PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO DE ACUEDUCTO, EN LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL

DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. COMO UNA HERRAMIENTA DE GESTIN

ALBA ENIDIA VILLAMIL MUOZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP ESPECIALIZACIN EN GESTIN PBLICA BOGOT 2006

PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO DE ACUEDUCTO, EN LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. COMO UNA HERRAMIENTA DE GESTIN

ALBA ENIDIA VILLAMIL MUOZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIN PBLICA ESAP ESPECIALIZACIN EN GESTIN PBLICA BOGOT 2006

NOTA DE ACEPTACIN

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__________________________________ Presidente del Jurado

__________________________________ Jurado

__________________________________ Jurado

Bogot, Noviembre de 2006

DEDICATORIA A mi esposo, por su paciencia y generosidad, en esta ardua tarea. A mis hijos Juan Pablo y Juan Sebastin, fuente constante de motivacin. A mi madre, a mis hermanas, a mis maestros y a mis amigos, porque ellos sembraron la semilla y fertilizaron mi inquietud de conocer.

AGRADECIMIENTOS Quiero expresar mis sentimientos de gratitud: A Dios por darme conocimiento y fuerza para emprender este rumbo. Al Doctor JOS FRANCISCO MENDOZA, Tutor del trabajo de Grado, quien me ayud a encontrar el camino para encauzar y hacer realidad este proyecto. A los directivos y funcionarios de la empresa industrial y comercial de servicios pblicos EMPOCHIQUINQUIR E.S.P. quienes me permitieron trabajar en sus instalaciones y tomar la informacin requerida para la ejecucin de este proyecto. A mi familia por su apoyo y motivacin para lograr escalar otro peldao ms en mi vida. A los administrativos y docentes de la Escuela Superior de Administracin Pblica - ESAP por aportarme las herramientas necesarias en este proceso de formacin. A todas las personas que me brindaron su apoyo incondicional durante este proceso.

CONTENIDO

pg. PRESENTACIN 1. TITULO 2. PROBLEMA 2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.2 IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DEL PROBLEMA 2.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA 2.4 ALCANCE Y EXTENSIN DEFINITIVA DEL ESTUDIO 3. JUSTIFICACION 4. OBJETIVOS 4.1 General 4.2 Especficos 5. MARCO TERICO 5.1 ENFOQUE NORMATIVO 5.3 ENFOQUE TERICO 6. METODOLOGA UTILIZADA 6.1 FUENTES DE INFORMACIN 6.2 POBLACIN Y MUESTRA 6.3 ANLISIS DE LA INFORMACIN 6.3.1 DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD 6.3.2 DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE COSTOS EN EMPOCHIQUINQUIR

6.4 PROPUESTA PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES 7. EXPOSICION DE RESULTADOS 7.1 IDENTIFICACION Y DEFINICION DE ACTIVIDADES RELEVANTES 7.2 IDENTIFICACIN DE LOS PRINCIPALES COMPONENTES DEL COSTO 7.2.1SUELDOS, SALARIOS Y APROPIACIONES 7.2.2 COMPONENTES DEL COSTO FIJO 7.2.3 COMPONENTES DEL COSTO VARIABLE 7.2.4 COMPONENTES DEL COSTO DISCRECIONAL 7.3 DETERMINACION DE LAS RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES Y COSTOS 7.4 IDENTIFICACIN DE LOS INDUCTORES DEL COSTO 7.5 ESTABLECER LA ESTRUCTURA DEL FLUJO DE LOS COSTOS 7.5.1 CATEGORA DE LOS COMPONENTES DEL COSTO 7.5.2 CATEGORA DE LOS CENTROS DE COSTOS 7.5.3 EL DIAGRAMA DE FLUJO DE COSTOS 7.6 HERRAMIENTAS PARA EL DISEO DE LOS COSTOS BASADOS EN LAS ACTIVIDADES 7.7 ANLISIS DE LA DISTRIBUCIN Y CIERRE DE LOS CENTROS DE COSTOS 7.8 PLANIFICACIN DEL MODELO DE ACUMULACIN DE COSTOS PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIR E.S.P. 7.9 ANLISIS DE LOS COSTOS COMO UNA HERRAMIENTA QUE OPTIMIZA LA GESTION 8. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

9. BIBLIOGRAFA ANEXOS

LISTA DE TABLAS

pg.

TABLA 1

INFRAESTRUCTURA REDES DE CONDUCCIN PRIMARIA O MATRIZ COMPUESTA ACTIVIDADES POR CENTROS DE COSTOS DISTRIBUCIN DE LOS DIFERENTES COMPONENTES DEL COSTO EN LOS CENTROS DE COSTOS COSTOS TOTALES DEL SERVICIO

TABLA 2 TABLA 3

TABLA 4

LISTA DE FIGURAS

Pg.

FIGURA 1 FIGURA 2

TRANSFORMACIN DE UN PRODUCTO DIAGRAMA DE FLUJO DE COSTOS

LISTA DE ANEXOS

GLOSARIO ACTIVIDADES: son la interrelacin de los recursos tcnicos, tecnolgicos, mecnicos y cientficos en combinacin con el talento humano, relacionados en conjuntos que forman el total de los procesos productivos, que son ordenados de forma secuencial y simultnea, para obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso. Son definidas como aquellos grupos de procesos o procedimientos relacionados entre s que, en conjunto, satisfacen una determinada necesidad de trabajo de la empresa1. CAMPO DE APLICACIN DE LOS COSTOS ABC: se refiere a todos los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios de carcter pblico, privado o mixto que operen en Colombia. CENTRO DE COSTOS: segn Douglas T. Hicks, constituye el nivel ms bajo de detalle por el cual los costes son acumulados y distribuidos. Pueden comprender una nica actividad o un grupo de actividades. Teniendo en cuenta la aspiracin del rigor y no la de exactitud, muchas actividades pueden ser agrupadas para mantener a un mnimo el anlisis de datos y el mantenimiento de registros en detalle, al mismo tiempo que se gana un mayor grado de rigurosidad en trminos prcticos. CONTABILIDAD: conjunto organizado de criterios y procedimientos para clasificar, acumular y asignar costes a productos, actividades, centros de coste, centros de beneficios, departamentos, etc., con el objetivo de procurar la informacin necesaria para la p lanificacin, gestin y control de las actividades.2 CONTABILIDAD DE COSTOS: sistema interno de gestin que estudia y determina los costes de fabricacin de los productos o de la realizacin de las actividades econmicas propias de la empresa, Identific ando, definiendo, midiendo, reportando y analizando los diversos elementos de los costos directos e indirectos asociados con la produccin y comercializacin de bienes y servicios, la contabilidad de costos tambin mide el desempeo, la calidad de los productos y la productividad. Su principal objetivo es comunicar informacin financiera y no financiera a la administracin a efectos de que esta pueda ejercer la planeacin, el control y la evaluacin de recursos 3. CONTABILIDAD FINANCIERA. rama de la contabilidad que presenta la situacin
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GOMEZ BRAVO, Oscar. Contabilidad de Costos. Editorial Mc Graw Hill. p. 452 GOZNES A. Goznes M. Enciclopedia prctica de la contabilidad. Grupo editorial ocano. 3 DOUGLAS T. Hicks. El sistema de costos basado en las actividades (ABC). Gua para su implantacin en pequeas y medianas empresas. Alfaomega grupo editor. 1998.

financiera de una empresa a partir de los bienes, derechos y deudas que posee, expresados en trminos monetarios. La informacin que ofrece est principalmente destinada a su uso externo por personas como proveedores, acreedores, clientes, prestamistas, etc., aunque tambin es ampliamente utilizada por directivos, propietarios y empleados de la propia empresa. Esta rama tambin se llama externa o general 4 CONTABILIDAD POR ACTIVIDADES: segn James A. Brimson (Activity accounting) es la modalidad de la contabilidad administrativa (o gerencia!) que implica la clasificacin y operacin de las cuentas de las distintas actividades, con el objeto de facilitar el proceso de ajustar a un plan el funcionamiento de una organizac in CONTROL: capacidad para dirigir las decisiones bsicas de una empresa o ejercer una influencia sobre ellas, mediante la posesin de acciones con derecho a voto, o vinculaciones contractuales. COSTO: mide el sacrificio en que se haya incurrido para alcanzar las metas de una organizacin. En el caso de un producto, el costo representa la medicin monetaria de los recursos que se hayan usado, como los materiales, la mano de obra y los costos indirectos. En el caso de un servicio, el costo es el sacrificio monetario que se haya hecho para proporcionar el servicio. 5 COSTO DIRECTO: costo de cualquier bien o servicio que contribuye y es fcilmente atribuible a la produccin de bienes o servicios. COSTO INDIRECTO: costo no identificable fcilmente con la produccin de bienes o servicios especficos, ni incurrido como resultado de dicha produccin; pero que es aplicable en general a una actividad productiva. 6 COSTOS ESTNDAR: segn Cristbal del Ro, es un sistema mediante el cual antes de iniciarse un proceso de produccin se calculan en forma predeterminada pero con un alto grado de precisin pues requieren para su clculo un alto contenido cientfico y una excelente organizacin empresarial. Es un costo modelo o patrn. COSTO FIJO: erogacin en la que debe incurrir un ente pblico, as no haya empezado su proceso productivo, en esta categora estn clasificadas aquellas erogaciones que deben realizarse para cancelar arrendamientos de bienes muebles e inmuebles, remuneraciones de personal de planta, servicios pblicos
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GAYLE RAYBURN Leticia. Contabilidad y administracin de costos. Mc Graw Hill. Sexta edicin. Mxico 1999. 5 GMEZ BRAVO Oscar. Contabilidad de costos. Mc Graw Hill. Cuarta edicin. 6 DOUGLAS, Op.cit., p.45

bsicos, entre otros. Son cuantificables de manera global, no varan, es decir, son aquellos que en su magnitud permanecen constantes o casi constantes, independientemente de las fluctuaciones en los volmenes de produccin y/o venta. COSTOS HISTRICOS: son los mismos costos reales que fueron incurridos en periodos de produccin pasados y que la empresa los conserva como datos importantes para estudios y planificaciones futuras. COSTO PRIMO: es la suma del costo de la materia prima y la mano de obra directa. COSTO REAL: son aquellos costos en los que incurre realmente una empresa durante un proceso de produccin. COSTOS SEMIVARIABLES: son aquellos que tienen una raz fija y un elemento variable, sufren modificaciones bruscas al ocurrir determinados cambios en el volumen de produccin o venta. Como ejemplo de estos: materiales indirectos, supervisin, agua, fuerza elctrica, etc. COSTOS VARIABLES: son aquellos que tienden a fluctuar en proporcin al volumen total de la produccin, de venta de artculos o la prestacin de un servicio, cuya magnitud flucta en razn directa o casi directamente proporcional a los cambios registrados en los volmenes de produccin o venta, por ejemplo: la materia prima directa, la mano de obra directa cuando se paga destajo, impuestos sobre ingresos, comisiones sobre ventas. 7 EFICACIA: es la forma como se utilizan los recursos. EFICIENCIA: cualquier medida convencional de rendimiento en funcin de un estndar u objetivo predeterminados; se aplica a una mquina, a una operacin, a un individuo o a una organizacin. ELEMENTOS DEL COSTO: materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin. FLUJO DE COSTOS: concepto de una partida de costo o de un grupo de costos que pasan por dos o ms etapas dentro una unidad econmica; como por ejemplo, el flujo de los costos de las materias primas desde la requisicin hasta la compra, su recepcin, almacenamiento, produccin, venta y cobranza. INDUCTORES DE COSTOS: es un factor utilizado para medir cmo un coste es incurrido y/o cmo imputarlo a las actividades o a los productos. Son medidas
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DEL RIO GONZLEZ Cristbal. Costos I. editorial Ecafsa.

competitivas que sirven como conexin entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricacin respectivos y que pueden relacionar tambin con el producto terminado. Cada inductor de costo debe estar definido en unidades de actividad perfectamente identificables. MANO DE OBRA: componente elemental del coste de explotacin de una empresa, comporta las remuneraciones pagadas al equipo humano interviniente en la transformacin de los materiales en productos terminados. Este coste puede calcularse en funcin de las unidades de producto terminado, si se trata de mano de obra directa, o en funcin del nmero de horas empleadas y del valor de dichas horas, en el caso de la mano de obra indirecta. Es fundamental para el clculo del coste distinguir entre las diferentes clases de horas (horas de presencia, horas realmente trabajadas, horas facturables, etc.) y entre los numerosos conceptos integrantes de los costes de la mano de obra (salario fijo, antigedad, primas, pagas extras, etc.). MANO DE OBRA DIRECTA: son los sueldos ganados por los trabajadores que transforman en material desde su estado natural hasta convertirlo en un producto terminado, est constituida por los salarios y prestaciones sociales y dems carga laboral tales como aportes parafiscales, seguridad social y pensiones reconocidos a los operarios que intervienen directamente en la produccin de un bien o un servicio. MANO DE OBRA INDIRECTA: constituida por los salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales, salud, pensiones y seguridad social de los empleados distintos a los operarios directos cuya funcin sea apoyar indirectamente las labores de produccin.8 MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS. conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que cubren distintas materias como polticas, mtodos, planes de cuentas, que se deben seguir para el desarrollo de cada una de las actividades desarrolladas en una organizacin.9 MATERIA PRIMA: todos aquellos elementos fsicos que es imprescindible consumir durante el proceso de elaboracin de un producto, de sus accesorios y de su envase. Esto con la condicin de que el consumo del insumo debe guardar relacin proporcional con la cantidad de unidades producidas.. MATERIA PRIMA INDIRECTA: la que no constituye parte integral del producto fabricado o del servicio prestado. Incluye todos los materiales involucrados en la fabricacin de un producto, que no son fcilmente identificables con el mismo o
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DOUGLAS, Op.cit., p.43 TORRES SALINAS Aldo. Contabilidad de costos. Anlisis para la toma de decisiones. Mc Graw Hill. Interamericana editores 2002.

aquellos que aunque se identifican con facilidad, no tienen un valor relevante. MEDIDAS DE ACTIVIDAD: son medidas competitivas que sirven como conexin entre las actividades y sus gastos indirectos de fabricacin respectivos y que pueden relacionar tambin con el producto terminado. Cada "medida de actividad" debe estar definida en unidades de actividad perfectamente identificables. Las medidas de actividad son conocidas como "COST DRIVERS", trmino cuya traduccin en castellano aproximada sera la de "origen del costo" porque son precisamente los "cost drivers" los que causan que los gastos indirectos de fabricacin varen; es decir, mientras ms unidades de actividad del "cost driver" especfico identificado para una actividad dada se consuman, entonces mayores sern los costos indirectos asociados con esa actividad. MODELO DE COSTO BASADO EN LAS ACTIVIDADES. es un modelo que se basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la ac tividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento gerencial en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. OBJETIVOS DE COSTO. es un elemento o tem final para el cual se desea una acumulacin de costes. PROCESOS. se definen como toda la organizacin racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para conseguir el resultado final, es decir, es una serie ininterrumpida de actos, pasos, o eventos para obtener un producto final. PROCESO PRODUCTIVO: secuencia de operaciones que constituyen un plan de produccin, como en una lnea de montaje; cualquier sistema continuo en una cadena ininterrumpida de actividades y operacin ms o menos continua o una produccin constante, a distincin de un sistema de produccin por rdenes de trabajo. 10 PRODUCTO. cualquier bien o servicio que la empresa ofrece para la venta (generador de ingresos). SISTEMA. conjunto integrado por elementos que interaccionan de forma lgica y dinmica. La influencia ejercida sobre alguno de los elementos del sistema le afectar globalmente debido a la interrelacin entre los elementos, que busca la autorregulacin o equilibrio del propio sistema. Si el sistema recibe influencias del
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DOUGLAS. Op.cit., p. 45

mundo exterior, se trata de un sistema abierto, en contraposicin a un sistema cerrado. SISTEMA DE COSTOS: es un proceso de clculo de los tres elementos que lo componen con el fin de interrelacionarlos en cada una de las fases del proceso para determinar el costo final del producto o servicio de una manera lgica ordenada, precisa, entendible, comprensible y analizable. SISTEMA DE COSTES: conjunto organizado de criterios y procedimientos para clasificar, acumular y asignar costes a productos, actividades, centros de coste, centros de beneficios, departamentos, etc., con el objetivo de procurar la informacin necesaria para la planificacin, gestin y control de las actividades. SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES: es un sistema novedoso de determinacin de los costos y de los gastos en que debe incurrir una empresa para prestacin de un servicio o la elaboracin de un producto, determinado por centros de costos o de actividades de manera objetiva y cientfica que permita unificar los costos y los gastos requeridos en cada dependencia en que esta dividida la entidad y que finalmente permite conocer cuanto es el valor que se debe invertir por todo concepto para obtener una unidad de produccin. SISTEMA UNIFICADO DE COSTOS Y GASTOS: es un instrumento para la planeacin la toma de decisiones y el control de gestin de los entes prestadores de servicios pblicos domiciliarios. 11

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DOUGLAS, Op.cit., p. 53

PRESENTACIN El presente estudio es una herramienta importante para la empresa industrial y comercial de servicios pblicos domiciliarios Empochiquinquir E.S.P ya que le permite abordar de una manera ms eficiente los costos en que incurre para la prestacin del servicio, desde una perspectiva que engloba los aspectos econmicos relacionados con cada una de las actividades ejecutadas en las divisiones de la entidad, permitiendo obtener una informacin pormenorizada de los costos en que incurre en cada una de ellas, la cual puede convertirse en una herramienta de gestin que permita a la entidad estar a la vanguardia ante los cambios continuos. En este sentido, para abordar el desarrollo del presente trabajo se describir el problema que har posible la ejecucin de este estudio con el objeto de elaborar una propuesta para la implementacin del sistema de costos basado en las actividades para el servicio de acueducto, el cual le sirve a la entidad como instrumento para la planeacin, la toma de decisiones y el control de las operaciones, as como para lograr la estandarizacin y sistematizacin de los diferentes procedimientos productivos, administrativos y de comercializacin, permitiendo conocer de manera gil, cualquier desviacin que ocurra en la ejecucin real de la produccin con respecto al plan trazado, en cada una de las reas que intervienen en el cumplimiento de su objeto social. Finalmente, se plasman las conclusiones y recomendaciones pertinentes, fruto del desarrollo del presente estudio.

