Recopilacin Regulatoria sobre Documentacin en la Industria Farmacutica

Primera Parte

Qum. Farm. Eleonora Scoseria

Ver. 1, 10/01/2003

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Solano Garca 2612 - Montevideo, CP 11300, URUGUAY Telefax (5982) 7100499 - Tel (celular) (099) 625527 Email consultas@infodynamics.com.uy WWW http://www.infodynamics.com.uy

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Recopilacin regulatoria Autora: Eleonora Scoseria

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Tema: Documentacin Vol. I Pgina 2 de 37

1 2 3 3.1

INTRODUCCIN OBJETIVOS DE ESTA RECOPILACIN DEFINICIONES Y CONCEPTOS Qu son los documentos?

4 5 6 6 6 6 8 9 9 10 10 11 15 21 23 23 24 24 26 26 27 28 28 29 30 31 31 32

3.2 Tipos de documentos 3.2.1 Documentos Funcionales 3.2.2 Registros e informes 3.3 3.4 4 Niveles de documentacin Aspectos esenciales en el manejo de documentacin: Planificacin del sistema de documentacin

4.1 Aspectos principales 4.1.1 Identificacin de los documentos 4.1.2 Las secciones en los procedimientos 4.2 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 6 7 7.1 7.2 7.3 Documentos a desarrollar Ciclo de vida de los documentos Planificacin Recoleccin y organizacin de la informacin Escritura del documento Revisin Aprobacin Distribucin Uso Revisin / Retencin / Destruccin Auditoras del sistema de documentacin Registros Ingreso de datos: cul es el implemento de escritura ideal? Correccin de datos ingresados: Cmo corregir un registro? Formas incorrectas y correctas de modificar datos

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7.4 8 8.1 8.2 9 10 11

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32 33 33 33 34 35 35

Procedimiento sobre realizacin de registros Informtica Registro electrnico Firma electrnica Archivo Conclusiones Bibliografa

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Ver. 1 Fecha: 10/01/2003 1 INTRODUCCIN

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Se ha dicho que toda empresa productiva altamente regulada como lo es la industria farmacutica, sin importar lo que produzca, tiene adems una fbrica paralela....de documentos. Y esto es bastante cierto. Pero esa fbrica de documentos puede ser productiva o no, dependiendo de cmo se conciba, se implemente, se monitoree y se actualice el sistema de documentacin. Esa fbrica de documentos puede apoyar a la fbrica de medicamentos, o por el contrario, entorpecer su funcionamiento. Bsicamente, necesitamos documentos porque se debe garantizar que las diferentes actividades se realizan siempre de la misma manera (por lo cual se cuenta con procedimientos escritos), y porque se debe poder reconstruir totalmente la historia de cada lote elaborado (por lo cual se cuenta con registros). Tenemos adems requisitos regulatorios que exigen que exista un sistema de documentacin, y que existan determinados documentos. Por ejemplo, las Buenas Prcticas de Elaboracin y Control (BPEC) de la Organizacin Mundial de la Salud (OMS) para productos farmacuticos establecen que la buena documentacin es parte esencial del sistema de garanta de la calidad y, por tanto, debe estar relacionada con todos los aspectos de las Buenas Practicas. Entre 1972 y 1973, la empresa Evans Medical del Reino Unido, fue responsable de la muerte de por lo menos 5 personas, debido a fallas de BPEC, y muy especialmente por el incumplimiento del procedimiento de esterilizacin por calor hmedo. A su vez, muchas de las observaciones de las empresas farmacuticas estn asocidas a aspectos de documentacin. Simplemente a modo de ejemplo, entre 1987 y 1988, el 24,20 % de las observaciones de la FDA se refirieron a problemas de documentacin. Este porcentaje se puede a su vez desglosar en observaciones sobre diferentes aspectos como mostramos en el grfico siguiente. Pero an en ausencia de reglamentaciones que lo exijan, las empresas suelen elaborar documentos para muchas de sus actividades, con finalidades diversas: asegurar que las actividades se realicen de la misma manera evitando errores. saber qu se hiz o en un momento dado y quin lo hizo. saber de qu manera se llevaba a cabo una determinada actividad en un momento dado.

A grandes rasgos los documentos se utilizan para: ? Definir especificaciones de materiales (reactivos, materia prima, envases, etc.), instrumentos y mtodos de fabricacin e inspeccin.

