GERENCIAMENTO

DE PROJETOS

SERENA OPEN PROJ


FABIANO KEIJI TAGUCHI





ESTE MATERIAL TEM UM OBJETIVO DE
COMPLEMENTAR OS ASSUNTOS ABORDADOS
DENTRO DE SALA DE AULA, TORNANDO-SE UM GUIA
PARA UTILIZAO DA FERRAMENTA DE
GERENCIAMENTO DE PROJETOS DA SERENA EM SUA
VERSO 1.4, COMPLETA-SE A ISSO O ASSUNTO
TERICO TRABALHADO SOBRE GERENCIAMENTO DE
PROJETOS.

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INTRODUO

Projeto: um empreendimento com uma seqncia clara e lgica de tarefas, que
possui incio e fim determinados, visando atingir um objetivo claro que foi definido em seu
incio, isso, envolvidos por parmetros de tempo, custo, recursos e qualidade, reas de
conhecimento envolvidas em um projeto, como veremos adiante. Outro conceito de
projeto: ... o esforo temporrio empreendido para criar um produto, servio ou resultado
exclusivo. Sendo assim, um projeto caracteriza-se por: (i) ser temporrio (tem inicio e fim
definido); (ii) produzir resultado exclusivo; e, (iii) ter elaborao progressiva.

Exemplos: construo de um hospital, desenvolvimento de um software, criao de um novo
modelo de carro.


Subprojetos: fazem parte de um projeto maior que foi subdividido para facilitar seu
gerenciamento.

Exemplo: Em um projeto de desenvolvimento de um equipamento para uma indstria,
composta por diversas peas, cada uma dessas peas pode ser considerada um subprojeto.


Gerncia de Projetos: consiste na aplicao de conhecimentos, habilidades,
ferramentas e tcnicas as atividades do projeto a fim de atender seus requisitos.


Gerenciar um projeto inclui:
Identificao das necessidades;
Estabelecimento de objetivos claros e alcanveis;
Balanceamento das demandas, planos e da abordagem as diferentes preocupaes e
expectativas das diversas partes interessadas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custos;
Adaptao das especificaes, dos

Aplicaes da gerncia de projetos:
Implantao de TI e Telecomunicaes;
Desenvolvimento de Produtos ou Servios inovadores;
Projetos de Engenharia;
Projetos de Manuteno;

Vantagens em se usar a gerncia de projetos:
Atender as necessidades dos clientes;
Custos menores;
Menos improviso;
Entrega dos resultados so feitas dentro dos prazos estabelecidos;
Oramento planejado e acima de tudo respeitado;
Identificao antecipados de problema, permite rpida tomada de decises com aes
corretivas.








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Stakeholders: so todas as pessoas e organizaes envolvidas no projeto, cujos
interesses podem ser positivos ou negativos influenciados pela execuo do projeto ou por sua
finalizao, resumindo so todos os interessados no projeto.

Exemplos:
Gerente do projeto;
Cliente/usurio;
Organizao executora;
Membros da equipe;
Fornecedores;
Patrocinadores.


Ciclo do Projeto: para facilitar a elaborao progressiva dos projetos, estes so
divididos em processos, como observamos na figura abaixo:



1. Iniciao
Ocorre no incio do projeto. Concede a aprovao para o comprometimento
dos recursos da organizao para o projeto.

2. Planejamento
Consiste em realizar as previses para o projeto e determinar o caminho que o
projeto dever seguir. Esta fase se no for bem realizada compromete
todo o projeto, dificultando o alcance dos resultados esperados e
pretendidos pelo projeto.

Porque planejar?

Evitar o fracasso;
Prever custos, recursos, prazos e riscos;
Organizar;
Preparar-se para alteraes;

3. Execuo
Consiste em colocar em prtica os planos registrados na fase do planejamento.

4. Controle
Acompanhamento do andamento do projeto, comparando o que foi planejado
com o que est sendo realizado. A tomada de decises tambm pode
acontecer juntamente com um replanjemanto baseada em alguns fatos
que podem ser alterados durante o decorrer do projeto.
Ateno: Mudanas bruscas ou excessivas no que foi planejado podem
prejudicar o andamento do projeto e at a realizao dos seus objetivos.

