Sunteți pe pagina 1din 12

1

CURSUL 2 II. SISTEMUL DE MANAGEMENT INTEGRAT (SMI)


Cuprinsul cursului 2: 2.1. Notiuni generale despre modalitatile de integrare 2.2. Structura SMI 2.3. Terminologie specifica(Este detaliata in aplicatia 1) 2.4. Posibilitati de integrare 2.5. Elemente de proiectare Obiectivele cursului 2: Cunoasterea modalitatilor de integrare a sistemelor partiale de management, in cadrul SMI. Insusirea si intelegerea avantajelor si a dezavantajelor diverselor modalitati de integrare. Identificarea elementelor de comparatie intre sistemele partiale de management, componente ale SMI

CONTINUTUL CURSULUI 2 2.1. ASPECTE GENERALE


In orice organizatie necesitatea de a dezvolta un sistem de management integrat trebuie sa vina din interiorul acesteia, nu din exterior. Este foarte putin probabil ca un client sau un furnizor sa solicite organizatiei existenta unui SMI. De asemenea, nu exista nici o reglementare interna sau internationala, si nici un standard care sa se refere sau sa ceara existenta unui Sistem de Management Integrat. Orice organizaie tinde s ctige noi segmente de pia, s fie credibil, deci s aib o preocupare permanent pentru mbuntirea performanei. Locul managementului calitii, al mediului i al SSM etc., respectiv al SMI, este sugerat n figura 2.1.
Capacitatea de aplicare a informaiei astfel nct aceasta s aduc schimbri strategice i avantaj competitiv. Permite membrilor organizaiei s-i optimizeze performana oferind: cunotine, deprinderi, mijloace, procese, resurse, stimulente i asisten specializat.

MANAGEMENT STRATEGIC

DECIZIE

MANAGEMENT TACTIC

ACIUNE

Abilitatea de exploatare ireproabil a proceselor i sistemelor i obinerea de rezultate care s satisfac, permanent, cerinele clientului.

MANAGEMENTUL S.M.I.

PERFORMAN

ANALIZ
Examinarea atent a competenelor i factorilor situaionali n vederea stabilirii msurilor i strategiilor eseniale pentru mbuntirea performanei.

TRANSFER
Transferul de cunotine, deprinderi, mijloace, procese, sisteme i metode ctre organizaie pentru ndeplinirea nevoilor de competen.

TRANSFORMARE
Asigurarea c noile competene sunt asimilate i conduc la schimbri concrete n mbuntirea performanei.

Figura 2.1. Procesul de mbuntire a performanei si locul SMI

2.2. STRUCTURA SMI


EXCELENA DURABIL Capacitatea unei organizaii de a satisface n totalitate sau peste ateptri necesitile clienilor avnd drept scop competitivitatea i obinerea de profit. Este un echilibru ntre sistemele/ politicile organizaiei (calitii, mediului, securitii i sntii n munc, siguranei alimentare, responsabilitatii sociale, siguranei informaiilor). Obiectiv final: ZERO DEFECTE

SISTEMUL DE MANAGEMENT INTEGRAT

SISTEMUL DE MANAGEMENT AL CALITII TOTALE

SR EN ISO 9004:2010 SR EN ISO 9001:2008 ISO /TS 16949:2009 (cerine specifice ale ISO 9001 pentru ind. auto) SR ISO 22000/ HACCP (cerine specifice ale ISO 9001 pentru industria alimentar) SR EN ISO 9000:2006 SISTEMUL DE MANAGEMENT AL MEDIULUI (SMM) SR EN ISO 14001:2005 SR EN 14004:2005 SR EN ISO 14050:2010 SISTEMUL DE MANAGEMENT AL SNTII I SECURITII OCUPAIONALE (SMSSO) SR OHSAS 18001:2008 SR OHSAS 18002:2009 SISTEMUL DE MANAGEMENT AL SECURITII INFORMAIEI (SMSI) ISO/IEC 27000:2009 SISTEMUL DE MANAGEMENT AL RESPONSABILITII SOCIALE (SMRS) SR ISO 26000:2011

Conducerea unei organizaii ctre un succes durabil. O abordare bazat pe managementul calitii. (DIN CE N CE MAI BINE) CERINE MINIME pentru eficacitate (DESTUL DE BINE) HACCP=Hazard Analysis and Critical Control Points (Analiza Riscurilor i a Punctelor Critice de Control) Principii fundamentale si vocabular

Presupune instrumente prin care organizaia pune n aplicare managementul de mediu (politic, obiective, planificare, proceduri, mbuntire).

