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Tabla de contenido
Presentacin Programa general Sistemas de informacin (SI) Conceptos de informacin Caractersticas de la informacin Valor de la informacin Conceptos de sistema Elementos de un sistema Tipos de sistemas Qu es un sistema de informacin (SI) Elementos de un SI Sistemas de informacin manuales o automatizados Componentes de un SIBC Sistemas de informacin en las empresas Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing System) Comercio electrnico (E-Commerce)

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Sistema de informacin administrativa (MIS, Management Information System) Sistema de apoyo para la toma de decisiones (DSS, Decision Support System) Inteligencia artificial (I.A.) y sistemas expertos Para qu estudiar sistemas de informacin? empresas Los sistemas de informacin en las industrias Resumen Bibliografa recomendada Prrafo nexo

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Copyright1999 FUNDACION UNIVERSITARIA SAN MARTIN Facultad de Ingeniera de Sistemas. Sistema de Educacin Abierta y a Distancia. Santa Fe de Bogot, D.C. Prohibida la reproduccin total o parcial sin autorizacin por escrito del Presidente de la Fundacin. La redaccin de este fascculo estuvo a cargo de CLAUDIA CAROLINA CALDERON LOPEZ JORGE URIEL SILVA ARIAS Sede Santa Fe de Bogot, D.C. Diseo instruccional y orientacin a cargo de MARIANA BAQUERO DE PARRA Diseo grfico y diagramacin a cargo de SANTIAGO BECERRA SAENZ ORLANDO DIAZ CARDENAS Impreso en: GRAFICAS SAN MARTIN Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825 Bogot, D.C. Maya de 2002

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Presentacin
Durante los ltimos aos la informacin ha tenido un gran impacto tanto en las empresas como en la vida cotidiana. Dentro del manejo de una organizacin, siempre se ha utilizado la informacin para la generacin de estrategias y la toma de decisiones, as que la informacin no tiene nada de nuevo. Lo que s es novedad es la facilidad con la cual actualmente se puede obtener informacin exacta de cualquier proceso de la organizacin. La informacin es un recurso de importancia estratgica y que la computadora puede cultivar ese recurso. Partiendo de este principio el curso de Sistemas de Informacin presenta los sistemas de informacin como el principal instrumento para los administradores en un contexto general y gerencial. En se suministrarn las herramientas bsicas que pueda darle el uso adecuado a la informacin y adicionalmente pueda mantenerse a la vanguardia de las ltimas tendencias. Al terminar el curso, tendr una visin ms amplia y clara de la importancia de la informacin como recurso en las empresas y en la vida de cada individuo. Adems, estudiaremos cmo la informacin adquiere valor siempre y cuando sea bien gestionada y difundida en forma sistemtica, es decir, involucrando todos los elementos de la empresa: tcnicos, humanos y tecnolgicos.

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Programacin general

Conceptos y caractersticas de la informacin Conceptos Elementos y tipos de sistemas Qu es un sistema de informacin (S.I.) Elementos y proyecciones. Autoaprendizaje 4 horas Fascculo 1 Sistemas de Informacin en las organizaciones Ventaja competitiva Calidad total, papeles Funciones y profesiones del Departamento de Sistemas de Informacin. Autoaprendizaje 4 horas Fascculo 2 Conceptos de tecnologa de la informacin Hardware: dispositivos de entrada Procesamiento y salida Software: de sistemas y de aplicaciones. Autoaprendizaje 4 horas Fascculo 3 Organizacin de datos e informacin Modelado y desarrollos de bases de datos Sistemas de Administracin de Bases de Datos (DBMS).
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Autoaprendizaje 8 horas Fascculo 4 Sistemas de informacin organizacionales Sistemas de Informacin para ejecutivos: aplicacin de enfoque de sistemas Puntos sobresalientes de un sistema de informacin gerencial Sistema de informacin financiero. Autoaprendizaje 4 horas Fascculo 5 Sistema de informacin de recursos humanos Sistemas de informacin contable Sistemas De Informacin De Recursos De Informacin. Autoaprendizaje 4 horas Fascculo 6 Sistema de apoyo a decisiones Autoaprendizaje 4 horas Fascculo 7 Sistemas de informacin por Internet (E-Comerce B2B B2C) Autoaprendizaje 4 horas Fascculo 8

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Sistemas de informacin (S.I.)

