DIPLOMADO INTERNACIONAL EN GERENCIA DE PROYECTOS 2011-2

ASIGNATURA : OFICINA DE PROYECTOS Y ADMINISTRACIN DE PORTAFOLIO PROFESOR TRABAJO : AMARU, ANTONIO : IMPLEMENTACIN DE UNA OFICINA
DE PROYECTOS EN UNA AFP

Integrantes
Falcn Chvez, Nanoi Pflucker Limaco, Nathal Gutirrez Quispe, Glenn Flores Villanueva, Jorge Villalobos Daz, Edison

JULIO 2011

INDICE
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. OBJETIVO .................................................................................................................. 3 JUSTIFICACIN .......................................................................................................... 3 DISEO BSICO DE LA OFICINA .................................................................................. 4 RESULTADOS DEL PROYECTO (ENTREGABLES) ............................................................ 6 PLAZO ....................................................................................................................... 6 COSTOS ..................................................................................................................... 6 RIESGOS .................................................................................................................... 7 7.1 7.2 7.3 7.4 ESTRUCTURA DE DESGLOSE DE RIESGO ................................................................................. 7 ESCALAS DE VALORACIN .................................................................................................. 7 PLAN Y SEGUIMIENTO DE RIESGOS ...................................................................................... 8 MATRIZ PROBABILIDAD - IMPACTO...................................................................................... 9

ANEXO 1 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN DE PMO ............................................. 10 ANEXO 2 PRESUPUESTO DETALLADO ............................................................................ 11

1. OBJETIVO
Disear e Implementar una Oficina Estratgica de Proyectos en una empresa Administradora de Fondos de Pensiones (AFP). Descripcin de la Empresa La AFP cuenta con aproximadamente 600 empleados, siendo la mitad de stos fuerza de venta. Asimismo, tiene operaciones en todo el Per a travs de Agencias que operan en las principales ciudades del interior del pas. La empresa cuenta con siete gerencias, que se muestran en la Figura 1.

Figura 1. Organigrama actual de la Empresa

2. JUSTIFICACIN
Actualmente la gerencia de Planeamiento Estratgico ha asumido algunas funciones de oficina de proyectos, como son la administracin del portafolio de proyectos estratgicos, y el seguimiento y control de los mismos. Sin embargo, estas actividades no han resultado suficientes para la gestin de los proyectos de la compaa, presentndose la siguiente problemtica: Demoras en la finalizacin de los proyectos Se inician proyectos sin considerar todas las reas interesadas No hay claridad en los roles y funciones Las razones para implementar una Oficina Estratgica de Proyectos son: Estandarizar la metodologa de gestin de proyectos y difundirla entre los Gerentes de Proyectos

Enfoque de las reas en sus actividades principales (se quitarn las actividades de gestin de proyectos del rea Planeamiento Estratgico) Mejorar el control y seguimiento de proyectos Mejorar la estimacin de tiempo y recursos de proyectos Brindar informacin confiable de los proyectos para la toma de decisiones de la Alta Gerencia Optimizar la cartera de proyectos Los proyectos que maneja la AFP son internos, y tienen como objetivo mejor la eficiencia de operaciones o incrementar la cantidad de clientes. Actualmente los proyectos se encuentran divididos en los siguientes baldes: Proyectos de mejora de procesos Proyectos de tecnologa Proyectos de desarrollo humano Proyectos de marketing

3. DISEO BSICO DE LA OFICINA

En vista que es necesario un mejor control de todos los proyectos de la organizacin, la oficina a implementar sera una Oficina Estratgica de Proyectos que estara ubicada dentro del organigrama de la AFP tal como se muestra en la Figura 2.

Figura 2. Organigrama de la AFP con la PMO a implementar (recomendado)

El diseo recomendado para la PMO a implementar se muestra en la Figura 3.

Figura 3. Organigrama de la PMO (recomendado)

A fin de evitar cualquier descoordinacin dentro de la PMO y en general con todas las gerencias involucradas durante el desarrollo de cada proyecto, se contempla una definicin clara de los roles y responsabilidades tal como se muestra en la Tabla 1.

