Les

grands principes

du montage financier en FOAD

Etablir un budget li un projet de formation ouverte et distance consiste prvoir le plus prcisment possible lensemble des dpenses et des recettes occasionnes pour la dure totale du projet. Cest en effet partir dune rflexion sur les ressources financires que la recherche de lagencement idal entre les moyens humains, matriels et financiers peut stablir. Cette estimation doit tre ralise en parfaite cohrence avec les actions mises en uvre tout au long de la dure de vie du projet. Un budget prvisionnel, comme son nom lindique, a pour vocation dvoluer au cours du temps. Pour devenir un vritable outil de gestion de projet, le montage financier devra tre dfini en termes dobjectifs clairs, en phase avec la stratgie de lentreprise.

Principe n01

Etablir les recettes, le bas de laine du projet

Le premier principe dans la ralisation dun montage financier en FOAD consiste tablir de manire raliste les recettes prvisionnelles escomptes pour financer et assurer la fiabilit du projet. Il faut pour cela partir dune enveloppe globale incluant : les tarifs, lorganisation gnrale et la prvision dinscription. Ces trois lments constitutifs de lenveloppe globale ncessitent en amont la ralisation dune tude de march. Il est important de bien identifier les variables cls qui influencent la fluctuation de ces lments. Les tarifs et lorganisation gnrale, notamment, sont des postes qui devront voluer non seulement au cours du montage mais au cours du temps, une fois le projet mis en uvre. Notons que certains projets bnficient de subventions ou dotations en moyens humains ou financiers, assimilables des recettes compensatoires.

Principe n02

Inventorier les diffrents postes de dpense

Phase indispensable toute dmarche dlaboration dun budget, linventaire des diffrents postes de dpense doit tre le plus complet et prcis possible. Cette dmarche est dautant plus ncessaire dans le cadre dun projet de FOAD, de part limbrication des moyens mis en uvre : outils de formation distance et services daccompagnement distance et en prsence. On distingue deux types de dpenses : celles qui relvent des charges fixes, lies aux investissements initiaux (conception, communication) et celles qui relvent des charges variables, lies aux cots de fonctionnement du dispositif. A ces deux types de dpense, il faut en ajouter une troisime lie aux cots cachs (temps ou travail difficilement valuable, utilisation de matriel in situ dont lutilisation est difficile chiffrer), et prvoir galement une enveloppe pour les imprvus. Une fois cette phase dinventaire finalise, il faut chiffrer les lments rpertoris dans les diffrents postes et les mettre en relation avec les recettes. Cette phase, difficile raliser en amont du dispositif, permet pourtant de le construire et de lui apporter des bases, qui seront revues par la suite en vue de la ralisation de nouveaux dispositifs.

Principe n03

Evaluer les dpenses dinvestissement

Durant la phase dvaluation des cots des diffrents postes, nous devons donc tablir une estimation pour les dpenses lies aux investissements. Les diffrents postes de dpense sont rsums dans le tableau suivant :

Coordination du dispositif

Conception et production des supports de formation

Prise en charge des frais de mission

Moyens matriels et techniques

Marketing et communication

Principe n04

Evaluer les dpenses dexploitation

Durant la phase destimation des cots, nous devons ensuite tablir un prvisionnel des dpenses lies au fonctionnement du dispositif. Les diffrents postes prendre en compte sont les suivants :

Coordination du dispositif

Fabrication et expdition

Maintenance

Frais pdagogiques et organisation des services

Principe n05

Prendre en compte les spcificits dun dispositif de FOAD

Des cots de conception qui peuvent tre trs levs. Les modules de formation distance multi-supports reprsentent un investissement consquent, bien plus important quune formation en prsentiel (qui implique simplement la rmunration des formateurs et frais de mission ventuels). Un poste de dpense pour la coordination de projet. La coordination se fait sur le temps de conception du dispositif : quels mdias choisir pour quels publics ? La coordination a galement lieu tout au long de sa ralisation : respect des diffrentes tapes de travail et des dlais prvus. Coordonner ces 2 temps se fait au moyen de runions de suivi (comptabilises en journes hommes) et dveloppement doutils de suivi du projet. Mise en place dun service plus ou moins tendu daccompagnement distance. Cela implique une rflexion autour du choix des moyens de communication utiliss (tlphone, internet, courrier, visioconfrence) et la prise en compte dun budget li au tutorat/coaching en ligne. Les cots du tutorat, difficilement estimables au dpart, seront rvalus en fonction de lutilisation quen font les usagers.

Principe n06

Contrler, valuer et rajuster le dispositif

Le retour sur investissement dune formation distance nest pas ncessairement visible tout de suite et suppose quelques cycles avant que des rentres dargent puissent se faire. Le budget prvisionnel final doit tre quilibr, cest--dire que les recettes doivent tre a minima gales aux dpenses et idalement suprieures celles-ci. Si les dpenses sont suprieures, alors il sera ncessaire de revoir le dispositif et chercher des solutions pour le rquilibrer. En effet, tout au long de la dure de vie du projet, il est ncessaire dassurer un contrle mensuel ou au moins trimestriel du budget, afin de pouvoir intervenir rapidement et recadrer si besoin. Vritable feuille de route de lentreprise, le budget prvisionnel, ds lors quil est bien ficel, reprsente la cl de la russite de tout projet de formation ouverte et distance.