipo: Para:

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Tipo de Llamada.

o

Campo de tipo combo, que permite seleccionar para guen va dirigido: Usuario o Grupo.
o

De:

Campo de tipo combo, que permite seleccionar la persona que registra la Llamada: Usuario
o

Urgente:

Campo de tipo check, que puede tomar dos valores, activado o desactivado, por defecto siempre esta desactivado, pero en el momento que se active, la Llamada pasar a tener un estado Urgente.
o

Interlocutor:
130

Campo de tipo combo, que permite seleccionar un tipo de interlocutor: Cliente, Contrario, Letrado...etc.
o

Contacto:

Campo que permite definir el Contacto de la Llamada, teniendo en cuenta que la aplicacin por defecto introduce el nombre del contacto del interlocutor seleccionado anteriormente.
o

Telfono:

Campo que permite definir el Telfono del Contacto de la Llamada, teniendo en cuenta que la aplicacin por defecto introduce el Telfono del contacto del interlocutor seleccionado anteriormente.
o

Asunto: Atendido: Fecha: Hora: Duracin: Reintentos: Expediente

En el campo Texto se define la descripcin de la Llamada.

o

Campo de tipo F3, que permite seleccionar un Usuario.

o

Campo Fecha que muestra la Fecha en la que ha sido atendida la Llamada.

o

Campo Hora que muestra la Hora en la que ha sido atendida la Llamada.

o

Campo que determina la duracin de la Llamada.

o

Campo que determina el Nmero de Reintentos de la Llamada.

o

Campo en el que se muestra el Expediente que tiene asociado la Llamada, puede ser de tipo: Judicial, o Asesoramiento.
o

Realizada

Campo de tipo check que puede tomar dos valores: activado y desactivado. En el momento que este campo se active la anotacin pasar de estar Pendiente a Realizada. Las Llamadas por defecto se crean en estado pendiente, y se van a guardar en letra cursiva, pero en el momento que se active el check de 'Realizada' el tipo de letra cambiar a Normal y el estado a realizada.. Los Botones de:'Colgar', 'Asociar', 'Realizar' solo se muestran al dar de alta una Llamada o al editar una Llamada existente.
o

Botn Colgar. , se actualiza el tiempo de Duracin de la

Al pulsar el botn de Llamada.

o

Botn Asociar .

Al pulsar el botn de , la aplicacin abre una pantalla en la que se permite asociar a la Llamada un Expediente.

131

Hay que tener en cuenta, que para poder Asociar a una Llamada un Expediente, la aplicacin obliga a que este definido la Fecha, la Hora, y el Interlocutor de la Llamada.
o

Botn Realizar . , solo se muestra cuando la Llamada esta en Estado

El Botn de Pendiente.

Al pulsar el Botn de Realizar, la aplicacin activa el check de 'Realizada', por lo que la Llamada deja de estar pendiente.
Consultar Llamadas.

La aplicacin ofrece una serie de campos en la cabecera que hacen de filtro, para que la consulta de Llamadas sea ms fcil. Una vez que el Usuario haya seleccionado los filtros convenientes en cada caso, la aplicacin mostrar el listado de las Llamadas registradas.

Modificar Llamadas

La aplicacin permite modificar todos los datos de una Llamada Registrada. Para realizar los cambios, hay que seleccionar la Llamada, para que se muestren sus detalles en la parte inferior de la pantalla. Al editar una Llamada, INFOLEX Gestin Estudio permite finalizar la Llamada, asociarla un Expediente, o pasarla a estado de Realizada.

132

 Eliminar Llamadas.

Para dar de baja una 'Llamada', se debe abrir con doble click y pulsar el Botn de . La aplicacin visualizara un mensaje de confirmacin como este antes de borrar el registro.

133

Asociar Expedientes a las Llamadas.

Para poder asociar a una Llamada un Expediente, el usuario ha tenido que abrir anteriormente la Llamada, haciendo doble click sobre la llamada.

Los pasos a seguir a la hora de Asociar un Expediente a una Llamada son: 1. Seleccionar el ''Tipo Expediente''. 2. Una vez que seleccionado el Expediente, la aplicacin muestra en la parte superior de la pantalla de ''Asociar Llamadas'', el Expediente seleccionado.

134

3. En el momento que se pulse al botn de pasar a la pantalla de la Llamada.

, el Expediente seleccionado

4. Y se crear una Actuacin en dicho Expediente con el Texto que ha creado la aplicacin al asociar la Llamada al Expediente.

6.6.

Cartas.

Desde el Mdulo de Comunicaciones / Cartas, se permite enviar cartas de tipo circular a varias destinatarios.
o La pantalla de Cartas, se compone de dos pestaas: ''Personas'' y ''Expedientes''.

Ambas pestaas contienen en la cabecera campos que permiten realizar filtros para concretar la bsqueda de los Destinatarios de la Carta.

135

o Una vez mostrados los resultados en la grilla, se debe chequear solo aquellos registros o destinatarios a las que se quiere enviar el Carta y pulsar en

el botn . o Donde se va a seleccionar la 'Plantilla de Tipo Personas' que se va a utilizar para crear las Cartas, y seleccionar si se quiere sacar directamente a la Impresora, o visualizarla por pantalla antes de imprimirla.

Pulsando en el botn de se navega otra vez a la Pestaa Personas para poder comprobar que los destinatarios del Carta son los correctos.

Una vez que los Destinatarios y las opciones de impresin seleccionadas, se debe pulsar en el botn .

136

7.
7.1.

Personas
Todos.

La finalidad de esta pantalla es facilitar la bsqueda de Personas que van a estar como implicados en los expedientes: Clientes, Contraparte, Colaborador,..............etc.

Se permite mediante los filtros de cabecera: 'Apellidos', 'Nombre', 'Carcter', 'Regin', 'Localidad',...etc', consultar todas las Personas o un rango muy determinado.

137

7.2.
7.2.1.

Clientes
Clientes.

La finalidad de esta pantalla es Consultar los Clientes registrados o incluso crear nuevos Clientes.

La ficha del Cliente se compone de las siguientes pestaas: - General. - Comunicaciones. - Observaciones. - Contactos. - Autodefinibles.

138

Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la Ficha de Cliente son:

Crear
Para dar de Alta un Cliente, se debe seleccionar el botn de referentes a dicho Cliente. , y definir los datos

Consultar
La aplicacin ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla que hacen de filtro para que la consulta de Clientes sea ms fcil.

139

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de un Cliente sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja un 'Cliente', se debe seleccionar el Cliente a borrar y pulsar al botn , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un de mensaje de confirmacin antes de borrar el registro. Si el cliente seleccionado para borrar tiene asociadas escrituras como otorgante, se mostrara este mensaje indicndole que no se puede borrar el registro.

7.2.2.

Crear Cliente.
e introducir al menos los datos

Para crear un Cliente se debe seleccionar el Botn que marca la aplicacin como obligatorios.

Los Principales Campos son:

140

Datos Personales. Datos de Direccin.

Los datos personales como el Nombre, el Departamento, el Cargo,....etc.

Los datos de Direccin son: la Provincia, la Poblacin, la Direccin, el C.P, el Pas, el Telfono, y el Fax.

Datos de Contacto.

Los datos del Contacto son: Celular, E-mail, Web, el Nombre del Contacto, el Pas de Nacimiento, la Nacionalidad, la Fecha de Nacimiento,...etc.

, se accede a los todos Expedientes en los que este Con el botn de asociado dicha persona en cualquiera de sus implicaciones.