1. TITULO PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES PARA EL SERVICIO DE ACUEDUCTO, EN LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIRA E.S.P. COMO UNA HERRAMIENTA DE GESTIN

2. PROBLEMA 2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Empochiquinquir se ve enfrentada a una situacin crtica, debido a la carencia de informacin detallada, pues en la actualidad su sistema contable es deficiente en la medida en que los costos y los gastos administrativos son contabilizados por separado, lo que no permite que tenga datos concretos acerca de los costos en que incurre en el desarrollo de sus actividades para la prestacin del servicio. Por tal razn se pretende, que la entidad cuente con una propuesta para la implementacin y parametrizacin de los costos basado en las actividades, debido a que debe dar cumplimiento a lo expuesto en la resolucin SSPD 001417 de 1997 la cual establece que todas las empresas de servicios pblicos domiciliarios (acueducto, alcantarillado, aseo, energa y gas combustible) deben adoptar por mandato legal el sistema de costos basado en las actividades, que les permita tener una visin detallada de los diferentes costos por cada una de las actividades, con el objeto de lograr las metas de eficiencia, anlisis de actividades indirectas cons umidas por los productos en su elaboracin para corregir y mejorar las distorsiones que se presenten y que permita establecer el verdadero costo en que se incurre en el tratamiento. 2.2 IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DEL PROBLEMA Existen dos fundamentos principales del problema: a) No existe una propuesta sobre el sistema de costos basado en las actividades que le permita imputar los costos a cada actividad, de tal manera que se pueda tener un conocimiento detallado de los costos en que incurre. b) El desconocimiento de los costos en que incurre la entidad, en cada uno de los servicios que presta, no le permite a los directivos tomar decisiones acertadas, obstaculizando la toma de decisiones para mejorar procesos y de esta manera alcanzar una verdadera gestin pblica (utilizar los medios adecuados para alcanzar un fin colectivo). 2.3 FORMULACIN DEL PROBLEMA La aplicacin de los costos basados en las actividades ser la herramienta ms apropiada de gestin?. 2.4 ALCANCE Y EXTENSIN DEFINITIVA DEL ESTUDIO Este estudio toma como referente para el anlisis de la informacin, los datos contables y financieros de la entidad incurridos en el primer trimestre del ao

2005, as mismo, a travs de la observacin, anlisis y organizacin de las diferentes actividades realizadas en cada una de las dependencias de la entidad, determinar los costos en que incurre en cada una de ellas y de esta manera establecer el costo del metro cbico de agua tratado, brindando a la entidad una propuesta que le permita parametrizar el mdulo de costos abc, mejorar procesos y tomar decisiones que redunden en la gestin. Teniendo en cuenta que le va a permitir establecer la correcta relacin de los costos de produccin y los gastos de administracin, con el fin de determinar los costos econmicos en que incurre al prestar el servicio de acueducto con el fin de proponer un modelo de costos basado en las actividades para la adecuada implementacin de los mismos y por otra parte, dar cumplimiento a lo exigido por la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios.

3. JUSTIFICACION

La realizacin del presente estudio se justifica porque: Permite elaborar conocimiento alrededor del tema de la Gestin Pblica, desarrollar una propuesta que brinde la posibilidad de proponer desde el rea contable otras alternativas que ayudan a la gestin y desarrollo de nuestras organizaciones como prestadoras de servicios pblicos a la comunidad. A nivel terico, los gestores municipales deben replantear otras estrategias como la aplicacin de los costos basado en las actividades con el fin de proyectar la entidad con un horizonte claro y que perdure en el largo plazo, que ella misma utilice las herramientas ms acordes, para que la toma de decisiones sea la ms apropiada y que responda tanto a las necesidades internas como externas de la organizacin.

4. OBJETIVOS

4.1 GENERAL Formular y elaborar una propuesta para la implementacin del sistema de costos basado en las actividades en la Empresa Industrial y Comercial de Servicios Pblicos Domiciliarios EMPOCHIQUINQUIR E.S.P., que permita un apropiado manejo de sus recursos as como la adecuada toma de decisiones que redunden en una ptima gestin. 4.2 ESPECFICOS Realizar un diagnstico operativo de la empresa para conocer el funcionamiento de sus diferentes procesos administrativos, contables, financieros y operativos, con el fin de identificar plenamente las actividades que se ejecutan. Organizar los diferentes procesos que se realizan en la entidad para establecer los centros de costos necesarios que permitan un adecuado control de los mismos. Elaborar una propuesta que sirva de gua para que Empochiquinquir pueda implementar los costos basados en las actividades y conocer los costos en que incurre en el desarrollo de cada una de las actividades. Determinar a travs de la propuesta si el sistema de costos basado en las actividades ser el referente apropiado para mejorar procesos y tomar decisiones adecuadas que redunden en una ptima gestin pblica.

5. MARCO TERICO La definicin de un referente terico para el presente trabajo lo constituye el tema de costos basados en las actividades, junto con lo relacionado a la toma de decisiones acertada que redunden en una ptima gestin, ms especficamente para nuestro caso, por ser una empresa que presta un servicio a la comunidad. En este sentido, es necesario definir los costos basados en las actividades como una herramienta til de anlisis del costo y seguimiento de actividades, factores relevantes para el desarrollo y resultado final de la gestin empresarial. Por otra parte, la gestin entendida como aquella que se ocupa de la utilizacin de los medios adecuados para alcanzar un fin colectivo, trata mecanismos de decisin para la asignacin y distribucin de los recursos pblicos. 5.1 ENFOQUE NORMATIVO Para la elaboracin del presente trabajo, el marco normativo consultado fue el siguiente: En Colombia existen normas que reglamentan la prestacin de los servicios pblicos, para nuestro caso el de agua potable, dicha normatividad parte de lo establecido en la Constitucin Poltica de Colombia de 1991, en sus artculos 365 al 370, en donde se establece que los servicios pblicos domiciliarios se prestarn directamente por cada municipio cuando las caractersticas tcnicas y econmicas del servicio y las conveniencias generales lo permitan y aconsejen, para lo cual los departamentos cumplirn con funciones de apoyo y coordinacin y la ley determinar las entidades competentes para fijar las tarifas. Ley 142 de 1994, la cual reglamenta la prestacin de los servicios pblicos domiciliarios. Resolucin 287 del 25 de Mayo de 2004, la cual establece la fijacin, liquidacin, facturacin y recaudo de las tasas o tarifas por servic ios prestados. Resoluciones Nos.1416 y 1417 de 1.997 emanadas de la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios, que tratan sobre la Implantacin del plan de contabilidad y el sistema unificado de costos y gastos para las empresas prestadoras de servicios pblicos domiciliarios; as como tambin de la Resolucin No.4640 del ao 2.000 que modific el plan de contabilidad. CIRCULAR EXTERNA 2 DE 1998, Por la cual se dan lineamientos generales acerca de la implementacin del Plan de Contabilidad y del Sistema Unificado de

Costos y gastos para Entes Prestadores de Servicios Pblicos Domiciliarios". 5.2 ENFOQUE TERICO Las empresas enfrentan un significativo nivel de competencia, usuarios altamente exigentes, lo cual se traduce en un alto nivel de complejidad de las operaciones comerciales, para las cuales los sistemas tradicionales de costos no han sido capaces de apoyar adecuadamente a sus gerentes y administrativos que les permita introducir mejoras en la eficiencia operacional y medir los costos de los productos, de tal manera que se conviertan en una herramienta de gestin, que proporciona informacin basada en hechos reales, para mejorar las decisiones estratgicas, operacionales y de precios, que en forma conjunta determinan el resultado financiero futuro de la empresa. Empochiquinquir, como empresa prestadora de servicios pblicos de relevancia social, debe estar atenta a optimizar actividades dentro de la cadena de valor, con un enfoque de procesos, en vez de reas funcionales, ensear al personal de todos los niveles a utilizar y compartir la informacin del ABC para mejorar el uso de los recursos y rentabilidad en general, puesto que el ABC permite identificar y proponer soluciones en aquellas actividades que no agregan valor, es decir que permite tener una comprensin cabal de la gran variedad de criterios de anlisis y herramientas de gestin, para promover un marco de mejoramiento continuo y apoyar el anlisis de inversiones y planificacin.

6. METODOLOGA UTILIZADA 6.1 FUENTES DE INFORMACIN Para la recoleccin de la informacin se u tilizan fuentes primarias como la observacin directa, entrevistas y cuestionarios a funcionarios de la entidad, inspeccin de documentos, tales como, manuales de funciones y procedimientos e informes existentes en la empresa. De igual forma se tienen en cuenta fuentes secundarias como las resoluciones y circulares emanados por la CRA12 y la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios, los cuales proporcionan informacin sobre el tema, se consultan libros de costos y de metodologa de la investigacin. 6.2 POBLACIN Y MUESTRA En primera instancia se realizan entrevistas al personal administrativo y operativo de la entidad, para establecer las actividades que ejecutan y adems, los costos en que incurren en cada una de ellas. 6.3 ANLISIS DE LA INFORMACIN Para conocer detalladamente cada una de las diferentes actividades que se realizan en la entidad y establecer los costos, es necesario tomar la informacin a travs de visitas directas a cada una de las plantas, debido a que en los manuales no se encuentra dicha informacin. Adicionalmente se realizan entrevistas a los jefes de divisin, a la gerente de la entidad y operarios. 6.3.1 DIAGNOSTICO DE LA ENTIDAD EMPOCHIQUINQUIRA es una empresa Industrial y Comercial del Estado, prestadora de servicios pblicos domiciliarios dotada de personera jurdica, autonoma administrativa y patrimonio independiente. La empresa se encarga de la prestacin del servicio de acueducto y alcantarillado y por la venta de estos servicios obtiene los recursos con los que funciona e invierte en la misma para lograr eficiencia en la prestacin de los servicios (rentabilidad social) adems de la rentabilidad econmica por el giro normal de su actividad. La direccin y administracin de la empresa est a cargo de la junta directiva y el gerente, quien es su representante legal, adems cuenta con una estructura orgnica, com o se puede apreciar a continuacin:
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Comisin Reguladora de Agua Potable y Saneamiento Bsico.

Figura 1 ORGANIGRAMA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIR E.S.P.
JUNTA DIRECTIVA

GERENTE CONTADOR PBLICO ASESOR JURDICO

JEFE DE LA DIVISIN ADMINISTRATIVA

CONTROL INTERNO

JEFE DE LA DIVISIN FINANCIERA

JEFE DE LA DIVISIN TCNICO OPERATIVA

ALMACENISTA

INGENIERO DE REDES FACTURADORA AUXILIAR DE P.Q.R AUXILIAR CONTABLE SEC. GERENCIA

SERV. GENER ALES

CONDUCTOR

9 AFORADORES

1 FONTANEROS Y 15 OPERARIOS DE LAS PLANTAS

1 VLVULERO

15 OPERARIOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

1 CONDUCTOR MECNICO

Fuente: Plan estratgico de Empochiquinquir, 2005.

Del total de personas que laboran en la entidad, quince pertenecen a la convencin colectiva, quienes prestan sus servicios a la planta administrativa, planta de bombeo, de tratamiento Terebinto y redes. Para la prestacin del servicio de acueducto Empochiquinquir en la actualidad tiene 88.044 metros lineales de tubera instalada, equivalentes a 88 kilmetros cuadrados, que oscilan entre 2 y 16 pulgadas, en material de asbesto-cemento, pvc, polietileno y american pipe, con una vida til de 30 aos, clasificadas en red primaria o matriz y red menor, ubicados en el municipio de Chiquinquir, con una cobertura de 9.012 suscriptores del servicio de acueducto, de los cuales 724 pertenecen al sector comercial, 40 al industrial, 46 al oficial y 8.202 al sector residencial. Adems posee una Planta de bombeo ubicada en la vereda la Balsa del municipio de Chiquinquir, donde se succiona el agua cruda proveniente del Canal del Ro Surez, constituyndose en la nica fuente hdrica superficial con la que cuenta la ciudad, esta planta cumple con la funcin de bombear el agua a la planta de tratamiento de Terebinto a travs de dos lneas de conduccin de 14 y 16 pulgadas respectivamente, las cuales tienen una longitud de 2.2 kilmetros cada una. La Planta de tratamiento Terebinto se encuentra ubicada en la vereda de Crdoba, dividida en una planta nueva que funciona mediante el sistema hidrulico, con capacidad de tratamiento 50 a 90 litros por segundo y la planta antigua con sistema mecnico, con capacidad para 40 litros de agua por segundo. En esta planta se realizan los procesos de ozonizacin, aireacin, dosific acin de qumicos, floculacin, sedimentacin, filtracin, desinfeccin, almacenamiento y distribucin, como se puede apreciar en la figura 1 .

Planta de tratamiento del Sur. Existe una planta de tratamiento adicional (planta 3) ubicada en la zona sur del municipio en cercanas del estadio, abastecida por un pozo profundo de aproximadamente 150 metros de profundidad y que funciona con un caudal constante de 7.5 litros/segundo. Para la distribucin del agua a los usuarios del municipio, la empresa cuenta con una red primaria o matriz compuesta por la siguiente infraestructura: Tabla 1. Infraestructura redes de conduccin primaria o matriz compuesta.
RED DIMETRO LONGITUD MATERIAL 6 pulgadas 5.578 ML PVC 6 pulgadas 2.706 ML ASBESTO CEMENTO 4 pulgadas 2.565 ML PVC 4 pulgadas 1.929 ML POLITILENO 4 pulgadas 87 ML ASBESTO CEMENTO TOTAL 12.865 ML Fuente: Informe Ingeniero de Redes Empochiquinquir E.S.P., 2005.

Tabla 2. Infraestructura red de conduccin menor

RED DIMETRO LONGITUD MATERIAL 3 pulgadas 49.315 ML PVC 3 pulgadas 795 ML POLIETILENO 3 pulgadas 6.198 ML ASBESTO-CEMENTO 2 pulgadas 2.635 ML PVC TOTAL 58.943 ML Fuente: Informe Ingeniero de Redes Empochiquinquir E.S.P., 2005.

