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MDULO 1: LA FUNCIN DIRECTIVA UNIDAD 5: DISEO DE ESTRUCTIRAS ORGANIZATIVAS

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NDICE DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIN ................................................................................................................................................. 3 2. LA ORGANIZACIN ........................................................................................................................................... 3 3. EL ORGANIGRAMA: CONCEPTO Y USOS ...................................................................................................... 5 4. LAS FUNCIONES DE LA UNIVERSIDAD .......................................................................................................... 7 5. LA ORGANIZACIN UNIVERSITARIA .............................................................................................................. 9 6. BIBLIOGRAFA ................................................................................................................................................. 12

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1. INTRODUCCIN En las cuatro primeras unidades de este mdulo se han analizado en detalle cules son las principales competencias, habilidades y funciones que debe llevar a cabo un directivo dentro de cualquier organizacin. En todas estas unidades hemos aludido al trmino organizacin como concepto obvio al hablar del directivo o la funcin directiva, pues entendemos claramente que son conceptos que van de la mano, ya que, por una parte, la organizacin es el contexto en el que el directivo desempea sus funciones y, por otra, entre las funciones del directivo se encuentra la de organizar. Si bien esta relacin puede parecer obvia y clara, es necesario llevar a cabo un estudio ms detallado de lo que es una organizacin, de los pasos que la componen y de cmo la podemos representar grficamente mediante un organigrama. Veremos los usos que tienen los organigramas. Pero la organizacin no es un fin en s misma, sino que es un sistema que nos servir como herramienta para alcanzar nuestros objetivos. Estos objetivos, en el caso de la universidad, los abordaremos desde las funciones que sta cumple como Institucin y las actividades principales que sta realiza para cumplir dichas funciones. Y, una vez tengamos claro el papel de la Universidad, expondremos el caso concreto de la Organizacin Universitaria. Veremos la estructura general, los componentes que toda Universidad necesita y los enclaves fundamentales que componen la Universidad y en los que todos los miembros de la comunidad universitaria desarrollan su actividad dentro de la organizacin.

2. LA ORGANIZACIN El primer paso para empezar a catalogar a toda una universidad como una organizacin es aportar una definicin clara y concisa de organizacin: Una organizacin es un sistema cuya estructura est diseada para que los recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin, etc., de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines. Como vemos la Universidad encaja perfectamente como entidad dentro de esta definicin, puesto que dispone de todos los elementos necesarios para lograr unos fines de acuerdo a unos estatutos o normas establecidas.

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Sin embargo quin se encargar de desarrollar y mantener la organizacin? Los gerentes y directivos universitarios. Ellos, sin duda y como ya hemos visto en las unidades anteriores, liderarn todo el proceso organizativo as como la vida y cambios en la organizacin. Organizar es, por tanto, un proceso gerencial permanente que implica cuatro pasos bsicos:

Y una vez vistos los pasos a dar, debemos tener claro, los siguiente lmites y consideraciones de carcter condicionante respecto a nuestra organizacin: o o o o o Marco legal, normativo y estatutario por el que debemos regirnos, tanto a nivel internacional, nacional, regional, local y propio de la universidad en concreto. No hay una nica forma de organizacin vlida, son muchas las posibilidades y debemos estar siempre abiertos y dispuestos frente a los cambios. En una misma institucin, pueden convivir diferentes formas organizativas en funcin de los diferentes objetivos a alcanzar por cada una de las partes de la organizacin. Detrs de cada forma organizativa existe una estructura jerrquica determinada y establecida que sirva como lnea de responsabilidades. Se disponen de unos parmetros de diseo para establecer una divisin coordinada del trabajo. Todos los miembros de la organizacin deben tener claras sus tareas y adems tener una cierta nocin de las del resto para que el desempeo sea armnico. o La divisin del trabajo, en su diseo, no es totalmente libre, existen variables que la condicionan. El gerente, aunque as lo desee, se encontrar con tareas inseparables por la inercia tradicional, por las caractersticas intrnsecas del puesto, etc.

