APLICACIN DE PROCESO ADMINISTRATIVO DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

INICIO DEL PROCESO

CONTACTO DE PROVEDEDORES MATERIALES DE CONSTRUCCION

PROFORMAS DE ADQUISICION

Cemento Arena Estructuras metlicas. Etc.

SE ESTUDIA LA COTIZACION

SELECCION DE LA MEJOR PROFORMA (ORDEN DE COMPRA)

NO

Autorizacion de Gerencia

SI
SE REALIZA LA COMPRA DE MATERIALES

COPIA BODEGA

FACTURA

DEP. CONTABILIDA

MATERIALES

REVISION POR PARTE DEL AUXILIAR CONTABLE

BODEGA

PROCEDIMIENTO DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO UNA EMPRESA PEQUEA CONSTRUCTORA

EN

FLUJOGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE CONSTRUCCIN

EJEMPLOS DE PRINCIPIOS EN UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

1. Respeto: Refleja el amor y la pasin que cada empleado tiene para con sus compaeros de trabajo, para con los clientes y proveedores. 2. Compromiso: Demostrar vocacin de servicio y sentido de pertenencia frente a la Entidad, ejerciendo el liderazgo necesario para dar cumplimiento a los objetivos de la organizacin, respetando el medio ambiente. 3. Orientacin al cliente: Cultura organizacional donde lo ms importante es la plena satisfaccin de las necesidades de nuestros clientes, logrando as ser elegidos entre la competencia. 4. Trabajo en Equipo: Requisito para lograr brindar la mejor calidad en nuestros servicios. 5. Honestidad y tica: Decencia, decoro, urbanidad. Reflejar a los clientes transparencia de los actos de la compaa. 6. Lealtad: Cumplir las responsabilidades individuales para fortalecer la imagen institucional. 7. Responsabilidad: Desarrollar con efectividad las tareas encomendadas. 8. Eficiencia: Se entregan resultados de calidad en base a la planificacin institucional 10. Solidaridad: Cooperacin permanente y continua en el desarrollo en los procesos de la organizacin y en las relaciones interpersonales con clientes y usuarios.

PRINCIPIOS GENERALES DE UNA EMPRESA Cada empleado no debe tener ms que un jefe y cada jefe tiene que saber exactamente quines son sus subordinados.

Se debe definir con claridad y precison los objetivos que se pretenden alcanzar

Se debe suprimir toda actividad que no sea necesaria, ya que cuando ms sencillo sea el trabajo a realizar, mas fcil ser llevarlo a la practica Cada persona tiene que conocer cul es el trabajo concreto que ha de realizar.Con la divisin del trabajo se consigue la especializacin Se debe ejercer el control de los trabajos por un superior cualificado Se debe coordinar las fases de trabajo que se han asignado a los diferentes empleados por u superior En la Empresa se debe limitar una lnea jerrquica para saber en cada momento quin da una orden y quin debe ejecutarla

Cada persona ocupar aquel puesto para el cual est mejor capacitada Cada persona es responsable de su trabajo. Esta responsabilidad ser proporcionada a sus atribuciones

Se debe lograr que los ascensos o retribuciones se hagan con toda justicia y que exista lo que podriamos denominar proporcionalidad entre trabajo y salario, as como entre responsabilidad y consecuencia.

CONSTRUCCION DE CASA-HABITACION 1 ACTIVIDAD A B C D E DESCRIPCION Cimientos,Paredes Plomeria,Electricidad Techos Pintura Exterior Pintura Interior 2 TIEMPO NORMAL SEMANAS 4 2 3 2 5 3 TIEMPO REDUCIDO SEMANAS 3 1 2 1 4 4 COSTO NORMAL SEMANAS $ 62,020.00 $ 23,200.00 $ 38,000.00 $ 18,255.00 $ 25,342.00 4 0 0 0 INICIO 0 0 62020 4 A 0 0 4 4 23200 38000 5 6 7