6.3.2 DIAGNOSTICO EMPOCHIQUINQUIR

DEL

SISTEMA

DE

COSTOS

EN

El estado actual de la gestin del costo en la empresa de servicios pblicos no parece ser adecuado a las necesidades de sus gestores y a los cambios que se desarrollan en esta. Los contables y gestores financieros han sido los primeros que han desarrollado los modelos de costos, enfocndolos hacia el cumplimiento de informes externos que solicitan los entes de control y a las necesidades bsicas de generacin de informacin contable. Esta informacin sobre los costos no cubre las necesidades de la mayora de los usuarios de la entidad. La empresa necesita conectar sus objetivos con la estrategia global y crear una cultura de entendimiento de los procesos de creacin de valor y considerar como parte de esta cultura el efectivo uso de los sistemas de costos. Pues en lo que respecta al sistema de costos la empresa tiene un sistema de costos tradicional, lo cual implica que se estn llevando los costos de manera generalizada y no por cada actividad, impidiendo brindar la informacin de manera detallada, oportuna y veraz.

El costeo basado por actividades considera que las actividades son las que generan los costos y consumen recursos, por ello este modelo requiere que las empresas obtengan datos sobre costos desarrollando, previamente estudio de cada una de sus actividades. 6.4 PROPUESTA PARA EL DISEO DE UN SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES El presente estudio comienza a desarrollarse a partir del reconocimiento bsico de la empresa, partiendo de la misin, visin, objetivos, polticas corporativas, escritura de constitucin, manuales de funciones, procesos y procedimientos, resoluciones, circulares y organigrama entre otros, para posteriormente centrarnos en cada actividad que desarrolla la organizacin para el normal funcionamiento. En lo que se refiere a la composicin patrimonial, est conformado por bienes y fondos pblicos, sus fuentes de financiacin son los rendimientos obtenidos por las tarifas, derechos y tasas que perciban por la prestacin del servicio, as como las donaciones y contribuciones que recibe con destinacin especfica, lo anterior atendiendo al acuerdo 019 de 1997, en sus artculos 27, 28 y 29. Para el diseo del sistema de costos basado en las actividades en la Empresa Industrial y Comercial de Servicios Pblicos Empochiquinquir E.S.P., debe concientizar a la organizacin desde los niveles bajos hasta la alta gerencia, para obtener costos unitarios de productos mucho ms precisos y tiles, pues estos contribuyen a la toma de decisiones, a la direccin y planeacin estratgica, que repercuten en la vida de la empresa. En concreto, el mtodo ABC, permite agrupar lgicamente las actividades, precisar la autoridad responsable, establecer relaciones de trabajo, de tal forma que tanto la entidad como el personal, alcancen sus objetivos. La asignacin de costos a los diferentes objetivos de costo, especialmente al objetivo final que son los productos terminados, para nuestro caso el agua, es sin lugar a dudas el problema ms importante a resolver de cualquier sistema de costos. Esto quiere decir que los sistemas de informacin de hoy deben tener no solamente los objetivos tradicionales de reportar informacin, sino facilitar el anlisis a todos los niveles de la organizacin con el objeto de lograr las metas de eficiencia, anlisis de actividades indirectas consumidas por los productos en su elaboracin para corregir y mejorar las distorsiones que se presenten, resaltando a largo plazo todos los costos variables, como se puede apreciar en la siguiente figura.

Figura 2. Transformacin de productos.

Consumo Informes

Transformacin de recursos

Actividades

Resultados

Fuente: Disponible en http://www.elindustrial.com/management/finanzas/costosabc1.html

Internet:

De lo anterior se pueden extraer algunos datos relevantes que resaltan la importancia del sistema de costos basado en las actividades: - Es un modelo gerencial y no un modelo contable. - Los recursos son consumidos por las actividades y estos a su vez son consumidos por los productos (resultados). - Considera todos los costos y gastos como recursos. - Muestra la empresa como conjunto de actividades y/o procesos ms que como una jerarqua departamental. - Es una metodologa que asigna costos a los productos o servicios con base en el consumo de actividades.

7. EXPOSICION DE RESULTADOS El modelo de costeo ABC es un modelo que se basa en la agrupacin en centros de costos que conforman una secuencia de valor de los productos y servicios de la actividad productiva de la empresa. Centra sus esfuerzos en el razonamiento de gerenciar en forma adecuada las actividades que causan costos y que se relacionan a travs de su consumo con el costo de los productos. Lo ms importante es conocer la generacin de los costos para obtener el mayor beneficio posible de ellos, minimizando todos los factores que no aadan valor. Una vez efectuado el diagnostico operativo de la entidad se toma como gua para disear el sistema de costos basado en las actividades el libro de Douglas T, Hicks titulado El sistema de costos basado en las actividades (ABC), gua para su implementacin en pequeas y medianas empresas, el cual establece los siguientes pasos para el diseo del sistema: 1. Identificar y definir las actividades relevantes. 2. Organizar las actividades por centros de costos. 3. Identificar los componentes de costos principales. 4. Determinar las relaciones entre actividades y costes. 5. Identificar los inductores de costes para asignar los costes a las actividades y a las actividades a los productos. 6. Establecer la estructura del flujo de costes.
7. Seleccionar herramientas apropiadas para realizar la estructura del flujo de costes.

8. Planificar el modelo de acumulacin de costes. 9. Reunir los datos necesarios para dirigir el modelo de acumulacin de costes. 10. Establecer el modelo de acumulacin de costes para simular el flujo y la estructura de costes de la empresa y desarrollar las tarifas de costes13. Vale la pena resaltar que al disear el sistema de costos basado en las actividades (ABC), la empresa no puede simplemente pasar a travs de los pasos anteriormente expuestos una sola vez y obtener la respuesta a sus inquietudes acerca de los costos, sino que debe hacer pruebas piloto para ir ajustando el sistema, pues a medida que el sistema se va evaluando se rene la informacin para establecer los problemas o inconvenientes y adoptar las correcciones. Este proceso reiterativo no debe entenderse como una perdida de tiempo, por el contrario se trata de un proceso necesario para conseguir el diseo del sistema ms apropiado. El sistema basado en las actividades no es un mtodo sencillo, pues requiere establecer
13

DOUGLAS T. Hicks. El sistema de costos basado en las actividades (ABC), gua para su implementacin en pequeas y medianas empresas, pg. 53.

claramente las distintas actividades realizadas por las dependencias o departamentos del ente, pero mediante este proceso la gerencia puede localizar mejor las causas de las variaciones entre los costos estimados y los costos reales. 7.1 IDENTIFICACION Y DEFINICION DE ACTIVIDADES RELEVANTES Es necesario realiz ar un diagnstico operativo de la empresa, a partir de la revisin del organigrama, la disposicin y distribucin de las instalaciones y entrevistando al personal, para determinar las actividades que cada empleado realiza dentro de la empresa, as mismo, mediante la observacin directa y anlisis de procesos que intervienen en la elaboracin del producto, en donde se identifican actividades relevantes como se exponen ms adelante. Las actividades se definen como el conjunto de subprocesos que forman el total de los procesos productivos, los que son ordenados de forma secuencial y simultnea, para as obtener los diferentes estados de costo que se acumulan en la produccin y el valor que agregan a cada proceso14. Y los procesos como "Toda la organizacin racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energa y procedimientos para conseguir el resultado final" 15. Para nuestro caso, en el estudio que se adelanta en la empresa indus trial y comercial de servicios pblicos EMPOCHIQUINQUIR E.S.P., las actividades ms relevantes son: - Aduccin - Captacin - Desarenado - Bombeo y conduccin - Impulsin - Recepcin del agua - Ozonizacin - Aireacin - Dosificacin de qumicos - Floculacin - Sedimentacin - Filtracin - Desinfeccin - Almacenamiento - Distribucin - Examinar el agua - Oxidacin - Mezcla rpida - Clarificacin del agua - Inyeccin de qumicos - Elaborar informes Elaborar plan estratgico - Tramitar contratos - Autorizar pagos - Elaborar autorizacin de financiacin de pagos - Contrata r personal - Liquidar nmina - Revis ar nmina - Pagar nmina - Pagar proveedores - Proces ar informacin - Limpiar y asear oficinas - Transporte Enviar
14 15

Ibid, pg. 44 DOUGLAS T. Op. cit., pg. 45

correspondencia Reparar maquinaria y equipos - Recepcionar llamadas Recepcionar y radicar correspondencia - Elaborar documentos Organizar agenda de compromisos - Expedir constancias Archivar - Atender al usuario Elaborar documentos de solucin PQR - Liquidar matriculas Elaborar informes sobre las diferentes PQR - Registrar krdex Recepcionar insumos y suministros Cotizar insumos ,suministros Comprar de suministros e insumos Despachar insumos , suministros Manejar fondos de caja menor - Sistematizar la informacin Custodiar los bienes - Identificar necesidades Elaborar rdenes de compra - Expedir paz y salvo Recibir y enviar documentos - Codificar y registrar datos Revisar movimientos contables - Elaborar informes Analizar la informacin financiero - Interpreta r datos Actualizar libros auxiliares y principales - Elaborar estados financieros Elaborar informes contables y financieros - Elaborar cuentas pago Elaborar documentos contables - Girar cheques Expedir disponibilidad presupuestal - Manejar cuentas bancarias Efectuar conciliaciones - Tomar lecturas de consumo Ingresar lecturas al sistema - Actualizar pagos de los usuarios Imprimir facturas - Entregar facturas Suspender el servicio - Reconectar el servicio Tramitar viabilidades - Derechos de conexin Revisar y constatar soportes contables - Liquidar y aplicar tarifas Aprobar trabajo suplementario - Autorizar permisos Reparar y mantener redes de acueducto - Realizar arqueos de caja Realizar proyectos de infraestructura hidrulica Controlar fugas en la red matriz y primaria de acueducto Supervisar mantenimiento de plantas Elaborar informes para Superintendencia Limpiar plantas de bombeo, tratamiento y fuente hdrica

De acuerdo con el anlisis realizado, se clasifican las actividades en los centros de costos que se mencionan a continuacin: Tabla 2. Actividades por centros de costos
PRINCIPALES ACTIVIDADES CENTRO DE COSTOS

Limpiar y asear las oficinas Transporte Correos Publicidad Servicio de cafetera Mantenimiento y reparacin vehculos Recepcionar y transmitir llamadas Decepcionar y radicar correspondencia Clasificar y archivar correspondencia Redactar y digitar oficios, cartas, informes y documentos Organizar agenda de compromisos Expedir constancias, certificaciones y dems documentos.

Servicios Generales

Secretara general

Realizar evaluaciones de control interno. Prcticar auditoras Hacer pruebas de control

Control interno

Registrar quejas, peticiones y reclamos. Mantener actualizado el registro de usuarios. Recibir las solicitudes para aprobacin y liquidacin de matriculas Distribuir peticiones Vigilar la oportuna instalacin de las acometidas Atender daos, Elaborar reportes de peticiones, quejas y reclamos Mantenimiento y reparacin de equipos Verificar disponibilidad presupuestal Identificar necesidades Anlisis y seleccin de cotizaciones Ordenar la compra Organizar materiales y elementos en almacn. Registrar las entradas y salidas de inventarios. Preparar cotizaciones Cuidar los materiales y elementos adquiridos. Efectuar inventario Elaborar informes sobre existencias de almacn. Alimentar software de inventarios. Custodiar los activos fijos. Expedir paz y salvo. Administrar caja menor. Revisar y constatar los soportes contables Codificar informacin Procesar informacin Valuar inventarios Diligenciar formularios de impuestos Calcular depreciaciones Elaborar informes Analizar informacin Manejar archivo Causar nmina

Peticiones, Quejas y Recursos

Compras

Almacn

Contabilidad

Programar labores de lectura de medidores. Recepcionar lecturas Sistematizar informacin Analizar cartera Llevar control sobre usuarios morosos Clasificar deudas por edades. Actualizar base de datos para facturar Entregar facturacin a usuarios. Actualizar pagos. Suspender el servicio. Reconectar el servicio Expedir disponibilidad presupuestal Elaborar presupuesto. Autorizar y efectuar pagos. Realizar estudios econmicos. Asesorar compra de bienes y suministros. Controlar cuentas bancarias. Coordinar con bancos recaudo de pagos del servicio. Elaborar flujo de caja. Elaborar informes financieros. Actualizar informacin. Coordinar pago de nmina. Efectuar conciliaciones bancarias.

Facturacin

Tesorera

Vigilar personal de la empresa. Responder procesos legales Elaborar contratos Actualizar hoja de vida de funcionarios. Asignar funciones y tareas a los empleados. Aprobar trabajo suplementario. Atender inquietudes Autorizar permisos a los trabajadores. Liquidar nmina Administrar recursos financieros y tcnicos Elaborar plan estratgico Celebrar contratos Aprobar compra de bienes, insumos y suministros Autorizar pagos. Aprobar peticiones de financiacin a los usuarios. Rendir informes.

Divisin administrativa

Gerencia

Ejecutar obras de infraestructura Programar los diseos de los sistemas de acueducto y alcantarillado. Ordenar las pruebas necesarias para verificar la calidad del agua. Ejecutar la operacin de los embalses. Programar el suministro de insumos para garantizar la calidad del agua. Apoyar los estudios hidrolgicos con el drenaje del agua

Tcnica Operativa

Revisar el diseo de redes locales de acueducto y alcantarillado. Elaborar condiciones tcnicas y econmicas. Actualizar los planos de obras construidas. Determinar los promedios para la construccin de obras. Aplicar y controlar la operacin de las redes de acueducto y alcantarillado. Efectuar mantenimiento preventivo del sistema de acueducto. Instalacin y cambio de redes. Control de fugas en la red matriz y primaria de acueducto.

Redes

Captacin Bombeo Desarenado Impulsin Tomar muestras Analizar muestras Elaborar plan de tratamiento Controlar calidad Ozonizar agua Airear del agua Dosificar qumicos Flocular Sedimentar Filtrar Desinfectar Almacenar Distribuir agua Extraer agua pozo profundo. Ozonificar agua. Airear agua. Dosificar qumicos. Flocular Sedimentar Filtrar Desinfectar Almacenar Distribuir

Planta de bombeo

Laboratorios

Planta tratamiento Terebinto

Planta tratamiento Sur

Fuente: ENTREVISTA con gerente y jefes de divisin de empochiquinquir. Chiquinquir. 2005.

7.2 IDENTIFICACIN DE LOS PRINCIPALES COMPONENTES DEL COSTO Las diferentes actividades que se des arrollan en la Empresa Industrial y Comercial de Servicios Pblicos EMPOCHIQUINQUIR E.S.P., requieren de gastos directos e indirectos tales como el costo de insumos y suministros, los salarios y apropiaciones de nmina, los gastos generales dentro de los cuales se encuentran los honorarios, servicios pblicos, papelera, seguros, elementos de aseo, mantenimiento y reparacin, transporte, entre otros. 7.2.1Sueldos, salarios y apropiaciones. Este componente lo integran los

diferentes salarios de la planta de personal, como sueldo bsico, auxilio de transporte por convencin colectiva y el legal, horas extras, bonificaciones para los trabajadores sindicalizados, as como los respectivos aportes a seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, aportes parafiscales (SENA, ICBF, cajas de compensacin), cesantas, intereses sobre cesantas, prima de servicios y vacaciones. 7.2.2 Componentes del costo fijo. Se entiende por costo fijo todo egreso en el que debe incurrir el ente pblico, con el fin de lograr el desarrollo normal de sus actividades. Para Empochiquinquir los principales costos fijos son los siguientes: Servicios profesionales contables y financieros. Corresponde a los honorarios del contador pblico. Servicios jurdicos. Corresponde al valor pagado por la contraprestacin de los servicios profesionales prestados por el asesor jurdico. Servicio profesional de ingeniera de sistemas. Es el valor pagado por la actualizacin y mantenimiento del software y hardware de los equipos de cmputo de la entidad.
Para la depreciacin se tiene en cuenta la vida til segn la Resolucin No. 4444 del 21 de noviembre de 1995, expedida por la. Direccin General de la Contabilidad Pblica y lo estipulado por la CRA, para entes prestadores de servicios pblicos.

Depreciacin de muebles y enseres. Corresponde al desgaste que sufren los muebles y enseres como escritorios, sillas, equipo de oficina, los cuales tienen una vida til de 10 aos, se deprecian sin valor de salvamento. Depreciacin de equipos de comunicaciones y cmputo. Comprende la disminucin del valor que sufren los equipos de cmputo, los cuales tienen una vida til de 5 aos, se deprecian sin valor de salvamento. Depreciacin de maquinaria y equipo. Abarca el desgaste que sufre la diferente maquinaria y equipo, su vida til es de 15 aos, sin valor de salvamento. Depreciacin plantas y ductos. Comprende el desgaste que sufren las plantas y ductos, la vida til es de 15 aos. Depreciacin de construcciones y edificaciones. Comprende el desgaste o uso de la planta fsica donde funciona la parte administrativa y de acuerdo a la normatividad para el sector pblico, se deben depreciar a 50 aos, sin valor de salvamento.

