Procedimientos Del SGC

VICERRECTORIA ZONAL CENTRAL UNIVERSIDAD DE ACONCAGUA Cdigo Documento: PSGC Revisin N: 3 PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Vlido
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PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
VICERRECTORA ZONAL CENTRAL
UNIVERSIDAD DE ACONCAGUA
Asignada a:
Encargado de Calidad
Elaborado por: Firma Nombre Cargo Fecha Germn Carrasco C. Responsable de Calidad 26.06.2013
Aprobado por:
Jos Francisco Aguirre Representante Alta Direccin 26.06.2013
VICERRECTORIA ZONAL CENTRAL UNIVERSIDAD DE ACONCAGUA Cdigo Documento: PSGC Revisin N: 3 PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Vlido desde: 07.10.2013 Pgina 2 de 38
1.- CONTENIDO
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2 Objetivo .......................................................................................................................... 3 3. Alcance .......................................................................................................................... 3 4. Referencias.................................................................................................................... 3 5. Responsabilidades......................................................................................................... 3 6. Descripcin de Procedimientos Exigidos Servicio de Calidad. ....................................... 4 6.2 Control de Registros .................................................................................................... 7 6.3 Auditora Interna ....................................................................................................... 10 6.4 Tratamiento del Servicio No Conforme, No Conformidades y Gestin de Acciones Correctivas y Preventivas ................................................................................................ 15 6.5 Revisin de La Alta Direccin .................................................................................. 19 6.6 Anlisis de Datos ...................................................................................................... 23 6.7. Gestin de Recursos Humanos Y De Formacin .................................................... 26 Responsable de Calidad .................................................................................................. 27 Responsable de Calidad .................................................................................................. 27 Responsable de Calidad .................................................................................................. 27 Responsable de Calidad .................................................................................................. 28 6.8 Gestin de Recursos y Proveedores ......................................................................... 30 6.9 Coordinacin de Reuniones Por rea. ..................................................................... 30 7.0 Hoja de Control de Cambios ...................................................................................... 38
2 OBJETIVO Establecer los procesos que sustentan el Plan de Gestin de la Calidad, esto es, control de documentos, control de registros, auditoras internas, tratamiento del servicio no conforme y gestin de acciones correctivas y preventivas, revisin de la Alta Direccin, anlisis de datos, gestin de formacin, gestin de proveedores y procedimientos Administrativo Acadmicos contenidos en el Manual de Calidad de la Vicerrectora Zonal Central de la Universidad de Aconcagua. 3. ALCANCE Este Manual de Procedimientos, se aplica a los procesos de: Control de Documentos Control de Registros Auditoras Internas Tratamiento del Servicio No Conforme y Gestin de Acciones Correctivas y Preventivas Revisin de la Alta Direccin Anlisis de Datos Proceso para Gestin de Recursos humanos y de Formacin Gestin de Recursos y Proveedores Elaboracin de la Planificacin Acadmica Ejecucin de la Planificacin Acadmica Finalizacin de la Planificacin Acadmica 4. REFERENCIAS Manual de Calidad Norma de calidad ISO 9001:2008 5. RESPONSABILIDADES En la Clusula 6.5 del Manual de la Calidad de la Vicerrectora Zonal Central de la Universidad de Aconcagua, se seala los cargos y las responsabilidades que tiene el personal en las actividades que afectan al Sistema de Gestin de la Calidad y en cada procedimiento que se enumeran en este documento.
6. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTOS NORMA ISO 9001:2008. 6.1 Control de Documentos 6.1.1 Objetivo Establecer y definir las acciones, responsabilidades de la creacin, aprobacin, distribucin, archivo, recepcin y mantencin de los documentos internos y externos de los procedimientos del Plan de Gestin de la Calidad. 6.1.2. Alcance Confeccin y control de documentos internos y externos utilizados en las actividades que afectan el sistema de gestin de la calidad. 6.1.3. Referencias Manual de la Calidad, clusula 6.9.3 Norma ISO 9001: 2008, clusula 4.2.3 6.1.4. Responsabilidades El Responsable de Calidad en conjunto con el Encargado de Calidad, son los encargados de mantener los documentos del Sistema de Gestin de Calidad, disponibles en las reas que lo requieran y deben resguardar de daos o deterioro de los originales, que se encuentran impresos para efectos de auditoras Internas y Externas, adems del ejemplar que se mantiene en la oficina de las Asistentes Servicios Acadmicos.
6.1.5 Descripcin de las Actividades. Cada vez que se elabore un documento para el sistema de gestin de la calidad, se modifique alguno existente o se reciba un documento de fuente externa que deba ser aplicado como parte del sistema de gestin de la calidad, deber cumplir con lo siguiente: Responsable Todo el personal Descripcin de las Actividades
1. Identificar y definir los documentos controlados para el sistema de la
calidad Se identifica y define los documentos que se controlarn para el sistema de gestin de la calidad, otorgndoles un formato y/o cdigo para cada uno de ellos. Una vez creado se registra en el Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad. Si se identifica la necesidad de cambio o la creacin de un nuevo documento controlado, se solicitar y/o informar por escrito a la Direccin de la necesidad (creando una solicitud). Responsable 2. Revisin y aprobacin de Documentos: de Calidad / La direccin revisar los documentos en funcin de los requerimientos y Director adecuacin al proceso de gestin de calidad, antes de su emisin y utilizacin. Se revisar y actualizar, en forma peridica y en funcin de la necesidad, la documentacin para asegurarse que est vigente y cumple con los requisitos del sistema de gestin de la calidad, aprobndolos nuevamente a lo menos una vez al ao y registrando en el Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad Si se determina que el documento es inadecuado se modificar el documento en el acto y se informar por escrito/ correo electrnico a los afectados de las modificaciones. Slo la documentacin que est revisada, aprobada y registrada en el Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad, formar parte del sistema de gestin de la calidad. Encargado de 3. Control de Documentos: calidad Los Manuales de la Calidad, Procedimientos, Procedimientos del SGC, estarn en la pgina de la Universidad de Aconcagua, en el link uac.cl Zonal Central- Sistema de Gestin de Calidad - Vicerrectora, solo habr dos documentos impresos uno en la oficina de la Encargado de Calidad, como copia autorizada para efectos de auditoras y el segundo en Recepcin para conocimiento de los estudiantes (clientes). Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad se mantendr electrnicamente en la pgina de la Universidad de Aconcagua, en el link uac.cl Zonal Central- Sistema de Gestin de Calidad Vicerrectora, se encontrar una copia en el Estante de la Oficina del Encargado de Calidad, como copia autorizada para efectos de auditoras. Los anexos se mantendrn en forma digital en el PC del Encargado de
Calidad identificados en el Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad. Los documentos obsoletos sern removidos de los puntos de emisin y uso, en el caso que sean archivados o guardados debern llevar la denominacin documento obsoleto en la parte central del documento. Los Manuales de Calidad, Procedimientos, Procedimientos del SGC y Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad sern mantenidos electrnicamente en la seccin Sistema de Gestin de Calidad del sitio web www.uac.cl; los anexos de calidad y documentos internos y externos, se mantendrn en el mdulo virtual de calidad; finalmente los documentos obsoletos sern eliminados para prevenir su uso inadecuado. Encargado de 4. Copia de documentos: Calidad Se podrn hacer copias de los documentos: Manual de la Calidad, Procedimientos, Procedimientos SGC y LMDRC, para efectos de auditoras El Manual de Calidad y de Procedimientos que deben estar disponibles en la Recepcin para consulta de los estudiantes. Los documentos anteriormente sealados deben tener impreso el timbre de copia autorizada. En ningn caso se permitir copias de documentos confidenciales. Encargado de 5. Informar al Personal Afectado: Calidad Se asegurar que el personal afectado identifique los cambios y el estado de revisin actual, el contenido del nuevo documento o cualquier cambio de documentos existentes, a travs de la comunicacin directa escrita y/o oral, y reuniones de trabajo. Adems se asegura que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso. Asistente 6. Control de Documentos Externos: Administrativa Documentacin Externa perteneciente al Cliente: Es poltica de la /Asistente Vicerrectora Zonal Central, no tener en su poder documentacin original del Acadmica cliente. No obstante en caso que por motivos de fuerza mayor ese tipo de documentos deba permanecer en la Vicerrectora, el original quedar archivado en la carpeta correspondiente. Documentacin Externa: se incluyen aqu todas aquellas reglamentaciones y normas emitidas por entes nacionales y/o internacionales, oficiales y / o privadas; relacionadas con requerimientos para los servicios provistos por la Vicerrectora Zonal Central. Si son requeridas por un contrato particular, se solicitan en su ltima edicin vigente al ente emisor. Si son generales, se verifica su vigencia antes de su uso. Los originales o documentos de respaldo de la documentacin externa comnmente aplicable se archivan en las carpetas correspondientes. 6.1.6 Registros de Calidad Solicitud de creacin/cambio Documento Notificacin a afectados de cambio de documento
6.2 Control de Registros 6.2.1 Objetivo Establecer el procedimiento y sistemtica para que todos los registros generados o recibidos por la Vicerrectora, para el sistema de gestin de la calidad sean controlados adecuadamente para evitar su dao, deterioro, prdida o uso inadecuado. 6.2.2 Alcance Procedimiento de control aplicado a todos los registros generados por la Vicerrectora, para el sistema de gestin de la calidad, o recibidos de una fuente externa, considerando la identificacin, almacenamiento, proteccin, recuperacin, tiempo de retencin y disposicin de los registros. 6.2.3 Referencias Manual de la Calidad, clusula 6.9.4 Norma ISO 9001:2008, clusula 4.2.4 6.2.4 Responsabilidad El personal de la Vicerrectora que genere o reciba un registro, deber asegurarse que sea controlado adecuadamente. Encargado de Calidad, es responsable de: a) Coordinar la elaboracin, implementacin, y el mantenimiento de los registros de Calidad, de tal manera que estn disponibles para cada una de las reas. b) Actualizar, registrar y procesar los resultados de las evaluaciones pertinentes que afecten el sistema de control de calidad. c) Asegurar su disponibilidad en las reas que lo requieran. d) Distribuir y archivar la documentacin interna, que afecte al sistema de gestin de la calidad. e) Recibir, distribuir y archivar la documentacin externa que afecte al sistema de gestin de la calidad. f) Todo el personal, debe mantener vigentes los registros que les conciernen.
6.2.5 Descripcin de las actividades