18255

RUTA CRITICA
CAMINO X Y Z RUTA A-B-E A-C-E A-D TIEMPO 11 12 6

5 COSTO DE COMPRENSION $ $ $ $ $ $ 69,350.00 27,352.00 43,624.00 22,053.00 32,024.00 2 B $ $ $ $ $

6=5-4 VARIACIN DEL COSTO $ 7,330.00 4,152.00 5,624.00 3,798.00 6,682.00

7=2-3 VARIACIN DEL TIEMPO $ 1 1 1 1 1

8=6/7 ELASTICIDAD (PARA COMPRESION DE SEMANAS) 7330 4152 5624 3798 6682

9=2-3 REDCCION MXIMA 1 1 1 1 1 12 7 12 12 12 0 FIN

25342 3 C

7 5 E

4
4

7
7 25342

2 D 4 11 5 12

PASO 12 SEMANAS 12 $ 125,362.00

12 12

CONSTRUCCION DE CASA-HABITACION TIEMPO NORMAL SEMANAS 4 2 3 2 5

GRAFICA DE GANTT

ACTIVIDAD A B C D E

DESCRIPCION Cimientos,Paredes Plomeria,Electricidad Techos Pintura Exterior Pintura Interior

Cimientos,Paredes

Plomeria, Electricidad Techos Pintura Exterior

PASO 12 SEMANAS D

E 1 2 3 4 5 6

Techos

Pintura Interior 7 8 9 10 11 12

Diagrama de Flujo (OTIDA)

Area responsable: Gerencia de Ingenieria Proceso de Licitaciones (subproceso de calculo de costos de ingeniera) Objetivo: Establecer los lineamientos para llevar a cabo el registro y desarrollo de la oferta. Personas que Tiempo No. Actividad intervienen (hrs.) 1 Recepcion de la copia de las bases de licitacion. Recepcion del memoradum de solicitud de calculo de volumetrias Identificacion de los requerimientos de Ingenieria civil y electromecanica del proyecto. Visita al lugar de la construccion. Elaboracion del reporte fotografico de la visita. Analisis de planos entregados por el cliente. Calculo de las volumetrias de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica. Elaboracion del reporte final de cada concepto de ingenieria civil y electromecanica. Entrega de los resultados obtenidos. 1 0.25

Responsable: Inge Fecha: 10 de Julio Alcance: Este proc

0.25

3 4 5 6 7 8 9

4 1 1 3 3 3 3 Total % T. acumulado % acumulado

18 18 9 36 36 18 0.5 136 7 2 77.8 22.2 7 9 77.8 100

ujo (OTIDA)
Responsable: Ingeniero Fecha: 10 de Julio del 2013 Alcance: Este proceso aplica a todas las ofertas y contratos del sector publico y privado. Agrega valor Es necesario Evaluacion Decision Observaciones SI NO SI NO del control
X X

Mejorar
No es necesario puesto que ingenieria conoce las fechas criticas del proyecto al momento en que las copias de las carpetas

Eliminar

X X X X X

Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar Mejorar

X X

Optimizar

ORGANIGRAMA DE UNA EMPRESA CONSTRUCTORA

DIRECTOR GENERAL SECRETARIA CONTADOR AUXILIAR CONTABLE AREA TECNICA RESIDENTE DE OBRA RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO

AUXILIAR TECNICO

CHOFER

En el organigrama o estructura organizacional se muestra la empresa con una organizacin casi horizontal, esto no es de asombrarse, ya que en las pequeas empresas da una buena comunicacin y la informacin fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organizacin.

El modelo formal, muestra una visin global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa en el centro de los circuitos concntricos, los crculos en lnea punteada marcan la frontera y fuera de estos se encuentra el entorno, el cual est constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Adems, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario

El Modelo holstico de la empresa se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la informacin fluye a todos los niveles de la organizacin, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa

XV. MIPYMES: Las micro, pequeas y medianas empresas legalmente constituidas, con base en la estratificacin establecida en la fraccin III del artculo 3 de la Ley para el Desarrollo de la Competitividad de la Micro, Pequea y Mediana Empresa y en el Acuerdo por el que se establece la estratificacin de las micro, pequeas y medianas empresas, publicado en el DOF el 30 de junio de 2009;

ESTRATIFICACION:
Rango de nmero de trabajadores Hasta 10 Desde 11 hasta 30 Rango de monto de ventas anuales (mdp) Hasta $4 Desde $4.01 hasta $100 Desde $4.01 hasta $100 Desde $100.01 hasta $250 Desde $100.01 hasta $250 Tope mximo combinado* 4.6 93

