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Présentation de

IPS Reservation

Application de réservation
de salles, ressources partagées
sur IP Phones Cisco

www.telisca.com
sales@telisca.com
Tél. : +33 (0)9 53 77 21 57

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SOMMAIRE

1 IPS RESERVATION EN BREF ............................................................................. 3

2 DESCRIPTION FONCTIONNELLE DE IPS RESERVATION .................................. 3


2.1 INTERFACE IP PHONE .......................................................................................................... 3
2.1.1 Ecran sélection catégorie ............................................................................................. 3
2.1.2 Ecran recherche ressource à réserver ........................................................................... 4
2.1.3 Ecran liste des ressources disponibles ........................................................................... 4
2.1.4 Ecran de confirmation de réservation ............................................................................ 5
2.1.5 Ecran détail ressource ................................................................................................. 6
2.1.6 Ecran planning ressource ............................................................................................. 6
2.1.7 Ecran sélection ressource occupée................................................................................ 6
2.1.8 Ecran liste des ressources occupées ............................................................................. 7
2.1.9 Ecran confirmation annulation ...................................................................................... 7
2.1.10 Ecran sélection ressource pour planning .................................................................... 7
2.2 INTERFACE ADMINISTRATION WEB .......................................................................................... 7
2.2.1 Ecran de configuration ................................................................................................. 7
2.2.2 Ecran de définition des catégories ................................................................................ 8
2.2.3 Ecran de définition des ressources ................................................................................ 8
2.2.4 Ecran d’association des IP Phones aux groupes de ressources ........................................ 9
2.2.5 Ecran de consultation du planning /suppression des réservation ....................................10
PRE-REQUIS .......................................................................................................... 12

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 2 sur 12


1 IPS Reservation en bref
IPS Reservation permet à l’utilisateur d’un téléphone IP Cisco d’accéder à un système de
réservation de ressources partagées directement depuis son téléphone IP.

Il peut ainsi réserver facilement des salles de réunion, salles de conférences, vidéo-
projecteurs, ordinateurs portables, …

L’utilisateur sélectionne la catégorie de ressource à réserver puis saisit les critères de date,
heure et durée de la réservation demandée. Il voit apparaître la liste des ressources
disponibles pour la période demandée. Il peut visualiser la description détaillée d’une
ressource et confirmer sa réservation.

Le même outil lui permet d’annuler une réservation qu’il a lui même réalisé. Il est
également possible de visualiser le planning de réservation d’une ressource sélectionnée,
par exemple en cas de doute sur la réservation. Il est possible ou non de visualiser
l’identité de la personne ayant réservé. Les ressources sont rattachées à un groupe
d’utilisateurs pouvant y accéder.

IPS Reservation permet de gérer automatiquement les temps de préparation et de remise


en état éventuel. Il supporte les ressources groupées (par exemple, les salles de réunions
modulaires).

Une historique des réservations est conservée pendant une durée paramétrable et peut
être extraite, au format XML, pour une usage statistique ou de facturation interne.

L’administration de IPS Reservation est réalisée à partir d’une interface client Web. Elle
permet de définir les ressources partagées et les règles de gestion.

2 Description fonctionnelle de IPS Reservation


IPS Room Reservation est une application fonctionnant sur les IP Phone Cisco dans
l’environnement de téléphonie sur IP Cisco CallManager. Elle permet de gérer la
réservation de ressources telles que salles de réunion ou matériel de prêt.

La réservation, la consultation des plannings des salles, l’annulation de réservation


s’effectue entièrement depuis les IP Phones.

La version Enterprise permettra également la réservation depuis l’interface Web.

L’administration permettant de définir les paramètres de fonctionnement, les ressources,


les droits d’accès à l’application et la visualisation/suppression de réservation s’effectue
depuis une interface web.

2.1 Interface IP Phone

2.1.1 Ecran sélection catégorie


Lorsque l’utilisateur appelle l’application, depuis le menu des Services, si plusieurs catégories
ont été définies (ex : salles de réunion, vidéo-projecteurs, portables), la liste des catégories
est affichée et l’utilisateur sélectionne la catégorie dans un menu.

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 3 sur 12


2.1.2 Ecran recherche ressource à réserver

Sur cet écran, l’utilisateur saisit les critères de réservation :

L’utilisateur saisi la date souhaitée pour la réservation au format jour JJMM (il est inutile de
saisir l’année car on ne peut pas réserver un an à l’avance).

L’utilisateur saisi l’heure de début de réservation au format (HH), donc arrondi aux heures
pleines.