Para iniciar analicemos algunos conceptos claves y fundamentales para entender con precisin el significado de S.I.

Al terminar el estudio del presente fascculo, el estudiante. Determina la diferencia entre datos e informacin. Establece qu es un sistema de informacin, cules son sus componentes y caractersticas. Identifica los tipos bsicos de sistemas de informacin. Determina la importancia de los sistemas de informacin en las empresas.

Conceptos de informacin

Informacin: conjunto de datos organizados que el sistema captura, procesa almacena y distribuye. Dato: son los hechos y cifras en bruto, que al procesarse producen informacin.

Caractersticas de la informacin
La informacin debe tener ciertas caractersticas para que contribuya con el proceso de toma de decisiones. Esto implica que se asuman riesgos que beneficien o, por el contrario, que compliquen la situacin de las organizaciones. La Informacin debe ser:

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Exacta: cuando carece de errores. Completa: el valor de la informacin es concordante con el costo de producirla. Flexible: cuando es til por muchos propsitos. Confiable: cuando es exacta y cumple con objetivos propusetos. Pertinente: cuando es realmente importante para quien hace uso de ella. Simple: cuando es precisa, detallada y fcil de interpretar. Oportuna: se obtiene cuando se necesita. Verificable: cuando se puede comprobar que es correcta. Accesible: cuando es de fcil acceso para quienes tienen que interactuar con ella. Segura: debe estar protegida contra usuarios que no estn autorizados.

Valor de la informacin
La informacin sirve para:

Tomar decisiones gerenciales Cumplir metas en la organizacin Tener una visin holstica (global) de la organizacin Innovar y potenciar las organizaciones. Planear y desarrollar la tecnologa informtica a partir de la estrategia corporativa. Mejorar los procesos y procedimientos en las organizaciones

Conceptos de sistema
Sistema es un conjunto de elementos interrelacionados entre s para conseguir o alcanzar un fin especfico.
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Elementos de un sistema
Entrada Proceso Salida

Retroalimentacin Ejemplo

Estudiantes Profesores Administradores Libros

Enseanza Investigacin Servicio

Estudiantes instruidos Investigaciones

Entrada: consiste en recopilar y capturar datos. Puede ser un proceso manual o automatizado. Proceso: conversin o transformacin de datos en salidas tiles. Puede realizarse en forma manual o con la asistencia de un computador. Salida: informacin til, por lo general en forma de documentos y/o reportes. Puede ser un proceso manual o automatizado. Retroalimentacin: salida que se utiliza para realizar cambios en actividades de entrada o procesamiento. Es de gran importancia para tomar decisiones.

Tipos de sistemas
SIMPLE Posee pocos componentes y la interaccin entre ellos es sencilla y directa. ABIERTO Interacta con el medio o entorno. ESTABLE Sufre reducidos cambios a travs del tiempo. COMPLEJO Posee muchos elementos y estn fuertemente relacionados e interconectados. CERRADO No interacta con el medio o entorno. DINMICO Sufre constantes y apurados cambios a travs del tiempo.

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ADAPTABLE Es capaz de modificarse en respuesta a cambios en el medio. PERMANENTE Est diseado para mantenerse en un perodo largo de tiempo.

NO ADAPTABLE Es incapaz de modificarse con respecto a cambios en el medio. TEMPORAL Est diseado para existir por un corto perodo de tiempo.

1.1

Identifique y explique, con un ejemplo, cada uno de los elementos de un S.I.