Tamao

Sector

Micro

Todas Comercio

Pequea Industria y Servicios Comercio Mediana Servicios Industria Desde 11 hasta 50 Desde 31 hasta 100 Desde 51 hasta 100 Desde 51 hasta 250 95

235

250

Tope Mximo Combinado = (Trabajadores) X 10% + (Ventas Anuales) X 90%.

imo o*

PERFIL DEL CANDIDATO AL PUESTO DE DIRECTOR GENERAL

CAPACIDADES FSICAS GNERO: EDAD: ESTADO CIVIL: MASCULINO: 30 A 45 AOS CASADO HABILIDADES MENTALES EXPERIENCIA: ESCOLARIDAD: MANEJO DE IDIOMA (%): MANEJO DE PAQUETERA DE COMPUTACIN: OTROS EXPERIENCIA EN EL GIRO, CAPACIDAD GERENCIAL, PROACTIVO, OBSERVADOR TOMADOR DE DECISIONES, HABILIDAD DE MANEJO DE PERSONAL, CAPACIDAD DE ADAPTACIN DIRECTOR GENERAL DIRIGIR Y ADMINISTRAR LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE SE REALIZAN PARA LA EJECUCIN DE PROYECTOS DE OBRA, APLICANDO LA DESTREZA Y HABILIDAD SE UBICA FSICAMENTE EN LA OFICINA, VISITANDO LA OBRA CON LA FRECUENCIA QUE L MISMO DETERMINE.
DIRECTOR GENERAL SECRETARIA CONTADOR AUXILIAR CONTABLE

ANALTICO, LGICO , ESTRATGICO INGENIERO CIVIL ARQUITECTO MAESTRA DESEABLE INGLES 75% CAMPEN, OPUS OLE, NEO DATA, EXCELL, WORD, POWER POINT

REQUERIMIENTOS:

NOMBRE DEL PUESTO: DESCRIPCIN GENRICA: UBICACIN FSICA:

UBICACIN ADMINISTRATIVA:

AREA TECNICA

RESIDENTE DE OBRA

RESIDENTE DE OBRA

AUXILIAR TECNICO

AUXILIAR TECNICO

CHOFER

TIPO DE CONTRATACIN: JEFE INMEDIATO: SUBORDINADOS DIRECTOS:

PERMANENTE NO APLICA TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA, ADEMAS DE DIVERSOS SUBCONTRATISTAS DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA CONSTRUCCIN LAS PRINCIPALES FUNCIONES SE CITAN A CONTINUACIN: ADMINISTRACIN GENERAL DE LA EMPRESA CONTROL DE LAS FINANZAS DE LA EMPRESA CONTROL DE CALIDAD DE LOS PROYECTOS CONTROLAR EL ADECUADO USO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA RELACIONES PUBLICAS

FUNCIONES GENERALES:

FUNCIONES ESPECFICAS

DIARIAS RECORRIDO POR LAS OBRAS QUE DESARROLLA LA EMPRESA CHECAR QUE LOS AVANCES DE OBRA CUMPLAN CON LOS PROGRAMAS DE EJECUCIN VERIFICAR QUE LOS TRABAJOS EN EJECUCIN, CUMPLAN CON LA CALIDAD ESPECIFICADA REVISAR EL INFORME DE LOS RESIDENTES DE OBRA REVISAR LOS REPORTES DE ESTIMACIONES DE OBRA VIGILAR QUE LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA SE USEN ADECUADAMENTE REVISAR LAS CUENTAS BANCARIAS AUTORIZAR LAS COMPRAS DE MATERIALES ATENDER A CLIENTES Y PROVEEDORES VIGILAR EL AVANCE EN LA TRAMITACIN DE COBROS

SEMANALES REVISAR Y AUTORIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES REVISAR Y AUTORIZAR EL PAGO DE NOMINAS ELABORAR Y DAR SEGUIMIENTO A LOS FLUJOS DE EFECTIVO DE LA EMPRESA

ESPORDICAS REVISAR Y AUTORIZAR LOS PROYECTOS DE OBRA REVISAR Y AUTORIZAR LOS PRESUPUESTOS DE OBRA PARA ENTREGAR A LOS CUENTES ATENDER LAS RELACIONES PUBLICAS DE LA EMPRESA

