L'audit des emplois

D'aprs l'ouvrage de George EGG, Audit des Emplois et Gestion Prvisionnelle des Ressources Humaines La gestion prcise des emplois, le dveloppement de ceux-ci peut passer par l'audit car celui-ci donne une ide claire de ce que sont les emplois et de la faon dont ils vont voluer. L'audit ne cre pas l'emploi mais contribue le sauvegarder en permettant son volution.

1 : Qu'est-ce-que l'audit?
1-1 : Les dfinitions classiques
L'audit social se dfinit comme tant "une mthode de diagnostic pour apprhender les problmes issus de l'emploi du personnel, apprcier leur impact sur la gestion ; il constitue u aide la dcision, un moyen de contrle pour les gestionnaires et les responsables du personnel, une base pour la prvision stratgique avec l'tablissement d'un tableau de bord et d'indicateurs spcifiques" (J-P RAVALEC). Les potentialits du personnel sont dcouvertes par l'audit. L'audit fait appel au diagnostic et l'analyse.

1-2 : Dmarche d'audit et systmes de rfrences

La dmarche de l'audit

Elle est comparative : car l'auditeur va rapprocher la situation relle une situation idale dfinie par une norme, une rfrence. Il va mesurer les carts par rapport cette norme, tudier leurs causes et proposer des systmes rgulateurs. Elle est inductive : car l'auditeur part des faits, des symptmes pour remonter leurs causes et reconstruire le fonctionnement.
Le systme de rfrences

La situation idale a besoin de plusieurs rfrences constitues en systme pour tre dcrite de faon satisfaisante. Le systme de rfrence peut avoir plusieurs sources :

une rglementation et la norme s'impose alors avec plus ou moins de force, un ensemble de rglementations, issues de recherches techniques et de l'exprience pratique, sans caractre d'obligation, l'tat de l'art un moment donn, une convention interne ou un objectif que l'on s'est fix. Souvent, en matire d'emploi, la norme n'existe pas et est donc labore avant l'audit, cette rfrence sera plus ou moins complexe, prcise, concrte.

Le systme de rfrence volue dans le temps. Certaines normes peuvent disparatre au profit de nouvelles compte tenu des volutions juridiques, conomiques...

1-3 : La mesure de l'cart la norme

La norme doit tre dfinie ds le dbut de l'audit. L'auditeur pourra tablir le systme de rfrence qui permettra un pilotage des actions mener. Pour mesurer les carts ventuels entre le systme de rfrence et l'objet de l'audit, on a besoin d'indicateurs, existants ou construire, fournissant des valeurs ou des rsultats de mesure.

1-4 : Le respect de la norme ne garantit pas le rsultat

Si la norme limite les risques majeurs et cre des situations plus satisfaisantes, elle ne garantit pas l'atteinte du but.

1-5 : Les procdures : outils de rgulation

Il ne suffit pas qu'une norme soit momentanment respecte, elle doit l'tre en permanence jusqu'au moment o elle sera modifie ou remplace. L'audit s'assurera de l'existence et de l'efficacit des procdures.

1-6 : Les trois niveaux de l'audit

L'audit de conformit

Il vrifie que les procdures existent, respectent les rgles (cf. lgislation, accords, conventions...) et les compare aux procdures correctes.
L'audit d'efficacit

Il ne suffit pas de vrifier que la norme est respecte et de mesurer de combien on s'en carte, cet audit s'intresse aussi aux normes techniques, conomiques ou sociales d'efficacit, voit en quoi la situation de l'entreprise en diffre et tudie l'existence ventuelle d'un systme fiable lui permettant de mesurer en permanence les drives potentielles et de les annuler.
L'audit stratgique

Il s'agit ici d'apprcier si la situation du moment, suppose satisfaisante, continuera de l'tre moyen et long termes. pour ceci, il faut identifier les facteurs qui vont affecter la situation actuelle ainsi que les lments de faiblesse potentielle, ds lors on pourra dfinir une stratgie faisant voluer l'entreprise vers une nouvelle position favorable.

2 : Les audits de l'emploi en entreprise

Nous nous intresserons aux audits suivants :
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La conformit de l'emploi : l'audit des effectifs, l'audit de l'hygine et de la scurit, l'audit des conditions de travail L'efficacit de l'emploi : l'audit de productivit, l'audit de l'efficacit qualitative des emplois, l'audit de la mise en oeuvre des emplois, l'audit des conditions de vie au travail, L'avenir de l'emploi l'audit stratgique des emplois.