5. Encerramento
Acompanhamento do andamento do projeto, comparando o que foi planejado
com o que est sendo realizado. A tomada de decises tambm pode
acontecer juntamente com um replanjemanto baseada em alguns fatos
que podem ser alterados durante o decorrer do projeto.



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A CONSTRUO DO PROJETO

Qualquer produto ou servio que criado, obrigatoriamente nasce, surge ao
mercado, tem o seu auge e depois encerra seu ciclo, em projetos essas etapas so chamadas
de: iniciao, planejamento, execuo, controle e encerramento. O grfico abaixo demonstra
a intensidade das atividades de cada um dessas fases. As fases de iniciao e encerramento
so as que possuem menos atividades, j o planejamento e o controle por sua vez so as que
possuem uma maior intensidade nas aes, j que respectivamente so responsveis por
planejar e monitorar tudo o que acontece durante a existncia do projeto.

REAS DE ESPECIALIZAO EM PROJETOS

Saber gerenciar um projeto envolve no s conhecimentos em gerncia de projetos
como em outras reas, um conhecimento prvio fundamental para o sucesso de um gerente
de projetos:

1. Conhecimento em Gerenciamento de Projetos
Definio do ciclo de vida do projeto e seus processos;
Nove reas de conhecimentos;


2. Conhecimento, normas e regulamentaes da rea de aplicao
Departamento funcional com relao rea do projeto, como departamento jurdico no
caso de produtos novos, gerenciamento de produo, marketing;
Elementos tcnicos em reas que envolvam o projeto como eltrica, hidrulica,
automao, informtica, mecnica;
Especializaes em gerenciamento como em contrataes;


3. Habilidades interpessoais
Comunicao eficaz;
Liderana;
Motivao;
Resoluo de problemas;



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4. Conhecimentos e habilidades de gerenciamento geral
Noes de contabilidade, compras e aquisies;
Noes de legislao comercial;
Entendimento sobre logstica a rea fim do projeto;
5. Entendimento do ambiente do projeto
Como funciona o ambiente fsico e cultural;

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OPENPROJ


OpenProj uma soluo gratuita de software de gerenciamento de projetos muito
eficiente, hoje uma ferramenta utilizada para o gerenciamento de mais de 500 projetos em
todo o mundo, sua portabilidade permite que seja executado em ambientes Windows ou
Linux, tendo como pr-requisito para seu funcionamento apenas a Mquina Virtual Java.

Link de acesso para download da ferramenta: http://sourceforge.net/projects/openproj/
A verso do tipo portable, softwares portable so aqueles que so executados
sem ser preciso instalar, basta que sejam copiadas a pasta do software em qualquer diretrio
do computador, e executar o arquivo com a extenso (.jar).
INICIANDO O OPENPROJ E CRIAO DE PROJETOS

O passo inicial da utilizao do OpenProj a definio do projeto, do gerente do
projeto, das datas de incio ou trmino, e os objetivos do projeto.


PROPRIEDADES DE UM PROJETO

Acessado pelo menu Projeto Informaes do Projeto, podemos alterar algumas
informaes sobre o projeto, vejamos que o software nos mostrar trs abas, a primeira
chamada Geral, tem algumas caractersticas que devemos alterar:

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Tipo do projeto: Existem 08 tipos de produtos (Servios Profissionais,
Desenvolvimento de Produto, Planejamento de Evento, Campanha de Marketing,
Campanha de Vendas, Suporte Tcnico, TI e Outros).
Data de Status: Data que acompanha o avano do Projeto, a partir desta data
que o software baseia-se seus clculos;
Calendrio Base: Define os dias de trabalho e recesso do projeto. Devemos
definir um calendrio a ser utilizado, passo que ser visto a seguir.
A segunda aba a de Estatsticas que exibir todos os dados principais do projeto. Por
fim, a ltima aba Notas, exibe os objetivos do Projeto.


