4 ejemplos de utilizacin de validacin de datos con frmulas

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0 Ya sabes que la herramienta de Validacin de datos es de gran utilidad para controlar y restringir la introduccin de datos y as, asegurarte de que el libro de Excel funcione como debera. El poder seleccionar los datos mediante un cuadro de lista, limitar la cantidad de caracteres o evitar la introduccin de valores poniendo topes mximos y mnimos son opciones fcilmente configurables que permiten de forma rpida establecer los criterios que deseas. Pero la opcin verdaderamente potente en el uso de la validacin de datos es la posibilidad de utilizar frmulas para restringir los valores introducidos en las celdas. Te muestro varios ejemplos de utilizacin de la Validacin de datos con frmulas:

Introducir slo valores nicos

Un uso muy comn pero til de la validacin con frmulas, se da a la hora de evitar la introduccin de datos duplicados, ya que se trata de un error bastante habitual. Por ejemplo, si te encuentras creando un registro de proveedores y cada uno de ellos tiene un cdigo nico que le identifica dentro de la empresa, puedes configurar la herramienta de Validacin de datos para que al introducir por segunda vez el mismo cdigo, aparezca un mensaje de error. Te imaginas la de errores que puedes evitar? Para aplicar esta validacin de datos en un rango de celdas o en una columna completa, sigue los siguientes pasos: 1. Selecciona el rango de celdas que quieres validar. En este caso, selecciona la columna A completamente. 2. Selecciona el botn Validacin de datos que se encuentra en el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos. 3. En el cuadro de dilogo Validacin de datos que aparece, selecciona la ficha Configuracin, y en el cuadro desplegable Permitir, pulsa en la ltima opcin (Personalizada). En el cuadro Frmula debes introducir la funcin CONTAR.SI, que se utiliza para contar el nmero de veces que aparece un valor especificado como condicin en un argumento. Para este ejemplo, escribe la frmula =CONTAR.SI(A:A;A1)=1, donde A:A es el rango de celdas donde se aplicar la validacin, y A1 corresponde a la referencia de la primera celda del rango seleccionado. Despus del parntesis de cierre, se introduce =1, es decir, que el recuento de las celdas del rango A:A no puede tener un resultado diferente a 1, porque significara que se ha introducido el valor dos veces.

Exigir valores nicos de 7 dgitos

El tipo de datos personalizado (con frmulas), es el nico que te permite establecer dos o ms criterios de validacin con una sola regla. Si quieres rizar el rizo con el ejemplo anterior, puedes obligar al usuario a que, adems de introducir un valor que no se haya introducido antes, ste tenga una longitud de siete dgitos (ni seis ni ocho). Siguiendo el ejemplo, en el paso 5 debes introducir la siguiente frmula: =Y(ESNUMERO(A2);LARGO(A2)=8;CONTAR.SI($A$2:$A100;A2) <=1) Como ves en la frmula anterior, puedes introducir ms de una validacin: la funcin CONTAR.SI evita la introduccin de duplicados, la funcin ESNUMERO evita la introduccin de texto y LARGO exige que el valor introducido contenga exclusivamente nmeros.

Slo nmeros pares

Siguiendo con el ejemplo anterior, tambin es posible establecer que solamente se puedan introducir como cdigo del proveedor, nmeros pares. Para hacerlo sigue los tres primeros pasos del ejemplo anterior, pero en el cuadro Frmula, debes escribir la frmula =RESIDUO(A2;2)=0. Esta funcin calcula el resto de la divisin del cdigo del proveedor entre dos. Si el resto es cero, significa que el nmero es par.

Datos con condiciones

Si necesitas controlar la introduccin de datos dependiendo de los valores de otras celdas, puedes crear diferentes tipos de listas en los que los elementos de una lista dependan directamente del valor seleccionado de otra lista. Observa el ejemplo: En una agencia de alquiler de coches, existen tres marcas disponibles: Ford, Renault y Toyota, cada una con sus respectivos modelos diferentes. En primer lugar, debes crear una tabla como muestra la siguiente imagen:

Despus crea un nombre de rango para cada una de las marcas y modelos. Por ejemplo, selecciona los modelos de la marca Ford (solo sus modelos) y escribe la palabra Ford en el Cuadro de nombres. Repite el procedimiento para cada una de las marcas. A continuacin, selecciona la celda F4 donde se ubicar la validacin de la marca. Pulsa en el botn Validacin de datos y en la seccin Permitir, elige la opcin Lista. En el cuadro Origen, escribe o selecciona el rango de celdas que contiene solamente las marcas. En este caso ser =$A$1:$C$1. Cuando lo hagas, vers que en la parte derecha aparece un pequeo cuadro con un tringulo que al pulsarlo se despliegan las opciones seleccionadas. Ahora selecciona la celda F5 y abre de nuevo el cuadro Validacin de datos en la ficha Configuracin. Selecciona Lista del cuadro desplegable Permitir y escribe la frmula =INDIRECTO($F$4). Utilizando la funcin INDIRECTO como origen de datos y en referencia a la celda que contiene las marcas de automviles, solo se desplegar la lista con los modelos de la marca seleccionada previamente en la celda F4.

Existen multitud de usos para la herramienta de Validacin de datos. Cmo la utilizas t?