Qu es un sistema de informacin (SI)

Un sistema de informacin es un conjunto organizado de elementos dirigidos a capturar, procesar, almacenar y distribuir informacin de manera que pueda ser utilizada por las personas adecuadas de una manera eficaz y eficiente. Esto permite tener una visin holstica (global) de la organizacin.

Elementos de un SI
Los elementos que conforman un SI son cuatro: informacin, personas, tecnologa y tcnicas. Veamos en cada uno de ellos. Informacin: Todo aquello (letras, nmeros, texto, imagen, voz,

etc.,) que el sistema captura, procesa, almacena y distribuye.

Personas: son las que introducen, procesan y utilizan la informacin de acuerdo con sus necesidades. Tecnologa: hardware y software empleado en las tareas del sistema. Tcnicas: diferentes mtodos que se utilizan para desarrollar un trabajo.

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Figura 1.1Sistema de Informacin

Sistemas de informacin manuales o automatizados

Los SI pueden ser manuales o automatizados; muchos de ellos son manejados manualmente y sobre estos tambin se toman decisiones. Los SI generalmente son sistemas manuales que despus se convierten en sistemas computarizados; sin embargo, hay que tener en cuenta que la computarizacin de un sistema manual de informacin no garantiza un mejor desempeo. Si el SI original es defectuoso, al ser computarizado podra incrementar los errores. Los Sistemas de Informacin Basados en Computadores (SIBC) estn compuestos por hardware y software, bases de datos, telecomunicaciones, personas y procedimientos, especialmente configurados para capturar, manipular, almacenar y procesar datos y ser convertidos en informacin.

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Componentes de un SIBC

Hardware: es la parte fsica del computador (monitor, teclado, mouse, CPU, etc.) que se utiliza para las actividades de entrada, procesamiento y salida. Entre los dispositivos de entrada se encuentran: el teclado, dispositivos de exploracin automtica, equipo para lectura de caracteres de cinta magntica y muchos otros. Entre los dispositivos de procesamiento se incluyen la CPU (Unidad Central de Procesamiento) y la memoria principal. Por ltimo, los dispositivos de salida: las impresoras, las pantallas de los monitores, los dispositivos de almacenamiento secundario, entre otros.
Personas

Hardware

Software

SIBC
SIBC: sistema de informacin basado en computador.

Telecomunicaciones

Bases de Datos

Figura 1.2 Sistema de informacin basado en computador.

Procedimientos

Software: est constituido por todos los programas que dirigen las operaciones de un computador. Hay dos tipos de software: software del sistema (es el que controla las operaciones bsicas de un computador como son el arranque y la impresin), y el software de aplicaciones (es el que ejecuta tareas determinadas, de acuerdo con requerimientos especficos como por ejemplo: Word, Excel, Power Point, Lotus, Qpro, entre otros). Bases de datos: es un conjunto organizado de datos e informacin. La base de datos puede contener datos de clientes, empleados, in-

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ventarios, ventas, cartera, etc. Es un recurso muy valioso e importante en las empresas.

Telecomunicaciones: transmisin electrnica de seales de comunicacin que permiten a las organizaciones conectar entre s sistemas de comunicacin para integrar redes. Red: interconexin entre computadoras de una ciudad, pas o el mundo entero, con el fin de establecer comunicacin electrnica. Internet: red de computacin, compuesto por miles de redes interconectadas, las cuales intercambian libremente informacin. Es la red ms grande del mundo. Intranets: red que emplea la tecnologa de Internet dentro de la organizacin. Por medio de estas redes los miembros de la organizacin intercambian informacin y trabajan en proyectos comunes. Personas: son el elemento ms importante en los SIBC. Incluye a todos los individuos que administran, operan, programan y mantienen el sistema, y a los que lo utilizan para obtener resultados. Procedimientos: son las estrategias, polticas, mtodos y reglas de uso del SIBC. Por ejemplo: en qu momento se debe ejecutar un programa, quin puede tener acceso a la informacin de la base de datos, y dems.