Se refer la securitatea i sntatea n munc i la obligaiile angajailor i angajatorilor

Furnizeaz un set de reguli pentru a msura potenialul de securitate al partenerilor de afaceri i pentru a evidenia calitatea propriilor servicii Este primul standard etic global care oblig organizaiile s asigure condiii decente i corecte de munc

Figura 2.2. Structura sistemului de management integrat n capitolele/cursurile urmtoare vor fi detaliate, succint, toate categoriile de sisteme i anume Sistemul de Management al Calitii(SMC), Sistemul de Management al Mediului(SMM),

4 Sistemul de Management al Sntii i Securitii Ocupaionale(SMSSO), Sistemul de Management al Securitii informaiei(SMSI), Sistemul de Management al Responsabilitii Sociale(SMRS) si eventual Siatemul de Management al Sigurantei Alimentului(SMSA). 2.3. TERMINOLOGIE SPECIFIC SMI (Se gaseste in anexele primei aplicatii) Terminologia specific SMI se regsete n cadrul unor standarde specifice, respectiv: Termeni i definiii cuprini n standardul ISO 9000:2006 pentru calitate ; Termeni i definiii cuprini in standardul ISO 14040:2004 pentru mediu ; Termeni i definiii cuprini n standardul OHSAS-18001:2008 pentru SSO/SSM etc .

2.4. POSIBILITI DE INTEGRARE


Prin integrarea sistemelor de management partiale ntrunul cuprinztor se obine mbuntirea comunicrii ntre diferitele compartimente ale organizaiei prin cooperare mai bun, prin lucru n procese i nu numai n funciuni. n general se integreaz sistemul de management al calitii (SMC), sistemul de management al mediului (SMM), sistemul de management al sntii i securitii ocupaionale (SMSSO) si celalte amintite anterior, dar pentru a se tinde spre excelen ar fi necesara si includerea unor sisteme nestandardizate cum ar fi cel pentru contabilitate, cel pentru inovare, pentru fabricaie, pentru logistic etc. Pentru integrarea acestor sisteme de management se recomand utilizarea a trei ci diferite: a) nsumarea; b) integrarea partiala; c) integrarea/suprapunerea totala. Posibilitatile de integrare, ipotetice, sunt redate in figura 2.3. a) nsumarea sistemelor pariale de management presupune inerea separat a acestora i descrierea lor n documente separate (Cercurile din figura 2.3.vor fi tangente).Echivalenta coninuturile sistemelor pariale de management este evidentiata prin elaborarea unor liste de coresponden(Tabelul 2.1). Acesta este primul pas ctre un sistem de management total. Sunt corectate apoi aspectele de coninut ce apar ntre sistemele pariale, dar acestea rmn nc separate. Deci: SMI = SMC + SMM + SMSSM/SMSSO + SMRS +SMSI +SMSA+...... b) A doua cale de integrare este integrarea partiala care se folosete acolo unde sistemul de management al calitii a fost deja introdus (Situatia corespunde celei din figura 2.3.). c) Integrarea/suprapunerea totala presupune c organizaiile pot alege un sistem general de management existent sau i pot dezvolta propriul model de sistem general n care s se includ