- Depreciacin de equipo cientfico y de laboratorio. Comprende el desgaste que sufren los equipos de laboratorio como espectrofotmetro, vasos de destilacin, pipetas, entre otros, los cuales tienen una vida til de 10 aos, se deprecian sin valor de salvamento. - Depreciacin de redes. Comprende el desgaste que sufren los ductos de transporte del agua, los cuales tienen una vida til de 25 aos, se deprecian sin valor de salvamento. - Depreciacin de transporte, traccin y elevacin. Corresponde el desgaste que sufren los vehculos, los cuales tienen una vida til de 10 aos, se deprecian sin valor de salvamento. - Impuesto de industria y comercio. Es el gravamen de carcter municipal que grava toda actividad industrial, comercial o de servicios, en forma ocasional o permanente tributo obligatorio que debe cancelar el ente al municipio por concepto de venta del servicio de agua. - Impuesto renta y complementarios. Es el impuesto directo, que recae sobre la entidad, por recibir ingresos susceptibles de constituir incremento en su patrimonio, en desarrollo de su actividad. - Contribucione s y tasas. Es la tarifa que la entidad debe cancelar a la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios como contribucin por estar sometida a su inspeccin, control y vigilancia y a la CAR se debe cancelar el valor correspondiente por el derecho a captar el agua del Canal del Ro Surez. - Seguros y plizas. Son plizas que amparan prdidas por: sustraccin de muebles y enseres; de incendio, que ampara edificios, muebles y enseres y maquinaria y equipo en caso de incendio, explosin, daos por agua, etc; seguro de equipo electrnico, que ampara equipo de computo y procesamiento de datos en caso de hurto, asonada, huelga, daos ocasionados por terceros; pliza de responsabilidad civil extracontractual, que ampara el patrimonio del asegurado, estas plizas cubren el 90% del valor total asegurado, adems de las anteriores la empresa tiene un seguro de vida para los administrativos y operativos de la entidad. - Vigilancia privada. Este costo fijo lo compone el valor del contrato por servicio de alarma y el valor de la vigilancia las 24 horas del da, para la planta administrativa y la planta de tratamiento Terebinto. - Dotaciones. Corresponde al vestido y calzado suministrado por la empresa a sus trabajadores, en este caso, para los sindicalizados es un vestido adicional y para los dems trabajadores segn lo estipulado en el artculo 7

de la ley 11 de 1984. 7.2.3 Componentes del costo variable. Se entienden por costos variables aquellos que tienden a fluctuar en proporcin directa a los cambios registrados en los volmenes de produccin o venta. Los costos variables ms representativos para este caso, son: - Servicios en general. Corresponde a los diferentes servicios que la empresa necesita para poder desarrollar su actividad econmica, dentro de estos tenemos: consumo de agua, energa, publicidad, telecomunicaciones, correo, transportes, fletes y acarreos, mantenimiento y reparaciones. - Provisiones. Corresponden a las reservas que debe realizar el ente para cubrir posibles eventualidades en la prdida de inventario, por conexiones clandestinas o desperdicios de agua, cuentas por cobrar, demandas laborales, etc. - Suministros de tratamiento y aseo. Son los que se requieren para la limpieza, aseo y desinfeccin de las plantas de bombeo, tratamiento, laboratorio y de diferentes dependencias de la empresa (jabn detergente, en barra para losa y para manos, traperos, guantes, cepillos, baldes, bayetillas, papel higinico, bolsas para la basura, ambientador, limpia vidrios, cera, desinfectantes, escobas, toallas en tela y absorbentes), entre otros. - Suministros de cafetera. Son los elementos utilizados para la preparacin de tinto y aromtica para la atencin de los empleados en el horario de trabajo, entre ellos tenemos: panela, caf, azcar, vasos desechables, aromticas, mezcladores, entre otros. - Combustibles y lubricantes. Son los insumos necesarios para el funcionamiento de las diferentes mquinas y vehculos del ente, los ms empleados son: ACPM, gasolina, aceites, grasas, lubricantes aditivos, lquido de frenos, entre otros. - Elementos de mantenimiento y reparacin de vehculos. Son los suministros que se requieren eventualmente para la reparacin y mantenimiento de los vehculos de la empresa, entre ellos estn: interruptor bujas, platinos, condens ador, bobinas, escobillas, bateras, casquetes de biela, terminales, correas, rodamientos, entre otros. - Elementos de mantenimiento y reparacin de redes. Son los suministros que se requieren para la reparacin y mantenimiento de las redes de acueducto, entre los cuales estn: adaptadores, cemento gris y blanco, tubo cemento, galvanizado y de gres, universales pvc, cinta tefln, soldadura pvc, tapones tiner, escofina, manila, sicafel, niples, vlvulas de pie, ventosas de simple, doble y triple accin, galpagos pvc, varilla, triturado, alambre,

empaques, portaflanches, vlvulas, multitomas, canaleta lisa, entre otros. - Suministros de oficina. Son los elementos utilizados para el desarrollo normal de las actividades administrativas y de control de entradas y salidas de insumos y suministros, entre los cuales estn: formularios de ingreso, papel contac, tinta, cintas y toner para impresoras, libros de contabilidad, az, disquetes, esferos de colores, lpices, bistur, tijeras, marcadores, pegantes, almohadillas para sellos, bolsas planos, papel formas continuas, tinta para sellos, borradores, cds, legajadores corrientes y colgantes, ganchos de legajar, papel Kimberly, blocks, sobres blancos carta y oficio, marcadores, fotocopias, entre otros. - Otros gastos. Dentro de este tem estn incluidas las herramientas necesarias para las actividades de mantenimiento y reparacin de la maquinaria y equipo de la empresa, as como de las redes de acueducto, entre estas se encuentran: seguetas, macetas, palustres, punteros, barras, hombres solos, llaves alemanas, de estrella, destornilladores de estrella y de pala, garaones, cinceles, martillos, esptulas, palas cuadradas, brochas, alicates, discos pulidora, contactores, adems incluye el alimento para los perros que son de propiedad de la empresa, gastos sindicales, educacin, gastos de la junta directiva, entre otros. - Insumos qumicos. Es la materia prima que se requiere para el tratamiento del agua y comprenden: sulfato de aluminio, cal nare, polmero aninico, hipoclorito de calcio, cloro gaseoso, hidrocloruro de aluminio, hipoclorito de sodio, acido clorhdrico, polmero catinico aninico, sulfato tipo a y tipo b, polmero aninico, cloro gaseoso, entre otros. - Viticos. Corresponde al transporte, alimentacin y hospedaje de los diferentes funcionarios cuando son enviados o delegados para representar la entidad en eventos de capacitacin, promocin. - Asesoras tcnicas. Son todas aquellas asesoras o estudios contratados que no pueden ser realizados por los funcionarios de la entidad debido a que no poseen el conocimiento indispensable para ello. - Cuotas y suscripciones. Corresponde a la suscripcin de peridicos y revistas. - Servicios de Publicidad. Corresponde a las erogaciones que se hacen para promocionar las campaas de aseo, para concientizar a los usuarios en el consumo del agua, cumplimiento del pago y no conexin fraudulenta del servicio. - Costos financieros. Son las diferentes erogaciones reportadas por las entidades financieras tales como consultas de saldos, chequeras, traslado

de fondos, comisiones, gravamen al movimiento financiero, etc. 7.3 DETERMINACION DE LAS RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES Y COSTOS Consiste bsicamente en determinar que costos pertenecen a cada centro de costos y asignar una prorrata .
Tabla 4. Distribucin de los diferentes componentes del costo en los centros de costos
CENTRO DE COSTOS COMPONENTE DEL COSTO Salarios y apropiaciones de nmina, insumos y suministros de aseo, cafetera, transporte, fletes y acarreos, dotaciones, energa, agua, mantenimiento, seguros, depreciaciones. Salarios y apropiaciones de nmina, elementos de oficina, energa, agua, telecomunicaciones, mantenimiento, depreciaciones, seguros, servicios generales. Salarios y apropiaciones de nmina, elementos de oficina, energa, agua, telecomunicaciones, mantenimiento, depreciaciones, seguros, servicios generales. Salarios y apropiaciones de nmina, elementos de oficina, seguros, vigilancia, agua, energa, telecomunicaciones, depreciaciones, servicios generales. Salarios y apropiaciones, telfono, papelera, impuestos y otros gastos. Salarios y apropiaciones de nmina, elementos de oficina, seguros, vigilancia, transportes, fletes y acarreos, mantenimiento de equipos, agua, energa, telecomunicaciones, viticos, depreciaciones, servicios generales, asesoras profesionales. Honorarios contador pblico, elementos de oficina, seguros, vigilancia, mantenimiento de equipos, agua, energa, telecomunicaciones, depreciaciones, servicios generales. Salarios y apropiaciones de nmina, suministro de oficina, dotaciones, seguros, vigilancia, mantenimiento de equipos y de planta fsica, agua, energa, telecomunicaciones, viticos, depreciaciones, servicios generales, asesoras profesionales. Salarios y apropiaciones de nmina, elementos de oficina, elementos de cafetera, seguros, mantenimiento de maquinaria, equipos y planta fsica, depreciaciones, agua, energa, telecomunicaciones. Salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, insumos qumicos, transportes, fletes y acarreos, elementos de oficina, elementos de aseo y cafetera, agua, energa, telecomunicaciones, seguro, vigilancia, mantenimiento de maquinaria, equipo y planta fsica, depreciaciones, capacitacin, almacn, gerencia. Salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, elementos de oficina, elementos de cafetera, seguros, mantenimiento de maquinaria, equipos y planta fsica, depreciaciones, agua, energa. Salarios y apropiaciones de nmina, insumos qumicos, elementos

Servicios generales Secretaria general

Peticiones, quejas y recursos (PQR) Control interno Compras

Almacn

Contabilidad Facturacin, tesorera, divisin administrativa y gerencia

Tcnica operativa

Redes

Planta de bombeo

de oficina, dotaciones, seguros, vigilancia, mantenimiento de equipos, depreciaciones, agua, energa, servicios generales. Salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, insumos qumicos, transportes, fletes y acarreos, elementos de oficina, elementos de aseo y cafetera, agua, energa, seguro, mantenimiento de maquinaria, equipo y planta fsica, depreciaciones, almacn, planta de bombeo, laboratorio, gerencia. Salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, insumos qumicos, transportes, fletes y acarreos, elementos de oficina, elementos de aseo y cafetera, agua, energa, seguro, mantenimiento de maquinaria, equipo y planta fsica, depreciaciones, almacn, laboratorio, gerencia, redes, tcnica operativa. Fuente: Datos Empochiquinquir E.S.P. Elaborado por: Autora del proyecto.

Laboratorio

Planta de tratamiento Terebinto

Planta de tratamiento Sur

7.4 IDENTIFICACIN DE LOS INDUCTORES DEL COSTO Corresponde a identificar los factores que permitan distribuir los diferentes costos a las actividades y una vez efectuado este procedimiento se distribuye el costo de cada actividad y de acuerdo al servicio prestado: Para nuestro caso los inductores que ms se emplean son los siguientes:

Tabla 5 Inductores gastos comunes GASTOS COMUNES

Sueldos, salarios y apropiaciones Depreciaciones Impuestos Insumos qumicos Elementos de aseo Elementos de cafetera Elementos de oficina Servicio de acueducto Servicio de energa Servicio de telfono Servicio de mantenimiento Correos, portes y telegramas Vigilancia Seguros Plizas Dotaciones Combustibles y lubricantes Transporte, fletes y acarreos Viticos Fuente: Datos propuestos por la autora.

INDUCTOR

Hora/hora Aos de vida til Porcentaje por rea de ocupacin Consumo Consumo por rea Consumo Consumo Consumo m3 No. equipos elctricos No. de impulsos No. de OPS No. de envos rea ocupada Porcentaje de acuerdo al objeto Imputacin a cada centro de costos No. establecido por ley y convencin colectiva Promedio mensual de consumo Promedio mensual Escala salarial

Tabla 6 Inductores centro de costos CENTROS DE COSTOS

Servicios generales Secretara general Control Interno Compras Almacn Peticiones, quejas y recursos Contabilidad Divisin administrativa Facturacin Tesorera Gerencia Tcnica operativa Redes Planta de bombeo Laboratorio Fuente: Datos propuestos por la autora.

INDUCTOR
No. horas prestacin de servicios No. horas asignadas a cada centro de costos Porcentaje tiempo asignado Porcentaje tiempo asignado No. requisiciones mensuales Promedio mensual de quejas Porcentaje tiempo asignado No empleados por centro de costos Porcentaje tiempo asignado No egresos mensuales Porcentaje tiempo asignado Porcentaje tiempo asignado Porcentaje tiempo asignado Porcentaje tiempo asignado Porcentaje tiempo asignado a cada planta

- Sueldos, salarios y apropiaciones: Estos se distribuyen de acuerdo al tiempo que emplea cada uno de los operarios en las diferentes actividades, es decir, se establece el costo por hora hombre y se le asigna el porcentaje correspondiente a los diferentes centros de costos donde realizan actividades. - La depreciacin de las edificaciones, maquinaria y equipo, flota y equipo de

transporte, equipo de oficina, muebles y enseres, entre otros, se aplican teniendo en cuenta los aos de vida til de acuerdo a las normas de contabilidad para el sector pblico, por el mtodo de lnea recta sin valor de salvamento, una vez establecido el valor de la depreciacin de cada activo, se imputa el valor mensual correspondiente a cada centro de costos. - Los impuestos de renta y complementarios e Industria y comercio, se distribuyen en porcentajes iguales en los centros de costos: facturacin, almacn, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur por estar directamente relacionados con la produccin y la comercializacin del servicio. - Los insumos qumicos, los elementos de aseo, cafetera y oficina, se prorratean de acuerdo al consumo directo segn planillas de control. Para los servicios en general, se tiene en cuenta la naturaleza del servicio y su distribucin se hace de la siguiente manera: el agua por consumo en M3 de acuerdo al nmero de personas en cada centro de costos y para el agua utilizada por lavado y retrolavado de filtros en cada una de las plantas de bombeo y de tratamiento Terebinto y Sur, determinando los M3 gastados en el desarrollo de estas actividades, lo cual se establece teniendo en cuenta la informacin suministrada por el jefe de la divisin tcnica operativa de la entidad. Para la planta administrativa en lo que respecta al consumo de electricidad se determina el inductor teniendo en cuenta el nmero de equipos elctricos, bombillos, computadores, impresoras, sumadoras, telfonos, televisores, radiotelfonos, a lo cual se le asigna el porcentaje correspondiente y se imputa en cada centro de costos. Para el servicio telefnico local, larga distancia e Internet se toma como inductor el nmero de impulsos, estableciendo el nmero de llamadas que realiza cada centro de costos, datos que se toman del libro control de llamadas que la entidad registra a diario. El inductor para mantenimiento se aplic a teniendo en cuenta el nmero de ops, el objeto, el valor y se distribuye en porcentajes teniendo en cuenta a qu centro de costos le presta el servicio. Para correos, portes y telegramas se toma como inductor el nmero de envos por cada divisin y se prorratea. Vigilancia se distribuye por rea ocupada por cada centro de costos (metros cuadrados).