DEFININDO UM CALENDRIO BASE

Tempo um dos itens da restrio tripla de projeto,
um item muito importante que vai definir se o seu objetivo
vai ser alcanado com sucesso ou no, para isso, devemos
ter em mente quanto tempo vamos utilizar para construo
do meu projeto, a partir da poderemos criar o nosso
calendrio de trabalho do Projeto. Por padro, o OpenProj
possui trs calendrios: Padro, 24 Horas e Trabalho
Noturno. Para acessar a opo Calendrio Base utilizamos o
menu Ferramentas Alterar Perodo de Trabalho. Que
passos seguimos para alterar esse calendrio base?
Primeiramente devemos verificar quais dos trs tipos de calendrio nos atendem, a
primeira opo (Padro), define uma carga horria de 08 horas dirias, compreendidas de
segunda a sexta-feira, divididas em turno matutino e vespertino. A segunda opo (24 Horas)
como o prprio nome se refere so 07 dias por semana sem horrio para descanso. Por
ltimo, a opo consiste em 08 horas de trabalho dirio, divididas somente no perodo
noturno. Definido o calendrio base, existem trs opes de alterao: Usar Padro (Que
aceitar os padres de acordo com o calendrio que selecionamos conforme o pargrafo

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acima), Perodo de Folga (Que ser feita uma exceo ao dia selecionado, colocando como
folga no referido, opo esta usada para definir feriados ou recessos em datas durante o
projeto) e Perodo No Padro (Opo usada para alterar carga horria de um dia em um
calendrio, como tornar o domingo um dia til quando selecionado o calendrio como
Padro).

Exemplificando: Se defino que meu projeto usar como Calendrio Base, a opo Padro,
logo, o mesmo ser executado de Segunda a Sexta, com carga horria diria de 08 horas,
totalizando 40 horas semanais. Mas, se preciso estender isso aos sbados, colocando que
preciso trabalhar mais 4 horas no perodo matutino em cada sbado. Como procedo? Devo
selecionar todos os sbados que pretendo fazer as alteraes, e clicar sobre a opo de
alterao Perodo no Padro, e inserir a carga horria que eu desejo alterar.
CRIAO DE TAREFAS (EAP)

Tarefas so todos os passos que devemos executar no Projeto para alcanar o
objetivo final. Para isso utilizamos o grfico de Gantt que permite que possamos acompanhar
o andamento das atividades do Projeto.
A listagem das tarefas a serem realizadas em um projeto tambm conhecida como
dicionrio EAP. A tela que exibida divide-se em duas: do lado esquerdo lanamos os dados
das tarefas, do lado direito visualizamos as tarefas, seus tempos e suas relaes. Para os
lanamentos das tarefas, precisamos de algumas informaes: nome da tarefa, o tempo de
durao de cada uma das tarefas (Esse tempo pode ser descrito em dias ou horas),
predecessoras e o nome do recurso utilizado. Toda e qualquer coluna pode ser ocultado, caso
no seja necessria no projeto, para isso, basta clicar com o boto direito do mouse sob o
ttulo de qualquer uma das colunas.
No lanamento das tarefas, devemos nos atentar ao lanamento das subtarefas, se
elas existirem. Aps lanar todas as tarefas, para estabelecer as subordinaes das subtarefas
s tarefas, devemos clicar com o boto direito sob as subtarefas e clicar em Recuo Direita.
Lanadas as tarefas, definimos agora as predecessoras de cada uma. Predecessoras
so propriedades das tarefas que devem ser atendidas para que tal tarefa se inicie, so
vinculaes entre as tarefas, e possvel estabelecer quatro vnculos:

1. Trmino a Comeo, sua legenda TI. Um vnculo criado de forma que
necessrio que uma determinada tarefa termine para que se inicie outra.
2. Incio a Trmino, sua legenda IT. Quando necessrio que uma tarefa s
comece quando outra termine.
3. Incio a Incio, sua legenda II. utilizado quando necessrio que duas tarefas
comecem ao mesmo tempo.
4. Trmino a Trmino, tem a legenda TT. Quando duas tarefas precisam terminar
no mesmo tempo, usada essa predecessora.