5 celelalte sisteme pariale( Situatie ipotetica, realizabila doar teoretic, cand cercurile se suprapun total). n realizarea unui asemenea concept de management integrat, lucrul cel mai important este s se gseasc conceptul care s susin integrarea celorlalte sisteme pariale care exist i care sunt bazate pe standarde internaionale. Aceasta nseamn c organizaia trebuie s gseasc un sistem de management general cu putere mare de integrare n funcie de specificul organizaiei respective. Relaia dintre SMC, SMM i SMSSO etc., se poate ncadra n una din urmtoarele trei situaii: Integrarea complet presupune: Exprimarea ntr-un singur document a politicilor de calitate, de mediu i de sntate i securitate ocupaionale. Manual unic calitate - mediu - sntate i securitate fundamentat pe proceduri comune i pe proceduri specifice. Elaborarea unei documentaii coninnd un numr ct mai mare de documente comune, cu participarea unor persoane avnd preocupri i responsabiliti att n domeniul calitii, al mediului i al sntii i securitii. Integrare la nivelul proceselor. Integrare la nivelul resurselor umane. Integrare parial poate fi realizat n mai multe variante, respectiv: Politici separate sau politic unic calitate-mediu-SSM/SSO-etc.. Manuale separate sau manualul unic calitate-mediu-SSM/SSO- etc.. Proceduri de sistem parial integrate. Proceduri specifice i instruciuni de calitate. Proceduri specifice i instruciuni de mediu. Proceduri specifice i instruciuni de SSM/SSO, etc.. Integrare parial la nivelul proceselor. Integrare parial la nivelul resurselor umane. Proiectarea si implementarea separata presupune: Politici separate; Manuale ale calitatii, ale mediului, al SSM/SSO, etc. separate; Proceduri, instruciuni i nregistrri separate (de calitate, de mediu, de SSM/SSO, etc.). Posibilitatile teoretice/ipotetice de integrare/imbinare a sistemelor de management partiale sunt redate sugestiv in figura 2.3.

S.M.M.

15

S.M.S.S.O.

10 2 14 9 5

6 1 3 4 8

11 16

13

S.M.C. 17

12

S.M.R.S.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

S.M.S.I.

S.M.C. + S.M.M. + S.M.S.S.O. + S.M.S.I. + S.M.R.S S.M.R.S. + S.M.S.S.O. + S.M.C. + S.M.M. S.M.M. + S.M.S.I. + S.M.C. + S.M.S.S.O. S.M.S.S.O. + S.M.R.S. + S.M.S.I. + S.M.C. S.M.S.I. + S.M.M. + S.M.C. + S.M.R.S. S.M.C. + S.M.M. + S.M.S.S.O. S.M.C. + S.M.S.S.O. + S.M.S.I. S.M.C. + S.M.S.I. + S.M.R.S. S.M.C. + S.M.R.S. +S.M.M. S.M.C. + S.M.M. S.M.C. + S.M.S.S.O. S.M.C. + S.M.S.I. S.M.C. + S.M.R.S. S.M.R.S. + S.M.M. S.M.M. + S.M.S.S.O. S.M.S.S.O. + S.M.S.I. S.M.S.I. + S.M.R.S.

Figura 2.3. Posibilitati teoretice de integrare a sistemelor partiale de management

7 Pentru realizarea oricrui tip de management este nevoie de anumite metodologii, una dintre ele fiind metodologia PDCA (figurile 2.4. si 2.5.).

(RE) Planificare
PLANIFIC P PLAN Management procese EFECTUEAZ D DO ACIONEAZ A ACT VERIFIC C CHECK nregistrare Analiz Aciune asupra diferenei Date de msurare Produse Ieiri. Rezultate

Pai, resurse, indicatori de performan, proprietari de proces

Desfurare proces

Intrri

Baz de date

RESURSE: materiale umane financiare informaionale

Produse intenionate (calitate) Produse neintenionate (impacturi asupra mediului; riscuri pentru oameni,proprieti, mediu de munc)

FEED BACK INFORMAIONAL Figura 2.4. Sistemul de Management Integrat constituit pe metodologia PDCA

Figura 2.5. Ciclul lui Deming pentru SMI

Figura 2.6. Relationarea componentelor SMI Se consata ca fiecare componenta a SMI este intro anumita relatie cu celelalte.