Cada vez que se genere un registro para el sistema de gestin de la calidad o se reciba alguno de fuente externa, se deber cumplir con lo siguiente: Responsable Todo el Personal Jefe de Carrera/ Asistente Docente/ Encargado de Calidad Descripcin de Actividades 1. Generacin de Registros al ingresar datos a un documento se considera como registro. 2. Archivar el registro en cualquiera de las siguientes formas que sea adecuada: - En Cajas Organizadoras identificadas en un costado con el logotipo de la Vicerrectora Zonal Central, el nombre del registro que contiene, el cdigo del registro (en caso que hayan sido desarrollados internamente) y en el ao del cual se trate. - En estantes que se encuentran en los mdulos de las Direcciones Acadmica y de Administracin y Finanzas. Los Registros del servicio de la Vicerrectora Zonal Central, se registran de las siguientes formas: - Por cada carrera impartida en las sedes de la Vicerrectora el Director Zonal Acadmico forma y mantiene una carpeta con toda la informacin referente a las mallas curriculares, planes de estudios y programas asignaturas a dictar. - Para el caso de la Encuesta de Satisfaccin Estudiantil, los resultados de los indicadores que stas arrojan, se establecen directamente en el informe Semestral de Indicadores y el Informe de Avance/Revisin Alta Direccin. - En el link del Sistema de Gestin de Calidad del sitio web www.uac.cl. Se encuentran los manuales y los registros de Calidad, Adems el Encargado de Calidad puede tener el registro digital en su computador. 3. Conservar los registros disponibles como mnimo durante 12 meses; posterior al trmino de la vigencia, se archivarn, eliminarn o borrarn de acuerdo a lo que establece el Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad. Los registros de Control del Sistema de Gestin de Calidad como: informes de Indicadores, las actas, las no conformidades, entre otras. En general los registros referidos a los procesos del Sistema de Gestin. Los registros requeridos o derivados de las revisiones de la Alta Direccin que sern conservados como reportes de auditoras. Que estn disponibles para todo el personal que lo requiera, previa autorizacin del responsable de la conservacin del registro. Estos registros se guardarn en el estante de oficina del Encargado de Calidad. Los registros disponibles que permanecern por ms tiempo almacenados (fuera de vigencia) son los siguientes:
Asistente Docente/ Encargado de Calidad
- Los requeridos para conformar los expedientes del personal de la Vicerrectora Zonal Central, tales como copias de certificados, y otros se conservarn durante todo el tiempo que la persona labora en la Vicerrectora, en su carpeta personal. - Los registros que por normas, reglamentos, requisitos legales o contractuales deban ser conservados por ms tiempo. 4. Almacenar los registros: Los registros que hayan cumplido el tiempo de conservacin para demostrar la conformidad, efectividad y mejora del Sistema de de Gestin de Calidad, se proceder de acuerdo con lo siguiente: - La Carpeta con los registros previamente rotulada, se le agregar una etiqueta con la leyenda Documento Obsoleto, con la fecha de almacenamiento. Se ubica en Bodega de la hasta que cumpla su periodo de retencin. - Los registros que superan el periodo de conservacin o retencin que no deban ser almacenados, sern destruidos o utilizados como papel de reciclaje. Encargado de 5. Proteger los registros de dao o deterioro: Calidad / Todo - Respetando los lineamientos respecto al archivo, compilacin, conservacin el personal y almacenamiento. - Incluyendo dentro del programa de mantenimiento preventivo las reas destinadas para el archivo y almacn de los mismos. Fotocopiado: Se permite hacer fotocopias de registros para respaldar el Servicio de calidad, entre ellos los certificados de ttulo de los alumnos, documentacin de los docentes. Encargado de 6. Almacenamiento de los registros: Es la ubicacin del registro en la oficina Calidad/ respectiva. Asistente 4. Retencin: Es el perodo de vigencia que tienen los documentos Docente emitidos. 5. Recuperacin: Lugar exacto de ubicacin del documento, indicando el archivador que lo contiene y el lugar fsico de este ltimo. 6. Disposicin del Registro: Es el lugar de destino de los documentos, por ejemplo: bodega o destruccin. Este proceso se encuentra desarrollado en el Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad Asistente Docente/ Encargado Calidad
6.2.6 Registro de Calidad Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad
6.3 Auditora Interna 6.3.1 Objetivo Establecer las responsabilidades y requisitos necesarios para la planificacin y realizacin de auditoras internas al Sistema de Gestin de la Calidad. 6.3.2 Alcance Este proceso se aplica a Auditoras Internas y sus Acciones Correctivas desde el establecimiento de los requerimientos de auditora hasta la elaboracin y archivo del informe final. 6.3.3 Referencias Manual de la Calidad, clusula 6.9.5 Norma ISO 9001:2008, clusula 8.2.2 6.3.4 Responsabilidad El Responsable de Calidad en conjunto con la Encargado de Calidad, son responsables de la autorizacin para la realizacin de auditoras internas al Sistema de Gestin de la Calidad de todas las reas que componen la Vicerrectora. La Direccin Zonal de Calidad, ser la encargada de buscar los auditores internos anualmente.
6.3.5 Descripcin de las Actividades Responsable Responsable de Calidad Descripcin de Actividades 1. Establecer un Programa de Auditora Interna: Se establecer un Programa de Auditora Interna anual, para evaluar el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad, el cual ser enviado desde Direccin Zonal de Calidad. Se elaborar el informe de auditora conteniendo: rea /actividad auditada, participante, objetivo y alcance de la auditora, documentos realizados, resumen de actividades desarrolladas anteriormente. Responsable 2. Designar el equipo de Auditores Internos : de Calidad/ El Representante de Alta Direccin en conjunto con la Direccin Zonal de Encargado de Calidad, debern designar el equipo de auditores internos al menos 10 das Calidad hbiles antes del inicio de la auditora. Podrn designarse tanto auditores internos propios como contratados externamente de acuerdo a la necesidad y respondiendo a la Ficha de Seleccin de Auditores Internos. El equipo auditor debe ser independiente y cumplir con la siguiente calificacin: 2.1. Calificacin de Auditores 2.1.1. Atributos personales: Los candidatos a auditores internos debern ser imparciales y objetivos, con criterio amplio y maduro, capacidad analtica y tenacidad, habilidad para entender en situaciones complejas. Deben ser capaces de aplicar estos atributos para: - obtener y evaluar claramente los requisitos - enfocarse a los resultados de procesos - persistir verdaderamente en el propsito de auditar sin temores o favores - evaluar constantemente los efectos de las observaciones y la interaccin personal - tratar al personal involucrado de la mejor manera conducente con los propsitos de la auditora - ejecutar la auditora sin distracciones propias, dedicando atencin y apoyo total - reaccionar eficazmente en situaciones conflictivas - arribar a conclusiones, sobre la base de las observaciones efectuadas - permanecer fiel a las conclusiones, an bajo presiones para cambiarlas que no estn basadas en evidencias 2.1.2. Educacin: Los candidatos a auditores internos debern ser profesional tcnico/ universitario. 2.1.3. Experiencia laboral: Los candidatos a auditores internos propios debern tener experiencia en la empresa (mnimo 3 aos), que le haya dado una visin especializada en las tareas y en las interrelaciones. Alta Direccin / 2.1.4. Capacitacin para auditor interno:
Direccin Zonal Ser necesario demostrar: de Calidad - Conocimiento de tcnica de auditora de calidad a travs de la asistencia a algn curso de formacin / entrenamiento de auditores de calidad. Para auditores internos propios, se exigir un curso de Auditor Interno de al menos 24 hrs. - Para ser auditor responsable, se deber demostrar por lo menos la actuacin como auditor (asistido o no) en 2 auditoras o haber participado en la implementacin de sistema de gestin de calidad. 2.1.5. Evaluacin y nombramiento: A partir de lo expresado en 2.1.1. , 2.1.2. , 2.1.3. y 2.1.4. La Alta Direccin junto a la Direccin Zonal de Calidad, realizar una evaluacin de los candidatos con respecto a sus aptitudes y efectuar (si cabe), su nombramiento como Auditor interno autnomo y/o Auditor responsable. La Alta Direccin debe decidir sobre el mantenimiento o modificacin de su condicin en cualquiera de las categoras. El nombramiento deber ser renovado cada dos aos, debiendo analizarse en cada caso el desempeo anterior. Auditor 3. Preparar Plan de Auditora Interna: interno La planificacin de la Auditora Interna se basa en la verificacin de los procesos y documentos que se establecen en la Vicerrectora; a su vez los registros que estos establecen, deben proporcionar evidencia sobre la realizacin de dichos procesos y que cumplen con los requisitos de la Norma. De acuerdo a la primera auditora realizada la organizacin identifica el estado de los procesos internos de la Vicerrectora. Posterior a ello se debe definir los criterios de la auditora, el alcance de la misma y la cantidad de veces que ser realizada. Para la organizacin los criterios de auditora son acadmicos, especficamente docencia, tales como responsabilidad del ejercicio de la docencia, cumplimiento de objetivos, aspectos pedaggicos y directivos. El Alcance definido para las auditoras, corresponde a los procesos acadmicos internos de la Vicerrectora y que sern medidos cada seis meses, mediante encuestas, informes y evaluaciones internas de ndole acadmico. Auditor 4. Informar al auditado: interno El Auditor deber informar al auditado sobre el Plan de auditora con un mnimo de cinco das hbiles de anticipacin. Auditor 5. Revisin de la documentacin: interno El auditor interno proceder a la revisin de los documentos pertinentes del sistema de gestin y la determinacin de su adecuacin.
Auditor interno
6. Preparacin de las actividades de auditora en terreno: El auditor prepara el plan de auditora, prepara la encuesta de trabajo (lista de chequeo, formularios para registrar la informacin, etc.). Auditor 7. Conducir auditora interna in situ: interno El auditor conducir la reunin inicial explicando claramente los alcances de la auditora, aplicar la lista de verificacin, tomando nota de los hallazgos y evidencias, y prepara las conclusiones de la auditora y conducir la reunin de cierre. Auditor 8. Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de la Auditora: interno El auditor interno emitir la Solicitud de Accin Correctiva que corresponda a las no conformidades detectadas durante la auditora, las entregar al auditado en la reunin de cierre en la que se acordar la fecha de implementacin de las acciones correctivas. Auditor 9. Elaborar informe final de auditoria interna: interno El auditor elaborar el informe final de auditora conteniendo: rea /actividad auditada, participante, objetivo y alcance de la auditora, documentos realizados, resumen de actividades desarrolladas, no conformidades que se hubieran detectado, emitir y entregar el informe final de auditora a la Direccin Zonal de Calidad en el plazo acordado, esta Direccin ser la encargada de enviar el informe final a Vicerrectora. Una vez que sea entregado el informe al Responsable de Calidad y Encargado de Calidad, este ltimo se encargar de implementar las acciones correctivas, preventivas sin demora alguna para no afectar al Sistema de Gestin de la Calidad, enviando copia del levantamiento de sus No Conformidades, Observaciones y/u Oportunidades de Mejora a la Direccin Zonal de Calidad para que lleve el control de los hallazgos. Auditor 10. Seguimiento de la auditora: interno El Encargado de Calidad ser el encargado de levantar las No conformidades y una vez que se cumpla el plazo, en conjunto con la Direccin zonal de Calidad si fuese necesario; verificar la implementacin y eficacia de acciones correctivas en las fechas acordadas mediante verificaciones de documentacin o in situ, y cerrar las Solicitud de Acciones Correctivas si se verifica el cumplimiento en plazo y remitir un informe de seguimiento al Responsable de Calidad y comit de calidad. Responsable 11. Revisin de Levantamiento: de Calidad El Responsable de Calidad en forma conjunta con el Encargado de calidad revisa los informes de las auditoras internas y las respectivas acciones tomadas, para cerrar los hallazgos. Encargado de 12. Identificacin de Registro Auditora Interna. Calidad Almacenamiento: estas quedarn archivadas en la oficina del Encargado de Calidad, en la carpeta identificada como Auditoras Internas/Externas.
Alta Direccin 13. Auditores La Alta Direccin, podr designar por el perodo de implementacin y el tiempo que estime conveniente, Auditores Internos de Vicerrectora, para tales efectos ellos seguirn los procedimientos descritos en los puntos anteriores. 6.3.6 Registros de Calidad Ficha de seleccin Auditores Internos Plan de Auditora Interna Encuesta de Trabajo Informe Final de Auditora Interna
6.4 Tratamiento del Servicio No Conforme, No conformidades y Gestin de Acciones Correctivas y Preventivas 6.4.1 Objetivo Establecer un mtodo diferenciado de trabajo para identificar, dimensionar, analizar y eliminar las causas del Servicio No Conforme y las No Conformidades del Sistema de Gestin de Calidad de la Vicerrectora Definir acciones que permitan reducir cualquier impacto causado y realizar acciones correctivas y/o preventivas para evitar reincidencia o prevenir su ocurrencia y disponer de la informacin necesaria para determinar de manera eficaz las oportunidades de mejora, las acciones preventivas, las acciones correctivas y la verificacin de la solucin del problema Se clasifican en No conformidades, Oportunidades de Mejora. Acciones Preventivas, Observaciones y
6.4.2 Alcance La totalidad del Sistema de Gestin de Calidad de la Vicerrectora Zonal Central, es decir, los servicios acadmicos, administrativos y financieros, ofrecidos a las diferentes sedes. Todas las actividades que directa o indirectamente puedan producir no conformidades que requieran la aplicacin de acciones correctivas. Una accin correctiva puede ser establecida por una o varias No conformidades o producto de auditoras internas o externas. Una accin preventiva puede ser generada cuando se prevea la posible aparicin de una No conformidad potencial. 6.4.3 Referencias Manual de la Calidad, clusula 6.9.6 y 6.9.7 Norma ISO 9001:2008, clusula 8.5.2 y 8.5.3
6.4.4
Responsabilidad