L’utilisateur saisit aussi une durée (en heure), pré-remplie par défaut à la durée, définie
dans l’administration, pour cette catégorie de ressource.

Si un paramètre a été défini pour la catégorie (ex : nb. de places), le libellé de ce paramètre
est affiché et l’utilisateur peut saisir une valeur numérique (optionnelle).

Note : Si l’heure de début est en dehors de la plage horaire de réservation (définie dans
l’administration) ou que l’heure de début + durée sort de la plage horaire de réservation. Un
Message d’erreur sera affiché, rappelant la plage horaire de réservation. Un paramètre de
l’administration permettra de définir le mode de fonctionnement ; dans le cas contraire, il
pourrait être possible que l’heure de fin déborde en dehors de la plage horaire de
réservation.

2.1.3 Ecran liste des ressources disponibles

Lorsque l’on appuie sur « Dispo » on obtient la liste des ressources disponibles pour les
critères définis précédemment.

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 4 sur 12


Le titre reprend la date, l’heure de début et de fin de demande de réservation.

2.1.4 Ecran de confirmation de réservation

L’écran de confirmation de réservation rappelle, le nom de la ressource, la date, l’heure de


début, l’heure de fin.

Si le nom du réservant est fourni en paramètre du service il est ajouté par défaut, sinon un
champ de saisi permet de l’ajouter (cas de l’assistante qui réserver pour un tiers).

Note : On précise, dans les paramètres de souscription au service le nom d’utilisateur afin de
préremplir le nom du réservant, ce nom sera donc lié à l’IP Phone utilisé ou au profil
utilisateur dans le cas ou l’utilisateur est en mode mobilité.. Dans le cas d’une assistante qui
réserve pour une autre personne, ce nom sera, le cas échéant, remplacé par celui à qui la
réservation est destinée.

Note : Lorsque l’on confirme la réservation, en appuyant sur la touche « Confirm », un


message texte de confirmation de la réservation (rappelant le nom de la ressource, la date
l’heure de début et de fin, le nom du réservant) s’affiche pendant deux secondes puis l’on
quitte l’application.

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 5 sur 12


2.1.5 Ecran détail ressource
Il s’agit d’un écran texte affichant la description détaillée de la ressource définie dans
l’administration. Le titre rappelle le nom abrégé de la ressource.

2.1.6 Ecran planning ressource


L’écran affiche la liste des heures comprises dans la plage horaire de réservation. En face
des horaires pour laquelle la ressource est réservée, on trouvera ,suivant le paramétrage
dans l’administration :
 Le nom du réservant, ou
 le mot clé ***RESERVE***.

Les tranches horaires pendant lesquelles la ressource est bloquée pour transformation
apparaissent avec le libelle ***PREPARATION***.

Les tranches horaires pendant lesquelles la ressource est bloquée pour remise en état
apparaissent avec le libelle ***REMISE EN ETAT***.

Le titre rappelle le nom de la ressource, le message guide (en bas d’écran) rappelle le jour
de la semaine et la date.

2.1.7 Ecran sélection ressource occupée


Sur cet écran, l’utilisateur saisit la date et l’heure de début de réservation.

Le champ date est vide, il doit être saisi au format JJMM (il est inutile de saisir l’année car on
ne devrait pas réserver un an à l’avance).

Le champ heure est vide, il doit être saisi au format HH (arrondie aux heures pleines).

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 6 sur 12


2.1.8 Ecran liste des ressources occupées

Lorsque l’on appuie sur « Occup » on obtient la liste des ressources occupées pour cette
date/heure. L’heure saisie dans le critère de sélection pouvant être l’heure de début de
réservation ou une heure comprise dans la durée de réservation.

2.1.9 Ecran confirmation annulation

L’écran de confirmation d’annulation de réservation rappelle dans un écran texte :


 le nom de la ressource,
 la date, l’heure de début et de fin,
 le nom du réservant

Lorsque appuie sur le bouton confirmation, un message texte temporaire s’affiche pendant
deux secondes confirmant la suppression et rappelant le nom de la ressource, la date l’heure
de début et de fin et le nom du réservant.

Note : Si l’utilisateur n’a pas le droit d’annuler cette réservation un écran de refus de
suppression apparaît : « Vous n’êtes pas autorisé à annuler la réservation de » + nom de
ressource.