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Hay que conocer cules son las tendencias organizativas actuales. El buen directivo debe estar a la vanguardia, especialmente en el mbito universitario, y esto debe reflejarse en la organizacin que dirige. La innovacin y adaptabilidad a las nuevas situaciones son claves para el correcto desarrollo organizativo.

En definitiva, el directivo debe ser consciente de que la forma organizativa que la institucin adopte puede ser un poderoso instrumento que empuje y desarrolle una estrategia o, por el contrario, un tremendo freno para el desarrollo de la misma. 3. EL ORGANIGRAMA: CONCEPTO Y USOS El organigrama se define como la representacin grfica de la estructura orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de comunicacin.

Hay muchos tipos y niveles de complejidad de organigramas. Un organigrama completo deber comprender, al menos, los siguientes aspectos: ! ! ! ! Representacin grfica en unidades separadas de todos los puestos de trabajo que componen la plantilla de la organizacin Vinculacin por medio de lneas de cada uno de los puestos con sus superiores y con sus subordinados Relaciones entre los diferentes departamentos Canales de comunicacin establecidos

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En organigramas diseados para estructuras ms pequeas o que slo comprendan a una de las partes de la organizacin pueden incluirse tambin:

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Vas de supervisin prefijadas La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin Las funciones de los puestos El nombre de los ocupantes actuales de los puestos Las unidades de categora especial

Los usos del organigrama son mltiples: Constituye una fuente autorizada de consulta con fines de informacin. Indica la relacin de jerarqua que guardan entre s los principales rganos que integran una dependencia o entidad.! Facilita al personal el conocimiento de su ubicacin y relaciones dentro de la organizacin. Ayuda a descubrir posibles dispersiones, lagunas, duplicidad de funciones, mltiples relaciones de dependencia y de niveles y tramos insuficientes o excesivos de supervisin y control. Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin. Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando: Los cargos existentes en la compaa. Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas. Como la autoridad se le asigna a los mismos. El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos que la mera representacin grfica de toda esta informacin (altamente til y aclaratoria de cara a la comprensin de la organizacin), sino que sirve adems para otros fines como por ejemplo, para relaciones publicas, para formacin de

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personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, etc. Existen muchos tipos y diseos de organigramas, por lo que nos centraremos en la organizacin universitaria y, si deseis ampliar informacin acerca de los organigramas, en recursos encontraris algunas lecturas que os sern de gran ayuda al respecto. 4. LAS FUNCIONES DE LA UNIVERSIDAD Para analizar el papel de la Universidad como organizacin, debemos comenzar por definir las funciones que realiza la Universidad, que pueden ser resumidas en docencia, investigacin, extensin universitaria y prestacin de servicios a la comunidad, y que pueden concretarse en:

Para alcanzar estos objetivos deben ejercerse una serie de actividades principales: La docencia. Tiene por objeto difundir los conocimientos, los mtodos cientficos y la creacin artstica de las disciplinas acadmicas, proporcionando formacin a los estudiantes con la intencin de prepararles para el ejercicio de las actividades profesionales que seleccionan, animarles a

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desarrollar sus capacidades intelectuales y sus aspiraciones personales, y permitirles ser miembros de la sociedad responsables y crticos.

La investigacin. Persigue la creacin, desarrollo y crtica de la ciencia, de la tcnica y de la cultura. Esta actividad aade valor a la docencia, constituyendo un elemento esencial del proceso de aprendizaje. Adems, las investigaciones llevadas a cabo por el profesorado y los estudiantes de una universidad contribuyen a su distincin a nivel regional, nacional e, incluso, internacional. Por ello, una adecuada gestin del conocimiento resultante de la investigacin se muestra como una fuente fundamental de obtencin de ventajas competitivas para las universidades. Los servicios a la sociedad. Son prestados mediante la difusin, la valorizacin y la transferencia del conocimiento al servicio de la cultura, de la calidad de vida, y del desarrollo econmico. Las actividades desarrolladas para ello son la transferencia de tecnologa, la asesora, la asistencia tcnica, la provisin de informacin, la organizacin de debates y foros de discusin y el depsito de la herencia cultural. A travs de los servicios externos, la universidad acta como un recurso importante de su regin, creando vnculos eficaces con sus diferentes comunidades y organizaciones, y satisfaciendo necesidades especficas detectadas en las mismas.