Toda persona de la Vicerrectora Zonal Central, que tiene a su cargo cualquier tipo de actividad involucrada en el servicio de calidad es responsable de identificar o detectar cualquier tipo de desviacin, alteracin o problema del Servicio de Calidad y del proceso del sistema de gestin de calidad, cuando detecte cualquier anomala relevante que afecta directamente los procedimientos establecidos. Si la situacin lo amerita, tambin es responsable de efectuar una accin inmediata o contingente para solucionar la No Conformidad apoyndose en el Encargado de Calidad, quien es el responsable para decidir la accin inmediata ms oportuna. De ser necesario, el Responsable de Calidad conjuntamente con el Encargado de Calidad definir una accin correctiva y/o preventiva, sealando plazo, seguimiento y verificacin, que se registra en el mismo registro de No conformidades o bien en el registro de accin preventiva, segn sea el caso, de tal manera de eliminar o prevenir la ocurrencia de No Conformidades detectadas en los servicios o procesos del Sistema de Gestin de Calidad. Para el tratamiento de los reclamos de usuarios se mantiene a disposicin de los clientes el link Reclamos y Sugerencias (de la Vicerrectora Zonal Central) en el cual pueden exponer sus quejas y/o sugerencias, las cuales pueden ser consideradas como oportunidades de mejoras o bien como no conformidades, segn su tipificacin (sugerencia reclamo - no relevante), se completa el registro, por el personal interno siguiendo el conducto regular. El Responsable de Calidad, una vez establecidas las acciones, mediante autorizacin a travs de firma del Informe de No Conformidades, autoriza el producto o servicio en las nuevas condiciones y se establecer la respuesta oficial a travs de informe confeccionado por l o Visacin, en caso que el informe definitivo sea emitido por otra rea. Para el caso de las Sedes de la Zonal Central, la encargada de detectar desviaciones en el Sistema de Gestin de Calidad, es la Directora Zonal de Calidad, quien obtiene la informacin de las Direcciones Zonales Acadmica y de Administracin y Finanzas; dependiendo del hallazgo definir si corresponde a una accin correctiva o preventiva, sealando plazo, seguimiento y verificacin, que se registra en el mismo registro de No conformidades o bien en el registro de accin preventiva, segn sea el caso, de tal manera de eliminar o prevenir la ocurrencia de No Conformidades detectadas en los servicios o procesos del Sistema de Gestin de Calidad. Finalmente completar el Informe de Resumen de No conformidades, a travs del cual sealar la situacin final de las acciones correctivas o preventivas; en caso de ser necesario levantar el plan de mejora correspondiente.
6.4.5 Descripcin de las Actividades Responsable Descripcin de Actividades 1. Deteccin de No Conformidad: Todo el Personal Ser definido como No conformidad a las acciones de incumplimiento de una unidad o rea sin que afecte directamente el servicio entregado a los clientes, como tambin, no altere la cadena de valor del sistema de gestin de calidad. El formato de No Conformidad es de la siguiente manera: Describe brevemente la No Conformidad y seala, a juicio personal, las causas que motivaron la No Conformidad. Igualmente para detectar las potenciales No conformidades, completndose para esto el registro correspondiente. Ejemplo de No Conformidad: procedimientos administrativos y de apoyo que no afecten directamente el aprendizaje del estudiante. 2. Deteccin del servicio No Conforme Ser definido como servicio No conforme, a aquellos procesos o procedimientos que afecten directamente a la cadena de valor establecido por el sistema de gestin de calidad y/o al requisito manifestado por el cliente, esto se relaciona directamente con la adecuada dotacin de recursos acadmicos y administrativos a las sedes que afecten directamente su gestin. El formato del servicio No conforme es de la siguiente manera: Describe brevemente el servicio No conforme, sealando a juicio personal, las causas que motivaron el servicio No conforme. Ejemplo de Servicio No Conforme: Renuncia de un docente a mitad de semestre, entrega de resoluciones fuera del plazo establecido por procedimiento, entre otros. Igualmente para detectar las potenciales No conformidades, lo que se considera como Observacin se debe completar el registro declarado como acciones preventivas, Observaciones y Oportunidad de Mejora.
Encargado de Calidad/ Responsable de Calidad/ Encargado de rea.
2. Recopilacin: Identifica y recopila las No Conformidades y/o servicio no conforme segn las fuentes de reclamos de clientes, registro en libros de clases, encuestas, medicin de objetivos, auditoras internas y externas y de la revisin de las reuniones de consejo acadmico, comit de Vicerrectora y comit de calidad. El producto No conforme deber ser corregido a la brevedad por la Unidad o rea responsable en un plazo no mayor a 5 das hbiles (pudiendo existir casos en los cuales se deba determinar un plazo mayor, dependiendo del hallazgo). La autorizacin de la utilizacin del producto No conforme ser bajo concesin realizada por escrito por el Responsable de Calidad o bien por el Encargado del rea, en la cual se produjo el hallazgo, con visacin del Responsable de Calidad. 3. Accin Contingente: Se define la accin contingente o inmediata a seguir para la correccin de la No Conformidad o servicio no conforme o accin preventiva/Observacin/Oportunidad de Mejora. 4. Causa Raz de la NC: Se verifica cual es la raz de la No Conformidad o la posible No Conformidad y el servicio no conforme, se investiga las causas que originaron la No conformidad real o potencial o el servicio no conforme . La informacin se registra en No conformidad o servicio no conforme o bien en una Accin Preventiva/Observacin/Oportunidad de Mejora, segn corresponda. 5. Determinacin del tratamiento de la Accin Correctiva Una vez identificada y revisada la no conformidad o el servicio no conforme establecida en la Vicerrectora, se determinaran las causas de la misma para evitar nuevas no conformidades futuras o servicios no conformes. Se adoptarn medidas o acciones sobre las no conformidades o servicios no conformes detectados para evitar su reproduccin. Dichas medidas o acciones debern ser registradas en el Informe de Resumen de No Conformidades y evaluadas para determinar su validez y eficacia; en el caso que amerite un plan de mejora, este se anexar a este informe. El Responsable de Calidad y el Encargado de Calidad definirn los plazos necesarios para cumplir con la accin correctiva evitando alterar al sistema de gestin de calidad y/o al servicio prestado. 6. Determinacin del tratamiento de la Accin preventiva Sern definidas como no conformidades potenciales a aquellas causas posibles de provocar una No conformidad. Estas debern ser detectadas de acuerdo al anlisis de los datos que arroja la medicin de objetivos. Se evaluar la frecuencia y prevalencia de las causas de las no conformidades para definir las acciones necesarias que permitan anticipar una futura No conformidad. Se registraran los resultados de las acciones tomadas y se evaluar la eficacia de dichas acciones tomadas. El Responsable de Calidad y el Encargado de Calidad definirn los plazos
Responsable de calidad/ Encargado de Calidad
Responsable
de calidad/ Encargado de Calidad
necesarios para cumplir con la accin preventiva. 7. Seguimiento: Se ejecutan las acciones correctivas o preventivas, evaluando su efectividad y el seguimiento para el levantamiento de la No Conformidad o el servicio No conforme. 8. Verificacin de efectividad: Verifica que la accin correctiva o preventiva que fue implementada haya sido eficaz y adecuada para la solucin de la no conformidad real o potencial. Esto se realiza a travs de la firma del Informe de No Conformidades (firmado por Encargado de Calidad y Responsable de calidad), autorizando el levantamiento de las No Conformidades. Autoriza el producto o servicio en las nuevas condiciones. Finalmente establecer una respuesta oficial a travs de la emisin de un informe propio firmado por el Responsable de Calidad o a travs de la Visacin de un informe emitido por otra rea, que establezca la situacin final del problema. Adems en esta revisin, pueden ser definidas las acciones tendientes a evitar futuros efectos o efectos potenciales
6.4.6 Registros de calidad No Conformidad / Reclamo Cliente Informe Resumen de No Conformidades Accin Preventiva/Observacin/ Oportunidad de Mejora Libro de Sugerencias y Reclamos
6.5 Revisin de la Alta Direccin 6.5.1 Objetivo