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? Asegurar que todo el personal sepa lo que tiene que hacer y cundo hacerlo. ? Permitir la toma de decisiones sobre el producto por el personal autorizado. ? Rastrear eventuales problemas.

Ausencia de procedimientos Procedimientos incompletos Documentacin de manufactura incompleta 18,9 4,5 9,9 6,3 13,5 Documentacin de acondicionamiento incompleta Especificaciones de materiales de acondicionamiento inexistentes o incompletas Mtodos de Control de Calidad incompletos o inadecuados 4,5 8,1 20,7 3,6 Documentacin de investigacin de rechazos incompleta o inadecuada Registros de productos no actualizados Procedimientos sin fecha o aprobacin Otros

9,9

OBJETIVOS DE ESTA RECOPILACIN Este documento pretende proporcionar a los profesionales que se desempean en la industria farmacutica un compendio de los aspectos a considerar para el desarrollo de documentos tiles y una recopilacin de l as regulaciones acerca de documentacin. La primera parte del documento presenta conceptos generales sobre documentacin, y ana las reglamentaciones ms relevantes, fuentes bibliogrficas diversas y nuestra experiencia en consultora. Pretendemos ahorrarles esfuerzos compendiando informacin para que la tarea de implementar, modificar o auditar un sistema de documentacin sea lo menos trabajosa posible. Tratamos de transmitir experiencias y en muchos casos comentamos errores que hemos visto cometer o que nosotros mismos hemos cometido.

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La segunda parte contiene, fundamentalmente, una comparacin regulatoria y los textos de las reglamentaciones. Est pensado como un documento que pueda servir a cualquier profesional de habla hispana que necesite basarse en lineamientos internacionales y regionales de Buenas Prcticas de Elaboracin y Control (BPEC o GMP). No toma en cuenta (porque sera imposible) lo que puedan ser reglamentaciones especficas de cada pas o requisitos especficos de cada autoridad sanitaria de Espaa o Amrica Latina. Esta es la primera versin de una recopilacin que esperamos mejorar con el tiempo. Aceptamos todas las sugerencias y aporte de experiencias que los usuarios de la misma puedan hacer.

DEFINICIONES Y CONCEPTOS 3.1 Qu son los documentos? James Vesper, en su excelente libro Documentation Systems Clear and Simple define los documentos como una forma organizada de informacin que puede servir como evidencia legal o prueba. Esta informacin puede estar en diferentes formatos: escrita en papel, almacenada en sistemas informticos, registros de audio y/o video, etc. Lo importante es su organizacin y confiabilidad.

3.2 Tipos de documentos Vesper clasifica los documentos en: ? documentos funcionales ? registros e informes 3.2.1 Documentos Funcionales Son los que se suelen usar repetidamente como fuente de consulta, brindan instrucciones de qu hacer o no hacer, tambin definen estndares y lmites permitidos; ej. procedimiento de recepcin de mercadera, instrucciones para el uso de determinado instrumental, especificaciones de presin mxima y mnima en un reactor, etc.

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? si es necesario modificar datos ingresados, debe realizarse de la manera adecuada (ms adelante se explica cmo). Los registros deben reflejar todas las actividades y conservarse durante los tiempos que la reglamentacin indique en cada caso. La OMS establece un plazo de por lo menos un ao despus de la fecha de vencimiento del producto. Pueden emplearse sistemas electrnicos siempre y cuando stos brinden por lo menos las mismas garantas que un sistema en papel. 4 Planificacin del sistema de documentacin 4.1 Aspectos principales Qu es lo primero? Sin duda, pensar cuidadosamente. Recomendamos tomar un tiempo para planificar el sistema de documentacin, definir de qu manera se va a implementar el mismo, las responsabilidades por los aspectos administrativos, etc. Se requiere un documento funcional que defina el sistema de documentacin, pero es importante que se piensen los diferentes aspectos a contemplar en el mismo de manera muy cuidadosa. Ese procedimiento bsicamente rige a los dems documentos. Un Anillo para gobernarlos a todos, un Anillo para encontrarlos, un anillo para atraerlos a todos y atarlos.... J.R.R. Tolkien El Seor de los Anillos, 1954 1 En el mismo se definen: ? el proceso de generacin de documentos ? el proceso de revisin y aprobacin (incluyendo quines estn autorizados) ? los diferentes tipos de documentos ? los estilos y formatos a emplear ? la identificacin (sistema de codificacin, numeracin, revisin) ? el control ? la distribucin ? el almacenamiento ? los plazos de revisin de los documentos A continuacin vamos a comentar cada uno.