Con el Botn de

, se permite consultar el Saldo de cada Persona.

Con el Botn de

, se permite navegar hasta la pantalla de Poderes.

Con el Botn de asociados al Expediente.

se permite Crear y Consultar los Documentos

7.2.3.

Clientes / Pestaa Comunicaciones.

En la ficha del Cliente en la pestaa de Comunicaciones se van a definir los Medios de Comunicacin ( Carta, Fax, E-mail, SMS) por los que se les va a notificar al Cliente.

141

Los Principales Campos de la pestaa de Comunicaciones se agrupan en:

Medios Preferidos.

En este apartado se definen los medios de comunicacin predefinidos del Cliente, y que se van a tener en cuenta en el momento de Notificar, que pueden ser: Carta, Fax, E-mail, Sms.
Tipo de Comunicaciones.

La aplicacin ofrece estos dos tipos de comunicaciones: - Seguimiento - si esta activado significa que al Notificar desde Actuaciones dicho Cliente estar por defecto seleccionado. - Econmica - si esta activado significa que al Comunicar desde un Concepto Econmico o desde la Minuta, dicho Cliente estar por defecto seleccionado.
En Comunicaciones.

En este apartado se permite definir: - El Tratamiento que se va a tener en las Comunicaciones, - El Saludo y la Despedida que se va a utilizar. - El Idioma en el que va ir la Comunicacin. - La Voz de Mailing que permite enviar E-mail masivos. - Bloquear Publicidad - si esta activado significa que al Cliente que no se le va a enviar publicidad.

7.2.4.

Clientes / Pestaa Observaciones.

En la ficha del Cliente en la pestaa de Observaciones se van a definir las Notas o Comentarios a destacar del Cliente.
142

Tambin se permite definir Alarmas, o comentarios que se van a mostrar en el momento que se abra la ficha del Cliente.

7.2.5.

Clientes / Pestaa Contactos.

En la ficha del Cliente en la pestaa de Contactos se permite dar de alta los Contactos con todos que puede tener un Cliente.

143

Los Principales Campos son:

Datos Personales.

Los datos personales como el Nombre, el Departamento, el Cargo,....etc.

Datos de Direccin.

Los datos de Direccin son: la Provincia, la Poblacin, la Direccin, el C.P, el Pas, el Telfono, y el Fax.

7.2.6.

Pestaa Autodefinibles.

En la ficha del Cliente en la pestaa de Autodefinibles se van a reflejar los autodefinibles de tipo de persona que se han dado de alta en Ficheros de Apoyo / Autodefinibles. Los autodefinibles son datos de inters para el propio usuario, pero que no estn contemplados por la aplicacin.

144

Para ello hay que definir anteriormente, en Ficheros de Apoyo / Autodefinible, los nombres de los campos que van a actuar de Autodefinibles, en este caso el Tipo tiene que ser 'Personas', y el Tipo de Persona tiene que ser 'Cliente'.

7.3.

Tribunales.

La finalidad de la pantalla de Tribunales es poder consultar los Juzgados registrados o crear nuevos.

145

INFOLEX Gestin Estudio permite dar de alta Nuevos Tribunales o Consultar los ya existentes mediante los filtros de cabecera. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la Ficha de Juzgado son:

Crear
Para crear un Tribunal se debe seleccionar el botn de referentes a dicho Tribunal y definir si est vigente o no. , especificar los datos

Consultar
La aplicacin ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla que hacen de filtro para que la Consulta de Tribunales sea ms fcil.
146

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de un Juzgado sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja un 'Tribunal', se debe seleccionar el Juzgado a borrar y pulsar al , o tecla de 'Supr'. Teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara botn de siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

8.
8.1.

Ficheros de Apoyo
Materias.

La finalidad de esta pantalla es Crear las Materias, teniendo en cuenta que si estn vigentes se van a mostrar en expedientes.

Principales Campos

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Objeto. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicha Objeto se va a mostrar en el Expediente.

Descripcin.

Campo obligatorio, que sirve para definir una Objeto. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la Objeto.
147

Crear
o la opcin de Nuevo del Para crear una Materia, se debe seleccionar el botn de botn derecho, y definir la Descripcin, la Abreviatura, y el Estado, es decir Vigente o no.

Consultar
Para Consultar las Objetos que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Objetos.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de un Objeto sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja una 'Objeto', se debe seleccionar el registro a borrar y pulsar al botn , teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

8.2.

Procedimientos.

La finalidad de esta pantalla es dar crear los Procedimientos, que si estn vigentes se van a mostrar en Expedientes.

148

Principales Campos
Descripcin.

Campo obligatorio, que sirve para definir un Procedimiento.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Procedimiento. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.
Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicho Procedimiento se va a mostrar en el Expediente.
Instancia.

Campo de tipo F3, que permite seleccionar una Instancia de las creadas en Ficheros de Apoyo / Instancias.

En esta pantalla se va a definir los Procedimientos que se van a mostrar en los Expedientes.

149

Crear
Para dar de Alta un Proceso, se debe seleccionar el botn de o la opcin de Nuevo del botn derecho, y definir la Descripcin, la Abreviatura, el Asunto, la Instancia y el Estado, es decir Vigente o no.

Consultar
Para Consultar los Procesos que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Procesos.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de un Proceso sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja un 'Proceso', se debe seleccionar el Proceso a borrar y pulsar al botn de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

150

8.3.

Fallos.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta los Fallos, que si estn vigentes se van a mostrar en las Instancias del Expediente.

Principales Campos
Descripcin.

Campo obligatorio, que sirve para definir un Fallo.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Fallo. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.
Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicho Fallo se va a mostrar en el Expediente.

Funcionalidades
En esta pantalla se va a definir los Fallos que se van a mostrar en los Expedientes.

151

Crear
o la opcin de Nuevo del Para crear un Fallo, se debe seleccionar el botn de botn derecho, y definir la Descripcin, la Abreviatura, y el Estado, es decir Vigente o no.

Consultar
Para Consultar los Fallos que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Fallos.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de un Fallo sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja un 'Fallo', se debe seleccionar el Fallo a borrar y pulsar al botn de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

8.4.

Instancias.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta las Instancias, que si estn vigentes se van a mostrar en los Expedientes.

Principales Campos
152

Descripcin. Abreviatura.

Campo obligatorio, que sirve para definir una Instancia.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Instancia. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.

Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicho Instancia se va a mostrar en el Expediente. En esta pantalla se va a definir las Instancias que se van a mostrar en los Expedientes.

Crear
Para crear una Instancia, se debe seleccionar el botn de o la opcin de Nuevo del botn derecho, y definir la Descripcin, la Abreviatura, y el Estado, es decir Vigente o no.

Consultar
Para Consultar las Instancias que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Instancias.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de una Instancia sin ninguna restriccin.

Eliminar
153

Para dar de Baja una 'Instancia', se debe seleccionar la Instancia a borrar y pulsar al botn de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

8.5.

Posiciones.

La finalidad de este mdulo es dar de alta las Posiciones, que si estn vigentes se van a mostrar en los Expedientes.

Principales Campos
Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Posicin. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.
Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicha Posicin se va a mostrar en el Expediente.
Descripcin.

Campo obligatorio, que sirve para definir una Posicin.

Posicin.

Campo de tipo lista desplegable, que permite seleccionar dos opciones: Activa, o Pasiva.
Tipo.

Campo de tipo lista desplegable, que permite seleccionar dos opciones: Deuda, o Procesal.