Describir el proceso de la realizacin de las revisiones por la Alta Direccin, actividad que ser realizada por el representante de la Alta Direccin dos veces al ao, la primera ser informada como un Informe de Avance de Alta Direccin y se confeccionar antes de la realizacin de la Auditora Interna y la segunda una vez que se han conocido los resultados de la misma y previo a la Auditora Externa; la cual ser el Informe de Alta Direccin, para asegurar su adaptacin y eficacia permanente del Sistema de Gestin de Calidad. A este informe se adjuntar al final del segundo semestre el Resumen Semestral de Indicadores. Asegurar la mejora continua y los cambios necesarios para la ptima implementacin del Sistema de Gestin de Calidad. 6.5.2 Alcance La revisin debe incluir una evaluacin de oportunidad de mejoramiento y actualizacin del sistema de gestin de la calidad implementado, involucrando la poltica y los objetivos de calidad. 6.5.3 Referencias Manual de la Calidad, clusula 6.6.1 Norma ISO 9001:2008, clusula 5.6 6.5.4 Responsabilidad El Representante de la Alta Direccin en forma conjunta con el Responsable de Calidad y Encargado de Calidad, sern responsables de la revisin del Sistema de Gestin de Calidad. 6.5.5 Descripcin de las Actividades Responsable Descripcin de Actividades Representante 1. Programa de revisin Alta Direccin: de Alta Se elabora el programa semestral de la Revisin de la Alta Direccin, el cual Direccin/ ser enviado desde la Direccin Zonal de Calidad a las Sedes. Responsable La Direccin puede solicitar revisiones ms frecuentes si se presentan de Calidad/ cambios significativos en la organizacin. Encargado de En el informe de revisin por la alta direccin se deben desarrollar los Calidad siguientes puntos: Resultados de Auditoras Internas y Externos, Retroalimentacin del Cliente, Desempeo de los procesos y la conformidad del producto, Estado de Acciones Preventivas y Correctivas, Acciones de seguimiento de revisiones por la Direccin previas, Cambios que podran afectar al sistema de Gestin de Calidad, Recomendaciones para la mejora, Mejora de la eficacia del sistema de gestin de calidad y sus procesos, Mejora del producto en relacin con los requisitos del Cliente (Medicin de Objetivos de Calidad). El anexo correspondiente se puede utilizar como un informe de avance /Revisin de la alta direccin. El documento est diseado de tal manera, que permite dejar evidencia de
Representante de Alta Direccin/ Direccin Zonal de Calidad
Representante de Alta Direccin/ Direccin Zonal de Calidad Representante de Alta Direccin/ Responsable de Calidad / Encargado de Calidad
revisiones anteriores, informacin del semestre actual, acciones y plazos estimados para cada tema tratado. Los encargados de desarrollar el informe son: Responsable de Calidad y Encargado de Calidad, para posteriormente ser tratado en reunin con la Alta Direccin. 2. Revisin Sistema gestin de la Calidad: La Direccin Zonal de Calidad en conjunto con la Alta Direccin, cita a reunin al Comit de Calidad Zonal, compuesto por Responsables y Encargados de Calidad, en caso de ser necesario puede citar a otros directivos de las distintas reas de la organizacin. La informacin recopilada por el Responsable de Calidad debe considerar; Informes de las auditoras internas y externas Informacin de reclamos y retroalimentacin de clientes Comportamiento de los procesos y conformidades del servicio Acciones correctivas y preventivas Actas de Revisiones de Alta Direccin anteriores Recomendaciones de mejora Cambios de la organizacin que pueden afectar al SGC Informe de Avance, reuniones del comit de calidad. La informacin corresponde a los registros generados por el sistema de gestin de calidad y en casos necesarios se puede incluir entrevista al personal e incluso de clientes. 3. Desarrollo de la reunin: El representante de la Alta Direccin preside la reunin, la Direccin Zonal de Calidad seala los temas a tratar en la reunin, se incorporan aquellos presentados en forma espontnea y tambin la informacin de apoyo relacionado con el servicio.
4. Anlisis de la informacin: Se analizan en conjunto con el Responsable de Calidad, Encargado de Calidad: Resultados de Auditoras Internas y Externas Retroalimentacin del Cliente Desempeo de los procesos y la conformidad del producto Estado de Acciones Preventivas y Correctivas Acciones de seguimiento de revisiones por la Direccin previas Cambios que podran afectar al sistema de Gestin de Calidad Recomendaciones para la mejora Mejora de la eficacia del sistema de gestin de calidad y sus procesos Mejora del producto en relacin con los requisitos del Cliente (Medicin de Objetivos de Calidad). Representante 5. Finalizacin reunin: de la Alta Los resultados de la revisin pueden ser utilizados como insumos para el Direccin/ mejoramiento de los procesos del sistema de gestin de calidad. Encargado de
Calidad
El Encargado de Calidad, confecciona el Acta de cada reunin, informe que es revisado por la Alta Direccin, mximo en los tres (3) das siguientes de celebrada la reunin, comunicando en ella las decisiones y acciones relacionadas con : Mejoramiento de la eficacia del SGC y sus procesos. Mejoramiento del servicio en relacin con la satisfaccin del cliente. Necesidades de recursos. El Encargado de Calidad enva desde su correo electrnico una copia del acta a los integrantes del Comit de Calidad. Verifica la recepcin del Acta y guarda copia del acta en forma digital y luego con las firmas en papel. El representante de la Alta Direccin informa la determinacin de la toma de decisin del proceso y asignar al personal responsable de implementar las acciones correctivas o preventivas en la revisin de Alta Direccin y define al personal responsable de implementar las acciones correctivas o preventivas en caso necesario. Encargado de 6. Almacenamiento Calidad Almacena el Acta en el archivo de Registros del sistema de gestin de la calidad y en carpeta digital bajo el nombre de Revisin Alta Direccin y en papel en el archivador de Registros N 1. 6.5.6 Registros de calidad Informe Revisin Alta Direccin Acta de Reunin de Alta Direccin
6.6 Anlisis de Datos 6.6.1 Objetivo Establecer un mtodo estadstico para el anlisis de datos del sistema de gestin de la calidad de Vicerrectora. 6.6.2 Alcance Este proceso se aplica a todas las reas del servicio educativo, en especial la que estratgicamente defina el responsable de calidad, a travs de la fijacin de los Indicadores de Desempeo. 6.6.3 Referencias Manual de la Calidad, clusula 6.9.8 Norma ISO 9001:2008, clusula 8.4 6.6.4 Responsabilidad El Responsable de Calidad debe determinar, recopilar y analizar los datos para demostrar la idoneidad y eficacia del sistema de gestin de la calidad y evaluar dnde se puede realizar el mejoramiento continuo.