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Alm disso, podemos considerar um tempo de latncia entre os perodos dos
vnculos, ou seja, pode dar uma pausa no incio da prxima tarefa, caso seja necessria
alguma avaliao ou aprovao para passar adiante.

DETALHANDO INFORMAES DAS TAREFAS E SUBTAREFAS

Para atribuir mais informaes a respeito das tarefas lanadas, devemos dar um duplo
clique no mouse sob o nome da tarefa / subtarefa.


A janela acima se refere ao detalhamento das informaes das tarefas, ela possui 05
abas. A primeira de nome Geral possui informaes da tarefa que foi lanado a fim do
gerenciamento, com informaes de tempos e prazos do projeto. As duas prximas chamadas
de Predecessoras e Sucessoras so os relacionamentos existentes desta tarefa/subtarefa com
as demais.
A aba Recursos, possui alocado todos os recursos que foram listados como membros
participantes na tarefa, informando tambm o nmero de horas que cada recursos
empenhou na execuo da atividade.
A aba Avanado que visualizamos na figura acima, quem nos permite controlar as
contenes quanto ao prazo da tarefa/subtarefa selecionada. classificado tambm o tipo da
tarefa, que pode ser de trs formas: Trabalho Fixado (Uma vez que o trabalho fixado,
inserindo ou removendo recursos, sua durao tambm se altera imagine que definimos
que determinada tarefa dure 40 horas, sua durao acaba sendo 5 dias, sendo realizado por
uma pessoa. Se duas pessoas forem alocadas para esse trabalho, o trabalho continua durando
40 horas, porm ser realizado em dois dias e meio.). Com a Durao Fixada (A durao da
Tarefa definida, e ao modificarmos o nmero de recurso, o trabalho se modifica
automaticamente, no alterando a durao Imagine uma tarefa de 24horas que realizada
em trs dias por uma pessoa, se ao invs de uma pessoa forem alocadas duas pessoa, a
durao continua em trs dias, porm o tempo de trabalho que pode ser empenhado por
essas pessoas dobra, passando para 48 horas.). Por fim, temos as Unidades Fixadas
(Determina-se a quantidade de recursos, e modificando a durao, o trabalho
automaticamente se modifica Definimos que sero usados dois recursos, que em cinco dias
rendem 80 horas, esses mesmos dois recursos se trabalharem 4 dias, renderam apenas 64
horas). E na aba Nota consiste em um campo de anotaes.


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LANAMENTO DOS RECURSOS

Recursos so os meios utilizados para a realizao das tarefas, seja atravs de
recursos humanos ou materiais, com isso, conclumos que tarefas e recursos uma relao
que far o projeto alcanar seu objetivo final, pois, atravs dos recursos que as tarefas vo
sendo realizadas. As informaes de um recurso para lanamento no OpenProj, consistem
em: nome, definio do trabalho, durao do trabalho e os custos.


Recursos so classificados em dois, os recursos do tipo trabalho (Recursos Humanos)
e os recursos do tipo material. Recursos do tipo trabalho tm o seu custo decorrido em horas
de trabalho ou em utilizao, os recursos do tipo material tambm tm seu custo atrelado por
unidade consumida durante o projeto.