Imagen tomada de www.lordoftherings.net

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4.1.1 Identificacin de los documentos Bsicamente un documento debera poder identificarse mediante su cdigo y su revisin o versin. Usualmente adems, el ttulo es parte importante de la identificacin. El cdigo es un nmero o combinacin de letras y nmeros que identifica al documento. Dos documentos diferentes no deben tener el mismo cdigo. 4.1.1.1 El cdigo y la versin La codificacin puede ser correlativa comenzando por ejemplo en el documento 001, o puede ser inteligente y aportar ms informacin. Al adoptar cdigos inteligentes, puede caerse en la tentacin de ser demasiado especfico y complejo. El cdigo inteligente es til en la medida que aporta informacin y permite identificar a un documento fcilmente. Si en cambio se transforma en una sopa de letras, se vuelve contraproducente. Algunas empresas adoptan cdigos que tienen un nmero excesivo de prefijos. Por ejemplo: POE DIR PLAN INV REC 001 Donde: ? POE indica que es un procedimiento operativo estndar. ? DIR indica que es emitido por Direccin Tcnica. ? PLAN indica que se aplica en planta. ? INV indica que se trata de un procedimiento sobre investigacin. ? REC indica que se trata de un procedimiento sobre reclamos. Este sistema, lejos de aportar probablemente confunda al usuario. informacin,

Uno se pregunta si es tan relevante poder deducir a partir del cdigo qu seccin emiti el documento (DIR) o el tema y subtema del procedimiento (INV REC). Debe tambin evaluarse el prefijo que indica la seccin (PLAN) dado que habr procedimientos que se apliquen en ms de una seccin (muchas veces esta

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dificultad se salva creando procedimientos codificados como generales (por ejemplo GEN). Otro problema en la asignacin de cdigos (que hemos encontrado ms de una vez auditando sistemas de documentacin) es el empleo de la fecha de creacin del documento como cdigo o parte del cdigo. Esto plantea varios problemas: ? puede haber diferentes documentos creados el mismo da. ? los documentos deben ser revisados peridicamente y la fecha de creacin inicial puede dar lugar a confusin. La identificacin de versin o revisin suele hacerse mediante letras o nmeros y es muy importante dado que a lo largo del tiempo los documentos irn variando, pero conservando el mismo cdigo de identificacin y es fundamental poder saber exactamente qu versin se estaba empleando en un momento dado. Algunas veces el nmero de versin o revisin se usa como parte del cdigo. Ej. GEN008-1 o GEN008-B Donde el 1 final indica que es la versin 1 o la B al final indica que es la segunda versin. Si bien este es un criterio vlido, no lo recomendamos, dado que suele crear confusin cuando se hace referencia a un documento dentro de otro. Siguiendo con un ejemplo que empleamos anteriormente, supongamos que en el procedimiento general de limpieza se hace referencia a un instructivo de preparacin de soluciones de limpieza y desinfeccin. Supongamos que la versin vi gente actualmente es la B. Por lo tanto, si la versin es parte del cdigo, el personal estar acostumbrado a ver el instructivo LIP006-B, por ejemplo. Sin embargo si dentro del procedimiento general de limpieza hacemos referencia al instructivo LIP006-B, tendramos que cambiar el procedimiento de limpieza cada vez que se emita una nueva versin del instructivo LIP006, lo cual no resulta para nada deseable. La alternativa sera citar el instructivo como LIP006, pero esto a su vez puede llevar a dudas al personal acerca de si esto hace referencia al LIP006-B o a un documento diferente. Recomendamos por lo tanto mantener la versin separada como Rev. X o Ver. Y.

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A su vez, algunas empresas incluyen los responsables del documento solamente en la ltima pgina. Este es un ejemplo:

Redaccin:

Juan Lpez Operario de Mantenimiento

Fecha:

17/06/2002 Firma:

Revisin:

Roberto Surez Supervisor de Mantenimiento

Fecha:

31/08/2002

Firma:

Aprobacin:

Dr. Mario Prez Gerente de Planta

Fecha:

15/09/2002

Firma:

4.1.2 Las secciones en los procedimientos Nuevamente, esto es algo que cada empresa deber definir a nivel del documento madre. Es factible definir determinadas secciones como obligatorias o mn imas y otras como opcionales segn el documento. Otras empresas prefieren definir que todas las secciones sean obligatorias y en caso de que no se apliquen a un documento dado anularlas con un comentario de No se aplica. Diferentes tipos de documentos funcionales requerirn diferentes secciones. Vamos a concentrarnos en las secciones que usualmente tiene un procedimiento estndar de operacin. ? Ttulo ? Objetivo o propsito. ? Alcance (tambin llamado campo de aplicacin). ? Responsables (tambin llamado responsabilidades). ? Definiciones ? Equipos y Materiales ? Advertencias

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Si en la instancia de revisin se llega a la conclusin de que el documento sigue vigente, se debe dejar constancia escrita de esta conclusin (por ejemplo en un formulario adjunto al ejemplar patrn). Cuando se concluya que el documento debe ser retirado (o porque deja de tener sentido tener dicho documento o porque hay que sustituirlo por una nueva versin), la empresa deber ir a buscar cada una de las copias controladas y registrar su retiro y destruccin. Las copias no controladas no se buscan ni tienen por qu rescatarse ni destruirse. Se conserva el ejemplar patrn marcado como obsoleto a los efectos de tener todos los antecedentes del documento, y poder saber exactamente qu deca el documento usado en un momento dado. Pasado un ao de la fecha de expiracin de cualquiera de los productos elaborados por aplicacin de esa versin del documento, esos ejemplares patrn obsoletos podran destruirse. Una alternativa es el empleo de microfilm o versiones escaneadas para conservar la informacin ocupando poco espacio fsico.

Auditoras del sistema de documentacin El sistema de documentacin puede ser auditado como parte del sistema de autoinspeccin de la empresa. Es importante evaluar: - Si existe realmente un proceso de gestin de la documentacin. - Si es posible determinar qu documento se emple en un momento dado. - Si existen copias disponibles de los documentos necesarios en los lugares donde van a ser empleados. - Si los funcionarios que deben usar esos documentos saben donde estn los mismos, conocen su contenido y los consultan con naturalidad. - Si los funcionarios parecen creer que esos documentos son tiles y aportan sugerencias sobre los mismos. - Si los procedimientos son aplicados como estn escritos. - Si en la seccin de trabajo hay nicamente copias controladas. - Si al comparar los registros de distribucin con los documentos controlados disponibles en una seccin dada los mismos coinciden (en documento y versin). - Si los documentos son fcilmente entendibles, de formato homogneo. - Si son revisados peridicamente y si hay constancia de esas revisiones. - Si hay indicios que hagan pensar que los documentos son desarrollados simplemente para cumplir un requisito regulatorio y no como parte de un sistema de trabajo. - Si los documentos son escritos y aprobados por personas diferentes. - Si los cargos de las personas que elaboran, revisan y aprueban los documentos son consistentes con el alcance del mismo (no resulta razonable

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que el gerente general de la empresa tenga que aprobar el procedimiento de limpieza del depsito). Si Aseguramiento de la Calidad interviene en la aprobacin de aquellos documentos que incluyan sobre la calidad, seguridad y/o eficacia del producto. Si el sistema de revisin y aprobacin de los documentos parece eficaz. Auditando sistemas de documentacin hemos encontrado documentos con frases incompletas, u otros errores que deberan haberse detectado si la revisin hubiera sido eficaz. Si existe un plan de contingencia ante desastres: o Se respalda la informacin? o Es posible recuperarse ante un desastre? o En cunto tiempo? o Se han realizado verificaciones?

Registros Los registros son por lo menos tan importantes como los documentos funcionales y al igual que cualquier documento pueden encontrarse en diferentes formatos. Pueden ser nmeros ledos de un display, o registros obtenidos de un instrumento. A la informacin primaria no procesada se le suele llamar raw data (algo as como datos en bruto o crudos). Es importante recoger la cantidad de informacin justa, y hacerlo en un formulario o planilla que sea lo ms amigable posible para el usuario, donde no tenga que ingresar ms de una vez la misma informacin. Los registros se pueden hacer en cuadernos o bitcoras y tambin en formularios preimpresos que pueden estar o no prenumerados. Cuando se desarrolla un formulario de registro resulta conveniente preguntarse por qu se recoge, en qu orden se recoge y qu se va a hacer luego con esa informacin. Vesper destaca que un buen registro debe ser: ? permanente ? legible y claro ? exacto ? realizado a tiempo (en el momento de la accin) y directamente (sin pasos intermedios) ? consistente ? completo ? veraz ? firmado o inicialado