6.6.5 Descripcin de las Actividades Responsable Descripcin de Actividades Responsable de 1. Definicin de Indicadores: calidad Se definen los indicadores de acuerdo a los objetivos de calidad de la Vicerrectora. Responsable de 2. Planificacin de Objetivos: calidad Una vez establecidos los indicadores, se planifican cada uno de los objetivos-indicadores, sealando a qu aspecto de los objetivos de calidad estn orientados, el responsable por el cumplimiento, las metas y el plazo indicando qu se va a hacer para lograr el objetivo-indicador. 3. Informe de Evaluacin de Indicadores : Encargado de Calidad Se crea un informe adecuado al indicador que permite monitorear su evolucin, indicando desvos y sus causas 4. Anlisis de los Datos: Encargado de Calidad Dependiendo de la planificacin de cada indicador, se aplica el mtodo de anlisis a los datos recopilados. Para el caso de los Indicadores que evalan la satisfaccin del cliente se aplicar un instrumento (Encuesta de Satisfaccin Sedes) a fines de cada semestre acadmico, cuyos resultados se analizarn a travs del mtodo estadstico de frecuencia de respuestas. Para el caso de los indicadores que evalan la realizacin de los procesos acadmicos, administrativos y financieros internos, se desarrollar el Informe Evaluacin Procesos Internos, la que se aplicar al finalizar cada semestre. Para el caso del cumplimiento de las responsabilidades acadmicas y administrativas de la docencia en las sedes, establecidas en el libro de clases; Vicerrectora resguardar este proceso a travs de la supervisin de la aplicacin de los instrumentos; informe de comportamiento administrativo docente ejecucin y finalizacin, y posterior anlisis y tabulacin de los informes finales. Para la entrega de condiciones necesarias para realizar las actividades acadmicas, se utilizarn los datos establecidos en la Encuesta de Satisfaccin Estudiantil, la cual es aplicada durante el mes de noviembre, de acuerdo a lo indicado por Rectora y el anlisis (tabulacin) de estas encuestas es enviado desde Rectora en un plazo de 2 a 3 meses, lo anterior debido a que este instrumento se aplica a nivel nacional. Para algunos indicadores se realiza un anlisis cualitativo. 5. Se comparan los resultados con los objetivos de la Vicerrectora. Encargado de Calidad/ El responsable de Calidad en conjunto con el Encargado de Calidad, Responsable de analizan los resultados obtenidos, con la finalidad de identificar mejoras a la Calidad gestin. 6. Documentar los resultados: Encargado de Calidad El Encargado de Calidad elabora los informes de los resultados, sealando las mejoras a realizar y se los enva a los miembros del Comit de Calidad.
7. Archivar informe: Los informes son archivados conforme los procesos de control de registros en Carpeta denominada Registros 2 6.6.6 Registros de Calidad Encuesta de Satisfaccin Estudiantil Evaluacin a Asistentes Acadmicos y Asistentes Administrativos. Encuesta de Satisfaccin Sedes Vicerrectora Zonal. Instrumento Evaluacin Procesos Internos Instrumento Evaluacin Docente Informe Evaluacin de Indicadores Planificacin de Objetivos Resumen Semestral de Indicadores
6.7. Gestin de Recursos Humanos y de Formacin 6.7.1. Objetivo: Definir la metodologa para efectuar la seleccin del personal permanente de Vicerrectora, as como detectar, planificar y actualizar las necesidades de formacin y capacitacin, de modo que todo el personal pueda cumplir adecuadamente con sus funciones. As mismo evaluar la efectividad de la capacitacin adquirida. 6.7.2. Alcance: Se aplica al personal permanente, operativo de la Vicerrectora, que afecta a la calidad de los servicios prestados por esta organizacin. 6.7.3. Referencias: Manual de la Calidad, clusula 6.7.2 Norma ISO 9001:2080, clusula 6.2 6.7.4. Responsabilidades: El Responsable de Calidad detecta las necesidades de capacitacin de su personal, y ejecuta los programas aprobados, es responsable del cumplimiento de la Capacitacin de formacin sealada en las descripciones de cargo y planifica y aprueba la gestin de capacitacin del personal.
6.7.5 Descripcin de las Actividades Responsable Descripcin de Actividades Responsable 1. Determinacin del perfil y responsabilidades del cargo de calidad El personal permanente debe ser competente en base a los siguientes criterios: Educacin Entrenamiento Aptitudes y Experiencia adecuada para el desarrollo de las actividades del servicio. Responsable 2. Seleccin del personal: de calidad La necesidad de contratacin de personal, puede ser detectada a travs de: las sugerencias que realizan nuestros clientes en el Libro de sugerencias y /o reclamos, a travs de las reuniones que se mantienen con las Asistentes Docentes y Administrativas, o bien de sugerencias directas que puedan hacer los encargados de las diferentes unidades de la Vicerrectora, al Vicerrector, las cuales son analizadas por l. Si estima que el recurso humano es necesario, decidir finalmente si se procede a la contratacin; en caso de ser favorable su respuesta, el Responsable de Calidad, realiza la seleccin del profesional requerido tomando en cuenta el perfil del cargo definido y los documentos que avalan sus competencias. Se debe respaldar su competencia, con documentos que se registrarn en la carpeta personal de cada nuevo integrante; certificados de estudios, currculo vitae actualizado, fotocopia del RUN y contrato de trabajo. Responsable 3. Identificacin de necesidades de capacitacin. de calidad Las fuentes para identificacin de necesidades de capacitacin son : - Cambio de perfil por el desarrollo de nuevos productos y/o servicios. - Induccin de nuevos empleados - Resultados de la Evaluacin de desempeo anual y Evaluacin de competencias directivos y administrativos. Se registra la necesidad de capacitacin a travs del formato de Necesidades de capacitacin interna.
Responsable de calidad
4. Evaluacin de desempeo. a) En el mes de julio de cada ao el Responsable de Calidad, proceder a realizar una evaluacin al personal, esta evaluacin est dividida en Evaluacin de competencias para directivos y Evaluacin de competencias para administrativos, estas evaluaciones arrojan un resultado, que tiene como piso el 61% de aceptacin, el funcionario que no cumple con el proceso evaluativo al obtener menos del 61% como resultado final de las competencias medidas ser conducido a los siguientes procesos: 1- Apoyo en el mejoramiento de sus competencias a travs de la capacitacin realizada por su jefatura directa. 2- Derivacin obligatoria al proceso de capacitacin interno 3- En ltimo caso derivacin a capacitacin especfica si fuese necesario. NOTA: En relacin a este punto se establece que el seor Vicerrector NO ser evaluado. b) Durante la tercera semana del mes de diciembre, se realizar una evaluacin al personal administrativo, utilizando para ello el registro de evaluacin de desempeo interno. La encuesta se realizar cruzada, utilizando para ello el Organigrama de Vicerrectora, en donde la jefatura directa evala a sus subordinados y viceversa. NOTA: En esta evaluacin el seor Vicerrector ser evaluado de acuerdo a lo que seala el organigrama. El funcionario que no cumple con el proceso evaluativo al obtener menos del 61% como resultado final de las competencias medidas ser conducido a los siguientes procesos: 1- Apoyo en el mejoramiento de sus competencias a travs de la capacitacin realizada por su jefatura directa. 2- Derivacin obligatoria al proceso de capacitacin interna 3- En ltimo caso derivacin a capacitacin especfica si fuese necesario. Responsable 5. Plan de Formacin: de calidad De acuerdo a los resultados obtenidos en las evaluaciones del punto 4, el Responsable de calidad elabora y presenta un Plan de Formacin, durante el mes de diciembre de cada ao, en base a las necesidades identificadas, el cual se presenta a la Alta Direccin para su aprobacin. La Alta Direccin autoriza los recursos necesarios para su ejecucin. Dicho Plan, una vez aprobado, es actualizado cada vez que sea necesario introducir una modificacin, y es revisado semestralmente a fin de verificar su cumplimiento NOTA: El personal tambin se encuentra facultado para presentar una solicitud especfica de capacitacin ante su jefatura directa. Encargado de 6. Ejecucin del Plan de Formacin Calidad El Encargado de Calidad se ocupa de la realizacin de las actividades de capacitacin, analizando posibles relatores de cursos externos necesarios y/o previendo los cursos internos (disponibilidad y preparacin del instructor, designacin de fecha y horario) as como tambin comunica al personal sobre su realizacin. En el caso de cursos externos, se obtendrn certificados de capacitacin