Estas tres funciones son realizadas en el mbito universitario por grupos de personas que se sitan en estructuras complementarias, y de esta forma, por ejemplo, muchos profesores estn vinculados a un departamento acadmico y a uno o ms centros que apoyan su docencia e investigacin, e incluso a la vez a unidades administrativas a travs de las cuales proporcionan servicios a la comunidad. Si

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bien estas funciones estn claras y existe consenso en la literatura, no existe un nico diseo organizativo en el modelo universitario que se ajuste a las funciones definidas anteriormente, presentando una gran complejidad en cuanto a la gestin y coordinacin del gran nmero de actividades diferentes y de personas con roles distintos que se relacionan y se representan en el organigrama de la institucin. En este sentido, se necesita de una estructura organizacional que debe tener gran flexibilidad y adaptabilidad, con capacidad de adaptacin al entorno, y con una estructura que tenga un diseo eficaz, consistente y con posibilidad de adaptacin a los cambios. 5. LA ORGANIZACIN UNIVERSITARIA Existen infinidad de Universidad y, en consecuencia, nos encontraremos con infinitas formas de organizacin. No obstante todas las universidades tienen unas funciones constantes que ya hemos visto y una estructura similar para cumplirlas. En todas las universidades encontraremos al Rector, Vicerrectores, Decanos, Secretarios, Profesores, Investigadores, Becarios, Conserjes, Vedeles, Camareros, Administrativos, ect. Para ilustrar la estructura y componentes universitarios nos apoyaremos en el clsico y ya conocido en MIGU: Mintzberg y su teora acerca de las partes fundamentales de toda organizacin:

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En el caso de la Universidad, los componentes constantes de su estructura se reflejan en la siguiente figura:

El pice Estratgico (o cspide estratgica). Es de reducido tamao, con el Rector al frente que se corresponde con la direccin general de la institucin y se conecta a travs de la lnea media con un gran ncleo operativo de base plana donde se localizan los profesionales acadmicos. La Lnea Media (o intermedia). Es muy dbil en comparacin con otras organizaciones de similares dimensiones y grados de complejidad, de manera que entre el Rector, en la cpula, y la estructura, slo aparecen los cargos intermedios de los Vicerrectores, Directores de Centro (Director de Escuela o Facultad), Directores de Departamento, o Directores de rea. ste es el motivo por el cual en las universidades se pueden encontrar unidades operativas relativamente grandes con muy pocos cargos directivos en los niveles inmediatamente superiores. El Ncleo de Operaciones (u operativo). El Personal Docente e Investigador (PDI) lleva a cabo las actividades con un considerable control sobre su propio trabajo y un grado de independencia relativamente alto en relacin al Personal de Administracin y Servicios (PAS), manteniendo al mismo tiempo una estrecha relacin con sus estudiantes en las actividades docentes y con sus colaboradores en las actividades de realizacin de estudios o proyectos. La Tecnoestructura. Es una parte organizativa todava poco desarrollada en las universidades, principalmente porque su cometido fundamental consiste en la estandarizacin de una serie de