9 Tabelul 2.1. Comparaie ntre componentele partiale ale SMI


Responsabilitate Sntate Securitatea social i informaiei securitate Obiectiv Furnizeaz ncredere n capacitatea organizaiei de a da satisfacie privind: Performana Sntatea i Mediul afacerii Produsul Securitatea de mediu securitatea informaiei n munc inere sub Proces Proces Proces Etica n afaceri Confidenialitatea, control Produs Produs Riscul la integritatea i Aspecte de locul de disponibilitatea mediu munc informaiei Pri Proprietari, angajai, furnizori, clieni, societate interesate Etape de Pregtire (definire), documentare, implementare, meninere, mbuntire dezvoltare continu Analiza Analiza Evaluare Autoevaluarea Evaluarea riscului situaiei iniial de nivel risc problemelor existente n mediu sociale organizaie ISO Documente ISO OHSAS SA 8000:2008 ISO 17799:2005 14001:2005 de referin 9001:2008 18001:2008 ISO 27000:2005 ISO 26000:2010 Documentaia Manual / cod etic; proceduri, instruciuni de lucru / de control; nregistrri Documentaia Legea sistemului Legea Codul etic al Legea182/2002 tehnic de proteciei 90/96 organizatiei Legea161/2003 produs mediului Norme de 137/96 aplicare Obiectiv Examinarea capabilitii sistemului de a asigura atingerea obiectivelor i audit intern identificarea oportunitilor pentru mbuntirea eficacitii sistemului Obiectiv Examinarea conformitii sistemului cu documentele de referin audit extern Metode de Tehnici i metode de management; fia de colectare a datelor; grafice; inere sub histograme; analiza Pareto; diagrama cauz efect; diagrama de dispersie; fie control i de control etc. mbuntire

Calitate

Mediu

2.5.

ELEMENTE PRIVIND PROIECTAREA SMI

Elaborarea documentelor pentru implementare trebuie s se fac pe baza unei proceduri care se va intitula procedura pentru elaborarea, documentarea, implementarea i meninerea SMI. Un asemenea procedeu este bazat pe managementul proiectului. Proiectul este un proces unic care const dintr-un ansamblu de activiti coordonate i controlate cu date de nceput i de finalizare, ntreprins pentru realizarea unui obiectiv eficient cerinelor specifice i care include constrngeri referitoare la timp, costuri i la resurse. Caracteristicile principale ale unui proiect:

10 rezultatul final al aplicrii unui proiect l reprezint o unitate sau un numr redus de uniti; n general nu exist dect un singur cumprtor al produselor rezultate din realizarea aplicarea unui proiect are un caracter limitat; materialele rezultate din proiect sunt foarte diverse.

proiectului;

Proiectarea SMI presupune parcurgerea urmatoarelor etape: Initierea procesului

Analiza necesitatii proiectarii sistemului de management integrat al organizatiei, stabilirea termenelor de icepere si de finalizare.

Evaluare initiala (audit diagnoza)

Identificarea si analiza activitatilor derulate de organizatie pentru stabilirea domeniului de aplicare a sistemului de management integrat; Analiza modului de lucru al organizatiei (elemente tehnico-organizatorice si practici curente); Analiza resurselor de care dispune organizatia : resurse umane, tehnica de calcul, infrastructura; Analiza modului de protejare a informatiilor utilizat de organizatie.

Proiectarea sistemului

Elaborarea organigramei si stabilirea liniilor de autoritate si responsabilitate in cadrul compartimentelor/departamentelor/serviciilor; Identificarea proceselor organizatiei; Identificarea cerintelor legale aplicabile; Stabilirea listei cu documentatia ce va fi elaborata in cadrul sistemului de management.

Elaborarea documentatiei sistemului de management


Manualul sistemului de management integrat; Proceduri de sistem; Proceduri suport ;

11

Proceduri operationale/ de proces/ instructiuni de lucru (numarul lor este conditionat de natura si complexitatea domeniului de activitate si de standardele ce vor fi utilizate ca documente de referinta.