(emitidos por el organismo instructor), y para los cursos internos se completar formulario interno. En ambos casos, el original quedar en poder de la persona capacitada, y una copia quedar como registro de capacitacin en su carpeta personal de antecedentes Personal permanente de Vicerrectora. Responsable 7. Evaluacin de la formacin: de Calidad Cumplido el Plan de Formacin, se evaluarn los resultados de la capacitacin brindada, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: a) Evaluacin de Formacin: se evaluar la aplicacin efectiva de los temas en que el personal fue capacitado y las mejoras obtenidas a partir de la formacin. Para ello se establece un perodo de 2 meses calendario, posteriores a la capacitacin para realizar la medicin correspondiente. La forma de medir la capacitacin es a travs de 3 tareas/actividades especficas derivadas de la capacitacin, de las cuales el funcionario debe tener 2 de 3 actividades cumplidas. b) Tests: si correspondieran Todos estos datos se analizarn y consolidarn en oportunidad de realizarse la revisin por la Alta Direccin, sacando conclusiones respecto al Plan ejecutado, los resultados obtenidos, as como las recomendaciones de mejora que se consideren necesarias, tanto sobre la forma y oportunidad de los cursos de capacitacin como sobre la actuacin del empleado Encargado de 8. Certificacin de la capacitacin Calidad Entrega de Diploma de participacin del personal de Vicerrectora. 6.7.6 Registros de Calidad Ficha entrevista contratacin de personal Solicitud de Capacitacin Interna Plan de Formacin Plan de Evaluacin de Formacin Evaluacin de competencias Directivos Evaluacin de competencias administrativos Evaluacin de desempeo personal Registro de Entrega del Derecho a Saber
6.8 Gestin de Recursos y Proveedores Provisin de recursos 6.8.1. Objetivo: Asegurar la deteccin de necesidades y la disponibilidad de Recursos tanto de personal, infraestructura, instalaciones, equipamiento, recursos didcticos, proveedores, recursos materiales y recursos financieros, esenciales para la implementacin de la estrategia y del logro de los objetivos de la Vicerrectora, para ejecutar el sistema de gestin de calidad, asegurando la satisfaccin del cliente. Asegurar la compra a proveedores a travs del Director de Administracin y Finanzas. 6.8.2 Alcance: El presente procedimiento es aplicable a los Recursos de toda ndole que inciden en la calidad del servicio brindado y en el Sistema de Gestin de la calidad. 6.8.3 Referencias: Manual de la Calidad, clusula 6.7 Norma ISO 9001:2008, clusula 7.4.1 6.8.4 Responsabilidades: La Alta Direccin es responsable de proveer de los recursos para el adecuado funcionamiento del Sistema de gestin de la calidad. El Responsable de calidad es el responsable de determinar, organizar y gestionar los recursos necesarios para la implementacin del Sistema de Calidad. El Director de Administracin y Finanzas, es responsable de registrar los antecedentes de los proveedores en la Ficha de Proveedor de insumos y de efectuar la evaluacin y re evaluacin del desempeo segn la calendarizacin entregada, adems de realizar las cotizaciones correspondientes.
6.8.5. Descripcin de las Actividades Responsable Descripcin de Actividades Director de 1. Seleccin de proveedores: Administraci Se seleccionarn los proveedores en base a su capacidad inicial para n y Finanzas. satisfacer las necesidades, es decir: Cumplimiento de los productos o servicios en relacin a las especificaciones tcnicas y requisitos de compra establecidos. Modalidad y Facilidad de pago: se considera la modalidad de pago que otorga el proveedor, la Universidad compra en grandes volmenes por lo que se prefiere aquellos proveedores que dan crdito y como forma de pago, cheques a 30, 60 y 90 das. Calidad y precio de los productos: el precio y la calidad de los productos, debe ser acorde con lo considerado aceptable por el Departamento de Administracin y Finanzas de Vicerrectora. Plazo de entrega: El tiempo de despacho que se solicita a los proveedores es de 72 horas, una vez solicitados por la DAF, con excepcin de la compra de activos fijos que no cumple con lo anterior. 1.1. Tipo de Proveedor: De acuerdo a estos criterios se establece la siguiente clasificacin de proveedores: - Proveedor Zonal (para los existentes/ convenio UAC) - Presentacin espontnea - Figuracin en guas industriales u otras referencias. Para llevar un control de los proveedores se confeccionar el Listado y Calificacin de Proveedores.
Director de 2. Clasificacin de proveedores en la Ficha de Proveedor: Administraci Los proveedores se clasificarn en funcin de su influencia y frecuencia n y Finanzas de compra, de acuerdo a lo siguiente: 2.1. Crticos: aquellos cuyas provisiones tengan una influencia mayor en los suministros de la Sede, o tengan una frecuencia de compra importante y que afecten directamente el servicio prestado a los estudiantes. 2.2. No Crticos: aquellos a los que se le realizan compras espordicas, ocasionales o no habituales, de emergencia, cuya influencia en los suministros, sea menor. Dependiendo de esta clasificacin depender su continuidad como proveedor. Director de Administraci Director de Sede n y Finanzas 2 Cotizaciones, Orden de compra y tramitacin de pago de facturas Cada vez que la sede tiene la necesidad de adquirir un bien o contratar un servicio el encargado de administracin y finanzas de la sede, debe solicitar dos cotizaciones y luego entregar esta documentacin al director de la sede, quien revisa y posteriormente, visa la cotizacin ms conveniente, dependiendo de la calidad, valor, medios de pago y plazos de entrega de los insumos requeridos o prestacin de servicios, para luego emitir planilla de Cotizacin de Insumos; remitiendo toda esta documentacin al DZAF. Recibida la documentacin en la DZAF, se procede a obtener el V B del Vicerrector Zonal en una de las cotizaciones enviadas, una vez que se ha obtenido el V B se procede a emitir la Solicitud de Orden de Compra, la que se remite al Departamento de Finanzas de Rectora, quienes emiten finalmente la Orden de Compra respectiva, la emisin de la Orden de Compra flucta entre los 7 y 10 das hbiles. En el caso de las rdenes de Compra por montos inferiores a $ 100.000.- se tramitarn directamente en la DZAF de Vicerrectora, dentro de un plazo de 5 das hbiles. La DZAF debe enviar a la sede solicitante la siguiente documentacin va electrnica: - Solicitud de Orden de Compra -Orden de Compra -Planilla de Cotizacin enviada por la sede -Correo electrnico que detalla V B del Vicerrector Zonal. - Factura en el caso que esta llegue a Vicerrectora y no a la Sede. Una vez recibida la documentacin en la sede solicitante, se debe