154

En esta pantalla se va a definir las Posiciones que se van a mostrar en los Expedientes.

Crear
o la opcin de Para dar de Alta un Posicin, se debe seleccionar el botn de Nuevo del botn derecho, y definir la abreviatura, la descripcin, la posicin, el sentido y el estado, es decir vigente o no.

Consultar
Para Consultar las Posiciones que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Auxiliares Expedientes / Posiciones.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de una Posicin sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja una 'Posicin', se debe seleccionar la Posicin a borrar y pulsar al botn de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

8.6.

Estados.

La finalidad de este mdulo es crear Estados, que si estn vigentes se van a mostrar en las Actuaciones de los Expedientes.
155

Principales Campos
Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una abreviatura para cada Estado. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.
Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicha Estado se va a mostrar en las Actuaciones de los Expedientes.
Categora.

Campo tipo combo que permite seleccionar las diferentes Categoras: Judicial, Extrajudicial, Nota, Econmica...........etc
Descripcin.

Campo que permite definir una descripcin para la Estado.

Das de Plazo.

Campo en el que se define el Nmero de Das del Plazo para cuando se lleve la Actuacin a la Agenda
Tipos de Das de Plazo.

Campo de tipo combo que permite seleccionar el Tipo de das ( Hbiles, Naturales...) para cuando se lleve la Actuacin a la Agenda.
Serie.

Campo de tipo F3 que permite seleccionar una o varias Series de Expedientes.

Documentos.

156

Campo tipo F3 que permite seleccionar una de las Plantillas de Expedientes.

Color.

Campo que permite asociar un Color a cada Estado.

Voz de Agenda.

Campo de tipo F3, que permite asociar una Voz de Agenda.

Alarma.

Campo que permite dar de alta una nota o comentario informativo, que se va a mostrar en el momento que se seleccione la Estado.
Tiempo.

Campo de tipo numrico que permite definir el Tiempo que se considera que va a llevar desarrollar dicha Actuacin, teniendo en cuenta que al dar de alta desde Expedientes, dicha Estado, la aplicacin por defecto va a introducir dicho Tiempo. En esta pantalla se va a definir las Estados que se van a mostrar en las Actuaciones de los Expedientes. Los Estados definen la situacin particular en la que se encuentra el proceso.

Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con las Estados son:

Crear
Para crear un Estado, se debe seleccionar el botn de o la opcin de Nuevo del botn derecho, y definir el Cdigo, la Descripcin, si va estar Vigente o no, el Color, ........etc.

Consultar
Para Consultar las Estados que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Actuaciones-Agenda / Estados.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados en una Estado sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja una 'Estado', se debe seleccionar la 'Estado' borrar y pulsar al botn de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

157

8.7.

Voces de Agenda.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta Voces de Agenda, que si estn vigentes se van a mostrar en la Agenda.

Principales Campos
Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una abreviatura para cada Voz de Agenda. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.
Vigente.

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicha Voz de Agenda se va a mostrar en la Agenda.
Descripcin.

Campo que permite definir una descripcin para la Voz de Agenda.

Destinatario.

Campo que permite definir el Destinatario para la Voz de Agenda.

Documento.

Campo que permite asociar un Documento a la Voz de Agenda.

Color.

Campo obligatorio, que permite asociar un Color a cada Voz de Agenda.

158

 Fecha Realizacin - Aviso.

Campos de tipo Fecha que permite definir la Fecha de Realizacin y de Aviso teniendo en cuenta los diferentes Tipos de Perodos de Tiempo (Da, Semana, Mes.....). Hay que tener en cuenta que dependiendo si esta o no activado el Parmetro de ''Hbiles por Defecto'', la aplicacin actuar de una forma o de otra. Por ejemplo si se quiere indicar un Aviso para dentro de una Semana, y esta activado el parmetro Hbiles por defecto las Unidades de Realizacin van a ser 5, y si el Parmetro no est activado las unidades van a ser 7.
Duracin.

Campo que permite definir la Duracin de la Voz pero solo estar visible cuando est Activado el ''Parmetro de Indicacin fin'como en las Anotaciones de Agenda. En esta pantalla se va a definir las Voces de Agenda que se van a mostrar posteriormente en la Agenda.

Al definir una ''Anotacin de Agenda'' que tenga asociada la 'Voz de Agenda', la aplicacin pone por defecto los datos referentes a la voz de agenda.

159

Crear
o la opcin Para dar de Alta una Voz de Agenda, se debe seleccionar el botn de de Nuevo del botn derecho, y definir la abreviatura, la descripcin, el destinatario, si lleva o no asociado un documento, si va estar Vigente o no, el Color, ........etc.

Consultar
Para Consultar las Voces de Agenda que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Actuaciones-Agenda / Voces de Agenda.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados en una Voz de Agenda sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja una 'Voz de Agenda', se debe seleccionar la Voz a borrar y pulsar al , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara botn de siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

8.8.

Calendario.

La finalidad de este mdulo es consultar y crear el calendario anual para las feriados: Estatales, Autonmicas, Provinciales, y Locales. Se va a definir todas las feriados que se van a tener en cuenta a la hora de calcular los plazos de las Anotaciones de Agenda.

160

Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con el Calendario son:

Crear
Para crear un feriado en el Calendario, se debe seleccionar el botn de , seleccionar el ao, definir la descripcin de la feriado, la fecha y el mbito (Regin, Poblacin ).

Tambin se permite crear automticamente a primeros de ao un nuevo calendario con la opcin de 'Copiar Calendario':

Copiar Calendario.

161

Con la opcin de 'Copiar Calendario', INFOLEX Gestin Estudio permite copiar el calendario de aos anteriores, con tan solo seleccionar el ao origen y el ao destino.

Consultar
Para Consultar el Calendario que se han dado de alta, simplemente hay que entrar a: Ficheros de Apoyo / Calendario y pulsar en el botn de Consultar. , y seleccionar el Ao a

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de el Calendario sin ninguna restriccin, para ello se debe pulsar en el botn de modificar, y cambiar los datos. , seleccionar el registro a

Eliminar
Para dar de Baja una 'Anotacin del Calendario', se debe seleccionar el dato a borrar y pulsar al botn de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

8.9.

Autodefinibles.

La finalidad de esta pantalla es dar de alta los Autodefinibles. Un Autodefinible es un campo libre que se crea para almacenar informacin que no se encuentra en los campos predeterminados de la aplicacin y que permite personalizar de acuerdo a las necesidades de cada tipo de expediente gestionado.

162

Se van a mostrar en las Actuaciones, en los Expedientes, en los Documentos y en los diferentes Tipos de Personas ( Clientes, Contrarios, Letrados...etc).

Principales Campos
Tipo.

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar uno de los registros que ofrece la aplicacin : Actuaciones, Documentos, Expedientes, y Personas. El Tipo va a ser el campo que va a definir donde se van a mostrar los autodefinibles, es decir si se van a visualizar en Expedientes, o en los Documentos o en las Personas o en las Actuaciones.
Tipo Documentos / Expediente / Personas.

Campo de tipo F3, que depende de la seleccin que se haya hecho en el campo Tipo, de tal manera que va a cargar con los Documentos ( Doc.Fusionado, Plantilla, ....etc), con los Tipos de Expedientes (de Judicial, de Asesoramiento, ...etc ), o con los Tipos de Personas ( Clientes, Colaborador.....etc).
Series Expedientes.