Sistemas de informacin en las empresas

Los tipos de SI de uso ms comn en las empresas son: sistemas de procesamiento de transacciones, comercio electrnico, sistema de informacin administrativa, sistema de apoyo para la toma de decisiones, inteligencia artificial y sistemas expertos. Veamos en qu consiste cada uno.

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Sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing System)

Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de
Transaccin: actividad o
solicitud. Pedidos, compras, cambios, adiciones y eliminaciones son transacciones comerciales tpicas que se almacenan en el computador.

datos y dispositivos que permiten registrar una cantidad de transacciones que pueden procesarse en un segundo.

Comercio electrnico (E-Commerce)

Comprende todas las transacciones ejecutadas, a travs de medios electrnicos entre organizaciones (empresa - empresa), organizaciones y consumidores (empresa - cliente) y organizaciones y sector pblico. El alto crecimiento del comercio electrnico se ha acentuado por el aumento de acceso a Internet, la confianza de los usuarios para realizar transacciones, el mejoramiento de los sistemas de pago, el reforzamiento de la seguridad, simplicidad y comodidad.

Sistema de informacin administrativa (MIS, Management Information System)

Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos que integran datos de todos los departamentos a los que sirve y provee operaciones y administracin con la informacin que requieren. Aceleran el procesamiento de actividades empresariales y reducen costos administrativos. Son de gran utilidad para las personas responsables de tomar decisiones.

Sistema de apoyo para la toma de decisiones (DSS, Decision Support System)

Conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos que sirven de apoyo para tomar decisiones refeSistemas de informacin Fascculo No. 1

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rentes a problemas especficos. Puede ser un sistema muy beneficioso en cuanto a datos estadsticos y costos se refiere. El campo de inters de un DSS es la eficacia de la toma de decisiones.

Inteligencia artificial (I.A.) y sistemas expertos

Campo que implica la adopcin, por sistemas de computacin, de las caractersticas propias de la inteligencia humana. Incluyen la inteligencia y el comportamiento humano valindose de: robots, reconocimiento de voz, procesamiento de lenguaje natural o extranjero y los sistemas expertos.

El valor de los sistemas expertos radica en el hecho de que permiten a las organizaciones proveerse y utilizar el saber de expertos y especialistas

1.2

Analice y resuelva el siguiente caso de acuerdo con lo visto en el fascculo. Liz Claiborne actualiza sus sistemas de informacin Liz Claiborne disea y comercializa una variedad de prendas y accesorios femeninos, organizados en verstiles colecciones que van de lo informal a lo formal. Tambin disea y comercializa ropa y artculos masculinos, y fragancias para dama y caballero. En uno de los aos ms recientes, sus ventas netas ascendieron al nivel rcord de 2400 millones de dlares. A nadie que alguna vez haya intentado seguir las tendencias de la moda le sorprender saber que lo que impera en la actual industria del vestido es el cambio, que sin embargo no se limita al diseo de prendas, pues la estructura y naturaleza de las ventas y la manufactura tambin estn transformndose. Las fronteras geogrficas han desaparecido. Las restricciones estn en retirada. Sobre todo, hoy los consumidores buscan versatilidad y valor, y son ellos, no las tiendas o las fbricas, quienes de-finen esas cualidades. Por ejemplo, la actual