Seguros y plizas, se distribuyen teniendo en cuenta lo siguiente: para plizas de manejo este valor se imputa directamente a cada centro de costos que lo adquiere y para seguros segn del objeto del seguro se determina un porcentaje de acuerdo a los bienes asegurados y al centro de costos que pertenecen, imputndolos directamente a cada uno de ellos. Para el costo de las dotaciones se tiene en cuenta el nmero establecido por la ley laboral y adicionalmente, lo pactado en la convencin colectiva. Una vez establec e el costo total de stas, se distribuye de acuerdo a los meses del ao y se prorratea en cada uno de los centros de costos de acuerdo al nmero de empleados y al tipo de actividad. Para el caso de combustibles y lubricantes, se distribuyen teniendo en cuenta el promedio mensual de consumo y se imputa directamente a cada centro de costos donde se requieren. Transportes, fletes y acarreos, se establece el promedio mensual y posteriormente se asigna el 100% a la planta de terebinto por ser quien directamente utiliza este servicio. El costo de los viticos se estiman debido a que en el primer trimestre del ao 2005, solo gozaron de viticos algunos funcionarios, vale la pena decir que estos se liquidan de acuerdo a la escala salarial de la empresa (como se muestra en la tabla 5) y se imputan directamente al centro de costos donde tienen este beneficio. Tabla 7 Escala salarial para liquidacin viticos funcionarios de la entidad
ESCALA SALARIAL HASTA 444.726 656.298 656.299 911.199 911.200 956.760 956.761 1.080.592 1.080.593 1.263.131 1.263.132 1.436.123 1.436.124 1.888.648 1.888.649 En adelante Fuente: Escala de salarios. Empochiquinquir, 2005. DESDE VITICOS DIARIOS EN PESOS LMITE MXIMO 55.051 72.105 79.389 79.457 83.206 86.376 102.400 118.425

Servicios generales, laboran el conductor y la auxiliar de servicios generales, para el primero se tiene en cuenta el nmero de horas en que presta sus servicios a los dems centros de costos y se asigna el porcentaje correspondiente de acuerdo al tiempo y para servicios generales se tiene en cuenta el nmero de horas que dedica a hacer el aseo de cada una de las dependencias de la entidad y ste se distribuye por rea, para el servicio de

cafetera se prorratea en porcentajes iguales para todos los centros de costos en donde presta sus servicios. Posteriormente se toman los totales y se establec e el promedio mensual para ser asignado a los dems centros de costos que se benefician de este servicio, como se puede apreciar en el cierre de costos servicios generales. Para el centro de costos secretara general se establece el nmero de horas asignadas a cada centro de costo y se aplic a como inductor el porcentaje equivalente. Control interno, se distribuye en porcentajes iguales por ser un centro de costos que est directamente relacionado con los dems centros de la entidad. En compras se aplic an porcentajes iguales a cada centro de costos donde hay personal que integra dicho comit. Los costos asignados a almacn, se distribuyen tomando como referente el nmero de requisiciones mensual y se promedia, posteriormente se aplic a el porcentaje correspondiente a cada centro de costos que reciben el servicio por parte de este centro. Para peticiones , quejas y recursos se determina el promedio mensual de quejas y se identific a a qu centro de costos afecta y se determina el porcentaje, el cual se imputa a los centros de costos . Contabilidad se distribuye en porcentaje teniendo en cuenta los centros de costos a los cuales presta sus servicios la contadora, informacin que es suministrada por la funcionaria de la entidad. Divisin administrativa, se distribuye teniendo en cuenta el nmero de empleados por centro de costos y se asigna el porcentaje correspondiente a cada uno de ellos. Los costos por facturacin, se asigna por porcentaje, teniendo en cuenta el grado de importancia en que presta sus servicios a los dem s centros de costos. El centro de costos de tesorera, se distribuye tomando como base el nmero de egresos por mes, se establece el promedio y se asigna el porcentaje teniendo en cuenta el centro de costos que ms requiere de este servicio. Gerencia se distribuye por porcentaje, imputando un mayor valor en los centros de costos plantas de tratamiento Terebinto y Sur debido a que son

las reas misionales de la entidad y a los dems centros de costos se distribuyen en porcentaje proporcional. Para tcnic a operativa se determina el porcentaje que dedica a cada centro de costos, esto teniendo en cuenta la informacin suministrada por el funcionario que desempea estas actividades en la empresa. Para el centro de costos redes se estima el porcentaje en que presta sus servicios a los dems centros, por ello se aplic a el 80% a tratamiento Terebinto y el 20% a la planta Sur, esto debido a que las actividades de este cargo se relacionan directamente con la distribucin del servicio. De los costos asignados a la planta de bombeo, se imputa el 100% de los costos a la planta de tratamiento Terebinto, debido a que est nicamente relacionado con dicha planta. El centro de costos de laboratorio, se distribuye teniendo en cuenta los siguientes porcentajes: 93.8% y 6,2% para el centro de costos planta de tratamiento Terebinto y Sur respectivamente, debido a que en la primera es mayor la produccin de agua y por ello dedica ms tiempo a esta actividad, adems porque los porcentajes se establecen de acuerdo a la cantidad de agua tratada mensualmente en cada planta. Una vez se termina este proceso se tiene en cuenta el promedio mensual de los gastos externos en que incurre la entidad, los materiales directos y los ingresos por venta de bienes y servicio de facturacin a e cochiquinquir, para el cobro de aseo, los cuales se totalizan y adicionan al total promedio mensual de gastos operacionales, para posteriormente lograr determinar el costo del metro cbico de agua y en cada uno de los centros de costos establecidos para la entidad. 7.5 ESTABLECER LA ESTRUCTURA DEL FLUJO DE LOS COSTOS La siguiente etapa en el diseo del sistema de costos basado en las actividades es establecer una estructura lgica del flujo de costos, porque esta permite tener una visin clara y se constituye en un instrumento indispensable para la eficacia de cualquier sistema de costos basado en las actividades. 7.5.1 CATEGORA DE LOS COMPONENTES DEL COSTO Dentro de un sistema de costos basado en las actividades, todos los costos sujetos al anlisis dentro del flujo de costos, incluyendo la mano de obra ya sea indirecta o directa se deben agrupar en las siguientes categoras: Los sueldos y salarios corresponden a las retribuciones que reciben los

trabajadores como contraprestacin a su trabajo, dentro de estos se encuentran el salario bsico, trabajo suplementario, el auxilio de transporte legal y por convencin, bonificaciones por convencin colectiva y apropiaciones de ley como las cesantas, intereses sobre cesantas, primas, vacaciones, aportes parafiscales, aportes a seguridad social, riesgos profesionales y pensiones. Los costos de asignacin especfica incluyen todos los costos indirectos de fabricacin que tienen relacin con las diferentes actividades que desarrolla la empresa, su asignacin a los diferentes centros de costos se puede hacer mediante diversos mtodos dependiendo del tipo de componente y de su inductor, por ejemplo la depreciacin de los edificios y los impuestos sobre la propiedad son asignados tomando como base los metros ocupados por cada una de las dependencias. Las asignaciones de los costos consumibles como suministros, servicios generales, pueden basarse en estadsticas de consumo real o estimaciones ptimas , teniendo en cuenta que se deben aplicar inductores adecuados con el fin de utilizar la informacin de la mejor manera posible para determinar la magnitud apropiada de cada componente del costo . 7.5.2 CATEGORA DE LOS CENTROS DE COSTOS Para desarrollar una adecuada estructura de costos, lo primero que se debe hacer es clasificar los centros de acuerdo a las siguientes categoras: Centro de servicios. Son los servicios que le presta un centro de costos a otros centros , para atender fines especficos basados en la demanda o para brindar apoyo a actividades especficas derivadas de una necesidad particular, los servicios se pueden distribuir con base en el tiempo que se requiera en los dems centros de costos, como ejemplo de centros de servicios estn: servicios generales y secretara general. Centro de actividades de apoyo a operaciones. Son aquellos cuya actividad soporta las actividades de operaciones directas, pero los servicios no son directamente imputables a los productos, ejemplos de este centro son: control interno, almacn, compras, peticiones, quejas y recursos (PQR). Las actividades administrativas son todas aquellas actividades relativas a la administracin y direccin de la empresa, por lo general esta categora incluye actividades como contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera y gerencia.

Se propone una distribucin porcentual con base en el nmero de empleados, metros cuadrados, tiempo de dedicacin, de acuerdo al caso.

Las actividades operativas comprenden aquellas actividades que procesan directamente los servicios ofrecidos por la empresa, es decir que comprende las dependencias que estn directamente relacionadas con la produccin y suministro del servicio ofrecido, aunque a menudo incluyen otras actividades cuyos costos pueden asignarse directamente al servicio (divisin tcnica, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y planta de tratamiento Sur).

7.5.3 EL DIAGRAMA DE FLUJO DE COSTOS Una vez que los costos y los centros de costos se clasifican, se inicia el diseo de la estructura del flujo de costos para visualizar el proceso; el propsito de este diagrama es servir de instrumento para visualizar la secuencia de los costos y como documentacin de la estructura final, en este diagrama las categoras de costos y de centros de costos se presentan por niveles, incluyen los objetivos del costo (aquellos elementos finales por los cuales se disea el sistema para acumular los costos y los materiales directos empleados, el procesamiento externo directo y los objetivos del costo). Figura 4. Diagrama de flujo de costos
COMPONENTES DEL COSTO SUELDOS, SALARIOS Y APROPIACIONES Mano de obra directa e indirecta, trabajo suplementario, bonificaciones, seguridad social de la entidad, seguro de salud colectivo, seguros contra accidentes, pensiones.

NIVEL I

COSTOS DE ASIGNACIN ESPECFICA Depreciaciones, impuestos, seguros, suministros, viticos, mantenimiento y reparaciones , suministros de cafetera, aseo y oficina, combustibles y lubricantes, servicios pblicos, vigilancia, servicios por contrato, capacitacin y educacin,

NIVEL II

ACTIVIDADES O CENTROS DE COSTOS

CENTRO DE SERVICIOS Servicios generales, secretara de general.

NIVEL III

ACTIVIDADES DE APOYO DE OPERACIONES Cont rol interno, compras, almacn, peticiones, quejas y recursos.

NIVEL IV

ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Contabilidad, personal, facturacin, tesorera, gerencia.

NIVEL V

ACTIVIDADES OPERATIVAS Planta de bombeo, tcnica operativa, redes, laboratorio, plantas de tratamiento Terebinto y Sur.

NIVEL VI

OBJETIVOS DE LOS COSTOS INTERNOS Determinar y controlar el costo del bombeo y tratamiento del agua Establecer tarifas adecuadas a los usuarios. Lograr la eficiencia y eficacia en la prestacin del servicio. EXTERNOS Aumentar el beneficio social. Ampliar la cobertura del suministro de agua.

MATERIALES DIRECTOS Insumos qumicos y react ivos

SERVICIOS EXTERNOS DIRECTOS Fletes, estudio y proyectos, fugas y conexiones fraudulentas, asesoras profesionales.

CLIENTES Costo por metro cbico a los usuarios del servicio.

Fuente. Datos tomados de Empochiquinquir E.S.P. Elaborado por: Autora

7.6 HERRAMIENTAS PARA EL DISEO DEL SISTEMA DE COSTOS BASADO EN LAS ACTIVIDADES En primera instancia se organiz a y clasific a la informacin inherente a cada centro de costos, pues en este modelo los costos afectan directamente la materia prima y la mano de obra frente a los productos finales, distribuyendo entre las actividades el resto, ya que por una parte se consumen recursos y por otra son utilizadas para obtener los productos. Teniendo en cuenta lo anterior, se elaboran hojas de trabajo para los componentes del costo que pertenecen al nivel I y II; y para las actividades o centros de costos de los niveles III, IV, V, y VI, tomando el total de reas funcionales de la empresa. Estas hojas de trabajo se derivan de las nminas del personal vinculado con la entidad, datos suministrados directamente por la empresa, las cuales se elaboran con el objeto de establecer los costos de los sueldos, salarios y apropiaciones en que incurre la empresa en lo que respecta a la mano de obra directa e indirecta. Para diligenciar las hojas de trabajo, se toman las nminas del primer trimestre del ao 2005, teniendo en cuenta el total de empleados sindicalizados y no sindicalizados y se distribuyen en cada centro de costos de acuerdo a sus actividades, en donde se totaliza sueldo bsico, horas laboradas, auxilio de transporte, bonificaciones, trabajo suplementario y apropiaciones como cesantas. Una vez terminado el proceso anterior, se procede a imputar los valores totales de cada una de las hojas de trabajo de los costos de asignacin especfica, para luego totalizar cada uno de ellos y realizar el cierre de los centros de costos teniendo en cuenta la sumatoria de los gastos ms comunes en que incurre mensualmente la entidad en cada uno de ellos, como son: salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, viticos, seguros, vigilancia, elementos de oficina, mantenimiento y reparacin, agua, energa elctrica, telfono, combustibles y lubricantes, elementos de cafetera, elementos de aseo, impuestos, tasas y contribuciones , depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos. En los centros de costos de servicios generales, secretaria general, control interno, compras, almacn, peticiones, quejas y recursos, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes y Terebinto, se puede observar que el costo de mayor relevancia en que stos incurren es el de salarios y apropiaciones de nmina, lo cual obedece a que cada uno de ellos requiere de personal de planta para el desempeo ptimo de las actividades; mientras que para la planta de bombeo y Sur, el gasto ms elevado es el de energa.

7.7 ANLISIS DE LA DISTRIBUCIN Y CIERRE DE LOS CENTROS DE COSTOS Para el anlisis de la distribucin de costos se tiene en cuenta el mayor valor de los gastos comunes en cada uno de los centros, de igual manera se coteja el porcentaje de asignacin para determinar cules centros prestan sus servicios en mayor proporcin a los dems y para el cierre se tiene en cuenta la asignacin de acuerdo al inductor establecido para cada centro de costos (ver anexo A). - Hoja de trabajo DC (distribucin de costos). Se clasificaron los centros de costos en: centros de servicios, centros de apoyo, actividades administrativas y actividades operativas. - Hoja de trabajo DCSG1 (distribucin costos servicios generales). Es el primer centro de costos que se cierra, debido a que ste realiza actividades que comprometen los dems centros, para su cierre se tiene en cuenta el total de los gastos en los cuales incurre en el perodo objeto de estudio. Tabla 8 Distribucin costos servicios generales
CENTROS DE SERVICIOS CONCEPTO Salarios y apropiaciones de nmina Dotaciones Viticos Seguros y plizas Vigilancia Suministros de oficina Mantenimiento y reparacin vehculos Agua Energa elctrica Telfono Combustibles y lubricantes Elementos de cafetera Suministros de aseo Impuestos, tasas y contribuciones Depreciaciones Correos, portes y telegramas Otros gastos SUBTOTAL Cierre centro de costos servicios generales. SERVICIOS GENERALES 1.409.862 44.250 9.175 52.487 34.355 750.000 1.384 12.694 1.041.125 90.785 111.689 48.854 93.595 12.745 3.713.000 -3.713.000

Fuente: Datos tomados de la relacin de gastos generales de Empochiquinquir E.S.P. primer trimestre de 2005.

Teniendo en cuenta la distribucin de los costos incurridos en este centro, se

puede analizar que los costos promedio mensual incurridos son de $3.713.000, valor que corresponde al acumulado por los conceptos estipulados en la tabla anterior, en este centro de costos se puede apreciar que combustibles y lubricantes despus de salarios, sueldos y apropiaciones, es el de mayor relevancia, debido a que el vehculo realiza los desplazamientos de personal de las plantas, de materiales y dems elementos requeridos para la ejecucin de actividades relacionadas con el objeto social de la entidad; este centro de costos est conformado por el conductor y auxiliar de servicios generales, aplicando los siguientes inductores: Conductor: Inductor: Porcentaje horas asignadas Horas de servicio mensual Horas asignadas a cada centro de costos 100% X

___Horas asignadas a cada centro de costos X 100% = % tiempo asignado Horas total de servicio mes asignadas a cada centro de costos

Para auxiliar de servicios generales se divide en: Aseo: Inductor: Porcentaje por tiempo asignado a cada M2 Horas total de servicio mensual X rea M2 asignado a cada centro de costos rea total de la planta administrativa Cafetera: Inductor: Porcentaje por centro de costos
______________Horas total de servicio mensual___________ No. de centros de costos a los que presta servicio de cafetera

Luego a travs del inductor asignado se le imputa el valor correspondiente a cada uno de los centros de costos a los que prestan sus servicios, entre los cuales estn: secretaria general, control interno, compras, almacn, peticiones, quejas y recursos, contabilidad, jefe de divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur. Una vez se realiza el cierre de este centro de costos se logra establecer que a quienes le presta servicio en mayor proporcin, es a la gerencia con un 19%, almacn con 17,5% y redes con un 14,9%, ya que son estas dependencias las que mas utilizan el servicio de transporte (horas/camioneta), debido a sus actividades de gestin, transporte de personal, materiales, insumos y suministros, en el presente estudio se desarrolla el paso a paso para la distribucin de costos de servicios generales (ver anexo B).