Campo de tipo F3 que muestra las Series de Expedientes dadas de alta, pero solo se muestra cuando esta seleccionado en el campo Tipo la opcin de Expedientes.
Descripcin.

Campo obligatorio, que sirve para definir un Autodefinible.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada Autodefinible. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.
Formato.

Campo de tipo lista desplegable, que permite seleccionar una de las opciones que ofrece la aplicacin: Fecha, Lista Desplegable, Nmero y Texto.
Vigente. 163

Campo de tipo check, que por defecto se muestra activado, aunque el Usuario lo puede desactivar cuando considere. Si esta activado significa que dicho Autodefinible se va a mostrar en Expedientes
Obligatorio.

Campo de tipo check, que solo se muestra con los Autodefinibles de tipo: Actuaciones, Expedientes y Personas. Si esta activado, INFOLEX Gestin Estudio va a obligar a definir un valor en el Autodefinible a la hora de guardar la Actuacin, o el Expediente, o la Persona.
Mostrar en la Bsqueda.

Campo de tipo check, que solo se muestra con los Autodefinibles de tipo Expedientes. Si esta activado, INFOLEX Gestin Estudio va a mostrar dicho Autodefinible como columna del grid en la Bsqueda de Expedientes.

En esta pantalla se va a definir los Autodefinibles con Formato: Fecha, Lista Desplegable, Nmero y Texto que luego se van a mostrar en Actuaciones, Expedientes, Documentos o Personas.

164

9.

Informes

Para acceder al mdulo de informes se debe hacer click en el men principal / Informes. La finalidad del mdulo de Informes, no es otra que poder realizar Consultas o generar Listados de Expedientes, Actuaciones, Agenda, Personas, de Recorrida.....etc. A la hora de generar un Informe, hay que seguir siempre los siguientes pasos: 1. Seleccionar el Informe a generar y pulsar el botn de .

2. Definir de entre los diferentes filtros que ofrece la aplicacin, los ms adecuados al informe a generar y pulsar el Botn

165

3. Configurar las opciones de presentacin personalizadas de cada Informe definiendo un Orden, una Agrupacin, unas Preferencias, unas Separaciones.......etc y pulsar el botn de .

Para guardar el Informe con los mismas caractersticas, se debe pulsar en el Botn definir el Nombre que va llevar el Informe, y decidir, si se van a guardar tanto los Filtros seleccionados, como las Opciones marcadas que se han utilizado para generar el Informe.

166

El nuevo Informe personalizado, se va a guardar en la carpeta de Mis Informes.

Si se quiere modificar o eliminar cualquier Informe personalizado, tan solo hay posicionarse con el mouse sobre el informe a cambiar, y seleccionar con botn derecho la opcin de 'modificar', para modificar el nombre del informe o 'eliminar', para borrar o eliminar el Informe.

167

4. Generar Informe. En la parte superior podemos ver los filtros que se han utilizado para sacar este informe.

Estos informes se visualizan con el visor de informes el cual tiene la siguiente funcionalidad:
se puede con las flechas de la parte superior ir a la siguiente pgina, a la anterior,

a la primera y a la ltima introduciendo un nmero de pgina, se puede ir directamente a ella imprimir pulsando en el botn de la impresora guardar, pinchando en el botn del disquete buscar alguna palabra dentro del informe posibilidad de cambiar el zoom con el que se ven los informes.

168

9.1.

Informes Libre de Expedientes.

En el 'Informe Libre de Expedientes' se aade la posibilidad de mostrar sus resultado utilizando una 'Plantilla'. Este nuevo formato, permite configurar una Plantilla con las columnas que a cada uno le interese en cada momento. Una vez, que se hayan seleccionado en la primera pantalla ( 'Paso 1 de 2' ), los filtros que convenga en cada caso, se debe definir en la segunda pantalla ( 'Paso 2 de 2' ), las columnas que se quieren mostrar en la Plantilla, definir el Orden que van a llevar y el Destino en el que se quiere visualizar, es decir por 'Pantalla', o en una 'Hoja Excel' o en un 'Documento de Word'. Para configurar una Plantilla hay que realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar las Columnas que se quiere mostrar, con tan solo seleccionar el 'nombre de la columna', y pulsar en la flecha que corresponda.

169

2. En el momento que se hayan pasado todas las columnas a mostrar en el Informe, INFOLEX Gestin Estudio permite cambiar el orden de las mismas, con tan solo posicionarse sobre la columna a cambiar y pulsar las flechas azules dependiendo del cambio que se quiera hacer.

3. Una vez que las Columnas estn en el orden a mostrar en el Informe, se debe pulsar en el Botn de y definir el ttulo de la Plantilla.

170

Si adems se quiere 'Guardar el Informe' con los mismas caractersticas, se debe pulsar en el Botn definir el Nombre que va llevar el Informe, y decidir, si se van a guardar tanto los Filtros seleccionados, como las Opciones marcadas que se han utilizado para generar el Informe.

El nuevo Informe personalizado, se va a guardar en la carpeta de Mis Informes.

171

Si se quiere modificar o eliminar cualquier Informe personalizado, tan solo hay posicionarse con el mouse sobre el informe a cambiar, y seleccionar con botn derecho la opcin de 'modificar', para modificar el nombre del informe o 'eliminar', para borrar o eliminar el Informe.

172

4. Si en un momento dado, se quiere eliminar una Plantilla, hay que pulsar en el Botn de , seleccionar la Plantilla a borrar y confirmar su eliminacin.

173

Para generar el 'Informe Libre de Expedientes' con el formato de 'Plantilla', se debe pulsar en el Botn de . , seleccionar la 'Plantilla' a utilizar, y pulsar en el Botn de

En este ejemplo, el destino seleccionado has sido por Pantalla, pero se podra haber generado en Excel o en Word.

174

Para generar el 'Informe Libre de Expedientes'', se debe pulsar ir al apartado de 'Mis

Informes' utilizar, y pulsar en el Botn de .

, seleccionar la 'Informe' a

175

9.2.

Informe de Recorrida.

La finalidad del Informe es indicar el orden de recorrida que se debe llevar dentro de una jurisdiccin, ya que en una jurisdiccin existen zonas que contienen varias oficinas judiciales. Para acceder al Informe de Recorrida, se debe seguir los siguientes pasos: 1. Ir al mdulo de 'Informes' aparatado de 'Mis Informes' y pulsar en el Informe de Recorrida.

2. Determinar en la pantalla 'Paso 1 de 2', los filtros que sirven para delimitar el Informe de Recorrida, como el Responsable del asunto, el Cliente, por un intervalo de Fechas, por la Zona de Recorrida......etc.

176

3. En la pantalla 2 de 2, se debe pulsar en el botn de

4. La aplicacin va a mostrar el Informe de Recorrida con el orden de recorrida que se debe llevar en cada jurisdiccin, ofreciendo la posibilidad de mostrarlo por pantalla, en Excel o en Word.

177

10.

Base de Datos

10.1. Bibliografa.
La finalidad de la pantalla de Bibliografa es consultar los Libros, Publicaciones, Revistas.....etc que tiene un Estudio, as como dar de alta nuevos registros.

Principales Campos
Criterios de Bsqueda de la cabecera. La Consulta de Libros, Revistas.....etc se hace ms fcil con estos criterios de Bsqueda.
Serie

Campo en el que se define la Serie del Libro, Revista...etc a buscar.

Nmero

Campo en el que se define el Nmero del Libro, Artculo....etc a buscar.