contrastar con los productos y/o servicios una vez que son recibidos, con la gua de despacho, factura o boleta de servicios que trae el proveedor. Los productos deben ser revisados por el encargado de administracin y finanzas, marcando en el documento respectivo si se ha recibido lo que se solicit y en qu condiciones, si existe alguna disconformidad con lo solicitado, se informa a la DZAF, para que proceda a solicitar la reposicin del producto y el envo si es que faltase. Finalmente el encargado de administracin de finanzas debe firmar el documento respectivo con la fecha de recepcin de los productos/servicios. Se deja constancia que la revisin realizada por el encargado de administracin y finanzas es slo ocultar, ya que si se trata de insumos de laboratorios u otros especficos, no tendr la competencia de verificacin exacta, de que el producto cumple con los requisitos exigidos. La DZAF de vicerrectora es la responsable de realizar los trmites de pago de las adquisiciones y contrataciones de servicios. Nota: Vicerrectora tendr la retroalimentacin de los productos y/o servicios que son entregados a las sedes por parte de los proveedores zonales, esto con la finalidad de hacer una correcta evaluacin del servicio entregado a las sedes de la zonal central. Esta evaluacin se realizar en los meses de marzo y junio para el primer semestre y en septiembre y noviembre para el segundo semestre. Obligatoriamente se realizar para las adquisiciones que se realizan al proveedor PRISA/DIMERC/EASY/CINTEGRAL, entre otros que cada sede pueda mantener en el tiempo. 4. Evaluacin desempeo de Proveedores: Se considera informacin de desempeo de los proveedores, revisando la cantidad de adquisiciones realizadas, estableciendo su criticidad y midiendo los criterios de Calidad del Servicio y/o producto, el tiempo de entrega del mismo y en relacin a la modalidad de pago, revisar si se respet lo establecido en la orden de compra. La evaluacin se realiza en el ms de agosto del primer semestre para cada uno de los proveedores y se registra en el formulario Evaluacin de Proveedor. La medicin semestral de los proveedores se realizar a travs de la escala de 0 a 100% quedando el indicador de gestin de la siguiente forma:
Director de Administraci n y Finanzas
Concepto Sobresaliente Bueno Regular Deficiente
Porcentaj e >= 90% >= 75% >= 60% >= 40%
En caso que el proveedor presente un resultado regular, se le dar la posibilidad de realizar 3 entregas continuas para mejorar su servicio, de lo contrario en la reevaluacin ser evaluado como condicional y si persiste ser dado de baja del listado de proveedores. En caso de presentar un resultado deficiente, se le otorgar solo una opcin ms de entrega de producto y/o servicio para recuperar su estatus, de lo contrario ser dado de baja en forma automtica, sin necesidad de esperar una prxima evaluacin y/o re evaluacin. La evaluacin de proveedores se realiza de la siguiente forma: Proveedores Zonales, sern evaluados solo por el encargado del proceso en Vicerrectora Zonal Central. Director de 5. Re evaluacin desempeo de proveedores: Administraci n y Finanzas Una vez que los proveedores han sido evaluados, se realizar una re evaluacin, correspondiente en el segundo semestre en el mes de noviembre. Para ello se utilizarn los siguientes criterios: continuidad, en desarrollo y condicional, registrndose esta informacin en la ficha de Re-evaluacin de proveedores. Criterios: Continuidad es para aquellos proveedores que cumplen con lo indicado en el punto 4. Desarrollo es para aquellos proveedores que se presentan por primera vez y que presentan un buen servicio. Condicional para aquellos proveedores que presenten problemas en la calidad del producto y/o servicio, retraso en el plazo de la entrega, se dar como plazo para que restablezcan un buen servicio de 3 entregas de productos, en el caso que esto no mejore, el proveedor ser dado de baja. En el caso del incumplimiento por parte de los proveedores zonales en
sede, la encargada del proceso en la sede, informar al encargado de Vicerrectora del problema ocurrido, para que pueda realizar las acciones pertinentes. El Director de Administracin y Finanzas, enviar al final de cada semestre la evaluacin y re evaluacin a cada uno de sus proveedores. 6.8.6 Registros de Calidad Planilla Cotizacin y compra de insumos Listado y Calificacin de proveedores Ficha de proveedor Evaluacin y Reevaluacin de Proveedores Carta Entrega de Evaluacin y Re evaluacin de Proveedores Correo electrnico (con el que se enva la cotizacin/ Orden de Compra) Solicitud de Orden de Compra
6.9 Coordinacin de Reuniones por rea. 6.9.1. Objetivo Confeccin del instructivo de coordinacin de reuniones correspondientes a Comit de Vicerrectora, Consejo Acadmico y Comit de Calidad. 6.9.2. Alcance Establecer reuniones semanales con las diferentes reas de la Vicerrectora, para analizar diversas situaciones y tomar acuerdos en temas funcionales, acadmicos y de calidad. 6.9.3. Referencias: Manual de Calidad, clusula 6.6.2 Norma ISO 9001:2008, clusulas 4.2.4 6.9.4. Responsabilidades La Responsabilidad de coordinar las reuniones recae en el Encargado de Calidad y los Directores Zonal Acadmico y de Administracin y Finanzas. 6.9.5. Descripcin de las Actividades Responsable Descripcin de Actividades Comit de El comit de Vicerrectora est formado por el Vicerrector Zonal, el Vicerrectora Director Zonal Acadmico, el Director Zonal de Administracin y Finanzas, las Asistentes Acadmicas, las Asistentes Administrativas y el Encargado de Calidad; sesiona una vez al mes, en estas reuniones se tratan temas netamente administrativos. En casos extraordinarios el Vicerrector puede suspender estas reuniones. El acta ser firmada en la sesin siguiente, una vez que haya sido leda por cada uno de los miembros del comit. El Vicerrector Zonal, verifica si los puntos pendientes de la reunin anterior fueron cerrados.
Consejo Acadmico
Comit de Calidad
El Consejo Acadmico est conformado por el Director Zonal Acadmico, Director Zonal de Administracin y Finanzas, Encargado de Calidad, Director de Salud, Encargado de Asuntos Estudiantiles y Directora Zonal de Calidad, este comit sesiona quincenalmente. Por otra parte est el Consejo Acadmico que realiza el Director Zonal Acadmico con los Directores Docentes de Sedes, el cual sesiona cada tres meses, en estas reuniones se tratan temas acadmicos administrativos. En casos extraordinarios el Director Zonal Acadmico puede suspender estas reuniones. El acta ser firmada en la sesin siguiente, una vez que haya sido leda por cada uno de los miembros del consejo. El Director Zonal Acadmico verifica si los puntos pendientes de la reunin anterior fueron cerrados. El comit de Calidad est conformado por el Vicerrector Zonal, el Director Zonal Acadmico, el Director Zonal de Administracin y Finanzas y el Encargado de Calidad, sesiona una vez al mes, con la finalidad de afinar detalles para la mantencin del SGC. En casos excepcionales el Vicerrector puede suspender las reuniones y tambin citar a otros miembros de la Vicerrectora. El acta ser firmada en la sesin siguiente, una vez que haya sido leda por los miembros del comit. El Vicerrector Zonal verifica si los puntos pendientes de la reunin anterior fueron cerrados.
6.9.6. Registros de Calidad. Acta Consejo Acadmico Acta Comit de Calidad Acta Comit de Vicerrectora
7.0 HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS REVISIN N 0 1 FECHA DE REVISIN 03.07.2012 15.11.2012 PGINA Todas Todas MODIFICACIN REALIZADA
02.01.2012
07.10.2013
1, 4, 5, 6, 8, 9 , 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 21, 22, 27, 28, 29, 31, 32 32
Cambio de Encabezado y lo relacionado con LMDRC y Anlisis de Datos Modificaciones en procedimientos y documentos del SGC. Modificaciones de Proveedores

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VICERRECTORIA ZONAL CENTRAL UNIVERSIDAD DE ACONCAGUA Cdigo Documento: PSGC Revisin N: 3 PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Vlido

desde: 07.10.2013 Pgina 1 de 38

PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

VICERRECTORA ZONAL CENTRAL

Jos Francisco Aguirre Representante Alta Direccin 26.06.2013

1. Identificar y definir los documentos controlados para el sistema de la

6.2.5 Descripcin de las actividades

Asistente Docente/ Encargado de Calidad

6.2.6 Registro de Calidad Listado Maestro de Documentos y Registros de Calidad

Encargado de Calidad/ Responsable de Calidad/ Encargado de rea.

Responsable de calidad/ Encargado de Calidad

6.5 Revisin de la Alta Direccin 6.5.1 Objetivo

Representante de Alta Direccin/ Direccin Zonal de Calidad

Director de Administraci n y Finanzas

Concepto Sobresaliente Bueno Regular Deficiente

Porcentaj e >= 90% >= 75% >= 60% >= 40%

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