Hoja de trabajo DCSG2 Secretara general. En este centro de costos est nicamente la secretara de gerencia, dependencia que se ubic a ah porque por una parte recibe servicio de servicios generales y por otra, porque le presta algunos servicios a los dems centros de costos, para la distribucin de los costos de este centro se totalizaron los gastos incurridos en el mes y acumulando los gastos del centro de costos de servicios generales. Para este centro los costos se distribuyen tomando como inductor las horas de servicio mensual, logrando de esta manera establecer el porcentaje (%) de horas que dedica a cada uno de los dems centros. Inductor: Porcentaje por horas asignadas Total promedio mensual horas de servicio Horas asignadas a cada centro de costos 100% X

Horas asignadas a cada centro de costos X 100% = % horas asignadas a cada centro Total promedio mensual horas de servicio

Luego se imputa el acumulado a los dems centros teniendo en cuenta que ste le presta servicios a los dems centros de costos de la entidad. Posteriormente se le imput el porcentaje correspondiente por el servicio que le presta a los dems centros de costos como son: control interno, compras, almacn, peticiones, quejas y recursos, contabilidad, jefe de divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur (ver anexo G DC). Teniendo en cuenta la distribucin de los costos incurridos en este centro, se puede analizar que los costos promedio mens ual incurridos son de $2.314.991, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos. Adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, en este centro de costos se puede apreciar que el tem de mayor incidencia es el de las depreciaciones, debido a que posee equipos de computo y telecomunicaciones, y porque el servidor de Internet y de servicios de red estn bajo su responsabilidad; en segundo lugar est el valor correspondiente por imputacin de servicios generales y en tercer lugar los suministros de papelera, que requiere mensualmente para la ejecucin de sus funciones.

Una vez se realiza el cierre de este centro de costos, se logra establecer que a quienes le presta servicio en mayor proporcin, es a la gerencia con un 53,2%, puesto que est vinculada a entidad como secretaria de gerencia, pese a ello, le presta servicios en menor proporcin a los dems centros de costos, como recepcin de llamadas, correspondencia y es la encargada del archivo general de la empresa.

Hoja de trabajo DCCI3 control interno. En este centro de costos la distribucin de los costos se realiz a totalizando los gastos incurridos en el mes. Luego se aplic a el Inductor: Porcentaje tiempo de asignacin a cada centro de costos. Total promedio mensual horas laboradas No. total centros de costos 100% X

Total promedio mensual horas laboradas = % de asignacin por centro de costos No. total centros de costos

ste se prorratea en todos los centros de costos en partes iguales, correspondiente por el servicio que le presta el centro de costos a los dems centros de costos entre los cuales estn: compras, almacn, peticiones, quejas y recursos, contabilidad, jefe de divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur. Teniendo en cuenta la distribucin de los costos incurridos en este centro, se puede analizar que los costos promedio mensual incurridos son de $1.748.105, valor que corresponde al acum ulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos, adicionalmente se le imput el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales y secretaria general, en este centro de costos se puede apreciar que el tem de mayor relevancia es la imputacin por servicios generales, debido a que se beneficia aseo y cafetera; y los suministros de oficina, pues el jefe de control requiere de ellos para la elaboracin de los informes dentro de su rea de competencia. Una vez realizado el cierre de este centro de costos se logr establecer que a los dems centros de costos le presta sus servicios en igual proporcin, debido a que est vinculado con directamente con los otros centros, por ser un rgano interno de control de la entidad. - Hoja de trabajo DCC4 compras. Al igual que el centro de costos anterior la distribucin costos se realiz a totalizando los gastos incurridos en el mes de acuerdo a las horas que los participantes de esta actividad dedican, luego se calcula el porcentaje correspondiente para descargarlo de los centros de costos almacn, divisin administrativa, jefe de la divisin financiera,

gerencia, tcnica operativa y ingeniero de redes e imputarlo directamente a compras . Para obtener dicha informacin el inductor que se aplica, es el que se describe a continuacin: Inductor: Porcentaje por horas asignadas Horas de servicio mensual Horas asignadas por cada centro de costos 100% X

___Horas asignadas por cada centro de costos X 100% = % tiempo asignado Horas total de servicio mes asignadas a este centro de costos

Este procedimiento se realiz a as, por ser una actividad que no tiene una persona directamente encargada, sino que en ella interviene el personal antes mencionado. Este centro de costos refleja su mayor costo en los impuestos, tasas y contribuciones, debido a que en este centro participan los funcionarios antes mencionados y segn la resolucin SSPD 20051300011765 de 2005, estipula que las tarifas por contribuciones para las empresas prestadores de servicios pblicos domiciliarios se liquida mximo el 1% sobre el total de los gastos de funcionamiento de la entidad. En el cierre de los centros de costos anteriores se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretaria general y control interno, en este centro de costos se puede apreciar que el tem de mayor relevancia es la imputacin por control interno, debido a que ste hacer parte de las actividades relacionadas con las compras. Una vez se realiza el cierre de este centro de costos se distribuye en igual proporcin a los centros de costos que intervienen en l. - Hoja de trabajo DCA5 almacn. Para este centro de costos la distribucin se realiz a haciendo la sumatoria de los gastos incurridos en el mes y se aplic a el siguiente inductor: Inductor: Porcentaje por nmero de requisiciones Promedio mensual de requisiciones No. de requisiciones por centro de costos 100% X

No. total requisiciones por centro de costos X 100% = % de asignacin por centro de costos Promedio mens ual de requisiciones

Porcentaje correspondiente por el servicio que le presta a los dems centros de costos, as: peticiones, quejas y recursos, contabilidad, jefe de divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur. Teniendo en cuenta la distribucin de los costos incurridos en este centro, se puede analizar que los costos promedio mensual incurridos son de $4.777.604, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos, adicionalmente se le imput el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretaria general, control interno y compras, siendo el de mayor relevancia servicios generales, lo que obedece al rea de ocupacin de almacn. Almacn refleja su mayor costo en los impuestos, tasas y contribuciones, debido a que es un centro de costos que est directamente relacionado con las actividades necesarias para la produccin y comercializacin del servicio; y vigilancia, responde a los criterios tenidos en cuenta para la distribucin de costos por dicho concepto, para lo cual se tom como inductor rea de ocupacin por dependencia en metros cuadros, siendo almacn una de las que ms dispone de espacio para su funcionamiento, puesto que requiere de un sitio para realizar las actividades administrativas, uno para almacenamiento de tiles de papelera y otro para herramientas, insumos y suministros que estn bajo su responsabilidad. Finalmente se puede establecer que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es a la planta de tratamiento Terebinto con el 20%, redes el 18% y la planta del Sur con el 9%, lo cual est directamente relacionado con el manejo de inventarios de la entidad. - Hoja de trabajo DCPQR6 peticiones, quejas y recursos. La distribucin de costos de este centro se hace teniendo en cuenta el total de los gastos en que incurre mensualmente y luego se aplic a el porcentaje correspondiente por el nmero de peticiones, quejas y recursos que recepcione para cada centro de cos tos, para lo cual se aplic a el siguiente inductor: Inductor: Porcentaje por No. de PQR Promedio mensual de requisiciones 100% Promedio mensual requisiciones por cada centro de costos X

Promedio mensual requisiciones por cada centro de costos X 100%= % asignado por centro costos Promedio mensual de requisiciones

Luego se determina el porcentaje asignado por cada centro de costos se procede a imputarlo a los dems centros de costos a los que presta sus servicios como son: contabilidad, jefe de divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa y redes. En ste se puede observar que el total de costos incurridos es de $2.175.052, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina, dotaciones, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones, y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretaria general, control interno y almacn, siendo el de mayor relevancia servicios generales, por el rea de ocupacin de pqr. En PQR el costo ms representativo es el de suministros de oficina, esto se puede explicar por el consumo de papelera en cumplimiento de sus actividades como son la recepcin de peticiones, quejas y recursos y la rendicin de informes; las depreciaciones estn en segundo lugar. Se puede establecer que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es a facturacin con 45,29%, tcnica operativa con 21,58% y divisin administrativa con 15,99%, lo que refleja que el mayor nmero de peticiones, quejas y recursos recepcionados, las cuales estn relacionados con la verificacin de lecturas, liquidacin de tarifas y conciliacin de deudas, conexiones, cortes y reconexiones del servicio, entre otras.
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Hoja de trabajo DCC7 contabilidad. Para el cierre de este centro se tiene en cuenta el total de los gastos en que incurre mensualmente y luego se aplic a el porcentaje correspondiente por el servicio que le presta el centro de costos a divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur. Inductor: Porcentaje asignado por centro de costos La Contadora de la entidad directamente suministra la informacin del porcentaje (%) asignado a cada uno de los centro de costos. En ste se puede observar que el total de costos incurridos en el mes es de $2.085.550, valor que corresponde al acumulado por concepto de orden de prestacin de servicios, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos, adicionalmente

se le imput el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales siendo ste el ms relevante, secretaria general, control interno, compras, almacn y pqr. En ste, el costo ms representativo es el de suministros de oficina, el cual obedece a toda la papelera consumida en el mes, para la elaboracin de informes contables y financieros y rendicin de los mismos tanto interna como externamente. Las depreciaciones estn en segundo lugar, debido a que este centro de costos esta dotado de computador, impresora, telfono, archivadores, escritorios, entre otros. Finalmente se puede establecer que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es a gerencia en un 30%, por ser a quien rinde informes contables, financieros y econmicos de la entidad.

Hoja de trabajo DCDA8 divisin administrativa. El cierre de este centro se realiz a teniendo en cuenta el total de los gastos en que incurre mensualmente y posteriormente se determina el nmero de funcionarios por cada dependencia estableciendo el porcentaje proporcional por el servicio que le presta a los centros de costos realizando la distribucin as: facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur. Inductor: Nmero de empleados Total promedio mensual de empleados No. empleados por centro de costos 100% X

No. empleados por centros de costos X 100% = % de asignacin por centro de costos Total promedio mensual de empleados

Luego de determinar el porcentaje asignado por cada centro de costos se procede a imputarlo a los dems centros de costos a los que presta sus servicios como son: facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta Terebinto y planta Sur. En ste se puede observar que el total de costos incurridos es de $4.159.350, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos, adicionalmente se le imput el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretaria general, control interno, compras, almacn, contabilidad y pqr, siendo ste el ms significativo, por ser un centro de costos directamente relacionado con la divisin

administrativa como encargado de dar solucin a las peticiones, quejas y recursos de los usuarios . En este centro de costos, el tem ms representativo es el de suministros de oficina, esto obedece al consumo de papelera en cumplimiento de sus actividades como son: la seleccin y contratacin de personal, la contestacin de procesos legales, liquidacin de nmina, elaboracin de informes internos, entre otros; y las depreciaciones estn en un segundo lugar. Se puede establecer que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es a: facturacin y redes con el 29%, para la planta de bombeo, Terebinto y Sur con el 9%, lo que refleja que son los centros de costos donde se requiere de mayor nmero de personal y por otra parte, obedece a la rotacin de personal, vinculado con dichas reas.
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Hoja de trabajo DCF9 facturacin. Este se cierra teniendo en cuenta los gastos incurridos en el mes y posteriormente se asigna un mayor porcentaje a los centros de costos que ms se benefician de los servicios prestados por este centro y en menor proporcin para los dems, en donde se tiene en cuenta los siguientes centros: planta de bombeo, redes, planta de tratamiento Terebinto y Sur debido a que este centro es quien realiza la facturacin prestndole un servicio directo a cada uno de ellos. Inductor: Porcentaje asignado a cada centro de costos Promedio mensual horas laboradas Promedio mensual horas asignadas por centro de costos 100% X

Promedio mensual horas asignadas por centro de costos X 100% = % asignado a cada centro de costos Promedio mensual horas laboradas

En ste se determina que el total de costos incurridos en el mes es de $14.040.243, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina de la facturadora y los nueve aforadores, dotaciones viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de ofic ina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretaria general, control interno, almacn, pqr, contabilidad y divisin administrativa, quien tiene mayor relevancia, lo que obedece al nmero de personal vinculado con facturacin. Facturacin refleja su mayor costo en los impuestos, tasas y contribuciones, debido a que es un centro de costos que est directamente relacionado con las actividades necesarias para la comercializacin del servicio; y

suministros de oficina, porque en este centro se imprime toda la facturacin para el cobro del servicio. Se puede establecer que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es a: planta de tratamiento Terebinto con el 44%, por ser la planta que trata mayor cantidad de agua y por ende elabora la facturacin correspondiente y redes con el 20%, obedeciendo a facturacin de alcantarillado.
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Hoja de trabajo DCT10 tesorera. Este centro de costos se cierra tomando el total de los gastos en que incurre mensualmente y se hace su distribucin asignndole el porcentaje correspondiente por las disponibilidades que emite a cada dependencia en el mes y se imputa el valor correspondiente a cada uno de los siguientes centros de costos: gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur. Inductor: Porcentaje asignado por centro de costos Promedio mensual de egresos Promedio mensual egresos por centro de costos 100% X

Promedio mensual egresos por centro de costos X 100% = % asignado por centro de costos Promedio mensual de egresos

En tesorera los tems ms relevantes son los de suministros de oficina y depreciaciones. En ste se determina que el total de costos incurridos en el mes es de $6.111.932, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina del jefe de la divisin financiera y la auxiliar de contable, dotaciones viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretaria general, control interno, almacn, compras, pqr, contabilidad, divisin administrativa y facturacin, siendo este ltimo el ms significativo, porque facturacin verifica los pagos de los usuarios para luego ser reportados a tesorera. Tesorera refleja su mayor costo en suministros de oficina, debido a que realiza las disponibilidades presupuestales, elaboracin del presupuesto, de informes financieros y estudios econmicos, entre otros, y depreciaciones porque tiene bajo su responsabilidad equipos de cmputo y muebles y enseres.

Se puede establecer que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es a: redes en un 25% debido a que el mayor nmero de egresos corresponden a dicho centro, por concepto de pago de suministros, mano de obra para mantenimiento y reparacin de los ductos; y tcnica operativa en un 21% por los egresos generados en la cancelacin
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Hoja de trabajo DCT11 gerencia. El cierre de este centro se realiz a teniendo en cuenta el total de los gastos en que incurre mensualmente y luego se determina el nmero de horas que asigna a cada dependencia estableciendo el porcentaje proporcional por el servicio que le presta a los centros de costos realizando la distribucin as: tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur. Inductor: Porcentaje asignado por centro de costos La gerente de la entidad directamente suministra la informacin del porcentaje (%) asignado a cada uno de los centro de costos. En ste se puede observar que el total de costos incurridos en el mes es de $8.399.675, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos, adicionalmente se le imput el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretara general, control interno, compras, almacn, pqr, contabilidad, divisin administrativa, facturacin y tesorera, siendo ste el ms relevante, debido a que la gerente es la representante legal y ordenadora del gasto de la entidad. Los costos ms representativos son: servicio telefnico, viticos y seguros y plizas, los cuales obedecen a la gestin que debe realizar con entidades del nivel local y nacional para el buen funcionamiento de la entidad por ser la representante legal, adems porque debe desplazarse a entidades como: la Comisin reguladora de agua potable y saneamiento bsico (CRA), CAR, Fondo Nacional de Regalas, gobernacin de Boyac y dems entidades de vigilancia, control y cofinanciacin. Segn informacin suministrada por la gerente, se determina que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es a: planta de bombeo y de tratamiento Terebinto en un 20% y tcnica operativa, redes, laboratorio y planta sur en un 15% debido a que stas son las reas misionales de la entidad, pues son donde se capta, se trata y distribuye el agua a los usuarios del servicio.

Hoja de trabajo DCTO12 tcnica operativa.