Tipo

Campo de Tipo lista que permite seleccionar una de las opciones de bsqueda que proporciona la aplicacin. Los Tipos son: Base de datos, Cdigos, Formularios, Manuales, Mementos, Monografas, Otros, Repertorio, y Revistas.
Entrada Desde - Hasta

Campos fechas que permite definir un intervalo de fechas, definido por un Desde Hasta.
Ttulo 179

Campo en el que se define el Ttulo de la Publicacin, Manual...etc a buscar.

Autores

Campo en el que se define el Autor del Monogrfico, Memento....etc a buscar.

Editorial

Campo en el que se define la Editorial del Libro, Revista....etc a buscar.

ISBN

Campo en el que se define el identificador del Manual, Artculo...etc a buscar.

Objeto

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar una Objeto de Bibliografa.

Prxima Renovacin

Campo de tipo fecha que permite definir un intervalo de las Fechas para hacer una bsqueda entre las Prximas Renovaciones.
Coleccin

Campo que nos permite buscar una coleccin en concreto. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la Bibliografa son:

Crear
Para crear una Bibliografa se debe seleccionar el botn datos que marca la aplicacin como obligatorios. e introducir al menos los

Para dar de alta un Libro, una Revista, una Publicacin ......etc en la Bibliografa, se debe seleccionar el botn e introducir al menos los datos que marca la aplicacin como obligatorios, que en este caso el ttulo. Aunque conveniente definir otros criterios como: el Autor, la Coleccin, la Edicin, la Fecha de Edicin...etc para que en un futuro la bsqueda sea fcil.

180

La ficha de la Bibliografa se compone de tres pestaas: Pestaa Ttulo En la Pestaa Ttulo se van a definir los datos ms importantes, por lo que se debe tener en cuenta que:
La Serie y la Editorial son campos de tipo 'Lista Abierta', por lo que se permite

elegir, crear y modificar los valores. Si no se introduce un Nmero de Bibliografa la aplicacin le va asignar el N siguiente al introducido. El Tipo, es un campo de tipo lista, que se compone de los diferentes tipos de clasificacin para ordenar o agrupar la Bibliografa. Los Tipos son: Base de datos, Cdigos, Formularios, Manuales, Mementos, Monografas,Otros, Repertorio, y Revistas. La Fecha de Entrada, por defecto siempre es la fecha del sistema, aunque se puede modificar. El Objeto, es un campo de tipo F3, que permite seleccionar uno de los registros dados de alta en 'objetos de Bibliografa'. En los campos de: Ttulo, Autores, y Coleccin, se definen el Ttulo, el Autor y la Coleccin del Libro, Revista...etc que se esta registrando. En los campos de: Editorial, Edicin, Fecha de Edicin y Pginas, se definen la Editorial, la Edicin, las Pginas del Libro, Revista...etc que se esta registrando. En los campos de: Ubicacin y el ISBN, se definen la Ubicacin (Tomo,Volumen, Estantera..etc) y el identificador de los libros. Apartado Precio: Cuando se activa el campo de Peridica se habilita los campos referentes a la Renovacin: - La Periodicidad, es el campo en el que se define el intervalo de tiempo entre las renovaciones, pueden ser Diarias, Mensuales, Anuales....etc - La Fecha Prxima Renovacin, campo de tipo Fecha que se actualiza automticamente al crear nuevos registros en la pestaa de Renovaciones. se genera automticamente nuevos registros en la - El Botn de ''Pestaa de Renovaciones''.
El campo de Base Imponible, se va a tener en cuenta para calcular la Cuota y el

Total.. Al definir un IVA, se va rellenar automticamente la Cuota y el Total, dependiendo de la Base. Al definir la Cuota, se rellena la Base y el Total dependiendo del IVA seleccionado, siempre que sea distinto a 0. Al definir el Total, se rellena la Base y la Cuota, teniendo en cuenta el IVA seleccionado. El Proveedor, se define el Proveedor que suministra el Libro, Manual....etc El campo Resumen de las Renovaciones ya realizadas como de las Previstas, junto al Importe que suponen dichas Renovaciones. Pestaa Observaciones En la Pestaa de Observaciones se permite definir el ''ndice'', las ''Notas o Comentarios'' a destacar para cada Libro, Revista...etc, y adjuntar ''Documentos'' de inters.
181

Pestaa de Renovaciones. En la ''Pestaa de Renovaciones'', se muestra el historial con todas las Renovaciones o incluso aadir unas nuevas.

Las Renovaciones se muestran automticamente pulsando el Botn de

manualmente con el botn . En ambos casos se va a indicar una 'Fecha de la Renovacin', un 'Texto' que se compone con la palabra 'Renovacin' + 'Mes de la Renovacin', la 'Base Imponible', el 'Porcentaje de IVA', la 'Cuota Iva' y el 'Total'.

182

Una vez que se han definido y guardado los datos referentes a la Renovacin, se modifica automticamente la Fecha de la 'Prxima Renovacin' en la Pestaa del Ttulo. El check de 'Ver Prximas Renovaciones', solo se muestra cuando se esta modificando una Ficha de la Bibliografa. Este campo puede tomar dos valores:Activado o Desactivado. Si se activa se van a ver las Renovaciones futuras, que se muestran en color Rojo y con la fila deshabilitada, ya que estos registros solo se van a poder consultar, pero no modificar. Si en algn momento se quiere Eliminar alguna Renovacin se debe seleccionar el registro a borrar y pulsar al Botn de .

Se muestra un Resumen de las Renovaciones ya realizadas como de las Previstas, junto al Importe que suponen dichas Renovaciones.

Consultar
La aplicacin ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla, que hacen de filtro para que la Consulta de los Libros, Revistas........etc sea ms fcil.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de un Libro, o Revista .....etc sin ninguna restriccin y al finalizar el proceso la aplicacin muestra un mensaje de confirmacin.

Eliminar
Para dar de Baja un Libro, Revista.....etc, se debe abrir la ficha y pulsar el botn de , teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar fsicamente el registro.

183

10.2. Presupuesto Biblioteca.

La finalidad de esta pantalla es Consular los Gastos y las Prximas Renovacin de toda la Bibliografa de un Estudio.

Principales Campos
Criterios de Bsqueda de la cabecera. La Consulta de Libros, Revistas.....etc se hace ms fcil con estos criterios de bsqueda:
Objeto

Campo de tipo F3, que permite seleccionar una de las registradas en 'Objeto de Bibliografa'.
Tipo

Campo de tipo lista, que permite realizar bsquedas por los diferentes tipos de clasificacin de la Bibliografa. Los Tipos son: Base de datos, Cdigos, Formularios, Manuales, Mementos, Monografas,Otros, Repertorio, y Revistas.
Proveedor

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar uno de los registros dado de alta en Proveedores para realizar la bsqueda.
Ao

Campo en el que permite seleccionar el Ao a buscar.

184

Campos de la grilla.
Icono

Campo de Tipo Imagen, que representa los diferentes tipos de Bibliografa se puede dar de alta.

Ttulo

Campo en el que se define el Ttulo del Libro, Publicacin..........etc.