Recopilacin regulatoria sobre Documentacin en la industria farmacutica Segunda parte

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Comparacin de la reglamentacin Pgina 2 de 90

OMS 14.10 Las etiquetas colocadas en los recipientes, equipos, o Idem 5.13 instalaciones deben ser claras e inequvocas, y preparadas de conformidad con el formato establecido por la compaa. A menudo resulta conveniente que en las etiquetas se usen colores, adems de palabras, para indicar la condicin en que se encuentra el producto (en cuarentena, aceptado, rechazado, o estril, por ejemplo). 14.11 Todos los productos farmacuticos acabados deben ser identificados mediante la etiqueta, de la forma exigida por las leyes del pas respectivo, y conteniendo los siguientes datos, como mnimo: a) el nombre del producto farmacutico; Idem 5.29 b) una lista de los ingredientes activos (con sus respectivas denominaciones comunes internacionales, cuando corresponda) con indicacin de la cantidad de cada uno y una declaracin de los contenidos netos, como, por ejemplo, el nmero de unidades farmacuticas, peso o volumen; c) nmero de lote asignado por el fabricante; Idem 5.29 d) fecha de caducidad en forma no codificada; Idem 5.29 e) condiciones especiales de almacenamiento o manipulacin que pudieran ser necesarias; f) indicaciones de uso, y advertencias o precauciones que

Etiquetas

UE

FDA

211.184 (a) Registros de rotulacin de componentes, contenedores y cierres.

211.184 (a) Registros de rotulacin de componentes, contenedores y cierres.

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Tema: Documentacin Vol. II Autoras: Eleonora Scoseria, Irene Gimnez Registros de manufactura y acondicionamiento UE Idem 4.17

Comparacin de la reglamentacin Pgina 10 de 90

OMS Registros del procesado de lotes 14.26 Debe mantenerse un registro de procesado para cada lote procesado. Dicho registro debe basarse en las partes pertinentes de la frmula maestra aprobada que est en vigencia. El mtodo de preparacin de tales registros debe disearse de tal forma que se eviten los errores de transcripcin. 14.27 Antes de comenzar una operacin de procesado, se debe verificar si los equipos y el lugar de trabajo estn libres de productos, documentos o materiales correspondientes al proceso anterior que ya no se requieren para el proceso que est por iniciarse, y que los equipos estn limpios y preparados para el uso. Dicha verificacin debe registrarse. 14.28 Durante el procesado y en el momento en que se lleva a cabo cada accin, deben registrarse los datos indicados a continuacin. Una vez completado el procesado, dicho registro debe ser firmado y fechado por la persona responsable de las operaciones de procesado. Los datos exigidos son: a) el nombre del producto; b) el nmero del lote que se est fabricando; c) fechas y horas de inicio de las etapas intermedias importantes y del completamiento de la produccin; d) el nombre de la persona responsable de cada etapa de produccin; e) las iniciales del (los) operador(es) de las diversas etapas ms importantes de la produccin y, cuando corresponda,

FDA 211.188 Registros de produccin y control de lotes. (a)

Idem 4.17

Idem 4.17 (a) Idem 4.17 Idem 4.17 (b) Idem 4.17 (c) Idem 4.17 (d)

211.188 Registros de produccin y control de lotes. (b) (1) 211.188 Registros de produccin y control de lotes. (b) (11) 211.188 Registros de produccin y control de lotes. (b) (11)

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Comparacin de la reglamentacin Pgina 14 de 90

Procedimientos estndar de operacin y registros Recepcin y depsito de materias primas y materiales OMS UE 14.32 Deben establecerse procedimientos de operacin y Idem 4.19 registros normalizados para la recepcin de cada envo de materias primas y de materiales primarios y de envasado impresos. 14.33 Los registros de recepcin deben incluir: a) el nombre del material que consta en la nota de envo y Idem 4.20 (a) en los recipientes; b) el nombre y/o cdigo dado al material en el lugar de Idem 4.20 (b) recepcin (si es diferente al del inciso a); c) la fecha de recepcin; Idem 4.20 (c) d) el nombre del proveedor y, de ser posible, el del Idem 4.20 (d) fabricante; e) el nmero de lote o referencia usado por el fabricante; Idem 4.20 (e) f) la cantidad total recibida y el nmero de recipientes Idem 4.20 (f) recibidos; g) el nmero asignado al lote despus de su recepcin; y Idem 4.20 (g) h) cualquier comentario que sea pertinente (la condicin en Idem 4.20 (h) que se encuentran los recipientes, por ejemplo). 14.34 Deben establecerse procedimientos de operacin Idem 4.21 normalizados para el etiquetado interno, la cuarentena, y el almacenamiento de las materias primas, los de envasado y otros materiales, como sea apropiado.