DESCRIPCIN CAMIONETA RAM PICK-UP MODELO 2001 COMPUTADORA PORTTIL MODELO APOLO EN GENERAL DEFORMA INDIRECTA TODOS LOS ACTIVOS DE LA EMPRESA

CARACTERSTICAS VEHCULO PARA TRASLADO COMPUTADORA PERSONAL

BIENES BAJO SU RESPONSABILIDAD:

TODAS LAS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA, EXCEPTUANDO LAS DECISIONES QUE RUEDE TOMAR: QUE DIRECTAMENTE SE RESTRINJAN A LA AUTORIZACIN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIN, CUANDO ESTE EXISTA RESPONSABILIDAD EN GENERACIN DE INFORMACIN: Tipo de Informe o reporte AVANCE Y PROBLEMTICA (VERBAL) DIARIAMENTE FLUJOS DE EFECTIVO A quin RESIDENTE DE OBRA A EL MISMO Para Qu VISION INTEGRAL DEL AVANCE DE LAS OBRAS ASEGURAR QUE LA EMPRESA DISPONGA DE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA SU OPERACIN VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROGRAMAS APROBADOS VERIFICAR LA SITUACIN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y TENER INFORMACIN PARA LA TOMA DE DESICIONES PREVENIR POSIBLES DESVIACIONES DETECTAR DIFERENCIAS DE VOLUMEN PRESUPUESTADO

ESTADO DE AVANCES FSICOS Y FINANCIEROS DE LAS OBRAS ESTADOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA COMPARATIVO DE LA EXPLOSIN DE INSUMOS DE CADA OBRA CONTRA LOS CONSUMOS

A EL MISMO

A EL MISMO

A EL MISMO

COMUNICACIN INTERNA CON: RESIDENTE DE OBRA AREA DE COMPRAS CHOFER CONTABILIDAD PARA: MANTENER INFORMADO DE MANERA INTEGRAL LA EJECUCIN DE LA OBRA CORRECTO SUMINISTRO DE MATERIALES Y SERVICIOS, A LOS MEJORES PRECIOS DESPLAZAR MATERIALES, EQUIPOS Y HERRAMIENTAS, ASI COMO SU MANTENIMIENTO SITUACIN FINANCIERA DE LA EMPRESA Y CONTROL DE TRAMITACIN ANTE EL IMSS REVISIN Y AUTORIZACIN DE PROYECTOS Y PRESUPUESTOS, AS COMO LOS CRITERIOS A APLICAR EN CADA UNO DE ELLOS

AREA TCNICA CQMUNICACIN EXTERNA CON: ENTIDADES CONTRATANTES

CUENTES

PARA: CONOCER PROGRAMAS DE INVERSION PROYECTADOS DIFUNDIR LOS SERVICIOS QUE OFRECE LA EMPRESA INFORMES DE LOS AVANCES DE LOS PROYECTOS EN EJECUCIN REVISIN Y CAMBIOS A LOS PROYECTOS, ACLARACIONES DE DUDAS SOBRE PROYECTOS PRESENTACIN DE PROYECTOS Y CONTRATACIN PRESENTACIN DE INFORMES DE AVANCE DE OBRA PRESENTACIN DE ACUERDOS SOLICITUD DE RECURSOS COMPROBACIN DE RECURSOS OTORGADOS POR LOS CUENTES REVISIN DE AVANCES Y CALIDAD DE LOS TRABAJOS CONTRATADOS COTIZACIONES, PEDIDOS, SURTIDO EN OBRA, ACLARACIONES, CRDITOS

PROVEEDORES

PUESTO: DIRECTOR GENERAL

DEPARTAMENTO

DESCRIPCIN DE ACTlVIDADES (Cargas de trabajo/Carta de distribucion de trabajo)

CON QUIEN LO HACE No. Puesto QUE HACE Accin que se realiza CON QUE LO HACE Herramienta o medi que utiliza PERIODO Cada cundo

Todo el personal de la empresa

Control, seguimiento y coordinacin de todas las Con el apoyo de todo el actividades inherentes al desarrollo de la empresa de personal que labora en la ejecucin de las obras que se realizan la empresa Presencial en unin del residente de obra y/ subcontratistas, si es el caso Presencial en unin del residente de obra subcontratistas, si es el caso

Diario

Residente de obra

Recorrido fsico en el lugar donde se realiza la obra.