Meses del Ao

Campos en los que se muestra por cada Mes los Gastos por cada Artculos, Libro....etc
Total

Campo en el que se visualiza el Sumatorio de Gastos a lo largo del Ao por cada Manual, Monogrfico...etc.
Total de Meses

Campo en el que se visualiza el Sumatorio de Gastos Mes a Mes de todos los Monogrficos, Repertorios....etc.
Ver Prximas Renovaciones

Campo de tipo check que si esta activo permite ver las renovaciones futuras. - Se van a visualizar en color Azul, las Renovaciones que son mezcla de Renovaciones Reales y Futuras. - Se van a mostrar en color Rojo, las Renovaciones Futuras. En este apartado se va a detallar los Gastos que se han tenido mes a mes, de toda la Coleccin de Libros, Revistas, Artculos.....etc que componen la Bibliografa. El procedimiento ms habitual en el Presupuesto de la Bibliografa es realizar Consultas o Bsquedas mediante los filtros de cabecera, aunque tambin permite realizar las mismas funciones que desde la propia Bibliografa:
o o o o

Crear nuevas fichas para Libros, Revistas......etc. Consultar la fichas de los Artculos, Repertorios...etc. Modificar las fichas de los Manuales, Monogrficos.....etc. Eliminar las fichas de los Mementos, Formularios....etc.

185

10.3. Jurisprudencia.
La finalidad de la pantalla de Jurisprudencia es permitir consultar las Resoluciones Judiciales y las Normas Legislativas existentes o crear otras nuevas.

Principales Campos
Criterios de Bsqueda de la cabecera. Estos son algunos de los criterios que se utilizan para hacer ms fcil la bsqueda:
Nmero

Campo que permite realizar por el Nmero de Jurisprudencia.

Ponente

Campo en el que se define el Ponente de la Resolucin, es decir el Nombre del Magistrado a buscar.
N Resolucin

Campo en que se va a definir la Numeracin de la Resolucin asignada por el Tribunal u Juzgado Resolutorio a buscar.
N Proceso

Campo en el que se define el Nmero de Proceso a buscar.

N Expediente

Campo de Tipo F3, que permite realizar una bsqueda por el Nmero de Expediente.
Juzgado

Campo en el que se define la denominacin del Tribunal u Juzgado Resolutorio a buscar.

186

 Tesauro

Campo de tipo F3, que muestra el Tesauro o rbol de conceptos jurdicos, con el fin de relacionar la Resolucin con el Concepto Jurdico que se seleccione.
Asunto

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar el Asunto de la Resolucin a buscar.

Texto/ Resumen

Campo en el que se define un breve resumen del fondo jurdico de la Resolucin a buscar.
Fecha

Campo de tipo Fecha en el que se va definir el intervalo de Fecha a buscar.

Normativa

Campo en el que se define las Normas de la Resolucin a buscar. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la Jurisprudencia son:

Crear
Para dar de alta las Resoluciones Judiciales y las Normas Legislativas ms relevante se debe seleccionar el botn aplicacin como obligatorios. e introducir al menos los datos que marca la

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La ficha de Jurisprudencia se compone de dos pestaas: P. Resolucin En esta pestaa se van a definir los datos ms destacados de la Resolucin:
N Proceso

Campo en el que se define el Nmero de Proceso.

N Resolucin

Campo en que se va a definir la Numeracin de la Resolucin asignada por el Tribunal u Juzgado Resolutorio.
Fecha

Campo de tipo Fecha en el que se va definir la Fecha de la Resolucin.

Ponente

Campo en el que se define el Ponente de la Resolucin, es decir el Nombre del Magistrado.

Juzgado

Campo en el que se define la denominacin del Tribunal Juzgado Resolutorio.

Documento

Campo que permite Adjuntar, Escanear Documentos con el Texto de la Resolucin en cualquier formato, o incluso crear nuevos documentos que estn relacionados con la Sentencia.
Asunto

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar el Asunto de la Resolucin.

Objeto

Campo de Tipo F3, que permite seleccionar la Objeto de la Resolucin.

Tesauro

Campo de tipo F3, que muestra el Tesauro o rbol de conceptos jurdicos, con el fin de relacionar la Resolucin con el Concepto Jurdico que se seleccione.
Voces

Campo de tipo Descriptores que permite introducir valores que van a facilitar las bsquedas de las sentencias. Solo esta visible cuando este activado el Parmetro de ''Activar Voces en Jurisprudencia''.
Resumen

Campo en el que se define un breve resumen del fondo jurdico de la Resolucin

Fallo

Campo en el que se define la decisin que da o toma un Juez o un Jurado en un Juicio.

Descripcin Fallo

Campo en el que se define un Resumen del Fallo de la Sentencia.

Normativa

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Campo en el que se define las Normas de la Resolucin.

Fuente

Campo en el que se define la Editorial, o la Publicacin, o la Coleccin, o el Repertorio de la que se obtiene la Resolucin.
Referencia

Campo en el que se define la Referencia del archivo fsico de la Resolucin. P. Texto En la Pestaa de Texto, se permite definir el texto completo de la sentencia y adjuntar el Expediente que est relacionado.

Texto

Campo en el que se define el Texto integro de la Resolucin o la parte ms interesante de los fundamentos jurdicos.

Expediente Relacionado

Campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar el tipo de Expedientes: Judiciales, Asesoramiento..etc, que est relacionado con la Sentencia.

Instancia

Campo que solo se muestra cuando el Expediente es de tipo Judicial. Mediante este campo se permite seleccionar una de las Instancias del Expediente.

Demandante Demandado

Campo en el que se define el Demandante de la Sentencia.

Campo en el que se define el Demandado de la Sentencia.

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Se permite enlazar una Actuacin a la Base de Datos de Jurisprudencia, para poder Registrar la Resolucin por la que finaliz la Instancia del Expediente.

Se debe seleccionar la 'Instancia del Expediente', y pulsar en el botn

. Hay que tener en cuenta, que al dar de alta la Jurisprudencia desde la Instancia, INFOLEX Gestin Estudio por defecto arrastra los datos referentes a la misma: el Asunto, el Objeto, el Fallo, el Juzgado.............etc, y si dicha actuacin tuviese documentos adjuntos tambin se aadirn. Una vez que la actuacin quede relacionado con una 'Instancia' y con la 'Jurisprudencia', hay que tener en cuenta que si se quiere eliminar dicha actuacin la aplicacin va a advertir que tiene datos relacionados con la instancia y permite revisarlos antes de borrar la actuacin.

190

Consultar
La aplicacin ofrece una serie de campos en la cabecera de la pantalla, que hacen de filtro para que la Consulta de la Jurisprudencia sea ms fcil.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de la Resolucin sin ninguna restriccin y al finalizar el proceso la aplicacin muestra un mensaje de confirmacin.

Eliminar
, teniendo en Para dar de Baja una Resolucin, se debe abrir y pulsar el botn de cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar fsicamente el registro.

191

11.

Administracin

11.1. Usuarios.
En esta pantalla se permite dar de alta los usuarios que se van a utilizar en toda la aplicacin.

Principales Campos

Datos Generales.

Este apartado se dan de alta los datos referente a la identidad del usuario como: Nombre, Desactivar usuario, Identif., y Fecha Nacimiento. A la hora de dar de alta un usuario de este apartado solo es obligatorio el Nombre. - El check de 'Desactivar usuario' significa que dicho usuario no se va a mostrar en ningn F3, pero si se permite consultarlo activando el check de 'Ver usuarios Desactivados', teniendo en cuenta que va a mostrar asociado a este icono

Direccin.

Este apartado se dan de alta los datos referente a la Direccin del usuario como: Provincia, la localidad, la Direccin, el Tipo (Profesional, Particular), el C.P, el Pas, la Descripcin, el Telfono, el Fax, el Celular, el E-mail, y la Web.