FDA

211.142 Procedimientos de depsito Se deben establecer y seguir procedimientos de depsito de productos. Los mismos deben incluir: (a) Cuarentena de los productos antes de la liberacin de los mismos por control de calidad. (b) Almacenamiento bajo condiciones adecuadas de temperatura, humedad y

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OMS Pgina 36 de 90

OMS Primera Parte - Administracin de la calidad en la industria farmacutica: filosofa y elementos esenciales Los elementos bsicos de la administracin de la calidad son: - infraestructura apropiada o "sistema de calidad" que abarque la estructura, procedimientos, procesos, y recursos; y - acciones sistemticas necesarias para asegurar la confianza suficiente en que el producto (o servicio) satisface determinadas condiciones de calidad. El conjunto de esas acciones se denomina "garanta de la calidad". En la fabricacin y provisin de productos farmacuticos, la terminologa puede variar. En particular, rara vez se emplea la expresin "sistema de calidad", siendo "garanta de la calidad", la que generalmente abarca elementos tales como estructura organizativa, procedimientos, y procesos. 1. Garanta de la calidad 1.2 El sistema de garanta de la calidad apropiado para la fabricacin de productos farmacuticos debe asegurar: a) que los productos farmacuticos estn diseados y elaborados de tal forma que se tengan en cuenta los requisitos de las PAF y otros cdigos relacionados, tales como la prctica adecuada de laboratorio (PAL) y la prctica clnica adecuada (PCA); b) que las operaciones de produccin y control estn claramente especificadas por escrito y que se adopten los requisitos de las PAF; c) que las responsabilidades gerenciales estn claramente especificadas en las descripciones de trabajo; d) que se tomen las medidas necesarias para la fabricacin, provisin, y uso de materia prima y de envasado adecuados; e) que se efecten todos los controles necesarios de las materias primas, productos intermedios, y productos a granel, y otros controles, calibraciones, y comprobaciones durante el procesado; que el producto acabado sea procesado y controlado correctamente y de acuerdo con los procedimientos definidos; g) que los productos farmacuticos no sean vendidos ni suministrados antes de que las personas autorizadas (vase tambin la seccin 10.6) hayan certificado que cada lote de produccin ha sido fabricado y controlado en concordancia con los requisitos establecidos por las autoridades encargadas de la comercializacin y con otras reglamentaciones pertinentes a la produccin, control y expedicin de los productos farmacuticos; h) que se hayan tomado medidas adecuadas para asegurar, en todo lo posible, que los productos farmacuticos sean almacenados por el fabricante, distribuidos, y subsiguientemente manejados de tal forma que la calidad se mantenga durante todo el perodo de actividad de dichos productos; i) que se establezca un procedimiento de autoinspeccin y/o de auditora de la calidad, mediante el cual se evale regularmente la aplicabilidad del sistema de garanta de la calidad.
Referencia original:
OMS, Serie de Informes Tcnicos N 823, Comit de Expertos de la OMS en especificaciones para las preparaciones farmacuticas, 32 Informe, OMS, Ginebra, 1992. Good manufacturing practices for pharmaceutical products. In: WHO Expert Committee on Specifications for Pharmaceutical Preparations. Thirty-second report. Geneva, World Health Organization, 1992:1479 (WHO Technical Report Series, No. 823).