Este centro de costos se

cierra tomando el total de los gastos en que incurre mensualmente y luego se determin el nmero de horas que dedica a cada actividad, se asigna el porcentaje correspondiente a cada centro de costos donde presta sus servicios, entre los cuales estn: redes, planta de bombeo, laboratorio, planta de tratamiento Terebinto y Sur. Inductor: Porcentaje por horas asignadas El jefe de la divisin tcnica operativa de la entidad directamente suministra la informacin segn el porcentaje (%) que asigna a cada centro de costos. En tcnica operativa segn la distribucin de los gastos ms comunes, se puede determinar que el total de costos incurridos en el mes es de $8.357.627, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, telfono, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretara general, control interno, compras, almacn, pqr, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera y gerencia en un mayor porcentaje por ser un centro de costos relacionado directamente con la captacin, bombeo, impulsin, tratamiento y control de calidad del servicio que se presta. Los tems ms significativos en este centro son: suministros de oficina y viticos, los cuales obedecen a las planillas de control de consumo de insumos qumicos, informes de tratamiento y calidad del agua y a los desplazamientos realizados para recibir capacitacin para el mejoramiento de los procesos de tratamiento del agua, modelacin hidrulica, entre otros. Segn informacin suministrada por el jefe de la divisin tcnica operativa, se determina que a los centros de costos que ms le presta sus servicios es a: planta de tratamiento Terebinto en un 40% y Sur el 30%, debido a que debe ejercer un mayor control para lograr la calidad de agua y establecer los parmetros para aplicar la cantidad de insumos qumicos adecuados en cada uno de los procesos de tratamiento del agua, de acuerdo a las caractersticas obtenidas por las pruebas de laboratorio; y redes, planta de bombeo y laboratorio en un 10%, porque debe coordinar las actividades con dichos centros de costos para la prestacin del servicio en ptimas condiciones.
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Hoja de trabajo DCR13 redes. Para cerrar este centro de costos se totalizan los gastos mensuales en que incurre, posteriormente se determina el nmero de horas que dedica a cada centro de costos donde presta sus servicios, asignando el porcentaje correspondiente para imputarlo a la

planta de tratamiento Terebinto y Sur por estar directamente relacionadas con el desarrollo de sus actividades. Inductor: porcentaje de asignacin por centro de costos En ste se puede observar que el total de costos incurridos en el mes es de $29.372.483, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina del ingeniero de redes, vlvulero, conductor mecnico, fontanero y seis operarios, dotaciones, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, mantenimiento y reparacin, agua, energa elctrica, telfono, combustibles y lubricantes, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de servicios generales, secretara general, control interno, compras, almacn, pqr, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera, tcnica operativa y gerencia, siendo ste el ms significativo por ser redes el encargado de la distribucin del servicio. Los costos ms representativos son: mantenimiento y reparacin debido a que se hace mantenimiento continuo a las redes y ductos, maquinaria y equipo utilizados en la ejecucin de las actividades de este centro de costos, en segundo lugar est impuestos, tasas y contribuciones porque est directamente relacionado con la distribucin del agua. En ste se puede determinar que a los nicos centros de costos que les presta sus servicios es a la planta de tratamiento Terebinto en un 80% y Sur en un 20%, debido a que este centro de costos est directamente relacionado con las actividades de revisin y aprobacin del diseo de redes locales de acueducto y alcantarillado, mantenimiento preventivo, instalacin y cambio de redes, control de fugas en redes matriz y primaria de acueducto con el fin de lograr la eficiente prestacin del servicio. Dichos porcentajes se imputan proporcionalmente al servicio que presta cada planta. Para los centros de costos que se explican a continuacin, vale la pena aclarar que a diferencia de los anteriores, los salarios y apropiaciones de nmina no es el tem ms relevante, como se puede observar en el siguiente anlisis.
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Hoja de trabajo DCPB14 planta de bombeo. En este centro de costos el cierre se realiza totalizando los gastos en los que incurre mensualmente y adicionndole el porcentaje correspondiente por los servicios que le prestan los centros de costos anteriores, logrando as la acumulacin de costos para su posterior imputacin en el centro de costos de la planta de tratamiento

Terebinto, debido a que sus actividades estn directamente vinculadas con este centro. Inductor: Porcentaje Se le aplic a el 100% de los costos incurridos en este centro al centro de costos planta de tratamiento Terebinto, por ser a la nica que presta sus servicios. En ste se puede observar que el total de costos incurridos en el mes es de $72.857.436, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina de los tres operarios, dotaciones, viticos, seguros y plizas, suministros de oficina, mantenimiento y reparacin, agua, energa elctrica, combustibles y lubricantes, elementos de cafetera, suministros de aseo, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos. Adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de secretara general, control interno, almacn, peticiones, quejas y recursos, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia y tcnica operativa, la asignacin de costos ms relevante es el de gerencia, quien debe coordinar las actividades en este proceso inicial, para la prestacin del servicio. Los costos ms representativos son: energa elctrica, debido a que en esta planta la captacin, bombeo e impulsin del agua se hace a travs de bombas elctricas y los impuestos, tasas y contribuciones, porque la entidad debe cancelar a la Corporacin Autnoma Regional (CAR) la tasa retributiva por el derecho de captacin de agua del canal del Ro Surez, actividad que es realizada directamente por este centro de costos.
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Hoja de trabajo DCL15 laboratorio. Al cerrar el centro de costos laboratorio se tiene en cuenta el total de gastos mensuales ms la asignacin porcentual de los centros de costos anteriormente mencionados para as poderlos distribuir en las plantas de tratamiento Terebinto y Sur. Inductor: Porcentaje de asignacin a cada centro de costos Total promedio mensual de pruebas realizadas Total pruebas para cada planta 100% X

Total pruebas realizadas para cada planta X 100% = % de pruebas para cada planta Total promedio mensual de pruebas realizadas

En ste se puede observar que el total de costos incurridos en el mes es de $6.915.852, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina de la auxiliar de laboratorio, dotaciones, seguros y

plizas, vigilancia, suministros de oficina, agua, energa elctrica, elementos de cafetera, suministros de aseo, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de secretara general, control interno, almacn, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia y tcnica operativa. En este centro al igual que el anterior, gerencia es quien presta ms atencin por estar relacionado con la calidad del agua a distribuir. En este centro de costos se le imputa el 80% para la planta de tratamiento Terebinto y el 20% para la del Sur, esto teniendo en cuenta el nmero de pruebas realizadas para cada una de ellas. Los costos ms representativos son: impuestos, tasas y contribuciones, en lo referente al impuesto de industria y comercio, por ser una actividad que est directamente relacionada con el producto final. Los centros de costos que se explican a continuacin no se cierran, teniendo en cuenta que son las actividades operativas de mayor relevancia dentro de la entidad, por ser quienes directamente producen y prestan el servicio.
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Planta de tratamiento Terebinto. En este centro se tiene en cuenta el total mensuales ms la asignacin porcentual de los centros de costos anteriormente mencionados. En ste se puede observar que el total de costos incurridos en el mes es de $135.024.565, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina de los tres operarios, dotaciones, viticos, seguros y plizas, vigilancia, suministros de oficina, mantenimiento y reparacin, agua, energa elctrica, combustibles y lubricantes, elementos de cafetera, suministros de aseo, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de secretara general, control interno, almacn, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes, planta de bombeo y laboratorio. En este centro de costos segn el cierre, bombeo es quien le presta mayor servicio, lo cual obedece a que toda el agua captada es bombeada a a l planta de tratamiento Terebinto. Los costos ms representativos son: sueldos, salarios y apropiaciones de nmina y energa elctrica por la operatividad de la planta.

Planta de tratamiento Sur. Al igual que en la planta de tratamiento Terebinto, en este centro de costos se tiene en cuenta el total de gastos

mensuales ms la asignacin porcentual de los dems centros de costos. En ste centro el total de costos incurridos en el mes es de $23.312.599, valor que corresponde al acumulado por concepto de salarios y apropiaciones de nmina de los tres operarios, dotaciones, seguros y plizas, suministros de oficina, mantenimiento y reparacin, agua, energa elctrica, elementos de cafetera, suministros de aseo, impuestos, tasas y contribuciones, depreciaciones y otros gastos, adicionalmente se le imputa el valor correspondiente al porcentaje de asignacin de secretara general, control interno, almacn, contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera, gerencia, tcnica operativa, redes y laboratorio. Para la planta de tratamiento Sur, redes es quien le presta ms servicio, debido a que es el encargado de la revisin y reparacin de los ductos para la prestacin ptima del servicio, en su rea de cobertura. Los costos ms representativos son: energa elctrica puesto que sta es utilizada como fuente para la extraccin del agua del pozo profundo, impulsin, tratamiento y distribucin. Al totalizar todos los centros de costos se puede observar que los costos promedio mensual en que incurre la entidad para su funcionamiento, son de $158.337.165. 7.8. PLANIFICACIN DEL MODELO DE ACUMULACIN DE COSTOS PARA LA EMPRESA INDUSTRIAL Y COMERCIAL DE SERVICIOS PBLICOS DOMICILIARIOS EMPOCHIQUINQUIR E.S.P. Para establecer el precio del producto se toman los datos necesarios para la elaboracin del diagnstico operativo de la entidad, el cual permite identificar y analizar las falencias y debilidades referentes al sistema de costos que aplica en la actualidad, est informacin es suministrada por los diferentes operarios y funcionarios de la empresa, luego se identifican y definen cada una de las actividades relevantes que intervienen en los diferentes procesos y se organizan por centros de costos, identificando los principales componentes de costos y determinando las relaciones entre actividades y costos, en este proceso se hace un anlisis minucioso para identificar los inductores de costos ms adecuados para asignar los costos a las actividades y las actividades a los productos, una vez terminada esta fase se establece la estructura del flujo de costos en donde se identifican seis niveles, en el nivel uno y dos se establecen los componentes del costo como son los sueldos, salarios y apropiaciones, entre los cuales estn: mano de obra directa e indirecta, trabajo suplementario, bonificaciones, seguridad social, seguro de salud colectivo, seguros contra accidentes y pensiones y en los costos de asignacin especfica se incluyen las dotaciones, viticos, seguros y plizas, suministros de papelera y fotocopias, mantenimiento y reparacin, agua, energa elctrica, telfono, combustibles y lubricantes, elementos de cafetera, suministros de aseo, impuesto, tasas y

contribuciones, depreciaciones, correos, portes y telegramas y otros gastos. Para los niveles del tres al seis se clasifican las actividades o centros de costos por centro de servicios (servicios generales, secretara general), actividades de apoyo de operaciones (control interno, almacn, peticiones, quejas y recursos), en las actividades administrativas (contabilidad, divisin administrativa, facturacin, tesorera y gerencia) y en las actividades operativas (tcnica operativa, redes, planta de bombeo, laboratorio, plantas de tratamiento Terebinto y Sur). Posteriormente se disean y elaboran hojas de trabajo para cada uno de los componentes y actividades de los centros de costos, en donde se detalla la informacin y se totaliz a cada una de las hojas de trabajo para distribuir dichos valores a los centros de costos en donde cada actividad interviene, luego se realiz a el cierre de costos, quedando nicamente las plantas de tratamiento en donde se acumulan el total de costos de los dems centros, debido a que todas las actividades que se ejecutan estn directa e indirectamente relacionadas con la prestacin del servicio, luego del total obtenido correspondiente al 100%, se imput slo el 60% debido a que el presente estudio abarca el servicio de acueducto, lo cual da como resultado los costos operacionales por planta y el 40% restante corresponde al servicio de alcantarillado, estos porcentajes se aplicaron teniendo en cuenta que son los que estn vigentes dentro de los lineamientos de la entidad. A los costos operacionales se les imputa el valor de materiales directos (insumos y reactivos qumicos) en un 100% porque son utilizados para el tratamiento del agua de consumo y los gastos externos (honorarios, fletes, publicidad y estudios y proyectos) slo se prorrateo el 60%, con base en lo descrito anteriormente. En este sentido, se puede decir, que para establecer el verdadero costo en que se incurre en el tratamiento del agua, se hace prioritario conocer todas las actividades, inductores y la asignacin por centros de costos en que incurre dicho proceso, as como los costos externos y s este costo est siendo asignado en la generacin, tratamiento y distribucin por metro cbico de agua. Por esto, se establece la relacin costo-ingreso en cada uno de los servicios y se imputa a cada uno de ellos los gastos correspondientes, de acuerdo con cada una de las dependencias en que est dividida la empresa, convirtindose en una herramienta de gestin eficiente y eficaz para los directivos de la entidad puesto que arroja informacin veraz y oportuna, permitiendo tomar decisiones ms acertadas y de esta manera evitar que los costos de acueducto puedan ser registrados en alcantarillado o viceversa.

7.9 ANLISIS DE LOS COSTOS COMO UNA HERRAMIENTA QUE OPTIMIZA LA GESTION Una vez se finalizan los pasos que se han descrito anteriormente para los cuales se tiene en cuenta el 100% de los costos incurridos para la prestacin del servicio, se aplic a el 60% para acueducto y el 40% para alcantarillado, porcentajes que obedecen a lo establecido en la circular CRA 151, artculo 3.2.4.2 el cual expresa que la tarifa por uso del servicio de alcantarillado es el correspondiente al 40% del valor total de la factura y el 60% para el servicio de acueducto. De esta manera y de acuerdo con la informacin obtenida en la distribucin y acumulacin de costos, Empochiquinquir incurre en costos promedio mensuales de $158.337.165, los cuales quedan imputados en las plantas de tratamiento Terebinto por valor de $135.024.565.oo y para la planta Sur con costos de $23.312.599, tomando de stos el 60% correspondiente al servicio de acueducto en cada una de ellas, luego se les imput el valor de la materia prima como son los insumos y reactivos qumicos en un 100%, puesto que estos son utilizados exclusivamente para el tratamiento del agua el cual est inmerso en el servic io de acueducto por un valor de $41.175.033 distribuidos as: para la planta de tratamiento Terebinto $36.080.878 correspondientes al 93.8% y para la planta de tratamiento Sur $5.094.955, con un 6.2%, porcentajes asignados de acuerdo a la cantidad de agua tratada en cada planta, y los gastos externos como fletes, publicidad, honorarios, estudios y proyectos en un 60% del total por estos requeridos tanto en el servicio de acueducto como en el de alcantarillado, y as finalmente hallar el total de costos en que incurre la entidad por la prestacin del servicio de acueducto. Posteriormente, se realiza el comparativo de los ingresos obtenidos por el tratamiento, comercializacin y distribucin del servicio de acueducto, los ingresos obtenidos por servic io de facturacin y recaudo a Ecochiquinquir por el servicio de aseo y los ingresos obtenidos por la comercializacin de suministros como son medidores, tapas y registros versus Costo asignado para acueducto antes y despus de prdidas por fugas y fraudes. Como se puede observar a continuacin:

Tabla 10 Costos totales del servicio

COSTOS TOTALES DEL SERVICIO COSTOS TOTALES COSTOS OPERACIONALES POR PLANTA PLANTA DE TRATAMIENTO TEREBINTO PLANTA DE TRATAMIENTO SUR TOTAL PROMEDIO MENSUAL COSTOS OPERACIONALES MATERIALES DIRECTOS INSUMOS QUMICOS PLANTA TRATAMIENTO TEREBINTO Sulfato de aluminio Cal nare Polmero aninico Hipoclorito de Calcio Cloro gaseoso PLANTA DE TRATAMIENTO SUR Hidroxicloruro de aluminio Hipoclorito de Sodio cido clorhidrico LABORATORIO Reactivos qumicos TOTAL PROM MENSUAL COSTOS OPERAC + COSTO MATERIA PRIMA GASTOS EXTERNOS HONORARIOS Asesor Jurdico Ingeniero de sistemas PROMEDIO MENSUAL FLETES PROMEDIO MENSUAL PUBLICIDAD PROMEDIO MENSUAL ESTUDIOS Y PROYECTOS TOTAL PROM MENSUAL COSTOS INCURRIDOS PREST DEL SERVICIO PROMEDIO MENSUAL PERDIDAS POR FUGAS Y FRAUDES TOTAL COSTOS PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO TOTAL INGRESOS PROMEDIO MENSUAL POR VENTA DE BIENES INGRESOS POR SERVICIO DE FACTURACIN Y RECAUDO ECOCHIQUIQNUIR TOTAL INGRESOS POR SERVICIO DE ACUEDUCTO COSTO ASIGNADO PARA ACUEDUCTO ANTES DE PERDIDAS PERDIDA SERVICIO DE ACUEDUCTO TOTAL INGRESOS PROMEDIO MENSUAL POR VENTA DE BIENES INGRESOS POR SERVICIO DE FACTURACIN Y RECAUDO ECOCHIQUIQNUIR TOTAL INGRESOS POR SERVICIO DE ACUEDUCTO COSTO ASI GNADO PARA ACUEDUCTO DESPUS DE PERDIDAS PERDIDA SERVICIO DE ACUEDUCTO FUENTE. Datos suministrados por Empochiquinquir. ELABORADO POR: Autora del proyecto 2.288.458 1.400.000 133.266.167 1.200.000 650.000 600.000 206.667 9.916.667 720.000 390.000 360.000 124.000 5.950.000 337.680 116.312 5.581.100 124.171.089 67.953.261 192.124.351 1.287.944 787.920 125.003.664 124.171.089 2.908.438 2.288.458 1.400.000 133.266.167 1.287.944 787.920 125.003.664 192.124.351 - 65.044.823 22.320 7.688 368.900 19.550.243 10.717.515 30.267.758 85.131 52.080 11.730.146 19.550.243 - 7.682.886 85.131 52.080 8.262.502 30.267.758 - 21.868.045 1.041.180 68.820 74.416 117.094.817 19.082.515 560.000 2.448.296 2.082.045 69.802 4.614 10.219.396 1.666.250 16.747.500 4.093.750 3.283.380 5.090.341 36.010.276 VALOR 100% 135.024.565 23.312.599 158.337.165 81.014.739 PLANTA TEREBINTO VALOR 60% 81.014.739 13.987.560 13.987.560 PLANTA SUR VALOR 60%