Pestaa de Datos usuario Del Sistema.

Este apartado se dan de alta los datos referente a la identificacin del usuario como: Login, de la Contrasea, la Abreviatura, el Grupo, el check 'Deshabilitado por Administrador', el check de 'Bloquear tras superar intentos', el check de 'Actualizar la

193

Contrasea', el check de 'La Contrasea caduca', la 'Fecha de Apertura', y la 'Fecha de Caducidad'. A la hora de dar de alta un usuario de este apartado es obligatorio definir: el Login con el que se va a entrar en la aplicacin, la Abreviatura, y el Grupo al que pertenece, teniendo en cuenta que no se puede repetir ni el Login, ni la Abreviatura, ya que en caso la aplicacin muestra un mensaje como este:

Los campos de 'Login' y 'Contrasea' que se definen en esta ficha, se van a tener en cuenta a la hora de entrar en la aplicacin. - El ''Login'', va a ser el nombre que va a utilizar el usuario para entrar, y no tiene porque coincidir con el nombre del usuario. - La ''Contrasea'', es el Password que va a utilizar el usuario para entrar en aplicacin, pero se puede quedar vaco. - Si esta activado el check de 'Deshabilitado por Administrador', el usuario queda bloqueado y no se permite entrar en la aplicacin.

- Si esta activado el check de 'Bloquear tras superar intentos', el usuario se quedar bloqueado en el momento que la contrasea sea incorrecta tres veces seguidas. - Si esta activado el check de 'Actualizar la Contrasea', al entrar con ese usuario en la aplicacin por primera vez, se va a mostrar un mensaje para indicar que se debe cambiar la Contrasea.

194

En el momento que Acepte la contrasea, se muestra una pantalla para introducir y repetir la nueva contrasea.

- Si esta activado el check de 'La Contrasea Caduca', a la hora de entrar en la aplicacin con un determinado usuario, se tendr en cuenta el intervalo de fechas que marcan entre la Fecha de Apertura / Caducidad, y si la Contrasea ya no sirve, la aplicacin muestra un mensaje como este:

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Botn de Trabajador. , se permite crear a partir del usuario una ficha

Mediante el Botn de idntica de tipo Trabajador.

Botn de Letrado. , se permite crear a partir del usuario una ficha

Mediante el Botn de idntica de tipo Letrado.

Botn de Permisos.

Mediante el Botn de , se permite definir los Permisos para un usuario en los diferentes mdulos de la aplicacin.

Los campos ms destacados son:

o

Desactivar Todos

Con la opcin de , la aplicacin permite Desactivar automticamente todas las opciones existentes de cada mdulo.
o

Activar Todos

Con la opcin de , la aplicacin permite Activar automticamente todas las opciones existentes de cada mdulo.
o

Desactivar Econmico

Con la opcin de , la aplicacin permite Desactivar automticamente las opciones referentes a la parte Econmica.
o

Activar Econmico

Con la opcin de , la aplicacin permite Activar automticamente las opciones referentes a la parte Econmica.
196

Los permisos se presentar en forma de rbol, de tal manera que al activar el padre, se activan tambin los hijos que dependen de l. Hay que tener en cuenta, que si se quiere dar o quitar permisos a un elemento del rbol que hace de padre y a los hijos que cuelgan de l, se debe pulsar sobre el nombre del elemento que hace de padre, y la aplicacin da o quita permisos a todos.

En cambio, si lo que se quiere es dar o quitar permisos a un elemento concreto del rbol que hace de padre, pero no a sus hijos, se debe activar o desactivar el check de ese elemento en concreto.

El usuario va a heredar los permisos del grupo, pero hay que tener en cuenta que van a prevalecer los permisos ms restrictivos. Se debe tener en cuenta que a nivel de Usuario, los Permisos se muestran en dos colores:

Negro, cuando los Permisos a nivel de Usuario coinciden con los Permisos del Grupo. Azul, cuando los Permisos a nivel de Usuario son diferentes de los Permisos del Grupo. La pantalla ofrece la posibilidad de:

Permitir o no, acceder al usuario en los diferentes mdulos de la aplicacin Permitir o no, Crear, Consultar, Modificar o Eliminar registros en cada uno de los apartados de la aplicacin. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la ficha de usuario son:

Crear un usuario. Modificacin de un usuario. Consulta de usuarios. Eliminacin de usuarios.

197

Crear
o la opcin de Nuevo del Para crear un usuario, se debe seleccionar el botn de botn derecho, y definir al menos los campos obligatorios como: Nombre, Login, Abreviatura, y Grupo. El Administrador o un usuario que tenga permiso, son quienes deben crear los usuarios de la aplicacin. En el momento del alta se comprueba a travs del Nombre, si el usuario existe como Persona. - Si existe, se mostrar por pantalla los datos de la Persona y se guardarn en el nuevo usuario. - Y si no existe, se dar de alta tanto como Persona como usuario.

Consultar
Para Consultar los usuarios que se han dado de alta, simplemente hay que entrar a: Administracin / Seguridad / usuarios. La aplicacin muestra en la cabecera una serie de filtros para permitir que la bsqueda sea ms concreta. Dependiendo de los checks que se activen a la hora de realizar las consultas, la aplicacin permite consultar unos usuarios u otros. Si se activa el check de 'Ver usuarios Desactivados', se van a consultar aquellos usuarios que hayan sido Desactivados por Administrador, es decir que dicho usuario no se va a mostrar en ningn F3 ya que ha sido desactivado pero no borrado, por lo que se va a mostrar con este icono .

Modificar
La aplicacin permite modificar todos los datos de la ficha de usuario, haciendo las mismas comprobaciones que si se tratase de un alta y teniendo en cuenta las repercusiones que los cambios pueden ocasionar en la aplicacin.

Eliminar
Para dar de Baja un 'usuario', se debe seleccionar el usuario a borrar y pulsar al botn , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un de mensaje de confirmacin antes de borrar el registro. Si el usuario tiene asociadas actuaciones de expedientes o anotaciones de agenda, no se permite borrarlo, solo desactivarlo.

198

11.2. Grupos.
En esta pantalla se permite dar de alta los Grupos que se van a utilizar en toda la aplicacin.

Principales Campos
Descripcin. Campo que da nombre al Grupo. Asociacin de Usuarios. En el apartado de 'Asociacin de Usuarios' se muestra el Listado de Usuarios que pertenecen a un Grupo. Usuarios del Sistema. En el apartado de 'Usuarios del Sistema' se muestra el Listado de Usuarios que estn dados de alta en la aplicacin. Botn de Agregar. Mediante el Botn de Botn de Quitar. Mediante el Botn de Botn de Permisos. , se permite definir los Permisos para un Grupo en Mediante el Botn de los diferentes mdulos de la aplicacin. , se eliminan Usuarios del Grupo. , se dan de alta los Usuarios al Grupo.

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Los campos ms destacados son:

o

Desactivar Todos

Con la opcin de , la aplicacin permite Desactivar automticamente todas las opciones existentes de cada mdulo.
o

Activar Todos

Con la opcin de , la aplicacin permite Activar automticamente todas las opciones existentes de cada mdulo.
o

Desactivar Econmico Desactivar

Con la opcin de , la aplicacin permite automticamente las opciones referentes a la parte Econmica.
o

Activar Econmico

Con la opcin de , la aplicacin permite Activar automticamente las opciones referentes a la parte Econmica. Los permisos se presentar en forma de rbol, de tal manera que al activar el padre, se activan tambin los hijos que dependen de l. Hay que tener en cuenta, que si se quiere dar o quitar permisos a un elemento del rbol que hace de padre y a los hijos que cuelgan de l, se debe pulsar sobre el nombre del elemento que hace de padre, y la aplicacin da o quita permisos a todos.

