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IPS Reservation
Application de réservation
de salles, ressources partagées
sur IP Phones Cisco
www.telisca.com
sales@telisca.com
Tél. : +33 (0)9 53 77 21 57
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SOMMAIRE
Il peut ainsi réserver facilement des salles de réunion, salles de conférences, vidéo-
projecteurs, ordinateurs portables, …
L’utilisateur sélectionne la catégorie de ressource à réserver puis saisit les critères de date,
heure et durée de la réservation demandée. Il voit apparaître la liste des ressources
disponibles pour la période demandée. Il peut visualiser la description détaillée d’une
ressource et confirmer sa réservation.
Le même outil lui permet d’annuler une réservation qu’il a lui même réalisé. Il est
également possible de visualiser le planning de réservation d’une ressource sélectionnée,
par exemple en cas de doute sur la réservation. Il est possible ou non de visualiser
l’identité de la personne ayant réservé. Les ressources sont rattachées à un groupe
d’utilisateurs pouvant y accéder.
Une historique des réservations est conservée pendant une durée paramétrable et peut
être extraite, au format XML, pour une usage statistique ou de facturation interne.
L’administration de IPS Reservation est réalisée à partir d’une interface client Web. Elle
permet de définir les ressources partagées et les règles de gestion.
L’utilisateur saisi la date souhaitée pour la réservation au format jour JJMM (il est inutile de
saisir l’année car on ne peut pas réserver un an à l’avance).
L’utilisateur saisi l’heure de début de réservation au format (HH), donc arrondi aux heures
pleines.
L’utilisateur saisit aussi une durée (en heure), pré-remplie par défaut à la durée, définie
dans l’administration, pour cette catégorie de ressource.
Si un paramètre a été défini pour la catégorie (ex : nb. de places), le libellé de ce paramètre
est affiché et l’utilisateur peut saisir une valeur numérique (optionnelle).
Note : Si l’heure de début est en dehors de la plage horaire de réservation (définie dans
l’administration) ou que l’heure de début + durée sort de la plage horaire de réservation. Un
Message d’erreur sera affiché, rappelant la plage horaire de réservation. Un paramètre de
l’administration permettra de définir le mode de fonctionnement ; dans le cas contraire, il
pourrait être possible que l’heure de fin déborde en dehors de la plage horaire de
réservation.
Lorsque l’on appuie sur « Dispo » on obtient la liste des ressources disponibles pour les
critères définis précédemment.
Si le nom du réservant est fourni en paramètre du service il est ajouté par défaut, sinon un
champ de saisi permet de l’ajouter (cas de l’assistante qui réserver pour un tiers).
Note : On précise, dans les paramètres de souscription au service le nom d’utilisateur afin de
préremplir le nom du réservant, ce nom sera donc lié à l’IP Phone utilisé ou au profil
utilisateur dans le cas ou l’utilisateur est en mode mobilité.. Dans le cas d’une assistante qui
réserve pour une autre personne, ce nom sera, le cas échéant, remplacé par celui à qui la
réservation est destinée.
Les tranches horaires pendant lesquelles la ressource est bloquée pour transformation
apparaissent avec le libelle ***PREPARATION***.
Les tranches horaires pendant lesquelles la ressource est bloquée pour remise en état
apparaissent avec le libelle ***REMISE EN ETAT***.
Le titre rappelle le nom de la ressource, le message guide (en bas d’écran) rappelle le jour
de la semaine et la date.
Le champ date est vide, il doit être saisi au format JJMM (il est inutile de saisir l’année car on
ne devrait pas réserver un an à l’avance).
Le champ heure est vide, il doit être saisi au format HH (arrondie aux heures pleines).
Lorsque l’on appuie sur « Occup » on obtient la liste des ressources occupées pour cette
date/heure. L’heure saisie dans le critère de sélection pouvant être l’heure de début de
réservation ou une heure comprise dans la durée de réservation.
Lorsque appuie sur le bouton confirmation, un message texte temporaire s’affiche pendant
deux secondes confirmant la suppression et rappelant le nom de la ressource, la date l’heure
de début et de fin et le nom du réservant.
Note : Si l’utilisateur n’a pas le droit d’annuler cette réservation un écran de refus de
suppression apparaît : « Vous n’êtes pas autorisé à annuler la réservation de » + nom de
ressource.
Note : Afin d’éviter un login, l’identification de l’utilisateur est basé sur le nom (unique) de
l’IP Phone utilisé pour la réservation ou le profil utilisateur (mode mobilité). Cependant il est
possible à l’administrateur de supprimer la réservation depuis l’interface web du planning. Il
est également possible de donner la possibilité à un utilisateur, via paramètre codé, de
devenir super-utilisateur et de pouvoir effacer des réservations existantes depuis son IP
Phone.
Lorsque l’on appuie sur le bouton planning dans le menu des catégories, on arrive sur
l’écran de sélection de ressources pour planning.
Le champ date est vide, il doit être saisi au format JJMM (il est inutile de saisir l’année car on
ne peut pas réserver un an à l’avance).
Note : Dans la version Enterprise l’interface Web permettra de réserver une ressource de la
même façon que depuis l’IP Phone. L’interface Web rendra possible la visualisation des
plannings de plusieurs salle avec possibilité de réserver en cliquant directement sur un
créneau horaire libre.
On peut définir un paramètre optionnel pouvant être utilisé comme critère de sélection. On
définira dans cet écran le libellé du paramètre (ex : Nb. places mini). Si ce libellé est vide, le
paramètre ne sera pas affiché.
Les ressources liées sont les ressources bloquées lorsque cette ressource est réservée. Ceci
est particulièrement utile lorsque l’on dispose de salles de réunion modulaires. Par exemple,
en déplaçant les cloisons des salles de réunion A et B on constitue la salle de conférence C.
Note : Les délais de remise en état et de mise à disposition sont comptés pendant la plage
horaire de réservation. Si le délai n’est pas suffisant dans la journée de la réservation il sera
réparti sur la veille (délai de mise à disposition) ou le lendemain (délai de remise en état).
Il est possible de créer plusieurs groupes d’IP Phones utilisateurs différent correspondant à
des départements, des immeubles, des localisations différentes. Elle permet de limiter la liste
des ressources visibles par le groupe d’IP Phones utilisateurs.
Cet écran permet de sélectionner une catégorie dans une liste déroulante, puis une
ressource et une date de début de réservation (par défaut la date du jour).
Il est possible de supprimer une réservation (en cliquant sur le lien hypertexte « supprimer »
dans le tableau) et en confirmant la suppression.
IPS Reservation est disponible en langue Française avec une aide en ligne en Français.