2-1 : Principes et dmarches des audits de l'emploi en entreprise Trois principes sont respecter : 1. le souci des faits : les informations, conclusions, jugements donns par les personnes interroges ne suffisent pas, il faut prendre en compte les faits (statistiques, ratios...), 2. le contrle des informations : les personnes interroges ont une position dtermine dans l'organisation, elles n'ont qu'une vue partielle et parfois dforme de son ensemble. Il faut donc recouper les avis sur les points les plus importants de l'audit, 3. la coopration avec l'entreprise : l'auditeur n'est pas un ennemi de l'entreprise, il a pour mission de l'aider pour qu'elle puisse amliorer son action. La dmarche gnrale d'audit comprend les phases suivantes :
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Situer l'entreprise ou l'tablissement (activit, organisation, moyens techniques...) Poser le problme : Qui demande l'audit? Quelle est sa place dans l'entreprise ou au dehors? Quel est son pouvoir d'intervention aprs l'audit? Quelle est la question pose? Des pressions sont-elles exerces (administratives, syndicales...)? Qu'est-ce-qui pose vraiment problme? Dans quel secteur? Pour quelle catgorie de personnel? Quelles seraient les consquences du statu-quo? Etablir un plan de travail et le faire approuver : rappel du problme, dlimitation du champ, sources d'information, mthodes de travail : relation auditeur-entreprise (runions ou expertise solitaire) recueil des donnes par entretiens, runions, sur dossier ou sur des statistiques, tudes approfondies par observations terrains, mesures physiques, enqutes..., restrictions ventuelles de consultation et de diffusion,

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destinataires et modalits des retours d'information, moyens ncessaires et cots, dlais et calendrier. Rechercher et contrler l'information : tape analytique : construire un rfrentiel et choisir les indicateurs, rassembler et traiter les documents rglementaires, conventionnels, et de synthse..., rechercher les documents de gestion appropris (comptes rendus d'accident, fiches de paie, dfinition de fonction), analyser les procdures, leur fonctionnement, leurs rsultats, recueillir les informations, jugements et suggestions sur les problmes, procder aux observations et mesures sur le terrain, recouper et synthtiser les diffrentes informations. Traiter l'information : tape inductive : Il s'agit de partir des faits pour reconstruire le fonctionnement rel et le comparer au fonctionnement de rfrence : mettre en vidence les carts la norme et leurs consquences, prciser les enjeux conomiques et sociaux, hirarchiser les problmes mis jour, imaginer des solutions et les moyens ncessaires, identifier les rsistances probables aux solutions envisages et la faon de les attnuer. Etablir des recommandations en prcisant : les conditions de leur efficacit, les instruments du contrle de leur efficacit, les moyens ncessaires, leur dlai de mise en place et leur cot, les rsultats attendus. Rendre compte et informer : tablir le rapport d'audit destin au prescripteur, adresser les copies aux destinataires convenus, discuter le rapport avec les intresss et enregistrer les conclusions, prparer les prsentations orales pour les responsables hirarchiques... Eventuellement participer la mise en place des recommandations : dfinition prcise des procdures, prparation des responsables.

2-2 : Le rapport de fin de mission

Ce rapport se dcompose en quatre parties :

le rappel du problme pos, de sa dlimitation, de ses enjeux, la nature, le droulement et les rsultats des investigations qui ont t menes, les commentaires de l'auditeur, les recommandations permettant d'amliorer la situation prsente. L'audit doit tre fiable, prcis, clair, concis, d'actualit, comportant une dimension humaine (PERETTI). Il faut ici montrer en quoi la situation actuelle est prjudiciable au

fonctionnement mme de l'entreprise afin de presser l'action. Enfin, l'auditeur doit faire une prsentation crite et orale de son travail afin de faire comprendre, rflchir et agir.

2-3 : Spcificits des audits de l'emploi

La diffrence de ces audits par rapport aux autres rside dans leur nouveaut. Ds lors, les systmes de rfrences sont souvent internes l'entreprise et sont parfois mme construire, se pose d'ailleurs dans ce dernier cas le problme de la dfinition de la rfrence. audit de conformit : on vrifie si les emplois sont bien ce qu'ils devraient tre, si les pratiques sont conformes aux descriptions, la norme de rfrence dfinie Les audits de conformit sont raliss pour contrler : le nombre des emplois (audit des effectifs), l'hygine et la scurit, les conditions de travail. Il ne s'agit pas d'un audit sur la nature, le contenu et le statut de l'emploi.