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DIRECTIVA 91/356/CEE DE LA COMISIN Directiva 91/356/CEE de la Comisin de 13 de junio de 1991 por la que se establecen los principios y directrices de las prcticas correctas de fabricacin de los medicamentos de uso humano Considerando que los principios y directrices de las prcticas correctas de fabricacin deben referirse principalmente al personal, instalaciones y equipo, documentacin, produccin, control de calidad, contratos de ejecucin de obra, reclamaciones y retirada de productos y a la autoinspeccin; Artculo 7 Personal 2. Las tareas del personal directivo y de supervisin, incluido el personal cualificado, responsable de la aplicacin de las prcticas correctas de fabricacin debern definirse en la descripcin de funciones. Las relaciones jerrquicas debern definirse en un organigrama. Los organigramas y las listas de funciones se aprobarn con arreglo a los procedimientos internos del fabricante. 5. Se establecern y aplicarn programas de higiene adaptados a las actividades que vayan a llevarse a cabo. Estos programas incluirn procedimientos relativos a la salud, la higiene y vestuario del personal. Artculo 9 Documentacin 1. Los fabricantes debern disponer de un sistema de documentacin compuesto por las especificaciones, frmulas de fabricacin, instrucciones de elaboracin y acondicionamiento, procedimientos y protocolos relativos a las diferentes operaciones de elaboracin que lleve a cabo. Los documentos debern ser claros, exentos de errores y actualizados. Deber disponerse de documentos previamente establecidos para las operaciones y las condiciones generales de elaboracin, as como los documentos especficos para la fabricacin de cada lote. Este conjunto de documentos deber permitir reconstituir el proceso de fabricacin de cada lote. La documentacin relativa a los lotes deber conservarse por lo menos hasta un ao despus de la fecha de caducidad de los mismos o, por lo menos, hasta cinco aos desde la certificacin a que se refiere el apartado 2 del artculo 22 de la Directiva 75/319/CEE. 2. Cuando se utilice un sis tema de tratamiento de datos electrnico, fotogrfico o de otro tipo en lugar de la documentacin escrita, los fabricantes debern obtener la validacin del sistema demostrando que los datos estarn adecuadamente almacenados durante el perodo de almacenamiento previsto. Los datos almacenados mediante estos sistemas debern ser fcilmente accesibles en forma legible. Los datos almacenados electrnicamente estarn protegidos contra la prdida o alteracin de los mismos (por ejemplo, duplicacin o copia de seguridad y transferencia a otro sistema de almacenamiento).
Referencia original:
Normas sobre medicamentos de la Unin Europea Volumen 4 Normas de correcta fabricacin. Medicamentos de uso humano y medicamentos veterinarios Edicin de 1999, COMISIN EUROPEA Direccin General III Industria Productos farmacuticos y cosmticos, Captulo 8. Los textos en Espaol e Ingls son tomados de versiones oficiales de la Unin Europea.

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Tema: Documentacin Vol. II Autoras: Eleonora Scoseria, Irene Gimnez

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Subpart B-Organization and Personnel 211.22 Responsibilities of quality control unit. (a) There shall be a quality control unit that shall have the responsibility and authority to approve or reject all components, drug product containers, closures, in-process materials, packaging material, labeling, and drug products, and the authority to review production records to assure that no errors have occurred or, if errors have occurred, that they have been fully investigated. The quality control unit shall be responsible for approving or rejecting drug products manufactured, processed, packed, or held under contract by another company. (c) The quality control unit shall have the responsibility for approving or rejecting all procedures or specifications impacting on the identity, strength, quality, and purity of the drug product. (d) The responsibilities and procedures applicable to the quality control unit shall be in writing; such written procedures shall be followed. 211.25 Personnel qualifications. (a) Each person engaged in the manufacture, processing, packing, or holding of a drug product shall have education, training, and experience, or any combination thereof, to enable that person to perform the assigned functions. Training shall be in the particular operations that the employee performs and in current good manufacturing practice (including the current good manufacturing practice regulations in this chapter and written procedures required by these regulations) as they relate to the employee's functions. Training in current good manufacturing practice shall be conducted by qualified individuals on a continuing basis and with sufficient frequency to assure that employees remain familiar with CGMP requirements applicable to them. 211.34 Consultants. Consultants advising on the manufacture, processing, packing, or holding of drug products shall have sufficient education, training, and experience, or any combination thereof, to advise on the subject for which they are retained. Records shall be maintained stating the name, address, and qualifications of any consultants and the type of service they provide. Subpart C - Buildings and Facilities 211.56 Sanitation. (b) There shall be written procedures assigning responsibility for sanitation and describing in sufficient detail the cleaning schedules, methods, equipment, and materials to be used in cleaning the buildings and facilities; such written procedures shall be followed. (c) There shall be written procedures for use of suitable rodenticides, insecticides, fungicides, fumigating agents, and cleaning and sanitizing agents. Such written procedures shall be designed to prevent the contamination of equipment, components,
Referencias originales:
Code of Federal Regulations, Title 21, part 211 Current Good Manufacturing Practices for Finished Pharmaceuticals, Revised as of April 1, 2002