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En cambio, si lo que se quiere es dar o quitar permisos a un elemento concreto del rbol que hace de padre, pero no a sus hijos, se debe activar o desactivar el check de ese elemento en concreto.

El usuario va a heredar los permisos del grupo, pero hay que tener en cuenta que van a prevalecer los permisos ms restrictivos. Se debe tener en cuenta que a nivel de Usuario, los Permisos se muestran en dos colores:

Negro, cuando los Permisos a nivel de Usuario coinciden con los Permisos del Grupo. Azul, cuando los Permisos a nivel de Usuario son diferentes de los Permisos del Grupo. La pantalla ofrece la posibilidad de: Permitir o no, acceder al usuario en los diferentes mdulos de la aplicacin Permitir o no, Crear, Consultar, Modificar o Eliminar registros en cada uno de los apartados de la aplicacin. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la ficha de Grupo son:

Crear un Grupo. Modificacin de un Grupo. Consulta de Grupos. Eliminacin de Grupos.

Crear
Para dar de Alta un Grupo, se debe seleccionar el botn de campos obligatorios como: Descripcin. y definir al menos los

El Administrador o un Usuario que tenga permiso, son guiens deben crear los Grupos de la aplicacin En el momento que el Grupo se haya creado, se deben agregar los usuarios.

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Consultar
Para Consultar los Grupos que se han creado, simplemente hay que entrar a: Administracin / Seguridad / Grupos. La aplicacin permite realizar la bsqueda de Grupos por el campo Descripcin.

Modificar
La aplicacin permite modificar todos los datos de la ficha de grupo, haciendo las mismas comprobaciones que si se tratase de un alta y teniendo en cuenta las repercusiones que los cambios pueden ocasionar en la aplicacin.

Eliminar
Para dar de Baja un 'Grupo', se debe seleccionar el Grupo a borrar y pulsar al botn , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un de mensaje de confirmacin antes de borrar el registro. Si el Grupo tiene asociados Usuarios, la aplicacin muestra un mensaje indicando que NO se permite Borrar dicho Usuario.

11.3. Empresas.
La finalidad de esta pantalla es dar de alta las Empresas con las que se va a trabajar.

Principales Campos
202

Datos de Identificacin

Los datos referentes a la identificacin de una Empresa son: el Nombre, los Apellidos, la Abreviatura, el Tipo de Empresa , y si est Vigente o no.

Datos de Direccin

Los datos referentes a la Direccin de una Empresa son: la Provincia, la Localidad, el Tipo Va, la Calle, el N, la Escalera, el Piso, la Puerta, el Pas, el C.P, el Telfono, y el Fax.

Datos de Contacto. Datos de los Ejercicios.

Los datos del Contacto son: el E-mail, el Nombre del Contacto,y la Cuenta Corriente.

Los datos del Ejercicio son: la Descripcin, el Inicio - Fin del Ejercicio, si est Abierto o no el Ejercicio. Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la Ficha de Empresa son:

Crear
Para dar de Alta una Empresa, se debe seleccionar el botn de referentes a dicha Empresa. , y definir los datos

Consultar
Para Consultar las Empresas que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Administracin / Configuracin / Empresas.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de una Empresa sin ninguna restriccin.

Eliminar
Para dar de Baja una 'Empresa', se debe seleccionar la Empresa a borrar y pulsar al botn de , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

203

11.4. Correo Electrnico.

La finalidad de esta pantalla es crear una Cuenta de Correo Electrnico para poder realizar posteriormente las notificaciones.

Principales Campos
Informacin de la Cuenta

Los datos referentes a la cuenta son: el 'Nombre a mostrar' y la 'Direccin de E-mail'.

Servidor de Correo Electrnico

Los datos referentes al Servidor de Correo son: el 'Nombre del Servidor Saliente (SMTP)', el ''Puerto'' y si ''el servidor precisa conexin cifrada''.
Datos de Inicio de Sesin

Los datos referentes al Inicio de Sesin son: el 'Usuario' y la 'Contrasea'.

Botn de Probar Configuracin

Una vez que se hayan definido todos los datos referentes a la cuenta de correo, se debe pulsar sobre el botn de , para que la aplicacin realice la comprobacin de los datos, para asegurarse que los envos se van a hacer correctamente.

Crear

204

Para crear una Cuenta de Correo, se debe seleccionar el botn de datos referentes a dicha Cuenta. .

, y definir los

Se permite 'Enviar Mails' con el ''Servicio de Mail de INFOLEX Gestin Estudio', si las 'Cuentas de Correo' necesitan una Conexin Cifrada 'TLS'. Para ello se ha creado un campo de tipo lista desplegable que permite seleccionar el ''Tipo de Conexin Cifrada'' que se va a utilizar ( SSL. TLS, Autom ) o incluso no utilizar ninguna opcin.

Consultar
Para Consultar las Cuentas de Correo que se han dado de alta simplemente hay que entrar a: Administracin / Configuracin / Correo Electrnico.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de una Cuenta sin ninguna restriccin. La aplicacin mostrar un mensaje de advertencia cuando se intente cerrar la pantalla sin guardar los cambios, para que no se pierda las modificaciones.

Eliminar
Para dar de Baja una 'Cuenta', se debe seleccionar la Cuenta a borrar y pulsar al , o tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara botn de siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro.

11.5. Estructura Organizativa.

205

La finalidad de este pantalla es crear las Estructuras Organizativas con las que se va a trabajar. La aplicacin al instalar el programa crea una Estructura por defecto que se llama ''Mi Estudio''.

Principales Campos
Descripcin.

Campo obligatorio, que sirve para definir una Estructura Organizativa.

Abreviatura.

Campo obligatorio, que permite definir una Abreviatura para cada E.O. Teniendo en cuenta que la aplicacin no va a permitir que se repitan las abreviaturas.
Empresa.

Campo tipo F3 que permite seleccionar una de las Plantillas de Expedientes.

Datos de Identidad.

Los datos de Identidad son: el Nombre, el NIF, y la Presentacin.

Datos de Direccin.

Los datos de Direccin son: la Provincia, la Localidad, el Pas, la Direccin, el C.P, el Telfono, el Fax, el Correo Electrnico, y la Ruta.

Los procedimientos ms habituales a la hora de trabajar con la Estructura Organizativa.

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Crear
Para crear una E.O, debe estar activado el Parmetro de 'Activar Estructura Organizativa', se debe seleccionar el botn de Descripcin. , y definir la Abreviatura, y la

Consultar
Para Consultar las E.O que se han dado de alta simplemente hay que entrar en: Administracin / Configuracin / Estructura Organizativa.

Modificar
Se permite modificar todos los datos guardados de la E.O, excepto la Ruta. La aplicacin permite cambiar los datos de la E.O, haciendo doble click sobre la propia E.O.

Eliminar
Para dar de Baja una 'E.O', se debe seleccionar la E.O a borrar y pulsar al botn de , o con la tecla de 'Supr', teniendo en cuenta que la aplicacin visualizara siempre un mensaje de confirmacin antes de borrar el registro. Y cuando solo existe una nica E.O, la aplicacin no va a permitir Borrarla

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