Una vez se obtiene el promedio mensual de los costos incurridos se procede a determinar el precio del servicio, para nuestro caso, el valor del metro cbico de agua tratada lo cual se determina de la siguiente manera:
Valor m3 de agua = total costos promedio mensual de costos
incurridos para la prestacin del servicio antes de perdidas Promedio mensual m3 de agua tratada

Con base en informacin suministrada por el ingeniero de la divisin tcnica operativa de la entidad se determina que el promedio mensual de agua tratada en m3 es de 289.752, de esta cantidad el 93.8% de agua es tratada por la planta de tratamiento Terebinto, es decir, 271.752 m3 y el 6,2% restante por la planta de tratamiento Sur, porcentaje que equivale a 18.000 m3.
Valor m3 de agua tratada Terebinto = ______$124.171.089_______ = $456.9 m3 de agua tratada 271.752 m3 de agua tratada Valor m3 de agua tratada Sur = ______$19.550.243_______ = $1.086 m3 de agua tratada 18.000 m3 de agua tratada

De lo anterior se deduce, que el valor promedio mensual del metro cbico de agua tratada es de $456.9 para la planta Terebinto y $1.086 para la Planta Sur, costo del agua sin tener en cuenta la estratificacin de los usuarios, ni las prdidas por fugas o fraudes, analizando as que la Planta Sur produce el agua en un 238% ms costosa que la Planta Terebinto, incurre en un mayor costo por consumo de materia prima (insumos qumicos) debido a que el agua extrada del pozo profundo contiene un mayor porcentaje de ferrominucidad16, lo cual requiere de ms cantidad de qumicos para el agua que trata, adems los costos directos de fabricacin como la mano de obra son fijos, es decir, que estos no varan, aunque aumente la produccin de agua tratada. Como se aprecia en el cuadro anterior, en la planta de tratamiento Terebinto se obtienen excedentes por valor de $2.908.438 mientras que en la del Sur se presentan prdidas por valor de $7.862.866, situacin que obedece a que el costo del agua tratada es mayor que el costo del agua facturada, sin embargo, los sobrecostos son asumidos por la Empresa y no son trasladados al usuario va tarifa. En segunda instancia se realiz a un anlisis del costo del metro cbico de agua tratada, incluyendo las prdidas por fugas y fraudes. Con base en lo anterior, se puede establecer que el agua no contabilizada
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Segn informacin suministrada por el ingeniero del rea tcnica operativa de Empochiquinquir.

producto de prdidas por fugas y fraudes respecto al agua tratada es de 54,75% en promedio para las dos plantas de tratamiento, lo cual equivale a $67.953.261.1 para la planta de Terebinto y $10.717.515.6 para la planta Sur, situacin que hace que se incremente el costo del agua tratada en las dos plantas, pasando de $456.9 a $707 metro cbico de agua tratada en Terebinto y para la planta Sur de $1.086.1 a $1.681.5 el costo por metro cbico. En este sentido, se puede afirmar que el modelo propuesto para el diseo del sistema de costos basado en las actividades para la empresa industrial y comercial de servicios pblicos Empochiquinquir E.S.P. es una herramienta til de anlisis de costo y seguimiento de actividades, los cuales son factores relevantes para el desarrollo y resultado final de la gestin empresarial, puesto que son un instrumento que otorga beneficios especficos y usos estratgicos , dando la oportunidad a los directivos de la entidad de obtener costos ms exactos de los servicios que permitan tomar mejores decisiones estratgicas relacionadas con la determinacin del precio del servicio, mayor visin sobre las actividades realizadas , puesto que le permite a la empresa concentrarse ms en la gestin de las actividades, tal como mejorar la eficiencia de las actividades de alto costo e identificar y reducir las actividades que no proporcionan valor agregado.

9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
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Es importante para Empochiquinquir contar con una propuesta que le facilite la implementacin del modelo de costos basado en las actividades, que le brinde la posibilidad de conocer detalladamente cada una de las actividades y procesos, con el fin de lograr un apropiado manejo de sus recursos para minimizar la prdida por fugas y fraudes, en tal sentido la empresa contrat estudios de macromedicin, los cuales le permiten identificar las anomalas como: conexiones clandestinas, fraudes, prdidas por fugas, entre otros. Al proponer este modelo de costos basado en las actividades como una herramienta de gestin, es necesario partir del diagnstico operativo de la entidad para establecer el sinnmero de actividades que ejecuta cada una de las dependencias y a partir de esta informacin bsica agruparlas por centro de costos para identificar y establecer el inductor ms apropiado que permita determinar el valor por cada centro costos y mejorar las caractersticas de los procesos y productos con el objeto de reducir los plazos, mejorar el camino crtico de las actividades centrales y reducir costos innecesarios en que pueda incurrir el ente, de tal manera que tome las mejores decisiones que redunden en un ptima gestin. Se pudo establecer que el costo del m3 de agua tratada en la planta Sur es elevado con respecto al costo del m3 de agua tratada en la planta Terebinto, por lo que la entidad debe mejorar procesos. Se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofa de gestin empresarial, en la cual deben participar todos los individuos que conformen la empresa, desde los obreros y trabajadores de la planta, hasta los ms altos directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos, se lleva a la empresa a conseguir ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad. el

- Los costos ABC suministran una estructura contable para establecimiento de un verdadero sistema orientado a la gestin.

- Suministra una medida del costo completo de programas y actividades y ayuda a identificar situaciones econmicas en las cuales no existe concordancia entre metas y objetivos. - La informacin suministrada por el modelo ABC, junto con el presupuesto, permite a los gestores valorar los objetivos de las actividades en funcin de sus costes; adems, la empresa de servicios pblicos alcanzara una

mayor comprensin de qu est haciendo y hacia dnde va. - Llevar una relacin de los costos y gastos en que incurre la entidad para la prestacin de cada servicio. - Es necesario que la empresa implemente el sistema de costos basado en actividades que le permita obtener en forma detallada los costos en que incurre en cada centro de tal manera que pueda tomar decisiones como una herramienta de gestin. - Es importante que el ente haga un anlisis en cada una de las dependencias con el fin de establecer si la cantidad de papelera consumida es realmente la necesaria, puesto que este valor es relativamente alto en cada uno de los centros de costos . - Se sugiere que la entidad realice una prueba piloto antes de implementar el modelo de costos propuesto y que una vez implantado se haga un paralelo, con el fin de corregir las posibles fallas .

10. BIBLIOGRAFA ACUERDO No. 019 DE 1997, Noviembre 30. Por el cual se transforma la Empresa de Servicios Pblicos de Chiquinquir EMPOCHIQUINQUIR establecimiento Pblico En Empresa Industrial y Comercial del Estado del Orden Municipal y mediante el cual se adopta su Estatuto Orgnico. BAKER, Morton, Jacobsen, Lyle y Ramrez Padilla, David Noel. Contabilidad de Costos . Un enfoque administrativo para la toma de decisiones. Mc Graw-Hill, 2 Ed. 1983. BRIMSON, James. Contabilidad por actividades. Alfaomega Marcombo, Colombia 1997 CATACARA C. , Fernando. Sistemas y procedimientos contables, Bogot Mc Graw Hill, 1999. CATALDO PIZARRO, Juan. gestin del presupuesto ABC su integracin con la calidad y las normas ISO 9000. Alfaomega Marcombo. 1997 CDIGO DE COMERCIO CONSTITUCI N POLTICA DE COLOMBIA DE 1991. CONTRATO DE CONDICIONES UNIFORMES para la prestacin de los servicios pblicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado de Chiquinquir. Empochiquinquir, agosto 28 de 2002. DEL RO GONZLEZ, Cristbal. Costos III, Costos para administradores y dirigentes. Editorial Ecafsa. DOUGLAS T., Hicks, El sistema de costos basado en las actividades (ABC). Gua para su implantacin en pequeas y medianas empresas. Alfaomega grupo editor. 1998. GAYLE RAYBURN, Letricia, Contabilidad y Administracin de Costos. McGraw Hill. Sexta Edicin, Mxico 1999. GOXENS A., Goznes M. A., Enciclopedia Prctica de la Contabilidad. Grupo editorial Ocano.

INFORME de auditoria externa de gestin y resultados. Empochiquinquir, Consolidados ao 2003. JIAMBALVO. Contabilidad Administrativa. Editorial Limusa Wiley, Mxico 2003. LEY 142 DE 1994. Ley de Servicios Pblicos Domiciliarios. MNDEZ LVAREZ, Carlos Eduardo, Metodologa. Diseo y desarrollo del proceso de investigacin. Tercera edicin. Mc Graw Hill. 2001 PLAN MAESTRO de acueducto y alcantarillado de Chiquinquir, Consorcio Essere-Hidroplan. RAMREZ PADILLA, David Noel. Contabilidad Administrativa. Mc Graw Hill , 1984. RESOLUCIN CRA 287 DE 2004. Regulacin de Agua Potable y Saneamiento Bsico, Junio de 2004. TORRES SALINAS, Aldo. Contabilidad de Costos. Anlisis para la toma de decisiones. Mc Graw Hill Interamericana Editores. 2002. VILLEGAS HERNNDEZ, Eduardo. La informacin financiera en la administracin. Ed. PAC, S.A. Mxico, 1985.

ANEXO B PASOS PARA EL DISEO DEL SISTEMA, TOMANDO COMO EJEMPLO EL CENTRO DE COSTOS SERVICIOS GENERALES 1) Se identifican y definen las actividades relevantes, de todas las reas de la empresa 2) Se organizan las actividades por centros de costos. Se ubican en el centro que corresponde, para nuestro caso se toma como ejemplo servicios generales. Limpiar y asear las oficinas Transporte Correos Publicidad Servicio de cafetera Mantenimiento y reparacin vehculos 3) Se identifican los componentes de costos principales que influyen en cada uno de ellos, por ejemplo:
a) Salarios y apropiaciones de nmina

Dotaciones Viticos Seguros y plizas Vigilancia Suministros de oficina Mantenimiento y reparacin Agua

Energa elctrica Telfono Combustibles y lubricantes Elementos de cafetera Suministros de aseo Impuestos, tasas y contribuciones Depreciaciones Correos, portes y telegramas Otros gastos

4) Se determinan las relaciones entre actividades y costes

Se determina que costos pertenecen a este centro de costos y se asigna una prorrata como se explica en el siguiente punto.

5) Se identifican los inductores de costes para asignar los costes a las actividades y a las actividades a los productos. Para este caso se establece el inductor: Servicios generales Secretara general No. horas prestacin de servicios No. horas prestacin de servicios

Se toma el nmero total de horas laboradas y se establece el nmero de horas asignadas a cada centro de costos, como se puede apreciar: DISTRIBUCION CONDUCTOR
% MENSUAL ASIGNADO 100,0
GERENCIA

LABORATORIO % MENSUAL % MENSUAL CONSUMO DIARIO CONSUMO MENSUAL

TCNICA OPERATIVA % MENSUAL CONSUMO DIARIO CONSUMO MENSUAL CONSUMO DIARIO

REDES % MENSUAL 33,3 CONSUMO MENSUAL 67,5

CONSUMO DIARIO 4,0

DESCRIPCIN

No. de horas trabajadas conductor

9,0

202,5

CONSUMO MENSUAL 90,0

HORAS LABORADAS DIARIAS

HORAS LABORADAS MENSUALES

44,4

11,1

1,0

22,5

11,1

3,0

1,0

22,5

DISTRIBUCIN SERVICIOS GENERALES

HORAS LABORADAS DIARIAS HORAS LABORADAS MENSUALES

TOTAL REA M2

SECRETARIA GENERAL HORAS MENSUALES % MENSUAL

CONTROL INTERNO

COMPRAS

ALMACN

PQR

CONTABILIDAD

HORAS MENSUALES

HORAS MENSUALES

HORAS MENSUALES

HORAS MENSUALES

HORAS MENSUALES 4,7 9,4

% MENSUAL

% MENSUAL

% MENSUAL

% MENSUAL

REA M2

REA M2

REA M2

REA M2

REA M2

Aseo Servicio de cafeteria HORAS LABORADAS DIARIAS 5,0

4,0

90,0 112,5

193,0

16,0

7,5 9,4

8,3 8,3

4,0 -

1,9 9,4

2,1 8,3

9,4

8,3

85,0 -

39,6 9,4

44,0 8,3

15,0 -

7,0 9,4

7,8 8,3

10,0 -

REA M2

CONCEPTO

5,2 8,3 TOTALES

HORAS LABORADAS MENSUALES

TOTAL REA M2

DIVISIN ADMINISTRATIVA % MENSUAL HORAS MENSUALES

FACTURACIN

TESORERA

GERENCIA

TCNICA

REDES

% MENSUAL

% MENSUAL

% MENSUAL

% MENSUAL

% MENSUAL

HORAS MENSU ALES

HORAS MENSUALES

HORAS MENSUALES

HORAS MENSUALES

HORAS MENSUALES

Aseo Servicio de cafeteria 5,0

4,0

90,0 112,5

193,0

8,0 -

3,7 9,4

4,1 8,3

15,0 -

7,0 9,4

7,8 8,3

20,0 -

9,3 9,4

10,4 8,3

8,0 -

3,7 9,4

4,1 8,3

6,0 -

2,8 9,4

3,1 8,3

6,0 -

2,8 9,4

3,1 8,3

193,0 -

HORAS MENSUALES

90,0 112,5

100,0 100,0

Luego se asigna la informacin obtenida en cada uno de las reas donde prestan sus servicios como se muestra a continuacin:

% MENSUAL

CONCEPTO

REA M2

REA M2

REA M2

REA M2

REA M2

REA M2

REA M2

% MENSUAL

CONTROL INTERNO

CONTABILIDAD

LABORATORIO

FACTURACIN

SECRETARIA GENERAL

TESORERIA

PERSONAL

TCNICA OPERATIVA

GERENCIA

COMPRAS

ALMACN

REDES

Porcentaje conductor Aseo Servicio cafetera SUBTOTAL TOTAL

8,3 8,3 16,6 5,5 2,1 8,3 10,4 3,5 8,3 8,3 2,8 44,0 8,3 52,4 17,5 7,8 8,3 16,1 5,4 5,2 8,3 13,5 4,5 4,1 8,3 12,5 4,2 7,8 8,3 16,1 5,4 10,4 8,3 18,7 6,2

44,4 4,1 8,3 56,9 19,0

11,1 3,1 8,3 22,6 7,5

33,3 3,1 8,3 44,8 14,9

11,1

100,0 100,0 100,0

11,1 3,7

300,0 100,0

TOTAL

PQR

Para el caso de las dotaciones se toma el nmero de empleados en este centro, la cantidad de dotaciones al ao y el valor y se asigna este costo.
No. EMPLEADOS DOTACIN POR CONVENCIN VALOR TOTAL DOTACION ANUAL VALOR TOTAL DOTACION MENSUAL DOTACIONES VALOR CONVENCIN ANUAL VALOR DOT.

CENTROS DE COSTOS

ELEMENTOS POR DOTACIN

SERVICIOS GENERALES Servicios generales Conductor 1 1 3 3 Delantal, pantaln, chaqueta, zapatos Pantaln y chaqueta en Jean camisa y 265.500 NA 265.500 NA 531.000 0 0 0 265.500 265.500 531.000 22.125 22.125 44.250

VALOR TOTAL DOTACIN SERVICIOS GENERALES

7) Establecer la estructura del flujo de costes. 8) Seleccionar herramientas apropiadas para realizar la estructura del flujo de costes.
9) Planificar el modelo de acumulacin de costes.

10) Reunir los datos necesarios para dirigir el modelo de acumulacin de costes. 11) Establecer el modelo de acumulacin de costes para simular el flujo y la estructura de costes de la empresa y desarrollar las tarifas de costes.