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tendencia hacia el atuendo informal es un intento por simplificar un modo de vivir crecientemente complejo. Esta modificacin de prioridades significa que los consumidores son menos leales a marcas o tiendas y, al mismo tiempo, ms exigentes y sensibles a las limitaciones de tiempo. Para mantenerse a la altura de los cambios, Liz Claiborne ha sometido a anlisis la totalidad de sus procesos administrativos. Como resultado de ello, en la actualidad concentra sus esfuerzos en la simplificacin de lo que mejor sabe hacer y en asociarse con otras empresas, mediante convenios de licencias y subcontratacin (outsourcing), para el desempeo de las actividades en las que carece de experiencia, desde la comercializacin de relojes hasta la produccin de calzado y artculos para el hogar. Entre sus metas corporativas especficas estn la duplicacin de sus ingresos a ms de 4.000 millones de dlares para el ao 2000, reducir sus costos de operacin en 35 millones de dlares al ao, acortar el perodo que transcurre entre el diseo y la existencia de un producto, y mejorar sus comunicaciones con los clientes. Para alcanzar las metas, Liz Claiborne ha emprendido una amplia reforma tecnolgica, la cual resultar en el reemplazo de ms del 80 por ciento de sus procesos administrativos, sistemas de informacin comercial, hardware, programas de software, bases de datos y recursos para redes. Incluso su personal de SI se ver afectado por esta readecuacin, dada la necesidad de capacitarlo en el manejo de la nueva tecnologa para que identifique los nuevos papeles que deber asumir. Asombrosamente, uno de los principales retos de este proceso de transformacin no ser instalar o mantener nueva tecnologa, sino la coordinacin entre sta y las necesidades de la empresa, y el adiestra-miento de los empleados para enfrentar el cambio. "De lo que muchas organizaciones no se percatan es de que si no controlan el aspecto administrativo de un cambio tecnolgico, se exponen a fracasar aun si tienen xito en el aspecto tecnolgico", comenta Naom Karten, asesora de la compaa. Liz Claiborne ha desarrollado herramientas basadas en la Web para mejorar sus comunicaciones con proveedores y tiendas. Una aplicacin basada en la Web permite a las tiendas rastrear sus rdenes de compra y verificar al instante el estado de sus transacciones, proceso que antes se realizaba por telfono. Ms del 60 por ciento de los pedidos de los clientes se efectan ahora por medios electrnicos. Asimismo, esta compaa invirti grandes cantidades en software para el rastreo de materiales en todo el mundo y una mejor comunicacin con prestadores de servicios, socios manufactureros y controladores de carga.

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El proceso de diseo tambin ha resentido los efectos del cambio tecnolgico. Antes, Claiborne basaba sus diseos en bocetos elaborados a mano por organizaciones externas. Hoy emplea sofisticadas herramientas de software a favor del proceso de diseo. En el pasado tambin deba ocuparse de que ejecutivos de tiendas visitaran sus instalaciones para conocer sus nuevos diseos, mientras que ahora los remite electrnicamente a travs de la Web, con lo que ahorra tiempo y dinero. Esta tecnologa de enlace en red, llamada LizCADalyst, permite la transferencia mundial de informacin referente a telas y diseos. Cuestionario 1. Qu cree que signifique el comentario de Karten: "de lo que muchas organizaciones no se dan cuenta es de que si no controlan el aspecto administrativo de un cambio tecnolgico, se exponen a fracasar aun si tienen xito en el aspecto tecnolgico"? Cmo se aplica este juicio al caso de Liz Claiborne? 2. Liz Claiborne ha hecho una importante inversin en actualizar sus sistemas de informacin. Si usted tuviera que justificar esa inversin frente al consejo de administracin de la compaa, qu dira?

Para qu estudiar "sistemas de informacin"?

El estudio de los "sistemas de informacin" es un campo multidisciplinario en el que intervienen materias como la "Ingeniera del Software" o la "Administracin de Empresas", entre otras. No se trata, en definitiva, de una disciplina estrictamente informtica. Las materias informticas estn implicadas en el avance de las tecnologas de la informacin y de la comunicacin subyacentes, mientras que los "Sistemas de Informacin" se centran en la aplicacin de las tecnologas disponibles en un contexto empresarial. Un informtico orientado a Sistemas de Informacin sera, adems, capaz de disear, desarrollar, adquirir y desplegar el equipamiento en tecnologas de la informacin y la comunicacin de la empresa. Para ello, se precisa la habilidad de comunicarse eficazmente con otros trabajado-

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res individual y colectivamente, y ello implica cierta preparacin en temas especficamente empresariales, como la gestin general o las funciones bsicas de la empresa (marketing, finanzas, produccin).