Abaixo so listadas algumas informaes sobre os recursos lanados no projeto,
vejamos:
Grupo: So classificaes que podem ser feitas entre recursos comuns para facilitar o
gerenciamento;
Mximo de Unidades: Quantidade de recursos existentes;
Taxa Padro: Custo de determinado item por perodo de tempo, a partir dele
gerado o oramento do projeto, o clculo multiplicado pela hora utilizado do
recurso;
Taca de Hora Extra: Custo por perodo de tempo quando utilizado do recurso de hora
extra;
Custo/Uso: Indica quanto gasto toda vez que algum recurso usado no projeto,
independentemente do tempo de utilizao;
Acumulao: Podem ser trs valores, incio (Os custos sero despendidos no incio do
seu uso), rateado (Os custos so rateados ao longo do perodo que usado) e fim
(custo despendido ao trmino de seu uso).


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Quando se cria algum recurso do tipo Trabalho que seja mo-
de-obra, podemos readequar o calendrio deste recurso,
personalizando-o. Exemplos de aplicao so recursos alocados em
projeto que possuem carga horria diferente dos outros, como um
vigilante noturno. O processo se d da seguinte forma, criamos o
recurso chamado de vigilante noturno e depois voltamos ao
calendrio base para alterar seu horrio. Na visualizao do
calendrio base j ter um calendrio chamado vigilante, como observamos na figura ao lado.

ALOCANDO RECURSOS

Qualquer tarefa para ser realizada precisa de recursos alocados, essa a prxima
etapa a ser feita diante do OpenProj, para isso fazemos uso do menu Ferramentas Alocar
Recursos. medida que os recursos vo sendo alocados, executando um duplo clique do
mouse sob cada uma das tarefas visualizamos dentro da aba Recursos j apresentada.



Na figura acima visualizamos a janela de alocao de recursos, nela est listagem de
todos os recursos do projeto que sero atribudos a cada uma das tarefas. Alm de alocar o
recurso devemos indicar a quantidade de recursos que sero despendidos em cada tarefa.

FECHANDO ORAMENTO DO PROJETO

Depois dos recursos serem alocados no Projeto, o OpenProj o responsvel por
associar os custos dos recursos junto s duraes das tarefas para gerir os gastos. Atravs do
menu Exibir Detalhe do Uso dos Recursos podemos fazer a anlise dos dados gerenciados
pelo software.
Fazendo uso da ferramenta grfica Uso dos Recursos da tarefa disponibilizada
tambm no menu Exibir. Nela podemos verificar informaes que vinculam recursos e tarefas
ao longo do projeto.


FAZENDO USO DAS LINHAS DE BASE E ACOMPANHANDO A EXECUO DO
PROJETO

Etapa de planejamento concluda. Chega hora ento de gerenciarmos a execuo do
projeto, usando ento o recurso de linha de base, encontramos a ferramenta linha de base no
menu ferramenta, acessando a opo acompanhamento. A linha de base essencial para

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acompanharmos o andamento de um projeto, com ela possvel comparar informaes
sobre tarefas, recursos e custos do projeto durante seu progresso.
Podemos conceituar uma linha de base como uma imagem das informaes do
projeto, por isso que salvamos uma linha de base aps a concluso do preenchimento do
projeto com as atividades, os recursos e suas devidas alocaes e custos. As linhas de base
devem ser utilizadas sempre que for necessrio o uso de referncias para analisar o
andamento do projeto, as informaes analisadas perante a linha de base quem vai nos
mostrar o status do andamento do projeto, se os dados da linha de base tiverem muito
diferente dos dados atuais do projeto, indica que o plano no era preciso.

CRIANDO A LINHA DE BASE

Utilizando o menu Ferramentas Acompanhamento Salvar Linha de Base criada a
linha de base, observamos na prxima figura a utilizao da linha de base, o referido projeto
teve seu incio registrado em 10/10/2011, e com previso de trmino em 10/05/2012, a linha
de base para anlise foi instanciada em 26/11/2011, observamos as tarefas j concludas.

Para utilizao da linha de base, ainda atravs do acesso do menu Ferramentas
Acompanhamento temos a opo Atualizar Projeto, definimos a data de comparao e
relatrio geral do projeto j nos passa as informaes para comparao do andamento do
projeto.