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procedimientos cuya normalizacin es compleja debido a su propia naturaleza. No obstante, en los ltimos aos ha habido un crecimiento paulatino de estas unidades que han asumido tareas de planificacin, calidad, evaluacin institucional, teleformacin, formacin continua, etc. El Personal de Apoyo (o staff de apoyo). Est formado bsicamente por el Personal de Administracin y Servicios (PAS), y es una de las reas ms ntidamente desarrolladas en el contexto universitario. Su actividad se centra principalmente en apoyar a los docentes, investigadores y estudiantes, desarrollando sus actividades en cualquier parte de la estructura que requiera labores administrativas (informacin, registro, matriculacin, bibliotecas, laboratorios, aulas de informtica, reprografa, instalaciones deportivas, etctera). Al frente de este equipo suele estar un Gerente General con cargos derivados como Vicegerentes o Gerentes en Campus o Centros. Todo este personal estar organizado y distribuido entre los siguientes enclaves especficos de las Universidades: " Campus: Un campus es el conjunto de terrenos y edificios que pertenecen a una universidad. Generalmente un campus incluye las bibliotecas, edificios del Rectorado, Vicerrectorados,. etc. las facultades, las aulas, incluso las zonas de residencias para los estudiantes, y normalmente reas de esparcimiento como cafeteras, incluso tiendas y bancos, pero sobre todo jardines y parques. " Rectorados y Vicerrectorados: El Rector y los Vicerrectores son las mximas autoridades, por lo que el equipo que les rodea y que presta sus servicios y atienden a los alumnos en sus dependencias pertenecen a estos edificios Por ejemplo: el Vicerrectorado de Alumnos, el de Relaciones Internacionales, el de Asuntos Econmicos, etc. " Facultades y Escuelas Universitarias: Las Facultades y Escuelas Universitarias de la Universidad son los rganos encargados de la gestin administrativa y la organizacin de las enseanzas universitarias conducentes a la obtencin de los ttulos acadmicos correspondientes. Dentro de ellas podremos encontrar los despachos de los Decanos, Vicedecanos y Directores de Escuela. " Departamentos acadmicos: Son los rganos bsicos encargados de organizar y desarrollar la investigacin y las enseanzas propias de sus

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respectivas reas de conocimiento. Es una unidad pedaggica que agrupa materias afines y es el que estructura los planes de estudio y los programas de las asignaturas que le corresponde.!

" Centros e Institutos Universitarios: Los centros e institutos universitarios tienen la finalidad de apoyar la tarea docente, investigadora y cultural de la Universidad en reas especficas, mediante la programacin de actividades acadmicas y extraacadmicas que contribuyan a reforzar la formacin de nuestros alumnos e impulsen la cooperacin multilateral entre los distintos departamentos y centros. Pueden ser propios de la universidad o adscritos a la misma. Por ejemplo: Centros de Orientacin e Informacin para el empleo, Centros de Idiomas, Centros de Cooperacin y Desarrollo, Centros de Estudios Aplicados, Centros de Formacin Permanente, Institutos de Danza, Institutos de Humanidades, etc. " Otros: Adems en toda universidad existen otros componentes esenciales, ampliamente conocidos por todos, como las bibliotecas, gimnasios, cafeteras, comedores, libreras, reprografas, laboratorios, observatorios, etc. 6. BIBLIOGRAFA "Conozca cul es la definicin de organizacin desde distintos puntos de vista." Por: Ivan Thompson. En: http://www.promonegocios.net/empresa/definicion-organizacion.html "Organigramas y Tipos de organigramas" http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/organigramas/ En:

Aguirre A., Castilo A. y Tous D. "Administracin de organizaciones en el entorno actual". Pirmide. Madrid 2003. "Organizacin universitaria". En: http://www.urjc.es/organizacion_universitaria/ Mintzberg, H.: "La estructura de las organizaciones". Ariel. Barcelona 1990. Repertorio de terminologa universitarios. En:

http://sauce.pntic.mec.es/mbenit4/archivos/GlosarioUniversidad.PDF Terminologa en las universidades o Praxis universitaria. En:

http://trasladorweb.blogspot.com.es/2011/09/terminologia-en-las-universidades-o.html Definicin de campus. En: http://es.wikipedia.org/wiki/Campus

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