En definitiva, un informtico con conocimientos en Sistemas de Informacin est mejor capacitado para incorporarse a la empresa y participar de modo activo en su gestin. Y esto suele afectar positivamente a la remuneracin del trabajo que realiza.

Los sistemas de informacin en las reas funcionales de las empresas

En todas las reas funcionales de la empresa se emplean SI. En finanzas y contabilidad, se utilizan para administrar los recursos financieros, analizar inversiones, realizar auditoras, pronosticar ingresos y actividades comerciales. En ventas y mercadotecnia, se emplean para desarrollar nuevos bienes y servicios (anlisis de productos), determinar la mejor ubicacin de plantas de produccin y distribucin (anlisis de lugares o sitios) identificar los mejores mtodos publicitarios y de ventas (anlisis de promociones) y fijar precios a los productos que permitan obtener los ingresos totales ms adecuados posibles (anlisis de precios). En manufactura, se utilizan para procesar pedidos de los clientes, elaborar programas de produccin, controlar niveles de inventario y supervisar la calidad de los productos. En la administracin de recursos humanos, se usan para seleccionar a solicitantes de empleo, aplicar pruebas de desempeo a los empleados y vigilar su productividad, entre otros.
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En la parte jurdica, se utilizan para analizar lo referente a responsabilidades legales y garantas de productos y para elaborar importantes documentos e informes de orden jurdico.

Los sistemas de informacin en las industrias

En casi todas las industrias y los sectores de la economa se emplean los SI. En el sector de las aerolneas, por ejemplo, se utilizan para hacer reservaciones y determinar las mejores tarifas e itinerarios. En las sociedades de inversin, se emplean para analizar los mercados de acciones, bonos, opciones, mercados de acciones futuros y otros instrumentos financieros, y para ofrecer mejores servios a sus clientes. En las instituciones bancarias y de crdito, se utilizan para tomar acertadas decisiones de prstamos y analizar buenas inversiones. En la industria del transporte, se emplean para programar la distribucin de bienes y servicios en los diferentes transportes al menor corto. En las compaas editoriales, se usan sistemas de informacin para analizar mercados, desarrollar y publicar diarios, revistas y libros. En instituciones de atencin a la salud, se utilizan para diagnosticar enfermedades, planear tratamientos mdicos y realizar cobros a pacientes. En las compaas administradoras de energa y prestadoras de servicios pblicos, se usan para vigilar y controlar la generacin y uso de la electricidad.

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Muchas compaas en el mundo entero disfrutan en la actualidad de mejor seguridad y servicios, mayor eficiencia y eficacia, costos ms bajos y menor control y toma de decisiones, gracias a los SI.

1.3

Nombre algunos de los beneficios que las organizaciones persiguen mediante el uso de sistemas de informacin.

En este fascculo hemos tratado conceptos bsicos de informacin, de sistemas y de sistemas de informacin y su importancia, aplicabilidad y desarrollo en las organizaciones.

FREEDMAN, Alan. Diccionario Enciclopdico de Computacin Bilinge. McGraw Hill. STAIR, Ralph M., y REYNOLDS, George W. Principios de Sistemas de Informacin. Cuarta Edicin. Direcciones en internet www.monografas.com www.elcolombiano.com/proyectos/kapuscinsky/articulo2.htm

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En el prximo fascculo estudiaremos los Sistemas de Informacin en las organizaciones, detenindonos en aspectos claves de stas como: estructura organizacional, cultura y cambio organizacional, aprendizaje organizacional y estrategias para reducir costos mejorando servicios.

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