ROL

CRITERIOS Alineacin estratgica de los proyectos a fin de asegurar que se alcancen las metas de la empresa Informar los resultados a la alta gerencia Evaluar el desempeo general de los proyectos Monitoreo y control de los avances y resultados de proyectos Gestin de los planes de capacitacin a los PM y sus equipos de trabajo en metodologa de gestin de proyectos} Programar y estimar en alto nivel las fases de los proyectos del portafolio y su interaccin Apoyo durante elaboracin de los planes de proyecto Elaboracin de informes de avance, costos, presupuesto, calidad y riesgos en funcin de los indicadores respectivos Administrar la infraestructura y herramientas que faciliten las labores de los proyectos Recopilar todos los datos de los procesos de los proyectos Centralizar y mantener actualizado el repositorio de informacin de proyectos (lecciones aprendidas, informes, etc.)

DIRECTOR

PMP

ANALISTAS

ASISTENTES

Tabla 1. Definicin de Roles y Responsabilidades dentro de la PMO

4. RESULTADOS DEL PROYECTO (ENTREGABLES)

Oficina implantada Personal capacitado (responsabilidades definidas) Manual de procedimientos y procesos Reporte de control y seguimiento Informe de lecciones aprendidas Banco de proyectos Tableros de control de procesos Base de datos de costos Planes de comunicacin Documentos estandarizados (formatos, plantillas, etc.)

5. PLAZO
El plazo estimado para la implementacin de la PMO es de 144 das tiles, siendo la fecha de inicio el 11 de julio del 2011 y la fecha de culminacin el 26 de enero del 2012. La implementacin se realizar de acuerdo al cronograma detallado en el Anexo 1.

6. COSTOS
Los gastos considerados para la nueva oficina de proyectos asciende a: Ciento veinticinco mil con 00/100 nuevos soles (S/. 125,000.00) durante el proceso de implementacin (144 das tiles). Cuatrocientos setenta y cuatro mil con 00/100 nuevos soles (S/. 474,000.00) al ao desde el inicio del funcionamiento de la oficina Ver presupuesto detallado en el Anexo 2.

7. RIESGOS
7.1 Estructura de Desglose de Riesgo
Tomando en cuenta el planteamiento realizado sobre la implementacin de una PMO, se han identificado los siguientes riesgos que podran comprometer el xito del Proyecto:
SUBCATEGORA Normativa CD. RIESGO R1

CATEGORA

DESCRIPCIN RIESGO No contar con presupuesto para la implementacin de la PMO por (1) ejecucin del programa Pensin 65 Los perodos de revisin de planes, prototipos y especificaciones son ms lentos de lo esperado Rechazo frente al cambio de estructura y redistribucin de responsabilidades Falta de asistencia de los interesados clave a las reuniones con el Equipo del Proyecto Retraso en la contratacin de personal que cumpla con los perfiles requeridos Falta de compromiso con el Proyecto, originando que no se alcance el nivel de rendimiento demandado Planificacin optimista, error en la definicin de alguno de los puntos clave del Proyecto: tiempo, alcance, etc. Retraso en el cumplimiento del cronograma Mala comunicacin entre los integrantes del equipo La curva de aprendizaje sobre las nuevas herramientas de seguimiento y control es ms larga de lo esperado

R2 Externo Cliente R3 R4 Clima / Ambiental Organizacional Recursos R5 R6

Planificacin Direccin de Proyecto Control Comunicacin Tcnico Tecnologa

R7 R8 R9 R10

(1) Programa de Reforma de pensiones que, segn lo planteado, podra ser financiado utilizando los fondos de las AFP

7.2 Escalas de valoracin

ESCALA 5 4 3 PROBABILIDAD Mxima Alta Media CRITERIOS Puede ocurrir una o ms veces en el proyecto Ocurrir frecuentemente en 1 de cada 10 Proyectos Ocurrir frecuentemente en 1 de cada 100 Proyectos