Diario

Residente de obra

Inspeccin visual de los trabajos realizados ya sea internos o bien de subcontratistas.

Diario

Chequeo selectivo de trazos, niveles y plmeos de los Nivel flexmetro, diferentes conceptos de obra plomada, planos, etc. inspeccin visual en Verificacin del personal de obra, en cunto a que sea conjunto con el el adecuado en nmero y calidad residente de obra Verificacin de las existencias de material en obra y su adecuado uso Inspeccin visual en conjunto con ei residente de obra Programa de obra establecido Inspeccin ocular y comentarios con el residente de obra Escrito solicitud bitcora programada de obra establecida Bitacora Reporte de numeroa Generadores

Semanal

Residente de obra

Semanal

Diario

Revisin de avances de obra contra lo programado.

Semanal

Residente de obra

Venficacion de los procedimientos constructivos utilizados e indicar cambios o adecuaciones

Semanal

Reprogramacion de obra

Variable

10

Revision de la Bitcora de Obra

Diario

11

Venficacion de obra ejecutada y generada

Quincenal

12

Relaciones Publicas de la empresa mediante la atencin a clientes

Presupuesto asignado

Variable

13 Contador

Control y distnbucion de los recursos financieros de la Apoyo contable empresa

Semanal

14 Secretaria

Control y manejo de bancos y chequeras

Apoyo secretarial

Diario

15 Secretaria

Control y seguimiento de tramite de estimaciones

Apoyo secretarial

Semanal

16 Secretaria

Control y manejo de cuentas por cobrar

Apoyo secretarial Apoyo legal

Diario

17 Secretaria

Control y manejo de cuentas por pagar

Apoyo secretarial

Semanal

18 Secretaria

Autonzacion y firma de cheques

Apoyo secretarial Estados financieros elaborados y presentados por el contador Declaraciones elaboradas por el contador

Semanal

19 Contador

Revisin y aprobacin de estados financieros de la Empresa

Mensual

20 Contador

Revision y pago de impuestos generados

Mensual

21 Area tecnica

Revisar y autonzar las compras de la empresa

Cuadros comparativos de los dferentes proveedores Revision detallada de las matrices de precios unitarios y cantidades de obra

Diario

22 Area tecnica

Revision y autonzacion de presupuestos de obra

Variable

23 Area tecnica

Establecer controles de obra y revisin periodica

Reporte elaborado por el Semanal area tecnica

arta de distribucion de trabajo)

FRECUENCIA No. De Veces TIEMPO Timpo Estimado NORMATIVIDAD Criterios / polticas de Operacin Manual de Organizacin FUNDAMENTO Lgislacin

100%

1 2 Veces

Avances, segn programa Calidad 30 minutos de Obra Uso de materiales Avances, segn programa Calidad 30 minutos de Obra Uso de materiales Variable Segn avance de obra

1 2 Veces

Variable

Variable

Variable Control interno

Variable

1a5 Control interno minutos Ley de Obra De acuerdo al Publica. programa de obra Contrato Ley de Obra De acuerdo al Publica. programa de obra Contrato Contrl interno Ley de Obra Publica.

1 vez

20 minutos

2 Veces

30 minutos

1 Vez

1 hora

1 Vez

1 dia

1 Vez

1 dia

1 vez

3 horas

1 vez

15 minutos Contrato Ley de Obra Publica. De acuerdo al reporte contable De acuerdo al reporte contable

3 Veces

1 hora

1 Vez

30 minutos

1 Vez

2 horas

2 Veces

3 a 4 horas Control area de Finanzas,Politicas de pago Control area de Finanzas,Politicas de pago de sueldos Al mejor precio cumpliendo especificaciones Utilidades acordes al tamao de cada obra Supervision y 2 a 3 horas control de costos de obra

1 Vez

1 hora

Codigo Fiscal

1 Vez

1 hora

Codigo Fiscal

1 a 2 Veces

1 hora

1 Vez