Note : Afin d’éviter un login, l’identification de l’utilisateur est basé sur le nom (unique) de
l’IP Phone utilisé pour la réservation ou le profil utilisateur (mode mobilité). Cependant il est
possible à l’administrateur de supprimer la réservation depuis l’interface web du planning. Il
est également possible de donner la possibilité à un utilisateur, via paramètre codé, de
devenir super-utilisateur et de pouvoir effacer des réservations existantes depuis son IP
Phone.

2.1.10 Ecran sélection ressource pour planning

Lorsque l’on appuie sur le bouton planning dans le menu des catégories, on arrive sur
l’écran de sélection de ressources pour planning.

Sur cet écran, l’utilisateur saisi la date de réservation.

Le champ date est vide, il doit être saisi au format JJMM (il est inutile de saisir l’année car on
ne peut pas réserver un an à l’avance).

2.2 Interface administration Web


Le module administration a pour but de paramétrer le fonctionnement de l’application, de
définir les ressources, les droits d’accès à l’application et de visualiser/supprimer les
plannings de réservation.

Note : Dans la version Enterprise l’interface Web permettra de réserver une ressource de la
même façon que depuis l’IP Phone. L’interface Web rendra possible la visualisation des
plannings de plusieurs salle avec possibilité de réserver en cliquant directement sur un
créneau horaire libre.

2.2.1 Ecran de configuration


Un écran de configuration permet de définir les paramètres globaux au fonctionnement de
l’application IPS Réservation.

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 7 sur 12


2.2.2 Ecran de définition des catégories

L’administration permet de définir des catégories de ressources.

On peut définir un paramètre optionnel pouvant être utilisé comme critère de sélection. On
définira dans cet écran le libellé du paramètre (ex : Nb. places mini). Si ce libellé est vide, le
paramètre ne sera pas affiché.

On définit également la durée de réservation par défaut, en heure.

2.2.3 Ecran de définition des ressources

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 8 sur 12


Cet écran permet de définir des ressources à réserver, il comprend une liste des ressources
filtrées par catégorie. La ressource sélectionné est défini avec les informations suivantes :
 Nom cours,
 Description,
 Catégorie,
 Groupe utilisateur,
 Valeur par défaut du paramètre lié à la catégorie (Nb. de place pour salles),
 Délai de remise en état,
 Ressources liées avec délai de configuration.

Les ressources liées sont les ressources bloquées lorsque cette ressource est réservée. Ceci
est particulièrement utile lorsque l’on dispose de salles de réunion modulaires. Par exemple,
en déplaçant les cloisons des salles de réunion A et B on constitue la salle de conférence C.

Note : Les délais de remise en état et de mise à disposition sont comptés pendant la plage
horaire de réservation. Si le délai n’est pas suffisant dans la journée de la réservation il sera
réparti sur la veille (délai de mise à disposition) ou le lendemain (délai de remise en état).

2.2.4 Ecran d’association des IP Phones aux groupes de ressources

Il est possible de créer plusieurs groupes d’IP Phones utilisateurs différent correspondant à
des départements, des immeubles, des localisations différentes. Elle permet de limiter la liste
des ressources visibles par le groupe d’IP Phones utilisateurs.

Il est possible de définir les groupes en fonction de :


 Paramètre d’appel au service IPS Reservation,
 Plages d’adresses IP,
 Liste de device Pool,
 Liste de Calling Search Space,
 Liste d’IP Phones.

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 9 sur 12


2.2.5 Ecran de consultation du planning /suppression des réservation

Cet écran permet de sélectionner une catégorie dans une liste déroulante, puis une
ressource et une date de début de réservation (par défaut la date du jour).

En cliquant sur un bouton, on affiche un tableau de réservation pour la ressource


sélectionnée indiquant : Date, heure début, heure de fin, nom réservant.

Il est possible de supprimer une réservation (en cliquant sur le lien hypertexte « supprimer »
dans le tableau) et en confirmant la suppression.

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 10 sur 12


Il est possible de donner accès uniquement à l’écran de gestion du planning à un personnel
des services généraux qui gère les salles.

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 11 sur 12


Pré-requis

IPS Reservation est disponible en langue Française avec une aide en ligne en Français.

Le fonctionnement de IPS Réservation nécessite les configurations suivantes :

 CUCM 4.1x, 4.2x, 5.1x, 6.1x, 7.1x, 8.0x


 Cisco IP Phones.
 Serveur IPS Réservation :
o Windows 2003 Standard R2/SP2 ou Windows 2008 R2 Standard.
o Supporte machine virtuelle VMWare ESX
o Processeur 1Ghz
o Mémoire minimale 2Go
o Disque 20 Go.

Ref : Présentation IPS Reservation.doc 10/02/11 Page 12 sur 12

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