Instruirea

Instruirea personalului ( de management si personal operator) cu cerintele sistemului de management integrat si cerintele documentatiei elaborate si a sistemului de management.

Acordarea de asistenta in implementarea sistemului de management

Instruirea responsabililor de proces/activitati cu cerintele procedurilor aplicabile si inregistrarile ce vor fi realizate.

Implementarea sistemului de management integrat proiectat

Etapa de implementare a sistemului definit de documentele elaborate in etapele anterioare, va cuprinde urmatoarele activitati: Instruiri interne cu intregul personal al organizatiei, de la toate nivelele de conducere si de executie Efectuarea de audituri interne sub indrumarea RMSI(Responsabilul cu sistemul de management integrat di organizatie) pentru depistarea neconformitatilor sau problemelor de implementare aparute; Workshop-uri pentru analizarea neconformitatilor si stabilirea actiunilor corective si preventive.

2.6.

CONCLUZII De o importanta mare, n Romnia ultimilor ani, este managementul, abordat la

nivelul macro sau microeconomic, organizaional i social. O asemenea situaie nu este ntmpltoare. Este unanim recunoscut faptul c managementul este cel mai important factor de eficientizare a economiei i a organizaiilor, care funcioneaz n cadrul acesteia, de performanele manageriale fiind dependente performanele economice, comerciale, tehnice i tehnologice etc., obinute n domeniile abordate. In aceste coordinate se inscrie si proiectarea si implementarea SMI. Astzi, n Romnia, eficientizarea managementului organizaiei, si implicit al SMI, reclam, ca modalitate major, reproiectarea acestuia.

12 Un astfel de demers strategic este nu numai necesar, ci i oportun, imprimarea unor caracteristici de ordine, disciplin i rigurozitate organizaiei i componentelor sale fiind o consecin fireasc a refacerii radicale a proceselor de management. 2.7. INTREBARI: 2.7.1. Pentru integrarea sistemelor de management partiale se utilizeaza urmatoarele cai: Insumarea. Integrarea partiala. Suprapunerea totala. ADEVARAT/FALS 2.7.2. Ce presupune integrarea completa? 2.7.3. Care dintre urmatoarele afirmatii sunt corecte pentru integrarea partiala? Politici separate sau manual unic al SMI. Proceduri de sistem partial integrate. Manuale de management separate pentru sistemele partiale. 2.7.4. Proiectarea SMI incepe cu una din urmatoarele etape: Conceperea SMI. Elaborarea documentatiei SMI. Initierea proiectului/procesulu. Evaluare initiala. Certificarea SMI. Imbunatatirea SMI. 2.7.5. Care dintre cele 17 posibilitati de integrare, prezentate in figura 2.3., se considera a putea fi realizate practic, tinand cont de faptul ca proiectarea si implementarea SMI presupune existanta SMC. 2.7.6. Carei modalitati de integrare ii corespunde relatia: SMI = SMC + SMM + SMSSM/SMSSO + SMRS +SMSI +SMSA+...... 2.8. Bibliografie Curs 2 1. Oprean, C., Kifor, C.V., 2005, Managementul integrat al calitatii, Editura Universitatii Lucian Blaga din Sibiu 2. 3. 4. *** www.iso.org *** www.asro. ro *** Revista Standardizarea, Editor ASRO Romania, colecia 2006- 2013

5. *** Revista Calitate i Management, Editor SC Conteca 94 SRL, Bucureti, colecia 20062013 6. *** Revista Calitatea- acces la succes, editata de SRAC Bucuresti, colectia 2007-2013

7. Karapetrovic, S., 2002, Strategies for the integration of management systems and standards, The TQM Magazine, Vol. 14, pp. 61-67 8. Ciobanu,M.,2009, Integrated management system(IMS) in small and medium-sized enterprises, pp. 27- 33, Metalurgia International vol. XIV, no.6 special issue