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INSERINDO AVANOS

Os avanos so necessrios para complementar o acompanhamento do projeto, para
isso devemos inserir algumas colunas no diagrama de Gantt, os campos para o gerenciamento
so:

Incio Atual: Preenchemos com a data real de incio da tarefa selecionada;
Trmino Atual: Da mesma forma, preenchemos com a data de trmino da tarefa;
% Completa: Para tarefas que esto sendo executadas, inserimos um valor percentual
do perodo que j se passou;
% Trabalho Completa: Entre as tarefas que esto sendo executados, preenchemos
com o valor percentual de trabalho realizado da tarefa;
Durao Atual: calculado automaticamente depois da insero dos dados de Incio
Real e % Trabalho Completa;
Durao Restante: Tambm calculado a partir das informaes dos campos de
Durao Real e % Concludo.

Da mesma forma, temos os avanos financeiros, acrescentando os campos de Custo
Atual, Custo Fixado e Custo Restante, respectivamente, o custo de cada tarefa do projeto, o
custo quanto j foi gasto e quanto se tem disponvel para ser gasto ainda em cada tarefa.
VISTAS (RELATRIOS)

O que mais chama ateno em softwares de gerenciamento de projetos so os
relatrios emitidos. Gerentes de Projeto no se preocupam em executar as aes, preocupam
em coordenar as atividades que so exercidas durante o projeto, essa coordenao s feita
de forma eficaz com acompanhamento dos relatrios das atividades que so executadas. O
OpenProj apresenta uma srie de vistas para acompanhamento de projetos.

Diagrama de Gantt
uma forma sintetizada de apresentar as tarefas que foram, vo sendo ou sero
realizadas, permitindo em uma escala de tempo acompanhar o que j foi feito e o que falta
ser feito. a forma grfica mais tradicional que utilizamos para visualizar o cronograma do
projeto. A apresentao do Grfico de Gantt divida em duas partes, uma textual (
esquerda) e outra grfica ( direita). Com o diagrama de Gantt temos informaes do
cronograma planejado, do que foi realmente executado e at um replanejamento de aes
em funo das dependncias das tarefas, e at de possveis adiantamentos ou atrasos na
execuo das tarefas e/ou subtarefas. Na representao grfica, temos:
- As barras de cor cinza representam o cronograma que foi planejado;
- As barras azuis e vermelhas so as aes que foram realizadas e replanejadas; - Os losangos
pretos representam entregas do projeto;
- Barra de cor preta dentro de cada barra do projeto, o percentual da tarefa que j foi
executada.


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A seguir visualizamos o grfico de Gantt criado para um projeto.



Diagrama de Rede
Chamado tambm de PERT, mostra as dependncias entre as tarefas usando um grfico
de atividades, mostrando a seqncia a ser percorrida durante a execuo do projeto. (Ver
figura abaixo).



Recursos
Apresenta uma lista com os recursos utilizados no Projeto, sejam eles recursos do tipo
material ou trabalho. (Ver figura abaixo)




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WBS
Apresenta a hierarquia das tarefas com as subtarefas do Projeto, com o custo que cada
uma teve no Projeto. (Ver figura abaixo)



RBS
apresentada de forma grfica, os recursos que foram utilizados no Projeto, tanto
materiais como de trabalho. (Ver figura abaixo)



Relatrio Geral do Projeto
So formas gerais de se visualizar as informaes principais do projeto, so 04 formas:
Detalhes do Projeto, Informaes sobre Recursos, Informaes sobre as Tarefas e o chamado
Relatrio Quem faz o Que, que uma mistura dos Relatrios de Informao sobre Recursos
e Informaes sobre Tarefas, como apresentado na figura a seguir.




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Relatrio de Uso de Tarefas e de Uso de Recursos
Ambos mostram como os recursos e as tarefas forma alocadas dentro do Projeto. (Ver
figuras abaixo)





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