2 1

Baja Mnima

Raramente puede ocurrir, en 1 de cada 1000 Proyectos Casi nunca ocurrir, en 1 de cada 10000 o ms Proyectos

ESCALA 5 4 3 2 1

IMPACTO Catastrfico Crtico Importante Significativo Insignificante

CRITERIOS Compromete la terminacin del Proyecto entre 30-50% entre 15-30% entre 5-15% Mnimo o sin impacto (menor 5%)

7.3 Plan y Seguimiento de Riesgos

A continuacin se detallan las estrategias a emplear para afrontar los riesgos identificados:
COD. RIESGO

PROBABILIDAD

IMPACTO

EFECTO La utilizacin de los fondos de las AFP ocasionara una disminucin del presupuesto que llevara a atrasar el inicio del Proyecto hasta la paralizacin del Proyecto No finalizar el Proyecto en la fecha comprometida

PLAN DE ACCION Considerar, al inicio del Proyecto, un cronograma de desembolsos parciales

ESTRATEGIA

R1

Mitigar

R2

Retraso en la ejecucin del Proyecto R3 3 4

R4

R5 R6

3 2

2 3

Retraso en la ejecucin del Proyecto Retraso en la ejecucin del Proyecto Baja calidad en la

Convocar a reuniones espordicas a fin de revisar los compromisos del Cliente Plantear la realizacin de una jornada de exposiciones donde se proporcionar informacin sobre las ventajas de poseer una PMO Penalizar la falta de asistencia a reuniones Delegar la actividad de reclutamiento de personal a un tercero Aplicar tcnicas de

Mitigar

Mitigar

Mitigar

Transferir Mitigar

R7

R8

documentacin y/o entregables del Proyecto Incumplimiento en las entregas parciales hacia el Cliente No finalizar el Proyecto en la fecha comprometida Posibilidad de confusin en los objetivos reales del Proyecto

motivacin con el equipo del Proyecto Verificar la planificacin del Proyecto Revisar la actividad que se encuentra con retraso y ser riguroso en su cumplimiento Implantar como sistema de comunicacin formal la utilizacin del correo electrnico; adicionalmente solicitar la confirmacin de recepcin por cada correo enviado Considerar la elaboracin de manuales que faciliten la utilizacin de las herramientas

Mitigar

Mejorar

R9

Mitigar

R10

No finalizar el Proyecto en la fecha comprometida

Evitar

7.4 Matriz Probabilidad - Impacto

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 R4, R10 R5 R8 R6 R2 R1 R8 R3 R7

ANEXO 1 Cronograma de implementacin de PMO

ANEXO 2 Presupuesto detallado

TIPO DE RECURSO COSTO

1
1.1

PROCESO DE IMPLEMENTACION
Personal y Oficina PMP + Asistente Alquiler de oficinas + servicios Infraestructura y Software Inmobiliario Escritorios Estantera Sala de reuniones HARDWARE Computadoras Impresoras Anexos SOFTWARE Project Office Programas Diversos Gestin de Stake Holders Gestin contratacin de personal

S/. 125,000.00
S/. 48,000.00 S/. 36,000.00 S/. 12,000.00 S/. 32,000.00 S/. 7,000.00 S/. 2,500.00 S/. 1,000.00 S/. 3,500.00 S/. 21,000.00 S/. 18,000.00 S/. 2,000.00 S/. 1,000.00 S/. 4,000.00 S/. 1,500.00 S/. 1,500.00 S/. 1,000.00 S/. 15,000.00 S/. 30,000.00

1.2 1.2.1

1.2.2

1.2.3

1.3 1.4

2
2.1 2.2 2.3

FUNCIONAMIENTO DE LA OFICINA
Personal tiles de oficina Alquiler de oficinas + servicios

S/. 474,000.00
S/. 426,000.00 S/. 12,000.00 S/. 36,000.00